SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN Bab ini mendiskusikan operasi pemrosesan informasi yang dilibatkan untuk memperbarui buku besar dan membuat laporan yang meringkas hasil-hasil aktivitas organisasi. sistem buku besar. Sistem buku besar dan pelaporan keuangan memainkan poeranan penting dalam SIA perusahaan. Salah satu fungsi utamanya adalah mengumpulkan dan mengatur data dari sumbersumber berikut ini : •
Setiap Setiap subsis subsistem tem siklus siklus akuntan akuntansi si yang yang dijela dijelaska skan n member memberika ikan n inform informasi asi mengena mengenaii tran transa saks ksii regu regule ler. r. (han (hanya ya data data utam utamaa yang yang menga mengali lirr dari dari seti setiap ap subs subsis iste tem m yang yang diperlihatkan).
•
Bendahara Bendahara memberi memberi informasi informasi mengenai aktivitas aktivitas pembiayaan pembiayaan dan investasi, investasi, seperti pengeluaran atau pemberhentian penggunaan instrumen utang dan ekuitas pembelian atau penjualan surat berharga investasi.
•
Bagian anggaran memberi jumlah anggaran.
•
Kontroler memberi ayat jurnal penyesuaian
Informasi ini harus diatur dan disimpan dalam cara yang memfasilitasi pemenuhan berbagai kebutuhan informasi dan pemakai eksternal. Para menejer perlu informasi terinci mengenai hasil-hasil operasi dalam bidang tanggung jawab mereka masing-masing. Para investor dan kreditor menginginkan laporanm keuangan periodik untuk membantu mereka menilai kinerja organisasi. semakin banyak dari mereka yang meminta laporan yang lebih terinci dan sering sering.. Lembaga Lembaga pemeri pemerinta ntah h juga juga memili memiliki ki kebutuh kebutuhan an inform informasi asi period periodik ik yang yang harus harus dipenuhi. Akibatnya Akibatnya sistem sistem buku besar dan pelaporan harus didesain didesain untuk menghasilka menghasilkan n laporan laporan periodik teratur dan untuk mendukung kebutuhan pertanyaan real-time. Contohnya, para menejer departemen harus sewaktu-waktu mampu menilai kinerja aktual dengan yang direncanakan agar penyimpangan dapat diidentifikasikan sedini mungkin untuk dapat dilakukan tindakan korektif.
Begitu pula dengan bendahara, dia harus mampu secara dekat mengawasi arus kas agar penyimpangan dari prediksi dapat diidentifikasikan tepat pada waktunya, untuk menyesuaikan peminjaman jangka pendek. AKTIVITAS BUKU BESAR DAN PELAPORAN
Empat aktivitas dassar yang dilakukan dalam sistem buku besar dan pelaporan menunjukkan sistem online umum yang digunakan untuk melakukan aktivitas-aktivitas tersebut untuk. Dari empat aktivitas tersebut tiga diantara aktivitas pertamanya yakni menyajikan langkah-langkah dasar dalam siklus akuntansi, yang menghasilkan produksi rangkaian laporan keuangan tradisional. Aktivitas menunjukkan bahwa, sebagai tambahan dari laporan keuangan untuk pemakai eksternal, SIA menghasilkanlaporan untuk pihak manajemen internal juga. Selanjutnya setiap aktivitas ini akan dipelajari secara lebih terinci. PERBARUI BUKU BESAR
Aktivitas pertama dalam sistem buku besar adalah memperbarui buku besar. Aktivitas memperbarui terdiri dari memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua sumber : 1. Subsistem Akuntansi. Setiap subsistem akuntansi yang membuat ayat jurnal untuk
memperbarui buku besar. Secara teori, buku besar dapat diperbarui setiap saat tiap terjadinya transaksi. Akan tetapi praktiknya, berbagai subsistem akuntansi biasanya memperbarui buku besar dengan membuat ayat jurnal ringkasan yang menyajikan hasil dari semua transaksi yang terjadi selama suatu periode waktu tertentu. Contohnya, subsistem siklus pendapatan akan menghasilkan ayat jurnal ringkasan yang mendebit piutang usaha dan kas serta mengkredit penjualan untuk semua penjualan yang dilakukan selama periode pembaruan. 2. Bendahara. Bagian bendahara membuat ayat jurnal satu per satu untuk memperbarui
buku besar atas transaksi nonrutin seperti penerbitan atau pengeluaran utang, pembelian atau penjualan saham investasi, atau perolehan saham perbendaharaan. MEMASUKKAN AYAT JURNAL PENYESUAIAN
Aktivitas kedua dalam sistem buku besar adalah memasukkan berbagai ayat jurnal penyesuaian (AJP). AJP berasal dari kantor kontroler, setelah neraca saldo dibuat. Neraca Saldo adalah Laporan yang mencantumkan saldo-saldo dari semua akun buku besar.
Namanya mencerminkan kenyataan bahwa apabila semua aktivitas dicatat dengan benar, maka total saldo debit dalam berbagai akun, harus sama dengan total saldo kredit. AJP terbagi dalam lima kategori dasar : 1. Akrual mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk
mencerminkan berbagai kegiatan yang terjadi tetapi kas belum diterima atau dikeluarkan. Contohnya : pencatatan pendapatan bunga yang di dapat dan utang gaji. 2. Pembayaran di muka mencerminakan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi
untuk mencerminkan pertukaran kas sebelum kinerja kegiatan terkait. Contohnya : sewa, bunga, asuransi. 3. Perkiraan mewakili jurnal yang mencerminkan sebagian dari biaya yang terjadi selama
beberapa periode akuntansi. Contohnya : meliputi beban depresiasi atau penyusutan dan beban piutang tak tertagih. 4. Penilaian ulang jurnal yang dibuat untuk mencerminkan perbedaan nilai yang
sesungguhnya dengan yang dicatat atas suatu ast atau perubahan dalam prinsip akuntansi. Contohnya : perubahan metode yang digunakan untuk menilai persediaan, mengurangi nilai persediaan untuk mencerminkan umur atau menyesuaikan catatan perdiaan unuk mencerminkan hasil yang di dapt selama perhitungan fisik persediaan. 5. Perbaikan mewakili jurnal yang dibuat untuk meniadakan pengaruh kesalahan yang
ditemukan dalam buku besar. BUAT LAPORAN KEUANGAN
Aktivitas ketiga dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah membuat laporan-laporan keuangan. Laporan laba-rugi dibuat pertama, dengan menggunakan data dari saldo akun pendapatan dan biaya di neraca saldo disesuaikan. Neraca dibuat setelahnya. Aktivitas ini
membutuhkan ayat jurnal penutupan yang akan menolkan semua akun pendapatan dan pengeluaran, serta memindahkan laba bersih atau kerugian, ke laba ditahan. Laporan keuangan penting ketiga yang dibuat adalah laporan arus kas. Laporan ini menggunakkan data dari laporan laba rugi dan neraca untuk memberikan rincian mengenai aktivitas investasi dan keuangan organisasi. MEMBUAT LAPORAN MANAJERIAL
Aktivitas keuangan dalam sistem buku besar dan pelaporan menghasilkan berbagai laporan manajerial. Contoh laporan pengendalian buku besar termasuk (1) daftar voucher jurnal berdasarkan nomor, nomor akun, atau tanggal dan (2) daftar saldo akun buku besar. Laporanlaporan ini digunakan untuk memverifikasi akurasi proses masukannya ke buku besar. Laporan
anggaran
dan
kinerja
harus
dikembangkan
atas
dasar
akuntansi
pertanggungjawaban. Akuntansi pertanggungjawaban melaporkan hasil keuangan atas dasar tanggungjawab manajerial di dalam organisasi. hasilnya adalah serangkaian laporan terkait, yang merinci kinerja keseluruhan organisasi berdasarkan submit tertentu. Isi laporan kinerja berdasarkan anggaran harus dibentuk berdasarkan sifat unit yang dievaluasi. XBRL: Peluang TI untuk Meningkatkan Pelaporan Keuangan
Teknologi komunikasi telah lama digunakan untuk
mengurangi baik waktu maupun
biaya membuat serta menyebarkan laporan keuangan. Contoh : para kontroler secara rutin mengakses database pelaporan keuangan publik seperti NAARS. Perkembangan extensiblebusiness reporting language (XBRL), yang merupakan varian dari XML. Bahasa untuk semua tujuan ini di desain untuk memberikan cara mengkomunikasikan isi data. HTML menggunakan label untuk menunjukkan bagaimana data diformat. XBRL menggunakan jenis label yang hampir sama untuk mengidentifikasi isi setiap bagian data. Contohnya, label XBRL dapat menunjukkan bahwa bagian data berikutnya mewakili piutang usaha. XBRL memberikan dua manfaat utama dalam pembuatan dan penyebaran data keuangan secara elektronic.
Pertama XBRL memungkinkan organisasi untuk mempublikasikan informasi hanya sekali, dengan menggunakan label XBRL. Manfaat kedua XBRL adalah informasi yang diberikan oleh label XBRL, dapat diartikan. Berarti pencarian data di internet akan lebih efisien dan akurat. XBRL tentu saja penting dalam perkembangan TI. XBRL juga berharga karena profesi akuntansi memulai perkembangan XBRL. Proses perkembangan XBRL memberikan gambaran bagus tentang bagaimana para akuntan dapat secara aktif terlibat dalam perkembangan TI yang sedang dijalankan. TUJUAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR PENGENDALIAN
Tujuan pengendalian dalam sistem buku besar dan pelaporan hampir sama dengan tujuan dalam siklus SIA lainnya yang didiskusikan dalam bab-bab sebelumnya : 1. Semua pembaruan ke buku besar diotorisasikan dengan benar. 2. Semua transaksi ke buku besar yang di catat, valid. 3. Semua transaksi buku besar yang valid dan diotorisasikan, telah dicatat. 4. Semua transaksi buku besar dicatat secara akurat. 5. Data buku besar dijaga dari kehilangan atau pencurian. 6. Aktivitas sistem buku besar dilakukan secara efisien dan efektif. Ancaman dan pengendalian dalam sistem buku besar dan pelaporan : 1. Proses : memperbarui buku besar Ancaman : kesalahan-kesalahan Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan : pengendalian input dan pemrosesan, laporan rekonsiliasi dan pengendalian, jejak audit.
2. Proses : akses ke buku besar Ancaman : kehilangan data rahasia dan/atau penyembunyian pencurian
Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan : pengendalian akses, jejak audit. 3. Proses : kehilangan atau kehancuran buku besar Ancaman : kehilangan data dan aset Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan : prosedur pembuatan cadangan dan pemulihan dari bencana. Ancaman 1 : Kesalahan dalam Memperbarui Buku Besar
Kesalahan yang dibuatsewaktu memperbarui buku besar dapat mengarah pada pembuatan keputusan yang tidak benar berdasarkan informasi salah yang terdapat dalam laporan kinerja keuangan. Prosedur pengendalian untuk menangani ancaman ini terbagi dalam tiga kategori yakni : •
Pengendalian edit input dan pemrosesan
•
Laporan rekonsiliasi dan pengendalian
•
Pemeliharaan jejak audit yang mencukupi.
Ancaman 2 : Akses Tanpa Otorisasi ke Buku Besar
Akses tanpa otorisasi ke buku besar dapat mengakibatkan kebocoran data rahasia ke pesaing atau kerusakan buku besar. Hal tersebut juga dapat memberikan cara untuk menyembunyikan pencurian aset. Oleh karenanya, merupakan hal yang penting untuk memiliki pengendalian yang memadai agar dapat mencegah akses tanpa otorisasi ke buku besar. ID dan password pemakai harus digunakan untuk mengendalikan akses ke buku besar dan untuk mendorong pemisahan tugas yang benar, dengan cara membatasi fungsi yang dapat dilakukan settiap pemakai yang sah. Ancaman 3 : Kehilangan atau Kerusakan Data Buku Besar
Buku besar adalah komponen kunci dari sistem informasi akuntansi organisasi. oleh karenanya, merupakan hal yang penting untuk menyediakan cadangan dan prosedur pemulihan dari bencana, yang memadai untuk melindungi aset ini. Pengendalian cadangan menyangkut hal-hal berikut ini
1. Penggunaan label file internal dan eksternal untuk melindungi buku besar yang terakhir dari kerusakan tanpe disengaja. 2. Melakukan pembuatan cadangan buku besar secara rutin. Paling tidak dua salinan cadangan buku besar harus ada. Satu salinan disimpan diluar lokasi perusahaan untuk memberi perlindungan dari bencana besar sperti kebakaran atau gempa bumi. Manfaat Model Data Terintegrasi
Model data keseluruhan perusahaan yang terintegrasi dapat secara signifikan meningkatkan dukungan yang diberikan untuk pembuatan keputusan manajerial.
Pertimbangan Pengendalian Internal
Kebanyakan sistem ERP menggunakan database tersentralisasi. Sistem semacam ini biasanya menguasakan banyak orang yang berbeda untuk memasukkan data yang berkaitan dengan aktivitas bisnis tertentu, tetapi hal ini mempersulit untuk memberikan tanggung jawab memelihara integritas data. Selanjutnya, sistem ERP sering kali menghasilkan efisiensi proses dengan memungkinkan seseorang untuk melakukan berbagai langkah dalam proses bisnis, sehingga mengurangi pemisahan tugas. Terakhir, sifat sistem ERP yang terintegrasi dan lintas fungsi dapat meningkatkan eksposur yang berasal dari kerusakan sistem. Akan tetapi berbagai ancaman ini dapat dikurangi melalui desain dan implementasi yang benar. Menggunakan Informasi untuk Pengambilan Keputusan
Fungsi utama SIA adalah memberikan para manajer informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Bagian-bagian ini mendiskusikan topic-topik penting yang berkaitan dengan penggunaan informasi untuk pengambilan keputusan: (1) balanced scorecard dan (2) gudang data untuk mendukung intelijen bisnis. Balanced Scorecard
Balanced scorecard adalah laporan yang memberikan perspektif multidimensi dari kinerja organisasi. Balanced scorecard berisi berbagai ukuran yang mencerminkan empat perspektif
organisasi: keuangan, pelanggan, operasi internal, dan inovasi serta pembelajaran.untuk setiap dimensi, balanced scorecard menunjukkan tujuan organisasi dan ukuran spesifik yang mencerminkan kinerja berkaitan dengan tujuan-tujuan itu. Bersama-sama, keempat dimensi balanced scorecard memberikan gambaran umum yang lebih komprehensif atas kinerja organisasi daripada yang disediakan oleh ukuran keuangan sendiri. Bahkan balanced scorecard yang didesain dengan baik akan mengukur berbagai aspek penting dari strategi organisasi dan mencerminkan hubungan sebab akibat yang penting diantara keempat dimensi tersebut. Para pelanggan adalah kunci untuk mencapai tujuan keuangan. Oleh karenanya, perspektif pelanggan di balanced scorecard AOE berisi dua tujuan utama: meningkatkan kepuasan pelanggan dan menjadi pemasok yang diutamakan untuk para pelanggan utama. Selanjutnya, memenuhi tujuan yang berorientasi pelanggan tersebut membutuhkan proses bisnis yang dilakukan secara efisien dan efektif. Akibatnya, bagian perspektif internal dalam balanced scorecard AOE
berfokus atas berbagai aktivitas yang paling dapat secara langsung
mempengaruhi persepsi pelanggan: kualitas layanan, kecepatan pengiriman, dan kualitas produk. Terakhir, manajemen puncak AOE menyadari pentingnya pengembangan berbagai produk baru dan pelatihan tenaga kerjanya untuk terus meningkatkan layanan dan hasil. Menggunakan Gudang Data untuk Intelijen Bisnis
Akses tepat waktu ke informasi adalah hal yang penting. Di dalam ekonomi global saat ini yang berkembang cepat, pihak manajemen harus secara konstan mengawasi dan mengevaluasi kembali kinerja keuangan dan operasional dalam hal tujuan startegisnya. Perusahaan harus mampu mengubah rencana mereka dengan cepat sebagai respon atas perubahan dalam lingkungan mereka.Akibatnya, banyak organisasi yang mengadopsi sistem buku besar on-line. Ketika sistem semacam ini mencakup database berdesain baik, pihak manajemen memiliki akses yang selalu siap ke informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan operasional dan taktis secara tapat waktu. Guna memberikan kebutuhan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan strategis, organisasi membangun database terpisah yang disebut sebagai gudang data. Gudang data berisi rincian dan ringkasan data untuk beberapa tahun dan digunakan untuk analisis daripada untuk pemrosesan transaksi. Organisasi sering kali membangun gudang data terpisah
untuk fungsi keuangan, lainnya untuk fungsi sumber daya manusia, dan seterusnya, gudang data semacam ini yang lebih kecil sering kali disebut sebagai data mart. Gudang data dan data mart tidak menggantikan database pemrosesan organisasi. Sebaiknya, mereka melengkapi database tersebut dengan memberikan dukungan untuk pengambilan keputusan strategis. Gudang data berbeda dari database yang digunakan untuk mendukung pemrosesan transaksi, tidak hanya dari segi ukuran, tetapi juga cara mereka distrukturkan. Jika database pemrosesan transaksi di desain untuk meminimalkan pengulangan dan karenanya memaksimalkan efisiensi pembaruannya untuk mencerminkan hasil transaksi saat ini, gudang data sering kali di desain untuk sengaja berulang-ulang agar dapat memaksimalkan efisiensi pertanyaan. Proses
mengakses
mengakses
data
yang
termasuk
dalam
gudang
data
dan
menggunakannya utuk pengambilan keputusan strategis sering kali disebut sebagai intelijen bisnis. Terdapat dua teknik utama yang digunakan dalam intelijen bisnis: pemrosesan analitikal on-line (on-line analytical processing – OLAP ) dan penggalian data. Pemrosesan analitikal online (OLAP) menggunakan bahasa pertanyaan yang memungkinkan pemakai mengarahkan penyelidikan hubungan yang dihipotesiskan dalam data tersebut. Langkah-langkah
yang merupakan
garis
besar
proses menyeluruh
kekhawatiran mengenai potensi keamanan dan integritas gudang data yaitu: 1. Identifikasi data 2. Klasifikasi data 3. Penilaian data 4. Identifikasi kerentanan 5. Identifikasi pengendalian 6. Pemilihan pengendalian yang efektif biayanya 7. Evaluasi
untuk
menangani
