MATRIZ PARA EVALUACIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA GESTIÓN HSE DE CONTRATISTAS DIRECCIÓN DE HSE & GESTIÓN SOCIAL CODIGO: ECP-DHS-F-090
ELABORADO: 15/01/2012
VERSION: 1
EMPRESA:
No. CONTRATO:
OBJETO DEL CONTRATO:
EVALUADO:
EVALUADOR:
LUGAR Y FECHA DE EVALUACION:
GESTOR TÉCNICO:
Ítem
Descripción
P
PH
PHV
PHVA
PHVA + Alineacion ECP
% Cumplimiento
0.3
0.50
0.70
0.9
1
1.
o s e P
3
Liderazgo y Compromiso
1.1
Se establece en el plan de HSE, mecanismos mecanismos sistemático sistemáticos s para la Se llevan a cabo los mecanismos revisión revisión del cumplimi cumplimiento ento de los Liderazgo y compromiso gerencial. sist sistem emát átic icos os de acue acuerd rdo o a lo aspectos HSE de la compañía, que programado. demuestren el compromiso visible de la gerencia
1.2
Se establecen reuniones de forma Lider Liderazg azgo o y compro compromi miso so de los sistemática para revisar la gestión Se re real aliizan zan las reun reunio ione nes s lideres de la organización. HSE del grupo de trabajo a cargo acuerdo a lo programado. de los lideres de la organización.
2.
a c n i f ó i i l a c C 0
2
0
El líder HSE de la compañía asiste a las reuniones HSE de Cont Contrrati atistas stas,, comu comun nica a su organización los lineamientos HSE de ECOPE ECOPETR TROL OL S.A, S.A, y éstos éstos se aplican
1
0
2
0
Se revisa y monitorea el cumplimiento, cumplimiento, se generan acciones Se cumplen con las acciones según La política en HSE se alinea con la para para los los aspe aspect ctos os que que debe deben n lo programado. política integral de ECOPETROL. fortalecerse.
1
0
Se real realiz iza a segu seguim imie ient nto o de su cumplimiento generando acciones Se cumplen cuan cuando do los los resu result ltad ados os no son son propuestas. favorables.
1
0
5
0
En el presu presupu puest esto o se incl incluy uyen en todos los ítems establecidos en las espe especi cifi fica caci cion ones es técn técniicas cas del del contrato.
1.50
0
El cumplimi cumplimiento ento del Decálogo Decálogo de los los compro compromis misos os con la vida vida de ECOPET ECOPETRO ROL L S.A. S.A. hace parte parte del rol y función para las personas que real realiz izan an trab trabaj ajos os dent dentro ro de las las instalacio instalaciones nes de ECOPETROL ECOPETROL y/o bajo su control y supervisión; se uti utiliza el aseg asegur uram amiiento ento de comportamientos para su gestión.
1.00
0
0.50
0
Políticas y Objetivos Estratégicos
2.1 2.1
Pol Política tica HSE HSE
La polític política a refleja refleja el compromi compromiso so de la gerencia de la Compañía en los aspectos aspectos HES y esta esta firma firmada da por el Gerente Gerente General. General. Contiene los requisitos del S&SO (OHSAS) y del SAA (ISO 14001).
2.2 2.2
Obje Objeti tivo vos s y Meta Metas s
Los objetivos y metas se divulgan Están Están estab estable leci cida das s las las meta metas s y a través de diferentes medios de objetivos del contrato en el tema comunicación en toda la de HSE. organización.
3.1
Recursos para la gestión HSE.
Se reali realizo zo una planea planeació ción n de los los recursos económicos y físicos y del talento talento humano, humano, requerido requeridos s para Se tienen disponibles los recursos Se hace hace un segu seguiimiento ento a la ejec ejecuci ución ón del del plan plan HSE. HSE. Los Los planea planeados dos para para la ejecuc ejecución ión del ejecución del presupuesto. recurs recursos os HSE están están defini definidos dos de plan HSE. acuerdo acuerdo a los los requi requisit sitos os HSE de contratación.
3.2
Están Están defi defini nido dos s clar claram ament ente e los los roles y funciones HSE dentro de la Defi Defini nici ción ón de role roles s y func funcio ione nes s descr descrip ipci ción ón de cada cada uno uno de los los HSE. cargos del personal de la organización.
Se han han divu divulg lgad ado o en todo todos s los los Se real realiz iza a segu seguim imie ient nto o de su nive nivele les s de la orga organi niza zaci ción ón y se cumplimiento generando acciones Se cumplen las acciones. realiza seguimiento de su cuan cuando do los los resu result ltad ados os no son son cumplimiento. favorables.
3.3
Se tiene tiene defi defini nida da la matr matriz iz de capacitación capacitación y entrenami entrenamiento ento en HSE para todo el personal de la organización. Se tiene un pro program grama a de capa capaci cittaci ación y Capacitació Capacitación n y entrena entrenamien miento to en entrenamiento (acciones, plazos y HSE responsable responsable)) basado en la matriz, y el cump cumpli limi mien ento to de todo todos s los los módu módulo los s del del curso curso de Fome Foment nto o Trabajo seguro, limpio y saludable de Ecopetrol
Se cumpl cumple e con con el prog progra rama ma de capacitació capacitación n y entrenami entrenamiento. ento. Se tiene enen las evi evidencias cias de la ejec ejecuc uciión del del pro program grama, a, se actualiza la información por cada trabajador de acuerdo al programa de formación establecido para su rol y funciones; incluyendo las tres fase fases s del del Curso Curso d Fome Foment nto o del del Trabajo Seguro, Limpio y saludable.
3.
i o l p t n m e % u i C m 0.00
El gerente de la compañía compañía o asiste Los Los hall hallaz azgo gos s y desv desviiacio acione nes s al Comité HSE de Contratistas de enco encont ntra rada das s en el Sist Sistem ema a de Los planes de acción se cumplen ECOP ECOPET ETRO ROL L S.A. S.A. comp compar arte te y Gestió Gestión n HSE, genera generan n planes planes de en las fechas establecidas. reci recibe be las las mejo mejore res s prac practi tica cas. s. acción. Real Realiz iza a conv conver ersat sator orio ios s con con su personal en los frentes de trabajo.
Se gene genera ran n comp compro romi miso sos s que que de buscan cerrar las no Se cumplen con los compromisos. conf confor ormi mida dade des s del siste sistema ma de Gestión HSE.
La polí políti tica ca esta esta publ public icad ada a y se divu divulg lga a a trav través és de dife difere rent ntes es medios de comunicación en toda la organización.
/ a a c c o i l i l N p p A A
las
acciones Las metas están alineadas con las de ECOPETROL S.A.
Organización y recursos Se hacen hacen los los ajuste ajustes s necesar necesario ios s la par para dar dar cum cumpli plimiento ento a las neces necesid idad ades es del proy proyect ecto o y del del Plan HSE.
Se revi evisa per periódi ódicam cament ente el cumplimiento de los requisitos de entrenami entrenamiento ento HSE del personal, personal, se establ establece ece progra programas mas para para el personal personal que no ha completado completado el entr entren enam amie ient nto o re requ quer erid ido o para para desarrollar su rol.
Se real realiz izan an entr entren enam amie ient ntos os capacit capacitaci acione ones s adicio adicional nales es a Se cumpl cumplen en con con los los prog progra rama mas s contempladas en el Plan HSE, para el per ers sonal que no ha acue acuerrdo a las nece necesi sida dade des s comp comple leta tado do el entr entren enam amie ient nto o ident dentiifica ficaci ció ón de ries riesgo gos s requerido para desarrollar su rol. contemplados durante planeación del proyecto.
y las de e no la
3.4
Conformidad Legal
Se revisa el cumplimiento de los requisitos legales. Para los casos Están identificados los requisitos Se cumple con los requisitos Se cumple con los planes de de no conformidades se tiene un legales en HSE aplicables al objeto legales aplicables al objeto del acción que corrigen las no sistema para su tratamiento, se del servicio. servicio. conformidades detectadas. genera un plan de acción para su cierre.
3.5
Gestión de subcontratistas.
De existir subcontratistas, se tiene El programa establecido un programa para la cumple. Gestión HSE de subcontratistas.
3.6
Mecanismos de comunicación.
Cuentan con técnicas de comunicación para asegurar que Son usadas las técnicas todo el personal este plenamente comunicación establecidas. informado de las cuestiones de HSE.
Inducción y reinducción
Se tiene establecido un programa de inducción y reinducción HSE a Se revisa periódicamente el los trabajadores, propio del Se cumple con el programa de programa de inducción y contratista. Se incluye, cuando inducción y reinducción en HSE reinducción, para establecer aplica, inducción a sus visitantes necesidades de ajuste en las áreas operativas.
3.7
4
establecido
se
de
0.50
0
Se cumple con las acciones El cumplimiento de la Gestión HSE correctivas para las desviaciones requerido por ECOPETROL, se del sistema de control de aplica a los contratistas. contratistas.
0.50
0
Se utilizan los mecanismos de Se mejoran y refuerzan las Se revisan e identifican cuales son comunicación disponibles en técnicas de mejor recordación, o las mejores técnicas de ECOPETROL. El contratista divulga se cambian para lograr los comunicación. la información HSE que Ecopetrol objetivos de comunicación le ha enviado para este fin
0.50
0
0.50
0
10
0.00
Se revisa periódicamente el cumplimiento del programa, se generan acciones correctivas para las desviaciones del sistema de control de subcontratistas.
Se ajusta el programa de inducción y reinducción en HSE, de acuerdo con las necesidades previamente establecidas.
El programa de inducción incluye la discusión del decálogo del compromiso con la vida de ECOPETROL.
Procedimiento y practicas Seguras
4.1 Procedimientos
Los procedimientos de trabajo responden a los riesgos de seguridad, salud y ambiente evaluados, e incluyen los recursos físicos y humanos necesarios para el desarrollo seguro de la actividad.
Los procedimientos son conocidos y aplicados por los responsables del trabajo y por quienes participan en su desarrollo. Están disponibles para todo el personal, en el idioma local.
Los lideres revisan la aplicación rigurosa de los procedimientos; se identifican necesidades de mejoramiento y se generan planes de acción.
Se actualizan los procedimientos, Se desarrollan los planes de acción como resultado de planes de resultantes de la verificación de la acción y para la incorporación de implementación de los mejores practicas; incluyendo las procedimientos propias de Ecopetrol S.A.
2
0.00
4.2
Análisis de riesgos
Existe una metodología para el análisis de riesgo, de las actividades que no cuentan con un procedimiento.
La metodología es conocida y aplicada por todo el personal. En caso de que se evidencien riesgos del entorno no contemplados en la planeación, es claro para el personal como incluirlos.
Se evalúa periódicamente su aplicación, se identifican Las metodologías utilizadas son Se cumple con los planes de oportunidades de mejora y se compatibles o equiparables con los acción para su corrección. generan planes de acción para su análisis de riesgo de Ecopetrol S.A. corrección.
2
0.00
4.3
Tareas criticas o de alto riesgo
Están identificadas las actividades de alto riesgo o tareas criticas y existe un procedimiento para su desarrollo. Se referencia el cumplimiento del marco legal aplicable.
Los procedimientos y el marco legal son conocidos y aplicados por los responsables del trabajo y por quienes participan en su desarrollo.
Se evalúa periódicamente su Se cumplen con los estándares de aplicación, se identifican ECOPETROL para tareas de alto Se cumple con los planes de oportunidades de mejora y se riesgo, o con los propios cuando acción para su corrección. generan planes de acción para su están por encima de sus corrección. requerimientos.
2
0.00
4.4
Gestión del cambio
Existe un procedimiento para Se verifica el cumplimiento de asegurar que los cambios La gestión del cambio, esta Es conocido y aplicado en todos los forma sistemática, se generan Se cumple con los planes de significativos en cualquier aspecto alineadas con la definida en el niveles de la organización. planes de acción para la corrección acción para su corrección. de la operación son controlados y procedimiento de ECOPETROL S.A. de las desviaciones encontradas. no presentan riesgos.
1
0.00
4.5
Mantenimiento herramientas.
3
0.00
de
equipos
El programa es conocido y aplicado Se cuenta con un programa para por todo el personal interesado. y el mantenimiento preventivo e Se revisa y evalúa el cumplimiento Las condiciones encontradas en las Las hojas de inspección de equipos inspección de equipos y del programa. inspecciones han sido corregidas. y herramientas están disponibles herramientas. para los usuarios.
5
70
Gestión de Riesgos
0.00
5.1
Se tiene una metodología para la identificación de peligros y riesgos aspectos e impactos ambientales, Identificación de peligros y riesgos y definición de la medidas de aspectos e impactos ambientales . control para el desarrollo propio Definición de controles. del trabajo. Se cruza con los peligros y riesgos - aspectos e impactos del entorno en el cual se realizaran los trabajos.
Son revisados y divulgados previa ejecución de los trabajos. Se aplican los controles establecidos para la gestión del riesgo. De ser necesario se incluyen peligros y riesgos - aspectos e impactos y controles identificados en el sitio de ejecución del trabajo.
Se revisa y evalúa periódicamente el conocimiento de los peligros y Se utilizan los casos HSE riesgos, aspectos e impactos, así Se cumple con los planes de disponibles, en la gestión de como la aplicación de los controles acción generados para el cierre de riesgos de las actividades que requeridos. Se realizan planes de brechas. desarrollan. Participa el acción para el cierre de brechas contratista en su elaboración. encontradas.
30
0.00
5.2
Existe una matriz para la evaluación de los elementos de protección personal requeridos por oficio y nivel de riesgo. Para las actividades especiales donde se requiera protección adicional es evaluada y suministrada.
Se instruye al empleado sobre el uso, mantenimiento, almacenamiento de los EPP suministrados. El personal usa los EPP requeridos.
Se hace seguimiento sobre el uso, mantenimiento y almacenamiento. Se cumplen las acciones Se generan las acciones correctivas y preventiva para el correctivas y preventiva para el cierre de hallazgos encontrados. cierre de hallazgos encontrados.
El contratista conoce y aplica el procedimiento para la selección, uso y mantenimiento de elementos de protección personal ECP-DRI-I001 y las especificaciones técnicas para cascos de seguridad, ropa de trabajo y calzado e seguridad de Ecopetrol ECP-DHS-E-003.
10
0.00
EPP
Se tienen definidos los exámenes de ingreso, periódicos, post incapacidad y de egreso para todo medicina el personal. Se cuenta con un programa de Vigilancia Epidemiológica de acuerdo a los peligros identificados en el panorama de factores de riesgo.
Los exámenes de ingreso y egreso son los requeridos para el cargo y función desempeñada por el trabajador. El personal conoce los PVE y existe evidencia de la ejecución del programa.
Se revisa y actualiza periódicamente el programa. Se Se cumplen las acciones evalúa su cumplimiento. Se correctivas y preventiva para el generan las acciones correctivas y cierre de hallazgos encontrados. preventivas para el cierre de hallazgos encontrados.
5.4
Se identifican y evalúan mediante estudios higiénicos periódicos, los peligros físicos y químicos, acorde Se ejecuta el plan de monitoreos con la prioridad establecida en el Subprograma de Higiene Industrial en higiene industrial, según el Panorama de Factores de Riesgos. programa establecido. Los trabajadores conocen el Panorama de Factores de Riesgos de la empresa.
Se cuenta con planes de intervención para los peligros monitoreados y que se encuentren Se cumplen las acciones por encima del 100% del Valor correctivas y preventiva para el Límite Permisible establecido por la cierre de hallazgos encontrados. ACGIH. O el valor de referencia local.
5.5
Subprograma Básico
Para los casos en que la empresa contratistas suministra el alojamiento, servicios sanitarios y servicio de alimentación, éstos se proveen de acuerdo con las normas de higiene y aptos para el propósito.
Se evalúan continuamente las condiciones de higiene y se Se cumplen las acciones generan y ejecutan las acciones correctivas y preventiva para el que cierran los hallazgos cierre de hallazgos encontrados. encontrados.
5.6
5.7
5.3
5.8
Subprograma de preventiva y del trabajo
3
0.00
3
0.00
El contratista cumple con todos los requerimiento en materia de saneamiento, establecidos por Ecopetrol en las especificaciones del contrato
3
0.00
Se cuenta con un sistema para el control del trabajo. Se conoce y El personal conoce y aplica el Control del trabajo - Permisos de adopta el manual de control del sistema de control de trabajo trabajo trabajo cuando realiza trabajos aplicable. dentro de las instalaciones de ECOPETROL y/o bajo su solicitud.
Se realiza monitoreo permanente de la aplicación de control de Se cumplen las acciones El contratista conoce y aplica los trabajo, se toman las acciones correctivas y preventiva para el lineamientos del manual de control correctivas y preventivas de los cierre de hallazgos encontrados. del trabajo de ECOPETROL. hallazgos encontrados.
3
0.00
Medio Ambiente
El contratista conoce el Plan de Manejo Ambiental, la licencia y permisos ambientales del área en el cual desarrollara los trabajos. Reconoce sus responsabilidades y deberes en el cumplimiento de los actos administrativos, así como los entregables del desarrollo de su gestión. Para el caso que no apliquen estos documentos conoce la normatividad que le compete para el desarrollo de sus labores.
El personal conoce y aplica su rol frente al cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental, Licencia Ambiental, Permisos Ambientales, o normativa aplicable al desarrollo de sus labores.
Se evalúa periódicamente el cumplimiento del Plan de Manejo Ambiental, Licencia Ambiental, La iniciativas desarrolladas durante Se cumplen acciones para el cierre Permisos Ambientales, o la ejecución apuntan al Marco de los hallazgos. normativa ambiental aplicable. Se Estratégico de Ecopetrol. generan acciones para el cierre de los hallazgos.
15
0.00
Plan de Emergencias
Existen procedimientos de respuesta a emergencias para todas las situaciones de emergencia que puedan presentarse (evacuación de lesionados, incendios, derrames, entre otros). Se identifican los recursos externos en caso de ser requeridos. Se definen los recursos para la atención de emergencias.
Se divulga y verifica que todo el personal conoce el plan de emergencias. Se asignan los recursos físicos y humanos necesarios. Se cuentan con sistemas de comunicación para el aviso y atención de la emergencia.
Se realizan simulacros para revisar la implementación de los planes de emergencia. Se evalúan los simulacros y se desarrollan acciones para corregir las deficiencias encontradas. Los Se cumple con las acciones para equipos requeridos para la corregir las deficiencias atención de emergencias son encontradas. revisados y se encuentran operativos, en caso contrario se genera un plan de acción para la corrección de los hallazgos encontrados.
3
0.00
de
Saneamiento
6
6.1
El contratista aplica la guía ECPDHS-G-017, Examen medico de ingreso laboral al personal de empresas contratistas que prestan servicios o desarrollan proyectos en Ecopetrol S.A.
Las normas y procedimientos sobre saneamiento básico, son conocidos y aplicados. Se ejecutan procedimientos para mantener condiciones óptimas.
Los planes de emergencia están alineados con los propios del centro de trabajo y/o área de ECOPETROL.
10
Evaluación y Monitoreo
Indicadores de Gestión análisis de tendencias
6.2 Auditorias
HSE
y
0.00
Están definidos indicadores de gestión (proactivos) y de resultado (reactivos); existe una meta de cumplimiento para los indicadores establecidos.
Los indicadores están alineados con las metas de ECOPETROL. Las Los indicadores están actualizados Se generan acciones y Se cumplen los compromisos y mejores practicas adoptadas para y se revisan periódicamente. Se compromisos para cumplir con las acciones propuestas, para el el cierre de las no conformidades, estable un análisis de tendencias. metas establecidas . alcance de las metas establecidas son compartidas con ECOPETROL para su implementación
3
0.00
Existe un procedimiento de auditorías internas, que incluya la identificación de responsabilidades, la frecuencia, el método y el seguimiento de las acciones resultantes de ellas. Existe un programa de auditorias en HSE alineadas al plan de trabajo.
Se realizan de acuerdo a la programación o se priorizan de acuerdo al plan de trabajo. Los resultados son comunicados a las partes interesadas y responsables de realizar las acciones correctivas.
3
0.00
Se generan planes de acción para el cierre de las no conformidades Se cumplen los planes de acción encontradas. Se revisan por la para el cierre de las no dirección las no conformidades conformidades encontradas. encontradas.
Las Fallas de Control encontradas en el desarrollo de las auditorias son reportadas y gestionadas en la herramienta GRI de ECOPETROL.
Se tiene establecido un procedimiento para la gestión de fallas de control e incidentes. Se Se aplica el procedimiento interno Seguimiento de la gestión de fallas cumple con los requerimientos y los requerimientos establecidos de control e incidentes. establecidos por ECOPETROL para por ECOPETROL. el reporte y gestión de fallas de control e incidentes.
6.3
Se cumple con las acciones y en De acuerdo al análisis de las fechas programadas. Se revisa causalidad, se establecen planes la efectividad de las acciones, de de accione s que corrige n y no ser efectivas se crean nuevas previenen las causas básicas. acciones de ser necesario.
Se cumple con el procedimiento para la Gestión de Fallas de Control e Incidentes de Ecopetrol S.A.
4
0.00
EVALUACION GESTION HSE
0.00 GESTION HSE
EVALUACION ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION 0
Evaluación y Monitoreo
1.20
10
% de Gestión
100.0% 1.00
0.00
Gestión del riesgo
70
0.80 Procedimiento y practicas Seguras
0
Organización y recursos
0
Políticas y Objetivos Estratégicos
0
Liderazgo y Compromiso
0
10
0.60 0.40
5 Puntuación Obtenida
0.20
0.0%
0.0%
0.0%
0.0%
0.0%
0.00 NP
P
PH
PHV
PHVA
Puntuación Máxima
2
PHVA + ALINEACION ECP
3 0
10
20
30
40
50
60
70
80
Aspectos Positivos Observación
Ítem
Plan de Acción Ítem
EVALUADOR:
Observaciones
Acción
EVALUADO:
Responsable
Fecha
