ANALISIS DE SISTEMAS PASO 3 GESTIONAR REQUERIMIENTOS
Presentado Por: ANDRÉS AUGUSTO GARCÍA ECHEVERRY CÓDIGO: 14.698.077 NATHALY ELIZABETH PAZ JAMONDINO CÓDIGO: 1085330182 CARMEN YULIANA FIGUEROA CÓDIGO: 1087007755
Presentado a: ING. PAOLA ANDREA MARMOLEJO
Grupo: 301308A_31
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA - UNAD ABRIL 2017
INTRODUCCIÓN
Existe un gran número de técnicas para obtener requerimientos, pero ninguna de estas técnicas es suficiente por sí sola, razón por la que es recomendable combinarlas para obtener requerimientos completos e iniciar el proceso de implementación de una nuevo sistema empresarial que tenga definidos y documentados sus procesos internos a partir del levantamiento y análisis de requerimientos facilitando la obtención de los mejores resultados de acuerdo a los objetivos de la misma. En el siguiente trabajo correspondiente a la unidad 2, analizaremos con las herramientas respectivas el caso del Lava Seco, mediante entrevistas a todos los usuarios que ejecutan cada proceso, donde la mejor manera de realizar este trabajo es tener preguntas estructuradas que sirvan de guía para sacar el máximo de información posible. Al obtener datos reales, se podrán procesar y permitirnos realizar un avance en crear un sistema (Software) que facilite la administración de los cliente, control del recibo y entrega de prendas, control de entrada y salida de sus empleados y control de ingresos y egresos del proceso de lavandería que se lleva a cabo en el lavaseco, evitando así errores por el manejo y registro inadecuado de la información y logrando hacer de Dirty-Clean una empresa rentable.
OBJETIVO GENERAL
Recolectar información que ayude a identificar los problemas existentes en Dirty-Clean y que posteriormente nos permita cumplir con nuestros propósitos de brindar un solución a los problemas de Doña Ramona en la administración de los clientes, control del recibo y entrega de prendas, control de entrada y salida de sus empleados y control de ingresos y egresos del proceso de lavandería, y hacer de esta una empresa organizada, innovadora, de confianza, calidad y con profesionalismo.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Aplicar los conocimientos adquiridos en la unidad 2 sobre las diversas técnicas
para el levantamiento de información.
Implementar una técnica adecuada de recolección de la información para
consolidar información veraz y útil en el diseño del sistema que requiere el Lavaseco Dirty-Clean.
Analizar la información obtenida y posteriormente definir las falencias y
requerimientos.
Consolidar información veraz y útil para el diseño del sistema que requiere el
Lavaseco Dirty-Clean.
DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD INSTRUMENTO
Fecha de entrevista ____/____/_____ Nombre y apellido
_________________________________________________________
Cargo
____________________
E-mail:
_____________________
OBJETIVOS:
Llevar a cabo la recolección de datos, para tener éxito en nuestros resultados.
Orientar el instrumento de recolección de datos a crear las condiciones necesarias para el software
Sintetizar en sí toda la labor previa de investigación.
1.
¿Cómo califica usted la lavandería Darty-clean actualmente?
a.
Excelente
b.
Bueno
c.
Regular
d.
Mala
2.
Le parece que la calidad del servicio ofrecida por Darty – clean es:
a.
Excelente
b.
Bueno
c.
Regular
d.
Mala
3.
Los registros que se obtienen sobre los clientes son:
a.
Excelentes
b.
Bueno s
c.
Regulares
d.
Malos
4.
Los registros que se obtienen sobre los ingresos de las prendas son:
a.
Excelentes
b.
Bueno s
c.
Regulares
d.
Malos
5.
Los tiempos enmarcados para cada actividad/tarea desde su ingreso a la empresa son:
a.
Excelentes
b.
Buenos
c.
Regulares
d.
Malos
6.
¿Se tiene enmarcado los tiempos para cada proceso?
a.
Si
b.
No
7.
¿Con qué frecuencia se supervisa al personal de la lavandería?
a.
1 Vez por semana
b.
1 vez cada 2 semanas
c.
1 vez al mes
d.
Menos de una vez cada mes
8.
La interacción entre gerente operarios y clientes son:
a.
Excelentes
b.
Buenos
c.
Regulares
d.
Malos
9.
¿Cree que la comunicación interna en Darty – clean favorece que el empleado conozca los
valores de la compañía? a.
No lo creo
b.
A medias
c.
Sí, mucho
d.
No estoy seguro/a
10.
¿Conoce que es un Sistema de Información?
11.
¿Quiénes proveen los datos para generar la fuente de datos?
12.
¿Quién utiliza la información resultante?
13.
¿Qué documentos indican la finalización del proceso y que elementos utilizan para
archivar la información? 14.
¿Cuál es la problemática que buscan solucionar a través del sistema de información?
15.
¿En general, cambiaría al servicio de lavandería al solucionar los problemas presentes?
16.
¿Cuáles son los objetivos de mejora del proceso?
17.
¿Se está cumpliendo el objetivo de la prestación del servicio?
18.
¿El lavaseco cuenta con los recursos necesarios para operar?
19.
¿Los procesos relacionados con el lavado de las prendas desde su recepción hasta
entrega final al cliente son adecuados? 20.
¿El lavaseco Dirty- Clean está ganando o perdiendo? ¿Por qué?
21.
¿Cuál es el nivel tecnológico del lavaseco? ¿Es suficiente o insuficiente para el desarrollo
de las actividades? 22.
¿Cómo es la estructura organizacional del lavaseco? ¿Cuáles son sus aspectos positivos y
negativos? 23.
¿Cómo se miden los resultados de la empresa?
24.
¿Cómo ve los niveles de rentabilidad del lavaseco?
25.
¿Cuáles son los principales factores que inhiben el éxito de la empresa?
26.
¿Qué aspectos considera que está fallando el lavaseco Dirty-clean?
27.
¿Está dispuesta a invertir tiempo y dinero en la consecución de un sistema que solucione
los inconvenientes?
MUESTREO - APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO
Fecha de entrevista
20/03/2017
Nombre y apellido
Ramona Pérez
Cargo
Propietaria
E-mail
OBJETIVOS:
Llevar a cabo la recolección de datos, para tener éxito en nuestros resultados.
Orientar el instrumento de recolección de datos a crear las condiciones necesarias para el software
Sintetizar en sí toda la labor previa de investigación.
1. ¿Cómo califica usted la lavandería Darty-clean actualmente? a. Excelente b. Bueno c. Regular d. Mala
2. Le parece que la calidad del servicio ofrecida por Darty – clean es: a. Excelente b. Bueno c. Regular d. Mala
3. Los registros que se obtienen sobre los clientes son: a. Excelentes b. Bueno s
c. Regulares d. Malos
4. Los registros que se obtienen sobre los ingresos de las prendas son: a. Excelentes b. Bueno s c. Regulares d. Malos
5. Los tiempos enmarcados para cada actividad/tarea desde su ingreso a la empresa son: a. Excelentes b. Buenos c. Regulares d. Malos
6. ¿Se tiene enmarcado los tiempos para cada proceso? a. Si b. No
7. ¿Con qué frecuencia se supervisa al personal de la lavandería? a. 1 Vez por semana b. 1 vez cada 2 semanas c. 1 vez al mes d. Menos de una vez cada mes
8. La interacción entre gerente operarios y clientes son: a. Excelentes b. Buenos
c. Regulares d. Malos
9. ¿Cree que la comunicación interna en Darty – clean favorece que el empleado conozca los valores de la compañía? a. No lo creo b. A medias c. Sí, mucho d. No estoy seguro/a
10. Sabe que es un Sistema de Información? No muy bien, pero espero de su ayuda para solucionar estos quiebres que se están presentando en mi lavandería y corregir los errores que estoy cometiendo.
11. ¿Quiénes proveen los datos para generar la fuente de datos? Los clientes que confían sus prendas para nosotros encargarnos de tenerlos listos para su entrega.
12. ¿Quién utiliza la información resultante? Los operadores/Nosotros, con las solicitudes propuesta por el cliente
13. ¿Qué documentos indican la finalización del proceso y que elementos utilizan para archivar la información? El cuaderno en el cual se anotan las solicitudes de los clientes y los pagos realizados. Todos es manual hasta archivarlo.
14. ¿Cuál es la problemática que buscan solucionar a través del sistema de información? Llevar un control sobre la información financiera del lavaseco, me hace mucha falta resolver ese problema ya que con el tiempo que llevo manejando este negocio no he tenido muchas
ganancias, no tengo información sobre los clientes, controlar el recibo y entrega de prendas, la entrada y salida de los empleados.
15. ¿En general, cambiaría al servicio de lavandería al solucionar los problemas presentes? Si, con su ayuda espero lograr un mayor control sobre lo que está pasando en mi lavandería.
16. ¿Cuáles son los objetivos de mejora del proceso? Tener a mu disposición un sistema eficaz que ofrezca múltiples posibilidades, permitiendo acceder a los datos relevantes de manera frecuente y oportuna.
17. ¿Se está cumpliendo el objetivo de la prestación del servicio? Se cumple con el objetivo aunque este no se obtiene los ingresos esperados porque los recibos de agua y luz llegan por valores bastantes altos que no se alcanzan a cubrir con los ingresos de la lavandería, fuera de los salarios que se deben pagar.
18. ¿El lavaseco cuenta con los recursos necesarios para operar? El lavaseco si cuenta con los recursos de máquinas de lavado y secado para operar, sin embargo el número de empleados que existe hace que los procedimientos se tarden.
19. ¿Los procesos relacionados con el lavado de las prendas desde su recepción hasta entrega final al cliente son adecuados? Los procedimientos anteriormente descritos necesitan redefinirse porque la información de clientes, prendas, costo de lavandería, salida de prendas e ingresos de pagos por el servicio se registran en un cuaderno, razón por la que como se ha observado se ha incurrido en errores, al mirar los recibos de luz que unidos al salario de los empleados representan un presupuesto mayor
al obtenido por la lavandería, es decir, el gasto es mayor que el ingreso proveniente de la prestación del servicio.
20. ¿El lavaseco Dirty- Clean está ganando o perdiendo? ¿Por qué? El lavaseco está perdiendo porque debido a que realiza un registro manual y no sistemático, se presentan errores que posteriormente hacen que no haya utilidades y más sea el gasto que el ingreso.
21. ¿Cuál es el nivel tecnológico del lavaseco? ¿Es suficiente o insuficiente para el desarrollo de las actividades? El nivel tecnológico a nivel de máquinas de lavado y secado de prendas es excelente ya que contamos con las maquinas más avanzadas en el proceso de lavado y son suficientes para el desarrollo de las actividades. Sin embargo, el nivel de innovación en sistemas o software para ingresar información de clientes, control de ingreso y salida de los empleados, registro de prendas y salida de las mismas, así como la facturación y cobro del proceso de lavado al que se someten es inadecuado porque no existe dicho sistema que facilite tales acciones, razón por la que en esta área es insuficiente para el desarrollo de las actividades.
22. ¿Cómo es la estructura organizacional del lavaseco? ¿Cuáles son sus aspectos positivos y negativos? La estructura organizacional del lavaseco está representada por la propietaria y 2 empleados. Algunos aspectos positivos es que no existe tanto personal y solo entre los existentes se distribuyen el trabajo por lo que no se incurre en muchos gastos en salarios y los aspectos negativos no hay confiabilidad y control en los registros que se obtienen en el cuaderno de notas, lo que ocasiona errores y no rentabilidad.
23. ¿Cómo se miden los resultados de la empresa? No hay parámetros que indiquen o permitan medir resultados solo los reportes diarios registrado en un cuaderno.
24. ¿Cómo ve los niveles de rentabilidad del lavaseco? No se pueden mirar no existe un sistema que genere dichos reportes.
25. ¿Cuáles son los principales factores que inhiben el éxito de la empresa? El principal factor que considero inhibe el éxito en la empresa es la carencia de un que permita controlar todos los aspectos relacionados con el proceso de lavandería, empleado y clientes.
26. ¿Qué aspectos considera que está fallando el lavaseco Dirty-clean? No se cuenta con un software que permita administrar información de los clientes, controlar el recibo y entrega de prendas, controlar la entrada y salida de los empleados y controlar ingresos y egresos del lavaseco.
27. ¿Está dispuesta a invertir tiempo y dinero en la consecución de un sistema que solucione los inconvenientes? Si claro.
¡Gracias por brindarnos su tiempo en pro de hacer de Dirty- Clean un lavaseco mejor!
1. Resolver nuevamente el taller de manera colaborativa con el listado de las falencias (citar al menos 10).
Falta de un sistema para registrar la información de los clientes.
Recepción de prendas
Registro de prendas
Marcación y clasificación
No se estipulan horarios específicos para cada proceso. Seguimiento del proceso No hay eficiencia en el proceso de lavados hay probabilidades en obtener errores debido a la ausencia de una sistematización de la información ya que los registro de hacen de manera manual.
Los ingresos y egresos del proceso de lavandería son erróneos por el mal manejo de la información.
Falta de obtención de reportes sistematizados (balances, estados financieros, etc.) de ingresos y egresos del proceso de lavandería en Dirty-Clean.
El lavaseco Dirty-Clean no es rentable debido a los malos manejos.
2. Del trabajo individual consensuar de acuerdo a las conclusiones obtenidas de la
aplicación de la técnica de levantamiento de información, ¿cuáles son los problemas concretos encontrados o situaciones que deben ser solucionadas para resolver el gran problema propuesto? – Sinergia.
Recepción de prendas
Inconformidad por falta de un sistema para registrar la información de los clientes.
Registro de prendas
Marcación y clasificación No se estipulan horarios específicos para cada proceso. Los ingresos y egresos del proceso de lavandería son erróneos por el mal manejo de la información. (No tener un orden, ni una estructuración sobre el funcionamiento de la empresa en aspectos fundamentales como el administrativo y financiero, pueden poner en serios a cualquier empresa, así ésta tenga buenos niveles de venta. El no administrar bien los recursos genera caos y debilidades frente a la competencia.)
3. Citar 10 requerimientos, donde 7 requerimientos deben ser funcionales y 3 que sean requerimientos no funcionales. FUNCIONAL
El sistema registrara clientes, usando formularios de registro para recibir notificaciones y administrar los perfiles de clientes directamente a una base de datos.
El sistema registrara las prendas que se someterán a proceso de lavandería.
El sistema clasificara automáticamente la prenda y generara un código de marcación para saber el lavado a la que se debe someter.
El sistema permitirá consultar el estado del proceso de lavado de la prenda.
El Sistema permitirá consultar el registro de entrega de la prenda.
El Sistema estará interconectado y controlara de forma total todas las funciones de todas las áreas de lavado.
El sistema generara reportes (estados financieros) de los procesos de lavandería diariamente, semanal, mensual y anual respecto a la rentabilidad de la lavandería.
NO FUNCIONAL
El sistema a la hora de ejecutarse alguno de sus requerimientos funcionales no debe alargarse en el tiempo, las respuestas a los eventos deben ser rápidos.
El acceso al sistema debe estar restringido de acuerdo al rol que desempeñe el usuario. Cada uno debe tener un usuario y clave de acceso que le permite ingresar a su sesión y realizar únicamente las tareas permitidas.
El sistema de información debe permitir el mantenimiento de las bases de datos y de los procesos de forma sencilla sin que altere el desempeño general de la aplicación, estando así sujeta a cambios de acuerdo a las necesidades de los actores del proceso y modificación de las normas internas y externas.
4. Del trabajo individual consensuar de acuerdo a las conclusiones obtenidas de la aplicación de la técnica de levantamiento de información, ¿cómo se va a solucionar los problemas pequeños concretos encontrados o situaciones que deben ser satisfechas para resolver el gran problema propuesto?
Al identificar los resultados económicos, valorar no solo las sumas totales sino también los resultados en las áreas individuales.
Proporcionar una estructura financiera para la planeación de actividades y operaciones futuras en el lavaseco Dirty-Clean.
Administrar sistemas de procesamiento de transacciones que produzcan información para el control de operaciones y actividades planeadas.
Diseñar un sistema de transacciones que permita un adecuado control de clientes, prendas, clasificación de prendas, ejecución de procesos de lavandería, control de entrega de las mismas y generación de reportes financieros del proceso de lavado. La interfaz de dicho sistema le debe mostrar al usuario una distribución de los paneles de forma sencilla e intuitiva, su contenido debe ser adaptable, tanto las operaciones como la información contenida en la interfaz del sistema de transacción debe ser comprensible por los usuarios, legible, previsible y debe evitar y corregir errores de ingreso de datos. Adicional a esto en el desarrollo del sistema se debe tener en cuenta la escalabilidad de la aplicación puesto que está sujeta a cambios de acuerdo a las necesidades de los actores del proceso y modificación de las normas internas y externas, el sistema de transacción debe permitir el mantenimiento de las bases de datos y de los procesos de forma sencilla sin que altere el desempeño general de la aplicación, la respuesta de la aplicación a la hora de ejecutarse alguno de sus requerimientos funcionales no debe alargarse en el tiempo, las respuestas a los eventos deben ser rápidos y por seguridad y adecuado funcionamiento el acceso a este debe estar restringido de acuerdo al rol que desempeñe el usuario.
CONCLUSIONES
El desarrollo de esta actividad ha permitido lograr grandes expectativas al implementar nuevas tecnologías que brindan la posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la capacidad de organización de la empresa, y tornar de esta manera los procesos a una verdadera competitividad.
Con el resultado de los anteriores instrumentos de recolección de información, es posible determinar de manera exacta, las necesidades existentes en el lavaseco DirtyClean ,el enfoque que se le puede dar al desarrollo del sistema, el alcance del mismo, y sobre todo las características que el sistema en si debe tener.
La formulación del cuestionario permitió conocer las falencias sobre el proceso actual del Lavaseco e identificar los requerimientos necesarios para posteriormente diseñar un sistema que haga del lavaseco un negocio rentable.
Se logra obtener resultados para sus respectivos análisis y determinar de manera exacta, las necesidades existentes en la empresa
La práctica en el instrumento de toma de información, ha sido de gran utilidad para plasmar y poder tener un panorama más claro sobre la propuesta a presentar para la solución del problema.
BIBLIOGRAFÍA
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