Generalidades de MS Project
7
Estructura de contenidos:
1. Cargar la aplicación 2. Entorno de Trabajo 3. Crear un Proyecto 4. Organizar Ventana 5. Formatos 6. Administrar Tareas 7. Unidades 8. Edición de tareas 9. Organizar las tareas 10. Vincular/Desvincular Vincular/Desvincular tareas
http://www.ucv.edu.pe/cis/
[email protected]
Introducción
Estimado estudiante:
En esta oportunidad le damos la bienvenida a esta nueva unidad de aprendizaje, donde aprenderá los fundamentos básicos para controlar Microsoft Project. Los proyectos no solo necesitan expresarse en costos sino también en tiempos. Ms Project es una herramienta clave en la planificación de las actividades. Como profesionales de ingeniería, se debe llegar a la exactitud de los procesos. Iniciaremos con el reconocimiento de los procesos básicos del entorno en MS Project y la gestión de las actividades denominadas tareas.
Te deseamos éxitos en el desarrollo de esta Unidad.
MS PROJECT MS Project 2007 es el software perteneciente a la suite Microsoft Office que se encarga del Diseño y Control de Proyectos. Consideremos como proyecto a todo lo que implica realizar tareas, que demandan un tiempo y costo. Pueden ser simples (Ej. pintar una casa) o complejos (Ej. Construcción de un edificio) CARGAR LA APLICACION
ENTORNO DE TRABAJO
COMPUTACION III
221
CREAR UN PROYECTO
Se puede crear de las siguientes formas: PLANTILLA EN BLANCO Por defecto se genera al cargar MS Project, pero si desea forzar una plantilla de “proyecto en blanco”
USANDO UN PROYECTO EXISTENTE Abre un archivo existente y genera uno nuevo con las modificaciones que se le realicen.
PLANTILLA CON MODELO Existen instaladas en su PC y recuperan datos modelos sobre diversos proyectos para ser ajustados en sus valores.
COMPUTACION III
222
NOTA: Se pueden incrementar si guarda algunos de sus proyectos en la ruta indicada y con formato de Plantilla
COMPUTACION III
223
PLANTILLA DE INTERNET Microsoft proporciona ayuda y/o material adicional a todos sus productos. Existen plantillas en línea li stas para ser descargadas.
COMPUTACION III
224
ORGANIZAR VENTANAS
Normalmente se tiene más de un ventana del proyecto o varios proyectos abiertos y nos vemos obligados a organizarlos.
FORMATOS
Microsoft Project carga con una vista llamada Diagrama de Gantt que dispone de una hoja con datos y una barra gráfica. Ambos pueden sufrir cambios en su apariencia. Formatos al texto Seleccionar las celdas y utilizar la barra de formatos de texto o el menú Formato.
COMPUTACION III
225
Formatos a las barras
COMPUTACION III
226
COMPUTACION III
227
ADMINISTRAR TAREAS
Es la descripción detallada de una acción o suceso importante en la ej ecución de un proyecto. La secuencia y enlaces de las tareas se denominan Programación de Tareas. Toda tarea tiene asociado un tiempo. Se recomienda conocer bien los procesos para no omitir detalles. Tipos de Tarea Tarea simple
Es la descripción detallada de la acción o suceso. Siempre tiene asociado un ti empo. Tarea de Resumen
Es una tarea que se genera a partir de una organización estructurada de las tareas. Siempre muestran un valor a partir de las tareas contenidas. Hito
Es una tarea que dura 0. Es decir, solo sirve para i ndicar un hecho relevante en la programación.
UNIDADES DE TIEMPO
Por defecto, las tareas tienen 1 día (el signo ? significa un valor estimado) pero se pueden asignar valores sub-múltiplos (minuto: mins, hora: h) y múltiplos (semana: sem, mes: ms) . Considere que: 60mins = 1h, 8h=1d, 5d=1sem, 4sem=1ms. Ej.
COMPUTO III
228
EDICION DE TAREAS
CREAR TAREAS Ubicarse en una celda de la columna Nombre de tarea, escribir y pul sar ENTER. Por defecto, todas las tareas duran 1 día y comienzan el mi smo día de su creación. Ej.
SELECCIONAR TAREAS Arrastrar sobre los Items de las tareas (Item, es el Número de Fila)
INSERTAR TAREAS Seleccionar la tarea a partir de la cual se insertará la tarea nueva. Pulsar la tecla INSERT COMPUTO III
229
ELIMINAR TAREAS Seleccionarlas y pulsar la tecla SUPR
DINAMICA DE TAREAS Seleccionar tareas y pulsar CTRL+C (Copiar) o CTRL+X (Cortar) para llevar a la memoria del computador. Ubicarse en posición deseada para trasladar el contenido en memoria y pulsar CTRL+V (Pegar)
COMPUTO III
230
BUSCAR UNA TAREA Permite facilitar la ubicación de una tarea que responda a un criterio de búsqueda.
REEMPLAZAR EN TAREAS Permite sustituir expresiones que coincidan con un criterio de búsqueda específico.
COMPUTO III
231
ORGANIZAR LAS TAREAS
Es una técnica que consiste en agrupar tareas Simples dentro de tareas Resumen. Una tarea puede cambiar de Simple a Resumen o viceversa si se le apl ica formato de Sangrías. Para aplicar sangrías se deberá: (a) Visualizar la Barra de Formatos, (b) Seleccionar las tareas involucradas, (c) Clic en Aumentar Sangría ( ) o en Disminuir Sangría ( ).
DATOS EXTERNOS Los datos que se muestran como registros (en filas) en alguna aplicación de Microsoft Office pueden ser Pegados o Importados a un Proyecto. DATOS PEGADOS
COMPUTO III
232
VINCULAR/DESVINCULAR TAREAS
Por defecto, las tareas comienzan el mismo día que fueron creadas. Para vincularlas se necesita seleccionar a todas las tareas (clic en Nombre de tarea) y clic en botón “Vincular tareas“ en la barra de herramientas Estándar. Si desea anular el vínculo, deberá hacer clic en botón “Desvincular tareas”. Por defecto se vinculan de manera secuencial (debe acabar una tarea para que se inicie la otra)
COMPUTO III
233
COMPUTO III
234
RECONOCIENDO A MS PROJECT
01. Cargar Ms Project
02. Definir una lista de tareas y su duración Definir el tema a exponerse Comunicar a ponentes Enviar invitaciones Confirmar invitaciones Buscar local Alquilar equipos Decorar el local Alquilar servicios de seguridad Realización del Evento Fin
2 5 3 10 2 2 1 1 1 0
días días días días días días días días días días
03. Crear la lista de tareas en Ms Project
04. Agregar una tarea de resumen llamada PROYECTO-EVENTO y vincular secuencialmente > Clic en la tarea Definir el tema de a exponerse > Pulsar tecla INSERT y escribir PROYECTO-EVENTO > Arrastrar desde el ítem 2 hasta el ítem 10 para seleccionar las tareas > Aplicar sangría
> Clic en columna Nombre de tarea para seleccionar todas las tareas > Clic en Vincular tareas
COMPUTO III
235
05. Programar el proyecto para que inicie el primer lunes del mes siguiente con respecto a la fecha actual. Ej.
06. Verificar que la hoja y diagrama utilizan un calendario Estándar de trabajo (Lun, Mar, Mie, Jue, Vie de 09:00 a.m.-01:00 p.m. y 03:00 p.m.-07:00 p.m.)
COMPUTO III
236
06. Verificar la incidencia del calendario utilizado en la fecha Calendario Estándar DOM LUN MAR MIE JUE 09:00 09:00 09:00 09:00 a.m.a.m.a.m.a.m.01:00 01:00 01:00 01:00 p.m. p.m. p.m. p.m. 03:00 03:00 03:00 03:00 p.m.p.m.p.m.p.m.07:00 07:00 07:00 07:00 p.m. p.m. p.m. p.m. 4+4=8 4+4=8 4+4=8 4+4=8
de i nicio y fin del proyecto VIE 09:00 a.m.01:00 p.m. 03:00 p.m.07:00 p.m. 4+4=8
SAB
(8hr/d * 5d=40 hr/sem)
COMPUTO III
237
Calendario Turno Noche DOM LUN 11:00 p.m.12:00 a.m.
1
MAR 11:00 p.m.12:00 a.m. 12:00 a.m.03:00 a.m. 04:00 a.m.08:00 a.m. 1+3+4=8
MIE 11:00 p.m.12:00 a.m. 12:00 a.m.03:00 a.m. 04:00 a.m.08:00 a.m. 1+3+4=8
JUE 11:00 p.m.12:00 a.m. 12:00 a.m.03:00 a.m. 04:00 a.m.08:00 a.m. 1+3+4=8
VIE 11:00 p.m.12:00 a.m. 12:00 a.m.03:00 a.m. 04:00 a.m.08:00 a.m. 1+3+4=8
SAB
12:00 a.m.03:00 a.m. 04:00 a.m.08:00 a.m. 3+4=7
VIE 12:00 a.m.12:00 a.m. 24
SAB 12:00 a.m.12:00 a.m. 24
(1 h/sem + 8 h/d * 4d/sem + 7h/sem=40 hr/sem)
Calendario Turno Noche DOM LUN 12:00 12:00 a.m.a.m.12:00 12:00 a.m. a.m. 24 24
MAR 12:00 a.m.12:00 a.m. 24
MIE 12:00 a.m.12:00 a.m. 24
JUE 12:00 a.m.12:00 a.m. 24
( 24 h/d * 7d/sem= 168 h/sem)
COMPUTO III
238
07. Crear nuestro propio calendario laboral ll amado EVENTO
Calendario EVENTO DOM LUN 08:00 07:00 a.m.a.m.09:00 12:00 a.m. p.m. 06:00 COMPUTO III
MAR
06:00
MIE
JUE 07:00 a.m.12:00 p.m. 06:00
VIE 07:00 a.m.12:00 p.m.
SAB 07:00 a.m.12:00 p.m. 06:00 239
1
p.m.10:00 p.m. 5+4=9
p.m.10:00 p.m. 4
0
p.m.10:00 p.m. 5+4=9
5
p.m.10:00 p.m. 5+4=9
(1 h/sem + 9 h/d * 3d/sem + 4h/sem + 5h/sem=37 hr/sem) 08. Aplicar este calendario al proyecto y diagrama
09. Configurar la escala para mostrarse a 03 niveles en Meses-Semanas-Días
COMPUTO III
240
10. Configurar las barras de tareas para que se muestre distintas.
COMPUTO III
241
COMPUTO III
242
11. Configurar la moneda a NUEVOS SOLES del Perú
00. Declarar una lista de recursos y sus tasas como se detalla a continuación Unid Inic Capaci Tasa Tasa Costo/ Nombre Tipo ad ial Grupo dad Estándar Extra Uso Trab ORGANIZ JAIME ajo J ADOR 100% 20 20 0 Trab ORGANIZ ROSA ajo R ADOR 100% 30 30 0 Trab ORGANIZ FLOR ajo F ADOR 100% 30 30 0 Trab ORGANIZ GLADYS ajo G ADOR 100% 10 10 0 Trab JOSE ajo J TECNICO 100% 50 75 0 EQUIPO DE Mate SONIDO rial E 0 500 Mate MILL PAPEL BOND rial AR P 30 0 COMPUTO III
243
LLAMADAS EXPOSITOR
Cost o Trab ajo
L E
0 100%
100
0
200
12. Verificar que se costos se acumulan por Prorrateo (se calculará conforme vaya utilizándose el recurso)y que trabajarán al ritmo del calendario usado (se trabajará respetando los días no laborables).
13. Asignar los recursos usando la Hoja de datos de la vi sta Gantt
14. Si desea agregar más de un recurso a una mi sma tarea, puede hacerlo desde la ventana de Información de la tarea. Ej. Agregar a la tarea “Realización del Evento” el recurso EQUIPO DE SONIDO
COMPUTO III
244
15. Agregar la columna de Costo y verificar el presupuesto necesitado
16. Verificar
COMPUTO III
245
