PROPOSAL Pekerjaan Pembangunan Aplikasi Dokumen/Arsip (e-arsip) Dan Digitalisasi Arsip
A
I. PENDAHULUAN
I.1
Latar Belakang Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan menyebutkan bahwa tujuan tujuan kearsipan kearsipan adalah adalah untuk untuk menjamin menjamin keselamat keselamatan an bahan bahan pertanggun pertanggungg jawaban
nasional
tentang
perencanaan,
pelaksanaan,penyelenggaraan pelaksanaan,penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan kebangsaan serta serta untuk menyediakan menyediakan bahan pertanggung-jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. nti semangat sesungguhnya dari tujuan tersebut adalah pelestarian dan peman!aatan arsip bagi kegiatan administrasi dari memori kolekti! bangsa. "ompleksit "ompleksitas as permasala permasalahan han yang yang dihadapi dihadapi oleh sebuah sebuah lembaga#organ lembaga#organisasi isasi menuntut
pemberdayaan
seluruh
sumber
daya
yang
dimiliki
lembaga#organisasi demi terselesaikannya terselesaikannya permasalahan dengan cepat dan tepat. $idak terkecuali manajemen sumber daya konseptual berupa in!ormasi. %anajemen %anajemen in!ormasi in!ormasi yang yang tepat akan akan dapat
mendukun mendukung g semua akti&itas akti&itas
lemb lembag aga a yang yang beru beruju jung ng pada pada peni pening ngka kata tan n prod produk ukti& ti&it itas as dan dan pro! pro!it it yang dipe dipero role leh h
lemb lembag aga. a. 'kan 'kan teta tetapi pi tida tidak k jara jarang ng keka kekaca caua uan n mana manaje jeme men n #
penanganan pada in!ormasi seperti adanya pemberian in!ormasi yang tidak tepat akibat kekacauan organisasi in!ormasi atau lambatnya aliran in!ormasi yang yang diteri diterima ma
mengak mengakiba ibatka tkan n kesala kesalahan han dalam pengambi pengambilan lan keputusa keputusan n
sehingga sehingga sebuah sebuah lembaga#org lembaga#organisa anisasi si harus menang menanggung gung resiko resiko
bahkan bahkan
kerugian yang cukup besar. (ekaman in!ormasi sebuah lembaga#rganisasi dapat dilihat dari keberadaan arsipnya..)ebenarnya arsipnya..)ebenarnya arsip tidak pernah diciptakan secara secara khusus, akan akan tetapi arsip akan lahir apabila ada akti&itas di dalam lembaga#organisasi. *engan demikian, arsip akan menjadi bukti dokumentasi atau sebagai alat pengingat seka sekalig ligus us
penga pengawa was s
bersangkutan.
Hal 2 dari 22
berb berbag agai ai
kegi kegiat atan an
lemb lembag aga#o a#org rgan anis isas asii
yang yang
A
I.2
Keluaran +asil atau keluaran dari pekerjaan ini adalah
I.
engadaan erangkat keras
'plikasi kearsipan e-arsip
'lih media arsip (ekam %edis ke 'rsip /lektronik
!uang Lingkup *ari pekerjaan ini lingkup yang dikerjakan adalah, aitu 1 . $erpasang aringan komputer lokal di area (umah )akit 2. embangunan 'plikasi "earsipan 3. roses kerja *igitalisai, proses kerjaknya sebagai berikut 1
a. %elakukan pengumpulan data#dokumen rekam medis b. )etting )canner di lient c. %elakukan proses scanning dokumen. d.
Upload arsip hasil )canning ke dalam ser&er untuk dijalankan dengan aplikasi kearsipan e-arsip
e. nde5ing dalam aplikasi 'rsip *igital !. 6ackup hasil scan !ile pd!#image ke dalam +arddisk /5ternal
Hal 3 dari 22
A
II. STUDI PUSTAKA / LITERATUR
I."
#ambaran $mum
Gambar 2.1 Gambaran Umum Proses Alih Media Arsip ke Digital
%a&ap-ta&ap proses kerja 'igitalisasi Proses Kerja persiapan *anning Dokumen .. $eam 7eader menyusun dan mendisain kabinet, drawer, !older , sub!older, !ield inde5 berdasarkan klasi!ikasi arsip yang sudah ditetapkan $ahap persiapan.
Hal 4 dari 22
A
.2. 8perator manual melakukan pemeriksaaan dokumen yang akan di scanning dan yakinkan dulu apakah semua halaman akan di scan atau hanya lembar tertentu saja yang akan di scan. $ahapan yang harus dilakukan adalah 1 .2..%elepas atau membuka jilid-an dari berkas dokumen jika dokumen berupa buku yang dijilid, agar nanti peralatan terjamin tidak rusak dan proses scanning berjalan lancar. .2.2. %elepas steples dari berkas dokumen jika dokumen berupa lembaran yang di steples agar nanti peralatan terjamin tidak rusak, khusus dokumen lembaran.
.3. *okumen dilakukan proses scanning, .3.. ika dokumen berupa buku, maka proses kerjanya adalah •
%enjadikan buku menjadi bentuk lembaran-lembaran
•
ika lembaran yang akan di scanning terlalu banyak, lebih baik membagi lembaran lembaran agar proses scanning menjadi lancer supaya tidak terjadi paper jam med maksimal 00 lembar untuk kertas dengan berat :0 mg
•
roses scanning menjadikan lembaran menjadi bentuk digital
•
+asil )canning tersimpan dalam !ormat pd!.
Hal 5 dari 22
A
.3.2. ika dokumen berupa lembaran multiple page, maka proses kerja adalah1 •
ika lembaran yang akan di scanning terlalu banyak, lebih baik membagi lembaran lembaran agar proses scanning menjadi lancar, supaya tidak ada paper jammed maksimal 00 lembar untuk kertas dengan berat :0 mg
•
"etika ingin melakukan scanning multiple page, terlebih dahulu dilakukan pengelompokkan contoh yang memiliki ukuran kertas atau ketebalan atau berat kertas yang sama. "arena jika dilakukan scanning dengan perbedaan yang telah disebutkan sebelumnya, kemungkinan kertas akan tersangkut paper jammed
•
Untuk kon!igurasi printer berupa lembaran multiple page, pindahkan settingan ;selection le&er< pada scanner yang berada di depan pojok kiri bawah, digeser keposisi atas.
•
roses scanning menjadikan lembaran menjadi bentuk digital
•
+asil )canning tersimpan dalam !ormat pd!.
Hal 6 dari 22
A
.3.3. ika dokumen berupa lembaran satu per satuatau in&oice, maka proses kerjanya adalah 1 .3.3.. Untuk kon!igurasi printer berupa lembaran multiple page, pindahkan settingan ;selection le&er< pada scanner yang berada di depan pojok kiri bawah, digeser keposisi bawah.
.3.3.2. roses scanning menjadikan lembaran menjadi bentuk digital
.3.3.3. +asil )canning tersimpan dalam !ormat pd!.
Hal 7 dari 22
A
.4. )aat proses =uality ontrol, 8perator harus melakukan pemeriksaan secara detail dari hasil kerja scan#inde5 operator, agar mencapai hasil yang terbaik, jika dokumennya kurang baik, hasilnya masih dapat diterima batas toleransi yang disepakati. 6ila terjadi kesalahan scan dan inde5, maka =uality ontrol harus memberikan tanda dan memberikan ke operator scan#inde5 untuk dilakukan perbaikan kembali. .>. )etelah itu, operator manual melakukan penyusunan kembali dokumen dengan rapi sesuai tempatnya dan urutannya.
.?. ika semua buku dan dokumen sudah dalam bentuk digital, kemudian proses upload ke aplikasi kearsipan e-arsip .@. Untuk melakukan proses upload ke 'plikasi e-arsip, user harus mempunyai username dan password terlebih dahulu.
Hal 8 dari 22
A
2. roses )earching#encarian ada 'plikasi e-arsip 2.. alankan aplikasi web browser anda %oAilla, google chrome, internet e5plorer dll, kemudian masukkan alamat website dari aplikasi e-arsip misal 1 ( http1##arsip.bpws.go.id ) 1 (diambil contoh dari aplikasi yang pernah kami buat
Hal 9 dari 22
A
2.2. "emudian akan terlihat tampilan seperti dibawah 1
%asukkan username 1 dan password 2 untuk group petugas scan dokumen, kemudian pilih tombol sign in3 untuk masuk ke dalam 'plikasi e-arsip.
2.3. )etelah melakukan proses login, akan terlihat tampilan seperti dibawah 1
Hal 10 dari 22
A
2.4. Untuk memulai proses pencarian, pilih menu B'rsipC yang terletak pada bagian atas aplikasi e-arsip. 2.>. )emua dokumen yang telah kita jadikan digital dan kita upload di aplikasi e-arsip dapat kita cari kembali dengan cara m emasukkan kata kunci yang merujuk pada dokumen yang akan kita cari.
2.?. *engan kita memasukkan kata kunci $est maka semua dokumen yang mengandung nama test akan muncul kembali. *engan nadanya digital library diharapkan adanya kemudahan dalam mencari dokumen atau in!ormasi melalui web. 3. roses Upload *okumen ada 'plikasi e-arsip 3.. "lik tab *okumen yang terletak pada aplikasi e-arsip kemudian pilih scan dokumen, maka akan tampak halaman untuk melakukan upload dokumen ke digital library seperti gambar dibawah ini 1
Hal 11 dari 22
A
3.2. sikan dengan benar nomor surat, judul, unit kemudian kita klik browse untuk mencari keberadaan dokumen yang akan kita upload seperti pada contoh gambar dibawah ini 1
Hal 12 dari 22
A
ika proses browse pemilihan !ile selesai dilakukan, maka akan tampak pada aplikasi nama dokumen yang akan kita upload beserta ukuran !ilenya seperti pada gambar dibawah ini 1
3.3. )elanjutnya kita klik tombol Upload pada aplikasi digital library agar dokumen yang akan kita masuk kan ke digital library tersimpan dalam database ser&er.
Hal 13 dari 22
A
III. SPESIFIKASI TEKNIS & HARGA
.1 pesi+ikasi Perangkat Lunak 'an Keras No
1
Nama Perangkat Sistem Aplikasi Kearsipan Berbasis Web
Se!i"ika!i
2
S'anner AD" * "latbed
7
Ser9er
Hal 14 dari 22
Platorm ! Web base "itur User Managemet Audit log Memiliki inde# sesuai dengan masing$ masing %enis arsip&dokumen Menu S'anning arsip&dokumen dan upload arsip&dokumen Menu laporan datar Arsip&dokumen A(&"olio AD" * "latbed * Bussiness +ard "eeder "latbed , A( AD" , A(&"olio Simple# & Duple# -pti'al esolution /)) dpi 2) PPM 0Paper Per Minute Kapasitas AD" , ) 3embar 4i$speed USB 2.) Supported -S ! Windo5s 6P Proesional 072&/( bit8 5indo5s 9ista 072&/( bit8 5indo5s : 072&/( bit8 ma' os 1).$1).: ;ntel 6eon Pro'essor 677)) 0&s ;ntel +hipset ! ;ntel? 2) Ser9er +hipset Memor@ ! < GB 02 6(GB + DD7$ 1)/)) D;MM 17777M4= 4ard Dri9e ! 2 >B :2)) PM -pti'al Dri9e ! DDCW Standard Ba@s ! < S"" SAS&SA>A 4DD Ba@s ;ntera'e Pro9ired ! / P+3e 6 < Gen 2 Me==anine et5orking ! ;ntegrated >5o Gigabit thernet 01)&1))&1)) Mbps ports +hasing "orm "a'tor ! 2U a'kmount +hassing Po5er Suppl@ >@pe ! (/) W
#$antit%
Harga
1 Paket
().))).)))
2 Unit
/).))).)))
1 Unit
7).))).)))
A
(
4ard disk #ternal
UPS Ser9er
/
P+ Dekstop
:
Perangkat pendukung aringan
<
UPS P+
U>P +able $( S5it'h & 4ub 1/ Port 1)&1)) MBPS 5ith 2 1)&1)) &1))) BAS > Ports
Hal 15 dari 22
Ke@board E Mouse 5ireless Monitor 1<.F #ternal 4ard Dri9e 2.F Kapasitas 1 >B ;ntera'e USB 7.) Speed ()) PM Supported -S ! 5indo5s 6P& ista & : atau Ma' -S 1).(.< atau lebih tinggi 3ine ;ntera'ti9e UPS 1)) A & B :2)) rpm SA>A 4ard Dri9e -S ! Windo5s < /( Bit -pti'al Dri9e ! Slim Slot 3oad Supermulti DD burner Displa@ ! 21.F Diagonal "ull 4D 5ides'reen
3ine ;ntera'ti9e <))A & (<)W8 27) Single Phase >o5er USB
2 Unit
(.))).)))
1 Unit
/.))).)))
2 Unit
2.))).)))
1 Paket
1.))).)))
2 Unit
.))).)))
A
.2 Pena,aran arga Do
"eterangan
+arga
engadaan erangkat lunak dan "eras )eperti (p. :>.000.000,pada tabel 3.
2
'hli media dokumen %anual ke *igital
Ukuran "ertas '4
(p. .>00 # lembar
2
Ukuran "ertas '3
(p. 4.000 # lembar
. a',al Kegiatan Do 2 3
"eterangan emasangan jaringan komputer embuatan aplikasi kearsipan e-arsip *igitalisasi 'rsip )canning *okumen Upload arsip ke dalam 'plikasi *igital 7ibrary
Hal 16 dari 22
6ulan
A
IV. PENGALAMAN PEKERJAAN
E. Flobal $echnology telah memiliki berbagai pengalama pekerjaan di bidang teknologi in!ormasi dan digitalisasi arsip pemerintahan. 6erikut beberapa instansi instansi yang mempercayai pekerjaan digitalisasi kepada kami 1 D8
"/$/('DF'D
$'+UD
embuatan 'plikasi *igitalisasi 'rsip dan 'hli media dokumen di 6adan engembangan Gilayah )uramadu 6G) )urabaya
20
2
embuatan 'plikasi )istem n!ormasi %anajemen 'set di 6adan engembangan Gilayah )uramadu 6G) )urabaya
202
3
embuatan )istem 'ntrian 8nline (umah )akit daerah )idoarjo awa $imur
202
4
embuatan 'plikasi *igitalisasi 'rsip dan 'hli media dokumen (ekam %edik, "epegawaian dan "euangan di ()U* 'ji 6atara 'gung *ewa )akti '6'* )amboja "utai "artanegara
203
>
embuatan $angerang
"ota
203
?
embuatan 'plikasi *igitalisasi 'rsip *(* "ota 6ontang "alimantan $imur
203
@
embuatan 'plikasi *igitalisasi 'rsip dan 'hli media dokumen kepegawaian di *irektorat enderal 6ea ukai wilayah akarta
203
'plikasi
*reens&ot Aplikasi Hal 17 dari 22
*igitalisasi
'rsip
di
6%$
A
. ekerjaan pembuatan aplikasi digitalisasi arsip dan ahli media 6G) )urabaya
Hal 18 dari 22
A
2. embuatan 'plikasi *igitalisasi arsip dan ahli media di ()U* '6'* )amboja "utai "artanegara
Hal 19 dari 22
A
3. embuatan 'plikasi *igitalisasi 'rsip di *(* "ota 6ontang
Hal 20 dari 22
A
. K->AK PS- Hal 21 dari 22
A
;r. Ariadi 4P. )<12 L/2 :/
4andi D5i a'hma Ba@u8 S.S> 4P. )<12 7L /L1( & )</ (/)7 2(2 mail. handid5ira'hmaNgmail.'om
Hal 22 dari 22
