EKMA4116 Manajemen Modul VI Pengawasan (Ancilla K Kustedjo)
KEGIATAN BELAJAR 1
DASAR-DASAR PENGAWASAN
PENGAWASAN Definisi Suatu upaya yang dilakukan oleh para manajer untuk menjaga agar kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan oleh organisasi. (Handoko (Handoko ,1996) Proses pemantauan aktivitas organisasi untuk memastikan apakah aktivitas tersebut sudah sesuai dengan yang direncanakan dan sebagai proses mengkoreksi setiap penyimpangan. (Robbins (Robbins & Coulter, 2005) Suatu tindakan manajemen dalam memonitor aktifitas karyawan untuk menjamin bahwa organisasi/perusahaan dapat mencapai tujuan dan membuat koreksi/perbaikan yang diperlukan. (Daft, (Daft, 2006)
Usaha sistematis untuk menetapkan standar kinerja tertentu dengan tujuan merencanakan, merencanakan, mendesain sistem umpan balik informasi untuk membandingkan kinerja yang sesungguhnya dengan standar yang ditentukan, mengidentifikasi & mengukur penyimpangan, melakukan perbaikan untuk memastikan sumber daya perusahaan digunakan secara efektif dan effisien untuk mencapai tujuan organisasi. (Mockler) Key Point: - Adanya standar standar kinerja - Perbandingan hasil yang diperoleh dengan rencana - Menentukan terjadi penyimpangan/ tidak - Melakukan perbaikan
Manfaat Pengawasan Memperlancar tercapainya sasaran secara efisien, dan karyawan dapat diarahkan untuk dimotivasi Mengapa Pengawasan penting? Perubahan Kompleksitas Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang Kesalahan
Jenis dan Tipe Pengawasan (1) 1.
ee d f o r w a r d c o n t r o l ) Pengawasan Pendahuluan ( F ee
didesain untuk mendeteksi penyimpangan dari standar tertentu dan memungkinkan memungkinkan perbaikan dilakukan sebelum seluruh tahapan kegiatan tertentu diselesaikan
Cukup agresif; memerlukan informasi yang akurat & tepat waktu mengenai perubahan dalam lingkungan.
2. Pengawasan Concurrent (Yes/No) (Yes/No) Ddimana suatu kegiatan akan terus dilanjutkan atau tidak apabila ada persetujuan atau ada kondisi tertentu yang harus dipenuhi
Jenis dan Tipe Pengawasan (2) 3. Pengawasan Umpan Balik mengevaluasi hasil-hasil hasil-hasil yang telah terjadi terjadi setelah suatu kegiatan selesai dilakukan
memerlukan standar standar yang telah ditetapkan berkaitan dengan kualitas dan kuantitas
4. Pengawasan Multiple Multiple Manajer melakukan pengawasan terhadap semua titik strategi pengawasan.
dirancang untuk mengantisipasi mengantisipasi masalahmasalah yang muncul pada pengawasan pendahuluan, pengawasan concurrent , dan
Proses Pengawasan Menetapkan standard prestasi & Metode pengukuran prestasi
Mengukur Prestasi
Apakah prestasi sesuai dengan standar YA
Tidak ada Perubahan Sumber: Hanafi, Mamduh (2003). Manajemen
TIDAK
Melakukan perbaikanperbaikan atau mengevaluasi kembali standard prestasi dan pengukurannya
Fokus Pengawasan FOKUS PENGAWASAN
DESKRIPSI
CONTOH
1. Kuantitas (Quantity)
Jumlah produk yang dihasilkan
Memproduksi lima belas unit dalam satu hari kerja
2. Kualitas (Quality)
Jumlah produk yang Menghasilkan 99.5% dapat diterima oleh produk yang memenuhi konsumen atau lolos uji standard kualitas
3. Ketepatan waktu (Timeliness)
Kecepatan atau ketepatan dalam memberikan layanan atau jasa
Semua sales representatives (tenaga penjualan) menyerahkan laporan penjualan tepat tepat waktu
4. Anggaran (Budget)
Jumlah deviasi atau penyimpangan anggaran
Menggunakan anggaran tidak melebihi jumlah yang
Faktor yang mempengaruhi efektivitas pengawasan Faktor
Kondisi
Rekomendasi Pengawasan
Kecil
Informal, Pribadi, Manajer keliling untuk mengawasi
Besar
Formal, impersonal, sistem pengendalian berdasarkan laporan laporan dan peraturan peraturan
Posisi dan Tingkat
Tinggi
Banyak Kriteria
Rendah
Sedikit Kriteria
Tingkat Desentralisasi
Tinggi Tinggi
Peningkatan jumlah dan luas Kendali
Rendah
Pengurangan jumlah kendali
Lingkungan Organisasi
Budaya Organisasi Pentingnya suatu kegiatan
Terbuka dan Informal, pengendalian mandiri mendukung Mengancam Pengendalian formal yang dipaksakan Tinggi Tinggi
Pengendalian dengan kerjasama yang luas
Rendah
Pengendalian yang longgar dan informal
Standar Definisi Unit
pengukuran yang dapat dijadikan sebagai titik acuan untuk menilai hasil yang dicapai.
1. Standar yang bersifat nyata (tangible standard) cth. Kualitas kerja, kualitas produk, ukuran, dll 2. Standar yang bersifat tidak nyata (intangible standard) cth. Sikap, Moral, Etika, kemampuan dalam kerja sama
Merancang Sistem Pengawasan 1.
r f o r m a n c e ar a r ea e a ) Prestasi bidang kunci (k e y p e rf aspek-aspek
penting yang harus berfungsi efektif agar unit kerja/keseluruhan organisasi dapat mencapai sukses seperti yang diharapkan. (p 6.18)
2. Mengidentifikasi Mengidentifikasi Titik-titik Titik-titik pengawasan Strategik manajemen
harus memperhatikan titik-titik penting dalam suatu operasi tertentu.
KEGIATAN BELAJAR 2 JENIS DAN METODE PENGAWASAN
Jenis dan Metode Pengawasan Metode Pengawasan Non-Kuantitatif Bersifat menyeluruh terhadap semua aspek penting dalam organisasi, dan sebagian besar berkaitan dengna kegiatan mengawasi aktivitas dan kinerja karyawan
Teknik yang digunakan” di gunakan” Melakukan observasi Mengadakan inspeksi secara langsung dan rutin Mengkaji laporan, baik secara lisan/tertulis Melakukan brainstorming dengan bawahan secara berkala Melakukan evaluasi
-
Kuantitaif 1. Mana Manage geme ment nt by Obje Object ctiv ive e (MBO (MBO)) Penetapan tujuan secara bersama-sama antara manajer dan bawahan, perumusan secara jelas tanggung jawab utama setiap individu dalam bentuk sasaran-sasaran yang harus dicapai, dan pengunaan ukuran-ukuran tersebut sebagai pedoman pengoperasian pengoperasian unit kerja ataupun individu-individu. Mengevaluasi pencapaian tujuan yang telah ditetapkan 2. Management by Exception (MBE) Fokus pada bidang pengawasan yang paling kritis dan strategis, dan menyerahkan urusan-urusan rutin dan tidak strategis pada karyawan atau manajer yang lebih rendah
-
Kuantitaif 3. Management Information System (MIS) sistem perancangan dalam pengadaan, pemrosesan, penyimpanan, penyimpanan, dan penyebaran informasi untuk mendukung keputusan manajemen yang efektif 4. Audit Audit Kual Kualita itas s (Audi (Auditt Mutu) Mutu) Audit : Kegiatan mengumpulkan mengumpulkan berbagai informasi faktual dan relevan melalui interaksi secara sistematis objektif, dan terdokumentasi terdokumentasi pada asas manfaat Kualitas : Kesesuaian Kesesuaian terhadap terhadap persyaratan
Audit Kualitas/Mut Kualitas/Mutu u
Contoh : Manajemen Kualitas secara Total (TQM) Productivity Produ ctivity,,
Quality Qual ity,, Cost, Delivery Deliver y, Safty Safty,, dan
Morale
10 Prinsip untuk menerapkan manajemen mutu yang berhasil (modul 6 hal 6.24-6.25)
Metode Pengawasan Kuantitaif
Metode ini memerlukan data-data khusus dan menggunakan metode kuantitatif untuk mengolah data tersebut sehingga dapat digunakan sebagai alat bantu pengawasan
Metode yang digunakan: Anggaran Audit Keuangan Keuangan Analisa Break Even Analisa Rasio Rasio Balance Score Card
Metode Pengawasan Kuantitaif Anggaran: Informasi atau laporan kuantitaif resmi tentang sumber daya yang disahkan untuk melakukan kegiatan yang telah direncanakan selama jangka waktu tertentu Audit Keuangan: - Eksternal: Auditor independen dari luar organisasi verifikasi bahwa dalam menyusun laporan keuangan sudah mengikuti prinsip2 akuntansi - Internal: anggota organisasi itu sendiri menjamin aset perusahanan telah dikelola dengan baik
Metode Pengawasan Kuantitaif Analisa Break-Even: Menggambarkan kondisi di mana perusahaan dalam keadaan tidak rugi dan juga tidak laba (Impas) Memberikan pengukuran yang objektif untuk mengevaluasi kinerja organisasi Analisa Rasio Keuangan Rasio likuiditas, Leverage, Akitivitas, dan Rasio Profitabilitas
Metode Pengawasan Kuantitaif Balance Scorecard Selain
mempertimbangkan kinerja keruangan, BSC juga memasukan kinerja2 non-keuangan.
No
DIMENSI
UKURAN KINERJA
1
KEUANGAN
Tingkatan Pengembalian Investasi (ROI); Revenue Mix (Bauran Pendapatan); Asset Turnover (pemanfaatan Aktiva); dll
2
Pelanggan
Pangsa Pasar; Tingkat perolehan Pelanggan Baru; Tingkat Kepuasan Pelanggan; dll
3
Proses Bisnis Intern
Inovasi; Efektivitas dan efisiensi operasi; Layanan Purna Jual; dll
4
Pembelajaran & Pertumbuhan
Kompetensi SDM; Kualitas Lingkungan Kerja; Motivasi; pemberdayaan pegawai; dll
Karakteristik Pengawasan yang Efektif 1. Akurat 2. Tepat waktu 3. Ekonomis 4. Fleksibel 5. Objek bjekti tiff dan dan bisa bisa dipa dipaha ham mi 6. Krit Krite eria ria yan yang g mas masu uk ak akal 7. Pene Penem mpata patan n yan yang g Str Strat ateg egis is 8. Dise Disesu suai aika kan n den dengn gna a ren renca cana na dan dan stru struktu kturr organisasi 9. Dise Disesu suai aika kan n deng dengan an Mana Manaje jerr 10. Tindakan indakan perbaikan perbaikan
Referensi
Modul Manajemen Universitas Terbuka
Slide Tutorial Manajemen
Widita Rarasati Fadia Dewanda
