PENYIMPANAN DAN PENGAMBILAN BERKAS REKAM MEDIS
Penyimpanan/Penjajaran (filling ) adalah sistem penataan rekam medis dalam suatu tempat Penyimpanan/Penjajaran yg khusus agar penyimpanan dan pengambilan ( Retrieval ) menjadi lebih mudah dan cepat.
Sistem penyimpanan ada 2 cara : 1. Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan – catatan – catatan kunjungan poliklinik (rawat jalan) maupun catatan – catatan – catatan catatan selama seorang pasien dirawat (rawat inap) yang disimpan dalam satu tempat. Kelebihan : Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan berkas rekam medis Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah di standarisasikan Memungkinkan peningkatan efisiensi kerja petugas pen yimpanan Mudah untuk menerapkan sistem unit record (satu pasien satu nomor) Kekurangan : Petugas menjadi lebih sibuk karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap Rumah Sakit harus mampu menyediakan ruang penyimpanan yang luas Tempat penerimaan pasien harus buka selama 24 jam
2. Desentralisasi adalah penyimpanan antara berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap terpisah. Kelebihan : Efisiensi waktu sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan Kekurangan : Mungkin terjadi duplikasi dalam penyimpanan berkas rekam medis Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan le bih banyak
Secara teoritis sistem sentralisasi lebih baik dari pada sistem desentralisasi, tetapi tergantung pada kondisi rumah sakit antara lain : 1. Terbatasnya sumber daya manusia 2. Terbatasnya kemampuan dana rumah sakit 3. Bentuk bangunan rumah sakit yang sudah tidak memungkinkan
Bentuk/model penyimpanan ada 2 : 1. Alfabetis 2. Nomor
1. Alfabetis Ialah sistem penyimpanan rekam medis berdasarkan abjad dari nama pasien Sistem ini lebih mudah dipelajari namun sukar dalam praktek terutama di RS besar Sistem ini praktis dapat dijalankan di unit pelayanan yang pasiennya sedikit seperti praktek dokter, puskesmas, BP. 2. Nomor Ialah sistem penyimpanan rekam medis berdasarkan nomor rekam medis yang diberikan kepada setiap pasien Sistem ini membutuhkan waktu untuk mempelajarinya tetapi hasilnya akan lebih baik di RS besar maupun RS kecil Sistem penyimpanan menurut nomor terdiri dari : 1. Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filling System) 2. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filling System) 3. Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filling System)
1. Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filling System) Adalah penyimpanan rekam medis dalam rak penyimpanan secara berurutan sesuai dengan urutan nomor rekam medis pasien. Contoh : 00-02-01 00-02-02 00-02-03 00-02-04 00-02-05 Keuntungan : Mudah untuk melatih para petugas Mudah pengambilan untuk keperluan riset atau pendidikan Mudah memilah rekam medis yang inaktif Kelemahan : Mudah terjadi kekeliruan dalam penyimpanan karena harus melihat semua angka
Mudah salah menulis nomor, misal angka 3 ditulis 8 Mudah salah penyimpanan, misal nomor 000234 disimpan di nomor 000243 Terjadinya konsentrasi kerjaan di area rak penyimpanan nomor besar/ baru Sulit mempekerjakan banyak petugas karena akan berhimpitan disatu area 1. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit F illing System) Penyimpanan sistem angka akhir menggunakan nomor rekam medis dengan 6 angka dan dikelompokkan menjadi 3 kelompok yang masing-masing terdiri dari 2 angka.
Angka pertama yaitu 2 angka yang terakhir/paling kanan (Primary Digits) Angka kedua yaitu 2 angka yang ditengah (Secondary Digits) Angka ketiga yaitu 2 angka yang paling kiri (Tertiary Digits) Sistem angka akhir lebih banyak yang memilih karena secara umum lebih mudah, efektif dan efisien. Contoh :
00-02-50
00
02
50
(angka ketiga)
(angka kedua)
(angka pertama)
46-52-02
98-03-86
98-99-30
47-52-02
99-03-86
99-99-30
48-52-02
00-04-86
00-00-31
49-52-02
01-04-86
01-00-31
50-52-02
02-04-86
02-00-31
Keuntungan : Pertambahan Jumlah rekam redis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok di dalam rak penyimpanan Petugas penyimpanan tidak akan berdesak-desakan disatu tempat area rak penyimpanan Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu sehingga pekerjaan akan terbagi rata, misal ada 4 petugas masing-masing diserahi bagian 00-24, bagian 25-49, bagian 50-74 dan bagian 75-99 Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap s ection pada saat ditambahnya rekam medis baru di section tersebut Jumlah rekam medis untuk tiap-tiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong
Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis akan membantu memudahkan dalam perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak) Kekeliruan penyimpanan (misfile) dapat dicegah
Sistem Angka Tengah (Middle Digit F illing System) Penyimpanan sistem angka tengah menggunakan nomor rekam medis dengan 6 angka dan dikelompokkan menjadi 3 kelompok yang masing-masing terdiri dari 2 angka.
Angka pertama yaitu 2 angka yang ditengah (Primary Digits) Angka kedua yaitu 2 angka yang paling kiri (Secondary Digits) Angka ketiga yaitu 2 angka yang paling kanan/terakhir (Tertiary Digits) contoh : (angka kedua)
58 (angka pertama)
58-78-96
99-78-96
58-78-97
99-78-97
58-78-98
99-78-98
58-78-99
99-78-99
59-78-00
00-79-00
59-78-01
00-79-01
78
96
(angka ketiga)
Keuntungan : Penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka tengah lebih mudah karena angka yang berubah sama-sama angka yang posisinya paling kanan/terakhir Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan Petugas penyimpanan dapat dibagi sehingga kekeliruan penyimpanan dapat dice gah Kelemahan : Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama Terjadi rak-rak yang kosong pada beberapa section, apabila rekam medis dia lihkan ke tempat penyimpanan tidak aktif Tidak bisa digunakan untuk nomor yang lebih dari 6 angka
Fasilitas Fisik Ruang Penyimpanan
Yang harus diperhatikan dalam ruang penyimpanan yaitu alat penyimpanan yang baik, penerangan yang baik, pengaturan suhu, pemeliharaan ruangan dan faktor keselamatan kerja petugas. Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai : 1. Rak terbuka (open self file unit) 2. Lemari lima laci (five – drawer file cabinet) 3. Roll O’Pack (terdiri dari rak file statis dan dinamis)
Alat penyimpanan rak terbuka lebih dianjurkan pemakaiannya karena : 1. Harganya lebih murah 2. Petugas dapat mengambil dan menyimpan rekam medis lebih cepat 3. Menghemat ruangan dengan menampung lebih banyak rekam medis dan t idak terlalu makan tempat
Petunjuk Penyimpanan Sebaiknya pada deretan map-map rekam medis yang disimpan dalam rak harus diberi tanda petunjuk yang berguna untuk mempercepat pekerjaan menyimpan dan menemukan rekam medis.
Contoh petunjuk untuk terminal digit, section 84 ditulis sebagai berikut : 00 84
01 84
02 84
03 84
Penjelasannya : Angka diatas adalah kelompok angka kedua sedangkan yang dibawah adalah kelompok angka pertama, misal nomor yang diurut dibelakang petunjuk 00-00-84 01-00-84 02-00-84 03-00-84
Sampul Pelindung Rekam Medis Rekam medis harus diberi pelindung sampul untuk :
Memelihara keutuhan susunan lembaran-lembaran rekam medis
Mencegah terlepas atau tersobeknya lembaran sebagai akibat sering dibolak-balik lembaran tersebut Sampul yang sering dipakai :
Sampul pelindung Map Amplop
Cara Menemukan Kekeliruan Melakukan Penyimpanan R.S Hendry Ford di Detroit mengembangkan sistem 7 langkah
1. Lakukan pengecekan terhadap seluruh kelompok map RM yang terleta k dibelakang 1 petunjuk penyimpanan Contoh : Jika yang dicari NO 75-43-24 pertama selidikilah seluruh map di belakang petunjuk 43 24 2. Tentukan letak yang seharusnya dalam tempat menurut angka kedua Contoh : 75-40-24, 75-42-24 sampai 75-49-24 3. Carilah map nomor 75-34-74 kekeliruan mungkin terjadi karena salah melihat pada angka kedua 4. Lihatlah urutan angka kedua dari 00 sampai 99 misalnya: 75-00-24, 75-01-24, 75-02-24 s/d 75-99-24 5. Lihatlah kelompok didepan berikutnya diatas dan dibawah petunjuk yang bersangkutan 6. Lihatlah tempat yang seharusnya didalam 10 urutan angka akhir dalam satu devisi Contohnya 75-43-20, 75-43-22, 75-43-23 sampai 75-43-39 7. Jika rekam medis tersebut belum juga ditemukan,langkah selanjutnya mencari pada seluruh divisi kemudian seluruh seksi, kemungkinan RM tersebut telah diambil dan disimpan di tempat lain Pengambilan Rekam Medis (Retrieval) Pengeluaran rekam medis harus ada ketentuan/peraturan tentang pengeluaran RM yang ditentukan oleh Rumah Sakit diantaranya : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
RM tidak boleh dibawa keluar ruang penyimpanan tanpa surat permintaan yang sah Identitas peminjam dan maksudnya harus jelas Jangka waktu peminjaman Nama petugas yang mengeluarkan Penggunaan RM untuk research harus dengan perset ujuan pimpinan RM tidak dibenarkan berada diluar rumah sakit kecuali atas perintah pengadilan
Petunjuk Keluar (Out Guide/kartu pinjam/Tracer) adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi keluarnya RM dari tempat penyimpanan yang biasanya diletakan sebagai pengganti pada tempat berkas rekam medis di rak penyimpanan Kode Warna untuk map RM dimaksudkan untuk mencegah kekelir uan dalam penyimpanan dan memudahkan dalam pencarian berkas rekam medis yang salah simpan Penggunaan kode warna dianjurkan sebagai berikut : Angka Warna Angka Warna 0 Ungu 5 Coklat 1 Kuning 6 Kemerahan 2 Hijau Tua 7 Hijau Muda 3 Orange 8 Merah 4 Biru muda 9 Biru tua Persyaratan tata ruang penyimpanan yang baik : 1. Ruang yang tersedia dapat dipergunakan secara efisien 2. Tersedianya pelayanan yang menunjang ( listrik, air, AC, dsb ) 3. Pimpinan dengan mudah melakukan pengawasan 4. Terciptanya komunikasi dan arus kerja yang lancar 5. Mobilitas pegawai tak terganggu oleh letak peralatan 6. Terciptanya rasa aman bagi pegawai 7. Susunan tempat kerja dapat dengan mudah dirubah sewaktu-waktu 8. Memberikan suasana yang dapat merangsang daya kerja
Lama penyimpanan rekam medis 1. Permasalahan : Kurangnya ruang penyimpanan Kurang tenaga Kurang peralatan Kekhawatiran akan menghapus RM Adanya was-was akan sanksi hukum 2. Lama penyimpanan G.D. Mogly dari India – Rawat Jalan : 3 – 5 th, Rawat Inap : sekurang-kurangnya 10 th
AMRA – Dalam keadaan biasa : 5 th setelah kunjungan terakhir
– RM yang dalam perkara : 10 th setelah perkara s elesai JOIN COMISSION ACREDITATION OF HOSPITAL, tergantung : – Perawatan pasien, Keperluan hukum, Riset dan pendidikan, dsb
INDONESIA – Rawat jalan minimal 5 th, rawat inap min 5 th kecuali untuk kasus-kasus tertentu
Ketentuan dan Prosedur Penyimpanan 1. Yang berhak menyimpanan dan mengambilan berkas rekam medis hanya petugas yang bertugas di penyimpanan 2. Setelah dikembalikan ke bagian rekam medis berkas disortir ter lebih dahulu 3. Berkas rekam medis yang sampulnya rusak atau lembarannya lepas segera diperbaiki 4. Pengamatan, pengecekan, pengaturan, pemeliharaan dan pengevaluasian harus dilakukan secara periodik 5. Berkas rekam medis yang berkenaan dengan proses hukum harus disimpan terpisah dari rak penyimpananan yang biasa, misalnya diruang kepala rekam medis 6. Harus membuat laporan rutin kegiatan di penyimpanan seperti : Jumlah rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan setiap harinya untuk poliklinik Jumlah permintaan rekam medis dari IGD ataupun rawat inap Jumlah salah simpan Jumlah rekam medis yang tidak dapat ditemukan Distribusi Rekam Medis Ada beberapa cara dalam pendistribusian, antara lain :
1. Secara manual atau pengiriman oleh petugas diantarkan 2. Bila keperluannya darurat langsung saja diambil oleh petugasnya sendiri ke bagian rekam medis 3. Menggunakan “pneumatic tube” yaitu pipa tekanan medis yang dapat mengantarkan dengan cepat berkas rekam medis ke berbagai bagian 4. Menggunakan teknologi computer dengan harapan lebih mempercepat dalam penyaluran data-data pasien
Perencanaan Terhadap Rekam Medis yang Tidak Aktif Harus menyediakan tempat untuk menyimpan berkas rekam medis yang tidak aktif
Batasan umum berkas rekam medis dinyatakan aktif yaitu 5 tahun ter hitung dari terakhir pasien berobat (Kep. DirJen YanMed No. YM.00.03.2.2.1296 tanggal 27 November 1996), tetapi ada juga rumah sakit yang berkas rekam medisnya baru 2 tahun sudah dinyatakan tidak aktif karena keterbatasan tempat penyimpanan
