Procura en Proyectos

Rev. 4 Angel Andujar V. (Junio 2013)

Diplomado Gerencia de Proyectos Gerencia de Adquisiciones Material Preparado para:

M. A. Angel Andújar V.


CONDICIONES DE EVALUACION Asistencia: 10% Ejercicio de Clases: 10% Asignación 1: 20% Asignación 2: 55% Participación: 5%

HORARIO Dos (02) sesiones de clases Horario 08:00 am – 05:00 pm


“UN PROYECTO

ES UN CONJUNTO DE ACTIVIDADES ORIENTADAS AL LOGRO DE UN OBJETIVO FINAL, CON UN MINIMO DE RIESGO”

”UN PROYECTO

ES UNA TAREA ESPECIFICA A SER EJECUTADA DE ACUERDO A UN ALCANCE DEFINIDO, EN UN TIEMPO DETERMINADO Y A UN COSTO ESTIMADO”

Características:



Son únicos.



Tienen un ciclo de vida.



Producen un cambio.



Tienen duración definida.



Son multidisciplinarios.



Generan conflictos.




• Recurso propio no disponible • Actividades no propias de la empresa • Se requiere asistencia técnica especializada • Obras o servicios que dependen de patentes

• • •

Herramienta de gerencia Medio para obtener recursos requeridos Proceso relacionado con la ejecución de proyectos




Definiciones: “ES

EL INSTRUMENTO JURÍDICO QUE REGULA LA EJECUCIÓN DE UNA OBRA, PRESTACIÓN DE UN SERVICIO O SUMINISTRO DE BIENES” “CONVENIO ENTRE

UNA O MAS PARTES (PERSONAS), PARA CONSTRUIR, REGLAR, TRANSMITIR, MODIFICAR O EXTINGIR ENTRE ELLAS UN VINCULO JURIDICO” “ACUERDO MUTUO,

RECONOCIDO POR LA LEY, BAJO EL CUAL UNA PARTE SE COMPROMETE A REALIZAR UN TRABAJO O PROVEER UN SERVICIO PARA LA OTRA PARTE, POR UNA RETRIBUCION, NORMALMENTE EN FORMA DE PAGO EN DINERO” 

El proceso de contratación debe asegurar que los contratos se otorgen: • • • •

A empresas con la mejor oferta en costo, programa y calidad. Bajo los mejores términos comerciales. De acuerdo con los requerimientos. Basado en un tiempo determinado.


ASPECTOS PRINCIPALES DE UN CONTRATO DEFINICION DE LAS PARTES: DEFINICION DEL ALCANCE REPORTES Y DOCUMENTACION TERMINOS DE PAGO CALENDARIO PENALIZACIONES CERTIFICADO DE ACEPTACION GARANTIAS DE CUMPLIMIENTOS CAMBIOS RESPONSABILIDADES TERMINACIÓN


ASPECTOS PRINCIPALES DE UN CONTRATO DEFINICION DE LAS PARTES: Indica los nombres de los participantes, su documentación legal, domicilio, representante autorizado y su condición de contratante o contratista. DEFINICION DEL ALCANCE: Se describe la razón del contrato, delimitándose todo lo que forma parte y lo que no forma parte del proyecto, usualmente con la ayuda de anexos. REPORTES Y DOCUMENTACION: Se utiliza para establecer el orden prioritario de los documentos o actividades que forman parte del contrato, y sirve para evitar posibles discrepancias futuras TERMINOS DE PAGO: Expresa cómo operacionalmente se materializará el acuerdo de pago entre los contratantes, estableciendo condiciones, montos y momentos para las cancelaciones. CALENDARIO: Establece el programa de trabajo, estableciendo el plazo de tiempo del que dispone el contratista para ejecutar sus labores, usualmente detalladas en un cronograma de eventos. PENALIZACIONES: Indica los montos de las multas y demás consideraciones, que impone el contratante, en caso de retraso o incumplimiento por causas imputables al contratista. CERTIFICADO DE ACEPTACION: Explica los eventos que deben suceder y los aspectos necesarios que deben ser aprobados en el proyecto, para que se realicen los pagos acordados y se haga la liquidación final del contrato


ASPECTOS PRINCIPALES DE UN CONTRATO GARANTIA DE CUMPLIMIENTO: Es un acuerdo que se pauta generalmente involucrando un tercero que suele ser una institución financiera, para que el contratista otorgue una fianza a favor del contratante, que garantice el cumplimiento de las cláusulas del contrato. CAMBIOS: Es común incluir en el contrato una cláusula que regule como se efectuarán las inspecciones de obras y como se procederá, en caso de requerirse cambios cambios en el alcance inicial. RESPONSABILIDADES: Sirve para delimitar, liberar, culpar y exonerar a las partes en casos de controversias, reclamaciones, daños a terceros, etc., indicando adicionalmente los procedimientos en caso de fuerza mayor o hechos fortuitos. TERMINACION: Explica las condiciones que determinan la finalización del acuerdo y las instancias legales en caso de reclamos.


Según el Alcance

Según su Objeto

Según su Forma de Pago

Según su Naturaleza Jurídica

Obras

Asistencia Técnica

IPC

Suma Global

Unilateral Bilateral

Servicios

Ingeniería

Outsourcing

Precio Unitario

Gratuito Onerosos

Adquisiciones

Construcción

Asociaciones

Gasto Reembolsable

Preparatorios

Mixtos

Convenios de Suministro

B.L.T.

Valor Ajustado

Principales

Alianzas Estratégicas

B.O.T.

IPGC

B.O.O.

Accesorios


• Se trata de aquellos contratos cuyo objeto involucra o contempla más de uno de los tipo mencionados. mencionados.

Naturaleza Mixta

• Objeto de la contratación es la obtención de la propiedad o dominio de algún bien mueble o inmueble.

Obra

CONTRATOS S/OBJETO

Adquisiciones

• Objeto del contrato está vinculado a la construcción y/o instalación o montaje de una infraestructura. • Trabajos relacionados con modificaciones de infraestructura física.

Servicios • Destinados a la prestación de un servicio con el objeto de satisfacer necesidades de una entidad determinada. • El servicio ser vicio puede ser de caracter profesional, técnico o comercial. • Trabajos donde el esfuerzo intelectual predomina sobre el manual.


Asistencia Técnica

Ingeniería

Construcción



IPGC

• Ambito de aplicación de transferencia de conocimientos técnicos

y al suministro de procedimientos y metodología para el desarrollo de tareas o proyectos específicos. • La contratista suministrará el personal técnico idoneo.

B.O.O.

B.O.T.

B.L.T.

Asociaciones

Outsourcing

IPC


Asistencia Técnica

Ingenieria

Construcción



IPGC

• Tienen como propósito el desarrollo de asesorías o estudios en el area de ingeniería, diseños conceptuales o de procedimientos, diseños básicos y de detalles. • La contratista suministrará el personal técnico idoneo.

B.O.O.

B.O.T.

B.L.T.

Asociaciones

Outsourcing

IPC


Asistencia Técnica

Ingeniería

Construcción



IPGC

• Tienen por objeto la ejecución física de una obra o la instalación o montajes de plantas, equipos o maquinarias.

B.O.O.

B.O.T.

B.L.T.

Asociaciones

Outsourcing

IPC


Asistencia Técnica

Ingeniería

Construcción

Convenio de Convenios de Suministro


IPGC

• Convenios sobre precios unitarios y cantidades a consumir en un periodo prestablecido, para la adquisición de determinados materiales o equipos. • El proveedor se compromete a suministrar los materiales o equipos a los precios, cantidades y condiciones convenidas anticipadamente.

B.O.O.

B.O.T.

B.L.T.

Asociaciones

Outsourcing

IPC


Asistencia Técnica

Ingeniería

Construcción



IPGC

• Tienen como objetivo establecer una relación comercial, no asociativa, estable y a largo plazo entre la empresa y sus proveedores o contratista. • El proveedor o contratista se compromete a ofrecer transferencia tecnológica, administración de los inventarios, involucramiento total en los procedimientos operacionales. • El ente contratante se compromete a adquirir del proveedor de forma exclusiva los materiales o equipos objeto de la alianzas, o a mantener la exclusividad de la prestación del servicio por parte del Contratista. •Prevee de mecanismos que permitan compartir razonablemente ganancias y pérdidas. B.O.O.

B.O.T.

B.L.T.

Asociaciones

Outsourcing

IPC


Asistencia Técnica

Ingeniería

Construcción



IPGC

• Cubren las etapas de ingeniería, procura de materiales y equipos y la gerencia de construcción. • El contratista se compromete a entregar una planta o instalación que cumpla con los objetivos del proyecto, según las especificaciones, plazo de ejecución y precio definidos en el contrato. • Para los productos que deben ser suministrado por el ente contratante y cuyas especificaciones son desarrolladas por el contratista, éste se compromete a especificar las condiciones de calidad y control de los mismos. • El ente contratante es responsable por el control de calidad y de la obra, así como por la entrega oportuna de los insumos del contratista. B.O.O.

B.O.T.

B.L.T.

Asociaciones

Outsourcing

IPC


Asistencia Técnica

Ingeniería

Construcción



IPGC

• Cubren las etapas de ingeniería, suministro de materiales y equipos y construcción. • Es opcional la incorporación o nó de la participación del contratista durante la puesta en marcha de la planta o instalación. • El contratista se compromete a entregar una planta o instalación que cumpla con los objetivos del proyecto, según las especificaciones, plazo de ejecución y precio definidos en el contrato. • No excluye la posibilidad de que el ente contratante se responsabilice por el suministro de algún producto. B.O.O.

B.O.T.

B.L.T.

Asociaciones

Outsourcing

I.P.C. IPC


Asistencia Técnica

Ingeniería

Construcción



IPGC

• Se refiere a la tranferencia de prodecimientos, funciones, servicios, actividades o responsabilidades gerenciales a terceros. • Fines optimar costos operacionales, mejorar la calidad del servicio y permitir al receptor del servicio una mayor concentración en sus actividades medulares. • Debe presentar una ventaja económica al ente contratante Vs. el costo propio de realizar la contratación.

B.O.O.

B.O.T.

B.L.T.

Asociaciones

Outsourcing

IPC


Asistencia Técnica

Ingeniería

Construcción



IPGC

• Contratos de naturaleza asociativa para la realización de actividades reservadas o no al Estado conforme a la Ley. • Pueden preveer o no la constitución de una nueva persona jurídica (sociedad mercantil). • Para las actividades reservadas al Estado conforme a la Ley, se aplicará las disposiciones de la Ley Orgánica que Reserva al Estado, la Industria y el Comercio de los Hidrocarburos. • Para las actividades no reservadas al Estado, se aplicará la normativa interna. B.O.O.

B.O.T.

B.L.T.

Asociaciones

Outsourcing

IPC


Asistencia Técnica

Ingeniería

Construcción



IPGC

• Build, Lease, Transfer. • Financiar la ejecución de un proyecto. • El contratista lleva a cabo la construcción y el ente contratante opera en calidad de arrendataria de la instalación. • El contratista recupera parte de la inversión y obtiene una ganancia, y al término de un periodo acordado tranfiere la propiedad de la instalación al ente contratante a un costo nominal. B.O.O.

B.O.T.

B.L.T.

Asociaciones

Outsourcing

IPC


Asistencia Técnica

Ingeniería

Construcción



IPGC

• Build, Own, Transfer. • Financiar la ejecución de un proyecto. • El contratista lleva a cabo la construcción y operación de un proyecto por un periodo determinado. • El contratista recupera la inversión y genera una tasa de retorno satisfactoria durante un periodo de operación a largo plazo (20-25 años). • Cumplido el periodo el activo es transferido al ente contratante, con o sin compensación, dependiendo de los términos y condiciones establecidos.

B.O.O.

B.O.T.

B.L.T.

Asociaciones

Outsourcing

IPC


Asistencia Técnica

Ingeniería

Construcción



IPGC

• Build, Own, Operate. • Construir y operar a largo plazo un proyecto. • El contratista recupera la inversión mediante una estructura de costos que incluye gastos operacionales, amortización y una ganancia. • El contratista conserva la propiedad del activo del proyecto, sin perjuicio de que se establezca una opción para que el ente contratante pueda adquirir el activo del proyecto.

B.O.O.

B.O.T.

B.L.T.

Asociaciones

Outsourcing

IPC


Suma Global Suma Global

Precio Unitario

• Son contrataciones por un monto fijo. • Se usan cuando el tipo de obra o servicio permiten una estimación precisa del costo total. Requiere una definición completa y precisa de las especificaciones. • El contratista asume las obligaciones y/o riesgos de ejecución de la obra o servicio. Máximo riesgo para contratista / máxima protección para contratante. •Se pueden establecer pagos parciales en función a criterios de avance o un solo pago al recibir la obra o producto. • El contratista debe estimar cuidadosamente el costo. Requiere mayores recursos del contratista para estimar costos y preparar oferta. • Propicia mayor contingencia en ofertas. • Para reducir el riesgo del contratista, el precio puede ser ajustado por factores tales como: inflación, aumentos laborales o fluctuaciones de la moneda.

Valor Ajustado

Costos Reembolsables


Suma Global Suma Global

Precio Unitario

• VENTAJAS

• DESVENTAJAS

Ente Contratante

Ente Contratante

 Costo

total conocido previamente.

 Minimiza  Se

participación.

puede lograr un costo de inversión más bajo.

Requiere administrativos. 

poca

auditoría/controles

Contratista Potencial para mayores ganancias (basado en eficiencia/productividad). 

 Permite

un despliegue de competencia.

 Mantiene

la organización bien definida.

Valor Ajustado

 Exige

conocimiento total del alcance.  Reduce la capacidad para influir en la ejecución. El proceso del contratación/evaluación de ofertas es más largo.  Costo de preparación de oferta y riesgos pueden limitar el n ° de licitantes.  Costo puede incrementarse por excesiva inclusión de contingencias para cubrir riesgos. 

Contratista  Alto

riesgo.

 Costosa

preparación de la oferta.  Exige alta calificación/productividad contratista y subcontratistas.


del


Suma Global

Precio Unitario Unitario Precio

• Se establece un precio unitario por partida. • Aplica cuando no es posible hacer un estimado preciso de las cantidades de obra o servicios a ejecutar. (Se conocen cantidades aproximadas). • Aplica para contratos muy prolongados con actividad repetitiva, faciles de cuantificar, pero dificiles de estimar exactamente • Prevee contractualmente variaciones al precio. Permite revisión hacia arriba o hacia abajo del precio total del contrato, cuando se incrementan o disminuyen cantidades determinadas (cómputos métricos) • La cantidad de obra puede variar dentro de los parametros establecidos. • El ente contratante asume los riesgos asociados a las cantidades y el contratista asume el riesgo por precios.

Valor Ajustado



Precio Unitario Unitario Precio

Suma Global • VENTAJAS

• DESVENTAJAS

Ente contratante

Ente Contratante

 Control

de costos más detallado.

 Disciplinas

bien definidas.

La adjudicación de la buena pro es más rápida. 

Contratista

 Costo

total no conocido previamente

Control

de ordenes de cambio es más dificil.

Costo de preparación de oferta y riesgos pueden limitar el n ° de licitantes. 

Contratista



Potencial para mayores ganancias (basado en eficiencia/productividad).



 Permite

 Costosa

 Exige

un despliegue de competencia.

Algo menos de riesgo para el contratista. preparación de la oferta.

menos disciplina.

Valor Ajustado



Suma Global

Precio Unitario

• Se aplica cuando las especificaciones no están 100% definidas, aunque se conoce el alcance general del trabajo. • Paga los costos reales incurridos en la ejecución del trabajo del contratista más su ganancia o utilidad. • Se utiliza para proyectos grandes. • Aplica normalmente para los contratos IPC y de servicios profesionales. • Este tipo de contrato presenta las siguientes variantes:

Compensación por costos incurridos mas una ganancia fija ( Costos Reembolsables + Pago Fijo): establece incentivo para promover la terminación temprana de los trabajos, bajo riesgo económico para contratista / alto para el ente contratante, la ganancia puede ser ajustada cuando los límites son excedidos, mas sencilla preparación y evaluación de ofertas. Compensación por costos incurridos más una ganancia calculada sobre un porcentaje de dichos costos. (Costos Reembolsables + % Fijo).

Valor Ajustado

Costos Costos Reembolsables Reembolsables


Suma Global

Precio Unitario

• VENTAJAS

Provee máxima contratante. 

• DESVENTAJAS flexibilidad

al

ente

 Reduce

negociación y costo preliminar de especificaciones.  Permite

un inicio rápido y una terminación temprana del trabajo.  Selección

del más calificado y no el menor

 No

hay certeza del costo final.

 Pudiesen

no existir incentivos financieros

para minimizar tiempo y costo. 

Permite excesivos cambios de diseño.

Aumentando el tiempo y costo .

oferente. 

Mínima ganancia contratista.

Rápida preparación de oferta a mínimo costo para contratista. 

 Simplifica

evaluación de ofertas.

Valor Ajustado

Costos Costos Reembolsables Reembolsables


Suma Global

Precio Unitario

• Es considerado un mecanismo complementario a las formas de pago mencionadas anteriormente. • Se usa en contratos de mediana o larga duración. • Aplica para escenarios de naturaleza inflacionaria y de dificil previsión. (Incertidumbre Inflacionaria y Contratación Colectiva) • Permite ajustar el precio total del contrato mediante un modelo previamente establecido (Formulas Escalatorias).

Valor Valor Ajustado Ajustado



Suma Global

Precio Unitario

• VENTAJAS

• DESVENTAJAS

 Permite

 Permite

compartir riesgos.

Protege a el contratista contra los efectos de la inflación. 

Valor Valor Ajustado Ajustado

ajuste a los precios y por ende el

costo total.



LA ELECCIÓN DE TIPO ADECUADO DE CONTRATO ES PARTE DE LA GERENCIA DE PROYECTOS, E IMPLICA HACERSE PREGUNTAS TALES COMO: * Cual de las partes puede manejar ADECUADAMENTE el riesgo, si este ocurre * Cuando es conveniente involucrar al cliente final en la gerencia del proyecto * Cual parte PUEDE O DEBE cagar con el riesgo que no puede ser controlado * Esta la parte receptora en la capacidad de sostener las CONSECUENCIAS del riesgo * Es RAZONABLE el costo y el beneficio obtenido par la parte receptora del riesgo

RIESGO PARA EL CONTRATANTE COSTOS REEMBOLSABLES

RIESGO PARA EL CONTRATISTA PRECIO UNITARIO

SUMA GLOBAL


Preparatorios

Unilateral / Bilateral

• Contratos previos al establecimiento del Contrato Definitivo, y que establecen condiciones para continuar o terminar las negociaciones(Por ejemplo Opcion Compra – Venta)

• Unilateral: Una parte establece las condiciones, las cuales deben ser aceptadas por la otra parte

Según su Naturaleza Jurídica

Principales

• Bilaterales: Existe posibilidad de negociación y beneficios / penalizaciones para ambas partes

Gratuito / Onerosos • Gratuito: Servicio prestado como parte de valor agregado (no genera costos monetarios)

• Contrato formal establecido entre las partes y que “normara ” las condiciones de ejecución entre las partes.

Accesorios • Conocidos como “Addendum”, se establece cuando se requiere cambiar parte del contenido de un contrato principal, una vez establecido o en ejecución el servicio

• Oneroso: Prestación de un servicio que genera un costo y sus respectivos pagos


TERMINOLOGIA EN CONTRATOS TRANSPORTE EN FABRICA (EXW): Indica que la única obligación del vendedor es facilitar la mercancía en sus propias instalaciones, responsabilizándose el comprador por todo el transporte

FLETE AL COSTADO (FAS): Indica que el vendedor coloca al mercancía en el puerto de origen, encargándose el comprador del resto de las actividades y sus costos

FLETE A BORDO (FOB): El vendedor coloca la mercancía a bordo del medio de transporte en el puerto de embarque de origen

COSTO, SEGURO Y FLETE (CIF) En este caso el corresponde al vendedor el pago del flete y el seguro de transporte, liberando su responsabilidad en el puerto de desembarque de la mercancía

SOBRE BUQUE (EXS): Indica que el vendedor pone la mercancía a la orden del comprador en el puerto de desembarque a bordo del transporte empleado

ENTREGADO A LA FRONTERA (DAF): Sucede cuando la mercancía debe ser nacionalizada en el puerto de desembarque, según el cual el vendedor se compromente hasta que el producto se encuentre en un almacén para su legalización

ENTREGADO LIBRE DE DERECHOS (DDP): El vendedor cubre con todos los gastos de transporte y legalización de la mercancía


S O V I T E J B O

  

Identificar la estrategia óptima. Definir necesidades, qué y cuándo contratar para lograr los objetivos del proyecto. Desarrollar un programa y plan de contratación.

Recopilación de información.  Identificación de formas viables de contratación.  Número y alcance de los contratos.  Clases de contratos.  Comparación de formas de pago.  Establecer plan de contratación.

R A R E D I S N O C A S O T N E M E L E



S O T C U D O R P

 

CONTRATO Satisfacción de una necesidad (Prestación de un servicio, ejecución de una obra o adquisición de un bien).


S A P A T E

Precontratación

S E D A D I V I T C A

Previsión presupuestaria. Ppto. Base/estimado de costo. Especificaciones técnicas. Aspectos SHA y calidad. Condiciones generales. Régimen legal. Modalidad de selección. Tipo de contrato. Cronograma. Aprobación NAAF. Autorización de inicio CL/JD.

S O T C U D O R P

Estrategia de contratación. Cronograma. Pliego de Licitación. Matriz de Evaluación Técnica-Económica.

Contratación Invitación o aviso de prensa. Entrega de pliegos de contratación Análisis de manifiesto de voluntad. Reunión aclaratoria. Visitas al sitio o campo. Recepción y apertura de ofertas. Análisis técnico-económico de ofertas. Negociación. Otorgamiento de buena pro. Firma de contrato.

Expediente Licitatorio. Selección de Contratista. Contrato.

Postcontratación Inicio y ejecución de los trabajos. Administración del contrato. Garantías contractuales. Evaluación de desempeño. Aceptación final. Cierre del contrato.

Inicio de obra o prestación del servicio. Evaluación de Actuación. Aceptación y cierre.


Preparar Plan y Alcance Definir Necesidades. Alcance  Preparar Especificaciones.

Régimen y Matriz Selección

Presupuesto Base



Previsión Presupuestaria. 

y

y

Disp.

Deben reflejar las caracteristicas del trabajo, aspectos de seguridad, higiene y ambiente, criterios de calidad.

Inicio - SIN disponibilidad presupuestaria, condicionando el otorgamiento de la Buena pro. Varios ejercicios presupuestarios Previsión presupuestaria sea inferior al monto total. Oferta sea superior a los recursos asignados en el presupuesto vigente - si se cubre la contratación del ejercicio en curso.

Son la base de la estimación y programación preliminar.



Descripción detallada de la naturaleza, caracteristicas y alcance de la obra o servicio. Las especificaciones deben ser claras.

Programa de Ejecución.



Presupuesto Base / Estimado de Costos

Es una tabla con periodos de tiempo, donde se detallan las diferentes actividades de la obra o servicio.

Punto de referencia para la comparación y análisis referencial de ofertas.

Sirve de base para el control del costo y la ejecución física de la obra o servicio.

Parámetro dinámico de respaldo a toma de decisiones.

Definir Régimen Aplicable, Régimen Laboral y Modalidad de Selección 

CCP/ LOT. Contración Abierta, Contratación Cerrada, Consulta de Precios, Contratación Directa.

Criterios de Selección de Contratista. 

Seleccionar la(s) lista(s) de empresas. Definir los documentos que serán solicitados a las empresas junto con el Manifiesto de Voluntad.

Metodología de Evaluación.



Depende del tipo de oferta: Documentación Preliminar. Ofertas Técnica - Económica (Actos Separados). Ofertas Acto Unico c/apertura diferida..

Grupo Evaluador.



Aspectos de Contratación Tipo de Contrato Moneda de Pago. Especiales  Condiciones Generales.  

o

Definir si es un proceso excluyente y forma en que se otorgará la buena pro. Definir Monto de la Caución. Mencionar si el proceso fue iniciado sin aprobación presupuestaria.

Bases y Contratación 

términos

de

la

Instrucciones generales. Criterios de rechazo, Exepciones y omisiones Forma de presentación y contenido de la Oferta. Aclaratorias de las interpretaciones de la empresas con respecto al proceso. Condiciones que afectan el trabajo. Información Adicional.

Aprobación de la Estrategia.




Preparar Pliego de Condiciones Consolidar y elaborar pliego de Condiciones 

Someter paquete de licitación ante la Comisión. Se establecen precios de adquisición de pliegos. Sólo se pueden modificar los pliegos hasta dos (2) días hábiles ante de la fecha límite de presentación de manifiestos de voluntad u oferta.

Preparar procesos de requerimiento de ofertas e invitación a participar. 

Publicación de aviso de prensa o invitaciones a empresas contratistas.

Recepción y Análisis de Ofertas

Proceso de Aclaratorias 

Reuniones Aclaratorias de Dudas.





Definir si es de carácter obligatorio.

Análisis de los aspectos técnicos, administrativos, financieros, legales



Elaborar minutas.

Comunicaciones o Boletines. 

Plazo para solicitar aclaratorias es de 3 días para CA y 2 días para CC. Pueden solicitar aclaratorias hasta un día hábil de anticipación a la fecha de apertura.

Las dudas deben ser respondidas por escrito a todos los licitantes. La aclaratoria debe ser de conocida por todos los participantes.

Visitas al sitio de trabajo. 

Recepción de Manifiestos de voluntad.

Aceptación y Firma del Contrato

Recepción de ofertas técnicas y económicas. Análisis ofertas (técnica y comercial) 

Detalles evaluados en las ofertas, ofertas inadmisibles, comparación detallada con el presupuesto base, cuadro resumen, bases de negociación, justificación de la decisión propuesta.

Recomendación.

Someter decisión ante el nivel de autoridad correspondiente.

Aprobación de la decisión. Formulación y Firma del Contrato. Conformación del contrato, revisión de Jurídico.

Entrega recaudos requeridos al contratista. 

Fianzas o garantías.

Establecimiento compromiso financiero. 


Ejecución del Contrato Inicio de la Obra y de la ejecución del alcance del trabajo 

Se debe suscribir un acta de inicio. En caso de iniciar el trabajo ante la firma de contrato se debe elaborar una Carta de Autorización de Inicio Preliminar de Trabajos o Carta de Intención.

Evaluación del desempeño

Adm. del Contrato

Preparación de reportes y estadísticas.



Registro de la información del progreso contrato



Documentación, inspección, comunicación y reportes.

Indicadores, ahorros, cumplimiento, desviaciones.

Procesamiento de inspección, HES y órdenes de pago (valuaciones). 

Recepción y procesamiento de valuaciones según la frecuencia y/o periodicidad establecida en el contrato.

Procesar cambios en cantidad de obras. 

Modificación mayor al 10% requiere aprobación de CL, antes de ejecutarlos.

Procesar cambios en el alcance. 

Implican obras, servicios o bienes no contempladas en el contrato original. Se deben someter a la CL y explicar sus razones.

Procesar prorrogas, reclamos y disputas. 

Manejo Desviaciones y modificaciones.  Análisis gestión con el ente contratante. 

Evaluaciones parciales Parámetros de evaluación: calidad de trabajo, eficiencia, seguridad, higiene y ambiente, organización, actuación laboral, tiempo de entrega, apoyo y gestión, infraestructura, equipos, entre otros. Evaluación Final al concluir la obra o servicio. Ingreso de resultados en el RAC de PDVSA.

Aceptación y cierre del Contrato Actas aceptación provisional y definitiva evaluación final del contratista. 

Documentación técnica administrativa y Reporte de cierre del contrato. 

Cierre contable-financiero y finiquitos del contrato . 

Informe post-mortem, reporte lecciones aprendidas 


N A P I C I T R A P

Conocer, asesorar y recomendar en los procesos licitatorios.

y E Inscripción U actualización de Q la data de las contratista y/o S consultoras. E T N E

Registro Nacional de Contratista

Establecer NAAF, Velar cumplimiento de la legislación

Junta Directiva

Comisión de Licitación

Gerencia Contratante

Preparar Preparar especificaciones, especificaciones pliegos técnicas, de licitación, sugiere estrategia someterde la contratación, aprobacióndefine del proceso, prioridad elaborar del servicio, contrato, ejercer ejercer la la administración administración de de contrato, contrato, evaluar evaluar la la actuación actuación del del contratista, contratista, aceptación aceptación yy cierre cierre del del contrato. contrato.

Funciones Asesoras

Licitaciónde Comisión y Contratación Contratos

Apoyo en ámbito de su competencia funcional (SHA, Finanzas, Jurídico, Estimación de Costos) Definir estrategia de contratación, elaborar los pliegos de licitación, Conocer procesos que efectuar reunión excedan del monto aclaratoria, ofertas delegado alevaluar Comité de técnicas, evaluar oferta Operaciones económicas elaborar contrato.


CONSIDERACIONES SOBRE LEY DE CONTRATACIONES ORGANO O ENTE CONTRATANTE: Todos los sujetos señalados en el artículo 3 del presente Decreto. * Los órganos y entes del Poder Público Nacional, Estadal, Municipal, Central y Descentralizado * La Universidades Públicas * El Banco Central de Venezuela * Las asociaciones civiles y sociedades mercantiles en las cuales la República y las personas jurídicas a que se contraen los numerales anteriores tengan participación igual o mayor al cincuenta por ciento (50%0 del patrimonio o capital social respectivo. * Las asociaciones civiles y sociedades mercantiles en cuyo patrimonio o capital social, tengan participación igual o mayor al cincuenta por ciento (50%), las asociaciones civiles y sociedades a que se refiere el numeral anterior. * Las fundaciones constituidas por cualquiera de las personal a que se refieren los numerales anteriores o en cuya administración éstas tengan participación mayoritaria * Los Consejos Comunales o cualquier otra organización comunitaria de base que manejen fondos públicos.

CONTRATISTA: Toda personal natural o jurídica que ejecuta una obra, suministra bienes o presta un servicio no profesional ni laboral, para alguno de los órganos y entes sujetos al presente Decreto .


CONSIDERACIONES SOBRE LEY DE CONTRATACIONES PARTICIPANTE: Es cualquier persona natural o jurídica que haya adquirido el pliego de condiciones para participar en un Concurso Abierto o un Concurso Abierto Anunciado Internacionalmente, o que sea invitado a presentar oferta en un Concurso Cerrado o Consulta de Precios SERVICIOS PROFESIONALES: Son los servicios prestados por personas naturales o jurídicas , en virtud de actividades de carácter científico, técnico, artístico, intelectual, creativo, docente o en el ejercicio de su profesión, realizados en nombre propio o por personal bajo su dependencia.

CONTRATO: Es el instrumento jurídico que regula la ejecución de una obra, prestación de un servicio o suministro de bienes, incluidas las órdenes de compra y órdenes de servicio, que contendrían al menos las siguientes condiciones: precio, cantidades, forma de pago, tiempo y forma de entrega y especificaciones especificaciones contenidas en el pliego de condiciones, si fuese necesario. PLIEGO DE CONDICIONES: Es el documento donde se establecen las reglas básicas, requisitos y especificaciones especificaciones que rigen rigen las modalidades modalidades de selección de de contratistas. contratistas. CALIFICACION: Es el resultado del examen de la capacidad legal, técnica y financiera de un participante para cumplir con las obligaciones derivadas derivadas de un contrato. CLASIFICACION: Es la ubicación del interesado en las categorías de especialidades del Registro Nacional de Contratistas, definidas por el Servicio Nacional de Contrataciones, con base a su capacidad técnica general.


CONSIDERACIONES SOBRE LEY DE CONTRATACIONES OFERTA: Es aquella propuesta que ha sido presentada por una personal natural o jurídica, cumpliendo con los recaudos exigidos para suministra un bien, prestar un servicio o ejecutar una obra. OFERENTE: Es la persona natural o jurídica que ha presentado una manifestación de voluntad de participar o una oferta en alguna de las modalidades previstas en el Decreto.

MODALIDADES DE CONTRATACION: Son las categorías que disponen los sujetos al Decreto, establecidas para efectuar la selección de contratistas para la adquisición de bienes, prestación de servicios y ejecución de obras. CONCURSO ABIERTO: Es la modalidad de selección pública del contratista, en la que pueden participar personas naturales o jurídicas nacionales y extranjeras, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente Decreto, y en base a las condiciones particulares inherentes al pliego de condiciones. CONCURSO CERRADO: Es la modalidad de selección del contratista en al que al menos cinco (05) participantes son invitados de manera particular a presentar ofertas por el órgano o ente contratante, con base a su capacidad técnica, financiera y legal. CONSULTA DE PRECIOS: Es la modalidad de selección de contratista en la que, de manera documentada, se consultan precios a por lo menos tres (03) proveedores de bienes, ejecutores de obras o prestadores de servicios


CONSIDERACIONES SOBRE LEY DE CONTRATACIONES CONTRATACION DIRECTA: Es la modalidad excepcional de adjudicación que realizar el órgano o ente contratante, que podrá realizarse de acuerdo a condiciones especiales de conformidad con lo establecido a la Ley de Contrataciones Públicas EMERGENCIA COMPROBADA: COMPROBADA: Son los hechos o circunstancias sobrevenidas que tienen como consecuencia la paralización, o la amenaza de paralización total o parcial de sus actividades o del desarrollo de las competencias competencias del órgano o ente contratante. PROCESO PRODUCTIVO: Son las actividades realizadas por el órgano o ente contratante, mediante las cuales un conjunto de elementos o materiales sufren un procesos de transformación que conduce a obtener bienes tangibles o servicios para satisfacer necesidades. PRESUPUESTO BASE: Es una estimación de los costos que se generan por las especificaciones técnicas requeridas para la ejecución de obras, la adquisición de bienes o la prestación de servicios. COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL: Son todos aquellos acuerdos que los oferentes establecen en su oferta para la atención de por lo menos una de las demandas sociales relacionadas con: 1. La ejecución de proyectos de desarrollo socio comunitario. 2. La creación de nuevos empleos permanentes. 3. Formación socio productiva de integrantes de la comunidad. 4. Venta de bienes a precios solidarios o al costo. 5. Aportes de dinero o especies a programas sociales determinados por el Estado o a instituciones sin fines de lucro. 6. Cualquier otro que satisfaga las necesidades prioritarias del entorno social del órgano o ente contratante,


CONSIDERACIONES SOBRE LEY DE CONTRATACIONES MEDIOS ELECTRONICOS: Son instrumentos, dispositivos, elementos o componentes tangibles o intangibles que obtienen, crean, almacenan, administran , codifican manejan, mueven, controlan, transmiten y reciben de forma automática o no, datos o mensajes de datos cuyo significado aparece claro para las personas o procesadores de datos destinados a interpretarlos

DESVIACION SUSTANCIAL: Divergencia o reserva mayor con respecto a los términos, requisitos y especificaciones del pliego de condiciones, en la que incurren los oferentes y que harían improbable el suministro del bien o del servicio o ejecución de obras en las condiciones solicitadas por el órgano o ente contratante. CADENA AGROALIMENTARIA: Es el conjunto de los factores involucrados en las actividades de producción primaria, transformación, almacenamiento, transporte, distribución, comercialización y consumo de alimentos SERVICIOS BASICOS: Son los servicios requeridos para el funcionamiento del órgano o ente contratante en el desarrollo de sus competencias, que incluyen: electricidad, agua, aseo urbano, gas, telefonía, postales y redes informáticas de información. ALIANZA ESTRATEGICA: Consiste en el establecimiento de mecanismos de cooperación entre el órgano o ente contratante y personas naturales o jurídicas, en la combinación de esfuerzos, fortalezas y habilidades, con objeto de abordar los problemas complejos del proceso productivo, en beneficio de ambas partes


CONSIDERACIONES SOBRE LEY DE CONTRATACIONES ALIANZA COMERCIAL: Son acuerdos o vínculos que establece el órgano o ente contratante con personas naturales o jurídicas, que tienen un objeto común específico para el beneficio mutuo. PEQUEÑO PRODUCTOR: Es una persona natural que desarrolla la actividad agrícola por la explotación de su campo y sus ventas no deben superar un monto anual equivalente a cuatro mil unidades tributarias (4.000 U.T.) EXCLUSION DE LAS MODALIDADES DE SELECCIÓN: Quedan excluidos, solo de la aplicación de las modalidades de selección de contratistas, los contratos que tengan por objeto: * La prestación de servicios profesionales y laborales * La prestación de servicios financieros por entidades regidas por la ley sobre la materia * La adquisición y arrendamiento de bienes inmuebles, inclusive el financiero. * La adquisición de obras artísticas, literarias o científicas. * Las Alianzas Comerciales y Estratégicas para la Adquisición de bienes y prestación de servicios entre personas naturales o jurídicas y los órganos o entes contratantes. * Los servicios básicos indispensables para el funcionamiento del órgano o ente contratante. * La adquisición de bienes, la prestación de servicios y la ejecución de obras, encomendadas a los órganos o entes de la administración pública.


CONSIDERACIONES SOBRE LEY DE CONTRATACIONES Artículo 15. Culminada la selección de contratista, los oferentes tendrán derecho a solicitar la revisión del expediente y requerir copia certificada de cualquier documento en el contenido. Artículo 37. Se prohibe dividir en varios contratos la ejecución de una misma obra, la prestación de un servicio o la adquisición de bienes, con el objeto de disminuir la cuantía del mismo, Artículo 39. Para todas las modalidades de contratación se debe preparar un presupuesto base, cuyo contenido será confidencial hasta que se produzca la notificación oficial del resultado de selección de contratista, salvo que en el pliego se establezca el empleo de este como criterio de rechazo de ofertas. En ningún caso se podrá emplear el presupuesto base como criterio de evaluación de ofertas. Artículo 84. Dentro de los tres (03) días hábiles siguientes a la recepción del informe que presente la Comisión de Contrataciones, se debe otorgar la adjudicación o declarar desierto el procedimiento. Artículo 86. Se procederá a considerar la segunda y tercera opción en caso que el participante con la primera opción no mantenga su oferta, se niegue a firmar el contrato, no suministre las garantías requeridas o le sea anulada la adjudicación por haber suministrado información falsa. Artículo 87. En cualquiera de las modalidades establecidas se podrá adjudicar el contrato cuando se presente una (01) sola oferta y cumpla con todos los requisitos establecidos en el pliego, luego de efectuada su calificación y evaluación respectivas.


RANGOS DE CONTRATACION En el caso de adquisición de bienes o contratación de servicios, si el contrato a ser otorgado es por un monto estimado superior a veinte mil unidades tributarias (20.000 U.T.), equivalente a 2.140.000 Bs.F. (Unidad Tributaria vigente al 2.013) En el caso de construcción de obras, si el contrato a ser otorgado es por un monto superior a cincuenta mil unidades tributarias (50.000 U.T.), equivalente a 5.350.000 Bs.F. (Unidad Tributaria vigente al 2.011)

CONSIDERACIONES GENERALES Todos los documentos deberán ser consignados debidamente firmados en sobres sellados, en acto público Se debe llevar registro de los adquirientes con los datos mínimos para efectuar notificaciones La no adquisición del pliego no será causa de descalificación En ningún caso se adminitirán ofertas después de concluidos los actos de recepción. El órgano o ente contratante debe indicar claramente todos los datos necesarios para la obtención del pliego de condiciones, el mecanismo de contratación y el sitio, día y hora de los actos públicos de recepción de documentos.




RANGOS DE CONTRATACION En el caso de adquisición de bienes o contratación de servicios, si el contrato a ser otorgado es por un monto estimado superior a cinco mil unidades tributarias (5.000 U.T.) y hasta veinte mil unidades tributarias (20.000 U.T.), equivalente a 535.000 Bs.F., hasta 2.140.000 Bs.F. (Unidad Tributaria vigente al 2.013) En el caso de construcción de obras, si el contrato a ser otorgado es por un monto superior a veinte mil unidades tributarias (20.000 U.T.) y hasta cincuenta mil unidades tributarias (50.000 U.T.), equivalente a 2.140.000 Bs.F., hasta 5.350.000 Bs.F. (Unidad Tributaria vigente al 2.013)

CONSIDERACIONES GENERALES Todos los documentos deberán ser consignados debidamente firmados en sobres sellados, en acto público Se debe llevar registro de los adquirientes con los datos mínimos para efectuar notificaciones La no adquisición del pliego no será causa de descalificación En ningún caso se adminitirán ofertas después de concluidos los actos de recepción. El órgano o ente contratante debe indicar claramente todos los datos necesarios para la obtención del pliego de condiciones, el mecanismo de contratación y el sitio, día y hora de los actos públicos de recepción de documentos. Puede también procederse por Concurso Cerrado cuando la máxima autoridad del órgano o ente contratante, mediante acto motivado lo justifique Deben presentar oferta al menos cinco (05) participantes




RANGOS DE CONTRATACION En el caso de adquisición de bienes o contratación de servicios, si el contrato a ser otorgado es por un monto estimado hasta cinco mil unidades tributarias (5.000 U.T.), equivalente a 535.000 Bs.F. (Unidad Tributaria vigente al 2.013) En el caso de construcción de obras, si el contrato a ser otorgado es por un monto hasta veinte mil unidades tributarias (20.000 U.T.), equivalente a 2.140.000 Bs.F. (Unidad Tributaria vigente al 2.013)

CONSIDERACIONES GENERALES Adicionalmente se puede proceder por este mecanismo, independientemente del monto de contratación cuando por razones de interés general los bienes, servicios u obras deban ser contratados y ejecutados en un lapso perentorio. Se debe llevar registro de los adquirientes con los datos mínimos para efectuar notificaciones La no adquisición del pliego no será causa de descalificación En ningún caso se adminitirán ofertas después de concluidos los actos de recepción. El órgano o ente contratante debe indicar claramente todos los datos necesarios para la obtención del pliego de condiciones, el mecanismo de contratación y el sitio, día y hora de los actos públicos de recepción de documentos. Deben presentar oferta al menos tres (03) participantes, y se puede proceder a adjudicación si se hubiere recibido al menos una (01) de ellas


CON ACTO MOTIVADO Se podrá proceder excepcionalmente a la Contratación Directa, independientemente del monto de la contratación, siempre y cuando la máxima autoridad del órgano o ente contratante, mediante acto motivado, justifique su procedencia, según lo siguiente: Si un proceso productivo pudiera resultar gravemente afectado por el retardo del proceso de contratación Cuando las condiciones técnicas excluyen toda posibilidad de competencia En caso de contrataciones en las cuales no fuese posible aplicar las modalidades anteriormente indicadas. Cuando se trata de emergencia comprobada, que puedan originar la paralización total o parcial de las actividades del órgano o ente contratante. En contrataciones de bienes, servicios u obras para su comercialización ante consumidores distintos al órgano o ente contratante. Cuando la contratación pudiera comprometer secretos o estrategias comerciales del órgano o ente contratante. En contrataciones para el restablecimiento inmediato de los servicios públicos o actividades de interés general que hayan sido objeto de interrupción o fallas, independientemente de su recurrencia. En contrataciones que sean indispensables para asegurar el desarrollo de la cadena agroalimentaria.


SIN ACTO MOTIVADO Se podrá proceder excepcionalmente a la Contratación Directa, independientemente del monto de la contratación, siempre y cuando la máxima autoridad del Ministerio competente apruebe dicho proceso bajo las siguientes circunstancias: Decreto de estados de excepción Contrataciones de bienes, servicios u obras de urgente necesidad para la seguridad y defensa de la Nación En caso de bienes, servicios, productos alimenticios y medicamentos declarados como de primera necesidad, siempre y cuando en el país existan condiciones de desabastecimiento por no producción o producción insuficiente.


Clases de estimado MAYOR DEFINICIÓN

BAJA INCERTIDUMBRE

CLASE I CLASE II CLASE III CLASE IV MENOR DEFINICIÓN

CLASE V

ALTA INCERTIDUMBRE


Es una estimación de costos con base en las especificaciones técnicas para la ejecución de obras, la adquisición de bienes muebles y la prestación de servicios. ESTIMADO DE COSTOS

COSTOS DIRECTOS

COSTOS INDIRECTOS

LABOR

IMPUESTOS

MATERIALES

CONDICIONES GENERALES

EQUIPOS

RIESGO

SUBCONTRATOS GANANCIA CONTINGENCIA GASTOS GENERALES



Clasificación



De acuerdo al uso que se le da y del momento en la vida de un proyecto en el que se prepara : Estimado Clase V: Fase Inicial Del Proyecto (Visión) Estimado Clase IV: Al Completar la Ing. Conceptual Estimado Clase III: Al Completar 60% De Ing. Básica Estimado Clase II: Al Completar Ing. Básica Estimado Clase I: Al Completar Ing. Detallada

ADMINISTRACION







Métodos estadísticos.



Métodos determinísticos.










Tabla 1. Clasificaciones internacionales de estimación de costos Clase estimada

Nivel de definición del proyecto (%)

Clase 5 Clase 4 Clase 3 Clase 2 Clase 1

0a2 1a5 10 a 40 30 a 70 50 a 100

Uso final (Propósito del estimado) Fase Conceptualización Estudio de factibilidad Presupuesto, autorización o control Control o bid/tender Chequeo de estimado o bid/tender

Rango de exactitud esperado (%) -50 a +100 -30 a +50 -20 a +30 -15 a +20 -10 a +15

Tabla 2. Definiciones de costo estimado según el Instituto de la Industria de la Construcción Clase estimada Rango de porcentaje Descripción / metodología Orden de magnitud Estimado factorizado Control estimado Detallado o definitivo

+ 30 a 50 + 25 a 30 + 10 a 15 + <10

Estudio de factibilidad - curvas de costo/capacidad Equipamiento mayor - factores que aplican costos Cantidades para planos mecan./elect./civiles Basado en planos detallados


GERENCIA DE PROCURA EN PROYECTOS “SON LOS

PROCESOS REQUERIDOS PARA LA PROCURA O ADQUISICIÓN DE LOS BIENES O SERVICIOS NECESARIOS PARA UN PROYECTOS” Responsable de proveer oportunamente y dentro de los parámetros establecidos de tiempo, costo y calidad los bienes y servicios requeridos fuera de la organización del proyecto, cuando... - No se tiene la experticia requerida - Los recursos disponibles .... a través de un Contrato



Nivel de Actividad

Tiempo


Nivel de Actividad

Tiempo


Nivel de Actividad

Tiempo


HERRAMIENTAS

ENTRADAS

SALIDAS


Estructura Desagregada de Trabajo (EDT / WBS) Bases Contratación Condiciones Mercado Presupuesto Base

Contrato Plan de Procura Expediente Contratación Lecciones Aprendidas en Contratación Formatos / Estándares Juicio Experto Información Legal Habilidades Negociación Sistema Manejo Presupuesto Matrices Evaluación


PROCESO PLANIFICACION PROCURA Es el proceso de identificación de los bienes o servicios planificados para la ejecución del Proyecto, que no están disponibles por el equipo, y por tanto deben ser suministrado por una organización externa al Proyecto como tal. ENTRADAS • Bases del proyecto • Especificación del Producto • Personal RRHH • Condiciones de mercado • Restricciones • Premisas

HERRAMIENTAS • Análisis de compra vs. esfuerzo propio • Juicio experto • Selección tipo de contrato

SALIDAS • Plan de gestión de la Procura • Bases de trabajo


PROCESO PLANIFICACION PROCURA / MEJORES PRACTICAS El punto de arranque para la planificación ha de ser, antes que nada, la fecha de arranque requerida por el “dueño” Definición clara y temprana del alcance del Proyecto Los paquetes de trabajo deben ser configurados de acuerdo con la estrategia de contratación Reunión de arranque Las actividades de procura han de ser planificadas para satisfacer las fechas establecidas por los “shareholders” La planificación de procura ha de contemplar un plan de Gerencia de Riesgo Se deben contemplar los factores de tiempo asociados con la calificación y selección de proveedores Interrelación entre el equipo de Proyecto y el equipo de Procura


PROCESO PLANIFICACION PROCURA / MEJORES PRACTICAS Paquetes de especificaciones claramente definidos entre los “shareholders” y el equipo de Proyecto

Personal calificado y adiestrado en el equipo de Procura. En esta proceso ha de participar personal con alto grado de Juicio Experto Reuniones y mesas de trabajo periódicas Consideración preliminar de mercado disponible de proveedores En resumen el plan de procura debe contestar la siguientes interrogantes A) Que tipo de contrato podría ser usado B) Definición clara de roles y responsabilidades entre el equipo de Proyecto y los “shareholders”

C) Como podría ser coordinado el plan de procura con otros aspectos de planificación del Proyecto. D) Cuantos proveedores podrían ser manejados ?


PROCESO PLANIFICACION SOLICITUDES / REQUISICIONES Es el proceso de elaboración de la documentación requerida para soportar las requisiciones o solicitudes de oferta ENTRADAS • Plan de Gestión de la Procura • Bases de trabajo • Otros resultados de procesos planificación

HERRAMIENTAS • Formatos y estándares • Juicio Experto

SALIDAS • Documentos de requisición o procura de bienes y/o servicios • Criterios de evaluación • Actualización de bases de trabajo


PROCESO PLANIFICACION SOLICITUDES / REQUISICIONES MEJORES PRACTICAS Base de datos documentos estándar de Procura (Contratos, Invitaciones a participar, comunicados, matrices de evaluación) Cada proyecto es distinto, por tanto cada documento estándar ha de ser revisado para cada caso en particular Paquetes de licitación claramente definidos entre los “shareholders” y el equipo de Proyecto

Personal calificado y adiestrado en el equipo de Procura. En esta proceso ha de participar personal con alto grado de Juicio Experto Reuniones y mesas de trabajo interdisciplinarias (técnico – legales) Matrices de evaluación con criterios objetivos Conocimiento claro del cronograma de Procura y del Proyecto Conocimiento claro de las estrategias de contratación


PROCESO PLANIFICACION SOLICITUDES / REQUISICIONES MEJORES PRACTICAS Lista verificación contenido típico Documento de Requisición Carta de invitación Lineamientos sobre el proceso de licitación Formas para presentar la propuesta Modelo de contrato Especificaciones del trabajo


SOLICITUDES Y/O REQUISICIONES Proceso que abarca la obtención de respuestas, ya sean propuestas o licitaciones, de los potenciales proveedores de bienes y/o servicios

ENTRADAS • Documentos de requisición o procura de bienes y/o servicios • Lista de Vendedores Calificados

HERRAMIENTAS • Reuniones Aclaratorias • Anuncios de prensa

SALIDAS • Ofertas


SOLICITUDES Y/O REQUISICIONES MEJORES PRACTICAS El objetivo principal debe ser asegurar que todos los Oferentes tengan una comprensión común y lo mas clara posible del producto o servicio requerido. En las reuniones aclaratorias y manejo de preguntas de los Oferentes es recomendable: Documentar por escrito todas las preguntas y respuestas para evitar confusiones y malos entendidos. Este documento forma parte luego de los documentos de contratación. Copiar las preguntas y respuestas (usualmente sin identificar al autor de la pregunta) a todos los Oferentes para asegurar una misma base de información común a todos los participantes.


SELECCIÓN DE PROVEEDORES Proceso recepción, análisis y evaluación de las ofertas y/o propuestas de los proveedores de bienes y/o servicios. ENTRADAS • Ofertas • Criterios de Evaluación • Políticas de la Empresa

HERRAMIENTAS • Negociación del Contrato • Matriz de Evaluación • Criterios Excluyentes • Estimados de Costos Independientes

SALIDAS


SELECCIÓN DE PROVEEDORES / MEJORES PRACTICAS En la Evaluación de Ofertas Mantener una actitud lo mas objetiva posible. Definir con claridad desde el proceso de solicitud las reglas del juego en cuanto a la metodología de evaluación y criterios a aplicar. En la Negociación de Contrato Aclarar y llegar a mutuo acuerdo de la estructura y requerimientos contractuales En el Contrato Definir adecuadamente las Responsabilidades, Autoridad, Términos aplicables, Financiamiento, Enfoque de negocios, Enfoque Técnico, Precio. El contrato debe describir adecuadamente el producto o servicio que satisface las necesidades identificadas


ADMINISTRACION DE CONTRATOS Es el proceso de supervisión continua para garantizar que el contratista cumpla con los requerimientos previamente establecidos por el contratante. ENTRADAS • Contrato • Resultados del trabajo • Ordenes de cambio • Facturación

HERRAMIENTAS • Sistema de Control de cambios • Reportes de Progreso • Sistema de Pago

SALIDAS • Correspondencia • Cambio en Contratos • Solicitudes de Pago


ADMINISTRACION DE CONTRATOS MEJORES PRACTICAS Conocimiento cabal del contrato Eficiente manejo de cambios, resolución de reclamos y arreglo de disputas El administrador de contrato ha de ser personal calificado (experiencia + juicio experto) El ejecutor han de cumplir con las habilidades necesarias para el cumplimiento del contrato Plan de administración de contrato = Procedimientos para la administración del Contrato Integración del Administrador de Contrato en la definición del alcance y/o especificaciones del bien o servicio a contratar Roles y responsabilidades claramente definidas Adecuadas políticas de incentivos y motivación al Contratante y al Contratista.


ADMINISTRACION DE CONTRATOS MEJORES PRACTICAS El Administrador de Contratos ha de tener habilidades para el manejo efectivo de discrepancias (RRHH) Listas de Verificación que sirvan para la adecuada validación y control de hitos de avance y pago. Reunión de arranque El Contratante y el Contratista han de mantener conjuntamente la disciplina del Proyecto, así como relaciones de respeto y armoniosas. Continuo proceso de retroalimentación entre las partes


PROCESO CIERRE CONTRATOS Es el proceso que abarca las labores a ejecutarse para finalizar la relación contractual ENTRADAS • Documentación del Contrato • Reportes del sistema contable

HERRAMIENTAS • Auditorias de Procura • Revisión de la validez de solvencias y fianzas. • Completacion de “Check List”

SALIDAS • Archivos de cierre y contratación • Finiquito del Contrato. • Aceptación Definitiva de la Obra


PROCESO CIERRE CONTRATOS MEJORES PRACTICAS Se completa una lista de puntos obligatorios “ Check List”

Se reciben las garantías, solvencias y liquidaciones preliminares. Se elabora un procedimiento para el Cierre del Contrato Se revisa la competencia y vigencia de las garantías y fianzas Se devuelven las garantías y/o fianzas no requeridas Se confirma el procesamiento de la factura final (Cierre en sistema) Se auditan los resultados técnicos y financieros del contrato


PROCESO CIERRE CONTRATOS MEJORES PRACTICAS Se firma un Acta de Aceptación Definitiva de la Obra Se firma un Finiquito del Contrato Se realiza una evaluación del “perfomance” del Contratista

Se documentan y discuten las Lecciones Aprendidas Se capitalizan las Nuevas Instalaciones (WIP -> AUO)



n ó i c a t a r t n o C n e n ó i c a i c o g e N

INTRODUCCION: Un oferente debe esta muy consciente de que preparar una cotización es una actividad sumamente costosa para su organización, lo que irremediablemente debe llevarlo a plantearse procedimientos de Costo/Beneficio antes de comprometerse con el contratante. En este sentido se pueden generar una serie de “costos ocultos” de ofertar, que por lo general no han sido asimilaros por muchas empresas contratista de proyectos. PROCEDIMIENTO: Se formarán varios equipos y cada uno de ellos recibirá fondos por parte de la Junta Directiva de la empresa contratista, equivalentes a Dieciocho (18) unidades monetarias para participar en un proceso de negociación. La negociación se realizará en varias rondas, de forma que en cada roda cada equipo debe entregar un monto especificado de inversión como requisito para poder participar. En cada ronda la negociación consiste en decidir por “X”o “Y”. Dependiendo de lo que cada equipo haya decidido, pueden recibir o perder unidades monetarias.


ESPECIFICACIONES NEGOCIACION: n ó i c a t a r t n o C n e n ó i c a i c o g e N

Si todos los equipos deciden “X”, todos los equipos pierden la inversión y deben cancelar una (01) unidad monetaria adicional por cada unidad monetaria invertida. •

Si existe al menos un equipo que decida “X”; y el resto de los equipos que decidieron “Y”, entonces el o los que decidieron “X” recuperan su inversión y el o los equipos que decidieron “Y” la pierden. Adicionalmente el o los equipos que decidieron “Y” deben cancelarle una unidad monetaria adicional a cada unos de los equipos que decidieron “X”. •

Si todos los equipos deciden “Y”, cada equipo recupera su inversión y recibe una unidad monetaria adicional. •


ESPECIFICACIONES NEGOCIACION: n ó i c a t a r t n o C n e n ó i c a i c o g e N

Los equipos tienen un plazo de un (01) minuto para realizar su elección. Durante el proceso no puede existir ninguna comunicación entre los distintos equipos, excepto en aquellas rondas que así se establezca, como son las rondas 4, 6 y 8, en las que se permiten hasta tres (03) minutos para discusión entre los representantes de cada equipo, y luego una discusión interna de cada equipo durante minuto de un (01). •

La inversión es prefijada en cada ronda, de forma que las rondas 1, 2, 3, 5 y 7 tienen una inversión fija de una (01) unidad monetaria por equipo. La ronda 4 requiere una inversión de dos (02) unidades monetarias. La ronda 6 requiere una inversión de tres (03) unidades monetarias. La ronda 8 requiere una inversión de cuatro (04) unidades monetarias. •


) L A U D I V I D N I ( 1 N O I C A N G I S A

Por razones de seguridad de las instalaciones se decide evaluar la contratación del diseño e implantación de un Sistema Integrado de Protección del Complejo Criogénico de Jose. Luego de varias reuniones se decide evaluar varias opciones, estas son: 

Contratación de Ingeniería. Esperar resultados y coordinar la procura a través

de la organización de Procura de la empresa y posteriormente contratar la construcción, instalación de equipos y puesta en marcha. Para ello se designa al Ingeniero Pedro Segura para gerenciar el proyecto y se le da la autoridad suficiente para contratar su equipo de gerencia para el seguimiento del proyecto. 

Contratación de un sistema

“llave en mano”. En esta opción la empresa decide

evaluar las empresas con capacidad para ejecutar esta actividad, Se estima que será necesario realizar procura internacional debido a lo especializado de la tecnología por lo que la empresa quiere asegurarse que el contratista seleccionado tenga la capacidad e independencia financiera para acometer este reto.





Contratación de un Outsourcing. La empresa considera que su “Negocio

Medular” no es la seguridad, razón por la cual recurren a la evaluación de un outsourcing que le permita dejar en manos de una empresa especializada el diseño y la ejecución del proyecto y su posterior operación. La empresa estima ahorros potenciales por esta modalidad al considerar que el personal involucrado no formará parte de la nómina y que el mantenimiento de los equipos no constituirá una carga adicional al presupuesto de gastos. 

Contratación de esquema híbrido . En esta opción la empresa considera que

tiene el personal calificado y con experiencia en ejecución de proyectos como para manejar el proyecto más no para acometer la operación del mismo, razón por la cual decide evaluar el desarrollo del proyecto y la entrega de los equipos e infraestructura asociada a otra empresa para su operación. De esta manera, la empresa conserva la propiedad de los activos sin incrementar el presupuesto de gastos con la adición de personal a la nómina.


Datos adicionales: ) L A U D I V I D N I ( 1 N O I C A N G I S A

 Los

estimadores de costos de la empresa han generado un documento de estimación clase IV el cual refleja un monto total del proyecto de 5MMMBs. De los cuales, el 15% corresponde a desarrollo e ingeniería Básica y de Detalles, el 55% está asociado a la procura y el resto a construcción de infraestructura, instalación y puesta en marcha de los equipos. El sistema de protección debe contemplar, sin limitarse a, los siguientes subsistemas: 

 Protección

perimetral

CCTV en áreas consideradas de alto riesgo o de circulación restringida. 

Control de acceso a oficinas y áreas restringidas. Registro, monitoreo y control de visitantes. 



Usted ha sido seleccionado para presentar ante la Junta Directiva de la empresa el análisis de una opción, que puede ser algunas de las presentadas, una combinación de las mismas, o una opción totalmente nueva. Evidentemente usted presentará que su opción es la mejor, razón por la cual deberá realizar una justificación que sea convincente para garantizar que la JD seleccione su opción en lugar de cualquier otra. Usted deberá aprovechar la oportunidad de debatir fortalezas y debilidades por lo que se le sugiere que piense sobre estos aspectos antes de presentar su propuesta. Adicionalmente, de acuerdo a la forma de contratación sugerida deberá indicar el tipo de contrato claramente definido.


) S O P I U Q E ( 2 N O I C A N G I S A

Su equipo ha sido seleccionado para presentar ante la Junta Directiva de la empresa el análisis de un caso sobre contratación, el cual está identificado como: Asignacion 2_Gerencia Procura 0212.doc El cual deberá descargar de la intranet creada a tal fin por el facilitador Suerte y exito !!!!

Procura en Proyectos

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