PROCESO OPERATIVO BAJO EL ENFOQUE DE SISTEMA Y DIAGNÓSTICO ¿QUÉ ES UN PROCESO? De la definición de proceso hemos de destacar “relacionadas o que interactúan”, es decir, secuencia de tareas conectadas de forma sistemática, y “resultados”, es decir, producto/servicio con valor para el cliente del proceso. En la representación de un proceso en un diagrama:
Podemos observar cinco elementos: o Entradas: Con unas características definidas de antemano que permite aceptarlas o rechazarlas. o Salidas: Producto/Servicio destinado al cliente interno/externo. Es fundamental, yo diría vital que cumpla con la calidad exigida por el proceso, en caso contrario no aportará el valor añadido esperado por el cliente. Es habitual que la salida de un proceso sea la entrada del siguiente (Interacción de procesos, tema que trataremos en artículos posteriores), si la entrada del siguiente proceso no cumple con la calidad esperada es seguro que la salida tampoco, provocando una cadena que desemboca en el cliente final. o Recursos o factores del proceso: - Personas: Quién lo hace. Tanto el concepto físico como en el de competencias, habilidades necesarias, formación requerida, etc. - Materiales: Con qué lo hace. En término de materias primas o semielaboradas. No pensemos únicamente en materiales físicos, ya que por ejemplo en empresas de servicio la información también es una materia prima. - Infraestructura: Con que herramientas. Instalaciones, maquinaria, hardware, software… - Método: Quién hace qué, cómo lo hace y cuando lo hace. Procedimiento, instrucción de trabajo… Volviendo a la diferencia entre proceso y
procedimiento, aquí podemos observar como el procedimiento forma parte de uno de los factores del proceso. o Sistema de control: Formado por los indicadores, sus objetivos y los cuadros de mando resultantes para la toma de decisiones. Es fundamental para evaluar la marcha del proceso, corregir deficiencias y mejorar continuamente.
¿QUÉ ES UN PROCESO OPERATIVO? El proceso operativo es el trabajo de cada área o departamento, o sea son los procesos que la empresa realiza para operar y funcionar como tal, de esta manera tendrás un circuito que señale la compra de insumos, otro para la venta de esos insumos, otro para la fabricación en caso de ser una industria, otro para los pagos de los insumos que compre (ya sea para la reventa o para la fabricación) otro proceso para el cobro de las ventas realizadas a crédito, otro proceso para la captación de datos y registros contables, otro proceso o circuito bancario, se tendrán tantos procesos operativos como operaciones importantes realice la empresa. Los procesos administrativos operativos en una empresa se refieren a los lineamientos operativos-administrativos que se seguirán con el objetivo de obtener los resultados que se ha propuesto alcanzar en un tiempo determinado. Estos se establecen mediantes controles internos y manuales de procedimiento sobre como deberán ser llevados los distintos proceso en la empresa, y cada cierto tiempo se van evaluando para determinar si los mismos han sido debidamente aplicados. Es escoger cada área e ir haciendo un manual de cómo deben ser los procesos, esto es una herramienta de control, y que garantiza su ejecución el logro de que se desea esperar.
PROCESO OPERATIVO DEL DEPARTAMENTO DE RELACIONES INDUSTRIALES Para que la función de un departamento de relaciones industriales sea comprendida y ejecutada de manera óptima deberá estar siempre contemplado bajo dos enfoques fundamentales de operación: o El enfoque de sistemas: La teoría de sistemas presenta un modelo conceptual que permite efectuar simultáneamente el análisis y la síntesis de la organización en un ambiente (medio) complejo y dinámico. Supone que todas las organizaciones son sistemas abiertos. Un sistema es un conjunto de elementos, relacionados de modo dinámico, que desarrollan una actividad para alcanzar determinado objetivo o propósito. Todo sistema requiere materia, energía o información obtenidas en el ambiente, que constituyen los insumos o las entradas (inputs) de recursos necesarios para que el sistema pueda operar. Dichos recursos son procesados en las diversas partes del sistema (subsistemas) y transformados en salidas o resultados (outputs) que retornan al ambiente.
INPUT
SUBSISTEMAS
OUTPUT
Las partes de la organización se presentan como subsistemas interrelacionados dentro de un macrosistema. Estas interrelaciones obligan a una integración sinérgica del sistema total, de manera que el todo es mayor que la suma de las partes o, al menos diferente de ella. De igual modo la organización es un sistema abierto cuya interacción con el ambiente es dinámica. Por consiguiente, un sistema consta de cuatro elementos esenciales: (1) Entradas e insumos (inputs) (2) Procesamiento u operación (subsistemas) (3) Salidas o resultados (outputs) (4) Retroalimentación (feedback)
El ambiente externo (suprasistema) -Todo sistema existe y funciona en un ambiente. -Ambiente es todo lo que rodea a un sistema y sirve para proporcionarle los recursos necesarios para su existencia. -El sistema entrega sus resultados al ambiente. -Aunque el ambiente es una fuente de insumos y recursos, también lo es de contingencias y amenazas para el sistema. -Los sistemas se clasifican en cerrados o abiertos según el modo como interactúan con el ambiente. El cerrado tiene pocas entradas y salidas por lo que se le denomina determinista o mecánico. El abierto posee numerosas entradas y salidas y también se le denomina orgánico. En este caso, un ejemplo son las organizaciones. Suprasistemas: -El físico: ecológico incluye condiciones naturales y clima. -El tecnológico: impacto de las innovaciones tecnológicas. -El social: valores adquiridos en sociedad. -El político: restricciones legales e interpretación de leyes. -El económico: manejo de presupuestos y generación de ingresos. El ambiente interno (subsistemas). Estos subsistemas afectan no solo las satisfacciones que los empleados obtienen de su trabajo, sino la eficiencia con que lo hacen. -El físico: alumbrado, temperatura, ventilación, etc. -El tecnológico o socio técnico: manejo y desarrollo tecnológico. -El social: valores humanos de los miembros. -El político: toma de decisiones y luchas de poder. -El económico: el reflejo del su estado financiero.
La teoría de sistemas puede aplicarse al estudio de las organizaciones permitiendo identificar y comprender con mayor claridad y profundidad los problemas organizacionales, sus múltiples causas y consecuencias. Asimismo, viendo a la organización como un ente integrado, conformado por partes que se interrelacionan entre sí a través de una estructura que se desenvuelve en un entorno determinado, podremos detectar con la amplitud requerida tanto la problemática como los procesos de cambio que de manera integral, es decir, a nivel humano, de recursos y procesos, serían necesarios de implantar en la misma, para tener un crecimiento y desarrollo sostenibles y en términos viables en un tiempo determinado. Todo sistema tiene uno o varios propósitos y los elementos del sistema y sus relaciones tratan siempre de alcanzar dichos propósitos. Un cambio en uno de los elementos del sistema, provoca cambios en el resto de elementos. El resultado es un ajuste de todo el sistema en el que cobran vital importancia el concepto de entropía y neguentropía: -
-
Entropía. Proviene del griego entrope y es el desgaste del sistema originado por el transcurso del tiempo y el funcionamiento del sistema, anulando las diferencias de potencial y su capacidad de trabajo. Entropía significa transformación o vuelta y es un proceso mediante el cual un sistema tiende a consumirse, desorganizarse y morir, es decir, que la entropía está relacionada con la tendencia natural de los objetos a caer en un estado de desorden. Para la teoría general de sistemas la entropía se debe a la pérdida de información del sistema, que provoca la ausencia de integración y comunicación de los elementos del sistema. Neguentropía. Aunque la entropía ejerce principalmente su acción en sistemas cerrados y aislados, afecta también a los sistemas abiertos; éstos últimos tienen la capacidad de combatirla a partir de la importación y exportación de flujos desde y hacia el ambiente, generando entropía negativa (neguentropía). La neguentropía surge a partir de la necesidad del sistema de abrirse y reabastecerse de energía e información (que ha perdido debido a la ejecución de sus procesos) que le permitan volver a su estado anterior tanto en estructura como en funcionamiento. La aplicación de la teoría general de sistemas a las organizaciones, implica admitir la idea de que la organización produce resultados superiores a los que cabría esperar de sus miembros. La coordinación entre todos los elementos que forman la organización es fundamental y si falla uno solo de ellos, afecta al conjunto de todo el sistema.
Entonces, se puede concluir que el departamento de recursos humanos es parte del sistema de la organización y siempre las acciones que haga deben ser evaluadas para analizar cómo está contribuyendo a la productividad general de la organización.
Recursos humanos es un departamento que tiene influencia en otros departamentos que se relacionan entre sí y es un sistema abierto y por lo tanto cada parte afecta a las demás y a su vez es influida por el ambiente exterior
EL ENFOQUE DE DIAGNOSTICO -
Es utilizado para revisar la operatividad y eficiencia del departamento de relaciones industriales en una organización Por medio de la identificación de determinados síntomas, nos permitirá definir los cursos de acción a tomar para la solución de problemas que presenten. Los tres diseños más utilizados para este análisis son: a. La observación b. La correlación c. La experimentación. Los diseños experimentales son los de mayor rigor, mas no por eso son los más utilizados en la práctica diaria.
Componentes de un enfoque de diagnóstico: -Definición de situaciones, ambiente de investigación, laboratorio o campo. -Definición de objetivo del diagnóstico. -Definición de variables (dependientes, independientes y moderadas). -Análisis de componentes -Conclusiones o síntesis y factibilidad de práctica.
Pueden darse situaciones que obliguen a tomar decisiones en cuanto a las personas como son un descenso en el volumen de ventas o una crisis económica. Todo ello obliga a la empresa a combinar diversos factores que constituyen el Enfoque de Diagnóstico. Corresponde a la Dirección de la organización analizar estas categorías para establecer los objetivos del Diagnóstico de los Recursos Humanos (DRRHH). Los factores contemplados en el enfoque de diagnóstico son: El entorno: Recoge todos aquellos factores externos que pueden afectar directa o indirectamente a la gestión de recursos humanos. Algunos son económicos y resultan de difícil predicción. El cambio tecnológico es uno de los factores que más influencia tiene en la planificación de RRHH, las empresas necesitan personas que sean capaces de reciclarse. Los cambios sociales, políticos, legales o financieros también influyen pero son de una predicción más sencilla, aunque no está claro el sentido de la influencia que pueden tener sobre las necesidades del personal. La necesidad de que las empresas sigan un comportamiento ético hará que, a la hora de contratar directivos, se intente averiguar el grado de compromiso ético que tienen. La internacionalización de la economía puede tener también sus repercusiones en el personal desde formas muy variadas, como los precios de las materias primas, las variaciones en el tipo de cambio, etc. La organización: A corto plazo, se podrá efectuar un recorte o incremento presupuestario de la plantilla. El efecto a largo plazo dependerá del establecimiento de nuevos o diferentes productos, y de la ampliación
o reducción de mercados. Los cambios de gestión organizativa implican cambios en la naturaleza del trabajo, lo cual hará cambiar también el sistema de DRRHH. El personal: La información acerca de los empleados es básica para el funcionamiento del Departamento de RRHH. Así ocurre con sus experiencias, habilidades, capacidades, formación, necesidades y motivaciones. También pueden variar las condiciones y el número de trabajadores por jubilaciones, fallecimientos, vacaciones, despidos, maternidades, etc. A la vista de todos estos factores, se hace evidente la necesidad de predecir las contingencias que en relación con el personal pueda plantearse. La experiencia aporta, en muchas ocasiones, información valiosa, pero, en otras, puede resultar insuficiente. Puede hacerse necesario introducir técnicas estadísticas como la extrapolación (donde se prolongan en el tiempo las tendencias del pasado), y la indexación (que hace coincidir la tasa de crecimiento o disminución del empleo con un índice concreto). Estos métodos son de aplicación sencilla y útiles a corto plazo. A largo plazo es preciso recurrir a técnicas estadísticas más complejas.En otras ocasiones es preciso realizar presupuestos y planes más elaborados o programas informáticos que permiten simular y resolver situaciones hipotéticas o previstas. El grado de complejidad mostrará cuál es la técnica más adecuada en cada caso. Últimamente es bastante frecuente la contratación de determinados servicios fuera de la empresa, en lugar de realizarlos dentro de la organización. Es el conocido outsourcing, que está mostrando un alto valor estratégico en su aplicación en procesos críticos del negocio: administración, logística, servicio al cliente, gestión de la tecnología, implantación del sistema de información, etc. Las ventajas del outsourcing son: La reducción de costes en personal interno de la empresa, que puede dedicarse a actividades que añadan valor a la misma. 2. La selección del mejor servicio posible. 1.
Los inconvenientes del outsourcing: La dependencia de terceros que se genera. 2. Las dificultades para integrar las funciones o los procesos comprados en el exterior dentro de la planificación de la empresa. 1.
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE RELACIONES INDUSTRIALES El departamento de relaciones industriales apoya su importancia en sus funciones ya que están dirigidas a toda la empresa. Algunas de las más importantes son: a. b. c. d. e. f.
Reclutamiento Selección Contratación Inducción Capacitación y desarrollo Evaluación de desempeño
g. h. i. j. k. l.
Administración de sueldos y salarios Higiene y seguridad industrial Servicios y prestaciones Relaciones laborales Comunicación Desarrollo organizacional
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL RELACIONES INDUSTRIALES
DEL
DEPARTAMENTO
DE
El organigrama ideal del área de relaciones industriales para una empresa mediana o grande debería tomar en cuenta: o La percepción de sus recursos humano o La conveniencia organizacional o La necesidad de la empresa incluir al menos un especialista en cada una de las principales funciones del área o En una empresa pequeña puede no justificar esta estructura, pero si es muy importante que exista por lo menos una persona enterada de los modernos conceptos en materia de relaciones industriales y cuyo nivel de reporte sea la máxima conducción de la organización. Si bien no existe el ideal numérico para esta estructura del área de relaciones industriales es importante considerar que en México la práctica nos dice que se maneja de la siguiente manera:
Empresas pequeñas: generalmente no existe en el organigrama pues se incluye en administración o contabilidad. Empresas medianas: mínimo 2 personas y máximo 4 Empresas grandes: mínimo 5
Dependiendo de la misión y visión de la empresa será la práctica de administración del factor humano en ésta.
UBICACIÓN DEL ÁREA DE RELACIONES INDUSTRIALES DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
EL ENFOQUE DE DIAGNOSTICO
El enfoque de Diagnóstico permite a la empresa analizar distintos factores para efectuar la planificación de RRHH. Dichos factores son el entorno, la organización y la persona. Céntrese en este último factor para explicar el diseño de plantillas según dicho enfoque. Además de las vacantes previstas pueden darse en las organizaciones situaciones que obliguen a tomar decisiones en cuanto a las personas. Todo ello obliga a la empresa a combinar diversos factores y que analizados conjuntamente constituyen el Enfoque de Diagnóstico. Corresponde a la Dirección de la organización analizar estas categorías para establecer los objetivos de la Dirección de RRHH. El factor entorno recoge todos aquellos factores externos a la organización que pueden afectar directa o indirectamente a la gestión de recursos humanos. Algunos son económicos otros sociales, políticos, legales o financieros, así como también la internalización de la economía. Todos pueden tener repercusiones en el personal desde formas muy variadas. 2. Las técnicas de selección de personas que puede utilizar una empresa son muy variadas. Analice las pruebas de conocimiento. En algunos puestos es posible hacer una simulación que permita saber el grado de conocimiento que tiene el candidato sobre el puesto. Así por ejemplo, si se trata de manejar determinada maquinaria o una máquina de escribir, etc. En otras ocasiones, es posible seleccionar al candidato con un período de prueba, lo que posibilita que adquiera los conocimientos precisos, si no los posee o que de muestre sus verdaderos conocimientos. También es posible realizar preguntas relacionadas con el puesto. Estas pruebas, junto con las de capacidad, constituyen el aporte necesario para establecer la idoneidad del candidato con el puesto aunque resulta más complicado en el caso de que se trate de un puesto directivo. 3. ¿Qué inconvenientes tiene la promoción basada en méritos? El primero es que es difícil medir el valor de los méritos de las personas objetivamente, tanto por los evaluadores como por quienes se sienten evaluados. El segundo es que pueda producirse el Principio de Meter. Este principio afirma que la promoción basada en los méritos conduce a la incompetencia de todos. Las personas son promocionadas por tener méritos (por hacer bien su trabajo) y dejan de promocionarse cuando llegan a un trabajo que no saben o no pueden hacer (un trabajo en el que no acumulan méritos). 1.
FUENTES BIBLIOGRÁFICAS http://arpcalidad.com/definicin-de-proceso/
http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/pn/pn04004/apoyos /2.pdf http://www.diplomadoenturismo.com/logratis/recursoshumanos/examen.pdf http://administracion-de-rr-hh.blogspot.mx/2011/09/el-enfoque-dediagnostico.html http://www.depi.itchihuahua.edu.mx/mirror/itch/academic/maestriaadmon/c ursoarh/tomo1/cap02c.html
