SISTEMA DE ORDENES DE TRABAJO EN MANTENIMIENTO
Ordenes de Trabajo La deno denomi mina nada da,, gene genera ralm lmen ente, te, Orde Orden n de Trab Trabaj ajo o u Orden Orden de Produ Producc cció ión n es un senc sencilillo lo procedim procedimien iento to que desde desde los inicio inicioss de la indus industria trializ lizaci ación ón y de su racion racionali alizac zación ión,, se viene viene utilizando en todas partes. No obstante la sencillez del sistema, que contrasta con su gran aportación a la organización industrial, existen bastantes PYMES que no la utilizan o no le sacan todo el partido posible. Hay que considerarla inscrita en el marco de una planificación de la fabricación o producción de la empresa. Con la Orden de Fabricación pueden coexistir otros documentos tales como: Pedidos Hojas de rutas Vales de materiales Vales de devoluciones Planos Fichas de control horario Hojas de control de calidad Y otros diversos documentos utilizados, tradicionalmente, en la producción industrial o en la prestación de determinados servicios. Se trata, en todo caso, de organizar con una determinada sistemática los procesos de fabricación tendentes a obtener productos, bien para cumplimentar los pedidos de los clientes directamente o para abastecer almacenes para su posterior venta o distribución comercial. Una producción producción que no esté sujeta a un control control y a una organizació organización n de los medios materiales materiales y humanos disponibles y necesarios será, siempre, una producción anárquica y desorganizada. Y además, perderá la ocasión de controlar esos medios y los costes que con llevan. En este ambiente industrial, la Orden de Fabricación / Trabajo es un elemento de planificación que indica, según los casos y las variantes de cada lugar, para cada lote a producir, pedido a cumplimentar, productos concretos a fabricar o similares: 1. Los material materiales es que han han de utiliz utilizarse arse y / o los realmente realmente empleados. empleados. 2. Las máquin máquinas as que han de inte interven rvenir ir 3. La mano mano de obra obra nece necesa sari riaa 4. Los plan planos, os, croq croquis uis o esqu esquema emass necesa necesario rioss 5. El circu circuito ito admi adminis nistra trativ tivo o o de recorri recorrido do de la Orden Orden 6. Las autori autorizac zacion iones es necesa necesaria riass 7. La firm firmaa de los los empl emplea eado doss o de los los mand mandos os inte interm rmed edio ioss que que inte interv rvie iene nen n en esa esa producción. 8. Las fechas fechas de planific planificación ación,, producción producción y terminació terminación n de los productos productos fabrica fabricados. dos. 9. Los Los tiem tiempo poss empl emplea eado doss Su diseño puede ser muy variado, pero todos o la mayoría de esos datos suelen aparecer en una Orden de Fabricación. En su formato más clásico, tendríamos: 1. Las referenc referencias ias y códig códigos os de de la Orden Orden 2. Un área de la la Orden Orden para para Ma Materi teriale ales. s.
3. Un área de la Orden para Mano de Obra 4. Un área de la Orden para Máquinas 5. Un área de la Orden para croquis o dibujos o para referencias de planos 6. Un área de la Orden para firmas y autorizaciones 7. Indicación de las Secciones o departamentos por las que ha de pasar. El área o parte de la Orden de Trabajo destinada a Materiales suele referenciar todos aquellos que se precisan, para esa fabricación concreta, o referirse a listados, vales u hojas adjuntas en las que aparecen estos. Lógicamente será preciso un avituallamiento de esos materiales para llevar a cabo esa producción. Esta parte suele, por tanto, ser una estimación o planificación de esos materiales necesarios. El área o parte de la Orden referida a mano de obra, suele destinarse para indicar, bien los tiempos estimados y los reales, bien solamente los reales que han sido necesarios para esa fabricación. Esto puede anotarse como dato procedente de fichadas en relojes de control de tiempos, o como indicación directa de operarios, Encargados o Jefes de equipo. Su objetivo es poder conocer los tiempos, medidos en horas, minutos o cualquier otra referencia horaria, que se han invertido en la fabricación de los productos objeto de esa Orden. El área destinada a indicar las máquinas que intervienen puede ofrecer diversas variantes. Unas veces se indican la máquina o máquinas precisas para cada Orden. Otras se hacen órdenes por máquinas. Como quiera que sea, se estará ligando una determinada producción a unas máquinas concretas. Las Órdenes de Fabricación pueden llevar un recuadro para indicar croquis o dibujos, con dimensiones o medidas, de aquellas piezas, elementos o productos a fabricar. Cuando éstos son más complejos, suelen acompañarse con los planos necesarios para la fabricación y/o el montaje. Siempre existe en las Órdenes de Fabricación algún recuadro para la firma del operario que ha intervenido, de su Encargado, Jefe de Equipo o Jefe de Producción correspondiente. Estas firmas suelen ser una forma de plasmar el ejercicio de las respectivas responsabilidades y autoridades de las partes implicadas o que intervienen en la fabricación. Todo lo anterior puede, como ya hemos dicho, tener diversas variantes y formas de llevarse a cabo. Pero la filosofía y su finalidad es la indicada. La Orden de Trabajo suele acompañar a los productos en sus diversas fases de fabricación. Podrá ir de un operario a otro, de una máquina a otra o de una sección a otra. La casuística es muy amplia, pero al final del proceso, la Orden habrá recogido toda la información que permitirá: •
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Conocer los materiales utilizados y las cantidades físicas empleadas y los desperdicios producidos. Cuantificar los tiempos de mano de obra empleados, incluidos los de paradas, tiempos muertos o perdidos por las circunstancias que correspondan. Saber las piezas o elementos fabricados o producidos y, posiblemente, los devueltos o defectuosos.
Esto entronca directamente con los denominados “costes directos” o de los medios empleados en la fabricación. La mano de obra directa y los materiales utilizados darán la medida de los costes reales de naturaleza directa o sea, los realmente consumidos en esa fabricación concreta. Por supuesto, dado que estamos en la época de la informatización y puesto que muchas fábricas y talleres de producción cuentan con terminales de ordenador en muchos puntos, es posible y recomendable llevar las Órdenes de Fabricación mediante software informático. Todo lo dicho antes es perfectamente adaptable al uso de la informática y de las modernas tecnologías de las comunicaciones. Bastará diseñar, con las aplicaciones de que se disponga en cada caso, los formatos de hojas de Órdenes de Fabricación que recojan información acerca de los medios a emplear, antes
mencionados. Y se podrá obtener, además, una abundante información complementaria y una amplia posibilidad de manejo y tratamiento de los datos que se vayan generando. Será posible, entonces, unir directamente: •
La planificación de la producción
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El control de la misma y sus consumos materiales y de mano de obra
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La determinación y cálculo de costes directos
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La determinación y cálculo de costes totales
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El control de los costes
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Los cálculos de rentabilidades
Finalmente, se debe de considerar que la preparación de las Órdenes de Fabricación, que evidentemente requieren un esfuerzo de tiempo y de planificación, no es nunca algo perdido o inútil. Al contrario, su utilidad está siempre garantizada y la relación coste/ beneficio de su implantación siempre será positiva para la empresa. En la gran empresa esto no admite la menor discusión. No sucede del mismo modo en las PYMES. Quienes están al frente de estas empresas más pequeñas, de carácter industrial, de instalaciones o montajes e, incluso, de prestación de determinados servicios deben comprender y convencerse, si es que no lo están ya, de la bondad absoluta de una planificación de la producción, debidamente organizada, mediante Órdenes de Trabajo o similares. Y con carácter más general, debemos de recordar esa faceta, antes apuntada, de las posibilidades que el uso de las Órdenes de fabricación y los datos en ellas reflejados permiten de cara al control de los costes de los productos.
Una orden de trabajo es la conjunción de todas las informaciones necesarias para realizar un trabajo de mantenimiento determinado. Entre esa información hay que destacar cómo mínimo: 1.
Información básica de cuando hay que realizar el trabajo, la máquina sobre la que hay que realizar el trabajo, localización de la máquina, frecuencia con la que se hace el trabajo, etc… Procedimiento a seguir para realizar el trabajo. Descripción paso a paso de cómo se debería realizar el trabajo. Repuestos necesarios para realizar el trabajo. Personas que deberían estar presentes al realizar el trabajo. Si existe una copia del último informe de trabajo para tener la referencia de alguna anomalía que hubiera creado.
2. 3. 4. 5.
Funciones de la Orden de trabajo
Los trabajos del mantenimiento correctivo los podemos contabilizar por orden de trabajo requerido, es decir generando un formato para su fácil cuantificación. El formato de las ordenes de trabajo deberá llevar datos como son: • •
Departamento que lo solicita Fecha de pedido
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Nombre del departamento ejecutor (algunas veces existen varias secciones de mantenimiento)
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Descripción del trabajo
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Firma del solicitante
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Firma de recibido. Esta firma es del encargado del departamento ejecutor
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Firma de autorización. Aquí firma el encargado de producción
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Fecha de entrega
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Firma de conformidad del trabajo. Cuando el trabajo es recibido por el solicitante firma de conformidad. Folio
Para nuestro estudio tomaremos la existencia de una subdivisión en el departamento de mantenimiento: Mantenimiento eléctrico, Taller mecánico, Mantenimiento general y será el ejemplo que trataremos en este manual. Para la organización de las ordenes de trabajo,como ejemplo dividiremos la planta en diferentes departamentos comenzando por producción y terminando por oficinas. 1. Cizallas 2. Líneas automáticas 3. Troqueles semiautomáticos 4. Troqueles automáticos 5. Cerradoras auxiliares 6. Almacenes 7. Oficinas Producción 8. Departamento de Calidad 9. Gerencia 10. Seguridad e Higiene 11.Sistemas 12. Recursos Humanos 13. Contabilidad 14.Compras 15.Ventas 16. Mantenimiento 17.Comedor 18.Vigilancia
No contamos al departamento de mantenimiento cuando no existen subdivisiones ya que se prestaría a generar ordenes duplicadas o fantasma y aun cuando exista el conteo como es el caso de nuestro ejemplo procuraremos que el número de ordenes sea mínimo. Lo más sencillo de una bitácora de este tipo es organizar por meses, en pendientes y terminadas misma que nos dará un panorama del porcentaje de realización. El ciclo completo de una orden de trabajo, mantenimiento preventivo.
EL CICLO COMPLETO DE UNA ORDEN DE TRABAJO MANTENIMIENTO PREVENTIVO INTRODUCCIÓN Muchas han sido las peticiones que me han llegado para explicar realmente cómo se debería de gestionar un ciclo completo de una orden de trabajo, ya sea esta un trabajo planificado, un trabajo esporádico o cómo afrontar una avería, todo ello para informarlo y tenerlo a nuestra disposición para posteriores análisis.
ORDEN DE TRABAJO Empecemos por el principio y con una definición sencilla de lo que es una orden de trabajo. Una orden de trabajo es la conjunción de todas las informaciones necesarias para realizar un trabajo de mantenimiento determinado. Una orden de trabajo puede ser generada por varias razones: 1.
Debido a un trabajo planificado: En nuestro sistema hemos configurado un plan de mantenimiento que cada “X” tiempo o un determinado parámetro configurado lanza ese trabajo creando nuestra orden de trabajo.
2.
Debido a un trabajo esporádico: Debido a las circunstancias tenemos que realizar un trabajo planificado pero no incluido en nuestro plan de mantenimiento, esto creará una orden de trabajo que se incluirá dentro de nuestro listado de ordenes de trabajo a realizar.
3.
Queda una tercera vía que no realmente genera una orden de trabajo. Dentro de Amos BS cuando registremos una avería con un informe automáticamente nos creará una orden de trabajo cómo un trabajo no inesperado, esto nos facilitará en un futuro realizar informes de los trabajos de avería que hemos tenido en nuestra empresa.
Las ordenes de trabajo incluyen toda la información necesaria para realizar un trabajo de mantenimiento, entre esa información hay que destacar cómo mínimo: 6.
Información básica de cuando hay que realizar el trabajo, la máquina sobre la que hay que realizar el trabajo, localización de la máquina, frecuencia con la que se hace el trabajo, etc…
7.
Procedimiento a seguir para realizar el trabajo. Descripción paso a paso de cómo se debería realizar el trabajo.
8.
Repuestos necesarios para realizar el trabajo.
9.
Personas que deberían estar presentes al realizar el trabajo.
10.
Si existe una copia del último informe de trabajo para tener la referencia de alguna anomalía que hubiera creado.
Desde Amos BS se pueden personalizar la impresión de esas órdenes de trabajo para mostrar un formato más adecuado y que cada compañía considere más optimo. EL CICLO DE TRABAJO
La creación de la Orden
La creación de la orden de trabajo, cómo comentábamos antes, puede realizarse por varias razones. En Amos BS la creación de cualquier orden de trabajo se almacena en una tabla donde están todos los trabajos a realizar. Esta tabla se accede desde los iconos directos que tiene el sistema para ello y se utiliza un filtro para buscar sólo los trabajos que nos interesa, así podemos
buscar sólo los trabajos que tiene que realizar el electricista el mes que viene y además tengan una clasificación de trabajo prioritario.
El trabajo físico Pongámonos en el papel del electricista que comentábamos anteriormente. El ya ha buscado los trabos que tiene que hacer, el siguiente paso es realizar el trabajo in-situ o lo que es lo mismo vaya hasta la máquina correspondiente y realice el trabajo que le indica la orden de trabajo. Una vez que termina el trabajo, se habrán producido las siguientes informaciones: 1.
Descripción de que ha realizado en el trabajo. Si ha encontrado algún problema lo apunta.
2.
Repuestos utilizados en el trabajo.
3.
Personas que participaron, incluso sus horas.
4.
Fecha en la que realizó el trabajo.
Con toda esa información que quizás la apunto en la misma hoja en la que tenía la orden de trabajo, habrá que pasar al siguiente punto.
El informe de trabajo
Llegó la hora de indicar en el sistema, Amos BS, toda esa información que se generó mientras hacíamos el trabajo.
Como vemos en la imagen, detallamos la fecha de realización, el tiempo que nos llevó realizar el trabajo, tiempo que la máquina tuvo que estar parada, personas que participaron, repuesto usado, una descripción de histórico, adjuntos cómo imagen para ser mas descriptivos, etc… Hay que destacar que en Amos BS, la importancia del informe es clave para llevar por ejemplo un control de inventario óptimo, ya que cuando indiquemos el uso de un repuesto este se decrementará automáticamente de las cantidades de stock. El histórico, y vuelta a empezar.
Una vez que guardamos el informe de trabajo puede ocurrir que: 1.
Si es un trabajo incluido en nuestro plan de mantenimiento y tiene una periodicidad: Automáticamente se genera la siguiente orden de trabajo con la frecuencia configurada
y calculando su próxima fecha desde la fecha de realización del trabajo. Además se envía al histórico una copia del informe que acabamos de rellenar. 2.
Si es un trabajo planificado pero esporádico: Directamente se envía una copia al histórico para poder ser consultada más adelante.
La ventaja que ofrece el histórico es poder analizar todos los trabajos realizados en nuestra empresa bien haciendo informes o simplemente consultando lo ya realizado.
Conclusión Muchas son las formas de gestionar el mantenimiento dentro de los GMAO o CMMS que existen en el mercado, pero hay que valorar siempre la sencillez de a quien va dirigido y si esta gestión es sencilla de llevar a acabo. Con esta entrada respondo a muchos de vosotros que me pedisteis una introducción al ciclo de ordenes de trabajos, espero que os sirva de avance, de todas maneras siempre podéis contactar conmigo para resolver alguna duda que pudieseis tener. Espero vuestros comentarios sobre este o posibles entradas que podamos afrontar en el blog.
