MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FACTURACIO FACTURACION N 1. OBJETO Establecer las instruccines !ara "acturar ls !r#ucts $ ser%icis& #e tal 'anera (ue cu'!lan cn ls re(uisits #el cliente $ las !l)ticas a#'inistrati%as $ "inancieras #e la c'!a*)a +. ALCANCE Este !rce#i'ient #e"ine las instruccines !ara Facturaci,n #e ls !r#ucts $ ser%icis a ls clientes& tenien# en cuenta las #i"erentes "r'as #e !a- $ el 'ane #e #cu'ents in%lucra#s. La a!licaci,n #el !resente !rce#i'ient entrara en %i-encia al #/a si-uiente #e su ace!taci,n& a!rbaci,n $ c'unicaci,n #e la -erencia cr!rati%a. 0. RESPONSABLES Las !ersnas (ue inter%ienen en el !rces #e "acturacin #eben #esarrllar las "uncines asi-na#as a su car-& #e "r'a cr#ina#a& e"iciente $ su!er%isa#a& !ara tener una buena !r#ucti%i#a#& (ue ser2 %ali#a# en ls in#ica#res #e -estin Ls res!nsables #e -esti,n sn ls si-uientes 3 0.1 Encar-a# #e Facturaci,n& "uncines !rinci!ales 3 4 Dar cu'!li'ient a t#s las instruccines estableci#as en el 'anual #e "uncines $ !rce#i'ients #e Facturacin 4 E"ectuar ls an5lisis c'!lets #e ls re!rtes #e cntrl $ %ali#aci,n #e la base #e #ats #e "acturaci,n #el SAP $ #el cliente. 4 Rece!cin #e 6u)as #e #es!ac7 $ #e%lucin 4 8ali#aci,n #e (ue las 6u)as #e #es!ac7 $ #e%lucin n tienen #i"erencia #e !reci. 4 I#enti"icar (ue 6u)as #e #es!ac7 #e%lucin est2n !en#iente #e entre-a !r el 2rea #e cntrl #cu'entari. 4 Entre-ar al au9iliar #e "acturaci,n& las -uias #e #es!ac7 $ #e%lucin (ue n tienen #i"erencias #e !recis& !ara (ue realice la e'isin #e la "actura $ nta #e cre#it
crres!n#iente. 4 Entre-ar al au9iliar #e "acturaci,n& el sustent $ la autri:acin !ara la e'isin #e #cu'ents slicita#s !r Tien#as Pr!ias& 8entas institucinales& Ser%ici T;cnic $ %entas al Persnal. 4 Elabrar ls in#ica#res #e -estin& #e "r'a #iaria $ !resentarls al Je"e #e Tesrer)a 3 < N='er #e #cu'ents e'iti#s < N='er #e #cu'ents anula#s < I'!rte #e #cu'ents e'iti#s 4 In"r'ar al Je"e #e Tesrer)a& t#as las inci#encias !rble'as i#enti"ica#s en el #esarrll #e las acti%i#a#es #iarias $ la -estin reali:a#a !ara resl%erls #e "r'a in'e#iata. 4 Slicitar su atenci,n al Je"e #e Tesrer)a & !ara slucinar te'as 'as c'!les& (ue re(uieren una cr#inacin cn tras Je"aturas& $ (ue in%lucran una '#i"icacin en el !rce#i'ient #e "acturacin. 0.+. Au9iliar #e "acturacin 3 4 Dar cu'!li'ient a t#s las instruccines estableci#as en el 'anual #e "uncines $ !rce#i'ients #e Facturacin 4 Facturar las -u)as #e #es!ac7 (ue n tienen #i"erencia #e !recis& !re%ia %ali#aci,n #el encar-a# #e "acturacin. 4 E'itir Ntas #e Cr;#it !r -u)as #e #e%lucin (ue n tienen #i"erencia #e !recis& !re%ia %ali#aci,n #el encar-a# #e "acturacin. 4 6enerar el re!rte #e Facturas e'iti#as cn #i"erencia #e !reci& !ara cn"ir'ar (ue las "acturas se e'itiern cn ls !recis crrects. 4 Elabrar el re!rte #e car-s #e entre-a #e #cu'ents. 4 Des-lsar las c!ias #e las "acturas $ entre-ar a las 2reas in%lucra#as. 4 Arc7i% #e #cu'ents e'iti#s& #e "r'a #iaria. 4 In"r'ar al encar-a# #e "acturacin& t#as las inci#encias !rble'as i#enti"ica#s en el #esarrll #e las acti%i#a#es #iarias& $ la -esti,n reali:a#a !ara resl%erls #e
"r'a in'e#iata. 0.0. Cntrl #cu'entari 3 4 Entre-a #e -u)as #e #es!ac7 $ #e%lucin #e "r'a #iaria. 4 El re!rte #e Car- #e entre-a #e #cu'ents& ser5 !resenta# #e "r'a i'!resa $ en 7a #e c2lcul e9cell& en%ia# %)a e4'ail& #e "r'a #iaria. 4 N #ebe e9istir #cu'ents !en#ientes #e entre-a& !ara (ue n se -enere retra:s en el !rces #e "acturacin. #> Je"e #e Tesrer)a 4 Su!er%isar (ue el !ersnal #e "acturacin cu'!la cn las instruccines estableci#as en el 'anual #e "uncines $ !rce#i'ients. 4 Tener cnci'ient #e t#as las inci#encias !rble'as i#enti"ica#s en el #esarrll #e las acti%i#a#es #iarias& $ reali:ar accines #e -esti,n !ara slucinar ;sts te'as. 4 Re%isar ls in#ica#res #e -esti,n& #e "r'a #iaria. 4 E%aluar si ls in#ica#res #e -esti,n& est2n c'!ren#i#s en ls !ar5'etrs #e !r#ucti%i#a# #e"ini#s !ara el 2rea #e "acturacin. 4 In"r'ar a la 6erencia #e A#'inistraci,n $ Finan:as& la situaci,n actual #el 2rea su!er%isa#a. ?. DEFINICIONES 3 ?.1 FACTURACION POR CANAL DE 8ENTA 4 La "acturaci,n #eber2 reali:arse #e "r'a #iaria& cn"ir'an# la entre-a ttal #el !r#uct cn la 6u)a #e Re'isin "ir'a#a !r el cliente. 4 La "acturacin !r canal #e %enta 3 a> Canal Ma$rista& se re"iere a ls clientes #e tien#as !r #e!arta'ent. b> Li(ui#aci,n #e %entas R)!le$ c> Tien#as Pr!ias& se re"iere a ls Stre #e Rsen
#> 8entas Institucinales& se re"iere a e'!resas $ 7teles. e> Ser%ici Tecnic& se re"iere a la "acturacin !r el ser%ici $ 'ateria !ri'a utili:a# !ara aten#er ls re(ueri'ients #e ls clientes. "> 8entas al Persnal ?.+ PROCESO DE FACTURACION 3 El !rces #e "acturacin est5 cn"r'a# !r labres #e rece!cin #e -u)as #e #es!ac7 $ #e%lucin& an5lisis& e'isin& entre-a $ arc7i% #e #cu'ents. a> RECEPCION DE 6UIAS DE DESPAC@O DE8OLUCION 4 El 2rea #e cntrl #cu'entari entre-ar5 ls #cu'ents #e "r'a #iaria& a#unt cn un re!rte #e car- i'!res& #n#e se #escribe el cliente& n='er #e #cu'ent& $ "ec7a #e entre-a. b> ANALISIS3 Ls re!rtes #e an5lisis sn ls si-uientes 3 4 An2lisis #el Re!rte #e Re%isin #e Precis #e 6u)as !en#ientes !r Facturar& #e "r'a #iaria. 4 An2lisis #el Re!rte #e Re%isin #e Precis #e Facturas e'iti#as& #e "r'a #iaria. 4 Li(ui#acin #e 8entas #e Ri!le$& #e "r'a se'anal. 4 Li(ui#aci,n #e Fletes #e Sa-a& #e "r'a (uincenal El !rces #e an5lisis es 'u$ i'!rtante& #a# (ue reali:an# su res!ecti%a a!licaci,n se cncilia t#a la base #e #ats #el siste'a #e "acturaci,n !ara (ue la e'isin #e ls #cu'ents se realice #e "r'a cnsistente. Cn el cu'!li'ient #e ;ste !rces se #is'inuir2 l si-uiente 3 De%lucines #e ls #cu'ents entre-a#s a ls clientes& !r Cierre #e Or#en #e C'!ra& Anulacin #el "li nu'eraci,n #e cliente>& errr en el re-istr #e In-ress #e cliente I.R.> $ trs. El retra: #e la cbran:a #e ls #cu'ents entre-a#s a ls clientes& !r #i"erencias
#e !recis& l cual -enera (ue el cliente nti"i(ue al Area #e Cbran:as la retencin #el !a- $ en%ie la relacin #e #cu'ents (ue cntienen esta incnsistencia& l cual #eber2 ser c'unica# al Je"e #e Tesrer)a& c> EMISION DE DOCUMENTOS Se re"iere al re-istr #e las Facturas #e 8enta& Bleta #e 8enta& Ntas #e Cr;#it& Ntas #e D;bit en el SAP. Esta labr se #ebe reali:ar #e "r'a #iaria #> ENTRE6A DE DOCUMENTOS Se re"iere a la !re!araci,n #e ls re!rtes #e car-s !r entre-a #e Facturas& Bletas #e 8enta& Ntas #e Cr;#it& Ntas #e D;bit a las 2reas in%lucra#as& se #ebe reali:ar #e "r'a #iaria. En el cas #e Ri!le$ la entre-a #e ls #cu'ents ser2 #e "r'a se'anal. 4 Factura #e 8enta 3 A#(uiriente 3 Cbran:as entre-a a Cliente> Sunat 3 Cbran:as entre-a a Cliente> Cntabili#a# 3 Cbran:as Car- #e entre-a #e c!ia a#(uiriente $ sunat al cliente> Arc7i% 3 Facturaci,n arc7i%> E'isr 3 Cntabili#a# arc7i%> 4 Bleta #e 8enta 3 E'isr 3 Cntabili#a# arc7i%> A#(uiriente 3 Cbran:as entre-a a Cliente> Cntabili#a# 3 Tesrer)a cbran:a a cliente #escuent al !ersnal> Arc7i% 3 Facturaci,n arc7i%> 4 Nta #e D;bit 3 A#(uiriente 3 Cbran:as entre-a a Cliente> Sunat 3 Cbran:as entre-a a Cliente> Cntabili#a# 3 Cbran:as Car- #e entre-a #e c!ia a#(uiriente $ sunat al cliente> Arc7i% 3 Facturaci,n arc7i%> E'isr 3 Cntabili#a# arc7i%> 4 Nta #e Cr;#it 3
A#(uiriente 3 Cbran:as entre-a a Cliente> Sunat 3 Cbran:as entre-a a Cliente> Cntabili#a# 3 Cbran:as Car- #e entre-a #e c!ia a#(uiriente $ sunat al cliente> Arc7i% 3 Facturaci,n arc7i%> E'isr 3 Cntabili#a# arc7i%> e> ARC@I8O 4 Ls #cu'ents #eber2n ser arc7i%a#s en r#en crrelati%& #e "r'a #iaria.
SAP es un Potente Sistema informático que administra los recursos de las principales empresas del mundo, brindando una gestión eficiente de los recursos financieros, recursos humanos, canales de ventas, procesos de logística, manejo de stock y mucho más La e'!resa (ue "abrica al Siste'a SAP se lla'a SAP A6& SAP A! es una e'!resa ale'ana& cu$as si-las !r%ienen Ale'5nS$ste'e& Anen#un-en un# Pr#ute
SAP es un Sistema informático de gestión empresarial •
A esta clase #e Siste'as se ls #en'inan Sistemas "#P Enter!rise Resurce Plannin-> (ue si-ni"ica Siste'as #e Plani"icaci,n #e Recurss E'!resariales.
$%u& hace el Sistema SAP' •
Si'!le... Manea ls !rcess #e ne-cis #e l as e'!resas (ue l usan& -estina# sus recurss 7u'ans& sus "inan:as& el cntrl #e sus csts& su l-/stica& sus 'ateriales $ un laaaaar- etc.
MAS INFORMACION: http://www.cvosoft.com/sistemas_sap_abap/recurs os_tecnicos_abap/ue_es_sap_intro!uccion_sap.ph p
"(a factura, factura de compra o factura comercial es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa) (a información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión
de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a e*istencias, bienes de una empresa para su venta en eso ordinario de la e*plotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo, además de indicar el tipo de +A -igv.que se debe aplicar)
Notas !e Cr#!ito "s emitida por los sujetos del #&gimen "special y !eneral del +mpuesto a la #enta, y por las personas naturales generadoras de segunda y cuarta categoría, con motivo de anulaciones, descuentos o bonificaciones, devoluciones y otros) "n el caso de descuentos o bonificaciones sólo podrán modificar comprobantes de pago que otorguen derecho a /r&dito 0iscal o sustenten gasto o costo para efecto tributario) 1ratándose de operaciones con consumidores finales, los descuentos o bonificaciones deberán constar en el mismo comprobante de pago)"l adquirente o usuario, o quien reciba la nota de cr&dito a nombre de &stos, deberá consignar en ella su nombre y apellido, su documento de identidad, la fecha de recepción y, de ser el caso, el sello de la empresa) Se e*cept2a al vendedor, la emisión de la 3ota de /r&dito por la devolución de un producto originalmente transferido, cuanto &ste asume la obligación del canje de productos por otros de la misma naturale4a, en aplicación de cláusulas de garantía de calidad o de caducidad contenidas en contratos de compraventa o en dispositivos legales que estable4can que dicha obligación)
"jemplo 3ota /r&dito
(a empresa 5Silvio Sabina SA/6 efectuó la venta de 788 bolsas de cemento con fecha 97 de agosto a su cliente 5"mpresa /onstructora SA6 por un precio total de S:);8,888)88 -incluido +!.)
•
Notas !e $#bito
"s emitida por los sujetos del #&gimen !eneral y del #&gimen "special del +mpuesto a la #enta para recuperar costos o gastos incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión de la factura o boleta de venta, como intereses por mora u otros) "*cepcionalmente, el adquirente o usuario puede emitir una nota de d&bito como documento sustentatorio de penalidades impuestas por incumplimiento contractual del proveedor, seg2n conste en el respectivo contrato)
"jemplo de 3ota de <&bito= (a empresa Pepe !ordillo SA efectuó la venta de diversos bienes por un precio total de S:) 7,888)88 a su cliente 5/oco
;78 del 87:89:;89?) Posteriormente, con fecha 8@:89:;89? producto de la revisión de la rden de /ompra la empresa 5Pepe !ordillo SA6 detecta que el precio unitario de los bienes debió ser mayor habi&ndose cometido un error al momento de la facturación inicial) "n ese sentido, al ser el precio total mayor al originalmente consignado en la factura, procede a emitir y otorgar la 3ota de <&bito 889>887 por la diferencia de precio a su favor)
*
%u&as !e Remisi'n
$e(nici'n ) Aspectos %enera*es Las 6u/as #e Re'isi,n sn #cu'ents (ue sustentan el trasla# #e bienes entre #istintas #ireccines& e9isten #istintas '#ali#a#es $ as!ects rele%antes& (ue se #etallan en el si-uiente cua#r3 1#A3SP#1" P#+A< 1#A3SP#1" PBC(+/ "l transporte de los bienes es reali4ado por "l servicio de transporte es prestado por el propietario o poseedor terceros Se debe emitir= Se deben emitir= !DEA <" #"F+S+G3 #"F+1"31" !DEA <" #"F+S+G3 1#A3SP#1+S1A H !DEA <" #"F+S+G3 #"F+1"31" Las -u/as #e re'isi,n $ #cu'ents (ue sustentan el trasla# <"C"3 S"# "F+1+<S "3 0#FA P#"+A A( 1#AS(A< <" C+"3"S) Se considera que no e*iste guía de remisión, cuando= El re'itente trans!rtista ten-a la cn#ici,n #e NO @ABIDO a la "ec7a #e inici #el trasla#. El #cu'ent n se 7a$a i'!res cn las "r'ali#a#es #e autri:aci,n estableci#as #"%D+S+1S <" (A <+#"//+G3 <"( PD31 <" PA#1+ $ n'bre #e la %/a NG'er e interir Hna Urbani:aci,n& cnunt 7abitacinal& asenta'ient 7u'an& asciaci,n& etc> Distrit& !r%incia $ #e!arta'ent.
#"/D"#<" (S 1#AS(A<S <" (S C+"3"S /FP#"3<+<S "3 "( S+S1"FA <" <"1#A//+3"S& #eben estar sustenta#s& cn3 La 6u/a #e re'isi,n (ue crres!n#a. El #cu'ent (ue acre#ite el #e!,sit en el Banc #e la Naci,n& cn"r'e las nr'as #el Siste'a #e Detraccines. . 1#AS(A< <" C+"3"S P# +FP#1A/+G3 En este cas n ser5 necesari cnsi-nar en la -u/a #e re'isi,n e'iti#a !r el re'itente ls #ats #e ls bienes trans!rta#s& en tant se ten-an ls si-uientes #cu'ents3 Declaraci,n nica #e A#uanas. En la -u/a #e re'isi,n #ebe cnsi-narse el nG'er #e la Declaraci,n nica #e A#uanas. La 6u/a #e re'isi,n (ue crres!n#a.
El #cu'ent (ue acre#ite el #e!,sit en el Banc #e la Naci,n& cn"r'e las nr'as #el Siste'a #e Detraccines.
