Mtra. Iliana Camacho Yáñez
MOOC: Importancia de la administración estratégica en las PYMES
Tema 2. Gestión administrativa: Conceptos básicos. 2.1 Concepto de administración La palabra administración proviene del latin ( ad , dirección hacia, tendencia; minister , comparativo de inferioridad y el sufijo ter, que indica subordinación u obediencia, es decir, que cumple una función bajo el mando de otro, quien le presta un servicio a otro) y significa subordinación y servicio. Chiavenato (2001). La administración surge como una necesidad del hombre, h ombre, a través de la historia, de coordinar recursos y actividades para obtener mejores resultados. Frederick Taylor, ingeniero norteamericano, fue la primer persona en proponer que la administración se podía estudiar como una ciencia, aplicando a esta el método científico. De acuerdo a Koontz y Weihirich (2004) la administración es el proceso de diseñar y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos. Esta actividad tiene las siguientes características:
Los individuos que la ejercen, aplican un proceso administrativo. La administración se aplica a todo tipo de organizaciones y en todos los niveles jerárquicos. Persigue la productividad y la optimización de recursos.
Münch (2010) afirma que la administración tiene las siguientes ventajas que la hacen importante:
A través de sus técnicas y procesos se logra mayor rapidez, efectividad y simplificación en el trabajo con con los consecuentes ahorros de tiempo y costo. Incide en la productividad, eficiencia, calidad y competitividad de cualquier cualquier organización. Propicia la obtención de los máximos rendimientos y la permanencia en el mercado.
La administración es un elemento esencial en todas las empresas, pues es aplicable a todo tipo de organizaciones, grandes y pequeñas, lucrativas y no lucrativas, industrias manufactureras y de servicios. Koontz y Weihrich (2004). 2.2 El proceso administrativo. Si nos remitimos a la evolución evolu ción de la administración como ciencia, el primer teórico que propuso la existencia de las áreas funcionales en la empresa, así como del proceso administrativo fue Henry Fayol, difiniéndolo como los pasos l ógicos y
Mtra. Iliana Camacho Yáñez
MOOC: Importancia de la administración estratégica en las PYMES
secuenciales necesarios para ejercer la práctica de la administración. Fayol propuso cinco pasos: prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Cabe aclarar que dependiendo del autor, los pasos del proceso pueden cambiar, pero todos tienen la misma finalidad, y para efectos prácticos, se estudiarán cuatro básicos: planeación, organización, dirección y control. A su vez, el proceso administrativo se divide en dos fases: la mecánica, llamada así porque en ella se proyecta lo que se va a realizar en la organización (y se incluyen los pasos de planeación y organización) y la dinámica, en la que se pone en marcha lo propuesto previamente (dirección y control). A continuación vamos a estudiar en qué consiste cada una de las etapas del proceso administrativo:
PLANEACIÓN: Koontz y Weihrich (2004) definen a la planeación como el procedimiento que implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para llevar a cabo las primeras y alcanzar los segundos; requiere tomar decisiones, es decir, elegir alternativas de futuros cursos de acción. Las principales herramientas de la planeación son:
Misión o propósito, en donde se identifica la tarea básica de la empresa. Objetivos: Son los fines que se persiguen. Deben ser cuantificables y específicos en el tiempo. Estrategias: Consiste en adaptar los cursos de acción y los recursos para lograr los objetivos. Políticas: Son criterios generales que orientan la acción en la toma de decisiones.
Mtra. Iliana Camacho Yáñez
MOOC: Importancia de la administración estratégica en las PYMES
Procedimientos: Consisten en secuencias crónicas de actividades clave. Programas: Son los pasos a seguir y los recursos a implementar (incluyendo el tiempo) para llevar a cabo un curso de acción dado. Presupuestos: Es la formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos.
La planeación es muy importante, ya que representa el punto de partida del proceso administrativo y en ella se plantea el rumbo que va a seguir una empresa, especificando qué quiere lograr y promoviendo la eficiencia. Münch (2010). ORGANIZACIÓN: La organización (del griego organon=herramienta), como etapa del proceso administrativo, es la distribución y disposición de los recursos organizacionales para alcanzar los objetivos estratégicos. Esa distribución se refleja en la división del trabajo en unidades organizacionales (departamentos y cargos), definición de líneas formales de autoridad y adopción de mecanismos para coordinar las diversas tareas organizacionales. Chiavenato (2002). En la etapa de organización se definen los siguientes puntos:
Jerarquía administrativa: Es el número de niveles jerárquicos que adopta una empresa para garantizar la realización de las tareas y el alcance de los objetivos. División del trabajo: Es el grado de fragmentación de las tareas organizacionales en actividades separadas, de acuerdo a su especialización, lo que da origen a las áreas o departamentos de la empresa.
Se dice que una organización (entendida como sinónimo de empresa) está bien diseñada cuando los individuos que laboran en ella saben cuál es su trabajo, su responsabilidad, su facultad para tomar decisiones, su nivel jerárquico y los canales de comunicación formal. Hernández y Palafox (2012). DIRECCIÓN: Münch (2010) explica que la dirección es la ejecución de los planes de acuerdo a la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y el ejercicio del liderazgo. Henry Fayol afirmaba que dirigir es el arte de manejar a las personas. Hacer funcionar el cuerpo social constituido. Conocer los recursos de la empresa. Inspeccionar periódicamente el cuerpo social. Esta etapa es de vital importancia, porque implica la interacción de los administradores con el personal de la empresa y de éstos depende el adecuado manejo de los recursos y el logro de los objetivos.
Mtra. Iliana Camacho Yáñez
MOOC: Importancia de la administración estratégica en las PYMES
De acuerdo a Koontz y Weihrich (2004) administrar implica crear y mantener las condiciones adecuadas para que los individuos trabajen en conjunto en favor del cumplimiento de objetivos comunes. Los elementos que integran el proceso de dirección son los siguientes:
Motivación: Es un término genérico que se aplica a una amplia serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares, que conducen a la acción. Toma de decisiones: Es el proceso sistémico y racional a través del cual se selecciona entre varias alternativas el curso de acción óptimo. Comunicación: Es el proceso a través del cual se transmite y recibe información. Liderazgo: Es el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen de manera voluntaria en el cumplimiento de metas grupales.
CONTROL: Es el proceso por el cual los administradores monitorean y reglamentan la eficiencia y la eficacia con la que una organización y sus miembros desempeñan las actividades necesarias para alcanzar las metas organizacionales. Jones y McGr egor (2010). Reyes Ponce define al control como el establecimiento de sistemas que permiten medir resultados actuales y pasados en relación con los e sperados, con el fin de saber si se han obtenido los que se esperaban, y corregir y mejorar y formular planes. Hernández y Palafox (2012) enlistan los pasos del proceso de control como a continuación se menciona: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Definición del propósito del control. Establecimiento de parámetros como unidades de medida. Generación de un instrumento de medición. Medición de la variabilidad y del comportamiento del estándar. Generación de medidas correctivas a las desviaciones de la norma. Evaluación de la efectividad del control.
Según lo expresa Münch (2010), el control es de vital importancia dado que sirve para comprobar la efectividad de la gestión, promueve el aseguramiento de la calidad, garantiza el cumplimiento de los planes, establece medidas para prevenir errores y reducir costos y tiempo, entre otras cosas.
Mtra. Iliana Camacho Yáñez
MOOC: Importancia de la administración estratégica en las PYMES
2.3 Niveles jerárquicos
Los niveles organizacionales o jerárquicos indican el alcance en la toma de decisiones de los administradores en las empresas y su papel va a cambiar dependiendo en dónde esté situado.
Nivel estratégico o institucional: Es el nivel administrativo más elevado de la empresa y está conformado por el presidente y los directores que toman l as principales decisiones de la organización. Responde por la definición el futuro del negocio en conjunto. En este nivel, el administrador debe poseer visión para definir la misión y los objetivos fundamentales del negocio. Nivel táctico o intermedio: Está conformado por los gerentes, quienes interpretan la misión y los objetivos fundamentales del negocio y los traducen en medios de acción cotidianos en áreas funcionales específicas. Nivel operacional u operativo: En este nivel se administra la ejecución y la realización de las tareas y actividades cotidianas. En este nivel, el administrador tiene contacto directo con la ejecución y la operación realizada por los empleados o administrativos y colaboradores de primera línea que se encargan de realizar las tareas y actividades necesarias de la organización. Chiavenato (2002)
2.4 Áreas funcionales Toda empresa, independientemente del tamaño o giro, debe cubrir con actividades básicas que le aseguren su correcto funcionamiento.
Mtra. Iliana Camacho Yáñez
MOOC: Importancia de la administración estratégica en las PYMES
Münch (2010) cita que las áreas funcionales son conocidas indistintamente como áreas de actividad, áreas de responsabilidad, departamentos, gerencias o direcciones, y esta nomenclatura varía de acuerdo con el tamaño de la empresa. Para Henry Fayol, las funciones básicas de la empresa eran: comercial, técnica, financiera, contable y seguridad. Chiavenato (2002) En las PYMES el dueño dirige y conoce a todos los trabajadores; los problemas de producción, finanzas, ventas y personal son tan reducidos, que el propietario puede resolverlos y realizar las actividades inherentes a estas; la centralización en la toma de decisiones y ejecución de actividades es común. Münch (2010) describe a las principales áreas funcionales de la siguiente manera:
Recursos humanos: Área en la que se realizan las actividades tendientes a coordinar y optimizar las habilidades, los conocimientos, experiencias y competencias de las personas que trabajan en la empresa con el fin de lograr su máxima eficiencia. Abarca las siguientes funciones. Reclutamiento y selección. o o Administración de sueldos y salarios. Capacitación y desarrollo. o Relaciones laborales. o Higiene y seguridad industrial. o Servicios y prestaciones. o Finanzas: La finalidad de esta área es obtener recursos monetarios, invertirlos y asignarlos adecuadamente, así como registrar las operaciones, presentar los resultados de la operación y cumplir con las obligaciones fiscales. Incluye las siguientes actividades: Contraloría. o Contabilidad general y costos. o Tesorería. o Crédito y cobranzas. o Cuentas por pagar. o Impuestos. o Producción: Es el área encargada de transformar los insumos en productos de alta calidad. Abarca las funciones de: Programación de la producción. o Diseño de producto. o Procesos. o Control de calidad. o Mantenimiento. o Mercadotecnia: Conjunto de actividades tendientes a crear, promover, distribuir y vender bienes y servicios en el momento y lugar más adecuados,
Mtra. Iliana Camacho Yáñez
MOOC: Importancia de la administración estratégica en las PYMES
y con la calidad requerida para satisfacer las necesidades del cliente. Maneja de manera integral las siguientes actividades: Planeación y evaluación. o Producto. o Precio. o Plaza. Distribución. o Publicidad. o Investigación de mercados. o
Fuentes de información Chiavenato, Idalberto (2001). Administración: proceso administrativo. México: Mc GRAW HILL Chiavenato, Idalberto (2002). Administración en los nuevos tiempos. Colombia: Mc GRAW HILL Hernández, Sergio & Palafox, Gustavo (2012). Administración. Teoría, proceso, áreas funcionales y estrategias para la competitividad. México: Mc GRAW HILL. Koontz, Harold & Weihrich, Heinz (2004). Administración, una perspectiva global. México: Mc GRAW HILL Münch, Lourdes. (2010). Administración: gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo. México: PEARSON.
