Planteamiento de proyecto Armando Gutiérrez Arroyo – Matrícula 2846070 Universidad Tec Milenio campus Chihuahua Prof. Guillermo Daumas Muller 14.04.2018
Dgi estudio creativo Av. Mirador 7312-12 Residencial Campestre Cam pestre Washigton Servicios integrales de mercadotecnia y diseño Director: Juan González González T. 4232345
[email protected] 4232345
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A pesar de que DGI es una empresa consolidada y establecida, creemos firmemente que siempre existe espacio para la mejora. Uno de los principales obstáculos que se presentan en DGI es el flujo de información cliente-equipo creativo, siendo esta parte del proceso productivo una de las más tardadas y frustrantes, tanto para los diseñadores, el equipo de marketing y para los mismos clientes. Se piensa que se necesita una organización más estricta desde el momento de iniciar la investigación del proyecto hasta la recepción de información y/o feedback por parte del cliente. Se propone como proyecto el desarrollo de una plataforma digital que ayude en los procesos de administración de proyectos.
Dgi tiene una historia larga y un peso considerable en el ámbito del diseño chihuahuense. Fundada en 1997 por Juan González González, ha sido parte del ranking de las mejores 200 agencias del país por parte de la revista especializada Merca 2.0 durante ocho años consecutivos.
A lo largo de sus 20 años ha dado servicios de mercadotecnia y diseño a empresas como Grupo Bafar, Grupo Cementos de Chihuahua, Grupo Ruba, Pizza del Rey, Union Progreso, Tec de Monterrey, Tec Milenio, Abison Burke, entre otros. Parte del éxito de la agencia ha sido la atinada selección del equipo; contando siempre con profesionales sumamente preparados y con amplia experiencia en las ramas que le competen.
Se ha sido testigo y parte de la eficacia que caracteriza a la agencia. Sin embargo también se conoce de primera mano las deficiencias que pueden mejorarse y hacer del proceso de crear,
producir y entregar una experiencia más rápida y organizada para todos los involucrados.
En este proyecto se propone el desarrollo de una plataforma digital, accesible a través de nuestra web y como una app móvil. Que servirá para eficientar todo lo relacionado al manejo de proyectos.
Para este fin, se mantendrá una comunicación activa con el personal de diseño y mercadotecnia, así como con los clientes, quienes aportarán retroalimentacion en el proceso de investigación y planeación del proyecto.
El presupuesto será de $100,00.00 destinados de manera directa al desarrollo de la plataforma digital de administración de proyectos.
Como ya se había planteado anteriormente, en DGI el mayor problema es la comunicación, mayoritariamente con los clientes, quienes no proporcionan en tiempo y forma la información que se les requiere. Esta situación también genera un problema interno al momento de administrar los proyectos, ya que se desfasan los tiempos de entrega, inutilizando el Gantt inicial y generando tensión adicional en la agencia.
La propuesta es generar una aplicación interactiva mediante la cual se llevará control de la información y de los tiempos, para que ambas partes esten empapadas en todo momento del proceso y estatus del proyecto.
En primera instancia se le daría una forma de acceso al cliente, la aplicación sería sumamente visual e intuitiva, debe facilitar el intercambio rápido y directo entre la agencia y los clientes.
En esta primera fase la app ofrecería una forma simplificada de brief, para que el interesado lo pueda llenar desde su dispositivo de preferencia, haciendo esta parte más inmersiva y cohesiva, dejando de lado la multitud de correos y llamadas que en ocasiones son difíciles de archivar y administrar.
Dentro de la aplicación, cada proyecto tendría su espacio individual, hospedado en nuestro propio servidor y utilizado por la interfaz de usuario para alimentar cada sección en la que estaría dividido. La intención es que todas las partes involucradas tengan acceso rápido, directo y conciso al estatus del proyecto en tiempo real.
La generación de gráficas de Gantt sería optimizada y sencilla de utilizar para los empleados de la agencia, con opción de notificar de deadlines, fechas importantes (como citas, juntas, presentaciones, etc.) a ambas partes. De esta manera se motiva al cliente a tomar su parte como un componente vital del proceso y a entregar la información de una forma fácil, intuitiva y amigable. La idea es que aportar los datos y el feedback necesarios para la efectiva realización se pueda hacer desde cualquier sitio, a la hora y tiempo que le sea más cómodo al cliente, con notificaciones y mensajes exclusivos de la aplicación que le estarían apareciendo cada que el proceso necesite de su input o atención.
De esta forma se estaría creando un entorno amigable divertido e interactivo; l equipo se mantendrá enfocado y dirigido, cada integrante tendrá acceso exclusivo a las secciones del proyecto en el que estén trabajando y se podrá invitar a más miembros en caso de ser necesario.
En este sentido creo que sería más sencillo mantener la concentración y la efectivad, ya que la falta de organización en la agencia usualmente se debe a la vasta cantidad de proyectos que se manejan a la vez, y en los cuales van entrando y saliendo distintos miembros del equipo (lo cual puede, en ocasiones, producir una desconexión importante entre el planteamiento original de gráficos y lo que termina entregándose).
Controlando con la aplicación los problemas planteados, podríamos incluir en el Gantt de proyecto una etapa de testeo, en la cual se pondrían a prueba las aplicaciones mediáticas, pudiendo hacer las modificaciones pertinentes antes de lanzarlas, reduciendo el riesgo de un resultado desfavorable.
Universidad Tecmilenio Campus Chihuahua
ACTA CONSTITUTIVA del proyecto: Optimización del proceso productivo en la agencia de marketing y diseño DGI, implementando el diseño de una plataforma digital de administración de proyectos. Para: DGI Estudio Creativo SC Fecha
Líder del Proyecto:
Asesor Empresa:
28/03/201 8
Armando Gutiérrez DGI estudio creativo
Juan González DGI estudio creativo Av. Mirador 7312-12 Residencial Campestre Chih, México, C.P. 31215
Alumno: Armando Gutiérrez DGI estudio creativo
Propósito del Proyecto o Justificación:
El objetivo principal del proyecto será la optimización del proceso productivo y creativo dentro de la agencia, mejorando la organización de actividades, con una rápidez y practicidad incrementadas en la recabación y recepción de información y resultados por parte del personal y los clientes. Esto será resultado de la generación e implementación de una plataforma digital de administración de proyectos desarrollada para estos fines.
Descripción del Proyecto:
Se implementará una reestructuración de la administración de proyectos.
En primera instancia se evaluará la eficacia y rapidez de respuesta actual del personal, para encontrar áreas de mejora y los obstáculos que ralentizan el proceso creativo. Estos parámetros serán estudiados para gestionar la programación de actividades, la comunicación con los
clientes y el servicio posterior al desenlace del proyecto.
Con la información recabada se propondrá un concepto de administración de proyectos a través de una plataforma digital desarrollada exclusivamente para la empresa (con vías a comercializarla en el ámbito publicitario y creativo de la ciudad).
Se analizará el presupuesto para la programación e implementación de la plataforma digital.
Se someterá a aprobación dicho presupuesto. (La factibilidad de inversión ya ha sido comprobada antes de iniciar el proyecto).
De ser aprobado, se iniciará con la programación de la plataforma, en caso contrario, la plataforma se reconfigurará a una de menor alcance o se propondrá el uso de alguna plataforma genérica comercial.
Fase de pruebas: al ir avanzando en la programación, se pondrá en fase beta la plataforma, que estará dispuesta en la red interna de DGI así como en una app, diseñada para el personal y para los clientes.
Finalización del desarrollo de la plataforma digital
Implementación de la plataforma, en la empresa y con los clientes.
Medición de resultados, comparativa con los parámetros iniciales.
Objetivos Medibles del Proyecto:
Se espera que con una optimización en la eficacia de la comunicación e intercambio de información de las partes involucradas, a través de la nueva plataforma digital se consigan los siguientes objetivos:
Aumentar de 3 a 5 cuentas por diseñador.
Reducir el tiempo de entrega final en proyectos de branding, de 3 meses a 1 mes.
Implementar una plataforma digital, donde se englobe el intercambio de archivos, información, retroalimentación, gráficos de Gant, etc. Al cual tendrán acceso los diseñadores y mercadólogos involucrados, así como los clientes, a través de una página dedicada a la plataforma y una app donde se podrá estar en constante e inmediata comunicación.
El periodo de investigación y desarrollo será de 18 meses, iniciando el día en el que se apruebe
el proyecto.
La inversión final será de no más de $100,000.00
Requerimientos de Alto Nivel:
1.- Aprobación de presupuesto e implementación: LDG Juan González González. 2.- Aprobación de aplicación y plataforma digital, en cuanto a u diseño y su uso: LDG: Hilda Casas
Descripción de alto nivel del proyecto y sus límites:
Objetivos del Proyecto
Criterio de Éxito
Aprobador
Alcance:
Reducir la ineficacia en terminos de recepción y entrega de información. Reducir el tiempo de entrega de proyectos Implementar una plataforma digital de comunicación con los clientes
Aumentar el número de cuentas por diseñador de 3a5
LDG Juan González González
Reducir el tiempo de entrega de proyectos de branding
LDG Juan González González}
Desarrollo e implementación
LDG Juan González González
Tiempo Investigación preliminar de fallas y experiencia administrando proyectos Inciio de desarrollo de la app y primera fase Beta Puesta a prueba de la fase beta Reconfigurar la plataforma de acuerdo a la primera fase de pruebas Segunda fase de pruebas Implementación final y etapa de medición de resultados
Meses 1,2 y 3 Meses 4,5,6 Meses 6,7,8 Meses 9, 10, 11
LDG Juan González González
Meses 12, 13, 14 Meses 14-18
LDG Juan González González LDG Juan González González LDG Juan González González
LDG Juan González González
Costo: Primer pago por incio de $50,000.00 desarrollo de la plataforma Segundo pago al finalizar $50,000.00 la impleme
•
LDG Juan González González
•
LDG Juan González González
Sumario de Hitos:
Fecha de vencimiento:
Incio de recabación de información sobre el proceso
mes 1
Encuestas con clientes
mes 2
Diseño preliminar de la plataforma
mes 4
Inicio del desarrollo
mes 6
Primera fase de pruebas
mes 8
Inicio de cambios en plataforma
mes 11
Segunda fase de pruebas
mes 14
Implementación
mes 15
Medición de resultados
mes 18
Riesgos de Alto Nivel:
El aplazamiento del desarrollo por parte de la empresa contratada para la misma.
La ralentización del flujo de trabajo en etapas de prueba
Presupuesto Estimado:
$100,00.00 El líder del proyecto asignado, su responsabilidad y su nivel de autoridad:
El líder del proyecto es el Lic. Armando Gutiérrez, creativo senior en DGI estudio creativo, quien mantendrá contacto directo con el asesor de proyecto en la empresa, en tres momentos específicos del tetramestre empresarial: a. Durante la segunda semana. Para validar el inicio del proyecto y los detalles de contacto posteriores entre ambos. b. Al finalizar la semana 6 para revisar avances en conjunto y reorientar al estudiante en caso de ser necesario. c. Al inicio de la semana 13 (final) para validar el alcance esperado del proyecto y organizar el cierre del mismo en términos del proceso académico del estudiante. d. Se podrán tener sesiones adicionales si la empresa así lo necesita.
El nombre y el nivel del asesor de la empresa o de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto, su responsabilidad y su nivel de autoridad:
El asesor de la empresa es LDG Juan González González, Director, es la persona asignada por la misma en la que se lleva a cabo la estancia del estudiante durante su tetramestre empresarial para conjuntar las actividades asignadas al mismo. El coordinador de la empresa se compromete a: 1. Dedicar tiempo a los estudiantes de la Universidad Tecmilenio que están participando en el programa. 2. Asignar un espacio físico y recursos necesarios para que los estudiantes participantes puedan llevar a cabo las actividades asignadas. 3. Brindar la inducción necesaria a los estudiantes relacionada con la misión, visión, valores y normativas de la empresa. 4. Proporcionar los apoyos logísticos y de información durante el desarrollo del programa para facilitar el cumplimiento de los objetivos. 5. Ser responsable de supervisar las actividades que los estudiantes hagan en la empresa. 6. Llevar control de la asistencia de los estudiantes apoyándose en los formatos de bitácora diseñados por la Universidad Tecmilenio 7. Respetar y hacer respetar la propiedad y los derechos de autor propiedad de la Universidad Tecmilenio y de la propia empresa. 8. Evaluar periódicamente a los estudiantes participantes en el programa, de acuerdo con el calendario académico de la Universidad Tecmilenio, en los formatos establecidos para cumplir con este objetivo. 9. Revisar y autorizar, en su caso, la bitácora de actividades semanales elaborada por cada estudiante, misma que será entregada al líder del proyecto. 10. Recibir y evaluar las presentaciones de avance de actividades de los estudiantes cuando sea necesario.
11. Llegar a acuerdos con el líder de proyecto sobre todos los asuntos, previstos o imprevistos, relacionados con el programa.
Aprobaciones. Líder de Proyecto
Por:
Armando Gutiérrez Arroyp
Título Creativo Senior DGI :
Asesor de Proyecto
Por:
Juan González González
Título:
Director DGI
Lista de interesados: Nombre
Puesto
Área
Datos de
Nivel de
Clasificación de
contacto
autoridad
interesados
Hilda Casas
Diseñador Senior
Diseño
[email protected] Acceso total al .mx desarrollo
Equipo central del proyecto
Sajaro Palma
Diseñador Senior
Diseño
[email protected] Acceso total al .mx desarrollo
Equipo central del proyecto
Jaqueline Barraza
Marketing junior
Marketing
[email protected] om.mx
Acceso total al desarrollo
Equipo central del proyecto
Aldo Lopez
Comunicac
Marketing
[email protected]. Acceso total al mx desarrollo
Equipo central del proyecto
Karla Delgado
Coordinadora Mkt
Clientes
karladelgado@s anfranciscocc.co m
Acceso restringido a pruebas
Grupos de usuarios
Irma Lopez
Coordinadora Mkt
Clientes
[email protected] .mx
Acceso restringido a pruebas
Grupos de usuarios
Ricardo Lopez
Coordinador Mkt
Clientes
ricardol@agenci allantera.com.mx
Acceso restringido a pruebas
Grupos de usuarios
Flor Holguin
Coordinadora comunicación
Clientes
fholguin@fechac. org
Acceso restringido a pruebas
Grupos de usuarios
Ana Gascón
Coordinadora Mkt
Clientes
agascon@union progreso.com.mx
Acceso restringido a pruebas
Grupos de usuarios
Requisitos del proyecto:
Información / benchmarking / identificación clara de problemas de comunicación y entregas en el proceso creativo-- output final.
Resultados de encuentas con clientes.
Presupuesto $100,000
Contratación de agencia especializada de software.
El desarrollo inicial de la plataforma.
Implementación preliminar / fase beta de pruebas. Resultados.
Reconfiguración de plataforma de acuerdo a el input del equipo de diseño y clientes.
Segunda fase de pruebas con resultado satisfactorio.
Implementación final.
Informe final de seguimiento.
Restricciones del proyecto:
El costo no deberá ser mayor a $100,00, si alguna situación llegase a afetar esta restricción se tendrá que reconfigurar el alcance para adaptar el proyecto al presupuesto.
No deberá exceder los 18 meses de desarrollo e implementación.
Al termino del proyecto se tendrá una plataforma personalizada para el équipo y para el grupo de clientes, con el cual se gestionará el proceso productivo de la agencia. No se deberá pensar en comercializar de ninguna manera la plataforma en este proyecto.
Suposiciones y dependencias
Fallo en la primera fase de pruebas: al existir un fallo considerable o que se considere de menor conveniencia al sistema actual, el proyecto puede extenderse por una reconfiguración mayor a la prevista. En este supuesto caso se debe revisar el
presupuesto, ya que es posible que la compañía contratada cobre un extra por una reconfiguración / reprogramación mayor a la esperada.
El tiempo de respuesta del grupo de clientes: siendo una de las principales situaciones a mitigar, se espera que el feedback de los clientes sea coherente con el timeline del desarrolo del proyecto, sin embargo si este tiempo llegara a extenderse se deberá replantear de manera concisa el resto del tiempo previsto para las siguientes etapas.
Si alguna de las anteriores situaciones diera como resultado la disminución el
presupuesto del desarrollo podría pensarse en hacer unicamente la app móvil, evitando el gasto de una implementación para desktop.
Alcance del proyecto: El objetivo principal del proyecto será la optimización del proceso productivo y creativo dentro de la agencia, mejorando la organización de actividades, con una rápidez y practicidad incrementadas en la recabación y recepción de información y resultados por parte del personal y los clientes.
Esto será resultado de la generación e implementación de una plataforma digital de administración de proyectos desarrollada para estos fines que será desarrollada en varias etapas con un presupuesto no mayor a $100,000
El proyecto será aceptado si es comprobable que: La plataforma desarrollada aumentará la capacidad del équipo creativo,
Incrementará la eficacia (medida en tiempo) del proceso de investigación y comunicación con el cliente.
Ayudará a mantener un control más efectivo en la transacción de información entre el équipo y el cliente.
Entregables: Plataforma digital personalizada para el proceso creativo de la agencia DGI estudio creativo. Aplicable como app de escritorio y dispositivos móviles.
EDT:
