Priscilla Wedding Organizer
Priscilla Wedding Organizer
Venue : KK Sky View Restaurant & Lounge, Pacific Hotel Batam
Date : Saturday, January 7th 2017
Time : 19.00-23.00
Susunan Panitia "The Wedding Reception of Afriana & Andy"
No
Posisi
Nama
Deskripsi Pekerjaan
1
Pemangku Hajat
Afriana Rahayu Pertiwi
Melaksanakan seluruh kegiatan acara tepat waktu
Berada di panggung ketika resepsi
Andy Rahmady
Teguh Pertiwi Putra
Erna Sofyana
Wong Ting Fat
Rosni
2
Ketua Panitia
Astrid Priscilla Dion
Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan kepanitiaan ketika acara berlangsung
Menjadi penghubung tiap kepanitiaan dengan pemangku hajat apabila ada persoalan
Mengambil keputusan atas setiap tindakan diluar perencanaan dengan persetujuan pemangku hajat
Membantu Penanggung Jawab Umum (Pengawas) berkeliling area untuk mengawasi seluruh kegiatan dan panitia selama rangkaian acara
Wakil Ketua Panitia
Muhammad Anshori
Mem-backup tugas ketua panitia dengan persetujuan ketua panitia
Menulis/mencatat agenda-agenda rapat dan hal-hal penting lainnya
3
Penanggung Jawab Umum (Pengawas)
Yulinca Tanudjaya
Mengawasi seluruh kegiatan dan seluruh panitia selama rangkaian acara
Memiliki wewenang langsung untuk melapor kepada pemangku hajat apabila terdapat persoalan
4
Bendahara
Eeng Ratnasari
Memutuskan segala pengeluaran yang terjadi sepanjang acara pernikahan
5
Pembawa Acara
Roma Uly Sianturi
Membawakan dan memimpin seluruh acara
6
Entertainer
Live Acoustic Band D'Bottle
Membawakan lagu sesuai dengan list lagu yang telah diberikan oleh calon pengantin
7
Time Keeper
Eko Arianto
Memastikan seluruh acara berjalan sesuai jadwal
Berhak mengingatkan siapapun untuk ketepatan waktu tiap kegiatan acara
8
Stopper
Sunminku Buwono
Mengawasi keamanan antrian tamu undangan yang ingin bersalaman
Mengatur timing tamu / grup undangan menaiki panggung untuk berfoto
Memastikan kesiapan grup undangan dari pinggir panggung untuk berfoto
Menghentikan sementara antrian apabila akan ada sesi berfoto diatas panggung
9
Penanggung Jawab Undangan
Shandy Kurniawan
Mendaftar list tamu undangan yang akan diundang pada acara resepsi
Menegosiasikan harga dan bentuk undangan dengan pihak pengantin
Memastikan undangan sudah siap dicetak dua minggu sebelum hari-H
Memastikan semua undangan sudah diantar seminggu sebelum hari-H
10
Penanggung Jawab Souvenir
Ghanes Bagus Al-Ghani Sobandi
Menegosiasikan harga dan jenis undangan dengan vendor souvenir sesuai permintaan
Memastikan souvenir sudah siap untuk dibagikan seminggu sebelum hari-H
11
Penerima Tamu dan Pemberi Souvenir
Diana
Juanna
Rina
Erina
Memastikan tamu undangan menulis buku tamu dan mendapatkan souvenir sesuai jumlah undangannya
Mengawasi dan mengamankan bingkisan dari tamu undangan untuk pengantin
Perlengkapan yang harus diperhatikan ketersediaannya di pos/area adalah:
Buku Tamu (4 buah, 2 di sisi kanan dan 2 di sisi kiri)
Spidol Buku Tamu (4 buah untuk masing-masing buku tamu)
Kupon Souvenir dan Kupon Photobooth (sepasang untuk 1 undangan)
Souvenir
12
Pagar Ayu & Pagar Bagus
Nancy Inri Pangalila
Novita Ingrid Pangalila
Belya Golde Silitonga
Ilham Karana
Juna Fuji Oka
Fado Silitonga
Menyambut tamu yang datang di pintu masuk
Bersikap ramah dan tersenyum kepada setiap tamu undangan
Melaporkan kedatangan tamu VIP kepada PJ Tamu VIP untuk dapat mempersilakan tamu tersebut ke bilik VIP
Melaporkan kedatangan tamu VIP kepada MC dan pendamping MC untuk mempersilakan tamu tersebut berfoto bersama diatas panggung
13
Penanggung Jawab Tamu VIP
Dimas Yuriansyah
Menyambut kedatangan tamu VIP dan mempersilakan duduk di meja VIP
Memastikan tamu VIP mendapat konsumsi
14
Penanggung Jawab Rias & Busana
Faiza Tunnisa
Yurinez Vanthia
Bertanggung jawab membantu seluruh rias keluarga, penerima tamu, dan pagar yang tidak termasuk paket rias vendor
Penata Rias & Busana
MakeUp Artist dan Designer dari Exotica
Merias dan membantu pihak keluarga mengenakan seragam dan pakaian pengantin secara benar
15
Penanggung Jawab Konsumsi
Venny Susanti
Memastikan semua makanan dan minuman serta dekorasi catering bersih dan tersusun rapi
Memastikan semua porsi makanan dan minuman yang telah disepakati tersajikan
Memastikan selalu ada peralatan makan (piring, gelas, sendok & garpu, tissue, dll) yang bersih untuk digunakan tamu undangan
Memastikan pembawa peralatan makan yang kotor bekerja dengan cepat dan rapi (tidak terlalu lama berkeliaran di area tamu undangan)
Mengawasi kebersihan area dari kotoran makanan / minuman. Apabila ada area yang kurang bersih, berkewajiban menghubungi petugas kebersihan catering
Mengamankan sisa konsumsi (apabila ada)
16
Pengawas Dapur
Anisa Dahlia Indah
Mengawasi kegiatan vendor catering di dapur
Mengawasi jumlah / porsi makanan yang tesedia di dapur
Bekerja sama dengan PJ Catering memastikan porsi makanan yang disediakan sesuai dengan yang telah disepakati
17
Chef
Pihak kitchen KK Sky View Restaurant & Lounge
Memasak makanan
Waiter/Waitress
Mengantarkan hidangan dari dapur ke meja makanan
Membersihkan piring sisa makanan di meja tamu yang sudah kosong
Bartender
Membuat minuman di bar area outdoor
18
Penanggung Jawab Keamanan, Teknis, dan Kebersihan
Frenky
Yuniar
Menjaga keamanan selama acara berlangsung
Memastikan tidak ada yang merokok di area indoor acara.
Mengawasi kebersihan. Apabila ada area yang kurang bersih, berkewajiban menghubungi petugas kebersihan gedung atau petugas kebersihan catering
Menghubungi pihak teknis gedung apabila ada persoalan teknis ketika acara berlangsung
Memastikan penyediaan jumlah kursi di area acara sesuai dengan yang disediakan oleh pihak gedung
19
Penanggung Jawab Dokumentasi
Zulfian Shafaat
Memastikan fotografer acara, fotografer photobooth, dan videografer melakukan tugasnya dengan baik
Fotografer Acara dan Videografer
Acun Hong
Abednego Sugianto
Eka Satriani Putra
Marsella Lulu Theodora
Mendokumentasikan seluruh momen acara dalam bentuk foto (memotret) atau video
Mendokumentasikan proses rias dan seluruh kegiatan behind the scene
Fotografer Photobooth
Stiven Dhani Wijaya
Memfoto tamu undangan sesuai dengan kuponnya
Menyediakan properties untuk berfoto
Mencetak hasil foto dan memberikan kepada tamu undangan
20
Penanggung Jawab Dekorasi
Ira Aprianti Saragih
Stand by di seluruh area ketika anggota, vendor, dan pihak restoran mempersiapkan acara (sebelum acara)
Mengawasi pemasangan dekorasi
Mengawasi penyediaan dan penataan catering
Bersama dengan perwakilan PJ Catering, memastikan seluruh porsi catering yang telah disepakati dan diangkut, dikeluarkan oleh vendor catering
Perlengkapan yang harus diperhatikan ketersediaannya adalah:
Foto Prewedding (2 buah foto besar)
Foto untuk meja galeri (5 buah foto telah di frame)
Dekorator
Pekerja Priscilla Wedding Organizer sebanyak 10 orang
Memasang dekorasi sesuai keinginan pengantin
21
Penanggung Jawab Photobooth
Dewi Artha Sari Sibarani
Memastikan dekorasi photobooth sesuai dengan keinginan pengantin
Memastikan tamu undangan tahu lokasi photobooth dan mempersilakan tamu undangan untuk berfoto
Mengamankan antrian photobooth agar tidak mengganggu tamu undangan lain
Memastikan satu kupon photo hanya digunakan untuk satu kali foto oleh tamu undangan
22
Penanggung Jawab Transportasi
Irfan Rivai
Memastikan dan mengangkut seluruh pihak yang bersangkutan ke tempat acara (keluarga dan panitia)
Memastikan dan mengangkut seluruh perlengkapan ke tempat acara
Supir
Driver Priscilla WO sebanyak 5 orang
Mengangkut pengantin dan keluarga menuju tempat resepsi
23
Penanggung Jawab Parkir
Dede Wahyu Maslan
Berjaga di area depan gerbang (pintu masuk) hingga parkiran
Memastikan arah tanda parkir untuk tamu undangan terlihat jelas di parkiran hotel
Pihak di luar Priscilla Wedding Organizer (PWO) yang bertanggung jawab adalah Keluarga Pengantin, KK Sky View Restaurant & Lounge, dan EXotica.
RECEPTION VENUE
RECEPTION VENUE
Pengantin wanita menginginkan resepsi indoor yang simple, sedangkan pengantin pria menginginkan resepsi outdoor yang menarik. Maka dari itu, dipilihlah KK Sky View Restaurant & Lounge yang berada di rooftop Planet Holiday Hotel, di kawasan Jodoh. Restoran dipilih dengan pertimbangan bahwa, memang dari sananya sudah memiliki meja dan kursi untuk makan para tamu undangan. Adanya lounge garden di area luar restoran cocok untuk tamu VIP yang sifatnya lebih privat dan santai. Berikut adalah beberapa foto venue yang akan digunakan.
Tema yang akan digunakan pada resepsi ini bernuansa putih, merah, dan merah muda. Berikut adaah beberapa rencana dekorasi yang diinginkan pengantin.
Contoh dekorasi ruangan dan table set restoran dan hiasan pada pintu masuk restoran.
Rencana dekorasi pelaminan untuk pengantin dan kedua orang tua pengantin.
Desain Tata Letak Acara Resepsi
(Setiap meja bundar dan panjang diisi oleh 10 kursi, daya tampung diperkirakan lebih dari 500 orang)
PEMBAWA ACARA & ENTERTAINER
PEMBAWA ACARA & ENTERTAINER
Pembawa acara yang dipilih adalah MC kondang Roma Uly Sianturi. Entertainer atau penghibur yang dipilih adalah Accoustic Band Mocca yang merupakan band favorit kedua pengantin. Selain Live Music, hiburan akan diselingi dengan pemutaran musik instrumen di sela-sela istirahat personil band. Band Mocca akan membawakan 12 lagu yang telah ditentukan oleh pengantin.
I Will
Hanya Satu
Twist Me Around
I Remember
Happy
Power of Love
Me and My Boyfriend
Secret Admirer
I Would Never
Best Thing
A Thousand Years
Swing It Bob
UNDANGAN & SOUVENIR
UNDANGAN & SOUVENIR
Undangan yang sederhana dipilih dengan pertimbangan bahwa setelah acara, undangan mungkin tidak akan digunakan lagi bahkan dibuang oleh para undangan. Maka dari itu dipilih yang tidak terlalu rumit, simple, dan biaya pembuatan minim. Sedangkan untuk souvenir, dipilih tottebag karena souvenir akan dibawa pulang oleh para undangan yang pasti dapat digunakan untuk berbagai keperluan. Disamping itu biaya pembuatan tas kain ini juga tidak terlalu mahal. Nama pengantin ditulis kecil di bagian bawah gambar, karena biasanya kalau terlalu besar orang yang menerima akan malas memakainya.
TATA RIAS DAN BUSANA
TATA RIAS DAN BUSANA
Berikut ini adalah dua set baju yang akan digunakan pengantin, yakni yang pertama set putih dan yang kedua set merah.
Orang tua, pagar ayu dan pagar bagus, serta penerima tamu dan pemberi souvenir hanya memakai satu set baju selama acara berlangsung.
MAKANAN & MINUMAN
MAKANAN & MINUMAN
KK Sky View Restaurant & Lounge bertanggung jawab dalam pengurusan makanan dan minuman, menu yang disajikan sesuai dengan pesanan pengantin, yaitu;
Nasi Putih Sate Ayam Udang Goreng Mentega
Kari Daging Sapi Lalapan Segar & Sambal Sayur Asem
Pisang Coklat Es Buah
Kue Pernikahan & Cupcakes
Kue Pernikahan hanya dipajang dan tidak akan dibagikan pada tamu undangan. Sebagai gantinya, disediakan cupcakes dan pisang coklat sebagai appetizer/dessert. Selain es buah, air putih dalam bentuk aqua gelas disediakan untuk para tamu. Tamu VIP yang duduk di lounge outdoor dapat memesan minuman apapun di bar dengan biaya yang akan dicatat dan dibayarkan pada akhir acara oleh pihak pengantin.
PHOTOBOOTH & DOKUMENTASI
PHOTOBOOTH & DOKUMENTASI
Desain photobooth yang sudah disediakan oleh PWO untuk acara selama 6 jam dengan cetak foto tak terbatas (unlimited)
Untuk bagian dokumentasi, pengantin mengambil promo yang sedang ditawarkan PWO pada awal tahun, yakni One Full Day – Foto & Video Liputa.
Tersedia 2 orang fotografer untuk foto liputan & candid foto, 1 orang videographer dan 1 orang asisten untuk meliput acara menggunakan Camera Sony HDV. Pengantin akan mendapatkan
All Photos in DVD (Original + Edited)
1 DVD Full Liputan Original + 1 DVD Edited 1 Jam
1 Photo Album (30x20 cm – 20 halaman)
1 Video Wedding Clip (4-5 minutes, animated plus music)
TRANSPORTASI
TRANSPORTASI
Mobil yang akan digunakan semuanya adalah milik pribadi pengantin dan keluarga, sehingga tidak perlu menyewa dan masing-masing mobil tersebut sudah terdaftar dalam asuransi. Namun PWO bertanggung jawab atas kebersihan dan dekorasi dari mobil-mobil tersebut.
Mobil
Nomor Polisi
Supir
Penumpang
Jeep
BP 1 AR
Reggie
Pengantin
Toyota Alphard
BP 2 WF
Ujang
Orang Tua Pengantin
Toyota Camry
BP 1709 CC
Toni
Pagar Bagus
Toyota Camry
BP 1560 FG
Udin
Pagar Ayu
Toyota Avanza
BP 1204 MA
Salomo
Penerima Tamu & Souvenir
Ketua & Wakil Ketua Panitia
PRAKIRAAN BIAYA
PRAKIRAAN BIAYA
Vendor
Keperluan
Harga
Jumlah
Biaya
Keterangan
KK Sky View Restaurant
Konsumsi
Rp120.000,00
3000 Porsi
Rp360.000.000,00
Platinum Package
Kue Pengantin
Rp1.000.000,00
1 Kue
Rp1.000.000,00
Roma Uly Sianturi
Pembawa Acara
Rp500.000,00
6 Jam
Rp3.000.000,00
Rias & Baju dari EXotica
D'Bottle Acoustic Band
Entertainer
Rp250.000,00
12 Lagu
Rp3.000.000,00
Sudah ada baju seragam, rias dari EXotica
EXotica
Sewa Baju Pengantin
Rp750.000,00
2 Set
Rp1.500.000,00
White Set
Red Set
Sewa Seragam Orang Tua Pengantin
Rp350.000,00
4 Set
Rp1.400.000,00
Kebaya Perempuan
Baju Adat Laki-Laki
Sewa Seragam Pagar Ayu & Pagar Bagus
Rp300.000,00
6 set
Rp1.800.000,00
Kebaya Perempuan
Baju Adat Laki-Laki
Sewa Kebaya Penerima Tamu & Pemberi Souvenir
Rp250.000,00
4 Set
Rp1.000.000,00
Kebaya Perempuan
Sewa Baju MC
Rp300.000,00
1 set
Rp300.000,00
Red Evening Gown
Rias Pengantin
Rp250.000,00
2 kali
Rp500.000,00
Perempuan
Rp50.000,00
2 kali
Rp100.000,00
Laki-Laki
Rias Orang Tua
Rp100.000,00
2 orang
Rp200.000,00
Perempuan
Rp50.000,00
2 orang
Rp100.000,00
Laki-Laki
Rias Lainnya
Rp100.000,00
8 orang
Rp800.000,00
2 Orang Penerima Tamu
2 Orang Pemberi Souvenir
3 Orang Pagar Ayu
1 Orang MC
Rp50.000,00
8 orang
Rp400.000,00
3 Orang Pagar Bagus
5 Orang Entertainer
Priscilla Wedding Organizer
Undangan
Rp2.000,00
1000 cetak
Rp2.000.000,00
Souvenir
Rp5.000,00
1000 tas
Rp5.000.000,00
Pelaminan & Dekorasi
Rp4.000.000,00
1 set
Rp4.000.000,00
Photobooth
Rp750.000,00
1 set
Rp750.000,00
Sewa Stand
Rp4.000,00
1000 cetak
Rp4.000.000,00
Cetak Foto
Dokumentasi
Rp8.000.000,00
1 paket
Rp8.000.000,00
Wdg Promo
Dekorasi Mobil
Rp200.000,00
5 mobil
Rp1.000.000,00
Bunga & Pita Sederhana
Total
Rp399.850.000,00
Persiapan Biaya Tak Terduga
Rp10.150.000,00
Pengeluaran
Rp410.000.000,00
TIMELINE EVENT & PRODUCTION
TIMELINE EVENT & PRODUCTION
Waktu
Tanggal
Keperluan
Keterangan
3 Bulan Sebelum Acara
10 Oktober 2016
Negosiasi dengan pihak Wedding Organizer
Perkiraan dana yang disediakan pemangku hajat dan penawaran dari Priscilla Wedding Organizer
12 Oktober 2016
Booking restoran, konsumsi, dan pemesanan kue pengantin
KK Sky View Restaurant & Lounge
Pemilihan baju dan tata rias
EXotica
14 Oktober 2016
Booking MC
Roma Uly Sianturi
Booking entertainer
D'Bottle Acoustic Band
15 Oktober 2016
Pemilihan design undangan dan jumlah cetak
Diskusi kedua calon pengantin dan PWO
Pemilihan jenis souvenir dan jumlah barang
Pemilihan pelaminan
Pemilihan photobooth beserta design dan jumlah cetak
Pemilihan design dekorasi mobil
Negosiasi dengan fotografer dan videografer
16 Oktober 2016
Test rasa appetizer, main course, dessert, dan kue pengantin
KK Sky View Restaurant & Lounge
22 Oktober 2016
Tes makeup, hair do, design jilbab, dan fitting baju pengantin
EXotica
23 Oktober 2016
Rapat bersama keluarga pemangku hajat
Menjelaskan susunan panitia, job description, rancangan acara, dan hal-hal lain yang perlu, bertempat di rumah pengantin perempuan
2 Bulan Sebelum Acara
5 November 2016
Penyerahan daftar tamu undangan untuk dicetak
PWO
19 November 2016
Fitting baju pengantin, orang tua pengantin, pagar ayu, pagar bagus, penerima tamu, dan pemberi souvenir
EXotica
1 Bulan Sebelum Acara
10 Desember 2016
Souvenir selesai dibuat, pengecekan oleh penanggung jawab souvenir dan pengantin
Souvenir yang rusak atau cacat akan dikembalikan untuk diperbaiki atau dibuat ulang
17 Desember 2016
Undangan selesai dicetak dan diperiksa oleh penanggung jawab souvenir dan pengantin
Undangan yang rusak atau cacat akan dicetak ulang
23 Desember 2016
Undangan disebar untuk tamu VIP dan yang paling sibuk
Untuk mengantisipasi jadwal yang bentrok di hari pernikahan
2 Minggu Sebelum Acara
5 Januari 2017
Fitting baju kembali
EXOtica
Konfirmasi kedatangan MC dan Entertainer
PWO
6 Januari 2017
Sisa undangan disebar ke semua daftar
Keluarga pengantin
1 Minggu Sebelum Acara
7 Januari 2017
Konfirmasi kesiapan gedung, konsumsi, busana, dan tata rias
Pembayaran DP 50% (termasuk MC dan Entertainer)
Konfirmasi kesiapan seluruh panitia yang bertugas
PWO dan keluarga pengantin
2 Hari Sebelum Acara
12 Januari 2017
MC dan Entertainer check sound
KK Sky View Restaurant & Lounge
Pihak keluarga yang bertugas dan panitia check lokasi dan memastikan tau job desc masing-masing
1 Hari Sebelum Acara
13 Januari 2017
Pengangkutan pelaminan, photobooth, barang-barang souvenir, keperluan dekorasi, dan lain-lain ke restoran
Malam hari
Petugas membersihkan mobil dan merangkai bunga untuk dekorasi
Sore hari
Kue Pengantin selesai dibuat dan disimpan oleh pihak restoran
Hari Resepsi
14 Januari 2017
(Pengantin, keluarga, panitia, mc, dan entertainer dipersilahkan untuk makan begitu tiba di restroom hotel, agar tidak merasa lapar selama acara berlangsung)
Proses dekorasi oleh PWO dibantu oleh petugas restoran hingga selesai (KK Sky View memiliki 3 tema restoran, salah satunya lovely theme, semua keperluan dekorasi seperti piring, taplak meja, gelas, dan pernak pernik lain dengan warna putih, pink, dan merah telah tersedia dan akan dipasang)
13.00-17.00
Mobil menjemput pengantin dan keluarga
15.00
Keluarga dan perias tata busana tiba di restroom hotel
15.30
MC dan Entertainer tiba di restroom hotel
17.00
Pengantin dan keluarga siap dirias
18.00
MC dan Entertainer siap di rias
18.30
Doa dan briefing singkat sebelum acara dimulai
18.30 – 18.45
Ketua, Wakil Ketua Panitia, dan Penanggung Jawab Umum acara memastikan semua sudah pada tempatnya
19.00
Acara dilangsungkan
19.00 – 23.00
Selesai acara, pengantin, keluarga, dan panitia diperkenankan istirahat, makan, solat, maupun berfoto
23.00 – 24.00
Petugas PWO mulai membersihkan dan membereskan dekorasi di restoran, barang-barang kembali diangkut ke tempatnya
24.00 – Selesai
Kue pengantin dan sisa konsumsi, sisa souvenir (jika ada) diantar ke rumah pengantin bersama pengantin dan keluarga
1 Hari Setelah Acara
15 Januari 2017
Pengembalian baju dan pernak-pernik tata rias kepada vendor
Disertai kartu ucapan terima kasih
Pembayaran sisa honor kepada MC dan Entertainer
Pembayaran sisa biaya konsumsi
1 Minggu Setelah Acara
20 Januari 2017
Penyerahan softcopy foto dan video acara kepada pengantin
Disertai kartu ucapan terimakasih dan cenderamata
Mengunjungi pengantin yang sudah selesai berpesta untuk mewawancara secara langsung, memberikan form testimoni serta evaluasi
Wawancara dapat direkam kemudian dipublikasikan di media PWO seperti Instagram, Facebook, Youtube, dan lain-lain
CREATED BY
ASTRID PRISCILLA DION – 131110027
EVENT ORGANIZER PERSONAL ASSIGNMENT
ASSESSED BY NANA JUANA, S.SOS.
PUTERA BATAM UNIVERSITY
2016
