MÉTODOS PARA PRESUPUESTAR P RESUPUESTAR METÓDO EMPÍRICO Estimaciones Directas de Agentes y Vendedores. Según los lineamientos de este método, los vendedores deben ser instruidos para formular analíticamente su estimación de ventas en unidades, por cliente, zona (geográfica), distrito (agente), líneas de producto y periodo. Se caracteriza por ser un método formal cuya guía son datos analíticos del pasado y cuya base son los compromisos cliente - entidad, siendo de la misma naturaleza los presupuestos parciales a que se llegan, los cueles deben concentrarse para obtener el sumario de ventas. MÉTODO MATEMÁTICO Económica – Administrativo. Fue desarrollado por los autores W. Reutenstruch y R Villers, con base en una fórmula que, partiendo de las ventas por medio de factores específicos de ajustes y de influencia desde los puntos de vista económico y administrativo. Las más complicado en la aplicación de ese método reside en allegarse, ordenar y valuar la información interna y externa requerida, básicamente los datos económicos. Normalmente su fuente de datos son cifras globales del período contable en curso o el inmediato anterior y, se llega a cifras de la misma naturaleza; es necesario analizar básicamente por producto, período, zona y distrito. Teóricamente es aplicable a cualquier tipo de entidad; sin embargo, podría resultar costoso para entidades medianas y pequeñas; su ventaja fundamentalmente es completividad, siendo uno de los más técnicos y reflejándose esto en mayor exactitud. La fórmula por medio de la cual se le da efecto a este método, es: Pv = [ ( Vp ± F ) E ] A Pv = Presupuesto de Ventas. Vp = Ventas del período contable en curso o del inmediatamente anterior = período base. F = Factores Específicos. E = Fuerza Económicas Generales. A = Influencia de la Administración. MÉTODO DEL INCREMENTO INCREMENTO PORCENTUAL RELATIVO. Se determina el incremento de la demanda de cada período con respecto al anterior, tanto en valor como en porcentaje, posteriormente se saca el promedio aritmético de los incrementos porcentuales y se aplica dicho incremento al último valor real conocido y así sucesivamente. La fórmula a aplicar es:
y = y0 (1+Δ%)n y: Demanda
y0: Primer dato de demanda conocido. Δ%: Incremento porcentual promedio
n: Período El Δ% promedio = Δ% = (Σ Δ%)/n
MÉTODO DEL INCREMENTO PORCENTUAL ABSOLUTO. Se determina el incremento de la demanda del último período conocido con respecto al primero, tanto en valor como en porcentaje, posteriormente se saca el promedio geométrico para determinar el incremento porcentual promedio periódico y se aplica dicho incremento al último valor real conocido y así sucesivamente. La formula a aplicar es la misma pero varía en la determinación del incremento porcentual promedio: y = y0 (1+Δ%)n y: Demanda
y0: Primer dato de demanda conocido. Δ%: Incremento porcentual promedio
n: Período Δ% promedio = (1 + Δ%)1/n – 1
POR VOTACIÓN DE LOS EJECUTIVOS DE LA IDENTIDAD Consiste en una votación formal por parte del cuerpo directivo de la entidad, basada en ideas y opiniones acerca de las posibilidades de ventas para un período futuro. Se caracteriza por la sencillez de su aplicación y por lo práctico del mismo, partiendo de las cifras reales del período contable inmediato anterior, se le adiciona o sustraen los cambios que a juicio de los ejecutivos de la entidad, organizados formal o informalmente como Comité de Presupuestos, consideren que afectan la cifra a pronosticar; sin embargo, a pesar del cuidado y diligencia con que se aplique, resulta un método empírico y basado en experiencias pasadas internas no apoyado en bases técnicas. Normalmente es aplicado en entidades de poca magnitud en donde frecuentemente es el único método disponible para la formulación de sus pronósticos. Ofrece como ventajas una aplicación fácil que resuma experiencias y puntos de vistas especializados y diferentes que pueden ser acertados, además que no requiere de estadísticas e informes especiales y complicados; pero a cambio de ello puede carecer de veracidad, es
necesaria la inversión de tiempo de ejecutivos y no fija en forma precisa la responsabilidad sobre el pronóstico de ventas. ANÁLISIS ESTADÍSTICOS Consiste en el estudio estadístico sobre tendencias de las ventas de la entidad, considerada aisladamente o relacionándola con la tendencia general de los negocios o con ciertos factores externos, cuya influencia sobre la misma sea importante. Suponiendo que el pronóstico de ventas se formulará considerando sólo la tendencia de las mismas en los últimos cinco años, se tendría: Considerando como año base 1992, el análisis de la tendencia de las ventas demuestra que las mismas han tenido un incremento anual promedio de 25%; para la formulación del pronóstico de ventas del año al 31 de diciembre de 1997 se tomaría como base la cifra de 1996, aumentada en un 25%. La segunda posibilidad de este método consistiría en determinar, a través de estudios y análisis, cómo se integra ese 25% de aumento anual promedio. El objetivo de conocer el detalle y las razones de los cambios ocurridos en el último período contable, sería pronosticar las ventas en forma adecuada, dado que con esto se tendría mejores elementos para tomar una decisión. La tercera variante representa un procedimiento estadístico más simple e involucraría esencialmente dos pasos: El primero se refiere a analizar las ventas de períodos contables anteriores, con el propósito de determinar si las ventas mensuales de cada producto siguen un modelo o patrón definido en relación a las anuales; si tal modelo existe y puede determinarse, el segundo paso se refiere a obtener la relación entre las ventas reales del mes modelo y el porcentaje que, dentro de un total de ventas anuales de períodos contables inmediatos anteriores, representa dicha cifra. Esta forma de pronosticar es válida en tanto las condiciones prevalecientes para el modelo hayan sido determinadas con racionabilidad y ponderación; desde otro punto de vista y dado que la estimación se basa en hechos reales inmediatos-precedentes al inicio del período al cual se refiere el pronóstico, tiene la gran ventaja de la actualidad de los datos base para el mismo. MÉTODO DE SEMIPROMEDIOS Es muy simple aun cuando no muy adecuado; consiste en dividir en dos partes iguales al período en estudio y determinar un año non que constituya la mitad de la serie, los promedios son computados dividiendo el total de las ventas de cada una de las dos series, entre la cantidad de los años a que las mismas se refiere, y plasmar esos semipromedios en una gráfica de coordenadas, trazando una línea para unirlas y que estaría señalando la tendencia de las ventas de la entidad. La selección del período o cantidad de años tiene una influencia directa en la tendencia o inclinación de la línea; si en la primera parte del período seleccionado prevaleció una depresión y la segunda se caracterizó por prosperidad, la tendencia de la línea será demasiado empinada y no
sería representativa o, si por el contrario, durante el primer lapso ocurrió un ciclo de prosperidad y uno de depresión durante el segundo, la línea sería depresiva. MÉTODO DE PROMEDIO MOVIBLE Los pasos a desarrollar dentro de los lineamientos de este método, incluyen básicamente:
Listar las ventas de un período considerado como representativo. Fijar un lapso de años como medida movible. Determinar el promedio de ventas en cada uno de esos períodos movibles, eliminando progresivamente el año más antiguo y agregando el más reciente.
El efecto directo e importante de este método es que las fluctuaciones cíclicas quedan promediadas y se elimina la influencia de fluctuaciones irregulares, que normalmente son más cortas que las cíclicas; en la práctica es difícil seleccionar un periodo que satisfaga estas consideraciones teóricas, porque los ciclos sucesivos de una entidad varían considerablemente en su duración. Dicho método tiene dos serias limitaciones: a) La variación en extensión y amplitud de los ciclos económicos normalmente hace imposible seleccionar un período variable a completa satisfacción; y b) Es casi imposible determinar las tendencias del año o años más recientes. MÉTODO DE REGRESIÓN También es denominado como de análisis correlativos y se desarrolla con base en la fórmula de la línea recta; el uso de esta ecuación se utiliza normalmente para describir una tendencia a largo plazo y su aplicación en el análisis correlativo es similar. En el análisis de tendencia la ecuación expresa la propensión de los cambios en una serie de datos por cada año que pasa; en el análisis correlativo la ecuación denota la tendencia de los cambios a ocurrir en una serie de datos en relación a un cambio dado en otra serie de datos. La fórmula de la línea resta es Y = a + bX, en donde: X = variable relativa. a = valor de Y cuando X vale cero; es a la vez una constante y la determinante de la altura de la línea recta sobre el eje de las equis. b = cantidad promedio de cambio en Y, lo cual ocurre con cada unidad de modificación en X; indica la pendiente o declive de la línea recta. Dándoles significado en la determinación del pronóstico de ventas, se tendría: Yp = pronóstico de ventas. n = cantidad de componentes. X = ingreso por cápita.
Y = ventas reales. Y = b1X + b0 ESTIMACIONES DIRECTAS DE AGENTES Y VENDEDORES: Según los lineamientos de este método, los vendedores deben ser instruidos para formular analíticamente su estimación de ventas en unidades, por cliente, zona (geográfica), distrito (agente), líneas de producto y periodo. Se caracteriza por ser un método formal cuya guía son datos analíticos del pasado y cuya base son los compromisos cliente - entidad, siendo de la misma naturaleza los presupuestos parciales a que se llegan, los cueles deben concentrarse para obtener el sumario de ventas.
PROCEDIMIENTO DE TENDENCIAS El procedimiento de las tendencias conocido también como procedimiento de porcientos de variaciones, puede aplicarse a cualquier estado financiero, cumpliendo los siguientes requisitos. 1. Las cifras deben corresponder a estados financieros de la misma empresa. 2. Las normas de valuación deben ser las mismas para los estados financieros que se presentan 3. Los estados financieros dinámicos que se presentan deben proporcionar información correspondiente al mismo ejercicio o periodo. 4. Su aplicación es limitativo, supuesto que cada procedimiento se aplica de acuerdo con el criterio y objetivo que persiga el analista de estados financieros, de tal manera que generalmente, es conveniente auxiliar de dos o más procedimientos de análisis 5. El procedimiento de las tendencias facilita la retención y apreciación en la mente de la propensión de las cifras relativas situación importante para hacer la estimación con base adecuadas de los posibles cambios futuros. 6. Para su aplicación debe remontarse al pasado, haciendo uso de estados financieros de ejercicios anteriores, con el objeto de observar cronológicamente la propensión que han tenido las cifras hasta el presente. 7. El procedimiento de la tendencias como los anteriores, son procedimientos explorativos, generalmente nos indican probables anormalidades, tal vez sospechosas de cómo se encuentra la empresa. De ahí que el analista de estados financieros deber hacer estudios posteriores, para poder determinar las causas que originan la buena o mala situación de la empresa recomendando, en su caso las medidas que a su justo juicio juzguen necesarias. Método de Tendencias: Al igual que el método de estados comparativos, el de tendencias es un método de interpretación horizontal. Se selecciona un año como base y se le asigna el 100% a todas las partidas de ese año. Luego se procede a determinar los porcentajes de tendencias para los demás años y con relación
al año base. Se divide el saldo de la partida en el año en que se trate entre el saldo de la partida en el año base. Este cociente se multiplica por 100 para encontrar el porcentaje de tendencia. Ejemplo: Cuentas Por pagar
(En millones de Dolares)
1982
1983
1984
1985
1986
$200
$250
$180
$420
$500
90%
210%
250%
Porcentaje de Tendencias Cuentas Por pagar 100%
125%
Un porcentaje de tendencia superior a 100 significa que ha habido un aumento en el saldo de la partida con respecto al año base Los porcentajes de tendencias de una partida deberán compararse con los porcentajes de tendencias de partidas similares. En ocasiones es imposible calcular porcentajes de tendencias, una de ellas es cuando se desea determinar el porcentaje de tendencia para la partida utilidad del ejercicio cuando en el año que se considere como base se haya obtenido una pérdida neta y no una utilidad.
Welsch, G y Milton, R (1990) Presupuestos, Planificación y Control de Utilidades (5ta edición) Prentice-Hall: México. Besley, S y Brigham, E (2 edición) McGraw-Hill: México. Victor, M y Panigua, B (1992) Sistema de Control Presupuestario (4 edición). Jorge, Burbano. Presupuesto. Leonard, K y Alfredo, D (1990) Estadística Aplicada a la Administración y Economía (2 edición). Guía UNEG (2002) Planificación de las Ventas, Unidad II. Presupuesto empresarial.
METODOS CUANTITATIVOS * Metodo de minimos cuadrados * Metodo Semipromedios * Metodo incremento absoluto * Formula de monto con datos promedio
