INTROD UCTION
Dans toutes les entreprises, les patrimoines détenus sont d’une importance capitale pour le service de ses entreprises, pour cela, les managers se doivent les protéger. On peut dire que les travaux du contrôle interne consistent un outil de pr otection. En effet les domaines de gestion ne présentent pas généralement les mêmes risques, d’autre part certains risques ne sont pas connus ou détectés (des anomalies, les irrégularités, ou les malversations ….), il s’agit donc en conséquence de se focaliser sur les parties de l’actif ou sur les cycles de transaction a haut risque ; Le contrôle interne des stocks le thème de ce rapport, est l’un d e ces sujets. On commence le rapport par des généralités sur le contrôle interne, a près on passe au contrôle interne des stocks, définition, objectifs et grands axes relatifs à l’accomplissement du contrôle des stocks sans oublier les procédures du contrôle par postes selon le PCN. En dernière étape on propose un questionnaire pour l’évaluation l’évaluation du système de contrôle interne des stocks.
TABLEAU DES MATIERES
INTRODUCTION I/ GENERALITES 1. Définition du contrôle interne 2. Principes de base 3. Objectifs du contrôle interne
II/ CONTROLE INTERNE DES STOCKS 1. Définition 2. Objectifs du contrôle interne des stocks 3. Les grands axes relatifs à l’accomplissement du contrôle des stocks 3.1- Contrôle des existences 3.2- Contrôle de valorisations 3.3- Contrôle des modalités de tenus des stocks
III/ CONTROLE PAR POSTES 1. Contrôle à effectuer 2. Autres contrôle à effectuer 2.1- Marchandises 2.2- Produits semi œuvrés 2.3- Produits et travaux en cours 2.4- Produits finis 2.5- Déchet et rebuts 2.6- Compte intermédiaire d’achats
VI/ EVALUATION DU CONTROLE INTERNE DES STOCKS 1. Evaluation par le diagramme 2. Evaluation par le questionnaire 3. Un questionnaire proposé 3.1- Entrées de marchandises au stocks dans les magasins 3.2- Sorties de marchandises 3.3- Les inventaires permanents et leur valorisation
1
I/ GENERALITES : 1- Définition du contrôle interne : Le contrôle interne est le résultat de l’ensemble des plans d’organisation de l’entreprise, pour leur permettre de fonctionner normalement.
2- Principe de base : La mise en œuvre du contrôle interne exige un certain nombre de principe de base, sans lesquels, les conditions de sécurité nécessaires à une bonne gestion ne sont nullement assurées, en l’occurrence : -
Un plan d’organisation qui prévoit la réparation des différentes fonctions et les r esponsabilités esponsabilités ; un manuel de procédure ; un personnel qualifié et adapté au p oste de travail.
3- Objectifs du contrôle interne : Les objectifs du contrôle interne sont principalement : -
La prévention contre les risques ris ques d’erreurs et/ou de malversations ; La gestion de l’entreprise de façon rationnelle ; La préservation et la protection des biens ; L’accroissement L’accroissement du rendement des services ; Le respect des instructions remises par la direction.
II/ CONTROLE INTERNE DES STOCKS : 1- Définition : Le contrôle interne des stocks consiste à s’assurer de l’exactitude de la sincérité, et de la régularité des montants portés en stocks dans les états financiers (bilan, annexe des stocks) Cette opinion nécessite le contrôle de : -
L’existence physique de la propriété de l’entreprise ; Méthodes de valorisation, de tenu et de suivi des stocks ; Transaction comptable des opérations des stocks. stocks.
2- Objectifs du contrôle interne des stocks : Le contrôle interne des stocks a pour objectifs objectifs principaux : -
La maîtrise des mouvements de stocks ; Bonne identification et protection des stocks ; Respects des principes de valorisation ; Séparation adéquate des fonctions et tâches.
3- Les grands a xes relatifs à l’accomplissement du contrôle des stocks : 3.1- Contrôle des existences : Deux procédures complémentaires permettent de s’assurer de la réalité des stocks : A/ Evaluation Evaluation du contrôle interne interne des cycles cycles de transaction : * Circuit / Achat, Fournisseurs et Créditeurs divers : Un bon contrôle interne suppose la réunion des conditions suivantes : 1- L’utilisation des bons de commandes prénumérotés pour tous les achats et les commandes de services ; 2- L’existence des méthodes et procédures qui permettent d’effectuer des approvisionnements à des prix compétitifs ;
2
3- L’utilisation pour chaque réception des bons prénumerotés, préalablement vérifiés et approuvés par les responsables dûment habilités. 4- L’existence d’un contrôle systématique des factures ainsi qu’une vérification des prix et de leur montant, ainsi que des taxes. Un rapprochement est effectué avec les bons de commande et les bons de réception ; 5- Des personnes différentes effectuent les opérations d’achats, les réceptions et l’enregistrement comptable ; 6- Les prescriptions du code algérien des Marchés Public doivent être respectées par les sociétés d’Etat. * Les procédures d’évaluation proposées et les résultats des sondages correspondants, effectués au niveau de chaque type d’opération : Achats, réceptions, enregistrement enregistrement des crédits en comptabilité vont permettre l’élaboration l’élaboration d’une note d’évaluation du contrôle interne. Cette note devra être accompagnée : -
d’un schéma descriptif (flow-chart) (flow -chart) des opérations ; de notes complémentaires ; et des procédés de contrôle arrêter.
Le tout sera versé dans le dossier de contrôle.
Circuit / Ventes, Clients :
Pour que le contrôle interne soit jugé suffisant, il faudrait que les conditions ci-après énumérées soient réunies : 1- Un système de contrôle efficace permettant de s’assurer la saisie intégrale des sorties et leur facturation. 2- Toutes les ventes sont enregistrées en comptabilité à partir des factures prénumerotées accompagnées des documents de commande, d’expédition ou de li vraison. 3- Les prix de vente sont appliqués correctement pour chaque catégorie de clientèle et approuvés par les personnes habilitées. 4- Le compte clients et débiteurs individuels font l’objet d’un rapprochement avec les comptes collectifs de ventes et de trésorerie. 5- Les avoirs de marchandes sont biens fondés et dûment approuvés par les responsables avant leur enregistrement comptable. 6- Les tâches sont bien réparties, ceci, ceci, pour éviter des incompatibilités chaque tâche : facturation, enregistrement des écritures, encaissement et tenue des stocks, est confiée à des personnes différentes.
b/ Supervision des inventaires de fin d’exercice : Consiste à :
123456-
Etudier l’instruction interne d’inventaire, cette instruction devrait comporter : La période de l’inventaire l’invent aire Les modalités de rangement des articles à décompter Les modalités de comptage (formation des équipes) Comptage contradictoire Résolution Résolution des problèmes posés par les différentes de pointage des résultats Définition des supports et l’utilisation des supports d’inventaires (étiquettes, feuilles de comptage, ….)
Visite des lieux de stockage :
Cette opération a pour but de s’assurer que tous les stocks devront être inventories, comportent un document (étiquette de comptage) destiné à l’opération d’inventaire
Sondage des comptages : Devront porter sur les éléments de grandes valeurs A se renseigner sur les dispositions prises pour écarter de l’inventaire des stocks à livrer avant le 31/12/…. Et d’inclure les réceptions inclues avant le 31/12/….. qui ne serait pas comptes au moment de l’inventaire.
3
3.2- Contrôle de valorisations : Consiste à apprécier :
-
Les méthodes de valorisation des coûts et prix de revient suivant les dispositions légales du PCN :
En ce qui concerne les marchandises, matières et fournisseurs, sont valorisés au coût d’achat réel (vérification des éléments constitutifs du coût d’achat) ; En ce qui concerne les produits finis et semis-finis sont valorisés au coût de production ; Les déchets et rebuts sont valorisés à leur valeur probable de réalisation.
A ce renseigner sur les méthodes de valorisation des stocks obsolètes (dépassés) ou détériorés, ainsi que les modalités de détermination et constitution des provisions. A faire un sondage pour s’assurer que les méthodes de valorisation décrites est bien appliquées.
3.3- Contrôle des modalités de tenues des stocks : Cette opération consiste à apprécier : -
Les modalités de tenu et de suivi des stocks ; Les documents et leur circulation (destination) ; Définition et séparation de tâches et responsabilités ; Modalités de protection des stocks et de conservation des documents ; Modalités de suivi comptable et valorisation (tenue des fichiers en quantité, et en valeur, application de l’inventaire permanent) ; Les ajustements d’inventaire.
III/ CONTROLE PAR POSTES : Il a pour objectif de s’assurer de : -
la régularité et l’exactitude comptable des opérations, Bonne valorisation des mouvements transcrits ; Sincérité des comptes et des états financiers et de synthèse ; Respect des principes comptables généralement admis ; Bonne conservation des documents et livres comptables des stocks.
1- Contrôle à effecuter: Pour tous les comptes N°30, N°31, N°33, N°34, N°35, et N°36 du PCN, voir les dispositions dispositions générales : -
Entrées, sorties ; Inventaire permanent ; Valorisation des stocks ; contrôle de procédures en vigueur ; contrôle de l’application des règles ; contrôle relatif à certaine disposition fiscale ; procédures de contrôle suggérées.
2- Autre contrôle à effectuer : 2.1- Marchandises (N°30 du PCN) et Matières et fournitures (N°31 du PCN) 1. Rapprocher les prix retenus pour la valorisation avec les fac tures d’achats ; 2. S’assurer si le cours des stocks au jour de l’inventaire est inférieur au coût moyen pondéré retenu pour l’évaluation, qu’une provision pour dépréciation a été constituée ; 3. S’assurer que les opérations débitées aux comptes 38 ont bien ét é reprises, sinon le solde et expliciter celui-ci par des informations complémentaires. 2.2- Produits semi-ouvrés (N°33 du PCN) : Rapprocher les prix retenus pour l’inventaire et les documents de détermination des coûts et prix de revient établis par la comptabilité analytique.
4
2.3- Produits et travaux en cours (N°34 du PCN) : 1- Examiner les conditions conditions de leur évaluation, et apprécier apprécier la méthode d’évaluation d’évaluation retenue. 2- Vérifier la nature des dépenses retenues pour le calcul de la valeur en cours à la clôture de l’exercice. 3- S’assurer qu’elles sont conformes à la réalité quant à cette nature et au montant. 4- Comparer les dépenses engagées et les évaluations provisionnelles compte tenu de l’état d’avancement des travaux ; apprécier les écarts. 5- Tenir compte éventuellement éventuellement de la non déductibilité déductibilité fiscale des provisions. provisions. Si l’entreprise effectue des travaux à long terme : 6- Vérifier que tous les chantiers non terminés sont bien inventoriés et exiger une note détaillée. 7- Demander ou rechercher et apprécier le mode comptabilisation retenu, vérifier notamment comment il a été tenu compte : du coût des matériaux, de la main d’œuvre et des frais de chantier du coût des matériaux approvisionnés sur le chantier et non encore utilisés ; d’une quote-part quote -part des frais généraux du siège et des amortissements.
-
8- S’assurer qu’il n’a pas été tenu compte des frais purement commerciaux et administratifs ainsi que frais financiers. 9- Examiner les documents suivants : contrats ou marchés signés avec le client ; contrats ou marché de sous-traitance signée ; devis signés ; situation de travaux et demande d’acompte.
-
10- Vérifier les pièces justificatives du prix de revient
2.4- Produit finis (N°35 du PCN) : Rapprocher les prix retenus pour la valorisation des produits finis avec ceux établis par la comptabilité.
2.5- Déchets et rebuts (N°36 du PCN) : S’assurer qu’aucune décote ni provision ne sont constituées, constituées, car n’étant pas déductibles fiscalement.
2.6- Compte intermédiaires d’achats (N°38 du PCN) : S’assurer que ce compte ne présente pas de solde. Le cas échéant, analyser les mouvements non encore enregistrés et donner des justifications car ce compte est un simple compte intermédiaire.
IV/ EVALUATION DU CONTROLE INTERNE DES STOCKS : L’évaluation du contrôle interne des stocks est effectuée généralement grâces à : - Le diagramme diagramme de circulation circulation des documents documents - Le questionnaire du contrôle interne ;
1-
Le diagramme de circulation des documents :
L’auteur peut évaluer le système de contrôle interne par le diagramme de circulation des documents, en fait ce diagramme permet la présentation sous forme schématique les procédures et les opérations, pour les cycles qui présentent des difficultés à la compréhension, ainsi qu’il renseigne sur les postes cumulant des fonctions incompatibles afin d’orienter ou d’élargir le champ d’investigation.
2-
Le questionnaire questionnaire de contrôle interne des stocks :
Le questionnaire est un document standard adapté aux particularités de l’entreprise ou l’unité, qui permet de signer les résultats des interviews, et il analyse des des procédures sous forme de réponse à des questions dites fermées (oui / non). Il permet en outre de connaître les centres ou les points défaillants et d’orienter par conséquent le contrôle suivant les paramètres ci -dessous :
5
1- Paramètre de qualité du contrôle interne : élargissement du champ d’investigation en fonction de la qualité du contrôle interne. 2- Paramètre de risque relatif : par exemple axer le contrôle sur le stocks « pièces de rechange » ou lieu de la matière premières ». 3- Paramètre de matérialité : Axer Ax er le contrôle en fonction de l’importance des valeurs. Suggérons donc pour évaluer le degré de f iabilité du contrôle interne au niveau de la g estion des stocks un questionnaire couvrant toutes les opérations susceptibles d’être effectuées.
2-1 Entrées de marchandises en stocks dans les magasins 1 1- entrepose-t-on systématiquement systématiquement tous les stocks en magasins dés leur réception ? 2- rend-t-on rend-t-on responsable les magasiniers des quantités de marchandises et produits qu’il détiennent dans les magasins ? 3- d’autres personnes per sonnes accèdent-elles aux magasins en dehors de magasiniers ? 4- existe-t-il des règles conservant les secteurs de marchandises effectuées par les clients.
2-2 Sortes marchandises2 1- Procédé-t-on aux sorties par utilisation de bons de r équisition ? 2- Si oui, ces bons sont-ils sont- ils préparés par quelqu’un d’autre que le magasinier ? 3- Ces bons sont-ils sont- ils signés par une personne dûment dûment habilitée et dont l’autorité est connue magasinier ? 4- Les bons sont-ils prénumérotés ? et la suite numérique est-elle vérifiée ? 5- Ces bons sont-ils signés par les réceptionnaires des matériels et marchandises ? 6- Les besoins des services de production font- ils l’objet de sorties calculé suivant les quantités standard prévues pour des travaux données ? 7- En cas de sortie non conforme à la demande, ou une quantité différente, le service «tenue du fichier » est-il avisé ? 8- En cas de détérioration des matières de marchandises destinées à la production, utilise-t-on un bon de sortie spécial pour obtenir d’autre ? 9- Existe-t-il Existe-t-il un contrôle pour s’assurer q ue q ue toutes les matières non utilisées par la production sont retournées au magasin ? 10- Les expéditions de produits finis vers toutes toutes estimations (clients, consignation, entrepôt entrepôt ou à des sous-traitants) se font-elles font- elles au vu des bons d’expéditions dûment approuvés par une personne habilitée ?
2-3
Evaluation de l’organisation de l’inventaire
3
les questions qui suivent ne couvrent que les procédures de contrôle interne relatives à l’organisation de l’inventaire physique. La nature et l’étendu de l’intervention de l’auditeur lors de la prise d’inventaire devront tenir compte des résultats de cette évaluation. 1- Des instructions d’inventaire écrites ont -elles été émises ? et transmises ? - au directeur financier et/ou au chef comptable ? - au personnel participant à l’inventaire ? - aux directeurs ? 2- En l’absence d’instructions écrites, des dispositions ont -elles été prises pour définir les procédures de comptage et les communiquer au personnel participant à l’inventaire ? Rédiger une note décrivant ces dispositions. 3- Vérifier que, écrites ou orales, les instructions d’inventaire prévoient les dispositions décrites ci après :
a) Arrêt des mouvements durant l’exercice : -
1
Stockage à partir des réceptions Arrêt de la production
Belaiboud Mokhtar, guide pratique d’audit et co mptabilité, 2 2 Idem, p 103 3 C.I.E.F, guide d’audit, volume 1, p 4255 -4257
eme
édition la maison des livres, Alger PP102
6
-
Absence de transfert de marchandises entre les magasins et les ateliers, notamment si la production n’est pas arrêtée Absence d’expédition de marchandises Procédures à suivre en cas de mouvement indispensable Rangement des stocks et découpage des lieux de stockage en section (facilité de comptage) Identification claire des produits Définition précise des unités de mesure à utiliser Limitation de l’accès aux lieux de stockage Isolement des produits détenus pour des tiers
b) Equipe de comptage : -
-
Répartition des zones par équipes Indépendance du personnel de comptage vis à vis du suivi journalier des produits en stocks Capacité à identifier les produits Supervision d’un responsable Horaires à respecter Sécurité des comptages et de leurs enregistrements Etalonnage des instruments de mesures (balances , compteurs …) Prélèvement d’échantillon pour contrôle de la qualité (produits pétroliers, vins, etc…) Vérification du contenu des emballages (quantités, qualités…) Enregistrement indélébile des quantités comptées Double comptage Indication sur les fiches de comptage : de l’unité de mesure utilisée du stage d’avance pour les travaux en cours des articles qui paraissent usagés, anciens ou à rotation lente Utilisation de feuilles (ou fiches à attacher à chaque lot) de comptage prénumérotées Contrôle des séquences numériques des feuilles utilisées Signature des feuilles par les équipes de comptage Indication des comptages permettant de vérifier à la fin de l’inventaire, que tous les stocks ont été comptés Conservation des feuilles ou non utilisées
-
c) séparation des exercices : -
Transmission aux services services comptables des informations nécessaires nécessaires à une dernière réception derniers transferts inter-magasins dernière expédition marchandises en transit
CONCLUSI ON
Après l’écriture des pays précédentes on peut déduire les points ci -dessous : Le système du contrôle interne des stocks ne peut pas transformer les responsables des stocks incompétents en responsables compétents, il ne peut toutefois qu’aider l’entreprise à atteindre ses objectifs. L’évaluation du système de contrôle interne des stocks permet d’avoir une opinion sur l’efficacité du système et de dresser le programme de vérification approprié, soit : -
Elargir et approfondir la vérification Se limiter à des sondages et des textes.
Le questionnaire ne doit pas être considérée comme nécessaire et suffisant mais constitue néanmoins un outil de travail susceptible de contribuer à faciliter et à éclairer la prise de décision.
7
