NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN, EL ESPIRITU EMPRENDEDOR Y LA REINGENIERIA
La organización es el segundo paso del proceso administrativo, aquí es donde se coordinan e integran las actividades, que ya fueron planteadas en la planeación. La organización se utiliza en dos sentidos. Puede referirse
a una empresa o grupo funcional, ya sea un hospital, equipo de fut-bol, un negocio o un
establecimiento municipal. Por otra parte también se le conoce a la organización como el proceso de organizar y asignar tareas de acuerdo a necesidades de la empresa, para cumplir las metas de una organización.
Hay dos formas tipos de organización, organización formal y organización informal. La organización formal es la forma en que el método de organización fue planteado desde el principio, pero no necesariamente es inflexible o excesivamente limitante. La organización formal debe de ser flexible, para así el asignado a la tarea pueda sacar lo mejor de sí individualmente aunque siempre dirigido hacia un el grupo u organización en la que se trabaja. Como todo paso debe de llevar un orden. Aunque parezca que no es buena opción, la organización informal es vital para las empresas, pues actividades que no estaban contempladas y salen espontáneamente, se pueden trabajar en ellas para que estas no afecten el proceso. La forma de trabajar y de convivir entre personas o en este caso empleados también puede ser un tipo de organización informal, pues no tienen las mismas capacidades, pero se dedican a lo mismo y van hacia un mismo fin, es bueno tener una organización global en la empresa, tanto en los procesos como en la convivencia de los empleados. La organización informal solo se da y dura mientras la organización formal está en curso. Como todo proceso al igual que la planeación, la organización tienen sus interrogantes para la elaboración y buena funcionamiento del método de la organización, para prevenir posibles problemas. Cuestiones como: ¿Quién lo hará?, ¿Qué tareas se realizaran para llevar acabo el plan?, ¿Dónde se hará? Lugar o área de trabajo para su realización, ¿Cuando se hará?, ¿Por qué se hace? Y ¿Cómo se realizará?
Llegan ah ser cuestiones y estructura del trabajo fundamental de la organización. Un proceso de organización puede presentar expansiones, o fusiones; para una eficiencia en la ejecución de actividades simplificando trabajo, eliminando la duplicidad de tareas y, así incrementar la productividad. Se deben contemplar dos factores en el proceso de edificación de una organización de alto desempeño: Externos: tecnologías, mercados, competencia, clientes, proveedores, el contexto económico, financiero y fiscal. Internos: recursos financieros, tecnológicos, materiales y humanos, cultura organizacional, el producto y
estrategias de la
empresa. La organización facilita la infraestructura para la realización de sus propósitos, tomando en cuenta sus características: deben estar orientados a lograr la misión y la visión, simplificando el trabajo, optimizando recursos y tiempos, produciendo importantes dividendos con altos índices de productividad y calidad, originando un área organizacional impulsando la competitividad y estabilidad en el mercado. Se realiza a través de diferentes etapas: 1. División del trabajo: demarcación de actividades realizando funciones con mayor precisión, eficiencia
y mínimo esfuerzo,
a través
de la
especialización
y
perfeccionamiento de las tareas. a. Departamentalización: es la división de las funciones en unidades específicas basadas en su similitud, se lleva a cabo mediante una división orgánica permitiendo un desempeño eficiente. b. Tipos de departamentalización: Funcional, por productos, geográfica o por territorios, clientes, por procesos o equipo, y secuencia. 2. Jerarquización: la determinación de las actividades por orden de rango, que se estructuran por medio de centros de autoridad y comunicación, tomando en cuenta a los niveles jerárquicos. a. Tipos de organización: Lineal o militar, funcional o lineo-funcional, staff. 3. Coordinación: Es la sincronización de esfuerzos y recursos para funcionar eficientemente, debe existir interrelación de la división del trabajo y coordinación
unificando y optimizando esfuerzos y recursos. Formas. Informal, formal, jerárquica, estandarización, cultura corporativa.
4. Centralización y Descentralización: a. La centralización: Se refiere al grado de control sobre la toma de decisiones, responsabilidad y autoridad, infiere mantener autoridad en puestos directivos. Entre sus ventajas están, facilidad de control, facilidad de coordinación, sistemas más simples de control y rapidez en la toma de decisiones estratégicas; y limitaciones tales como, sobrecarga de trabajo en directivos, dificultad en la comunicación en niveles bajos de jerarquía. b. La descentralización: Se utiliza cuando por el tamaño de la empresa
sea
necesario delegar funciones, teniendo como ventajas una mejor capacidad de respuesta, fomenta iniciativa y motivación, desarrolla habilidades del personal; las desventajas son que presenta una lentitud en la toma de decisiones, requiere sistemas de control efectivos para una clara definición de responsabilidades estratégicas y operativas. Los criterios importantes para determinar el grado de centralización son: tecnología, tamaño de la empresa, sistemas de control. Técnicas de Organización Son las herramientas necesarias para realizar una organización racional, son indispensables en el proceso de organización.
Técnicas principales: o Organigramas o cartas gráficas de organización: Representaciones gráficas de la estructura de una organización, que muestran interrelaciones, funciones, niveles jerárquicos, obligaciones y autoridad. Son: vertical, horizontal, circular. o Manuales: Información de la organización detallada, ordenada y sistemática. Pueden ser de: organización, políticas, departamentales, procedimiento, contenido
múltiple, etc. Representa las funciones de la empresa, delimitando actividades, responsabilidades y funciones, fuente de información y capacitación.
Tipos de manuales: Manuales de organización, manuales departamentales, manuales interdepartamentales, manuales de procedimientos.
o Diagramas de procedimiento o de flujo (flujo-gramas): Representaciones gráficas de la sucesión de pasos de un procedimiento mediante símbolos (ASME). Estos diagramas permiten simplificar el trabajo, readaptar la secuencia operacional, eliminar demoras, actividades, formatos.
Tipos de diagramas: De flujo de operaciones, esquemáticos de flujo, de ubicación de equipo, de flujo de formas.
Lineamientos para su elaboración: Se describen en el formato descripción del procedimiento para diseñar el diagrama de flujo que debe contener nombre de la empresa, procedimiento, elaboró, revisó y fecha; número de actividad, descripción del procedimiento de redacción clara desglosando funciones, los textos deben ser cortos, no deben graficarse varios procedimientos en un solo flujo-grama.
o Análisis de puestos: Define las características, conocimientos y aptitudes del personal; con el propósito de mejorar los sistemas de trabajo, delimitar funciones y responsabilidades, fundamentar programas de capacitación, selección de personal.
Se integra por: Identificación del puesto, Descripción genérica, Descripción específica, Especificación del puesto
ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL Organización Formal Las organizaciones formales, consisten en grupos de personas que pueden ser muy numerosos especialmente conformados para obtener resultados utilitarios específicos. Como todo grupo, tienen una estructura es decir, cada integrante ocupa una posición (o status) que conlleva derechos y obligaciones, y un rol que implica el ejercicio de esos derechos y obligaciones. Pero
en el caso de las organizaciones formales, esta estructura está formalizada, existe con independencia de quien la ocupe. Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel. Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc. Mecanismo o estructura que permite a las personas laborar conjuntamente en una forma eficiente. Cada miembro puede contribuir en forma más eficiente con su trabajo, para la conservación del objetivo primordial. Esta organización facilita la determinación de objetivos y políticas, es una forma de organización fija y predecible, lo que permite a la empresa anticipar sus futuros logros. Características de la Organización Formal: 1. Especialización: forma según la cual se divide el trabajo en tareas más simples y cómo
estas son agrupadas en unidades organizativas. 2. Coordinación y áreas de mando: hay determinados grupos bajo el mando de un
supervisor. 3. Formalización: grado de estandarización de las actividades y la existencia de normas,
procedimientos escritos y la burocratización. 4. Trabajo racional: en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con
algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. 5. Consta de escalas jerárquicas o niveles funcionales establecidos en el organigrama. 6. Tiene estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la
comunicación y el control. El uso de tales mecanismos hace posible definir de manera explícita dónde y cómo se separan personas y actividades y cómo se reúnen de nuevo.
Organización Informal Es la resultante de las reacciones individuales y colectivas de los individuos ante la organización formal. Este tipo de organización se puede observar en cinco niveles diferentes: a. Organización Informal Total, considerada como un sistema de grupos relacionados entre sí. b. Constituida en grupos mayores de opinión o de presión sobre algún aspecto particular de la política de la empresa. c. Grupos informales fundados en la similitud de labores y relacionados más o menos íntimamente. d. Grupos pequeños de tres y cuatro personas relacionados íntimamente. e. Individuos aislados que raramente participan en actividades sociales. La estructura organizacional y la organización informal Hemos definido a la organización como un sistema social y señalado que la organización formal no existe salvo en los papeles. Es algo así como un conjunto de prescripciones normativas de cómo deben ser las cosas. Esto hay que tomarlo en cuenta al definir la estructura organizacional, considerando entonces a la organización informal, con sus grupos, líderes, conflictos, etc. Obviamente, el problema no es sencillo. Surge, por ende, el interrogante: ¿cómo compatibilizar la estructura organizacional (que es básicamente formal) con la organización informal?. Debe haber un constante ajuste entre ambas. Es este un proceso permanente, en el que el buen criterio de los directivos juega un papel fundamental. En efecto, allí donde sea posible, es conveniente adecuar la estructura formal en función de la formal o, al menos, rediseñarla de tal modo que no resulte conflictiva con ésta.
Características que posee la organización informal: a. Relación de cohesión o de antagonismo: los individuos crean relaciones personales de simpatía o de antagonismo. b. Status: c/u de los individuos adquiere una cierta posición social o status, en función de su papel en cada grupo. c. Colaboración espontánea: la organización informal existe en toda empresa y es un prerrequisito necesario para la colaboración efectiva del personal y debe ser aplicado a favor de la empresa. d. Posibilidad de oposición a la organización formal: resultante de la poca habilidad de la dirección para propiciar un clima de buenas relaciones con el personal. e. Patrones de relaciones y actitudes: en las organizaciones informales se desarrollan patrones que marcan las conductas de los miembros. f. Cambios de nivel y alteraciones de los grupos informales: los grupos informales tienden a modificarse con las alteraciones en los grupos formales por ejemplo en el ascenso de nivel de una persona en donde debe relacionarse con otras personas. g. Trasciende a la organización formal: la organización informal escapa a las limitaciones que tiene impuesta la organización formal como ser horarios de trabajo, el área física, etc.
AMBIENTE ORGANIZACIONAL PARA EL ESPIRITU EMPRENDEDOR Y EL ESPIRITU INTRAEMPRENDEDOR
Para utilizar el espíritu emprendedor en un ambiente organizacional hay que llevar acabo arreglo organizacionales en algunas ocasiones, ya que Se cree que el espíritu empresarial aplica en la parte administrativa de pequeña empresa teniendo en cuenta quela esencia del espíritu empresarial es la innovación, es decir el cambio orientado a metas para utilizar el potencial de la empresa. Existe una diferencia entre el intraemprendedor y el emprendedor específicamente es
que el intraemprendedor es una persona que se enfoca a la innovación y transforma un sueño una idea en un proyecto rentable al operar dentro el ámbito organizacional, en cambio los emprendedores son aquellos que tienen la habilidad de ver oportunidad, obtener capital, mano de obra y otros insumos para luego unirlo en una operación exitosa y lo lleva a cabo fuera del ámbito organizacional. Para crear un ambiente para el logro de metas los administradores deben promover oportunidades para que los emprendedores utilicen su potencial de innovadores. Los emprendedores asumen riesgos personales al iniciar el cambio y esperar ser recompensado por ello ya que asumir riesgo razonable en ocasiones puede resultar en fracaso, por esto los emprendedores necesitan cierto grado de libertad para seguir sus ideas. Las personas innovadora a menudo tiene ideas contrarias a la "sabidurías popular" y es común que no sean apreciado por sus colega y que sus contribuciones no sean aceptadas por lo tanto no es de sorprender que una persona emprendedora tenga su propia empresa por ejemplo Steve Wozniak no pudo llevar a cabo su sueño de realizar una pequeña computadora, por la cual dejo de laborar para Hewlett Packard y creó su propia compañía que es Apple computer junto a otro empresario, Steve Jobs. Actualmente esta materia se ha venido implementado en las universidades ya que es un campo de aprendizaje que se ofrece en las diferente instalaciones y dentro de las facultades administrativa, proporcionando un medio por el cual los estudiante pueden establecer un contacto con la comunidad empresarial local. Pidiendo poner en práctica su mente emprendedora en varias competencia dentro del plan de empresa universitario, donde someten los planes en una evaluación integrada por empresarios e inversionistas famosos. Actualmente las empresas emprendedoras a menudo presentan más oportunidades de progreso ya que se encuentran más abierta a situaciones ambiguas ya que al oír de innovaciones y del espíritu emprendedor, pensamos de inmediato en las historias de éxitos como lo fue Steve Jobs de Apple computer, teniendo en cuenta que los emprendedores tienen ideas creativas, usan sus habilidades y recursos administrativo para satisfacer necesidades identificable en el mercado, ya que es aplicable en cualquier compañía mas que todo que sea chica y no grande que está en constante cambio.
REINGENIERIA DE LA ORGANIZACIÓN El fundamento de la reingeniería, está en clarificar la visión de los negocios en todos los puntos de la cadena cliente-proveedor, así como establecer ventajas y nichos donde la empresa sea más competitiva. Las fases de la reingeniería son tres: 1. Descubrir la visión: Definirla en términos de la modificación de procesos, con la nueva tecnología de la informática: intranets, internet, extranet, y con los impactos que esto tendrá en el futuro en un mundo globalizado y el libre comercio. 2. Rediseño. Establecer los nuevos procesos mediante la nueva tecnología y reestructurar la empresa. Se apoya en el maping, “diagramación” de procesos y relaciones de la empresa con los clientes y usuarios, en términos y símbolos sencillos. a. Dos principios rigen el rediseño: i. La simplificación de los procesos de venta o de negocio a su mínima expresión, para con ello diseñar los nuevos procesos productivos y de negocio. ii. La difusión masiva por medio de hojas, portales y ligas que den información al usuario en tiempo record y agilice así la satisfacción de sus necesidades. 3. Puesta en marcha: Por medio de un programa de corto plazo, establecer en la empresa las operaciones, con estándares e indicadores rigurosos de productividad y calidad. Rediseñar los procesos implica la clarificación de la misión, razón de ser de la empresa y de cada proceso y operación que justifique, económicamente, el valor agregado de cada actividad y tarea. Es muy importante iniciar la reingeniería en los procesos clave y conocer la rentabilidad de cada fase del proceso, con el fin de ubicar la mayor ventaja competitiva para la empresa.
Resumen Los tipos de cambio organizacional, son aquellos que se refieren a cualquier transformación en el diseño o funcionamiento de una organización. En una empresa generalmente los gerentes efectivos son los que entienden cuando es necesario un cambio en la organización y son los que son capaces de poder guiar a la empresa
Palabras Clave Cambio organizacional, brecha en el desempeño, cambio anticipatorio, cambio radical, desarrollo de la organización, empresa, metas, rol. Los cambios masivos en la forma en que operan las organizaciones ocurren de manera ocasional, pero con más frecuencia el cambio que ocurre en pasos pequeños. Las organizaciones exitosas son igual de expertas en hacer cambios tanto radicales como progresivos. Organización es la estructura intencional formalizada de roles o posiciones. Por lo tanto organizar se define como: Identificación y clasificación de las actividades requeridas, agrupamiento de las actividades necesarias para alcanzar objetivos, asignación de cada grupo a un gerente con la autoridad (delegación) necesaria para supervisarlo
Conclusiones 1. La etapa de organización es la segunda del proceso de administración y es donde debemos determinar cuál es el trabajo que hará cada uno de los miembros de la organización para alcanzar lo planeado. 2. Al determinar qué trabajo se hará, esto deberá ser de manera consciente ya que debemos establecer, el cómo, con qué y dónde se realizará la actividad, además de cuánto es el trabajo a realizar por jornada. 3. Una parte fundamental después de lo anterior es la coordinación el trabajo, donde cada persona deberá conocer la importancia de su trabajo para que la empresa pueda cumplir con las metas y objetivos establecidos y por último, el seguimiento y reorganización, ya que organizar es un proceso continuo. 4. La etapa de departamentalización no es que se haya olvidado, si no que esta parte del proceso se da en las grandes empresas, donde en necesario dividir por áreas para un mejor control de la organización. 5. La evo l uci ón de l as organi z aci ones y el afán po r m ant ene rse operativas dentro de un mercado cada vez más competitivo, ha impulsado el surgimiento de un nuevo tipo de profesional llamado “Emprendedor” ya que administración profesional no se basa en la propiedad, si no en las habilidades que se obtienen por el conocimiento y la exploración. 6. Para lograr el alcance de eficiencia de personal se requiere de iniciativa y objetividad.
Introducción La organización consiste en: o La identificación y clasificación de las actividades requeridas o La agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos o La asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la autoridad necesaria para supervisarlo. o La estipulación de coordinación horizontal y vertical en la estructura organizacional. “Organización es un término” de usos muy variados. Sin embargo la mayoría de los administradores en ejercicio del término organización, implica una estructura de funciones o puestos intencionales y formalizados. Para que una función organizacional pueda existir debe contar de: o Objetivos verificables o Una idea clara de los principales deberes o actividades implicadas. o Un área discrecional o de autoridad para que la persona ejerza una función determinada sepa que puede hacer cumplir las metas. Una estructura organizacional debe diseñarse para determinar quien realizara las tareas designadas dentro de una planeación anticipada, quien será el responsable de la toma de decisiones con respecto a la asignación de actividades.
UNIVERSIDAD PANAMERICANA Facultad de Ciencia Económicas Área Común (Tercer Trimestre)
Naturaleza de la organización, el espíritu emprendedor y la reingeniería
Grupo No. 1 (Administración II)
Guatemala, Agosto 2012
Naturaleza de la organización, el espíritu emprendedor y la reingeniería
Oscar Magdiel Carrera Bautista (Estudiante) Edwin Alexander Berduo (Estudiante) Elvia Mirea Monzón Franco (Estudiante) Yoselin Mariella Xicará Paz (Estudiante) Licenciado Byrón Girón (Catedrático)
Guatemala, Agosto 2012
