Lucrare practică la “Sisteme Informatice în Contabilitate” tema “Studiul şi Analiza Sistemului Informaţional Existent”
Cuprins 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Obiectivele lucrării. Mersul lucrării. Indicaţii metodice. I. Definirea caracteristicilor globale ale unităţii economice existente. II. Studiul activităţii de baza a unităţii economice. III. Studiul sistemului de conducere. IV. Studiul sistemului informaţional. V. Identificarea metodelor şi tehnicilor utilizate în unitatea economică Concluzii. Argumentări. Bibliografie.
Obiectivele lucrării 1.Aprofundarea cunoştinţelor toretice. 2
Pag 2 2 3 3 5 6 7 8 8
2. Atribuirea şi dezvoltarea deprinderilor practice pentru realizarea activităţii în cadrul I etape de realizare a sistemului informatic. Mersul lucrării I. II. III. IV. V. VI.
Definirea caracteristicilor globale ale unităţii economice existente. Studiul activităţii de baza a unităţii economice. Studiul sistemului de conducere. Studiul sistemului informaţional. Identificarea metodelor şi tehnicilor utilizate în unitatea economică. Concluzii. Argumentări. Bibliografie. Indicaţii metodice Lucrarea practică se efectuează de elev în timpul extraşcolar şi trebuie să fie
prezentată la urmatoarea lecţie sau peste o săptămînă. Elevul alege o unitate economică (firma, intreprindere etc.) existentă sau virtuală din domeniul contabilitaţii sau aferenta contabilitatii. Elevul folosind cunoştinţe teoretice (1-5 din mersul lucrării), efectuează studiul unităţii economice şi defineşte punctele pozitive şi cele critice, argumentîndule pentru a realiza sistemul informatic în cadrul acestui obiect economic. Elevul va aplica cunoştinţele şi deprinderile practice însuşite la alte cursuri de ore (management, contabilitate, analiza economică etc.). Lucrarea practică se materializează la calculator pe foi A4 conform cerinţelor prestabilite. I. Definirea caracteristicilor globale ale unităţii economice existente SA „ZORILE”, cu numărul de înregistrare 1002600001349, are un capital statutar în valoare de 19.767.645 lei, inclusiv cota statului de 11.911.500 lei.
3
SA „ZORILE” are o structură de producţie bazată pe aplicarea unui gen de activitate. Genul de activitate îl reprezintă producţia încălţămintei pentru bărbaţi, femei şi copii pentru toate vîrstele şi toate anotimpurile. Practic nici una din întreprinderile Moldovei, utilizînd diverse tehnologii nu produce toată gama sortimentală. În această privinţă, SA „ZORILE” ocupă poziţia de lider, avînd o pondere de 63% în cadrul pieţei locale. Numărul scriptic de angajaţi în cadrul SA „ZORILE” este de 1.335 persoane. În momentul înfiinţării, firma producea o gamă restrînsă de sortimente, urmînd ca pe parcursul anilor şi cucerirea pieţei să-şi lărgească gama de produse, ajungîndu-se în momentul de faţă la un numar variat de sortimente. SA „ZORILE” a înregistrat pe parcursul anului 2005-2006 venituri din vînzări în valoare de 61.226.931 lei iar costul vînzărilor şi cheltuielile comerciale atingînd suma de 41.789.857 lei. Întreprinderea dispune de secţie mecanică, electrică şi aburi comprimaţi, secţie de transport, secţie de calapoade, depozite de producţie gata şi materiale. SA „ZORILE” dispunea la finele anului 2006 de 2.196.405 acţiuni. II. Studiul activităţii de bază a unităţii economice SA „ZORILE” produce încalţăminte. Pentru realizarea acestui lucru, ea trebuie să-şi asigure resursele de producţie necesare: capitalul tehnic fix (echipamentele de producţie) materii prime şi materiale, mîna de lucru. Acesta este primul studiu al fluxului său material şi financiar, după care urmează combinarea factorilor în cadrul procesului nemijlocit de producţie (producerea şi ambalarea) şi apoi transportul la unităţile de comercializare. În scopul asigurării întreprinderii cu materialele de bază şi auxiliare, SA „ZORILE” colaborează cu firme străine din Italia, România, Polonia, de asemenea şi
4
Rusia de unde sunt achiziţionate chirza, furnitura, materiale pentru staif şi bombeu. Din Ucraina sunt importate iufţi, poliuretan şi calapoade. Evidenţa livrărilor este organizată pe beneficiar şi decade în cadrul ficărei luni. Principalii beneficiari sunt: magazinele proprii ale firmei şi terţi (consumatori privaţi). Funcţiunile SA „ZORILE” pot fi prezentate astfel: 1.
Funcţiunea de cercetare-dezvoltare. La SA „ZORILE” funcţiunea de
cercetare-dezvoltare se manifesta în domeniile: management, probleme de organizare şi economice ş.a. Activităţile acestei funcţiuni sunt: cercetarea ştiinţifică, inginerie tehnologică, introducerea
progresului
tehnic,
investiţii, construcţii, organizarea
managerială şi a muncii. 2. Funcţiunea de producţie. La SA „ZORILE” această funcţiune cuprinde: fabricarea sau exploatarea, controlul tehnic de calitate, întreţinerea şi repararea utilajelor şi producţia auxiliară. 3. Funcţiunea comercială în cadrul SA „ZORILE” cuprinde
activităţile:
aprovizionarea tehnico-materială, vînzarea şi marketingul. 4. Funcţiunea financiar-contabilă în cadrul SA „ZORILE” se manifestă ca ansamblul activităţilor prin care se obţin şi se folosesc mijloacele financiare, precum şi înregistrarea şi evidenţa fenomenelor economice ale organizaţiei, sub forma valorică. 5. Funcţiunea de personal. Principalele activităţi ale SA „ZORILE” cuprinse în funcţiunea de personal se referă la: planificarea, recrutarea, selecţia, încadrarea, formarea, perfecţionarea, motivarea, promovarea, retribuirea şi protecţia personalului.
5
III.
6
7
Director general Contabil şef
Şef administr aţie
Şef serviciu tehnic
Utilaje
Director comercial
Transportu ri
Compartime nt contabilitat e - financiar
Compartime nt salarizare
Compartim ent resurse umane
Director de producţie
Aproviziona re
Controlul calităţii
Desfacere
Magazin 1
Comparti ment juridic
Protecţia muncii
Magazin 2
Baza de producţie
8
Organele de conducere ale SA „ZORILE” sunt : ∗
adunarea generală a acţionarilor;
∗ directorul general; ∗ cenzorul; ∗
consiliul societăţii. IV. Studiul sistemului informaţional
Prin sistemul informaţional se înţelege ansamblul datelor, informaţiilor, circuitelor informaţionale, fluxurilor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor, care au drept scop să contribuie la fundamentarea, stabilirea şi realizarea obiectivelor întreprinderii. Rolul sistemului informaţional este de a transmite informaţia între diferite elemente. La SA „ZORILE” rolul sistemului informaţional este de a asigura persoanele din conducere cu informaţii necesare pentru luarea diferitelor decizii economice sau de altă natură. În sistemul informaţional se regăsesc: informaţia vehiculată, documentele purtătoare de informaţii, personalul, mijloace de comunicare, sisteme de prelucrare a informaţiei. Printre activităţile desfaşurate în acest sistem, pot fi enumerate: achiziţionarea de informaţii din sistemul de bază, completarea documentelor şi transferul acestora între diferite compartimente, centralizarea datelor, etc. Fluxul informaţional în cadrul SA „ZORILE” se realizează astfel: Documente primare Casieria
Registere analitice (borderouri, fise de evidenta analitica, note contabile etc.)
Registre sintetice si/sau mixte (jurnale, balante de verificare a conturilor sintetice etc.)
Fisierul activelor pe termen lung
Cartea mare 9
Cartea (balanta) soldurilor stocurilor
Rapoarte financiare
Fig. 2 Fluxul informaţional la SA „ZORILE” V. Identificarea metodelor şi tehnicilor utilizate în unitatea economică Avînd în vedere că cerinţa de bază care stă în faţa oricărui sistem informatic este de a asigura informarea corectă în timp util a tuturor factorilor de decizie dintr-o societate comercială, activitatea de realizare a sistemelor informatice acceptată de SA „ZORILE” are loc prin prisma utilizării tehnicii de calcul pe două planuri: •
Utilizarea calculatoarelor electronice ca instrumente de lucru în activitatea
de fundamentare a deciziilor; •
Folosirea echipamentelor de calcul ca instrumente de lucru în cadrul
componentelor informatice ale sistemelor informaţionale. SA „ZORILE” se caracterizează prin satisfacerea necesităţilor cerute de viziunea integratoare care trebuie avută asupra activităţii unei firme. În acest sens, SA „ZORILE” dispune de 2 calculatoare (procesor Intel Pentium 4, placa de bază ASUS, HDD 160GB; monitor Samsung, rezoluţie 1280x1024 pixeli. Software: Windows XP Professional dotat cu programul de contabilitate 1C) şi 2 imprimante matriciale (Epson LQ590, viteza de tipărire de 529 linii pe minut) în oficiul contabilului-şef şi 8 calculatoare şi 3 imprimante matriciale în oficiul contabililor a căror activitate ţine de calculul salariului, evidenţa producţiei etc. Funcţia Contabil – şef Contabil – adjunct
Computerizare + +
Contabil pe materiale (2 persoane)
+
10
Funcţia Casir Contabil pe producţia gata Finansist
Computerizare − + +
Contabil responsabil de + Contabil pentru remunerarea muncii servicii (3 persoane) Tab. 1 Prezenţa computerizării la SA „ZORILE”
+
Dacă analizăm tabelul de mai sus, observăm că la SA „ZORILE” majoritatea proceselor sunt supuse computerizării, astfel informaţia este înregistrată şi prelucrată mai rapid. Concluzii. Argumentări La SA „ZORILE” sistemul informaţional, tinde spre creşterea ponderii sistemului informatic, asigurînd întreprinderea cu informaţia necesară pentru realizarea corespunzătoare a proceselor de management şi de execuţie. La SA „ZORILE” sistemul informaţional, îndeplineşte funcţiile: decizională, operaţională şi de documentare. Pentru ca sistemul informaţional să funcţioneze în condiţii bune trebuie asigurată prevenirea unor deficienţe care pot apărea în timpul culegerii, prelucrării şi transmiterii informaţiilor de la emiţător la destinatar, aşa ca: distorsiunea, filtrajul, supraîncărcarea, prin raţionalizarea acestora, ţinand seama de o serie de principii: corelarea sistemului informaţional cu obiectivele organizaţiei, cu funcţiunile organizaţiei şi cu structura organizatorică, concentrarea informaţiilor asupra domeniilor cheie şi eficienţa. În timp ce sistemul informaţional este mult mai cuprinzător, sistemul informatic se rezumă, la culegerea, transmiterea şi prelucrarea cu mijloace automatizate a informaţiilor. Astfel, în cadrul SA „ZORILE”, se poate spune că sistemul informatic îndeplineşte cerinţele formulate de către conducere, cu ajutorul acestui sistem putîndu-se obţine balanţa de verificare, registrul analitic şi sintetic, fişa de cont. Rezultatele se obţin rapid, întrucît, la elaborarea sistemului s-a ţinut cont de logica specifică contabilului.
11
Deci, la SA „ZORILE” sistemul informaţional existent îndeplineşte toate cerinţele atît din punct de vedere al necesităţilor informaţionale, cît şi din punctul de vedere al securităţii şi uşurinţei în exploatare. Bibliografie: 1 . 2 .
Bordean, Ioan
Management
Editura "Danubius", Bucureşti, 2005
Sandu, Petru
Management
Editura Economică, Bucuresti, 1997
12
