Misiune de Audit - Inventarierea Patrimoniului

DIRECŢIA DE MUNCĂ, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ

CUPRINS:

1

CAPITOLUL I: PREZENTAREA INSTITUŢIEI........................................................................................................3 CAPITOLUL II: PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT............................................................................................7 ORDIN DE SERVICIU......................................................................................................................................................7 DECLARAŢIE DE INDEPENDENŢĂ.............................................................................................................................8 NOTIFICARE PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN.............................................10 COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR...........................................................................................................................11 ANALIZA RISCURILOR................................................................................................................................................17 Lista centralizatoare a obiectelor auditabile...........................................................................................................17 Identificarea riscurilor.............................................................................................................................................19 Stabilirea factorilor de risc, ponderile acestora şi aprecierea nivelului riscurilor.................................................24 Stabilirea nivelului riscului şi a puctajului total al riscului....................................................................................26 Clasarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor ..............................................................................................31 Tabelul punctelor tari si punctelor slabe.................................................................................................................37 Tematica în detaliu a operaţiilor auditabile............................................................................................................42 ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN.............................................................................................43 Program de audit intern...........................................................................................................................................43 Programul intervenţiei la faţa locului......................................................................................................................47 ŞEDINŢA DE DESCHIDERE.........................................................................................................................................48 Minuta şedinţei de deschidere..................................................................................................................................49 CAPITOLUL III: INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI.......................................................................................51 COLECTAREA INFORMAŢIILOR..................................................................................................................................................52 Chestionar lista de verificare...................................................................................................................................54 FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 1..............................................................................60 FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 2..............................................................................61 FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 3..............................................................................63 FORMULAR DE CONSTATARE ŞI RAPORTARE A IREGULARITĂŢILOR..................................................................................................64 ÎNCHIDEREA ŞEDINŢEI.............................................................................................................................................................66 Minuta şedinţei de închidere....................................................................................................................................66 CAPITOLUL IV: RAPORTUL DE AUDIT PUBLIC INTERN...............................................................................68 ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT........................................................................................................................68 RAPORT DE AUDIT INTERN.................................................................................................................................69 FIŞĂ DE URMĂRIRE A RECOMANDĂRILOR...................................................................................................................................76 FIŞĂ DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN........................................................................................................................77

2

CAPITOLUL I: PREZENTAREA INSTITUŢIEI

Direcţia pentru Dialog, Familie şi Solidaritate Socială, denumită în continuare DDFSS, este organizată şi funcţionează în baza Hotărârii Guvernului nr 737/2003 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Muncii, Solidarităţii Sociale şi Familiei. DDFSS este instituţie publică cu personalitate juridică finanţată de la bugetul de stat. DDFSS este serviciu public descentralizat al miniterului – asigură în teritoriu aplicarea unitară a legislaţiei muncii, protecţiei sociale, asistenţei sociale şi familiei. DDFSS îşi exercită atribuţiile, în principal, în următoarele domenii:  Dialog social, legislaţie, salarizare, conflicte şi contracte colective de muncă;  Audit public intern;  Asistenţă socială;  Resurse umane;  Financiar contabilitate;  Informatică. În exercitarea atribuţiilor DDFSS are dreptul să ceară, iar agenţii economici, celelalte persoane fizice şi juridice care încadrează personal, au obligaţia să prezinte documentele necesare verificării şi controlului asupra modului în care se aplică legislaţia în domeniul de activitate al DDFSS. DDFSS Botoşani îndeplineşte următoarele atribuţii:  Atribuţii privind auditul intern în conformitate cu prevederile Legii nr 672/2002, privind auditul intern; 

Organizează şi coordonează activităţile de asistenţă socială de ocrotire a minorilor şi familiei, a

bătrânilor pensionari şi nepensionari, precum şi a altor categorii de persoane vulnerabile;  Colaborează cu organizaţiile non-profit care au ca obiect de activitatea protecţia socială; 

Sprijină agenţii economici şi unităţile bugetare în vederea aplicării corecte şi concrete a

legislaţiei în domeniul salarizării, normării muncii, încheierii contractelor colective de muncă;  Solicită agenţilor economici şi instituţiilor publice ca în aplicarea legislaţiei să ia măsuri pentru înlaturarea deficienţelor constatate;

3

 Aplică măsuri de sancţionare contravenţională, a celor care încalcă dispoziţiile legale din domeniul muncii şi solidarităţii sociale;  Sprijină acţiunea de negociere a contractelor colective de muncă, înregistrează şi organizează evidenţa acestora; 

Asigură aplicarea prevederilor Ordonanţei de Guvern nr 129/2000 privind formarea profesională

a adulţilor, republicată şi a Hotărârii de Guvern nr 522/2003 pentru aprobarea Normelor de aplicare a ordonanţei;  Exercită în condiţiile prevăzute de lege, concilierea şi arbitrajul în cazul conflictelor de interese;  Colaborează cu celelalte instituţii şi unităţi în vederea îndeplinirii atribuţiilor proprii;  Desfăşoară acticităţi în domeniul respectării drepturilor femeii şi politicilor familiale; 

Distribuie bilete de odihnă şi tratament persoanelor îndreptăţite, pe baza solicitărilor acestora, în

cotele stabilite prin ordin al miniterului muncii şi solidarităţii sociale. DDFSS Botoşani asigură secretariatul comisiilor care işi desfăşoară activitatea pe unele domenii de activitate ale acesteia, pe baza propriilor regulamente de organizare şi funţionare. Structura organizatorică a DDFSS Botoşani: 1.

Directorul executiv, conduce întreaga activitate a direcţiei şi este preşedintele colegiului de

conducere. Directorul executiv are în coordonare directă următoarele compartimente: a) dialog social legislaţie, salarizare, conflicte şi contracte colective de muncă; b) audit public intern; c) compartimentul relaţii cu publicul; d) informatica. 2.

Director executiv adjunct – economic, coordonează activitatea următoarelor compartimente:

a)

resurse umane;

b) financiar, contabiliate. 3.

Director executiv adjunct – asistenţă socială, coordonează activitatea următoarelor

compartimente: a) monitorizare prestaţii şi servicii sociale; b) monitorizare programe pentru familie; c) finanţare asistenţă socială.

4

Compartimentele din structura organizatorică a direcţiei se pot organiza, potrivit legii, la nivel de serviciu sau birou, în funcţie de importanţa şi complexitatea activităţii şi potrivit structurii organizatorice aprobate prin Ordinul nr 231/2003 al ministerului muncii, solidarităţii sociale şi familiei. Director executiv al DDFSS Botoşani răspunde de buna desfăşurare a activităţii direcţiei şi este numit prin ordin de către ministerul muncii, solidarităţii sociale şi familiei, conform legii, cu avizul consultativ al prefectului. Pe lângă directorul executiv al direcţiei funcţionează colegiul de conducere al direcţiei, ca organ consultativ. Directorul executiv conduce întreaga activitate a direcţiei şi o reprezintă în raporturile cu Ministerul Muncii, Solidarităţii Sociale şi Familiei, cu organele administraţiei publice locale, celelalte instituţii publice unităţi economice şi cu alte persoane fizice şi juridice. Colegiul de conducere al direcţiei – organ consultativ al directorului general al DDFSS Botoşani, compune din:  director executiv – preşedinte;  directorii executivi adjuncti;  responsabili ai principalelor compartimente ale direcţiei sau reprezentanţi ai salariaţilor după caz.

5

STRUCTURA ORGANIZATORICĂ A DDFSS BOTOŞANI

DIRECTOR EXECUTIV

MONITORIZAREA ŞI

COMPORTAMENT DE EGALITATE

COMBATEREA VIOLENTEI IN

ÎNTRE FEMEI ŞI BĂRBAŢI

FAMILIE

AUDIT INTERN DIALOG SOCIAL, LEGISLAŢIE, SALARIZARE, CONFLICTE ŞI CONTRACTE COLECTIVE DE MUNCĂ COMPARTIMENT RELAŢII CU PUBLICUL

DIRECTOR EXECUTIV ADJUNCT

DIRECTOR EXECUTIV ADJUNCT

MONITORIZARE

MONITORIZARE

FINANTARE

FINANCIAR

FINANTARE

PRESTAŢII ŞI

PROGRAMARE

ASISTENŢĂ

CONTABILITATE

ASISTENŢĂ

SERVICII SOCIALE

PENTRU FAMILIE

SOCIALA

6

SOCIALA

CAPITOLUL II: PREGĂTIREA MISIUNII DE AUDIT Etapa de pregătire a misiunii este foarte importantă, deoarece necesită din partea auditorilor o informare completă despre activitatea ce urmează a fi auditată. Această informare se referă la cunoaşterea reglementărilor în domeniu, dar şi la cunoaşterea particularităţilor legate de activitatea ce urmează a se audita. De asemenea, în această etapă este necesară urmărirea unor proceduri precum: 

Primul pas al procedurii este Ordinul de serviciu. Acesta este întocmit de către conducătorul

compartimentului de audit, care repartizează sarcinile de serviciu pentru fiecare auditor în parte.

DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI NR. 218 /14.03.2009

ORDIN DE SERVICIU În conformitate cu prevederile Legii nr 672/2002 privind auditul public intern, ale O.M.F.P. nr 38/2003 de aprobare a normelor metodologice privind exercitarea activităţii de audit public intern, ale Normelor metodologice proprii de audit public intern aprobate prin Ordinul M.M.S.S.F. nr 400/2003 şi ale Planului de audit public intern pe anul 2009 se va efectua misiunea de audit public

intern

,,ACTIVITATEA

DE

INVENTARIERE

ŞI

VALORIFICAREA

REZULTATULUI ACESTEIA” la serviciul financiar contabilitate administrativ, în perioada 14.03.2009-15.04.2009. Scopul misiunii de audit este de a asigura că inventarierea anuala a patrimoniului DDFSS Botoşani pe anul 2008 a fost efectuată în conformitate cu prevederile legale (Ordin 1753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de activ si pasiv, Ordin 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea contabilitatii institutiilor publice, Legea contabilitatii nr.

82/1991) şi casarea şi

amortizarea imobilizărilor respectă cerinţele stabilite prin Ordinul Ministerului Finanţelor Publice. Obiectivele misiunii de audit sunt următoarele :

7

1.

Pregătirea inventarierii.

2.

Inventarierea patrimoniului.

3.

Valorificarea inventarierii.

4.

Completarea registrului inventar. Menţionam că se va efectua un audit de regularitate. Misiunea de audit va fi realizata de auditorul public intern După informarea auditorilor despre misiunea ce urmează a o efectua aceştia trebuie să dea

o Declaraţie de independenţă prin care declară dacă au relaţii cu instituţia sau activitatea auditată, dacă au avut sau au relaţii oficiale, personale sau financiare cu persoane angajate în activitatea auditată sau dacă sunt implicaţi în vre-un fel în activitatea respectivă. Scopul acestei declaraţii este de a verifica eventuale incompatibilităţi personale ale auditorilor desemnaţi în misiune.

DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI Compartiment audit public intern Nr. 7353/15.05.2008 Se aprobă, DIRECTOR EXECUTIV

DECLARAŢIE DE INDEPENDENŢĂ

Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia Data : 14.03.2009

Incompatibilităţi în legătură cu structura auditată

Da

Nu

Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel? Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau

8

X

obiective, care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit? Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3

X

ani, într-un mod, în activitatea structurii ce va fi auditată? Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor

X

finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană? Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de

X

control ale structurii ce urmează a fi auditată? Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv

X

cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu

X

membrii organului de conducere colectivă? Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau

X

organizaţie sau nivel guvernamental? Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru structura ce va fi auditată? Aţi ţinut anterior contabilitatea la structura ce va fi auditată? Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la

X X

structura ce va fi auditată? Dacă în timpul misiunii de audit apare orice incompatibilitate

X

personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze

X

abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului Audit Intern de urgenţă?

Auditor public intern,

Notificarea privind declanşarea misiunii de audit public intern are ca scop informarea entităţii sau a structurii ce urmează să fie auditată de declanşarea misiunii. Informarea structurii ce se va audita are drept scop de a asigura desfăşurarea normală a activităţii de audit. În acest sens, auditorii pregătesc o adresă de notificare pe care o transmit entităţii sau structurii ce urmează a fi auditată, cu 15 zile înainte de declanşarea misiunii. Adresa de notificare este verificată de conducătorul compartimentului de audit si este semnată de acesta, după care i se dă un număr de înregistrare de secretariat şi este trimisă instituţiei sau structurii ce urmează a se studia, iar auditorii vor ataşa la dosar o copie a acestei adrese.

9

DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN NR. 91 /14.03.2008

NOTIFICARE PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN Către, SERVICIUL FINANCIAR CONTABILITATE ADMINISTRATIV De la: auditor public intern Referitor la misiunea de audit intern: ACTIVITATEA DE INVENTARIERE ŞI VALORIFICAREA REZULTATELOR ACESTEIA. In conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2009 în baza ordinului de serviciu nr. 218/14.03.2009, urmeaza ca în perioada 14.03.2009-15.04.2009 să efectuez o misiune de audit public intern

cu tema ACTIVITATEA DE INVENTARIERE ŞI VALORIFICAREA

REZULTATELOR ACESTEIA în cadrul Serviciului financiar contabilitate administrativ. Auditorul va evalua modul în care s-a stabilit situaţia reală a elementelor de activ şi pasiv ce alcătuiesc patrimoniul aflat în administrarea DDFSS Botoşani. Ulterior vă voi contacta pentru a stabili de comun acord sedinţa de deschidere în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit cuprinzând: - prezentarea auditorului; - principalele obiective ale misiunii de audit intern; - modul de desfăşurare a intervenţiei la faţa locului; - scopul misiunii de audit intern; - alte aspecte. Pentru o bună auditare a activităţii dumneavoastră, în etapa de intervenţie la faţa locului îmi vor fi necesare următoarele documente: •

Dosarul cuprinzând inventarierea anuală (decizia de numire a comisiei de inventariere, listele

de inventariere, procesul verbal al inventarierii, listele de casare, aprobările privind scoaterea din functiune a imobilizărilor şi casarea obiectelor de inventar, extrase de cont debite ); • Registrul inventar; •

Balanţele de verificare la 31.12.2008; 10

•

Balanţele analitice la active fixe, materiale, obiecte de inventar, furnizori, debitori şi creditori

diverşi; (Pentru imobilizări şi stocuri balanţele analitice vor fi întocmite pe conturi şi gestionari); Alte documente vor fi solicitate în timpul controlului. Daca intervin întrebări privind misiunea de audit intern vă rog să mă contactaţi.

Auditor public intern,

Data 14.03.2009

Colectarea si prelucrarea informaţiilor O altă procedură în etapa pregătirii misiunii este colectarea şi prelucrarea informaţiilor. Acest pas este poate cel mai important într-o misiune de audit deoarece îi permite auditorului să se familiarizeze cu domeniul ce urmează sa îl auditeze, iar informaţiile colectate îi facilitează procedurile de analiză a riscului şi de verificare. În cazul nostru echipa de auditori se informează asupra modului cum au fost tratate, anterior, aspectele care fac obiectul misiunii de audit care urmează să se efectueze. În această situaţie auditorii trebuie să întocmească un chestionar, şi aplicând acest chestionar ei trebuie să obţină suficiente informaţii pentru a putea stabili daca inventarierea patrimoniului de care dispune DDFSS Botoşani s-a efectuat cu respectarea normelor şi procedurilor prevăzute de lege.

DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009 Întocmit:

11

CHESTIONAR

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

Inventarierea patrimoniului 1. A fost constituită comisia pentru efectuarea lucrărilor de inventariere a patrimoniului prin decizia scrisă a conducerii?

NU OBSERVAŢII Decizia

X

165/08.11.2008

2. În decizia de numire a comisiei de inventariere au fost menţionate datele obligatorii privind : - componenţa comisiei; - numele responsabilului comisiei;

X

- modul de efectuare a inventarierii; - gestiunea supusă inventarierii; - data de începere şi terminare a operaţiunilor. 3. Membrii comisiei de inventariere au pregătire economică sau juridică, de natura să asigure efectuarea corectă şi la timp a

X

inventarierii? 4. Înlocuirea membrilor comisiei de inventariere s-a efectuat

Nu a fost cazul

prin decizia scrisă a conducerii ? 5. Înainte de începerea lucrărilor de inventariere comisia a luat

S-a luat

declaraţii de la gestionarul- responsabilul cu gestionarea bunurilor?

declaraţie de la X

gestionarul Aparaschive Iulian

6. Declaraţiile luate de la gestionarul răspunzator au fost datate şi semnate de către gestionarul răspunzator de gestiunea

X

bunurilor şi de către comisia de inventariere care atestă că a fost dată în prezenţa sa? 7. Au fost inventariate imobilizările necorporale aflate în evidenţa DDFSS?

12

X

8. Imobilizările corporale aflate în afara instituţiei au fost inventariate? 9. Au fost inventariate imobilizările necorporale aflate în curs de

X Nu a fost cazul

execuţie pe baza devizelor pe stadii de execuţie? 10. Au fost întocmite liste de inventariere separate pentru investiţii sistate sau abandonate, cu indicarea aprobărilor de

Nu a fost cazul

sistare, abandonare şi cauzelor acestora? 11. Bunurile inventariate au fost înscrise în listele de inventariere pe locuri de depozitare, pe gestiuni şi pe categorii

X

de bunuri? 12. Listele de inventariere cuprinzând bunurile apartinând terţilor au fost trimise şi persoanelor fizice şi juridice cărora le

Nu a fost cazul

aparţin în termen de 15 zile de la terminarea inventarierii? 14. Pentru bunurile depreciate, inutilizabile, deteriorate, fără mişcare, au fost întocmite liste de inventariere separate sau

X

situaţii analitice separate? 15. Bunurile aflate în curs de aprovizionare au fost înscrise în

Nu a fost cazul

liste de inventariere separate? 16. Au fost inventariate lucrările de modernizare, reparaţii prin verificarea la faţa locului a stadiului realizării lucrărilor

Nu a fost cazul

consemnându-se în liste separate denumirea obiectului reparaţiei sau lucrării costul de deviz şi cel efectiv al lucrărilor executate ? 17. Creanţele au fost supuse verificării şi confirmării pe baza extraselor soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor de creanţe şi debitori care deţin ponderea valorică în totalul

X

soldurilor acestor conturi potrivit Extrasului de cont, sau pe baza punctajelor reciproce? 18. Au fost inventariate valorile din casierie şi alte valori deţinute? 19. Disponibilităţile aflate în conturi la bănci au fost inventariate prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont cu cele din contabilitatea instituţiei la data de 31 dec. 2008? 20. Mărcile poştale, BCF urile au fost înscrise în listele de inventariere la valoarea lor nominală?

13

X

X

X

21. Pentru celelalte elemente de activ şi pasiv inventariate s-a verificat realitatea soldurilor conturilor respective? 22. Listele de inventariere sunt semnate pe fiecare filă de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionari sau responsabili pe locuri de folosinţă? 23. Bunurile inventariate sunt înscrise în listele de inventariere fără spaţii libere şi fără ştersături? 24. Elementele de activ şi pasiv inventariate, care nu reprezintă bunuri au fost prezentate în situaţii analitice distincte, totalizate,

X

X

X X

care justifică soldul conturilor sintetice? 25. Elementele de activ şi pasiv inventariate au fost înscrise în Registrul inventar pe baza listelor de inventariere, proceselor verbale de inventariere şi situaţiilor analitice care justifică

X

conţinutul fiecărui post de bilanţ? 26. Datele rezultate din operaţiunile de inventariere au fost actualizate cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, pentru a

X

reflecta situaţia reală a elementelor de activ şi pasiv? 27. Evaluarea elementelor de activ şi pasiv s-a efectuat la valoarea de inventar a bunurilor, starea acestora şi valoarea cu care acestea sunt evidenţiate în contabilitate? 28. Rezultatele inventarierii au fost înscrise de către comisia de inventariere într-un proces verbal?

14

X

X

29. Procesul verbal privind rezultatele inventarierii cuprinde următoarele elemente: - data întocmirii -

numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere

-

gestiunea inventariată

-

data începerii şi terminării operaţiunii de inventariere

-

rezultatele inventarierii

-

concluziile şi propunerile comisiei de inventariere

-

cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatate

-

persoanele vinovate

-

propuneri de măsuri în legatura cu plusurile şi lipsurile

-

volumul stocurilor fără mişcare, cu mişcare lentă

-

propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar

-

declasarea, casarea unor bunuri

-

constatări privind păstrarea, depozitarea şi conservarea,

X

asigurarea integrităţii bunurilor? Pentru plusurile, lipsurile sau deprecierile constatate la

Nu s-au

bunuri comisia de inventariere a primit explicaţii scrise de la

constatat

30.

persoanele care au răspunderea gestionarii acestora?

diferenţe cu ocazia

31. Comisia de inventariere a stabilit caracterul lipsurilor,

inventarierii Nu s-au

pierderilor, pagubelor şi deprecierilor constatate, al plusurilor,

constatat

propunând modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din

diferenţe cu

contabilitate şi cele faptice rezultate în urma inventarierii?

ocazia inventarierii

32. Propunerile cuprinse în procesul verbal al comisiei de inventariere au fost prezentate în termen de 3 zile de la încheierea operatiunilor de inventariere conducatorului instituţiei?

15

X

33. Au fost aprobate propunerile comisiei de inventariere cu avizul compartimentului financiar contabil şi juridic în termen

Nu a fost cazul

de 5 zile de la primirea procesului verbal întocmit la finalizarea inventarierii pentru solutionarea propunerilor? 34. Rezultatele inventarierii au fost înregistrate în evidenţa tehnico - operativă în termen de trei zile de la data aprobării procesului verbal de inventariere de către ordonatorul de

X

credite? 35. Rezultatele inventarierii au fost înregistrate în contabilitate

Nu s-au

conform Legii nr. 82/1991 republicată, cu modificările şi

constatat

completările ulterioare şi reglementările contabile aplicabile?

diferenţe cu ocazia inventarierii Nu s-au

36. Există concordanţă între datele din Registrul inventar, balanţa de verificare la 31.12.2008 şi posturile înregistrate în

constatat

bilanţul contabil cu privire la elementele de activ şi pasiv

diferenţe cu

stabilite pe baza inventarului?


ÎNTOCMIT, După colectarea informaţiilor necesare misiunii de audit, acestea trebuie prelucrate. Prelucrarea informaţiilor constă în: - analiza structurii sau a instituţiei auditate şi a activităţii sale; - analiza cadrului normativ ce reglementează activitatea instituţiei sau structurii auditate; - analiza factorilor susceptibili de a împiedica buna desfăşurare a misiunii de audit public intern; - analiza rezultatelor controalelor precedente; - analiza informaţiilor externe referitoare la entitatea/structura auditată.

16

ANALIZA RISCURILOR DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile

Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009 Întocmit:

NR

OBIECTIVE

CRT 1. Pregatirea inventarierii

OBIECTE AUDITABILE Decizia de numire a comisiei de inventariere. Componenta comisiei de inventariere. Elaborarea si transmiterea comisiei de inventariere a procedurilor scrise adaptate la specificul institutiei. Operarea la zi a evidentei tehnico-operative. Operarea la zi a evidentei contabile. Efectuarea punctajului dintre evidenta contabila si evidenta tehnico-operativa.

2.

Inventarierea patrimoniului

Declaratia de inceput de inventar. Bararea si semnarea fiselor de magazie la ultima operatiune. Vizarea documentelor care privesc intrari sau iesiri de bunuri existente in gestiune dar neinregistrate . Intocmirea listelor de inventariere. Participarea intregii comisii de inventariere la lucrarile de inventariere. Semnarea listelor de inventar . Inventarierea imobilizarilor necorporale.

17

OBS.

Inventarierea imobilizarilor corporale. Inventarierea stocurilor. Inventarierea combustibilului din rezervorul autoturismelor si a B.C.F.-urilor Inventarierea documentelor cu regim special. Fisa de magazie a imprimatelor cu regim special. Inventarierea timbrelor. Inventarierea creantelor. Inventarierea obligatiilor fata de terti. Inventarierea creantelor si datoriilor cu termene de incasare sau de plata prescrise. Scaderea din evidenta a creantelor si datoriilor cu termene de incasare sau de plata prescrise. Inventarierea numerarului. Inventarierea disponibilitatilor banesti aflate in conturi la banci. Inventarierea bunurilor apartinand altor unitati. Declaratia de sfarsit de inventar. 3.

Valorificarea inventarierii

Stabilirea rezultatelor inventarierii. Inscrierea rezultatelor inventarierii intr-un proces verbal. Intocmirea corecta a procesului verbal privind rezultatele inventarierii. Prezentarea spre aprobare a propunerilor cuprinse in procesul verbal al comisiei de inventariere in termen de 3 zile de la data incheierii operatiunilor de inventariere. Existenta explicatiilor scrise pentru plusurile, lipsurile si pagubele determinate de expirarea termenelor de prescriptie a creantelor. Compensarea plusurilor cu minusurile in gestiune. Imputarea lipsurilor stabilite in urma inventarierii. Casarea bunurilor deteriorate. Operarea in evidenta tehnico-operativa a rezultatelor inventarierii. Operarea in evidenta contabila a rezultatelor inventarierii.

18

4.

5.

Completarea

Conducerea registrului inventar.

registrului

Concordanta dintre inventar si datele cuprinse in registrul

inventar

inventar.

Auditarea

Componenta situatiilor financiare la 31.12.2007conform

situatiilor financiare

modelelor aprobate prin O.M.F.P. 616/2006 . Respectarea intangibilitatii bilantului de deschidere a

anuale

exercitiului bugetar. Concordanta sumelor inscrise in bilant cu cele din balantele de verificare. Semnarea Situatiilor financiare anuale de conducatorul instituiei publice si de conducatorul compartimentului financiar-contabil.

Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor şi presupune asocierea riscurilor semnificative la operaţiilor stabilite în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regulă, se asociază unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieşite din propria experienţă. În situaţia în care la operaţiile auditabile se ataşează mai multe riscuri analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc în parte sau pe total operaţie/obiect auditabil.

DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN

Identificarea riscurilor Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009 Întocmit:

19

NR OBIECTIVE CRT 1. Pregatirea inventarierii

OBIECTE AUDITABILE

IDENTIFICAREA

Decizia de numire a comisiei

RISCURILOR Neluarea masurilor de inventariere

de inventariere. Componenta comisiei de

In comisia de inventariere s-a

inventariere

numit gestionarul sau/si contabilii care tin evidenta gestiunilor

Elaborarea si transmiterea

inventariate Inventariere necorespunzatoare din

comisiei de inventariere a

cauza necunoasterii

procedurilor scrise adaptate la

responsabilitatilor.

specificul institutiei.

2.

Operarea la zi a evidentei

Neoperarea la zi a evidentei

tehnico-operative . Operarea la zi a evidentei

tehnico-operative. Evidenta contabila nu este operata

contabile. Efectuarea punctajului dintre

la zi. Neefectuarea punctajului intre

evidenta contabila si evidenta


tehnico-operativa.

tehnico-operativa.

Inventarierea Declaratia de inceput de

Completarea eronata a declaratiei

patrimoniului inventar.

de inceput de inventar.

Bararea si semnarea fiselor de

Nesemnarea si nebararea fiselor de

magazie la ultima operatiune. Vizarea documentelor care

magazie. Necunoasterea declararii si

privesc intrari sau iesiri de

inregistrarii tuturor documentelor la

bunuri existente in gestiune dar timp si cronologic. neinregistrate . Intocmirea listelor de

Necuprinderea in liste a tuturor

inventariere.

bunurilor inventariate.

20

OBS

Completarea listelor de

Existenta spatiilor libere si a

inventariere.

stersaturilor in listele de

Participarea intregii comisii de

inventariere. Neparticiparea tuturor membrilor

inventariere la lucrarile de

comisiei la lucrarile de inventariere.

inventariere. Semnarea listelor de inventar.

Nesemnarea listelor de inventariere pe fiecare pagina de catre membrii comisiei de inventariere si de catre

Inventarierea imobilizarilor

gestionar. Neinventarierea imobilizarilor

necorporale. Inventarierea imobilizarilor

necorporale. Inventarierea necorespunzatoarea a

corporale. Inventarierea stocurilor. Inventarierea combustibilului

imobilizarilor corporale. Neinventarierea tuturor bunurilor. Neinventarierea combustibilului si

din rezervorul autoturismelor

a B.C.F.-urilor.

si a B.C.F.-urilor Inventarierea documentelor cu

Neinventarierea documentelor cu

regim special. Fisa de magazie a

regim special. Gestionarea necorespunzatoare a

imprimatelor cu regim special.

documentelor cu regim special.

Inventarierea timbrelor. Inventarierea creantelor .

Neinventarierea timbrelor. Neanalizarea soldurilor conturilor ce reflecta creantele

Inventarierea obligatiilor fata

fata de terti. Neanalizarea soldurilor conturilor

de terti.

ce reflecta obligatiile fata de terti.

Inventarierea creantelor si

Necunoasterea creantelor si

datoriilor cu termene de

datoriilor cu termene de incasare

incasare sau de plata prescrise.

sau de plata prescrise.

21

Scaderea din evidenta a

Nescaderea din evidenta a

creantelor si datoriilor cu

creantelor si datoriilor cu termene

termene de incasare sau de

de incasare sau de plata prescrise.

plata prescrise. Inventarierea numerarului.

Neinventarierea numerarului in ultima zi lucratoare a exercitiului

Inventarierea disponibilitatilor

financiar. Neconfruntarea soldurilor din

banesti aflate in conturi la

extrasele de cont cu cele din

banci.

contabilitatea unitatii.

Inventarierea bunurilor

Listele de inventariere nu contin

apartinand altor unitati.

informatii cu privire la numarul si data actului e predare -primire si

3.

Valorificarea inventarierii

Declaratia de sfarsit de

ale documentului de livrare. Nu exista declaratia de sfarsit de

inventar. Stabilirea rezultatelor

inventar. Erori in stabilirea stocurilor faptice

inventarierii. Inscrierea rezultatelor

si scriptice. Lipsa procesului verbal privind

inventarierii intr-un proces

rezultatele inventarierii.

verbal. Intocmirea corecta a procesului Procesul verbal nu contine verbal privind rezultatele

elementele de baza prevazute de

inventarierii. Prezentarea spre aprobare a

Ordinul 1753/2004. Nesupunerea spre aprobare a

propunerilor cuprinse in

propunerilor cuprinse in Procesul

procesul verbal al comisiei de

verbal privind inventarierea.

inventariere in termen de 3 zile de la data incheierii operatiunilor de inventariere.

22

Existenta explicatiilor scrise

Nesolicitarea explicatiilor scrise

pentru plusurile, lipsurile si

pentru diferentele si pagubele

pagubele determinate de

constatate cu ocazia inventarierii.

expirarea termenelor de

4.

Completarea registrului inventar

prescriptie a creantelor. Compensarea plusurilor cu

Compensarea eronata a minusurilor

minusurile in gestiune.

cu plusurile in gestiune.

Imputarea lipsurilor stabilite in

Imputarea eronata a lipsurilor

urma inventarierii. Operarea in evidenta tehnico-

stabilite in urma inventarierii. Neoperarea rezultatelor

operativa a rezultatelor

inventarierii in evidenta tehnico-

inventarierii. Operarea in evidenta contabila

operativa. Neoperarea rezultatelor

a rezultatelor inventarierii. Casarea bunurilor deteriorate.

inventarierii in evidenta contabila. Lipsa aprobarilor privind casarea

Conducerea registrului

bunurilor deteriorate. Neconducerea registrului inventar.

inventar. Concordanta dintre inventar si

Completarea necorespunzatoare a

datele cuprinse in registrul

registrului inventar.

inventar. 5.

Auditarea

Componenta situatiilor

Situatiile financiare nu corespund

situatiilor

financiare la 31.12.2007

cerintelor Ordinului Ministerului de

financiare

conform modelelor aprobate

Finante.

anuale

prin O.M.F.P. 616/2006. Respectarea intangibilitatii

Bilantul de deschidere al anului

bilantului de deschidere a

2007 nu corespunde cu bilantul de

exercitiului bugetar. Concordanta sumelor inscrise

inchidere al anului 2006. Neconcordanta sumelor inscrise in

in bilant cu cele din balantele

bilant cu cele din balantele de

de verificare.

verificare.

23

Semnarea Situatiilor financiare

Situatiile financiare anuale nu sunt

anuale de conducatorul

semnate de persoanele abilitate.

instituiei publice si de conducatorul compartimentului financiar-contabil.


Factori de risc

Ponderea

Nivelul de apreciere a riscului

factorilor de risc (Fi) F1 -Aprecierea

(Pi) P1-60%

N1 Exista

Exista

N3 Nu exista

controlului intern

proceduri si se

proceduri dar

proceduri

F2- Aprecierea

aplica Impact

nu se aplica Impact

Impact

cantitativa

financiar

financiar

financiar ridicat

F3-Aprecierea calitativa

scazut moderat Vulnerabilitate Vulnerabilitate

Vulnerabilitate

scazuta

mare

P2-30%

P3-10%

N2

medie

Stabilirea factorilor de risc, ponderile acestora şi aprecierea nivelului riscurilor


24

Prin acest document se stabilesc, în funcţie de importanţa şi greutatea factorilor de risc, ponderile şi nivelurile de apreciere ale riscurilor. Cei trei factori de risc sunt stabiliţi prin normele generale şi sunt acoperitori pentru entitate, însă dacă dorim să evidenţiem şi alţi factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare, trebuie să se aibă în vedere ca suma ponderilor factorilor de risc să fie de asemenea 100. Stabilirea nivelului riscului şi a punctajului total al riscului este document ul din procedura de Analiza riscurilor în care auditorul evaluează riscurile pe baza documentelor în posesia cărora a intrat până în acest moment, dar şi a expertizei personale în domeniu. Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar şi în funcţie de resursele alocate misiunii (număr de persoane, timpul aferent ş.a.) şi pentru continuarea analizei, au împărţit riscurile, în următoarele trei categorii. •

Riscuri mici

1,0 - 1,7

•

Riscuri medii

1,8 - 2,2

•

Riscuri mari

2,3 - 3,0

Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate şi din aceste motive auditorii interni aduc îmbunătăţiri acestei lucrări pe toată durata misiunii de auditpe toată perioada intervenţiei la faţa locului în funcţie de informaţiile privind activităţile auditate şi a riscurilor ataşate acestora, pe care le constată.

25


Stabilirea nivelului riscului şi a puctajului total al riscului


NR CRT 1

Criterii de analiză a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea OBIECTIVE

Pregatirea

OBIECTE AUDITABILE

Decizia de numire a comisiei de

IDENTIFICAREA RISCURILOR

Neluarea masurilor de inventariere.

contrulului

cantitativă

calitativă

intern (F1)

(F2)

(F3)

Pct. total

0,5

3

0,3

2

0,2

2

2,5

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1,7

Elaborarea si transmiterea comisiei de

evidenta gestiunilor inventariate. Inventariere necorespunzatoare din

inventariere a procedurilor scrise

cauza necunoasterii responsabilitatilor. 0,5

2

0,3

2

0,2

3

2,2

adaptate la specificul institutiei. Operarea la zi a evidentei tehnico-

Neoperarea la zi a evidentei tehnico-

operative. Operarea la zi a evidentei contabile.

operative. Evidenta contabila nu este operata la

0,5

2

0,3

2

0,2

1

1,8

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1,7

inventarierii inventariere. Componenta comisiei de inventariere.

In comisia de inventariere s-a numit gestionarul sau/si contabilii care tin

zi.

26

2

Efectuarea punctajului dintre evidenta

Neefectuarea punctajului intre

contabila si evidenta tehnico-


operativa. Inventarierea Declaratia de inceput de inventar.

tehnico-operativa. Completarea eronata a declaratiei de

patrimoniului

Bararea si semnarea fiselor de

inceput de inventar. Nesemnarea si nebararea fiselor de

magazie la ultima operatiune. Vizarea documentelor care privesc

magazie. Necunoasterea declararii si

intrari sau iesiri de bunuri existente in

inregistrarii tuturor documentelor la

gestiune dar neinregistrate. Intocmirea listelor de inventariere.

timp si cronologic. Necuprinderea in liste a tuturor

Completarea listelor de inventariere.

bunurilor inventariate. Existenta spatiilor libere si a


stersaturilor in listele de inventariere. Neparticiparea tuturor membrilor




Nesemnarea listelor de inventariere pe fiecare pagina de catre membrii comisiei de inventariere si de catre

Inventarierea imobilizarilor

gestionar. Neinventarierea imobilizarilor

necorporale. Inventarierea imobilizarilor corporale.


Inventarierea stocurilor. Inventarierea combustibilului din

imobilizarilor corporale. Neinventarierea tuturor bunurilor. Neinventarierea combustibilului si a

rezervorul autoturismelor si a B.C.F.-

B.C.F.-urilor.

27

0,5

2

0,3

2

0,2

2

2,0

0,5

2

0,3

2

0,2

1

1,8

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1,7

0,5

2

0,3

2

0,2

1

1,8

0,5

2

0,3

2

0,2

3

2,2

0,5

2

0,3

2

0,2

2

2,0

0,5

2

0,3

2

0,2

1

1,8

0,5

2

0,3

2

0,2

3

2,2

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1,7

0,5

2

0,3

2

0,2

1

1,8

0,5

2

0,3

2

0,2

1

1,8

0,5

2

0,3

2

0,2

2

2,0

urilor Inventarierea documentelor cu regim

Neinventarierea documentelor cu

special. Fisa de magazie a imprimatelor cu

regim special Gestionarea necorespunzatoare a

regim special. Inventarierea timbrelor. Inventarierea creantelor .

documentelor cu regim special. Neinventarierea timbrelor. Neanalizarea soldurilor conturilor ce

Inventarierea obligatiilor fata de terti.

reflecta creantele fata de terti. Neanalizarea soldurilor conturilor ce

Inventarierea creantelor si datoriilor

reflecta obligatiile fata de terti. Necunoasterea creantelor si datoriilor

cu termene de incasare sau de plata

cu termene de incasare sau de plata

prescrise.

prescrise.

Scaderea din evidenta a creantelor si

Nescaderea din evidenta a creantelor

datoriilor cu termene de incasare sau

si datoriilor cu termene de incasare

de plata prescrise.

sau de

Inventarierea numerarului.

plata prescrise. Neinventarierea numerarului in ultima

Inventarierea disponibilitatilor banesti

zi lucratoare a exercitiului financiar. Neconfruntarea soldurilor din

aflate in conturi la banci.

0,5

2

0,3

2

0,2

1

1,8

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1,7

0,5

2

0,3

2

0,2

3

2,2

0,5

2

0,3

2

0,2

3

2,2

0,5

2

0,3

2

0,2

2

2,0

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1,7

0,5

2

0,3

2

0,2

3

2,2

0,5

2

0,3

2

0,2

1

1,8

extrasele de cont cu cele din

0,5

3

0,3

2

0,2

2

2,5

Inventarierea bunurilor apartinand

contabilitatea unitatii. Listele de inventariere nu contin

0,5

2

0,3

2

0,2

2

2,0

altor unitati.

informatii cu privire la numarul si data actului e predare -primire si ale documentului de livrare.

28

Declaratia de sfarsit de inventar.

3

Nu exista declaratia de sfarsit de

Valorificarea Stabilirea rezultatelor inventarierii.

inventar. Erori in stabilirea stocurilor faptice si

inventarierii

scriptice.

Inscrierea rezultatelor inventarierii

Lipsa procesului verbal privind

intr-un proces verbal. Intocmirea corecta a procesului verbal

rezultatele inventarierii. Procesul verbal nu contine elementele

privind rezultatele inventarierii.

de baza prevazute de Ordinul

Prezentarea spre aprobare a

1753/2004 Nesupunerea spre aprobare a

propunerilor cuprinse in procesul


verbal al comisiei de inventariere in


termen de 3 zile de la data incheierii operatiunilor de inventariere.

Existenta explicatiilor scrise pentru

Nesolicitarea explicatiilor scrise

plusurile, lipsurile si pagubele

pentru diferentele si pagubele

determinate de expirarea termenelor

constatate cu ocazia inventarierii.

de prescriptie a creantelor. Compensarea plusurilor cu minusurile

Compensarea eronata a minusurilor

in gestiune.

cu plusurile in gestiune.

29

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1,7

0,5

2

0,3

2

0,2

2

2,0

0,5

2

0,3

2

0,2

2

2,0

0,5

2

0,3

2

0,2

3

2,2

0,5

2

0,3

2

0,2

1

1,8

0,5

2

0,3

2

0,2

3

2,2

0,5

1

0,3

2

0,2

2

1,5

Imputarea lipsurilor stabilite in urma

Imputarea eronata a lipsurilor

inventarierii. Operarea in evidenta tehnico-

stabilite in urma inventarierii. Neoperarea rezultatelor inventarierii

operativa a rezultatelor inventarierii. Operarea in evidenta contabila a

in evidenta tehnico-operativa. Neoperarea rezultatelor inventarierii

rezultatelor inventarierii. Casarea bunurilor deteriorate.

in evidenta contabila. Lipsa aprobarilor privind casarea bunurilor deteriorate.

4

5

Completarea Conducerea registrului inventar.

Neconducerea registrului inventar.

registrului

Concordanta dintre inventar si datele


inventar

cuprinse in registrul inventar.


Auditarea

Componenta situatiilor financiare la


situatiilor

31.12.2007conform modelelor


financiare

aprobate prin O.M.F.P. 616/2006 . Respectarea intangibilitatii bilantului

Finante. Bilantul de deschidere al anului 2007

de deschidere a exercitiului bugetar.

nu corespunde cu bilantul de

Concordanta sumelor inscrise in

inchidere al anului 2006. Neconcordanta sumelor inscrise in



verificare. Semnarea Situatiilor financiare anuale

verificare. Situatiile financiare anuale nu sunt

de conducatorul instituiei publice si


anuale

de conducatorul compartimentului financiar-contabil.

30

0,5

2

0,3

2

0,2

1

1,8

0,5

2

0,3

1

0,2

2

1,7

0,5

2

0,3

2

0,2

2

2,0

0,5

2

0,3

2

0,2

1

1,8

0,5

1

0,3

2

0,2

2

1,5

0,5

2

0,3

2

0,2

1

1,8

0,5

2

0,3

2

0,2

3

2,2

0,5

3

0,3

2

0,2

2

2,5

0,5

2

0,3

2

0,2

2

2,0

0,5

2

0,3

2

0,2

1

1,8


Clasarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor


Nr crt 1

OBIECTIVE Pregatirea

OBIECTE AUDITABILE Decizia de numire a comisiei de

IDENTIFICAREA RISCURILOR Neluarea masurilor de inventariere.

inventarierii inventariere.

31

Pct. total 2,5

Clasare Ridicat

Obs.

Componenta comisiei de inventariere.

In comisia de inventariere s-a numit gestionarul sau/si contabilii care tin

Elaborarea si transmiterea comisiei de la specificul institutiei. Operarea la zi a evidentei tehnico-


operative. Operarea la zi a evidentei contabile. Efectuarea punctajului dintre evidenta

operative. Evidenta contabila nu este operata la zi. Neefectuarea punctajului intre evidenta

contabila si evidenta tehnico-operativa. Inventariere Declaratia de inceput de inventar.

contabila si evidenta tehnico-operativa. Completarea eronata a declaratiei de

a Bararea si semnarea fiselor de magazie la

inceput de inventar. Nesemnarea si nebararea fiselor de

ultima operatiune. Vizarea documentelor care privesc intrari

magazie. Necunoasterea declararii si inregistrarii

sau iesiri de bunuri existente in gestiune

tuturor documentelor la timp si

dar neinregistrate. Intocmirea listelor de inventariere.

cronologic. Necuprinderea in liste a tuturor





inventariere la lucrarile de inventariere. Semnarea listelor de inventar.

comisiei la lucrarile de inventariere. Nesemnarea listelor de inventariere pe

patrimoniului

Scăzut

2,2

Mediu

1,8

Mediu

1,7

Scăzut

2,0

Mediu

1,8

Mediu

1,7

Scăzut

1,8

Mediu

2,2

Mediu

2,0

Mediu

1,8

Mediu

2,2

Mediu

evidenta gestiunilor inventariate. Inventariere necorespunzatoare din cauza

inventariere a procedurilor scrise adaptate necunoasterii responsabilitatilor.

2

1,7

fiecare pagina de catre membrii comisiei

32

de inventariere si de catre gestionar. Inventarierea imobilizarilor necorporale.

Neinventarierea imobilizarilor

Inventarierea imobilizarilor corporale.


Inventarierea stocurilor. Inventarierea combustibilului din


rezervorul autoturismelor si a B.C.F.-

B.C.F.-urilor.

urilor Inventarierea documentelor cu regim

Neinventarierea documentelor cu regim

special. Fisa de magazie a imprimatelor cu regim

special Gestionarea necorespunzatoare a

special. Inventarierea timbrelor. Inventarierea creantelor .


Inventarierea obligatiilor fata de terti.


Inventarierea creantelor si datoriilor cu

reflecta obligatiile fata de terti. Necunoasterea creantelor si datoriilor cu

termene de incasare sau de plata

termene de incasare sau de plata

prescrise.

prescrise.


Nescaderea din evidenta a creantelor si


datoriilor cu termene de incasare sau de

33

1,7

Scăzut

1,8

Mediu

1,8

Mediu

2,0

Mediu

1,8

Mediu

1,7

Mediu

2,2

Mediu

2,2

Mediu

2,0

Mediu

1,7

Scăzut

2,2

Mediu

de plata prescrise.

plata prescrise.


Neinventarierea numerarului in ultima zi

Inventarierea disponibilitatilor banesti

lucratoare a exercitiului financiar. Neconfruntarea soldurilor din extrasele

aflate in conturi la banci.

de cont cu cele din contabilitatea

Inventarierea bunurilor apartinand altor

unitatii. Listele de inventariere nu contin

unitati.

informatii cu privire la numarul si data actului e predare -primire si ale

Declaratia de sfarsit de inventar. 3

documentului de livrare. Nu exista declaratia de sfarsit de

Valorificarea Stabilirea rezultatelor inventarierii.

inventar. Erori in stabilirea stocurilor faptice si

inventarierii

scriptice.

Inscrierea rezultatelor inventarierii intr-

Lipsa procesului verbal privind

un proces verbal. Intocmirea corecta a procesului verbal


privind rezultatele inventarierii.

de baza prevazute de Ordinul 1753/2004

34

1,8

Mediu

2,5

Ridicat

1,8

Mediu

1,7

Scăzut

2,0

Mediu

2,0

Mediu

2,2

Mediu

Prezentarea spre aprobare a propunerilor

Nesupunerea spre aprobare a propunerilor

cuprinse in procesul verbal al comisiei de

cuprinse in Procesul verbal privind

inventariere in termen de 3 zile de la data

inventarierea.

1,8

Mediu

incheierii operatiunilor de inventariere.

4

5

Existenta explicatiilor scrise pentru plusurile,

Nesolicitarea explicatiilor scrise pentru

lipsurile si pagubele determinate de expirarea

diferentele si pagubele constatate cu ocazia

termenelor de prescriptie a creantelor. Compensarea plusurilor cu minusurile in

inventarierii. Compensarea eronata a minusurilor cu

gestiune. Imputarea lipsurilor stabilite in urma

plusurile in gestiune. Imputarea eronata a lipsurilor stabilite in

inventarierii. Operarea in evidenta tehnico-operativa a

urma inventarierii. Neoperarea rezultatelor inventarierii in

rezultatelor inventarierii. Operarea in evidenta contabila a rezultatelor

evidenta tehnico-operativa. Neoperarea rezultatelor inventarierii in

inventarierii. Casarea bunurilor deteriorate.

evidenta contabila. Lipsa aprobarilor privind casarea bunurilor

Completarea Conducerea registrului inventar.

1,5

Scăzut

2,2

Mediu

1,8

Mediu

1,7

Scăzut

2,0

Mediu

deteriorate.

1,8

Mediu

Neconducerea registrului inventar.

1,5

Scăzut

1,8

Mediu

registrului

Concordanta dintre inventar si datele


inventar



Auditarea


Situatiile financiare nu corespund cerintelor

situatiilor

31.12.2007conform modelelor aprobate prin

Ordinului Ministerului de Finante.

2,2

Mediu

financiare

O.M.F.P. 616/2006 . Respectarea intangibilitatii bilantului de

Bilantul de deschidere al anului 2007 nu

2,5

Ridicat

deschidere a exercitiului bugetar.

corespunde cu bilantul de inchidere al

anuale

35

anului 2006. Concordanta sumelor inscrise in bilant cu

Neconcordanta sumelor inscrise in bilant cu

cele din balantele de verificare. Semnarea Situatiilor financiare anuale de

cele din balantele de verificare. Situatiile financiare anuale nu sunt semnate

conducatorul instituiei publice si de

de persoanele abilitate.

conducatorul compartimentului financiar-

2,0

Mediu

1,8

Mediu

contabil.

Documentul Clasarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor cuprinde 44 de obiecte auditabile şi 44 riscuri ataşate acestora, care au fost grupate pe cele trei categorii (mari, medii şi mic). În continuare, riscurile mici nu vor mai fi avute în vedere pentru auditare, iar riscurile semnificative (mari şi medii) vor intra în auditare şi vor fi preluate pentru ierarhizare în documentul Tabelul puncte tari şi puncte slabe. În baza acestui document au rezultat 9 obiecte auditabile care nu vor mai fi luate în considerare în vederea auditării, fiind constituite numai din operaţii ale căror riscuri au fost apreciate ca fiind mici, şi în consecinţă, documentul Tabelul puncte tari şi puncte slabe cuprinde 35 de obiecte auditabile şi 35 riscuri asociate acestora. Ierarhizarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor se efectuează pe baza documentaţiei efectuate în etapele anterioare şi se concretizează în elaborarea Tabelului puncte tari şi puncte slabe, document care prezintă sintetic rezultatul evaluării fiecărei operaţii analizate. Documentul conţine opinia auditorului public intern cu privire la nivelul impactului riscului asupra activităţii auditate şi a gradului de încredere în funcţionarea controlului intern, care conduce la minimizarea riscului când gradul de încredere este mare şi la maximizarea riscului, când gradul de încredere este mic, aşa cum rezultă din tabelul de mai jos:

36

DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN Tabelul punctelor tari si punctelor slabe Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009 Întocmit:

NR

OBIECTIVE

CRT 1 Pregatirea inventarierii

OBIECTE AUDITABILE Decizia de numire a comisiei de

IDENTIFICAREA RISCURILOR Neluarea masurilor de inventariere.

Punct

Consecinta

Grad de

T/S incredere T Există sistem

inventariere.

de control

Ridicat

eficient

2

Inventariere a

Elaborarea si transmiterea comisiei

Inventariere necorespunzatoare din

de inventariere a procedurilor scrise

cauza necunoasterii responsabilitatilor.

adaptate la specificul institutiei. Operarea la zi a evidentei tehnico-


S

operative. Efectuarea punctajului dintre

operative. Neefectuarea punctajului intre evidenta

S


contabila si evidenta tehnico-operativa.

tehnico-operativa. Declaratia de inceput de inventar.

Completarea eronata a declaratiei de inceput de inventar.

37

S Scăzut

Mediu

Mediu S

Mediu

Obs.

patrimoniulu

Vizarea documentelor care privesc

Necunoasterea declararii si inregistrarii

S

i

intrari sau iesiri de bunuri existente

tuturor documentelor la timp si

in gestiune dar neinregistrate. Intocmirea listelor de inventariere.

cronologic. Necuprinderea in liste a tuturor

S



S



S




Nesemnarea listelor de inventariere pe

Mediu

Mediu

Scăzut S

fiecare pagina de catre membrii

Mediu

comisiei de inventariere si de catre Inventarierea imobilizarilor

gestionar. Inventarierea necorespunzatoarea a

S

corporale. Inventarierea stocurilor. Inventarierea combustibilului din


S S

rezervorul autoturismelor si a

B.C.F.-urilor.

Mediu Mediu Mediu

B.C.F.-urilor Inventarierea documentelor cu regim Neinventarierea documentelor cu

S

special. Fisa de magazie a imprimatelor cu

regim special Gestionarea necorespunzatoare a

S

regim special. Inventarierea timbrelor. Inventarierea creantelor .


S S

38

Mediu

Mediu Scăzut Mediu Mediu

Inventarierea obligatiilor fata de


terti.

reflecta obligatiile fata de terti.


Nescaderea din evidenta a creantelor si



de plata prescrise.

de


plata prescrise. Neinventarierea numerarului in ultima

S

Inventarierea disponibilitatilor

zi lucratoare a exercitiului financiar. Neconfruntarea soldurilor din extrasele

T

banesti aflate in conturi la banci.

de cont cu cele din contabilitatea

de control eficient

Inventarierea bunurilor apartinand

unitatii. Listele de inventariere nu contin

altor unitati.

informatii cu privire la numarul si data

S Scăzut S Mediu

Valorificarea

Stabilirea rezultatelor inventarierii.

S

Inscrierea rezultatelor inventarierii

scriptice. Lipsa procesului verbal privind

S

intr-un proces verbal. Intocmirea corecta a procesului


S

verbal privind rezultatele

de baza prevazute de Ordinul

inventarierii.

1753/2004

39

Ridicat

Scăzut

documentului de livrare. Erori in stabilirea stocurilor faptice si

inventarierii

Există sistem

S

actului e predare -primire si ale 3

Mediu

Mediu Mediu Mediu

Prezentarea spre aprobare a

Nesupunerea spre aprobare a

propunerilor cuprinse in procesul


verbal al comisiei de inventariere in


S

Mediu

termen de 3 zile de la data incheierii operatiunilor de inventariere.

4

Compensarea plusurilor cu

Compensarea eronata a minusurilor cu

S

minusurile in gestiune. Imputarea lipsurilor stabilite in urma

plusurile in gestiune. Imputarea eronata a lipsurilor stabilite

S

inventarierii. Operarea in evidenta contabila a

in urma inventarierii. Neoperarea rezultatelor inventarierii

S

rezultatelor inventarierii. Casarea bunurilor deteriorate.

in evidenta contabila. Lipsa aprobarilor privind casarea

S

Completarea

bunurilor deteriorate. Concordanta dintre inventar si datele Completarea necorespunzatoare a

S

registrului



Auditarea



situatiilor

31.12.2007conform modelelor


financiare

aprobate prin O.M.F.P. 616/2006 . Finante. Respectarea intangibilitatii bilantului Bilantul de deschidere al anului 2007

Scăzut Mediu Scăzut Mediu

Mediu

inventar 5

anuale

de deschidere a exercitiului bugetar.

nu corespunde cu bilantul de inchidere

Concordanta sumelor inscrise in

al anului 2006. Neconcordanta sumelor inscrise in

40

S Mediu T

Există sistem de control

Ridicat

eficient S

Mediu



verificare. Semnarea Situatiilor financiare

verificare. Situatiile financiare anuale nu sunt

anuale de conducatorul instituiei


publice si de conducatorul compartimentului financiar-contabil.

41

S Scăzut


Tematica în detaliu a operaţiilor auditabile Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009 Întocmit:

OBIECTE AUDITABILE

NR LISTĂ

Decizia de numire a comisiei de inventariere. Componenta comisiei de inventariere. Elaborarea si transmiterea comisiei de inventariere a procedurilor scrise

1 2 3

adaptate la specificul institutiei. Operarea la zi a evidentei tehnico-operative.

4

Operarea la zi a evidentei contabile. Efectuarea punctajului dintre evidenta contabila si evidenta tehnico-

5 6

operativa. Declaratia de inceput de inventar.

7

Se inventariaza activele corporale, activele necorporale, investitiile in

26

curs, materialele aflate in folosinta personalului, investitiile in curs valorile materiale aflate in curs de modernizare, valorile matariele aflate in unitate de la terti valorile materiale aflate in custodie, disponibilititile banesti in numerar si in cont, regimul special, timbrele. Procedura analiza riscurilor a început cu elaborarea documentului Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a curpins 44 de operaţii auditabile, şi s-a finalizat cu Tematica în detaliu a misiunii de audit, in care au fost selectate numai 6 obiecte de auditat.

42

ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN

Programul de audit Programul de audit public intern este un document intern de lucru al compartimentului de audit public intern şi se întocmeşte pe baza tematicii detaliate elaborată în prealabil. Elaborarea acestui program are ca scop asigurarea conducerii departamentului de audit public intern că au fost luate în considerare toate aspectele referitoare la obiectivele misiunii de audit public intern şi asigură repartizarea sarcinilor şi planificarea activităţilor de către supervizor. Acest program cuprinde pe fiecare obiectiv din tematica detaliată acţiunile concrete de efectuat necesare atingerii obiectivului, precum şi repartizarea acestora pe fiecare auditor intern. Pe baza Programului de audit public intern se întocmeşte programul intervenţiei la faţa locului care prezintă detaliat lucrările pe care auditorii interni şi le propun a le efectua. În acest program sunt prezentate testele, studiile, cuantificările, materiale probante pentru validarea acestora, precum şi perioadele în care se efectuează verificările la faţa locului. DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN Program de audit intern Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009 Întocmit:

Obiectivele

Activitati

Auditului

Durata

Persoane

333 h

Implicare Desfasurarii

A. Pregatirea

TOTAL

37

misiunii de audit

1. Tipărirea şi procesarea Ordinului de

1

auditor

serviciu

Locul

comp. audit intern

2.Tipărirea şi procesarea Declaraţiei de

43

1

auditor

comp. audit

independenţă 3.Pregătirea şi transmiterea Notificării

1

auditor

privind declanşarea misiunii de audit intern către Sructura auditata 4. Colectarea şi prelucrarea informaţiilor

intern comp. audit intern

6

auditor

comp. audit intern si financiar-

5.Întocmirea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile 6.Elaborarea Situaţiei puncte tari şi

3 5

auditor

contabilitate comp. audit

auditor

intern comp. audit

puncte slabe 7. Întocmirea programului de audit

8

auditor

intern comp. audit

intern 8. Intocmirea Programului intervenţiei la

8

auditor

intern comp. audit

auditor

intern comp. audit

faţa locului. 9. Planificarea şi organizarea Sedinţei de

2

deschidere cu comp financiar-

intern si

contabilitate.

financiar-

10. Redactarea Minutei şedinţei de

2

B. Interventia la

deschidere TOTAL

162

fata locului OBIECTIV I

TOTAL

38

Pregatirea

1.1 Efectuarea testărilor

10

auditor

contabilitate comp. audit intern

auditor

comp. financiar-

inventarierii 1.2 Discutarea constatărilor cu auditatul

2

auditor

contabiliate comp. audit

1.3 Elaborarea F.I.A.P. - urilor

10

auditor

intern comp. audit

auditor

intern comp.

1.4 Colectarea dovezilor

11

financiarcontabilitate

44

1.5 Revizuirea documentelor de lucru

OBIECTIV II Inventarierea

5

auditor

comp. audit

din punct de vedere al continutului şi al

intern si

formei şi întocmirea Notei

financiar-

centralizatoare a documentelor de lucru TOTAL 2.1 Efectuarea testărilor

contabilitate 48 30

auditor

comp. financiar-

patrimoniului 2.2 Discutarea constatărilor cu auditatul 2.3 Elaborarea F.I.A.P. - urilor 2.4 Colectarea dovezilor

2 10 4

auditor


auditor

intern comp. audit

auditor

intern comp. financiar-


OBIECTIV III Valorificarea inventarierii

OBIECTIV IV Completarea

2

auditor



intern si


financiar-


contabilitate

3.2 Discutarea constatărilor cu auditatul

51 10 2

auditor

comp. audit

auditor

intern comp. audit

3.3 Elaborarea F.I.A.P. - urilor

10

auditor

intern comp. audit

3.4 Colectarea dovezilor

6

auditor

intern comp. audit


23

auditor

intern comp. audit


intern si


financiar-


contabilitate 22 6

auditor

comp. financiar-

45

registrului inventar 4.2 Discutarea constatărilor cu auditatul 4.3 Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4.4 Colectarea dovezilor

2 2 2

auditor


auditor

intern comp. audit

auditor

intern comp. financiar-


3

auditor

contabilitate comp.


financiar-


contabilitate

centralizatoare a documentelor de lucru 4.6 Planificarea şi organizarea Şedintei

3

auditor

de închidere

comp. financiar-

4.7 Discutarea constatarilor cu

2

auditor

salariaţIIcompartimentului financiarcontabilitate 4.8 Concluzii

contabilitate comp. financiar-

2

auditor

contabilitate comp. financiarcontabilitate

C. Raportul de audit intern

TOTAL 1. Redactarea proiectului Raportului de

110 30

auditor

comp. audit

audit intern 2. Revizuirea Raportului de audit intern

16

auditor

intern comp. audit

3. Transmiterea Proiectului Raportului

2

auditor

intern comp.

de audit intern la auditat şi solicitarea de răspuns în 15 zile 4. Planificarea şi organizarea Reuniunii

financiar6

auditor

de conciliere, dacă este cazul 5. Includerea în Raportul de audit intern a aspectelor reţinute din punct de vedere al auditatului

46

contabilitate comp. financiar-

15

auditor

contabilitate comp. audit intern

6. Finalizarea Raportului de audit intern

27

auditor

comp. audit

7. Obţinerea Raportului de audit intern

4

auditor

intern comp. audit

auditor

intern comp. audit

auditor

intern comp. audit

aprobat de conducerea instituţiei 8. Transmiterea recomandărilor aprobate D. Urmărirea

10

către auditat Iniţierea procesului de urmărire

24

recomandărilor

intern


Programul intervenţiei la faţa locului Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009 Întocmit:

OBIECTIVE Pregatirea inventarierii

TIPUL TESTARII

LOCUL

DURATA

TESTARII

TESTARII

Verificarea existentei si continutului procedurilor, examinarea deciziei, verificarea incompatibilitatilor, lista de verificare, observarea fizica a completarii

Inventarierea

documentelor. Verificarea existentei si continutului

patrimoniului

procedurilor, compararea datelor din 47

comp.audit intern

comp.audit intern

AUDITOR

balanta analitica cu cea sintetica si cu listele de inventariere, situatii analitica probante, lista de verificare, observarea Valorificarea

fizica a completarii documentelor. Verificarea existentei si continutului

inventarierii

procedurilor, verificarea compensarilor si a imputatiilor, verificarea evaluarii si inregistrarii plusurilor, compararea plusurilor si minusurilor stabilite in urma inventarierii cu cele inregistrate in

comp.audit intern

evidenta operativa si contabila,verificarea notelor contabile intocmite ca urmare a valorificarii inventarului si inregistrarea acestora in evidenta contabila, observarea Completarea

fizica a completarii documentelor. Verificarea existentei si continutului

registrului

procedurilor, examinarea registrului

inventar

inventar, observarea fizica a completarii documentelor, compararea rezultatelor inventarierii cu cele consemnate in

comp.audit intern

registrul inventar, compararea datelor consemnate in registrul inventar cu cele din balanta de verificare sintetica intocmita la 31.12.2008.

ŞEDINŢA DE DESCHIDERE

Şedinţa de deschidere a intervenţiei la faţa locului are loc la instituţia auditată, cu participarea auditorilor interni şi a personalului instituţiei sau structurii auditate. Scopul organizării 48

acestei şedinţe de deschidere este acela de a informa despre scopul auditului, obiectivele urmărite şi modalităţile de lucru necesare derulării misiunii în bune condiţii. De aceea, pe ordinea de zi a şedinţei de deschidere sunt cuprinse informări legate de auditorii ce vor forma echipa, informări despre obiectivele misiunii, stabilirea termenelor de raportare, prezentarea în detaliu a tematicii, acceptarea calendarului întâlnirilor, asigurarea condiţiilor materiale necesare derulării misiunii de audit public intern. Pentru desfăşurarea acestei proceduri, auditorii contactează telefonic instituţia sau structura auditată pentru a stabili data întâlnirii. La şedinţa de deschidere participă şi conducătorul compartimentului de audit. În timpul şedinţei de deschidere, auditorii întocmesc Minuta şedinţei care se desfăşoară pe două mari grupe de probleme şi anume: - menţiuni generale în care sunt prezentate tema misiunii de audit, echipa de auditori, persoanele care participă la şedinţă etc. - stenograma şedinţei de deschidere care cuprinde redactarea în detaliu a discuţiilor. După întocmirea minutei şedinţei, aceasta se îndosariază în dosarul permanent al misiunii de audit.


Minuta şedinţei de deschidere Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009 Întocmit:

A. Lista participanţilor:

49

Numele si prenumele Anitei Felicia Gafencu Camelia Bertea Elena Barzoies Emanuela Aparaschive Iulian

Functia Director economic Auditor intern Referent sup Inspector asist Referent

Directia/

Nr de

Compartiment Comp audit int

telefon

Adresa Semnatura

Comp fin-contab

Comp fin-contab Comp fin-contab Comp fin-contab

B. Stenograma şedinţei de deschidere: În cadrul şedinţei s-a procedat la:  prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit;  prezentarea obiectivelor generale şi semnificaţia auditului intern;  prezentarea tematicii în detaliu;  prezentarea programului intervenţiei la faţa locului, obiectivele auditabile care se intenţionează a fi realizate după analizele de risc efectuate;  a fost cerută părerea auditaţilor cu privire la aceste obiective;  stabilirea condiţiilor minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea misiunii de audit (spaţiu de lucru, calculator, posibilităţi de imprimare);  stabilirea persoanelor pe care auditorul le poate contacta în vederea colectării informaţiilor, efectuarea de teste asupra muncii lor şi pentru a lua interviuri;  convenirea unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor şedinţe intermediare în cursul auditului, informarea sistematică asupra constatărilor;  stabilirea Reuniunii de închidere, inclusiv a participanţilor. Auditorul intern a prezentat principalele aspecte legate de misiunea de audit ce urmeaza a fi efectuata: I . Tema misiunii de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia II. Obiectivele misiunii de audit : 1. Pregatirea inventarierii 2. Inventarierea patrimoniului 3. Valorificarea inventarierii 4. Completarea registrului inventar. III. Perioada supusa verificarii: 01.01.2008-31.12.2008.

50

IV Durata interventiei la fata locului: 14.03.2009-15.04.2009. V Data sedintei de deschidere: 18.03.2009 Auditorul a inmanat dnei Director economic Carta auditului public intern. S-a stabilit ca orice problema constatata pe parcursul misiunii care necesita precizari si discutii suplimentare se va lamuri la momentul respectiv fara a fi necesar sa se stabileasca cu anticipatie un calendar al intalnirilor. In vederea realizarii misiunii de audit auditorul a solicitat sa i se puna la dispozitie urmatoarele documente : - Dosarul cuprinzand inventarierea anuala si casarea mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar (decizia de numire a comisiei de inventariere, listele de inventariere, procesul verbal al inventarierii, listele de casare, aprobarile privind scoaterea din functiune a imobilizarilor si casarea obiectelor de inventar, extrase de cont debite); - Registrul inventar; - Balantele de verificare la 31.12.2008; - Balantele analitice la 31.12.2008 la active fixe, materiale, obiecte de inventar, furnizori, debitori si creditori diversi; (Pentru imobilizari si stocuri balantele analitice vor fi intocmite pe conturi si gestionari).

AUDITOR,

DIRECTOR ECONOMIC,

CAPITOLUL III: Intervenţia la faţa locului Intervenţia la faţa locului este etapa în care se realizează efectiv activitatea de audit şi constă în colectarea informaţiilor din documente, analiza şi evaluarea acestora. În cadrul acestei etape se urmăresc mai multe proceduri:  Colectarea dovezilor în care se intervievează personalul din departamentele supuse auditării, se verifică înregistrările contabile, se face analiza datelor şi informaţiilor, se evaluează eficienţa şi eficacitatea controalelor interne etc.;  Constatarea şi raportarea iregularităţilor;

51

 Revizuirea documentelor de lucru;  Încheierea şedinţei. Intervenţia la faţa locului permite echipei de auditori parcurgerea unor etape logice în activitatea de audit. Mai întâi, auditorii îşi stabilesc logica efectuării operaţiilor în vederea identificării riscurilor, după care aceştia îşi stabilesc obiectivele şi un Program de lucru. Pentru fiecare problemă cuprinsă în programul de lucru, aceştia elaborează un Chestionar de control intern în care îşi pun întrebări de forma ce, cine, unde, când şi cum. Răspunsul la aceste întrebări îl primeşte prin testele efectuate. În cazul în care se constată anomalii sau disfuncţii, se va întocmi câte o Fişă de identificare şi analiză a problemelor.

Colectarea informaţiilor Acest procedeu permite colectarea unor informaţii suplimentare faţă de cele colectate în perioada de pregătire, pentru asigurarea unei evidenţe suficiente, complete şi relevante, care să ofere o bază solidă pentru formularea constatărilor şi a concluziilor auditorilor. Auditorul trebuie să obţină suficiente probe de audit adecvate pentru a fi capabil să emită concluzii rezonabile pe care să se bazeze opinia de audit. „Probele de audit” reprezintă totalitatea informaţiilor utilizate de auditor pentru emiterea unei concluzii pe care este bazată opinia de audit, şi includ toate informaţiile conţinute în evidenţele contabile care stau la baza situaţiilor financiare şi a altor informaţii. Nu se aşteaptă ca auditorii să abordeze toate informaţiile care există. Probele de audit, care sunt cumulate ca natură, includ probe de audit obţinute din procedurile de audit efectuate pe parcursul auditului şi pot include probe de audit obţinute din alte surse, cum ar fi angajamentele de audit anterioare şi procedurile unei firme de control al calităţii pentru acceptarea clienţilor şi continuarea contractelor cu clienţii deja existenţi. Evidenţele contabile includ, în general: evidenţele înregistrărilor iniţiale şi evidenţele justificative, cum ar fi verificări şi înregistrări ale transferurilor electronice de fonduri; facturi; contracte; registrul jurnal şi registrul inventar, înregistrări contabile şi alte ajustări ale situaţiilor financiare care nu sunt reflectate în înregistrările contabile oficiale; alte evidenţe cum ar fi documente de lucru şi foi de calcul care justifică alocările costurilor, calculele, reconcilierile şi

52

prezentările de informaţii. Înregistrările din evidenţele contabile sunt adesea iniţiate, înregistrate, procesate şi raportate în formă electronică. În plus, evidenţele contabile pot face parte din sisteme integrate care distribuie date şi asigură suport pentru toate aspectele legate de raportarea financiară, operaţiunile şi obiectivele de conformitate ale unei entităţi. Conducerea este responsabilă de întocmirea situaţiilor financiare pe baza evidenţelor contabile ale entităţii. Auditorul obţine unele probe de audit testând evidenţele contabile, de exemplu, prin intermediul analizei şi revizie, reefectuând procedurile urmate în procesul de raportare financiară şi reconciliind categoriile şi aplicaţiile aferente ale aceloraşi informaţii. prin efectuarea unor astfel de proceduri de audit, auditorul poate stabili că evidenţele contabile sunt consecvente la nivel intern şi poate fi de acord cu situaţiile financiare. Totuşi, datorită faptului că evidenţele contabile de sine stătătoare nu furnizează suficiente probe de audit pe care să se fundamenteze o opinie de audit asupra situaţiilor financiare, auditorul obţine şi alte probe de audit. Alte informaţii pe care auditorul le poate utiliza ca probe de audit includ procese verbale ale şedinţelor; confirmări de la terţe părţi, rapoarte ale analiştilor, date comparabile cu privire la concurenţi (etalonare), manuale de control, informaţii obţinute de auditor din proceduri de audit de genul investigaţiilor, observării şi inspecţiei, precum şi alte informaţii constatate de auditor sau disponibile acestuia care îi permit să emită concluzii în urma unor analize valide. Aceasta este faza în care se colectează dovezile în vederea formulării constatărilor, concluziilor şi recomandărilor. În cursul acestei proceduri, auditorii parcurg mai multe faze în activitatea de audit: • efectuează testele şi procedurile stabilite în programul de audit şi stabilesc dacă dovezile obţinute sunt suficiente, relevante şi folositoare, pe baza cărora întocmesc Chestionarul – listă de verificare; • colectează documentele pentru întreaga misiune de audit, le etichetează şi le numerotează; •

în cazul constatării unor anomalii sau disfuncţii în activitatea auditată, pentru fiecare din

problemele constatate întocmesc fişe de identificare şi analiză a problemelor (FIAP-uri), pe care le transmit conducătorului compartimentului de audit public intern; • îndosariază documentele utilizate în cadrul misiunii. Conducătorul compartimentului de audit public intern va analiza şi va aproba testele şi fişele de identificare şi analiză a problemelor.

53

În vederea realizării în bune condiţii a activităţii de audit, auditorii utilizează o serie de tehnici şi instrumente de audit. Principalele tehnici de audit sunt: -

Verificarea;

-

Observarea fizică;

-

Interviul;

-

Analiza.

Cu ajutorul acestor tehnici auditorul colectează informaţiile necesare în vederea îndeplinirii obiectivelor misiunii de audit. Aceste informaţii trebuie însă consemnate în documentele care reprezintă instrumente cu care auditul intern îşi realizează scopul. DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN

Chestionar lista de verificare Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009 Întocmit:

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA

Inventarierea patrimoniului 1. A fost constituită comisia pentru efectuarea lucrărilor de inventariere a patrimoniului prin decizia scrisă a conducerii?

54

NU

OBSERVAŢII Decizia

X

165/08.11.2008

2. În decizia de numire a comisiei de inventariere au fost menţionate datele obligatorii privind : - componenţa comisiei; - numele responsabilului comisiei;

X

- modul de efectuare a inventarierii; - gestiunea supusă inventarierii; - data de începere şi terminare a operaţiunilor. 3. Membrii comisiei de inventariere au pregătire economică sau juridică, de natura să asigure efectuarea corectă şi la timp a

X

inventarierii? 4. Înlocuirea membrilor comisiei de inventariere s-a efectuat

Nu a fost cazul

prin decizia scrisă a conducerii ? 5. Înainte de începerea lucrărilor de inventariere comisia a luat

S-a luat

declaraţii de la gestionarul- responsabilul cu gestionarea bunurilor?

declaraţie de la X

gestionarul Aparaschive Iulian

6. Declaraţiile luate de la gestionarul răspunzator au fost datate şi semnate de către gestionarul răspunzator de gestiunea

X

bunurilor şi de către comisia de inventariere care atestă că a fost dată în prezenţa sa? 7. Au fost inventariate imobilizările necorporale aflate în evidenţa DDFSS? 8. Imobilizările corporale aflate în afara instituţiei au fost inventariate? 9. Au fost inventariate imobilizările necorporale aflate în curs de

X X Nu a fost cazul

execuţie pe baza devizelor pe stadii de execuţie? 10. Au fost întocmite liste de inventariere separate pentru investiţii sistate sau abandonate, cu indicarea aprobărilor de

Nu a fost cazul

sistare, abandonare şi cauzelor acestora? 11. Bunurile inventariate au fost înscrise în listele de inventariere pe locuri de depozitare, pe gestiuni şi pe categorii de bunuri?

55

X

12. Listele de inventariere cuprinzând bunurile apartinând terţilor au fost trimise şi persoanelor fizice şi juridice cărora le

Nu a fost cazul

aparţin în termen de 15 zile de la terminarea inventarierii? 14. Pentru bunurile depreciate, inutilizabile, deteriorate, fără mişcare, au fost întocmite liste de inventariere separate sau

X

situaţii analitice separate? 15. Bunurile aflate în curs de aprovizionare au fost înscrise în

Nu a fost cazul

liste de inventariere separate? 16. Au fost inventariate lucrările de modernizare, reparaţii prin verificarea la faţa locului a stadiului realizării lucrărilor

Nu a fost cazul

consemnându-se în liste separate denumirea obiectului reparaţiei sau lucrării costul de deviz şi cel efectiv al lucrărilor executate ? 17. Creanţele au fost supuse verificării şi confirmării pe baza extraselor soldurilor debitoare şi creditoare ale conturilor de creanţe şi debitori care deţin ponderea valorică în totalul

X

soldurilor acestor conturi potrivit Extrasului de cont, sau pe baza punctajelor reciproce? 18. Au fost inventariate valorile din casierie şi alte valori deţinute? 19. Disponibilităţile aflate în conturi la bănci au fost inventariate prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont cu cele din contabilitatea instituţiei la data de 31 dec. 2008? 20. Mărcile poştale, BCF urile au fost înscrise în listele de inventariere la valoarea lor nominală? 21. Pentru celelalte elemente de activ şi pasiv inventariate s-a verificat realitatea soldurilor conturilor respective? 22. Listele de inventariere sunt semnate pe fiecare filă de către membrii comisiei de inventariere şi de către gestionari sau responsabili pe locuri de folosinţă? 23. Bunurile inventariate sunt înscrise în listele de inventariere fără spaţii libere şi fără ştersături? 24. Elementele de activ şi pasiv inventariate, care nu reprezintă bunuri au fost prezentate în situaţii analitice distincte, totalizate, care justifică soldul conturilor sintetice?

56

X

X

X X

X

X X

25. Elementele de activ şi pasiv inventariate au fost înscrise în Registrul inventar pe baza listelor de inventariere, proceselor verbale de inventariere şi situaţiilor analitice care justifică conţinutul fiecărui post de bilanţ? 26. Datele rezultate din operaţiunile de inventariere au fost actualizate cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, pentru a

X

X

reflecta situaţia reală a elementelor de activ şi pasiv? 27. Evaluarea elementelor de activ şi pasiv s-a efectuat la valoarea de inventar a bunurilor, starea acestora şi valoarea cu care acestea sunt evidenţiate în contabilitate? 28. Rezultatele inventarierii au fost înscrise de către comisia de inventariere într-un proces verbal? 29. Procesul verbal privind rezultatele inventarierii cuprinde

X

X

următoarele elemente: - data întocmirii -

numele şi prenumele membrilor comisiei de inventariere

-

gestiunea inventariată

-

data începerii şi terminării operaţiunii de inventariere

-

rezultatele inventarierii

-

concluziile şi propunerile comisiei de inventariere

-

cauzele plusurilor şi ale lipsurilor constatate

-

persoanele vinovate

-

propuneri de măsuri în legatura cu plusurile şi lipsurile

-

volumul stocurilor fără mişcare, cu mişcare lentă

-

propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar

-

declasarea, casarea unor bunuri

-

constatări privind păstrarea, depozitarea şi conservarea,

X

asigurarea integrităţii bunurilor? Pentru plusurile, lipsurile sau deprecierile constatate la

Nu s-au

bunuri comisia de inventariere a primit explicaţii scrise de la

constatat

30.

persoanele care au răspunderea gestionarii acestora?

diferenţe cu ocazia inventarierii

57

31. Comisia de inventariere a stabilit caracterul lipsurilor,

Nu s-au

pierderilor, pagubelor şi deprecierilor constatate, al plusurilor,

constatat

propunând modul de regularizare a diferenţelor dintre datele din

diferenţe cu

contabilitate şi cele faptice rezultate în urma inventarierii?


32. Propunerile cuprinse în procesul verbal al comisiei de inventariere au fost prezentate în termen de 3 zile de la încheierea operatiunilor de inventariere conducatorului

X

instituţiei? 33. Au fost aprobate propunerile comisiei de inventariere cu avizul compartimentului financiar contabil şi juridic în termen

Nu a fost cazul

de 5 zile de la primirea procesului verbal întocmit la finalizarea inventarierii pentru solutionarea propunerilor? 34. Rezultatele inventarierii au fost înregistrate în evidenţa tehnico - operativă în termen de trei zile de la data aprobării procesului verbal de inventariere de către ordonatorul de

X

credite? 35. Rezultatele inventarierii au fost înregistrate în contabilitate

Nu s-au

conform Legii nr. 82/1991 republicată, cu modificările şi

constatat

completările ulterioare şi reglementările contabile aplicabile?

diferenţe cu ocazia

36. Există concordanţă între datele din Registrul inventar, balanţa de verificare la 31.12.2008 şi posturile înregistrate în bilanţul contabil cu privire la elementele de activ şi pasiv stabilite pe baza inventarului?

inventarierii Nu s-au constatat diferenţe cu ocazia inventarierii

Constatarea şi raportarea iregularităţilor

58

Această procedură presupune consemnarea în documente a disfuncţionalităţilor şi iregularităţilor constatate în urma culegerii dovezilor şi analizării lor. Pentru fiecare disfuncţionalitate sau neregulă se întocmeşte câte o fişă care prezintă în rezumat cauzele apariţiei acesteia, consecinţele asupra activităţii, şi recomandările pentru rezolvare. Fişele de identificare şi analiză a problemelor sunt transmise conducătorului compartimentului de audit public intern, care la rândul său informează conducerea instituţiei sau a structurii auditate. FIAP-ul este un document întocmit în baza cerinţei Normei 2.320, care arată că „auditorii interni trebuie să-şi fondeze concluziile şi rezultatele misiunii lor pe analize şi evaluări adecvate”. Acesta are cinci părţi, şi anume: problema, constatarea, cauzele, consecinţele şi recomandările. Deşi problema este trecută prima în document, aceasta este lăsată la urmă, deoarece pe parcurs mai pot apărea completări.

DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN 59

Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009 Întocmit: FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 1 1. PROBLEMA: Programul şi perioada inventarierii la Direcţia pentru Dialog, Familie şi Solidaritate Socială Botoşani. 2.

CONSTATĂRI:

Pe toată perioada inventarierii nu au fost afişate la loc vizibil programul şi perioada supusă inventarierii. Comisia de inventariere nu a transmis către personalul instituţiei o notă privind programul şi perioada supusă inventarierii. 3. CAUZE: Nerespectarea prevederilor OMFP nr 1753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de active şi de pasiv care precizează în art. 11: “Pe toată durata inventarierii, programul şi perioada inventarierii vor fi afişate la loc vizibil.” 4. CONSECINŢE: Personalul instituţiei nu a fost corect informat cu privire la programul şi perioada supusă inventarieii, în scopul susţinerii operative a comisiei de inventariere. 5. RECOMANDĂRI: Preşedintele comisiei de inventariere va întocmi o notă privind realizarea efectivă a inventarierii patrimoniului, la care va ataşa programul şi perioada supusă inventarierii. Această notă va fi adusă la cunoştinţă personalului instituţiei. Pe viitor se va urmări efectuarea inventarierii conform normelor legale în vigoare la termenele şi condiţiile prevăzute de normele metodologice de aplicare a OMFP nr. 1753/22 noiembrie 2004 pentru aplicarea Normelor privind organizarea şe efectuarea inventarierii elementelor de active şi de pasiv. DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN

60

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 2


1. PROBLEMA: Modul de organizare şi de efectuare a inventarierii întregului patrimoniu la Direcţia pentru Dialog, Familie şi Solidaritate Socială Botoşani. 2.

CONSTATĂRI:

La verificarea modului de organizare şi de efectuare a inventarierii întregului patrimoniu (inventarierea elementelor de active şi de pasiv) la Direcţia pentru Dialog, Familie şi Solidaritate Socială Botoşani s-au constatat următoarele:  nu este întocmit referatul contabilului şef;  nu există temei legal înscris în decizia de inventariere;  nu este întocmită declaraţia de sfârşit de inventar;  pe declaraţia de început de inventar nu sunt trecute ultimile documente de intrare şi ieşire. 3. CAUZE: Nerespectarea prevederilor art 7 din Legea contabilităţii nr 82/1991 cu completările şi modificările ulterioare, OMFP nr 1753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de active şi de pasiv. 4. CONSECINŢE: Inexistenţa unei evidenţe clare a valorilor materiale existente în cadrul instituţiei din cauza faptului că, contabilul şef nu a valorificat în timp util informaţiile obţinute în urma inventarierii,

61

ceea ce a dus la o denaturare a rezultatelor. De asemenea declaraţiile de început şi de sfârşit de inventar incomplete. 5. RECOMANDĂRI: Declaraţiile de început şi de sfârşit de inventar vor fi completate cu elementele lipsă, iar contabilul şef va verifica dacă rezultatele stabilite în urma inventarierii sunt conforme cu realitatea. Pe viitor se va urmări efectuarea inventarierii conform normelor legale în vigoare la termenele şi condiţiile prevăzute de normele metodologice de aplicare a OMFP nr. 1753/22 noiembrie 2004 pentru aplicarea Normelor privind organizarea şe efectuarea inventarierii elementelor de active şi de pasiv.

ÎNTOCMIT,

62

DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009 Întocmit:

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR. 3 1. PROBLEMA: Modul de organizare şi de efectuare a inventarierii întregului patrimoniu la Direcţia pentru Dialog, Familie şi Solidaritate Socială Botoşani. 2.

CONSTATĂRI:

La verificarea modului de organizare şi de efectuare a inventarierii s-a constatat că mijloacele fixe dintr-un birou nu au fost trecute în listele de inventariere. Astfel, în urma misiunii de audit desfăşurate la această instituţie, s-a stabilit că cele două calculatoare, considerate lipsă sunt în unitate. 3. CAUZE: Nerespectarea prevederilor art 7 din Legea contabilităţii nr 82/1991 cu completările şi modificările ulterioare, OMFP nr 1753/2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de active şi de pasiv, care prevede în art. 9 pct. b ca “să se identifice toate locurile (încaperile) în care există bunuri ce urmează a fi inventariate”. 4. CONSECINŢE: Inexistenţa unei evidenţe clare a valorilor materiale existente în cadrul Direcţiei pentru Dialog, Familie şi Solidaritate Socială Botoşani. 5. RECOMANDĂRI: Pe viitor se va urmări efectuarea inventarierii conform normelor legale în vigoare la termenele şi condiţiile prevăzute de normele metodologice de aplicare a OMFP nr. 1753/22 noiembrie 2004 pentru aplicarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de active şi de pasiv. De asemenea listele de inventariere vor fi completate şi se va trece şi mijloacele fixe găsite în urma misiunii de audit.

63


Formular de constatare şi raportare a iregularităţilor Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009 Întocmit: Nr

Constatarea

Actele normative încălcate

Recomandări

crt 1 Programul şi perioada inventarierii la OMFP nr 1753/2004 pentru aprobarea Preşedintele Direcţia pentru Dialog, Familie şi Normelor Solidaritate Socială Botoşani.

privind

organizarea

privind

active şi de pasiv care precizează în art. efectivă “Pe

toată

durata

de FIAP 1

şi inventariere va întocmi o

efectuarea inventarierii elementelor de notă 11:

comisiei

FIAP

a

realizarea inventarierii

inventarierii, patrimoniului, la care va

programul şi perioada inventarierii vor ataşa programul şi perioada fi afişate la loc vizibil.”

supusă inventarierii. Această notă va fi adusă la cunoştinţă

2

personalului instituţiei. Modul de organizare şi de efectuare a OMFP nr 1753/2004 pentru aprobarea Declaraţiile de început şi de FIAP 2 inventarierii întregului patrimoniu la Normelor

privind

organizarea

şi sfârşit de inventar vor fi

Direcţia pentru Dialog, Familie şi efectuarea inventarierii elementelor de completate

64

cu

elementele

Solidaritate Socială Botoşani

active şi de pasiv care precizează în art. lipsă, iar contabilul şef va 11:

“Pe

toată

durata

inventarierii, verifica

dacă

rezultatele

programul şi perioada inventarierii vor stabilite în urma inventarierii 3

Modul de organizare şi de efectuare a

fi afişate la loc vizibil.” - Legea contabilităţii nr 82/1991 cu

sunt conforme cu realitatea. Listele de inventariere vor fi FIAP 3

inventarierii întregului patrimoniu la

completările şi modificările ulterioare

completate şi se va trece şi

Direcţia pentru Dialog, Familie şi

- OMFP nr 1753/2004 pentru aprobarea

mijloacele

Solidaritate Socială Botoşani

Normelor privind organizarea şi

urma misiunii de audit

efectuarea inventarierii elementelor de active şi de pasiv

65

fixe

găsite

în

Închiderea şedinţei În şedinţa de închidere, auditorii interni îşi prezintă opinia către conducătorii instituţiei sau structurii auditate, precum şi recomandările finale din Proiectul raportului de audit public intern. În această fază, auditorii se asigură că Raportul de audit este clar, obiectiv sau părtinitor, fundamentat şi relevant. Şedinţa de închidere este planificată de către secretariatul structurii de audit. La şedinţa de închidere participă conducătorul compartimentului de audit, conducătorul instituţiei sau structurii auditate şi auditorii din echipa care a efectuat misiunea de audit. Conducătorul instituţiei sau al structurii auditate îşi va spune părerea în legătură cu constatările auditorilor, cu recomandările acestora şi îşi exprimă eventual dorinţa de a se face unele corecţii. În cazul în care se cer modificări ale raportului, conducătorul structurii de audit şi auditorii se pun de acord cu modificările ce trebuie făcute. Pentru eventualele modificări ale raportului, auditorii pregătesc documente doveditoare suplimentare, îndosariază aceste documente şi modifică Raportul de audit. Şedinţa de închidere este rezumată de auditori într-un document numit „Minuta şedinţei de închidere”.


Minuta şedinţei de închidere

Misiunea de audit: Activitatea de inventariere şi valorificarea rezultatului acesteia Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009 Întocmit: A. Lista participanţilor:

66

Numele si prenumele

Functia

Anitei Felicia Gafencu Camelia Bertea Elena Barzoies Emanuela Aparaschive Iulian

Director economic Auditor intern Referent sup Inspector asist Referent

Directia/

Nr de

Compartiment Comp audit int

telefon

Adresa Semnatura

Comp fin-contab

Comp fin-contab Comp fin-contab Comp fin-contab

B. Stenograma şedinţei de închidere: - auditorul a prezentat în cadrul şedinţei concluziile privind desfăşurarea misiunii de audit şi constatările care au fost cuprinde în proiectul de raport de audit intern întocmit; - s-au prezentat acţiunile desfăşurate în cadrul misiunii de audit public intern; - s-au prezentat FIAP-urile întocmite cu ocazia efectuării misiunii de audit public; - s-au prezentat recomandările făcute de auditori şi termenul de ducere la îndeplinire - s-a prezentat Raportul de audit intern spre studio şi pentru înaintarea eventualelor puncte de vedere a reprezentanţilor unităţii; - în cadrul şedinţei de închidere, după studierea Raportului de audit intern, conducătorul unităţii îşi declară poziţia cu privire la constatările făcute de auditorul public intern, menţionând că nu sunt obiecţii asupra raportului de audit şi ca urmare nu sunt necesare modifcări şi nu este necesară şi o şedintă de conciliere.

ÎNTOCMIT,

67

CAPITOLUL IV: Raportul de audit public intern A altă etapă a misiunii de audit public intern o constituie elaborarea raportului de audit public intern. Elaborarea raportului de audit public intern este o etapă importantă şi necesară în acelaşi timp, deoarece constatările culese de auditori în etapele anterioare trebuie materializate, astfel încât activitatea acestora să aibă o finalitate şi să-şi îndeplinească obiectivul de informare al conducerii în legătură cu activitatea auditată. Elaborarea proiectului de raport de audit În prealabil, înainte de întocmirea raportului propriu-zis de audit, se întocmeşte un proiect. Această procedură este necesară deoarece observaţiile cuprinse în acest proiect nu au fost încă obiectul aprobării şi, deci, nu pot fi considerate definitive. Deşi acest document conţine recomandările auditorilor, nu conţine însă punctul de vedere al instituţiilor sau sectoarelor auditate în legătură cu aceste recomandări. De asemenea, proiectul raportului de audit nu conţine planul de acţiune. Planul de acţiune este documentul anexat la raportul definitiv şi cuprinde informaţii cu privire la momentul şi persoanele care pun în aplicare recomandările propuse în raport. Pentru elaborarea proiectului de audit public intern, normele româneşti prevăd respectarea anumitor cerinţe, astfel: - constatările din proiect trebuie să fie însoţite de documente şi să fie legate strict de misiunea de audit; - pe baza constatărilor trebuie făcute recomandările, care trebuie să aibă rolul de a reduce pierderile potenţiale; - în raport trebuie exprimată opinia auditorului intern în legătură cu constatările auditului; - proiectul se întocmeşte pe baza FIAP-urilor. Proiectul raportului de audit public intern trebuie să cuprindă următoarele elemente: - scopul şi obiectivele misiunii; - date de identificare în care sunt prezentate baza legală, ordinul de serviciu, echipa de auditare, durata şi perioada auditării etc.; - prezentarea procedurilor, metodelor şi tehnicilor folosite, documentelor şi materialelor examinate, materialele întocmite în cursul misiunii de audit public intern; - prezentarea constatărilor determinate de auditori în urma efectuării misiunii de audit; - prezentarea concluziilor şi recomandărilor stabilite în urma efectuării misiunii; 68

- prezentarea în anexe a documentelor şi materialelor care justifică concluziile din raport. DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ

Directia de Munca si Protectie Sociala a Judetului Str. Calea Nationala, nr.85, Tel./Fax: + 0231 53 67 26/ + 0231 51 32 47 e-mail: [email protected], [email protected]

Nr.11027/12.04.2009 AVIZAT,

DIRECTOR EXECUTIV,

RAPORT DE AUDIT INTERN

MISIUNEA DE AUDIT INTERN: ACTIVITATEA DE INTENTARIERE ŞI VALORIFICAREA REZULTATELOR ACESTEIA

Structura auditată: Compartimentul financiar-contabilitate 2009 I INTRODUCERE :

69

Tipul de audit: Auditorul a efectuat un audit de conformitate pentru a evalua modul in care s-a stabilit situatia reala a elementelor de activ si pasiv ce alcatuiesc patrimoniul Directiei pentru Dialog, Familie şi Solidaritate Sociala . Baza legala a misiunii de audit: Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, OMFP 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitatii de audit public intern, Normele metodologice proprii de audit public intern aprobate prin Ordinul M.M.S.S.F. nr. 400/2003, Planul de audit public intern pe anul 2008. Datele de identificare a misiunii de audit Ordinul de serviciu nr. 218 /14.03.2009 Auditor public intern: Structura auditata : Compartimentul financiar-contabilitate Durata misiunii de auditare: 14.03.2009-15.04.2009 Perioada supusa auditarii: 01.01.2008-31.12.2008 Obiectivele misiunii de audit intern : 1.Pregatirea inventarierii. 2.Inventarierea patrimoniului. 3.Valorificarea inventarierii. 4.Completarea registrului inventar. Scopul misiunii de audit este de a asigura ca inventarierea anuala a patrimoniului DDFSS pe anul 2008 corespunde prevederilor legale. Entitatea auditata : Compartimentul financiar -ontabilitate a functionat in perioada supusa auditarii cu un numar de cinci salariati, din care, trei salariati fac parte din randul personalului contractual. Organizarea

si

functionarea

compartimentului

se

desfasoara

conform

Organigramei,

Regulamentului de ordine interioara aprobat prin Ordin al Ministrului Muncii, Solidaritatii Sociale si Familiei. Relaţiile ierarhice de subordonare şi de colaborare, precum şi sarcinile de serviciu sunt stabilite prin fisele posturilor. II. MODUL DE DESFASURARE A MISIUNII DE AUDIT :

70

Auditarea activitatii compartimentului financiar-contabilitate s-a declansat in baza Ordinului de Serviciu nr. 218 /14.03.2009 aprobat de directorul executiv al institutiei. In timpul misiunii, auditorul a urmarit respectarea principiilor auditarii stabilite prin Legea 672/2002 privind auditul public intern si Normele metodologice proprii de audit public intern aprobate prin Ordinul M.M.S.S.F. nr. 400/2003. In vederea cunoasterii mediului de audit si a colectarii informatiilor necesare au fost examinate urmatoarele documente:  organigrama serviciului;  atributiunile stabilite prin fisele posturilor ;  dosarul cuprinzand inventarierea anuala ; decizia de numire a comisiei de inventariere, listele de inventariere.  procesul verbal al inventarierii, extrase de cont debite.  balantele de verificare la 31.12.2008  Registrul inventar ;  Fisele de magazie ;  Alte documente financiar contabile ce au legatura cu obiectivele misiunii de audit. Au fost intocmite urmatoarele materiale:  Tabel puncte tari si puncte slabe;  Tematica in detaliu ;  Programul de audit;  Programul interventiei la fata locului;  Minutele şedinţelor de deschidere, de închidere;  Rapoartele preliminare si finale de audit. Metode şi tehnici utilizate: Verificarea: în vederea stabilirii realităţi operatiunii de inventariere. Ca tehnici de verificare au fost utilizate: - examinarea: pentru detectarea erorilor de inregistrare; - urmărirea: pentru a se constata dacă toate operaţiunile au fost efectuate;

71

- recalcularea: verificarea calculelor matematice; - comparatia soldului registrului de casa, soldurilor extraselor de cont, valorii de inregistrare in contabilitate cu sumele trecute in listele de inventariere; - observarea fizică: în vederea formării unei păreri proprii privind modul de organizare si desfasurare a activitatii de inventariere. Ca instrument de audit s-a utilizat chestionarul-lista de verificare pentru a stabili conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca fiecare obiectiv auditabil. III. CONSTATĂRI 1.Pregatirea inventarierii. Organizarea si efectuarea inventarierii patrimoniului s-a efectuat potrivit prevederilor Legii Contabilitatii nr. 82/1991cu modificarile si completarile ulterioare, a Regulamentului de aplicare a Legii Contabilitatii, a Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si pasiv aprobate prin Ordinul M.F.P. 1753/2004. In conformitate cu articolul 30 din Regulamentul propriu de organizare si functionare a Directiei pentru Dialog, Familie şi Solidaritate Sociala si a fisei postului raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere revine compartimentului financiar -contabilitate. Comisia de inventariere a fost numita prin Decizia Directorului executiv numarul 165/08.11.2008, avand in vedere Referatul 7220/08.11.2008 intocmit de.................., director adjunct economic. Nu exista incompatibilitati in ceea ce priveste constituirea comisiei de inventariere, din aceasta nefacand parte gestionarii sau contabilii ce tin evidenta gestiunilor inventariate. Instruirea comisiei de inventariere s-a efectuat de catre Directorul adjunct economic intocmindu-se procesul verbal nr. 7240/08.11.2008. Evidenta tehnico-operativa si cea contabila sunt tinute la zi, sunt efectuate punctaje periodice intre gestionar si reprezentantii compartimentului Contabilitate in vederea eliminarii deficientelor . Evidenta cantitativa a materialelor este realizata pe baza fiselor de magazie, unde au fost evidentiate operatiunile de intrare si iesire a acestora si stocul faptic existent. Intrarile de materiale

72

s-au inregistrat pe baza cantitatilor evidentiate in notele de receptie, iar iesirile de materiale sunt inregistrate pe baza bonurilor de consum. S-au luat declaratii de inceput si sfarsit de inventar gestionarului Aparaschive Iulian. 2.Inventarierea patrimoniului. Actiunea de auditare a inventarierii s-a realizat prin verificarea de fond, forma si continut prin sondaj a documentelor existente in dosarul intocmit in urma inventarierii. Stabilirea stocurilor faptice s-a facut prin numarare si masurare. Bunurile inventariate sunt inscrise in liste de inventariere intocmite pe gestiuni, conturi de valori materiale. Listele de inventariere respecta modelul stabilit prin Ordinul 1753/22.11.2004, sunt completate citet, fara stersaturi si spatii libere, sunt datate si semnate pe fiecare pagina de gestionar si de membrii comisiei de inventariere. Pentru o inventariere corecta a elementelor de activ si pasiv ce reprezinta bunuri s-au intocmit liste centralizatoare cuprinzand totalul gestiunilor inventariate pe utilizatori si conturi. Elementele de activ si pasiv ce nu reprezinta bunuri s-au inventariat prin prezentarea lor in situatii analitice distincte care justifica soldurile sintetice. Comparand prin sondaj soldurile din contabilitate cu cele din fisa angajatorului, auditorul a observat respectarea principiul contabilitatii pe baza de angajamente potrivit caruia recunoasterea creantei are loc in momentul declararii pe baza declaratiei fiscale si nu pe masura ce numerarul sau echivalentul de numerar este incasat. Principiul contabilitatii pe baza de angajamente urmareste independenta exercitiului potrivit caruia toate veniturile si toate cheltuielile se raporteaza la exercitiul la care se refera fara a se tine seama de data incasarii. 3.Valorificarea inventarierii Dupa terminarea inventarierii faptice a mijloacelor fixe, obiectelor de inventar si materialelor s-a procedat la stabilirea rezultatelor inventarierii . Determinarea rezultatelor inventarierii s-a efectuat direct pe listele de inventariere prin compararea datelor constatate si inscrise in listele de inventariere cu cele din din contabilitate.

73

Listele de inventariere sunt semnate de reprezentantul compartimentului Contabilitate care a efectuat valorificarea inventarierii. Evaluarea stocurilor si soldurilor la data inventarierii s-a facut la valoarea de inventar. Nu au fost necesare compensari cantitative intre minusurile si plusurile de inventar si nici nu a fost necesara acordarea de scazaminte. Rezultatele inventarierii au fost inscrise de catre comisia de inventariere intr-un proces verbal inregistrat la DDFSS

care cuprinde: data intocmirii, numele si prenumele membrilor

comisiei de inventariere, numarul si data actului de numire a comisiei de inventariere, rezultatele inventarierii, materialele propuse la casare precum si alte aspecte legate de inventariere. Procesul verbal cuprinzand rezultatele inventarierii

este aprobat de catre Directorul

executiv al institutiei. 4.Completarea registrului inventar Rezultatele inventarierii faptice a conturilor de activ si pasiv sunt inscrise in Registrul inventar, infiintat si condus la nivelul compartimentului financiar-contabilitate. Elementele de activ si pasiv inregistrate in Registrul inventar sunt grupate in functie de natura lor si justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil. Datele rezultate din operatiunile de inventariere au fost actualizate cu intrarile si iesirile din perioada cuprinsa intre data inventarierii si data incheierii exercitiului financiar pentru a reflecta situatia reala a elementelor de activ si de pasiv. IV CONCLUZII SI RECOMANDARI Avand in vedere constatarile efectuate urmare auditarii documentatiei aferente inventarierii patrimoniului, apreciez ca în ceea ce priveşte activitatea de inventariere a patrimoniului DDFSS la data de 31.12.2008, sistemul este funcţional şi daca se duc la îndeplinire recomandarile auditorilor activitatea institutiei se va imbunatati. Se recomanda: -

revizuirea procedurilor scrise privind activitatile auditate si aplicarea corespunzatoare a acestora;

74

-

intarirea rolului controlului intern la fiecare nivel al activitatilor auditate;

-

efectuarea inventarierii conform normelor legale în vigoare la termenele şi condiţiile prevăzute de normele metodologice de aplicare a OMFP nr. 1753/22 noiembrie 2004 pentru aplicarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de active şi de pasiv. Incheiere Structura auditata are obligatia sa intocmeasca Programul de actiune in vederea

implementarii recomandarilor si sa raporateze stadiul de implementare al acestora pana la data de 30.05.2009. Prezentul raport de audit public intern s-a intocmit in baza listei centralizatoare a obiectelor auditabile, a programului de audit si a celor de interventie la fata locului, a constatarilor efectuate in timpul colectarii si prelucrarii informatiilor. Constatarile efectuate au la baza documente de lucru intocmite pe care se sprijina sustinerile. Raportul de audit public intern s-a intocmit intr-un singur exemplar restituindu-se compartimentului auditat, toate documentele verificate.

AUDITOR,

DIRECTOR,

CONTABIL SEF,

75

CAPITOLUL V: Urmărirea recomandărilor DIRECŢIA PENTRU DIALOG, FAMILIE ŞI SOLIDARITATE SOCIALĂ BOTOŞANI COMPARTIMENT AUDIT INTERN

Fişă de urmărire a recomandărilor Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului şi valorificarea rezultatelor inventarierii Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009 Întocmit: Nr cr t 1.

Imple- Partial Neimple- Data planificata/ Recomandarea

mentat Imple- mentat

data implementarii

mentat - reviruirea procedurilor scrise privind activitatile auditate si

pana la 30.05.2009

aplicarea corespunzatoare acestora; 2.

- intarirea rolului controlului intern la permanent

fiecare nivel al activitatilor auditate; 3.

- efectuarea inventarierii conform normelor legale în vigoare la termenele şi condiţiile prevăzute de normele metodologice de aplicare a

permanent

OMFP nr. 1753/22 noiembrie 2004 pentru aplicarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de active şi de pasiv.

CAPITOLUL VI: Supervizarea

76


Fişă de evaluare a misiunii de audit intern Misiunea de audit: Inventarierea patrimoniului şi valorificarea rezultatelor inventarierii Perioada auditată 14.03.2009-15.04.2009 Întocmit:

Bugetul de timp efectiv: 333 ore În etapa de pregătire a misiunii, auditorul a identificat riscurile şi controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele de audit şi a estimat corespunzător riscurile activităţii Programele de audit au fost elaborate în vederea îndeplinirii obiectivelor misiunii în cadrul bugetului de timp alocat Obiectivul auditului, scopul, procedurile şi bugetul au fost reanalizate în mod constant pentru a asigura o eficientă folosire a resurselor de audit A existat o bună comunicare între auditor şi auditat şi între auditor şi conducerea structurii de audit intern; A existat o bună comunicare între auditor şi conducerea structurii de audit intern Au fost luate în considerare perspectivele şi nevoile auditaţilor în procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit într-o manieră eficientă şi la timp Auditaţii au avut posibilitatea să revadă constatările şi recomandările când au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Constatările de audit demonstrează analize profunde şi concluzii, respectiv sunt formulate recomandări practice pentru probleme identificate Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi corecte Există probe de audit care să susţină concluziile auditorului Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante şi folositoare Documentele au fost completate în mod corespunzător şi în conformitate cu normele de audit intern

77

1

Bugetul de timp planificat: 333 2 3 4 5 Observaţii X X X X X X X X X X X X X X X

Bugetul de timp efectiv: 333 ore Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personală al auditorului intern.

Bugetul de timp planificat: 333 1 2 3 4 5 Observaţii X X

Tabelele de mai sus vor fi completate ţinând cont de următorul sistem de punctaj: •

1 pentru nesatisfăcător

•

2 pentru slab

•

3 pentru satisfăcător

•

4 pentru bine

•

5 pentru foarte bine

78

Misiune de Audit - Inventarierea Patrimoniului

Recommend Documents