Como elaborar uma proposta técnica Uma proposta técnica e comercial deve conter todos os aspectos que envolvem um projeto de consultoria, com o cuidado de esclarecer o que se pretende realizar e como, sem deixar margem para interpretações dúbias e falsas expectativas. Vamos ver cada um dos itens que podem ser incluídos: 1 ± Cabeçalho
Deve conter não apenas o seu logo e o nome da empresa, mas você deve também nomear o documento (Proposta Técnica ou Proposta Comercial ou ainda Proposta Técnica e Comercial) e o nome ou assunto do projeto, assim como o nome do cliente. 2 ± Carta, Considerações Iniciais ou Visão Geral
Inicie com uma breve carta, ou então com um ou dois parágrafos com suas considerações iniciais, ou então visão geral, onde você deve mencionar o que ocasionou a proposta. 3 ± Necessidades do Cliente
Você pode fazer um tópico especificando quais as necessidades do cliente. 4 ± Diagnóstico
Em seguida, diga qual é o seu diagnóstico, ou como você acredita que as necessidades do cliente poderão ser atendidas. 5 ± Detalhamento
Este próximo tópico detalha como você pretende executar o projeto. É o momento de explicitar as suas qualificações técnicas, detalhando quais as intervenções previstas, os objetivos e resultados esperados, benefícios do projeto, público envolvido envolvido e beneficiado. beneficiado. Deve incluir todas as fases ou etapas do projeto e profissionais envolvidos na sua realização, recursos necessários, recursos disponíveis, custos envolvidos, necessidade de recursos externos/contratação de serviços de terceiros, terceiros, prazos, produtos finais, formato e condições de entrega, e o que você precisa da empresa para poder executar o projeto (disponibilização de informações ou recursos, etc). O detalhamento inclui também as atividades previstas (por exemplo, entrevistas com profissionais da empresa, etc).
6
± Metodologia
Inclua a metodologia a ser empregada. 7 ± Plano de Ação
Pode incluir cronograma de atividades e atribuições, produtos finais de cada fase e prazos. Deve fornecer um retrato completo da execução do projeto (Quem, Quando, Como, Recursos, Verba). No Plano de Ação, é também conveniente estabelecer um plano de comunicação com o cliente. Para tanto, recomendamos a leitura do post PLANEJAMENTO. 8 ± Atribuições
É interessante detalhar as atribuições de todos os envolvidos no projeto, uma vez que o trabalho de um impacta todos os demais. Neste sentido, também as responsabilidades do cliente devem ser especificadas, como disponibilização de recursos e informações, envolvimento de funcionários, etc. 9 ± Investimento
Valor de cada produto ou cada etapa, e valor total. 10 ± Condições de Pagamento
Interessante incluir também os dados cadastrais da empresa, assim como dados bancários. No caso de envio de boleto via email, solicitar a inclusão do email do departamento responsável na empresa, para onde as notas fiscais eletrônicas e boletos bancários devem ser encaminhados. 11 ± Condições Gerais da Proposta
Validade da proposta, dados para elaboração de Contrato de Prestação de Serviços e, em casos específicos, necessidade de Acordo de Confidencialidade. Você deve assinar esta parte da proposta. 12 ± Serviços Adicionais
Listar todos os serviços de terceiros, incluir sugestões de fornecedores, e estabelecer condições para a gestão de serviços terceirizados. 13 ± Sobre a Empresa
Dar um breve perfil da empresa, clientes atendidos, projetos realizados.
14 ± Profissionais Envolvidos no Projeto
Fornecer um perfil profissional de todos os envolvidos no projeto, incluindo o responsável Técnico, o responsável pelo Atendimento, e especificando as atribuições de cada um no projeto, com endereços de email e telefones para contato. Especificar onde/como o currículo completo dos profissionais pode ser disponibilizado (normalmente, as consultorias mantêm o currículo completo de seus profissionais no site). O mais importante é tomar muito cuidado com: y y y y y y
Gramática
Ortografia Acentuação Pontuação Apresentação / Formatação do Documento Distribuição dos temas.
Todos os itens acima são muito importantes, e podem fazem a diferença. Prefira um texto claro e objetivo, sem se preocupar em ³falar bonito´. Como uma proposta técnica e comercial costuma ter muitos itens, tenha o cuidado de não ocupar o tempo do seu cliente ³enchendo lingüiça´. Ao contrário, é importante não deixar espaço para interpretações dúbias, e não omitir informações que podem evitar muito mal-entendidos mais tarde. Ao redigir as especificações técnicas da proposta, seja realista quanto às qualificações dos envolvidos no projeto, assim como quanto às soluções propostas. Certa vez uma consultora me pediu ajuda na elaboração de uma proposta. Ela me enviou o que havia escrito e, para meu espanto, o texto era uma verdadeira colcha de retalhos. Ficou óbvio que ela havia retirado textos e citações de vários autores, que não necessariamente tinham relação um com o outro. O resultado foi uma salada mista, muito óbvia para quem lia, porque os vários trechos foram escritos em estilos diferentes, não mantendo uma só linha de pensamento. Portanto, ao citar outros autores, é importante sempre dar os devidos créditos, mencionando fonte e autor. Um último item que pode ser incluído, dependendo do projeto, é a
Bibliografia.
E a última dica: faça um modelo básico pré formatado, com todos os itens de uma proposta, e veja quais se aplicam para cada caso. No mais, só me resta desejar boa sorte, e bons negócios!
