MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL ÁREA DE IDIOMAS CEPS UNI
INDICE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .............................................................................................................. .............................................................................................................. 1 INDICE ........................................................... .............................................................................................................................. ........................................................................................... ........................ 2 I.
PROCEDIMIENTO PARA INFORMES, MATRÍCULA Y PRE INSCRIPCIÓN ...................................... 5 1.
Informes ............................................................ ............................................................................................................................... ..................................................................... .. 5 1.1. Caso alumno nuevo: ............................................................ .......................................................................................................... .............................................. 5 1.1.1 Caso alumnos alumnos que deciden iniciar el curso de cero: ................................................... ................................................... 5 1.1.2 Caso del alumno que cuente con conocimientos del del idioma:..................................... 7 1.1.3 Caso del alumno alumno que desee desee inscribirse al curso de básico acelerado: ........................ 8 1.1.4 En caso del alumno alumno de Posgrado: ...................................................................... ................................................................................ .......... 8 1.1.4.1
En caso del alumno que desee desee llevar el curso: ..................................................... 8
1.1.4.2
En caso del del alumno de Posgrado que solicite solicite un examen examen de suficiencia suficiencia ............. 9
* Modalidades de los exámenes de suficiencia: ............................................................ 10 Examen de suficiencia por Traducción: Traducción : ............................................................................ 10 Examen de Suficiencia Prueba Escrita y Producción Oral: ............................................... 10 1.1.5 En caso del alumno alumno de pregrado: ...................................................................... .............................................................................. ........ 11 1.1.5.1 Caso del alumno al umno de pregrado que desee llevar el curso de Idiomas nivel básico: 11 1.1.5.2
Caso del alumno de pregrado que solicite un examen de competencia: .......... 11
1.2. Caso del del alumno que desee desee matricularse al siguiente nivel ........................................... 12 1.2.1. Alumno que cancelo por por tres tres meses: ............................................................ ....................................................................... ........... 12 1.2.2. Alumno que paga mensualmente: ................................................................... ........................................................................... ........ 13 1.2.3.
Caso del alumno alumno con becas becas y/o descuentos: descuentos: ........................................................... 14
1.3. Caso del alumno que desee desee cambio de horarios:............................................................ 14 1.4. Caso del alumno que desee trasladar sus pagos: ............................................................ 14 1.5. Caso de descuentos especiales especiales y/o convenios para empresas e instituciones instituciones educativas: 14 2.
MATRICULA ................................................................... .......................................................................................................................... ....................................................... 15 2.1. Matricula a Cursos, pago por exámenes exámenes de clasificación o suficiencia: .......................... 15 2.1.1. Caso del alumno nuevo (Pre y Posgrado): ................................................................... ................................................................... 15 2.1.2. Caso del alumno que cancelo por tres meses: ............................................................ ............................................................ 16
3.
Pre-Inscripción ............................................................. ..................................................................................................................... ........................................................ 17
2
II. PROCEDIMIENTO PARA PROGRAMAR LOS EXÁMENES DE SUFICIENCIA – COMPETENCIA – CLASIFICACIÓN............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................ 17 1.
Exámenes de Suficiencia y Competencia: .................................................................... ............................................................................ ........ 17 1.1. Examen de Suficiencia Modalidad Traducción: ............................................................... 17 1.2. Examen de Suficiencia - Competencia Competencia Modalidad Prueba Escrita y Producción Oral: .... 19
2.
Exámenes de Clasificación: ................................................................. .................................................................................................. ................................. 20 2.1. Clasificación: ............................................................ .................................................................................................................... ........................................................ 20
III. PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE INICIOS DE GRUPOS, REPROGRAMACIONES REPROGRAMACIONES Y PUBLICIDAD.......................................................................................................................................... ................................................................................................................................................. ........ 21 1.
CONTROL DE INICIOS DE GRUPOS .................................................................... ....................................................................................... ................... 21 1.1. Creación de Códigos: .......................................................................................................... .......................................................................................................... 21 - Si es un curso nuevo ..................................................................................... ........................................................................................................... ...................... 21 - Si es un curso antiguo ............................................................. ......................................................................................................... ............................................ 22 1.1.1. Designación de docentes: ..................................................................... ........................................................................................ ................... 22 1.1.2. Designación de aulas: .................................................................................. ............................................................................................. ........... 23 1.1.3. Control fin de curso: ................................................................................................ ................................................................................................ 23 1.1.4. Control de inicios de grupos .................................................................................... .................................................................................... 23 1.2. Control de Grupos: ................................................................. ............................................................................................................. ............................................ 25
2.
REPROGRAMACIONES .............................................................. .......................................................................................................... ............................................ 26 2.1. Cantidad de alumnos menor al mínimo ............................................................................. ............................................................................. 26 2.2. Alumnos faltantes. .................................................................. .............................................................................................................. ............................................ 27 2.3. Exámenes de Suficiencia y Competencia. ................................................................... ........................................................................... ........ 27
3.
IV.
PUBLICIDAD................................................................... .......................................................................................................................... ....................................................... 27
Procedimientos con los Docentes ........................................................... ............................................................................................ ................................. 28
1.
CONVOCATORIA DE DOCENTES .......................................................... ........................................................................................... ................................. 28
2.
PROGRAMACION DE DOCENTES ......................................................... .......................................................................................... ................................. 29
3.
ACTUALIZACION DEL FOLDER ............................................................. .............................................................................................. ................................. 30
4.
ENTREGA DE ACTAS DE NOTAS ........................................................... ............................................................................................ ................................. 30
5.
REUNIONES DE COORDINACION - CLASE MAESTRA - CON EDITORIALES - FECHAS FESTIVAS. 31 5.1. Reuniones de Coordinación: .............................................................. ............................................................................................... ................................. 31 5.2. Reuniones para la clase maestra de docentes nuevos. ...................................................... 32 5.3. Reuniones con editoriales. ................................................................ ................................................................................................. ................................. 32 5.4. Reuniones en fechas festivas. ....................................................................... ............................................................................................. ...................... 32
3
V.
Procedimiento elaboración y entregas de constancias y certificaciones. ............................... 33 1.
PROCEDIMIENTO ELABORACION DE CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES: .......................... 33 1.1. Constancias y Certificaciones de un curso: .............................................................. ......................................................................... ........... 33 1.1.1. Constancias de un curso: ............................................................................................. ............................................................................................. 33 1.1.2. Certificaciones de un curso:........................................................ c urso:......................................................................................... ................................. 35 1.2. Constancias y Actas de notas Exámenes de suficiencia y competencia: ............................ 37 1.2.1. Actas de Notas Exámenes Suficiencia y Competencia:............................................... 37 1.2.1.1. Actas de Notas Examen Suficiencia modalidad Traducción ................................. 37
1.2.1.2. Acta de Notas Exámenes Suficiencia modalidad Prueba Escrita y Producción Oral y Competencia: ........................................................................................... ............................................................................................................................ ................................. 39 2.
PROCEDIMIENTO PARA ENTREGA DE CONSTANCIAS Y CERTIFICACIONES .......................... 41
VI.
Procedimiento para realizar la planilla. ............................................................. ................................................................................... ...................... 43
VII.
Control ................................................................... ..................................................................................................................................... .................................................................. 49
1.
Control de Alumnos: ............................................................... ............................................................................................................ ............................................. 49 1.1. Alumnos pagantes .................................................................. .............................................................................................................. ............................................ 50 1.2. Alumnos becados........................................................ ................................................................................................................ ........................................................ 50 1.3. Asistencia del alumno ............................................................. ......................................................................................................... ............................................ 50 1.4. Matricula de alumnos ......................................................................................................... ......................................................................................................... 50 1.5. Control de alumnos pre – pre – inscritos ..................................................................................... ..................................................................................... 50 1.6. Control de alumnos solicitantes de exámenes ........................................................ ................................................................... ........... 50 1.7. Control de documentación del alumno ...................................................................... .............................................................................. ........ 50
2.
Control de Docentes: .............................................................. ........................................................................................................... ............................................. 51 2.1. Control de asistencia de Docentes ..................................................................................... ..................................................................................... 51 2.2. Control de entrega de actas de notas........................................................... ................................................................................. ...................... 51 2.3. Control de entregas y préstamos a docentes .......................................................... ..................................................................... ........... 51
3.
Control de Fichas de Inscripción: ...................................................................... ......................................................................................... ................... 51
4.
Control de emisiones de Constancias y Certificados: .......................................................... 52
5.
Control de Libros .......................................................... .................................................................................................................. ........................................................ 52 5.1. Entrega de vouchers a las editoriales ................................................................................. ................................................................................. 52
6.
Control de archivos y documentos: ............................................................... ..................................................................................... ...................... 53
4
I.
PROCEDIMIENTO PARA INFORMES, MATRÍCULA Y PRE INSCRIPCIÓN Los informes deben ser realizados de forma amena, brindando seguridad y confianza al cliente. Es por ello que se solicita que las señoritas a cargo de esta labor, siempre sonrían y muestren seguridad y confianza.
1. Informes 1.1.Caso 1.1. Caso alumno nuevo: 1.1.1
Caso alumnos que deciden iniciar el curso de cero:
Se le informará de los nuevos inicios, los horarios disponibles, los pagos que debe realizar, los costos de materiales y la duración del curso de inglés, francés o portugués a nivel básico detallándose que el curso tiene un costo dependiendo de la procedencia del alumno, como se detalla a continuación:
INGLÉS FRANCÉS PORTUGUÉS TIPO DE ALUMNO
PAGO MENSUAL
PROMOCIÓN PAGO POR 3 MESES
BÁSICO
INTERMEDIO
AVANZADO
BÁSICO
INTERMEDIO
AVANZADO
Alumnos UNI
70
90
110
180
240
300
Comunidad UNI
90
110
130
240
300
360
Público General
110
130
150
300
360
420
Alumnos UNI: Son solo los alumnos que estudian en alguna facultad de la UNI, en el pregrado. Comunidad UNI: Son considerados en esta categoría, los trabajadores, docentes y egresados de la UNI. Publico General: Son considerados los alumnos externos en general, sean de otras universidades o institutos.
Asimismo se le informara que las duraciones varían, detallándose lo siguiente: IDIOMA
BASICO
INTERMEDIO
AVANZADO
INGLES
7 MESES
8 MESES
10 MESES
FRANCES
6 MESES
6 MESES
6 MESES
PORTUGUES
4 MESES
3 MESES
2 MESES
5
Es importante informarle al alumno:
Las clases por nivel del idioma ingles tienen una duración de 32 horas, es por ello que algunos grupos culminan antes que otros. Por ejemplo:En el horario de Sa-Do de 9:00 am a 1:00 pm las clases del grupo finalizan exactamente en 4 semanas las clases de Ingles Básico I debido a que completan las 32 horas de enseñanza; mientras que en el grupo de Ma-Ju de 4:00 pm a 6:30 pm las clases finalizan en 6 semanas, ya quese deben completar las 32 horas de enseñanza.
Las clases por nivel del idioma Portugués y Francés tienen una duración de 24 horas, entonces se tiene que algunos grupos finalizan antes que otros. Por ejemplo:En el horario de Sa de 2:00pm a 8:00pm las clases finalizan exactamente en 4 semanas, completándose las 24 horas de enseñanza; mientras que en el horario de Do de 2:00pm a 7:00pm las clases finalizan en 5 semanas, completándose las 24 horas por nivel.
Otro punto a tomarse en cuenta es la información de los costos de materiales y el cambio de estos por niveles como se detalla:
IDIOMA
BASICO SISTEMA ANTIGUO 73 U 88
INGLES FRANCES PORTUGUES
BASICO INTERMEDIO INTERMEDIO AVANZADO SISTEMA SISTEMA SISTEMA SISTEMA NUEVO ANTIGUO NUEVO ANTIGUO 73 U 88 73 U 88 73 U 88 73 U 88
AVANZADO SISTEMA NUEVA 73 U 88
0
0
0
0
0
0
50 U 80
80
80
80
80
80
En el caso de Ingles,el costo varía de 73 a 88 debido a:
En el paquete de 73 soles: Esta incluido el Student Book de modo físico y el MPO (Usuario y Password para acceder en modo online al Workbook y el diccionario New American InsideOut) En el paquete de 88 soles: Esta incluido el Student Book y Workbook de manera física.
En el caso de Portugués,el costo varía debido a:
En el nivel básico de portugués del sistema antiguo se toma como base el libro TudoBem I que tiene un costo de 50 soles. En el nivel Intermedio y Avanzado de portugués del sistema antiguo se toma como base el libro BemVindo que tiene un costo de 80 soles, ya que a en diciembre 2012 se tomaron las medidas correspondientes para adaptar los grupos anteriores al nuevo sistema.
6
En los niveles Básico, Intermedio y Avanzado del Curso de Portugués del Sistema Nuevo solo se considerara como base el Libro BemVindo que tiene un costo de 80 Soles.
En el caso de francés:
El curso aun no tiene un material como base, las clases se desarrollan solo con guías y separatas.
También se deberá de informar de los cambios de material por nivel que se realiza en el transcurso del Curso a nivel básico, intermedio o avanzado, como se detalla a continuación:
INGLES
SISTEMA ANTIGUO I – III
IV-VI
I-IV
V-VII
BEGINNER
ELEMENTARY
ELEMENTARY
PRE - INTERMEDIATE
I-IV
V-VII
I-IV
V-VIII
PRE-INTERMEDIATE
INTERMEDIATE
INTERMEDIATE
UPPER-INTERMEDIATE
I-IV
V-VIII
I-IV
V-X
UPPER-INTERMEDIATE
ADVANCED
ADVANCED
EN PROGRAMACION
BASICO INTERMEDIO AVANZADO
SISTEMA NUEVO
NIVELES / PORTUGUES
1.1.2
SISTEMA ANTIGUO
SISTEMA NUEVO
I- III
I-III
BASICO
TUDO BEM I
INTERMEDIO
BEM VINDO
AVANZADO
BEM VINDO
BEM VINDO
Caso del alumno que cuente con conocimientos del idioma:
Se le informara que debe rendir el examen de clasificación que debe programarse con anticipación en el horario de lunes a viernes de 3:00pm a 6:00pm llamando a los números del Área de Idiomas o escribiendo un correo, además de informar al alumno que el examen tiene una duración de una hora. Es importante informarle al alumno que el pago de este examen se realiza al momento de rendirse la prueba, los resultados se emiten en 15 minutos y de acuerdo al nivel al cual ha sido clasificado se le brindara la información del inicio, duración, horario y costo del nivel en el cual clasifico. Cabe señalar que si el alumno desea rendir otro examen de clasificación, podrá realizarlo siempre y cuando haya transcurrido 1 mes después de la primera prueba. Se detalla:
7
COSTO EXAMEN DE CLASIFICACIÓN: S/. 50.00 COSTO EXAMEN DE CLASIFICACIÓN: S/. 40.00 para alumnos del Área de Idiomas
1.1.3
Caso del alumno que desee inscribirse al curso de básico acelerado:
Se le informara de los próximos inicios del curso Ingles básico acelerado, el costo, la duración y los materiales a llevarse en este curso, como se detalla a continuación: TIPO DE ALUMNO ESTUDIANTES UNI COMUNIDAD UNI PÚBLICO GENERAL
COSTO TOTAL
CUOTA 1
CUOTA 2
430 570 710
230 300 350
200 270 360
El pago del Curso del Idioma Ingles Básico Acelerado se divide en 2 cuotas, la primera cuota debe cancelarse al momento de la matrícula del alumno, mientras la segunda cuota se cancela un mes después de iniciadas las clases. Se le informara al alumno que la duración del curso es de 3 meses y medio. Respecto a los materiales, los libros serán los mismos que se lleven en el nivel Básico, lo único que varia en este caso es el tiempo de compra, ya que en dos meses después de iniciadas las clases los alumnos deben de cambiar de material, como se detalla a continuación:
INGLES BASICO ACELERADO
NIVEL I AL IV
NIVEL V AL VII
DURACION
8 semanas
6 semanas
MATERIALES
Elementary
Pre-Intermediate
IMPORTANTE: En los cursos del Idioma Inglés, Francés y Portugués se emiten certificados y constancias una vez finalizado el nivel respectivo de cada idioma. Si el alumno culmino todos los subniveles correspondientes al nivel básico, intermedio o avanzado, debe de cancelar el monto de S/.30.00 por la constancia y el certificado respectivo de cada nivel. La constancia de notas se emite en un periodo no mayor de 1 semana, mientras que el certificado tiene un periodo no mayor de 1 mes para ser emitido.
1.1.4
En caso del alumno de Posgrado: 1.1.4.1 En caso del alumno que desee llevar el curso:
8
Se le informara de los costos, horarios, duración y materiales respectivos para este nivel, el cual es un grupo especial dirigido solo a alumnos que estén llevando el curso de Maestría, además de aclarar que este grupo solo lleva el nivel intermedio del Idioma seleccionado. Se detalla lo siguiente:
DURACIÓN DEL CURSO INGLÉS PARA MAESTRISTAS 2 ⁄MESES (12 horas/semana) 4 ⁄MESES (6 horas/semana) TOTAL A PAGAR
COSTODE ENSEÑANZA
PAGO POR CUOTAS
S/.1000.00
2 CUOTAS DE S/.500.00 2CUOTAS DE S/.400.00
S/.1000.00
1 CUOTA DE S/.200.00
S/. 1000.00
S/.1000.00
Si el alumno interesado por el curso es un docente de la UNI entonces se le informara lo siguiente:
DURACIÓN DEL CURSO INGLÉS PARA DOCENTES UNI 108 HORAS 2 ⁄MESES (12 horas/semana)
2 CUOTAS DE S/.75.00
4 ⁄MESES (6 horas/semana)
3 CUOTAS DE S/.50.00
TOTAL A PAGAR
S/. 150.00
COSTO MENSUAL DE ENSEÑANZA
Se le debe informar al alumno además, que debe realizar el pago de materiales el cual no esta incluido en la mensualidad, asimismo el pago del certificado y constancia una vez finalizado el curso. PAGOS ADICIONALES Materiales
s/.73.00 (por todo el curso) Libro: Student Book Intermediate + MPO
CERTIFICACIÓN
S/.100.00 (Constancia y Certificado)
1.1.4.2 En caso del alumno de Posgrado que solicite un examen de suficiencia : El examen de suficiencia es una prueba de un idioma a nivel intermedio, que rinden los alumnos del Posgrado y consta de:
Un examen de 1hora y media (El cual puede ser por la modalidad de traducción o prueba escrita y producción oral) + Una entrevista de media hora.
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Se detalla también que es un examen especial el cual necesita una serie de requerimientos, los cuales se detallan a continuación: - Solicitar el examen por escrito: El examen de suficiencia solo se puede programar luego de haber enviado una solicitud de parte del alumno o la facultad en la cual se encuentre estudiando, el cual esta sujeto al tipo de examen* que el alumno elija.
* Modalidades de los exámenes de suficiencia: Examen de suficiencia por Traducción :
Para que el alumno pueda rendir este examen, la Facultad en la cual estudia el alumno deberá enviar una solicitud dirigida al Director del CEPS, en este caso al Señor M Sc. Julio Cruzado Quiroz, el cual se debe recepcionar en la mesa de partes del CEPS, posteriormente será la solicitud será enviada al Área de Idiomas y será revisada por la Ms Ing. Rosa Altamirano Medina. Además el alumno deberá adjuntar la copia de su DNI y una copia del carnet de estudiante de Posgrado de su respectiva facultad, asimismo deberá adjuntar una copia del Certificado de Ingles a nivel Intermedio. Examen de Suficiencia Prueba Escrita y Producción Oral: Para que el alumno pueda rendir este examen deberá presentar una solicitud simple dirigida a la Jefa(e) del Área de Idiomas del CEPS-UNI, adjuntando la copia de DNI y la copia del carnet de estudiante de Posgrado, asimismo deberá adjuntar una copia del Certificado de Ingles a nivel Intermedio.
El formato de esta solicitud se puede enviar al e-mail del alumno interesado, el cual se encuentra dentro de la carpeta Exámenes, exámenes de suficiencia, bajo el nombre de Formato solicitud para el examen de suficiencia.
IMPORTANTE: En ambas solicitudes se debe especificar la alumno, la facultad en la cual se encuentra cursando como los datos correspondientes del alumno maestrista apellidos y nombres, Número móvil o de domicilio para coordinaciones correspondientes).
especialización sus estudios, (Se especifica poder realizar
del así los las
- Programar un docente: El examen de suficiencia es designado a un docente especializado, el cual elabora el examen y prepara la entrevista con el alumno interesado. - Programar un horario: En el examen de suficiencia es necesario coordinar un horario específico con el alumno y el docente designado, el cual tiene que estar dentro de la disposición de ambos. - Confirmar el tipo de examen de suficiencia elegido: Es necesario contar con el numero móvil del alumno para poder confirmar el tipo de examen de suficiencia elegido, para no tener problemas futuros.
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Todos estos requisitos se deben de informar al alumno interesado, asimismo se deberá informar los costos correspondientes a este examen, los cuales se detallan a continuación:
EXAMEN DE SUFICIENCIA MODALIDADES EXAMEN DE SUFICIENCIA Por Traducción
COSTOS S/.150.00
Por Prueba Escrita y Producción Oral Constancia*
S/.150.00
**La constancia se cancelara siempre y cuando el alumno haya pagado y rendido el examen de suficiencia, además de haber aprobado con una nota mínima de 14.0. **Las notas de los alumnos que rindan este examen, serán publicadas en un plazo mínimo de 24 horas. 1.1.5
En caso del alumno de pregrado: 1.1.5.1 Caso del alumno de pregrado que desee llevar el curso de Idiomas nivel básico:
Para obtener el título de pregrado, aparte de terminar la carrera, los alumnos requieren del conocimiento de un idioma a nivel básico, es por ello que a algunos alumnos del pregrado se les puede ofrecer el llevar el curso de idiomas a nivel básico o básico acelerado. 1.1.5.2 Caso del alumno de pregrado que solicite un examen de competencia:
En el caso que el alumno de pregrado necesite con urgencia alguna constancia para obtener el título al finalizar la carrera, se le informa que puede rendir un examen de competencia a nivel básico, el cual tiene ciertos requisitos que se detallan a continuación: - Solicitar el examen por escrito: El examen de competencia solo se puede programar luego de haber enviado una solicitud de parte del alumno, en la cual debe adjuntar la copia de su DNI y la copia de su carnet de estudiante. - Programar un docente: El examen de competencia es designado a un docente especializado, el cual elabora el examen y prepara la entrevista con el alumno interesado. - Programar un horario: En el examen de competencia es necesario coordinar un horario específico con el alumno y el docente designado, el cual tiene que estar dentro de la disposición de ambos. Es necesario informarle al alumno los costos y la modalidad del examen de competencia, para ello se describe en un cuadro lo siguiente:
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EXAMEN DE COMPETENCIA MODALIDADES EXAMEN DE COSTOS COMPETENCIA Prueba escrita y producción oral
S/.100.00
Constancia*
S/.150.00
*La constancia se cancelara y emitirá siempre y cuando el alumno haya pagado y rendido el examen de suficiencia, además de haber aprobado con una nota mínima de 14.0. Las notas de los alumnos que rindan este examen, serán publicadas en un plazo mínimo de 24 horas.
*IMPORTANTE: Si el solicitante del examen de suficiencia o competencia es un docente de la UNI, los costos varían de la siguiente manera:
DESCRIPCIÓN
COSTO PREGRADO
COSTO POSGRADO
DERECHO DE EXAMEN
S/. 80
S/. 100
CONSTANCIA
S/. 100
S/. 100
TOTAL A PAGAR
S/. 180
S/.200
1.2.Caso del alumno que desee matricularse al siguiente nivel En este caso se deberá confirmar si el alumno aprobó el nivel anterior con la nota mínima de 14.0, si se confirma la nota mínima entonces se deberá corroborar si el alumno cancelo el curso por tres meses o si paga el curso de manera mensual, asimismo se debe corroborar si cuenta con alguna beca o descuento, como se señala en líneas posteriores: 1.2.1. Alumno que cancelo por tres meses:
1.2.1.1. 1er. Caso: Por ejemplo sea el alumno que cancela tres meses del Básico I al Básico III de Ingles los S/.300.00 correspondientes, se verifica si aprobó los niveles con una nota mínima de 14.0, es decir: Nota Básico I = 14.0
12
Solo así podrá matricularse al siguiente nivel, usando su mismo recibo o la copia de su recibo, la cual puede solicitar en caja con sus datos personales sin ningún costo. 1.2.1.2. 2do. Caso: Se toma como ejemplo al mismo alumno del caso anterior, el cual cancela del Básico I al Básico III los S/.300.00 correspondientes, y al momento de verificar sus notas se observa lo siguiente: Nota Básico I=13.0 En este caso al alumno se le informa que tiene dos opciones: - Rendir un examen de clasificación:
Este examen eliminara la nota que tiene y la sustituirá. El examen tiene un costo de S/.40.00 para alumnos del área de idiomas, se cancela de forma muy separada a lo que dicta el recibo. - Repetir el curso: El alumno podrá iniciar el curso desde el Básico I (en este caso) tomándose el pago del recibo ya cancelado. Entonces se tiene que el alumno estará matriculado de esta forma: Básico I, Básico I, Básico II. Es por ello que el alumno deberá cancelar aparte el Básico III. 1.2.1.3. 3er. Caso: Caso del alumno que tiene un recibo antiguo: En este caso se verificara la fecha de emisión del recibo. Si el alumno estudio con el sistema antiguo y dejo de estudiar hace más de 2 meses entonces deberá rendir un examen de clasificación, para evaluar si aun puede continuar con el siguiente nivel o si debe clasificar en un nivel anterior. Se detalla que el examen de clasificación tiene un costo de S/.40.00 nuevos soles, ya que el alumno es del área de idiomas. Si por algún motivo el alumno cancelo los tres meses y no asistió a ninguna clase, deberá enviar una solicitud a la Jefa(e) del Área de Idiomas, en la cual deberá pedir que el pago realizado se reserve para otro inicio de curso y haga valido el recibo emitido para matricularse a algún curso del área de idiomas.
1.2.2. Alumno que paga mensualmente:
Si el alumno paga mensualmente, solo se verifica el promedio final, el cual debe ser mayor a 14.0, para saber si puede matricularse al siguiente nivel, además de verificar si cancelo los niveles anteriores. Esto se hace usando el sistema, o consultándole el record de pagos del alumno a la Señorita Edith Campos. Si por algún motivo el alumno cancelo la mensualidad del nivel y no asistió a ninguna clase, deberá enviar una solicitud a la Jefa(e) del Área de Idiomas , en la cual deberá pedir que el pago realizado se reserve para otro inicio de curso y haga valido el recibo emitido para matricularse a algún curso del área de idiomas.
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1.2.3.
Caso del alumno con becas y/o descuentos:
El alumno que cuente con algún tipo de beca y/o descuento deberá presentar un cargo de la solicitud o facilitar sus datos para verificar en la base de datos de becas (el cual se encuentra en la segunda computadora, ubicada en el escritorio, con el nombre de ‘becas aceptadas’, si cuenta con este tipo de beca o descuento. Si los datos del alumno no se encuentran registrados en la base de datos, se deberá buscar el documento en físico y verificar los datos del alumno, además de cuánto debe cancelar por mes. En caso de no hallarse ningún documento verificatorio entonces se debe consultar al M Sc.Ing. Julio Cruzado, o en su defecto a la Srta. Edith Campos para verificar si el alumno esta becado.
1.3.Caso del alumno que desee cambio de horarios: Algunos alumnos desean cambiar el turno de las clases, en ese caso se debe informarle lo siguiente: -Si el alumno no llevo el curso: Se le debe informar que debe presentar una solicitud a la Jefa (e) del Área de Idiomas, solicitando que se le matricule en un curso nuevo, ya que no llevo el curso al cual se matriculo por diversos motivos (viaje, enfermedad, etc.…). -Si el alumno llevo el curso : Se considera que el alumno lleva el curso luego de haber asistido el 50% del total de las clases, entonces se le informa al alumno que se descontara el pago de su recibo (si es que cancelo por 3 meses o por mes).
1.4.Caso del alumno que desee trasladar sus pagos: Si el alumno solicita informes acerca de cómo trasladar sus pagos de un curso del Área de Idiomas a otro curso del Área de Idiomas o Computación, se le deberá comunicar que presente una solicitud a nombre del Director del CEPS-UNI, en este caso el M Sc. Ing. Julio Cruzado Quiroz, en la cual se especifica a que curso desea trasladar el pago realizado . 1.5.Caso de descuentos especiales y/o convenios para empresas e instituciones educativas: En el caso de alguna empresa o institución que solicite un descuento o convenio sea de forma presencial o por correo, deberá presentar una solicitud formal, adjuntando la lista de empleados o alumnos a los cuales beneficiaria el descuento o convenio. Es importante entregar estos documentos a la Jefa (e) del Área de Idiomas del CEPS – UNI, ya que ella se encargara de dictaminar si procede o no el requerimiento.
Después de revisar todos los casos se procederá a realizar la inscripción del alumno o en su defecto la preinscripción.
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2. MATRICULA 2.1.Matricula a Cursos, pago por exámenes de clasificación o suficiencia: Para la matricula a cursos, se verificaran los siguientes casos: 2.1.1. Caso del alumno nuevo (Pre y Posgrado):
Se rellenaran los siguientes campos: - Código de alumno: Este campo se rellenara siempre y cuando el alumno sea estudiante UNI y presente el carnet de estudiante. -Idioma: Se detallara el idioma al cual el estudiante se está matriculando. Por ejemplo Ingles. -Mes correspondiente : Se detalla el mes correspondiente del código de curso. Por ejemplo Diciembre. -Nivel: En esta parte se rellenara el nivel al cual pertenece el alumno, Por ejemplo Básico I. Si es el caso de ser un examen de clasificación, examen de competencia o examen de suficiencia, entonces se deberá anotar el nivel correspondiente, considerando la información anterior. - Horario: Se rellenara con el código del curso, por ejemplo INGB1-T1/Diciembre. En el caso de alumnos que van a rendir el examen de clasificación, examen de competencia o examen de suficiencia, este campo se rellenara de acuerdo al tipo de examen que el alumno elija. - Apellidos y Nombres: Se deberá escribir correctamente los apellidos y nombres del alumno. -Teléfono, Celular, Email : Estos datos deben estar correctamente escritos ya que al alumno se le contactara por cualquier medio para notificarle alguna suspensión, reprogramación, cambio, etc. -Pago y resto: Estas secciones son importantes ya que el alumno cancelara a caja el monto que se señale en pago, por ejemplo sea el caso de un alumno de Posgrado que separa su matrícula a un curso con S/.50.00 entonces en el resto se anotaran los S/.450.00 restantes los cuales el alumno cancelara el primer día de clases, a más tardar una semana después de iniciadas las clases. En el caso de los exámenes de clasificación, competencia o suficiencia, los alumnos deberán cancelar el monto total, entonces en pago se pondrá el costo total del examen, y en resto solo se escribirá 0. - Próximo pago: Se deberá anotar hasta cuando tiene fecha el alumno para cancelar. Luego se enviara al alumno a Caja CEPS UNI a que cancele el curso y regrese con la ficha de inscripción sellada y el recibo de pago emitidos por Caja CEPS UNI. - Después, se escribirá el número de recibo de pago, en la ficha de inscripción, asimismo se debe anotar en la parte de posterior el nombre de la señorita que atendió al alumno.
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- Por último, al alumno se le entregara el número de cuenta de la Editorial SBS o Mac Millan para que puedan cancelar los materiales (en el caso del curso de Inglés y Portugués)* *Se debe verificar la información anterior, por ejemplo en el caso de inglés los alumnos cambian de materiales en el Básico V, además se debe tomar en cuenta que los alumnos nuevos no deben adquirir el material si es que no se tiene el mínimo de alumnos en el grupo en el cual se matriculo.
IMPORTANTE: Si el alumno nuevo desea pagar por tres meses o realiza algún tipo de traslado, o cuenta con una beca se deberá especificar en la ficha de inscripción porque niveles está cancelando, si es un traslado, o cual es el tipo de beca con el que cuenta, por ejemplo: el alumno Juan Pérez cancela por el BIV, BV, BVI.
2.1.2. Caso del alumno que cancelo por tres meses:
Se le solicitara al alumno el original o la copia del recibo que valida el pago por tres meses, luego se rellenaran los campos mencionados anteriormente y antes de enviarlo a caja se verificara si no agoto el saldo de su recibo de pago, es decir si el pago de tres meses aun es válido ya que el alumno puede repetir algún nivel, por ejemplo Básico II, siendo considerado el recibo de esta forma: Básico I, Básico II, Básico II
Esto se debe anotar en la ficha de inscripción: El alumno repitió Básico II, entonces el pago es por Básico I, Básico II, Básico II.
En caso de tener dudas, se puede consultar a la Srta. Edith Campos para verificar el estado de pago del alumno. Luego se escribirá el número de recibo en la ficha de inscripción, para después enviar a caja CEPS UNI al alumno con la ficha de inscripción y el recibo de pago. Luego se recibe la ficha de inscripción con el sello de caja, y se anotara el nombre de la señorita que atendió en informes al alumno. Por último, al alumno se le entregara el número de cuenta de la Editorial SBS o Mac Millan para que puedan cancelar los materiales (en el caso del curso de Inglés y Portugués), esto se realizara siempre y cuando se logre * *Se debe verificar la información anterior, por ejemplo en el caso de inglés los alumnos cambian de materiales en el Básico V.
IMPORTANTE: TODO PAGO SE EFECTUARÁ EN CAJA CEPS UNI (1er. Piso). El personal de la Oficina del Área de Idiomas (sótano) deberá seguir estrictamente los pasos indicados; queda terminantemente PROHIBIDO aceptar encargo de pagos del usuario en la Oficina del Área de Idiomas.
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3. Pre-Inscripción Si el alumno no desea matricularse a ningún curso, sea por que el horario no le conviene, o desea matricularse después, entonces se anotaran los datos de este en el cuaderno de PreInscripción, tomándose todos los datos (Apellidos y Nombres, Numero Celular, Teléfono, E-Mail) además del horario en el cual se encuentra interesado.
II.
PROCEDIMIENTO PARA PROGRAMAR LOS EXÁMENES DE SUFICIENCIA – COMPETENCIA – CLASIFICACIÓN.
1. Exámenes de Suficiencia y Competencia: Los exámenes de Suficiencia y Competencia se programan siguiendo los siguientes pasos: Se le deberá brindar toda la información al alumno, asimismo se le indicara que debe cancelar S/.100.00 por derecho de examen, siguiendo los pasos descritos en líneas anteriores. Después se visualizaran dos casos: 1.1. Examen de Suficiencia Modalidad Traducción: -
La Facultad en la cual el alumno se encuentra estudiando la especialidad de la carrera elegida, deberá dejar la solicitud en la mesa de partes del CEPS. La facultad debe añadir los datos del alumno, tales como el número de celular, correo, etc. En caso de no incluir los datos se debe llamar a la Facultad para que informe de cómo ubicar al alumno y en que medio.
-
Al momento de recepcionar estos documentos, el Área de Idiomas deberá sellarlos con Recibido, escribiendo la fecha y la hora y deben ser firmados por la señorita de turno quien recibió los documentos.
-
Se le informa al alumno para que se apersone con la copia de su DNI y la copia de su carnet de estudiante de Posgrado (Este último documento solo se solicitara en caso de no encontrar al alumno en la página de la ORCE), además de cancelar el monto del examen (S/.150.00 nuevos soles o S/.100.00 nuevos soles si es docente UNI)
-
Se subrayara con resaltador el tipo de examen que el alumno rendirá, después se dejaran todos los documentos en la oficina de la Jefa encargada del Área de Idiomas, para la designación de docentes.
-
Una vez firmado y con un docente designado por la Jefa(e), se procederá a realizar la carta para el docente designado (este formato se ubica en la carpeta: Formatos Área de Idiomas- Cartas – Cartas para Suficiencia-Cartas nuevas), este documento luego de impreso se enviara a la oficina de la Jefa(e), para la firma correspondiente. Luego, se sacara una copia a la carta firmada y a la solicitud enviada por la Facultad
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con los documentos adjuntos (copia de DNI, copia de carnet de estudiante de Posgrado). Los originales se archivaran en el folder: Documentos Emitidos 2012pestaña Docentes. -
Después se le informara al docente designado que ha debe recoger una carta y una solicitud para un examen de suficiencia por traducción.
-
Al momento de llegar, el docente designado deberá firmar los cargos que se archivaron en el folder Documentos Emitidos 2012-pestaña Docentes, y deberá llevar las copias de los documentos necesarios para rendir el examen (la carta para el docente, la solicitud enviada por la facultad, la copia de DNI del alumno, la copia del carnet de Posgrado del alumno).
-
El docente deberá indicar que disponibilidad tiene para tomar el examen de suficiencia, luego se hacen coordinaciones con el alumno y el docente para concertar un día en común.
-
Se le debe informar al docente que durante el examen debe evitar conversaciones ajenas o indiferentes al examen de suficiencia, asimismo debe i nformarle al alumno que los resultados se publican después de 24 horas de rendir el examen. Además se debe aclarar que el docente debe ingresar al examen con vestimenta formal y ser puntual para evitar molestias o contratiempos.
-
La fecha programada del examen, se deberá tener listo el aula, los formatos para el docente (los cuales se encuentran en la carpeta Formatos Área de IdiomasExámenes-Exámenes Suficiencia-Formatos para Exámenes Suficiencia-Examen Suficiencia Traducción), además de verificarse la identidad del alumno, para evitar suplantaciones.
-
El docente deberá dejar una copia digital del examen, siendo este archivado en la carpeta Área de Idiomas-Exámenes-Exámenes de Suficiencia-Modelos de Exámenes.
-
Una vez terminado el examen, se le recordara al alumno que los resultados serán publicados en un plazo de 24 horas.
-
El acta de evaluación (ubicado en la carpeta Constancias de Notas-Constancias Ex. Suficiencia Curso- Se ubica la carpeta del año y la fecha, se guarda el archivo con el nombre del alumno y el tipo de prueba que rindió ej: CONSTANCIA DE EXAMEN DE SUFICIENCIA TRADUCCION RAMIREZ ARCELLES ROBERTO RUBEN.doc) será realizado bajo la supervisión del docente designado.
-
La constancia solo se emitirá siempre y cuando el alumno haya alcanzado la nota mínima de 14.0.
-
Una vez revisado el acta de evaluación, el docente designado deberá firmar en señal de conformidad. Si es que el alumno aprobó con la nota mínima de 14.0, se imprimirá la constancia.
-
El examen de suficiencia, el criterio de evaluación, el acta de evaluación y la constancia deben ser entregados a la Jefa (e) para que pueda revisarlos y firmar si esta todo conforme.
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-
Una vez revisado y firmado por la Jefa (e) del Área, se debe archivar el examen junto con el acta de evaluación, en el folder Exámenes de Suficiencia 2012.
1.2. Examen de Suficiencia - Competencia Modalidad Prueba Escrita y Producción Oral: -
El alumno deberá dejar la solicitud en recepción del Área de Idiomas junto a la copia de su DNI y la copia de su carnet de estudiante de Pregrado o Posgrado, sea el caso. Además de cancelar el monto por derecho de examen (S/.100 pregrado-S/.150 Posgrado o S/.80.00 Docentes UNI modalidad pregrado – S/.100.00 Docentes UNI modalidad Posgrado)
-
Al momento de recepcionar estos documentos, el Área de Idiomas deberá sellarlos con Recibido, escribiendo la fecha y la hora y deben ser firmados por la señorita de turno quien recibió los documentos.
-
Se subrayara con resaltador el tipo de examen que el alumno rendirá, después se dejaran todos los documentos en la oficina de la Jefa encargada del Área de Idiomas, para la designación de docentes.
-
Una vez firmado y con un docente designado por la Jefa(e), se procederá a realizar la carta para el docente designado (este formato se ubica en la carpeta: Formatos Área de Idiomas- Cartas – Cartas para Suficiencia-Cartas nuevas), este documento luego de impreso se enviara a la oficina de la Jefa(e), para la firma correspondiente.
-
Luego, se sacara una copia a la carta firmada y a la solicitud enviada por el alumno con los documentos adjuntos (copia de DNI, copia de carnet de estudiante de Pregrado). Los originales se archivaran en el folder: Documentos Emitidos 2012pestaña Docentes.
-
Después se le informara al docente designado que debe recoger una carta y una solicitud para un examen de competencia o suficiencia en la modalidad de prueba escrita y producción oral (Si es que el docente no puede acercarse, se le enviara un correo con la carta adjunta y los datos del alumno a quien le tomara la prueba).
-
Al momento de llegar, el docente designado deberá firmar los cargos que se archivaron en el folder Documentos Emitidos 2012-pestaña Docentes, y deberá llevar las copias de los documentos necesarios para rendir el examen (la carta para el docente, la solicitud enviada por el alumno, la copia de DNI del alumno, la copia del carnet de Pregrado del alumno).
-
El docente deberá indicar que disponibilidad tiene para tomar el examen de suficiencia, luego se hacen coordinaciones con el alumno y el docente para concertar un día en común.
-
Se le debe informar al docente que durante el examen debe evitar conversaciones ajenas o indiferentes al examen de suficiencia o competencia, asimismo debe informarle al alumno que los resultados se publican después de 24 horas de rendir el examen. Además se debe aclarar que el docente debe ingresar al examen con vestimenta formal y ser puntual para evitar molestias o contratiempos.
-
La fecha programada del examen, se deberá tener listo el aula, los formatos para el docente (los cuales se encuentran en la carpeta Formatos Área de Idiomas-
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Exámenes-Exámenes Suficiencia-Formatos para Exámenes Suficiencia-Examen Suficiencia Prueba Escrita y Producción Oral o en la carpeta Formatos para Exámenes Competencia), además de verificarse la identidad del alumno, para evitar suplantaciones. -
El docente deberá dejar una copia digital del examen, siendo este archivado en la carpeta Área de Idiomas-Exámenes-Exámenes de Suficiencia-Modelos de Exámenes.
-
Una vez terminado el examen, se le recordara al alumno que los resultados serán publicados en un mínimo de 24 horas.
-
El acta de evaluación (ubicado en la carpeta Constancias de Notas-Constancias Ex. Suficiencia Curso- Se ubica la carpeta del año y la fecha, se guarda el archivo con el nombre del alumno y el tipo de prueba que rindió ej: CONSTANCIA DE EXAMEN DE SUFICIENCIA PEPO-RAMIREZ ARCELLES ROBERTO RUBEN.doc) será realizado bajo la supervisión del docente designado.
-
La constancia solo se emitirá siempre y cuando el alumno haya alcanzado la nota mínima de 14.0.
-
Una vez revisado el acta de evaluación, el docente designado deberá firmar en señal de conformidad. Si es que el alumno aprobó con la nota mínima de 14.0, se imprimirá la constancia.
-
El examen de Competencia o Suficiencia Prueba Escrita y Producción Oral, el criterio de evaluación, el acta de evaluación y la constancia deben ser entregados a la Jefa (e) para que pueda revisarlos y firmar si esta todo conforme.
-
Una vez revisado y firmado por la Jefa (e) del Área, se debe archivar el examen junto con el acta de evaluación, en el folder Exámenes de Suficiencia 2012.
IMPORTANTE: Las programaciones y los resultados de los exámenes de suficiencia en sus dos modalidades y competencia, deben ser registrados en la siguiente ruta: Formatos Área de Idiomas, Exámenes, Archivo: Exámenes de suficiencia, programación exámenes suficiencia – competencia. Además se le debe informar al alumno que en caso de reprogramar el examen sin avisar con anticipación (máximo 3 días antes del examen) entonces se le cobrara por una segunda vez el examen de competencia o de suficiencia.
2. Exámenes de Clasificación: 2.1. Clasificación: -
El alumno deberá enviar un correo o llamar para programar el examen de
clasificación en el horario de 3:00 pm a 6:00 pm. -
El día del examen el alumno debe traer el recibo de pago, y deberá presentar su carne de estudiante junto al DNI.
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-
Debe dejar todas sus pertenencias e ingresar al aula solo con un lapicero, un lápiz y un borrador.
-
El examen dura entre 45 minutos y 1 hora.
-
Después el alumno deberá esperar 10 minutos a que se le entregue la respuesta y se le informe de los resultados y las programaciones de los inicios en el mes del nivel en el que clasifico.
-
El examen se debe archivar en el folder Exámenes de Clasificación 2012.
IMPORTANTE: Las programaciones y los resultados de los exámenes de clasificación deben ser registrados en la siguiente ruta: Formatos Área de Idiomas, Exámenes, Archivo: Exámenes de clasificación, en el archivo: Exa. Clasificación.
III.
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL REPROGRAMACIONES Y PUBLICIDAD.
DE
INICIOS
DE
GRUPOS,
1. CONTROL DE INICIOS DE GRUPOS 1.1. Creación de Códigos: Para crear códigos nuevos o códigos de los siguientes niveles, se debe tomar en cuenta la lista de pre inscripción la cual debe tener más de 14 alumnos interesados, para verificar que horarios les interesan a los alumnos, además se debe tener en cuenta la disponibilidad del aula y la disponibilidad de docentes. La disponibilidad del aula se verifica en la siguiente ruta: Formatos Área de Idiomas Programación – Archivo Programaciones 2012 – Pestaña Aula del mes. La disponibilidad de docentes se verifica en la siguiente ruta: Formatos Área de Idiomas- Docentes – Archivo Disponibilidad de docentes. Luego teniéndose los datos necesarios se crean los códigos nuevos, los cuales deben seguir el siguiente formato:
- Si es un curso nuevo
Deberá tener el siguiente formato: Si es el curso de Inglés Básico I entonces debe ser: INGB1-N1 En donde ING son las siglas de Ingles, B1 de básico I y N1 el turno noche 1. Se considera turno noche a los horarios de 8 a 10 pm. Se puede tomar también al horario de 6:30 a 10pm
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INGB1-N1 INGB1-T1 INGB1-M1 PORT1-T1 PORT1-S1 BASIA –N1 Etc.
Inglês básico 1 turno noche Inglês básico 1 turno tarde Inglês básico 1 turno mañana Português básico 1 turno tarde Português básico 1 turno mañana o tarde sábado. Inglês básico acelerado.
Una vez creado el código, se debe actualizar el archivo programaciones (Ruta Formatos Área de Idiomas- Programación - Archivo programaciones), incluyendo en la pestaña Inicios del mes el código recién creado el cual debe estar con el siguiente formato: INGB1-N1/Diciembre (por ejemplo), especificando la fecha de inicio y fecha de fin, el aula y el docente que llevara el curso. Se debe actualizar también la pestaña aulas, incluyendo al nuevo curso y el archivo disponibilidad de docentes.
- Si es un curso antiguo
Si el curso es un básico 2 o un intermedio 5, el nuevo código deberá tener el siguiente formato: INGB2-N1 En donde ING son las siglas de inglés, B2 de básico 2 y N1 del turno noche 1. Entonces se tiene que los códigos no cambian solo cambia el número del nivel, es por ello que se tiene: INGI5-S1 Inglês Intermédio 5 INGI6-S1 Inglês Intermédio 6 INGB3-T1 Ingles Básico 3 Etc. También se debe especificar la fecha de inicio y la fecha de fin del curso, el aula, profesor, código del mes.
1.1.1. Designación de docentes:
Una vez creado el código nuevo se deberá especificar el docente que llevara el curso. Para esto la Jefa (e) del Área de Idiomas debe tener el listado de docentes, la lista de disponibilidad de docentes actualizada y la programación correspondiente. Después de revisar estos documentos procederá a realizar la designación de docentes. En el caso de Ingles se debe tener en cuenta que: -
Un docente puede llevar un curso del nivel Básico I al nivel Básico IV, después se deberá realizar el cambio de docente. Esto también se aplica en los cursos de básico acelerado. El nivel intermedio tendrá la misma modificación siendo el curso programado para un solo docente del intermedio I al IV, realizándose el cambio en el Intermedio V al VIII. Lo mismo sucederá en el nivel avanzado.
-
Se debe revisar la carga de los docentes, es decir el archivo disponibilidad de docentes, para repartir la carga horaria de forma equitativa.
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En el caso de Portugués y Francés: -
El nivel básico es llevado por un solo docente, el cambio se realiza para el nivel intermedio, siendo programado para otro docente; lo mismo para el nivel avanzado.
-
Se debe revisar la carga de los docentes, es decir el archivo disponibilidad de docentes, para repartir la carga horaria de forma equitativa.
Si por algún motivo ningún docente se encuentra disponible entonces se deberá indicar con FP la ausencia de docentes.
1.1.2. Designación de aulas:
La designación de aulas se realizara tomando en cuenta la pestaña Aula del mes del archivo programación de aulas y control de grupos 2012. Si no existiera algún aula disponible se deberá indicar con FA.
1.1.3. Control fin de curso:
Luego de tener los datos del curso, se debe establecer la fecha de término del c urso, el cual se calcula según lo siguiente: -
Inglés: 32 horas de enseñanza por cada nivel. Francés y portugués: 24 horas de enseñanza por cada nivel. Maestría: 108 horas de enseñanza. Si se tiene un solo horario por ejemplo Do de 2 a 8 pm o Sab de 2 a 8 pm, entonces se tendrán 6 horas de enseñanza por semana, o sea 24 horas por mes. Si se tiene el horario de Sab y Dom de 8 a 2pm o lu-mi-vi de 6 a 9pm entonces se tienen 12 horas de enseñanza por semana o sea 48 horas por mes.
De esta forma se podrá obtener la fecha aproximada de cuando terminara un curso.
1.1.4. Control de inicios de grupos
Para realizar el control de grupos se debe verificar en el sistema CEPS la cantidad de alumnos matriculados que se tienen, se debe anotar cuantos pagantes y becados existen. Estos detalles se visualizan siguiendo los siguientes pasos: - Doble click en sistema CEPS, - Ingresar usuario: consulta, contraseña: consulta - Se ubicara el ciclo del curso, para ello se hace click en ciclo, como ejemplo 2012-12 perteneciente a diciembre 2012, luego click en aceptar y salir.
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- Click en Control - Se abrirá un recuadro entonces se deberá hacer click en la parte el recuadro de la parte izquierda, para ubicar el curso buscado. - Una vez ubicado el curso se da click en verificación. - Se visualiza la cantidad de alumnos matriculados y el pago que realizo cada alumno aparte de observar el número de recibo que cancelo. - La cantidad de alumnos pagantes y becados se debe anotar en el archivo programación de aulas y control de grupos 2012, en la columna correspondiente dependiendo del tipo de alumno sea pagante o becado.
IMPORTANTE: En la columna cantidad solo debe ir el número de alumnos pagantes, los alumnos becados tienen otra columna especial, así como los preinscritos y los oyentes. El total será una suma entre cantidad y becados. Luego de realizar estos pasos se tienen los siguientes casos: a. Inicios de grupos: a.a. Alumnos nuevos: -
Un grupo solo iniciara si tiene 14 alumnos pagantes.
-
No se consideran a los becados, a no ser que una cantidad de ellos pueda equivaler a lo que paga un alumno pagante. Por ejemplo dos becados que cancelan 35 soles por mes, equivalen a un alumno pagante que cancela 70 por mes.
-
Se debe imprimir la lista de verificación del sistema CEPS.
-
Se llamaran a todos los alumnos de la lista.
-
Se les informara el inicio del curso, mínimo con dos días de anticipación, máximo con un día. Se debe anotar todos los detalles al momento de realizar la llamada, si el alumno desea o no llevar el curso.
-
En caso de no responder el alumno se le debe enviar un mensaje de texto a celular o un correo para que pueda informarse del inicio del curso.
-
Luego se debe archivar el documento de la lista de verificación en el folder “Llamadas a usuarios para los inicios”.
a.b. Alumnos antiguos o que llevan al curso: -
Se verifica que el grupo cuente con la cantidad mínima de alumnos, luego se verifica que alumno aprobó el nivel anterior del curso, este paso se verifica con el acta de notas del docente del curso.
-
Se imprime la lista de verificación del sistema CEPS del curso del nivel anterior.
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-
En la lista se anota el promedio del alumno, para evitar confusiones.
-
Se invita a los alumnos que aprobaron con la nota mínima de 14.0 a matricularse al siguiente nivel del curso. A los que desaprobaron se les invita a reiniciar al curso en el nivel anterior, informándoles los horarios disponibles y las fechas de inicio.
-
En caso de presentar inconvenientes para el alumno respecto a la matricula en un nivel anterior o posterior del curso, ya sea por el horario o la fecha de inicio, se le indicara a este que envié una solicitud a nombre de la Jefa (e) para que pueda postergar su matrícula.
-
Luego se debe archivar el documento de la lista de verificación en el folder “Llamadas a usuarios para los inicios”.
1.2. Control de Grupos: Luego de tener los códigos creados, se debe realizar lo siguiente: - Ir a la siguiente ruta:Formatos Área de Idiomas-Programaciones 2012 – Archivo Programación de Aulas y control de grupos 2012. - Este archivo se actualiza, entonces se tiene por ejemplo:
PROGRAMACIÓN DE DICIEMBRE 2012 INGLÉS
BASICO I
HORARIO LU-MIVI LU-MIVI LU-MIVI SA-DO SA-DO
08:30 – 10:30 18:00 20:00 20:00 22:00 13:0016:00 9:0013:00
INICIO
AULA PROFESOR
CÓDIGO / MES
TERMINO
05/12/2012
503
Margot Solis
INGB1-M1/DICIEMBRE
14/01/2013
17/12/2012
502
Lady Ligas
INGB1-T2/DICIEMBRE
18/01/2013
17/12/2012
FA
FP
INGB1-M2/DICIEMBRE
18/01/2013
15/12/2012
FA
FP
INGB1-S2/DICIEMBRE
12/01/2013
15/12/2012
Aula comp
FP
INGB1-S1/DICIEMBRE
06/01/2013
En este archivo se visualizara el idioma, el horario, la fecha de inicio, el aula, el docente designado, el código y el mes correspondiente al código, la fecha de término, la cantidad de alumnos matriculados, la cantidad de pre inscritos, la cantidad de alumnos oyentes y la cantidad total de alumnos, además de la columna de observaciones. CANTIDAD
BECADOS
PRE INSCRITOS
OYENTES
TOTAL
14 8 0 0 2
2 0
0 2
1
16 8
0 0
0
0 2
25
Estas columnas nos ayudan a controlar a los grupos es por ello que siempre se deben actualizar, para ello tendremos que verificar cuantos alumnos matri culados existen por cada curso. Para realizar la verificación se siguen los siguientes pasos: - Abrir el sistema CEPS - Ubicar el ciclo respectivo, en nuestro caso 2012-12 - Ubicar el curso respectivo, dar click en verificación para visualizar la lista de pagantes. - Luego se ubican a los alumnos que cancelaron el monto total, la cantidad de alumnos becados, etc. - Los datos se rellenan en el archivo “ Programación de aulas y control de grupos” para de esta forma controlar a los grupos que inician.
*IMPORTANTE: Se debe actualizar siempre las columnas de cantidad, becados, pre inscritos, oyentes del archivo “Programación de aulas y control de grupos”.
2. REPROGRAMACIONES Las reprogramaciones se realizan en los siguientes casos:
2.1. Cantidad de alumnos menor al mínimo - Si la cantidad de alumnos es menor al mínimo (14 alumnos en el caso de inglés, 12 en el caso de francés y portugués y 10 en el caso de Maestría) entonces se debe de reprogramar el curso, esto dependerá de cuantos alumnos faltan. Por ejemplo: Si solo faltan 2 alumnos entonces se debe reprogramar el curso en 2 o 3 días, esperando que se cubran las vacantes. De no ser así se vuelve a reprogramar el curso. - La reprogramación se debe realizar modificando la fecha de inicio y fin del curso, en el archivo “Programación de aulas y control de grupos” . - Después se imprime la lista de verificación del sistema CEPS, la cual debe ser correspondiente al curso que se está reprogramando. - Una vez impresa la lista se procede a llamar a todos los alumnos para informarles la fecha de reprogramación, también se debe informar al docente designado la reprogramación del curso. - En caso de presentarse molestias se le brindara al alumno una solución inmediata, tales como los horarios donde el curso va a iniciar o una cita con la Jefa (e) del Área de Idiomas. -Se debe anotar en la lista de verificación la hora de llamada y si el alumno contesto o no, así como si se le envió un sms o un e-mail. - Luego se debe archivar el documento de la lista de verificación en el folder “Llamadas a usuarios para los inicios”.
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2.2. Alumnos faltantes. El curso también se reprograma si es que la mayoría de alumnos no asiste a clase, es por ello que se debe verificar cuantos alumnos asisten a clase, de acuerdo a lo que se dicte en la lista de asistencia de alumnos del docente. Para ello también se reprogramara el curso hasta un nuevo aviso, similarmente al caso anterior se llamaran a los alumnos y se les indicara el motivo de la reprogramación, posteriormente se archivara la lista de verificación en el folder “Llamadas a usuarios para los inicios”.
2.3. Exámenes de Suficiencia y Competencia. Las reprogramaciones de los exámenes de suficiencia y competencia se deben realizar con un plazo máximo de 3 días. El alumno debe comunicarse con el Área de Idiomas e indicar para cuando estaría disponible. El Área de Idiomas debe informar al docente designado la reprogramación. Después se debe realizar una coordinación en la cual el alumno y el docente coincidan tanto en horario como en el día programado. En caso de que el alumno no informe al Área de Idiomas con anticipación la reprogramación del examen y falte el día programado, entonces se procederá a informar al alumno que debe cancelar por segunda vez el examen de suficiencia o competencia. El pago del docente por concepto de examen de suficiencia o competencia será realizado dos veces.
3. PUBLICIDAD La publicidad se realiza de forma rotativa, es decir, un día en la mañana y un día en la tarde, siendo realizado como se indica en la siguiente tabla: Fecha Turno Mañana 1
Lunes
Turno Mañana 2
12:00-1:00 Pabellón Central
Turno Tarde 1 Turno Tarde 2
Martes
Miércoles
Jueves 11:00-12:00 Comedor y Pabellón Central
Viernes
Sábado
2:00 – 3:00 Megaplaza 2:00-3:00 Pabellón Central 2:00-3:00 Pabellón Central y Comedor
2:00-3:00 Royal Plaza
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En los cuales se considera: Turno Mañana1: Sara Turno Mañana2: Vanessa Turno Tarde 1: Elizabeth Turno Tarde 2: Rosa * Nota: Solo se realizara La publicidad en otros lugares ajenos a La UNI cuando se realicen campañas. Los gastos de viáticos correrán por cuenta de la Jefa (e) del Área de Idiomas o del Jefe de Logística. - La publicidad debe realizarse de forma amena, tratando de captar al mayor publico posible. - Se debe tener en cuenta que los resultados de una buena publicidad se ven reflejados en la cantidad de alumnos que se inscriben a un curso. -
IV.
La publicidad vía la página web del ceps, se realiza enviando la información actualizada a la señorita Mónica.
Procedimientos con los Docentes
1. CONVOCATORIA DE DOCENTES - La convocatoria de docentes se realiza vía la página web Computrabajo, se detalla lo siguiente: Usuario Contraseña
: :
ceps eng1
Se debe de indicar que tipo de docentes se requieren y la dirección del mail a la cual deben enviar los CVs (
[email protected]) - Una vez que se tenga una lista de docentes aptos, se realiza un filtro que generalmente es designado de parte de la Jefa (e) del Área de Idiomas a un docente antiguo del Área de Idiomas (por ejemplo la Miss Margot Solis). A este docente designado se le tiene que enviar una carpeta al correo con todos los CVs de la convocatoria. - La docente designada luego de evaluar la convocatoria y realizar el filtro, procede a enviar la lista de docentes que cumplieron los requisitos. Entonces se debe coordinar con la docente designada y la Jefa (e) del Área de Idiomas el día y la hora de la entrevista de los docentes convocados. Además se debe tener como dato que tema va a tener cada docente convocado, ya que los docentes convocados deben presentar una clase maestra en la entrevista. - Luego de tener los datos de la fecha y la hora para la entrevista, se procede a llamar a los docentes convocados y a enviarles un correo especificando la fecha y la hora, el tema de la clase maestra, la vestimenta formal, la dirección y los teléfonos del Área de Idiomas, además se enviara adjunto el archivo “Pautas clase maestra”
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que se encuentra en la carpeta: Formatos Área de Idiomas-Docentes- Selección de Docentes. -Se informara al Jefe de Logística y a la Señorita Maribel (Encargada de los salones de cómputo) para que nos indiquen que salón está disponible para el día de la entrevista. Este salón debe contar con un proyector y una pizarra acrílica, es entonces que se separara el salón en el horario indicado para la entrevista. - Después llegado el día de la entrevista, se debe confirmar la asistencia de los docentes horas antes de la entrevista, en caso de no asistir el docente convocado se deberá informar a la docente designada y a la jefa (e) del Área de Idiomas. - Luego se debe tener listo el cv impreso del docente junto con la ficha de evaluación de la clase maestra (Ruta Formatos Área de Idiomas-DocentesSelección-Archivo Ficha evaluación Clase maestra). Se le entregara el documento a la jefa (e) del Área de Idiomas y la docente designada. En caso de participar más docentes se debe imprimir más fichas de evaluación de la clase maestra.
- Luego de la entrevista, se procede a verificar que todas las fichas de evaluación clase maestra estén correctamente llenadas, luego se realizara un acta donde se especificara la hora y fecha de la reunión, los docentes que se convocaron, y si algún docente se selecciono para el dictado de clases de idiomas. - El acta de evaluación a docentes se encuentra en la siguiente ruta: Formatos Área de Idiomas-Actas de notas – se ubica el idioma – se ubica el nivel – y la fecha correspondiente. - Se imprime el documento, haciéndolo llegar a la docente designada para la entrevista, la cual debe firmar. Los participantes también deben firmar. Luego el documento se debe entregar a la Jefa del Área de Idiomas, junto a los cvs impresos y la ficha de evaluación de clase maestra, para su revisión. - Una vez firmado el documento por la Jefa (e) del Área de idiomas, se debe archivar este en el folder Documentos Emitidos 2012-pestaña Docentes. NOTA: Se debe tener en cuenta al nuevo docente seleccionado para las programaciones posteriores que se presente.
2. PROGRAMACION DE DOCENTES Para programar a un docente en un curso se le informara a la Jefa(e) del Área de Idiomas para que programe a un docente en un curso, de acuerdo a la carga horaria y a la disponibilidad que presente el docente. Luego se confirmara vía e-mail y teléfono con el docente respecto al curso en el cual fue programado.
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3. ACTUALIZACION DEL FOLDER El folder de los docentes se actualizara con la lista del grupo al cual ha sido programado. Para imprimir la lista de asistencia se deben seguir los siguientes pasos: - Ir al sistema ceps - Buscar el grupo del docente designado. - Dar clicka asistencia - Imprimir la lista. - Dejar la lista en el folder del docente. Luego se revisaran las listas de los docentes diariamente, si se nota que el docente incluyo a un alumno en la lista y este no se encontraba originalmente en la lista impresa entonces se revisara en el sistema para corroborar que el alumno se encuentre matriculado correctamente, en caso contrario se tratara de ubicar al alumno mediante el docente para que regularice su matrícula. Adicional a la lista de asistencia de alumnos, se debe dejar la asistencia del docente, en el cual el docente debe anotar el tema que avanza por clase y la hora de inicio y final de la clase. Este documento se halla en el folder formatos área de idiomas, se le sacara una copia al modelo y se dejara en el folder del docente.
4. ENTREGA DE ACTAS DE NOTAS Para este procedimiento es necesario seguir los siguientes pasos: -
Se debe corroborar la fecha de término del curso y que se cumplan las horas de enseñanza señaladas en los afiches de publicidad (Ingles 32 horas, francés y portugués 24 horas).
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Se le enviara al docente vía correo el formato de actas de notas (que se encuentra en la siguiente ruta: Formatos Área de Idiomas-Docentes-Actas de Notas-Formato Acta de Notas), además de enviarle la lista de alumnos del curso.
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Se le informara al docente que debe entregar las actas de notas tanto en físico como vía e-mail, en un plazo máximo de 3 días. De no realizar la entrega del acta de notas se realizara un descuento de S/.50.00 nuevos soles.
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Al momento de entregar el acta de notas en físico, se debe verificar que todo este correcto, si no se realizaran las modificaciones correspondientes.
-
El docente debe entregar el acta de notas con la firma correspondiente, adjuntando la lista de asistencia de los alumnos y la asistencia docente.
-
Se procede a archivar los documentos en el folder Actas de notas, dependiendo del nivel en el que se encuentre.
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-
Ingresar las actas de notas de los docentes a la siguiente ruta: Formatos Área de Idiomas-Certificaciones-Listas nuevas entrega de constancias y certificadosEscoger el idioma-El año-El nivel.
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Se ubica la pestaña del nivel correspondiente, solo se debe ingresar los apellidos y nombres del alumno, sin usar espacios ni comas ni tildes, además se deberá ingresar la nota del alumno.
-
Se notara que en algunos casos el nombre se tiñe de un color azul y de un color rojo esto se debe a lo siguiente:
Se tiñe de color rojo: Cuando el alumno cuenta con una nota anterior en el mismo nivel. Es por ello que se verifica si el alumno repitió, abandono el curso o decidió reiniciar el curso.
Es importante averiguar esto ya que un alumno no debe tener dos notas en un mismo nivel, esto genera problemas futuros al momento de generar constancias o certificados. Es por ello que generalmente se tiende a eliminar la nota anterior y se deja la nota actual del alumno.
Se tiñe de color azul: Cuando el alumno no cuente con ninguna nota en ese nivel. También se observara que las notas no mayores a 14 se tiñen de rojo, esto es a que la nota mínima es de 14.0.
5. REUNIONES DE COORDINACION - CLASE MAESTRA - CON EDITORIALES - FECHAS FESTIVAS. 5.1. Reuniones de Coordinación: Las reuniones de coordinación son especiales, es por ello que se cuenta con un folder en el cual los docentes designados se encargan de anotar los puntos tomados en cuenta en la reunión. Para programar una reunión de coordinación, la jefa (e) del Área de Idiomas debe informar anticipadamente la fecha, la hora y la agenda que se tomara en cuenta en
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la reunión de coordinación, además, debe informar acerca de los docentes designados para la reunión. Con estos datos se realizan los siguientes pasos: -
Se informara a los docentes designados la fecha, hora y agenda de la reunión de coordinación.
-
Se separara un aula anticipadamente (preferible con computadoras) en el cual se reunirán los docentes.
-
Se tendrán listos los materiales que se necesitaran en la reunión, tales como libros, apuntes, etc.
-
Se actualizara la agenda del folder de Coordinación Académica, en el cual se deben incluir los datos anteriormente mencionados. El archivo de la agenda se encuentra en la siguiente ruta: Formatos Área de Idiomas-Agenda.
-
El día en el cual se realice la coordinación se debe tener todo listo, para evitar contratiempos.
-
Los docentes designados deben rellenar el formato de Coordinación actualizado, además de anotar las conclusiones a las cuales llegaron.
5.2. Reuniones para la clase maestra de docentes nuevos. Se revisaran los pasos detallados en convocatoria de docentes.
5.3. Reuniones con editoriales. Las editoriales generalmente organizan reuniones con los docentes y con la Jefa de Área. Las reuniones con los docentes se realizan para enseñarles a manejar accesos online o brindarles soporte. Es por ello que la Jefa del Área de idiomas debe dispones de la mayoría de docentes si se requiere algún tipo de enseñanza de nueva metodología. En el caso de reuniones administrativas, la Jefa del Área podrá designar a un docente para que pueda acompañarlo en la reunión con la editorial. Para las reuniones con la editorial, se seguirán los mismos pasos que las reuniones de coordinación.
5.4. Reuniones en fechas festivas. Para realizar reuniones en fechas festivas, se realizara previa coordinación con la Jefa del Área de idiomas, un aviso de la fecha y horario adecuados para los docentes, vía e-mail y teléfono.
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V.
Procedimiento elaboración y entregas de constancias y certificaciones.
1. PROCEDIMIENTO CERTIFICACIONES:
ELABORACION
DE
CONSTANCIAS
Y
1.1. Constancias y Certificaciones de un curso: 1.1.1. Constancias de un curso:
Para elaborar las constancias y certificaciones de cursos en el área de idiomas, se deben seguir detalladamente estos pasos: - Se verificara que el nivel de termino sea el correcto, si es ingles que el nivel sea básico 7, si es francés que el nivel sea básico 6 y si es portugués que el nivel sea básico 4. -
Ingresar las actas de notas de los docentes a la siguiente ruta: Formatos Área de Idiomas-Certificaciones-Listas nuevas entrega de constancias y certificadosEscoger el idioma-El año-El nivel.
-
Solo se debe ingresar los apellidos y nombres del alumno, sin usar espacios ni comas ni tildes, además se deberá ingresar la nota del alumno.
-
En la pestaña promedios se debe copiar y pegar la lista del ultimo básico que termino, por ejemplo la lista del básico 7 de inglés se pegara a la pestaña promedios (solo se deben pegar los valores como se indica en la figura). Para pegar solo los valores se da click derecho, click en pegado especial, se selecciona valores y aceptar.
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-
Esto se realiza debido a que la pestaña promedios cuenta con un formato especial, si los apellidos y nombres del alumno se repiten entonces se tiñe de rojo, de lo contrario se tiñe de azul. Similarmente sucede con las notas.
-
Las notas se obtienen de una formula, la cual solo extrae el promedio de cada nivel, siendo redondeado con un solo decimal. La nota promedio también se obtiene de una formula. No se encuentra redondeado de un decimal debido a que es necesario visualizar la nota promedio.
-
Además se observa lo siguiente:
-
Las fechas de inicio y fin también se obtienen de una formula. La fórmula solo se copia y pega y se tienen automáticamente todos los datos.
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En caso de no obtener todos los datos se debe verificar que el alumno haya asistido a todas sus clases, o en tal caso que haya rendido un examen de clasificación.
-
Se verifica también que los datos del alumno estén escritos de forma igual en todos los niveles ya que si los datos del alumno están incompletos en un nivel
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entonces la formulara no podrá extraer las notas del alumno o las fechas de inicio y fin. -
Luego para elaborar la constancia se debe ir a la siguiente ruta: Formatos Área de Idiomas – Constancias – Se ubica el idioma – el nivel – la fecha (si no existe se crea una nueva carpeta) – el mes – y se crea un nuevo grupo de constancias en el cual el nombre del archivo debe ser del grupo por ejemplo: CERTIFICADO DE NOTAS PARA CURSO INGLÉS BÁSICO ACELERADO GRUPO MILAGROS RODRIGUEZ 28-12-2012.docx
-
Se proceden a ingresar las notas de acuerdo a lo que se tiene en el Excel, luego se debe de guardar el archivo cuidadosamente.
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Después de pasar todas las notas del grupo, se debe imprimir en hoja membretada todas las constancias.
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Se dejara las constancias junto al acta de notas del último nivel, en la oficina de Jefatura, para las firmas correspondientes, luego de obtener las firmas de la Jefatura, se deberán dejar las Constancias con la Srta. Edith Campos para que sean firmadas por el Director del CEPS.
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Luego de firmadas las constancias se debe ingresar un ok a la base de datos que se tiene para extraer las notas, además se debe archivar el documento en el sobre correspondiente para evitar que se extravié.
IMPORTANTE: No se emitirán constancias las cuales no tengan todas las notas de todos los básicos completos, es por ello que se rellenara con FC (Falta constancia) y FC (Falta certificado) los casilleros del archivo Entrega constancias y certificados ingles básico.
1.1.2. Certificaciones de un curso:
Para elaborar las certificaciones, se debe enviar una lista a la señorita Edith Campos, la cual se encuentra en la siguiente ruta: Formato Área de Idiomas –
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Certificaciones – Para Edith –Lista de alumnos para certificados (se debe especificar la fecha en la cual se le hace entrega de esta lista). En este archivo se rellenaran los campos de la siguiente manera: - Nivel: Se especificara el nivel el cual culmino el alumno - Apellidos y Nombres: Se deben especificar los datos de los alumnos - Nota promedio: La nota final, resultado del promedio de las notas de todos los niveles. - Profesor de curso: El ultimo profesor del último nivel que curso el alumno. - Código de curso: El ultimo código del último nivel que curso el alumno. - Fecha de inicio: La fecha en la cual inicio las clases en el Área de idiomas el alumno. - Fecha Fin: La fecha en la cual culmino el alumno el curso. - Número de horas: El total de horas que curso el alumno (por ejemplo si el nivel es básico del sistema nuevo, el total de horas es de 224) Después, cuando ya se emitan los certificados (los cuales toman como mínimo dos semanas) se deberá rellenar con ok la columna de certificaciones del archivo Entrega Cons. Cert. Luego se tiene que archivar el documento en el sobre correspondiente.
NOTA: En el archivo “Entrega Cons. Cert.xxxx” se visualizaran algunos casilleros con lo siguiente: “OK/SEGÚN LISTA ANT” lo cual quiere decir que según la lista antigua el documento estaba listo, sin embargo no se podría especificar si se entregó o no el documento.
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“OK/OK” que quiere decir que existen dos copias del documento (documentos por duplicado). “ENTREGADO/OK” que quiere decir que existe una copia del documento pero que una copia fue entregada al alumno. “ENTREGADO” que quiere decir que el documento se entregó y no existe ninguna copia. “FC” que significa Falta Certificado o Constancia.
1.2. Constancias y Actas de notas Exámenes de suficiencia y competencia: Para elaborar las constancias de los exámenes de suficiencia y competencia se debe elaborar primero el acta de evaluación y se debe tener a la mano el examen en físico.
1.2.1. Actas de Notas Exámenes Suficiencia y Competencia:
El formato de las constancias y el acta de notas se encuentran en la siguiente ruta: Formatos Área de Idiomas – Constancias Ex Suf – Maestría Curso – se elige el formato correspondiente.
1.2.1.1. Actas de Notas Examen Suficiencia modalidad Traducción Se observa que el Acta de notas y el examen en físico presentan notas en el siguiente formato:
Examen Suficiencia Traducción: Idioma-Español Español-Idioma Producción Oral Promedio
Nota 1 / 35 Nota 1 / 35 Nota 1 / 30 Nota 1 / 100
Nota 2 / 20 Nota 2 / 20 Nota 2 / 20 Nota 2 / 20
En general la “Nota 1” es una nota especial que se encuentra en la base 35, 30 o 100 dependiendo el caso y la “Nota 2” se encuentra en la base 20. Lo primero que se realiza es obtener las notas de la prueba de traducción de Idioma-Español, Español-Idioma y la producción oral, la fórmula para obtener la nota en base 20 es el siguiente:
Nota 1 * 20/La base en la que se encuentra la “Nota 1” (35 o 30)=Nota 2 en base 20
Se debe multiplicar la “Nota 1” por 20 y dividir el resultado entre la base en la que se encuentra la “Nota 1” (35 para las pruebas de Idioma – Español, Español – Idioma y 30 para la Producción Oral).
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Este resultado nos brindara la “Nota 2” en base 20.
El promedio debe hallarse de la siguiente forma: En la columna donde se hallan las notas en base 30 y 35, se notara que el promedio esta en base 100, para hallar este promedio se debe pasar las notas de las pruebas Idioma – Español, Español – Idioma y Producción Oral, a la base 100. Entonces:
Nota 1* 100 / La base en la que se encuentra la “Nota 1” (35 o 30) = Nota 1 en base 100
Estas notas deben anotarse en un papel aparte. Luego se deben sumar y dividir entre 3. Entonces tendremos la “Nota 1” del promedio en base 100. Luego la “Nota 1” del promedio se debe cambiar a la base 20, realizándose lo siguiente: Nota 1 (del promedio) * 20 / 100 = Nota 2 (del promedio) Si se quiere comprobar, se tiene que sumar la “Nota 2” de las pruebas de traducción y producción oral, se dividen entre 3 y este debe ser igual al resultado de la “Nota 2” del promedio. Por ejemplo: Un alumno rindió un examen de suficiencia por modalidad traducción, sus notas fueron las siguientes: Examen de Traducción: Inglés – Español 34 Español – Inglés 30 Producción Oral 25 En el acta de notas se debe poner: Inglés – Español 34 / 35 Español – Inglés 30 / 35 Producción Oral 25 / 30 Promedio Nota 1 / 100
Nota 2 / 20 Nota 2 / 20 Nota 2 / 20 Nota 2 / 20
Hallando las notas 2: “Nota 2” de Inglés – Español: 34 * 20 / 35 = 19.43 “Nota 2” de Español – Inglés: 30*20 / 35 = 17.14 “Nota 2” de Producción Oral: 25 * 20 / 30 = 16.67 Entonces se tiene: Inglés – Español Español – Inglés Producción Oral Promedio
34 / 35 30 / 35 25 / 30 Nota 1 / 100
19.43 / 20 17.14 / 20 16.67 / 20 Nota 2 / 20
Ahora se halla la “Nota 1” del Promedio: Nota en base 100 de Inglés – Español: 34 * 100 / 35 = 97.14 Nota en base 100 de Español – Inglés: 30*100 / 35 = 85.71
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Nota en base 100 de Producción Oral: 25 * 100 / 30 = 83.33 Entonces “Nota 1” del promedio es: (97.14 + 85.71 + 83.33) / 3 “Nota 1” del promedio=88.73
Lo cual se reemplaza: Inglés – Español Español – Inglés Producción Oral Promedio
34 / 35 30 / 35 25 / 30 88.73 / 100
19.43 / 20 17.14 / 20 16.67 / 20 Nota 2 / 20
Después se halla la “Nota 2” del Promedio: “Nota 2” del Promedio= 88.73*20/100 “Nota 2” del Promedio= 17.75 Es así que se llega a los siguientes resultados: Inglés – Español 34 / 35 19.43 / 20 Español – Inglés 30 / 35 17.14 / 20 Producción Oral 25 / 30 16.67 / 20 Promedio 88.73 / 100 17.75 / 20 Por último para comprobar se realiza la siguiente operación: Promedio de las notas de Prueba de Traducción y Producción Oral: (19.43 + 17.14 + 16.67) / 3 = 17.75
1.2.1.2. Acta de Notas Exámenes Suficiencia modalidad Prueba Escrita y Producción Oral y Competencia:
Se observa que el Acta de notas y el examen en físico presentan notas en el siguiente formato: Examen Suficiencia Prueba Escrita y Producción Oral o Competencia: Prueba Escrita Producción Oral Promedio
Nota 1 / 80 Nota 1 / 20 Nota 1 / 100
Nota 2 / 20 Nota 2 / 20 Nota 2 / 20
En general la “Nota 1” es una nota espec ial que se encuentra en la base 80, 20 o 100 dependiendo el caso y la “Nota 2” se encuentra en la base 20. Lo primero que se realiza es obtener las notas de prueba escrita y producción oral, la fórmula para obtener la nota en base 20 es el siguiente:
Nota 1 * 20/La base en la que se encuentra la “Nota 1” (80)=Nota 2 en base 20
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Se debe multiplicar la “Nota 1” por 20 y dividir el resultado entre la base en la que se encuentra la “Nota 1” (80 para el caso de Prueba Escrita). Este resultado nos brindara la “Nota 2” en base 20.
El promedio debe hallarse de la siguiente forma: En la columna donde se hallan las notas en base 80 y 20, se notara que el promedio esta en base 100, para hallar este promedio se debe pasar las notas de las pruebas Idioma – Español, Español – Idioma y Producción Oral, a la base 100. Entonces:
Nota 1* 100 / La base en la que se encuentra la “Nota 1” ( 80 y 20) = Nota 1 en base 100
Estas notas deben anotarse en un papel aparte. Luego se deben sumar y dividir entre 2. Entonces tendremos la “Nota 1” del promedio en base 100. Luego la “Nota 1” del promedio se debe cambiar a la base 20, realizándose lo siguiente: Nota 1 (del promedio) * 20 / 100 = Nota 2 (del promedio) Si se quiere comprobar, se tiene que sumar la “Nota 2” de las pruebas de traducción y producción oral, se dividen entre 2 y este debe ser igual al resultado de la “Nota 2” del promedio. Por ejemplo: Un alumno rindió un examen de suficiencia por modalidad prueba escrita y producción oral, sus notas fueron las siguientes: Prueba Escrita Producción Oral
75 15
En el acta de notas se debe poner: Prueba Escrita 75 / 80 Producción Oral 15 / 20 Promedio Nota 1 / 100
nota 2 / 20 Nota 2 / 20 Nota 2 / 20
Hallando las notas 2: “Nota 2” de Prueba Escrita: 75*20 / 80 = 18.75 “Nota 2” de Producción Oral: 15 Entonces se tiene: Prueba Escrita Producción Oral Promedio
75 / 80 15 / 20 Nota 1 / 100
18.75 / 20 15.0 / 20 Nota 2 / 20
Ahora se halla la “Nota 1” del Promedio: Nota en base 100 de Prueba Escrita: 75*100 / 80 = 93.75 Nota en base 100 de Producción Oral: 15 * 100 / 20 = 75
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Entonces “Nota 1” del promedio es: (93.75 + 75) / 2 “Nota 1” del promedio=84.38
Lo cual se reemplaza: Prueba Escrita 75 / 80 Producción Oral 15 / 20 Promedio 84.38 / 100
18.75 / 20 15.0 / 20 Nota 2 / 20
Después se halla la “Nota 2” del Promedio: “Nota 2” del Promedio= 84.38*20/100 “Nota 2” del Promedio= 16.88 Es así que se llega a los siguientes resultados: Prueba Escrita 75 / 80 18.75 / 20 Producción Oral 15 / 20 15.0 / 20 Promedio 84.38 / 100 16.88 / 20 Por último para comprobar se realiza la siguiente operación: Promedio de las notas de Prueba de Traducción y Producción Oral: (18.75 + 15) / 2 = 16.88
Luego de elaborar el Acta de Notas, se procede a elaborar la constancia del examen, la cual debe indicar la nota promedio obtenida en el Acta de notas.
IMPORTANTE: Para los Exámenes de Suficiencia y Competencia, no se emitirán certificados, ya que los certificados solo se emiten cuando el alumno lleva un curso. Una vez elaboradas las constancias, se deben dejar en la oficina de la Jefatura para su revisión y posterior firma, después se deberá enviar las constancias con la Srta. Edith Campos para la firma correspondiente del Director del CEPS. Luego se archivara el documento en el sobre correspondiente.
2. PROCEDIMIENTO CERTIFICACIONES
PARA
ENTREGA
DE
CONSTANCIAS
Y
La entrega de constancias y certificaciones es un proceso muy delicado y comprende pasos los cuales se deben seguir detalladamente. Se describen los pasos a continuación:
-
Verificar que el solicitante sea alumno del Área de idiomas:
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Lo primero que se debe realizar es verificar que el solicitante de las constancias y certificados porte su DNI original y sea alumno del Área de Idiomas, para esto se deberá buscar en el sistema CEPS los datos del alumno. En caso de no figurar los datos del solicitante, se debe solicitar la copia del recibo de pago del solicitante, para verificar si no se cometieron errores al momento de la matrícula. De no obtener la copia del recibo entonces se informara a la Srta. Edith Campos, para que ella pueda realizar una búsqueda más exhaustiva del solicitante. -
Verificar que el solicitante concluyo el curso: Para verificar si el alumno concluyo el curso se deben revisar las actas de notas en físico o en su defecto el archivo “Entrega Cons Cert” el cual se encuentra en la siguiente ruta: Formatos Área de Idiomas – Certificaciones – Listas nuevas de entrega de Constancias y Certificaciones – Se ubicara el idioma – Se ubicara el año y el nivel correspondientes.
-
Verificar que el solicitante cancelo todo el curso: Se debe verificar que el solicitante pago todo el curso, si es del nivel básico entonces se debe verificar el pago de cada uno de los niveles. Este proceso se realiza con la Srta. Edith Campos.
-
Verificar que el solicitante cancelo por derecho de emisión de Constancias y Certificados: Es necesario verificar el pago que el solicitante realizo por derecho de emisión de Constancias y Certificados, de no haber realizado el pago entonces se le pedirá que cancele ya que es necesario para poder entregarle la constancia y el certificado. Si es que cancelo entonces se le pedirá el recibo o la copia del recibo, para verificar la fecha de pago y el concepto por el cual pago.
-
Verificar que la constancia y/o el certificado se encuentren hechos o en proceso: Se debe verificar que los documentos del solicitante se encuentres hechos o en proceso, para ello se revisaran los sobres donde se archivan las constancias o se solicita la información a la Srta. Edith, sobretodo en el caso de certificaciones ya que estos suelen demorar en emitirse. Una vez realizadas las verificaciones, se procede a realizar la entrega de la Constancia y/o Certificado, los cuales se deben entregar en un sobre. Además se debe registrar la firma del solicitante. Para ello los datos del solicitante y los documentos que se le entregan quedaran registrados en el cuaderno de cargos de Certificaciones. Se debe escribir la fecha en que se le entregan los documentos y el número de recibo correspondiente al pago por derecho de certificación. Si solo se le entrega la constancia y no el certificado al alumno, se deberá especificar en el cuaderno de cargos que le falta el certificado. Después se procede a actualizar el archivo “Entrega de Cons. Cert.”, de la siguiente manera:
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VI.
-
Se ubicara el idioma, el año y el nivel del alumno, luego se rellenara las celdas de Constancia y Certificado con la palabra entregado de la siguiente manera:
-
Además se debe rellenar la columna “Numero de recibo” y la columna fecha de recojo.
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Cualquier tipo de observación también debe ser registrada.
Procedimiento para realizar la planilla.
Para realizar la planilla del mes, se deben tener actualizados y corregidos los archivos de “Programación de aulas y control de grupos 2012”, el archivo de “Disponibilidad de profesores” y el archivo “Programación exámenes de suficiencia – competencia”. Una vez actualizados los archivos se procederá a realizar la planilla del mes. La carpeta de la planilla se debe encontrar solamente en la oficina de la Jefatura y no debe existir ninguna copia en otra computadora. La carpeta tiene por nombre “Formatos de planilla”. Al ingresar a esta carpeta se visualizara lo siguiente:
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En donde: La carpeta planilla antigua es una carpeta que no se actualiza y solo se tiene como registro de los pagos realizados anteriormente. La carpeta “Programaciones 2012” es la carpeta copiada de la computadora 1. Esta debe carpeta debe tener todos los datos actualizados. El archivo “CRONOGRAMA PAGO PORTUGUES PROF MARILEIA”, es un archivo que registra los pagos que se realizan a esta docente, por llevar cursos especiales, tales como el nivel doctorado y clases para la Oficina de Admisión. El archivo “DISPONIBILIDAD DE PROFESORES” es la copia de lo que se encuentra en la computadora 1 al seguir la ruta “Formatos Área de idiomas-Docentes-Disponibilidad de profesores”. El archivo “INGRESOS AREA DE IDIOMAS” el cual se actualizara solo a petición de la Jefa (e) del Área de idiomas y con ayuda de la Señorita Vivian. El archivo “Planilla 2012” el cual usaremos para elaborar la planilla. “Programación de Aulas y Control de Grupos 2012 de Planilla” que se debe modificar según la planilla. El archivo “Programación Exámenes de Suficiencia-Competencia” el cual es una copia del archivo que sigue la ruta: “Formatos Área de Idiomas-Exámenes-Programación Exámenes de Suficiencia-Competencia”. Luego de conocer todos los archivos de la carpeta, se procede a abrir el archivo “Planilla 2012”, “Programación de Aulas y Control de Grupos”, “Programación de Aulas y Control de Grupos de Planilla”, “Programación Exámenes de Suficiencia –Competencia”, “Disponibilidad de Profesores” y “Cronograma pago portugués prof. Marileia”. Además, se debe tener en físico el folder de coordinación , los fólderes de los docentes y las actas emitidas de reuniones para entrevistas a docentes, Reuniones, etc (Documentos Emitidos). Con todos los archivos y documentos mencionados líneas anteriores se podrá realizar la planilla de forma segura. Se abre el archivo “Planilla 2012”, se copia y pega una pestaña del mes anterior como se muestra a continuación:
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Se cambia el nombre del archivo, se borran todos los valores y se eliminan todos los comentarios, quedando de esta forma:
Luego se empiezan a rellenar los campos de acuerdo a todos los documentos y archivos que se solicitaron anteriormente. Se debe tener sumo cuidado ya que se verificara que el pago no se realice dos veces a un docente. Los exámenes de suficiencia y competencia, así como las reuniones de coordinación u de otro tipo, son pagados a los docentes.
Para realizar la planilla se verificara lo siguiente: -
Asistencia de docentes: Se debe tener el folder del docente para ver si este cumplió con las horas de enseñanza por nivel, si avanzo todas sus clases de forma regular o si recupero horas por faltas o inasistencia.
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El docente que falte, deberá indicar a la Señorita de turno vía telefónica o email que va a faltar, con dos días de anticipación para que se pueda conseguir un docente sustituto. El docente también puede contactar a otro docente (el cual debe ser parte del Área de Idiomas del CEPS) para que este lo supla en el dictado de clases, el pago de este último corre a cuenta del docente faltante. Si por algún motivo el docente falto en alguna fecha entonces se debe indicar a este que recupere sus horas para evitar el descuento por una suma de S/.50.00 soles. -
Programación de Aulas y Control de grupos: Se debe verificar este archivo sobre todo para controlar la fecha de inicio y fin del dictado de clases del docente, si por algún motivo la fecha de fin de la asistencia de docente (el cual se encuentra en el folder del docente) no coincide con la fecha fin del archivo, entonces se deberá asumir que el docente falto y que debe recuperar sus horas, siendo modificada la fecha de fin del archivo. Además, se debe notar que el pago en planilla se realiza siempre y cuando el curso haya terminado o esté a punto de terminar, ya que al momento de emitir la planilla se considera un plazo máximo de 2 semanas para el depósito a los docentes y al personal del Área de Idiomas.
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Disponibilidad de profesores: Se verifica este archivo para cotejar que esté de acuerdo a la “programación de aulas y control de grupos”.
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Folder de coordinación: Se verifican los documentos en físico para controlar las horas que se le pagan a los docentes que participan en estas reuniones.
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Programación Exámenes de Suficiencia - Competencia: Se debe verificar este archivo para controlar los exámenes que se pagan a los docentes designados, es necesario saber que cada examen toma 2 horas.
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Folder de Documentos Emitidos: Este folder se debe revisa sobre todo por las actas que se emiten cada vez que los docentes se reúnen por motivos de entrevistas en convocatorias de más docentes, reuniones administrativas, reuniones con la editorial, etc. Se controlara las horas del participación de los docentes.
Entonces una vez revisados los documentos y archivos necesarios, se procede a rellenar las celdas del archivo “Planilla 2012”:
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Los comentarios deben ser usados en este archivo para tener un mayor control de lo que se le cancela al docente, por ejemplo:
En este ejemplo se visualiza que la docente Solis Larrain, Margot, llevo coordinaciones y selección de docentes del idioma portugués, se detallan las horas y las fechas.
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En el siguiente ejemplo se detallan los exámenes de suficiencia que se realizaron junto a las fechas correspondientes. Se sobreentiende que cada examen toma 2 horas.
A continuación se describen los pagos que se realizan por hora: Exámenes de Suficiencia – Competencia Reuniones de Coordinación, entrevista, etc
: :
S/.30.00 por hora S/.20.00 por hora
Dictado de clases nivel básico
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S/.18.00 por hora (número de alumnos menor a 25)
Dictado de clases nivel básico
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Dictado de clases nivel intermedio
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S/.20.00 por hora (número de alumnos mayor o igual a 25) S/.20.00 por hora
Dictado de clases nivel avanzado
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S/.22.00 por hora
Dictado de clases Maestría
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S/.35.00 por hora
Dictado de clases Oficina de Admisión
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S/.40.00 por hora
IMPORTANTE: Los pagos están sujetos a cambios de acuerdo a la Jefatura. Se debe especificar con un comentario los pagos de los docentes, siempre y cuando sea necesario. Después se debe modificar el archivo “Programación de Aulas y Control de Grupos de Planilla”, en el cual solo debe contener los grupos que están dentro del archivo “Planilla 2012”.
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También se debe actualizar la pestaña “Aula” de acuerdo a la programación modificada. Se debe saber que el archivo “Programación de Aulas y Control de Grupos de Planilla” es un archivo de apoyo, que se presenta junto a la planilla y junto al archivo “Disponibilidad de Profesores”. Estos tres archivos deben entregarse impresos, en copia doble, a la Jefa del Área de Idiomas para su revisión y su firma. La persona encargada de realizar este archivo también debe firmar. Luego de las firmas y la revisión, se entregara una de las copias al Sr. Juan de Dios. La otra copia debe tener el sello recibido con la fecha de recepción y debe ser archivado en el folder “Planilla 2012” junto a las copias de apoyo (“Programación de Aulas y Control de Grupos de Planilla” y “Disponibilidad de Profesores” impresos).
VII.
Control
El control implica verificaciones que se realizan en el Área de Idiomas. Se detallan a continuación: -
Control de alumnos. Control de docentes. Control de fichas de inscripción. Control de emisiones de Constancias y Certificados. Control de libros. Control de archivos de documentos.
1. Control de Alumnos: El control de alumnos se realiza más que nada para verificar los pagos, sean alumnos pagantes o becados, además de controlar a los pre – inscritos.
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Para ello al momento de imprimir la lista de verificación del sistema CEPS, se debe revisar si los alumnos cancelaron el monto correspondiente al curso o si es un alumno becado entonces se verificara que tipo de beca tiene este. 1.1. Alumnos pagantes En la lista de verificación del sistema CEPS se observara el monto total que el alumno cancelo, si es que no cancelo se contactara al alumno para que se acerque a cancelar por el curso o examen. Además se verificara que el alumno que cancelo por 3 meses no rehusé el recibo para el dictado de más clases, esto es si es que repite algún nivel del curso de idiomas. Para ello se consultara a la señorita Edith Campos la revisión del recibo del alumno. 1.2. Alumnos becados Se verifica que tipo de beca tiene (beca integral, media beca, etc) esto se realiza buscando la solicitud del alumno y la base de datos “Becas” que se encuentra en la computadora 2. De no encontrarse el documento que acredite algún tipo de beca al alumno, entonces se informara a Srta. Edith Campos y al Director del CEPS para que busquen el documento. Si es que no se encuentra el documento, entonces se le pedirá al alumno que envíe la solicitud de beca a nombre del Director del CEPS o que le pida a la facultad en la que estudia que envié la lista de alumnos becados. 1.3. Asistencia del alumno Al momento de entregar el acta de notas, se visualizara en la lista de asistencia de alumnos NSP, lo cual quiere decir “No se presentó”, es necesario verificar que el alumno haya asistido a todas las clases, para ello se contactara al alumno y se confirmara si es que asistió o no. En caso de no haber asistido a las clases se le pedirá mayor información del por qué y si aún está interesado en seguir el curso de idiomas. 1.4. Matricula de alumnos Se debe verificar que el alumno se encuentre matriculado correctamente, para esto la lista de verificación del Sistema CEPS y el acta de notas que entrega el docente, debe tener la misma cantidad de alumnos por curso. Si se observan irregularidades se tratara de contactar al alumno para matricularlo en el curso correcto y evitar molestias más adelante. 1.5. Control de alumnos pre – inscritos Es necesario llamar a los alumnos que se encuentren registrados en las listas de pre – inscripción, o enviarles correos para informarles de los cursos por los cuales muestran interés. Si el alumno pre – inscrito no se matricula, entonces se debe contactar a este en un próximo inicio del curso por el cual mostro interés. 1.6. Control de alumnos solicitantes de exámenes Para los exámenes de suficiencia, competencia y clasificación se debe tratar de cumplir la programación establecida, de no ser así entonces se le informara al alumno que cancele por segunda vez para programar el examen. 1.7. Control de documentación del alumno
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Es necesario verificar que los alumnos cuenten con el carnet de estudiante (alumnos UNI), recibo de trabajador o constancia de egresado (Comunidad UNI) o DNI (alumno externo) al momento de matricularse. En el caso de los exámenes de suficiencia y competencia, se debe verificar que el alumno cumpla con todos los requisitos y que haya presentado los documentos necesarios para rendir este examen.
2. Control de Docentes: El control de Docentes es necesario para realizar la planilla del mes. Además de verificar la asistencia y el dictado de clases en el horario correspondiente o la evaluación de un examen en el horario programado. 2.1. Control de asistencia de Docentes Se debe verificar que el docente se encuentre en el aula, en el horario que le corresponde, de no ser así se contactara al docente para indicarle que debe cumplir con lo especificado en la programación de un curso o de un examen. Es necesario verificar el folder del docente y el documento “asistencia del docente”, el cual siempre debe ser rellenado con los datos correspondientes. El docente además debe rellenar siempre la asistencia del alumno, esto debe ser cotejado por el personal del Área de Idiomas, el cual de forma aleatoria visitara el salón de clases y verificara el número de alumnos asistentes. 2.2. Control de entrega de actas de notas Es necesario recordarle al docente vía telefónica y mail que entregue el acta de notas de un curso o un examen, correctamente llenados, en un plazo de 1 día (Para exámenes de suficiencia o competencia) o 3 días (en el caso de los cursos que culminan). De no ser así entonces se le informara al docente que se le descontaran S/.50.00 soles por motivo de demora de entrega de documentos. 2.3. Control de entregas y préstamos a docentes Se debe controlar todas las entregas y préstamos que se realicen a los docentes, generalmente las editoriales envían presentes para los docentes. Los préstamos que se realizan pueden ser de radios, libros, discos, materiales en general. Esto debe ser controlado ya que el docente se responsabilizara del artículo en préstamo y mal uso.
3. Control de Fichas de Inscripción: Las fichas de inscripción emitidas por el Área de Idiomas, deben ser ingresadas en la siguiente ruta: Formatos Área de Idiomas – Control – Archivo: Fichas de Inscripción. Se debe ingresar cada ficha que sea emitida, de acuerdo al número correlativo y al mes en el cual se emitieron. Esto nos permitirá visualizar mejor cuantas fichas se emitieron en un mes, que cantidad de alumnos se tiene, el ingreso del mes.
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Además, se debe tener listo las impresiones de las fichas de inscripción en orden correlativo, para que la persona encargada de las matriculas no tenga problemas por falta de este documento.
4. Control de emisiones de Constancias y Certificados: Se visualizara el cuaderno de cargos de certificaciones, el cual debe tener la firma del solicitante y la firma de la persona que atendió, además se verificara la fecha y el correcto llenado de los datos necesarios para entregar un certificado y constancia. Es necesario ingresar al archivo “Entrega Cons. Cert” para verificar que se actualizo.
5. Control de Libros -
Todos los vouchers recibidos deben tener anotados los nombres del alumno, la fecha que entrego el voucher, el nivel en el que se encuentra el alumno, el numero correlativo del voucher y la nombre de la persona que recibió el voucher.
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Luego se ingresara a la siguiente ruta: “Formatos Área de Idiomas – Control – Vouchers (Ingles o Portugués sea el caso)”
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El voucher recibido debe ingresarse al archivo, con todos los datos requeridos.
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Aparte de esto se debe realizar un conteo de los libros que se tienen en oficina y los libros que se tienen en almacén. De esta forma se llevara un control de cuantos libros se tienen y si es necesario realizar un pedido a la editorial correspondiente.
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De ser necesario el realizar un pedido, entonces se enviara un correo a la editorial especificando la cantidad de materiales que se requieren.
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La editorial se encargara de traer los libros, se debe recibir la guía de la editorial y sellarla con el sello de recibido especificando la fecha y hora en la cual se recibió el material solicitado.
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Este material debe ser cotejado y almacenado, también se cotejara la guía de remisión y se archivara en el folder “Guías y recibos Mac Millan)
5.1. Entrega de vouchers a las editoriales Las editoriales siempre llevaran los vouchers y realizaran el conteo de materiales que quedan tanto en almacén como en la oficina. Antes de entregarle los vouchers, se debe cotejar lo que se le entrega a la editorial y de cuánto asciende el monto de los vouchers. El conteo de materiales se realizara junto con la editorial, para ello se tomara un lapicero y una hoja como borrador y se especificara que libros se encuentran en almacén y en la oficina.
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