TRISAKTI TRISAKTI SCHOOL OF MANAGEMENT MANAGEMENT JL. KYAI KYAI TAP TAPA A NO.20 NO.20 GROGOL, JAKAR JAKART TA 11440
PROPOSAL KUNJUNGAN PT. KALBE FARMA TBK
I.
LATAR BELAKANG
Kemajuan pendidikan di Indonesia telah mendorong para tenaga pengajar untuk terus mencari cara – cara yang kreatif dalam meningkatkan kualitas pengetahuan serta pemahaman para mahasiswa. Demi mendukung hal tersebut, Trisakti School of Management memberikan suatu tugas kunjungan ke sebuah
perusahaan ternama dan melakukan interview kepada pihak perusahaan. Hal ini ditujukan guna mendapatkan informasi sebagai pembuktian dari teori Accounting Information System yang telah dipelajari. Untuk itu, kami mahasiswai dari Trisakti School of Management membuat sebuah rencana untuk mengunjungi PT. Kalbe arma Tbk , dengan harapan dapat mempelajari lebih dalam mengenai struktur organisasi, proses bisnis, kegiatan akuntan dan auditor dalam perusahaan, siklus transaksi, aliran dokumen, pengendalian data dengan sistem, serta internal control yang diadopsi oleh PT. Kalbe arma Tbk . !etelah melihat secara langsung akti"itas di lingkungan perusahaan hingga akhirnya mendapatkan pembuktian atas teori yang sudah dipelajari, diharapkan mahasiswa tidak hanya berhenti begitu saja namun terus mengembangkan cara berpikir yang kritis dan kreatif untuk meningkatkan dan memperbaiki sistem yang sudah ada demi kemajuan perusahaan.
II.
T!"!AN
#ujuan dari kegiatan ini adalah, sebagai berikut$ %. &endapatkan informasi secara detail terkait struktur organisasi, proses bisnis, kegiatan akuntan dan auditor dalam perusahaan, siklus transaksi, aliran dokumen, pengendalian data dengan sistem, serta internal control yang telah diadopsi oleh PT. Kalbe arma Tbk .
'. &embandingkan informasi yang telah di dapat dalam poin % terhadap teori yang telah dipelajari. (. &emberikan opini terhadap perbandingan yang telah dilakukan dalam poin '.
III.
#ATAR KEB!T!$AN #ATA #AN IN%RMASI
)erikut merupakan lampiran poin*poin data dan informasi yang diharapkan bisa didapatkan dari PT. Kalbe arma Tbk .
Points of &'estions(
%. +btain the ision, &ission, alues, -ore )usiness, shareholders and also brief history of the company. a. atar belakang dan sejarah singkat perusahaan /waktu didirikan dan siapa pendiri0 b. 1pakah pernah ada pergantian nama2 c. )erapakah persentase saham yang telah beredar /dimiliki oleh pendiri dan oleh publik02 d. 1pakah fokus bisnis yang dimiliki /dapat berupa motto, seperti 3we ser"e better402 e. 5ilai apa yang dijunjung oleh perusahaan /berupa corporate culture02 f. 1pa "isi dan misi perusahaan untuk kedepannya2 g. 1pa etimologiarti dari nama perusahaan2 Dan adakah hubungannya berkaitan dengan "isi dan misi perusahaan2 h. Kapan masa*masa yang merupakan masa yang paling sukar bagi perusahaan2 dan bagaimana perusahaan dalam menghadapi masa*masa tersebut2
'. +btain copies of organi6ational charts and job descriptions, focus on the 1ccounting and 7inance Department. Do lines of authority and responsibility seem to be defined clearly2 a. )agaimana komunikasi terjadi, baik antara manager dengan rekan* rekan lainnya / grapevine2 formal atau informal202 b. )agaimana alur dari organizational chart di dalam perusahaan2 Dan bagaimana alur authorization yang terjadi dalam struktur organisasi perusahaan2
(. 89plain in general how the operational acti"ities of the company are conducted daily.
a. :roses apa yang selalu dilakukan berulang kali oleh perusahaan setiap harinya /melayani pelanggan, menangani klaim garansi, dll02 b. 1pa
!tandar
prosedural
yang
dimiliki
perusahaan
untuk
mempertahankan kinerjanya /terbatas pada hal yang umum saja02 c. 1pakah
perusahaan menerapkan budaya
kerja
tertentu dalam
melakukan operasional sehari*hari2 /&isal$ 6ero mistakes, kai6en, dsb0 d. )erapa jam dalam sehari para karyawan bekerja2 )agaimana kebijakan lembur yang diterapkan2 1pakah ada peraturan tertentu mengenai karyawan wanita2
;. Determine if the company has an Internal 1udit function or department. If any, "isit the Internal 1udit super"isor or manager and learn /a0 to whom in the organi6ation the Internal 1udit reports and /b0 what kinds of jobs the Internal 1udit are generally performs.
>. +btain chart of account /accounting code0 and e9plain the structure of the codes.
dan nama
akun serta
bagaimana
mengklasifikasikan nya dengan kode yang tersedia b. Kemudahan apa yang didapat dengan menggunakan metode klasifikasi tersebut2 c. 1pakah terdapat kesulitan dalam penggunaan metode tersebut2
?. !elect one of the transaction cycles to be analy6ed. 89plain how the company conducts the transaction in the cycle selected. a. &emilih Expenditure Cycle b. )agaimana perusahaan mengatur pengeluaran sehari*hari2 :rosedural apa yang harus dilakukan2 /dimulai dari tahap mengidentifikasi sampai dengan pembayaran kepada supplier/vendor 0 c. Dalam keadaan bagaimanakah prosedur pengaturan pengeluaran perusahaan berbeda dengan prosedur yang disebut dalam poin sebelumnya /seperti pembelian barang*barang dengan nilai tertentu memiliki prosedur yang berbeda02 d. )agaimanakah alur authorization dari prosedur tersebut dilaksanakan sehingga tidak ada kemungkinan terjadinya fraud 2
@. +btain the copy of accounting records that are used by the company to support the transactions in the cycle. 1naly6e the records and gi"e your comments. a. &endapatkan contoh dokumen*dokumen yang digunakan dalam siklus transaksi dalam poin ? /cukup formatnya dengan contoh pengisiannya, nama bisa diburamkan atau disamarkan, informasi yang dirasa sensitif bisa dihilangkan0 b. )agaimanakah
format
dokumen*dokumen
tersebut
memberikan
keuntungan dalam hal internal control dan kemudahan mengisi2 c. )agian manakah, dari dokumen*dokumen tersebut, yang merupakan paling penting untuk diisi dengan sebenar*benarnya guna memberikan kejelasan alur transaksi2
A. Draw and describe the systems and procedures by using document flowchart. 1naly6e the flow chart and gi"e your comments. a. )agaimana dokumen*dokumen yang telah disebut di poin @ berpindah tangan2 b. )erapa banyak duplikasi dokumen yang harus dibuat untuk arsip di departemen yang bersangkutan2
B. 89plain Internal -ontrol related to transactions cycle that are adopted by the company. 1naly6e the Internal -ontrol by comparing to the theory of Internal -ontrol and gi"e the recommendation/s0 if any. a. 1pa Internal Control yang dimiliki oleh perusahaan kegiatan yang ditekankan oleh perusahaan untuk mencegah terjadinya 7raud /penipuankecurangan02 b. :ernahkah terjadi fraud di dalam perusahaan2 jika pernah, apa tindakan perusahaan pada waktu itu2 c. )agaimana pengenalan dan penilaian risiko yang dilakukan oleh perusahaan dalam setiap kegiatan bisnis2 d. )agaimana perusahaan mencegah terjadinya 7raud dari sisi sumber daya manusia /seperi training atau menyaring karyawan secara ketat02 e. )agaimana cara perusahaan menangani keadaan pada saat sudah terjadi 7raud baik dalam skala kecil maupun besar2
%C. 89plain data management and transaction processing systems in the cycle. a. Dimanakah perusahaan menyimpan data*datanya /letak ser"er atau lainnya02 b. 1pa sistem yang digunakan perusahaan dalam menjalankan proses transaksi2 c. )agaimana cara kerja sistem yang dimiliki perusahaan2 d. 1pakah perusahaan menggunakan software tertentu untuk membantu manajemen data2 e. 1pa ada inisiatif dari perusahaan untuk meningkatkan efisiensi sistem tersebut /seperti dorongan tertentu untuk pekerja02
1dditional uestions $ %. )agaimana perusahaan memilih tempat yang strategis untuk kegiatan usahanya2 '. 1pakah perusahaan sedang fokus dalam hal e9pansi ataukah kapasitas yang dimiliki sudah cukup untuk memenuhi kebutuhan pasar2 1pa saja pertimbangan*pertimbangan yang ada pada saat melakukan ekspansi2
(. )agaimana
dengan !upply -hain &anagement
perusahaan, telah
terhubung dengan network ataukah masih dengan cara tradisional2 &engikat dengan kontrak ataukah tidak2 ;. Usaha apa yang dilakukan perusahaan untuk mengatasi kompetitor yang terus bertambah dan berkembang2 >. !iapa yang anda rasa merupakan kompetitor terbesar bagi perusahaan2 ?. 1pa saja kegiatan -!E yang pernah dilakukan perusahaan dalam > tahun terakhir2 @. 1pa
saja
pendapat
yang
dimiliki
perusahaan
mengenai
situasi
perekonomian saat ini dan dampaknya terhadap perusahaan2 A. 1pa yang anda rasa masih merupakan kekurangan dari perusahaan ini2 Dan apa yang anda rasa merupakan kelebihan utama perusahaan ini dibandingkan dengan kompetitor*kompetitor lainnya2
Sebagaimana poin – poin diatas dapat berkembang nantinya, mohon untuk dimaklumi.
I).
KEGIATAN
Kegiatan yang hendak dilakukan oleh mahasiswa yaitu berupa, kunjungan ke perusahaan PT. Kalbe arma Tbk serta melakukan wawancara ke beberapa di"isi, terutama di"isi Finance and Accounting . Tanggal, Tem*at+ dan ,akt' akan disesuai dengan saran dari )apakIbu.
).
#ATA MA$ASIS,A
)erikut merupakan data singkat mengenai mahasiswa Trisakti School of Management yang akan berkunjung $
%.
5ama
$ 5adia 5athania #jandra
5I&
$ 'C%;>C'?(
1lamat
$ #aman Harapan )aru blok 7% '', )ekasi )arat
#elp
$ C'%*AA@%B'?
8*mail
$ nadia.nathaniaFyahoo.com
'. 5ama 5I&
$ 'C%;>C(?>
1lamat
$ 1rjuna ' '' )ojon Indah, -engkareng
#elp
$ CA@@AA('>>A>
8*mail
$ ""ianhsFgmail.com
(. 5ama
)I.
$ i"ian
$ 1l"ernia !arah
5I&
$ 'C%;>C;@B
1lamat
$ ila 5usa Indah U %(%B, )ogor
#elp
$ CA%>%B>@(%%>
8*mail
$ al"erniasarahFyahoo.com
PEN!T!P
!ehubungan dengan terlampirnya proposal ini, kami mahasiswai Trisakti School of Management memohon pertimbangan dari )apakIbu untuk dapat
memberikan informasi yang diperlukan untuk membantu kelancaran dan peningkatan kualitas proses belajar mengajar. Kami mahasiswai Trisakti School of Management juga akan menjamin kerahasiaan data – data dan informasi PT. Kalbe arma Tbk , yang mungkin secara sengaja maupun tidak sengaja, terpapar selama kunjungan dan inter"iew. #idak hanya itu, hasil dari kegiatan ini dapat diberikan oleh mahasiswa han-a ke*aa *ihak PT. Kalbe arma Tbk , tentunya iba/ah i0in ari Ba*ak1Ib'.
Demikian permohonan ini dibuat, atas perhatian dan kerjasama )apakIbu kami mengucapkan terima kasih.
Per/akilan Kelom*ok
#osen Pembimbing
Naia Nathania T0anra #rs. "ames Sit'morang+ Ak.+ MM.+ MBA
