Taller Practico

METODOLOGIA PARA EVALUACION INTEGRAL DE LA GESTION EMPRESARIAL

TALLER PRACTICO

Versión 01

OBJETIVO: Desarrollar el proceso integral de Auditoria Operativa, en sus etapas de Planificación, obtención de evidencia y comunicación de resu result ltad ados os, así como el diseño, elab elabor orac ació ión n y arch archiv ivo o de pape papele les s de trabajo, apli aplica cand ndo o norm normat ativ iva a vig vigente ente y pertinente, con eficiencia y creatividad.

Lic. JULIO P. ROCHA CHAVARRIA Cpa. Abg. MA. MES. Contador Público - Abogado Magíster en Auditoría Magíster en Educación Superior

METODOLOGIA PARA EVALUACION INTEGRAL I NTEGRAL DE LA GESTION EMPRESARIAL AUDITORIA OPERATIVA – METODOLOGIA TALLER PRACTICO PRACTICO

PARTE I. Información general PARTE II. Formato de Papeles de trabajo PARTE III. Metodologia de aplicación de papeles de trabajo

Lic. JULIO P. ROCHA CHAVARRIA Cpa. Abg. MA. MES.

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AUDITORIA OPERATIVA – METODOLOGIA PARA EVALUACION INTEGRAL DE LA GESTION EMPRESARIAL TALLER PRACTICO


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AUDITORIA OPERATIVA – METODOLOGIA PARA EVALUACION INTEGRAL DE LA GESTION EMPRESARIAL TALLER PRACTICO INFORMACION GENERAL

Ud. pertenece a la Firma de Auditoria AUDIOPE LTDA. Y ha sido contratado para efectuar una auditoria operativa en la Empresa MULTINACIONAL S.A. 1.

DATOS GENERALES 1.1 La empresa MULTINACIONAL S.A. es una fábrica de productos de acero que opera en el medio empresarial de Santa Cruz de la Sierra. Fue constituida mediante instrumento público N° 550/90 del 1° de julio de 1989.

SANTA CRUZ DE LA SIERRA BOLIVIA

Los recursos que obtiene para el financiamiento de sus operaciones provienen principalmente de las ventas y los prestamos obtenidos del sistema bancario nacional. A su vez, estos recursos son aplicados en la importación de materias primas e insumos.

Las importaciones de sus productos se efectúan de Estados Unidos y otros países, cumpliendo la normativa legal vigente. En cumplimiento de estas normas y sus reglamentos internos, con solicitud efectuada y aprobación por parte del Servicio de Impuestos Nacionales, la Empresa cierra sus operaciones cada 31 de diciembre. Las principales políticas de mercadeo son las de ventas al por mayor, a clientes extranjeros y nacionales, tanto al crédito como al contado. No existen intermediarios en la venta de los productos. Los métodos de operación más usuales se refieren al proceso productivo, utilizando maquinaria y tecnología moderna, de última generación, contando con un equipo propio de técnicos, encargados del proceso productivo y operativo de la empresa. La estructura gerencial es adecuada ya que la toma de decisiones es producto de la coordinación y compatibilización de criterios de la Gerencia general y las gerencias operativas de área. El capital inicial según constitución de julio de 1989 fue Bs 25.242.000, con la siguiente composición: SOCIO

N° ACCION ES

Jorge Strauss.

20.000


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PRECIO U. Bs

% PARTICIPAC IÓN

IMPORTE Bs

1.000

79

20.000.000


Freddy Romero.

2.500

1.000

10

2.500.000

Herlan Steinmbach

2.742

1.000

11

2.742.000

100

25.242.00 0

TOTAL

25.242

De la evaluación a los antecedentes de la entidad y sus operaciones determinamos la existencia de los siguientes problemas: •

•

•

Los proveedores de materia prima con los que la entidad opera, tienen una situación financiera débil y cambiante. En diferentes periodos y épocas, el gobierno nacional emite normativa legal que restringe la importación de materia prima. El mercado de servicios no provee la cantidad razonable de personal especializado para el mantenimiento correctivo y preventivo de las maquinarias, utilizadas en las actividades específicas más importantes de la entidad.

1.2 De la revisión efectuada a la estructura organizativa vigente en la entidad, verificamos que la misma es adecuada y acorde a la naturaleza de sus operaciones. Existe una adecuada segregación de funciones. Asimismo evidenciamos que no existe concentración ni duplicidad de funciones. Esta estructura organizacional es la siguiente: i.

GERENTE GENERAL

SECRETARIA ASESORIA LEGAL AUDITORIA INTERNA i.1 GERENTE DE COMERCIALIZACION a) b)

Departamento de ventas Departamento de créditos y cobranzas

i.2 GERENTE DE PRODUCCION a) b) c) d)

Departamento de procesos Departamento de control de producción Departamento de almacenes Departamento de control de calidad


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i.3 GERENTE DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS a) b) c)

Departamento de Compras y suministros Departamento de contabilidad Departamento de Finanzas

1.3 La empresa cuenta dentro de su estructura organizacional, con una Unidad de Auditoría Interna que ejecuta evaluaciones periódicas del área contable-financiera de los departamentos y secciones más importantes dentro de la entidad. Sin embargo, todas las evaluaciones de auditoría financiera se efectúan a través de firmas privadas de auditoria externa. 1.4 La empresa fue sometida a auditorias financieras desde su creación en el año 1989. El informe de auditoría externa N° AUFIN-01/X1 por la gestión anterior de 20X1 fue de opinión con salvedades. En la carta de control interno se incluyeron los aspectos de especial interés (salvedades del dictamen) y observaciones sobre procedimientos de registro contable y de control interno, los cuales si bien fueron aceptados por la Gerencia de la entidad, no se emitieron las instrucciones a los responsables de las operaciones, para la efectiva implantación de las recomendaciones. 1.5 De la revisión adicional al ambiente de control vigente en la entidad, identificamos los siguientes aspectos: •

•

•

•

La estructura organizacional no fue revisada ni actualizada desde el año 1990 Existen reglamentos y manuales de procedimientos para las principales operaciones, los cuales si bien fueron debidamente aprobadas, no se cumplen en las operaciones que los regulan. El personal de la entidad no fue contratado a través de exámenes de competencia o concurso de méritos. Debido a la inexistencia de un manual de funciones, no se conoce si el perfil profesional del personal es pertinente al cargo desempeñado, por lo que tampoco se conoce si la asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del personal es adecuada. En los niveles productivos y de planificación se manejan definición de objetivos, metas e indicadores de rendimiento, los cuales no están debidamente documentados.

1.6 Las operaciones y transacciones efectuadas en la entidad, de acuerdo a explicación y versión de los responsables, se registran contablemente de acuerdo a principios de contabilidad generalmente aceptados y normas vigentes en Bolivia. Lic. JULIO P. ROCHA CHAVARRIA Cpa. Abg. MA. MES.

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La entidad emite los siguientes Estados financieros exigidos por las normas contables, sin embargo del relevamiento efectuado observamos que la misma no es utilizada por la gerencia, con un instrumento y medio para la toma de decisiones • • • • •

Balance general Estado de resultados Estado de Evolución del Patrimonio Neto Estado flujos de efectivo Estado de ejecución presupuestaria de ingresos y gastos

1.7 El trabajo de auditoria a desarrollar no reviste mucha complejidad, por lo que no se hace necesario la participación de especialistas o expertos en otras áreas. 1.8 Las principales cláusulas y responsabilidades del contrato de servicios de auditoria suscrito entre la Firma de Auditoria AUDIOPE LTDA y la Empresa MULTINACIONAL, son las siguientes: a)

El objetivo del presente trabajo de auditoria operativa es el expresar una opinión independiente sobre el desempeño de todas las actividades operativas críticas y débiles identificadas en el proceso de evaluación del sistema de control interno de la Empresa MULTINACIONAL a fin de: •

• • • • •

b)

c) d)

Determinar los planes proyectados y los resultados obtenidos Examinar debilidades aparentes Informar de las deficiencias observadas Informas de las observaciones encontradas Emitir conclusiones Formular recomendaciones:

La responsabilidad de la firma de auditoria es la de emitir un informe de auditoría operativa con los resultados de la evaluación de los anteriores aspectos, determinando si los mismos fueron planificados y ejecutados con eficacia, eficiencia y economía. El alcance de la auditoria comprende todas las actividades y operaciones de la Empresa MULTINACIONAL por el periodo comprendido entre ENERO a DICIEMBRE de 20X2. En función de los resultados de la fase de estudio preliminar y planificación, se identificaran las áreas, operaciones o funciones o actividades desarrolladas en la oficina central, que se evaluaran en forma específica. No se verificaran las operaciones en las unidades operativas localizadas fuera del área urbana. El desarrollo del trabajo de auditoria operativa se efectuara en


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función de la siguiente normativa: 



e)

Normas de auditoria operativa Disposiciones legales y profesionales relativas al ejercicio del proceso de auditoria

La presentación del informe de auditoría operativa se efectuará en los plazos establecidos en la planificación operativa con los ajustes correspondientes. El trabajo de auditoria se desarrollara a partir del 02 de enero de 20X3, con un presupuesto de 30 días hábiles y la participación de un equipo conformado por un Gerente de Auditoria, Un supervisor y dos auditores asistentes. La fecha fijada para la entrega a la Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad es el 15 de febrero de 20X3.

1.9 Nuestro enfoque de auditoria estará basado en los siguientes aspectos: •

•

•

•

Selección preliminar de hallazgos de auditoria en base la identificación de problemas y riesgos en las áreas críticas con respecto a eficiencia, eficacia y economía. Procedimientos específicos requeridos para las áreas de mayor riesgo o para temas que requerirán una atención especial. Pruebas de cumplimiento para aquellas áreas en las cuales se identifique controles, para verificar la vigencia y cumplimiento de los mismos en la práctica. Pruebas sustantivas o de mayor profundidad para aquellas áreas en las cuales no se identifiquen controles.

La evaluación del sistema de control interno, efectuada durante 1.10 la etapa de planificación de la auditoria identifico operaciones críticas y debilidades en las siguientes áreas de la entidad:

2.

•

Área de producción del Producto A

•

área de almacén de productos terminados Producto B

HALLAZGOS DE AUDITORIA OPERATIVA

Sobre la base de la información obtenida, identificamos los siguientes aspectos: 2.1 AREA DE PRODUCCIÓN PRODUCTO A

De la revisión efectuada a las operaciones y actividades Lic. JULIO P. ROCHA CHAVARRIA Cpa. Abg. MA. MES.

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en el Área de Producción del Producto A, durante las gestiones 20X1 y 20X2, identificamos la existencia de la siguiente información:

a.

Los niveles de producción de este producto, proyectados y ejecutados durante la gestión 20X1 y 20X2 fueron los siguientes: GESTION

b.

CANTIDAD PROYECTADA (Según la Entidad)

UNIDAD

Kg. 2.880.000 3.000.000 20X1 Kg. 1.740.000 1.600.000 20X2 Los costos totales de producción, tanto proyectados, así como los realmente ejecutados, para las gestiones 20X1 y 20X2 fueron los siguientes: COSTOS STANDARD (Según la Entidad) GESTION

20X1 20X2

c.

CANTIDAD PRODUCIDA (Según Auditoria)

UNIDAD

Bs. Kg. Bs. Kg.

COSTO Y CANTIDAD

5.040.000 2.880.000 2.610.000 1.740.000

COSTO REAL (Según Auditoria)

COSTO STANDARD

COSTO Y CANTIDAD

COSTO REAL

1,75 Bs/Kg. 1,50 Bs/Kg.

5.175.000 3.000.000 2.640.000 1.600.000

1,735 Bs/Kg. 1,65 Bs/Kg.

Las cantidades realmente producidas, en relación con las horas insumidas para alcanzar ese nivel de producción, así como la productividad Standard definida por la entidad, para las gestiones 20X1 y 20X2 fueron los siguientes: CANTIDAD E INSUMOS (Según la Entidad) GESTION

20X1 20X2

CANTIDAD E INSUMOS (Según Auditoria)

UNIDAD

PRODUCCION INSUMOS

PRODUCTIVID AD ESTANDAR

PRODUCCION INSUMOS

PRODUCTIVID AD REAL

Kg. Hrs. Kg. Hrs.

2.880.000 400.000 1.740.000 300.000

7,20

3.000.000 385.000 1.600.000 288.000

7.79

5,80

5.55

Del periodo 20X1 a 20X2, la empresa tuvo una disminución de las cantidades producidas y en el número de horas/hombre necesarias para esos niveles de producción. Esta disminución se debió principalmente a que los proveedores extranjeros de materia prima, disminuyeron la oferta de los insumos, por razones de expansión de sus mercados en otros países. Lic. JULIO P. ROCHA CHAVARRIA Cpa. Abg. MA. MES.

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Al respecto, la Empresa Multinacional realiza las compras de insumos a estos proveedores, solo a través de órdenes de pedido vía Fax, con confirmación escrita posterior. De la investigación efectuada al mercado nacional de proveedores, se identificó la existencia de industrias que producen los insumos, sobre los cuales la entidad no efectuó ningún análisis sobre la calidad de los mismos, precios y condiciones de oferta. De la consulta efectuada a los responsables del área de Producción y revisión al archivo cronológico de correspondencia remitida y recibida, se tiene información de que tales situaciones de disminución fueron advertidas a las áreas de Almacenes, Contrataciones y compra de insumos, en forma verbal sin constancia por escrito, cuyos responsables manifestaron desconocimiento de las mismas Una vez resumidos los aspectos observados, se puso en conocimiento de los responsables de las áreas de producción, almacenes y contrataciones, quienes estuvieron de acuerdo con los mismos, manifestando su predisposición para subsanar las observaciones y evitar su repetición en el futuro. 2.2 AREA DE ALMACEN DE PRODUCTOS TERMINADOS PRODUCTO B

De la revisión efectuada a los procesos de empaquetado del Producto B, correspondientes a los doce meses de la gestión 20X2, identificamos la siguiente información: a.

b.

Los niveles de producción del producto B, proyectados y ejecutados durante la gestión 20X1 y 20X2 fueron los siguientes: GESTION

UNIDAD

20X1 20X2

Kg. Kg.

CANTIDAD PROYECTADA (Según la Entidad)

1.440.000 962.000

1.400.000 962.000

Los costos totales de producción, tanto proyectados, así como los realmente ejecutados del Producto B, para las gestiones 20X1 y 20X2 fueron los siguientes: COSTOS STANDARD (Según la Entidad) GESTION

20X1

UNIDAD

Bs. Kg.

COSTO REAL (Según Auditoria)

COSTO Y CANTIDAD

COSTO STANDARD

COSTO Y CANTIDAD

COSTO REAL

6.300.000 1.400.000

4,50 Bs/Kg.

6.860.000 1.400.000

4,90 Bs/Kg.


10

CANTIDAD PRODUCIDA (Según Auditoria)


20X2

c.

Bs. Kg.

4.810.000 962.000

5,00 Bs/Kg.

GESTION

20X1 20X2

e. f.

5,40 Bs/Kg.

Las cantidades realmente producidas, en relación con las horas insumidas para alcanzar ese nivel de producción, así como la productividad Standard definida por la entidad del Producto B, para las gestiones 20X1 y 20X2 fueron los siguientes: CANTIDAD E INSUMOS (Según la Entidad)

d.

5.194.800 962.000

UNIDAD

Kg. Hrs. Kg. Hrs.

CANTIDAD E INSUMOS (Según Auditoria)

PRODUCCION INSUMOS

PRODUCTIVID AD ESTANDAR

PRODUCCION INSUMOS

PRODUCTIVI DAD REAL

1.400.000 350.000 962.000 325.000

4,00

1.424.500 385.000 691.200 288.000

3.70

2,96

2.40

La empresa estaba sufriendo una cuantiosa pérdida mensual en el empaquetado de este producto terminado. Después de examinar las operaciones de recepción de la materia prima en almacenes, se revisó las operaciones de procesamiento, incluyendo el peso del producto terminado en paquetes. El peso de cada paquete examinado indicaba, que excedían, en promedio en un kilo al peso garantizado de cada uno que era de 25 Kilos. Una vez ampliadas las pruebas al total de las mercaderías disponibles para la venta, se reveló que esta falla era común en todo el lote.

g.

Al profundizarse el examen se verifico que la maquinaria utilizada para el pesado y empaquetado del producto B, no estaba debidamente calibrada, como era norma en le empresa.

h.

El encargado de Almacenes, comunicó en forma escrita al Jefe Administrativo en fecha 18/05/X2, que de acuerdo a normas técnicas aprobadas, los aparatos para el pesado y empaquetado debían ser calibrados y garantizados cada tres meses, para lo cual solicito la contratación de personal especializado para tal labor, procedimiento que no fue cumplido en la empresa. Los registros de control señalan como última fecha de verificación y control el 02/01/X2. En reunión con el jefe Administrativo, nos expresó que no recordaba esta nota y después de una búsqueda entre los documentos archivados, manifestó el extravío de dicha nota, argumentando tener mucha carga de trabajo. Consultado respecto de sí este olvido tendría algún efecto negativo en el funcionamiento de los aparatos para el pesado y embolsado, manifestó no tendría fallas importantes y en todo caso serán unos cuantos Kilos más o menos.

i)

Profundizando en el análisis establecimos que las ventas del Producto B, correspondientes a la gestión 20X2, según los reportes


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contables fueron las siguientes. MES

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre TOTAL

j)

UNIDAD

Paq. Paq. Paq. Paq. Paq. Paq. Paq. Paq. Paq. Paq. Paq. Paq.

TOTAL PAQUETE S 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.500 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.500 37.000

CONTENI DO Kg. 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25

TOTAL Kg.

75.000 75.000 75.000 75.000 75.000 87.500 75.000 75.000 75.000 75.000 75.000 87.500 925.000

Con referencia al inventario final de productos terminados al 30/06/X2, debemos señalar que éste tuvo que ser practicado nuevamente por las fallas detectadas, estando al presente en proceso de copiado, para su incorporación a los estados contables. k)

El precio de venta que no se modificó desde enero 20X2, es de Bs 10 el Kilo.

l)

El Gerente de la empresa expresó su profunda preocupación por los resultados que reveló nuestro examen, señalando su conformidad con las recomendaciones sugeridas. SE PIDE:

1.

Elaborar el Memorando de Planificación de Auditoria (MPA) con los datos existentes y enunciados anteriormente.

2.

Redactar los hallazgos de auditoria, con los atributos de condición, criterio, causa, efecto, recomendación y comentario de los responsables, documentando los mismos en papeles de trabajo.

3.

Elaborar el informe de auditoría operativa con el formato sugerido.


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EMPRESA MULTINACIONAL S.A.

Auditoria Operativa Periodo Enero a Diciembre de 20X2 MEMORANDO DE PLANIFICACION DE AUDITORIA 1. TERMINOS DE REFERENCIA 1.1 Naturaleza del trabajo 1,2 Principales responsabilidades a nivel de informes 1.3 Alcance de la revisión a ser efectuada y las restricciones en el alcance del trabajo (si las hubiera). 1.4 Normas, principios y disposiciones a ser aplicadas en el desarrollo del trabajo. 1.5 Actividades y fechas de mayor importancia 2.

3. 4. 5. 6.

INFORMACION SOBRE LOS ANTECEDENTES, OPERACIONES DE LA ENTIDAD Y SUS RIESGOS INHERENTES 2.1 Estructura patrimonial, organizativa y marco legal de la entidad 2.2 Principales productos o servicios 2.3 Principales productos o políticas de mercadeo 2.4 Métodos de operación 2.5 Políticas de compra y venta 2.6 Principales clientes y proveedores 2.7 Principales fuentes de generación de recursos 2.8 Estructura gerencial ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA ENTIDAD SISTEMA DE INFORMACION FINANCIERA Y CONTABLE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO AMBIENTE DE CONTROL


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7. ENFOQUE DE AUDITORIA 8. TRABAJOS REALIZADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORA INTERNA O EXTERNA. 9. APOYO DE ESPECIALISTAS 10. ADMINISTRACIÓN DEL TRABAJO 11. PROGRAMAS DE TRABAJO ELABORADO POR:

___________________ Fecha

REVISADO POR:

___________________ Fecha

LEÍDO Y ENTENDIDO POR:

___________________ Fecha


Auditoria Operativa Periodo Enero a Diciembre de 20X2 PROGRAMA DE AUDITORIA OBJETIVOS:

PROCEDIMIENTOS


15

PERSONAL ASIGNADO

REFERENCIA A PAPELES DE TRABAJO


CONCLUSIÓN

ELABORADO POR:

___________________ Fecha

REVISADO POR:

___________________ Fecha

LEÍDO Y ENTENDIDO POR:

___________________ Fecha


Auditoria Operativa Periodo Enero a Diciembre de 20X2 CEDULA DE RESPALDO A RESPUESTA S REF. PROGRA MA

DESCRIPCION

-1-


16

REFERENCIA CONTROL HALLAZGO


REF. PROGRA

DESCRIPCION

REFERENCIA CONTROL HALLAZGO


Auditoria Operativa Periodo Enero a Diciembre de 20X2 CEDULA DE CONTROLES REF. PT

DESCRIPCION


17

REF. PRUEBA DE CUMPLIMIEN TO

DISPOSICI ÓN GERENTE DE AUDITORI A

REF. INFORME



Auditoria Operativa Periodo Enero a Diciembre de 20X2 CEDULA DE HALLAZGOS REF. PT

DESCRIPCION

Condición:

Criterio:


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DISPOSICIÓ N GERENTE DE AUDITORIA

REF. INFORME


Efecto:

Causa:

Recomendación:

Comentario de los responsables:


19


La elaboración de los papeles de trabajo que respalden la identificación, evaluación y documentación de los hallazgos de auditoria debe tener la siguiente secuencia: 1. Todas las respuestas o aplicación de procedimientos del programa de Auditoria, sin excepción alguna se registrarán en la Cedula de Respaldo a Respuestas. 2.

Un análisis inmediato de la aplicación del procedimiento determinará si el proceso evaluado constituye un Control o un Hallazgo de Auditoria Operativa, por lo que esta situación se documentara en esta cedula, exponiendo: • •

Para el caso de un control, en la Cedula de Controles. Para el caso de un Hallazgo en la Cedula de Hallazgos.


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