Electronic Filing System

Dokumen Pengembangan Produk

LAB. SISTEM KENDALI & KOMPUTER, TI ± POLTEKPOS

Lembar Sampul Dokumen

Judul Dokumen

TUGAS AKHIR D3 ± AMD 2011: ELECTRONIC FILING SYSTEM (EFS) PT ASTRA GRAPHIA

Jenis Dokumen

PRO: PROPOSAL TUGAS AKHIR

Catatan: Dokumen ini dikendalik diken dalikan an penyebarannya penyebara nnya oleh TI ± POLTEKPOS Nomor Dokumen

Pro01

Nomor Revisi

Nama File

Dokumen_B100_ EFSAG_versi01_Revisi

Tanggal Penerbitan

11 Februari 2011

Unit Penerbit

Jumlah Halaman

Nomor Dokumen: PRO01

(termasuk lembar sampul ini)

Nomor Revisi: 00

Tanggal: 2011

27

February

Halaman 1 dari _20_

© 2011 Adi Muwardi (TEKNIK INFORMATIKA) - POLITEKNIK POS INDONESIA Pengungkapan dan penggunaan seluruh isi dokumen hanya dapat dilakukan atas ijin tertulis Adi Muwardi (TEKNIK INFORMATIKA) POLITEKNIK POS INDONESIA Jalan Sariasih no. 54 Bandung 40151

Trusted by over 1 million members

Try Scribd FREE for 30 days to access over 125 million titles without ads or interruptions! Start Free Trial Cancel Anytime.









Dat Data Pengusul Pengusul Pengusul Pengusul

Nama

Adi Adi Muwardi uwardi

Tanggal Tanggal

Jabat Jabatan Mahasi ahasiswa Tanda Tangan

Lembaga

TI-POLTEKPOS

Alamat amat

Jl Sar iasi asih No. 54 Bandung

Tel Telepon :

087822510557

Ema il adi adimuwardi@ muwardi@ ahoo.com









Daftar Isi Is i Daftar Isi Is i

3

Catatan Sejarah Perbai Perbai an Dokumen

1

Pengantar Pengantar

1.1 Ringkasan Ringkasan Isi Is i Dol Dolumen

1.2 Tujuan Penuli Penulisan san dan Apli Aplikas kasi/ i/Keguna Kegunaan an Dokumen

4

5

5

5

1.3 R eferensi eferensi

5

1.4 Daf tar Si Singkat ngkatan 2

6

Proposal Proyek Pengembangan

2.1 Pendahul Pendahuluan

6

2.1.1 Overvi Overview 2.1.2 Penger tian tian Umum

7

2.1.3 Proses Bisnis

7

8

2.2 Konsep Perancangan

2.2.1 Deskr ipsi psi dan f itur itur 2.2.2 Pl Platform

6

15

15

15

2.2.3 Skenar io

16

2.3 Perencanaan Teknol Teknologi ogi 2.4 Perencanaan Kerjasama

2.5 Pengembangan Pengembangan

2.6 Kesi Kesimpul mpulan 3

16

Lampi ampiran

16

17

19

18









Proposal Proyek ELECTRONIC FILLING SYSTEM PT ASTRAGRAPHIA

1. Pengantar

Pengant Pengantar dal dalam dokumen ini ber isi tent entang r ingkasan isi dokumen, tujuan penuli penulisan san dokumen, dokumen, referens r eferensii, dan daf tar si singkat ngkatan. 1.1 R ingkasan Isi Is i Dokumen

Dokumen ini ber isi proposal proposal El ectronic ectronic Fil Fil ing ing system PT. Ast Astragraphi ragraphia beser ta dokumen yang menyer tainya. Penuli Penulisan san dokumen berdasarkan pada kebu tuhan El ectronic ectronic Fil Fil ing ing system ( E EFS). F S). 1.2 Tujuan Penuli Penulisan dan Apli Apl ikasi kasi / Kegunaan Dokumen

Tujuan penuli penulisan san dan kegunaan dokumen ini yait yaitu u: 1. Memahami emahami bagai bagaimana met metode k lasi asif ikasi kasi yang di digunakan dal da lam si s istem pengarsi pengars ipan 2. Mempersi empersingkat ngkat Wak tu k inerja pengarsi pengars ipan dat data - dat data 3. Perawat Perawatan si s ist em pengarsi pengarsipan yang eff isien 4. Memudahkan Pencar ian arsi ars ip pada perusahaan Ast As tragraphi ragraphia 1.3 Referensi Referensi y

Mar iant anto, L. A. 1995. Perband Perbandiingan Li Liput putan Ber ita ita Per tani anian Pada Surat Surat Kabar Nasi Nasional onal dan Daerah Kasus Surat Sura t Kabar Har ian Kompas, Suara Merdeka, dan Kedaul Kedaulatan R akyat akyat. Skr ipsi psi.Fakult .Fakultas as Per tani anian. Uni Universit versitas as Gadjah Mada.

y

Shi Shimp, T, A. 2003.

LECTR ONIC ONIC FILING SYSTEM YSTEM. Er langga, SEKILAS ELEC

Jakar ta. y

Darmawan, I. Juli Juli 2004. El Elect ectroni ronic Filli Filling ng and Document Document Management anagement Syst System < htt http p://e ://eldomag.ut domag.utoko.com/ oko.com/ mai main/ >. D iakses tanggal anggal 16 Desember 2010.









y

Sadeh. (2002). Unwi Unwired busi business: ness : cases in mobil mobilee - Laman 67. Unit United ed St State.

y

Okazak i dan Tayl Taylor. (2008). How Mobil obilee Adver tis tising works: works : The Medi edia Handbook A Compl omplate Gui Guide to Adver tis tising Medi edia - Laman La man 208. Japan.

y

Yusuf , Awal Awa luddi uddin I. (2010). Koran Bernas Jogja : Mobil obilee Adver tis tising, Era Baru Ber ik lan. Yogyakar ta.

1.4 Daftar Si Singkatan

Singkat ngkatan

Ar ti ti ELEC LECTR ONIC ONIC ILLING S YSTEM YSTEM PT ASTR STR A GR APHIA APHIA

E SAG

2. Proposal Proyek Pengembangan

Proposal Proposa l ini ber isi sumber daya yang kebut kebu tuhan dar i pengembangan apli aplikas kasii, bai baik manusi manusia,

mesi mesin,

biaya

dan

manajemen.

D idal Di dalamnya

terdapat erdapat

anali ana lisa sa

yang

menggambarkan al a lasan kemungk inan berhasil berhas ilnya nya proyek apli aplikas kasii ini. 2.1 Pendahuluan

Sal Salah sat satu hal hal yang mendukung kel kelancaran jal ja lannya suat suatu penat penataan si sistem kearsi kearsipan. Masal asa lah

kearsi kears ipan

menjadi menjadi

begit begitu u penti penting ng

dan

sangat sanga t

berpengaruh

siginif ikans keti ketika ka k ita ita berhadapan dengan suat sua tu si s istem bi bisni snis dengan dat da ta dan dokumen yang banyak, sement semen tara di disisi lain k ita ita memili memilik k i sistem kearsi kears ipan yang kurang mendukung terut erutama dar i sumber daya manusi manus ia dan al alat atau per lengkapan yang mendukung kedal keda lam kearsi kears ipan. Dal Dalam duni dunia Perusahaan k ita ita akan berhadapan dengan kepenti kepen tingan ngan legalit egalitas as arsi ars ip dan juga bagai baga imana menyi menyimpan arsi arsip dengan bai ba ik, sehi sehingga tujuan pengarsi pengars ipan tercapai ercapai. Perawat Perawatan sistem pengarsi pengars ipan yang eff isien adal ada lah sal salah sat satu dar i masal masalah yang ser ing muncul muncul dal dalam perkant perkantoran, dan proses pemecahannya menun tut penger tian tian yang tepat epat akan pr insi nsip-pr insi nsipnya.









2.1.1 Overvi Overview

Pengembangan El ectronic ectronic Fil Fil ing ing system PT. Ast Astragraphi ragraph ia berbasi berbasis websit websitee Tema: Tema: Penggunaan El ectronic ectronic Fil Fil ing ing system sebagai sebagai suat suatu apli aplikas kasii Dokumen Arsi Ars ip y

Perawat Perawatan si sist em pengarsi pengars ipan yang eff isien. en.

y

Sarana berbagi berbagi Penyi Penyimpanan dat data arsi arsip. Envi Environment ronment : PT.Ast PT.Astragraphi ragraph ia

y

Genre Websit Webs itee

2.1.2 Pengert ian Umum Electronic Filing System (EFS) adal adalah sistem sol solusi usi unt untuk manajemen dokumen

elek troni ronik. Semua perangkat perangka t dan apli aplikas kasii yang di dibut butuhkan unt untuk sol solusi usi ini akan dijabarkan dal da lam konsep sol solusi usi. Impl Implement ementasi as i akan di dimul mulai dar i proses konversi konvers i dokumen ker tas ke dokumen el e lek troni ronik at atau bi b iasa di disebut sebut document document imagi maging. Document Document imagi maging akan menggunakan tool ools unt untuk menyi menyimpan dat data dal dalam bent bentuk struct ructured dat data (d unstruct ructured dat data format format (image d fil e el ektronik ektronik l at a text) dan unst an fil ainnya). Sistem integrasi egrasi ini akan memungk inkan user mencar i dokumen dengan lebi ebih mudah. Dal Dalam perusahaan k ita ita akan berhadapan dengan kepenti kepen tingan ngan legalit egalitas as arsi arsip dan juga bagai baga imana menyi menyimpan arsi ars ip dengan bai ba ik, sehi sehingga tujuan pengarsi pengars ipan tercapai ercapai. Perawat Perawatan sistem pengarsi pengars ipan yang eff isien sal sa lah sat satu dar i masal masa lah yang ser ing muncul muncul dal dalam perkant perkantoran, dan proses pencar ian, penyi penyimpanan dan pemecahannya menunt menun tut penger tian tian yang tepat epat akan pr insi nsip-pr insi nsipnya. Proses Apli Aplikas kasii El ectronic ectronic Fil Fil ing ing System ( E EFS) F S) yang akan di dibangun yait ya itu u pada PT. Ast Astragraphi ragraphia. Pengel Pengelolaan dokumen bagi bag i perusahaan Ast Astragraphi ragraphia merupakan bagi bagian terpenti erpenting ng yang tidak tidak terpi erpisahkan dar i kegi kegiatan operasi operas ional onal perusahaan, mul mulai dar i dokumen pel pe layanan, pengaduan Cust ustumer, k laim hingga dokumen transaksi ransaks i keuangan dan lainya. Proses yang membut membu tuhkan pengel pengelolaan yang r cepa t dan mudah. ingkas, cepat











2.1.3 P roses roses Bisnis

Tahapan-t Tahapan- tahapan dan langkah-l angkah-langkah dar i seti setiap ap perancangan dan pembangunan El ectronic ectronic Fil Fil ing ing system PT. Ast Astragraphi ragraph ia adal ada lah strat rategi egi umum yang di d idal dalam pengumpul pengumpulan dan anali ana lissis dat data yang di diper lukan guna menjawab masal masa lah yang di dihadapi hadapi. Sal Salah sat satu model model yang di digunakan adal ada lah C l l Cycl e P odel W assic Life Cycl ar adigm (Model ater F odel Sik lus Hi Hidup K lasi as ik). all /Model SISTEM ENGINEERING ANALYS

DESIGN CODE

TESTING MAINTENANCE

Gambar 1. Model odel W ater F all

Dar i gambar 2. tersebut ersebut dapat dapat dijel jelaskan si sik lus pembangunan apli ap likas kasii dan si sistem Informasi Informas i sebagai sebagai ber ikut: kut: 1. System E ngineering ngineering Karena per l un unak merupakan bagi bagian terbesar dar i sistem, maka pekerjaan di d imul mulai angk at dengan cara menerapkan kebut kebu tuhan semua el e lemen si sistem dan mengal menga lokasi okasikan sebagi sebagian









l un unak yang dii diing ngiinkan, performance dan interf elemen lainnya. Hasil Hasil dar i ace terhadap el anali analissis ini didokument dokumentasi asikan dan di dibahas bersama-sama pengguna. 3. Per ancang an Perancangan per l un unak sesungguhnya sesungguhnya adal ada lah proses mul mul ti ti step (proses yang terdi erdir i angk at dar i banyak langkah) yang memfokuskan pada 3

program atribut

yang berbeda, ya itu itu:

per Struk tur dat data, Arsit Arsitek ek tur l un unak dan Rinc Rinciian prosedur. angk at

Proses desai desa in ment menterjemahkan kebut kebutuhan ke dal da lam represent representasi as i per l un unak yang angk at dapat dapat diukur kualit kua litasnya asnya sebel sebelum mul mulai coding . Hasil Hasil dar i desai desa in ini didokument dokumentasi as ikan dan menjadi menjadi bagi bagian dar i konf igurasi gurasi per l un unak . angk at 4. Coding Perancangan harus dit d iterjemahkan erjemahkan ke dal da lam bent bentuk yang dapat dapa t dibaca ol oleh mesi mesin 5. Testing Segera sesudah objek program di d ihasil hasilkan, kan, penget pengetesan program di dimul mulai. Proses testing difokuskan pada logi ogika int ernal erna l per l un unak . Jami Jaminan bahwa semua pernyat pernya taan at atau angk at st dites es dan lingkungan lingkungan ekst eks ternal ernal menjami menjamin bahwa def inisi input akan atements sudah dit menghasil menghasilkan kan out yang dii diing ngiinkan. put Penguji Pengujian (testing) per l un unak adal ada lah elemen kr itis itis dar i jami jaminan kualit kua litas as per angk at angk at l un unak dan merupakan review akhi akhir dar i spesi spesif ikasi kasi, perancangan dan pengkodean. Pada tahap awal awa l pengembangan per un unak k engineer engineer berusaha unt untuk membangun angk at l per l un unak dar i sebuah konsep abst abs trak menjadi menjadi impl mplement ementasi as i nyat nyata. angk at

Beberapa at aturan objek tif tif penguji pengujian per l un unak menurut menurut angk at









Perancangan unt untuk penguji pengujian per l un unak dapat dapat diuji uji dal dalam dua cara yait ya itu u: angk at a.

Penguji Pengujian White Box/Gl Box/Gl ass Box Penguji Pengujian White Box/Gl Box/Gl ada lah sebuah met me tode perancangan kasus uji uj i yang ass Box adal menggunakan st struk tur kont kontrol rol dar i perancangan prosedur. Fungsi Fungs i dar i penguji pengujian ini dapat dapat menget mengetahui ahui cara kerja internal erna l dar i produk t ersebut ersebut.

b. Penguji Pengujian Bl ack Box Bl memfokuskan pada kebut kebu tuhan fungsi fungs ional onal dar i per l un unak. ack box testing angk at Penguji Pengujian ini dapat dapat menget mengetahui ahui fungsi fungs i dar i per l un unak tersebut ersebut dengan angk at mendemonst mendemons trasi ras ikan fungsi fungs i tersebut ersebut bisa berjal berja lan dengan sempurna at a tau ada error yang dapat dapat berupa fungsi fungs i yang sal sa lah atau hilang, ilang, kesal kesa lahan ant antarmuka, kesal kesa lahan struk tur dat data atau pengaksesan dat da ta ekst eksternal ernal, inisialisas lisasii dan penghenti penghentian. an. Penguji Pengujian Bl tidak mementi mementingkan ngkan st struk tur kont kontrol rol tapi api lebi ebih memfokuskan ack Box tidak pada hasil/ hasil/doma domaiin informasi nformasi.

6.

Maintenance

Per un unak yang sudah di dik ir im ke customer dapat dapat berubah dat datanya karena: karena : angk at l Per l un unak mengal menga lami ami error, Per l un unak harus di diadapt adaptasi asi unt untuk menyesuai menyesua ikan angk at angk at dengan lingkungan lingkungan ekst eksternal ernal, misal sa lnya adanya si s istem operasi operas i baru at atau Per l un unak angk at yang lebi ebih di disempurnakan karena adanya permi perm intaan dar i customer .









Flow Chart Perancangan dan Implementasi Implementas i Electronic Filing System (EFS) PT

AST ASTRAGRAPHIA sebagai sebagai ber beriikut:













































Backup Arsi Arsip, Sebagai Sebaga i penggandaan penggandaan Arsi Arsip, apabil apabilaa suat suatu saat saat terkena vi virus maka terdapat erdapat arsi arsip yang telah di di backup



R ecovery, ecovery, arsi ars ip yang telah di backup dapat dapat di masukan ke dal da lam loker mel melalui recover

y

Auditi Auditing ng History, kemampuan mel melacak si siapa yang membuat membua t, memperbaharui memperbaharui, kapan di dibuat buat dan di diupdat update suat suatu dokumen

2.2.2 Platform

Apli Aplikas kasii ini ditujukan itujukan unt untuk pengguna komput kompu ter dengan si s istem operasi operas i Microsof Microsof t Windows akan

tetapi api tidak tidak menut menutup kemungk inan unt untuk dikembangkan kedal keda lam platform lain.

Apli Aplikas kasii ini direncanakan agar dapat dapa t diakses menggunakan jar ernet yang berbasi berbas is ingan int ernet PHP.

2.2.3 Skenari Skenario

Skenar io dar i apli aplikas kasii ini secara umum adal ada lah : 1. User yang di dibagi bagi menjadi menjadi 2 yait yaitu u admi administrat rator, Pegawai Pegawa i.









1. PHP dapat dapat dipakai paka i pada hampi hampir semua web server. 2. PHP mendukung banyak paket pake t dat database, bai ba ik yang komersil komers il maupun non komersil komers il,, seper ti ti post postgreeSQL, SQL, Mysql ysql, Oracl Oracle, Infom ix, Microsof Microsof t SQL server.

2.4 Perencanaan Kerjasama

Pihak-pi hak-pihak yang terkait erka it dal dalam bekerja sama unt un tuk pembuat pembuatan El ectronic ectronic Fil Fil ing ing System ( E EFS) F S) ini adal ada lah sebagai sebaga i ber ikut: kut: y

Tim Devel Development: opment: sebagai sebaga i pengembang dar i apli aplikas kasii, ber tugas unt untuk mel melakukan r iset set, pengembangan, produks i dan uji uji coba apli aplikas kasii.

y

Adi Adi Muwardi uwardi : Sebagai Sebaga i sumber pembuat pembua tan apli aplikas kasii

2.5 Pengembangan Invent Inventar isasi sasi effort yang di dibut butuhkan/ uhkan/dikel keluarkan, dal da lam proses pengembangan ada lah

sebagai sebagai ber ikut: kut: a.

Machine-time,

i kompu

un untuk menghit menghitung ung machine time, time, digunakan perhit perhitungan ungan dengan ilik ilik pr ibadi badi. Pembi Pembiayaan di di

ukkan penggunaanli

ik











Hardware

Spesi Spesif ikasi kasi PC Processor : core duo R AM: min 2Gb VGA: VGA: 256 M dedi dedicat cat ed

Sof tware

Jenis Jeni Mysql ysql Dreamweaver Webmail Webmail server (Argosof t)









2.6 Kesi Kesimpulan

1. Dengan adanya El ectronic ectronic Fil Fil ing ing System ( E E FS) FS) ini, member ikan kemudahan mencar i dat data arsi arsip dengan cepat cepa t, dan tepat epat. 2. Mempersi empersingkat ngkat Wak tu k inerja pengarsi pengars ipan dat data ± dat data 3. Pengel Pengelolaan dokumen bagi bag i perusahaan Ast As tragraphi ragraphia merupakan bagi bagian terpenti erpenting ng yang tidak tidak terpi erpisahkan dar i kegi kegiatan operasi operasional onal perusahaan, mul mulai dar i dokumen pel pelayanan, pengaduan Cust ustumer, k laim hingga dokumen transaksi ransaks i keuangan dan lainya. Proses yang membut membu tuhkan pengel pengelolaan yang r ingkas, cepat cepat dan mudah.









Esti stimasi masi Waktu Pengerjaan

No

Minggu Minggu

Deskr ipsi psi 1

1

Perancangan apli aplikas kasii dan sumber daya

2

Skenar io, f lowchar t, dan perancangan dat database

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Electronic Filing System

Recommend Documents