Procedures 2ème PARTIE : APPRECIATION DU CONTROLE INTERNE CHAPITRE I - GENERALITES A - OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE L’analyse de l’organisation générale doit permettre : -
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D’identifier les problèmes pouvant remettre en cause la fiabilité des procédures particulières de chaque fonction ; D’évaluer les possibilités de s’appuyer sur les travaux effectués par le service d’audit interne. ORGANISATION L’ENTREPRISE
GENERALE
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Existe-t-il un organigramme de l’entreprise ? Est-il diffusé, appliqué, reconnu ? Les fonctions sont-elles correctement définies pour chaque tâche ? Existe-t-il un manuel des procédures internes ? Si oui, est-il régulièrement mis à jour par des personnes autorisées et diffusé ? - Les imprimés utilisés par l’entreprise sont-ils -
Simple ? Vérifiables ?
Si des délégations de pouvoir sont accordées au personnel, Sont-elles clairement définies ? Font-elles l’objet d’une diffusion au sein de l’entreprise ? Sont-elles régulièrement mises à jour ? L’utilisation qui en est faite est-elle contrôlée ?
Les moyens en personnel et en matériel sont-ils adaptés aux besoins ? Dans les petites entreprises, la direction exerce-t-elle un contrôle rigoureux sur les opérations ? Les fonds personnels de la direction sont-ils bien distincts des fonds de l’entreprise ? C - SYSTEME BUDGETAIRE La gestion s’appuie-t-elle sur des prévisions ? Dans l’affirmative, les prévisions sont-elles formalisées, c’est-à-dire faites dans les cadres d’une procédure définie à l’avance ? Des budgets, bilan et compte d’exploitation prévisionnels sont-ils établis ? L’entreprise considère-t-elle ces budgets comme base d’action ou comme un moyen administratif de contrôle ou les deux à la fois ? Leur réalisation est-elle vérifiée ou analysée ? L’entreprise tient-elle une comptabilité prévisionnelle ? Existe-t-il un tableau de bord à usage de la direction ? - Si oui inclut-il des informations sur les domaines suivants :
Oui Non N/A OBSERVATION
Carnet de commandes – clients ? En cours clients ? Retards de règlements ? Créances douteuses ? Engagements fermes de dépenses ? En-cours fournisseurs ? Volume et rotation des stocks ? L’entreprise établit-elle des prévisions de trésorerie ? Sont-elles contrôlées et les écarts sont-ils justifiés ? D - SERVICE D’AUDIT INTERNE Le service d’audit interne est-il directement rattaché à la direction générale ? Le responsable du service d’audit interne a-t-il une formation suffisante ? Le personnel du service reçoit-il une formation appropriée ? Le service utilise-t-il des méthodes de travail appropriées (programmes de travail, dossiers bien tenus,…) ? Le service d’audit interne peut-il avoir accès à tous les services, documents…qu’il souhaite ? Les rapports du service d’audit interne sont-ils suivis d’effets ? Des liens de parenté ou d’intimité prononcée existent-ils entre des membres du service de contrôle interne et des membres d’autres services de l’entreprise ? E - ORGANISATION COMPTABLE La direction des services comptables est-elle assurée par un chef comptable compétent ? Le personnel comptable est-il équitablement rémunéré ? La qualification et la moralité du personnel comptable sontelles vérifiées (casier judiciaire, références professionnelles antérieures,…) ? Le personnel comptable suit-il une formation appropriée ? Des employés travaillent-ils en dehors des heures normales de bureau ? dans quelles circonstances précises ? L’organisation permet-elle l’accomplissement des travaux comptables par un autre personne que le titulaire du poste ? Tous les employés prennent-ils des vacances annuelles ? Les tâches sont-elles effectivement attribuées à d’autres employés en l’absence du titulaire en vacance ou absent ? Au moment de l'ouverture du courrier, le chef comptable est-il averti ou informé de tous les litiges ? Existe-t-il une liste tenue À jour des comptes généraux utilisés par l'entreprise ? L'ouverture ou la clôture des comptes est-elle approuvée par le chef comptable ? Existe-t-il un manuel des procédures comptables d'usage courant, et notamment en cas de consolidation ? Ces documents sont-ils régulièrement tenus À jour ? Le plan comptable de l'entreprise est-il conforme au plan comptable professionnel ? Les fonctions sont elles clairement définies et es travaux sont-ils exécutés conformément aux instructions données ? A-t-on prévu une division des tâches ainsi que des
contrôles réciproques ? Les fonctions d'ordonnancement des recettes et des dépenses sont-elles dissociées des fonctions de trésorier ? Les imputations et les passations d'écritures sont elles assurées par des personnes différents ? Les livres ou autres documents comptables sont-ils conservés dans des lieux sûrs et protégés contre tous risques d’incendie ou de destruction ? Leur accès est-il limité aux personnes autorisées ? L'accès aux archives est-il strictement réglementé ? Les livres légaux sont-ils régulièrement tenus ? Sont-ils côtés et paraphés ? Les comptes intermédiaires sont-ils établis à partir des données de la comptabilité ? Leur périodicité est-elle suffisante ? - Au cas où l'informatique fait partie du système comptable, les contrôles sur les aspects suivant sont ils suffisants • installation ? • organisation ? • conception, analyse, programmation ? • exploitation ? • sécurité, risques, assurances? L'entreprise tient-elle une comptabilité analytique ? Cette comptabilité est-elle intégrée À la comptabilité (générale ? Sinon, les deux comptabilités sont-elles régulièrement rapprochées ? Cette comptabilité analytique permet elle d'obtenir des informations sur les marges par produit ou famille de produits ? Les clefs de répartition des charges indirectes sont-elles adaptées À la nature des charges ? F - PROTECTION DES ACTIFS Les moyens matériels de protection sont-ils suffisants en ce qui concerne • l'accès aux locaux ? • l'accès aux stocks ? la sécurité des immobilisations, valeurs., ? La politique générale sur les risques À couvrir par les assurances a-t-elle été définie par le conseil d'administration ? Les assurances sont-elles revues périodiquement par un cadre ou un employé responsable ? Les assureurs sont-ils mis en concurrence ? Existe-t-il des assurances couvrant des risques particuliers pour les salariés qui occupent des postes importants dans l'entreprise ? Les sinistres sont-ils déclarés sans délais aux assurances ? Le remboursement des sinistres fait-il l'objet d'un suivi rigoureux ? Si les assurances mettent des obligations À la charge de l'entreprise, le respect de ces obligations est-il régulièrement contrôlé ? CHAPITRE - III. ACHATS - FOURNISSEURS A - OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE
L'analyse du système de contrôle interne de ta fonction Achats fournisseurs doit permettre de s'assurer que: Les séparations de fonctions' sont suffisantes ? Tous les achats (matières et services de l'entreprise sont correctement autorisés et comptabilisés? Les achats comptabilises correspondent a des dépenses réelles de l'entreprise ? Ces dépenses sont faîtes dans l'intérêt de entreprise et conformément a son objet. ? Tous les achats enregistrés sont correctement évalués ? Tous les avoirs a obtenir sont enregistrés. ? Toutes les dettes concernaient les marchandises et services reçus sont enregistrées dans la bonne période. ? Les engagements pris par l'entreprise et devant figurer dans l'annexe sont correctement suivis. ? B - SEPARATION DE FONCTIONS Apprécier la séparation de fonction en qui concerne : Emission des demandes d'achats ? Etablissement des commandes ? Autorisation des commandes ? Réception des marchandises ou services ? Comparaison quantitative et qualitatives des marchandises ou services reçus avec les commandes Comparaison bon de réception/commande/facture ? Imputation comptable ? Contrôle des factures ? Suivi des avoirs à recevoir ? Bon à payer ? Tenue du journal d'achats Tenue de l'inventaire permanent Tenue des comptes individuels des fournisseurs Rapprochement des relevés fournisseurs avec les comptes Rapprochement du compte collectif fournisseur avec la balance fournisseur Centralisation du journal d'achats approbation des opérations diverses relatives aux achats et comptes fournisseurs créditeurs divers. - Accès à la comptabilité. C – COMMANDES Existe-t-il un système de déclenchement automatique des commandes lorsque les stocks arrivent a' une quantité minimum ? Si oui, les quantités minima sont-elles revues régulièrement en fonction des besoins réels de la fabrication ? Les commandes de biens ou de services ne sont-elles passées que sur la base de demandes d'achats établies par (les personnes habilitées ? Chaque service demandeur (dispose t il d'un budget de dépenses prévisionnelles ? Si oui, la consommation (le ces budget est-elle suivie régulièrement pour éviter les dépassements ? Ce suivi tient il compte des commandes engagées niais ion encore facturées ? Des bons de commande sont-ils établis
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systématiquement ? - Si oui, sont-ils • prénumérotés ? • établis en quantités et en valeur ? • signés par un responsable, au vu de la demande d'achat ? Existe-t-il une liste des fournisseurs autorisés, pour les achats courants ? Si oui, est-elle • approuvée par un responsable ? • régulièrement mise à jour ? Les prix proposés sont-ils comparés avec le marché ? Les autres achats font-ils l'objet d'appel d'offre, au moins au-dessus d'un certain montant? Existe-t-il une procédure permettant d'éviter les commandes excessives ? Si des bons de commandes prénumérotés sont utilisés, leur séquence numérique est-elle utilisée pour
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• enregistrer les engagements pris par l'entreprise ? • identifier les retards d'exécution ? - Existe-t-il une procédure de relance des fournisseurs en retard de livraison ? Ces fournisseurs sont-ils soumis à des pénalités ? Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqué : • au service de réception ? • au service de comptabilité ? - si oui ces services s'assurent-ils qu'ils reçoivent tous ? Les procédures de contrôle des achats sont-elles revues périodiquement par les auditeurs internes ou autres personnes indépendantes du service achat pour s'assurer que la politique de la société est bien appliquée ? D - RECEPTION DES MARCHANDISES ET SERVICES Existe-t-il un service de réception ? - Les marchandises reçues sont-elles rapprochées des bons de commande en ce qui concerne : • les quantités(comptage effectif )? • la qualité ? - Des bons de réception sont ils établis systématiquement - Si oui sont-ils: • prénumérotés ? • signés par le réceptionnaire ? • datés? -
La prénumérotation des bons est-elle utilisée pour contrôler • l'exhaustivité des bons transmis a la comptabilité, par centre de réception ? • l'enregistrement des mouvements de stocks ?
- Existe-t-il un système équivalent au bon de réception en matière de service ? Si oui, les procédures ci-dessus sont-elles appliquées pour contrôler l'exhaustivité de l'enregistrement ? Les anomalies en matière de quantité et qualité constatées font-elles l'objet d'un bon de retour (Ou (le contestation) ? Si oui, ces bons sont-ils • prénumérotés ? • transmis à une personne chargé d’obtenir Ies avoirs ? - Les factures reçues sont-elles vérifiées avec les bons de commandes et de réception en ce qui concerne : • le quantités ? • la qualité ? • les prix unitaires ? • les conditions financières ? Les anomalies constatées font-elles l'objet de bons de contestation ? Si oui suivent-ils les même règles que ceux émis à réception (pré numérotation). Les avoirs reçus sont-ils contrôlés avec les bons de retour et/ou de contestation et les factures d'origine en ce qui concerne : • les quantités? • les prix?
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- Les factures et avoirs reçus sont-ils contrôlés en ce qui concerne • les multiplications ? • les additions ? • le montant de la TVA ? • la déduction des avances, acomptes, remises ? Les contrôles effectués sur les factures et avoirs sont-ils clairement matérialisés pour permettre une vérification a posteriori qu'ils ont tous été effectués ? - Les imputations sont-elles • données par des personnes compétentes disposant des documents nécessaires? • revues par un responsable? L'ouverture d'un nouveau compte fournisseur est-elle soumise à autorisation ? E - COMPTABILISATION DES FACTURES ET AVOIRS La comptabilité fournisseurs reçoit-elle un exemplaire • des bons de commandes ? • des bons de réception (marchandises et services) ? • des bons de retour ou de contestation ?
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Si oui, en contrôle-t-elle l'exhaustivité ? Les numéros manquants sont-ils réclamés ? Un rapprochement est-il fait entre les factures et avoirs reçus et les bons de réception et de retour ou de
contestation ? - existe-t-il un contrôle permettant de s'assurer que toutes les factures et tous les avoirs reçus sont comptabilisés : • dans le journal des achat ? • aux comptes individuels fournisseurs ? Les factures et avoirs comptabilisés sont-ils annules pour éviter un double enregistrement ? La comptabilisation de duplicata est-elle interdite ou soumise à autorisation particulière ? Les règles de récupération de la TVA sont-elles respectées en particulier Si les Fournisseurs payent la TVA sur les encaissements ? F - PROVISIONS POUR FACTURES A RECEVOIR Le rapprochement effectué entre les factures et avoirs reçus et les bons de réception ou de retour (voir comptabilisation les factures) est-il utilisé pour établir, en fin de période, le montant des factures à recevoir ? Sinon existe-t- il une procédure pour saisir les provision à effectuer ? Les factures de transport sont elles rapprochées avec les avis de transport pour établir la provision ? - Des comptes de frais à payer sont- ils tenus pour toutes les charges qui ne figurent pas en comptes fournisseur et qui sont payées de façon épisodique ? - En matière de service, le service comptable : • utilise-t-il les bons de commandes non honorés pour identifier ceux qui auraient du faire l'objet d'une provision (livraison prévue avant la clôture) ? des explications sont-elles obtenues pour ces anomalies ? • analyse-t-il les charges de la période, par rapport au budget ou à la période précédente pour identifier les anomalies de provision ? - L'évaluation des provisions pour factures et avoirs à recevoir est-elle vérifiée par une personne indépendante de celle qui l'établit ? Est-elle rapport des factures et avoirs réels reçus ultérieurement ? G - JUSTIFICATION DES SOLDES - Une balance fournisseurs est-elle établie régulièrement ? - Son total est il rapproché avec le compte collectif ? - Une balance des créditeurs divers est elle établie régulièrement ? • Les écarts éventuels sont ils : • analysés rapidement ? • corrigés après approbation ? • Lorsque les fournisseurs, ou créditeurs, envoient des relevés de comptes, sont-ils comparés avec la comptabilité ?les écarts sont-ils analysés et corrigés après
approbation ? - Les soldes des comptes fournisseurs et créditeurs divers sont-ils régulièrement analysés ? - Porte-t-on une attention particulière aux soldes débiteurs ? Les comptes de régularisation passif sont-ils régulièrement analysés ? Les causes des montants anciens sont-elles recherchées ? Les apurements sont-ils autorisés ? H - SUIVI DES LITIGES La personne chargée de réclamer les avoirs s'assure-telle qu'elle reçoit tous les bons de retour ou de réclamation (quelle que soit leur originel) ? Une demande d'avoir est-elle établie pour chaque litige ? Existe-t-il un suivi des avoirs reçus par rapport aux demandes d'avoirs émises ? Les avoirs non reçus sont-ils réclamés régulièrement ? Le paiement des factures est-il bloqué tant que les avoirs n'ont pas été reçus ? La procédure du suivi des avoirs
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- Rapprochement du fichier avec la comptabilité - Rapprochement du fichier avec la comptabilité - Inventaire physique - Rapprochement du fichier avec l’inventaire physique - Responsabilité du matériel - Décision des actions d’entretien - Evaluation des immobilisations - Approbation des ajustements de comptes Autorisation des achats et ventes de titres - Enregistrement des mouvements de titres - Détention des titres Evaluation des titres - Autorisation des prêts Contrôle des dépôts et cautionnements B - CONTROLE GENERAL Existe-t-il un plan à long terme d’investissements ? Des budgets d’investissements sont-ils établis et, si oui, suivant quelle procédure ? Au défaut, s’informer des principales acquisitions prévues pour l’année ; se renseigner sur la politique de construction, d’achats ou de retraits, de l’entreprise. - Les écarts entre budget et réel sont-ils régulièrement analysés ? Soumis à approbations ? - Les critères servant à distinguer les immobilisations et les charges sont-ils clairement définis ? - Les taux d’amortissement à utiliser sont-ils autorisés par la direction ? C - ACQUISITIONS D’IMMOBILISATIONS -
Les achats d’immobilisations sont-ils précédés par Des études comparatives de matériels ? Des appels d’offres ? Des études comparatives de financement ? - Ces éléments sont-ils soumis au signataire de la commande ? - Le signataire vérifie-t-il que la commande est conforme au plan d’investissement ? - Pour les dépenses supérieures à un certain montant l’autorisation du conseil d’administration est-elle nécessaire ? Les commandes importantes prévoient-elles des clauses de pénalités pour retard de livraison ? - Les acquisitions d’immobilisations sont-elle autorisées par des personnes responsables ? - S’il y a des succursales, fait-on approuver les acquisitions au-dessus d’un certain montant ? Comment contrôle-t-on les acquisitions ? - Existe-t-il des procès-verbaux de réception (ou bons) prénumérotés ? - La qualité des acquisitions est-elle contrôlée ? -
Les factures sont-elles contrôlées, avant paiement, quant à la qualité des immobilisations reçues, aux prix, calculs… ? - Ces contrôles sont-ils matérialisés ? - Pour les paiements voir Trésorerie Dépenses, Section 34. - Les factures sont-elle enregistrées dès leur réception pour permettre une récupération rapide de la TVA, même si les factures n’ont pas encore le bon à payer ? - Le service comptable est-il informé de la réception des immobilisations, des dates de mise en service effectives ? - L’utilisation réelle des immobilisations est-elle régulièrement examinée pour déterminer les immobilisations à céder, mettre au rebut, ou déprécier ? - Le paiement des acomptes est-il contrôlé ?. D - CESSIONS D'IMMOBILISATIONS - RETRAITS -
Les ventes ou mises au rebut sont-elles dûment autorisées ? Les ventes ou mises au rebut font-elles l'objet d'un bon de sortie (ou document équivalent) • prénumérotée ? • transmis régulièrement à la comptabilité ? La séquence numérique des bons de sortie d'immobilisation est-elle contrôlée pour vérifier que • toutes les ventes sont facturées ? • toutes les ventes et mises au rebut sont sorties du fichier d'immobilisations ? • toutes les ventes et mises au rebut sont sorties des comptes d'immobilisations ? Vérifie-t-on les encaissements des prix de ventes ? Existe t il (les comptes rendus périodiques des éléments (l'immobilisations devenus inutilisables ou nécessitant des réparations ? Les destructions d'immobilisations font elles l'objet d'un constat officiel ? - Les immobilisations entièrement dépréciées, mais encore en service, sont elles maintenues dans les comptes ? E - COMPTABILISATION DES IMMOBILISATIONS -
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Les imputations comptables des factures d'acquisitions et de cession sont elles contrôlées par un responsable ? Comment procède-t-on pour les immobilisations de faible montant ? Existe t il des états détaillés faisant ressortir le total des immobilisations pour chaque section usine ? Ces états sont ils il intégrés à la compatibilité générale ? Quel Est le traitement comptable des immobilisations produites par soi-même ? Existe il un système de prix de revient par projet pour les productions d'immobilisations de l'entreprise
pour elle-même (éventuellement se reporter aux stocks) ? - Les amortissements sont ils comptabilisés régulièrement ? - La dotation annuelle aux amortissements est-elle vérifiée globalement? - Le système de calcul des amortissements permet il de dissocier aisément le montant des amortissements normaux et dérogatoires ? - Les comptes d'immobilisations sont-ils régulièrement rapprochés du fichier des immobilisations ? - Les écarts décelés lors de ces rapprochements sont-ils expliqués ? - Les régularisations sont elles soumises à l'approbation d'un responsable ? F - FICHIER DES IMMOBILISATIONS Existe-t-il un fichier immobilisations, mentionnant • la description ? • le numéro d'identification ? • la localisation ? • le coût d'acquisition ( y compris les coûts de rénovation et de transformation) ? • la valeur fiscale à retenir (en cas de fusion, apports partiels ? • la date de mise en service ? • la méthode et le taux d'amortissement ; • les dates des inspections physiques ? Des relevés détaillés, plans d'implantation et dossiers sont-ils conservés pour connaître individuellement les terrains, les bâtiments, les machines et les équipements ? Ce fichier est-il régulièrement rapproché des existants physiques, ? Les écarts sont-ils analysés ? - Les corrections sont-elles soumises à l'approbation d'un responsable ? G INSPECTION PHYSIQUE DES IMMOBILISATIONS Les immobilisations font-elles régulièrement l'objet d'un inventaire physique ? Comment détermine-t-on le matériel à mettre au rebut ? Comment détermine-t-on le taux d'utilisation de certaines immobilisations? Les immobilisations détenues par des tiers sont-elles régulièrement • physiquement contrôlées par une personne de la société ? • confirmées par le tiers qui les détient ? Les hypothèques, nantissements sont-ils dûment autorisés ?
La procédure permet-elle d'assurer une comptabilisation exhaustive des nantissements ainsi autorisés ? Existe-t-il une procédure permettant l'identification des immobilisations qui comportent des clauses de réserve de propriété ? H - PROTECTION DES ACTIFS 1° - Protection physique L'accès aux actifs qui peuvent être facilement déplacés (outillage, petit matériel> est-il suffisamment protégé ? - Les titres de propriété sont-ils • tous au nom (le la société ? • conservés dans un coffre ou chez un tiers de confiance ? 2° - Assurance -
Comment détermine-t-on la valeur d'assurance des immobilisations ? Comment l'actualisation (les capitaux assurés est-elle calculée ? L'évaluation périodique par un cabinet d'expertise générale est-elle réalisée ? 3° - Entretien Existe-t-il des contrats d'entretien avec les constructeurs ? Ces contrats font ils l'objet d'une autorisation comparable à celle des acquisitions ? Un service " entretien général " ,a-t-il été créé ? Existe-t-il un calendrier d'entretien préventif des machines ? Les réalisations des travaux d'entretien est-elle contrôlée ? I - SUIVI DES ENGAGEMENTS Si les acquisitions sont faites en location vente : • les acquisitions sont-elles soumises aux même procédures que ci-dessus ? • la procédure de suivi (les engagements correspondants est-elle suffisante pour assurer l'exhaustivité des informations hors bilan ? - Existe-t-il un système du suivi régulier (par nature et en valeur) des commandes fermes immobilisations non encore honorées ? J - IMMEUBLES -
Comment assure-t-on (que les dépenses du construction correspondent du coût normal des ordres passés ? - Comment contrôle-t-on les devis ? Comment analyse-t-on les dépassements par rapport aux devis initiaux (motifs, calculs)? - Ce contrôle qualitatif dus travaux est-il fait par des experts ? -
CHAPITRE V - MATERIEL ET OUTILLAGE Identifie-t-on. Tous les matériels par un numéro collé ou peint ? A quel moment ?
CHAPITRE VI – PAIE - PERSONNEL A - OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE L'analyse du système de contrôle interne de la fonction paie-personnel doit permettre de s'assurer que : - Les séparations de fonctions sont suffisantes - Les personnes rémunérées (figurant sur le livre de paie bénéficiant d'un engagement de retraite) ont bien droit à leur rémunération - Les rémunérations sont correctement calculées - Le paiement des rémunérations se fait avec une sécurité suffisante - Toutes les charges relatives au personnel sont correctement comptabilisées - Les dispositions légales en matière de personnel sont respectées. B - SEPARATION DE FONCTIONS --
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Apprécier la séparation de fonctions en ce qui concerne : - Les séparations de fonctions sont suffisantes - Les personnes rémunérées (figurant sur le livre de paie bénéficiant d'un engagement de retraite) ont bien droit à leur rémunération - Les rémunérations sont correctement calculées - Le paiement des rémunérations se fait avec une sécurité suffisante - Toutes les charges relatives au personnel sont correctement comptabilisées - Les dispositions légales en matière de personnel sont respectées. B - SEPARATION DE FONCTIONS
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Apprécier la séparation de fonctions en ce qui concerne : - L'approbation des entrées et des sorties du personnel. - La détermination des niveaux de rémunération. L'autorisation des primes L'approbation des heures travaillées - La préparation de la paie. La vérification des calculs. - L'autorisation des avances. L'approbation finale de la paie. - La préparation des enveloppes de paie ou des Modes de paiement. La signature des chèques ou virements. - Le rapprochement du compte bancaire réservé aux salaires. - La centralisation de la paie. - Les déclarations sociales.
- Le paiement des charges sociales. La détention des dossiers individuels du personnel. La mise à jour du fichier permanent, Si le système est informatisé. - La comparaison périodique du journal de paie avec les dossiers du personnel. - La distribution des chèques ou enveloppes. - La garde des paies non réclamées. - Le calcul des engagements de retraite. A - DONNEES PERMANENTES 1° - Généralités Existe-t-il un fichier du personnel contenant pour chaque employé : - photo? - spécimen de signature? - situation de famille? - date d'engagement? - coordonnées bancaires? - détail des rémunérations et retenues à effectuer? - exemplaire du contrat de travail? - pensions et indemnités dues? - autres données permanentes? - L'accès à ce fichier est-il protégé ? - Si la paie est informatisée, ce fichier est-il régulièrement rapproché avec le fichier informatique pour vérifier qu'aucune modification non autorisée n'a été apportée à ce dernier ? - Les opérations suivantes sont-elles soumises à l'approbation d'un responsable • embauche ? • départ ? • modification des données permanentes ? - Le système d'information du service de la paie permet-il de s'assurer que ce dernier prend en compte toutes ces modifications ? 2° - Embauches: Des références sont-elles demandées pour les titulaires des postes de confiance ? En particulier est-il demandé : • un extrait de casier judiciaire pour les comptables; • une copie certifiée conforme des diplômes annoncés; • une consultation des employeurs précédents. Des assurances sont-elles prises pour couvrir les effets d'une éventuelle erreur ou malhonnêteté de ces personnes ? Les contrats de travail exposent-ils clairement les conditions de rémunération pour éviter toute contestation ultérieure ? Le registre unique du personnel existe-t-il ? Si oui, est-il tenu â jour? Le recours au personnel intérimaire est-il autorisé et suivi par un responsable du personnel? L'incorporation des données concernant les nouveaux
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embauchés dans le fichier permanent est-il contrôlé, Si la paie est informatisée ? 3° - Promotions mutations - Les promotions et mutations sont-elles autorisées par une personne responsable ? - Le service chargé du calcul de la paie est il correctement informé de ces mouvements ? - Les modifications de données permanentes résultant de ces mouvements sont-elle contrôlées systématiquement ? 4° - Départs -
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Lors des départs (volontaires ou non> est-il exigé un solde pour tout compte ? Le service responsable de la paie est-il informé suffisamment tôt pour arrêter les bulletins de salaire en temps et en heure ? Si la paie est informatisée, les bulletins de salaires des personnes parties dans le mois font-ils l'objet d'un contrôle suffisant pour s'assurer que • tous les éléments du solde de tout compte ont été enregistrés? • aucun bulletin ne pourra plus être émis ultérieurement pour ces personnes?
5° - Engagements de retraite Quelles sont les dispositions générales mises en place par l'entreprise pour s'assurer que tous les éléments des contrats, conventions, décisions> sont bien connus, correctement appliqués et correctement traduits? Les engagements relatifs aux Indemnités de départ en retraite sontils calculés ? Les engagements liés à la souscription de régimes facultatifs de retraite À prestations définie (rentes; compléments de retraites, préretraite) sont-ils calculés ? La formule de calcul suivante est-elle employée Engagement = Droits acquis par le personnel * Probabilité qu'a l'entreprise de verser les droits x Taux d'actualisation ? En cas de gestion externe, les engagements transférés couvrent-ils l'intégralité de l'engagement de l'entreprise? Sinon, l'entreprise constate-t-elle la différence dans ses comptes? En cas de gestion interne, l'approche de calcul des engagements est-elle simplifiée ou détaillée ? La méthode de calcul est-elle rétrospective (droits acquis à la date de clôture) ou prospective (droits acquis À la date de départ en retraite) ? B - PREPARATION DE LA PAIE Les données variables (heures travaillées, primes...) sontelles approuvées par une personne responsable avant d'être communiquées aux personnes chargées de préparer les bulletins de salaire ? Les données variables incorporées dans les salaires sont-
elles rapprochées des données autorisées sontelles contrôlées ? Le service responsable de la paie tient-il un registre des congés payés pris et restant à prendre ? C - PAIEMENT DES REMUNERATIONS Le total des modes de paiement est-il rapproché avec le journal des salaires approuvé avant signature ? Si des salaires sont payés en espèces: • les montants payés sont-ils inférieurs au maximum autorisé? • la caisse est-elle approvisionnée pour le montant exact des montants à payer? • la protection des espèces est-elle suffisante? • l'identité des bénéficiaires est-elle vérifiée avant remise des enveloppes? • un reçu est-il signé par les bénéficiaires? • les paies non réclamées sont-elles conservées dans un coffre, et enregistrées par une personne indépendante de la conservation des espèces? Pour les salaires payés par chèques ou virements: • utilise-t-on un compte bancaire spécial? • Si oui, est-il alimenté pour le montant exact du livre de paie? L'identité des bénéficiaires des modes de règlement estelle vérifiée au moins par sondage? Les ordres de virement et chèques sont-ils envoyés à la banque ou aux bénéficiaires par des personnes indépendantes de la préparation de la paie ? Le compte bancaire est-il rapproché mensuellement avec le relevé de la banque par une personne indépendante de la paie? D - COTISATIONS SOCIALES Les cotisations sociales ( part salariale et part patronale) sont-elles contrôlées par rapport au total du journal des salaires avant enregistrement et paiement ? Les déclarations sociales sont-elles établies régulièrement ? E - COMPTABILISATION DE LA PAIE L'écriture de centralisation de la paie est-elle vérifiée avec le journal des salaires ?
Le système est-il suffisant pour éviter des erreurs de centralisation ? Les variations mensuelles des comptes de paie sont-elles expliquées ? Les opérations diverses sur les comptes relatifs au personnel et aux charges sociales sont elles autorisées ? L'imputation des écritures de charges ou produits relatifs à la paie fait-elle l'objet d'un contrôle indépendant? Les comptes de personnel (avances. prêts, salaires à payer...) sont-ils analysés régulièrement? Les salariés confirment-ils régulièrement le solde de leur compte (avances, prêts...)? Le total de la paie enregistré en comptabilité générale est-il rapproché avec la comptabilité analytique (heures et valeur) ? La provision pour congés payés est-elle calculée en tenant compte des congés non pris de la période précédente et des charges sociales? Les provisions pour charges à payer sur salaires sont-elles rapprochées des charges réelles? Les engagements de retraite sont-ils intégralement provisionnées ? parallèlement provisionnées ? intégralement inscrits en annexe ? leur mode de calcul a-t-il été vérifié ? explicité dans l' annexe ? F - OBLIGATIONS LEGALES Les registres légaux éventuellement cotés et paraphés sontils tenus à jour? Les obligations légales en matière de comité d'entreprise. information des salariés sont-elles respectées? Les rémunérations versées, déclarées sur les états CNSS sont-elles réconciliées avec la comptabilité? Si l'entreprise est tenue de préparer son bilan social, les procédures en place permettent-elles de saisir rie façon fiable les informations nécessaires ? CHAPITRE VII TRESORERIE - DEPENSES G - OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE L'analyse du système de contrôle interne de la fonction trésorerie dépenses doit permettre de s'assurer que : Les séparations de fonctions sont suffisantes Tous les règlements émis par l'entreprise sont justifiés par des dépenses réelles Tous les règlements sont • autorisés • transmis À leurs bénéficiaires • comptabilisés • enregistrés sur la benne période - Les dépenses réalisées sont correctement • évaluées
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• imputées A - SEPARATION DE FONCTIONS Apprécier la séparation de fonctions en ce qui concerne : La tenue de la caisse La détention des titres de paiement vierges La détention des chèques reçus des clients L'approbation des pièces justificatives La préparation des chèques ou effets La signature des chèques ou effets L'annulation des pièces justificatives L'envoi des titres de paiement La tenue du journal de trésorerie Les dépôts en banque d'espèces et de chèques La tenue des comptes de tiers L'émission des avoirs L'approbation des avoirs La réception des relevés bancaires La préparation des rapprochements de banque L'autorisation des écritures d'opérations diverses sur les comptes de trésorerie S'il existe un système de double signature: • les signataires sont-ils indépendants l'un de l'autre? • chaque signataire procède-t-il au contrôle des titres de paiement? • Les titres de paiement vierges (chèques, lettres chèques manuelles ou informatiques, billets À ordre sont-ils conservés dans un coffre ? • Leur utilisation est-elle contrôlée (suivi des séquences numériques par exemple) ? S'il existe des stocks importants de timbres poste, timbres fiscaux, bons (repas, essence...), font-ils l'objet de contrôles appropriés ? C - AUTORISATION DES DEPENSES -
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Le règlement des dépenses en espèces est-il limité à un montant raisonnable ? Est-il interdit de payer des duplicata de facture ? Les pièces justificatives des dépenses reçoivent elles un «bon à payer» avant émission des titres de règlement ? Ce bon à payer est-il : Donné par des personnes autorisées ? Donné uniquement si les pièces ont fait l’objet de tous les contrôles prévus par la procédure (voir contrôle des factures) ? Les signataires du bon à payer et des titres de paiement disposent-ils de tous les éléments nécessaires pour vérifier que les contrôles ont été bien faits (commandes, bons de réception, facture….) ? Procèdent-ils à des sondages ? Les signataires des titres de paiement ont-ils les moyens de vérifier que le bon à payer a été donné par une personne autorisée (spécimens de signature, liste des délégations de pouvoir…) ?
La déduction des acomptes, avoirs…est-elle vérifiée avant signature du titre de paiement ? D - CONTROLE DES PAIEMENTS -
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Les titres de paiement sont-ils rapprochés avec les pièces justificatives lors de la signature des titres en ce qui concerne : • Les montants • Les bénéficiaires • Le report sur les talons • Les échéances Les signataires des titres de paiement ou le caissier annulent-ils les factures payées pour éviter les doubles paiements (si l’entreprise paye sur relevé, toutes les factures qui figurent sur le relevé doivent être annulées) ? Les soldes des comptes fournisseurs sont-ils analysés régulièrement pour identifier les doubles règlements ? Les titres de paiement sont-ils envoyés aux bénéficiaires directement par le signataire sans repasser par la comptabilité ? Pour les paiements en espèces, est-il exigé un reçu ? Les traites sont-elles soumises à acceptation ? L’émission des chèques en blanc (valeur, bénéficiaire et /ou date) sont-ils interdits ? Les chèques erronés sont-ils annulés et conservés pour éviter leur réemploi ? Contrôle-t-on les effets retournés après paiement ? Si une machine à signer est utilisée, sont utilisation estelle étroitement contrôlée (accès limité, nombre d’utilisation….) ? S’il existe un système de double signature : • Les signataires sont-ils indépendants l’un de l’autre ? • Chaque signataire procède-t-il au contrôle des titres de paiement ?
Les titres de paiement vierges (chèques, lettres chèques manuelles ou informatiques, billets à ordre sont-ils conservés dans un coffre ? - Leur utilisation est-elle contrôlée (suivi des séquences numériques par exemple) ? - S’il existe des stocks importants de timbres poste, timbres fiscaux, bons (repas, essence…), font-ils l’objet de contrôles appropriés ? E - ENREGISTREMENT DES PAIEMENTS : -
Le système permet-il de s'assurer que tous les • chèques • traites • billets à ordre • paiements en espèces sont comptabilisés et correctement imputés ? dans la bonne période Les personnes chargées de l'imputation des paiements
disposent elles de listes des comptes fournisseurs a jour ? Les imputations portées sur les paiements sont-elles vérifiées avant enregistrement? En fin de période. la comptabilité est-elle informée des derniers numéros de titres de paiements utilisés? La comptabilité s'assure-t-elle que tous les titres de paiements émis sur la période ont été comptabilisés? Les traites et billets à ordre sont-ils également enregistrés sur un échéancier ? Cet échéancier est-il régulièrement rapproché avec le compte collectif "effets à payer" ? CHAPITRE VIII – LES STOCKS A - OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE L'analyse du système de contrôle Interne des stocks doit permettre de s'assurer que - Les séparations de fonctions sont suffisantes, - Tous les mouvements de stocks de l'entreprise sont comptabilisés - L e"; stocks enregistrés existent et appartiennent à l ' entreprise, - Les stocks sont correctement évalués (valeur brute et valeur nette>, - Les stocks sont correctement protégés, - Les engagements hors bilan concernant les stocks sont correctement saisis. B - SEPARATION DE FONCTIONS - Apprécier la séparation de fonctions en ce qui concerne : - Responsabilité du magasin - Responsabilité des réceptions - Responsabilité des expéditions - Tenue des fiches de stocks en quantité - Tenue de inventaire permanent - Responsabilité de l'inventaire physique - Rapprochent inventaire physique/fiche de stocks/inventaire permanent Approbation des ajustements après inventaire - Identification des stocks obsolescents, invendables - Détermination des taux de dépréciation - Autorisation de cession ou de destruction des stocks détériorés ou inutilisés - Autorisation des achats de stocks - Détermination des prix de revient - Détermination des stocks minima et maxima C - SUIVI DES QUANTITES 1° - Enregistrement des mouvements Les mouvements de stocks suivants sont-ils saisis sur des documents standards propres à l'entreprise, au moment où ils ont lieu réception ? transferts vers la production ? transferts inter-ateliers de production ? etransferts de la production vers le magasin de produits finis ? expéditions ?
autres mouvements (à préciser> ? Le système de suivi des stocks permet-il d'identifier les stocks en provenance d'autres sociétés du groupe? S'ils existent, ces documents sont-ils utilisés pour mettre à jour • les fiches de stocks ? • Selon quelle périodicité ? • l'inventaire permanent ? Le mode d'enregistrement de ces documents (ordre numérique, par exemple) permetilde s'assurer de l'exhaustivité de leur enregistrement sur les fiches de stocks ? Même question s'il existe un inventaire permanent intégré à la comptabilité? Les fiches de stocks et l'inventaire permanent sont-ils régulièrement rapprochés ? Des fiches de production sont-elles utilisées pour permettre de connaître et de contrôler le stade d'avancement des travaux en cours à n'importe quel moment ? Ces procédures couvrent-elles toutes les catégories de stocks y compris les stocks en consignation ? 2° - Contrôle physique Les stocks sont-ils comptés physiquement au moins une fois par an en ce qui concerne • les matières premières et fournitures ? • les travaux en cours ? • les produits finis ? Si ces comptages se font par inventaires tournants • existe-t-il un programme qui permet de suivre l'avancement des comptages ? • les procédures Utilisées permettent-elles de s'assurer que tous les stocks d'un même produit sont comptés en une seule fois ? • Les mouvements physiques et comptables des produits inventoriés sont-ils arrêtés simultanément pour éviter les écarts d'inventaires dus à des anomalies administratives ? • les quantités valorisées en fin d'exercice sontelles intégralement rapprochées avec le fichier de stock, À cette date ? Si l'inventaire est exécuté en une seule fois • des instructions écrites sont-elles prévues et transmises au responsable de l'établissement des comptes ? au personnel participant À l'inventaire ? aux commissaires aux comptes ? • une réunion du personnel participant À l'inventaire est-elle prévue avant le démarrage des comptages pour répondre aux questions concernant les instruction? Ces instructions couvrent-elles tous les lieux de stockage ?
Ces instructions prévoient-elles • un découpage adéquat des zones de stockage permettant une répartition équilibrée entre les équipes ? • une identification claire des stocks ( étiquettes. . . ) ? • un double comptage ? • une procédure à suivre en cas d'écart entre les deux comptages ? • I' identification des stocks détériorés ou à déprécier ? • les techniques de mesure pour chaque type d'articles pesage, comptage. . . > ? • la présence d'un responsable, indépendant de la garde des stocks, chargé de superviser l'inventaire et, en particulier, de s'assurer que tous les stocks sont comptés et ne le sont qu'une fois ? Les feuilles de comptage sont-elles : • prénumérotés ? • remplies À l'encre? • signées par les équipes? - La séquence numérique des feuilles de comptage estelle vérifiée ? - Les feuilles de comptage annulées ou non utilisées sont-elles conservées ? - Lors des comptages, le contenu des cartons, sacs ou autres… la composition des palettes sont-ils vérifiés ? - L'entreprise prélève-t-elle des échantillons pour vérifier la qualité des produits ? - Les mouvements de stock sont-ils arrêtés pendant la durée de l'inventaire ? - Les quantités relevées lors de l'inventaire sont elles rapprochées • des fiches de stocks ? • de l'inventaire permanent ? Les écarts sont-ils analysés et autorisés par une personne habilitée avant d'être comptabilisés ? Ces écarts sont-ils enregistrés, dans la bonne période e sur des fiches de stock ? • dans l'inventaire permanent ? Les stocks détenus par des tiers font ils l'objet • de confirmation écrite régulière ? • de contrôles physiques effectués par l'entreprise ? Les stocks détenus pour le compte de tiers sont-ils physiquement isolés et régulière ment contrôlés ? D - VALORISATION Les prix de revient imputés aux stocks comprennent-ils • les charges directes ? • les charges indirectes ? Les charges imputées sont-elles rapprochées de la comptabilité générale ? 1° - Coûts standards
Les coûts standards sont-ils revus annuellement ? - Les coûts standards sont-ils correctement établis : • Tous les éléments constitutifs du prix de revient ? • les bonnes quantités ? • les valeurs ? - Les écarts entre coûts standards et coûts réels sont-ils analysés : • au niveau global ? • par produit ? - Les variations de taux d'imputation de la maind'œuvre et des frais généraux sont-elles - régulièrement analysées ? - Ces taux d'imputation sont ils revus annuellement, en ignorant les changements dus a des variations temporaires d'activité ? 2° - AUTRES MÉTHODES DE VALORISATION Les documents servant à valoriser les stocks à leur coût réel sont-ils conservés pour • tous les achats ? • toutes les productions ? Existe t il des procédures permettant de s'assurer que tous les mouvements (voir suivi des quantités) sont valorisés ? Les prix de revient obtenus sont-ils contrôlés par rapport à des prix normaux ? Les écarts sont ils analysés ? E - STOCKS A DEPRECIER Le système de tenue des fiches de stocks permet-il d'identifier les stocks â écoulement lent ? La notion d'écoulement lent est-elle clairement définie pour chaque catégorie de produits ? Les marchandises en mauvais état ou inutilisables sontelles régulièrement identifiées? La valeur brute des stocks est-elle régulièrement rapprochée de la valeur probable de réalisation en ce qui concerne • les matières premières ? • les travaux en cours ? • les produits finis ? • les autres stocks ? La politique de dépréciation des stocks couvre-t-elle • la rotation lente ? • les stocks en mauvais état ? la valeur de réalisation ?
CHAPITRE IX – VENTES - CLIENTS A - OBJECTIFS DE CONTROLE INTERNE L’Analyse du système de contrôle interne de la fonction ventes-clients doit permettre de s’assurer que : - Les séparations de fonctions sont suffisantes
Tous les produits expédiés ou services rendus sont facturés et enregistrés sur la bonne période - Tous les avoirs à émettre sont comptabilisés sur la borine période. Toutes les ventes (retours) sont réelles. Les prix pratiqués ( brut, remises, ristournes…) sont dûment autorisés. Les ventes enregistrées sont correctement évaluées . Tous les risques de pertes sur vente sont provisionnés. Toutes les ventes (avoirs) enregistrées sont correctement imputés Les créances sont recouvrées avec célérité. B - SEPARATION DE FONCTIONS Apprécier la séparation de fonction en ce qui concerne : Le traitement des commandes - L’examen de la solvabilité des clients - L’expédition des marchandises - La facturation - Le rapprochement bons de livraison/factures - La tenue de journal de ventes - La vérification de l’éxaustivité de la comptabilisation des factures et avoirs - Le contrôle des expéditions non facturées - La tenue de comptes clients - La préparation de la balance clients - La préparation de la balance clients par ancienneté de créances - Le rapprochement de la balance avec le compte collectif - La centralisation des ventes - L’autorisation des tarifs - L’autorisation des conditions de paiements - L’autorisation des avoirs - La préparation des avoirs - L’enregistrement des titres de paiements reçus au courrier - Les remises en banque - Le suivi des litiges. C - APPROBATION DES CONDITIONS GENERALES DE VENTE: - Si les ventes sont faites sur tarif • ce tarif est-il régulièrement révisé par des personnes autorisées? • les mises à jour sont-elles formellement communiquées aux personnes chargées d'établir les factures? • vérifie-t-on régulièrement que les prix pratiqués correspondent au dernier tarif en vigueur? • Si les factures sont éditées par ordinateur, le fichier permanent contenant les prix est-il régulièrement contrôlé? • S'assure-t-on que toutes tes mises À jour sont correctement saisies? • L'accès au fichier prix est-il protégé ?
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Si les ventes sont faites sur devis • chaque devis est-il approuvé par une personnes autorisée? • les éléments constitutifs des devis sont-ils clairement exposés? • les devis permettent-ils un rapprochement périodique avec les coûts engagés? Les conditions générales de rabais, ristournes, remises... sont-elles réglementés ? Les délais de paiement accordés sont-ils également approuvés par des personnes autorisées ? Toute dérogation à ces règles peut-elle être identifiée par le service de facturation ? Est elle soumise à approbation ? Les conditions de vente aux sociétés du même groupe sont-elles les mêmes que pour les clients externes ? Sinon l'impact des conditions particulières est-il saisi et régulièrement soumis à la direction ? Les commandes des clients sont-elles enregistrées sur des bons de commande propres à l'entreprise permettant de suivre leur réalisation ultérieure ? • de donner tous les éléments nécessaires à l'expédition et à la facturation ? Les commandes sont elles revues et approuvées avant acceptation, en Ce qui concerne • la disponibilité des marchandises' 7 • la solvabilité des clients (voir protection des actifs> ? Si des commandes sont reçues oralement, font-elles l'objet d'une confirmation écrite ? Les services commerciaux et de fabrication se concertent-ils pour planifier la production ? D - EXPEDITIONS Le service expédition reçoit-il un double de tous les bons de commande ? Est-il possible d'expédier des marchandises (ou rendre des services sans bon de commande autorisé ? Le service expédition prépare-t-il un bon d'expédition pour toute marchandise expédiée ? Pour les services' rendus, est-il établi un document équivalent ? Si oui, Ces documents sont-ils pré numérotés ? Si non, existe-t-il un registre chronologique des marchandises expédiées ou services rendus ? Les bons ct/ou le registre sont-ils communiqués au service facturation ? Est-il possible d'émettre ces documents sans que les marchandises soient expédiées ou les services rendus ? E - FACTURATIONS Le service facturation s'assure-t-il qu'il reçoit tous les bons d'expédition (ou équivalent) émis (y compris pour les ventes de déchets, rebuts...) ? Les factures sont-elles établies à partir des documents. d'expédition ? Sinon existe-t-il un risque d'émettre des factures alors que les marchandises n'ont pas été livrées ou les services rendus ?
Les factures originales sont-elles suffisamment différentes des copies pour éviter des confusions ? La facturation est-elle établie au jour de l'expédition ? Existe-t-il un rapprochement régulier entre les documents d'expédition sont-ils vérifiés ? Les factures et avoirs sont-ils envoyés directement aux clients par le service facturation ? -. Si des factures pro forma sont émises, sont-elles suffisamment différentes pour ne pas être confondues avec les autres ? Contrôle-t-on leur remplacement ultérieur par des factures définitives ? G - LITIGES Les retours de marchandises sont-ils saisis sur des bons de retour pré numérotés, dès réception ? Les autres contestations des clients sont-elles saisies sur des bons de litige pré numérotés ? Tous ces bons sont-ils soumis à approbation avant émission des avoirs ? Le service facturation s'assure-t-il • qu'il reçoit tous les bons émis quelle que soit leur origine ? • que tous les bons ont été soumis à approbation ? - Les avoirs sont-ils établis • à partir de ces bons ? • avec les factures d'origine ? Existe-t-il une procedure d’identifier les liiges n’ayant pas l’objet l'objet d'un avoir ? Si oui cette procédure est-elle utilisée pour provisionner les période ? Les avoirs sont-ils autorisés avant expédition aux clients ? Les liasses vierges d'avoirs sont-elles protégées, leur utilisation est-elle contrôlée ? H - COMPTABILISATION Les factures et avoirs sont-ils pré numérotés ? Si Si oui, cette séquence est-elle utilisée pour vérifier qu'ils sont tous comptabilisés ? Existe-t-il un contrôle permettant de s'assurer que le total du journal des ventes est égal au total des factures et avoirs émis dans la période ? Les imputations au journal des ventes et aux comptes
individuels clients sont-elles contrôlées ? Vérifie-t-on que: •la même facture n'est pas enregistrée plusieurs fois? •le même avoir n'est pas enregistré plusieurs fois? Les factures et avoirs sont-ils annulés après comptabilisation pour éviter les enregistrements multiples ? Y a t il des risques d'erreur de centralisation au grand livre ? Le mode de comptabilisation permet-il de distinguer •les ventes aux sociétés du même groupe ? •les exportations ? •les ventes par catégories de clientèle ? •les ventes par catégories de produit ? •les ventes assorties de conditions particulières ? Les expéditions «gratis» ou les garanties font-elles l'objet d'une facture pour ordre visée pour autorisation ? Les factures annulées sont-elles conservées ? I - JUSTIFICATION DES SOLDES Une balance des comptes clients individuels est-elle établie régulièrement ? Cette balance est-elle rapprochée avec le compte collectif ? Les écarts éventuels sont-ils analysés et corrigés immédiatement ? Les corrections sont-elle approuvées par un responsable ? Les soldes des comptes individuels sont ils lettrés et justifiés régulièrement ? Une attention particulière est-elle portée aux soldes créditeurs ? Des relevés de comptes sont-ils envoyés régulièrement aux clients ? La TVA sur vente comptabilisée et le chiffre d'affaires sont-ils rapprochés régulièrement des déclarations ? J - PROTECTION DES ACTIFS Existe-t-il une procédure permettant de fixer des limites maximales de crédit par client ? Ces limites sont-elles revues régulièrement ? Si oui, les en-cours clients (factures non réglées, effets à recevoir y compris ceux qui sont escomptés, commandes en cours de livraison) sont-ils suivis et contrôlés avant acceptation des commandes ? Le service chargé de l'acceptation des commandes est-il régulièrement informé des incidents de paiement ? Une balance par ancienneté de créance est-elle établie régulièrement ? Si oui est-elle préparée en fonction des dates d'échéances (surtout Si les délais de paiement sont différents par client) ? Si les délais de paiement sont différents par client) ? Cette balance est-elle régulièrement soumise ô un responsable ? Cette balance sert-elle de base à une procédure de relance systématique ? Cette procédure de relance est-elle suivie d'une remise
régulière au contentieux des créances douteuses ? Les opérations diverses sur les comptes clients (transferts de compte à compte, ex tourne de créances) sont elles approuvées par tin responsable ? Garde-t-on la trace des créances annulés ? les factures et avoirs peuvent-ils être altérés sans autorisation d’un responsable ? les conditions de vente sont-elles clairement notifiées aux clients ? les ventes au personnel sont-elles contrôlées ? Si les services (ou travaux) sont rendus sur une période étendue, procède-t-on à des demandes d'acomptes ? K - PROVISIONS: Les provisions pour clients douteux sont-elles : • calculées régulièrement sur l'année ? • établies selon des critères clairement définis et constants ? Les critères sont-ils prudents et indépendants des critères de déductibilité fiscale ? Le mode de calcul permet-il de dissocier les provisions déductibles fiscalement de celles qui ne le sont pas ? CHAPITRE X - TRESORERIE - RECETTES A - OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE L'analyse du système de contrôle interne de la fonction trésorerie recette.'; doit permettre de s'assurer que: Les séparations de fonctions sont suffisants. - Toutes les recettes ont intégralement et rapidement remises en banque. - Toutes les recettes sont comptabilisées et correctement imputées, totalisées, centralisées. - Toutes les recettes enregistrées correspondent a des recettes réelles de l'entreprise. - Toutes les recettes sont enregistrées dans la bonne période et correctement évaluées. N. B. Cette fonction doit être examiné conjointement avec « Banques et Caisses ». B - SEPARATION DE FONCTIONS Apprécier la séparation de fonctions en ce qui concerne - La tenue de la caisse - La détention des chèques reçus - La détention des effets À recevoir - La détention des carnets de chèques vierges - La préparation des chèques - La signature des chèques - L'envoi des chèques - L'approbation des pièces justificatives - L'annulation des pièces justificatives - L'autorisation d'avances aux employés - La tenue du journal des ventes - La tenue du journal de trésorerie - L'enregistrement des recettes À l'ouverture du courrier
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La remise en banque des recettes L'émission des avoirs L'émission des factures L'approbation des avoirs La tenue des comptes clients La tenue des comptes fournisseurs La tenue des comptes banques La réception des relevés de banque La préparation des rapprochements de banque La comparaison entre les recettes enregistrées au courrier et celles remises en banque.
C - RECEPTION -Tous les règlements sont-ils reçus par courrier ? -L'ouverture du courrier se fait-elle sous le contrôle d'une personne responsable ? -Les règlements inclus dans le courrier sont-ils : • .enregistrés, par nature, dès l'ouverture du courrier ? • .complétés immédiatement à l'ordre de l'entreprise, si nécessaire. • .transmis directement au trésorier pour remise en banque ? -Si des règlements importants sont reçus en espèces, sont-il versé à une caisse indépendante de celle qui effectue les paiements ? -Pour les recettes en espèces, sont-elles : • .enregistrées sur des pièces de caisse standard et pré numérotées ? • .enregistrées au fur et à mesure dans le journal de caisse ? • .rapprochées des espèces en caisse ? -Les chèques et espèces sont-ils remis en banque tous les jours ? -Si des recettes sont effectuées par des agents (représentants, livreurs.) ces personnes sont-elles tenues : • .de délivrer des reçus pré numérotés ? • .de transmettre immédiatement ces recettes à la société (ou à la banque) ? • .de transmettre simultanément le double des reçus aux services comptables ? -Est-il possible que des recettes ne soient pas encaissées pour des ventes au comptant ? D - ENREGISTREMENT - Les recettes sont-elles enregistrées dans les comptes clients (ou débiteurs) à tir d'avis de recettes plutôt qu'à partir des chèques et effets ? -Les effets envoyés à l'acceptation sont-ils enregistrés de façon à permettre le sui i d leur retour ? -Si oui, le registre est-il revu régulièrement et des relances envoyées aux retardataires -Les effets sont-ils enregistrés, dès réception : • .dans un compte « effets à recevoir » • .dans un échéancier ?
-Les effets remis à l'encaissement font-ils l'objet d'un bordereau ? - Ce bordereau utilisé pour suivre l'encaissement effectif des effets ? - Ce bordereau (ou un autre moyen) permet-il d'évaluer, en fin de période, le mot des effets remis à l'encaissement et non encore honorés ? -Les effets remis à l'escompte sont-ils comptabilisés ? -L'imputation des règlements aux comptes individuels clients est-elle contrôlée ? -Le système d'enregistrement permet-il d'éviter les enregistrements multiples même règlement et les erreurs de centralisation ? -Les avis de paiement sont-ils annulés après comptabilisation ? -Les recettes sont-elles comptabilisées au jour le jour ? -En fin de période, la comptabilité s'assure-t-elle qu'elle a enregistré : • .tous les règlements reçus dans la période ? • .uniquement ceux-là ? -les recettes enregistrées par la banque, et non par la société, décelées par les rapprochements de banque, sont-elles enregistrées sur la période ? - les personnes chargées des imputations des règlements disposent-elles de listes de comptes clients, régulier ment mis à jour ? E - PROTECTION DES ACTIFS -Le total des recettes remises en banque est-il rapproché : • .du total des recettes enregistrées au courrier ? • .du total des recettes enregistrées au crédit des comptes clients et débiteurs ? -Les effets reçus sont-ils conservés dans un coffre en attendant d'être remis en banque ? -Les effets en portefeuille sont-ils régulièrement : • .inventoriés ? • .rapprochés avec le compte effets à recevoir ? • .rapprochés avec l'échéancier ? -L'échéancier est-il utilisé pour contrôler le respect des échéances ? - Est-il régulièrement revu par un responsable pour déceler les anomalies ? -Les reports d'échéances sont-ils : • .autorisés ? • .reportés sur l'échéancier ? - Les effets sont-ils mis en recouvrement suffisamment tôt avant la date d'échéance ? -Le montant des effets à l'encaissement et/ou des effets à l'escompte est-il rapproché au moins une fois par an avec la banque ? -Les effets impayés sont-ils redébités aux comptes clients ? - soumis à un responsable ? CHAPITRE X – BANQUES CAISSES A - OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE
L'analyse du système de contrôle interne des caisses et banques doit permettre de s'assurer que, outre les contrôles déjà effectués sur les recettes et les dépenses : -Le système de tenue et de comptabilisation de la caisse est fiable -Tous les mouvements de trésorerie sont correctement comptabilisés et conformes à la stratégie financière définie par la direction. B - SÉPARATION DE FONCTIONS : Apprécier la séparation de fonctions en ce qui concerne : -La tenue de la caisse -La détention des chèques reçus -La détention des carnets de chèques vierges -La préparation des chèques -La signature des chèques -L'approbation des pièces justificatives -L'annulation des pièces justificatives -La tenue du journal des ventes -La tenue du journal de trésorerie -L'enregistrement des recettes à l'ouverture du courrier -La remise en banque des recettes -L'émission des avoirs -L’émission des factures -L'approbation des avoirs -La tenue des comptes clients -La tenue des comptes fournisseurs -La tenue des comptes banque -La réception des relevés de banque -La préparation des rapprochements de banque. -La comparaison entre les recettes enregistrées au courrier et celles remises en banque. A - BANQUES: -Des rapprochements sont-ils effectués régulièrement avec les relevés de banque ? -Pour tous les comptes ? -la procédure de rapprochement prévoit-elle : • .une comparaison des numéros et montants des chèques émis ? • .l' examen des chèques annulés ? • .la comparaison des dates et montants de recettes encaissées avec le journal des recettes et le total des règlements reçus ? • .la vérification des additions des journaux ? • .la comparaison avec le grand-Livre ? -la présentation des rapprochements permet-elle d'identifier facilement : • .les écarts dus à des montants non comptabilisés par la banque de ceux dus • à des montants non comptabilisés par l' entreprise ? • .les éléments anciens ? -.les éléments anciens font-ils l' objet de recherches ? -Sont-ils contre-passés à la fin de la période de validité (il est rappelé que la passation
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en perte ou en profit ne peut être effectuée qu'après la prescription des dettes ou créances correspondantes)? -les rapprochements sont-ils revus par un responsable ? -l' ouverture et la fermeture des comptes de banque sontelles sous la responsabi- lité de la direction ? -les jours de valeurs et décomptes d'agios sont-ils contrôlés ? -le niveau des dépôts bancaires est-il contrôlé : • .pour éviter des comptes à découvert quand d'autres sont largement • approvisionnés ? • .pour obtenir une rémunération des excédents de trésorerie ? -les signatures autorisées déposées en banque sont-elles : • .régulièrement vérifiées ? • .automatiquement modifiées en cas de départ ? B - RISQUES DE MARCHE (nouveaux instruments financiers) -Les instructions de l'entreprise pour intervenir sur les marchés à risques sont-elles clairement définies ? -Quelles sont les procédures de fixation et de contrôle périodique des limites d'exposition dont s'est dotée l'entreprise ? -Les positions en cours sont-elles suivies : • .par nature d'opération (couverture ou autres) ? • .par type d'instrument, présenté par catégorie de risques (taux, change, actions) et par nature d'engagement (ferme, conditionnel) en distinguant les marchés organisés et de gré à gré ? -Les méthodes comptables retenues pour l'évaluation et la comptabilisation de ces produits sont-elles décrites par écrit, et définies par instrument, selon le marché d'intervention ? -L'incidence de l'utilisation de ces produits sur les résultats de l'entreprise est-elle analysée ? C - CAISSES -La caisse est-elle tenue d'après un système de fonds fixe ? -Le volume de la caisse semble-t-il correspondre aux besoins normaux de la société sans les dépasser ? -Les assurances sont-elles souscrites en conséquence ? -Si des espèces sont versées à la caisse, surveille-t-on que le montant en caisse n'ex- cède jamais le plafond ? -La.sécurité des fonds est-elle bien assurée : .dans l' entreprise ? -La.sécurité des fonds est-elle bien assurée : • .dans l’entreprise ? • .pendant les transferts ? -Les chèques de réapprovisionnement sont-ils établis : • .au nom du responsable des fonds ? • .sur présentation du journal ou du récapitulatif des dépenses ? -Le signataire du chèque effectue-t-il des sondages sur les justificatifs de caisse ? -Des documents dûment autorisés sont-ils exigés pour tous
mouvements de caisse ? -Ces documents sont-ils : • .accompagnés des pièces justificatives ? • .remplis de manière indélébiles ? • .pré numérotés ? -Les pièces justificatives sont-elles annulées après paiement pour éviter tout réemploi ? -L'imputation des dépenses est-elle vérifiée par un responsable ? -Des vérifications surprises des espèces en caisse sont-elles effectuées périodiquement par des responsables ? -Sont-elles matérialisées sur le livre de caisse ? -Les versements d'espèces contre chèques au personnel sont-ils plafonnés ? -Les chèques correspondants sont-ils remis en banque quotidiennement ? -Les paiements en espèces sont-ils limités au plafond légal ? -L'accès à la caisse est il limité ? -S'il existe des caisses annexes de la caisse principale, sontelles soumises aux mêmes contrôles ? -Le caissier peut-il effectuer des avances temporaires non comptabilisées comme telles (les bons de caisse étant conservés en lieu et place des espèces) ? -La centralisation du journal de caisse est-elle faite régulièrement ? -Le montant au bilan est-il rapproché des espèces en caisse ? CHAPITRE XI –ENGAGEMENTS A - OBJECTIFS DU CONTROLE INTERNE L' analyse des procédures en matière d'engagements a pour objectif de s'assurer que les systèmes comptables permettent de saisir et de valoriser, à tout moment, les engagements pris par l'entreprise et qui doivent faire l'objet d'une information dans les comptes annuels. B - SUIVI DES ENGAGEMENTS -Existe-t-il un système d'enregistrement des engagements ? -Les avals, cautions et garanties données font-ils l'objet d'une autorisation du conseil d'administration (ou de surveillance} ? -La liste des engagements est-elle régulièrement tenue à jour ? -Revue périodiquement par une personne responsable ? -Utilisée pour déterminer si des risques dus aux engagements donnés doivent être provisionnés ? Donnés • .effets escomptés non échus ? • .avals et cautions ? • .biens donnés en garantie pour des tiers ? • .biens donnés en garantie pour des dettes de l'entreprise ? • .engagements donnés à l'égard d'entreprises liées ? • .engagements dus aux contrats ou accords passés
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avec les cadres et dirigeants pré- voyant le versement d'indemnités en cas de départ à la retraite ou de décès ? .engagements dus à la participation à un GIE ou à une société en participation, en commandite simple, en nom collectif, ou civil ? .autres ?
• Reçus • .actions détenues par les administrateurs ? • .sûretés obtenues ? • .autres ? Réciproques -Marchés à terme: à livrer ? -Marchés à terme: à recevoir ? -Commandes fermes d'immobilisations réceptionnées ? -Loyers à échoir ? -Opérations de crédit bail ? -Crédits non utilisés ? -Promesse d'achat ou de vente ? -Autres ?
non
encore
