Tugas Akhir (PDF)

TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS GUNA MENUNJANG EFEKTIVITAS PELAYANAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM SARASWATI CIKAMPEK

TUGAS AKHIR Untuk Memenuhi Sebagian Syarat Kelulusan Ujian Akhir Program Diploma III Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Disusun Oleh : DICKY ADITYA WIGUNA NPM. 12.303.076

POLITEKNIK PIKSI GANESHA BANDUNG 2015

LEMBAR PENGESAHAN

Judul

: TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS GUNA MENUNJANG EFEKTIVITAS PELAYANAN REKAM

MEDIS

DI

RUMAH

SAKIT

UMUM

SARASWATI CIKAMPEK Penulis / NPM : DICKY ADITYA WIGUNA / 12.303.076 Program

: Diploma III

Program Studi : Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Lulus Ujian

:

Ketua Program Studi,

Pembimbing,

Drg. Farida Gustini., M.M. NIDN 04-091065-02

Ika Kartisyah, A.Md.Perkes., S.ST.

Mengetahui dan Disahkan Oleh Direktur Politeknik Piksi Ganesha,

DR. H. K. Prihartono A. H., Drs., S.Sos., M.M. NIDN 04-100568-01

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul

: TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS GUNA MENUNJANG EFEKTIVITAS PELAYANAN REKAM

MEDIS

DI

RUMAH

SAKIT

UMUM

SARASWATI CIKAMPEK Penulis / NPM : DICKY ADITYA WIGUNA / 12.303.076 Program

: Diploma III

Program Studi : Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Diterima dan Disetujui Dipertahankan Dalam Ujian Sidang

Pembimbing,

Pembimbing Lapangan,


Budi Susanto, A.Md.RS.

LEMBAR TIM PENGUJI

Judul

: TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS GUNA MENUNJANG EFEKTIVITAS PELAYANAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM SARASWATI CIKAMPEK

Penulis / NPM : DICKY ADITYA WIGUNA / 12.303.076 Program

: Diploma III

Program Studi : Rekam Medis dan Informasi Kesehatan

Telah Dinyatakan Lulus Ujian Dalam Ujian Sidang Pada Tanggal ......... di Bandung

Ketua Merangkap Anggota,

DR. H. K. Prihartono A. H., Drs., S.Sos., M.M. NIDN 04-100568-01

Anggota,


PERNYATAAN PENULIS

Judul Tugas Akhir: TINJAUAN PELAKSANAAN

PENYIMPANAN

MENUNJANG

PELAYANAN

EFEKTIVITAS

BERKAS

REKAM

GUNA

MEDIS

DI

RUMAH SAKIT UMUM SARASWATI CIKAMPEK Dengan ini saya nyatakan bahwa :

1. Tugas Akhir saya ini adalah asli dan belum pernah diajukan untuk memperoleh gelar Diploma III baik di Politeknik Piksi Ganesha Bandung maupun perguruan tinggi lainnya; 2. Tugas Akhir saya ini adalah karya ilmiah yang murni dan bukan hasil plagiat /jiplakan serta asli dari ide dan gagasan saya sendiri tanpa bantuan pihak lain kecuali arahan dari pembimbing.

Demikian pernyataan ini dibuat dengan sebenar-benarnya dan apabila di kemudian hari terdapat penyimpangan yang tidak etis, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan gelar yang saya peroleh serta sanksi lainnya sesuai dengan norma yang berlaku di perguruan tinggi.

Bandung, 24 Agustus 2015 Yang membuat pernyataan,

Dicky Aditya Wiguna

LEMBAR MOTO

Dan janganlah kamu menjadi seperti orang-orang (munafik) yang berkata, “kami mendengar” padahal mereka tidak mendengar. Sesungguhnya binatang (makhluk) yang seburukburuknya pada sisi allah ialah orang-orang yang pekak dan bisu yang tidak mengerti apa-apa pun. (QS Al-Anfal: 21-22)

Bersyukurlah saat kita ditegur, karena masih ada yang mengingatkan... Bersyukurlah saat kita masih bisa mendengarkan kata-kata dari mereka, karena itulah yang memotivasi kita agar lebih baik lagi kedepannya... Karena itu mengajarkan kita untuk bersifat bijak dan saling menghargai... Dengan do’a dan berusaha itulah arti hidup yang sesungguhnya...

Ku persembahkan untuk semua orang yang mendo’akanku...

“You’ll Never Walk Alone”

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah S.W.T yang senantiasa mencurahkan nikmat dan karunia-Nya kepada kita semua. Sehingga atas ridho dan inayah-Nya penulis dapat

menyelesaikan

PELAKSANAAN

Tugas

Akhir

ini

PENYIMPANAN

yang

BERKAS

berjudul GUNA

“TINJAUAN MENUNJANG

EFEKTIVITAS PELAYANAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM SARASWATI CIKAMPEK” guna memenuhi salah satu syarat ujian sidang yang diberikan kepada seluruh mahasiswa-mahasiswa Politeknik Piksi Ganesha Bandung. Penulis menyadari dengan kemampuan dan pengetahuan penulis yang terbatas, sangat memungkinkan terdapatnya kesalahan dan kekurangan dalam pembuatan Tugas Akhir ini. Sehingga penulis berharap bahwa apa yang penulis buat ini dapat memberikan manfaat kepada kita semua. Dalam Tugas Akhir ini penulis dapat bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terimakasih banyak kepada Yth: 1.

Bapak DR. H. K. Prihartono A. H., Drs., S.Sos., M.M selaku Direktur Politeknik Piksi Ganesha Bandung;

2.

Ibu Drg. Farida Gustini., M.M. selaku Ketua Program Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Politeknik Piksi Ganesha Bandung;

3.

Ibu Ika Kartisyah, A.Md.PerKes., S.ST. selaku Dosen pembimbing, beliau telah meluangkan waktu ditengah kesibukannya;

4.

Ibu Dr. Dewvi Lo, MARS selaku Direktur RSU Saraswati Cikampek yang telah membantu penulis dalam menjalankan PKL;

5.

Bapak Budi Susanto, A.Md.RS selaku kepala rekam medis di RSU Saraswati Cikampek yang telah membantu penulis selama menjalankan Praktek Kerja Lapangan (PKL);

i

Orang tua yang selalu memberikan dukungan dan mendo’akan sampai saat

6.

ini, serta keluarga dan sahabat yang senantiasa memberikan dukungan dan semangat; 7.

Semua teman-teman se-angkatan, RMIK R31/12 khususnya yang tidak dapat disebutkan namanya satu-persatu, penulis mengucapkan terimakasih banyak atas semua dukungan dan bantuannya selama ini;

8.

Seluruh staff dan pembimbing unit rekam medis di RSU Saraswati Cikampek.

Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini berguna dan bermanfaat untuk pembaca dan khususnya bagi penulis sendiri. Untuk itu masukan kritik dan saran sangat diharapkan penulis untuk perbaikan Tugas Akhir ini. Akhirul qalam, semoga Allah S.W.T membalas semua do’a dan bantuan yang diberikan selama ini.

Bandung, Agustus 2015

Penulis

ii

ABSTRAK

DICKY ADITYA WIGUNA 12.303.076 Rekam Medis dan Informasi Kesehatan TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS GUNA MENUNJANG EFEKTIVITAS PELAYANAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM SARASWATI CIKAMPEK Tugas Akhir : Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelaksanaan penyimpanan berkas guna menunjang efektivitas pelayanan rekam medis di Rumah Sakit Umum Saraswati Cikampek. Metode penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif dan teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi, wawancara serta dilengkapi dengan kajian pustaka yang berhubungan dengan pokok permasalahan. Dari penelitian yang dilakukan, ditemukan beberapa permasalahan, yaitu : (1). Adanya keterlambatan pengembalian berkas; (2). Adanya berkas rekam medis yang salah simpan; (3). Tempat penyimpanan berkas rekam medis terlalu berjauhan dengan bagian pendaftaran. Adapun saran yang penulis berikan terhadap permasalahan yang terjadi, sebagai berikut: (1). Menyarankan agar bagian penyimpanan membuat lembaran catatan poliklinik khusus, untuk antisipasi jika berkas tidak ditemukan; (2). Membuat Out Guide yang sesuai dengan standar; (3). Menambah sumber daya manusia, khususnya di unit rekam medis agar efektivitas pelayanan berjalan dengan baik dan efektif.

iii

ABSTRACT

DICKY ADITYA WIGUNA 12.303.076 Medical Records and Health Information REVIEW

OF

FILE

STORAGE

SERVICE

TO

SUPPORT

THE

EFECTIVENESS OF MEDICAL RECORD IN GENERAL HOSPITAL SARASWATI CIKAMPEK Thesis : This study aims to investigate the implementation of the file storage services to support the effectiveness of medical records at the General Hospital Saraswati Cikampek. The method used is qualitative method with descriptive approach and data collection techniques is done by observation, interview and equipped with a literature review related to the subject matter. From the research conducted, it was found several problems, namely: (1). A delay in the return of the file; (2). The presence of the wrong medical record file store; (3). Medical record file storage space too far away with the registration section. As for the suggestion that the author gave to the problems that occur, as follows: (1). Suggested that the sheet storage section makes special clinic records, to anticipate if the file is not found; (2). Make Out Guide accordance with the standards; (3). Adding human resources, particularly in medical records so that the effectiveness of the services run properly and effectively.

iv

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR TIM PENGUJI PERNYATAAN PENULIS LEMBAR MOTTO KATA PENGANTAR ............................................................................................ i ABSTRAK ............................................................................................................ iii ABSTRACT .......................................................................................................... iv DAFTAR ISI ...........................................................................................................v DAFTAR TABEL ..................................................................................................x DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ xi DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................... xii BAB I

PENDAHULUAN ...................................................................................1 1.1

Latar Belakang Penelitian ..............................................................1

1.2

Pokok Permasalahan ......................................................................5

1.3

Pertanyaan Penelitian .....................................................................5

1.4

Tujuan dan Manfaat Penelitian ......................................................6 1.4.1 Tujuan Penelitian ...............................................................6 A. Tujuan Umum ...............................................................6 B. Tujuan Khusus ..............................................................6 1.4.2 Manfaat Penelitian .............................................................7 A. Manfaat Bagi Penulis ...................................................7 v

B. Manfaat Bagi Rumah Sakit ...........................................7 C. Manfaat Bagi Akademik ...............................................7 BAB II

KERANGKA PEMIKIRAN DAN METODOLOGI PENELITIAN 9 2.1

Kajian Ilmiah ..................................................................................9 2.1.1

Konsep Rumah Sakit ..........................................................9 A. Pengertian Rumah Sakit ...............................................9 B. Tugas dan Fungsi Rumah Sakit ....................................9 C. Jenis-Jenis Rumah Sakit di Indonesia .........................12

2.1.2 Konsep Rekam Medis ......................................................15 A. Pengertian Rekam Medis.............................................15 B. Falsafah Rekam Medis ................................................16 C. Tujuan Rekam Medis...................................................18 D. Kegunaan Rekam Medis ............................................18 E. Kegiatan Rekam Medis ................................................20 F. Dasar Hukum Penyelenggaraan Rekam Medis ............22 2.1.3 Konsep Penyimpanan Rekam Medis ...............................23 A. Pengertian Penyimpanan ............................................23 B. Sistem Penyimpanan ...................................................24 C. Fasilitas Fisik Ruang Penyimpanan ............................26 D. Petunjuk Penyimpanan ................................................30 E. Prosedur Penyimpanan ................................................30 F. Ketentuan Kerja dan Prosedur Penyimpanan Lainnya 32 G. Standar Prosedur Penyimpanan Rekam Medis ...........33 H. Penyusutan Rekam Medis ............................................34 I. Pemusnahan Arsip Rekam Medis ..................................35

vi

J. Sistem Penjajaran..........................................................36 K. Peminjaman Rekam Medis ..........................................40 2.1.4 Konsep Rawat Jalan .........................................................44 A. Pengertian Rawat Jalan ..............................................44 B. Isi Rekam Medis Rawat Jalan ....................................45 C. Alur Rekam Medis Rawat Jalan ..................................46 2.1.5

Konsep Rawat Inap .........................................................49 A. Pengertian Rawat Inap ................................................49 B. Isi Rekam Medis Rawat Inap ......................................50 C. Alur Rekam Medis Rawat Inap ...................................51

2.1.6

Konsep Pelaksanaan ........................................................53 A. Pengertian Pelaksanaan ..............................................53 B. Faktor-Faktor Yang Dapat Menunjang Pelaksanaan .. 54

2.1.7

Konsep Tinjauan .............................................................55

2.1.8 Konsep Efektivitas Pelayanan .........................................56 A. Pengertian Efektivitas .................................................56 B. Pengertian Pelayanan ..................................................57 C. Efektivitas Pelayanan Kesehatan ................................57 D. Syarat Pokok Pelayanan Kesehatan .............................58 E. Standar Pelayanan Kesehatan ......................................60 F. Indikator Eektivitas Pelayanan ....................................61 G. Efektivitas Pelayanan Rekam Medis ...........................62 2.2

Metodologi Penelitian dan teknik Pengumpulan Data .................63 2.2.1 Metode Penelitian .............................................................63 2.2.2 Definisi Operasional Variabel ..........................................65

vii

A. Variabel Bebas ............................................................65 B. Variabel Terikat ...........................................................65 2.2.3 Kerangka Berfikir .............................................................67 2.2.4 Teknik Pengumpulan Data ...............................................68 A. Observasi .....................................................................68 B. Wawancara ..................................................................68 C. Tinjauan Pustaka .........................................................69 BAB III TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS GUNA MENUNJANG EFEKTIVITAS PELAYANAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM SARASWATI CIKAMPEK ..............70 3.1

3.2

Sejarah Perkembangan RSU Saraswati Cikampek ......................70 3.1.1

Izin Pendirian RSU Saraswati Cikampek ......................72

3.1.2

Lokasi RSU Saraswati Cikampek ....................................73

Visi, Misi, dan Motto RSU Saraswati Cikampek ........................73 3.2.1

Visi RSU Saraswati Cikampek .......................................73

3.2.2

Misi RSU Saraswati Cikampek.......................................73

3.2.3

Motto RSU Saraswati Cikampek ....................................73

3.3

Struktur Organisasi RSU Saraswati Cikampek ............................74

3.4

Nilai-Nilai Utama RSU Saraswati Cikampek ..............................74

3.5

Fasilitas RSU Saraswati Cikampek ..............................................74

3.6

3.5.1

Fasilitas Medis Khusus RSU Saraswati Cikampek .......74

3.5.2

Fasilitas Medis RSU Saraswati Cikampek ....................75

3.5.3

Fasilitas Penunjang Medis RSU Saraswati Cikampek ....76

3.5.4

Fasilitas Umum RSU Saraswati Cikampek ....................76

Jenis Pelayanan RSU Saraswati Cikampek .................................77

viii

3.7

Tugas Pokok, Fungsi dan Unit-Unit Kerja Seksi Rekam Medis RSU Saraswati Cikampek ............................................................78 3.7.1 Tugas Pokok ....................................................................78 3.7.2 Fungsi ................................................................................78 3.7.3 Unit-Unit Kerja .................................................................79

3.8

Sumber Daya Manusia di RSU Saraswati Cikampek ..................80

3.9

Hasil Praktek Kerja Lapangan di Unit Rekam Medis RSU Saraswati Cikampek .....................................................................80 A. Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan Rekam Medis di RSU Saraswati Cikampek ................................................................81 B. Gambaran Efektivitas Pelayanan Rekam Medis di RSU Saraswati Cikampek ................................................................86 C. Permasalahan dalam Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Guna Menunjang Efektivitas Pelayanan Rekam Medis di RSU Saraswati Cikampek ..................................................93 D.Upaya Pemecahan Masalah dalam Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis di RSU Saraswati Cikampek ..............95

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN.............................................................96 4.1

Kesimpulan .................................................................................96

4.2

Saran ............................................................................................98

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................101 LAMPIRAN-LAMPIRAN DAFTAR RIWAYAT HIDUP PENULIS

ix

DAFTAR TABEL

Tabel 2.1

: Penyimpanan Sentalisasi ............................................................ 24

Tabel 2.2

: Penyimpanan Desentralisasi ....................................................... 25

Tabel 2.3

: Sistem Angka Langsung ............................................................. 36

Tabel 2.4

: Sistem Angka Tengah ................................................................. 38

Tabel 2.5

: Sistem Angka Akhir ................................................................... 39

Tabel 3.1

: Hubungan Antara Pelaksanaan Penyimpanan Dengan Efektivitas Pelayanan .................................................................................... 89

Tabel 3.2

: Rekam Medis Tidak Ditemukan Dan Rekam Medis Salah Simpan ........................................................................................ 94

x

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1

: Flow Chart Alur Rekam Medis Rawat Jalan ......................... 46

Gambar 2.2

: Flow Chart Alur Rekam Medis Rawat Inap .......................... 51

Gambar 3.1

: Roll O’Pack ............................................................................ 84

Gambar 3.2

: Rak Terbuka ........................................................................... 84

Gambar 3.3

: Skat Pemisah (Out Guide)....................................................... 85

Gambar 3.4

: Bon Peminjaman .................................................................... 85

Gambar 4.1

: Out Guide ............................................................................. 100

xi

DAFTAR LAMPIRAN

xii

BAB I PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Penelitian Terwujudnya derajat kesehatan berada di tangan seluruh masyarakat, pemerintah maupun swasta secara bersama-sama. Berkaitan dengan hal tersebut maka pemerintah indonesia menyelenggarakan berbagai program kesehatan, salah satunya program indonesia sehat 2015. Bahwasanya gambaran indonesia di tahun 2015 yang ingin dicapai melalui pembangunan-pembangunan kesehatan adalah masyarakat, bangsa dan Negara yang ditandai oleh penduduknya yang hidup dalam lingkungan dan perilaku sehat, memiliki kemampuan untuk menjangkau pelayanan kesehatan yang bermutu secara adil dan merata, serta memiliki derajat kesehatan yang setinggi-tingginya di seluruh Republik Indonesia. Pembangunan kesehatan merupakan upaya bangsa untuk menuju Indonesia sehat yang salah satunya mengarah pada peningkatan mutu pelayanan kesehatan baik oleh pemerintah maupun oleh masyarakat yang diselenggarakan secara merata. Untuk mencapai hasil yang baik dalam pembangunan kesehatan maka telah menjadi suatu kewajiban untuk meningkatkan derajat kesehatan secara optimal. Peningkatan derajat kesehatan yang optimal dapat di ukur dengan peningkatan minat untuk memperoleh pelayanan kesehatan, untuk itu

1

2

tempat pelayanan kesehatan dituntut untuk memberikan pelayanan yang maksimal dan profesional sehingga kepuasan pelayanan kesehatan dapat tercapai dan terpenuhi. Salah satu tempat pelayanan kesehatan yang juga berfungsi untuk meningkatkan derajat kesehatan adalah rumah sakit. Selain memberikan pelayanan medis, rumah sakit dituntut pula untuk menyediakan informasi kesehatan yang dibutuhkan guna menunjang pelayanan kesehatan. Untuk mencapai hal tersebut, dibutuhkan kerjasama antar petugas kesehatan medis, paramedis maupun non medis. Sehingga terjadi kesinambungan arus informasi kesehatan, yang pada akhirnya dapat memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Adapun aspek yang mendukung dalam hal peningkatan mutu pelayanan melalui informasi kesehatan yang dibutuhkan yaitu dengan adanya penyelenggaraan unit rekam medis. Menurut

menteri

kesehatan

269/MENKES/PER/III/2008

menyebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Proses kegiatan penyelenggaraan rekam medis dimulai pada saat diterimanya pasien dirumah sakit, dilanjutkan dengan kegiatan pencatatan data medis oleh dokter, tenaga kesehatan lain yang memberikan pelayanan kesehatan langsung kepada pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan

medis

di rumah

sakit, yang

kemudian

dilanjutkan

3

dengan pengelolaan berkas rekam medis dimana salah satunya adalah penyelenggaraan penyimpanan serta peminjaman berkas rekam medis dari tempat penyimpanan. Proses penyimpanan dan peminjaman berkas rekam medis harus dilakukan dengan baik karena proses ini menyangkut berkas yang berisikan informasi tentang pasien selama pasien diberikan pelayanan medis di rumah sakit, sehingga rekam medis tersebut dapat digunakan kembali untuk berobat ulang pasien, data bukti pengajuan asuransi dan penelitian dokter. Dalam rumah sakit, penyimpanan berkas rekam medis sangatlah penting karena isi didalamnya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, karena itu isi rekam medis sangat rahasia. Rekam medis adalah milik dokter dan rumah sakit sedangkan isinya yang terdiri dari identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien adalah sebagai informasi yang dapat dimliki oleh pasien sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku (UU praktek kedokteran RI NO. 29 tahun 2004 pasal 46 ayat (1), penjelasan). Kegiatan rekam medis yang menjadi sorotan dalam menjaga informasi rekam medis pasien yaitu pengelolaan penyimpanan rekam medis. Pengelolaan penyimpanan rekam medis yang baik akan berdampak pada tingkat efektivitas pelayanan rekam medis di rumah sakit.

4

Efektivitas pelayanan rekam medis menjadi salah satu tolak ukur keberhasilan pelayanan yang diberikan rumah sakit kepada pasien, terutama dari pelayanan penyimpanan rekam medis di instalilasi unit rekam medis. Rumah Sakit Umum Saraswati Cikampek menggunakan sistem penyimpanan sentralisasi dimana rekam medis rawat jalan dan rekam medis rawat inap secara integral disimpan dalam satu ruang penyimpanan. Dalam pelaksanaan penyimpanan berkas di RSU Saraswati Cikampek belum dapat dikatakan sempurna karena masih ditemukan beberapa kendala. Berdasarkan praktek kerja lapangan pada kegiatan penyimpanan berkas rekam medis untuk tinjauan pelaksanaan penyimpanan di seksi rekam medis RSU Saraswati Cikampek, penulis menemukan beberapa permasalahan, yaitu: Adanya keterlambatan pengembalian rekam medis, terutama berkas rekam medis pasien rawat inap ke bagian penyimpanan rekam medis. Bagian filing salah memasukan berkas rekam medis ke tempat penyimpanan semula. Tempat penyimpanan berkas rekam medis terlalu berjauhan dengan bagian pendaftaran. Hal ini mengakibatkan petugas jadi lebih sibuk, berkas rekam medis jadi terlambat kebagian penyimpanan, berkas rekam medis sulit untuk ditemukan, dan menghambat proses pelayanan.

5

Dari penjabaran dan permasalahan diatas, maka penulis tertarik untuk mengetahui sejauh mana pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis di RSU Saraswati Cikampek. Penulis berinisiatif mengambil judul “Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Guna Menunjang Efektivitas Pelayanan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Saraswati Cikampek”

1.2

Pokok Permasalahan Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas, maka pokok permasalahan yang di ambil oleh penulis dalam Tugas Akhir ini sebagai berikut

:

Bagaimana

pelaksanaan

penyimpanan

berkas

guna

menunjang efektivitas pelayanan rekam medis di RSU Saraswati Cikampek.

1.3

Pertanyaan Penelitian Pertanyaan penelitian yang diajukan oleh penulis menyangkut pada pokok permasalahan di atas adalah sebagai berikut : A. Bagaimana pelaksanaan penyimpanan berkas guna menunjang efektivitas pelayanan rekam medis di RSU Saraswati Cikampek? B. Bagaimana efektivitas pelayanan rekam medis dalam pelayanan penyimpanan berkas rekam medis di RSU Saraswati Cikampek? C. Permasalahan apa yang terjadi dalam pelaksanaan penyimpanan berkas guna menunjang efektivitas pelayanan rekam medis di RSU Saraswati Cikampek?

6

D. Upaya apa saja yang dilakukan oleh pihak rekam medis di RSU Saraswati Cikampek untuk mengatasi kendala dalam penyimpanan berkas guna menunjang efektivitas pelayanan rekam medis di RSU Saraswati Cikampek?

1.4

Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.4.1

Tujuan Penelitian A. Tujuan Umum Untuk mengetahui secara lebih jelas bagaimana pelaksanaan penyimpanan berkas guna menunjang efektivitas pelayanan rekam medis di RSU Saraswati Cikampek. B. Tujuan Khusus 1. Mengetahui pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis di RSU Saraswati Cikampek; 2. Mengetahui tingkat efektivitas pelayanan rekam medis dalam pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis di RSU Saraswati Cikampek; 3. Mengidentifikasi hambatan dan permasalahan yang ada dalam pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis di RSU Saraswati Cikampek; 4. Untuk

mengetahui

upaya

yang

ditempuh

dalam

meminimalisasi masalah yang sering timbul ditempat penyimpanan berkas rekam medis di RSU Saraswati Cikampek.

7

1.4.2

Manfaat Penelitian A. Manfaat Bagi Penulis Merupakan latihan bagi penulis untuk menganalisis dan mengaplikasikan

antara

teori

yang

diperoleh

selama

perkuliahan dengan kenyataan yang terjadi di lapangan serta dapat memperluas pengetahuan penulis terhadap fenomena yang terjadi di lapangan terutama mengenai pelaksanaan penyimpanan berkas guna menunjang efektivitas pelayanan rekam medis di RSU Saraswati Cikampek.

B. Manfaat Bagi Rumah Sakit Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan saran dan masukan dalam rangka upaya meningkatkan mutu pelayanan rekam medis khususnya dalam pelaksanaan penyimpanan berkas guna menunjang efektivitas pelayanan rekam medis di RSU Saraswati Cikampek. Dapat digunakan sebagai bahan masukan evaluasi dan pertimbangan untuk memecahkan

masalah-masalah

yang

dihadapi

dalam

pelaksanaan sistem penyimpanan berkas rekam medis.

C. Manfaat Bagi Akademik Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai sumber informasi yang bermanfaat dan berguna bagi rekan-rekan mahasiswa Politeknik Piksi Ganesha Bandung khususnya

8

jurusan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan dalam menunjang kegiatan studi pustaka, serta dapat memperkaya wawasan

dan

pengetahuan

mengenai

pelaksanaan

penyimpanan berkas rekam medis. Selain itu sebagai salah satu syarat keluluasan semester akhir dan menambah hasil penelitian

dibidang

penyimpanan,

khususnya

tentang

Penyimpanan berkas guna menunjang efektivitas pelayanan rekam medis.

BAB II KERANGKA PEMIKIRAN DAN METODOLOGI PENELITIAN

2.1

Kajian Ilmiah 2.1.1

Konsep Rumah Sakit A. Pengertian Rumah Sakit Menurut Permenkes No. 147 tahun 2010 tentang perizinan rumah sakit “Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat”. Menurut Permenkes No. 1045/MENKES/PER/XI/2006, “Suatu

fasilitas

pelayanan

kesehatan

perorangan

yang

menyediakan rawat inap dan rawat jalan, sarana upaya kesehatan

yang

menyelenggarakan

kegiatan

pelayanan

kesehatan serta dapat dimanfaatkan untuk tenaga kesehatan dan penelitian”.

B. Tugas dan Fungsi Rumah Sakit Menurut undang-undang No. 44 tahun 2009 tentang rumah sakit, fungsi rumah sakit adalah : 1. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan seuai dengan standar pelayanan rumah sakit;

9

10

2. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai kebutuhan medis; 3. Penyelenggaaan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan; 4. Penyelenggaraan

penelitian

dan

pengembangan

serta

penapisan teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahan bidang kesehatan. Tugas rumah sakit umum adalah melaksanakan upaya kesehatan,

mengutamakan

upaya

penyembuhan

dan

pemeliharaan yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta pelaksanaan upaya rujukan (Depkes RI,1992). Dalam menyelenggarakan tugasnya, maka berdasarkan Keputusan

Menteri

Kesehatan

No.983/B/MenKes/SK/XI/1992

Republik

Rumah

Sakit

Indonesia Umum

mempunyai fungsi : 1. Melaksanakan pelayanan medis, pelayanan penunjang medis; 2. Melaksanakan pelayanan medis tambahan, pelayanan penunjang medis tambahan;

11

3. Melaksanakan pelayanan kedokteran kehakiman; 4. Melaksanakan pelayanan medis khusus; 5. Melaksanakan pelayanan rujukan kesehatan; 6. Melaksanakan pelayanan kedokteran gigi; 7. Melaksanakan pelayanan kedokteran sosial; 8. Melaksanakan pelayanan penyuluhan kesehatan; 9. Melaksanakan pelayanan rawat jalan atau rawat darurat dan rawat tinggal (observasi); 10. Melaksanakan pelayanan rawat inap; 11. Melaksanakan pelayanan administratif; 12. Melaksanakan pendidikan para medis; 13. Membantu pendidikan tenaga medis umum; 14. Membantu pendidikan tenaga medis spesialis; 15. Membantu penelitian dan pengembangan kesehatan; 16. Membantu kegiatan penyelidikan epidemiologi.

Tugas dan fungsi ini berhubungan dengan kelas dan type rumah sakit yang di Indonesia terdiri dari rumah sakit umum dan rumah sakit khusus, kelas a, b, c, d. berbentuk badan dan sebagai unit pelaksana teknis daerah. perubahan kelas rumah sakit dapat saja terjadii sehubungan dengan turunnya kinerja rumah sakit yang ditetapkan oleh menteri kesehatan indonesia melalui keputusan Dirjen Yanmed.

12

C. Jenis-Jenis Rumah Sakit di Indonesia 1. Rumah Sakit Kelas A Adalah

rumah

sakit

yang

mampu

memberikan

pelayanan spesialis dan subspesialis luas oleh pemerintah, rumah sakit kelas A ini sudah ditetapkan sebagai pusat pelayanan rujukan tertinggi (top referal hospital) dan mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medis Spesialistik Luas dan Sub Spesialistik Luas. Diantaranya adalah : a. Penyakit dalam; b. Kebidanan dan penyakit kandungan; c. Bedah; d. Kesehatan anak; e. Telinga, Hidung dan Tenggorokan; f. Mata; g. Syaraf; h. Jiwa; i. Kulit dan kelamin; j. Jantung; k. Paru; l. Radiologi; m. Anesthesi; n. Rehabilitasi medis;

13

o. Patologi klinis; p. Patologi anatomi dan lainnya. 2. Rumah Sakit Kelas B Adalah

rumah

sakit

yang

mampu

memberikan

pelayanan spesialis luas dan sub spesialis terbatas. Biasanya didirikan

disetiap

ibu

kota

provinsi

yang

mampu

menampung pelayanan rujukan dari rumah sakit kabupaten dan mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medis sekurang-kurangnya 11 Spesialistik dan Sub Spesialistik terbatas, yaitu : a. Penyakit dalam; b. Kesehatan anak; c. Kebidanan dan penyakit kandungan; d. Bedah; e. Anesthesi; f. THT; g. Kulit dan Kelamin; h. Radiologi; i. Pathologi klinik; j. Psikiatri; k. Neurologi; l. Mata;

14

m. Bedah Digestif atau Ortopedi; n. Kardiologi. 3. Rumah Sakit Kelas C Adalah rumah sakit yang mampu memberikan pelayan kedokteran spesialis terbatas dan mempunyai fasilitas dan kemampuan pelayanan medis Spesialitik Dasar yang meliputi spesialis : a. Penyakit dalam; b. Kesehatan anak; c. Kebidanan dan kandungan; d. Bedah. 4. Rumah Sakit Kelas D Adalah rumah sakit yang bersifat transisi karena pada suatu saat dapat ditingkatkan menjadi rumah sakit kelas C. Dapa saat ini kemampuan rmah sakit kelas D hanya mampu memberikan pelayanan kedokteran umum dan kedokteran gigi. Rumah sakit ini menampung pelayanan rujukan yang berasal dari PUSKESMAS. 5.

Rumah Sakit Kelas E Adalah

rumah

sakit

khusus

yang

hanya

menyelenggarakan satu macam pelayanan kedokteran saja (kanker, paru, jantung, ibu, anak, dan lain sebagainya).

15

2.1.2 Konsep Rekam Medis A. Pengertian Rekam Medis Rekam medis adalah keterangan baik tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesa, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosis serta segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan, maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat. Dirjen Yanmed (2006:11). Menurut

Huffman

(1981:33)

rekam

medis

adalah

“informasi mengenai siapa, apa, mengapa, dimana, bilamana dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatannya. Agar lengkap maka rekam medis harus berisi informasi yang cukup secara jelas menerangkan identitas

pasien,

mendukung

diagnosa,

membenarkan

pengobatan yang diterimanya serta mencatat hasil-hasil pemeriksaan secara tepat”. Jadi rekam medis adalah fakta yang berkaitan dengan keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang tertulis oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien tersebut.

16

B. Falsafah Rekam Medis Dengan memperhatikan definisi rekam medis di atas maka rekam medis juga dapat dikatakan sebagai bukti tertulis proses pelayanan yang diberikan dokter dan tenaga kesehatan lainnya kepada pasien, hal ini merupakan cerminan kerjasama lebih dari satu orang tenaga kesehatan untuk menyembuhkan pasien. Dengan

demikian

menurut

Dirjen

Yanmed

(2006:10) falsafah dari rekam medis mengandung nilainilai ALFRED AIR yaitu sebagai berikut: 1. Administration; 2. Legal; 3. Financial; 4. Riset; 5. Education; 6. Documentation; 7. A kurat; 8. I nformatif; 9. Responsibility.

Berikut penjelasan falsafah dari rekam medis mengandung nilai-nilai ALFRED AIR menurut Dirjen Yanmed (2006:10) yaitu sebagai berikut:

17

1. Administration Karena isinya menyangkut tindakan wewenang dan tanggung

jawab

dalam

mencapai

tujuan

pelayanan

keehatan. 2. Legal Karena isinya menyangkut jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan. 3. Financial Karena isinya menyangkut informasi yang dipergunakan sebagai aspek keuangan. 4. Riset Karena isinya menyangkut informasi sebagai aspek penelitian dan pengembangan iptek. 5. Education Karena

isinya

menyangkut

informasi

tentang

perkembangan kronologis dan pelayanan medis yang diberikan terhadap pasien. 6. Documentation Karena dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit. 7. Acurate Karena isinya sesuai dengan kebenaran.

18

8. Informatif Karena menyangkut sebagai informasi dengan cepat. 9. Responsibility Karena

dapat

direspon

atau

cepat

tanggap

dan

bertanggungjawab dalam pelayanan kesehatan.

C. Tujuan Rekam Medis Menurut Direktorat Jenderal Pelayanan Medik (2006 : 13) tujuan dibuatnya rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, tidak akan tercipta tertib administrasi rumah sakit sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit.

D. Kegunaan Rekam Medis Menurut Dirjen

Yanmed

(2006:13)

kegunaan rekam

medis dapat dilihat dari beberapa aspek, aspek tersebut antara lain: 1. Aspek Administrasi Suatu

berkas

rekam

medis

mempunyai

nilai

administrasi, karena isi di dalamnya menyangkut tindakan

19

berdasarkan wewenang dan tanggungjawab tenaga medis dan paramedis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan. 2. Aspek Medis Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang harus diberikan kepada pasien. 3. Aspek Hukum Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan hukum. 4. Aspek Keuangan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai keuangan, karena isinya mengandung data / informasi yang dapat digunakan sebagai aspek keuangan. 5. Aspek Penelitian Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena informasi yang sebagai

bahan

dikandungnya penelitian

dan

ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.

dapat

digunakan

pengembangan

20

6. Aspek Pendidikan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya menyangkut data atau informasi tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran dibidang profesi para pemakai. 7. Aspek Dokumentasi Suatu

berkas

rekam

medis

mempunyai

nilai

dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggungjawaban laporan rumah sakit.

E. Kegiatan Rekam Medis Menurut Dirjen Yanmed (2006:22) kegiatan rekam medis meliputi : 1. Penerimaan pasien; 2. Perencanaan kegiatan medis; 3. Pengolahan Data Menurut Dirjen Yanmed (2006:57) pengolahan data meliputi : a. Penataan berkas rekam medis (assembling); b. Pemberian kode (coding); c. Tabulasi (indexing).

21

4. Pelaporan Rumah Sakit Pelaporan rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang bertujuan untuk dapat menghasilkan laporan secara cepat, tepat, dan akurat. 5. Korespondensi Rekam Medis Adalah surat menyurat yang berhubungan dengan rekam medis yang meliputi resume medis, formulir asuransi yang terkait dengan pelayanan kesehatan dan surat keterangan medis. 6. Analisa Rekam Medis Analisa rekam medis meliputi : a. Analisa mutu rekam medis; b. Analisa mortalitas dan operasi; c. Analisa morbiditas; d. Analisa kualitatif dan kuantitatif. 7. Penyimpanan rekam medis (filing system) 8. Pengambilan rekam medis (retrieval) 9. Penyusutan (retensi) dan pemusnahan rekam medis.

22

F. Dasar Hukum Penyelenggaraan Rekam Medis 1. Undang-undang kesehaan No 23 tahun 1992 tentang kesehatan; 2. Undang-undang No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit; 3. Peraturan pemerintah No 10 tahun 1960 tentang wajib simpan rahasia kedokteran/lembaran negara; 4. Undang-undang No 7 tahun 1991 tentang ketentuanketentuan pokok kearsipan; 5. Peraturan

menteri

kesehatan

nomor

269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medik/Medical Record; 6. Peraturan

menteri

kesehatan

nomor

585/MENKES/PER/IX/1989 tentang persetujuan tindakan medik; 7. Keputusan Menteri Kesehatan No. 034/Birhub/1992 tentang perencanaan dan pemeliharaan rumah sakit dimana antara lain disebutkan bahwa guna menunjang terselenggaranya rencana induk yang baik, maka setiap rumah sakit mewajibkan : a. Mempunyai dan merawat statistik yang up-to-date; b. Membina Medical record yang didasarkan ketentuanketentuan yang telah ditetapkan.

23

8. Peraturan Menteri Kesehatan No. 134 tahun 1978 tentang struktur organisasi dan tata kerja Rumah Sakit Umum dimana antara lain disebutkan bahwa salah satu sub bab bagian adalah pencatatan medik; 9. Peraturan

Menteri

575/menKes/Per/XII/1989

Kesehatan tentang

No.

persetujuan

rekam

medis; 10. Keputusan Direktorat Jenderal Pelayanan Medik No. 48/Yanmed/RS Umum Dik/YUN/I/1991 tentang pelasanaan penyelenggaraan rekam medis; 11. Standar dan pedoman penyelenggaraan rekam medis; 12. Keputusan Direktorat Jenderal Pelayanan Medik nomor 78/yanmed/RS

Umum.

Dik/YNU/I/1991

tentang

pelaksanaan penyelenggaraan rekam medik di rumah sakit; 13. Surat edaran Dir.Jen Yan.Med No. HK. 00.6.1.5.01160, tentang penyusutan dan penghapusan berkas rekam medis; 14. Undang-Undang Republik Indonesia nomor 29 tahun 2004, tentang praktik kedokteran; 15. Medical Staff By law No. 631/Menkes/S.

2.1.3

Konsep Penyimpanan Rekam Medis A. Pengertian Penyimpanan Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, penyimpanan adalah tempat menyimpan, hal, cara, hasil, dan proses kerja

24

menyimpan, mengumpulkan dsb. (Departemen Pendidikan Nasional, 2005:1067).

B. Sistem Penyimpanan Penyimpanan dokumen rekam medis mempunyai arti yang sangat penting sehubungan dengan riwayat penyakit pasien dan kerahasiaan yang terkandung di dalamnya. Oleh sebab itu cara penyimpanannya pun harus diatur sedemikian rupa sehingga terjaga rahasianya dan mudah memperoleh kembali untuk disediakan guna pelayanan kunjungan ulang di sarana pelayanan kesehatan. Ditinjau dari pemusatan atau panyatuan dokumen rekam medis cara penyimpanannya dibagi menjadi 2 cara yaitu : 1. Sentralisasi Adalah sistem penyimpanan Rekam Medis Rawat Jalan dan Rawat Inap secara integral dalam satu ruang penyimpanan. Tabel 2.1 Penyimpanan Sentralisasi

Keuntungan

Kerugian

1. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam medis

1. Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam

25

2. Mengurangi jumlah 2. Petugas jadi lebih sibuk biaya yang digunakan karena harus menangani untuk peralatan dan unit rawat jalan dan unit ruangan rawat inap dalam satu ruang penyimpanan 3. Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasi Sumber: Dirjen Yanmed, tahun 2006

2. Desentralisasi Adalah pemisahan ruangan penyimpanan antara Rekam Medis Rawat Jalan dan Rekam Medis Rawat Inap. Tabel 2.2 Penyimpanan Desentralisasi Keuntungan

Kerugian

1. Efisiensi waktu

1. Terjadi duplikasi rekam

dimana pasien

medis sehingga riwayat

mendapatkan

penyakit terpisah

pelayanan yang lebih cepat 2. Kerja petugas

2

rekam medis lebih

2. Biaya pengadaan rekam medis

lebih banyak

ringan 3. Pengawasan

3

terhadap berkas rekam medis lebih 4

3. Bentuk dan isi rekam medis berbeda 4. Menghambat pelayanan jika

ketat karena

rekam medis dibutuhkan oleh

lingkupnya sempit

unit lain

Sumber: Dirjen Yanmed, tahun 2006

26

C. Fasilitas Fisik Ruang Penyimpanan Menurut Dirjen Yanmed (2006 : 88), fasilitas dan peralatan yang dibutuhkan pada bagian penyimpanan adalah sebagai berikut : 1. Ruang Penyimpanan a. Ruang letaknya harus strategis Agar pelayanan pasien tidak terlambat, maka letak tempat

pendaftaran

pasien

dengan

letak

tempat

peminjaman dan penyimpanan rekam medis harus berdekatan. Selain itu dimaksudkan agar petugas lebih mudah dan cepat dalam penyimpanan dan pengambilan rekam

medis.

Petugas

penyimpanan

juga

harus

menyesuaikan letak ruang penyimpanan dengan bentuk sistem penyimpanan rekam medis yang digunakan, seperti bentuk sistem sentralisasi dan desentralisasi. b. Ruang cukup cahaya (penerangan) Di dalam ruang penyimpanan seharusnya terdapat jendela agar cahaya matahari dari luar bisa langsung masuk ke dalam ruang penyimpanan, selain itu alat penerangan yang digunakan harus di sesuaikan dengan luas ruangan. Hal ini bertujuan untuk menghindari ruangan menjadi

lembab ,

sehingga

tidak

mudah

terjadi

27

kerusakan pada berkas rekam medis yang terbuat dari bahan meterial kertas yang mudah berjamur dan juga untuk kenyamanan ruangan penyimpanan berkas rekam medis yang tersedia. Dengan cahaya yang masuk ke ruang penyimpana rekam medis memudahkan petugas rekam medis untuk mencari berkas rekam medis yang di perlukan. c. Ruangan harus memperhatikan faktor keamanan Selain memperhatikan faktor letak dan penerangan dalam ruangan penyimpanan, dalam pelayanan kesehatan juga harus memperhatikan faktor keamanan ruang penyimpanan rekam medis di dalam setiap kegiatan penyimpanan dan pengambilan berkas rekam medis. Hal ini dipertegas dalam peraturan pemerintah nomor 10 tahun 1996 tentang wajib simpan rahasia kedokteran. Oleh karena itu, ruang penyimpanan rekam medis harus selalu dalam keadaan tertutup atau terkunci dan hanya petugas tertentu yang boleh dan bisa masuk ke ruangan tersebut. d. Pemisahan antara ruang rekam medis aktif dan non aktif Hal ini bertujuan untuk mengurangi arsip rekam medis yang semakin bertambah, hal ini juga dilakukan

28

untuk mempercepat pelayanan jika rekam

medis

diperlukan. 2. Tempat Penyimpanan Tempat penyimpanan berkas rekam medis yang umum digunakan di rumah sakit antara lain : a. Rak terbuka; b. Lemari laci; c. Roll o’pack. Jarak antara dua rak untuk lalu lalang dianjurkan selebar 90 cm, jika mengunakan lemari laci satu baris ruang kosong didepannya harus 90 cm, jika diletakan saling berhadapan harus disediakan ruang kosong paling tidak 150 cm. 3. Petunjuk Keluar (Out Guide) Menurut Dirjen Yanmed (2006:93), pengertian petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis. Dalam penggunaannya “petunjuk keluar” ini diletakan sebagai pengganti pada tempat mapmap rekam medis yang diambil (dikeluarkan/dipinjam) dari rak penyimpanan. Petunjuk keluar tetap berada dirak file tersebut sampai rekam medis dikembalikan ke tempat semula.

29

Petunjuk keluar yang umum dipakai berbentuk kartu yang dilengkapi dengan kantong tempel tempat bon peminjaman diletakan. Petunjuk keluar ini dapat diberi warna, yang maksudnya untuk mempercepat petugas dalam melihat tempat-tempat penyimpanan kembali rekam medis yang bersangkutan. 4. Bon Peminjaman (Requisitions) Bon peminjaman digunakan sebagai bukti berkas rekam medis

keluar

atau

dipinjam.

Biasanya

berbentuk

suatu formulir yang berisi nama pasien, nomor rekam medis, nama poliklinik atau bagian atau orang yang meminjam, tanggal dipinjam rekam medis dan tanggal jatuh tempo pengembalian rekam medis. Formulir tersebut biasanya dibuat rangkap tiga, satu ditempel pada rekam medisnya, satu disimpan sebagai tanda bukti keluarnya rekam medis pada rak dimana rekam medis tersebut disimpan dan satu ditinggal dipoliklinik atau bagian atau orang yang meminjam berkas rekam medis tersebut. Pada saat rekam medisnya kembali, kedua copy surat permintaan dibuang. 5. Sampul Pelindung Rekam Medis Menurut Dirjen Yanmed (2006:90) rekam medis harus diberi sampul pelindung untuk:

30

a. Memelihara keutuhan susunan lembaran-lembaran rekam medis; b. Mencegah terlepas atau tersobeknya lembaran sebagai akibat sering dibolak-baliknya lembaran tersebut. Adapun sampul yang sering digunakan adalah: 1) Sampul pelindung; 2) Map; 3) Amplop.

D. Petunjuk Penyimpanan Menurut Dirjen Yanmed (2006:88), pada deretan mapmap rekam medis yang disimpan, rak harus diberi tanda petunjuk guna mempercepat pekerjaan penyimpanan dan menemukan rekam medis. Jumlah petunjuk tergantung dari rata-rata tebalnya sebagian map-map rekam medis tersebut. Untuk map-map rekam medis yang tebalnya sedang diberi petunjuk setiap setiap 50 map. Alat petunjuk itu harus dibuat dari model yang kuat dan tahan lama dan mudah untuk dilihat. Pinggir petunjuk itu harus lebih besar menonjol sehingga angka-angka yang dicantumkan gampang terlihat.

E. Prosedur Penyimpanan Adapun prosedur penyimpanan menurut Dirjen yanmed (2006:94) adalah sebagai berikut:

31

1. Rekam medis sebelum disimpan harus disortir terlebih dahulu; 2. Hanya petugas rekam medis yang menangani pengambilan dan penyimpanan rekam medis, kecuali petugas khusus pada sore dan malam yang bertugas di penyimpanan; 3. Pada saat sore dan malam hari petugas di ruang poliklinik dan ruang ruang inap akan mengawasi peraturan, dimana harus menyimpan rekam medis yang telah ditetapkan lihat pada tempat yang telah ditentukan dibagian rekam medis dan dibagian lain; 4. Rekam medis yang rusak atau terlepas dari sampulnya harus segera diperbaiki; 5. Pemeriksaan atau audit penyimpanan harus dilakukan secara periodik (untuk menemukan salah simpan atau rekam medis yang belum kembali pada waktunya; 6. Rekam medis yang penting (barkaitan dengan hukum) disimpan ditempat khusus yang terjaga kerahasiaannya; 7. Petugas harus memelihara agar rekam medis terjaga kerapihan dan kebersihannya; 8. Rekam medis yang dalam proses (assembling, analisis, dll) disimpan dirak atau meja tertentu; 9. Rekam medis yang tebal dibuat penjilidan;

32

10. Koordinator penyimpanan harus membuat laporan: a. Jumlah rekam medis yang keluar atau dipinjam; b. Jumlah permintaan darurat; c. Jumlah rekam medis salah simpan; d. Jumlah rekam medis yang tidak ditemukan.

F. Ketentuan Kerja dan Prosedur Penyimpanan Lainnya Adapun

beberapa

ketentuan

kerja

dan

prosedur

penyimpanan lainnya menurut Direktorat Jenderal Pelayanan Medik (2006:90) ketentuan kerja dan prosedur penyimpan lainnya yaitu: 1. Keselamatan Faktor keselamatan harus diperhatikan dan di utamakan pada bagian penyimpanan rekam medis. Harus tersedia tangga anti tergelincir untuk menjaga agar petugas tidak terjatuh ketika menyimpan atau mengambil pada rak-rak terbuka yang letaknya di atas. 2. Keleluasaan Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang pada bagian penyimpanan, dianjurkan selebar 90 cm. Ruang kosong didepannya harus 90 cm, jika diletakan saling berhadapan harus disediakan ruang kosong paling tidak 150 cm.

33

3. Ketentuan lain Perlu

diketahui

juga

pengaturan

suhu

ruangan,

kelembaban, pencegahan debu dan pencegahan bahaya kebakaran.

G. Standar Prosedur Penyimpanan Rekam Medis Menurut Direktorat Jenderal Pelayanan Medik (2006:140) ada beberapa prosedur dalam penyimpanan rekam medis, yaitu: 1. Persyaratan a. Rekam medis rawat jalan ; b. Rekam medis rawat inap. 2. Sarana a. Kotak sortir; b. Rak penyimpanan rekam medis; c. Tracer bon peminjaman; d. Terminal komputer; e. ATK. 3. Prasarana a. PerMenKes

No.269/MENKES/PER/III/2008

rekam medik/Medical Record; b. Petunjuk teknis rekam medis.

tentang

34

4. Prosedur a. Rekam medis selesai proses disimpan pada rak penyimpanan; b. Dilakukan penyortiran untuk mencegah kesalahan letak; c. Ketetapan penyimpanan dengan petunjuk arah tracer yang tersimpanan; d. Tracer petunjuk arah dikeluarkan setelah berkas rekam medis kembali ke posisinya; e. Ketepatan penyimpanan dimulai dari group warna, saf pada masing-masing rak dan posisi urutan nomor.

H. Penyusutan Rekam Medis Menurut Direktorat Jenderal Pelayanan Medik (2006:98) penyusutan rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan arsip dari rak penyimpanan dengan cara: 1. Memindahkan arsip rekam medis aktif ke rak in aktif dengan cara memilah pada rak penyimpanan sesuai dengna tahun kunjungan; 2. Memikrofilmisasi berkas rekam medis in aktif sesuai ketentuan yang berlaku; 3. Memusnahkan rekam medis yang telah dimikrofilm dengan cara tertentu sesuai ketentuan.

35

I.

Pemusnahan Arsip Rekam Medis Menurut Direktorat Jenderal Pelayanan Medik (2006:100) ada beberapa ketentuan dalam pemusnahan rekam medis, antara lain: 1. Dibentuk tim pemusnahan arsip dengan surat keputusan direktorat yang beranggotakan sekurang-kurangnya: a. Ketatausahaan; b. Unit penyelenggaraan rekam medis; c. Unit pelayanan; d. Komite medis. 2. Rekam medis mempunyai nilai guna tertentu tidak dimusnahkan tetapi disimpan dalam jangka waktu tertentu; 3. Membuat pertelaan arsip bagi rekam medis aktif yang telah dinilai; 4. Daftar pertelaan arsip rekam medis akan dimusnahkan oleh tim pemusnah, dilaporkan kepada direktorat rumah sakit dan direktorat bina pelayanan medik departemen kesehatan RI; 5. Berita acara pelaksaan pemusnahan dikirim kepada pemilik rumah sakit dan kepada direktorat jenderal bina pelayanan medik departemen kesehatan RI.

36

J.

Sistem Penjajaran Menurut Dirjen yanmed (2006:82) terdapat 3 (tiga) metode sistem penjajaran yang bisa dipakai, yaitu : 1.

Straight Numerical System (Sistem Angka Langsung) Merupakan sistem penjajaran lazimnya pada susunan angka-angka biasa. Contoh: 566027

566101

569999

566028

566102

570000

566029

566103

570001

566030

566104

570002

566031

566105

570003

5

6

6

I

0

2

II

5

III

Angka pertama yang berubah adalah kelompok dua angka yang paling kanan (III), kemudian kelompok angka tengah (II), dan terakhir kelompok angka paling kiri (I). Tabel 2.3 Sistem Angka Langsung Keuntungan 1. Sangat mudah dalam pengambilan sejumlah

Kelemahan 1. Perlu konsentrasi petugas yang sangat tinggi, karena

37

nomor rekam medis

harus memperhatikan seluruh

dengan nomor yang

angka dari nomor RM untuk

berurutan pada saat

menghindari tertukarnya

diminta;

angka-angka;

2. Petugas mudah memahami dan melaksanakannya.

2. Kesibukan tidak merata; 3. pengawasan kerapihan sulit dilakukan.


2.

Middle Digit Filing System (Sistem Angka Tengah) Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah atau MDF yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Kelebihan dan kekurangan sistem ini sama dengan TDF namun yang membedakan adalah angka yang terletak di tengah-tengah menjadi angka pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka ke dua, dan angka yang paling kanan menjadi angka ke tiga. Contoh: 75 60 21

56 68 96

99 68 97

75 60 22

56 68 97

99 68 98

38

75 60 23

56 68 98

99 68 99

75 60 24

56 68 99

00 69 00

75 60 25

57 68 00

00 69 01

75 60 26

57 68 01

00 69 02

75 60 27

57 68 02

00 69 03

7

5

6

0

II

2

I

1

III

Tabel 2.4 Sistem Angka Tengah

Keuntungan 1. Memudahkan pengambilan 100 RM yang nomornya

Kelemahan 1. Perlu waktu melatih petugas

berurutan 2. Penyebaran nomor merata

2. Tidak dapat digunakan dengan baik bila nomor

3. pembagian tugas mudah

RM lebih dari 6 angka


39

3.

Terminal Digit Filing System (Sistem Angka Akhir) Sistem penjajaran dengan sistem angka akhir yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder/dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir.

Contoh : 56 60 25

97 05 75

98 99 80

57 60 25

98 05 75

99 99 80

58 60 25

99 05 75

00 00 81

59 60 25

00 06 75

01 00 81

60 60 25

01 06 75

02 00 81

61 60 25

02 06 75

03 00 81

62 60 25

03 06 75

04 00 81

5

6

6

III

0

2

II

5

I

Tabel 2.5 Sistem Angka Akhir

Keuntungan 1. RM akan tersebar di 100 seksi;

Kelemahan 1. Perlu waktu dalam melatih petugas.

40

2. Bila ada RM baru akan menambah file dijajaran seksi primer yang sama; 3. Pekerjaan penyimpanan atau pengambilan dapat dibagi secara merata; 4. Misfile (salah simpan) dapat dicegah. Sumber: Dirjen Yanmed, tahun 2006

K. Peminjaman Rekam Medis 1. Pengertian Peminjaman Berikut adalah pengertian penyimpanan yang tercantum dalam

kamus

besar

bahas

indonesia

(2005:876)

“peminjaman yaitu proses, cara, perbuatan meminjam, atau meminjamkan barang untuk waktu tertentu (kalau sudah sampai waktunya harus dikembalikan)”. 2. Standar Prosedur Peminjaman Rekam Medis Untuk

mendukung

kelancaran

dalam

pelaksanaan

kegiatan peminjaman rekam medis Dirjen yanmed membuat standar prosedur peminjaman rekam medik (2006:137) seperti dibawah ini:

41

a. Persyaratan: 1) Rekam medis; 2) Permintaan/pemesanan; 3) Tracer. b. Sarana: 1) Komputer; 2) Printer; 3) Formulir; 4) Bon peminjaman; 5) ATK; 6) Telepon. c. Prasarana: 1) Permenkes


tentang

rakam medik/Medical Record; 2) Petunjuk teknik rekam medis; 3) Keputusan Direktorat

Jenderal

Pelayanan

Medik

No.78/Yanmed/RS.Um.Dik/YMU/1/91. d. Prosedur: 1) Peminjaman

rekam

medis

dilaksanakan

dengan

pemesanan melalui transaksi pendaftaran, melalui telepon maupun kurip;

42

2) Peminjaman rekam medis untuk keperluan pembuatan makalah, riset, dan lain-lain dilaksanakan di unit-unit rekam medis; 3) Pengambilan

rekam

medis

menggunakan

bon

peminjaman; 4) Transaksi masuk keluar rekam medis

dilaksanakan

setiap ada perubahan informasi rekam medis; 5) Tidak dibenarkan peyimpanan rekam medis diluar tempat penyimpanan baik milik pribadi maupun pasien lain; 6) Selama rekam medis berada diruang rawat inap atau sedang dipinjam menjadi tanggungjawab perawat ruangan yang menyimpan. 3. Tata Cara Pengambilan Rekam Medis Menurut Dirjen yanmed (2006:92) ketentuan pokok yang harus ditaati ditempat penyimpanan adalah sebagai berikut: a. Tidak satupun rekam medis boleh keluar dari ruang rekam medis tanpa kartu permintaan / kartu keluar; b. Seorang

yang

menerima/meminjam

rekam

medis,

berkewajiban untuk mengembalikan dalam keadaan baik dan tepat pada waktunya; c. Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit kecuali atas permintaan pengadilan.

43

Dokter-dokter

atau

pegawai

rumah

sakit

yang

berkepentingan dapat meminjam rekam medis untuk ke ruangan kerjanya selama jam kerja, tetapi semua rekam medis harus dikembalikan ke ruangan rekam medis pada akhir jam kerja. Jika beberapa rekam medis akan digunakan selama beberapa hari, rekam medis tersebut disimpan dalam tempat berbeda selama diruang rekam medis. Kemungkinan rekam medis dipinjam oleh beberapa orang perpindahan dari satu orang ke orang lain harus dilakukan dengan mengisi “kartu pindah tangan” karena dengan cara ini rekam medis tidak perlu bolak-balik dikirim ke bagian rekam medis. Kartu pindah tangan ini dikirim ke bagian rekam medis untuk diletakan sebagai petunjuk keluarnya rekam medis. Kartu pindah tangan tersebut berisi tanggal, pindah tangan dari siapa, untuk keperluan apa dan digunakan oleh dokter siapa. 4. Standar Prosedur Pencarian Rekam Medis Menurut Dirjen yanmed (2006:138) ada beberapa prosedur pencarian rekam medis, diantaranya adalah: a. Persyaratan 1) Pemesanan/permintaan; 2) Nomor rekam medis.

44

b. Saran 1) Tracer; 2) Karti indeks utama pasien (KIUP); 3) Komputer; 4) ATK. c. Prasarana 1) Permenkes


tentang

rekam medik/Medical Record; 2) Surat keterangan Direktorat Jenderal Pelayanan Medik No.78/yanMed/RS.Um.Dik/Ymu/I/1991; 3) Petunjuk teknis rekam medis. d. Prosedur 1) Pembuatan bon pinjam lengkap dengan rekam medis, nama pasien (sistem penamaan); 2) Nama peminjam dan tanggal dipinjam.

2.1.4 Konsep Rawat Jalan A. Pengertian Rawat Jalan Azwar (1996:75) mengemukakan rawat jalan yang berarti pelayanan kedokteran yang disediakan untuk pasien tidak dalam rawat inap. Menurut (Direktorat Jenderal Pelayanan Medik) pasien rawat jalan merupakan salah satu bentuk dari pelayanan

45

kedokteran yang dibutuhkan oleh pasien dimana rumah sakit menyediakan ruangan (poliklinik) untuk pasien berobat jalan, selanjutnya pasien tersebut mendapat pemeriksaan medis setelah selesai pasien pulang atau dirawat.

B. Isi Rekam Medis Rawat Jalan Menurut pasal 3 ayat (1) Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008, isi rekam medis untuk pasien rawat jalan sekurang-kurangnya memuat : 1. Identitas pasien; 2. Tanggal dan waktu; 3. Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat penyakit; 4. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik; 5. Diagnosis; 6. Rencana penatalaksanaan; 7. Pengobatan dan tindakan; 8. Pelayanan lain yang diberikan kepada pasien; 9. Untuk pasien khusus gigi dilengkapi odontogram klinik; 10. Persetujuan tindakan bila diperlukan.

46

C. Alur Rekam Medis Rawat Jalan

Gambar 2.1 Flow Chart Alur Rekam Medis Rawat Jalan

Pasien datang

Pendaftaran

Lama

Pasien

Pendaftaran

Baru

Entri data pasien dan menyiapkan berkas RM baru

Pasien menyerahkan KIB. Petugas menyiapkan berkas RM pasien lama tersebut

Poliklinik yang dituju Berkas Rekam Medis diisi oleh dokter

Instalasi Rekam Medis Berkas RM diperiksa kelengkapannya

Belum lengkap

Berkas

Lengkap

Penyimpanan Berkas RM disimpan berdasarkan No. RM

Pengisian berkas RM dilengkapi Selesai


47

Alur berkas rekam medis untuk pasien rawat jalan menurut Dirjen Yanmed (2006:37) diantaranya sebagai berikut: 1. Pasien mendaftar ke Tempat Pendaftaran Rawat Jalan (TPPRJ); 2. Apabila pasien baru: pasien mengisi formulir pendaftaran pasien baru yang telah disediakan; 3. Apabila pasien lama

(pasien

yang pernah berobat

sebelumnya): pasien menyerahkan kartu pasien (kartu berobat) kepada petugas di TPPRJ; 4. Di TPP: Untuk pasien baru, petugas TPPRJ terlebih dahulu menginput identitas sosial dan untuk pasien lama petugas menginput antara lain: a. Nama pasien; b. Nomor rekam medis; c. Nomor registrasi; d. Poliklinik yang dituju; e. Keluhan yang dialami. Setelah input data pasien baru selesai kemudian: 1) Petugas TPP membuat kartu berobat (KIB) untuk diberikan

kepada pasien baru yang harus dibawa

apabila pasien tersebut berobat ulang;

48

2) Untuk pasien baru, petugas TPPRJ akan menyiapkan berkas rekam medis pasien baru; 3) Bagi pasien kunjungan ulang atau pasien lama, harus memperlihatkan penerimaan

kartu

pasien.

berobat

kepada

Selanjutnya

petugas

petugas

akan

menyediakan berkas rekam medis pasien lama tersebut; 4) Apabila pasien lupa membawa kartu berobat maka berkas rekam medis pasien dapat ditemukan dengan melalui KIUP atau pada rumah sakit yang telah menggunakan sistem komputerisasi dengan mudah nomor pasien dapat dicari melaui pencarian data base. 5. Berkas rekam medis pasien dikirimkan ke poliklinik oleh petugas rekam medis yang telah diberi kewenangan untuk membawa berkas rekam medis pasien; 6. Petugas poliklinik mencatat pada buku registrasi pasien rawat jalan poliklinik antara lain: tanggal kunjungan, nama pasien,

nomor

rekam

medis,

jenis

kunjungan,

tindakan/pelayanan yang telah diberikan, dsb; 7. Dokter

pemeriksa

mencatat

riwayat

penyakit,

hasil

pemeriksaan, diagnosa, terapi yang ada direlevansinya dengan penyakitnya pada kartu/lembaran rekam medis; 8. Petugas dipoliklinik membuat laporan rekapitulasi harian pasien rawat jalan;

49

9. Setelah pemberian pelayanan kesehatan dipoliklinik selesai dilaksanakan , petugas

poliklinik

memberikan seluruh

berkas rekam medis pasien rawat jalan berikut rekapitulasi harian pasien rawat jalan ke instalasi rekam medis paling lambat 1 jam sebelum berakhir jam kerja; 10. Petugas instalasi rekam medis memeriksa kelengkapan pengisian berkas rekam medis dan yang untuk belum lengkap segera di upayakan kelengkapannya; 11. Petugas instalasi rekam medis mengolah berkas rekam medis yang sudah lengkap, dimasukkan kedalam kartu indeks penyakit, kartu indeks operasi dan sebagainya sesuai dengan penyakitnya; 12. Petugas instalasi rekam medis membuat rekapitulasi setiap akhir bulan, untuk membuat laporan dan statistik rumah sakit; 13. Berkas rekam medis disimpan berdasarkan nomor berkas rekam medisnya.

2.1.5 Konsep Rawat Inap A. Pengertian Rawat Inap Menurut Azrul Azwar (1996:75) pelayanan rawat inap adalah salah satu bentuk dari pelayanan dokter. Secara sederhana yang dimaksud dengan pelayanan rawat inap adalah

50

pelayanan kedokteran yang disediakan untuk pasien dalam bentuk rawat inap (hospitalization).

B. Isi Rekam Medis Rawat Inap Data yang harus ada di dalam berkas rekam medis pasien pada instalasi rawat inap menurut Peraturan menteri kesehatan RI No.269/MenKes/Per/III/2008 sekurang-kurangnya antara lain: 1. Identitas pasien; 2. Tanggal dan waktu; 3. Anamnesis

(sekurang-kurangnya

keluhan,

riwayat

penyakit); 4. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis; 5. Diagnisis; 6. Rencana penatalaksanaan; 7. Pengobatan dan tindakan; 8. Persetujuan tindakan bila perlu; 9. Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan; 10. Ringkasan pulang; 11. Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi atau tenaga kesehatan tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan; 12. Pelayanan lain yang telah diberikan oleh tenaga kesehatan tertentu; 13. Untuk kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik.

51

C. Alur Rekam Medis Rawat Inap

Gambar 2.2 Flow Chart Alur Rekam Medis Rawat Inap Pasien datang

Pendaftaran Petugas mengisi buku register penerimaan pasien RI. Menyiapkan / mengisi data identitas pasien pada lembaran masuk

Ruang rawat inap Berkas RM diisi oleh dokter dan perawat

Unit rekam medis Berkas diperiksa kelengkapannya

Berkas yang belum lengkap di lengkapi

Belum lengkap

Berkas

Lengkap

penyimpanan Berkas RM disimpan di bagian penyimpanan.

Selesai Sumber: Dirjen Yanmed, tahun 2006

Pasien datang ke TPPRI apakah itu ada surat permintaan dari dokter, unit gawat darurat, atau rujukan dari Rumah Sakit lain. Alur rekam medisnya sebagai berikut :

52

1. Petugas rekam medis mencatat dalam buku register penerimaan pasien rawat inap: nama, nomor rekam medis, identitas dan data sosialnya. Serta menyiapkan / mengisi data identitas pasien pada lembaran masuk; 2. Berkas rekam medis dikirim oleh petugas bersama-sama dengan pasiennya ke ruang yang dimaksud; 3. Pasien diterima oleh petugas diruangan dan dicatat pada buku register; 4. Dokter yang bertugas mengisi riwayat penyakit, dan hasil pemeriksaan lainnya dicatat pada lembaran rekam medis dan ditanda tangani; 5. Perawat / bidan menambah lembaran – lembaran rekam medis sesuai pelayanan yang diberikan; 6. Perawat / bidan membuat sensus harian gambaran mutasi pasien mulai jam 00.00 sampai jam 24.00. Ini dibuat 3 rangkap. Satu untuk dikirim keruang rawat inap sebagai arsip. Satu dikirim ke unit rekam medis, dan satu di tempat penerimaan pasien rawat inap; 7. Petugas ruangan memeriksa rekam medis sebelum di kirim ke unit rekam medis; 8. Setelah pasien pulang petugas mengirim berkas rekam medis dikembalikan ke unit rekam medis paling lambat 24 jam setelah pasien pulang;

53

9. Petugas unit rekam medis mengolah berkas yang sudah lengkap dimasukkan kedalam kartu indeks penyakit, indeks operasi, indeks kematian untuk membuat laporan dan statistik Rumah Sakit; 10. Petugas rekam medis merekapitulasi setiap bulan; 11. Unit rekam medis menyimpan berkas rekam medis menurut nomornya.

2.1.6 Konsep Pelaksanaan A. Pengertian Pelaksanaan Menurut Majone dan Wildavsky Pelaksanaan merupakan aktivitas

atau

usaha-usaha

yang

dilaksanakan

untuk

melaksanakan semua rencana dan kebijaksanaan yang telah dirumuskan

dan

ditetapkan

kebutuhan,

alat-alat

yang

dengan

dilengkapi

diperlukan,

siapa

segala yang

melaksanakan, dimana tempat pelaksanaannya mulai dan bagaimana cara yang harus dilaksanakan, suatu proses rangkaian kegiatan tindak lanjut setelah program atau kebijaksanaan ditetapkan yang terdiri atas pengambilan keputusan, langkah yang strategis maupun operasional atau kebijaksanaan menjadi kenyataan guna mencapai sasaran dari program yang ditetapkan semula. Dari pengertian yang dikemukakan di atas dapatlah ditarik suatu kesimpulan bahwa

54

pada dasarnya pelaksanaan suatu program yang telah ditetapkan oleh pemerintah harus sejalan dengan kondisi yang ada, baik itu di lapangan maupun di luar lapangan. Yang mana dalam kegiatannya melibatkan beberapa unsur disertai dengan usaha-usaha dan didukung oleh alat-alat penunjang. (Nurdin Usman, 2002:70)

B. Faktor-Faktor Yang Dapat Menunjang Pelaksanaan Menurut Abdullah Syukur (1987:40), sebagai berikut: 1. Komunikasi,

merupakan suatu program

yang dapat

dilaksanakan dengan baik apabila jelas bagi para pelaksana. Hal ini menyangkut proses penyampaian informasi, kejelasan informasi

dan konsistensi

informasi

yang

disampaikan; 2. Resouces (sumber daya), dalam hal ini meliputi empat komponen yaitu terpenuhinya jumlah staf dan kualitas mutu, informasi yang diperlukan guna pengambilan keputusan

atau

kewenangan

yang

cukup

guna

melaksanakan tugas sebagai tanggungjawab dan fasilitas yang dibutuhkan dalam pelaksanaan; 3. Disposisi, sikap dan komitmen dari pada pelaksanaan terhadap program khususnya dari mereka yang menjadi implementasi program khususnya dari mereka yang menjadi implementer program;

55

4. Struktur

Birokrasi,

yaitu

SOP

(Standar

Operating

Procedures), yang mengatur tata aliran dalam pelaksanaan program. Jika hal ini tidak sulit dalam mencapai hasil yang memuaskan, karena penyelesaian khusus tanpa pola yang baku. Keempat

faktor

di

atas,

dipandang

mempengaruhi

keberhasilan suatu proses implementasi, namun juga adanya keterkaitan dan saling mempengaruhi antara suatu faktor yang satu dan faktor yang lain. Selain itu dalam proses implementasi sekurang-kurangnya terdapat tiga unsur penting dan mutlak yaitu: 1. Adanya program (kebijaksanaan) yang dilaksanakan; 2. Kelompok masyarakat yang menjadi sasaran dan manfaat dari program perubahan dan peningkatan; 3. Unsur pelaksanaan baik organisasi maupun perorangan yang bertanggung jawab dalam pengelolaan pelaksana dan pengawasan dari proses implementasi tersebut. Dari pendapat di atas dapatlah dikatakan bahwa pelaksana suatu program senantiasa melibatkan ketiga unsur tersebut.

2.1.7 Konsep Tinjauan Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kata tinjauan berasal dari kata tinjau yang berarti melihat, menjenguk, memeriksa, dan meneliti untuk kemudian menarik kesimpulan. Tinjauan adalah

56

hasil meninjau pandangan, pendapat tentang suatu hal sesudah menyelidiki atau mempelajari. (Hasan Alwi, 2005:1198).

2.1.8 Konsep Efektivitas Pelayanan A. Pengertian Efektivitas Menurut Handayaningrat

(2007:16), mengungkapkan

bahwa “Efektivitas adalah pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”. Menurut Tampubolon (2004:73),

efektivitas dibagi

menjadi tiga yaitu: 1. Efektivitas individu, organisasi menekankan pada kinerja individu-individu yang ada dalam organisasi tersebut dengan kata lain masing-masing kontribusi yang akan diberikan

individu-individu

dalam

organisisi

sangat

ditentukan. 2. Efektivitas kelompok, yaitu jumlah kontribusi yang bekerja dalam suatu kelompok yang merupakan suatu “team work” bagi kelompok kerja. Besarnya efektivitas merupakan hasil penggabungan masing-masing efektivitas dari individu tersebut. 3. Efektivitas organisasi, adalah yang terdiri dari efektivitas individu dan kelompok. Jadi efektivitas lebih banyak dibanding jumlah efektivitas individu dan kelompok.

57

B. Pengertian Pelayanan Menurut Moenir (2002:766), pelayanan adalah “pelayanan jasa, ada timbal baliknya sehingga menimbulkan ikatan, tuntutan dan kepuasan si pemakai jasa”. Jenis pelayanan yang biasanya diberikan di rumah sakit terdiri dari: 1. Pelayanan rawat jalan; 2. Pelayanan rawat inap; 3. Pelayanan gawat darurat; 4. Pelayanan radiologi; 5. Pelayanan laboratorium dan penunjang; 6. Pelayanan farmasi, dan lain-lain.

C. Efektivitas Pelayanan Kesehatan Efektivitas pelayanan kesehatan dilihat dari sisi mutu pelayanan kesehatan menurut Imbalo (2003:19), adalah sebagai berikut: 1. Pelayanan kesehatan itu harus efektif, artinya harus mampu mengobat atau mengurangi keluhan yang ada, mencegah terjadinya penyakit serta berkembangnya dan meluasnya penyakit yang ada. 2. Efektivitas pelayanan ini tergantung dari bagaimana standar pelayanan kesehatan itu digunakan dengan tepat, konsisten dan sesuai dengan situasi setempat.

58

3. Umumnya standar pelayanan kesehatan disusun pada tingkat organisasi tertinggi. Namun, pada tingkat pelaksana, standar pelayanan kesehatan itu harus dibahas agar dapat digunakan sesuai dengan kondisi setempat. 4. Efektivitas sangat terkait dengan kompetisi teknik, terutama dalam pemilihan alternatif dalam menghadapi “relatifve risk” serta keterampilan dalam mengikuti produser yang terdapat dalam standar pelayanan kesehatan.

D. Syarat Pokok Pelayanan Kesehatan Syarat pokok pelayanan kesehatan menurut pendapat Azwar (1996:26), mengemukakan bahwa syarat pokok pelayanan kesehatan meliputi: 1. Tersedia dan berkesinambungan Syarat pokok pertama pelayanan kesehatan yang baik adalah pelayanan kesehatan tersebut harus tersedia di masyarakat (available) serta bersifat berkesinambungan (continous). Artinya semua jenis pelayanan kesehatan yang dibutuhkan oleh masyarakat tidak sulit ditemukan, serta keberadaannya di masyarakat adalah pada setiap saat dibutuhkan. 2. Dapat diterima dan wajar Syarat pelayanan kesehatan yang baik adalah yang dapa diterima (acceptable) oleh masyarakat serta bersifat wajar

59

(appropriate). Artinya pelayanan kesehatan tersebut tidak bertentangan

dengan

kepercayaan

dan

keyakinan

masyarakat. Pelayanan kesehatan yang bertentangan dengan adat istiadat, kebudayaan, keyainan dan kepercayaan masyarakat, serta bersifat tidak wajar, bukanlah suatu pelayanan kesehatan yang baik. 3. Mudah dicapai Syarat pokok ke tiga pelayanan kesehatan yang baik adalah yang mudah dicapai (accesible) oleh masyarakat. Pengertian ketercapaian yang dimaksud adalah dari sudut lokasi.

Dengan

demikian

untuk

dapat

mewujudkan

pelayanan kesehatan yang baik, maka pengaturan distribusi sarana kesehatan menjadi sangat penting. Pelayanan kesehatan yang terlalu terkonsentrasi di daerah perkotaan saja, dan sementara itu tidak ditemukan di daerah pedesaan, bukan pelayanan kesehatan yang baik. 4. Mudah dijangkau Syarat pokok ke empat pelayanan kesehatan yang baik adalah yang mudah dijangkau (affordable) oleh masyarakat. Pengertian keterjangkauan yang dimaksud disini terutama dari sudut biaya. Untuk dapat mewujudkan keadaan yang seperti ini harus dapat di upayakan biaya pelayanan kesehatan tersebut sesuai dengan kemampuan ekonomi

60

masyarakat. Pelayanan kesehatan yang mahal dan karena itu hanya mungkin dinikmati oleh sebagian kecil masyarakat saja, bukan pelayanan kesehatan yang baik. 5. Bermutu Syarat pokok ke lima pelayanan kesehatan yang baik adalah yang bermutu (quality). Pengertian mutu yang dimaksud disini adalah yang menunjuk pada tingkat kesempurnaan pelayanan kesehatan yang diselenggarakan, yang disatu pihak dapat memuaskan para memakai jasa pelayanan, dan dipihak lain tata cara penyelenggaraan sesuai dengan kode etik serta standar yang telah ditetapkan.

E. Standar Pelayanan Kesehatan Menurut Imbalo (2003:32), standar pelayanan kesehatan adalah suatu pernyataan tentang mutu yang diharapkan, yaitu akan menyangkut masukan, proses dan keluaran atau “outcome” sistem pelayanan kesehatan. Standar pelayanan kesehatan merupakan bagian dari pelayanan kesehatan itu sendiri dan akan memainkan peranan yang penting dalam mengatasi masalah mutu pelayanan kesehatan. Penyusutan standar pelayanan kesehatan merupakan suatu acara penyusutan bertahap, meskipun dalam praktek tidak perlu dilaksanakan demikian. Pendekatan ini bertujuan untuk

61

memandu organisasi pelayanan kesehatan atau orang yang akan diberi tugas menyusun standar pelayanan kesehatan. Menurut Imbalo (2003:43), prosedur menilai standar pelayanan kesehatan harus diikuti tatacara berikut: 1. Tentukan siapa dalam organisasi yang akan menggunakan standar pelayanan kesehatan atau akan terpengaruh oleh standar pelayanan kesehatan; 2. Tentukan cara untuk memperoleh informasi tentang pelayanan kesehatan dari kelompok sampel; 3. Lakukan analisis umpan balik dan lakukan perbaikan jika sebelum standar pelayanan kesehatan disebarluaskan.

F. Indikator Efektivitas Pelayanan Menurut Handoko (1998:47), menyatakan bahwa ada beberapa kriteria dalam menilai efektivitas, yaitu: 1. Kegunaan Proses pelayanan yang diberikan mempunyai nilai guna bagi kepentingan konsumen serta memberikan nilai guna untuk penyedia jasa pelayanan dalam mempermudah proses pemberian pelayanan. 2. Ketepatan dan Objektivitas Program yang telah ditentukan harus tepat sasaran dan tidak berpihak terhadap suatu hal atau objek tertentu.

62

3. Ruang lingkup Mempunyai ruang lingkup atau batasan yang jelas dalam proses pemberian pelayanan, supaya fokus, jelas dan terarah. 4. Efektivitas biaya Pengelolaan dana penyelenggaraan harus dikelola secara profesional demi tercapainya keberhasilan penyelenggaraan pelayanan terhadap konsumen. 5. Akuntabilitas Kewajiban untuk menyampaikan pertanggungjawaban atau menjawab dan menerangkan kinerja dan tindakan seseorang/badan hukum/pimpinan kolektif atau organisasi kepada pihak yang memiliki hak atau berkewenangan untuk meminta keterangan atau pertanggungjawaban. 6. Ketepatan waktu Tepat waktu merupakan kunci utama dalam menilai proses bemberian pelayanan. Demi tercapainya kepuasan konsumen pihak penyedia pelayanan harus senantiasa memberikan pelayanan secara tepat waktu agar memberikan kesan baik terhadap perusahaan.

G. Efektivitas Pelayanan Rekam Medis Menurut keputusan bersama menteri kesehatan dan badan kepegawaian negara (2003:4), mengemukakan bahwa:

63

“pelayanan rekam medis adalah kegiatan pelayanan secara profesional yang berorientasi pada kebutuhan informasi kesehatan bagi pemberi pelayanan kesehatan, administrator dan manajemen pada sarana pelayanan kesehatan dan instalasi lain yang berkepentingan berdasarkan pada ilmu pengetahuan rekam

medis

(sintesa

ilmu-ilmu

sosial,

epidemiologi,

terminologi medis, biostatistika, prinsip hukum medis dan teknologi informasi)”.

Maka efektivitas pelayanan rekam

medis diartikan sebagai pengorganisasian terstuktur dalam pelaksanaan pelayanan secara profesional berorientasi pada pemenuhan kebutuhan informasi medis agar tercapai tujuan yang telah ditentukan secara tepat guna dalam memberikan pelayanan.

2.2

Metodologi Penelitian dan Teknik Pengumpulan Data 2.2.1 Metode Penelitian Menurut Sugiono (2005:1), metode penelitian adalah “suatu pengkajian dalam mempelajari peraturan-peraturan yang terdapat dalam penelitian”. Dalam penelitian ini menggunakan jenis metode penelitian kualitatif melalui pendekatan deskriptif dilakukan terhadap sekumpulan objek yang biasanya bertujuan untuk melihat gambaran fenomena (termasuk kesehatan) yang terjadi didalam populasi tertentu. Pada umumnya metode ini digunakan untuk

64

membuat penilaian terhadap suatu kondisi dan penyelenggaraan suatu program dimasa sekarang, kemudian hasilnya digunakan untuk menyusun perencanaan perbaikan program tersebut. Metode penelitian deskriptif didefinisikan sebagai suatu penelitian yang dilakukan untuk mendeskripsikan atau menggambarkan suatu fenomena

yang

terjadi

didalam

masyarakat

(Notoatmodjo,

2010:35). Menurut Nazir (2005:54), metode deskriptif adalah suatu metode dengan penelitian statistik sekelompok manusia atau setiap kondisi sistem pemikiran atau suatu kelas peristiwa pada masa sekarang dengan tujuan untuk membuat deskripsi gambaran dan lukisan secara sistematis, aktual, dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat serta hubungan antara fenomena yang diselidiki. Menurut Sugiono (2001:54) “data kualitatif adalah data yang dinyatakan dalam bentuk kata, kalimat dan gambar chart”. Dalam penelitian ini, penulis mengembangkan masalah dari fenomena sealamiah mungkin yang terjadi melalui data yang telah penulis kumpulkan selama praktek kerja lapangan, tujuan penelitian untuk menggambarkan dan mengetahui mengenai pelaksanaan penyimpanan berkas guna menunjang efektivitas pelayanan rekam medis di RSU Saraswati Cikampek.

65

2.2.2 Definisi Operasional Variabel Menurut Setiadi (2007:165), definisi operasional adalah unsur penelitian yang menjelaskan bagaimana caranya menentukan variabel dan mengukur sesuatu variabel sehingga definisi operasional ini merupakan suatu informasi ilmiah yang akan membantu peneliti lain yang menggunakan variabel yang sama. A. Variabel bebas (independet variable) Adalah variabel yang menjadi sebab atau berubahnya dependent variable. Variabel bebas dalam penelitian ini yaitu pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis. B. Variabel terikat (dependent variable) Adalah variabel yang dipengaruhi atau yang menjadi akibat karena adanya variabel bebas, dan variabel ini sering disebut variabel respon. Variabel terikat dalam penelitian ini adalah efektifitas pelayanan.

Tabel 2.8 Penjelasan Definisi Operasional Variabel Sub Variabel

Definisi

Indikator Variabel

Pelaksanaan

Penyimpanan

Syarat

Pasien rawat inap,

penyimpanan

berkas rekam

pasien rawat jalan,

berkas rekam

medis ke dalam

Rekam medis rawat

medis

rak penyimpanan

inap, rekam medis

oleh petugas

rawat jalan.

66

rekam medis di

Sarana

bagian filing.

Kotak sortir, rak penyimpanan, Out Guide, bon peminjaman, terminal komputer, ATK.

Prasarana PERMENKES

RI

NO.269/MENKES/ PER/III/2008 tentang rekam medik.

Prosedur

Sistem penyimpanan Rekam medis berdasarkan tempat dan nomor rekam medis, Rekam medis selesai proses disimpan ke rak penyimpanan.

Efektivitas

Suatu tindakan

Faktor

Pemberian

pelayanan

atau kegiatan

gaya

pelayanan: cara dan

yang diberikan

kebiasaan pemberi

dengan harapan

pelayanan dalam

dapat memiliki

memberikan jasa

nilai guna bagi

kepada pelanggan.

pemakai jasa

67

pelayanan, dalam Faktor

Tepat waktu

artian pelayanan

merupakan kunci

waktu

yang diberikan

utama dalam menilai

tidak sia-

proses bemberian

sia/bermanfaat

pelayanan.

dan menghasilkan pelayanan cepat dan tepat sehingga tercapai tujuan yang dimaksud.

2.2.3 Kerangka Berfikir Penyimpanan rekam medis a. b. c. d.

Syarat Sarana Prasarana Prosedur (Dirjen Yanmed,2006:140)

Efektivitas Pelayanan a. Waktu b. Gaya pemberian c. Kecermatan (Siagian, 1996:60)

68

2.2.4 Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data adalah langkah paling strategis dalam

penelitian,

karena

tujuan

utama

penelitian

adalah

mendapatkan data, tanpa teknik pengumpulan data maka penelitian tidak akan mendapatkan data yang memenuhi standar data yang ditetapkan (Sugiono, 2005:62). Teknik pengumpulan data terdiri dari : A. Observasi Menurut Notoatmojo (2005:93) observasi adalah suatu prosedur yang terencana, yang antara lain meliputi, melihat dan mencatat jumlah dan taraf aktivitas tertentu yang ada hubungannya dengan masalah yang diteliti. Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara meninjau dan mengamati langsung dari instalasi rekam medis khususnya di bagian penyimpanan rekam medis di RSU Saraswati Cikampek. B. Wawancara Menurut Arikunto (2002:132), bahwa wawancara adalah sebuah dialog yang dilakukan oleh pewawancara untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dari terwawancara. Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara melakukan tanya jawab secara langsung atau lisan dengan narasumber di instalasi rekam medis khususnya di bagian penyimpanan rekam medis di RSU Saraswati Cikampek.

69

C. Tinjauan Pustaka Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara membaca buku dan literatur yang berhubungan dengan judul penyusunan tugas akhir, penulis membaca buku kepustakaan dan juga berkas rekam medis, sehingga berfungsi sebagai salah satu landasan untuk memecahkan suatu permasalahan yang ada dalam penelitian.

BAB III TINJAUAN PELAKSANAAN PENYIMPANAN BERKAS GUNA MENUNJANG EFEKTIVITAS PELAYANAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM SARASWATI CIKAMPEK

3.1

Sejarah Perkembangan RSU Saraswati Cikampek RSU Saraswati adalah rumah sakit swasta kelas D milik PT Saraswati Medika Prima. Merupakan pengembangan dari praktek pribadi yang sekaligus rumah tinggal keluarga Dr. Paul Sowita, MARS dan dr. Nenni Hadisunjoto, M.Kes pada tahun 1988. Selanjutnya pada tahun 1991 didirikan Apotek Saraswati dan praktek Dokter bersama yang terdiri dari empat spesialis besar di tambah dengan spesialis saraf dan spesialis THT. Pada tanggal 17 Mei 1996 berdasarkan akta notaris Ida Rosida Suryana, S.H dengan Nomor 284 di bentuklah Yayasan Saraswati dengan penambahan fasilitas penunjang medis berupa laboratorium sederhana dan USG. Pembangunan gedung tahap I di mulai pada bulan Jauari 2001 dan berakhir pada bulan Juni 2002. Kemudian gedung baru klinik saraswati di fungsikan untuk kegiatan operasional klinik dengan penambahan fasilitas penunjang medis yaitu Rontgen. Pelayanan rawat inap mulai beroperasional pada bulan Desember 2002 dengan kapasitas 24 tempat tidur, dan sampai dengan tahun 2005 terjadi penambahan kapasitas tempat tidur menjadi 35 TT. Pada saat yang

70

71

bersamaan ijin penyelenggaraan rumah sakit sedang dalam proses. Ijin penyelenggaraan sementara rumah sakit di keluarkan pada bulan Mei 2003, sampai akhirnya keluar ijin tetap untuk penyelenggaraan rumah sakit yaitu pada bulan Mei 2006 dengan kapasitas tempat tidur menjadi 35 TT. Pada bulan Juni 2006 terjadi proses perubahan status pengelolaan RSU Saraswati dari Yayasan Saraswati menjadi PT. Saraswati Medika Prima. Pada bulan Januari 2007 pengelolaan Rumah Sakit Saraswati secara efektif diambil alih oleh PT. Saraswati Medika Prima, hal ini ditandai dengan pada bulan Februari 2007 dimulainya pembangunan gedung tahap II yang di rencanakan selesai pada bulan Desember 2007. Pembangunan gedung menempati seluruh areal 2.972 M2 dengan kapasitas 75 tempat tidur dengan zoning yang lebih sempurna. Dengan selesainya pembangunan tahap II yang terdiri dari empat lantai gedung baru dan

penggabungan dari

gedung lama, maka terdapat

penambahan ruangan dan fasilitas di Rumah Sakit Umum Saraswati, yang tentunya terdapat perpindahan untuk unit-unit dan poliklinik tertentu. Pada bulan Mei 2008 diadakan pembukaan untuk ruangan rawat inap lantai 3 yang dikhususkan untuk pasien dewasa, bersalin dan ruang perinatalogi yang terdiri dari 36 TT, sedangkan untuk lantai 2 terdiri dari 29 TT yang khusus untuk tempat perawatan anak. Untuk ruangan-ruangan tertentu bisa digunakan untuk perawatan orang dewasa atau anak, seperti ruang anggrek (VIP) dan ruang mawar (kelas 1).

72

Pada bulan Agustus 2009 sehubungan dengan sejalannya waktu dimana adanya penurunan riwayat penyakit pasien selama dirawat dan kebutuhan akan ruang High Care Unit (HCU) dan Intensive Care Unit (ICU) semakin meningkat. Maka ruang rawat anak (Ruang Flamboyan) dirombak total menjadi ruang HCU Dr. Nenni Hadisunjoto, M.kes. Dengan penambahan fasilitas penunjang medis yang cukup canggih dan memadai, serta penambahan tenaga perawat HCU. Pada bulan Mei 2012 sehubungan semakin meningkatnya jumlah permintaan ruang rawat inap kelas I dan VIP maka dibangunlah lantai 2 gedung baru dengan kapasitas 4 ruang kelas I dan 2 ruang kelas VIP, kemudian pada bulan februari 2012 ruang ICU/HCU dipindahkan ke gedung baru lantai 2 dengan kapasitas 3 tempat tidur, sementara ruang ICU/HCU yang lama digunakan menjadi ruang isolasi dengan kapasitas 3 tempat tidur dan ruang perawatan anak kelas II sebanyak 2 tempat tidur. Pada bulan desember 2013 pelayanan estetiderma di RSU Saraswati dihilangkan karena terputusnya kerjasama dengan pihak estetiderma.

3.1.1 Izin Pendirian RSU Saraswati Cikampek Izin tetap penyelenggaraan Rumah Sakit Umum Saraswati Cikampek berdasarkan Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Karawang Nomor 503/SK.1993-PPI/2011 Tahun 2011.

73

3.1.2 Lokasi RSU Saraswati Cikampek Nama Rumah Sakit

: Rumah Sakit Umum Saraswati Cikampek

Alamat

: Jl. Ahmad Yani No. 27 Sentul Cikampek 41373

3.2

Telepon

: 0264 311531 (Hunting)

Fax

: (0264) 301540, 301543, 316391

Email

: [email protected]

Visi, Misi dan Motto RSU Saraswati Cikampek 3.2.1 Visi RSU Saraswati Cikampek “Menjadi Rumah Sakit yang dicari masyarakat umum dan industri di wilayah Cikampek dan sekitarnya dengan citra aman, nyaman dan bersih pada tahun 2017” 3.2.2 Misi RSU Saraswati Cikampek A. Memberikan pelayanan yang bermutu sesuai standar akreditasi meliputi area klinis, manajerial dan keselamatan pasien; B. Menyelenggarakan manajemen dengan paradigma baru sesuai kemajuan IPTEK dan perumahsakitan; C. Melakukan usaha preventif dan promotif melalui komunikasi dan edukasi. 3.2.3 Motto RSU Saraswati Cikampek “Kami melayani anda dengan santun, ramah dan ikhlas”

74

3.3

Struktur Organisasi RSU Saraswati Cikampek RSU Saraswati Cikampek dipimpin oleh seorang Direktur Utama yang dibantu oleh tiga bagian bidang, antara lain bidang pelayanan medik, bidang penunjang medik, bidang bagian umum.

3.4

Nilai-Nilai Utama RSU Saraswati Cikampek A. Bangga menjadi karyawan RSU Saraswati; B. Semangat kerjasama antar karyawan / kelompok; C. Budaya kerja selalu menjadi yang terbaik; D. Sikap salam dan tegur sapa antar karyawan dan pelanggan; E. Menjunjung tinggi etika profesi; F. Cegah kecelakaan kerja dan utamakan keselamatan kerja.

3.5

Fasilitas RSU Saraswati Cikampek 3.5.1 Fasilitas Medis Khusus HCU RSU Saraswati Cikampek Pada bulan Agustus 2009 Ruang perawatan anak Flamboyan lantai II diubah fungsinya menjadi ruang HCU / ICU Dr. Nenni Hadisunjoto, Mkes dengan kapasitas 4 tempat tidur setelah sebelumnya diadakan renovasi terlebih dahulu. Fasilitas medis khusus HCU yang cukup canggih dan memadai antara lain : A. Ventilator; B. Pation; C. Monitor;

75

D. Infusion Pump; E. Syringe pump. 3.5.2 Fasilitas Medis RSU Saraswati Cikampek A. Fasilitas Rawat Jalan: 1. Poli Spesialis Syaraf; 2. Poli Spesialis Bedah Umum; 3. Poli Spesialis Bedah Tulang; 4. Poli Spesialis THT; 5. Poli Spesialis Radiologi; 6. Poli Gigi; 7. Poli Spesialis Mata; 8. Poli Spesialis Anak; 9. Poli Umum; 10. Poli Spesialis Kandungan; 11. Poli Spesialis Penyakit Dalam. B. Fasilitas Rawat Inap Fasilitas rawat inap lantai 2 dan lantai 3 memiliki 69 tempat tidur efektif dengan komposisi ruang: 1. VIP sebanyak 4 TT; 2. kelas I sebanyak 10 TT; 3. kelas II anak sebanyak 6 TT; 4. kelas II dewasa sebanyak 12 TT; 5. kelas III anak sebanyak 10 TT;

76

6. kelas III dewasa sebanyak 18 TT; 7. perinatologi 6 box bayi dan Ruang ICU/HCU sebanyak 3 TT. C. Unit Gawat Darurat D. VK/OK

3.5.3 Fasilitas Penunjang Medis RSU Saraswati Cikampek Fasilitas penunjang medis sangatlah penting untuk menunjang kegiatan medis dalam hal pelayanan dan perhatian pada pasien. Berikut fasilitas penunjang di RSU Saraswati Cikampek: A. Laboratorium; B. Rontgen; C. USG Dopler; D. Farmasi; E. Medical Check Up; F. Fisioterapi; G. Konsultasi Gizi; H. Ambulance; I.Kamar Jenazah.

3.5.4 Fasilitas Umum RSU Saraswati Cikampek A. Mushola; B. Kantin; C. ATM Bank.

77

3.6

Jenis Pelayanan RSU Saraswati Cikampek Untuk memenuhi kebutuhan, RSU Saraswati memberikan pelayanan : A. Pelayanan medis: 1. Gawat Darurat ; 2. Rawat Inap; 3. Rawat Jalan. B. Penujang medis 1. Laboratorium; 2. Rontgen; 3. USG Dopler; 4. Farmasi; 5. Fisioterapi; 6. Konsultasi Gizi; 7. Ambulance. C. Fasilitas Umum 1. Kantin; 2. Mushola; 3. ATM.

78

3.7

Tugas Pokok, Fungsi dan Unit-Unit Kerja Seksi Rekam Medis RSU Saraswati Cikampek Seksi rekam medis adalah organisasi yang langsung di bawah Direktur Medik dan Keperawatan serta bertanggungjawab kepada kepala bidang medik. 3.7.1 Tugas Pokok Seksi rekam medis mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan, pengevaluasian, dan pengembangan rekam medis.

3.7.2 Fungsi A. Membantu Direktur melalui kepala bidang medik dalam bidang perencanaan, pengaturan, pelaporan dan pengawasan terhadap kelancaran rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat.; B. Mengumpulkan dan pengelolaan data yang berhubungan dengan pelayanan medis dan perawatan yang diberikan rumah sakit; C. Mengkoordinir penyelenggaraan, pengadaan dan penyimpanan rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan rawat darurat; D. Mengkoordinir penyelenggaraan pembuatan surat keterangan medis umum, asuransi, dan surat keterangan lainnya; E. Melakukan koordinasi dengan unit lain di lingkungan rumah sakit.

79

F. Bertanggungjawab

atas

terselenggaranya

pengadaan,

penyediaan, dan ketertiban serta menjaga keamanan dan kerahasiaan rekam medis.

3.7.3 Unit-Unit Kerja A. Unit Pengelolaan Rekam Medis Rawat Jalan 1. Pendaftaran pasien rawat jalan; 2. Bagian penyimpanan dan bagian pengambilan kembali rekam medis rawat jalan; 3. Pengelolaan data; 4. Pelaporan. B. Unit Pengelolaan Rekam Medis Rawat Inap 1. Assembling rekam medis rawat inap; 2. Kodifikasi rekam medis rawat inap; 3. Indexing pasien rawat inap; 4. Pengembalian rekam medis rawat inap. C. Unit Pengelolaan Rekam Medis Rawat Darurat 1. Pendaftaran pasien gawat darurat; 2. Pendaftaran pasien rawat inap; 3. Penyimpanan dan pengembalian kembali rekam medis rawat darurat; 4. Pengolahan data rekam medis rawat darurat. D. Unit Pengelolaan Pelaporan Data 1. Sensus harian pasien rawat inap;

80

2. Statistik pelayanan; 3. Pengolahan data morbiditas dan mortalitas; 4. Pelayanan dan penunjang.

3.8

Sumber Daya Manusia di RSU Saraswati Cikampek Rumah Sakit Saraswati memiliki Petugas di bagian Rekam Medis, tiga belas Dokter Spesialis paruh waktu dan semuanya telah memiliki SIP di Rumah Sakit Saraswati sehubungan dengan Undang-undang praktek Kedokteran No. 29 tentang penyelenggaraan praktek kedokteran yang membatasi tempat praktek maksimal tiga tempat dan wajib memiliki SIP, dua apoteker, enam belas asisten apoteker, lima puluh satu perawat dan bagian unit lainnya.

3.9

Hasil Praktek Kerja Lapangan di Unit Rekam Medis RSU Saraswati Cikampek Selama melakukan Praktek Kerja Lapangan di RSU Saraswati Cikampek penulis melakukan beberapa teknik pengumpulan data yaitu dengan studi pustaka / telaah dokumen, wawancara, dan observasi. Dengan sasarannya adalah berkas rekam medis, petugas rekam medis, dan kepala rekam medis. Berikut merupakan hasil yang diperoleh penulis selama melakukan peraktek kerja lapangan (PKL).

81

A. Tinjauan Pelaksanaan Penyimpanan Rekam Medis di RSU Saraswati Cikampek Berdasarkan praktek kerja lapangan yang dilakukan penulis di Rumah Sakit Umum Saraswati Cikampek, pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis di RSU Saraswati Cikampek, sebagai berikut: 1. Sistem Penomoran Rekam Medis di RSU Saraswati Cikampek Sistem pemberian nomor rekam medis di RSU Saraswati Cikampek menggunakan cara “Unit Numering System” (pemberian nomor secara unit), yaitu setiap pasien baru yang berkunjung ke RSU Saraswati Cikampek diberi nomor rekam medis satu kali yang dipakai untuk selamanya. 2. Sistem Penjajaran Rekam Medis di RSU Saraswati Cikampek Sistem penjajaran berkas rekam medis di RSU Saraswati Cikampek dengan cara Terminal Digit Filing System (sistem angka akhir), Sistem penjajaran dengan sistem angka akhir yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan folder/dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir sebagai patokan penyimpanan.

82

3. Prosedur Penyimpanan Rekam Medis di RSU Saraswati Cikampek a. Berkas Rekam Medis Rawat Jalan 1) Semua berkas rekam medis rawat jalan dari poliklinik spesialis, Umum, maupun IGD dikembalikan ke bagian rekam medis setelah pasien pulang atau selesai berobat; 2) Petugas rekam medis yang dinas malam menyortir berkas rekam medis pasien baru dan lama. Untuk pasien baru di entri ke komputer data base pasien, kemudian di register rawat jalan. Untuk pasien lama langsung entri register rawat jalan; 3) Setelah register selesai berkas rekam medis diberi stiker tahun 2015 (warna hijau), berkas di urutkan dari nomor terkecil sampai nomor terbesar; 4) Berkas yang sudah di urutkan di serahkan ke bagian filing; 5) Berkas yang sudah di urutkan di masukan ke dalam rak penyimpanan atau roll o’pack sesuai dengan sistem penjajaran (2 angka kelompok akhir sebagai patokan penyimpanan, di masukan ke dalam rak penyimpanan sesuai dengan nomornya).

83

b. Berkas Rekam Medis Rawat Inap 1) Berkas rekam medis pasien yang pulang dari rawat inap di serahkan ke bagian rekam medis oleh supervisior rawat inap dan mengisi buku ekspedisi pengembalian rekam medis; 2) Berkas yang sudah berada di rekam medis, masuk ke bagian pengolahan untuk di entri kelengkapan identitas pasien di komputer data base pasien, kemudian di assembling dan di register rawat inap; 3) Setelah register selesai berkas rekam medis diberi stiker tahun 2015 (warna hijau), berkas di urutkan dari nomor terkecil sampai nomor terbesar; 4) Berkas yang sudah di urutkan di serahkan ke bagian filing; 5) Berkas yang sudah di urutkan di masukan ke dalam rak penyimpanan atau roll o’pack sesuai dengan sistem penjajaran (2 angka kelompok akhir sebagai patokan penyimpanan di masukan ke dalam rak penyimpanan sesuai dengan nomornya). 4. Sistem Penyimpanan Rekam Medis di RSU Saraswati Cikampek RSU Saraswati Cikampek menggunakan sistem sentralisasi yaitu penyimpanan rekam medis dengan menyatukan arsip atau berkas rekam medis pada satu tempat dan menyatukan rekam

84

medis rawat jalan, rawat inap, dan UGD pada arsip yang sama dan lokasi penyimpanan yang sama. Berikut ini tempat penyimpanan berkas rekam medis di RSU Saraswati Cikampek: Gambar 3.1 Roll O’pack

Sumber: Unit Rekam Medis RSU Saraswati Cikampek Gambar 3.2 Rak Terbuka

Sumber: Unit Rekam Medis RSU Saraswati Cikampek

85

Berikut ini petunjuk keluar (Out Guide) di RSU Saraswati Cikampek:

Gambar 3.3 Skat Pemisah (Out Guide)

Sumber: Unit Rekam Medis RSU Saraswati Cikampek Gambar 3.4 Bon Peminjaman

Sumber: Unit Rekam Medis RSU Saraswati Cikampek

86

B. Gambaran Efektivitas Pelayanan Rekam Medis di RSU Saraswati Cikampek Efektivitas adalah suatu kondisi atau keadaan dimana dalam memilih tujuan yang hendak dicapai dan sarana atau prasarana yang digunakan disertai dengan hasil yang memuaskan. Dapat dikatakan bahwa efektivitas adalah hal yang menyatakan bahwa kegiatan telah dilakukan dengan tepat dalam arti target tercapainya sesuai dengan waktu yang ditetapkan dan sesuai dengan yang diinginkan. Sedangkan yang dimaksud dengan efektivitas pelayanan rekam medis sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Efektivitas menunjukan keberhasilan dari segi tercapai tidaknya saran yang telah ditetapkan. Jika sarana kegiatan telah mendekati maka semakin tinggi efektivitasnya. Berikut ini adalah indikator Efektivitas Pelayanan, yaitu: 1. Faktor waktu Lamanya waktu yang ditetapkan untuk pengembalian berkas rekam medis kebagian penyimpanan rekam medis adalah 2x24 jam. Namun dengan tidak lengkapnya pengisian berkas rekam medis terutama berkas rekam medis rawat inap maka berkas rekam medis terkadang terlambat dikembalikan ke bagian penyimpanan karena berkas rekam medis harus dilengkapi terlebih dahulu, sehingga proses pengembalian berkas rekam medis ke bagian penyimpanan rekam medis bisa dikatakan belum efektif.

87

2. Faktor Kecermatan Ketelitian petugas dalam melakukan pelayanan (penyimpanan). faktor kecermatan dapat dijadikan ukuran untuk menilai tingkat efektivitas kerja organisasi yang memberikan pelayanan. Faktor kecermatan disini adalah faktor ketelitian dari pemberi pelayanan kepada pelanggan. Pelanggan akan cenderung memberikan nilai yang tidak terlalu tinggi kepada pemberi pelayanan, apabila terjadi banyak kesalahan dalam proses pelayanan, meskipun diberikan dalam waktu yang singkat. Di Rumah Sakit Umum Saraswati Cikampek, indikator kecermatannya belum efektif karena masih ditemukannya rekam medis yang belum tersimpan di tempat yang seharusnya. 3. Faktor Gaya Pemberian Pelayanan Cara dan kebiasaan pemberi pelayanan dalam memberikan jasa kepada pelanggan gaya pemberian pelayanan merupakan salah satu ukuran lain yang dapat dan biasanya digunakan dalam mengukur efektivitas kerja. Yang dimaskud dengan gaya di sini adalah cara dan kebiasaan pemberi pelayanan dalam memberikan jasa kepada pelanggan. Bisa saja si pelanggan merasa tidak sesuai dengan gaya pelanggan yang diberikan oleh pemberi pelayanan. Jika berbicara tentang suatu hal yang menyangkut kesesuaian, sesungguhnya apa yang dibicarakan termasuk hal yang tidak terlepas kaitannya dengan nilai-nilai sosial yang dianut oleh orang

88

bersangkutan. Pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis dapat menunjang penyelenggaraan rekam medis dan dapat menunjang efektivitas pelayanan dan kelancaran dalam pelayanan. Kelancaran tersebut tentunya sangat ditunjang oleh sarana, prasarana, dan sumber daya yang di dalamnya, baik penerimaan, ketelitian dan kenyamanan. Di Rumah Sakit Umum Saraswati Cikampek tentang cara pemberian pelayanannya belum begitu efektif sesuai standar pelayanan yang telah ditetapkan dimana tempat penyimpanan rekam medis seharusnya berdekatan dengan bagian pendaftaran karena berpengaruh terhadap pelayanan pasien itu sendiri. Oleh karena itu, pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis yang baik dapat menunjang efektivitas pelayanan bagi pasien dan petugas rekam medis di mana waktu yang digunakan tidak terlalu lama, pasien yang berobat dapat ditangani dengan segera dan meringankan beban petugas. Hubungan antara pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis dengan efektivitas pelayanan rekam medis di RSU Saraswati Cikampek: Suatu kegiatan rekam medis yang efisien tidak tercipta dengan sendirinya, melainkan jika dilaksanakan sesuai dengan pelaksanaan yang tepat. Untuk menciptakan sistem kerja rekam medis yang sesuai dengan kegunaan rekam medis yaitu bernilai administrasi, bernilai medis, bernilai hukum, keuangan dapat dimanfaatkan

89

untuk penelitian, pendidikan dan dokumentasi salah satunya dengan pelaksanaan kegiatan rekam medis yaitu penyimpanan berkas rekam medis yang sesuai dengan prosedurnya. Seperti penjelasan tentang pelaksanaan penyimpanan rekam medis dapat disimpulkan bahwa pada saat pelaksanaan penyimpanan rekam medis itu berkas harus kembali ke bagian penyimpanan rekam medis tepat pada waktunya, seorang petugas bagian penyimpanan harus lebih teliti dalam melihat dan memasukan berkas rekam medis ke rak penyimpanan berkas rekam medis agar berkas rekam medis tersebut dapat ditemukan dengan cepat pada saat dibutuhkan sehingga efektivitas kerja (pelayanan rekam medis) dapat tercipta, tempat yang sesuai dengan standarpun sangat berpengaruh penting terhadap efektivitas pelayanan terhadap pasien, dimana tempat penyimpanan rekam medis seharusnya berdekatan dengan tempat bagian pendaftaran agar pasien yang berobat dapat ditangani dengan segera dan meringankan beban petugas. Tabel 3.1 Hubungan Antara Pelaksanaan Penyimpanan Dengan Efektivitas Pelayanan Variabel Pelaksanaan

Sub Variabel Syarat

Indikator

Keterangan

Pasien rawat inap,

Syarat dalam

penyimpanan

pasien rawat jalan,

pelaksanaan

berkas rekam

rekam medis

penyimpanan

90

medis

rawat inap, rekam

rekam medis

medis rawat jalan.

sudah terpenuhi.

Sarana

Kotak sortir, rak

Sarana dalam

penyimpanan, Out

pelaksanaan

Guide, bon

penyimpanan

peminjaman,

rekam medis

terminal komputer,

sudah terpenuhi

ATK.

namun belum sesuai standar.

Prasarana

PERMENKES RI

Prasarana yang

NO.269/MENKES/ ada komputer,

Prosedur

PER/III/2008

stempel, rak

tentang rekam

dan Roll

medik.

O’pack.

Sistem

Sudah ada

penyimpanan

prosedur terkait

rekam medis

penyimpanan

berdasarkan tempat rekam medis di dan nomor rekam

RSU Saraswati

91

Efektivitas

Faktor waktu

Pelayanan

medis.

Cikampek.

Waktu yang

Faktor

ditetapkan untuk

pengembalian

pengembalian

berkas rekam

berkas rekam

medis belum

medis kebagian

efektif.

penyimpanan adalah 2x24 jam.

Faktor gaya

Pemberian

Pemberian

pelayanan: cara

pelayanan di

pemberi pelayanan

RSU Saraswati

dalam memberikan

Cikampek

jasa kepada

sudah cukup

pelanggan.

baik.

Faktor

Ketelitian petugas

Faktor

kecermatan

dalam melakukan

kecermatan

pelayanan

kurang efektif

(penyimpanan dan

karena masih

mengembalikan

ditemukannya

rekam medis)

berkas rekam

92

medis yang salah simpan dan keterlambatan dalam mengembalikan rekam medis.

Dapat diuraikan bahwa efektivitas adalah sebagai suatu tindakan atau kegiatan yang didukung dengan pelaksanaan kegiatan sesuai prosedur sehingga mengahasilkan pelayanan yang cepat dan tepat serta memiliki nilai guna bagi pemakai jasa pelayanan dan tujuan yang dimaksud dengan tercapai. Jadi pelaksanaan kegiatan penyimpanan rekam medis yang sesuai dengan prosedur merupakan salah satu faktor penunjang pelayanan efektif. Jika kegiatan penyimpanan rekam medis dilakukan secara tepat maka petugas tidak akan menemui kendala dalam hal penyimpanan berkas ke rak dan pencarian rekam medis, sehingga rekam medis akan dapat ditemukan secara tepat dan cepat.

93

C. Permasalahan

Dalam

Tinjauan

Pelaksanaan

Penyimpanan

Berkas Guna Menunjang Efektivitas Pelayanan Rekam Medis di RSU Saraswati Cikampek Berdasarkan praktek kerja lapangan yang dilakukan penulis di unit rekam medis khususnya dibagian penyimpanan, pelaksanaan dalam penyimpanan berkas rekam medis di RSU Saraswati Cikampek terdapat beberapa permasalahan, permasalahannya antara lain: 1. Adanya keterlambatan pengembalian rekam medis, terutama berkas rekam medis pasien rawat inap ke bagian penyimpanan rekam medis. Hal ini yang menyebabkan berkas rekam medis tidak ada dibagian penyimpanan, sehingga menghambat petugas filing dalam proses pengambilan berkas rekam medis yang dicari. 2. Bagian filing salah memasukan berkas rekam medis ke tempat penyimpanan semula. Hal ini disebabkan petugas filing kurang teliti dalam melihat nomor rekam medis dan mencocokan dengan skat (Out Guide) yang ada. Sehingga mengakibatkan berkas rekam medis sulit ditemukan dan tidak berada pada tempat yang seharusnya. Seharusnya pada saat memasukan berkas rekam medis petugas mengambil skat (Out Guide) sebagai bukti berkas rekam medis sudah kembali.

94

Berikut berkas rekam medis yang tidak ditemukan dan berkas rekam medis yang salah simpan di bulan April 2015, total pasien 4290 yang berarti ada 4290 berkas rekam medis : Tabel 3.2 Rekam Medis Tidak Ditemukan dan Rekam Medis Salah Simpan di Bulan April 2015

Rekam Medis

Rekam medis

Jumlah Berkas

2 Berkas

tidak ditemukan Rekam medis

8 Berkas

salah simpan Total

10 Berkas

Sumber: Unit Rekam Medis RSU Saraswati Cikampek 3. Tempat penyimpanan berkas rekam medis yang terlalu berjauhan dengan bagian pendaftaran pasien. Hal ini dapat berpengaruh terhadap efektivitas pelayanan, tempat penyimpanan rekam medis yang baik adalah berdekatan dengan bagian pendaftaran pasien karena sangat berpengauh penting, agar pasien yang berobat dapat ditangani dengan segera dan juga meringankan beban petugas rekam medis.

95

D. Upaya Pemecahan Masalah dalam Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis di RSU Saraswati Cikampek Dari permasalahan yang telah diuraikan di atas, adapun pemecahan masalah yang akan dilakukan RSU Saraswati Cikampek adalah sabagai berikut: 1. Bagian rekam medis melakukan review kelengkapan pengisian berkas rekam medis dan memberitahu ke petugas yang mempunyai akses untuk mengisi berkas, seperti: tenaga medis, keperawatan, gizi agar kelengkapan pengisian berkas rekam medis lebih di perhatikan lagi. 2. Melakukan koordinasi dan mengawasi semua staff filing tentang berkas yang tidak ditemukan dan mencari solusi penyelesaian masalah agar hal tersebut tidak terjadi lagi. 3. Karena belum memungkinkan untuk merubah posisi tempat bagian pendaftaran dan bagian penyimpanan rekam medis, maka pihak rumah sakit untuk saat ini hanya meningkatkan kinerja petugas rekam medis.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1

Kesimpulan Berdasarkan hasil praktek kerja lapangan yang dilakukan di RSU Saraswati Cikampek, penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut: A. Pelaksanaan

penyimpanan

berkas

guna

menunjang

efektivitas

pelayananan rekam medis di RSU Saraswati Cikampek: Pada umumnya pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis telah terlaksana dengan baik, dengan efektif dan semaksimal mungkin. Namun ada permasalahan yang timbul contohnya terlambatnya pengembalian berkas rekam medis ke bagian penyimpanan sehingga menghambat petugas filing dalam mencari berkas rekam medis yang dicari, sulit ditemukannya berkas rekam medis karena salah simpan, sehingga tidak berada pada tempatnya. Tempat penyimpanan berkas rekam medis yang berjauhan dengan bagian pendaftaran pasien, sehingga sedikit menghambat pasien yang akan berobat dan juga kinerja petugas rekam medis harus lebih ditingkatkan lagi. Selain itu sumber daya manusia yang cukup sangatlah berpengaruh penting dalam hal peningkatan mutu pelayanan kesehatan terutama dalam hal efektivitas pelayanan penyimpanan berkas rekam medis.

96

97

B. Efektivitas pelayanan rekam medis dalam pelayanan penyimpanan berkas di RSU Saraswati Cikampek: Dapat dikatakan bahwa efektivitas pelayanan adalah hal yang menyatakan bahwa kegiatan telah dilakukan dengan tepat dalam arti target tercapainya sesuai dengan waktu yang ditetapkan dan sesuai dengan yang diinginkan. Berikut ini adalah indikator Efektivitas Pelayanan, dalam hal pelayanan penyimpanan berkas rekam medis terdapat: 1. Faktor Waktu; 2. Faktor Kecermatan; 3. Faktor Gaya Pemberian Pelayanan. Pelaksanaan penyimpanan berkas dapat menunjang penyelenggaraan rekam medis dan dapat menunjang efektivitas pelayanan dan kelancaran kegiatan pelayanan di Rumah Sakit. C. Permasalahan dalam pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis di RSU Saraswati Cikampek diantaranya: 1. Adanya keterlambatan pengembalian berkas rekam medis khususnya dari rawat inap ke bagian penyimpanan rekam medis; 2. Petugas filing kurang teliti dalam melihat nomor rekam medis dan mencocokan dengan skat (Out Guide) yang ada; 3. Tempat penyimpanan berkas rekam medis yang terlalu berjauhan dengan bagian pendaftaran pasien.

98

D. Upaya Pemecahan Masalah dalam Pelaksanaan Penyimpanan Berkas Rekam Medis di RSU Saraswati Cikampek: 1. Bagian rekam medis melakukan review kelengkapan pengisian berkas rekam medis dan memberitahu ke petugas yang mempunyai akses untuk mengisi berkas. 2. Melakukan koordinasi dan mengawasi semua bagian filing tentang berkas yang tidak ditemukan dan mencari solusi penyelesaian masalah agar hal tersebut tidak terjadi lagi. 3. Karena belum memungkinkan untuk merubah posisi tempat bagian pendaftaran dan bagian penyimpanan rekam medis, maka pihak rumah sakit untuk saat ini hanya meningkatkan kinerja petugas rekam medis.

4.2

Saran Berdasarkan keseluruhan uraian kesimpulan mengenai hasil praktek kerja lapangan yang penulis lakukan khususnya dibagian sistem penyimpanan,

terutama

pelaksanaan

penyimpanan

berkas

guna

menunjang efektivitas pelayanan rekam medis di RSU Saraswati Cikampek, maka penulis dapat memberikan saran yang sekiranya dapat menjadi masukan atau berguna bagi meningkatkan kinerja petugas rekam medis dan efektivitas terhadap pelayanan yaitu: 1. Bila berkas rekam medis yang dicari belum ditemukan atau belum di kembalikan ke bagian penyimpanan, penulis menyarankan agar unit rekam medis khususnya bagian filing membuat/menyiapkan lembaran

99

catatan poliklinik khusus, untuk antisipasi jika berkas rekam medis yang dicari tidak ditemukan. Kemudian dibuatkan catatan, untuk berkas rekam medis yang belum ditemukan tersebut. Karena pada dasarnya berkas rekam medis harus kembali ke bagian unit rekam medis adalah 1x24 jam, dan apabila belum kembali maka waktu untuk berkas dikembalikan ke unit rekam medis menjadi 2x24 jam, jika berkas tersebut masih tidak dikembalikan maka petugas rekam medis yang harus berinisiatif mencari berkas tersebut dan melakukan koordinasi dengan unit terkait yang meminjam berkas tersebut agar diperhatikan lagi mengenai waktu pengembaliannya. 2. Menyarankan untuk mengganti skat (out guide) dan menggantinya dengan out guide yang sesuai dengan standar, selain untuk mempercepat petugas dalam melihat tempat-tempat penyimpanan kembali rekam medis, juga agar mempermudah petugas filing dalam memasukan berkas rekam medis ke dalam rak penyimpanan. Berikut Out Guide yang disarankan oleh penulis:

100

Gambar 4.1 Out Guide

Sumber: Dirjen Yanmed, tahun 2006 3. Karena dari pihak rumah sakit belum memungkinkan untuk merubah posisi tempat bagian pendaftaran dan bagian penyimpanan rekam medis, maka penulis menyarankan untuk menambah sumber daya manusia khususnya dibagian rekam medis untuk ditempatkan dibagian pendistribusian berkas, sehingga efektivitas pelayananpun dapat terpenuhi dengan baik dan efektif.

DAFTAR PUSTAKA

A. DOKUMEN 1. Depkes R.I. 2006. Pedoman dan Penyelenggaraan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Edisi Revisi II. Jakarta: Depkes RI. 2. Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis RSU Saraswati Cikampek, 2015. 3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 147 Tahun 2010 tentang Perizinan Rumah Sakit. 4. Peraturan

Menteri

Kesehatan

Republik

Indonesia

Nomor

269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. 5. Peraturan Menteri Kesehatan No. 147 tahun 2010 tentang Pengertian Ruman Sakit. 6. Undang – Undang No 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran. 7. Undang – Undang No 43 dan 44 Tahun 2009 tentang Keamanan Berkas dan Tujuan Rumah Sakit serta Jenis dan Klasifikasi Rumah Sakit.

B. BUKU ILMIAH 1. Azwar, Azrul, 2010, Pengantar Administrasi Kesehatan. Binarupa Aksara, Jakarta. 2. Alwi, Hasan, 2005, Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi Ketiga. Balai Pustaka, Jakarta. 3. Departemen Kesehatan RI, Direktorat Jendral Pelayanan Medis. 1997. Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia, Jakarta. 4. Dirjen Yanmed, 1997, Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. DepKes RI, Jakarta. 5. Hatta, Gemala R., 2010, Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan. UI-Press, Jakarta. 6. Moenir, H.A.S., 2002, Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia. Bina Aksara, Jakarta.

101

102

7. Notoatmodjo, Soekidjo, 2010, Metode Penelitian Kesehatan. Rineka Cipta, Jakarta. 8. Sugiono, Prof.Dr., 2003, Metodologi Penelitian. Alfabeta, Bandung. 9. Tampubolon,

Manahan,

2004,

Manajemen

Keuangan

(finance

management) cetakan pertama. Ghalia Indonesia, Bogor. 10. Pohan, Imbalo S, MHA, Dr., 2003, Jaminan Mutu Pelayanan Kesehatan (dasar-dasar pengertian). Kesaint Blanc, Bekasi.

C. WEBSITE 1. https://b11nk.wordpress.com/2011/02/07/klasifikasi-rumah-sakit/ di unduh hari Rabu Tanggal 13 Mei 2015 09:23 2. www.kristianusrianto.com/dasarhukumrm.html

di

unduh

hari

Sabtu

Tanggal 23 Mei 2015 10:09 3. http://www.scribd.com/doc/147788092/Pedoman-PenyelenggaraanProsedur-Rekam-Medis-Rumah-Sakit-Tahun-2006 di unduh hari Selasa Tanggal 09 Juni 2015 20:15 4. http://www.scribd.com/doc/67114988/rekam-medis di unduh hari Senin Tanggal 15 Juni 2015 19:50

Lampiran-Lampiran

Tugas Akhir (PDF)

Recommend Documents