S
P
E
C
I
J
A
L
N
I
D
O
D
A
T
A
K
#109 mart 2005.
Microsoft Office Excel 2003 Osnovne tehnike
Dragan Grbić
PC SPECIJALNI DODATAK
2
PC
mart 2005.
Microsoft Office Excel 2003 – Osnovne tehnike
P
opularnost programa Microsoft Excel zasnovana je na veoma prihvatljivom konceptu na kome počivaju programi za rad sa unakrsnim tabelama (engl. spreadsheet), čiji je Excel predstavnik. Ova klasa programa predstavlja izvrstan spoj stroge strukture i velike slobode. Uz malo poštovanja osnovnih pravila unosa, svaki korisnik veoma brzo će napraviti tabelu, listu ili obrazac koji odgovara realnim potrebama posla kojim se bavi. Kada jednom postignete prepoznatljivi oblik sadržaja, a zatim formirate razne veze u proračunu, preostaje samo da se usredsredite na tačnost pri unosu, prepuštajući programu najdosadniji deo posla oko izračunavanja i prikazivanja rezultata. Brojne su situacije u kojima Microsoft Office Excel 2003 može celishodno da posluži: svaki posao u kome se javlja obrada i povezivanje numeričkih podataka, bilo da je to praćenje prometa u magacinu, analiza prodaje ili neki složeni inženjerski proračun, može biti pretočen na radne listove i iskazan u obliku tabela, lista, formula, grafikona i drugih struktura u Excel-u. Iako su načela rada u Excel-u jednostavna, poželjno je da prihvatite niz preporuka koje će vam olakšati korišćenje i lakše vas dovoditi do rezultata. Najpre savladajte principe organizacije podataka, otkrijte mogućnosti uređenja sadržaja i naučite da prepoznate tipove podataka. Dobro savladajte početne odeljke, a posebno adresiranje ćelija i opsega, izraze i funkcije. Nakon to-
ga, ostali postupci u naprednoj obradi podataka neće vam predstavljati problem. Nemojte se opterećivati svim opcijama koje vidite u nekoj operaciji ili složenom dijalogu: podrazumevani izbor je najčešće dobar, a vremenom i iskustvom otkrićete više. Ovaj priručnik je zamišljen kao deo serijala o osnovnim programima sistema Microsoft Office 2003, koji je počeo oktobra 2004, objavljivanjem priručnika „Sistem Microsoft Office 2003: instalacija, dokumenti, struktura“, u PC #104. Poželjno je da imate uz sebe taj priručnik dok budete čitali ovo štivo, jer će vam više puta biti preporučeno da pogledate neke navode u njemu. Priču o programu Microsoft Office Excel 2003 podelili smo na dva dela: u ovom delu bavimo se osnovnim principima i tehnikama rada u programu, dok će sledeći priručnik pokriti teme koje čine Excel naprednom i ponekad nezamenljivom alatkom u vašoj kancelariji. Obratite pažnju na to da ovaj priručnik, kao i svi ostali u serijalu, prati radnu površinu na engleskom jeziku, iako postoji lokalizovana verzija Office-a 2003 koja radi na srpskom jeziku (i to na oba pisma). Takvu odluku smo doneli da bismo udovoljili onim korisnicima koji se drže starih navika. U neku ruku, ovo izdanje je pandan knjigama „Sistem Microsoft Office 2003 na srpskom“, koju smo objavili u aprilu 2004, i „PC 2005“ iz februara 2005. Ukoliko koristite lokalizovani Office 2003, te knjige možete naručiti posredstvom naše Redakcije.
mart 2005.
PC
3
PC SPECIJALNI DODATAK
Prvi koraci u Excel-u
A
ko se prvi put srećete sa unakrsnim tabelama, možda će vas zbuniti prazna mreža sa mnogo polja u kojima ne znate kako da počnete svoj rad. Ipak, sve je mnogo jednostavnije nego što vam se u prvi mah može učiniti. Hajde da najpre savladamo osnovne elemente na radnoj površini, usvajajući pojmove koje ćemo stalno ponavljati i da otkrijemo njihovo značenje.
Radna površina programa Excel datoteka je organizovana u vidu radne sveske (workbook) koja je organizovana kao skup radnih listova (worksheets). Radni listovi su jednoznačno imenovani. Kada se otvori nova radna sveska, ona podrazumevano ima tri radna lista, što možete promeniti: dozvoljeno je da dodajete i brišete radne listove, prilagođavajući radnu svesku potrebama posla. Maksimalni broj radnih listova je ograničen jedino memorijom računara, a korisnik ih može po nahođenju dodavati ili uklanjati, menjati im ime i položaj u odnosu na druge listove. Radni list u Excel-u je površina izdeljena na 256 kolona (zaglavlje označeno slovima) i 65.536 redova (zaglavlje sa brojevima). Jedinični element radnog lista se zove ćelija. Svaka ćelija ima svoju adresu, tj. koordinate prema koloni, redu i pripadnosti radnom listu; adresa ćelije je jednoznačna u celoj radnoj sves-
4
PC
mart 2005.
ci. U ćeliju se može uneti različit sadržaj. To može biti običan tekst ili broj koji se ispisuje sa ili bez decimala, novčani iznos sa oznakom valute, datum u određenoj notaciji, itd. Posebni oblik sadržaja je izraz ili funkcija kojom se izračunava neki rezultat. Ćeliji ili njenom sadržaju možete menjati razna svojstva alatkama za oblikovanje, ali možete upravljati i njenim ponašanjem (vidljivost, pravilo valjanosti, pravo promene, itd.). Kao i ostali Office programi, i Excel sadrži iste standardne elemente radne površine: podrazumevani meni i dve trake sa standardnim i alatkama za oblikovanje; klasični klizači, itd. Statusna traka povremeno pokazuje razne korisne informacije; napomena Ready znači da je program pripravan da primi sadržaje ili komande, a povremeno ćete tu zaticati neke druge napomene. Okna zadataka imaju aktivnu ulogu u mnogim poslovima i pojavljuju se po potrebi. Između zone trake komandi i površine radnog lista, nalazi se posebna traka sa tri područja: na levoj strani je okvir za ime u kome se vidi adresa ili neki drugi sadržaj; desno od njega je taster sa matematičkim simbolom za funkciju, koje služi za pokretanje režima za unos Excel-ovih funkcija; u toku unosa sadržaja, ovde se pojavljuju i dva tastera za potvrdu i otkazivanje unosa. Dugo belo polje je tzv. Formula Bar, linija za unos sadržaja; iako se u Excel-u sadržaj najčešće unosi direktno u ćeliju na radnom listu, ova linija ima neke korisne primene u radu sa formulama, o čemu ćemo govoriti kasnije. Osim klasičnih klizača, Excel ima posebno područje za navigaciju: to su kartice ili jezičci radnih listova, koji se nalaze neposredno ispod površine radnog lista. Klikom na bilo koji od jezičaka, aktivira se radni list označen njime. Ako želite da povećate vidljivo područje jezičaka radnih listova na uštrb vodoravnog klizača, povucite mišem udesno debelu liniju koja se nalazi između jezičaka i klizača. Tasteri za pomoćnu navigaciju među jezičcima, koja se nalaze levo od njih, od koristi su ako imate mnogo radnih listova, pa se svi
Microsoft Office Excel 2003 – Osnovne tehnike jezičci ne mogu videti odjednom. Može pomoći i desni klik na te tastere: pojaviće se kontekstni meni koji sadrži imena radnih listova; ako njih ima više od šesnaest, kliknite na stavku More Sheets, pa ćete dobiti celokupan spisak u dijalogu Activate. Istovremeni rad sa više dokumenata u Excel-u uobičajen je kao i u većini drugih Windows programa: sve radne sveske će se otvoriti u posebnim prozorima dokumenta u okviru glavnog prozora programa; ovde nećete videti efekat celih pojedinačnih prozora, kao u Word-u. Između više otvorenih pro-
možete premestiti podelu na željeno mesto. Drugi način podele prozora je da uhvatite označivač za podelu – kratku debelu liniju iznad vertikalnog klizača ili njen par desno od horizontalnog klizača prozora – i vukući ga nadole (ulevo) podelite radni list na dva ili četiri segmenta. Kliknite zatim na, recimo, levi gornji segment i pomerajte se po njemu strelicama: pri vertikalnom kretanju mirovaće redovi u donjim segmentima, a pri horizontalnom miruju kolone u desnim segmentima. Kuda god da pomerate sadržaj radnog lista, vidljivi delovi će uz sebe uvek imati svo-
zora možete se kretati prečicama Ctrl+Tab i Ctrl+F6 ili izborom jednog od naslovljenih dokumenata u dnu menija Window. Za slaganje više otvorenih radnih svezaka u radnom prostoru možete upotrebiti komandu Window / Arrange, gde ćete izabrati jednu od varijanti slaganja. Posebno značenje u Excel-u ima komanda Window / Hide koja skriva trenutnu radnu svesku dok ona ostaje otvorena; komandom Window / Unhide dobićete dijalog sa listom sakrivenih radnih svezaka, među kojima birate željenu i potvrđujete njenu ponovnu vidljivost. Sakrivanje prozora je praktično kada korisnik otvori više datoteka, a neke od njih imaju posebnu namenu koja zahteva nešto veći stepen zaštite. Ukoliko želite da istovremeno vidite područja istog radnog lista koja su međusobno možda vrlo udaljena, jedan način je da otvorite novi prozor iste radne sveske (Window / New Window), pa da ih rasporedite. Ali, efikasnije je da primenite komandu Window / Split, koja će postaviti granične linije na sredinu radnog lista, tako da se vide četiri segmenta. Hvatajući presek ovih linija ili neku od njih mišem,
ja zaglavlja redova i kolona. Segmente ćete ukloniti komandom Window / Remove Split ili povlačenjem linija podele na ivice radnog lista. Ako radite sa velikom tabelom čiji sadržaj ne možete da vidite u celosti na ekranu, možete „zamrznuti“ deo radnog lista, tako da pri kretanju to područje ostane nepokretno i uvek vidljivo; to ćete, recimo, koristiti da bistre sprečili opisna zaglavlja tabele da „pobegnu“ iz vidljivog područja. Da biste to postigli, postavite se u ćeliju koja će biti prva pokretna: redovi iznad nje i kolone levo od nje će se zamrznuti; pozovite komandu Window / Freeze Panes i primetićete da su se pojavile dve jače linije koje obeležavaju zamrznutu zonu. Uvek možete preći i u zamrznuti deo lista, pa tamo upisivati ili ispravljati sadržaje: kliknite mišem na željenu ćeliju ili strelicama prosto pređite granicu. Zamrznuti deo ćete osloboditi komandom Window / Unfreeze Panes. Pomenimo i jednu opciju udobnosti u dijalozima u Excel-u. Naime, desiće vam se da u toku popune nekog dijaloga treba da upišete tačnu referencu (uskoro ćete saznati šta je referenca). Da ne biste
mart 2005.
PC
5
PC SPECIJALNI DODATAK morali da pamtite i pišete napamet, možete privremeno skupiti ceo dijalog tako da se vidi samo aktivno polje za unos; tome služi taster na desnoj strani svakog takvog polja u dijalozima. Kada sažmete dijalog, lakše ćete obeležiti mišem potrebnu referencu; kada završite to obeležavanje, ponovnim klikom na taster na desnoj strani razvićete dijalog do pune vidljivosti. Može i drugačije: ako krenete da povlačite mišem da biste obeležili opseg, dijalog će se sam skupiti samo do polja za unos sve dok ne završite povlačenje, kad će se opet videti ceo.
Adresa ćelije i ime radnog lista Kada koristite sadržaj nekih ćelija u formuli, funkciji ili operaciji, tada, zapravo, prozivate (referencirate) adresu jedne ili više ćelija. Ovo je osnovno pravilo Excel-a i prvi korak koji kao korisnik treba da savladate: sve vreme dok budete radili u programu, pratiće vas taj princip rada. Radni list zauzima najveći deo radne površine i na njemu se odvijaju skoro sve aktivnosti u Excel-u. Opseg veličine 65.536×256 ćelija je podrazumevano prikazan pomoću koordinatnih linija mreže (gridlines) koje olakšavaju navigaciju kroz radni list; linije mreže možete isključiti opcijom na kartici View u dijalogu Tools / Options. Iznad aktivne površine vidite zaglavlja kolona, označena slovima A-Z, zatim AA-AZ, BA-BZ, ...IA-IV; na levoj strani vidite zaglavlja redova, označena rednim brojevima od 1 do 65536. Adresa svake ćelije definisana je presekom reda i kolone, na primer: A1, C12, AG92... Prilikom upisa adrese ćelije u formulu, svejedno je da li kucate velika ili mala slova, a Excel će ih uvek prevesti u velika. Jedna ćelija uvek ima podebljane ivice, a klikom miša na neku drugu ćeliju ili odvođenjem strelicama na tastaturi dobija ih druga ćelija. Ovo podebljanje je obeležje aktivne ćelije: izuzimajući neke retke prilike, jedna ćelija radnog lista je uvek aktivna. U normalnom radu, svaka akcija korisnika se odnosi na aktivnu ćeliju: unos sadržaja, promena oblika, kopiranje sadržaja, itd. Adresu aktivne ćelije u toku rada možete videti u okviru za ime, a odgovarajuća zaglavlja reda i kolone
6
PC
mart 2005.
su naglašena pastelnom bojom. Prilikom prvog otvaranja novog radnog lista, uvek je aktivna ćelija A1. Poslednja aktivna ćelija ostaje upamćena prilikom promene radnog lista, pa i prilikom čuvanja i zatvaranja radne sveske. Svaki radni list u radnoj svesci ima jednoznačno ime, koje se vidi na jezičku u dnu prozora. Na početku, radni listovi se zovu Sheet1, Sheet2 i Sheet3. Duplim klikom miša na jezičak, aktiviraćete režim za promenu imena radnog lista, što je u većini slučajeva i dobro da učinite. Ime može da se sastoji od alfanumeričkih i nekih specijalnih znakova, a dozvoljeni su i razmaci; maksimalna dužina imena radnog lista je 31 znak. Svaki radni list ima istu šemu adresa ćelija i zato postoji način da se adresa ćelije učini jednoznačnom u celoj radnoj svesci; to je potrebno da biste mogli da koristite ćelije iz više radnih listova u jednoj operaciji; ali, o tome malo kasnije.
Uređenje ćelija Sadržaj na radnom listu ćete najčešće unositi direktno, postavljajući se na ćeliju u koju želite da ga unesete. Drugi način je uz pomoć linije za unos: kada aktivirate željenu ćeliju, kliknite mišem na liniju za uređivanje i počnite sa unosom. Uneti sadržaj se može potvrditi na više načina: pritiskom na Enter, kada se aktivira ćelija ispod one koja je primila unos; pritiskom na Tab, kada se aktivira ćelija udesno; klikom miša na bilo koju drugu ćeliju, koja se odmah aktivira; i konačno, klikom miša na kontrolni taster za potvrdu, kada ista ćelija ostaje aktivna. Od unosa možete trenutno odustati pritiskom na taster Esc ili klikom na crveni kontrolni taster za otkazivanje. Ranije uneti sadržaj možete menjati na tri načina: pritiskom na F2 ulazite u režim uređivanja i tada pratite ili postavljajte pokazivač za unos na tačno mesto; pokazivač unosa pomerajte strelicama. Drugi način je da klikom miša uđete na liniju za unos, a zatim na isti način menjajte sadržaj. Konačno, možete samo prekucati sadržaj novim, ali u radu treba da pripazite da tako ne prebrišete neke korisne sadržaje.
Microsoft Office Excel 2003 – Osnovne tehnike Uvek možete menjati oblik, veličinu i boju fonta, boju i teksturu podloge ćelije, postavljati razne linije, poravnavati sadržaj na razne načine, menjati ugao ispisa itd. Obratite pažnju: ovde pominjemo oblikovanje izgleda, a ne sadržaja ćelije, jer ono zavisi od tipa podatka i ima funkcionalnu važnost; to objašnjavamo kasnije, kada budemo opisali tipove podataka. Komande grupe Format Cells, u čijem dijalogu se nalaze sve opcije oblikovanja ispisa i sadržaja, možete pozvati na nekoliko načina: prečicom Ctrl+1, komandom menija Format / Cells ili pomoću kontekstnog menija nad ćelijom; konačno, u traci sa alatkama Formatting nalaze se najvažnije komande za uređenje ćelije. Sada ćemo samo pomenuti, a kasnije ozbiljnije opisati opsege ćelija - više ćelija koje možete obeležiti vukući mišem ili držeći Shift dok pomerate strelice na tastaturi; nesusedne ćelije ćete označiti uzastopnim klikovima mišem dok budete držali pritisnut
taster Ctrl. Sve operacije koje budemo opisali možete izvesti i nad svim ćelijama odjednom: ako kliknete na taster koji se nalazi u levom gornjem uglu radnog lista, na preseku zaglavlja redova i kolona, obeležićete ceo radni list i sve ćelije će činiti jedan aktivni opseg. Zasad je dovoljno da znate da svako svojstvo oblikovanja možete primeniti odjednom nad opsegom jednako kao nad pojedinačnom ćelijom. Kontrole ispisa u nekom fontu u određenoj veličini, obliku i boji neće vam zadati problem, pošto su skoro iste kao i u drugim Office programima. Samo skrećemo pažnju na to da možete sami definisa-
ti podrazumevani font u radnim sveskama: otvorite dijalog Tools / Options, pa na kartici General u polju Standard font odaberite željeni slovni oblik, a u susednom polju veličinu ispisa; da bi promene bile aktivirane, moraćete ponovo pokrenuti Excel. Pozadina ćelije se može urediti promenom boje i šare. Na listu Patterns dijaloga Format Cells možete odabrati boju, a dodatno i oblik i boju teksture; u traci alatki Formatting možete birati samo boju pozadine. Pomoćne linije (gridlines) služe samo za lakšu orijentaciju na radnom listu; ali, ako želite da oblikujete lepo uređenu tabelu sa ivičnim i pomoćnim linijama, to možete učiniti na kartici Border u dijalogu za oblikovanje ćelije. Na raspolaganju su mnogobrojne opcije; osim ivičnih, na raspolaganju su čak i dijagonalne linije koje presecaju ćeliju. Linije se postavljaju tako što se nakon izbora atributa mišem označi mesto gde linija treba da se pojavi. Skraćeni oblik alatki za crtanje postoji u traci Formatting; ovde ćete zateći i komandu Draw Borders, kojom ćete otvoriti novu traku sa alatkama za crtanje ivičnih linija „olovkom“ i brisanje „gumicom“, uz dodatni izbor oblika i boje ivice. Kada budemo govorili o tipovima podataka, videćete da svaki tip ima očekivano poravnanje u ćeliji (npr. tekst se poravnava ulevo, a broj udesno). To se nekom opsegu može menjati ručno, ako za tim ima potrebe: najlakše je da to učinite komandnim tasterima za poravnanje u traci Formatting. Pored ta tri osnovna tastera, uz njih se nalazi i taster Merge and
mart 2005.
PC
7
PC SPECIJALNI DODATAK Center: reč je o opciji koja je prikladna za centriranje naslova ili drugih posebnih sadržaja. Kada upišete neki sadržaj, odaberite sve ćelije preko kojih on treba da se pruži. Izborom komande Merge and Center, sve ćelije će biti spojene u jednu posebnu ćeliju, a tekst će biti centriran u njoj. Povezane ćelije se adresiraju prema adresi gornje leve ćelije. Na kartici Alignment dijaloga za oblikovanje ćelije nalaze se i neke posebne komande za poravnanje. Uočite opciju Indent, koja uvlači sadržaj ćelije za navedeni broj znakova udesno. Jedna posebna opcija horizontalnog poravnanja služi, zapravo, za posebnu interpretaciju sadržaja: ako u ćeliju unesete samo jedan znak, pa ovde odaberete opciju Fill, ćelija će se cela popuniti tim znakom, bez obzira na veličinu fonta ili druge dimenzije. Osim horizontalnog, moguće je ostvariti i vertikalno poravnanje sadržaja u ćeliji, što je korisno ako povećate visinu reda. Tekst ima pet opcija vertikalnog poravnanja. Ako je uneti tekst preširok za ćeliju, preći će desnu ivicu ćelije. Ako u desnoj susednoj ćeliji postoji sadržaj, tekst u aktivnoj će biti podvučen pod nju. Da biste to izbegli, možete uključiti opciju Wrap text, nakon koje će tekst poštovati desnu ivicu ćelije, a pružati se u više redova. Sličan efekat će proizvesti opcija Shrink to fit: da tekst ne bi prelazio desnu ivicu, font će biti umanjen tako da može da stane u jedan red unutar granica ćelije; pripazite da font ne bude previše smanjen. Grupa komandi Orientation definiše položaj i ugao sadržaja u ćeliji. Ovako možete postići zanimljive efekte u zaglavljima tabele, uz štednju prostora. U traci sa standardnim alatkama uočićete taster na kome je nacrtana četkica: to je Format Painter. Svrha ove alatke je da prenese sve osobine izgleda iz neke ćelije u jednu ili više drugih. Označite polaznu ćeliju, kliknite na četkicu, a zatim odmah prevucite po ciljnim ćelijama. U trenutku kada otpustite taster miša, svi atributi izgleda polazne ćelije biće primenjeni nad ciljnim opsegom. Dupli klik na četkicu će
8
PC
mart 2005.
zadržati operaciju uključenom do pritiska na taster Esc: ovo je zgodno za prenošenje oblika u susedne ćelije prostim kretanjem strelicama na tastaturi ili u nesusedne klikovima miša. Postoji i drugi način da se izgled prenese iz jedne u drugu ćeliju, ali je sporiji: polaznu ćeliju označite za kopiranje, pa kada označite ciljni opseg, u kontekstnom meniju odaberite komandu Paste Special; u dijalogu označite opciju Paste: Formats i potvrdite izbor. Uočite karakteristično ponašanje komandi za kopiranje i lepljenje na radnom listu u Excel-u: kada zadate komandu za kopiranje (Ctrl+C), ćelija će biti okružena titrajućim okvirom. Ako budete zadali komandu Paste na drugom mestu, polazna ćelija će i dalje titrati. Tek ako pritisnete taster Esc, ili kopirani sadržaj prenesete prostim pritiskom na Enter, to će prestati. Posle toga, klasična komanda Ctrl+V više neće reagovati. Ovo je karakteristično za prenos sadržaja i oblika ćelija u Excel-u: ako želite da se služite Windows-ovim klasičnim clipboard-om ili Office clipboard-om, pre nego što zadate komandu za
kopiranje na clipboard pritisnite F2 da biste ušli u režim uređenja, obeležite sadržaj, pa tek onda zadajte komandu za kopiranje. Zumiranje ne predstavlja nikakvu operaciju oblikovanja, ali utiče na vidljivost sadržaja radnog lista, baš kao i opcije oblikovanja. Ovu operaciju možete izvesti komandom View / Zoom ili u traci sa standardnim alatkama, upisom željene vrednosti ili ponuđenim izborom. Mogući opseg zumiranja je od 10% do 400%. Kada jednom promenite procenat zumiranja, ostaće upamćen kao osobina radnog lista do sledeće promene. Komanda View / Full Screen će maksimalno povećati korisnu površinu radnog lista nauštrb naslovne linije programa, traka sa alatkama i statusne linije. Poput zumiranja, ovu opciju ćete koris-
Microsoft Office Excel 2003 – Osnovne tehnike titi kada želite da na ekranu odjednom vidite što veći segment podataka.
Širinu kolone ćete često menjati da bi formirana tabela izgledala lepše ili iz praktičnih razloga, ako se neki sadržaji preklapaju ili ne vide korektno. Postavite pokazivač miša na desnu granicu kolone u zaglavlju, dok ne promeni oblik. Kada pritisnete levi taster miša, pojaviće se ekranska napomena u kojoj se vidi širina kolone u tipografskim tačkama i u pikselima; podrazumevana širina je 8,43 mernih tačaka ili 64 piksela, a opseg moguće širine je od 0 do 254 tačaka. Vukući graničnu liniju mišem levo ili desno, direktno
kontekstnom meniju zaglavlja kolone ili prečicom sa tastature Ctrl+Shift+0. Sve što je rečeno za promenu širine kolone, važi i za visinu reda. Podrazumevano, visina reda se automatski podešava prema ćeliji sa najvećom veličinom fonta. Opseg vrednosti visine reda je od 0 do 409 tačaka. Promenu visine možete izvesti mišem i pomoću dijaloga Row Height (meni Format / Row ili kontekstni meni zaglavlja reda). Analogne su i operacije za sakrivanje i otkrivanje reda. Tasterska prečica za sakrivanje reda je Ctrl+9, a za otkrivanje Ctrl+Shift+9. U radni list možete proizvoljno ubaciti ili iz njega izbrisati celu kolonu ili red ili više njih. Važno je
ćete menjati širinu kolone. Isti posao možete obaviti i polazeći od dijaloga Format / Column / Width ili iz kontekstnog menija u zaglavlju kolone. Ako dvaput kliknete na graničnu liniju, kolona će zauzeti širinu koja tačno odgovara najširem sadržaju u njoj; to je opcija automatskog uklapanja, koju možete pozvati i iz menija Format /Column / AutoFit Selection. Uočite u meniju i komandu Standard Width, čijim dijalogom ćete odjednom promeniti širinu svih kolona na radnom listu, osim onih kojima to već sami učinili. Kolonu ili više njih možete i sakriti: to ćete učiniti da biste privremeno ili trajno sakrili neki sadržaj. Označite željenu kolonu, pa primenite meni Format / Column / Hide ili istu komandu u kontekstnom meniju kolone. Teoretski, sakrivanje kolone je isto što i postavljanje njene širine na vrednost 0, pa možete upotrebiti i dijalog za promenu širine. Sa tastature, to možete izvesti prečicom Ctrl+0, a mišem tako što ćete desnu graničnu liniju kolone povući sasvim ulevo. Budete li vukli i dalje ulevo, suzićete ili sakriti i više kolona. Da biste sakrivenu kolonu opet učinili vidljivom, najpre obeležite dve njene susedne kolone ili barem dve ćelije u susednim kolonama, a zatim izvedite neku od operacija suprotnih sakrivanju: meni Format / Column / Unhide, komanda Unhide u
da znate da ovim nećete promeniti ukupnu dimenziju radnog lista: sve se uvek dešava u istom prostoru od 256 kolona i 65.536 redova. Nova kolona će biti ubačena levo u odnosu na aktivnu ćeliju. Kolonu ubacujete nekim od ovih postupaka: komandom menija Insert / Columns; komandom Insert u kontekstnom meniju zaglavlja kolone; sa tastature, prečicom Ctrl+Shift+Plus. Ako ste neposredno pre poziva komande obeležili nekoliko kolona, onda ćete komandom ubaciti tačno isti broj kolona na njihovo mesto, a ostale se pomeraju udesno. Ukoliko vam je tabela veoma široka i prilikom ubacivanja kolona dođe do situacije da bi se probio limit od 256 kolona, program će odbiti da vam dopusti ubacivanje: ispadanje podataka iz radnog lista, jer bi bile desno od ovog limita, ne dolazi u obzir. Kolonu i red brišete na jedan od sledećih načina: u dijalogu koji ćete otvoriti komandom menija Edit / Delete ili prečicom Ctrl+Minus birajte stavku Entire Row ili Entire Column. Direktno brisanje pozivate u kontekstnom meniju reda ili kolone, stavka Delete. Više kolona ili redova odjednom ćete izbrisati tako što ćete ih obeležiti pre poziva komande. Budete li izbrisali jednu kolonu, brišući i njen sadržaj, sve kolone desno od nje će se pomeriti za jedno mesto ulevo, a
Uređenje radnih listova
mart 2005.
PC
9
PC SPECIJALNI DODATAK na desnoj strani će se pojaviti nova, prazna kolona IV; naravno, odgovarajuće važi i pri brisanju redova. Postoji nekoliko načina obeležavanja više listova, a svaki se obavlja u prostoru jezičaka radnih listova. Recimo, otvorite kontekstni meni na jezičcima radnih listova i odaberite stavku Select All Sheets; tako birate celu radnu svesku. Drugi način: pomoću klizača dođite do jezička nekog udaljenog radnog lista; držeći Shift, kliknite mišem na taj jezičak i označićete sve radne listove u rasponu između aktivnog i odabranog. Konačno, držeći Ctrl, kliknite na pojedinačne jezičke nesusednih radnih listova koji želite da odaberete. Ovako odabrane listove možete da kopirate, premeštate i brišete, ali i da odjednom izvodite određene operacije nad celim opsegom. Ako unesete neki podatak na aktivni radni list, on će biti unet u istu ćeliju na svim ostalim listovima; pazite da ovako ne prepišete neki važan sadržaj koji trenutno ne vidite! Ako promenite širinu kolone u jednom listu, ista izmena će se desiti i u svim ostalim listovima; operacije pretraživanja i zamene se prostiru na sve odabrane listove, itd. Koristite ovu opciju programa kad god treba da izvedete neke obuhvatnije promene u sadržaju radne sveske.
Uređenje radne sveske U toku rada možete proizvoljno dodavati i brisati radne listove i menjati im redosled u radnoj svesci. Maločas smo opisali kako da obeležite više radnih listova da biste izveli neke promene u njima; isto važi i ako želite da utičete na strukturu radne sveske, kontrolišući više listova odjednom. Novi radni list ćete ubaciti komandom menija Insert / Worksheet. Sa tastature, to ćete izvesti prečicom Shift+F11. Novi list se pojavljuje levo od aktivnog radnog lista, a inicijalno ime mu je SheetX, gde je X sledeći slobodan broj na raspolaganju. Ako pre ubacivanja označite više radnih listova, u radnu svesku ćete ubaciti isti broj novih radnih listova. Radni list ćete izbrisati komandom menija Edit / Delete Sheet ili komandom Delete u kontekstnom meniju na jezičku radnog lista. Budite pažljivi, jer ova operacija je destruktivna: nije moguć njen opoziv, pa ako ima sadržaja na listu, najpre morate odgovoriti na kontrolno pitanje, potvrđujući nameru brisanja.
10
PC
mart 2005.
Specifičan način da uklonite radni list iz radne sveske, a da ga pri tom zapravo ne izgubite, jeste da ga celog premestite u drugu otvorenu ili novu radnu svesku. Ovo ćete uraditi kroz dijalog Edit / Move or Copy Sheet ili iz kontekstnog menija jezička radnog lista, stavkom Move or Copy. Pošto ovaj dijalog služi i za premeštanje radnog lista u okviru iste radne sveske, u dijalogu morate izabrati stavku To book: (new book) ili naziv druge otvorene radne sveske. Ako uključite polje Create a copy, radni list neće biti premešten, nego iskopiran.
Ukoliko želite da premestite list u okviru iste radne sveske, to možete učiniti u istom dijalogu. Ali, uglavnom je lakše da to učinite mišem: uhvatite jezičak radnog lista i samo ga prevucite na željeno mesto. Ako za vreme operacije budete držali taster Ctrl na tastaturi, nećete premestiti list, nego ga iskopirati, a ime iskopiranog lista će biti npr. Sheet1 (2). Ako želite da olakšate snalaženje u radnoj svesci sa mnogo listova, možete promeniti boju jezičaka. Otvorite kontekstni meni na jezičku, odaberite komandu Tab Color i izaberite boju; jezičak aktivnog radnog lista će biti samo podvučen trakom odabrane boje, a ostali će biti potpuno obojeni; font na jezičku će se automatski prilagoditi promeni, pa će ispis uvek biti uredno vidljiv.
Kretanje u radnoj svesci Prilikom navigacije u radnoj svesci i na radnom listu, važi većina standardnih kombinacija i logičnih prečica koje važe i u drugim programima. Postoje, pak i neke karakteristične kretnje koje bi bilo dobro da savladate, kako biste bili brži u svakodnevnom radu. Najmanji korak jeste prelazak na susednu ćeliju strelicama na tastaturi u bilo kom smeru, kao i tasterima Tab i Enter posle unosa udesno i nadole, ili Shift+Tab i Shift+Enter ulevo ili nagore. Strelice na tastaturi u kombinaciji sa tasterom Ctrl pomeraju aktivnu ćeliju najpre na početak oblasti popunjene nekim sadržajem u pravcu strelice, zatim na suprotni kraj te oblasti i tako redom. Kada više nema oblasti podata-
Microsoft Office Excel 2003 – Osnovne tehnike ka, aktivna postaje ćelija na samom kraju radnog lista. Pogledajte na slici: na početku, aktivna je ćelija A1. Pritiskajući uzastopno Ctrl+dole, aktiviraće se redom B4, B6, B12 i najzad B65536 na donjem kraju radnog lista. Sasvim slično se ponašaju i komande dobijene ostalim trima strelicama. Isti efekat ovakvog kretanja možete postići pritiskom i puštanjem tastera End, a zatim pritiskom na bilo koju od strelica na tastaturi; kada pritisnete End, pojaviće se indikator u statusnoj traci programa. Pritiskom na taster Home aktiviraćete ćeliju na početku reda, sasvim levo. Prečicom Ctrl+Home idete direktno u gornji levi ugao aktivnog dela radnog lista, podrazumevano u A1; ako je deo radnog lista zamrznut, aktivira se gornja leva ćelija slobodnog dela lista. Pritiskom na Ctrl+End se aktivira donji desni ugao upotrebljenog dela radnog lista; razlikujte ovo od krajnjeg donjeg desnog ugla, tj. ćelije IV65536. Tasteri PageUp i PageDown pomeraju sadržaj radnog lista ekran nagore, odnosno ekran nadole. Prečice Alt+PageUp i Alt+PageDown pomeraju sadržaj radnog lista ekran udesno i ekran ulevo. Ako je na tastaturi uključen prekidač Scroll Lock, dolazi do izvesne promene ponašanja komandi za kretanje po radnom listu. Svakim pritiskom na neku kursorsku strelicu pomera se ceo radni list, a aktivna ćelija se ne menja; tada pritisak na Home aktivira gornju levu vidljivu ćeliju, a End to čini sa donjom desnom vidljivom ćelijom. Najzad, na sledeći susedni radni list ćete preći prečicom Ctrl+PageDown, a na prethodni sa Ctrl+PageUp. Upotreba miša na klizačima prozora je sasvim standardna: klikom na strelicu pomerate vidljivi deo sadržaja za jedan red ili kolonu, a klikom na područje klizača pomerate se čitav sadržaj ekrana; ovakvim kretanjem ne menjate aktivnu ćeliju. Hvatanjem i vučenjem klizača prelazite veće područje odjednom. Uobičajeno klizanje će biti raspoloživo samo u okviru iskorišćenog dela radnog lista, što ima smisla s obzirom na njegove ukupne dimenzije koje su veoma velike; da biste klizačem prešli u vrlo udaljeni deo ra-
dnog lista, prilikom vučenja mišem držite pritisnut taster Shift. Ako želite da se postavite na konkretnu ćeliju, to ćete lako učiniti klikom miša na nju, ako je vidljiva. Ako nije vidljiva, upotrebom klizača je možete učiniti vidljivom, pa onda kliknuti na nju. Međutim, ako već znate adresu te ćelije, pritisnite taster F5 ili prečicu Ctrl+G, ili pozovite komandu menija Edit / Go To i unesite adresu ćelije koju hoćete da aktivirate. Slično možete učiniti i klikom na okvir za ime, gde ćete jednostavno preko adrese aktivne ćelije uneti adresu željene ćelije: odmah ćete preći na nju.
Datoteke Excel-a Osnovni format datoteke kojim Excel barata je radna sveska, XLS. U radnoj svesci se čuvaju skoro svi sadržaji: podaci, njihovi formati, grafikoni, posebna podešavanja, itd. Datoteka radne sveske je zapisana u binarnom formatu i nju ne treba otvarati u nenamenskim programima, da ne bi došlo do oštećenja. Postoji još nekoliko rezervisanih formata za Excel: predlošci (.XLT), programski dodaci (.XLA) i neki drugi. O osnovama rada sa datotekama u sistemu Microsoft Office 2003 govorili smo u uvodnom priručniku o zajedničkim osobinama programa, a sad se posvetimo načas karakterističnim pojedinostima u radu Excel-a sa datotekama. Excel omogućuje zapisivanje izgleda radnog prostora, koji čini više radnih svezaka koje su postavljene u radnu površinu programa na određeni način. Da ne biste svaki put ručno otvarali radne sveske koje čine jedan posao i postavljali ih na željeni način, upotrebite komandu File / Save Workspace i formiraćete datoteku posebnog formata, sa ekstenzijom XLW. Otvaranjem ovakve datoteke, otvorićete sve datoteke radnih svezaka i rasporediti ih na radnu površinu tačno onako kako su izgledale u trenutku kada ste sačuvali radni prostor. Predložak u Excel-u (template) predstavlja unapred pripremljenu formu radne sveske koju možete otvoriti kao polazni obrazac za svoj rad. Elementi koji čine predložak mogu biti mnogobrojni: broj radnih listova i njihova imena, ranije uneti sadrža-
mart 2005.
PC
11
PC SPECIJALNI DODATAK
ji, izgled ćelija, itd. Dobra je praksa da pripremite predloške za sve uobičajene poslove koje radite: ušteda vremena koju postižete se povećava svakom sledećom upotrebom. Da biste pripremili predložak, napravite gotovu radnu svesku sa svim polaznim sadržajima, pa je sačuvajte kao predložak, birajući opciju Template (*.xlt) u polju Save as type dijaloga File / Save As. Excel se isporučuje sa nekoliko složenih predložaka koje možete pronaći na uobičajeni način: komandom File / New aktivirajte okno zadataka, pa u njemu u grupi Templates kliknite na hipervezu On my computer. Među opštim predlošcima ćete zateći svoje radove, a možete videti i grupu Spreadsheet Solutions, pod uslovom da su i predlošci instalirani na vašem sistemu. Budete li otvorili novu radnu svesku prečicom Ctrl+N ili klikom na prvi taster u traci Standard, dobićete novu, sasvim praznu radnu svesku čije postavke su definisane na nivou programa. Kada pri čuvanju nove radne sveske otvorite dijalog Save As, izaberite Tools / General Options. U dijalogu sa opcijama čuvanja, dobićete nekoliko mogućnosti zaštite datoteke radne sveske; o tome smo govorili u uvodnom priručniku, pa se tamo obavestite o detaljima primene lozinki za dokumente. Obratite pažnju na polje za potvrdu Always create backup: ako ga uključite, pri čuvanju radne sveske biće sačuvana i pretposlednja verzija, sa istim imenom i tipom XLK. Dobro bi bilo da radite tako, jer to je primeren vid zaštite od loših posledica nehotično sačuvanih grešaka u radu. Ova postavka je aktivna samo za datoteku radne sveske u kojoj uključite tu opciju. Ako u dijalogu Save As bude potrebno da čuvate radnu svesku u nekom drugom formatu, u listi Save as type pronaći ćete dugu listu tih opcionih for-
12
PC
mart 2005.
mata. Ako pripremate svesku za učitavanje u prethodnim verzijama Excel-a, izaberite neku od ponuđenih opcija; vodite računa da stare verzije Excel 5 i 95 mogu da učitaju maksimalno 16384 reda i 255 radnih listova. Excel omogućuje snimanje i u skoro svim verzijama programa Lotus 1-2-3 i u nekim verzijama programa Quattro Pro. Ukoliko ne postoji direktan filter za izvoz u neki od stranih formata baza, upotrebite format CSV: reč je o izvozu u tzv. ASCII formatu, gde su podaci razdvojeni tačka-zarezom, a svaki red datoteke čini jedan slog baze. Većina programa za upravljanje bazama podataka je u stanju da uveze ovaj format zapisa. Najopštiji format zapisa na računarima je obična tekstualna datoteka, pa je omogućeno snimanje u nekoliko varijanti ASCII zapisa; u ovom slučaju, moći ćete da sačuvate samo aktivni radni list. Najbolji rezultati se postižu opcijama tipova Text (Tab delimited) (*.txt) i Formatted text (Space delimited) (*.prn). Eksperimentišite ponuđenim formatima dok ne dobijete optimalni oblik teksta; pazite na očuvanje naših slova. Radnu svesku možete učitati u program na više načina, kako je uobičajeno i u drugim Windows programima: komandom menija File / Open, prečicom Ctrl+O ili van programa, klikom na ikonu u Windows Explorer-u. Opšte odrednice dijaloga za otvaranje opisali smo u uvodnom delu knjige; recimo sada nešto o posebnim opcijama učitavanja, drugim formatima koje Excel koristi, kao i nekim drugim momentima koji se tiču otvaranja datoteka u Excel-u. Excel 2003 je u stanju da prihvati više formata zapisa podataka. Formati datoteka koji se smatraju „prirodnim“ su svi formati Excel datoteka (.XL*), kao i familija formata XML i HTML. Za mnoge druge formate postoje filteri pomoću kojih se, direktno ili kroz prikladne dijaloge, sadržaj uvodi u radnu svesku. Čest slučaj učitavanja stranog formata ćete imati ako je ulazni sadržaj zapisan kao oblikovani tekst, poravnat tako da se lako prepoznaju kolone buduće tabele, ili označen nekim znakom za razgraničavanje (zarez, tačka-zarez, tabulator i sl.). U većini slučajeva, Excel će prepoznati ove postavke, a na vama je da potvrdite izbor ili, u ređim situacijama, da izmenite parametre uvoza.
Microsoft Office Excel 2003 – Osnovne tehnike
Na slici možete videti kako izgleda dijalog za uvoz tekstualne datoteke. Ovde je na delu čarobnjak za uvoz teksta, koji će verovatno uspešno prepoznati strukturu. Ipak, proverite da li su kolone dobro postavljene, pogotovo ako u tabeli ima brojeva: mišem možete pomicati liniju razgraničenja po lenjiru; klikom miša postavićete novu liniju, a duplim klikom po liniji ona će biti uklonjena. Obratite pažnju na treći korak čarobnjaka, gde treba da pripazite na formate podataka, a posebno na decimalne oznake brojeva i datume. Ako postoje razlike (tačka umesto zareza, netipičan zapis datuma), kliknite na taster Advanced i promenite podatak. Ako želite da se Excel uvek otvori sa radnom sveskom koja je namenski pripremljena za svakodnevni rad, pripremite željeni oblik radne sveske. Potom je sačuvajte kao predložak pod imenom BOOK.XLT i postavite je u folder XLStart koji se nalazi negde u strukturi vaše instalacije Office programa (verovatno je to Documents and Settings\
\Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART). Sada će se pri otvaranju Excel-a uvek otvoriti nova radna sveska čiji polazni sadržaj je uzet iz ovog predloška. Slično možete postupiti i pri uvođenju jednog novog radnog lista u radnu svesku: pripremite novi radni list koji je jedini u radnoj svesci, a zatim ga sačuvajte kao predložak po imenu SHEET.XLT u folderu XLStart. Od tog časa, svakom komandom Insert / Worksheet ćete ubaciti novi list sa sadržajem preuzetim iz ovog predloška.
Folder XLStart može da posluži da privremeno ili stalno čuva radne sveske koje su aktuelne tokom rada. Bude li neka datoteka radne sveske zatečena na tom mestu pri otvaranju Microsoft Excel-a, ona će biti odmah otvorena. Ukoliko želite da ovako otvorite radnu svesku koja je, pak, locirana negde drugde (recimo, na mrežnom disku na serveru), primenite trik: sačuvajte radni prostor komandom File / Save Workspace, a tu XLW datoteku postavite u XLStart. Druga mogućnost je da privremeno proglasite alternativnu polaznu lokaciju: na kartici General u dijalogu Tools / Options, u polje At startup, open all files in upišite putanju do foldera u kome se nalazi jedna ili više datoteka koje će se otvoriti pri pokretanju Microsoft Excel-a. Osim datoteka podataka, Excel može da učita i neke druge sadržaje. Možda ćete baratati slikama, recimo ako je potrebno da pripremite obrazac fakture, pa želite da se u zaglavlju nađe logotip firme. Ceo postupak je sasvim uobičajen, a obavlja se na načine koje smo opisali u uvodnom priručniku. Poseban vid ubacivanja slike u radni list je definicija pozadine radnog lista. Pozadinsku sliku ćete ubaciti izborom iz dijaloga Format / Sheet / Background. Ako već pribegnete ovakvim likovnim zahvatima, obratite pažnju da pozadinska slika može da naruši čitljivost sadržaja. Zato je najbolje da ovu opciju koristite samo u izuzetnim slučajevima, a tada upotrebite slike sa neupadljivim motivima bledih boja.
mart 2005.
PC
13
PC SPECIJALNI DODATAK
Vrste, tipovi i formati podataka
V
rste podatka u Excel-u dele se prema prirodi i ponašanju sadržaja koji ćete upisati u ćeliju. Načelno, postoje dve vrste sadržaja. Konstanta je bilo kakav slobodno unet podatak; takav sadržaj ćelije je nepromenljiv dok ga ne promenite sami. Konstantne vrednosti se razlikuju po tipu koji je Excel u stanju da prepozna (tekst, broj, datum...). Formula je sadržaj izražen kao izraz ili kao funkcija i podleže strogim pravilima pisanja. Formula se prepoznaje tako što uvek počinje znakom jednakosti („=“). Argument formule može biti konstanta, referenca (adresa) ili druga formula. Glavna osobina formule je da dobijeni rezultat u ćeliji automatski menja vrednost ako se promeni vrednost neke polazne ćelije. Sada govorimo o izrazima; o funkcijama, kao posebno važnoj temi u Excel-u, govorimo u posebnom poglavlju. Kada unosite sadržaj u ćeliju, Excel uvek pokušava da prepozna šta pišete; na osnovu tog prepoznavanja zasnovana je interaktivnost radnog lista. Ako prvo unesete znak jednakosti, Excel očekuje formulu; u trenutku potvrde unosa program proverava ispravnost sintakse i semantike (tj. pisanja i značenja) i ako se potvrdi ispravnost, prikazuje gotov rezultat. Ako sadržaj ne počinje znakom jednakosti, onda je to konstanta – tada program pokušava da prepozna tip podatka na osnovu oblika unetog sadržaja (npr. neki iznos ili datum). Ako tip podatka ne bude posebno prepoznat, Excel će ga smatrati tekstom.
Izrazi u Excel-u Izraz je tip formule koji se sastoji od konstanti, referenci i operatora. Excel prepoznaje tri vrste izraza, prema tipu rezultata: to su aritmetički, tekstualni i logički izraz. Operatori aritmetičkih izraza su uobičajeni znaci za četiri osnovne operacije, znak za procenat i znak „^“ kojim se označava stepenovanje. U izrazima se koriste uobičajena prava prvenstva među operacijama, a korišćenjem zagrada ovaj redosled prvenstva se menja; razlike u odnosu na matematička pravila ne postoje ili su veoma male, pa nećete imati nikakvih problema. U priloženim tabelama nalaze se svi operatori izraza u Excel-u.
14
PC
mart 2005.
Aritmetički operatori +
sabiranje
-
oduzimanje
/
deljenje
*
množenje
%
procenat
^
stepenovanje
Operator spajanja teksta &
konkatenacija (spajanje) teksta
Logički operatori =
jednako je
>
veće je od
<
manje je od
>=
veće je ili jednako
<=
manje je ili jednako
<>
različito je
Sadržaj izraza može biti ili konstanta ili adresa ćelije koja sadrži neku vrednost, bilo da je u njoj konstanta ili rezultat druge formule. Pogledajte primere na slici: rezultati nekih formula su dobijeni od konstanti u koloni A, a neke formule su napisane kao kombinacija konstanti i referenci. U toku unosa izraza, Excel će vam pomoći logičkom kontrolom pisanja. Recimo, kada unesete desnu zagradu u nekom složenom izrazu, podebljaće se njen par na levoj strani, a promeniće se i boja obe
Microsoft Office Excel 2003 – Osnovne tehnike odgovarajuće zagrade. Ako pokušate da završite unos izraza koji nije ispravan, Excel će prijaviti grešku, pokušavajući da je ispravi (npr. ako nedostaje zagrada na kraju) i predlažući ispravku.
Tipovi podataka Tipom podatka u Excel-u smatra se vrednosni oblik koji ima neka konstanta ili rezultat formule. Prepoznavanje tipova podataka je bitno, jer od njih zavisi ishod nekih operacija (recimo, besmisleno je sabirati tekst i broj). Kada budemo govorili o funkcijama, videćete da je poštovanje tipova kritično važno da bi se Excel uopšte pravilno koristio. Pažljivo proučite kako se tipovi definišu i prepoznaju. Tekst je bilo kakav skup znakova (slova, cifre i specijalni znaci) i predstavlja najopštiji tip podatka. Excel će pokušati da prepozna kontekst i tip sadržaja ćelije u toku unosa: ukoliko se uneti sadržaj ne uklopi ni u jednu posebnu šemu tipa, sadržaj će se smatrati tekstom. Ukoliko insistirate da se sadržaj vidi kao tekst, što ima smisla u određenim prilikama, kao prvi znak unesite apostrof (‘); recimo, tako su uneti prikazi formula na prethodnoj slici sa primerima izraza. Ovaj znak se neće videti u ćeliji, osim u toku uređivanja; kada tako unesete broj, pojaviće se pametna oznaka koja će uočiti nekonzistentnost, ali to možete ignorisati. Drugi način da se sadržaj smatra tekstom je zatvaranje u znake navodnika (na primer, „123“ nije broj, nego tekst). Maksimalna dužina tekstualnog podatka u ćeliji je 32.000 znakova. Tekst se podrazumevano poravnava ulevo. Broj je poseban tip podatka u ćeliji: sastoji se od cifara 0-9 i specijalnih znakova koji određuju poseban oblik broja (predznak broja, interpunkcija broja, oznaka za procenat, oznaka valute itd.). Osim osnovnog oblika, broj možete uneti i sa separatorom klasa (npr. 123.456,78), kao razlomak (npr. 5 1/3), u eksponencijalnom obliku (recimo, 1,03E-02) itd. Maksimalni opseg brojeva u kome Excel može da operiše je od -1E+308 do 1E+308, a u okolini nule od -1E-307 do 1E-307. Veoma je važno da znate: broj se uvek pamti i ulazi u računske operacije sa najviše petnaest značajnih cifara, dok se cifre niže vrednosti pretvaraju u nule. Sve varijante brojeva se podrazumevano poravnavaju udesno u ćeliji. Datum i vreme su karakteristični oblici brojeva: razlog za to je način za interno čuvanje i obradu,
a ne prezentacija na radnom listu. Naime, Excel svaki datum interno vidi kao redni broj počev od 1. januara 1900. godine; zahvaljujući tome, podatke o datumima je moguće koristiti u računskim operacijama. Vreme u toku dana se u Excel-u interno interpretira kao razlomak X/86400, gde je X broj sekundi proteklih od ponoći. Vreme se predstavlja u decimalnom obliku broja, i to tako da se logično nastavlja na oblik zapisa datuma (recimo, interni zapis 1. aprila 2005. u 21:00 glasi 38443,875). Excel barata datumima od 1.1.1900. do 31.12.9999. Trenutni datum ćete najbrže uneti prečicom Ctrl+; (tačka-zarez), a trenutno vreme prečicom Ctrl+: (dvotačka). Logička vrednost se javlja kao rezultat postavljenog logičkog izraza odnosno funkcije. Moguće je uneti logičku vrednost i kao konstantu, kao jednu od rezervisanih reči TRUE ili FALSE. Primer ovih vrednosti ste već videli na slici koja prikazuje izraze. Poruka o grešci je tip podatka koji korisnik ne unosi, nego ga dobija kao rezultat neregularnosti nastale u izračunavanju formule; o porukama o grešci posebno ćemo govoriti u sledećem specijalnom dodatku. Logičke vrednosti i poruke o grešci se ispisuju centrirano u odnosu na širinu ćelije.
Oblik prikaza sadržaja Sadržaju ćelije, a pogotovo broju, možete dodeliti poseban format ili oblik prikaza. Pod tim se podrazumeva prikaz podatka na radnom listu bez obzira na njegovu vrednost: recimo, broj decimala broja, oznaka valute, oblik datuma, itd. Krenimo od nekoliko primera ponašanja Excel-a u prepoznavanju formata. U nekoliko ćelija unesite tačno sledeće sadržaje: 12.345,678 123456,123456 15 Din. 15,00 Din. Excel je odmah prihvatio prva dva broja u decimalnom formatu, prvi put sa separatorom klasa, drugi put bez njih. Druga dva broja su prihvaćena u formatu valute, jednom bez decimala, drugi put sa njima. Sad naizmenično aktivirajte ove ćelije i pogledajte šta se vidi u liniji za unos: samo osnovni oblik broja. Excel je odmah prihvatio unete formate u ćeliju, pamteći sve decimale čak i ako ih ne prikazuje u
mart 2005.
PC
15
PC SPECIJALNI DODATAK ćeliji; te decimale će ravnopravno učestvovati u računskim operacijama, videle se one ili ne. Sad promenite vrednosti: unesite broj 1111 u sve četiri ćelije. Šta se desilo: na početku, Excel je prepoznao i prihvatio unete formate pri prvom unosu brojeva. Posle toga, broj 1111 je „prosto“ unet, ali je preostao očuvani format koji je već postojao u ćeliji. To važi kao pravilo u Excel-u: prvi specijalni format prikaza ostaje zabeležen kao svojstvo ćelije i sledeći uneti podatak će se jednako oblikovati. U takvim slučajevima, jedini način da promenite oblik prikaza u ćeliji je forsirana promena formata: osobina oblika ostaje zadržana čak i kad izbrišete sadržaj ćelije. Ovo pravilo pamćenja koristite da biste pri formiranju sadržaja odmah postavljali optimalne formate brojeva. Da bi se formatima lakše baratalo, u Excel-u postoje standardni predlošci ispisa, tzv. maske; moguće je formirati i sopstvene oblike. Promena maske broja u ćeliji izvodi se na kartici Number u dijalogu Format Cells. Prvi izbor u listi kategorija je General: to je format bez posebnih svojstava, onaj koji je unapred definisan na praznom radnom listu. Druga varijanta je Number i ona već omogućuje više opcija: definisanje broja vidljivih decimala, pri čemu će poslednja cifra biti zaokružena; upotreba separatora klasa (znak za razdvajanje hiljada), radi lakšeg čitanja velikih brojeva; način prikaza negativnih brojeva. Dok postavljate opcije, menjaće se izgled uzorka broja u ćeliji, tako da odmah vidite budući rezultat. Kategorija Currency je namenjena prikazu novčanih iznosa. Osim lokalnih zapisa simbola (kod nas je to Din.) i specijalnih oznaka za dolar, evro i slične valute, priložen je i dugi spisak oznaka valuta po ISO standardu (tri velika slova), koje se koriste u međudržavnom platnom prometu; nažalost, naš dinar je ovde još uvek označen bivšom skraćenicom YUN umesto novom CSD. Računovodstveni formati su slični valutama, uz razliku da se negativan broj prikazuje u zagradi i bez predznaka.
16
PC
mart 2005.
Formati Date i time sadrže oblike koji važe u nomenklaturama raznih jezika. Upoznajte predložene formate: jedino ako unapred budete poštovali neku od datih formi prilikom zapisivanja, datum će odmah biti valjano prepoznat. Na primer, ako unesete 15.6.5, 15.06.05, 15.jun.2005, 15/6/05 ili 15. jun 2005, Excel će znati da mu saopštavate isti datum. Jedno upozorenje: početnici često naprave omašku, kucajući tačku na kraju godine, a to je po pravilima Excel-a pogrešno. Veoma je važno da program razume da unosite baš datum i zato uvežbajte primenu standardnih maski. Formati Percentage i Science se koriste u posebnim prilikama; njihova upotreba vam je verovatno jasna. A ako želite da broj predstavite kao razlomak, unećete ga u obliku a b/c. Grupa oblika Fraction daje opcije prikaza u zaokruženim razlomcima (n/2, n/4... n/100) ili kao aproksimaciju u kojoj imenilac ima jednu, dve ili tri cifre; u potonjem slučaju, broj sa mnogo decimala možda neće biti tačno prikazan, ali njegova polazna vrednost će interno ostati očuvana. Format Text je namenjen sprečavanju programa da prepozna poseban sadržaj ili format unosa. Ako je ćeliji dodeljen ovaj format, svaki uneti broj ili formula će se smatrati običnim tekstom, bez potrebe da ga započinjete apostrofom. Kategorija Special je prazna na srpskom, ali funkcioniše na nekim drugim jezicima: to su razni standardni brojevi u obrascima, poput poštanskog ili telefonskog broja. Format Custom je namenjen izboru ili unosu specijalnih maski koje možete iskoristiti u posebnim prilikama. Uvek možete formirati sopstvenu masku ispisa: recimo da želite da klase broja budu razdvojene razmakom, a ne tačkom, i da se vide strogo tri decimale; takva maska ne postoji među predloženim. Rešenje navedenog primera je da u polje Type unesete masku # ##0,000. Jedna cifra je sasvim dovoljna da pokaže odnos između dve susedne klase. Znak # znači da se vodeće nule broja menjaju praznim mes-
Microsoft Office Excel 2003 – Osnovne tehnike tom, a nule u masci prikazuju uvek vidljive cifre. Ako, na primer, baratate brojevima koje želite da vidite sa tačno tri cifre (001, 002...), označite ciljni opseg i definišite mu masku 000. A ako insistirate na tački na kraju godine u datumu, ipak morate uneti datum u standardnom formatu, a kasnije sami definišite masku datuma koja podrazumeva i tačku na kraju (npr. d.m.yyyy.). Svaku masku koju sami definišete Excel će upamtiti u datoteci radne sveske i ona će ubuduće biti na raspolaganju u njoj. Četkica Format Painter, koju smo ranije opisali, može da posluži i za prenos postavljenog oblika prikaza sadržaja. Drugi način kopiranja oblika brojeva je specijalni prenos: polaznu ćeliju označite za kopiranje (Ctrl+C), a zatim označite sve ćelije u ciljnom opsegu i pozovite dijalog Edit / Paste Special, u kome ćete u grupi Paste odabrati opciju Formats. Excel omogućuje da sadržaj ćelije menja svoj izgled u zavisnosti od trenutne vrednosti. Obeležite opseg ćelija kome želite da dodelite ovo svojstvo, pa otvorite dijalog komandom menija Format / Conditional Formatting. U dijalogu ćete postaviti uslove čijim ispunjenjem će doći do promene oblika, po šemi koju ćete postaviti na istom mestu. Prva opcija proverava vrednost u ćeliji: bira se logički uslov vrednosti (veći od, manji od, između, jednak, nije jednak...) i na osnovu uslova se pojavljuje jedno ili dva polja u koja se nose granične vrednosti. Drugi vid kriterijuma je provera vrednosti formule: uslov Formula Is može glasiti, recimo, =F3>0 ili =C2*D2=E2; potrebno je da uslov vrati logičku vrednost (TRUE ili FALSE). Zatim klikom na Format otvorite dijalog za oblikovanje ćelije i postavite nove osobine njenog izgleda. Kada definišete prvo uslovno oblikovanje, tasterom Add možete proširiti dijalog da postavite novi uslov, i tako do najviše tri uslova. Ako ih postavljate više, povedite sami računa o tome da oni međusobno budu logički usaglašeni.
Formiranje pravila za unos U opštem slučaju, u bilo koju ćeliju možete uneti bilo kakav sadržaj. Ali, mnogo je verovatnije da ćete podatke nekako urediti i struktuirati ih prema značenju, tipu i vrednosti. Da biste sprečili buduće probleme zbog nehotične greške pri unosu, postoji alatka koja služi kao preventiva: to je sistem za pro-
veru valjanosti, kojim se nekoj ćeliji ili opsegu dodeljuje pravilo unosa. Recimo, možete naložiti da ćelija prima samo vreme u opsegu između dva zadata vremena, broj veći od neke vrednosti, tekst tačno zadate dužine, itd. Možete zadati i složeni kriterijum koji uspostavlja relaciju između unetog podatka i nekog drugog sadržaja na radnom listu. Odaberite jednu ili više ćelija i otvorite dijalog komandom menija Data / Validation. Na kartici Settings formiraćete kriterijum ispravnosti ćelije. Recimo da ćelija treba da primi ocenu učenika: u listi Allow birajte opciju Whole number, a u listi Data kao kriterijum postavite between. Pojavljuju se polja za unos Minimum i Maximum: u njih unesite brojeve 1 i 5. Odlučite da li ćelija sme da ostane prazna (opcija Ignore blank). Ostalo je još da odlučite kako da se program ponaša u slučaju nepoštovanja kriterijuma. Na drugoj kartici možete definisati poruku koja će se pojaviti kao ekranska napomena kada se ćelija aktivira. Ako ćelija može da primi samo jednu od nekoliko određenih vrednosti, zgodno je da na nekom mestu formirate listu svih mogućih vrednosti, a zatim ciljnim ćelijama dodelite pravilo unosa iz te liste: u dijalogu Data Validation / Settings odaberite opciju Allow – List, pa u liniju Source unesite adresu pripremljene liste (koja mora biti na istom radnom listu); listu možete uneti i direktno u polje Source kao tekst razdvojen separatorom (tačka-zarez), npr. flopi;cd;dvd;disk;usb. Tako pripremljena ćelija će se pri unosu ponašati kao padajuća lista u kojoj birate moguće vrednosti. Na listu Error Alert odaberite jedan od tri stila: opcija Stop će sprečiti unos neispravne vrednosti, Warning će zahtevati od korisnika da odluči između prihvatanja i ispravke unosa, dok opcija Information samo izveštava o grešci i prihvata unetu vrednost. Ako isključite polje za potvrdu na ovoj kartici dijaloga, program neće reagovati na pogrešan unos. U tom slučaju ispravnost možete proveriti naknadno, komandom Circle invalid data koja se poziva tasterom u traci sa alatkama Formula Auditing (otvorite je pozivom iz kontekstnog menija na traci komandi). Neispravni podaci će biti privremeno zaokruženi crvenom elipsom, pa možete reagovati na grešku. Elipsa se uklanja nakon čuvanja radne sveske ili komandom Clear validation circles u istoj traci sa alatkama.
mart 2005.
PC
17
PC SPECIJALNI DODATAK
Reference i opsezi
T
ema o kojoj govorimo u ovom odeljku okuplja mnoge pojedine elemente ponašanja sadržaja na radnom listu u Excel-u. Da biste uopšte mogli da kontrolišete sve alatke i napredne sisteme, morate upoznati ove osnove; ali najpre, pozabavimo se pitanjem tipova referenci. Pogledajte tabelu na slici: postoje neki podaci nad kojima ćemo uspostaviti zbirove. Ispod kolone
Sada program ne čita zapis relativno kao malopre, već je to apsolutna referenca: „opseg od B2 do B6“. Ako iskopirate formulu, dobićete njenu identičnu kopiju, pa se tako neće dobiti drugi zbir. Ako, pak, prvi zbir unesete kao =SUM($B$2:B6), jedna ćelija će biti fiksirana, a druga relativna. Ako se formula iskopira u C7, formula postaje =SUM($B$2:C6), jer je druga ćelija u adresi opsega interpretirana relativno.
za kasu 1 formiramo zbir. Sadržaj ćelije zbira je zapisan formulom =SUM(B2:B6). Sad označite ćeliju B7 za kopiranje (Ctrl+C) i postavite kopiju u C7. Pogledajte rezultujuću formulu: ona sada glasi =SUM(C2: C6). Excel je, dakle, preneo relativni odnos položaja ćelije u odnosu na opseg u kome se nalaze sabirci. To znači da je polazni opseg bio relativna referenca formule: program je taj opseg pročitao kao „opseg koji se nalazi u istoj koloni, najdalja ćelija je pet redova iznad, a najbliža jedan red iznad“. Kada je formula iskopirana, ona je prenela i takav opis reference i zato je dobijen novi rezultat. Sada nije teško formirati sve zbirove: iskopiraćemo jednu formulu u sve ćelije reda „UKUPNO“. Sad iskopirajte zbir u ćeliju F6, pa u ćeliju G5: u prvoj ćeliji ćete dobiti uredno prenetu relativnu referencu (sa vrednošću 0, jer nema vrednosti u referenci), a u drugoj grešku #REF!, jer ne postoji ćelija koja je pet redova iznad G5. Ovo je tipična greška u radu sa relativnim referencama. Ako uz jednu ili obe koordinate svake ćelije unesete znak „$“, ta koordinata će se smatrati fiksiranom. Izbrišite zbirove u ovom primeru, pa u prvo polje zbira unesite =SUM($B$2:$B$6).
Ne morate fiksirati obe koordinate jedne ćelije: možete fiksirati samo kolonu, a dopustiti da se redovi menjaju (ili obrnuto). Kada je reč o opsegu, možete praviti razne kombinacije. U C7 unesite =SUM($C2:C$6). Sad iskopirajte opseg u D8: rezultat je =SUM($C3:D$6); protumačite sami ovu promenu. Ovaj hibridni oblik se naziva mešovita referenca. U toku uređivanja formule možete lako promeniti tip reference tako što ćete postaviti pokazivač unosa na adresu ćelije i pritiskati taster F4 uzastopno, sve dok ne dobijete oblik koji želite. Kombinovanje referenci može doneti mnoge prednosti, ali skriva i mnoge zamke. Na primer, vodite računa o tome da se zbog fiksiranja neke adrese ne pojavi preklapanje podataka, recimo da neki podzbir dva puta učestvuje u ukupnom zbiru. Savet za izbegavanje takvih problema: kad kopirate formule, najbolje je da ostanete u istom redu ili u istoj koloni; nemojte kopirati formulu koja se nalazi negde ukoso u odnosu na polaznu.
18
PC
mart 2005.
Microsoft Office Excel 2003 – Osnovne tehnike
Tipovi opsega Opsegom u Excel-u se smatra neki obeleženi skup više ćelija, nad kojim se može izvesti neka akcija ili služi kao polazište za neku operaciju. Kontinualni ili neprekidni opseg predstavlja obeleženi pravougaoni skup ćelija. Može se pružati po jednoj ili dve dimenzije radnog lista, zapravo po jednoj do tri dimenzije u radnoj svesci. Posebni slučajevi kontinualnog opsega su jedna ili više celih susednih kolona ili redova, a moguće je i ceo radni list definisati kao kontinualni opseg. Obeleženi opseg je vidljiv na radnom listu kao područje u zatamnjenoj boji pozadine. Aktivna ćelija se može smatrati specijalnim slučajem opsega koji ne treba posebno obeležavati. Neprekidni opseg možete obeležiti na više načina. Sa tastature: postavite se na jednu od ćelija koja će biti ugao opsega, pa držeći taster Shift, strelicama na tastaturi raširite opseg do ćelije u suprotnom uglu. Mišem je lakše: kliknite na jednu od ugaonih ćelija, a zatim jednostavno prevucite izbor do naspramnog ugla držeći levi taster miša pritisnut. Drugi način mišem: označite jednu od ugaonih ćelija, a zatim držeći Shift kliknite na naspramnu ćeliju i opseg će biti obeležen. Opseg prestaje da bude označen pritiskom na neki od kursorskih tastera ili klikom miša na bilo koju ćeliju radnog lista. Pritiskom na prečicu Ctrl+razmaknica obeležićete celu kolonu u kojoj se nalazi aktivna ćelija, a prečicom Shift+razmaknica obeležavate ceo red. Moguće su i kombinacije: ako su, primera radi već označene dve susedne ćelije u istom redu, pa pritisnete Ctrl+razmaknica, biće obeležene obe kolone koje sadrže te ćelije. Ako kliknete mišem na zaglavlje kolone ili reda, celu kolonu ili red ćete obeležiti kao opseg. Više uzastopnih kolona ćete obeležiti povlačeći mišem od prvog do poslednjeg slova kolone koje hoćete da uključite. Na preseku zaglavlja kolona i redova nalazi se taster Select All (nema nikakvu oznaku). Klikom miša na njega i čitav radni list tabe-
le ćete označiti kao opseg; sa tastature, to ćete postići prečicom Shift+Ctrl+razmaknica. Nekontinualni ili isprekidani opseg je bilo kakav skup ćelija koje se pojedinačno obeležavaju. Način da definišete nekontinualni opseg je jednostavan: držite taster Ctrl na tastaturi, kliknite na svaku pojedinačnu ćeliju koja vas interesuje ili, ako ima više susednih ćelija, prevucite od prve do poslednje. Kada završite obeležavanje, otpustite taster Ctrl. Osnovni vid adresiranja opsega smo već upoznali: to je kontinualni opseg, koji se referencira navođenjem dveju naspramnih ćelija, sa dvotačkom između, npr. A1:G5. Nije neophodno da navodite striktno gornju levu ćeliju, pa donju desnu: navedite bilo koji par naspramnih ćelija, npr. A5:G1. Ako hoćete da referencirate celu prvu kolonu, to možete učiniti klasičnim A1:A65536, ali dovoljno je ukucati samo A:A. Nekoliko celih susednih kolona ćete označiti sa npr. C:F. Isto važi i za redove: referencirajte drugi red kao 2:2 ili prvih pet kao 1:5. Po ovoj logici, ceo radni list se obeležava kao A:IV ili kao 1:65536. Nekontinualni opseg se referencira nabrajanjem delova razdvojenih tačka-zarezom, pri čemu neki kontinualni deo označavate klasično. Primeri nekontinualnog opsega su A1;C2 i B1:C3;E1;F1:F5.
Trodimenzionalna referenca Adresa ćelije je jednoznačna samo na nivou jednog radnog lista, jer se na svakom radnom listu nalaze ćelije sa istim adresama. Ukoliko je potrebno jednoznačno koristiti te reference, upotrebljava se opšti oblik ‘ime_lista’!adresa. Znak uzvika je separator; apostrofi kojima se uokviruje ime lista se mogu ignorisati ako se ime sastoji od jedne reči: dakle, može se pisati Sheet1!A1, Sheet2!B2 ali morate napisati ‘Prodavnica 5’!F1, ‘Promet 2004’!B10 i slično. Ako iz reference izostavite ime radnog lista, podrazumevaće se aktivni radni list. Zbir ćelija A1 u prva tri radna lista se može formirati na nekoliko načina:
mart 2005.
PC
19
PC SPECIJALNI DODATAK Kao izraz
=Sheet1!A1+Sheet2!A1+Sheet3!A1
Kao izraz, aktivni list je Sheet1
=A1+Sheet2!A1+Sheet3!A1
Kao funkcija, argumenti su nabrojani
=SUM(Sheet1!A1;Sheet2!A1;Sheet3!A1)
Kao funkcija, argument je jedan 3D opseg
=SUM(Sheet1:Sheet3!A1)
Pogledajte poslednji primer: ovo je jedan od načina obeležavanja trodimenzionog opsega. Kao što je dvodimenzioni kontinualni opseg pravougaonog oblika, tako je trodimenzioni kontinualni opseg po prirodi kvadar. Zato postoji univerzalni zapis opsega: :!: Ako bi se opseg iz tabele proširio na ćelije A1: C3 u sva tri radna lista, opseg bi se označio kao Sheet1:Sheet3!A1:C3. Trodimenzionalne reference neće biti ugrožene ako odlučite da promenite ime nekog od radnih listova. Sve reference će odmah biti ažurirane prema novom imenu i ne morate intervenisati unutar formula. Ali, sasvim je druga priča ako pokušate da premestite ili obrišete radni list. Rezultati u takvom slučaju mogu biti sasvim nepredvidljivi. Recimo da list Sheet3 premestite iza lista Sheet5. Sad će i ćelije A1:C3 u listovima Sheet4 i Sheet5 postati deo reference, hteli vi to ili ne. Još gore: da ste npr. Sheet3 pomerili na sam početak radne sveske, referenca bi se odnosila na raspon između dva susedna lista, a ćelije u Sheet2 bi sasvim ispale iz reference! Zato morate sami voditi računa da ne nastanu ovakve greške ili uključiti mehanizme zaštite koji će sprečiti pomenute slučajeve (opisaćemo ih kasnije). Ako izbrišete jedan od krajnih radnih listova, referenca će se odmah preneti na sledeći unutrašnji list. Ako se pobrišete sve listove reference, a formula je na nekom nezavisnom radnom listu, opseg će dobiti oznaku #REF!A1:C3 i rezultat će se izgubiti.
20
PC
mart 2005.
Ako je tokom formiranja formule potrebno označiti više opsega u raznim listovima, to ne morate raditi napamet: slobodno usred unosa formule promenite radni list, na drugom obeležite željeni opseg, pa se vratite na polazni list i završite unos. Ako je izborom opsega na drugom listu unos završen, pritisnite Enter i opet ćete se naći na polaznom radnom listu.
Operacije nad opsezima Postoje razne operacije koje možete uraditi nad opsegom podataka; pomenimo nekoliko primera. Označite neki manji opseg, recimo tri reda puta tri kolone. Obratite pažnju na to da je aktivna ćelija u opsegu posebno obeležena. Sada pritiskajte taster Enter više puta. Primetićete da se aktivna ćelija menja samo u okviru opsega, idući odozgo nadole, pa na vrh sledeće kolone i tako redom u krug. Tokom popune možete koristiti i taster Tab (udesno) i kombinacije sa tasterom Shift (u suprotnom smeru). Označite bilo kakav opseg podataka, u aktivnu ćeliju unesite neki sadržaj, a unos potvrdite sa Ctrl+Enter: sve ćelije opsega će odmah primiti taj isti sadržaj. Pritisnite Ctrl+B: svi ispisi će biti podebljani, itd. Vratimo se opet na tabelu koju smo formirali radi prikaza. Izbrišite sve zbirove koje ste uneli na dnu kolona. U ćeliju B7 postavite zbir te kolone; neka B7 ostane aktivna ćelija. Sadržaj ćelije je =SUM(B2: B6). Sad obratite pažnju na crni kvadratić u donjem desnom uglu okvira koji označava aktivnu ćeliju. Primaknite pokazivač miša tako da se pretvori u mali crni krstić; sad pritisnite levi taster miša i prevucite pokazivač preko ćelija C7 i D7. Otpustite taster mi-
Microsoft Office Excel 2003 – Osnovne tehnike ša; u naznačenim ćelijama ćete dobiti zbirove kolona C i D. Pojaviće se i pametna oznaka: ako je otvorite, osim operacije kopiranja ćelija koja je podrazumevano izvedena, rezultat možete promeniti izborom opcija za prenos samo oblika bez sadržaja ili samo sadržaja bez oblikovanja. Crni kvadratić se zove ručica popune (fill handle), a njome možete izvesti još neke zanimljive stvari koje ćemo pomenuti kasnije. Operacije kopiranja, premeštanja i nalepljivanja možete izvoditi klasičnim prečicama Ctrl+C, Ctrl+X i Ctrl+V, tasterima u traci sa alatkama i slično. Nakon umetanja sadržaja, pojaviće se nova pametna oznaka u kojoj možete odmah dodati neke atribute tek izvedenoj operaciji; obratite posebnu pažnju na varijante oblikovanja ciljnog sadržaja i mogućnost prenošenja
širine polazne kolone. Uočite i to da taster Paste u traci sa standardnim alatkama sada ima padajuću listu opcija, među kojima možete odabrati neki poseban vid prenosa sadržaja; isprobajte sami posledice raznih načina! Možete mišem da „uhvatite“ opseg za jednu od ivica, a zatim ga prevučete na odredište. Pri tom ćete videti siluetu opsega, što će vam pomoći da precizno locirate odredište. Ako pri tom budete držali desni taster miša, a ne levi kao što je uobičajeno, kada dovučete opseg na odredište i otpustite taster miša, odmah će se otvoriti brzi meni koji nudi izbor od deset operacija na ciljnom opsegu. Prvu grupu čine standardne komande: Move Here i Copy Here premeštaju, odnosno kopiraju polazni sadržaj, prepisujući bilo koji prethodni sadržaj; sledeće dve opcije kopiraju samo vrednosti, odnosno formule; opcija Link Here formira izraze poput =C2, koja uvek odražava vrednost u polaznoj ćeliji; sledeća komanda formira internu hipervezu ka polaznom opsegu. Slede četiri komande
koje se ponašaju specifično. Naime, korišćenjem neke od ovih komandi stari sadržaj se ne gubi, nego se oni pomeraju nadole ili udesno pred novim opsegom; ostaje da izaberete da li se opseg kopira ili premešta. Kada kopirate opseg, pazite na tipove referenci u ciljnim ćelijama; prenos relativne reference može da izazove pogrešne rezultate u formulama. Morate razlikovati dve vrste brisanja opsega: jedno je fizičko uklanjanje ćelija, pri čemu se menja struktura celog radnog lista, a drugo se svodi na „čišćenje“ ili samo brisanje sadržaja ćelija, pri čemu sam opseg ostaje na svom mestu. Označeni opseg ćete fizički obrisati pomoću dijaloga koji dobijate komandom menija Edit / Delete ili komandom Delete u kontekstnom meniju opsega. Nude se četiri opcije: u prve dve odlučujete da li će ispražnjeno mesto „povući“ preostale ćelije sdesna ili odozdo. Druge dve opcije omogućuju da fizički izbrišete cele redove ili kolone u kojima se nalazi obeleženi opseg. Samo sadržaj opsega ćete najbrže ukloniti pritiskom na Delete na tastaturi. U meniju Edit / Clear nalaze se četiri opcije brisanja: opcija All briše sadržaj i sve atribute oblikovanja ćelije, dovodeći je u početno stanje; opcija Formats uklanja samo oblikovanja i maske koji su različiti od podrazumevanih; sledeća opcija uklanja samo sadržaj, poput tastera Delete; konačno, poslednja opcija uklanja komentar koji je dodeljen ćeliji (o ovom elementu govorimo kasnije). Osim kompletnog kopiranja sadržaja opsega, postoji mogućnost prenosa dela sadržaja ćelija ili obavljanja nekih operacija u toku prenosa, što su vam pametne oznake već otkrile. Obeležite neki opseg podataka, izaberite Copy, a zatim aktivirajte samo jednu ćeliju koja je gornji levi ugao ciljnog opsega. Prostom komandom Paste iskopirali biste sadržaj opsega, prenoseći sve osobine oblikovanja i zauzimajući tačno isti obim ciljnih ćelija. Međutim, ako otvorite dijalog komandom menija Edit / Paste Special ili istom komandom u kontekstnom meniju, dobićete mogućnost da izaberete posebni vid kopiranja. Opišimo opcije koje se nude. Grupa Paste nudi punih deset načina prenosa: puno kopiranje (All) izvodi isto što i uobičajeno ko-
mart 2005.
PC
21
PC SPECIJALNI DODATAK piranje, prenoseći vrednosti, formule i oblikovanje ćelija. Opcija Formulas čini slično, ali sa izuzetkom okolnih osobina redova i kolona (npr. prenos cele kolone menja širinu ciljne kolone); ako upotrebite opciju Values, sve formule će biti prevedene u konstante. Opcija Formats prenosi samo osobine ćelija, bez prenosa sadržaja, a sledeća prenosi samo komentare. Kada postavite pravilo valjanosti unosa u jednu ćeliju, to možete proširiti na ciljni opseg opcijom Validation; All except borders pri prenosu ignoriše ivične linije koje ste možda nacrtali; sledećom opci-
ra aktivne ćelije ili opsega; ispitajmo kako se još ta ručica koristi. U neku ćeliju upišite tekst, npr. „Zdravo!“. Uhvatite ručicu za popunu mišem i povucite ga nadole preko nekoliko ćelija. Otpustite taster na mišu: tekst je iskopiran u sve ove ćelije. Neka ceo opseg ostane obeležen, pa povucite ručicu za popunu nekoliko redova nadole: iskopiraće se i ovako. Ne puštajući taster miša, imate mogućnost da širite opseg samo u jednom smeru. Drugi primer: napišite „Zdravo!“, a u ćeliji ispod „Kako ste?“. Obeležite opseg od ove dve ćelije, pa povucite ručicu za popunu nadole
jom ćete preneti samo širinu kolone, a dve poslednje opcije su varijacije već pomenutih, uz dodatak prenošenja maske brojeva. Grupa Operation omogućuje da se ćelije polaznog opsega aritmetički pridruže ciljnom opsegu sadržaja, u kombinaciji sa osnovnom funkcijom. Na primer, ako ćeliju sa brojem 5 kopirate preko ćelije sa brojem 15, birajući operaciju deljenja, ciljna ćelija će dobiti vrednost 3; ovo možete iskoristiti da odjednom promenite vrednosti konstantama u nekom opsegu: samo u neku ćeliju unesite vrednost koja će biti sabirak, umanjilac, množilac ili delilac, na njoj zadajte komadu kopiranja, a onda obeležite ceo ciljni opseg, pa specijalno nalepite tu vrednost birajući operaciju; bržeg načina za takvu akciju nema! Najzad, dva polja za potvrdu pri dnu izazivaju posebna dejstva. Prva opcija Skip blanks nalaže da praznine u polaznom opsegu ne prebrišu sadržaj u ciljnom opsegu, nego da ga zadrže. Opcija Transpose će preokrenuti ciljni opseg tako da redovi polaznog postanu kolone, a kolone redovi.
nekoliko redova. Primetićete da se ceo opseg kopira onoliko puta koliko ima mesta u označenom ciljnom prostoru; u tome će vam pomoći ekranska napomena uz pokazivač miša dok vučete. Pokušajte i ovo: u neku ćeliju unesite tekst „uzorak 20“. Uhvatite ručicu za popunu i povucite je nekoliko ćelija nadole. Obeležite opet početnu ćeliju, pa povucite ručicu udesno, pa ulevo, pa nagore. Primetićete da se tekst menja u „uzorak 21“, „uzorak 22“... ako idete nadole ili udesno, ili u „uzorak 19“, „uzorak 18“... ako idete ulevo ili nagore. Ova mogućnost programa se zove automatska popuna: brojevi na kraju u alfanumeričkog zapisa se menjaju za jedan, datumi za jedan dan, vreme za jedan sat, itd. Ručica za popunu ima još jednu svrhu: obeležite neki veći opseg podataka, pa povucite ručicom ulevo ili nagore: u svim sivo označenim kolonama ili redovima sadržaj ćelija će biti izbrisan. Recimo da pripremate neku dugačku listu i da želite da joj dodate redne brojeve. Umesto da kucate redne brojeve počev od 1 pa do ko zna koliko, upotrebite ručicu za popunu. Formirajte kolonu za redne brojeve i unesite prva dva redna broja (npr. 1 i 2). Obeležite ta dva boja kao opseg, pa povucite ručicu do željenog broja. Postoji i mnogo lakši način, ali pod
Ručica za popunu Već smo ilustrovali primenu ručice za popunu, malog crnog kvadratića u donjem desnom uglu okvi-
22
PC
mart 2005.
Microsoft Office Excel 2003 – Osnovne tehnike uslovom da je već sadržaj liste već unet: dovoljan je dupli klik na ručicu na prvoj ćeliji u koju ste uneli broj 1. Excel će prepoznati kontekst liste i uneti broj 1 tačno do kraja liste. Odmah se poslužite pametnom oznakom: izvedenu operaciju Copy Cells promenite u Fill Series; umesto jedinica, dobićete uredan skup rednih brojeva. Unos serija brojeva je podržan posebnim opcijama; redni brojevi su tek najprostiji slučaj. Recimo, ako je polazna vrednost datum, pametna oznaka će vam ponuditi da korak uvećanja bude jedan dan, jedan radni dan (Fill Weekdays; uzimaju se samo dani od ponedeljka do petka), jedan mesec ili cela godina. Pri promeni meseca, mehanizam je dovoljno inteligentan da izbegne nelogične datume: recimo, unesite 31.1.2005, povucite nadole, pa zahtevajte uvećanje za jedan mesec i obratite pažnju na rezultat. Da biste još brže dobili opcije popune, umesto primene pametne oznake, vucite desnim tasterom miša, pa će se na kraju izbor u meniju pojaviti odmah. Uočite posebne opcije koraka uvećanja brojeva koji nisu susedni: možete uspostaviti linearnu ili geometrijsku progresiju (opcije Linear Trend i Growth Trend). Izborom stavke Group dobićete detaljniji dijalog u kojem možete formirati red brojeva u određenoj relaciji, što je dobra alatka u pripremi statističkih analiza. Postoji mogućnost da sami brzo uspostavite linearni rast brojeva, datuma itd., jer to je podrazumevana opcija.
Recimo, u jednu ćeliju unesite broj 2, a u sledeću broj 5. Označite ove dve ćelije kao opseg, pa levim mišem povucite ručicu za popunu nadalje. Dobićete brojeve 8, 11, 14... jer će se uspostaviti linearna korelacija. A ako želite da pripremite tabelu zapisa u vremenskim intervalima svakih deset minuta počev od podneva, unesite u jednu ćeliju 12:00, u sledeću 12:10 i vucite dalje dokle je potrebno. Ručica za popunu je u stanju da koristi podatke koji su definisani u posebnim listama za popunu. Pogledajte karticu Custom Lists u dijalogu Tools / Options: tu se već nalazi nekoliko spiskova dana u nedelji i meseci u godini. Ako u neku ćeliju unesete bilo koji dan u nedelji, recimo „petak“, kada povučete ručicu za popunu nadole, pojaviće se „subota“, „nedelja“, „ponedeljak“ i dalje u krug. Po potrebi, možete i sami formirati prilagođene liste, direktnim unosom u dijalogu ili uvoženjem spiska iz nekog opsega na radnom listu.
Imenovanje reference Možda ćete jednom najzad upamtiti da je neka carinska stopa upisana u ćeliju Carina!F22, ali zar to ne bi moglo i lakše da se upamti? Ovo je tipična situacija koja se rešava imenovanjem ćelija i opsega: svakoj referenci možete dati ime u obliku šifre ili opisa. Tada podatak u imenovanoj ćeliji ili opsegu koristite pišući ime umesto adrese, poput =C25*CarinaOprema ili =F10*EvroKupovni. Ime reference može biti dugo do 255 znakova i sastoji se od slova, cifara, donje crte i tačke; prvi znak mora biti slovo ili donja crta. Ne možete dati ime koje se poklapa sa adresom ćelije (npr. AB1). Biće upamćeno da li ste upisali velika ili mala slova, ali to je pri upotrebi nevažno. Referenci možete dati ime na nekoliko načina. Najlakše je da se postavite na ćeliju ili opseg koji želite da imenujete, pa da kliknete u polje za ime i upišete odabrano ime za referencu. Opštu kontrolu imenovanih referenci ćete ostvariti u dijalogu koji se otvara komandom menija Insert / Name / Define ili prečicom Ctrl+F3. U polje Names in workbook upišite željeno ime, a u Refers to upišite referencu; ranije obeleženi opseg će biti već upisan. Isti dijalog ćete koristiti i ako referenci želite da promenite adresu: odaberite referencu na spisku, pa prekucajte ili označite mišem novi opseg adresa; ako treba da je izbrišete, kliknite na poslednji taster.
mart 2005.
PC
23
PC SPECIJALNI DODATAK
Ime reference je jednoznačno samo na radnom listu, mada bi bilo najbolje da zbog boljeg snalaženja pazite da imena budu jednoznačna u celoj radnoj svesci. Ako se imena poklapaju, pri upotrebi se podrazumeva ime na aktivnom radnom listu. Drugu referencu istog imena pozivate opštim oblikom adresiranja, poput Predračun!ukupno. Excel je u stanju da prepozna ime reference ako pri formiranju formule budete označili mišem. Ako ste u nekim formulama ranije pisali prave adrese kao reference, a zatim imenovali te ćelije, adresu možete zameniti imenom: označite ciljnu formulu, otvorite dijalog Insert / Name / Apply, a zatim u listi izaberite imena kojima će adrese biti zamenjene. Imenovanu referencu lako možete koristiti bilo gde: otvorite dijalog Insert / Name / Paste, izaberite ime u listi i potvrdite. Formiraće se formula poput =PDV, u kojoj ćete videti vrednost reference, a možete i nastaviti sa unosom neke složenije formule. Možete napraviti listu svih imenovanih referenci na radnom listu, ako u dijalogu Paste names kliknete na Paste List: formiraće se spisak imena, a pored njih će se videti adresa reference. Ako pritisnete F2 nad jednom od unetih referenci, pa odmah i Enter, tekst će se pretvoriti u vrednost reference. Ako želite da se podaci u nekoj složenoj tabeli imenuju, obeležite ceo red ili kolonu zajedno sa zaglavljem, pa otvorite dijalog komandom menija Insert / Name / Create; definišite gde se u opsegu nalazi tekst koji će se pretvoriti u ime reference. Imenovani opsezi u tabelama se mogu presecati, pri čemu
24
PC
mart 2005.
presek dobija ime iz imena dva opsega. Recimo da tabela ima redove podataka po danima; svaki red je imenovani opseg. Kolone tabele su oznake kasa i takođe su definisane kao opsezi. Presek dobija ime koje se sastoji od oba imena opsega i razmaka između: na primer, ime podatka o prodaji druge kase u petak možete referencirati kao =kasa2 petak ili =petak kasa2, svejedno. Uz malo pripreme, možete se poslužiti i implicitnim imenovanjem podataka iz tabele na osnovu zaglavlja, bez potrebe da definišete imena. Da bi to funkcionisalo, otvorite karticu Calculation u dijalogu Tools / Options, pa uključite opciju Accept labels in formulas. Od tog trenutka nećete morati davati imena opsezima da biste napisali =kasa3 sreda ili =kasa2 utorak. Samo morate pripaziti da pri uključenju ove opcije ne izazovete nehotičnu koliziju između pravih imenovanih opsega i implicitnih referenci. Koristi od imenovanja su mnogobrojne. Prvo, ne morate pamtiti adresu važnog podatka – lakše je da upamtite opisnu referencu. Drugo, imenovana referenca ima apsolutnu adresu i ne morate se brinuti ako kopirate formule. Ako je ime reference jednoznačno, možete upotrebiti polje za ime da biste je aktivirali: samo upišite ime ili ga izaberite iz padajuće liste. Ako je imenovan ceo skup podataka, lako ćete ga sabrati: =SUM(prodaja); najzad, ako u formuli piše, npr. =E24*(pdv+marža), biće odmah jasno da ova formula daje bruto cenu nekog artikla. Kada se postavite na imenovanu ćeliju, u listi imenovanih opsega će se pojaviti ime umesto adrese; isto se događa ako i obeležite imenovani opseg.
Microsoft Office Excel 2003 – Osnovne tehnike
Funkcije
P
re nego što priču o formulama zaokružimo pregledom funkcija, moramo precizno objasniti element koji je možda ključni u Excel-u i predstavlja važnu osobinu na koju ćete stalno oslanjati. Isprobajte situaciju sa slike: postavite se na ćeliju C2 i upisanu vrednost 20 zamenite sa 40. Pogledajte šta se desilo sa rezultatom: ažuriran je onog trenutka kada ste potvrdili izmenu vrednosti. Rezultat izraza u ćeliji C6 postaje 100. Ovaj princip se zove dinamičko ili automatsko preračunavanje (rekalkulacija) i predstavlja jednu od suštinskih vrednosti unakrsnih tabela.
Rezultat neke formule može biti argument druge, a ova treće itd. Radni list može imati proizvoljan broj ćelija čiji sadržaj je direktno ili posredno povezan sa nekim zajedničkim sadržajem. Kada dođe do promene početnog sadržaja, izmenjaće se sve zavisne vrednosti. Posle svakog unosa, Excel ponovo preračunava ceo radni list, proveravajući i ažurirajući vrednosti u svim formulama na njemu. U nekim prilikama može biti zgodno da izraz ili njegov deo pretvorite u konstantu. Evo prostog primera. Unesite u neku ćeliju izraz =1+2+3+4. U ćeliji ćete, naravno, videti rezultat 10, a u liniji za uređivanje uneti izraz; sad uđite u režim za uređivanje ćelije (F2). Obeležite mišem deo izraza 3+4, zatim pritisnite F9, a potom Enter. Označeni deo će biti odmah izračunat i pretvoren u konstantu: izraz sada glasi =1+2+7. Sad opet obeležite ceo sadržaj ćeli-
je za uređivanje i odmah pritisnite F9: formula će se izračunati, a sadržaj ćelije će postati konstanta koja odgovara rezultatu pređašnje formule.
Prva funkcija: SUM Vratimo se na tabelu u kojoj smo demonstrirali automatsko preračunavanje. Postavite se u ćeliju A6 i obratite pažnju na izraz =A1+A2+A3+A4+A5. Nije problem napisati izraz sa pet sabiraka, ali šta bi bilo ako treba sabrati dvesta brojeva? Za to se koristi funkcija SUM, koju ste već više puta videli u prethodnom tekstu; sasvim sigurno, tu funkciju ćete koristiti više nego sve druge izraze i funkcije zajedno. Zato u traci alatki Standard postoji brz način da postavite funkciju sabiranja: postavite se na ćeliju u kojoj treba da se nađe zbir i kliknite na taster sa sličicom na kojoj je veliko grčko slovo sigma. Sa velikom verovatnoćom, program će vam predložiti tačni opseg ćelija koji baš želite da saberete. Ukoliko ovaj opseg nije dobro predložen, ostaje vam da prekucate ili da mišem prevučete od prve do poslednje ćelije koju želite, a zatim potvrdite unos. Dakle, zamenite polazni izraz funkcijom =SUM(A1:A5). Dobili ste, naravno, isti rezultat. Obratite pažnju na još jedan detalj: pored tastera AutoSum nalazi se padajuća lista najčešće korišćenih funkcija (prosek, brojanje, maksimum i minimum), što je zgodna prečica do tih, takođe često korišćenih funkcija. Uočićete i stavku More Functions, koju ćemo uskoro opisati. U Excel-u postoje i jedan „brzi“ računski alat: ako želite da samo na čas saznate zbir nekih ćelija, obeležite ih i pogledajte na statusnu traku, gde će se pojaviti tekst poput Sum=1286; ka-
mart 2005.
PC
25
PC SPECIJALNI DODATAK ko budete povećavali opseg mišem, tako će se i priručni zbir menjati. Desnim klikom na ovo polje u statusnoj liniji, dobićete listu drugih funkcija, sličnu onoj pod tasterom za sabiranje u traci sa alatkama.
Struktura funkcije Formule moraju da budu napisane po strogim pravilima sintakse i semantike. Kada je reč o izrazima, videli ste, pravila pisanja su gotovo jednaka pisanju izraza po pravilima aritmetike. S druge strane, za funkcije važe pravila koja se menjaju od jedne do druge prilike, ali postoje neka opšta pravila koja se lako prepoznaju. Opšti oblik pisanja funkcije je =FUNKCIJA(arg1;arg2;...;argN) Iza znaka jednakosti sledi rezervisana reč koja predstavlja ime funkcije, a zatim se u zagradama navodi jedan ili više argumenata funkcije, razdvojenih tačka-zarezom kao znakom za razdvajanje. Nebitno je da li rezervisanu reč pišete velikim ili malim slovima – Excel će je na kraju prevesti u velika slova. Argumenti funkcije mogu biti konstante, reference (adrese ćelije ili opsega), celi izrazi i druge funkcije, a najviše ih može biti trideset. U zavisnosti od pravila funkcije, argumenti mogu biti obavezni ili opcioni. U nekim slučajevima broj argumenata može biti promenljiv, a redosled nevažan. U opštem slučaju, broj i redosled argumenata je strogo definisan. Primer funkcije sa proizvoljnim brojem i nebitnim redosledom argumenata je funkcija SUM: =SUM(A22;B1;C15:D16;100;G10/4) U ovom primeru postoji pet argumenata: dve ćelije, jedan opseg, jedna konstanta i jedan izraz. Pošto je sabiranje komutativno, redosled navođenja argumenata nije bitan. Primer funkcije sa strogim redosledom i brojem argumenata bi bio sledeći:
26
PC
mart 2005.
=IF(A2<>0;A1/A2;“Deljenje nulom!“) Ovo je funkcija grananja, koja uvek ima tri argumenta. Njena sintaksa glasi =IF(uslov;rezultat_ako_je_tačno; rezultat_ako_je_netačno) Ponekad funkcija ima određeni broj argumenata, ali se u nekim slučajevima neki od argumenata može izostaviti i tada se prihvata njegova podrazumevana vrednost. Ako napišemo =WEEKDAY ("1. apr.2005"), funkcija će vratiti redni broj dana u nedelji za navedeni datum, ali po američkom standardu, gde se nedelja smatra prvim danom u nedelji, pa će rezultat za ovaj petak biti broj 6. Zato treba upotrebiti opcioni drugi argument koji menja način brojanja: =WEEKDAY ("1.apr.2005";2); sada će ova funkcija vratiti broj 5, kako smo već navikli da numerišemo petak u radnoj nedelji. Postoje i funkcije bez argumenata: tada iza rezervisane reči treba samo ispisati par zagrada. Recimo, funkcija =TODAY() daje trenutni datum; nikakvi argumenti ovde nemaju smisla. Argument funkcije može da bude druga funkcija. Funkcije je moguće ugnezditi do sedam nivoa dubine, što nudi mnoge kombinacije. Dakako, ne treba preterivati: često je pametnije razložiti neki složeni proračun na više koraka, tj. na funkcije u više ćelija. Tako se lakše kontroliše rad funkcija u uslovima promenljivih vrednosti argumenata, naročito u slučajevima kada se pojavljuju greške. Kada se kao argument funkcije unosi formula, onda za nju važe sva njena pravila unosa, osim što se sad ne unosi znak jednakosti: taj znak je rezervisan isključivo za označavanje početka unosa cele formule. Na primer:
Microsoft Office Excel 2003 – Osnovne tehnike =IF(A1=0;0;B1/A1) Ova funkcija će razrešiti problem deljenja nulom. Umesto greške #DIV/0!, takav rezultat ćemo proglasiti nulom. Pogledajte sledeće primere i protumačite ih sami: =WEEKDAY(TODAY();2) =SUM(IF(A1>B1;A1;B1);C1) Funkcija može da bude i deo izraza, pa je prihvatljivo da napišete izraze poput ovih: =1+IF(A1>A2;A1;A2) =TODAY()+14 =MAX(SUM(A1:B2);3*SUM(C1:D2);50) /(1+ABS(G10)) U času uređenja formule čiji sadržaj su reference, svaka od njih će se pojaviti u različitoj boji, a sama referenca će biti privremeno uokvirena linijama odgovarajuće boje; tako ćete moći da proverite svaki od polaznih opsega. Ako neki argument formule ima pogrešnu adresu, prepravite je prekucavanjem ili mišem: uz pomoć četiri kvadratića u uglovima opsega, možete mišem promeniti adresu reference.
Unos funkcije Konkretne akcije pri unosu formula obavljaćete uglavnom uz pristojni sistem interaktivne pomoći koji je ugrađen u program. Dijalog Insert Function, koji
je rezervisan za ovu namenu, možete otvorićete na više načina: klikom na taster sa slikom (fx) pored linije za unos formula; izborom stavke More Functions u uz taster AutoSum u traci sa alatkama; ili unesite znak jednakosti u ćeliju, pa u kratkoj listi poslednje korišćenih funkcija koja je zamenila okvir za ime odaberite ključno ime. Na slici vidite prvi od dva prozora čarobnjaka za unos funkcija. Dijalog je pomaže u nalaženju funkcije čak i ako ne znate njeno ime. Naime, u polje Search for a function možete uneti pitanje u obliku nekih ključnih reči; ako, na primer, napišete reči „angle“, „average value“, „loan“, itd., dobićete izbor funkcija koje zaista služe poslovima koji odgovaraju opisu; obeležite li bilo koju, pri dnu dijaloga ćete dobiti sintaksu i kratki opis funkcije. Funkciju možete potražiti i na osnovu liste kategorija. Grupa Most Recently Used čuva listu od deset funkcija koje ste poslednje upotrebili, a All je abecedna lista svih aktivnih funkcija; taj broj može biti promenljiv; podrazumevano ih je 333, a može ih biti i više ako su aktivni neki programski dodaci. Nakon izbora, kliknite na taster OK da biste prešli na izvršavanje funkcije. Tačni sadržaj drugog dijaloga zavisi od odabrane funkcije, zapravo od broja i tipova argumenata. Levo od svakog polja za unos se nalazi opisno ime argumenta; ukoliko je to ime ispisano podebljanim tekstom, argument je obavezan; ako nije, argument je opcioni. Desno od polja, belim slovima je ispisan tip podatka ili izvor (broj, tekst, referenca), dok se polje ne popuni. Pored polja čiji tip nije važan, stajaće oznaka any; kada argument ispravno unesete, pojaviće se njegova izračunata vrednost na desnoj strani. Kako aktivirate koje polje, tako se pojavljuje kratka pomoć u donjem delu dijaloga. Čim bude dovoljno podataka da se formira rezultat, ugledaćete ga pri dnu. Ako funkcija ima promenljivi broj argumenata (probajte funkciju SUM), kada se popuni pretposlednji argument i aktivira poslednji, pojavljuje se još jedan na raspolaganju za unos, sve do tridesetog argumenta. Posao završavate potvrdom na OK.
mart 2005.
PC
27
PC SPECIJALNI DODATAK Ako sami otpočnete unos funkcije direktno u ćeliju bez pomoći dijaloga Insert Function, u trenutku otvaranja zagrade pojaviće se ekranska napomena koja prikazuje sintaksu funkcije, naglašavajući trenutni unos argumenta podebljanim ispisom. Ako vam ide malo teže, pritisnite Ctrl+A: direktno ćete se naći u drugom koraku čarobnjaka za formiranje funkcije, gde ćete lakše završiti posao. Ako pokrenete čarobnjak u času kada je aktivna ćelija koja sadrži funkciju, opet će se aktivirati drugi prozor dijaloga, sada sa argumentima prenetim iz funkcije u ćeliji, i tu ih možete menjati.
Grupe funkcija Zaista nema smisla da učite napamet sintakse više stotina funkcija, koliko ih Excel ima: ne razmišljajte o formi, nego o suštini. Predlažemo da vežbate na lakim primerima koje ovde iznosimo; upoznajte se sa grupama funkcija i otkrijte njihove mogućnosti i načela primene. Ne zaboravite i da sistem pomoći detaljno opisuje svaku pojedinu funkciju, a često postoje i praktični primeri koje iz prozora pomoći možete preneti na radni list i tako se lično uveriti u dejstvo funkcije. Ovde dajemo opis glavnih grupa, sa tek po nekoliko tipičnih predstavnika. Matematičke funkcije - Excel sadrži sve matematičke operacije sa brojevima koje se nalaze i na kvalitetnim kalkulatorima: počev od funkcije SUM, koja je prva koju svako savlada, preko eksponencijalnih, trigonometrijskih, do funkcija zaokrugljivanja broja. U ovu grupu se ubrajaju i neke posebne funkcije od kojih ćemo predstaviti nekoliko. =POWER(broj;stepen) – izračunava bilo koji stepen broja; koren broja računajte kao stepen oblika 1/x. =LN(broj), =LOG10(broj), =LOG(broj;osnova) – izračunava logaritam broja sa različitim osnovama. =SIN(broj), =COS(broj), =TAN(broj), =ASIN (broj), =SINH(broj), ... – familije trigonometrijskih funkcija postoje u osnovnom, inverznom i hiperboličnom obliku. =LCM(broj;broj;...), =GCD(broj;broj;...) – izračunava najmanji zajednički sadržalac, odnosno najveći zajednički delilac dva ili više brojeva. =TRUNC(broj;broj_dec) – odseca decimalni deo broja na zadati broj decimala; ako nema drugog argumenta, podrazumeva se celobrojni deo.
28
PC
mart 2005.
=ROUND(broj;broj_dec), =ROUNDDOWN (broj;broj_dec), =ROUNDUP(broj;broj_dec) – zaokružuje broj na najbliži ceo broj, prvi ceo broj bliži nuli i prvi ceo broj dalje od nule, respektivno. =CEILING(broj;osnova), =FLOOR(broj; osnova) – povećava, odnosno smanjuje broj na najbliži ceo broj koji je umnožak zadate osnove. Na primer, funkcija =CEILING(141;12) daje rezultat 144. =FLOOR(141;12) je 132. =RAND() – daje slučajan broj u intervalu (0, 1). Funkcija se koristi kao generator slučajnih brojeva. Slučajni celi broj između a i b ćete dobiti funkcijom =TRUNC(RAND()*(b-a+1)+a). Finansijske funkcije - Svrha ove grupe funkcija je izračunavanje raznih parametara kao što su anuiteti, interesne stope, broj rata i slično. Predstavljamo samo dve funkcije iz ove grupe. Prva funkcija izračunava visinu rate prema zadatoj visini kamate, broju rata i visini glavnice. =PMT(kamata;broj_rata; početni_dug;preostali_iznos) Ove funkcije su prilagođene američkom bankarskom sistemu, pa ćemo na primeru razjasniti njihovu sintaksu. Recimo, ako hoćete da podignete neki kredit na pet godina, napišite: =PMT(11,5%/12;36;-250000) i rezultat će biti 16.488,00 din. Ovo se tumači kao „ako je kamata 11,5% za 12 meseci i ima 36 rata, a iznos duga na početku je 500.000 dinara, rata iznosi 16.488 dinara“. Neka vas ne zbuni negativan broj: u zapadnom knjigovodstvu je normalno da se dug tako beleži. Deljenje kamate sa 12 je potrebno jer funkcija radi sa mesečnim iznosom kamate, koji se preračunava na godišnju posebnim iterativnim procesom. Funkcija može da se koristi i da biste utvrdili dinamiku štednje. Recimo, želite da za četiri godine uštedite 600.000 dinara, uz kamatu na oročenu štednju od 4% godišnje. Napisaćete: =PMT(4%/12;48;0;600000) i dobiti iznos od 11.547,43 dinara koje treba mesečno da odvojite da biste postigli ovaj cilj. Broj
Microsoft Office Excel 2003 – Osnovne tehnike će biti iskazan kao negativan, dakle kao odbijanje od vaše zarade. Sledeća funkcija izračunava mesečnu kamatu na osnovu broja perioda uplate i iznosa glavnice duga: =RATE(broj_perioda;visina_rate; početni_dug;preostali_iznos;tip) Recimo, ako vam banka predloži da četiri godine uplaćujete po 5.000 da biste otplatili kredit od 200.000, pogledajte kolika je to kamata: ako napišete =RATE (48;5000;-200000), dobićete vrednost 0,77%, što je prosečna godišnja kamata od 9,24%. Ako vas interesuje kako ekonomski razvijeni svet barata novcem, pogledajte kako rade funkcije NPER, IRR, NPV i druge. Statističke funkcije - Excel je moćan alat za statističke analize. Kada se osnovnoj grupi funkcija dodaju i one iz programskog dodatka Analysis ToolPak, Excel staje rame uz rame sa mnogo skupljim specijalizovanim programima ove namene. Neke od funkcija u ovoj grupi ćete verovatno često koristiti, a proverite sami desetine funkcija koje su zasnovane na statističkim raspodelama, regresijama, trendovima, itd. =AVERAGE(opseg), =MAX(opseg), =MIN(opseg) – ove funkcije daju prosečnu, maksimalnu, odnosno minimalnu vrednost u opsegu, respektivno. =COUNT(opseg), =COUNTA(opseg), =COUNTBLANK(opseg) – ove tri funkcije daju broj numeričkih vrednosti, broj svih nepraznih ćelija i broj svih praznih ćelija u opsegu, respektivno. =COUNTIF(opseg;kriterijum) – daje broj ćelija u opsegu koje zadovoljavaju vrednost zadatu kriterijumom koji je naveden kao parametar. =SUMIF(opseg;kriterijum;opseg_za_sabiranje) – funkcija uslovnog sabiranja; nad datim opsegom se definiše kriterijum, a odgovarajuće odabrane vrednosti u opsegu za sabiranje čine zbir. Da bi bilo jasnije, evo primera. U koloni A su obeležja uzoraka (npr. slova A, B, C), a u koloni B su date količine. Ako hoćete da saberete sve količine uzorka A, napisaćete: =SUMIF(A2:A99;"A";B2:B99) Ako želite da saberete samo brojeve veće od 100, napisaćete: =SUMIF(B2:B12;">100";B2:B12) Neke od funkcija su tek uvod u „veliku“ statistiku:
=STDEV(opseg), =VAR(opseg) – ove funkcije izračunavaju vrednost standardne devijacije, odnosno varijanse uzorka, ignorišući sve nenumeričke vrednosti opsega. =TREND(poznati_y;poznati_x;novi_x) – iz relacije skupa poznatih vrednosti (veličine u opsegu poznati_y su u funkciji opsega veličina poznati_x) i nove zadate vrednosti x, izračunava novu vrednost prema funkciji linearnog trenda y=ax+b. Funkcije za rad sa tekstom - Zahvaljujući ovom skupu funkcija, moguće je izvršiti mnogobrojne manipulacije tekstom: povezivanje, promenu veličine slova, promenu dela teksta, pretvaranje teksta u broj i obrnuto, itd. Pogledajmo kako rade neke od funkcija iz ove grupe. =LEFT(tekst;br_zn), =RIGHT(tekst;br_zn), =MID(tekst;mesto;br_zn) – ove funkcije vraćaju od zadatog teksta deo u zadatoj dužini na levoj strani, na desnoj strani odnosno u sredini počev od zadatog mesta, respektivno. =LEN(tekst) – vraća broj znakova u tekstu. =FIND(kriterijum;tekst;početak) – nalazi mesto znaka koji je kriterijum u tekstu, počevši sa pretragom od znaka koji je označen kao početak. Na primer: =FIND("x";"Microsoft Excel";1) – vraća broj 12. =MID(A1;FIND(" ";A1;1)+1;LEN(A1)-FIND (" ";A1;1)+1) – uvek vraća drugu reč ako u A1 postoje dve reči razdvojene razmakom. =LOWER(tekst), =UPPER(tekst) – sve znakove teksta prevodi u mala slova, odnosno velika slova. =EXACT(tekst;tekst) – poredi tekstualni sadržaj u dve ćelije, uvažavajući razliku između velikih i malih slova, i vraća logičku vrednost TRUE ili FALSE. =VALUE(tekst), =TEXT(broj;format) – prva funkcija pretvara tekst u broj, a druga pretvara broj u tekst, u zadatom formatu. Na primer: =VALUE("1"&","&"23") – vraća broj 1,23 =TEXT("12345,67";"# ##0,000") – vraća tekst "12 345,670" Funkcije za rad sa datumima i vremenom - Ove funkcije se koriste kada je potrebno od nekih parcijalnih podataka formirati datum ili kada treba pripremiti ovakve podatke za računske operacije. Neke funkcije smo već pomenuli (WEEKDAY, TODAY). Ne zaboravite: Excel interno beleži datume kao cele
mart 2005.
PC
29
PC SPECIJALNI DODATAK brojeve u rastućem nizu počev od 1. januara 1900. godine. Vreme u toku dana se beleži kao decimalni deo celog broja, gde jedan sekund iznosi 1/86400. =HOUR(vreme), =MINUTE(vreme), =SECOND(vreme) – funkcije vraćaju broj koji odgovara satu, minutu i sekundi za odabrani zapis vremena. =DAY(datum), =MONTH(datum), =YEAR (datum) – funkcije vraćaju broj koji odgovara danu, mesecu ili godini za odabrani datum. =DATE(godina;mesec;dan) – formira datum od elemenata zadatih brojem ili referencom. =DATEVALUE(datum_kao_tekst) – vraća redni broj dana počev od 1. januara 1900; npr, redni broj 1. januara 2005. je 38353. Datum mora biti zapisan kao tekst, recimo pod navodnicima. Logičke funkcije - Uz pomoć logičkih funkcija može se ostvariti, u izvesnom smislu reči, programiranje sadržaja radnog lista. Ove funkcije obrađuju logičke pojmove i kombinuju ih prema pravilima Bulove algebre. Tri funkcije vraćaju rezultate TRUE ili FALSE u zavisnosti od iskaza: =AND(iskaz1;iskaz2;...) – TRUE ako su svi iskazi tačni. =OR(iskaz1;iskaz2;...) – TRUE ako je barem jedan iskaz tačan. =NOT(iskaz) – suprotna od vrednosti iskaza. Setite se da implikacija („ako – onda“) može da se interpretira kao =AND(iskaz1;NOT(iskaz2)). Funkcija IF je logička funkcija koju smo već pomenuli i verovatno ćete je često koristiti: u zavisnosti
od vrednosti iskaza, funkcija vraća jedan od dva predviđena rezultata. Sintaksa funkcije je sledeća: =IF(uslov;rezultat_ako_je_tačno; rezultat_ako_je_netačno) Funkcije za uvid i referenciranje - Ovo su funkcije čija namena je višestruka: uglavnom ih koristite kada je potrebno da indirektno referencirate neki sadržaj ili kada na osnovu sadržaja treba da nađete neku adresu. =COLUMN(ref), =ROW(ref) – ove funkcije daju brojeve koji odgovaraju rednom broju kolone, odnosno reda navedene reference. Ako je referenca opseg od više ćelija, biće vraćen broj leve kolone, odnosno gornjeg reda. =INDIRECT(ref;stil) – vraća vrednost iz adrese koja je napisana kao tekst u ćeliji navedenoj referencom. Recimo, ako se u ćeliji A1 nalazi broj 123, a u ćeliji B2 nalazi tekst „A1“, funkcija =INDIRECT(B2) vraća vrednost 123. =CHOOSE(indeks;arg1;arg2;....) – indeks, koji treba da bude broj od 1 do 29, bira argument koji po redu odgovara indeksu. Na primer, ako se u ćeliji A1 nalazi datum 20.4.2005, sledeća funkcija će ispravno dati rezultat "sre", koji odgovara danu u nedelji kada taj datum pada: =CHOOSE(WEEKDAY(A1;2);"pon";"uto"; "sre";"čet";"pet";"sub";"ned")
Štampanje
O
pcije štampanja u Excel-u 2003 su bogate, a postoje i pomoćna sredstva za olakšavanje pripreme podataka za papirni format. Opšti saveti za pripremu štampe su uobičajeni kao i u svakom drugom programu sistema Microsoft Office 2003, a to smo opisali u uvodnom priručniku o zajedničkim osobinama sistema Microsoft Office 2003. Da biste pripremili radni list za štampu, kada god je moguće, organizujte podatke po dužini, vertikalno i u više redova, a ne po širini. Postoje razvijene opcije štampe tabela koje su jako velike u obe dimenzije, ali tome pribegavajte samo kada drugačije nije moguće. Da biste pregledali podrazumevane opcije
30
PC
mart 2005.
preloma koje program vidi, uđite u drugi režim pogleda radnog lista komandom menija View / Page Break Preview. Radni list će biti zumiran na sitniji ispis, a pojaviće se plave linije koje određuju ivica budućih stranica. U pozadini sadržaja, vide se sivi tekstovi Page 1, Page 2, već u zavisnosti od količine zatečenih podataka. U ovom režimu, radni list je i dalje aktivan i možete nastaviti da radite na njemu (zumirajte ga na 100%). Ukoliko je potrebno, vucite mišem plave linije preloma u bilo kom smeru, čime ćete promeniti granicu stranice. Tipičan problem u praksi je jedna kolona koja ostaje „siroče“ u štampi; taj problem ćete brzo rešiti povlačenjem vertikalne plave linije udesno.
Microsoft Office Excel 2003 – Osnovne tehnike U tom slučaju, sadržaj štampe će se proporcionalno umanjiti tako da ceo stane na jedan list papira. Ne morate ceo radni list uputiti na štampanje: možete to ograničiti na bilo koji opseg podataka. Obeležite opseg koji želite da odštampate, pa ga komandom File / Print Area / Set Print Area proglasite jedinim aktivnim područjem za štampanje na radnom listu. Ovo podešavanje ćete ukinuti susednom komandom Clear Print Area u istom meniju. Ako nemate previše sadržaja na radnom listu, isti efekat ćete postići ako u režimu pregleda preloma štampe privučete sve krajnje plave linije željenom sadržaju, tako da zona štampanja ostane jedina uokvirena i svetla, dok će ostali deo biti zasivljen. Da bi ste izbegli omaške u pripremi štampe, u Excel-u imate mogućnost da materijal pripremljen za štampu pregledate na ekranu. Opciju Print Preview možete pokrenuti komandom u meniju File ili klikom na taster u traci Standard. Cela radna površina programa ustupa mesto prozoru za pregled pre štampanja, na kome centralno mesto zauzima slika prve štampane stranice. Ako ovih stranica ima više, među njima se možete kretati tasterima PageUp i PageDown na tastaturi ili tasterima Next i Previous u gornjem levom uglu ekrana. Taster Margins uključuje i isključuje vidljivost linija margina i označivače granica kolona na listu. Hvatajući označivače mišem, možete direktno menjati širinu margina; ako pomerite neko obeležje kolone, akcija će se odraziti i na polazni radni list. Ako ste zadovoljni rezultatom, komandom Print možete direktno
pokrenuti štampanje. Ako želite da uspostavite precizniju kontrolu, otvorite dijalog Setup. Pregled pre štampanja ćete zatvoriti pritiskom na Esc ili na taster Close; ovde možete odabrati i povratak u drugi režim pregleda od polaznog, klikom na Page Break Preview ili Normal View. Dijalog File / Page Setup sadrži nekoliko kartica u kojima menjate sve ključne parametre. Najpre jedna napomena: parametri štampanja se uvek pamte isključivo samo za pojedini radni list, a ne za celu radnu svesku. Ako želite da promenite te parametre na više radnih listova odjednom, prethodno ih obeležite kao grupu. Na prvoj kartici dijaloga postavljate osobine stranice u štampi: osim položaja stranice, ovde je od ključne važnosti opcija podešavanja razmere. Možete zadati tačnu razmeru ispisa na papiru u zadatom procentu; češći je slučaj da ćete ceo izveštaj podesiti tak oda stane na tačno određeni broj stranica po dužini i širini. Ako, recimo, želite da štampa bude široka strogo jedan list, a ne znate tačno koliko će stranica zauzeti, u opciji Fit to zadajte 1 page(s) wide, a u polje tall slobodno postavite neki vrlo veliki broj (npr. 999). Opciono podesite format papira i kvalitet štampanja, a ako planirate da numerišete zaglavlja stranica, na dnu kartice dijaloga možete odabrati početni broj ako on treba da je različit od 1. Druga kartica dijaloga je namenjena definisanju margina, što je početna vrednost za njihov položaj onako kao ste to videli u pregledu pre štampanja. Na raspolaganju su četiri polja za unos glavnih margina i dva
mart 2005.
PC
31
PC SPECIJALNI DODATAK polja za postavljanje odstojanja zaglavlja štampe od ivice papira, a unutar margine. Vodite računa da margine zaglavlja i podnožja (Header i Footer) budu dovoljno manje od glavnih margina, jer u protivnom se može desiti da zaglavlje bude odštampano preko nekog podatka. Stavke grupe Center on page se odnose na mogućnost vertikalnog i vodoravnog poravnanja sadržaja u odnosu na ivice papira. Karticu Header/Footer ćete koristiti ako želite definišete sadržaje zaglavlja i podnožja na štampanom listu. Na raspolaganju je po nekoliko predložaka u padajućim listama, a ako niste zadovoljni njima, postoje tasteri Custom Header (Footer) koji otvaraju dijaloge za pripremu po vašoj želji. U dijalogu za postavljanje posebnog zaglavlja postoje tri sekcije namenjene poravnanju ulevo, po sredini ili udesno; svaku od njih možete urediti pojedinačno. Unesite tekst po želji i pritom pazite da ne preterate u količini teksta; iako možete pružiti tekst na više redova, možda će doći do preklapanja sa osnovnim sadržajem. Font ispisa možete promeniti klikom na taster sa slovom A. Osim proizvoljnog teksta, postoje i promenljiva polja koje možete ubaciti u zaglavlje, a koje će pravu vrednost zauzeti u trenutku štampanja. Polja ubacujete klikom na jedan od osam tastera priloženih u dijalogu. Sleva nadesno, ta polja su: broj tekuće stranice; ukupan broj stranica u štampi; datum i vreme štampanja; naziv datoteke sa ili bez pune putanje; i naziv radnog lista. Poslednja opcija služi za umetanje slike, što možete iskoristiti da postavite mali logotip firme na svaku štampanu stranicu. Upotrebom ovih varijabli, možete izvesti kombinaciju poput Strana 1 od 12. Ako delovodno pratite štampane dokumente, možete dodati zaglavlje npr. Štampano: 16.5.2004 u 8:15. Četvrta kartica Sheet obrađuje posebne elemente štampanja radnog lista. Ovi elementi utiču na postavke prema zatečenom sadržaju radnog lista i zato je vrlo poželjno da ih pregledate pre prvog štampanja.
32
PC
mart 2005.
Opcija Print Area radi isti posao kao i ranije opisana komanda; ako je polje prazno, podrazumeva se štampanje celog radnog lista. Opcija Print titles radi posao sličan alatki za zamrzavanje okana na radnom listu: možete definisati kolone na levoj strani i redove na vrhu koji će se odštampati na svakom listu, kako bi se videla zaglavlja u dugom izveštaju. U stavci redova unesite raspon u prostom obliku, npr. 3 ili 3:4, a u stavci kolona slično, npr. B, B:C i slično. U grupi opcija Print postavićete dodatne uslove izgleda odštampanog sadržaja. Uključenjem opcija Gridlines i Row and column headings, štampi se dodaju linije mreže radnog lista i zaglavlja, pa na papiru dobijate nešto vrlo nalik prikazu na ekranu. Opcija Black and white varira između štampanja u boji ili sivim tonovima sa opcijom prostog crno-belog ispisa. Opcija Draft quality ubrzava štampanje tako što obara kvalitet ispisa grafičkih elemenata i linije mreže. Konačno, odaberite opcije ispisa komentara iz radnog lista na papir, kao i način štampanja sadržaja ćelija koje sadrže kôd greške. Redosled stranica je u opštem slučaju nevažan, ali ipak možete odlučiti o smeru pružanja ako je to bitno zbog numerisanja. Komandom menija File / Print ili prečicom Ctrl+P otvorićete poznati dijalog za opcije štampanja. Jedini karakteristični element ovog dijaloga je grupa Print what, gde možete iskoristiti sve posebne opcije opsega štampanja: osim aktivnog radnog lista (sa ili bez definisane oblasti štampanja), možete odlučiti da na štampač uputite samo privremeno obeleženi opseg ćelija (Selection); druga opcija upućuje sadržaj cele radne sveske na štampač; možda je bolje da to izbegnete, da ne biste izgubili kontrolu nad nekim problemom koji u toku dugog štampanja prekasno uočite. Najzad, ponuđena je i opcija štampanja samo eksplicitno definisane liste, što je element o kome ćemo govoriti u sledećem nastavku naše serije priručnika o programima sistema Microsoft Office 2003.
