Plan de Procura

PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD PLAN DE PROCURA

PROYECTO: REMODELACIÓN DE LAS OFICINAS

LIMA – PERU PERU

REMODELACION PLAN DE PROCURA 1.

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OBJETIVO Describir el procedimiento para gestionar la compra de bienes y servicios necesarios para la obra.

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ALCANCE Todos los procesos de compra de bienes y servicios de la obra.

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DEFINICIONES Productos de stock : Productos que por su alta rotación, mínimo valor o negociación con proveedores se mantienen permanentemente disponibles en almacén.

Requirente: El Ingeniero residente de obra solicita los bienes o servicios para el desarrollo de sus labores cotidianas. El requirente puede hacer pedidos al almacén para productos de stock o mediante un requerimiento de compra que deberá ser aprobado por el Gerente de Obra.

Plan de Procura: Es el plan inicial que incluye el cronograma de adquisiciones, responsables y contratistas propuestos para la obra. Este se entrega al inicio de la obra a todos los involucrados y sirve como marco para el seguimiento semanal.

Reunión de adquisiciones: Reunión semanal que participan los requirentes, la gerencia de obra y la logística corporativa. En esta se presentan y se aprueban las adquisiciones y se hace seguimiento a las compras.

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METODOLOGÍA 4.1 Pedidos de compras internas de almacen EN OBRA El requirente consultará si el producto solicitado se encuentra en almacén, de ser así se elabora un vale de salida por el material en mención. Dicho vale de salida deberá estar firmado por el requirente y por su jefe inmediato superior. Una vez aprobada la salida de almacén el responsable de almacén entregará los productos solicitados al requirente validando en el sistema la entrega para su respectivo registro electrónico de tal manera que se actualicen los saldos o stocks de materiales. En el caso de no contar con el material en almacen, se procederá a hacer el requerimiento por escrito. Se debe tener en cuenta el tiempo de atención del requerimiento para realizarlo con anticipación. El requerimiento debe tener el visto bueno del Gerente de Obra. Con la aprobación del requerimiento, este es ingresado al sistema por el administrador o jefe de almacén el mismo día en que es solicitado. De no existir códigos del producto o servicio solicitado, éstos deberán ser solicitados al personal de logística para lo cual deberá contarse con información básica y/o técnica del producto a registrar. El personal de logística deberá crear el código en menos de 24 horas. En el caso de un requerimiento de servicio el requirente indicará los detalles y las especificaciones del servicio solicitado en el campo de Observaciones del sistema de Logística y los proveedores propuestos si los tuviera. Además, el requirente deberá de entregar en la reunión semanal de adquisiciones, el legajo del servicio a adquirir que incluye, ofertas concursantes, cuadro comparativo y

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puntaje. El requirente se apoyara en el Gerente de Obra y la oficina de procura para la elaboración del legajo. Se debe hacer seguimiento al pedido para informar al requirente acerca el plazo de entrega del mismo y así se puedan tomarse las medidas necesarias para reprogramación de trabajos si así lo crea conveniente el requirente.

EN OFICINA CENTRAL y LOGISTICA CORPORATIVA El encargado de logística corporativa asignado a la obra recibirá el requerimiento a través del sistema y consultará si el producto requerido se encuentra en stock en el almacén zonal respectivo. Si el producto no se encuentra en stock, el personal de almacén (para el caso de productos de stock) o el requirente, generara un requerimiento de compras en el sistema de logística. Si la obra solicita códigos para su creación estos deberán ser devueltos en un plazo no mayor de 24 horas. Una vez creado el requerimiento, este es revisado en cantidades, valores y centros de costo asignados, para luego ser autorizado electrónicamente en el sistema de logística por el jefe de obra, en caso de ausencia se deberá indicar quien asumirá su responsabilidad. En caso de presentarse un requerimiento de materiales/servicio con carácter de URGENTE este será identificado en el sistema de logística con PRIORIDAD ALTA y se atenderá preferentemente dependiendo de la naturaleza o dificultad de cotización y aprovisionamiento del material/servicio requerido. El personal de logística revisará que los datos del requerimiento de materiales/servicios estén completos, caso contrario solicitará vía correo electrónico al usuario solicitante completar la información necesaria para iniciar la gestión en un plazo no mayor a 1 día. La generación de orden de compra debe de hacerse en un tiempo máximo de 3 días una vez recibida toda la información.

4.2 Adquisición mediante orden de compra/servicio FLUJO DE ADQUISICIONES Todos los procesos de adquisición de bienes y servicios seguirán el siguiente flujo, en los cuales se detallan los procesos hasta concluir finalmente en una orden de compra/servicio, firmada por por el responsable de cada especialidad, la gerencia del proyecto y el jefe de logística. Los documentos validos comprenden las ordenes de compra (OC), ordenes de trabajo (OT) y contratos.



ALCANCES DE LOS PROCESOS DE ADQUISICIONES MEDIANTE OC-OT. EN OBRA El Responsable por especialidad, en coordinación con el residente de obra y la gerencia de obra entregará al personal de logística corporativo (de acuerdo a lo que corresponda) la información necesaria (especificaciones, planos, bases de concurso, requerimientos mínimos de ejecución, modelo de contrato, etc.) para que se proceda a elaborar un concurso, si corresponde, o a ordenar la adquisición de productos o contratar una actividad por parte del personal corporativo o de la empresa. EN OFICINA CENTRAL Y LOGISTICA CORPORATIVA El personal de Logística elaborará la orden de compra basándose en el requerimiento de Materiales/Servicios registrado en el sistema de logística, si por la naturaleza del Producto/Servicio se requiere la emisión de un contrato, se procederá con el párrafo “Adquisición mediante contratos”. En el caso que se trate de la adquisición del equipamiento de la obra, el responsable será el Jefe del departamento de adquisiciones de equipamiento de la empresa, basándose en el requerimiento de Materiales/Servicios registrado en el sistema logístico. Para el caso de productos de uso recurrente se podrán establecer procesos de selección de proveedores únicos mediante la modalidad de propuesta de abastecimiento periódico que deberá tener vigencia según la naturaleza del producto y/o los intereses de la empresa, culminada la vigencia del acuerdo, el personal de Logística deberá iniciar un nuevo proceso con todos los proveedores posibles del mercado. En caso no se pueda realizar este proceso se podrán emplear análisis comparativos vigentes o precios históricos vigentes. Para el caso de productos no recurrentes será necesario como mínimo dos cotizaciones las cuales deberán ser analizadas en cuadros comparativos, caso contrario la Orden de Compra deberá ser archivada con su debida justificación autorizada por el sub-Gerente de Logística. En el caso que el requirente proponga una compra directa a un proveedor de acuerdo a su necesidad deberá indicarlo por escrito vía correo electrónico con copia



a su gerente de área respectivo en señal de aprobación. Este documento será archivado con la Orden de Compra como medida de control. Es responsabilidad del personal de Logística evaluar a todos los proveedores ya sean del Maestro de Proveedores o algún nuevo proveedor de acuerdo al Procedimiento de Selección y Evaluación de Proveedores. El Sub-Gerente de Logística aprobará todas las órdenes de compra, en caso que alguna Gerencia Usuaria solicite acompañar con su firma la Orden de Compra, deberá solicitarlo vía correo electrónico. Una vez aprobada la Orden de Compra la oficina de logística corporativa confirmará al proveedor vía telefónica, fax o correo electrónico, la adquisición del producto o servicio, indicando la fecha de entrega del mismo. Esta confirmación debe ser también comunicada a la obra. En casos de compra de equipos y maquinarias se solicitará al proveedor en la Orden de Compra el envió de los manuales operativos. Cuando el proveedor entrega los productos solicitados en la Orden de Compra, el encargado de almacén o la persona designada por éste emitirá una Nota de Ingreso de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Ingresos y Salidas de Almacén, la cual es entregada al proveedor para que lo adjunte a la factura respectiva. Las facturas deberán ser entregadas con sus Notas de Ingreso, Orden de Compra y Guía de Remisión del proveedor debidamente selladas y firmadas, en Obra. En los casos de Servicios, el requirente responsable que verifica la realización del servicio deberá emitir una Conformidad de Servicio en el sistema de Logística a manera de atención de la respectiva Orden de Servicio, como conformidad del cumplimiento del mismo, la misma que deberá ser impresa y firmada para que sea adjuntada a su respectiva factura. El proveedor deberá entregar la factura adjuntando además copia del presupuesto correspondiente al servicio realizado. La generación de orden de compra debe de hacerse en un tiempo máximo de 3 días una vez recibida toda la información. APROBACION DE MATERIALES Los materiales, que por su importancia ameriten contar con la verificación y/aprobación de calidad de los materiales, estos serán remitidos a la supervisión mediante las solicitudes de aprobación materiales y especificaciones (SAME), los cuales no son restricción de poder iniciar con la ejecución de la partida. En el caso de que la supervisión no apruebe un SAME, la supervisión emitirá una notificación de no conformidad debidamente sustentado, la misma que deberá ser levantada, hasta lograr levantar la observación.

4.4 Adquisición mediante contratos EN OBRA El Residente de obra en coordinación con la oficina de Procura y la gerencia de acabados entregará al personal de logística la información necesaria (especificaciones, planos, bases de concurso, requerimientos mínimos de ejecución, modelo de contrato, etc.) para que se proceda a elaborar un contrato para la adquisición de productos o contratar una actividad por parte del personal corporativo o de la empresa. EN OFICINA CENTRAL Y LOGISTICA CORPORATIVA Las compras/Servicios recurrentes que se decidan negociarlas mediante contrato por su complejidad y/o criticidad, serán negociadas por el área de logística corporativa o



de adquisición de equipamiento de la empresa con la gerencia requirente, quedando esta última libre de decidir su participación. El sub-gerente de logística corporativa o el responsable de las adquisiciones de equipamiento de parte de la empresa luego de haber negociado las condiciones con el proveedor recibe de parte de éste el modelo de contrato el cual revisa y coordina con el Gerente del área Requirente, luego de verificar que se consignen los términos negociados lo remite al departamento Legal para su revisión y VºBº. El Contrato debe contener como mínimo: • Identificación del Contratante y el Contratado. • Descripción completa del producto o servicio adquirido. • Compromiso del contratante y del contratado. • Términos Comerciales producto del contrato. • Cuando corresponda, penalización en caso del incumplimiento de alguna de las partes. • Términos de resolución del contrato. El Gerente General hará observaciones y devolverá el contrato para su adecuación o le dará conformidad firmándolo. El personal de Logística hará la difusión a los interesados, el seguimiento al cumplimiento del contrato y coordinará el pago del producto o servicio motivo del contrato. Ante cualquier incumplimiento, se seguirá lo estipulado en el contrato.

4.5 Devoluciones EN OBRA Es responsabilidad del jefe de almacén en conjunto con el requirente verificará y dará conformidad al producto recibido, de lo contrario se hará la notificación o informe respectivo al personal de logística para su coordinación con el proveedor. EN OFICINA CENTRAL Y LOGISTICA CORPORATIVA El personal de Logística coordinará con el proveedor la devolución de los productos que han sido rechazados siempre y cuando haya recibido el Informe de Producto/Servicio No Conforme, que es generado luego de la verificación de los productos comprados y/o como consecuencia de alguna desviación durante el proceso de uso del mismo.

4.6 Reuniones Se establece las reuniones de adquisiciones según previa coordinación con el departamento de logística, esta tendrá una duración de 1 hora. En estas reuniones deberán de participar el Gerente de Obra, Residente, Logistico (de ser necesario), Gerente de Edificaciones y Representante de Logística Corporativa. La agenda general de las reuniones semanales será la siguiente. 1. Presentación de paquetes a adquirir. Incluye legajo completo. 2. Aprobación del propietario de los paquetes a adquirir. 3. Revisión de estatus de compra de acuerdo a cuadro pendientes. 4. Aclaración sobre especificaciones técnicas. Se debe de preparar el acta de reunión que será comunicada vía correo electrónico a todos los involucrados. Las aprobaciones deben de tener la diligencia necesaria de la gerencia y del propietario para no retrasar la obra.



La presentación de legajos debe de ser de acuerdo al cronograma de adquisiciones.

5. ESTRATEGIAS Las compras se efectuaran en base a las especificaciones técnicas definidas en los planos, especificaciones técnicas y memorias descriptivas. Se subcontratara todo lo relativo a tareas de soporte que habitualmente no son ejecutadas por los empleados de la Constructora Una vez definidas las especificaciones técnicas de los expertos correspondientes, se evaluaran conjuntamente entre compras y los funcionarios responsables de las ofertas recibidas, pidiendo siempre una contraoferta, incentivaremos tanto la reducción de coste como, y sobre todo, la reducción de plazo. Con todos los proveedores financiaremos un contrato en que se fijaran de manera consensuada los precios, coste, garantías y penalización si la hubiera del no cumplimiento. Siendo el plazo tan relevante para nosotros ha de figurar de manera notable en el contrato.

6. FORMATOS Se adjuntan el formato enviado

REMODELACION PLAN DE PROCURA 7. ANEXOS Anexo 1: Cronograma de adquisiciones fase 1


REMODELACION PLAN DE PROCURA Anexo 2: Conograma de adquisiciones general


REMODELACION PLAN DE PROCURA Anexo 3. Lista de proveedores


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