FAILURE MODE AND EFFECTS ANALYSIS (FMEA) PELAYANAN APOTEK
I. Langkah 1 : Identifikasi Proses A. Prosedur Pelayanan 1. Petugas menerima resep obat dari pasien yang sudah diperiksa oleh petugas masing-masing unit/poli. 2. Petugas mencocokan identitas pasien. 3. Petugas memperhatikan sedian obat. 4. Petugas mengkonfirmasi langsung ke petugas yang menulis resep, jika dalam resep tersebut ada obat yang kosong/tidak tersedia. 5. Petugas menyiapkan obat sesuai resep. 6. Petugas memanggil pasien. 7. Petugas mengecek identitas pasien sebelum menyerahkan obat. 8. Petugas menjelaskan aturan minum dan obat apa saja yang diberikan kepada pasien. 9. Petugas mendokumentasi
II.
Langkah 2 : Mencari Failure Mode And Effects Analysis (FMEA) Berdasarkan Alur Prosedur Kerja Pelayanan Apotek Tabel 1. FMEA Pelayanan Apotek
No.
1. 2.
3.
4.
5.
6.
7.
8. 9.
Efek kegagalan terhadap pasien Menerima resep Penulisan resep tidak terisi Petugas kurang teliti Pasien salah menerima obat lengkap dalam penulisan resep obat Pencocokkan Pasien dengan nama yang sama Petugas tidak Pasien dengan nama identitas pasien dapat tertukar saat pengambilan melakukan cross cek yang sama dapat obat dan penulisan identitas identitas tertukar saat kurang jelas pengambilan obat dan salah menerima obat Memperhatikan Ketersedian obat yang tidak Kurang Pasien tidak sedian obat dikonfirmasikan secara berkala memperhatikan mendapatkan obat sediaan obat yang sesuai Konfirmasi Kurangnya komunikasi sesama Tidak ada komunikasi Pasien salah menerima petugas dan kolaborasi sesame obat petugas Menyiapkan obat Kemiripan komposisi Kurang teliti dan Pasien mendapatkan terburu-buru dalam pemberian dosis dan menyiapkan obat obat yang salah Memanggil pasien Kemiripan identitas dan Petugas tidak Pasien salah menerima penulisan yang kurang jelas melakukan cross cek obat identitas Mengecek ulang Pasien dengan nama yang sama Penulisan identitas Pasien salah menerima identitas pasien dapat tertukar saat pengambilan kurang jelas obat obat dan penulisan identitas kurang jelas Menjelaskan Kurangnya komunikasi petugas Penyampaian Target terapi pasien aturan minum obat informasi kurang jelas tidak tercapai Dokumentasi Kesalahan pencatatan identitas Kurang teliti Pencatatan dan Pelaporan tidak sesuai Proses/Langkah
Apa yang mungkin gagal
Penyebab kegagalan
SV
OCC
DT
RPN
Solusi
7
4
4
112
7
4
10
280
Adanya cross cek penulisan resep Adanya mekanisme pencocokan identitas pasien dengan kartu tanda berobat sebelum dilakukan penyerahan obat kepada pasien
7
6
5
210
Lebih teliti dalam memperhatikan sedian obat
6
3
4
72
Adanya komunikasi yang jelas dan kolaborasi antar petugas
7
4
4
112
6
4
8
192
Adanyan cross cek ulang resep obat sebelum menyerahkan obat kepada pasien Adanya cross cek ulang identitas pasien
5
4
4
80
Mengecek identitas pasien sebelum menyerahkan obat
7
7
4
196
7
4
6
168
Komunikasi yang efektif dari petugas ke pasien Meningkatkan ketelitian dalam pendokumentasian
III.
Langkah 3 : Top Criticality Indexed Failure Modes dalam rangka menentukan skala pemecahan prioritas masalah Table 2. Top 5 Kegagalan Pelayanan Apotek
IV.
No.
Efek kegagalan terhadap pasien
RPN
1.
Pasien dengan nama yang sama dapat tertukar saat pengambilan obat dan salah menerima obat
280
2.
Pasien tidak mendapatkan obat yang sesuai
210
3.
Target terapi pasien tidak tercapai
196
4.
Pasien salah menerima obat
192
5.
Pelaporan tidak sesuai
168
Langkah 4 : Root Cause Analysis Of Top CI Failure Modes
V.
Langkah 5 : Menentukan solusi dan indikator keberhasilan, berdasarkan prioritas pemecahan masalah Table 3. Solusi dan Indikator Keberhasilan
No.
Proses/Langkah
Apa yang mungkin gagal Penulisan resep tidak terisi lengkap
Penyebab kegagalan
1.
Menerima resep obat
Petugas kurang teliti dalam penulisan resep
2.
Menyiapkan obat
Kemiripan komposisi
3.
Pencocokkan identitas pasien
4.
Menyerahkan obat kepada pasien
Pasien dengan nama Petugas tidak yang sama dapat melakukan cross cek tertukar saat identitas pengambilan obat dan penulisan identitas kurang jelas Pasien langsung Pasien merasa tidak pulang setelah perlu penjelasan lebih menerima obat lanjut tentang obat yang diberikan
Kurang teliti dan terburu-buru dalam menyiapkan obat
Efek kegagalan terhadap pasien Pasien salah menerima obat
Solusi
Indikator Keberhasilan
Adanya cross cek 100% data pasien penulisan resep oleh tertulis lengkap dalam petugas resep obat Pasien mendapatkan Adanyan cross cek ulang Tidak terdapat (0%) pemberian dosis dan resep obat sebelum kejadian salah obat yang salah menyerahkan obat pemberian obat kepada kepada pasien pasien Pasien dengan nama Adanya mekanisme Tidak terdapat (0%) yang sama dapat pencocokan identitas kejadian salah identitas tertukar saat pasien dengan kartu pada saat penyerahan pengambilan obat dan tanda berobat sebelum obat kepada pasien salah menerima obat dilakukan penyerahan obat kepada pasien Pasien belum Penyampaian aturan 100% pasien mengerti mengetahui sepenuhnya minum obat harus lebih tentang cara aturan tentang aturan minum jelas dan mudah minum obat dan obat yang diberikan dipahami oleh pasien mengetahui apa saja sehingga pasien mengerti obat yang diberikan
Waktu Evaluasi
Setiap bulan
Setiap bulan
Setiap bulan
Setiap bulan
VI.
Langkah 6 : Penyusunan alur baru sesuai solusi yang telah ditetapkan
A. Prosedur Pelayanan 1. Petugas menerima resep obat dari pasien dan mengcross cek resep yang sudah diperiksa oleh petugas dari masing-masing unit/poli. 2. Petugas mencocokan identitas pasien. 3. Petugas lebih teliti dalam memperhatikan sedian obat dan menginformasikan secara berkala sedian obat. 4. Adanya komunikasi yang jelas dan kolaborasi langsung ke petugas yang menulis resep, jika dalam resep tersebut ada obat yang kosong/tidak tersedia. 5. Petugas menyiapkan obat sesuai resep. 6. Petugas memanggil pasien. 7. Petugas mengecek identitas pasien sebelum menyerahkan obat. 8. Petugas menjelaskan aturan minum dan obat apa saja yang diberikan kepada pasien dengan penyampaian yang jelas dan mudah di mengerti oleh pasien. 9. Petugas lebih teliti dalam pendokumentasian ( pencatatan dalam buku register dan laporan ).
B. Diagram Alur Pelayanan Petugas menerima resep obat Tidak terisi lengkap Cross cek resep obat
Petugas apotek mengkonfirmasi kepada petugas yang menulis resep
Terisi lengkap
Petugas mencocokkan identitas asien Tidak sesuai Cross cek identitas pasien Sesuai
Petugas meminta pasien yang tertulis di resep yang melakukan pemeriksaan
VII.
Langkah 7 : Evaluasi dari solusi yang kita desain untuk pemecahan masalah Tabel 1. FMEA Pelayanan Apotek
No.
Proses/Langkah
1.
Adanya cross cek penulisan resep oleh petugas
2.
Adanyan cross cek ulang resep obat sebelum menyerahkan obat kepada pasien Adanya mekanisme pencocokan identitas pasien dengan kartu tanda berobat sebelum dilakukan penyerahan obat kepada pasien Penyampaian aturan minum obat harus lebih jelas dan mudah dimengerti oleh pasien sehingga pasien mengerti
3.
4.
Apa yang mungkin gagal Proses cross cek penulisan resep tidak rutin dilakukan oleh petugas Proses cross cek resep obat tidak rutin dilakukan oleh petugas Proses pencocokan identitas pasien tidak rutin dilakukan oleh petugas
Penyebab kegagalan Petugas kurang teliti
Efek kegagalan terhadap pasien Pasien salah menerima obat
Petugas kurang teliti dan terburu-buru dalam menyiapkan obat Petugas tidak melakukan cross cek identitas
Proses penyampaian kurang dimengerti oleh pasien
Pasien merasa tidak perlu penjelasan lebih lanjut tentang obat yang diberikan
SV
OCC
DT
RPN
Keterangan
4
3
4
48
Terjadi penurunan nilai RPN
Pasien tidak mendapatkan obat yang sesuai dalam resep Salah identitas dan salah menerima obat
4
4
4
64
Terjadi penurunan nilai RPN
5
2
3
30
Terjadi penurunan nilai RPN
Kurangnya pengetahuan dan aturan minum obat yang tidak sesuai
