ISCAE Diplôme National d’Expertise Comptable
Rapport de stage MAÎTRE DE STAGE CONTRÔLEUR Note de Recommandations sur le système de DE STAGE MOSTAFA FRAIHA contrôle interne
Travail effectué par EL OUATIK MOHAMED
PÉRIODE DU 1
ER
OCTOBRE
2002
AU
31 MARS 2003
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DIPLOME NATIONAL D’EXPERTISE COMPTABLE
RAPPORT SEMESTRIEL DU CONTROLE DE STAGE Période
:
DU 1
Stagiaire
:
EL OUATIK MOHAMED.
Maître de stage
:
MOSTAFA FRAIHA
ER
OCTOBRE
2002
AU
31 MARS 2003
Contrôleur de stage :
I – IDENTITE DU STAGIAIRE Nom
El Ouatik.
: Prénom
Mohamed.
: Date de naissance
:
29 août 1973.
Adresse
Hy Hind 48-50, rue 3, Ain Chock Casablanca.
: Situation de famille :
Marié.
Diplôme
ISCAE.
:
II – DEROULEMENT DU STAGE - Date d’inscription à l’ISCAE
:
Septembre 1999
- Date du démarrage effectif du stage
:
Octobre 1999
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.
- Avez-vous rencontré des difficultés pour trouver un maître de stage ?
Non :
- Avez-vous changé de maître de stage ?: Si oui, pour quelles raisons ? :
Non
- Avez-vous rencontré des difficultés pour suivre les cours à l’ISCAE ? : Si oui, de quel ordre ? :
Non
- Avez-vous rencontré des difficultés pour effectuer les travaux qui vous ont été confiés par votre maître de stage ? Si oui, de quel ordre ? - Vos remarques et observations concernant le déroulement de votre stage durant le semestre
Non
: :
J’ai pu bénéficier d’une grande abondance d’expériences et de documentation au sein du cabinet
: KPMG.
IV – OBJET DE L’ETUDE TRAITEE
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Note de Recommandations sur le système de contrôle interne
V – APPRECIATION DU MAITRE DE STAGE : ………………………………………………………………………………………………………….. ………….……………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………….
Signature
VI – APPRECIATION DU CONTROLEUR DE STAGE : ………………………………………………………………………………………………………….. . ………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….. . ………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………
III – TRAVAUX EFFECTUES :
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Nature des travaux
Nature des dossiers
Nombre d’heures
1. Pratique de la tenue comptable, Diverses sociétés et entreprises de l’assistance et de la supervision industrielles, commerciales et de comptable. services.
80 h
2. Préparation et établissement des Diverses sociétés et entreprises déclarations fiscales et sociales. industrielles, commerciales et de services.
30 h
3. Conseil et représentation fiscale, Divers dossiers dans le cadre de contentieux et de fiscaux. recours fiscaux.
70 h
de
recours
4. Pratique de l’audit et de la Industrie, finance, service. révision des comptes.
700 h
5. Pratique du droit des affaires.
Participation à la constitution de dossiers juridiques.
20 h
6. Formation.
Préparation d’un séminaire externe de nature comptable.
100 h
Signature du stagiaire :
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Sommaire INTRODUCTION...................................................................................................................................7 I.APPRÉCIATION DU CONTRÔLE INTERNE............................................................................................................8 PRÉSENTATION ET DÉFINITIONS DU CONTRÔLE INTERNE.........................................................................................8 PRÉSENTATION............................................................................................................................................8 DÉFINITIONS...............................................................................................................................................8 LES OBJECTIFS DU CONTRÔLE INTERNE..............................................................................................................8 PRINCIPES FONDAMENTAUX DU CONTRÔLE INTERNE..............................................................................................9 LES COMPOSANTES DU CONTRÔLE INTERNE......................................................................................................10 OBSTACLES ET LIMITES................................................................................................................................11 TECHNIQUES UTILISÉES LORS DE L’ÉTAPE D’APPRÉCIATION DU CONTRÔLE INTERNE....................................................11 PROCÉDURE RECETTES- DÉBITEURS- RECOUVREMENT.......................................................................................13 CONCLUSION................................................................................................................................................19
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INTRODUCTION Une mission d’audit comprend plusieurs étapes, ces étapes se succèdent pour former un tout indissociable et forgent ainsi la démarche de l’auditeur. Cette démarche représente l’essence de l’approche d’audit telle qu’elle a évolué au fil du temps, des expériences et des apports des professionnels du domaine. Rappelons le brièvement, les étapes représentant le déroulement d’une mission d’audit sont les suivantes : -Prise de connaissance générale de l’entreprise. -Evaluation préliminaire du dispositif de contrôle interne. -Evaluation définitive du dispositif de contrôle interne. -Mise en œuvre du contrôle des comptes. -Obtention d’éléments probants pour l’opinion d’audit. -Emission d’une opinion d’audit.
Mon expérience professionnelle au sein du cabinet d’audit et de conseil KPMG m’a permis d’apprécier à sa juste valeur l’importance de l’évaluation du contrôle interne, incontournable dans les missions d’audit. L'utilisation des travaux d’évaluation du contrôle interne en support des travaux de certification des comptes révèle une importance considérable en permettant surtout : - dans un premier temps d'évaluer le niveau de risque lié aux systèmes d'information qui sont en support des transactions comptables (revue des contrôles généraux ) ; - dans un deuxième temps si l'évaluation des contrôles généraux est satisfaisante d'évaluer les contrôles clés liés aux processus, évitant ainsi d'avoir une approche d'audit substantive. Cette démarche est applicable dans les cas où nous pouvons faire confiance aux systèmes d'information. Dans d'autres cas, les faiblesses de contrôle interne ne nous permettent pas de nous appuyer sur les systèmes pour certifier les comptes. Nous nous emploierons dans le présent rapport à mettre en exergue les principaux points de dysfonctionnement identifiés au titre de notre revue des procédures et à émettre en parallèle toutes les recommandations possibles visant l’amélioration du système de contrôle interne. Le présent rapport se veut, avant tout, pratique, en vue de permettre au lecteur professionnel ou étudiant de tirer un enseignement pratique susceptible de lui apporter une plus value substantielle en la matière. La société concernée par cette étude est une société anonyme dont l’activité est principalement la fabrication des produits sanitaires, et accessoirement, l’importation et le commerce en général des produits et des matières premières servant à la fabrication de ces produits.
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I.
Appréciation du contrôle interne
Lors de l’orientation et de la planification de sa mission, l’auditeur identifie les systèmes significatifs dont il va apprécier les procédures de contrôle interne. L’appréciation du contrôle interne permet ensuite de déterminer les quantités de contrôles directs à réaliser et fournit à l’auditeur l’occasion de faire des recommandations pour améliorer des procédures défaillantes. Après avoir présenté et défini le contrôle interne et les principes fondamentaux sur lesquels il repose, nous situerons la place de l’appréciation du contrôle interne dans la démarche de l’auditeur puis nous présenterons les techniques d’appréciation du contrôle interne.
Présentation et définitions du contrôle interne Présentation Le contrôle interne est un système d’organisation. Le champ d’application du contrôle interne était autrefois limité au système d’organisation comptable et avait pour objectif d’éviter les fraudes et les erreurs involontaires. Mais il est devenu étendu à l’amélioration des performances.
Définitions Le contrôle interne est un système d’organisation qui comprend les procédures de traitement de l’information comptable d’une entreprise, et les procédures de vérification du bon traitement de cette information comptable. Le contrôle interne a pour but : - De sauvegarder du patrimoine, par la mise en œuvre de procédures qui évitent les erreurs et les fraudes, - D’améliorer les performances de l’entreprise, par la mise en œuvre de procédures efficientes. Ces deux objectifs peuvent s’appliquer à d’autres domaines de l’entreprise mais on retient ici l’expression « contrôle interne »pour les procédures administratives et comptables ayant un lien avec l’établissement des comptes annuels. Les définitions d’une stratégie, d’une politique de vente ou d’une technique de production ne relèvent pas du contrôle interne. Le contrôle interne ne permet pas de répondre aux questions « que choisir ?où aller », mais il insère les processus de décision et d’action au sein de procédures qui permettent de cerner les rôles pour préciser qui fait quoi, comment et dans quel but.
Les objectifs du contrôle interne Les objectifs que l’on trouve dans la définition du contrôle interne donnée par les experts comptables sont les suivants : - La sécurité des actifs : un bon système de contrôle interne doit viser à sauvegarder et à préserver le patrimoine de l’entreprise (actifs immobilisés, stocks, hommes de l’entreprise, l’image de marque, la technologie et les informations confidentielles). - La qualité des informations : les informations doivent être fiables, vérifiables, exhaustives, pertinentes et disponibles pour pouvoir donner « une image fidèle »du résultat de l’exercice, de la situation financière et du patrimoine de l’entreprise. - Le respect des directives : le respect des politiques, plans, procédures, lois et réglementations. - Optimisation des ressources par une utilisation économique et efficace. 8
Principes fondamentaux du contrôle interne Le contrôle interne prend appui sur des principes fondamentaux : a) Principe d’organisation (les procédures doivent être formalisées), b) Principe de séparation des fonctions (certaines fonctions ne doivent pas être tenues par une seule et même personne), c) Principe d’intégration (les procédures doivent permettre le contrôle mutuel et des recoupements de l’information) d) Principe de bonne information (elle doit être utile et vérifiable), e) Principe de qualité du personnel (le personnel doit être compétent et intègre), f) Principe d’harmonie (les procédures doivent être adaptées à l’entreprise), g) Principe d’universalité (les procédures doivent être appliquées dans toute l’entreprise), h) Principe d’indépendance (les objectifs du contrôle interne doivent être atteints quels que soient les moyens techniques utilisés), i) Principe de permanence (les procédures doivent être pérennes). a) Organisation Toute entreprise, quelles que soient sa taille et sa branche d’activité, doit être organisée rationnellement. Ses structures doivent être décrites dans un organigramme, ses procédures doivent être écrites et rassemblés dans un manuel. Plus l’entreprise est grande et plus l’existence d’un manuel écrit s’avère nécessaire. Il permet de définir les tâches, les responsabilités (d’encadrement en particulier), les pouvoirs (de signature, par exemple), et de décrire les procédures de transmission de l’information. b) Séparation des fonctions Le principe de la séparation des fonctions ne se pose qu’à partir du moment où, l’entreprise ayant agrandi, il existe des délégations de pouvoir dont, en particulier, des délégations de signature sociale. Dès lors, il est nécessaire de séparer les fonctions fondamentales suivantes et les attribuer à des personnes ou hiérarchies différentes : -
Fonction de décision (d’autorisation, d’approbation), Fonction de protection et de conservation de valeurs monétaires (trésoriers), Fonction de protection et de conservation de biens physiques (magasiniers), Fonction de comptabilisation (comptables).
c) Intégration (ou auto-contrôle) Les procédures de contrôle interne doivent comprendre des procédures d’auto-contrôle qui permettent de déceler des anomalies par des processus routiniers. Elles reposent à la fois sur des recoupements d’information et sur des contrôles réciproques (contrôles mutuels) rendus possibles par une bonne séparation des fonctions. d) Bonne information L’information qui chemine dans le circuit du contrôle interne doit être pertinente, utile, objective, communicable et vérifiable. En outre, certaines informations doivent pouvoir être directement reçues par les dirigeants sans avoir été préalablement filtrées.
e) Qualité du personnel Tout système de contrôle interne est, sans un personnel de qualité, voué à l’échec. La qualité du personnel comprend la compétence et l’honnêteté, mais la fragilité du facteur humain rend toujours nécessaires de bonnes procédures du contrôle interne.
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f)
Harmonie
Le respect du principe d’harmonie implique l’adéquation du contrôle interne aux caractéristiques de l’entreprise et de son environnement. Sinon, le contrôle interne formerait un ensemble rigide et contraignant. En un mot: harmonie = adapter les moyens aux besoins. g) Universalité Ce principe signifie que le contrôle interne concerne toutes les personnes dans l’entreprise, en tout temps et en tout lieu : il n’y a pas de domaines réservés, il n’y a pas de personnes privilégiées, il n’y a pas de moment où les procédures ne sont plus appliquées, il n’y a non plus d’établissements ou d’activités exclus. h) Indépendance Le principe d’indépendance implique que les objectifs du contrôle interne doivent être atteints indépendamment des méthodes et des moyens de l’entreprise. i)
Permanence
Ce principe de pérennité est fort logique car toute organisation nécessite une stabilité de ses structures de manière à ne pas perdre de temps à l’adaptation du personnel et des machines aux nouvelles procédures mises en place.
Les composantes du contrôle interne Le contrôle interne s’organise autour de cinq composantes fondamentales découlant de la façon dont l’activité est gérée et qui sont intégrées au processus de gestion : 1. 2. 3. 4. 5.
Environnement de contrôle L’évaluation des risques Les activités de contrôle Informations et communication Le pilotage
1. L’environnement de contrôle recouvre les préalables à l’instauration d’un contrôle interne véritable avec deux caractéristiques fondamentales : -
La compétence et l’intégrité du management La qualité de la planification, de l’information de gestion et du suivi de l’activité ; ce point faisant directement référence aux aspects du contrôle de gestion
L’environnement de contrôle est le fondement des autres composantes. Il fournit le contexte dans lequel le membres du personnel exercent leur fonction et assument leur responsabilité en matière de contrôle. 2. L’évaluation des risques permet à l’entreprise d’identifier les facteurs clés de réussite, condition favorisant l’atteinte des objectifs. 3. Les activités de contrôle sont les règles et procédures permettant de s’assurer de l’application des directives de la direction. Elles permettent de s’assurer que les mesures nécessaires sont prises face aux risques liés à la réalisation des objectifs de l’entité et dans toute les fonctions. 4. Information et communication : le système d’information d’une entité est l’ensemble des ressources (personnel, compétences professionnelles, installations , processus de fabrication, matériel informatique, logiciels et données) destinées à fournir des informations permettant d’atteindre les
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objectifs de l’entité. Le système d’information financière est une partie du système d’information global de l’entité. 5. Le pilotage : les opérations du pilotage permettent au personnel de l’entreprise d’évaluer les performances du système du contrôle interne dans le temps. Les opérations de pilotage efficace sont celles qui prévoient une remontée de l’information relative aux défaillances du contrôle interne aux niveaux hiérarchiques appropriés. Elles doivent permettre d’informer la direction, le conseil d’administration et ses comités de tout problème grave. En général, la combinaison d’opérations de pilotage permanentes et d’évaluations ponctuelles procure l’assurance que l’efficacité du contrôle interne se maintient dans le temps.
Obstacles et limites Le contrôle interne se heurte à différents obstacles qui sont liés au comportement des dirigeants et aux problèmes humains, tels que la résistance au changement et l’aspect négatif que comporte le mot « contrôle » qui, pour beaucoup, implique un manque de confiance. Par ailleurs, -
La mise en place d’un contrôle dépend du rapport qui existe entre le coût de ce contrôle et l’ampleur du risque qu’il est supposé limiter , Quelle que soit la qualité du contrôle, la collusion peut lui faire perdre toute efficacité, La taille de l’entreprise, dans la mesure où elle limite les moyens disponibles, impose également des limites à la qualité du contrôle interne.
Techniques utilisées lors de l’étape d’appréciation du contrôle interne Apprécier le contrôle interne, c’est-à-dire vérifier sa bonne conception et son bon fonctionnement, nécessite de respecter des phases de travail : prise de connaissance des procédures mises en place par l’entreprise, description, vérification de leur existence réelle, évaluation des risques liés à leur conception, vérification de leur bon fonctionnement, et d’utiliser des techniques. a) Prise de connaissance du système La phase de prise de connaissance de contrôle interne doit permettre à l’auditeur d’acquérir une bonne compréhension du circuit de traitement (manuel ou informatique) de l’information, depuis l’initiation d’une opération jusqu’à sa traduction dans les comptes annuels de l’entreprise. Pour réaliser cette phase, l’auditeur : -
Conduit des entretiens avec les responsables des services concernés, Analyse, s’il existe, le manuel des procédures de contrôle interne, Prend connaissance, si aucun problème de confidentialité ne se pose, des dossiers des auditeurs précédents.
b) Description du système Cette deuxième phase relève de la simple logique : l’auditeur doit garder la trace des l’informations recueillies lors de l’étape précédente de prise de connaissance. L’auditeur a ici le choix entre une forme narrative (manuscrite ou informatisée) et des diagrammes (flowcharts). Un diagramme de circuits de documents, encore appelé graphique d’acheminement, est une représentation graphique d’une suite d’opérations dans laquelle les différents documents, postes de responsabilité et traitements sont représentés par des symboles réunis les uns aux autres suivant l’organisation administrative de l’entreprise. 11
c) Vérification de l’existence du système L’objectif de cette troisième phase est de confirmer que le descriptif représente bien la procédure telle qu’elle est prévue par l’entreprise. L’auditeur sélectionne un nombre limité de transactions (deux ou trois achats, deux ou trois ventes,...) et vérifie que les contrôles prévus par l’entreprise sont effectués : approuver un ordre d’achat, sélectionner un fournisseur,... On parle ici de tests d’existence ou des tests de conformité. d) Évaluation des risques dus à la conception des systèmes Dans cette quatrième phase, l’auditeur juge la pertinence des traitements et des vérifications mis en place par l’entreprise. Le but est ici de s’assurer que la conception de la procédure, tant au niveau du traitement de l’information que de sa vérification, élimine les risques d’erreurs et de pertes. La technique la plus fréquemment utilisée pour évaluer les risques dus à la conception des systèmes repose sur l’utilisation de questionnaires de contrôle interne qui donnent la liste des principaux points de contrôle interne qu’il est généralement nécessaire de vérifier. Les listes de points à examiner qui figurent dans les questionnaires de contrôle interne se présentent sous la forme de questionnaires de type fermés ou de type ouverts. Dans les questionnaires fermés l’auditeur répond par oui ou par non, ou par « question non applicable dans cette entreprise ». Ils sont conçus de telle sorte qu’une réponse négative révèle une anomalie. Exemples : toutes les marchandises expédiées aux clients donnent-elles lieu à l’établissement d’un bon d’expédition ? tous les bons d’expédition donnent-ils lieu à l’établissement d’une facture ? toutes les factures émises sont-elles comptabilisées ? Les questionnaires ouverts n’autorisent pas de réponses succinctes du type OUI/NON et obligent ainsi l’auditeur à faire un effort de description, de compréhension et de jugement. e) Vérification du fonctionnement des procédures L’objectif de cette cinquième phase est de vérifier que les procédures décrites sont celles qui sont réellement utilisées, et qu’elles le sont en permanence (on parle de tests de permanence). L’auditeur dispose pour cela de trois techniques : -
-
Examen de l’évidence du contrôle. Ces tests sont similaires aux tests d’existence présentés à la troisième phase. Rapides à exécuter, menés en grand nombre et en peu de temps, cette technique permet de couvrir des échantillons importants et de donner à l’auditeur l’assurance que les procédures sont respectées en permanence. Exemples : existence d’un visa attestant que tout bon de commande a été approuvé; existence d’un visa attestant le contrôle arithmétique des factures ; existence de rapprochements bancaires mensuels. L’observation. L’observation de l’exécution d’un contrôle permet à l’auditeur de mieux comprendre la façon dont le contrôle est réalisé et de vérifier son exécution correcte. Répétition des traitements et des vérifications par l’auditeur. l’auditeur refait le traitement ou le contrôle réalisé par le personnel ou l’ordinateur de l’entreprise. Cette répétition permet à l’auditeur de s’assurer que, aux traitements et vérifications matérialisés par des visas ou des documents, est lié un travail réel (la pertinence du travail prévu ayant été, quant à elle, évaluée lors de la quatrième phase).
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Procédure Recettes- Débiteurs- recouvrement A- Description de la procédure Pour acquérir les informations nécessaires à notre diagnostic, nous avons utilisé les moyens suivants : • La prise de contact avec les cadres, ceci par le biais d’entretiens directs avec les responsables des principales fonctions ; • Distribution des questionnaires préétablis pour tous les intervenants dans le circuit ; • L’examen de l’actuel organigramme de la DAF et des divers documents descriptifs établis par la société ; • La revue des principales procédures comptables ; L’objectif de cette étape est d’identifier les responsabilités, les taches et le circuit des documents. B- Méthode narrative
Intervenants et responsables
Directeur Général
Responsable Administratif et Financier 13
La comptabilité générale
Le service contrôle
Le service commercial
Le service débiteurs
Trésorier
Les différents points de vente
Modalité s Pré- Checking
Le service commercial s’occupe de la prospection des clients, recherche d’information sur la solvabilité des clients afin d’autoriser des crédits,
La clientèle de l’établissement est de trois catégories : -
Des agences contractuelles avec des tarifs spéciaux pour les quelles le voucher est exigé pour l’acceptation du groupe,
-
Les clients en comptes ( sociétés) pour lesquelles la prise en charge ou le bon de commande est exigé pour l’acceptation du client,
-
Autres agences et clients individuelles n’ayant pas de compte ouvert à l’hôtel et pour lesquelles le paiement cash est exigé
Le service commercial s’occupe également de la réservation et établi des bulletins de réservation qu’il transmet chaque jour à la réception pour la gestion des arrivées .
Les réservations se font par fax ou par téléphone ( écrit exigé pour les agences en cas de réservation pour un groupe ),
En cas de besoin, le service de réservation envoi un fax de confirmation pour le client, Checking
A l’arrivé du client, la présentation de la pièce d’identité est obligatoire pour le renseignement de la fiche de police.
La pièce d’identité est rapprochée avec le bon de commande, le voucher ou la prise en charge. Check- out
La facture est réalisée sur la base des informations reçues des différents points de vente (l’hébergement et le téléphone front la réception et factures signées par le client pour les restaurants )
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Les factures débiteurs doivent être signées par le client avant le check- out
Facturation points de vente (restaurant, bar , night club )
Les points de ventes ( bar, restaurant et night club ) sont équipés de machines enregistreuses qui sont programmés par l’informaticien. Toute modification de tarif ou de paramètres ne peut être fait que par lui, les caissier ne peuvent pas accéder au paramétrage de la machine.
A la fin de journée, le caissier imprime la bande récapitulative des recettes du jour qu’il compare avec les factures et avec les encaissements.
Travaux de la réception
Le réceptionniste renseigne la main courante au fur et à mesure des départs,
Il renseigne également l’état série des factures réception qui sert pour le contrôle de la séquence numérique des factures.
A la fin de shift, le réceptionniste sortant fait la passation des fonds avec le réceptionniste entrant, un document de passation doit être singé conjointement par le réceptionniste entrant et le réceptionniste sortant.
A la fin de journée tous les points de ventes font la passation avec la caisse réception, un imprimé doit être singé conjointement par le caissier point de vente et la caisse réception
Contrôle du night auditeur
Arrêtée des caisses points de vente : le night auditeur édite la bande de la caisse enregistreuse et la rapproche avec les factures et avec l’état des encaissements et le rapport des produits consommés
Passation des encaissements du jour entre le caissier et le night auditeur, l’état de passation doit être singé par les deux.
Arrêtée de la caisse réception : le night auditeur et le caissier réception doivent singer l’imprimé de passation de la caisse « front office »
Contrôleur des recettes
le contrôleur des recettes reçoit la journée du night auditeur et Qui contient : -
les livres de caisse recettes ( livre des cartes de crédit, livres du cash ),
-
le bordereau des factures transférées en débiteurs,
-
les bandes des machines enregistreuses des points de vente accompagnées des factures + bande caissier,
-
les passations de caisses ( entre réceptionnistes, entre caissiers, entre les caissiers et night auditeur),
-
le rapport d’occupation de la gouvernante,
-
les mains courantes ( globales et points de vente ).
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Le contrôleur des recettes procède aux contrôles suivants : -
Rapprochement du CA journalier avec les encaissements et débiteur ( bouclage de la journée),
-
Rapprochement des CA points de ventes avec les bandes machines enregistreuses et factures et total encaissement du jour et factures transférées au débiteurs ,
-
Validation des déductions de la journée,
-
Renseignement du rapport journalier .
Service débiteurs
Le service débiteurs reçoit chaque jour du night auditeur les factures passées en comptes pour suivi des comptes clients
Le service débiteurs s’assure des tarifs appliqués, des modes de règlement et de l’existence des prises en charges, de voucher pour les agences et des bons de commande.
Le service débiteurs suit les comptes clients, fait les relances, reçoit les règlements et met a jour les comptes clients .
Comptabilisation des recettes
Le rapport journalier est ensuite vérifié et visé par le RAF .
Elle se fait mensuellement sur la base du rapport journalier établi par le contrôleur des recettes
C- Confirmation de l’existant : Ici nous allons essayer de nous assurer que nous avons bien saisi et compris la procédure et que tous ceci existe et s'applique bel et bien dans l’établissement. Pour ce nous allons procéder par des tests de conformité et des tests de permanence. C-1- Test de conformité : Pour effectuer ce test, nous avons choisi un échantillon de documents que nous avons suivi depuis l’élaboration jusqu’à la fin du cycle. Notre choix de l’échantillon était aléatoire. Nous avons fait de sorte à prendre des documents à dates différentes et appartenants à différents départements pour que l’échantillon soit représentatif. On a vérifié si ces éléments sont établis par la personne habilitée et qu’elles contenaient les informations obligatoires, on a vérifié aussi le rapprochement entre les différents documents intervenants dans le cycle, leurs classements et leurs signatures. C-2- Test de permanence : Notre objectif à travers ce test est de vérifier l’application constante et permanente de la procédure qui nous a été décrite. Pour ce, on a relevé des documents à des dates différentes, qu’on a essayé de suivre pour s’assurer du bon fonctionnement de la procédure sur tout l’exercice et dans tous les lieux. D- Synthèse des constats du diagnostic et recommandations correspondantes 1. Constatation Les points de ventes ne disposent pas de caisses enregistreuses et ne sont pas reliées par système à la réception. La comptabilisation des recettes se fait manuellement sur la main courante. La facturation se fait également manuellement. • Risques - Erreurs, anomalies, oubli possible ; - Risque de non maîtrise de l’exhaustivité du chiffre d’affaires.
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•
Recommandations L’installation des caisses enregistreuses reliées à la caisse réception constituerait une solution satisfaisante. 2. Constatation La comptabilisation du chiffre d'affaires est effectuée sur la base de rapport d'activité journalier établi manuellement à partir de la main courante. Or, les mains courantes que nous avons contrôlées contiennent des ratures et sont mal présentées. • Risques Ce mode de comptabilisation comporte un risque d'erreur lors du report manuel des informations provenant de la main courante. • Recommandations La généralisation de Fidelio à tous les établissements permettrait de satisfaire à l’intégration du traitement du rapport journalier. 3. Constatation Les factures restaurant comptabilisées en compte « débiteur » ne sont pas systématiquement signées par le client. • Risques Litige éventuel avec le client quant à la réalité de la facture. • Recommandations Toutes les factures comptabilisées en compte « débiteur » devraient au préalable, être signées par les clients afin d’attester la réalité la prestation et de réduire ainsi le risque de contestation ultérieure. 4. Constatation La facturation des recettes téléphoniques se fait manuellement par la réception. Il n’existe pas d’imprimantes permettant de sortir le coût des communications. • Risques - Erreurs lors de la facturation ; - Non maîtrise de la réalité et de l’exhaustivité des recettes téléphones. - Litige avec les clients ; • Recommandations L’établissement devrait s’équiper d’un standard téléphonique avec une imprimante permettant de suivre les coûts des communications. 5. Constatation Les erreurs (écarts) constatées par le « night Audit » ne sont pas matérialisées par un procès-verbal qui serait suivi et contrôlé par les responsables. • Risques Répétition des erreurs. • Recommandations Il est recommandé d’établir un rapport par le « Night Audit » relatant les erreurs et anomalies constatées et le communiquer aux services concernés. 6. Constatation Les travaux de contrôle effectués par « l’Income Audit », les anomalies relevées ainsi que leurs explications ne sont pas matérialisés par un Procès-verbal de contrôle. Les ajustements d’erreurs sont communiqués verbalement à la réception pour régularisation sur la main courante. • Risques Risque de régularisation d’écritures sans appui vérifiable. • Recommandations Les contrôles ainsi que les régularisations communiquées à la réception doivent être matérialisés par un écrit. 7. Constatation Les gratuités données aux clients, ainsi que celles données au personnel ne sont pas comptabilisées en tant que chiffre d’affaires, ni imposées en tant qu’avantage en nature. • Risques Sous-estimation de la base de calcul des impôts et taxes suivants : - la cotisation minimale, - les taxes hôtelières calculées sur la base du chiffre d’affaires, - la TVA collectée,
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-
l’IGR.
•
Recommandations Il y a lieu de régulariser cette situation en se conformant aux législations comptables et fiscales en vigueur. 8. Constatation Les plafonds de crédit clients ne sont pas instaurés par l’établissement. • Risques Difficultés de recouvrement des créances importantes. • Recommandations Il est recommandé d’instaurer des plafonds selon l’importance du client et de sa solvabilité.
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Conclusion L’auditeur joue aujourd’hui un rôle d’évaluateur et de correcteur vis-à-vis de son client. Il juge la performance du processus par lequel l’information est produite dans un premier temps ( évaluation du CI), puis, plus traditionnellement il confirme l’existence de cette information ( contrôle des comptes). Il doit donc de ce fait remettre en cause et parfaire régulièrement ses outils d’appréciation. Sur le plan légal, la certification s’apparente à une formalité juridique par laquelle le législateur s’assure de la sincérité des entreprises en tant qu’acteurs économiques, cela dit, elle n’apporte pas réellement de valeur ajoutée au client dans la mesure où cette pratique se cantonne uniquement à infirmer ou confirmer les informations contenues dans les états financiers. C’est pour cette raison que l’appréciation du dispositif de contrôle interne s’inscrit dans le cadre d’une mission d’audit comme l’étape la plus importante car d’une part, elle vise à accroître l’efficience du système de contrôle des actifs du client, et de ce fait constitue la valeur ajoutée apportée par l’auditeur, et d’autre part elle oriente le reste des travaux (contrôle des comptes). Néanmoins, une évaluation fiable du contrôle interne nécessite avant tout une bonne connaissance du client (structure interne, profil du management…), et de son environnement (concurrence, évolution du secteur d’activité…), c’est pour cela que l’auditeur doit dans sa démarche générale pouvoir être très flexible pour s’adapter facilement au climat et aux usages des différents secteurs lorsqu’il dispose d’une clientèle diversifiée.
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