Ecp-dhs-m-001 Manual de Control de Trabajo v7

MANUAL DE CONTROL DE TRABAJO

ECP-DHS-M-001

RESPONSABILIDAD RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE Elaborado 17/05/2013

Versión 7

TABLA DE CONTENIDO 1.

OBJETIVO .................................. .................................................. .................................. .................................. ................................. ................................. ................ 2

2.

GLOSARIO ................................. ................................................. .................................. .................................. ................................. ................................. ................ 2

3. CONDICIONES GENERALES ................................ ................................................. .................................. .................................. ........................... .......... 4 3.1 ALCANCE ............................... ................................................ ................................... .................................. ................................. ................................. ................ 5 3.2 CASOS ESPECIALES DEL SISTEMA DE CONTROL DE TRABAJO ................................. ........................................... .......... 5 3.3 ESTRUCTURA DE LOS PERMISOS DE TRABAJO:................................. .................................................. .............................. ............. 7 3.4 ROLES Y RESPONSABILIDADES: .................................... ..................................................... .................................. ............................ ........... 12 3.5 CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO:.................................. ................................................... .................................. ......................... ........ 16 3.6 INDICADORES DE DESEMPEÑO: ............................................... ................................................................. .................................. ................ 18 4. DESARROLLO .................................. ................................................... .................................. .................................. .................................. ......................... ........ 18 4.1 PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LOS TRABAJOS ................................ ................................................. ...................... ..... 18 4.2 EMISIÓN DEL PERMISO DE TRABAJO ................................. .................................................. .................................. ......................... ........ 19 4.3 EJECUCIÓN .................................. ................................................... .................................. .................................. .................................. ......................... ........ 21 4.4 TERMINACIÓN DE LOS TRABAJOS ....................... ........................................ .................................. .................................. ...................... ..... 22 4.5 SEGUIMIENTO Y CONTROL ................................. .................................................. .................................. .................................. ...................... ..... 23 4.6 DOCUMENTOS GUÍA ......................... .......................................... ................................. .................................. .................................. ...................... ...... 24 4.7 INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DEL PERMISO DE TRABAJO PARA ACTIVIDADES EN FRÍO, CALIENTE Y ELÉCTRICAS .................................. ................................................... ......................... ........ 24 5.

CONTINGENCIA .................................. ................................................... .................................. .................................. .................................. ...................... ..... 26

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1. OBJETIVO Determinar las autorizaciones, competencias, mecanismos y herramientas que se deben cumplir para la eliminación o mitigación de los los riesgos o impacto impacto ambientales que puedan puedan estar presentes al ejecutar una actividad de mantenimiento, construcción y/o modificación en las instalaciones que están bajo la responsabilidad de ECOPETROL S.A.

2. GLOSARIO Actividad: Tarea específica desarrollada por un personal Ejecutor o de mantenimiento, bien sea de ECOPETROL S.A. o de Contratista. Actividad Intrusiva: Son acciones realizadas en las fases de instalación, operación y/o mantenimiento, que para ejecutarlas requieren intervenir la integridad del diseño de las instalaciones, planta y/o equipos, con la posibilidad de liberar la energía presente, que pueda materializar los riesgos asociados al activo y exige la aplicación del sistema de seguro de plantas y equipos antes de proceder con su ejecución. La misma acción de instalación y retiro del aislamiento se considera actividad intrusiva. Aislamiento: Suministrar condiciones seguras que independicen a las personas, los equipos, las plantas y el medio ambiente de los peligros/aspectos durante la realización de actividades intrusivas. Existen dos conceptos de aislamiento, aislamiento eléctrico y el aislamiento de proceso. As Low As Reasonably Reasonably Practicable (ALARP): Tan bajo como razonablemente sea práctico. Análisis de Riesgos: Riesgos : Identificación de los peligros asociados a una actividad y su entorno, estableciendo las consecuencias de la liberación de los mismos, definiendo los controles requeridos con el propósito de lograr llevar el riesgo de ejecución a un nivel ALARP . Áreas Clasificadas: Áreas Clasificadas: Áreas que han sido clasificadas por un método de análisis, que se aplica al medio ambiente donde exista o pueda existir la posibilidad de presencia de gases, nieblas o vapores inflamables, fibras o polvos, con el fin de establecer las precauciones especiales que se deben considerar para la construcción, instalación y uso de materiales y equipos eq uipos eléctricos. Auditoría: Proceso sistemático independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el cumplimiento de los criterios establecidos por un sistema de gestión. Cambio de Condiciones: Hace referencia a la variación de las características del proceso, sitio o entorno, referenciadas con el momento de la emisión de un permiso de trabajo. Certificados de Apoyo: Apoyo: Son documentos que se usan para establecer precauciones en el lugar del trabajo, adicionales a las establecidas en el permiso de trabajo, durante la realización de actividades específicas consideradas como críticas y que, por lo tanto, requieren mayor cuidado y planeación; igualmente facilitan la preparación del trabajo y ayudan al aseguramiento de los controles requeridos en el sitio. Competencia: Capacidad de una persona para desempeñar una función en un contexto variable aplicando los conocimientos, habilidades y comportamientos requeridos para el buen desempeño de las funciones propias de un cargo en particular. Control de Trabajo: Trabajo: Es un medio establecido para controlar la planeación, ejecución segura y la finalización de un trabajo. DHS: Dirección DHS: Dirección de HSE de ECOPETROL S.A. Ejecutor: Persona Ejecutor: Persona asignada como responsable y líder de un trabajo mediante un permiso otorgado por el Emisor; puede ser directo de ECOPETROL S.A. o Contratista. Puede ser el Supervisor de Mantenimiento, Supervisor del Contratista o un trabajador designado por ellos; su permanencia en el sitio del trabajo puede ser permanente o temporal. Plantilla 007 – Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

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Emergencia: Incidente que se ha materializado y tiene la potencialidad de generar un daño mayor. Ver Guía Planeación y Respuesta a Emergencias ECP-DHS-G-037. Emisor: Trabajador de ECOPETROL S.A. o de Contratista autorizado por ECOPETROL S.A., quien autoriza al Ejecutor para realizar una actividad mediante un permiso de trabajo. EPP: Elemento o Elementos de Protección Personal. Espacio Confinado: Espacio o lugar encerrado o parcialmente encerrado, con aberturas limitadas para entrar y salir, que ofrece ventilación natural limitada y puede contener (o producirse en él) gases inflamables, contaminantes peligrosos para la salud o concentraciones peligrosamente bajas o altas de oxígeno, que lo hacen un escenario con alto riesgo para salud y seguridad de las personas, por lo que no está diseñado ni es apto para la permanencia continua de personas. Ejemplos: torre, tambor, reactor, caja fría, tanque, recipiente, silo, piscina, zanja, tubería, línea, foso, caldera, horno, alcantarilla, chimenea, pozo u otros espacios similares. Se clasifican en: Espacios Confinados con Atmósfera Peligrosa (requiere de suministro de aire respirable certificado) y Espacios Confinados con Atmósfera No Peligrosa (no requiere suministro de aire diferente al del espacio mismo). Fuerza Motriz: Fuerza para impulsar bombas, compresores, mezcladores, válvulas de control, válvulas operadas por motor y otras partes que se mueven del equipo de proceso. La fuerza motriz normalmente es eléctrica, neumática, hidráulica o de motor por combustión interna. Guardia de Seguridad: Persona del emisor o del ejecutor designada en el análisis de riesgos y avalada por el emisor, para permanecer en el sitio durante la ejecución de un trabajo, cumpliendo una labor específica de seguridad. Guardia de Control de Emergencias: Funcionario de Control de Emergencias (directo o contratado) designado en el análisis de riesgos para permanecer en el sitio durante la ejecución de un trabajo, realizando una labor específica de atención de emergencias. Handover - Delegación de la Autoridad de un Área: Establece la manera en que una dependencia responsable de un área específica, delega temporalmente su autoridad a otra dependencia de ECOPETROL S.A, socio estratégico o empresa contratista, quien se denominará el Delegado, con el propósito de favorecer el desarrollo y la gestión de una acción específica por parte de este último. Occupational Health, Industrial Safety and Environment (HSE): Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y de Procesos y Gestión Ambiental. Procedimiento o Instructivo de Trabajo: Documento que describe de forma detallada el paso a paso de “cómo” desarrollar una actividad. Debe incluir los peligros que implican el desarrollo de la misma y los controles que mitigan los riesgos propios de la actividad. OT: Orden de Trabajo o documento similar. Permiso de Trabajo: Autorización escrita que otorga un Emisor para que un grupo de trabajadores liderados por el Ejecutor realicen una actividad específica, con un alcance limitado, en un equipo o sistema definido, en una fecha y horario establecido, y bajo unas condiciones previamente acordadas. Esta autorización permite que tanto el Ejecutor como el Emisor certifiquen que los métodos y el sitio para realizar el trabajo ofrecen condiciones seguras. El permiso se podrá emitir a través del libro de minuta o formato de permiso de trabajo. Prueba de Gases: Medición realizada con un equipo calibrado de la concentración de gases tóxicos y/o inflamables y/o oxígeno presentes en una atmósfera determinada. RAM (Risk Assessment M atrix ) - Matriz de evaluación de riesgos: Es una herramienta para la evaluación cualitativa de los riesgos y facilita la clasificación de las amenazas a la salud, seguridad, medio ambiente, relación con clientes, bienes e imagen de la Empresa. Los ejes de la matriz según la definición de riesgo corresponden a las consecuencias y a la probabilidad. La valoración de riesgo RAM que se utiliza en este manual corresponde a la RAM HSE de la ejecución de las actividades. Revalidación: Extensión del tiempo de validez del permiso de trabajo inicialmente definido. Riesgos Residuales de Proceso: Son las condiciones de riesgo que existen en un equipo o sistema que va a ser intervenido por el Ejecutor. Ejemplo: presión y temperatura que tiene o va a tener realmente al momento de emitirse el permiso, y producto (s) que maneja en operación normal. Plantilla 007 – Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

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SAS: Sistema de Aislamiento Seguro de Plantas y Equipos que se aplica cuando se realiza una actividad intrusiva que pueda liberar un peligro contenido y afectar la integridad de las personas e instalaciones. Estos peligros y riesgos deben ser identificados, valorados y controlados, basados en la jerarquía de controles. SAES – Sistema de Aislamiento Eléctrico Seguro: Es el conjunto de actividades técnicas y de gerenciamiento, establecidas como procedimiento para la eliminación del riesgo de liberación de una o varias fuentes de energía, involucradas con un equipo o sistema que se va a intervenir, incluyendo la aplicación de las cinco reglas de oro de la prevención del riesgo eléctrico. Socio Estratégico: Organización empresarial nacional o extranjera que ha establecido vínculos legales con ECOPETROL S.A. para ejecutar actividades de exploración, desarrollo y producción de los campos petroleros operados por ECOPETROL S.A. Suspensión: Invalidación temporal o definitiva que interrumpe la ejecución de una actividad amparada bajo un permiso de trabajo. Validez: Período de tiempo autorizado en el permiso de trabajo para ejecutar una actividad.

3. CONDICIONES GENERALES Toda persona ajena a un área que ingrese a ejecutar cualquier actividad debe ser registrada por el funcionario autorizado del área o emisor en la documentación que aplique según el trabajo a realizar, la cual se describe en el numeral 3.3.2 de este documento. Lo anterior, significa que toda actividad realizada por personal ajeno al área debe ser controlada a través de un permiso de trabajo escrito. Las actividades ejecutadas por el personal propio del área (directo o contratado) deben seguir los lineamientos de la Guía de Disciplina Operativa ECP-DHS-G-028. Todas las personas con roles y responsabilidades definidos en este manual, deben cumplir los programas de capacitación, entrenamiento y comprobación de competencias, de acuerdo con los requisitos descritos en el numeral 3.5. Cuando se realice un trabajo en un sistema operativo que cruza varias áreas geográficas, el permiso será emitido por la dependencia responsable de dicho sistema a intervenir, previa aprobación de los supervisores del área geográfica en donde se va a ejecutar la actividad, diligenciar la sección F del permiso de trabajo ECP-DHS-F-152. El análisis de riesgos para este tipo de actividad debe involucrar los riesgos y controles de cada una de las áreas geográficas. Cuando se asigne la función de Emisor a trabajadores de firmas contratistas o socio estratégico, el Jefe de Departamento o responsable del área debe notificar oficialmente a los involucrados esta designación y asegurar la capacitación, entrenamiento y comprobación de competencias para ejercer este rol. En el contrato laboral debe estar incluido explícitamente el desarrollo de esta función y debe demostrar independencia funcional con los ejecutores. Cada Vicepresidencia de ECOPETROL S.A, socio estratégico o empresa contratista autorizada y responsable de la emisión de permisos de trabajo debe documentar la estructura jerárquica de su Sistema de Control de Trabajo basado en los roles descritos en este Manual y en el Instructivo de Análisis de Riesgos ECP-DHS-I-024. Un Permiso de Trabajo puede incluir un alcance que implique actividades realizadas por más de una especialidad en un mismo equipo o sistema, siempre y cuando se cumplan con cada uno de los siguientes requisitos: Plantilla 007 – Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

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Si dentro del alcance del trabajo existen actividades con diferente Potencial de Riesgo RAM, se debe asignar el Potencial de Riesgo RAM más alto. Que en los equipos a intervenir donde se requiera la aplicación del SAS y/o SAES, esta actividad sea la primera a ejecutar dentro del alcance de trabajo planeado. Quien firme el permiso de trabajo como Ejecutor es el responsable del control de la ejecución de todas las actividades cubiertas por el permiso de trabajo. Que las actividades asociadas a un alcance de trabajo, que se desean incluir bajo un mismo Permiso de Trabajo, sean revisadas y acordadas en la fase de planeación del trabajo. Que el orden de las actividades a ejecutar sea definido y documentado en la fase de planeación del trabajo, relacionando cada uno de los procedimiento o instructivos de trabajo de las especialidades asociadas. Este documento debe adjuntarse al permiso de trabajo. Si el trabajo a realizar cuenta con un procedimiento o instructivo unificado para las especialidades no se requiere adjuntarse y debe estar disponible en el sitio donde se desarrolla las actividades.

Este Manual debe ser revisado cada dos (2) años por parte del equipo de trabajo que se designe, en el cual deben participar representantes de los negocios operativos y de DHS. Ninguna dependencia de ECOPETROL S.A. puede realizarle modificaciones sin el visto bueno del Director de HSE.

3.1

ALCANCE

El control de trabajo aplica a todo el personal directo, socio estratégico, contratista y proveedor de ECOPETROL S.A. involucrado en el desarrollo de actividades de mantenimiento, reparación, inspección, pruebas, construcción, desmantelamiento, modificación, limpieza, entre otras, las cuales se deben ejecutar de forma segura, para contribuir al bienestar de las personas, del medio ambiente, los productos o las instalaciones.

3.2

CASOS ESPECIALES DEL SISTEMA DE CONTROL DE TRABAJO

A continuación se detallan algunos casos especiales que se aplican sólo para algunas Vicepresidencias o dependencias de ECOPETROL S.A. 



Para la atención de una emergencia declarada no se requiere de un permiso de trabajo escrito para la ejecución de las actividades de respuesta inicial, pero sí se requiere que el Comandante del Incidente analice los riesgos donde se consideren los procedimientos operativos normalizados de emergencias y el nivel de competencia del personal de respuesta a emergencias. Las actividades posteriores a la respuesta inicial sí requieren cumplir con todo lo establecido en el presente Manual. Para aquellos trabajos definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersión geográfica desarrollados en las Vicepresidencias, excepto para las áreas operativas de la Vicepresidencia de Refinación y Petroquímica, se podrá emitir autorización para realizar los trabajos sin visitar el 100% de los sitios, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones: -

Realizar la programación y planeación semanal de los trabajos a desarrollar. Realizar la visita al sitio de trabajo Emisor y Ejecutor en la etapa de planeación. En la emisión del permiso de trabajo se podrá emitir autorización para realizar los trabajos sin visitar el 100% de los sitios. Contar con Análisis de Riesgos escrito Contar con procedimiento o instructivo de trabajo. Contar con la certificación de competencias técnicas de los Ejecutores, si se requiere.


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Realizar visitas de seguimiento en el sitio de trabajo durante la vigencia del permiso de trabajo, sin que sea necesario cubrir el 100% de los sitios, con el fin de verificar el cumplimiento de los controles establecidos en la planeación y analizar las posibles interferencias con otros trabajos.

Cada dependencia de ECOPETROL S.A. debe definir los trabajos frecuentes, repetitivos y/o con dispersión geográfica, la oficialización del listado la realiza el Gerente del Negocio una vez sea validado por sus profesionales de Gestión de Riesgos o el Staff HSE. 3.2.1 Delegación de la Autoridad de un Área - Handover Cuando exista un acuerdo de realizar un trabajo bajo el control operativo de una dependencia, empresa contratista o socio estratégico diferente al responsable del área a intervenir (Ejemplo: mantenimiento de subsuelo, perforación, mantenimiento o remodelación de plantas y/o estaciones, tanques, vasijas, construcción de nuevas instalaciones, entre otros), el área se debe entregar oficialmente a través de un acta de delegación (handover). Para el caso de una empresa contratista o socio estratégico esta función debe estar establecida en el contrato de quien recibe y la nueva Autoridad del Área debe hacer cumplir todas las disposiciones contenidas en el presente Manual o superar éstas disposiciones para lo cual se diligencia la Lista de Verificación de Homologación del Sistema de Manual de Control de Trabajo y Análisis de Riesgos en Áreas en Handover ECP-DHS-F-151 como requisito contractual. Las condiciones mínimas para delegar temporalmente la autoridad de un área son: 1. Tener total control del acceso y de la administración del área a entregar, por quien la recibe. 2. Las fuentes que requieran ser aisladas para entregar el área deben quedar con aislamiento positivo (SAS categoría I). 3. Contar con análisis integral de riesgos de interferencias por simultaneidad de actividades ejecutadas al interior y exterior del área delegada. El acta de delegación de la autoridad de un área tiene validez durante la ejecución del trabajo que motivó la delegación del área y debe contener como mínimo: 1. Descripción del área objeto del handover: ubicación geográfica y área (m 2) delegada, anexar plano detallando los límites del área y vecinos circundantes. 2. Fecha de inicio y final del handover. 3. Descripción general del trabajo o los trabajos que se realizarán en el área delegada. 4. Descripción detallada del estado ambiental del área delegada. 5. Descripción detallada del estado de los activos que quedan dentro del área delegada. 6. Estructura jerárquica del Sistema de Control de Trabajo en el área delegada basado en los roles descritos en este Manual y en el Instructivo de Análisis de Riesgos ECP-DHS-I-024. 7. Acuerdo para el seguimiento y verificación de los controles HSE que tendrá la dependencia de Ecopetrol que entrega el área, durante el periodo de delegación. 8. Dependencia, nombre, firma, registro y cargo del funcionario de ECOPETROL S.A. que entrega la autoridad del área. 9. Dependencia o empresa contratista o socio estratégico, nombre, firma, registro o cédula de ciudadanía y cargo del funcionario de ECOPETROL o representante legal de la empresa contratista o socio estratégico que recibe el área. Los Emisores de permisos de trabajos definidos en la estructura jerárquica implementada en el área delegada no podrán actuar de forma simultánea como Ejecutores de trabajos y deben demostrar Plantilla 007 – Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

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independencia funcional de las empresas contratistas encargadas de la ejecución de los trabajos en el área delegada.

3.3

ESTRUCTURA DE LOS PERMISOS DE TRABAJO:

3.3.1 Clasificación de Actividades La clasificación de las actividades se realiza teniendo en cuenta los siguientes criterios: 3.3.1.1 Actividades en Frío Son aquellas actividades que se ejecutan en sitios donde: 



Existe la probabilidad de presencia de gases, vapores o materiales inflamables y que la actividad a ejecutar no involucra el uso de herramientas, equipos o procedimientos que generen llama abierta, alta temperatura, alto nivel de energía o calor o produzcan chispa. Se utilicen herramientas, equipos o procedimientos que generen llama abierta, alta temperatura, alto nivel de energía o calor o produzcan chispa pero que no exista la probabilidad de presencia de gases, vapores o materiales inflamables.

3.3.1.2 Actividades en Caliente Son aquellas actividades que se ejecutan en sitios donde existe la probabilidad de presencia de gases, vapores o materiales inflamables e involucran el uso de herramientas, equipos o procedimientos que generan llama abierta, alta temperatura, alto nivel de energía o calor o producen chispa. Ejemplos: Soldar, esmerilar, limpiar con chorro de arena, romper concreto, cortar con oxicombustible, cortar por plasma, realizar procesos de pre o post calentamiento con equipo oxicombustible, operar vehículos, equipos o maquinaria (eléctricos o de combustión interna), equipos portátiles que tengan otras fuentes de energía en áreas con probabilidad de presencia de gases, vapores o materiales inflamables. 3.3.1.3 Actividades Eléctricas Son aquellas actividades que se realizan en los equipos o componentes que hacen parte del área eléctrica y en cualquier actividad donde el análisis de riesgos determine que existe la potencialidad de liberar un peligro de tipo eléctrico y están definidas en el Manual Manejo Seguro del Sistema Eléctrico en Ecopetrol – MASE ECP-DHS-M-003 o quien lo modifique, complemente o derogue. 3.3.2 Formato de Permisos de Trabajo En ECOPETROL S.A. se definen dos formatos de permiso de trabajo escrito. 3.3.2.1 Formato de Permiso para Actividades en Frío, Caliente y Eléctricas Formato de permiso de trabajo ECP-DHS-F-152, para la autorización de trabajos en Frío, Caliente y Eléctrico, el cual consta de un (1) original y una (1) copia de color blanco. El original debe permanecer en el cuarto de control, equipos de limpieza de pozos, oficina del Company Man, punto de control del programa de trabajo o sede del Emisor y la copia debe estar protegida con plástico hermético y transparente y permanecer visible en el sitio de ejecución del trabajo. Plantilla 007 – Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

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El paquete de permiso de trabajo está constituido fundamentalmente por los siguientes documentos:     

El formato de permiso de trabajo El formato del análisis de riesgos Procedimiento o Instructivo de Trabajo (disponible en el frente ejecutor) El formato del certificado de apoyo y aislamiento seguro (cuando aplique) Listas de verificación u otros documentos adjuntos que se requieran

3.3.2.2 Libro de Minuta Los trabajos controlados a través del Libro de Minuta, son aquellos que cumplen con todos y cada uno de los siguientes requisitos:     

 

Debe ser ejecutada por una sola especialidad. No requiere permiso en caliente o eléctrico No requiere un certificado de apoyo. No es una actividad intrusiva. No debe afectar la operación normal de un sistema o planta (incluyendo dispositivos de seguridad como salvaguardas de proceso o sistemas de protección y control de equipos o procesos). No debe superar un turno de trabajo del frente Ejecutor para la realización del mismo. No requiere procedimiento o instructivo de trabajo escrito.

Cada dependencia de ECOPETROL S.A. debe determinar los trabajos controlados a través del libro de minuta; la oficialización del listado la realiza el Gerente del Negocio. Toda persona ajena a un área que pretenda ingresar a realizar una visita debe solicitar la autorización de ingreso y quedar registrada en el Libro de Minuta del área correspondiente. El libro de minuta debe ser definido por cada dependencia de ECOPETROL S.A (en el numeral 4.6 se propone un modelo de Libro de Minuta). Debe contener como mínimo la siguiente información:     

Fecha y hora de ingreso y salida del área Empresa ejecutora Trabajo a realizar Valoración del riesgo RAM Confirmación de la divulgación y comprensión de los peligros propios del área y sus respectivos controles tanto por el Emisor como por el Ejecutor. El análisis de riesgo se realiza verbalmente utilizando como guía el documento de análisis de riesgo vigente y publicado por el jefe del área.

3.3.3 Formatos de los Certificados de Apoyo y Aislamiento Seguro Los formatos de los certificados de apoyo y sus correspondientes vigencias son: CÓDIGO DEL FORMATO ECP-DHS-F-155

NOMBRE DEL CERTIFICADO DE APOYO Certificado de Apoyo N°1 “ Espacio Confinado”

VIGENCIA Duración de la actividad con revalidaciones cada siete (7) días calendario


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Certificado de Apoyo N°2 “Trabajo en Alturas”

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Certificado de Apoyo N°3 “Excavación” Certificado de Apoyo N°4 “Aislamiento Seguro de Plantas y Equipos” Certificado de Aislamiento Eléctrico Certificado de Apoyo N°5 Incluye ” Apertura de Líneas de Tea Viva o Gases Tóxicos” y “Hot-tap”

ECP-DHS-F-158 ECP-DHS-F-130 ECP-DHS-F-159

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Duración de la actividad con revalidaciones cada siete (7) días calendario Duración de la actividad Duración de la actividad intrusiva Duración de la actividad Igual a la vigencia del permiso de trabajo

Todos los certificados de apoyo son de color blanco y se elaboran con un (1) original y una (1) copia y el número consecutivo debe relacionarse en la sección B del permiso de trabajo. Los certificados de apoyo hacen parte integral del paquete de permiso, excepto, el certificado de apoyo N° 4 “Aislamiento Seguro de Plantas y Equipos” y el Certificado de Aislamiento Eléctrico, ya que estos deben permanecer archivados en la sede del Emisor. El certificado de apoyo N° 5 debe emitirse cada vez que el permiso de trabajo pierda vigencia. 3.3.4 Formato de Análisis de Riesgos El formato de Análisis de Riesgos es: 

ECP-DHS-F-150 Análisis de Riesgos específico para la realización del trabajo, en color blanco y se elabora con un (1) original y una (1) copia.

El diligenciamiento del formato de análisis de riesgos debe cumplir lo establecido en el instructivo ECPDHS-I-024. 3.3.5 Vigencia de los Permisos de Trabajo La vigencia del permiso para trabajos controlados a través del libro de minuta no debe superar un turno de trabajo del personal Ejecutor para la realización del mismo. La vigencia de las actividades controladas a través del permiso en frío, caliente y/o eléctrico no debe superar los siete (7) días calendario contados a partir del momento en que se emitió el permiso, garantizando el cumplimiento del proceso de revalidaciones. 3.3.6 Validez y Revalidación del Permiso de Trabajo 3.3.6.1 Validez La validez de un permiso, no debe superar un turno de trabajo del personal Ejecutor responsable de la actividad relacionada en el mismo.


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3.3.6.2 Revalidación Un permiso de trabajo se debe revalidar cuando:  

Cambia más del 50% de trabajadores del frente Ejecutor. Finaliza el tiempo de validez establecido en el permiso de trabajo.

Es condición para revalidar un permiso de trabajo que se continúe la misma actividad inicial y se mantengan el análisis de riesgos expuestos en el permiso de trabajo y sus documentos adjuntos. Para revalidar el permiso, el Emisor y el Ejecutor deben revisar las condiciones del trabajo y del área, diligenciar la sección correspondiente del formato y el Ejecutor deberá garantizar la lectura y comprensión del análisis de riesgo y la implementación de los controles a su cargo. Las responsabilidades asumidas por el Emisor y el Ejecutor durante la revalidación de un permiso de trabajo son idénticas a las asumidas en la emisión del mismo. La hora de la revalidación será concertada entre el Emisor y el Ejecutor. No se puede revalidar un permiso de trabajo en cualquiera de los siguientes casos: 





 

Suspensión temporal del trabajo por más de ocho (8) horas causada por algún incumplimiento del personal Ejecutor. Cuando hayan transcurrido siete (7) días calendario desde la fecha de emisión del permiso de trabajo. Si el trabajo no ha finalizado podrá utilizarse el mismo Análisis de Riesgos vigente, certificados de apoyo, entre otros, como documentos adjuntos al nuevo Permiso de Trabajo que se emita para continuar la actividad, siempre y cuando se mantengan las condiciones iniciales; para ello en la casilla de “Observaciones” del permiso de trabajo cerrado se indica el número de permiso de trabajo emitido. Cuando los originales o las copias, bien sea del permiso de trabajo o de alguno de los documentos adjuntos, no están disponibles o no sean legibles. Cuando alguno de los documentos adjuntos haya perdido vigencia. Cuando se hayan llenado completamente las casillas de la sección G de firmas en el formato de permiso de trabajo (Sección D para el caso del permiso eléctrico).

En cualquiera de estos casos el permiso debe ser cerrado y, una vez sea superada la condición que llevó a la no revalidación, se emitirá un nuevo permiso de trabajo. Para aquellos trabajos definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersión geográfica, se podrá revalidar los permisos en la sede del Emisor. 3.3.7 Suspensión de un Trabajo Cualquier trabajador de ECOPETROL S.A., Contratista, funcionario del socio estratégico, proveedor o visitante podrá suspender de hecho y de una manera responsable, un trabajo, cuando considere que las condiciones del mismo no son seguras y/o si no se están cumpliendo las normas y los controles de riesgo establecidos en el permiso de trabajo. Para ello, informará de manera inmediata y verbal al Emisor quien verificará, validará la razón de la suspensión y notificará al Ejecutor sobre la(s) causa(s) de dicha decisión. Plantilla 007 – Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

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3.3.8 Suspensión de un Permiso de Trabajo El Emisor del permiso de trabajo tiene la potestad de suspender el permiso de trabajo si comprueba alguna de las siguientes situaciones: a. Cuando se esté incumpliendo alguna de las normas de seguridad básica o alguno de los controles previstos en el permiso de trabajo, en el análisis de riesgos o en alguno de los documentos adjuntos. b. Cuando cambie alguna de las condiciones establecidas en el permiso, como pueden ser el tipo de actividad, el procedimiento, el alcance o las herramientas autorizadas inicialmente, tal como utilizar un soplete para retirar tornillos oxidados en vez de llaves manuales como se estipuló en el permiso. c. Cuando haya un cambio en las condiciones del proceso, como por ejemplo una liberación inesperada de un hidrocarburo o fluido de proceso. d. Cuando por razones operativas se quiera prevenir la interacción con otras actividades. e. Cuando suceda una emergencia operacional o de cualquier otro tipo, o cuando se active o se dé la voz de alarma de emergencia o evacuación. f. Cuando no se usa o se usa en forma inadecuada un EPP. g. Cuando haya un cambio severo en las condiciones climáticas (lluvia fuerte, tormentas, inundaciones, etc.) o en las condiciones del entorno. Es muy importante tener en cuenta que cuando se suspenda temporal o definitivamente un trabajo, las condiciones del equipo, sistema, proceso o área sean llevadas a un nivel de seguridad apropiado que evite incidentes, antes de la interrupción real y completa de la actividad. Adicionalmente, la dependencia emisora debe darle una atención adecuada a la existencia de trabajos suspendidos, ya que esto debe tenerse en cuenta cuando se autorice otro trabajo. En el caso de trabajos ejecutados por una firma contratista, el Emisor del permiso de trabajo que hace la suspensión temporal o definitiva deberá avisar lo antes posible al Gestor Técnico y/o al Administrador del Contrato, para que tomen las medidas pertinentes. No se requiere llevar a cabo el proceso formal de suspensión cuando el trabajo se detiene por períodos cortos, como en los descansos para tomar líquidos y alimentos. Durante estos períodos, la validez del permiso continua y la actividad puede reanudarse, previa revisión y verificación de las condiciones. Durante una emergencia operacional es probable que las circunstancias no permita una suspensión formal de los permisos, por tanto una comunicación verbal por parte de cualquier miembro del equipo de la dependencia emisora o del responsable de la ejecución del trabajo, es suficiente para suspender el o los trabajos amparados bajo dichos permisos; sin embargo, superada la emergencia, debe haber una revalidación del permiso para asegurar que las condiciones no se hayan alterado como consecuencia de la misma. 3.3.8.1 Suspensión Temporal Si las condiciones de seguridad son retomadas en forma pronta y/o se subsanan inmediatamente los incumplimientos a las normas y controles, el Emisor podrá autorizar verbalmente al Ejecutor la continuación del trabajo bajo el mismo permiso de trabajo. En este caso no queda registro escrito en el libro de minuta o formato del permiso de trabajo sobre la suspensión temporal, pero el Emisor deberá registrarla en el formato de entrega del turno, para información y seguimiento en los turnos posteriores. Plantilla 007 – Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

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3.3.8.2 Suspensión Definitiva: Si la suspensión temporal del trabajo se mantiene por más de ocho (8) horas, por incumplimientos a las normas y controles por parte del personal Ejecutor, el permiso de trabajo debe ser suspendido definitivamente por el Emisor y no podrá tener revalidaciones posteriores. Para ello, se debe hacer el cierre del mismo, diligenciándose la Sección H de Cierre en el formato del permiso, que i ncluye un “Sí” en la casilla correspondiente a la suspensión definitiva e indicándose la(s) razón(es) de la decisión en la casilla de “Observaciones” de dicha sección. En este caso, además del registro escrito en el formato del permiso de trabajo, el Emisor deberá registrar la suspensión definitiva en el formato de entrega del turno, explicando claramente las causas y soluciones, para información y seguimiento en los turnos posteriores. 3.3.9 Cierre del Permiso de Trabajo Las razones por las cuales se debe cerrar un permiso de trabajo son: 1. Cuando se ha ejecutado completamente la actividad por la cual se emitió el permiso, o 2. Cuando el permiso ha sido suspendido definitivamente por el Emisor, o 3. Cuando han transcurrido más de siete (7) días calendario desde la emisión del permiso, lo que impide su revalidación. El Ejecutor, antes de cerrar el permiso, asegura que el área de trabajo quede en condiciones seguras y libres de residuos y materiales, y entrega al Emisor la copia del permiso para proceder al cierre del mismo. El Emisor realiza las pruebas de aceptación y recibo del trabajo, verifica en campo las condiciones de seguridad, orden y aseo del área y diligencia con el Ejecutor la sección del cierre en el formato, tanto en el original como en la copia. Cuando el trabajo ha sido terminado, el Emisor debe informar a las dependencias operativas que estuvieron involucradas en el mismo. 3.3.10 Archivo del Permiso Una vez cerrado el permiso, el Emisor asegura el paquete de originales (permiso de trabajo y sus documentos adjuntos) en una carpeta destinada exclusivamente para tal fin y allí los archivará para su consulta, al menos durante treinta (30) días calendario contados a partir del momento del cierre del permiso.

3.4

ROLES Y RESPONSABILIDADES:

Todas las personas que participen de una forma directa o indirecta en actividades relacionadas con la aplicación de este Manual deben ser previamente entrenadas, de acuerdo con su cargo y rol. a. Presidente: 

Solicitar rendición de cuentas sobre el desempeño del Sistema de Control de Trabajo a cada una de las Vicepresidencias de ECOPETROL S.A.


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b. Vicepresidentes: 





Asegurar la implementación y cumplimiento del Sistema de Control de Trabajo en sus áreas de responsabilidad. Asignar oportunamente los recursos requeridos para la implementación y cumplimiento del Sistema de Control de Trabajo. Establecer el programa de capacitación y entrenamiento de los diferentes roles participantes del Sistema de Control de Trabajo.

c. Gerentes de Negocio y Superintendentes: 









 



Asegurar la implementación y cumplimiento del Sistema de Control de Trabajo en sus áreas de responsabilidad mediante las revisiones periódicas o auditorías internas o externas. Asignar oportunamente los recursos requeridos para la implementación y cumplimiento del Sistema de Control de Trabajo. Establecer el documento con los lineamientos que se deben cumplir dentro del proceso de planeación y programación de los trabajos Validar el listado de trabajos controlados a través del Libro de Minuta en su área de responsabilidad. Validar el listado de actividades frecuentes, repetitivas y/o con dispersión geográfica a desarrollar en su área de responsabilidad por parte del Superintendente y aprobarlo por parte del Gerente. Velar por el cumplimiento del programa de capacitación y entrenamiento establecido. Establecer plan para comprobar la competencia para los diferentes roles participantes del Sistema de Control de Trabajo. Establecer el programa de Evaluaciones periódicas para verificar la efectividad del Sistema de Control de Trabajo.

d. Jefes de Departamento: 













Asignar oportunamente los recursos requeridos para la implementación y cumplimiento del Sistema de Control de Trabajo. Garantizar que los participantes del Sistema de Control de Trabajo hayan superado el programa de capacitación y entrenamiento establecidos en cada Vicepresidencia. Cumplimiento del plan para comprobar la competencia para los diferentes roles participantes del Sistema de Control de Trabajo. Definir listado de trabajos controlados a través del Libro de Minuta en su área de responsabilidad. Definir el listado de actividades frecuentes, repetitivas y/o con dispersión geográfica a desarrollar en su área de responsabilidad. Implementar el programa de auditorías para revisión de la efectividad del Sistema de Control de Trabajo en su área de responsabilidad. Implementar el programa de Evaluaciones periódicas para verificar la efectividad del Sistema de Control de Trabajo.

e. Coordinadores y Supervisores: 

Asegurar que se identifiquen los peligros de la actividad y se implementen los controles necesarios antes, durante y después de la ejecución de los trabajos.


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


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Gestionar oportunamente los recursos requeridos para la implementación y cumplimiento del Sistema de Control de Trabajo. Evaluar el impacto de las actividades desarrolladas en su área de responsabilidad que puedan afectar otras áreas y comunicar a los responsables de las mismas con el fin de minimizar los efectos producto de las interferencias. Asegurar que la planeación y programación de los trabajos se haya desarrollado de acuerdo con las disposiciones establecidas en este Manual. Asegurar que el proceso de cambio de turno tanto del Emisor como del Ejecutor es apropiado y no causará impacto en la seguridad de los trabajos. Realizar las Evaluaciones al Sistema de Control de Trabajo e implementar las acciones correctivas para garantizar que el Sistema de Control de Trabajo funcione de manera efectiva en su área de responsabilidad.

f. Emisor 

 



















 

Entregar el equipo o sistema a ser intervenido por el Ejecutor, en condiciones integralmente seguras, aplicando adecuada y oportunamente los procedimientos del SAS y/o SAES. Aplicar el Sistema de Control de Trabajo según lo establecido en el presente Manual. Revisar, emitir, revalidar y cerrar los permisos de trabajo. Revisar y firmar los análisis de riesgos y certificados de apoyo. Verificar que las precauciones especificadas en un permiso hayan sido tomadas antes de comenzar el trabajo y asegurar que se haya hecho el análisis de riesgo antes de iniciar la tarea. Comunicar al Ejecutor sobre actividades adyacentes, interferencias y situaciones especiales en el área al momento de comenzar el trabajo. Asegurar que el resultado de la prueba de gases sea confiable, acorde con la frecuencia establecida y que sean registrados en los respectivos formatos de permisos de trabajo. Asegurar que el Ejecutor entiende plenamente el alcance del trabajo, los equipos a intervenir y los controles previstos para la ejecución del trabajo. Solicitar y verificar el correcto diligenciamiento del permiso eléctrico requerido para la ejecución de actividades que requieren dicho documento. Dedicar tiempo suficiente para realizar el empalme con el Emisor del turno entrante para permitir la revisión y discusión adecuada del estado y condiciones de todos los permisos de trabajo. Diligenciar el reporte de turno indicando el estado de los permisos (emitidos, no emitidos, suspendidos temporal y definitivamente, cerrados y vigentes, permisos controlados por minuta) según lo establecido en la directriz ECP-DHS-J-004 Entrega y Recibo de Turno en la áreas operativas de ECOPETROL S.A. Firmar el reporte de turno confirmando que ha entendido la situación y que ha tomado responsabilidad sobre las actividades de los permisos de trabajo que se mantienen vigentes y válidos. Realizar un recorrido inicial al área de trabajo y en los recorridos posteriores durante su turno definidos en la ronda estructurada, cada Emisor deberá visitar e inspeccionar los sitios donde se encuentran en ejecución trabajos amparados por los permisos vigentes, para garantizar que los controles especificados en el permiso se mantienen y que las condiciones del sitio permanecen seguras. Suspender el permiso de trabajo en caso de que las condiciones del área no sean seguras. Atender y dar cumplimiento al programa de capacitación.


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g. Ejecutor o Responsable por la Ejecución  

















Aplicar el Sistema de Control de Trabajo según lo establecido en el presente Manual. Asegurar que todos los trabajadores que conforman el grupo Ejecutor conocen el alcance del trabajo, entiendan el análisis de riesgos y se comprometan a cumplir los controles que les correspondan. Asegurar que todos los trabajadores tengan la competencia requerida para realizar los trabajos con seguridad y que sigan los procedimientos establecidos. Revisar, firmar como Ejecutor en la emisión, revalidación y cierre de los permisos de trabajo. Elaborar y firmar los análisis de riesgos y certificados de apoyo. Asegurar que la planeación y programación del trabajo se haya desarrollado de acuerdo a las disposiciones establecidas en este Manual. Garantizar que las herramientas y equipos a utilizar sean las adecuadas y estén en óptimas condiciones para su uso y que los trabajadores conozcan la forma de operarlas. Detener el trabajo si cambian las circunstancias involucradas en el permiso emitido e informar al Responsable del área. Garantizar que al finalizar o suspender el trabajo, el sitio quede en condiciones limpias y seguras, y que el permiso sea cerrado oportunamente. Asegurar el cumplimiento de todos los requisitos establecidos en el permiso de trabajo, análisis de riesgo, certificados de apoyo y procedimiento o instructivo de trabajo que respalda la ejecución del trabajo. Atender y dar cumplimiento al programa de capacitación.

h. Trabajadores Ejecutores (Personal de Mantenimiento y Trabajadores de Contratistas)  





  

No iniciar ningún trabajo hasta tanto no se disponga del respectivo permiso emitido. Exigir al responsable por la ejecución de trabajo que le sea suministrada la información sobre el alcance del trabajo, los peligros y sus controles y debe asegurarse que los entendió claramente. Garantizar que cuando se termine o suspenda el trabajo, el equipo, sistema o área queden en condiciones limpias, ordenadas y seguras. Cumplir con los requisitos establecidos en el permiso de trabajo, análisis de riesgo, certificados de apoyo y procedimiento o instructivo de trabajo que respalda la realización de las actividades. En caso de duda o si las circunstancias cambian, suspender el trabajo y consultar con el Emisor. Una vez finalizado el trabajo, informar al responsable por la ejecución para iniciar el cierre. Atender y dar cumplimiento al programa de capacitación.

i. Gestor Técnico HSE y Administrador de Contrato  







Verificar y facilitar que el Contratista cumpla las condiciones contempladas en este Manual. Asistir a la capacitación para alcanzar el nivel de competencias requeridos para el rol que desempeña dentro del Sistema de Control de Trabajo. Participar y/o validar las Evaluaciones HSE del Sistema de Control de Trabajo y realizar los ajustes a que hubiere lugar. Implementar el programa de Evaluaciones periódicas para evaluar la efectividad del Sistema de Control de Trabajo. Dar cumplimiento a las funciones definidas en la Guía para la Administración y Gestión de Contratos y Convenios GAB-G-001, o quien lo modifique, complemente o derogue.


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j. Profesionales de Gestión de Riesgos o Staff HSE. 





Velar por la implementación y cumplimiento del Sistema de Control de Trabajo en sus áreas de responsabilidad mediante las revisiones periódicas, autoevaluaciones, evaluaciones internas o externas. Validar el listado de actividades frecuentes, repetitivas y/o con dispersión geográfica a desarrollar en su área de responsabilidad para aprobación del Gerente. Impartir o garantizar la disponibilidad de los programas de capacitación sobre el Sistema de Control de Trabajo.

k. Profesionales HSE de DHS 

  

3.5

Impartir o garantizar la disponibilidad de los programas de capacitación sobre el Sistema de Control de Trabajo. Ejecutar el programa de Evaluación anual establecido por DHS para todo Ecopetrol S.A. Mantener un archivo actualizado con las oportunidades de mejora de este Manual. Liderar actualizaciones de este Manual. CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO:

La efectividad del Sistema de Control de Trabajo depende, en gran medida, del cuidado y la competencia de las personas involucradas en el mismo, especialmente del Emisor y del Ejecutor, por lo tanto, es esencial que todo el personal clave se encuentre adecuadamente capacitado y entrenado. Todo el personal que toma parte activa en el Sistema de Control de Trabajo debe cumplir con los siguientes requisitos mínimos: a) Contar con una experiencia mínima de seis (6) meses en el cargo. b) Cada Vicepresidencia debe establecer un plan de capacitación a 2 años a partir de la fecha de vigencia de este documento, con el fin de asegurar la formación para los diferentes roles participantes del Sistema de Control de Trabajo, de tal manera que les permita desempeñar sus funciones de forma segura. c) Para Emisores y Supervisores del Emisor nuevos (directos o Contratados) deben recibir la formación en los 13 módulos y acompañamiento inicial en la emisión de mínimo tres (3) permisos para actividades en Frío y tres permisos para actividades en caliente o eléctrico. Este acompañamiento debe quedar documentado en el formato Reporte de Acompañamiento en el Sistema de Control de Trabajo ECP-DHS-F-243 y archivado. Para los roles participantes del Sistema de Control de Trabajo se debe capacitar y entrenar en las temáticas mínimas basadas en la descripción de la siguiente tabla (disponibles como módulos de la Universidad de Ecopetrol y/o guías de entrenamiento):


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PARTICIPANTES

Emisor y supervisor del Emisor

Ejecutor y supervisor del Ejecutor Coordinadores, Gestores Técnicos, Profesionales HSE y Administradores de contratos Jefes de Departamento, Superintendentes y demás roles.


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1. Control de Trabajo 2. Análisis de Riesgos – CT

INTENSIDAD MÍNIMA (HORAS) 4H 4H

3. Trabajos en Alturas – CT

3H

4. Sistema de aislamiento seguro de plantas y equipos SAS – CT

3H

5. Sistema de aislamiento eléctrico seguro SAES–CT 6. Manejo de emergencias - CT 7. Espacios Confinados – CT 8. Monitoreo de Atmósferas – CT 9. Elementos de Protección Personal EPP – CT 10. Levantamiento Mecánico de Cargas LMC–CT

3H 3H 3H 3H 3H 3H

11. Excavaciones – CT

3H

12. Manejo de Sustancias Químicas – CT

3H

13. Requisitos Legales en HSE - CT

2H

1. Control de Trabajo 2. Análisis de Riesgos – CT - Otras capacitaciones y entrenamiento requerido para el trabajo específico a realizar.

4H 4H

1. Control de Trabajo

4H

2. Análisis de Riesgos – CT

4H

Control de Trabajo y Análisis de Riesgos

2H

CAPACITACIÓN Y ENTRENAMIENTO

Las necesidades de capacitación, entrenamiento, acompañamiento y actualización se definen con base en el monitoreo y las evaluaciones del Sistema de Control de Trabajo. Los registros para demostrar que superó los resultados de la evaluación en el programa de capacitación y entrenamiento se deben archivar en el expediente de cada trabajador y adicionalmente, cuando sea un trabajador propio de ECOPETROL S.A. debe cargarse en el sistema SAP. Con base en las competencias definidas, cada Vicepresidencia debe establecer un plan a 5 años a partir de la fecha de vigencia de este documento, para comprobar la competencia a través de VTH para los diferentes roles participantes del Sistema de Control de Trabajo, de tal manera que les permita desempeñar sus funciones de forma segura. La Recertificación se realizará cada 5 años. El contratista debe asegurar que el personal que participa como Emisor, Supervisor del Emisor, Ejecutor o Supervisor del Ejecutor cuente con la capacitación en el Sistema de Control de Trabajo. Plantilla 007 – Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

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3.6


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INDICADORES DE DESEMPEÑO:

En los escenarios de gestión de las diferentes dependencias de ECOPETROL S.A. se pueden analizar los siguientes indicadores: 

% Permisos de trabajo planeados = # Permisos planeados/# Permisos de trabajo emitidos X 100%













% Ejecución de recomendaciones resultantes de las evaluaciones = # Recomendaciones cerradas/# Recomendaciones programadas a la fecha de cierre X 100% % Permisos de trabajo suspendidos = # Permisos de trabajo suspendidos definitivamente / # Permisos emitidos X 100% % Emisores con competencias comprobadas = # Emisores del área con competencias comprobadas/ # de Emisores del área X 100% % Ejecutores con competencias comprobadas = # Ejecutores del área con competencias comprobadas/ # de Ejecutores del área X 100% % Permisos de trabajo debidamente cerrados = # Permisos de trabajos debidamente cerrados/# de permisos emitidos X 100% % Permisos de trabajo respaldados con procedimiento o instructivo de trabajo = # Permisos de trabajo respaldados con procedimiento o instructivo de trabajo / # permisos de trabajo emitidos X 100%

4. DESARROLLO Los pasos necesarios dentro del Sistema de Control de trabajo, son los siguientes:

4.1

PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LOS TRABAJOS

Cada Vicepresidencia o Gerencia debe establecer los lineamientos que se deben cumplir dentro del proceso de planeación y programación de los trabajos, teniendo en cuenta que la seguridad es un pre-requisito para programar un trabajo.

Este proceso debe establecer un documento que incluya como mínimo: 











Los roles y responsabilidades que hacen parte del proceso de planeación y programación. El reglamento para el seguimiento, control y aprobación de la planeación y programación de los trabajos. Las fuentes oficiales para priorización, planeación, programación, registro y consulta. (ejemplo: RIS, Ellipse, SAP, entre otros) Los requisitos mínimos a verificar para programar un trabajo (ejemplo: formato matriz de valoración y caracterización del riesgo, formato plan de movilización de equipos, well planning de pozo, lecciones aprendidas, recomendaciones técnicas, procedimientos o instructivos, entre otros) Los controles para planear y programar un trabajo de mantenimiento requerido para atender una condición de alto riesgo para las personas, el ambiente, las instalaciones o la producción. Los controles por interferencias y peligros potenciales por programación de trabajos simultáneos.


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4.1.1. Visita al Sitio para la Planeación del Trabajo Una vez identificada la necesidad de realizar un trabajo a través de una OT o número de contrato, el Emisor y Ejecutor, verifican en sitio el equipo o sistema a intervenir con el fin de determinar un alcance integral del trabajo que incluya los aspectos técnicos, la aplicación de aislamiento de las fuentes de energía (SAS/SAES) y validar los requisitos establecidos en este manual. Es imprescindible que durante la visita al sitio del trabajo, tanto Emisor como Ejecutor, analicen las posibles interferencias con otras actividades o procesos desarrollados en áreas aledañas que puedan ocasionar un impacto para la seguridad de los trabajadores o de la instalación. En esta visita, el Emisor puede advertir la afectación de áreas vecinas, caso en el cual debe efectuar los correspondientes contactos para enterarlos y definir controles a las posibles afectaciones. El Emisor y el Ejecutor deben elaborar el análisis de riesgos del trabajo a realizar según lo descrito en el instructivo ECP-DHS-I-024. Posteriormente, este documento debe ser remitido para revisión y aprobación según el nivel de autorización que corresponda. 4.1.2 Programación del trabajo: Para la programación de un trabajo se debe verificar como mínimo: 

Que el trabajo se encuentra planeado.



Que el equipo o sistema puede ser entregado al ejecutor por parte del área.



Que el funcionario autorizado del área apruebe la programación del trabajo.









Que el Emisor y Ejecutor revisaron y acordaron el procedimiento o instructivo a seguir para la ejecución del trabajo. Que se dispone del personal y las competencias requeridas identificadas en la planeación. Que se dispone de los materiales, repuestos, equipos, accesorios y servicios especiales identificados en la planeación. Que se dispone de los controles por interferencias y peligros potenciales cuando exista programación para trabajos simultáneos en el área o en el entorno.

4.2

EMISIÓN DEL PERMISO DE TRABAJO

4.2.1 Solicitud del Permiso de Trabajo El Ejecutor debe entregar el paquete de permiso de trabajo en la sede del Emisor, de manera que pueda ser validado por este último, por lo menos con un (1) día de anterioridad al inicio de la ejecución del trabajo, con el fin de que se hagan observaciones y modificaciones donde aplique y se gestionen las firmas requeridas. Este paquete de permisos debe contener: 

 

Formato de permiso de trabajo con las secciones A y B debidamente diligenciadas, y adicionalmente secciones C y/o D para el caso de actividades en caliente y/o eléctricas cuando apliquen. Formato de Análisis de Riesgo firmado según el nivel de autorización que corresponda. Certificado de apoyo, si aplica


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Otros documentos de apoyo, si aplica

En las reparaciones generales y técnicas con parada de planta, mantenimiento de líneas, reparaciones generales de equipo mayor, trabajos contratados y ejecución de proyectos, se procederá de igual manera, pero con el suficiente tiempo de anticipación, el cual es acordado entre el Emisor y el Ejecutor. La solicitud del permiso la hará el Ejecutor al Emisor en la sede de este último, informando el número de la OT o número de contrato, justo antes del inicio del trabajo para que el Emisor extraiga de su archivo el paquete de permiso de trabajo debidamente revisado y aprobado. 4.2.2 Alistamiento para entrega del equipo o sistema a intervenir Una vez programados los trabajos a realizar, el Emisor debe iniciar el alistamiento requerido para la entrega del equipo o sistema a intervenir, aplicando los procedimientos operativos y los controles establecidos en el permiso de trabajo y documentos adjuntos, y simultáneamente realiza el SAS si aplica según la categoría de aislamiento definida para el trabajo durante la fase de planeación HSE. Se debe diligenciar el formato ECP-DHS-F-158 Certificado de Apoyo N°4 “Aislamiento Seguro de Plantas y Equipos” y se debe coordinar con la autoridad de aislamiento eléctrico para el diligenciamiento del formato ECP-DHS-F-130 “Certificado de Aislamiento Eléctrico”, si es requerido. El Emisor debe diligenciar el resto del formato de permiso de trabajo, excepto las secciones E (Pruebas de Gases), G (Firmas) y H (Cierre), y de los formatos de certificados de apoyo que apliquen. El personal del Ejecutor debe iniciar el alistamiento de los materiales, equipos y herramientas requeridas para la realización del trabajo, con base en la información consignada en la planeación y programación del trabajo, los procedimientos o instructivos de trabajo existentes y los documentos adjuntos. 4.2.3 Prueba de Gases El Emisor, que debe ser una persona avalada por Ecopetrol S.A en el monitoreo de atmósferas siguiendo los lineamientos del Instructivo de Realización de Prueba de Gases y Calibración de Equipos Portátiles ECP-DHS-I-082, quien realiza la prueba de gases correspondiente, con la menor antelación posible al inicio del trabajo, definiendo previamente los puntos exactos del muestreo, de manera que sea representativo de las condiciones reinantes y de acuerdo con las características del trabajo. Para aquellos trabajos definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersión geográfica, la prueba de gas la realiza una persona avalada por Ecopetrol S.A. en el monitoreo de atmósferas. Si los resultados de la prueba indican valores fuera del rango de seguridad establecido deben tomarse las medidas y los controles necesarios para llevarlos a valores de seguridad, antes de emitir o revalidar el permiso de trabajo. La necesidad de realizar la prueba y su frecuencia deberán ser definidas en el análisis de riesgos respectivo. Esta prueba de gas se debe documentar diligenciando la sección E del formato de permiso de trabajo para su posterior emisión del permiso.


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4.2.4 Emisión del Permiso de Trabajo El Emisor y el Ejecutor realizan la visita previa conjunta al sitio de trabajo para verificar las condiciones y se aseguran el completo y adecuado diligenciamiento del formato de permiso de trabajo y documentos adjuntos, y los firman. Antes, y si hay necesidad, deben obtenerse las firmas de aprobación de los Supervisores de las demás dependencias que estén involucradas en el trabajo, bien sea como responsables de las áreas geográficas donde se realizará el mismo o como usuarios del sistema que se va a intervenir (sección F del formato de permiso de trabajo). Para el caso de la emisión de los permisos de trabajo para los trabajos definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersión geográfica, el Emisor podrá emitir el permiso de trabajo con una validez máxima de siete (7) días calendario especificando claramente el turno de trabajo del Ejecutor. 4.2.5 Validez y Revalidación de los Permisos Las revalidaciones implican, tanto para el Emisor como para el Ejecutor, un nivel de responsabilidad igual al de la emisión inicial del permiso e implica la revisión de la documentación asociada y la visita previa conjunta al sitio de trabajo para verificar las condiciones. Al finalizar el trabajo o al terminar su turno de trabajo, se debe contar con el paquete de copias del permiso y sus documentos adjuntos, bien sea para su cierre inmediato o para la posterior revalidación del mismo. Para aquellos trabajos definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersión geográfica, se podrá revalidar los permisos en la sede del Emisor.

4.3

EJECUCIÓN

4.3.1 Divulgación de los Peligros y Controles al personal Ejecutor Una vez obtenido el permiso de trabajo, el Ejecutor realiza una charla con todos los trabajadores involucrados en la ejecución del trabajo para informarles sobre lo acordado en el permiso de trabajo y sus documentos adjuntos, y debe asegurarse de que todo el grupo tenga plena claridad sobre el procedimiento y/o instructivo de trabajo a seguir, los peligros a que están expuestos y los controles que deben implementarse. El Ejecutor relata a sus trabajadores por lo menos una lección por aprender relacionada con la actividad a desarrollar en el turno de trabajo. 4.3.2 Ubicación del Permiso de Trabajo El Emisor une el formato diligenciado del permiso de trabajo a los documentos adjuntos, en dos (2) paquetes, así: a. uno (1) de originales. b. uno (1) de copias. El paquete de originales es ubicado en un sitio exclusivo para los permisos vigentes dentro del cuarto de control o sede del Emisor, que puede ser una cartelera o un sistema de estantes con casillas muy bien identificadas, clasificándolos por unidad, planta, área, zona, equipo o de cualquier otra forma, de manera que se facilite al máximo su visualización, ubicación y consulta, y donde permanece mientras se ejecuta el trabajo. Plantilla 007 – Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

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El paquete de copias queda en poder del Ejecutor, quien lo debe proteger adecuadamente de la humedad y suciedad mediante un empaque plástico hermético y transparente. Una vez se realice la divulgación de los peligros y controles al personal Ejecutor, el paquete de copias del permiso se ubica en un sitio visible y lo más cerca del lugar de trabajo, manteniéndolo allí mientras se ejecuta el trabajo. Adicionalmente, en todo cuarto de control o sede del Emisor debe existir un dibujo tipo “Plot Plan” de la planta o unidad, en escala adecuada, en donde se marquen de una manera clara deseable con colores los sitios en donde se tienen todos los trabajos con permisos emitidos en caliente, frío, eléctricos o a través del libro de minuta. 4.3.3 Verificación del cumplimiento de los controles Tanto el Ejecutor como el Emisor visitan e inspeccionan el sitio de trabajo con regularidad para garantizar que las condiciones detalladas en el permiso de trabajo no hayan cambiado, que sólo se realice el trabajo descrito en el alcance del permiso y que se esté ejecutando de manera segura. En caso de advertirse una omisión de algunos de los controles establecidos o de identificarse nuevos peligros, el trabajo debe suspenderse y tras ser interrumpido se debe volver a evaluar las condiciones del sitio y las medidas de control apropiadas. El Emisor debe mantener una constante comunicación con el Ejecutor para monitorear el desarrollo del trabajo.

4.4

TERMINACIÓN DE LOS TRABAJOS

4.4.1 Normalización de Protecciones El Emisor debe verificar que se han activado o normalizado las protecciones de proceso, tales como cortes, alarmas, bloqueos y by- pass, que hayan sido suspendidas o inhabilitadas con ocasión del trabajo. Tanto la suspensión como la normalización de protecciones deben ser registradas adecuadamente en los formatos establecidos. Este paso incluye la verificación del retiro del aislamiento (SAS y/o SAES si aplica), la restauración de la integridad del equipo o sistema, incluyendo la prueba de servicio antes de colocarlo en operación normal o en disponibilidad. 4.4.2 Inspección del sitio y entrega del trabajo El Ejecutor debe entregar el sitio de trabajo en condiciones limpias y seguras una vez se finalice el trabajo; para que lo anterior se cumpla a cabalidad, es esencial que antes de cerrar el permiso, el Emisor visite el sitio para garantizar que no queden fuentes potenciales de incidentes y que el equipo se pueda retornar al servicio de manera segura. Se deben verificar los siguientes aspectos, entre otros: 



Los accesorios y equipos retirados o desmontados durante el trabajo se dejaron en condiciones seguras. El área se encuentra limpia, cualquier derrame generado fue limpiado y los residuos se dispusieron de forma ambientalmente segura.


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4.4.3 Cierre del Permiso de Trabajo Una vez el Emisor recibe de conformidad el trabajo, procede junto con el Ejecutor a cerrar el formato de permiso de trabajo o el Libro de Minuta. En caso que el Ejecutor finalice la actividad y no realice el correspondiente cierre del permiso, el Emisor debe generar una falla de control a la empresa contratista o a la dependencia de la cual hacen parte los Ejecutores.

4.5

SEGUIMIENTO Y CONTROL

La efectividad de la implementación y sostenibilidad del Sistema de Control de Trabajo se mide mediante un programa formal de Evaluaciones establecido anualmente según procedimiento Evaluaciones Internas al Sistema de Gestión y Control Integral ECP-VEC-P-011. El Formato ECP-DHS-F-019 Lista de Verificación Manual de Control de Trabajo y Análisis de Riesgos puede ser utilizado para realizar las Autoevaluaciones y Evaluaciones. Las Evaluaciones pueden ser de diferentes niveles, así: Autoevaluaciones: El objetivo de esta evaluación es identificar el nivel de cumplimiento de los requisitos establecidos en el Manual de Control de Trabajo, es ejecutada por los Supervisores y Coordinadores de cada dependencia en compañía de Emisores y Ejecutores. Pueden ser directas o cruzadas. Los resultados de la Evaluaciones deben ser archivados, tabulados y socializados en los escenarios establecidos en la Estructura de Control de Gestión de la dependencia con el fin de realizar el seguimiento a la ejecución de las acciones correctivas propuestas a raíz de los hallazgos encontrados en la Evaluaciones. Los resultados de la Evaluación deben ser archivados, tabulados y socializados en los escenarios establecidos en la Estructura de Control de Gestión de cada Vicepresidencia con el fin de realizar el seguimiento a la ejecución de las acciones correctivas propuestas a raíz de los hallazgos encontrados en la Evaluación. Evaluaciones de Primera y Segunda Parte: El objetivo de esta Evaluación es identificar el nivel de cumplimiento de los requisitos establecidos en el Manual de Control de Trabajo. Es ejecutada por: a) b) c) d)

Profesionales de VEC Los Profesionales HSE de la DHS Los profesionales DAI Clientes o partes interesadas

Los resultados de la Evaluación deben ser archivados, tabulados y socializados en los escenarios establecidos en la Estructura de Control de Gestión de ECOPETROL S.A. con el fin que las dependencias elaboren un plan de acción tendiente a eliminar los hallazgos detectados. Evaluaciones de Tercera Parte: El objetivo de este tipo de evaluación es verificar el nivel de conformidad del Sistema de Gestión HSE de ECOPETROL S.A. con los elementos detallados en una norma de Gestión HSE como la Norma OHSAS 18001 u otras similares. Los auditores pertenecen a entes acreditados para realizar este tipo de Plantilla 007 – Todos los derechos reservados para Ecopetrol S.A. Ninguna reproducción externa copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin permiso escrito. Ningún párrafo de esta publicación puede ser reproducido, copiado o transmitido digitalmente sin un consentimiento escrito o de acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor y con base en la regulación vigente.

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verificaciones, son independientes de ECOPETROL S.A. y cuentan con las competencias que lo certifican como auditores de estas normas en particular.

4.6

DOCUMENTO MODELO DE LIBRO DE MINUTA LIBRO DE MINUTA

Fecha

4.7

Hora ingreso

hora salida

empresa

trabajo a realizar

DEPENDENCIA: Divulgación de los peligros propios del área y sus controles valoración (Emisor ) del riesgo RAM Registro o Nombre Firma CC

Análisis y comprensión de los peligros y sus controles (Ejecutores) Registro o Nombre Firma CC

INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DEL PERMISO DE TRABAJO PARA ACTIVIDADES EN FRÍO, CALIENTE Y ELÉCTRICAS

El formato de permiso de trabajo debe ser elaborados en tamaño oficio y deben ser diligenciados con bolígrafo de tinta, en letra clara y sin enmendaduras, asegurándose de que tanto el original como la copia sean completamente legibles. Todas las secciones y casillas deben ser diligenciadas, de acuerdo con las siguientes indicaciones: SECCIÓN A - GENERALIDADES: Debe ser diligenciada por el Ejecutor o dependencia ejecutora en la etapa de planeación. 

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TIPO DE PERMISO: se debe seleccionar con una equis (X) si aplica Permiso en Frío o Permiso en Caliente o Permiso Eléctrico. Si desde planeación se define que es una actividad en Caliente y Eléctrica se debe seleccionar con una equis (X) el Permiso en Caliente y el Permiso Eléctrico. FECHA DE DILIGENCIAMIENTO: Se escribe día (dd), mes (mm), año (aa) y hora (am o pm) en que se inicia el diligenciamiento del formato de permiso por parte del Ejecutor. RAM HSE : Se escribe H, M, L o N, según el caso. DEPENDENCIA O EMPRESA EJECUTORA: Se escribe el nombre o sigla oficial de la dependencia de ECOPETROL S.A. o de la firma contratista o socio estratégico que va a ejecutar el trabajo. ACTIVIDAD FRECUENTE, REPETITIVA Y/O DISPERSA: se debe seleccionar con una X SI corresponde o NO en las definidas por cada Gerencia. ESPECIALIDAD (ES): Se escribe el nombre de la(s) especialidad(es) que va a ejecutar el trabajo. OT (S) / CONTRATO: Se escribe el número de la(s) orden(es) de trabajo, el número de evento, documento similar o del contrato de trabajo bajo el cual se va a realizar el trabajo. PLANTA O LUGAR: Se escribe el nombre de la planta o lugar donde se encuentra el equipo, sistema o área donde se ejecutará el trabajo. EQUIPO O SISTEMA OBJETO DEL TRABAJO: Se escribe el nombre y número de identificación oficial del equipo, sistema o área que va a ser intervenido. TRABAJO A REALIZAR: Se describe en forma clara y precisa el trabajo a ejecutar.


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SECCIÓN B – PLANEACIÓN Y PREPARACIÓN PARA EL TRABAJO: Debe ser diligenciada por el Ejecutor o dependencia ejecutora en la etapa de planeación y verificada y complementada si se requiere por el Emisor al momento de emitir el permiso de trabajo. En las casillas de los documentos o controles que apliquen y cuyo formato cuente con un número consecutivo de identificación, se coloca dicho número. En las casillas de los documentos o controles que apliquen y cuyo formato no cuente con número consecutivo de identificación, se coloca una equis (X). Las casillas de los documentos o controles que no aplican para el alcance del trabajo se dejan en blanco. En la casilla de “Otro” se coloca lo adicional. SECCIÓN C – REQUISITOS ADICIONALES PARA ACTIVIDADES EN CALIENTE: Debe ser diligenciada por el Ejecutor o dependencia ejecutora en la etapa de planeación y verificada y complementada si se requiere por el Emisor al momento de emitir el permiso de trabajo. Para Permiso en Caliente se documentan los controles que aplica marcándolos con una equis (X). Si no es una actividad en Caliente, en el formato de permiso se coloca una equis (X) en la casilla “N.A.” y las demás casillas se dejan en blanco. SECCIÓN D – REQUISITOS ADICIONALES PARA ACTIVIDADES ELÉCTRICAS: Debe ser diligenciada por el Ejecutor o dependencia ejecutora en la etapa de planeación y verificada y complementada si se requiere por el Representante del área E léctrica. Para Permiso Eléctrico se marca con una equis (X) el nivel de tensión y el valor correspondiente. Si no es una actividad eléctrica, en el formato de permiso se coloca una equis (X) en la casilla “N.A.” y las demás casillas se dejan en blanco. SECCIÓN E – PRUEBAS DE GASES: Debe ser diligenciada por el Emisor (persona avalada por Ecopetrol S.A en el monitoreo de atmósferas), justo antes de iniciarse el trabajo. Para aquellos trabajos definidos como frecuentes, repetitivos y/o con dispersión geográfica, la prueba de gas la realiza una persona avalada por Ecopetrol S.A. en el monitoreo de atmósferas. Si esta prueba no aplica, en el formato de permiso se coloca una equis (X) en la casilla “N.A.” y las demás casillas se dejan en blanco. En los demás casos se escribe: “FECHA PRUEBA”: la fecha como día (dd), mes (mm), año (aa) en que se realiza la prueba. “HORA PRUEBA”: la hora (am ó pm) en que se realiza la misma. “TIEMPO DE VALIDEZ”: el tiempo en horas (x h) o en minutos (x min), definido en el análisis de riesgos. Si se requiere monitoreo permanente colocar “prueba continua”. “LEL”, “O2”, “CO” y “H2S”: los resultados de la prueba. “OTRO”: el nombre de la sustancia adicional que se monitorea, el rango de seguridad y los resultados de las mediciones. “FECHA CALIBRACION VIGENTE DEL EQUIPO DETECTOR ”: Fecha final de la vigencia de calibración. “FIRMA DE LA PERSONA QUE REALIZA LA PRUEBA ”: la firma, que debe ser autógrafa o corta, del funcionario avalado por Ecopetrol S.A que realiza la prueba. “REGISTRO O CC ”: el número de registro o cédula de ciudadanía del funcionario avalado por Ecopetrol S.A que realiza la prueba.   

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SECCIÓN F – FIRMAS AUTORIZACIÓN DEL ÁREA GEOGRÁFICA O RESPONSABLE DE ÁREA (AUTORIZO LA REALIZACIÓN DEL TRABAJO): Debe ser diligenciada en los siguientes casos: 

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Cuando se realice un trabajo en un sistema operativo que cruza varias áreas geográficas, se documenta la aprobación del(los) supervisor(es) del área geográfica en donde se va a ejecutar la actividad. En las áreas que se tiene como control que el responsable de área autoriza la realización del trabajo.

SECCIÓN G – FIRMAS EMISIÓN Y REVALIDACIONES: Debe ser diligenciada por el Emisor o responsable del área y por el Ejecutor al momento de emitirse o revalidarse el permiso de trabajo, sobre el original y la copia, tanto en la emisión como en las revalidaciones: 

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El Emisor escribe la fecha de emisión o revalidación (dd/mm/aa), las horas de inicio (DESDE) y terminación (HASTA) de la validez (am ó pm) y consigna su firma y el número de registro o cédula de ciudadanía. Además, el Ejecutor consigna su firma y número de registro o cédula de ciudadanía; se escribe el número de personas ejecutoras que van a participar directamente en la ejecución del trabajo. Para efectos de aprovechar al máximo el espacio y casillas disponibles en el formato, las firmas deben ser autógrafas o cortas. El diligenciamiento de las filas debe hacerse en forma secuencial, entendiéndose que la primera fila diligenciada corresponde a la emisión y las demás a las revalidaciones, y no se deben dejar filas en blanco entre las revalidaciones del documento. Si al momento de cerrarse el permiso de trabajo queda filas en blanco, las mismas deberán ser cruzadas previamente por el Emisor. Si la vigencia de un permiso, bien sea en la emisión o en una de sus revalidaciones, cubre parte de dos (2) días diferentes, se entiende que la “Fecha” y la “Hora desde” corresponden al día en que se otorga la validez y que la “Hora hasta” corresponde al siguiente día.

SECCIÓN H – CIERRE: Debe ser diligenciada por el Ejecutor y por el Emisor, cada uno en las casillas correspondientes, al momento de cerrar el permiso. Debe diligenciarse sobre el original y la copia. En las casillas se escribe “SÍ” o “NO” o “NA” , según aplique. Si el cierre es debido a que el permiso de trabajo ha sido suspendido definitivamente, es decir que la ejecución de la actividad no se completó, además se escribe en la casilla de “Observaciones” la razón de dicha suspensión. En la casilla de “Observaciones” se consigna la información que se considere relevante sobre el trabajo realizado. El Emisor escribe la fecha (dd/mm/aa) y la hora (am ó pm), y junto con el Ejecutor consignan el nombre, la firma y el número de registro o cédula de ciudadanía en las casillas correspondientes. Las firmas deben ser autógrafas o cortas.

5. CONTINGENCIA No aplica.


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RELACIÓN DE VERSIONES Versión 0 1 2 3

Fecha 1/02/2005 20/02/2006 6/08/2007 15/05/2010

4

31/08/2011

5

26/06/2012

6

31/08/2012

7

17/05/2013

Cambios

Emisión del documento Actualización Actualización Actualización A partir de su publicación, este documento solo se utiliza para las áreas donde se está aplicando el piloto de control de trabajo Entra en vigencia para todas las áreas de ECOPETROL S.A. a partir del 1 de julio de 2012. Prorroga de Vigencia- Entra en vigencia para todas las áreas de ECOPETROL S.A. a partir del 1 de Noviembre de 2012. Formato unificado de permisos de trabajo para actividades en Frío, en Caliente y Eléctrica -Deroga Formato ECP-DHS-F-153, ECP-DHS-F-154. Entra en vigencia para las áreas que cumplan con el plan de implementación de acuerdo con las fechas establecidas en el memorando No. 2-2012-005-33175. Deroga el Manual Permisos de Trabajo ECP-DRI-M-001 y todos los documentos y formatos publicados en P8 que contengan lineamientos diferentes a éste Manual. Entra en vigencia para todas las áreas de ECOPETROL S.A. a partir del 1 de junio de 2013.

Para mayor información sobre este documento dirigirse a quien lo elaboró, en nombre de la dependencia responsable: Elaboró: Diana Patricia Mahecha Bohórquez con el apoyo del equipo del Piloto de Control de Trabajo de todas las áreas de ECOPETROL S.A. Teléfono: 48954 Buzón: [email protected] Dependencia: Dirección de HSE


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