GERENTE
ADMINISTRATIVA
recursos humanos
Administración
FINANCIERA
mantenimiento
ESTRATÉGICA
TACTICA
Operario de maquina
vendedor
OPEREATIVA
Produccion
Aux. contable
MARKETING
Publisista
Aux. R.H
Aux. administrativo
contador
Revisor fiscal
publicidad
ventas
mecanico
OPERATIVA
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN
TRABAJO COLABORATIVO 2
CRISTIAN FABIÁN AFRICANO
JAIRO ENRIQUE BARRERA
JUAN PABLO BECERRA
WILFREDO VARGAS
GRUPO: 375
TUTORA: MARTHA LUCIA ROJAS
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA
CEAD SOGAMOSO
2015
INTRODUCCIÓN
Por medio de este trabajo colaborativo trabajaremos con todo lo referente a la temática propuesta en la unidad 2 del curso fundamentos de administración.
El desarrollo de este trabajo nos ha permitido poner en práctica la implementación de las funciones gerenciales y sus principales componentes, como lo son la administración por objetivos, el desarrollo del ciclo PHVA, ya que con la utilización de estos métodos podemos ver la utilidad que estos nos brindan, las soluciones que realmente nos permite mantener la competitividad de nuestros productos y servicios, y mejorar la calidad.
La administración es un proceso orientado a la integración y operación los recursos; que se compone por tareas, esas tareas pueden expresarse en forma generalizada como funciones directivas, que se ejercen a diversos niveles: planeación, organización, dirección y control que se llevan a cabo para alcanzar las metas y objetivos propuestos.
La administración tiene como finalidad interpretar los objetivos propuestos por cualquier organización y transformarlos en una acción organizada, entonces el rol del administrador es poder interpretar los objetivos propuestos por una organización para finalmente cumplirlos.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Reconocer e identificar las herramientas administrativas, a través del problema planteado, implementando la utilización de métodos para mejorar y comprender las herramientas utilizadas, con el fin de finiquitar a buen término el desarrollo de este trabajo y lograr alcanzar objetivos propuestos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Desarrollar las funciones gerenciales en un marco teórico comprendiendo su uso y utilidad.
Consolidar grupalmente la estructura de una organización y comprender el uso de los diagramas de Gantt, los organigramas y el desarrollo de ciclos PHVA.
Conocer la importancia de la administración por objetivos, y el impacto que puede producir en una organización.
Lograr comprender y resolver el problema planteado en la guía de actividades del curso fundamentos de administración.
Descripción del caso
Comidas Rápidas, fue fundada por Valentina Suarez en 1998, de la mano de Nicoll Suarez, propietaria del 50% de las acciones de la compañía
En 1999, Valentina se quedó sola al frente de la empresa tras ganar el pulso con su hermana por la dirección de la compañía. Así, tras una gran campaña publicitaria en los medios de comunicación, se colocó un 50% del capital de la empresa en bolsa vía una OPV (Oferta Pública de Venta de acciones).
Tras la salida a bolsa, Comidas Rápidas, se convirtió en el valor con mayor protagonismo entre los pequeños inversores, durante dos años de gran euforia en la bolsa. Sus acciones se colocaron en bolsa en 2000.
A partir de abril de 2001, se produjeron importantes cambios en la cúpula directiva de Comidas Rápidas, nombrando a Carlos Alvarado gerente comercial.
En el 2002, para la puesta en marcha de cada establecimiento de Comidas Rápidas ha fijado toda una serie de requisitos de apertura y control de calidad, así como un sistema de incentivos y promoción interna.
De acuerdo con lo anterior, se debe aplicar:
A. FUNCIONES GERENCIALES:
1. Planeación
1.1 Misión
La misión de comidas rápidas es dar a conocer al cliente la calidad de sus productos tales como son su presentaciones, su precio su atención por parte del personal, lograr expandir sus sucursales a todo el país teniendo en cuenta la inversiones por terceros para el crecimiento de la empresa como tal.
1.2 Principios y valores
La empresa venderá productos de máxima calidad que cumplan con los permisos sanitarios y de calidad, para cumplir con todos los requisitos necesarios que le exige el estado. A demás de esto hará que sus empleados sientan cómodos realizando sus labores y prestando sus servicios como lo son la preparación de sus alimentos y la atención al cliente.
1.3Objetivo
El objetivo principal de la empresa es dar a conocer sus productos por su calidad y así ser de las principales empresas las cuales cumplen con todo los permisos necesarios de sanidad, dando respaldo a sus clientes de sus comidas. Con esto se busca la preferencia de sus establecimientos y su crecimiento.
1.4 Metas
lograr que la empresa de comidas rápidas sea una de las más frecuentadas por los usuarios de comidas rápidas
dar a conocer la calidad de su producto a nivel nacional y la eficacia de su atención
1.5 Actividades (¿Qué debemos hacer?)
a) actividades enfocadas en lo financiero.
Mejoramiento de instalaciones
Mejoramiento de suministros servicios y otros gastos
Examinar la parte legal
Mejoramiento en lo referente a ventas y servicios
Observar los estados financieros de la empresa que son los que nos reflejan el estado real de la misma y que nos determinaran el proceso a seguir.
b) actividades enfocadas al cliente
Servicio
Calidad
Adición de nuevos productos al menú
Investigación de nuevos mercados
Determinar las falencias y así orientarlas en la parte de producción, comercialización o prestación de servicio que requieran.
c) actividades enfocadas a los procesos.
Verificar las materias primas, o mercancía no fabricada por la empresa que se compre para el desarrollo de la empresa la cual debe estar debidamente facturada y bajo las condiciones óptimas para el consumo.
Automatización de los procesos de calidad
Optimizar y operar eficientemente reduciendo costos y gastos
Control de calidad
Reclutamiento y selección de personal
d) actividades enfocadas al aprendizaje y crecimiento
Implementación de servicios a domicilio
Publicidad
Inducción y capacitación del personal
Seguimiento y control de funciones
Implementación de tecnología para el mejoramiento en general.
1.6 DIAGRAMA DE GANTT CON LAS ACTIVIDADES UBICADAS EN EL TIEMPO
Actividad
descripción
fecha de inicio
duración/días
fecha de finalización
1
Actividades enfocadas en lo financiero.
01/11/2015
43
05/12/2015
1,1
mejoramiento de las instalaciones
01/11/2015
10
10/11/2015
1,2
mejoramiento de suministros servicios y otros gastos
11/11/2015
7
17/11/2015
1,3
examinar la parte legal
18/11/2015
12
29/11/2015
1,4
mejoramiento en lo referente a ventas y servicios
30/11/2015
7
05/12/2015
1,5
verificación de los estados financieros de la empresa
06/12/2015
7
12/12/2015
2
actividades enfocadas al cliente
13/12/2015
24
05/01/2016
2,1
servicio
13/12/2015
5
17/12/2015
2,2
calidad
18/12/2015
5
22/12/2015
2,3
adición de nuevos productos al menú
23/12/2015
3
25/12/2015
2,4
investigación de nuevos mercados
26/12/2015
4
29/12/2015
2,5
determinar falencias y orientarlas a buen termino
30/12/2015
7
05/01/2016
3
Actividades enfocadas a los procesos.
06/01/2016
27
01/02/2016
3,1
verificación de materias primas
06/01/2016
6
11/01/2016
3,2
automatización de los procesos de calidad
12/01/2016
6
17/01/2016
3,3
reducción de costos y gastos
18/01/2016
6
23/01/2016
3,4
control de calidad
24/01/2016
6
29/01/2016
3,5
reclutamiento y selección del personal
30/01/2016
3
01/02/2016
4
actividades enfocadas al aprendizaje y crecimiento
02/02/2015
28
29/02/2015
4,1
implementación de servicios a domicilio
02/02/2016
3
04/02/2016
4,2
publicidad
05/02/2015
8
12/02/2016
4,3
inducción y capacitación del personal
13/02/2015
5
17/02/2016
4,4
seguimiento y control de funciones
18/02/2016
7
24/02/2016
4,5
implementación de tecnología
25/02/2015
5
29/02/2016
42309,00
42429,00
2. Organización:
2.1 Organigrama:
2.2 Deberes de cada empleado:
Aux. Recursos humanos:
aplicar instrucciones de registro de información
verificar las referencias de los aspirantes a los cargos
mantener actualizados de los archivos del personal que ha recibido adiestramiento o de quien lo necesita.
Realizar cálculos sencillos de datos para el boletín estadístico del área.
Aux. Administrativo:
Recibir la correspondencia, radicarla y entregarla, tanto interna como externa
Atender todas aquellas personas que necesiten información.
Mantener actualizados los documentos legales de la compañía y entregar al personal que lo requiera
Elaborar la nómina y liquidación de seguridad social.
Revisión de la contabilización de los documentos
Clasificar adecuadamente de acuerdo a los centros de costos existentes los documentos contables
Participar en la identificación de los riesgos de su área de trabajo y en la generación de acciones de mejora para su prevención
Administrar la papelería y elementos de uso de la compañía llevando registros en las planillas indicadas.
Aux. Contable:
Copia de seguridad diaria y mensual
Pago de seguros de vida, cartera, aportes y demás seguros obligatorios
Envío de reportes.
Elaboración de ingresos por recaudos de Nómina
Orientación y entrega de extractos de descuentos detallados a los asociados
Notas de ajustes Generales en contabilidad y cartera
Cuadre de módulos de cartera con contabilidad
Colaboración con la información para Revisoría
Recibir visita de Revisoría con proveedores
Colaboración con la Gerencia para la presentación de los informes
Orientación al cliente sobre los servicios que presta la empresa.
Elaboración de pago a proveedores de servicios y bienes
Pago y reembolsos de caja menor
Informes preliminares de Balances
Publicista:
- Toman decisiones y las imparten a sus subordinados.
- Asignar recursos tanto humanos como materiales.
- Negociar de la organización.
- Dar seguimiento interno y externo de informaciones que pueden ser útiles para su empresa.
- Son planificadores, organizadores, líderes y contralores de la organización.
- Crear planes formales y controlar la ejecución.
Vendedor:
establecer cuotas semanales, quincenales y mensuales y determinar y controlar sus de sus visitas
Preparar los informes de la competencia aparte de las actividades de la empresa las actividades que lleva a cabo la competencia
Preparar el reporte diario de trabajo que presenta el vendedor. Los ejecutivos tiene
elementos para ayudar al vendedor en cualquier problema que se presente.
Investigar las ventas perdidas y sus causas
Elaborar fichas de los aspirantes, instrumento valioso en el que se resumen las entrevistas anotando datos personales del prospecto, incidencias, condiciones de venta, forma de pago u envíos
Cooperar en los cobros de clientes morosos e invitar a los clientes a cumplir para no perder el crédito y su buena imagen.
· Elaborar pronósticos de ventas
Operario de máquinas:
Operar maquinaria pesada.
Mantener maquinaria en condiciones óptimas para su funcionamiento, realizando para ello las actividades de mantenimiento menores pertinentes, que aseguren funcionamiento, limpieza y su utilización.
Llevar a cabo instrucciones diarias de jefe directo y/o jefe de taller, o plan de trabajo por períodos mayores de tiempo.
Mantención de bitácora diaria a ser entregada a jefe directo: registra tipo de trabajo realizado, desperfectos, panas, estado general de la máquina e insumos utilizados, horas de trabajo efectivas, horas en reparación y/o mantenimiento, etc.
Efectuar mantenciones y reparaciones básicas a la maquinaria a su cargo.
Dar cuenta inmediata de cualquier desperfecto o falla que presente la máquina a su cargo al Jefe de Talleres de la Oficina Provincial.
Mecánico:
Ejecuta el mantenimiento preventivo y correctivo básico
Desmonta total o parcialmente máquinas o equipos, interpretando planos y catálogos para su mantenimiento/reparación.
Repara o sustituye elementos o partes defectuosas de máquinas y equipos.
Efectúa ajustes y verifica el resultado de trabajos realizados.
Realiza inspecciones de máquinas y equipos, así como mediciones y registro de resultados.
Interpreta planos y esquemas técnicos e informaciones especializados, según normas y especificaciones.
Aplica normas técnicas de calidad y seguridad.
Hace reporte al jefe inmediato de su trabajo o desempeño.
2.3 recursos para el desempeño del trabajo:
Aux. En recursos humanos:
Computador o cuadrilla para registro de información, referencias de aspirantes a un cargo, archivos del personal, etc.
Todo tipo de accesorios de oficina y papelería.
Aux. Administrativo:
Computador o cualquier tipo de almacenamiento y control para los documentos de la compañía, la nomina y liquidación, almacenamiento de los documentos contables,
Todo tipo de accesorios de oficina y papelería.
Aux. Contable:
Computador o soporte para manejo de copias de todas las actividades diligenciadas.
Documentos y recibos de pago de seguros
Todo tipo de accesorios de oficina y papelería.
Publicista:
- el publicista más que tener recursos organiza las actividades publicitarias, dependiendo de ellas pide tanto material como personal, esto depende a la estrategia que esté llevando a cabo.
Vendedor:
De acuerdo a la resolución 604 de 1993 por ser alimentos el vendedor debe:
debe vestir ropa adecuada consistente en blusa o delantal y gorro que cubra completamente el cabello, los cuales deben ser de color blanco y mantenidos limpios y en buen estado de conservación.
Acceso a agua y jabón par lavar las manos antes de preparar los alimentos, antes de servirlos, después de utilizar el sanitario, de tomar dinero, de manipular alimentos crudos, o de cambiar de actividad.
Operario de maquinas:
Maquinaria necesaria para la elaboración y o procesamiento de la comida.
Herramienta básica y a la mano para el mantenimiento mínimo de la maquina.
Recursos de papelería para la elaboración de bitácoras de usos o daños de la maquinaria.
Mecánico:
Espacio adecuado y suficiente para traslado de maquinaria y herramienta.
Herramienta completa para mantenimiento de maquinas
Papelería referente a el trabajo que desempeña ya sea preventivo o de reparación.
3. Dirección
3.1 coordinar las actividades de la empresa
Para coordinar las actividades de la empresa primero se asignara a cada empleado su tarea y función que debe hacer dentro de la empresa y luego se hará un cronograma con el fin de organizar mejor dichas actividades.
3.2 identificar la comunicación a utilizar
Las comunicaciones que se van a emplear son por vía internet, en caso de que los funcionarios lejos de la empresa y también en tercera persona cuando los funcionarios no se encuentren lejos de la empresa.
3.3 Fomentar interés, iniciativa y participación en el personal
Para fomentar el ánimo y el interés del personal se realizaran actividades didácticas, viajes, charlas motivacionales, y además se darán recompensas valiosas como el empleado del mes etc.
3.4 Mantener la disciplina en el grupo de trabajo
Para mantener la disciplina en el personal se implementaran diferentes sanciones, multas y castigos al personal cuando el caso lo amerite
4. Control
4.1 realizar control en momento oportuno (como)
Para tener buena información de la empresa es necesario recurrir a los jefes de cada área y a los contadores y auxiliares para que ellos brinden la información correcta y requerida por el personal.
En periodos de 7 semanas se realizara el control de la empresa tal forma que el director ejecutivo de la misma le pida a cada jefe de área, contador y auxiliar un informe bien redactado tanto de la ganancias, ingresos y egresos y del rendimiento en general de cada área.
4.2 tomar medidas correctivas (cuando)
En caso de irregularidades se aplicaran las diferentes sanciones hechas por la empresa para mantener el buen funcionamiento de la misma como por ejemplo cuando haya un desfalco significativo de dinero en la empresa.
B. ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS:
Dependiendo del área, cada empleado tiene su propio objetivo
La ventaja de éste método en el área administrativa es que se logra mejorar la forma de administrar la empresa.
La ventaja de este método en el área financiera es que se obtiene un mejor control y rendimiento en la contabilidad de la empresa.
La ventaja de este método en el área culinaria es que logra aumentar en gran proporción la productividad y rendimiento de los empleados.
La ventaja de tener un auxiliar de recursos humanos es que la empresa tendera una sola persona encargada y enfocada única y exclusivamente en la realización de tareas respecto al personal; además que será una persona especializada y dedicada a parte de los procesos de administración y archivar los papeles los empleados.
Es una enorme ventaja un aux administrativo pues en realidad es una persona que será de gran ayuda en la administración de la empresa y en el desarrollo de las actividades, así como en el trámite y almacenamiento de los papeles de la empresa.
La ventaja de tener un aux contable en la empresa es que se va a contar con alguien que estará pendiente en cuanto al trámite y papeleo de la empresa como los seguros de los empleados, industria y comercio, etc.
CICLO PHVA:
Planear: Se Planean las diferentes actividades de la empresa para lograr el objetivo fijado por la misma, el cual es mejorar su calidad.
Hacer: Se lleva a cabo la estrategia planteada por la empresa para lograr la mejora esperada por la misma.
Verificar: Pasado un periodo previsto de antemano, los datos de control son recopilados y analizados, comparándolos con los requisitos especificados inicialmente, para saber si se han cumplido y, en su caso, evaluar si se ha producido la mejora esperada.
Monitorear la implementación y evaluar el plan de ejecución documentando las conclusiones.
Actuar: Con base en las conclusiones del paso anterior elegir una opción:
Si se han detectado errores parciales en el paso anterior, realizar un nuevo ciclo PDCA
Si no se han detectado errores relevantes, aplicar a gran escala las modificaciones de los procesos.
Si se han detectado errores insalvables, abandonar las modificaciones de los procesos.
Documentar el proceso y ofrecer una realimentación para la mejora en la fase de planificación.
CICLO PHVACICLO PHVAPROCESOPROCESORESPONSABLERESPONSABLE
CICLO PHVA
CICLO PHVA
PROCESO
PROCESO
RESPONSABLE
RESPONSABLE
ENTRADA SALIDA
RECURSOSRECURSOS CICLO DE MEJORA
RECURSOS
RECURSOS
CONCLUSIONES
El trabajo se realizo para adquirir conocimientos fundamentales de la administración.
Se adquiere conocimiento sobre las funciones principales de la administración.
Se conoce el manejos del diagrama GANTT el cual es fundamental para planear las actividades que se van a desarrollar e determinado tiempo.
Se desarrollan y trabajan con algunas herramientas principales de la administración tales como lo son los mapas conceptuales, organigramas, cuadro comparativo entre otros, estos nos facilita el entendimiento de algunos conceptos y de algunas tareas que se deben realizar en una buena administración.
Se ve la planeación como principal método de una buena administración
El trabajo en equipo y la buena organización es fundamental para el crecimiento de toda empresa.
REFERENCIAS
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