Manual 2015 I 05 Organización y Constitución de Empresas 1622

Organización y Constitución de Empresas

ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS

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Índice Presentación Red de contenidos

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Unidad de aprendizaje 1 LA EMPRESA Y EL NEGOCIO 1.1. Tema 1 : Conceptos generales sobre la empresa 1.1.1. La persona 1.1.2. Empresa 1.1.3. Negocio

8 11 20

1.2. Tema 2 : La EIRL y la MYPE 1.2.1. La Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL) 1.2.2. Micro, Pequeña y Mediana Empresa (MYPE) 1.2.3. Régimen laboral de la Pequeña y Micro Empresa

22 24 29

Unidad de aprendizaje 2 CONSTITUCIÓN DE EMPRESA 2.1 Tema 3 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 2.1.7

: Iniciar una empresa Razón social Formalización de documentos Trámite ante SUNARP Trámite ante SUNAT Trámite ante el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo Trámite ante la municipalidad Legalización de libros contables

36 36 41 44 49 63 77 81

2.2 Tema 4 : Trámites especiales 2.2.1 DIGESA 2.2.2 MINCETUR 2.2.3 Ministerio de Agricultura 2.2.4 Ministerio de Educación 2.2.5 Ministerio de Energía y Minas 2.2.6 Ministerio de Trabajo 2.2.7 DIGEMID

85 86 87 89 90 91 92 93

2.3 Tema 5 : Sistema Concursal y Ley General de Sociedades 2.3.1 Ley Concursal 2.3.2 Ley General de Sociedades

94 94 96

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Unidad de aprendizaje 3 ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS 3.1

Tema 6 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5

3.2

Tema 7 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 3.2.7

3.3

: Conceptos generales sobre organización de empresas Concepto Elementos Principios Importancia Proceso de organización

106 107 107 109 109 110

: Planeamiento empresarial Concepto Tipos Principios Etapas Elementos Importancia Planeamiento estratégico y operativo

112 112 113 113 114 115 116 117

Tema 8 3.3.1 3.3.2

3.3.3

: Organización empresarial Funciones de los líderes de la organización empresarial Instrumentos: a) Manuales b) Estatutos c) Reglamentos d) Organigramas

117 117 119

Organigramas: 122 a) Importancia y usos; técnicas para elaboración de organigramas

3.4

Tema 9

: Dirección empresarial 3.4.1 Liderazgo 3.4.2 Toma de decisiones empresariales y manejo de conflictos

127 127 129

3.5

Tema 10 : Control empresarial 3.5.1 Concepto 3.5.2 Tipos de Control 3.5.3 Técnicas 3.5.4 Diseño de Sistemas de Control

132 132 133 135 138

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PRESENTACIÓN El presente manual está diseñado con la finalidad de interactuar con los alumnos de manera tal que forme parte integral de la formación que reciben. Sabemos bien de la función que nos toca asumir en la actualidad y de la importancia que tienen las empresas en el quehacer cotidiano, estas mismas suman en nuestra colectividad con el ímpetu de quienes apuestan por organizar, constituir y administrar una empresa, ofreciendo bienes o servicios al mercado de comercio y/o cualquier otro en el que el emprendedor tiene las ganas y la fortaleza de aventurarse en esta nueva experiencia. El alumno estudiará los principales aspectos que caracterizan a la empresa, cómo se organizan, administran y el rol que desempeñan en esta era tan competitiva y globalizada en la que nos encontramos hoy en día, en la que se exige organizaciones competitivas y creadoras de valor que se adapten a los cambios constantes de reglas que rigen la economía. Por tanto, es importante brindar información actualizada con la finalidad de estar capacitados para asimilar las transformaciones de los mercados y cumplir con el rol de ser factor fundamental en el crecimiento orgánico del país. En el manual, se promueven actividades para que el alumno logre un acercamiento al curso de manera más activa, asociándolo con casos prácticos, que faciliten una retroalimentación. El objetivo de las actividades arriba mencionadas es que el alumno domine los contenidos de manera tal que los pueda aplicar en su vida cotidiana. Esperamos alcanzar el objetivo propuesto y, al finalizar el desarrollo del manual, apreciar en el alumno un buen desenvolvimiento en aquellos aspectos legales elementales que se requieren para organizar, constituir y administrar un negocio. Dejamos constancia de que el presente manual es una recopilación de datos, lecturas, artículos de diversos autores que hemos tomado en cuenta a efectos de ofrecerlo al alumnado, los mismos que han sido mencionados en la bibliografía correspondiente.

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REDDECONTENIDOS Conceptos generales sobre empresa La empresa y el negocio

La EIRL y la MYPE

CONSTITUCIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS

Iniciar una empresa

Constitución de empresa

Trámites especiales

Sistema Concursal y Ley General de Sociedades

Conceptos generales sobre organización de empresas

Planeamiento empresarial Organización de empresas

Organización empresarial

Dirección empresarial

Control empresarial

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UNIDAD 1 UNIDAD

1

LA EMPRESA Y EL NEGOCIO LOGRO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE 

Al término de la unidad, el alumno identifica el marco legal general en el que se desarrolla la empresa.

TEMARIO 1.1. Tema 1 : Conceptos generales sobre la empresa 1.1.1. La persona 1.1.2. Empresa 1.1.3. Negocio 1.2. Tema 2 : La EIRL y la MYPE 1.2.1. La Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL) 1.2.2. Micro, Pequeña y Mediana Empresa (MYPE) 1.2.3. Régimen laboral de la Pequeña y Micro Empresa ACTIVIDAD Los Alumnos identifican casos para crear Empresa ya sea como persona natural o como persona jurídica. Los Alumnos identifican las diferencias entre una EIRL y una MYPE. Los Alumnos identifican los casos en los que procede crear una EIRL.

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1.1. LA EMPRESA Y EL NEGOCIO 1.1.1. LA PERSONA 1. NOCIÓN DE PERSONA.- La legislación nacional considera a la persona humana como sujeto de derecho desde su nacimiento, es decir, la vida humana comienza con la concepción. El concebido es sujeto de derecho para todo cuanto le favorece. (Art. Nº 1 del Código Civil) (C .C.) Artículo 1.- Sujetos de Derechos ―La persona humana es sujeto de derecho desde su nacimiento. La vida humana comienza con la concepción. El concebido es sujeto de derecho para todo cuanto le favorece. La atribución de derechos patrimoniales les está condicionada a que nazca vivo. 2. PERSONA CAPAZ.- Individuo al que se le reconoce la capacidad para ser sujeto de derecho y de obligaciones; y en este sentido, la persona tiene plena capacidad de ejercicio de sus derechos civiles cuando haya cumplido los dieciocho (18) años de edad, salvo el caso de incapacidad. (Art. Nº 42 del C .C.) Artículo 42.- Capacidad de Ejercicio “Tienen plena capacidad de ejercicio de sus derechos civiles las personas que hayan cumplido dieciocho años de edad, salvo lo dispuesto en el artículo 43 y 44”. 3. PERSONA INCAPAZ.- La incapacidad se refiere a aquella limitación, por la cual, la persona no puede ejercer sus derechos civiles por sí misma, sino a través de terceros. La incapacidad puede ser: A. Personas Absolutamente Incapaces: Artículo 43.- Incapacidad Absoluta a) Los menores de dieciséis (16) años, salvo el caso para aquellos actos determinados por la ley. b) Los que por cualquier causa se encuentren privados de discernimiento. c) Los sordomudos, los ciego sordos y los ciego mudos que no puedan expresar su voluntad de manera indubitable. (Art. Nº 43 del C .C.) B. Personas Relativamente Incapaces: Artículo 44.- Incapacidad Relativa a) Los mayores de dieciséis (16) y menores de dieciocho (18) años de edad. d) Los retardados mentales. e) Los que adolecen de deterioro mental que les impide expresar su libre voluntad. f) Los pródigos.

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS g) Los que incurran en mala gestión. h) Los ebrios habituales. i) Los toxicómanos. j) Los que sufren pena que lleva anexa la interdicción civil. (Art. Nº 44 del C .C.) 4. REPRESENTACIÓN LEGAL DE LAS PERSONAS INCAPACES: Artículo 45.- Representación Legal de Incapaces Los incapaces ejercen sus derechos civiles a través de sus representantes legales, según las normas referentes a la Patria Potestad, Tutela y Curatela. (Art. Nº 45 del C .C.) 5. CAPACIDAD ADQUIRIDA POR MATRIMONIO O TÍTULO OFICIAL: Artículo 45.- Representación Legal de Incapaces La incapacidad de las personas mayores de dieciséis (16) años cesa por matrimonio o por obtener título oficial que los autorice para ejercer una profesión u oficio. Tratándose de mujeres mayores de catorce (14) años de edad, la incapacidad cesa también por matrimonio. La capacidad adquirida por matrimonio no se pierde por terminación de este. (Art. Nº 45 del C .C.) 6. CLASES DE PERSONA: La persona puede ser de dos clases: persona natural y persona jurídica. A. Persona Natural: Es la persona física, que la ley considera como sujeto de derecho a partir de su concepción y que adquiere plena capacidad para ejercer sus derechos y obligaciones por sí mismo a partir de los dieciocho años (18) de edad. La Persona Natural, como tal, capaz de ejercer sus derechos por sí misma, puede formar y conducir negocios y/o empresas, de manera unipersonal formando una Empresa Unipersonal o constituirse en persona jurídica. B. Persona Jurídica: Dícese del ente que por ficción legal no siendo persona natural puede adquirir derechos y contraer obligaciones, cuya existencia comienza el día de su inscripción en el registro respectivo. Como persona jurídica, la persona natural puede constituir y / o formar varios tipos de empresa o sociedades; pudiendo estar compuesta por uno o varios socios (personas naturales u otras personas jurídicas); estas pueden ser: a) Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL) b) Sociedad Anónima (SA) c) Sociedad en Comandita (S en C) d) Sociedad Colectiva (SC) e) Sociedad Civil (S. Civil) f) Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada (SRL) CIBERTEC

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7. DIFERENCIAS ENTRE PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS La capacidad de adquirir derechos y de contraer obligaciones en que consiste la personalidad jurídica es atributo que conviene tanto a las personas naturales, como a las personas jurídicas denominadas también morales o colectivas. El modo de comportarse de estas dos clases de personas dentro del mundo del derecho no es idéntico, pues en tanto que el hombre, la persona física puede actuar por sí misma; en cambio, las Personas jurídicas se deben de otra que la dirija o que lleve su representación. Las personas naturales que las integran, no pueden realizar por sí mismas los actos jurídicos típicos de la vida del derecho; sus decisiones se toman a través de órganos suyos creados con tal fin y su voluntad jurídica se realiza o concreta por intermedio de las personas naturales en quienes se ha radicado su representación, a través de las cuales obra. El representante de la persona jurídica, para que pueda obligarla, debe actuar sin rebasar el nivel de sus facultades, debe moverse dentro del preciso marco de las potestades que se le hayan conferido, pues si al obrar en nombre de la persona moral que dice representar desborda los límites de sus atribuciones, entonces ninguna obligación contrae el ente colectivo en este terreno. La Persona natural o jurídica, como titular de una unidad de producción y/o servicio (independiente o asociado y con voluntad propia, motivaciones individuales y capacidad de crear, desarrollar y hacer funcionar una empresa) asume un riesgo en la realización de una actividad económica, comercial y/o de desarrollo de un producto (o forma de hacer algo innovador para satisfacer una necesidad o deseo existente en la sociedad), a cambio de una utilidad o beneficio al vender sus productos o servicios. La diferencia entre ellas es muy simple, la Persona Natural es una empresa unipersonal de RESPONSABILIDAD ILIMITADA. Esto significa que todos los bienes y patrimonios activos o pasivos son embargables por la SUNAT, mientras que una Persona Jurídica solo son embargables los bienes y patrimonios declarados en la sociedad empresarial. Es decir, la diferencia se circunscribe al ámbito de responsabilidad de cada persona: natural o jurídica. 8. VENTAJAS DE FORMAR UNA EMPRESA COMO PERSONA JURÍDICA O COMO PERSONA NATURAL En el Perú, al hablar de empresa como persona natural, solo nos podemos referir a la Empresa Unipersonal, mientras que, como persona jurídica, podemos hablar de una clasificación variada. a) VENTAJAS COMO PERSONA NATURAL • La constitución de la empresa es sencilla y rápida, no presenta mayores trámites, la documentación requerida es mínima. • La constitución de la empresa no requiere de mucha inversión, no hay necesidad de hacer mayores pagos legales. • No se les exige llevar y presentar tantos documentos contables. • Si la empresa no obtiene los resultados esperados, el giro del negocio puede ser replanteado sin ningún inconveniente. CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS • Las empresas constituidas bajo la forma de persona natural pueden ser liquidadas o vendidas fácilmente. • La propiedad, el control y la administración recae en una sola persona. • Se puede ampliar o reducir el patrimonio de la empresa sin ninguna restricción. • Pueden acogerse a regímenes más favorables para el pago de impuestos. b) VENTAJAS COMO PERSONA JURÍDICA • Tiene responsabilidad limitada, es decir, el dueño o los dueños de la empresa asumen solo de forma limitada la responsabilidad por las deudas u obligaciones que pueda contraer la empresa, las cuales solo se garantizan con los bienes, capital o patrimonio que pueda tener la empresa. • Mayor disponibilidad de capital, ya que este puede ser aportado por varios socios. • Mayores posibilidades de acceder a créditos financieros (los bancos o entidades financieras suelen mostrar mayor disposición a conceder préstamos a Personas Jurídicas antes que a Personas Naturales). • Posibilidad de acceder a concursos públicos sin mayores restricciones. • El propietario y los socios trabajadores de la empresa pueden acceder a beneficios sociales y seguros. 1.1.2.

LA EMPRESA

1. CONCEPTO Empresa es la unidad de organización dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos. Empresa es una unidad económico-social, integrada por elementos humanos, materiales y técnicos, que tiene el objetivo de obtener utilidades a través de su participación en el mercado de bienes y servicios. Para esto, hace uso de los factores productivos (trabajo, tierra y capital). Así, se puede considerar que una definición de uso común en círculos comerciales es la siguiente: ―Una empresa es un sistema que con su entorno materializa una idea, de forma planificada, dando satisfacción a demandas y deseos de clientes, a través de una actividad comercial". Requiere de una razón de ser, una misión, una estrategia, objetivos, tácticas y políticas de actuación. Se necesita de una visión previa, y de una formulación y desarrollo estratégico de la empresa. Se debe partir de una buena definición de la misión. La planificación posterior está condicionada por dicha definición. La Comisión de la Unión Europea sugiere la siguiente definición: «Se considerará empresa toda entidad, independientemente de su forma jurídica, que ejerza una actividad económica. En particular, se considerarán empresas las entidades que ejerzan una actividad artesanal u otras actividades a título individual o familiar, las sociedades de personas, y las asociaciones que ejerzan una actividad económica de forma regular». De acuerdo con el Derecho internacional, la empresa es el conjunto de capital, CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS administración y trabajo dedicados a satisfacer la necesidad en el mercado. Un diccionario legal de EE. UU. las define como ―an economic organización or activity; especially: a business organization‖ (una organización o actividad económica; especialmente una organización de negocios). Otra definición -con un sentido más académico y de uso general entre sociólogos- es ―Grupo social en el que, a través de la administración de sus recursos, del capital y del trabajo, se producen bienes o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de una comunidad. Conjunto de actividades humanas organizadas con el fin de producir bienes o servicios‖. 2. FUNCIONES DE LA EMPRESA Función de compras: Adquisición de materias primas y servicios, que serán objeto de transformación y obtendremos el producto final mediante la reducción de costos. Función de operaciones: Se opera con los servicios. Función comercial: Son todas las actividades dirigidas al acercamiento del servicio al cliente. Función de investigación: Se pretende mejorar el servicio que se presta, el proceso productivo, las instalaciones, la calidad, la decoración. Función de contabilidad y registro: Orientada a la obtención de información que nos permita conocer la situación de la empresa. El diseño de un sistema de información es muy importante para una empresa, permite que la toma de decisiones se agilice. Función de personal: Selección, reclutamiento, formación, integración del personal. Es algo más que la incorporación, porque queremos que el empleado se integre en la cultura organizacional, la que comparten sus miembros, se genera con el tiempo, y finalmente este proceso de socialización hace que el empleado se integre (un periodo de prueba). Cada empresa las define y las lleva a cabo de una forma determinada. Así, en una empresa pequeña, puede que una persona absorba varias funciones (por ejemplo, el gerente de una pequeña empresa puede asumir las funciones de dirección, y la gestión económica y financiera. 3. IMPORTANCIA DE LA EMPRESA. En la empresa, se materializan la capacidad intelectual, la responsabilidad y la organización, condiciones o factores indispensables para la producción: a. Favorece el progreso humano ―como finalidad principal‖ al permitir dentro de ella la autorrealización de sus integrantes. b. Favorece directamente el avance económico de un país. c. Armoniza los numerosos y divergentes intereses de sus miembros: accionistas, directivos, empleados, trabajadores y consumidores. Además, la empresa ―promueve‖ el crecimiento o desarrollo, ya que la inversión es ―oferta‖ y es ―demanda‖ porque, por ejemplo, crear una empresa implica la CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS compra de terreno, maquinaria, equipo, patentes, materias primas, etc., pero también es oferta, porque genera producción y esta, a su vez, promueve el empleo y progreso general. 4. OBJETIVOS DE LA EMPRESA. Establecer objetivos es esencial para el éxito de una empresa. Estos establecen un curso que seguir y sirven como fuente de motivación para todos los miembros de la empresa. Otras razones para establecer objetivos son los siguientes: • Permiten enfocar esfuerzos hacia una misma dirección. • Sirven de guía para la formulación de estrategias. • Sirven de guía para la asignación de recursos. • Sirven de base para la realización de tareas o actividades. • Permiten evaluar resultados, al comparar los resultados obtenidos con los objetivos propuestos y, de ese modo, medir la eficacia o productividad de la empresa, de cada área, de cada grupo o de cada trabajador. • Generan coordinación, organización y control. • Generan participación, compromiso y motivación; y, al alcanzarlos, generan un grado de satisfacción. • Revelan prioridades. Los objetivos, según sus características, pueden ser medibles, claros, alcanzables, desafiantes, realistas y coherentes. Sin embargo, se precisa que uno de los objetivos generales de toda empresa es la visión de empresa, y como objetivo específico cada empresa lo denomina como metas a alcanzar. 5. CLASES DE EMPRESAS 1. Según el sector de actividad: A) Empresas del Sector Primario: También denominado extractivo, ya que el elemento básico de la actividad se obtiene directamente de la naturaleza: agricultura, ganadería, caza, pesca, extracción de áridos, agua, minerales, petróleo, energía eólica, etc. B) Empresas del Sector Secundario o Industrial: Se refiere a aquellas que realizan algún proceso de transformación de la materia prima. Abarca actividades tan diversas como la construcción, la óptica, la maderera, la textil, etc. C) Empresas del Sector Terciario o de Servicios: Incluye a las empresas cuyo principal elemento es la capacidad humana para realizar trabajos físicos o intelectuales. Comprende también una gran variedad de empresas, como las de transporte, bancos, comercio, seguros, hotelería, asesoría, educación, restaurantes, etc. 2. Según el tamaño:

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS En nuestro país, lo que prolifera más son las microempresas, generalmente de propiedad de empresarios individuales. Desde la señora que vende empanadas en las calles hasta el lustrador de zapatos. A) Empresas Corporativas: En estas empresas las ventas anuales son superiores a los 200 millones de soles de acuerdo a los estados financieros anuales auditados. B) Grandes empresas: En estas empresas, las ventas anuales se encuentra en el tramo superior a los 20 millones de soles pero menor a 200 millones anuales. Estas corresponden a las grandes industrias metalúrgicas, automovilísticas, distribuidoras y generadoras de energía, compañías de aviación. En su mayoría, son inyectadas por el Estado. Ventajas de la gran empresa  Favorecen la balanza comercial con las exportaciones de los bienes generados.  Poseen facilidad de financiamiento, por dar mayor garantía a los conglomerados financieros del pago de la deuda.  Constan de la mayoría de profesionales de una sociedad.  Las barreras de entrada son relativamente escasas debido a la gran cantidad de mano de obra.  Están basadas en esquemas automatizados con mecanismos de control formalizados. Desventajas de la gran empresa  Son víctimas del descenso de la economía lo cual genera la disminución en los salarios y sueldos.  No satisfacen las necesidades especiales de una sociedad, por ser consideradas como una actividad no rentable.  Se ve acechada por la burocratización.  Los circuitos de información y las redes de comunicación son lentos y complejos.  Desajustes entre las decisiones tomadas por los mandos medios y el empresario. C) Medianas empresas: La administración es independiente (generalmente los gerentes son también propietarios). El capital es suministrado por propietarios. En estas empresas, las ventas anuales superan las 1700 UIT con un tope máximo de hasta 2300 UIT. Ventajas de la mediana empresa  Aseguran el mercado de trabajo en el país a través de la descentralización de la mano de obra.  Tienen un efecto socioeconómico importante ya que permite la concentración de la renta y la capacidad productiva desde un número reducido de empresas hacia uno mayor.  Reducen las relaciones sociales a términos personales más estrechos entre el empleador y el empleado favoreciendo las conexiones laborales; ya que, en general, sus orígenes son unidades familiares.  Presentan mayor adaptabilidad tecnológica a menor costo de infraestructura.  Obtienen economía de escala a través de la economía inter empresarial, sin tener que reunir la inversión en una sola firma.

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS Desventajas de la mediana empresa  Falta de financiamiento adecuado para el capital-trabajo como consecuencia de la dificultad de acceder al mercado financiero.  Tamaño poco atrayente para los sectores financieros, ya que su capacidad de generar excedentes importantes con relación a su capital no consigue atrapar el interés de los grandes conglomerados financieros.  Falta del nivel de calificación en la mano de obra ocupada.  Dificultades para desarrollar planes de investigación.  Se le dificulta a la mediana empresa hacer frente a las complicadas y cambiantes formalidades administrativas y fiscales, a las trabas aduaneras, todo lo cual le insume costo de adecuación más alto que las grandes empresas y les dificulta poder mantenerse en el mercado. D) Pequeñas empresas: En términos generales, las pequeñas empresas son entidades independientes. El propietario no necesariamente trabaja en la empresa. Se caracteriza porque el valor de las ventas anuales superan las 150 UIT pero no se exceden de las 1700 UIT. Ventajas de la pequeña empresa:  Motiva a los empleados de corporaciones a formar empresas propias, debido a los bajos salarios y sueldos por la agravación que sufre la economía.  Generación de empleos: Se le atribuye a las pequeñas empresas el mayor porcentaje de generación de empleos de un país. Es por esto que son consideradas como una importante red de seguridad de la sociedad.  Fomento de la innovación: Ej. La navaja de afeitar de seguridad, el reloj de cuerda automática, el helicóptero, el acero inoxidable, la fotocopiadora, etc.  Satisfacción de las necesidades de las grandes compañías, ya que surgen como distribuidoras de las empresas de mayor tamaño, agentes de servicios y proveedores.  Ofrecimiento de bienes y servicios especializados, pues las pequeñas empresas resuelven las necesidades especiales de los consumidores. Ej. Arreglar un reloj, comprar un disfraz, etc.  Constituye una importante herramienta de la economía de servicios, la cual ha ido desplazando, a través de los años, la economía de escala de las grandes empresas.  Consta de una técnica de manufactura asistida por computadora, la cual le permite ser tan eficientes como las grandes empresas. E) Microempresas: Por lo general, la empresa y la propiedad son de propiedad individual, los sistemas de fabricación son prácticamente artesanales, la maquinaria y el equipo son elementales y reducidos. Los asuntos relacionados con la administración, producción, ventas y finanzas son elementales y reducidos, y el director o propietario puede atenderlos personalmente. Se caracteriza porque el valor de las ventas anuales no excede de 150 UIT. Ventajas de la microempresa:  Al igual que la pequeña y mediana empresa, es una fuente generadora de empleos.  Se transforman con gran facilidad por no poseer una estructura rígida. CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS  Son flexibles, adaptando sus productos a los cambios del mercado. Desventajas de la microempresa:  Utilizan tecnología ya superada.  Sus integrantes tienen falta de conocimientos y técnicas para una productividad más eficiente.  Dificultad de acceso a crédito.  La producción, generalmente, va encaminada solamente al mercado interno. 3. Según la propiedad del capital: Se refiere a si el capital está en poder de los particulares, de organismos públicos o de ambos. En ese sentido, se clasifican así: A) Empresa privada: Son las que están constituidas por los aportes de capital realizados por personas particulares. Tiene libre gestión productiva y administrativa orientada fundamentalmente a la maximización de beneficios. B) Empresa pública: Estas empresas son propiedad del Estado quien se encarga de la gestión empresarial. El objetivo de las empresas públicas no es necesariamente la obtención de lucro, sino que busca la satisfacción de necesidades de la población. C) Empresa mixta: Es el tipo de empresa en la que la propiedad del capital es compartida entre el Estado y los particulares. 4. Según ámbito de actividad: Esta clasificación resulta importante cuando se quiere analizar las posibles relaciones e interacciones entre la empresa y su entorno político, económico o social. En este sentido, las empresas se clasifican en las siguientes: A) Empresas locales: Aquellas que operan en un pueblo, ciudad o municipio. B) Empresas provinciales: Aquellas que operan en el ámbito geográfico de una provincia o estado de un país. C) Empresas regionales: Son aquellas cuyas ventas involucran a varias provincias o regiones. D) Empresas nacionales: Cuando sus ventas se realizan en prácticamente todo el territorio de un país o nación. E) Empresas multinacionales: Cuando sus actividades se extienden a varios países y el destino de sus recursos puede ser cualquier país. 5. Según el destino de los beneficios: Según el destino que la empresa decida otorgar a los beneficios económicos (excedente entre ingresos y gastos) que obtenga, pueden categorizarse en dos grupos: A) Empresas con ánimo de lucro: Se constituye la empresa con el propósito de explotar y ganar más dinero. B) Empresas sin ánimo de lucro: Las empresas sin ánimo de lucro se crean para favorecer a terceros y no para recibir beneficios ni gozar de sus servicios, por lo cual, los beneficios que se obtengan del desarrollo de las actividades de la empresa se destinarán a la propia entidad para que esta pueda seguir desarrollando sus actividades de forma que los objetivos que se persiguen reviertan de la mejor manera posible en la colectividad. CIBERTEC

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6. Según la forma jurídica: La legislación de cada país regula las formas jurídicas que pueden adoptar las empresas para el desarrollo de su actividad. La elección de su forma jurídica condicionará la actividad, las obligaciones, los derechos y las responsabilidades de la empresa. En ese sentido, las empresas se clasifican —en términos generales— en las siguientes: A) Unipersonal: Es aquella que afecta o interesa a una sola persona, que ejercita por sí y ante sí, y que como persona natural puede crear una empresa unipersonal para la realización de actividades de comercio. Este tipo de empresas funcionan con un dueño, quien es el responsable de su manejo, y puede tener trabajadores a su cargo cumpliendo con la inscripción de estos en el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo. La responsabilidad del titular de una empresa unipersonal es ilimitada; es decir, quien constituye la empresa, el dueño, responde ante cualquier compromiso o deuda incluso con su patrimonio (conjunto de bienes propios a nombre de la persona). Características:  No tiene una regulación legal específica y está sometido en su actividad empresarial a las disposiciones generales del Código de Comercio en materia mercantil y a lo dispuesto en el Código Civil en materia de derechos y obligaciones.  Control total de la empresa por parte del propietario, que dirige su gestión.  La personalidad jurídica de la empresa es la misma que la de su titular (empresario), quien responde personalmente de todas las obligaciones que contraiga la empresa.  No existe diferenciación entre el patrimonio mercantil y su patrimonio civil.  No precisa proceso previo de constitución. Los trámites se inician al comienzo de la actividad empresarial.  La aportación de capital a la empresa, tanto en su calidad como en su cantidad, no tiene más límite que la voluntad del empresario. Ventajas:  Es una forma empresarial idónea para el funcionamiento de empresas de muy reducido tamaño.  Es la forma que menos gestiones y trámites requiere puesto que no hay que realizar ningún trámite de adquisición de la personalidad jurídica.  Puede resultar más económico, dado que no crea persona jurídica distinta del propio empresario. Inconvenientes:  Responde con su patrimonio personal por las deudas generadas en su actividad.  Si el empresario o empresaria están casados puede dar lugar a que sus actividades alcancen al otro cónyuge, según la clase de bienes. Los bienes propios de los cónyuges empresarios quedan obligados a los resultados de la actividad empresarial, mientras que los bienes gananciales pueden quedar obligados por consentimiento expreso o por presencia y consentimiento.

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS  Los bienes privativos del cónyuge del empresario pueden quedar obligados por consentimiento expreso en escritura pública.  Si su volumen de beneficio es importante, puede estar sometido a tipos impositivos muy elevados (las sociedades tributan al tipo fijo del 35% sobre los beneficios, mientras la persona individual tributa por tipos más elevados cuanto mayor es su volumen de renta). B) Empresa Individual de Responsabilidad Limitada E.I.R.L.: Este tipo de empresa es una persona jurídica con derecho privado que está constituida por la voluntad de un titular. Como la responsabilidad de la empresa es limitada, esta responde con su propio capital en cuanto a las deudas, quedando libre de responsabilidad el titular y su patrimonio. Las actividades que competen a esta son únicamente de pequeña empresa. Asimismo, el capital de la empresa puede ser dinero o bienes no monetarios (muebles, maquinaria, etc.). C) Sociedad Anónima: La Sociedad Anónima es una persona jurídica de derecho privado cuya naturaleza puede ser comercial o mercantil. Se constituye en un solo acto por sus socios fundadores (Sociedad, o bien sucesivamente mediante la oferta a terceros) siendo esta empresa de responsabilidad limitada, por lo cual ninguno de estos socios responde con su patrimonio ante las deudas de la empresa. El capital de una Sociedad Anónima está representado por acciones nominativas, las cuales se constituyen por el aporte de los socios, que pueden ser asimismo bienes monetarios o no monetarios. La Sociedad Anónima puede adoptar cualquiera las nominaciones de abierta o cerrada, pero lo que sí es obligatorio es que figure la indicación de Sociedad Anónima o las siglas S.A. D) Sociedad Anónima Abierta S.A.A.: Una Sociedad Anónima es Abierta cuando sus acciones están abiertas a oferta, es decir, que alguien puede ‗comprar‘ sus acciones y formar parte del grupo de accionistas. Asimismo, una Sociedad Anónima Abierta puede ser declarada como tal, cuando tiene más de 750 accionistas, cuando más del 35% de sus acciones pertenece a 175 o más accionistas, cuando la empresa se constituye como tal y cuando todos los accionistas que tienen derecho a voto deciden por unanimidad tal denominación. E) Sociedad Anónima Cerrada S.A.C.: Esta es uno de los tipos de empresas más comunes en el Perú. Una Sociedad Anónima es Cerrada cuando su número de accionistas no excede los 20 y sus acciones no están inscritas en el Registro Público, de tal modo que nadie salvo sus socios puede adquirir acciones. Asimismo, sus acciones están divididas en participaciones sociales. F) Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada S.R.L.: En este tipo de empresa, el capital se divide en participaciones iguales, las cuales no pueden ser incorporadas en títulos valores ni tampoco llamarse ‗acciones‘. Asimismo, los socios de este tipo de empresa no pueden exceder la cantidad de 20 y, por el hecho de tratarse de una Sociedad de Responsabilidad Limitada, no responden con su patrimonio personal ante las deudas de la empresa. El capital de este tipo de empresa está constituido por el aporte de cada socio, y debe estar pagado en no menos del 25% de cada participación.

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS 7. Sociedad en Comandita. La sociedad comanditaria, es análoga a la sociedad colectiva: presenta socios con responsabilidad limitada y otros con responsabilidad ilimitada. La sociedad en comandita simple presenta socios colectivos que responden solidaria e ilimitadamente por las obligaciones sociales, en tanto que los socios comanditarios responden por dichas obligaciones solo hasta el monto de sus aportes. Es la sociedad personalista dedicada, en nombre colectivo y con responsabilidad limitada para unos socios, e ilimitada para otros, a la explotación de una industria mercantil. El acto constitutivo debe indicar quiénes son socios colectivos y comanditarios. Las participaciones sociales no pueden estar representadas por acciones y por cualquier otro título negociable. La sociedad en comandita por acciones presenta similar característica que la en comandita simple pero, en este caso, el capital social está dividido en acciones. 8. Sociedad Colectiva. La sociedad colectiva es de tipo personalista. En ella, los socios con nombre colectivo y bajo principio de responsabilidad personal o ilimitada, se dedican a la explotación de la Industria, Comercio o Servicio. En este tipo de empresa, los socios responden en forma solidaria e ilimitada por las obligaciones sociales. Es una sociedad de trabajo que faculta a todos los socios para concurrir a la dirección y manejo de los asuntos sociales, facultad que puede limitarse en el Estatuto Social, pero nunca hasta el punto de desvincular al socio de toda intervención en la marcha de la Sociedad. 9. Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada. Con el ejercicio de la actividad profesional en forma societaria, la persona o las personas físicas que hayan realizado materialmente la prestación intelectual terminarían por sustraerse de cualquier responsabilidad civil personal y directa en su relación con los terceros (con quienes hayan celebrado un contrato), debido a que el contrato intelectual se estipuló con la sociedad y no con el socio de forma personal, y, en dicho caso, solo a la sociedad y no al socio sería aplicable la responsabilidad civil profesional. Sin embargo, la LGS ha permitido que sean los socios quienes establezcan el tratamiento de la responsabilidad, en este caso si optan por la responsabilidad limitada deberán tener en cuenta que su número de socios no puede exceder el número de treinta (30). Asimismo, en cuanto a su razón social, esta puede ser integrada por el nombre o nombres de alguno o todos los socios, indicándose además ―Sociedad Civil de Responsabilidad Limitada‖ o también ―S. Civil de R. L.‖.

6. LEYES APLICABLES. En el Sistema jurídico peruano, al hablar de las empresas y las leyes aplicables a las mismas, vienen a colación diversas normas que regulan diferentes aspectos de las empresas, desde su constitución hasta su disolución o extinción. Actualmente, las empresas deben cumplir con todas las normas establecidas; sin embargo, existen leyes específicas las cuales deben observarse. En el Perú, son básicamente 3 leyes que determinan tanto el

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS inicio como el término de una empresa, indistintamente que se constituya en cualesquiera de sus formas. Tenemos las siguientes: a) Ley General de Sociedades.- Determina los criterios de regulación de todas las formas societarias existentes, a fin de regular un mejor manejo societario, así como su constitución, organización y administración. b) Ley del Sistema Concursal.- Determina el ambiente idóneo para la negociación entre Acreedores y Deudores para la restructuración o salida del mercado de la empresa sujeta a este procedimiento. c) Ley General del Sistema Financiero y Sistema de Seguros.- Esta norma considera a todas las empresas inmersas en el Sistema Financiero y Sistema de Seguros, tanto desde su constitución, así como los requisitos necesarios para cumplir con las exigencias que el ordenamiento jurídico determine, así como su organización y administración. 1.1.3. EL NEGOCIO 1. DEFINICIÓN. Se designa con el término de negocio a aquella ocupación que detenta un individuo y que está encaminada a obtener un beneficio de tipo económico. La palabra tiene un origen latino. Por ejemplo, los romanos la utilizaban para referirse a aquellas actividades que no suponían el ocio y a través de las cuales obtenían dinero. Un negocio consiste en una actividad, sistema, método o forma de obtener dinero, a cambio de ofrecer alguna forma de beneficio a otras personas. Aquello que es materia de una ocupación lucrativa, la acción y efecto de negociar y el interés que se logra en lo que se comercia son otros usos del concepto: “Tengo que hablar de negocios contigo”, “Mi esposo viajará a Estados Unidos para tratar de cerrar varios negocios importantes”. Muchas veces, hablamos de negocio cuando nos referimos al local en que se negocia o comercia, aunque la forma más correcta de referirse a este concepto sería a través del término ―Local o Tienda‖. El comercio, por otra parte, es la negociación que se establece al comprar o vender mercancías. Cabe señalar que comercio puede utilizarse como sinónimo de negocio cuando se refiere a un lugar físico, a una tienda comercial. El mundo de los negocios implica, en su sentido más amplio, varias nociones relacionadas. Cuando la actividad de los negocios se desarrolla de modo formal y con un cierto volumen, se suelen crear empresas. Una empresa es una unidad económico-social, compuesta por elementos humanos, técnicos y materiales, cuyo objetivo es obtener utilidades a través de la participación en el mercado de bienes y servicios. 2. DIFERENCIAS ENTRE NEGOCIO Y EMPRESA.- Muchas veces, nos referimos a negocio, equiparando su significado al de empresa. Ahora, describiremos que dicha afirmación no es la correcta. Como hemos descrito en el ítem anterior, negocio es una actividad, un sistema o método para obtener dinero a cambio de ofrecer algún beneficio a otras personas; y empresa es una entidad creada con la finalidad de obtener dinero a cambio de realizar actividades de producción, CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS comercialización o prestación de servicios, que benefician a otras personas. Puede confundirse estos conceptos, pensando que un negocio es una empresa pequeña (algo que suele pensarse). Sin embargo, ello no es correcto, pues en el ejemplo, el negocio consiste en un método, mientras que la empresa consiste en una entidad que realiza dichos métodos. Un ejemplo que podría graficar la diferencia entre estos conceptos es el de un negocio que consiste en comprar una vivienda para luego ganar dinero al alquilarla o al venderla a un mayor precio, y una empresa que se dedique a comprar viviendas para luego alquilarlas o venderlas a un mayor precio. 3. IMPORTANCIA DE LA FORMALIZACIÓN DEL NEGOCIO. En la actualidad, no es suficiente tener un negocio, ya que de acuerdo con su concepto, solo implicaría una actividad no formalizada ni sistematizada; sino constituir una empresa, que implica que nuestra idea de negocio será de manera regular y, sobre todo, una serie de mecanismos especializados a realizar una actividad que genere rentabilidad y brinde productos o servicios. A junio del año 2012, el Ministerio de Producción nos recordaba que actualmente hay 2.2 millones de micro y pequeñas empresas (Mype) informales, manifestando que ―alista nuevas herramientas‖ para atraerlas a la formalidad. Es increíble que de 3.2 millones de Mype operando (97% del total de empresas peruanas) solo un millón estén formalizadas y el resto opte por la informalidad, limitando sus accesos a créditos, tecnología y capacitación. Esta situación implica aspectos que van desde la falta de impulso del gobierno, mínimos beneficios para su formalización, mala calidad de servicios del Estado – educación y desarrollo de capacidades– hasta su incapacidad para hacer cumplir las leyes. Uno de los asuntos más complejos de nuestro país en materia laboral es la informalidad. El 60% de nuestra economía opera en la ilegalidad. Existen 12.3 millones de trabajadores informales (80% del PEA) sin contrato o con contrato a plazo fijo, y unos 7 millones de éstos no cuentan con derecho laboral ni beneficio social. Asimismo, los jóvenes enfrentan un sombrío panorama: de 100, unos 85 se ven obligados a buscar un empleo informal. Formalizar nuestra empresa y registrarla es clave para proyectarla, tener acceso a círculos de contactos y conseguir inversionistas. A continuación, veremos algunas ventajas que tienen las empresas o negocios al momento de la formalización:  Permite el acceso a contactos con potenciales compradores que buscarán y necesitarán sus productos o servicios.  Permite que se acerquen a proveedores de la materia prima que la empresa necesita.  Podrá participar en ferias y promocionar la empresa en el sector industrial donde incursione.  El pago de impuestos es el dinero que sirve al Estado para financiar los servicios de los ciudadanos como educación, salud, infraestructura que se CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS traduce en un aporte al desarrollo del país.  Brinda posibilidades de acceso al crédito.  Proyecta confianza al cliente y brinda imagen de responsabilidad social empresarial.  Se abren las puertas a más y mejores oportunidades de negocios.  Le permitirá participar en concursos públicos y adjudicaciones como proveedor de bienes y servicios del Estado.  Se evitan multas por no presentar declaración de rentas estando obligados a hacerlo.  Saber con qué se cuenta para el futuro de la familia. En el Perú, en los últimos años, el Estado viene realizando campañas y una serie de simplificación de procedimiento con la finalidad de incentivar a los usuarios a formalizar las empresas a fin de poder mejorar el sistema financiero, tributario y de control estatal, siendo transversal el beneficio para los usuarios consumidores de los productos o servicios, así como de los trabajadores que al laborar en una empresa formal, tendrían acceso a beneficios sociales y, por ende, beneficios a sus respectivas familias.

1.2. LA EIRL Y LA MYPE 1.2.1. EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPOSANBILIDAD LIMITADA (E.I.R.L.) 1. Definición y características Dentro de las características de una E.I.R.L., tenemos las siguientes: es una persona jurídica de derecho privado, constituida por voluntad unipersonal; esto que aparte de usted no es posible la incorporación de uno o más socios; hacerlo significa que esta empresa se transforme automáticamente en una sociedad mercantil siéndole aplicable lo dispuesto por la Ley de Sociedades vigente. 2. De la responsabilidad La responsabilidad de la empresa está limitada al patrimonio. Esto es que la responsabilidad de la Pequeña Empresa está limitada al patrimonio que usted le dio. En tal sentido, usted como titular de la empresa no responde con su patrimonio personal ante alguna obligación de la empresa. No arriesga su patrimonio personal. Por ejemplo, si don Javier Martínez tiene un patrimonio dinerario de S/30,000.00 y un patrimonio no dinerario de S/5,000.00 De ellos pone a disposición de la empresa como capital dinerario S/5,000.00. Ahora bien, en caso de que esta E.I.R.L. quiebre, don Javier Martínez solo responderá por S/. 5,000.00; el resto de su patrimonio personal no es afectado; Se constituye para la formalización y el desarrollo exclusivo de actividades económicas de Pequeñas Empresas. Puede adoptar un nombre que le permita individualizarla, seguida de las siglas E.I.R.L 3. El objeto social CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS Las Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada (EIRL) son personas jurídicas, formadas exclusivamente por una persona natural, con patrimonio propio y distinto al del titular, que realizan actividades de carácter netamente comercial (no de actividades de segunda categoría). Las EIRL están sometidas a las normas del Código de Comercio, cualquiera sea su objeto, pudiendo realizar toda clase de operaciones civiles y comerciales, excepto las reservadas por la ley a las Sociedades Anónimas (S.A.). 4. Capital social y patrimonio de la empresa El patrimonio de esta empresa lo constituye lo siguiente: a) Los bienes no dinerarios; por ejemplo, muebles, equipos, enseres y maquinarias; b) Los bienes dinerarios, que es el efectivo; c) Los bienes mixtos, que son aquellos que pueden ser valorados económicamente y transferidos al patrimonio de la empresa. 5. De los órganos de la empresa Los órganos de la empresa son los siguientes: a) El titular, que como dueño se constituye en la máxima autoridad de la empresa y como tal tiene a su cargo la decisión sobre los bienes y sus actividades propias; b) La gerencia, que es el órgano encargado de la administración y representación de la empresa; c) Cabe la posibilidad de que el titular asuma el cargo de gerente de la empresa. En este caso el dueño adquiere los deberes y responsabilidades de ambos cargos y adquiere la denominación de titular gerente. 6. Aspectos propios de los contribuyentes EIRL Las particularidades o características propias de los contribuyentes EIRL son las siguientes: a) Para los fines de identificación, debe consignar, al menos, su nombre y apellido, pudiendo tener también un nombre de fantasía, sumado al de las actividades económicas o giro. Esta denominación deberá cerrarse con la frase ―Empresa Individual de Responsabilidad Limitada‖, o bien utilizar la abreviatura ―EIRL‖. b) Estas empresas deberán constituirse por escritura pública, cuyo extracto se inscribe en el Registro de Comercio y se publica en el Diario Oficial. c) La duración de la empresa puede ser determinada o indefinida. d) La generación de una EIRL permite dar vida a una persona jurídica, siempre de tipo comercial. e) El propietario de la empresa individual responde con su patrimonio y solo con los aportes efectuados o que se haya comprometido a incorporar. Por su parte, la empresa responde por sus obligaciones generadas en el ejercicio de su actividad con todos sus bienes. f) Debe darse formalidad y publicidad especial a los contratos que celebre la empresa individual con su propietario, cuando este actúa dentro de su patrimonio personal. g) La administración corresponde a su propietario; sin embargo, este puede dar poderes generales o especiales a un gerente o mandatario(s). h) Para poner término a la empresa, destacan la voluntad del empresario, el término de su duración o muerte del titular. i) En caso de fallecimiento del empresario, sus herederos pueden continuar con la empresa. CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS j)

La empresa individual se puede transformar en sociedad y una sociedad limitada puede constituirse en una empresa individual. En este último caso, los derechos de la sociedad que desaparece deben reunirse en las manos de una sola persona natural. k) Todo el régimen jurídico aplicable a la empresa, incluso en materia tributaria, es el estatuto jurídico de las sociedades de responsabilidad limitada 7. Formas Legales de Organización y Constitución (Ley 21621) La empresa de responsabilidad limitada es una persona jurídica de derecho privado, constituida por la voluntad unipersonal, con patrimonio propio distinto al del titular. Requisitos para su inscripción: Solicitud de inscripción mediante formato registral (distribución gratuita). Escritura pública, que contendrá el pacto social, el estatuto y el documento que acredite el aporte, según la naturaleza de este. Esta escritura deberá inscribirse en el registro del domicilio de la sociedad, otorgada en forma personal por quien la constituye, cuya denominación deberá estar seguida de las palabras ―Empresa Individual de Responsabilidad Limitada‖, o de las siglas ―E.I.R.L‖ y contendrá lo siguiente:  El nombre, nacionalidad, estado civil, nombre del cónyuge si fuera casado, y domicilio del otorgante  La voluntad del otorgante de constituir la empresa y de efectuar sus aportes.  La denominación y domicilio de empresa.  Que la empresa circunscriba sus actividades a aquellos negocios u operaciones lícitas cuya descripción detallada constituye su objeto social. Se entiende que están incluidos en el objeto social, todos los actos relacionados con este y que coadyuven a la realización de sus fines empresariales, aunque no estén expresamente indicados en el pacto social o en su estatuto. La empresa no puede tener por objeto desarrollar actividades que la ley atribuye con carácter exclusivo a otras entidades o personas.  El valor del patrimonio aportado, los bienes que lo constituyen y su valorización  El capital de la empresa  Los Órganos de la Empresa: el titular, el gerente  El nombramiento del primer gerente o gerentes  Las otras condiciones lícitas que se establezcan La constitución de la Empresa Individual de Responsabilidad Limitada tiene, como se ha expresado, carácter solemne. Por ello, dice la Ley, el titular deberá, personalmente, otorgar la escritura pública por la cual se constituye la empresa, previa a la inscripción obligatoria en el Registro Mercantil respectivo. Solo la inscripción otorga personalidad jurídica a la empresa, aunque es posible que el titular o el representante legal de la E.I.R.L. puedan celebrar actos y/o contratos cuya validez quedará supeditada a la inscripción antedicha. Caso contrario, si no se constituye la empresa o no se inscribiera acorde a ley, los que resulten responsables quedarán sujetos a las acciones legales que terceros interpongan en su contra, debiendo asumir su culpa ilimitadamente y de manera personalísima. 1.2.2. MICRO, PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA (MYPE) CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS Ley de Impulso al Desarrollo Productivo y al Crecimiento Empresarial 1. Definición La micro y pequeña empresa es la unidad económica constituida por una persona natural o jurídica, bajo cualquier forma de organización o gestión empresarial contemplada en la legislación vigente, que tiene como objeto desarrollar actividades de extracción, transformación, producción, comercialización de bienes o prestación de servicios. Cuando la ley hace mención a la sigla MYPE, se está refiriendo a las Micro y Pequeñas Empresas, las cuales, no obstante tener tamaños y características propias, tienen igual tratamiento en la presente ley, con excepción al régimen laboral que es de aplicación para las microempresas. (Art 2° Definición de Micro y Pequeña Empresa) 2. Características Las MYPE deben reunir las siguientes características concurrentes: A) Niveles de ventas anuales - La microempresa, hasta el monto máximo de 150 unidades impositivas tributarias - La pequeña empresa, a partir de monto máximo señalado para las Microempresas y hasta 1700 unidades Impositivas Tributarias - UIT. Las entidades públicas y privadas uniformizan sus criterios de medición a fin de construir una base de datos homogénea que permita dar coherencia al diseño y aplicación de las políticas públicas de promoción y formalización del sector. (Art. 5° Características MYPE) - La mediana empresa, a partir de monto máximo señalado para las pequeñas empresas y hasta 2300 unidades Impositivas Tributarias 3. Órgano rector El Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo define las políticas nacionales de promoción de las MYPE y coordina con las entidades del sector público y privado la coherencia y complementariedad de las políticas sectoriales (Art. 6° Órgano Rector) 4. Instrumentos de promoción para el desarrollo y la competitividad de las mypes El Estado fomenta el desarrollo integral y facilita el acceso a los servicios empresariales y a los nuevos emprendimientos, con el fin de crear un entorno favorable a su competitividad, promoviendo la conformación de mercados de servicios financieros y no financieros, de calidad, descentralizado y pertinente a las necesidades y potencialidades de las MYPE. (Art. 10° Rol del Estado) Los instrumentos de promoción para el desarrollo y la competitividad de las MYPE y CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS de los nuevos emprendimientos con capacidad innovadora son los siguientes:

a) Los mecanismos de acceso a los servicios de desarrollo empresarial y aquellos que promueven el desarrollo de los mercados de servicios b) Los mecanismos de acceso a los servicios financieros y aquellos que promueven el desarrollo de dichos servicios c) Los mecanismos que faciliten y promueven el acceso a los mercados, y a la información y estadísticas referidas a la MYPE d) Los mecanismos que faciliten y promueven la inversión en investigación, desarrollo e innovación tecnológica, así como la creación de la MYPE innovadora (Art. 11° Instrumentos de Promoción) 5. Mecanismos de facilitación Se establece como mecanismos de facilitación y promoción de acceso a los mercados: la asociatividad empresarial, las compras estatales, la comercialización, la promoción de exportaciones y la información sobre las MYPE. (Art. 16° Mecanismos de Facilitación) 6. Asociatividad empresarial Las MYPE, sin perjuicio de las formas societarias previstas en las leyes sobre la materia, pueden asociarse para tener un mayor acceso al mercado privado y a las compras estatales. Todos los beneficios y medidas de promoción para que las MYPE participen en las compras estatales incluyen a los consorcios que sean establecidos entre las MYPE. (Art. 17° Asociatividad Empresarial) 7. Las compras estatales Las MYPE participan en las contrataciones y adquisiciones del Estado. De acuerdo con la normatividad correspondiente, PROMPYME facilita el acceso de las MYPE a las compras del Estado. En las contrataciones y adquisiciones de bienes y servicios, las entidades del Estado prefieren a los ofertados por las MYPE, siempre que cumplan con las especificaciones técnicas requeridas. En los contratos de suministro periódico de bienes o de prestación de servicios de ejecución periódica, distintos de los de consultoría de obras, que celebren las MYPE, estas podrán optar, como sistema alternativo a la obligación de presentar la garantía de fiel cumplimiento, por la retención de parte de las entidades de un 10% del monto total del contrato. La retención de dicho monto se efectuará durante la primera mitad del número total de pagos a realizarse, de forma prorrateada, en cada pago, con cargo a ser devuelto a la finalización del mismo. Sin perjuicio de la conservación definitiva de los montos referidos, el incumplimiento injustificado por parte de los contratistas beneficiados con la presente disposición, que motive la resolución del contrato, dará lugar a la inhabilitación temporal para CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS contratar con el Estado por un periodo no menor de 1 año ni mayor a 2 años. Los procesos de selección se pueden llevar a cabo por etapas, tramos, paquetes o lotes. La buena pro por cada etapa, tramo, paquete o lote se podrán otorgar a las MYPE distintas y no vinculadas económicamente entre sí, lo que no significará un cambio en la modalidad del proceso de selección. Asimismo, las instituciones del Estado deben separar no menos del 40% de sus compras para ser atendidas por las MYPE, en aquellos bienes y servicios que estas puedan suministrar. Se dará preferencia a las MYPE regionales y locales del lugar donde se realizan las compras estatales. (Art. 21° Compras Estatales) 8. La comercialización El Estado, los gobiernos regionales y locales, a través de los sectores, instituciones y organismos que lo conforman, apoyan y facilitan la iniciativa privada en la promoción, organización y realización de eventos feriales y exposiciones internacionales, nacionales, regionales y locales, periódicas y anuales. La presente disposición se aplica sin perjuicio del cumplimiento de la normatividad vigente en materia de autorización de ferias y exposiciones internacionales, nacionales, regionales o locales. (Art. 19° Comercialización) 9. Promoción de las exportaciones El Estado promueve el crecimiento, diversificación y consolidación de las exportaciones directas e indirectas de la MYPE, con énfasis en las regiones, implementando estrategias de desarrollo de mercados y de oferta exportable, así como de fomento a la mejora de la gestión empresarial, en coordinación con otras instituciones públicas y privadas. El Ministerio de Comercio Exterior y Turismo promueve programas intensivos de apertura, consolidación y diversificación de mercados internacionales. El Ministerio de Relaciones Exteriores promueve alianzas estratégicas entre la MYPE con los peruanos residentes en el extranjero, para crear un sistema de intermediación que articule la oferta de este sector empresarial con los mercados internacionales. El Ministerio de Comercio Exterior y Turismo genera, mantiene actualizado y difunde información sobre oportunidades de exportación y acceso a los mercados del exterior, que incluye demandas, directorios de importadores, condiciones arancelarias, normas técnicas, proceso de exportación y otra información pertinente. El Ministerio de Comercio Exterior y Turismo ejecuta planes estratégicos por sectores, mercados y regiones, priorizando el desarrollo de cadenas exportadoras con participación de las MYPE, en concordancia con el inciso a) del Artículo 8° de la CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS presente Ley. (Art. 20° Promoción de las Exportaciones) 10. Información, estadística y base de datos El Instituto Nacional de Estadística e Informática – INEI mantiene actualizado el Sistema Nacional de Estadística e Informática sobre la MYPE, facilitando a los integrantes del sistema y a los usuarios el acceso a la información estadística y bases de datos obtenidas. El INEI promueve las iniciativas públicas y privadas dirigidas a procesar y difundir dicha información, de conformidad con la Resolución Jefatura Nº 063-98-INEI, de la Comisión Técnica Interinstitucional de Estadística de la Pequeña y Microempresa. (Art. 22° Información, Estadística y Base de Datos) 11. Acceso al financiamiento El Estado promueve el acceso de las MYPE al mercado financiero y al mercado de capitales, fomentando la expansión, solidez y descentralización de dichos mercados. El Estado promueve el fortalecimiento supervisadas por la Superintendencia de acercamiento entre las entidades que no proveer servicios financieros a las MYPE y a su incorporación al sistema financiero.

de las instituciones de microfinanzas Banca y Seguros. Asimismo, facilita el se encuentran reguladas y que puedan la entidad reguladora, a fin de propender

(Art. 27° Acceso al Financiamiento) 12. Participación de entidades financieras del estado De la participación de Cofide El Estado, a través de la Corporación Financiera de Desarrollo COFIDE, promueve y articula integralmente el financiamiento, diversificando, descentralizando e incrementando la cobertura de la oferta de servicios de los mercados financieros y de capitales en beneficio de las MYPE. Los intermediarios financieros que utilizan fondos que entrega COFIDE, para el financiamiento de las MYPE, son los considerados en la Ley N° 26702 – Ley General del Sistema Financiero y del Sistema de Seguros y Orgánica de la Superintendencia de Banca y Seguros y sus modificatorias, y utilizan la metodología, los nuevos productos financieros estandarizados y nuevas tecnologías de intermediación a favor de las MYPE, diseñadas o aprobadas por COFIDE. COFIDE procura canalizar prioritariamente sus recursos financieros o aquellas MYPE que producen o utilizan productos elaborados o transformados en el territorio nacional. (Art. 28° Participación de Entidades Financieras) (Art. 29° Función de COFIDE en la gestión de Negocios MYPE) 13. Supervisión de créditos CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS La supervisión y monitoreo de los créditos que son otorgados con los fondos que entrega COFIDE a través de los intermediarios financieros señalados en el Artículo 29° de la presente Ley, se complementa a efectos de optimizar su utilización y maximizar su recuperación, con la participación de entidades especializadas privadas facilitadoras de negocios, tales como promotores de inversión, de proyecto y de asesorías y de consultorías de MYPE siendo retribuidos estos servicios en función de los resultados previstos. (Art. 31° Supervisión de Créditos) 14. Fondos de garantía COFIDE destina un porcentaje de los recursos financieros que gestiona y obtiene de las diferentes fuentes para el financiamiento de la MYPE, siempre que los términos en que les son entregados los recursos le permitan destinar parte de los mismos para conformar o incrementar fondos de garantía, que en términos promocionales faciliten el acceso de la MYPE a los mercados financieros y de capitales, a la participación en compras estatales y de otras instituciones. (Art. 32° Fondos de garantía para las MYPES) 15. Capital de riesgo El Estado promueve el desarrollo de fondos de inversión de capital de riesgo que adquieran una participación temporal en el capital de las MYPE innovadoras que inicien su actividad y de las existentes con menos de dos años de funcionamiento. (Art. 33° Capital de riesgo) 16. Centrales de riesgo El Estado, a través de la Superintendencia de Banca y Seguros, crea y mantiene un servicio de información de riesgos especializado en MYPE, de conformidad con lo señalado por la Ley N° 27489, Ley que regula las centrales privadas de información de riesgos y de protección al titular de información y sus modificatorias. (Art. 34° Centrales de riesgo) 17. Acceso a la formalización El Estado fomenta la formalización de las MYPE a través de la simplificación de los diversos procedimientos de registro, supervisión, inspección y verificación posterior. (Art. 6° Acceso a la Formalización) 18. Simplificación de trámites y régimen de ventanilla única Las MYPE que se constituyan como persona jurídica lo realizan mediante escritura pública sin exigir la presentación de la minuta, conforme a lo establecido en el inciso i) del Artículo 1° de la Ley N° 26965. El CODEMYPE para la formalización de las MYPE promueve la reducción de los costos registrales y notariales ante la SUNARP y Colegio de Notarios. (Art. 9° Simplificación de trámites y régimen de ventanilla única) 1.2.3. RÉGIMEN LABORAL DE LA PEQUEÑA Y MICRO EMPRESA

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS 1. Objeto Créase el régimen laboral especial dirigido a fomentar la formalización y desarrollo de las microempresas, mejorar las condiciones de disfrute efectivo de los derechos de naturaleza laboral de los trabajadores de las mismas. El presente régimen laboral especial es de naturaleza temporal y se extenderá por un periodo de (5) cinco años desde la entrada en vigencia de la presente Ley, debiendo las empresas, para mantenerse en él, conservar las condiciones establecidas en los Artículos 2° y 3° de la presente Ley. El régimen laboral especial comprende remuneración, jornada de trabajo, horario de trabajo y trabajo en sobre tiempo, descanso semanal, descanso vacacional, descanso por días feriados, despido injustificado, seguro social de salud y régimen pensionario. Las microempresas y los trabajadores considerados en el presente régimen pueden pactar mejores condiciones a las previstas en la presente Ley, respetando el carácter esencial de los derechos reconocidos en el párrafo anterior. (Art. 41° Objeto) 2. Naturaleza y permanencia Si en un ejercicio económico, una microempresa definida como tal en la presente Ley, inicialmente comprendida en el régimen especial, supera el importe máximo de ingresos previstos en la presente Ley o tiene más de diez (10) trabajadores por un periodo superior a un año, será excluida del régimen laboral especial. (Art. 42° Permanencia en el régimen laboral especial) 3. Remuneración Los trabajadores comprendidos en la presente Ley tienen derecho a percibir, por lo menos, la remuneración mínima vital, de conformidad con la Constitución y demás normas legales vigentes. (Art. 43° Remuneración) 4. Jornada de trabajo, horario y sobretiempo En materia de jornada de trabajo, horario de trabajo, trabajo en sobretiempo de los trabajadores de la microempresa, es aplicable lo previsto por el Decreto Supremo Nº 007 – 2002 TR, Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo Nº 854, Ley de Jornada de Trabajo, Horario y Trabajo en Sobretiempo, modificado por la Ley Nº 27671 o norma que la sustituya. En los centros de trabajo cuya jornada laboral se desarrolle habitualmente en horario nocturno, no se aplicará la sobre tasa del 35%. (Art. 44° Jornada y horario de trabajo) 5. Descanso semanal obligatorio El descanso semanal obligatorio y el descanso en días feriados se rigen por las normas del régimen laboral común de la actividad privada.

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS (Art. 45: El descanso semanal obligatorio) 6. Descanso vacacional El trabajador que cumpla el récord establecido en el Artículo 10 del Decreto Legislativo N 713, Ley de Consolidación de Descansos Remunerados de los Trabajadores sujetos al régimen laboral de la actividad privada, tendrá derecho como mínimo, a quince (15) días calendario de descanso por cada año completo de servicios. Rige lo dispuesto en el Decreto Legislativo Nº 713 en lo que le sea aplicable. (Art. 46: El descanso vacacional) 7. Despido injustificado El importe de la indemnización por despido injustificado es equivalente a quince (15) remuneraciones diarias por cada año completo de servicios con un máximo de ciento ochenta (180) remuneraciones diarias. Las fracciones de año se abonan por dozavos. (Art. 47° El despido injustificado) 8. Seguro social de salud Los trabajadores y conductores de las microempresas comprendidas en la presente norma son asegurados regulares, conforme al Artículo 1 de la Ley 26790: Ley de Modernización de la Seguridad Social en Salud. (Art. 48° El Seguro Social de Salud) 9. Régimen pensionario Los trabajadores y los conductores de las microempresas comprendidas en el presente régimen podrán afiliarse a cualquiera de los regímenes previsionales, siendo opción del trabajador y del conductor su incorporación o permanencia en los mismos. (Art. 49° El régimen pensionario) 10. Determinación de microempresa Para efectos de ser comprendidas en el régimen especial, las microempresas que cumplan las condiciones establecidas en los Artículos 2° y 3° de la presente Ley, deberán presentar ante la Autoridad Administrativa de Trabajo una Declaración Jurada de poseer las condiciones indicadas, acompañando, de ser el caso, una copia de la Declaración Jurada del Impuesto a la Renta del ejercicio anterior. (Art. 50° Determinación de microempresas comprendidas en el régimen especial) 11. La fiscalización El Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo realiza el servicio inspectivo, estableciendo metas de inspección anual no menores al veinte por ciento (20%) de las microempresas, a efectos de cumplir con las disposiciones del régimen especial establecidas en la presente Ley. La determinación del incumplimiento de alguna de las condiciones indicadas dará lugar a que se considere a la microempresa y a los trabajadores de esta excluidos del régimen laboral especial y generará el cumplimiento íntegro de los derechos CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS contemplados en la legislación laboral y de las obligaciones administrativas conforme se hayan generado. Debe establecerse inspecciones informativas a efectos de difundir la legislación establecida en la presente norma. (Art. 51° Fiscalización de las microempresas) 12. Descentralización del servicio inspectivo El Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo adopta las medidas técnicas, normativas, operativas y administrativas necesarias para fortalecer y cumplir efectivamente el servicio inspectivo y fiscalizador de los derechos reconocidos en el presente régimen laboral especial. El Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo celebrará convenios de cooperación, colaboración o delegación con entidades y organismos públicos para el adecuado cumplimiento de lo previsto en el régimen especial creado por la presente norma. (Art. 52° Descentralización del servicio inspectivo) 13. Beneficios A efectos de contratar con el Estado y participar en los programas de promoción del mismo, las microempresas deberán acreditar el cumplimiento de las normas laborales de su régimen especial o de las del régimen general, según sea el caso, sin perjuicio de otras exigencias que pudieran establecerse normativamente. (ART. 53° Beneficios de las empresas comprendidas en el régimen especial)

http://www.sunat.gob.pe/orientacion/mypes/normas/ley-28015.pdf

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Resumen 1. La capacidad legal de la persona es importante para hacer valer sus derechos por sí mismo. 2.

Existen personas que, a pesar de tener mayoría de edad, no tienen la capacidad legal para hacer valer sus derechos por sí mismos.

3. Que existen menores de edad que por circunstancias especiales pueden adquirir la capacidad plena para ejercer sus derechos por sí mismos, a través de la obtención de título profesional o mediante el matrimonio. 4. Toda empresa tiene como finalidad la de ejercer actividades económicas. 5. La personería jurídica se adquiere desde el momento de su inscripción en los Registros Públicos. 6. Las personas jurídicas responden con su propio patrimonio y no con el patrimonio personal de socio. 7. Una EIRL o Empresa Individual de Responsabilidad Limitada es una persona jurídica de derecho privado, constituida por voluntad de una sola persona, quien a su vez se constituye en titular de la empresa. La responsabilidad de la empresa está limitada al patrimonio de la EIRL. El titular de la empresa no responde con su patrimonio personal ante alguna obligación de la empresa. Puede adoptar un nombre que le permita individualizarla, seguida de las siglas E.I.R.L. 8. Lo primero que se debe considerar es si se constituirá una empresa como persona natural o como persona jurídica. Con personería natural, solo se pueden constituir EMPRESAS UNIPERSONALES; en cambio, con personería jurídica, existen diferentes tipos: La EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA (E.I.R.L.), constituyendo algún tipo de sociedad: SOCIEDAD COMERCIAL DE RESPONSABILIDAD DE LIMITADA (S.R.L.) o SOCIEDADES ANÓNIMAS que a su vez pueden ser de dos tipos: SOCIEDAD ANÓNIMA CERRADA (S.A.C) o SOCIEDAD ANÓNIMA ABIERTA (S.A.A.). Esta última no se ajusta a los requisitos para constituir una micro o pequeña empresa. Si se decide constituirla como persona natural se estará comprometiendo su patrimonio personal en el negocio, mientras que, como persona jurídica, la empresa responde por sus deudas y obligaciones. CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS 9. El Régimen Laboral Especial tiene derechos modificados en virtud de promover la microempresa y hacer que estas tengan menos carga en sus costos. El Régimen Laboral Especial comprende solamente los siguientes derechos: 1. REMUNERACIÓN: No menor de RMV (Ejemplo: año 2006 la RMV fue de S/. 500.00 nuevos soles) 2. VACACIONES: 15 días al año 3. JORNADA DE TRABAJO: 8 horas diarias o 48 horas semanales 4. DESCANSO SEMANAL y DESCANSO POR DÍAS FERIADOS: de 24 horas 5. INDEMNIZACIÓN POR DESPIDO INJUSTIFICADO: de ½ remuneración por cada año completo y las fracciones por dozavos 6. En SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD, permite el acceso del conductor o persona natural con negocio y de sus trabajadores como asegurados regulares; y, en el RÉGIMEN PREVISIONAL, permite que la incorporación o permanencia en el sistema de pensiones, tanto público (ONP) como el privado (AFP), sea opcional. No forman parte de este régimen laboral: 1. El pago de la compensación por tiempo de servicios (CTS) en micro empresa. 2. Las gratificaciones de fiestas patrias y navidad 3. La asignación familiar 4. El pago de utilidades 5. La póliza de seguro 6. El trabajo nocturno

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UNIDAD

2 CONSTITUCIÓN DE EMPRESAS LOGRO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE Al término de la unidad, los alumnos propondrán, constituirán y organizaran una Sociedad Empresarial, trabajando de manera grupal utilizando las reglas y trámites para la formalización de una organización empresarial, teniendo en cuenta la legislación nacional respecto a la Ley General de Sociedades y Leyes Especiales según sea el caso.

TEMARIO 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 2.1.7 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.2.7

Tema 3: Iniciar una empresa Razón social Formalización de documentos Trámite ante SUNARP Trámite ante SUNAT Trámite ante el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo Trámite ante la municipalidad Legalización de libros contables Tema 4: Trámites Especiales DIGESA MINCETUR Ministerio de Agricultura Ministerio de Educación Ministerio de Energía y Minas Ministerio de Trabajo DIGEMID

2.3 2.3.1 2.3.2

Tema 5: Sistema Concursal y la Ley General de Sociedades Ley Concursal Ley General de Sociedades

ACTIVIDADES PROPUESTAS -

Los alumnos, a partir de un caso práctico, explicarán la constitución de una EIRL y una MYPE.

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2.1. INICIAR UNA EMPRESA Hoy en día, la tarea de iniciar una empresa ya no es complicada, resulta una tarea sencilla si tenemos los requisitos indispensables para hacerlo, y sobre todo tener establecido hacia dónde estará dirigido el rubro de la empresa, a fin de fijar los objetivos y metas correctos. Pese a encontrarnos dentro de una sociedad en donde siempre tratamos de escapar de las formalidades por el costo extra que genera siempre la formalización de una Empresa, en el presente manual se justifica de manera clara y entendible por qué una empresa, en su constitución, debe de cumplir con las formalidades exigidas, a fin de que se cumplan no por obligación, sino con el fin de que la empresa sea exitosa. Es así que se reúnen los conocimientos necesarios para constituir o formalizar una empresa, de conformidad con la normatividad vigente; así como los conceptos, procedimientos y formatos que los emprendedores necesitan antes de crear su empresa. Actualmente, existe consenso en cuanto al rol fundamental que cumplen las micro y pequeñas empresas (MYPE) dentro de la estructura económica del Perú. Son varios los factores que explican la importancia de este tipo de unidades económicas 2.1.1.

Razón social

2.1.1.1. Identificación del nombre de la empresa y la búsqueda en el Registro de personas Antes de constituir la empresa, se debe elaborar un plan de empresa. Por ello, debemos tener en claro lo siguiente: -

Qué tipo de empresa se va a constituir Qué tipo de servicios o productos ofrecerá Qué rubro será especialidad de la empresa Cuál será el mercado Cuál será el público objetivo Trabajará dentro o fuera del país Qué tipo de actividades desarrollará, entre otros.

Ante esto, debemos reconocer que iniciar un negocio, en el momento actual, representa una alta competencia y decisión. Esto se manifiesta por la amenaza de nuevos competidores en el mismo giro del negocio, cambio en la práctica de los clientes o proveedores, nuevos sustitutos, etc. y, sobre todo, en el mundo altamente competitivo y globalizado en que vivimos. Pero esto se contrarresta con la fortaleza y dinamismo humano de salir adelante en su progreso familiar. Lógicamente, debe acompañar a esta iniciativa una capacitación técnica para evitar los fracasos y competir en una economía abierta al comercio internacional. En la actualidad, no se concibe un negocio exitoso que no cuente con un plan CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS que defina las etapas del surgimiento y desarrollo del negocio para poder constituir una empresa. Tener un plan de empresa constituye una carta de presentación para posibles inversionistas o para obtener financiamiento, además de reducir la curva de aprendizaje y el riesgo del inicio o crecimiento de una empresa, facilitar el análisis de la viabilidad y la factibilidad técnica y económica de un proyecto. Un plan es un instrumento clave y fundamental para el éxito de los empresarios. Una vez seleccionado el tipo de negocio, es necesario desarrollar una idea o plan de empresa a fin de poder orientarnos de manera adecuada y tener éxito. La realidad de los planes de empresa resultan muy importantes también para las empresas pequeñas, quizás más importantes que para las empresas grandes que son las que invierten precisamente millones en desarrollarlos, utilizando expertos de diversas áreas del conocimiento empresarial. Un plan es un documento que, en forma ordenada y sistemática, detalla los aspectos operacionales y financieros que se deben tener en cuenta en un negocio. Al igual que un mapa es una guía para un viajero, el plan de negocios permite determinar anticipadamente dónde queremos ir, dónde nos encontramos y cuánto nos falta para llegar a la meta fijada, para de esta forma escoger el mejor de los caminos o el de menor riesgo. En el mismo, se deben definir algunos límites razonables a largo plazo, más de un año en muchos negocios, y las proyecciones futuras. En general, es mejor establecer objetivos a corto plazo y modificar el plan a medida que avanza el negocio, ya que la planificación a largo plazo puede tornarse irrelevante debido a la realidad del entorno siempre cambiante, teniendo en cuenta también el avance tecnológico, que puede ser diferente a su concepto inicial. Ello no impide que se elaboren planes estratégicos. Nuestra realidad se caracteriza por tener empresarios y emprendedores creativos; por lo que al tener como objetivo elaborar un plan de negocio, muchos pensarían que ello frena la creatividad. Podemos hablar de un plan creativo o que estimule la creatividad, destinado a valorar o considerar objetivamente lo que ocurre en el entorno del negocio para que sea exitoso. Ahora bien, para garantizar que hemos elegido un tipo de negocio o tipo de empresa que queremos constituir, esto implica que debemos evaluar estratégicamente su viabilidad y factibilidad. Ello se pone a prueba a través de un plan de negocios, el mismo que empieza por A) La motivación, Al decidir la creación de la carrera empresarial, debo evaluar la situación actual, el plan de vida, definir si se seguirá una carrera empresarial o no, definir mis intereses, preferencias y expectativas; B) Generación de la idea de empresa, es decir, definir una línea de actividad, rubro, industria o un sector que brinde el acceso de una empresa. Ello se da analizando el entorno teniendo en cuenta los cambios, tendencias y falencias del marcado, identificando las necesidades del usuario final, conformado por los grupos de personas al que irá dirigido el CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS negocio, evaluando y determinando la mejor idea de negocio; C) Conformación de oportunidad de empresa. Aquí se definen los términos de referencia para iniciar un plan de negocios. Esto se logra desarrollando un concepto y modelo de negocios con información básica sobre la idea de negocio, los productos o servicios y el mercado, definiendo los requerimientos de información para analizar, estructurar y evaluar la oportunidad de negocio; y D) Elaboración del Plan de negocios. Se determina la factibilidad integral de la empresa y las estrategias para alcanzar las metas. Para ello, se analiza todos los aspectos del plan de negocios: marketing, operaciones, personas, aspectos económicos, financieros, ambientales y sociales; se analiza las necesidades de recursos y las estrategias para conseguirlos, así como el cronograma de ejecución del plan de negocios. Una vez que tenemos identificado qué tipo de actividad de acuerdo con un plan de negocios, podemos instaurar el primer hito para proceder a evaluar un potencial nombre para la empresa. Para poder encontrar el nombre correcto de la empresa, se deben tener en cuenta muchos aspectos: el nombre debe ser fácil de memorizar, pronunciar, escribir y además debe ser corto pero original. El nombre deberá sugerir o decir de qué se encarga la empresa y sus productos. Por otra parte, antes de decidirse por el nombre, deberá revisar que este no se encuentre patentado y que la opción de un dominio en la web esté aún libre. Encontrar un nombre corto y conciso que incluya todo lo que quiera decir de su empresa es un poco complicado, pero muy posible. Lo que debe decidir es si su nombre describirá sus actividades o si este será más artístico, donde el sonido sea llamativo o la ortografía de la palabra esté un tanto cambiada. Es cierto que a nivel mundial ya existen muchas páginas web, lo cual limita la libertad de creación de nombres de empresas. Es por eso que, para ahorrarse un disgusto, debe verificar primero los nombres que van en la misma línea de lo que está buscando para descartarlos de antemano. En internet existen varios programas que buscan la existencia de dominios. Un nombre exitoso tiene que ser memorable, fácil de pronunciar, y que todo el público pueda entender. Sus clientes potenciales deben ser capaces de recordar el nombre de su negocio para encontrarlo fácilmente. Es preferible que sea corto, simple, que se pueda deletrear de manera intuitiva y que se entienda en varios idiomas. Todos los conceptos que se asocien tanto con el nombre como con la imagen deben ser positivos. Elija palabras que tengan connotaciones positivas para que la gente las asocie con su negocio. Asegúrese de que estas connotaciones combinen fortaleza con confianza. 2.1.1.2. Trámites y requisitos. Reserva de nombre. Antes de constituir una empresa como Persona Jurídica, se debe verificar que el nombre o título de la empresa, en otras palabras la Razón Social, esté disponible para su uso. . Lo que debe hacer es realizar en cualquiera de las oficinas autorizadas de la SUNARP, a través de los formularios respectivos, la CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS consulta del nombre en el Registro de Personas Jurídicas. El trámite de consulta de nombre lo puede realizar en cualquiera de las oficinas registrales de la SUNARP por un costo de s/. 4.00. Los resultados los dan el mismo día. La oficina de SUNARP entregará los resultados lanzando el resultado de la búsqueda o el Certificado Negativo; lo que se espera es una respuesta negativa, es decir, que no existe empresa alguna inscrita con el nombre que se ha elegido. Una vez que se tenga una respuesta positiva (es decir que el nombre elegido se encuentra libre para usarse) en la Búsqueda de Nombre, se deberá realizar, por temas de seguridad, la Reserva de nombre. Este trámite también se tiene que hacer en la SUNARP. El costo de la Reserva de nombre es de S/. 18.00, permitiendo que durante los próximos 30 días nadie pueda utilizar el nombre en reserva. Asimismo, deberá consultar con la base de datos de marcas patentadas, para verificar que el nombre de su empresa no entre en conflicto con una ya existente. Esto no solo le ahorrará problemas legales, sino que también le asegurará diferenciación en el mercado. Si el nombre que desea poner ya está inscrito, tendrá que buscar otro y seguir intentando hasta que el nombre de su empresa sea único. Esto puede resultar tedioso pero recuerde, a usted tampoco le gustaría que le copien el nombre de su empresa. Si es difícil encontrar algún nombre, quizá las pautas para ponerle nombre a su empresa sin llegar a la locura puedan ayudarlo.

A) Reserva de nombre Durante el proceso de constitución de una sociedad (cualquier clase de persona jurídica) o modificación de Pacto social, el primer paso es solicitar ante los Registros Públicos la Reserva de preferencia registral o comúnmente llamado reserva de nombre. Antes de realizar la Reserva de preferencia registral, Ud. deberá primero realizar una búsqueda sobre la denominación que quisiera utilizar para su empresa y verificar si ya no está siendo utilizada por alguna otra persona Jurídica. Para realizar dicha solicitud no es necesario que lo haga un abogado o un notario, lo puede solicitar cualquiera de los socios participantes en la constitución, ya que la intervención de cualquiera de los dos primeros elevaría los costos de su proceso de constitución. Para solicitar la Reserva de Nombre, se debe solicitar la entrega (gratuita) del Formulario de Inscripción (Uno de color verde que sirve para la inscripción de cualquier acto en SUNARP) que estará acompañado de un formato anexo en A4 que está prediseñado, solo para que el solicitante pueda rellenar los datos que sean necesarios. Este formato anexo en A4 solo será llenado por cualquiera de los socios participante en la constitución o en su defecto el abogado o notario (aunque como ya hemos señalado no es necesario) quien es el que deberá firmar al final del formato. Sin embargo, el formulario de inscripción (de color verde) lo puede presentar CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS cualquier persona adjuntando la copia de su documento nacional de identidad. Una vez que Ud. haya llenado de forma correcta los 2 formularios, deberá presentarse al módulo de PRE-LIQUIDACIÓN, en donde le indicará el monto por concepto de TASA REGISTRAL y sellarán su formulario escribiendo sobre el concepto a pagar y podrá luego acudir a caja a cancelar la tasa registral. La tasa Registral a pagar para este trámite es de S/18.00 Nuevos Soles. El tiempo que demanda la calificación por parte del registrado para el otorgamiento de la reserva de nombre es de 24 horas contadas a partir de la presentación de su solicitud. Debido a que la tecnología cada día avanza y que como premisa o política de calidad los Registros Públicos procura estar a la vanguardia y tratando de facilitar a los usuarios la realización de sus trámites, es que también existe la posibilidad de realizar la Reserva de Preferencia registral en línea, utilizando el procedimiento de atención en línea, herramienta mucho más eficiente. Aquí no se requerirá la presentación de documentos físicos ni presentarse físicamente para ello a la Oficina Registral alguna. Gracias a ella, encontramos, entonces, en la página web de la SUNARP (www.sunarp.gob.pe), un formulario de Solicitud de Reserva en el que se podrá consignar hasta CINCO denominaciones completas o abreviadas o razones sociales, las que serán excluyentes en función al orden consignado, es decir, concedida una, las demás serán descartadas. (Prácticamente, se tiene cinco opciones diferentes descartadas una a una por un único costo y en un sólo tramite). Además, esta solicitud tiene ámbito nacional, una vez ingresada a través de la página web de la SUNARP, previo pago de la tasa registral. Se genera un código de transacción que posteriormente da lugar al asiento de presentación, el mismo que debe ser atendido también en un plazo de 24 horas. Pero debemos tener presente que esta reserva tiene un plazo de 30 días calendarios, contados desde el día siguiente de su concesión. Convendrá, entonces, realizar los actos previos a la inscripción con la debida celeridad. 2.1.1.3. Ubicación de empresa Está referido al lugar donde debe localizarse o funcionar su empresa. Generalmente, existen factores que hay que tener en cuenta; por ejemplo, la demanda, la rentabilidad, mano de obra especializada, servicios básicos de energía y agua, etc. Todos estos factores se analizarán en el estudio de mercado. Pero, finalmente, el potencial empresarial, con un buen criterio técnico, decidirá dónde ubicar su negocio: A) UBICACIÓN EN CASA Varias son las personas que optan por ubicar su empresa en su domicilio, ahorrando ciertos gastos administrativos, pero lógicamente dependerá del CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS tamaño o giro de sus actividades. Sin embargo, es bueno recomendarle que debe ubicar negocios que no ponga en peligro su vivienda, como por ejemplo, elaborar costuras, zapatos, carpintería, tipeos y demás servicios informáticos, etc. siempre que sea a pequeña escala. Finalmente, se le sugiere evaluar las ventajas y desventajas de establecerse en su vivienda. B) CENTROS COMERCIALES Son lugares en donde existen todas las facilidades para emprender un negocio, ya que a estos locales concurren masivamente los clientes y usted tiene contacto con otros empresarios que aprenderá mucho de ellos e, incluso, puede llegar a realizar algunas operaciones comerciales y financieras. Generalmente, estos locales son fáciles de acceder y cómodos en sus alquileres y cuentas con la respectiva seguridad contra robos, pero no contra incendios que será responsabilidad del empresario, contratando seguros para su mercadería. C) COMPRAR O ALQUILAR LOCAL Comprar su propio local requiere disponer de suficiente dinero para este tipo de inversión no corriente, pero, lógicamente, le traerá muchas ventajas, como usarse como garantía para obtener un préstamo de alguna entidad financiera. Si bien es cierto esta adquisición se puede hacer financiando, es bueno recomendarle que tenga cuidado con el compromiso bancario. Puede ser peligroso cuando usted esté recién iniciándose. Alquilar un local es la forma más utilizada por la empresa, ya que su costo se va pagando conforme se realizan la venta, y le quede mayor capital de trabajo. 2.1.2.

Formalización de documentos

2.1.2.1.

Elaboración de Minuta (capital, objeto social, representantes legales)

Es el documento privado, elaborado y firmado por un abogado, que contiene el acto o contrato (constitución de la empresa) que se debe presentar ante un notario para su elevación a escritura pública. Es un documento donde los miembros de la empresa manifiestan su voluntad de constituirla, y en donde señalan todos los acuerdos respectivos. Para la constitución de una micro o pequeña empresa, la utilización de la minuta es opcional, ya que se puede acudir directamente ante un notario y hacerlo a través de una declaración de voluntad.

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS La minuta consta del pacto social y los estatutos, además de los insertos que se puedan adjuntar a esta. Es recomendable elaborar la minuta con la ayuda de un abogado de confianza, quien podrá cobrar entre S/.200 y S/.300 por su servicio. Según el inciso h del Artículo 58º del Decreto Ley Nº 26002, Ley del Notariado, modificado por la Ley N° 28580, no será exigible la minuta en la declaración de voluntad de constitución de pequeña o microempresa. PARA LA ELABORACIÓN DE LA MINUTA SE NECESITA CUMPLIR CON LOS SIGUIENTES REQUISITOS: PRIMER REQUISITO La reserva del nombre en Registros Públicos es uno de los primeros trámites que debo hacer para constituir mi empresa, además de adoptar la modalidad o sociedad empresarial que me conviene (E.I.R.L., S.R.L., S.A. o S.A.C.). Reservar el nombre permite comprobar que no existen otras empresas con un nombre similar inscritas en el registro e impide la inscripción de cualquier otra empresa cuando hay identidad o similitud con otros nombres, denominación o razón social ingresados con anterioridad a los índices del Registro de Personas Jurídicas. Para esto tengo que realizar 3 operaciones: A. Buscar en los índices; B. Solicitar la inscripción del nombre o título; y C. Obtener la Reserva de Preferencia Registral. SEGUNDO REQUISITO Presentación de los documentos personales. Se acompaña copia simple del DNI vigente del titular o de los socios. Las personas casadas adjuntarán copia del documento de identidad del cónyuge. En el caso de titular/socio extranjero deberá acompañar copia del carné de extranjería o visa de negocio. TERCER REQUISITO Descripción de la actividad económica. La presento en una hoja suelta redactada y firmada por los interesados. Si es una Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (E.I.R.L.), lleva solamente la firma del aspirante a titular. CUARTO REQUISITO Capital de la empresa. Debo indicar el aporte del titular o de los socios que se hace para la constitución de la empresa. Los aportes tengo que detallarlos en Bienes Dinerarios y Bienes no Dinerarios como sigue:

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QUINTO REQUISITO Estatuto Debo acompañar el estatuto que regirá a la empresa (régimen del directorio, la gerencia, la junta general, los deberes y derechos de los socios o accionistas, entre otros, según corresponda).

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2.1.2.2.

Elaboración de Escritura Pública

Es todo documento matriz incorporado al protocolo notarial, autorizado por el notario. Sirve para darle formalidad a la minuta y, posteriormente, presentarla en Registros Públicos para su inscripción. Si ya tengo lista la MINUTA de constitución de la empresa, puedo tramitar la elaboración de su ESCRITURA PÚBLICA ante un notario y, a continuación, presentarla ante las oficinas registrales de la SUNARP para su inscripción en el Registro de Personas Jurídicas. Para ello, se debe presentar los requisitos ante la notaría: A) Fotocopia de DNI B) Certificado de búsqueda mercantil y solicitud de reserva de nombre o razón social de la empresa, emitida por la oficina de SUNARP, para verificar la no existencia de otra empresa con la misma razón social. C) Precisar monto del capital de la empresa, que puede ser bien mueble, bien inmueble y dinero D) Minuta de constitución de la empresa E) Constancia o comprobante de depósito del capital social aportado en una cuenta bancaria a nombre de la empresa F) Inventario detallado y valorizado de los bienes no dinerarios G) Pago de los derechos notariales: - Si el trámite se realiza de manera particular, el monto a pagar será la tarifa establecida por el notario. El precio por la elaboración de la Escritura pública asciende, aproximadamente, a S/. 200.00. - Si este trámite se realiza a través del Programa Mi Empresa-ID Empresarial del MTPE, podría acceder a una tarifa social reducida debido al convenio suscrito con el Colegio de Notarios. Una vez elevada la minuta, esta no se puede cambiar. Al final, se genera la Escritura Pública, Testimonio de Sociedad o Constitución Social, que es el documento que da fe de que la minuta es legal, la cual debe estar firmada y sellada por el notario.

2.1.3. Trámite ante SUNARP Una vez que hemos obtenido la Escritura pública, debemos llevarla a la Oficina de Registros Públicos en donde se realizarán los trámites necesarios para inscribir la empresa en los Registros Públicos. Generalmente, la notaría se encarga de realizar este trámite. Es el registro encargado de la inscripción y publicidad de los actos y contratos referidos a Personas Jurídicas. Tenemos los siguientes registros: CIBERTEC

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Registro de Personas Jurídicas: En el que se inscriben las asociaciones, fundaciones, cooperativas, comunidades campesinas y nativas, entre otras, y los actos relacionados a ellos. Hidrocarburos: En este registro se inscriben, entre otros actos, los contratos de contratistas y subcontratistas de servicios petroleros, así como los contratos de servicios de explotación. Registro de sociedades: Se inscriben sociedades anónimas, sociedades comerciales de responsabilidad limitada, sucursales, entre otros. Registro de Empresas Individuales de Responsabilidad Limitada, en el cual se inscriben la constitución de estas empresas y nombramiento de gerentes entre otros. A) INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE SOCIEDADES: Para inscribirme en el REGISTRO DE SOCIEDADES, debo contar con los siguientes documentos: Primero: • Formato de solicitud de inscripción debidamente llenado y suscrito Segundo: • Copia del documento de identidad del representante, con la constancia de haber sufragado en las últimas elecciones o haber solicitado la dispensa respectiva Tercero: • Escritura pública que contenga el Pacto Social y el Estatuto Cuarto: • Comprobante de depósito por el pago de derechos registrales (tasas). Para el pago de los Derechos Registrales se deberá tomar en cuenta el Decreto Supremo Nº 008-2004-JUS, que aprueba el Texto Único de Procedimientos Administrativos, estableciéndose los Derechos de Pago por los actos inscribibles en el registro.

Otros documentos: • Según calificación registral y disposiciones vigentes Calificación: La calificación del título está a cargo de un registrador público de la oficina registral competente, que debe extender el asiento de inscripción en un plazo de 01 DÍA CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS ÚTIL. A partir de la fecha y hora de presentación de los respectivos documentos, la empresa gozará de los derechos y beneficios que brinda la inscripción. A partir de la inscripción registral, la sociedad adquiere personalidad jurídica. En caso de que el título haya sido observado, tendré que subsanar el inconveniente dentro de los 35 días de presentada a Registros Públicos. (Artículo 25 del TUO del Reglamento General de los Registros Públicos). Si sobre el título en calificación recae alguna observación o el título es liquidado para el pago del mayor derecho correspondiente, esta se prorroga por 25 días adicionales, que totalizan un periodo de 60 días de vigencia del asiento de presentación, conforme dispone el artículo 27 del Reglamento. Es importante tener en cuenta que toda subsanación puede efectuarse solo hasta el sexto día anterior al vencimiento de la vigencia del asiento de presentación, no admitiéndose su reingreso en fecha posterior, toda vez que los últimos cinco días se utilizarán solo para extender el asiento de inscripción respectivo. El registrador público remitirá una vez calificada la solicitud y sus anexos: anotación de inscripción (cuando se ha inscrito), esquela de observación (cuando falta algún requisito), o esquela de tacha (cuando no procede el tramite). POSTERIOR A LA INSCRIPCIÓN: Luego de calificar el título, la oficina registral entrega lo siguiente: • Una constancia de inscripción • Copia simple del asiento registral BENEFICIOS PARA LA FORMACIÓN DE LAS MYPE Minuta de Constitución Social Las MYPE solo necesitan presentar una Declaración de Voluntad de Constitución de microempresa o pequeña empresa. No es indispensable la presentación de la Minuta de Constitución ante Notario Público.

B) INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE EMPRESA INDIVIDUAL Para inscribirme en el REGISTRO DE LA EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA, debo contar con los siguientes documentos: Primero: • Formato de solicitud de inscripción debidamente llenado y suscrito Segundo: • Copia del documento de identidad del representante, con la constancia de haber sufragado en las últimas elecciones o haber solicitado la dispensa respectiva Tercero: • Escritura pública otorgada personalmente por el titular Cuarto: • Comprobante de depósito por el pago de derechos registrales Otros documentos: CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS • Según calificación registral y disposiciones vigentes Derechos registrales (tasas): Las oficinas registrales cobrarán derechos registrales (tasas) por la inscripción, que es la misma en cualquiera de los 2 registros.

Calificación La calificación del título está a cargo de un registrador público de la oficina registral competente, que debe extender el asiento de inscripción en un plazo de 2 DÍAS ÚTILES. A partir de la fecha y hora de presentación de los respectivos documentos, la empresa gozará de los derechos y beneficios que brinda la inscripción. A partir de la inscripción registral, la sociedad adquiere personalidad jurídica. En caso de que el título haya sido observado, tendré que subsanar el inconveniente dentro de los 35 días de presentada a Registros Públicos. (Artículo 25 del TUO del Reglamento General de los Registros Públicos). Si sobre el título en calificación recae alguna observación o el título es liquidado para el pago del mayor derecho correspondiente, esta se prorroga por 25 días adicionales, que totalizan un periodo de 60 días de vigencia del asiento de presentación, conforme dispone el artículo 27 del reglamento. Es importante tener en cuenta que toda subsanación puede efectuarse solo hasta el sexto día anterior al vencimiento de la vigencia del asiento de presentación, no admitiéndose su reingreso en fecha posterior, toda vez que los últimos cinco días se utilizarán solo para extender el asiento de inscripción respectivo. El registrador público remitirá ,una vez calificada la solicitud y sus anexos, anotación de inscripción (cuando se ha inscrito), esquela de observación (cuando falta algún requisito) o esquela de tacha (cuando no procede el tramite). POSTERIOR A LA INSCRIPCIÓN Luego de calificar el título, la oficina registral entrega lo siguiente: • Una constancia de inscripción • Copia simple del asiento registral

C) INCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE HIDROCARBUROS Para inscribir la empresa en el Registro Público de Hidrocarburos se requiere lo siguiente:

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS Primero:  Formato de solicitud de inscripción debidamente llenado y suscrito Segundo:  Copia del documento de identidad del representante, con la constancia de haber sufragado en las últimas elecciones o haber solicitado la dispensa respectiva Tercero:  Constancia original de calificación expedida por PERU PETRO S.A. Cuarto:  Declaración jurada de información legal, técnica, económica y financiera de la empresa petrolera calificada, visada por la Gerencia General de PERU PETRO S.A. Quinto:  Si es una asociación en participación, debe presentar, además, el testimonio de Asociación en Participación, y la Designación y aceptación de mandatario nacional o representante legal, cuando corresponda. Sexto:  Resolución expedida por la Dirección General de Hidrocarburos del Ministerio de Energía y Minas, que autoriza la inscripción del subcontratista Sétimo:  Pago de derechos registrales Otros documentos: • Según calificación registral y disposiciones vigentes

0.24% UIT por derechos de calificación y 26.00% UIT por derechos de inscripción

Calificación del título: Silencio Negativo - 35 días, salvo prórroga o suspensión Cuando transcurrido el plazo la institución no ha emitido un pronunciamiento expreso al trámite o servicio solicitado, este se da como denegado, quedando el ciudadano en posibilidad de presentar el recurso administrativo correspondiente. Base legal Artículos 15°, 17° y 176° del Reglamento General de los Registros Públicos, aprobado por Resolución N° 195- 2001-SUNARP/SN (23/07/2001); Ley N° 26221 (20/08/1993); 14° del D.S. N°047-93-EM (14/ 11/1993); D. L. N° 19038 (17/11/1971); D.S. N° 015-72-EM/DGH l (05/02/1972) AVANCE TECNOLÓGICO EN SUNARP CIBERTEC

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Actualmente, la SUNARP brinda un servicio de constitución de empresa en línea, el cual es un sistema de constitución de empresas virtual que permite que los trámites de formalización (acto constitutivo, escritura pública e inscripción del título de la empresa y otorgamiento del número de RUC) concluya en un plazo no mayor de 72 horas. Ello se logra gracias a la participación de la Presidencia del Consejo de Ministros, Ministerio de la Producción, RENIEC, SUNAT, SUNARP y Colegio de Notarios de Lima. La cobertura de este servicio, en esta primera etapa, es solo en Lima Metropolitana. De otro lado, se cuenta con la participación de 39 notarías de Lima Metropolitana que brindan este servicio. Para realizar el siguiente servicio, es necesario que previamente los socios verifiquen que el nombre de la empresa por constituir esté libre e, inmediatamente, hacer la reserva del mismo por 30 días en las oficinas de SUNARP. El trámite se inicia ingresando al portal de Servicios al Ciudadano y Empresa – PSCE a través del link ―Tu empresa en 72 horas‖. En dicho portal, usted encontrará los modelos estandarizados de documentos constitutivos (equivalente a las minutas) que puede descargar y completar. 2.1.4.

Trámite ante SUNAT

Es un registro que contiene información del contribuyente. Por ejemplo, mis datos de identificación, mis actividades económicas, mi domicilio fiscal, así como los tributos a los que me encuentro afecto, entre otros datos. Este registro se encuentra a cargo de la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria - SUNAT, entidad que tiene por finalidad administrar, fiscalizar y recaudar los tributos con que contribuyo para que el Estado pueda cumplir con sus fines. La SUNAT me identifica como contribuyente otorgándome, de manera inmediata, un número de RUC, que consta de once (11) dígitos. Debo usar obligatoriamente el RUC para cualquier gestión que vaya a realizar ante la SUNAT y otras dependencias de la Administración Pública que la SUNAT haya establecido. Este número tiene carácter permanente y es de uso exclusivo de la Persona o Empresa titular. La inscripción en el RUC se recomienda si se tiene proyectado iniciar actividades dentro de los 12 meses siguientes a la fecha de inscripción.

PRESUPUESTOS ANTES DE LA OBTENCIÓN DEL RUC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS Si tengo mi empresa, o deseo iniciar una nueva, requiero saber la documentación que debo presentar para inscribirme en las oficinas de la SUNAT y obtener mi número de RUC. En primer lugar, debo tener en cuenta si soy: • Persona Natural o • Persona Jurídica (en este caso, qué tipo de organización he formado). En segundo lugar, debo conocer el tipo de régimen de Impuesto a la Renta al cual se acogerá mi empresa. (Atención: en el caso de negocios, la renta será siempre de 3era categoría). Hay 3 tipos de régimen:

Ya me he informado sobre los requisitos que necesito para inscribirme y he decidido por el tipo de régimen que me corresponde. Ahora, debo acercarme a la dependencia o al centro de servicios al contribuyente de la SUNAT, que corresponda a mi domicilio fiscal y proceder con mi inscripción. La SUNAT me entregará lo siguiente: a.- El Comprobante de Información Registrada que contiene el número de RUC otorgado, y b.- Los datos que le brindé como contribuyente al momento de mi inscripción. REQUISITOS PARA LA INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE CONTRIBUYENTES – RUC COMO PERSONA NATURAL Si soy una Persona Natural y deseo iniciar mi negocio, debo tramitar mi RUC con mi documento de identificación (no necesito de minuta ni escritura pública). Por consiguiente, debo presentar, personalmente, como titular, la siguiente documentación:

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Si por diversos motivos no me puedo inscribir personalmente, podré autorizar a otra persona. Al igual que en el caso anterior, esta persona debe cumplir con presentar la documentación del titular descrito en los párrafos anteriores, pero deberá acompañar la siguiente documentación:

COMO PERSONA JURÍDICA Si soy representante legal de una empresa jurídica (EIRL, SRL, SA, SAC, entre otros) y la inscripción la realizo personalmente, debo exhibir el original y presentar la fotocopia de los siguientes documentos: CIBERTEC

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Si por diversos motivos, como representante legal, no puedo realizar la inscripción de manera personal, puedo autorizar a otra persona. Esta persona, adicionalmente a los requisitos señalados, deberá presentar los siguientes documentos:

En las páginas que vienen a continuación, me puedo enterar de los Regímenes Tributarios que la SUNAT ha establecido para los contribuyentes: el Nuevo Régimen Único Simplificado (Nuevo RUS), el Régimen Especial de Renta (RER) y el Régimen General del Impuesto a la Renta. IMPUESTO A LA RENTA El Impuesto a la Renta se aplica sobre las rentas obtenidas en el país por personas naturales y por personas jurídicas (empresas). El régimen tributario al que se acojan las personas naturales y las jurídicas CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS depende de las características del negocio:

2.1.4.1.

Régimen ÚNICO SIMPLIFICADO (RUS)

Es un régimen tributario promocional dirigido a las personas naturales y sucesiones indivisas, que obtengan Rentas de Tercera Categoría por la realización de actividades empresariales o a personas naturales no profesionales que perciban Rentas de Cuarta Categoría únicamente por actividades de oficios. PARA ACOGERSE AL NUEVO RUS Los contribuyentes que se dediquen a las actividades mencionadas y que, además, cumplen las siguientes condiciones: 1.- Cuando en el transcurso de cada ejercicio gravable el monto de sus ingresos no superen los S/. 360,000 (Trescientos sesenta mil y 00/100 Nuevos Soles). Y cuando en algún mes tales ingresos no excedan el límite permitido para la categoría más alta de este régimen. 2.- Realicen sus actividades en una sola unidad de explotación (solo pueden contar con un solo local) CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS Estos criterios no serán de aplicación de los pequeños agricultores agrarios, personas dedicadas a la actividad de pesca artesanal de consumo humano directo, pequeños productores mineros y los productores mineros artesanales, que cumplan los demás requisitos del régimen. 3.- El valor de los activos fijos afectados a su actividad (sin considerar a los predios y a los vehículos que se requieren para el desarrollo del negocio), no superen los S/. 70,000 (Setena mil y 00/100 Nuevos Soles). 4.- En el transcurso del ejercicio gravable, las adquisiciones afectadas a la actividad no deben haber superado los S/. 360,000 (Trescientos sesenta mil y 00/100 Nuevos Soles) y cuando en algún mes dichas adquisiciones no superen el límite permitido para la categoría más alta de este régimen. PROCEDIMIENTO PARA INCORPORARSE AL NUEVO RUS El acogimiento al nuevo RUS se efectuará teniendo presente lo siguiente: a.- Tratándose de contribuyentes que inicien actividades en el transcurso del ejercicio: El contribuyente podrá acogerse únicamente al momento de inscribirse en el Registro Único de Contribuyentes. b.- Tratándose de contribuyentes que provengan del Régimen General o del Especial del Impuesto a la Renta: Estos contribuyentes deberán realizar lo siguiente: 1.- Declarar y pagar la cuota correspondiente al período en que se efectúa el cambio de régimen dentro de la fecha de vencimiento, ubicándose en la categoría que le corresponda (ver TABLA DE 3 CATEGORÍAS). 2.- Haber dado de baja, como máximo hasta el último día del período precedente al que se efectúa el cambio de régimen, a: - Los comprobantes de pago que tengan autorizados, que den derecho a crédito fiscal o sustenten gasto o costo para efecto tributario. - Los establecimientos anexos que tengan autorizados. CATEGORÍAS DEL NUEVO RUS Las categorías son ahora 5 (cinco), y están detalladas en la siguiente tabla, de acuerdo con el monto total límite de ingresos brutos y adquisiciones mensuales.

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CAMBIO DE CATEGORÍA Si en el curso del ejercicio, ocurriera alguna variación en los ingresos o adquisiciones mensuales que lo pudiera ubicar en una categoría distinta del Nuevo RUS a la que estaba ubicado (de acuerdo con la tabla de categorías), se encontrará obligado a pagar la cuota correspondiente a su nueva categoría a partir del mes en que se produjo la variación. VENTAJAS DEL NUEVO RUS • Ubicarse en una categoría de acuerdo con su realidad económica • No hay obligación de llevar Libros Contables. • No hay obligación de declarar o pagar el Impuesto a la Renta, el Impuesto General a las Ventas e Impuesto de Promoción Municipal. OBLIGACIONES DEL CONTRIBUYENTE DEL NUEVO RUS • Pagar mensualmente la cuota del Nuevo RUS de acuerdo con el cronograma de vencimientos aprobado por la SUNAT y archivar la constancia de dicho pago en orden cronológico • Emitir y entregar solo comprobantes de pago autorizados para este régimen tributario • Comunicar a la SUNAT cualquier cambio que modifique los datos declarados en el Registro Único de contribuyentes (RUC), como el domicilio fiscal, entre otros • Llevar planillas de pago si sus trabajadores son dependientes y perciben Rentas de Quinta Categorías • Si tiene trabajadores dependientes, debe declarar y pagar la contribución al ESSALUD, así como declarar y retenerles el Impuesto a la Renta de Quinta Categoría y sus aportaciones a la ONP PAGO DE LA CUOTA MENSUAL DEL NUEVO RUS El pago se realiza sin formularios en las agencias de los bancos autorizados, a través del sistema de PAGO FÁCIL. Para hacerlo, se debe indicar al personal CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS de la entidad bancaria, en forma verbal o mediante la Guía PAGO FÁCIL para el Nuevo RUS, los siguientes datos: • Numero de RUC • Período tributario al que corresponde el pago • Indicar si es la primera vez que declara el período que está pagando • Total de ingresos del mes • Categoría del Nuevo RUS • Monto a compensar por percepciones de IGV efectuadas • Importe a pagar

2.1.4.2. Régimen Especial del Impuesto a la Renta (RER) Es un régimen tributario promocional dirigido a personas naturales, sociedades conyugales, sucesiones indivisas y personas jurídicas domiciliadas en el país, que obtengan Rentas de Tercera Categoría: a.- Actividades de comercio y/o Industria: se entiende como tales a la venta de los bienes que adquieran, produzcan o manufacturen, así como la de aquellos recursos naturales que extraigan, incluidos la cría y el cultivo b.- Actividades de servicio PARA ACOGERSE AL RER Los contribuyentes que se dediquen a actividades mencionadas y que, además, cumplen las siguientes condiciones: 1.- Hayan obtenido ingresos netos no mayores a los S/. 360,000 (Trescientos Sesenta mil y 00/100 Nuevos Soles). 2.- El valor de los activos fijos afectados a su actividad (sin considerar a los predios y los vehículos que se requieren para el desarrollo del negocio) no superen los S/. 85,500 (Ochenta y cinco mil y 00/100 Nuevos soles) 3.- En el transcurso del ejercicio gravable, las adquisiciones afectadas a la actividad no deben haber superado los S/. 360,000 (Trescientos Sesenta mil y 00/100 Nuevos Soles) ACTIVIDADES QUE NO ESTÁN CONSIDERADAS EN EL RER • Contratos de construcción según las normas del Impuesto General a las Ventas, aun cuando no se encuentren gravadas con el referido impuesto. • Presten servicios de transporte de carga de mercancías cuya capacidad sea mayor o igual de 2 TM • Servicios de transporte terrestre nacional o internacional de pasajeros • Organización de cualquier tipo de espectáculo público • Sean notarios, martilleros, comisionistas y/o rematadores; agentes corredores de productos, de bolsa de valores y/u operadores especiales que realizan

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS actividades en la bolsa de producto; agentes de aduanas y los intermediarios de seguros • Titulares de negocios de casinos, tragamonedas y/u otros de naturaleza similar • Titulares de agencias de viaje, propaganda y/o publicidad • Comercialización de combustibles líquidos y otros productos derivados de los hidrocarburos • Venta de inmuebles • Servicios de depósitos aduaneros y terminales de almacenamiento • Así mismo, tampoco pueden incorporarse al RER las siguientes actividades: - Actividades de médicos y odontólogos - Actividades veterinarias - Actividades jurídicas - Actividades de Contabilidad, teneduría de libros y auditoría asesoramiento en materia de impuestos - Actividades de arquitectura e ingeniería y actividades conexas de asesoramiento técnico - Actividades de informática y conexas - Actividades de asesoramiento empresarial y en materia de gestión PROCEDIMIENTO PARA INCORPORARSE AL RER El acogimiento al RER se efectuará teniendo presente lo siguiente: a.- Tratándose de contribuyentes que inicien actividades en el transcurso del ejercicio: • El acogimiento se realizará únicamente con ocasión de la declaración y pago de la cuota que corresponda al período tributario de inicio de actividades declarado en el Registro Único de contribuyentes, y siempre que se efectúe dentro de la fecha de su vencimiento. b.- Tratándose de contribuyentes que provengan del Régimen General o del Nuevo Régimen Único Simplificado: • El acogimiento se realizará únicamente con ocasión de la declaración y pago de la cuota que corresponda al período tributario en que se efectúa el cambio de régimen, y siempre que se efectúe dentro de la fecha de su vencimiento. OBLIGACIONES DE UN CONTRIBUYENTE DEL RER • Solicitar autorización para imprimir comprobantes de pago • Llevar los libros o registros contables que correspondan a su régimen

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS • Declarar y pagar sus obligaciones tributarias así como efectuar y pagar las retenciones que señala la ley, de acuerdo con el cronograma de pagos aprobado por la SUNAT • Comunicar cualquier cambio de información que proporcione al RUC, como en los casos de la fecha de inicio de actividades, cambio de domicilio, de representantes legales, de denominación o razón social y el nombre comercial, entre otros COMPROBANTES DE PAGO Y DOCUMENTOS QUE EMITEN Facturas, boletas de venta, tickets o cintas de máquinas registradoras, liquidaciones de compra, guías de remisión, notas de crédito y notas de débito TRIBUTOS AFECTOS

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS Si tienen trabajadores dependientes:

RETENCIONES QUE EFECTÚAN

2.1.4.3. Régimen General de Impuesto a la Renta (IR) Es un régimen tributario que comprende las personas naturales y jurídicas que generan rentas de tercera categoría (aquellas provenientes del capital, trabajo o de la aplicación conjunta de ambos factores). Aquellos contribuyentes que deseen incorporarse al Régimen General, pueden realizarlo en cualquier momento del año. Si provienen: A) Del Nuevo Régimen Único Simplificado, podrán acogerse previa comunicación del cambio de Régimen a la SUNAT mediante el formulario 2127, donde señalarán la fecha a partir del cual operará su cambio, pudiendo optar por : - El primer día calendario del mes en que comunique su cambio, o - El primer día calendario del mes siguiente al de dicha comunicación B) Del Régimen Especial del Impuesto a la Renta (RER), con la presentación de la declaración pago correspondiente al mes en que se CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS incorporen, utilizando el PDT N° 621 o el Formulario N° 119 según corresponda . QUIÉNES PUEDEN ACOGERSE • Personas Naturales • Sucesiones Indivisas • Asociaciones de Hecho de Profesionales • Personas Jurídicas • Sociedades irregulares • Contratos asociativos que lleven contabilidad independiente ACTIVIDADES COMPRENDIDAS  Cualquier tipo de actividad económica y/o explotación comercial  Prestación de servicios  Contratos de construcción  Notarios  Agentes mediadores de comercio, rematadores y martilleros COMPROBANTES DE PAGO Y OTROS DOCUMENTOS QUE PUEDEN EMITIR  Facturas 

Boletas de venta



Tickets



Liquidación de compra



Notas de crédito



Notas de débito



Guías de remisión remitente



Guías de remisión transportista

EL RÉGIMEN GENERAL INVOLUCRA DOS IMPUESTOS: 

Impuesto a la Renta El cálculo del Impuesto a la Renta Anual se efectúa aplicando la tasa del 30% a la utilidad generada al cierre de cada año. Este cálculo lo realizo en la Declaración Jurada Anual del Impuesto a la Renta, la cual se presenta dentro de los tres primeros meses del año siguiente, de acuerdo con el cronograma de pagos dispuesto por la SUNAT. Sin embargo, tengo la obligación de efectuar declaraciones y pagos mensuales que son considerados pagos a cuenta del impuesto que

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS determinaré en la Declaración Jurada Anual. Al momento de calcular el impuesto definitivo, descontaré dichos pagos a cuenta y, en caso de que todavía quedara un saldo por regularizar, lo cancelaré en el momento de presentar la Declaración Jurada Anual. Para efectuar el pago a cuenta, debo considerar que existen dos métodos: 1. Método del Porcentaje del 2% El impuesto lo determino aplicando el 2% sobre los ingresos netos obtenidos durante el mes. 2. Método del Coeficiente El impuesto lo determino aplicando un coeficiente sobre los ingresos netos obtenidos durante el mes. El coeficiente lo determino de la siguiente forma: divido el impuesto calculado entre los ingresos netos del ejercicio anterior (ingresos gravables luego de deducir las devoluciones, bonificaciones, descuentos, etc.). El resultado lo redondeo a cuatro decimales. 

Impuesto General a las Ventas El IGV es el tributo que pago por las ventas o servicios que realizo. Grava también las importaciones y la utilización de servicios prestados por no domiciliados. La tasa del IGV es de 17% que, con la adición del 2% correspondiente al Impuesto de Promoción Municipal, hace un total de 19%. El IGV a pagar en cada mes lo determino restándole al impuesto Bruto el crédito fiscal originado en las compras realizadas en dicho periodo. Tratándose de importaciones y utilización de servicios en el país prestados por sujetos no domiciliados, el impuesto a pagar es el Impuesto Bruto. La declaración y pago del IGV los realizo mensualmente hasta la fecha indicada en el Cronograma de Obligaciones Tributarias, que corresponde al último dígito del RUC. Se presenta la declaración a través del PDT N° 621 o, en caso de no estar obligado, presento mi declaración de pago en el Formulario N° 119 o en el N° 118, dependiendo de mi condición de contribuyente del Régimen General o del Régimen Especial del Impuesto a la Renta, respectivamente. Asimismo, de tener trabajadores dependientes, se debe presentar lo siguiente: • PDT 601 – PLANILLA ELECTRÓNICA • Contribuciones a ESSALUD. Podré usar el Formulario N° 402 siempre que no me encuentre obligado a usar el PDT Planilla Electrónica (Formulario Virtual N° 601). • Retenciones del Impuesto a la Renta 5ta categoría. Uso el PDT Planilla Electrónica (Formulario Virtual N° 601) • Aportaciones a la ONP. A través del PDT Planilla Electrónica (Formulario Virtual N° 601)

TRIBUTOS AFECTOS CIBERTEC

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RETENCIONES A EFECTUAR

SUNAT OPERACIONES EN LÍNEA (SOL) Debido a la importancia del Registro de los Contribuyentes, y con la finalidad de equiparar la tecnología al desarrollo de las actividades económicas y financieras, la SUNAT tiene un sistema de operaciones en línea, el cual es un sistema informático disponible en el portal de la SUNAT que permite realizar operaciones, consultas y transacciones en línea entre el contribuyente y la SUNAT. Para realizar operaciones en el Sistema SOL, se debe tramitar ante la SUNAT una CLAVE SOL. Dicho trámite se realiza en forma gratuita en cualquier Centro de Servicios al Contribuyente o dependencia a nivel nacional. Asimismo, a través de SUNAT OPERACIONES EN LÍNEA – SOL, usted puede realizar lo siguiente: 1. Transacciones relacionadas al Sistema de Detracciones del IGV, tales como depósitos a las cuentas de sus clientes en el Banco de la Nación y la presentación de la solicitud de liberación de fondos, cuando corresponda. CIBERTEC

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2. Solicitar aplazamiento y/o fraccionamiento tributario, según lo establecido en el Artículo 33° del Código Tributario. Para tal efecto, previamente, debe obtener un archivo personalizado que contiene las deudas tributarias factibles de ser aplazadas y/o fraccionadas. 3. Si es persona natural, puede obtener su Registro Único de Contribuyentes – RUC. 4. Obtener una impresión de la ficha RUC, así como actualizar y/o modificar los datos del RUC, tales como el nombre comercial, la actividad económica principal y/o secundaria, el número de teléfono y/ fax, el correo electrónico, el domicilio fiscal, entre otros (anexo 4 de la Resolución de Superintendencia N° 210-2004/SUNAT). La actualización y/o modificación de los datos del RUC a través de SOL se realiza utilizando el Formulario Virtual N° 3128 – “Modificación de Datos del RUC por Internet”.

2.1.5.

5.

Verificar los datos de identificación de sus trabajadores, pensionistas y de los derechohabientes (asegurados), identificados con DNI, lo cual permite mantener actualizada la información declarada. Para ello, se realiza una validación en línea con el padrón del RENIEC. De encontrarse mal declarados, los asegurados tendrán problemas en las prestaciones que ESSALUD brinda.

6.

Asimismo, cuenta con la opción “Consulta para Empleadores”, herramienta que le permite conocer cuáles de sus trabajadores presentan error en su identificación. Aquí deberá ingresar su número de RUC y el número de orden de cualquier Declaración de Remuneraciones que haya presentado. El archivo resultante contendrá la totalidad de los trabajadores que fueron declarados con error en alguna oportunidad.

Trámite ante el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo

Una vez inscrita la empresa en la SUNAT y tramitado su autorización en el sector correspondiente, se tiene que registrar a los trabajadores en el MINTRA. Por ello, se deben llevar las planillas de pago. En ellas, debo registrar diversos conceptos; por ejemplo, los pagos que se realizan a los trabajadores de manera semanal, quincenal o mensual. Necesito que las planillas sean autorizadas (aprobadas para su uso) por la Autoridad Administrativa de Trabajo –cuya sigla es AAT– del lugar donde se encuentra el centro de trabajo de la empresa. Si mi empresa se encuentra en Lima, la AAT está en el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo. Una de las principales obligaciones como empleador es llevar planillas de pago, debidamente autorizadas por la AAT. Hacerlo levanta positivamente la imagen de mi empresa y su prestigio en la comunidad. Estos son pasos para posicionar a la empresa, ampliar mi mercado y tener acceso a asesoría técnica y apoyo financiero de instituciones de promoción. Por otro lado, cumplir la legislación vigente y hacer efectiva una medida de beneficio para los trabajadores eleva la solidez de las CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS relaciones internas y es un excelente comienzo para la instalación de un programa de calidad. 2.1.5.1. Registro de planillas Si tengo a mi cargo uno o más trabajadores, debo llevar planillas de pago. Las planillas de pago son un registro contable. Brindan elementos que permiten demostrar, de manera transparente, ante la autoridad competente, la relación laboral del trabajador con mi empresa, su remuneración y los demás beneficios que se le pagan. Estos registros pueden ser llevados en libros, hojas sueltas o microformas. Se muestra una hoja de planilla con su rayado distintivo.

SE DEBE REGISTRAR A UN TRABAJADOR EN PLANILLAS Debo registrar a mis trabajadores en las planillas dentro de las 72 horas de inicio de la prestación de servicios, cualquiera que sea su forma de contratación laboral. Las formas de contratación establecidas pueden ser tres: 1. CONTRATO DE TRABAJO A TIEMPO INDETERMINADO: Cuando acuerdo con el trabajador que prestará sus servicios de manera subordinada y remunerada; pero el contrato no se sujeta a un plazo de duración definido. 2.

CONTRATO DE TRABAJO SUJETO A MODALIDAD: Los contratos de trabajo sujetos a modalidad son por un tiempo determinado (tienen un inicio y un fin). Pueden celebrarse conforme a las necesidades de la empresa y son de tres tipos: • De naturaleza temporal • De naturaleza accidental • De obra o servicio

3. CONTRATO DE TRABAJO A TIEMPO PARCIAL: CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS El contrato de trabajo se entenderá celebrado a tiempo parcial cuando se haya acordado con el trabajador la prestación de servicios durante menos de 4 horas al día o menos de 20 horas a la semana. . QUÉ TRABAJADORES DEBO REGISTRAR EN PLANILLAS Debo registrar a todo trabajador sujeto al régimen laboral de la actividad privada con independencia de las condiciones de su contratación; es decir que debo inscribirlo en planillas cualquiera que haya sido la modalidad de su contrato. SANCIONES QUE ORIGINA EL NO REGISTRO DE UN TRABAJADOR EN LA PLANILLA DE PAGO La omisión de registrar a un trabajador en la planilla de pago o en el registro que la sustituya constituye una infracción administrativa grave al ordenamiento jurídico sociolaboral, que se sanciona con la imposición de una multa. Esta sanción se impone en el caso de que la inspección de trabajo de la Dirección Regional de Trabajo y Promoción del Empleo detecte que el sujeto obligado o responsable al cumplimiento de las normas sociolaborales no cumplió con registrar a su(s) trabajador(es) en la planilla de pago pese al requerimiento efectuado por el inspector del trabajo para que cumpla con subsanar dicha omisión. Las infracciones graves pueden ser sancionadas con una multa máxima de diez (10) Unidades Impositivas Tributarias, siguiendo los criterios de gravedad en la falta cometida y número de trabajadores, de acuerdo con la siguiente tabla:

La base de cálculo de la sanción a imponerse por las infracciones que se detecten a las empresas calificadas como micro y/o pequeñas empresas, conforme a ley, se reduce en un 50% de las establecidas para la calificación de las infracciones previstas en el cuadro que se señala líneas arriba. Es posible que la multa impuesta a una micro y/o pequeña empresa se extinga, siempre y cuando se acoja a un plan de formalización dispuesto por la autoridad competente de la inspección del trabajo.

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS De ser así, queda obligada a cumplirlo en los plazos y términos establecidos porque, de lo contrario, dicho incumplimiento se consignará en un acta de infracción. REQUISITOS PARA LA AUTORIZACIÓN DE PLANILLAS EN LIBROS U HOJAS SUELTAS Los requisitos que necesito para la autorización de planillas son los siguientes: A) Para que me autoricen la primera planilla: - Lleno la solicitud (según formatos establecidos) - Presento el libro o las hojas sueltas. Las hojas sueltas deben estar numeradas y su formato contendrá conceptos de acuerdo con el art. 14 del D.S. N° 001-98-TR. - Acompaño mi registro de RUC. Acompaño copia del comprobante de información registrada del RUC (con 11 dígitos). - Pago la tasa. Comprobante de pago del Banco de la Nación por la tasa de 1% UIT, por cada 100 hojas. - Hago mi declaración jurada. Declaración jurada de que, por mis características, pertenezco al sector de la Micro o Pequeña Empresa – MYPE Todos estos requisitos los ingreso por mesa de partes del MTPE. Luego de 5 días, recojo la planilla con la debida autorización.

B) Para que me autoricen la segunda planilla y las siguientes: - Cumplo con los requisitos señalados. Necesito los mismos requisitos de la primera planilla: N° 1, 2, 3, 4 y 5. Adicionalmente, -

Acompaño planillas anteriores. Si uso hojas sueltas: (a) Acompaño copia de la autorización anterior y (b) los originales de la última hoja usada y de las hojas sobrantes.

Nota: En el caso de que haya optado por centralizar mis planillas, debo presentar una solicitud indicando la centralización de la planilla y los anexos con que cuenta la empresa. CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS Para cerrar las planillas: Se presenta una solicitud dirigida al Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, adjuntando una copia de la autorización de planillas y la última hoja utilizada de la planilla. INFORMACIÓN QUE SE REGISTRA EN LAS PLANILLAS DE PAGO A) En la primera hoja de la planilla de pagos debo registrar la información referida a cada trabajador, como se muestra en la figura 3. Esta hoja, conocida como hoja de datos, contiene la siguiente información por trabajador: • Nombre completo, sexo y fecha de nacimiento • Domicilio • Nacionalidad y documento de identidad • Fecha de ingreso o reingreso a la empresa • Cargo u ocupación • Número de registro o código de asegurado o afiliado a los sistemas previsionales correspondientes, y • Fecha de cese B) En la segunda hoja, que lleva como título planillas de pago de remuneraciones, debo registrar por separado, y según la periodicidad de pago, los siguientes conceptos: • Nombres y apellidos de los trabajadores • El pago de remuneraciones que se abonen al trabajador • El número de días y horas trabajadas • El número de horas trabajadas en sobretiempo • Las deducciones a cargo del trabajador por tributos, aportes a los sistemas previsionales, cuotas sindicales, descuentos autorizados u ordenados por mandato judicial y otros conceptos similares • Cualquier otro pago que no tenga carácter remunerativo • Los tributos y aportes a cargo del empleador • La fecha de salida y retorno de vacaciones. Excepto que, por la naturaleza del trabajo o por el tiempo trabajado, solo hubiera lugar al pago de la remuneración vacacional. • Cualquier información adicional que el empleador considere pertinente EMISIÓN DE LAS BOLETAS DE PAGO Otra de mis obligaciones como empleador, relacionada con la planilla, es la de emitir las correspondientes boletas de pago. 1. ¿Qué es la boleta de pago? La boleta de pago es el medio, a mi cargo, por el cual acredito el cumplimiento de la prestación en una relación laboral. Es decir, la boleta confirma que le he entregado al trabajador una remuneración como contraprestación por la labor que ha realizado. 2. ¿Qué datos debo registrar en la boleta? En la boleta de pago debo registrar los mismos datos que figuran en la planilla de pagos. 3. ¿Cuándo debo entregar la boleta? Debo entregar el original de la boleta al trabajador a más tardar el tercer día hábil siguiente a la fecha de pago. Dentro del mismo plazo, debo entregar la boleta cuando el pago se realice a través de terceros (pago a través de entidad bancaria). 4. ¿Cómo opera el duplicado de la boleta? El duplicado de la boleta, que será firmado por el trabajador, quedará en mi poder como empleador. En caso de que el trabajador no supiera firmar, imprimirá su huella digital. 5. La firma de la boleta. La firma de la boleta por el trabajador es opcional si el empleado así lo considera conveniente; sin embargo, en este caso, corresponderá al empleador la carga de la prueba del pago de la CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS remuneración y de la entrega de la boleta de pago al trabajador. La firma del trabajador en la boleta de pago no implica la renuncia, por parte de este, a cobrar sumas que le correspondan y no figuren en la boleta. CONSERVACIÓN DE LAS PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Los empleadores están obligados a conservar sus planillas y boletas hasta cinco años después de efectuados los pagos o del cierre de las planillas. Luego de transcurrido este plazo, la prueba de los derechos que se pudieran derivar del contenido de las planillas y boletas de pago será de cargo de quien alegue el derecho. Luego de transcurridos los 5 años, las planillas de pago deberán remitirse a la Oficina de Normalización Previsional (ONP). COMUNICACIÓN A LA SUNAT DE LA PÉRDIDA DE LA PLANILLA DE PAGO Según la legislación vigente, debo conservar los libros y registros que constituyan hechos generadores de obligaciones tributarias. En caso de pérdida de los libros de planillas, destrucción por siniestro, asaltos y otros, debo comunicárselo a la Administración Tributaria, SUNAT, en un plazo que no exceda de los 15 días hábiles siguientes de ocurrido el hecho. Esta comunicación debe contener información al detalle del libro de planillas y los períodos a los que corresponde. También, debo adjuntar una copia expedida por la autoridad competente (Policía Nacional) que certifique la ocurrencia de tales acontecimientos. Asimismo, tengo un plazo de 60 días calendario, desde el día siguiente de ocurridos los hechos, para que el empleador proceda a rehacer el libro de planillas afectado. Los períodos tributarios que debe contener el libro de planillas que se va a rehacer serán aquellos que contienen tributos que aún no han prescrito, siguiendo las reglas de prescripción del artículo 43º del Código Tributario. PLANILLA ELECTRÓNICA Es el documento llevado a través de medios electrónicos, presentado mensualmente a través del medio informático desarrollado por la SUNAT, en el que se encuentra registrada la información de mis trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios, prestador de servicios - modalidad formativa, personal de terceros y derechohabientes: • Es una obligación laboral formal. • Es una obligación de periodicidad mensual. • Sustituye a las planillas de pagos y remuneraciones, que son llevadas en libros. • No requiere ser autorizada por la Autoridad Administrativa de Trabajo; se remite directamente a través de aplicativo informático descargado del portal de la SUNAT y el MTPE, hojas sueltas o micro formas. • Su llevado hace que se considere cumplida la obligación establecida en el artículo 48° de la Ley Nº 28518, referida a la inscripción de los beneficiarios de las diferentes modalidades formativas mediante un libro especial y la autorización de este por el MTPE. CIBERTEC

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• Su presentación declarando los establecimientos en los que se desarrollan actividades de riesgo, permite cumplir la obligación de inscripción ante la Autoridad Administrativa de Trabajo de las entidades empleadoras que desarrollan actividades de alto riesgo, a que se refiere el artículo 87 del Reglamento de la Ley de Modernización de la Seguridad Social en Salud, aprobado por Decreto Supremo Nº 009-97-SA. Está vigente a partir del 1º de enero de 2008. Esto supone que el primer envío se debió efectuar en febrero de 2008 informando los registros laborales producidos en el mes anterior. OBLIGADOS A ENVIAR LA PLANILLA ELECTRÓNICA Están obligados a llevar la planilla electrónica: • Las personas jurídicas • Las personas naturales que cumplan con alguno de los siguientes supuestos: a) Cuenten con más de tres (3) trabajadores. b) Cuenten con uno (1) o más prestadores de servicios y/o personal de terceros. c) Cuenten con uno (1) o más trabajadores o pensionistas que sean asegurados obligatorios del Sistema Nacional de Pensiones. d) Cuando estén obligados a efectuar alguna retención del Impuesto a la Renta de cuarta o quinta categoría. e) Tengan a su cargo uno (1) o más artistas, de acuerdo con lo previsto en la Ley Nº 28131. f) Hubieran contratado los servicios de una Entidad Prestadora de Salud – EPS u otorguen servicios propios de salud conforme lo dispuesto en la Ley N° 26790, normas reglamentarias y complementarias. g) Hubieran suscrito con el Seguro Social de Salud - ESSALUD un contrato por Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo. h) Gocen de estabilidad jurídica y/o tributaria. i)

Cuenten con uno (1) o más prestadores de servicios - modalidad formativa.

CUÁNDO SE DEBE PRESENTAR LA PLANILLA ELECTRÓNICA La planilla electrónica deberá presentarse en los plazos señalados en el cronograma establecido por la SUNAT para la declaración y pago de las obligaciones tributarias de periodicidad mensual. CONTENIDO DE LA PLANILLA: DECLARACIÓN MENSUAL CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS a. Planilla de trabajadores y de pensionistas: días (laborados y no laborados), horas (trabajadas y trabajo en sobre tiempo), ingresos (remunerativos y no remunerativos), descuentos, tributos (impuesto a la renta de quinta categoría, COSAP) y aportes (SNP, ESSALUD) b. Planilla de prestadores de servicios (4ta Categoría y Modalidad Formativa Laboral): comprobantes de pago / recibo de caja (tipo, serie, número, fecha de emisión, monto) y tributos (impuesto a la renta) En el caso de los Prestadores de Servicios Modalidad Formativa Laboral (PSMFL), se requiere el registro del lugar donde se forman estas personas. PADRÓN a. Datos del empleador: RUC, actividad económica, régimen laboral de sus trabajadores, indicador si es una agencia de empleos, administración pública, establecimientos propios, actividades de intermediación laboral, correo electrónico, identificación de las empresas que le destacan personal, así como la identificación de las empresas a donde destaca o desplaza a su personal b. Datos de las personas que le prestan servicios al empleador según el tipo de servicios que presten

2.1.5.2. Registro de la MYPE Es un Régimen Laboral Especial (RLE) que solo se aplica a los conductores y trabajadores de la microempresa para promover su acceso a los derechos laborales y a la seguridad social. Este régimen fue creado por la Ley de Promoción y Formalización de la Micro y Pequeña Empresa, Ley 28015. Entró en vigencia el 04 de julio de 2003 y finaliza el 04 de julio de 2013. QUÉ EMPRESAS PUEDEN ACOGERSE A ESTE RÉGIMEN Solo pueden acogerse las microempresas, es decir, aquellas unidades económicas que tengan registro en SUNAT, que estén constituidas como persona natural o jurídica y reúnan las siguientes características en forma conjunta: • Tener entre 1 y 10 trabajadores en promedio al año, incluyendo al dueño o dueña. • Tener un nivel de ventas brutas hasta 150 Unidades Impositivas Tributarias, es decir S/. 525,000 en el ejercicio tributario anterior. Esta cifra se modifica cada vez que cambia la Unidad Impositiva Tributaria (para el año 2008 se ha fijado en S/. 3,500; para el año 2014 se ha fijado en S/. 3,700).

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DERECHOS QUE SE RECONOCEN EN EL RÉGIMEN LABORAL ESPECIAL DE LA MICRO EMPRESA Se reconoce como mínimo los siguientes derechos: • Remuneración no menor a una Remuneración Mínima Vital – RMV • 15 días de vacaciones al año • Descanso semanal y descanso en días feriados • Indemnización por despido injustificado • Seguridad social en salud • Régimen de pensiones (opcional, solo si el trabajador o conductor lo desea) DERECHOS QUE NO SE RECONOCEN EN EL RÉGIMEN LABORAL ESPECIAL DE LA MICROEMPRESA • Compensación por Tiempo de Servicios (CTS) • Gratificaciones por Fiestas Patrias y Navidad • Asignación familiar • Pago de utilidades • Póliza de seguros

REQUISITOS PARA ACCEDER AL RÉGIMEN LABORAL ESPECIAL - RLE Primero, se debe corroborar si se cumple con los requisitos para ser considerado microempresa. Si lo cumple, se presenta una solicitud de acogimiento en mesa de partes del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo o en las respectivas direcciones regionales de Trabajo y Promoción del Empleo, junto con los siguientes CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS documentos: • Fotocopia de DNI • Fotocopia de ficha RUC • Croquis de ubicación de tu negocio • Declaración jurada del Impuesto a la Renta del año anterior, solo para el caso de los contribuyentes acogidos al Régimen General del Impuesto a la Renta La sola presentación de la solicitud de acogimiento es suficiente para su aprobación, que es automática. Está sujeta a una verificación posterior por parte de la autoridad de trabajo (MTPE o DRTPE). IMPORTANTE • Solo puede contratar trabajadores/as bajo este régimen después de haber presentado la solicitud de acogimiento. El contrato de trabajo debe ser efectuado por escrito, indicando de manera expresa que la contratación está bajo el Régimen Laboral Especial de la Microempresa. • Este régimen solo permite la contratación de personal nuevo. No puede despedir a un trabajador/a del Régimen Laboral General para contratarlo luego bajo el Régimen Laboral Especial.

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS 2.1.5.3. Inscripción de los Trabajadores en ESSALUD ESSALUD es un organismo público descentralizado, con personería jurídica de derecho público interno, cuya finalidad es dar cobertura a los asegurados y a sus derechohabientes a través del otorgamiento de prestaciones de prevención, promoción, recuperación, rehabilitación, prestaciones económicas y prestaciones sociales que corresponden al régimen contributivo de la Seguridad Social en Salud, en un marco de equidad, solidaridad, eficiencia y facilidad de acceso a los servicios de salud. SON ASEGURADOS DEL SEGURO REGULAR… • Los trabajadores activos que laboran bajo una relación de dependencia o en calidad de socios de cooperativas de trabajadores, los trabajadores del hogar así como los pensionistas que perciben pensión de jubilación, incapacidad o sobrevivencia. • También, son asegurados regulares los trabajadores pescadores, procesadores pesqueros artesanales y trabajadores agrarios dependientes e independientes, existiendo una normatividad especial por cada sector. • En el caso de las microempresas, los trabajadores y conductores (persona natural propietaria de la unidad económica) están comprendidos como asegurados regulares. • Los familiares de los trabajadores llamados derechohabientes comprenden al cónyuge (esposo, esposa) o concubino(a) (Artículo 326 del Código Civil), los hijos menores de edad o mayores de edad incapacitados en forma total y permanente para el trabajo, siempre que no sean afiliados obligatorios. REGISTRO DE ENTIDAD EMPLEADORA El registro de la entidad empleadora se realiza mediante el Programa de Declaración Telemática – PDT 600 a través de la página web de la SUNAT o del Formulario Nº 402, el cual puede adquirirse en la SUNAT o en las entidades bancarias. PROCESO DE AFILIACIÓN DEL TRABAJADOR La afiliación de los trabajadores se realiza a través del Programa de Declaración Telemática - PDT si la entidad empleadora cuenta con 5 a más trabajadores; y en el Formulario Nº 402, si cuenta con menos de 5 trabajadores, siempre y cuando no esté obligado a utilizar PDT. Esta declaración, así como el pago correspondiente, deberá realizarse mensualmente en las entidades bancarias autorizadas, conforme a la fecha establecida por SUNAT, y estará a cargo de la entidad empleadora. Asimismo, a través de esta declaración, el empleador consignará como contribución el 9% de su sueldo total percibido, el cual no deberá ser menor al 9% de la Remuneración Mínima Vital vigente. En los casos de empresas que presenten PDT, deberán declarar a los derechohabientes a través de este programa. En los casos de empresas que declaran con formulario Nº 402, deberán realizar el registro de los derechohabientes ante ESSALUD conforme a los requisitos señalados.

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS Una vez realizada la declaración de los trabajadores se podrá consultar, en la página web de ESSALUD www.essalud.gob.pe o en cualquier agencia de ESSALUD, el centro asistencial asignado a cada uno de ellos. INFORMACIÓN SE DEBE CONSIGNAR EN LA DECLARACIÓN DE LOS TRABAJADORES Los datos que se deben consignar en el PDT son los datos personales del trabajador y de los derechohabientes, como apellido paterno, apellido materno, nombres completos, Nº DNI, fecha de nacimiento, entre otros, que se indican en el mismo. Requisitos que se deberá presentar derechohabientes ante ESSALUD:

para

el

registro

de

los

Cónyuge: • Documento de identidad (original) de ambos • Partida de matrimonio civil (original) con una antigüedad no mayor a 1 año • Formulario 6052 firmado por el representante legal de la entidad empleadora Concubino(a): • Documento de identidad (original) de ambos • Formulario 6052 firmado por el representante legal de la entidad empleadora • En el caso de que el domicilio consignado en el DNI de los concubinos no sea el mismo, deberán presentar una declaración jurada Hijos menores de edad: • Partida de nacimiento original • Formulario 6052, firmado por el representante legal de la entidad empleadora • Documento de identidad original del titular Hijos mayores de edad con incapacidad en forma total y permanente para el trabajo: • Formulario 6052 firmado por el representante legal de la entidad empleadora • Resolución Directoral de Incapacidad emitida por ESSALUD • Partida de nacimiento original • Documento de identidad original del titular y del derechohabiente Madre gestante • Formulario 6052 firmado por el representante legal de la entidad empleadora • Copia de la escritura pública o testamento de reconocimiento del concebido o copia de la sentencia de declaratoria de paternidad • Documento de identidad original de la gestante y del titular Para la atención, deben obtener su carta médica en la agencia de ESSALUD, presentando los requisitos señalados. El derecho caduca al nacimiento del niño. SERVICIOS QUE BRINDA ESSALUD CIBERTEC

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ESSALUD otorga a los asegurados y a sus derechohabientes las siguientes prestaciones: • Prestaciones de prevención y promoción de la salud Comprende la educación para la salud, evaluación y control de riesgos e inmunizaciones. • Prestaciones de recuperación de la salud Comprende la atención médica, medicinas e insumos médicos, prótesis y aparatos ortopédicos imprescindibles y servicios de rehabilitación. • Prestaciones de bienestar y promoción social Comprende actividades de proyección, ayuda social y de rehabilitación para el trabajo. • Prestaciones económicas (solo en caso de titulares) Comprende los subsidios por incapacidad temporal, maternidad, lactancia y prestaciones por sepelio. • Prestaciones de maternidad Consiste en el cuidado de la salud de la madre gestante y la atención del parto, extendiéndose al periodo del puerperio y al cuidado de la salud del recién nacido. EL PERIODO DE CARENCIA Es el tiempo que debe esperar un asegurado para tener derecho a las prestaciones que brinda ESSALUD. Todo asegurado que comience a laborar como nuevo en la actividad laboral tendrá un periodo de carencia de tres (3) meses. Para la atención por accidentes, la cobertura empieza desde el inicio del vínculo laboral. EN QUÉ CONSISTE SER ACREDITADO Es tener derecho a las prestaciones que brinda ESSALUD. Los asegurados titulares deberán contar con tres (3) meses de aportación consecutivos o cuatro (4) meses no consecutivos dentro de los seis (6) meses calendario anteriores al mes en que se inició la contingencia.

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS CONDICIONES MÍNIMAS PARA ACCEDER A LAS PRESTACIONES DE SALUD El asegurado titular deberá cumplir como mínimo con lo siguiente: • El vínculo laboral vigente al momento de la contingencia • Acreditación vigente en el momento de la contingencia • En caso de atención por maternidad, el asegurado regular deberá tener vínculo laboral al inicio de la gestación. Para los asegurados agrarios, no es necesaria esta condición. Adicionalmente, registrados.

los

derechohabientes

deberán

estar

declarados

y

ATENCIÓN EN ESSALUD Los asegurados se atenderán en el centro asistencial de acuerdo con el domicilio consignado en el Documento Nacional de Identidad (DNI) del titular. ESSALUD cuenta con 325 centros asistenciales en el ámbito nacional. Para solicitar prestaciones asistenciales, los interesados deberán presentar su documento de identidad: Asegurados mayores de 18 años: • DNI • Carné de extranjería • Pasaporte • Carné de fuerzas policiales o armadas • (Hijos mayores de edad incapacitados también deberán presentar la Resolución Directorial por ESSALUD). Asegurados menores de edad: • Documento de identidad del asegurado titular VIGENCIA DE LA ACREDITACIÓN En caso de que el asegurado no tenga vigente su acreditación de derecho en el sistema, procederá como sigue: • Para los servicios de consulta externa y hospitalización, deberá acercarse al representante de Acreditación de Seguros, en los centros asistenciales de Lima o a las Oficinas de Seguros en provincias, con los documentos que demuestren su derecho. En ambos casos, el asegurado podrá atenderse con la condición de que el empleador corrija el error que ocasiona el problema de acreditación. • Para el servicio de emergencia, deberá firmar un pagaré. A este título valor se le dará de baja previa demostración de su acreditación; de lo contrario, se le considerará como tercero, debiendo pagar el costo de las atenciones médicas recibidas. (Ninguna persona en situación de emergencia, por carencia de documentos, quedará sin recibir servicios médicos para estabilizar su salud según la Ley General de Salud). EN CASO DE DESEMPLEO, LA COBERTURA QUE OTORGA ESSALUD Cuando el afiliado titular cese o tenga suspensión perfecta en sus labores, CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS casos que generan la pérdida de cobertura, y cuenten con un mínimo de cinco meses de aportación en los últimos tres años precedentes a la fecha de cese, ESSALUD otorgará a los afiliados regulares y a sus derechohabientes una cobertura de salud especial por desempleo, durante un periodo no menor de dos meses y hasta 12 meses.

2.1.6. Trámite ante la municipalidad El hecho de que la empresa funcione en un determinado establecimiento, implica gestionar las autorizaciones respectivas a fin de evitar multas y/o el cierre del mismo. Antes de interrumpir el funcionamiento del negocio, se debe solicitar la licencia de funcionamiento ante la municipalidad donde se ubica el local. Esta autorización permitirá el desarrollo de actividades económicas, a la vez que respeto el derecho a la tranquilidad y seguridad de los vecinos, y su obtención se encuentra regulada en la Ley Marco de Licencias de Funcionamiento, Ley 28976. LICENCIA MUNICIPAL DE FUNCIONAMIENTO Es la autorización que me otorga la municipalidad para el desarrollo de actividades económicas (comerciales, industriales o de prestación de servicios profesionales) en su jurisdicción, ya sea como persona natural o jurídica, entes colectivos, nacionales o extranjeros. Esta autorización previa, para funcionar u operar, constituye uno de los mecanismos de equilibrio entre el derecho que tengo a ejercer una actividad comercial privada y convivir adecuadamente con mi comunidad. Toda empresa, antes de iniciar sus actividades en determinada jurisdicción, debe obtener un permiso municipal para el local donde realice sus operaciones. La municipalidad es la autoridad competente para otorgar la autorización de la apertura de los establecimientos comerciales e industriales y de actividades profesionales. En las municipalidades distritales, existen tres tipos de licencia: CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS a) Licencia provisional, es una medida de promoción a favor de las PYMES establecida en la Ley de Promoción de la Micro y Pequeña Empresa. Requisitos que debe presentar el interesado para obtener este permiso: - Certificado de zonificación - Certificado de compatibilidad de uso - Copia del RUC - Documento que acredite la conducción del local, como el contrato de alquiler vigente - Pago por derecho de trámite La declaración de esta licencia es de 12 meses contados a partir de la presentación de la solicitud. Vencido este plazo y no habiéndose detectado irregularidad alguna, la municipalidad emite la licencia municipal de funcionamiento definitivo. b) Licencia permanente, son aquellas otorgadas por la municipalidad, de manera definitiva, cuando no se ha encontrado ninguna irregularidad durante la licencia provisional. Requisitos que debe presentar el interesado para su obtención: - Formato de solicitud de Declaración Jurada - Certificado de Zonificación. Para obtener este requisito, se necesita previamente lo siguiente: • Formato expedido por la municipalidad • Certificado de compatibilidad de uso • Copia del RUC • Copia del contrato de alquiler • Copia de la Escritura de Constitución • Pago por derecho de trámite c)

Licencia especial, son aquellas otorgadas por la municipalidad, mediante la autorización de una norma expresa; por ejemplo, licencia de transporte urbano. Requisitos que los interesados en obtenerla deben presentar: - Formato de solicitud de Declaración Jurada - Copia certificada de autorización municipal de funcionamiento - Pago por derecho de trámite Esta licencia es para los siguientes servicios: centros nocturnos, salones de baile, salsódromos, café-teatro, restaurantes, bodegas, juegos de billar, casinos, prostíbulos. Todo empleador (empresario), cuyos trabajadores están sujetos al régimen laboral de la actividad privada, se encuentran obligados a cumplir con lo establecido en la Síntesis de la Legislación Laboral (R.M. N° 136-2001-TR).

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS IMPORTANCIA DE LA LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO 1ro Solo permitirá la realización de actividades económicas, legalmente permitidas, conforme a la planificación urbana y bajo condiciones de seguridad. 2do Permite acreditar la formalidad del negocio, ante entidades públicas y privadas, favoreciendo su acceso al mercado. 3ro Garantiza el libre desarrollo de la actividad económica autorizada por la municipalidad. EVALUACIÓN Y REQUISITOS PARA LA OBTENCIÓN DE LA LICENCIA DE FUNCIONAMIENTO Para el otorgamiento de la licencia de funcionamiento, la municipalidad evaluará los siguientes aspectos: • Zonificación y compatibilidad de uso • Condiciones de seguridad en Defensa Civil, cuando dicha evaluación constituya facultad de la municipalidad Cualquier aspecto adicional será materia de fiscalización posterior. Requisitos: Para el otorgamiento de la licencia de funcionamiento, serán exigibles, como máximo, los siguientes requisitos: 1. Solicitud de licencia de funcionamiento con carácter de declaración jurada, que incluya lo siguiente: • Número de RUC y DNI o carné de extranjería del solicitante, tratándose de personas jurídicas o naturales, según corresponda • DNI o carné de extranjería del representante legal en caso de personas jurídicas u otros entes colectivos, o tratándose de personas naturales que actúen mediante representación 2. Vigencia de poder del representante legal, en el caso de personas jurídicas u otros entes colectivos. Tratándose de representación de personas naturales, se requerirá carta poder con firma legalizada. 3. Declaración Jurada de Observancia de Condiciones de Seguridad o Inspección Técnica de Seguridad en Defensa Civil de Detalle o Multidisciplinaria, según corresponda. 4. Adicionalmente, de ser el caso, serán exigibles los siguientes requisitos: • Copia simple de título profesional en el caso de servicios relacionados con la salud • Informar sobre el número de estacionamientos de acuerdo con la normativa vigente, en la declaración jurada • Copia simple de la autorización sectorial respectiva en el caso de aquellas actividades que, conforme a ley, la requieran de manera previa al otorgamiento de la licencia de funcionamiento CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS • Copia simple de la autorización expedida por el Instituto Nacional de Cultura, conforme a la Ley Nº 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nación. Verificados los requisitos señalados, se procederá al pago de la tasa respectiva fijada por cada municipalidad. Condiciones de seguridad: Para la entrega de las licencias de funcionamiento, se requiere de las siguientes condiciones de seguridad en Defensa Civil: 1. Establecimientos que requieren Inspección Técnica de Seguridad en Defensa Civil Básica, Ex-Post al otorgamiento de la licencia de funcionamiento, realizada por la municipalidad. Aplicable para establecimientos: • Con un área de hasta cien metros cuadrados (100 m2) y • Capacidad de almacenamiento no mayor del treinta por ciento (30%) del área total del local. Para estos casos, será necesaria la presentación de una Declaración Jurada de Observancia de Condiciones de Seguridad, debiendo realizarse la Inspección Técnica de Seguridad en Defensa Civil Básica por la municipalidad, con posterioridad al otorgamiento de la licencia de funcionamiento, de manera aleatoria, de acuerdo con los recursos disponibles, y priorizando los establecimientos que representen un mayor riesgo de seguridad. Se encuentran excluidos de este procedimiento: a. Las solicitudes de licencia de funcionamiento que incluyan los giros de pub, licorería, discoteca, bar, casinos, juegos de azar, máquinas tragamonedas, ferreterías o giros afines a los mismos, así como solicitudes que incluyan giros cuyo desarrollo implique el almacenamiento, uso o comercialización de productos tóxicos o altamente inflamables. Las licencias referidas a estos giros se adecuarán a lo establecido en los numerales 2 o 3 de este punto de condiciones de seguridad. b. Las solicitudes de licencia de funcionamiento para el desarrollo de giros o establecimientos que requieran la obtención de un Certificado de Inspección Técnica de Seguridad en Defensa Civil de Detalle o Multidisciplinaria. Las licencias referidas a estos giros se adecuarán a lo establecido en el numeral 3 de este punto. 2. Establecimientos que requieran de Inspección Técnica de Seguridad en Defensa Civil Básica Ex-Ante al otorgamiento de la licencia de funcionamiento, realizada por la municipalidad. En ambos supuestos (numerales 1 o 2), el pago por esta inspección deberá estar incluida en la tasa por licencia de funcionamiento (ver costo de licencia de funcionamiento).

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS 3. Establecimientos que requieran de Inspección Técnica de Seguridad en Defensa Civil de Detalle o Multidisciplinaria expedida por el Instituto Nacional de Defensa Civil (INDECI)

El titular de la actividad deberá obtener el Certificado de Inspección Técnica de Seguridad en Defensa Civil de Detalle o Multidisciplinaria correspondiente, previamente a la solicitud de licencia de funcionamiento. En este supuesto, el pago por el derecho de tramitación del Certificado de Inspección Técnica de Seguridad en Defensa Civil deberá abonarse a favor del INDECI. Costo de la licencia de funcionamiento La tasa por licencia de funcionamiento deberá reflejar el costo real del procedimiento vinculado a su otorgamiento, el cual incluye los siguientes conceptos a cargo de la municipalidad: • Evaluación por Zonificación, Compatibilidad de Uso, e • Inspección Técnica de Seguridad en Defensa Civil Básica. Para fines de lo anterior, la municipalidad deberá acreditar la existencia de la respectiva estructura de costos y observar lo dispuesto por la Ley de Tributación Municipal, Decreto Legislativo Nº 776 y la Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley Nº 27444. Tiempo de duración de la licencia de funcionamiento La licencia de funcionamiento tiene vigencia indeterminada. El otorgamiento de una licencia no obliga a la realización de la actividad económica en un plazo determinado. Se podrá otorgar licencias de funcionamiento de vigencia temporal cuando sea requerido expresamente por el solicitante. En este caso, transcurrido el término de la vigencia, no será necesario presentar una comunicación de cese a la municipalidad. La municipalidad podrá autorizar la instalación de toldos y/o anuncios, así como la utilización de la vía pública en lugares permitidos, conjuntamente con la expedición de la licencia de funcionamiento, para lo cual deberá aprobar las disposiciones correspondientes.

2.1.7.

Legalización de libros contables

La legalización es la constancia, puesta por un notario, en la primera hoja útil del CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS libro contable. Si usó registros por medio computarizado, esta constancia debe estar en la primera hoja suelta. La constancia asigna un número y contiene el nombre o la denominación de la razón social, el objeto del libro, el número de folios, el día y el lugar en que se otorga, y el sello y firma del notario (o Juez de Paz si no hay notario en el lugar). Además, cada hoja, debidamente foliada (o sea numerada en forma consecutiva) debe contar con el sello del notario, o Juez de Paz de ser el caso. Para solicitar la legalización de un segundo libro, o de las hojas sueltas, debo acreditar que he concluido el libro o las hojas anteriores. En caso de pérdida, tendré que demostrar en forma fehaciente (indiscutible, con evidencias) que así ha sucedido.

MOMENTO DE APERTURA A LOS LIBROS CONTABLES La empresa debe abrir sus libros contables, y registros necesarios, al momento de entrar en funcionamiento para suministrar información sobre la marcha del negocio. Los libros solo tienen valor a partir de su legalización.

NECESIDAD DE LA CONTABLIDAD La contabilidad es necesaria porque permite llevar en orden el giro de mi negocio. Si no existiera la contabilidad, tendría un desorden total y la empresa carecería de sentido. Por medio de la contabilidad, puedo conocer, en cualquier época del año, la marcha y curso de los negocios, la historia detallada de las operaciones realizadas y su resultado: ya sea los beneficios o pérdidas que me produce la empresa.

LIBROS PARA EFECTOS CONTABLES Y TRIBUTARIOS DEPENDE DEL RÉGIMEN TRIBUTARIO A QUE ME HE ACOGIDO:

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS A) Si me he acogido al Nuevo Régimen Único Simplificado Si estoy acogido a este régimen, no tengo la obligación tributaria de llevar libros de contabilidad. Sin embargo, debo tener ordenados los comprobantes de pago que sustentan el crédito deducible. B) Si me he acogido al Régimen Especial, RER. Debo llevar los siguientes Libros de forma obligatoria según lo establecido por las normas tributarias: • Libro de Inventarios y Balances, el cual debe contener los siguientes anexos: 1. Balance de Comprobación Anual 2. Detalle anual de saldos de las cuentas contables 3. Control mensual de la cuenta: 10 Caja y Bancos 4. Control anual de las cuentas: 20 Mercaderías y 21 Productos Terminados 5. Control mensual de los bienes del Activo Fijo Propios 6. Control mensual del Activo Fijo de Terceros • Registro de Compras • Registro de Ventas e Ingresos • Libro de Planillas de Sueldos y Salarios en caso de tener trabajadores dependientes • Libro de Retenciones de renta de 5ta. categoría C)

Si me he acogido al Régimen General. Debo llevar contabilidad completa. Esto significa que son de exigencia obligatoria: Libros Societarios • Libro de Actas • Registro de acciones Libros Contables • Libro de Inventarios y Balances • Libro Diario •Libro Mayor Libros y Registros auxiliares • Libro Caja y Bancos • Libro de remuneraciones (sueldos y/o salarios), en caso de tener trabajadores dependientes • Libro de retenciones de renta de 4ta. categoría • Registro de inventarios Permanente en Unidades Físicas, en caso de superar las 500 UIT de ingresos brutos anuales • Registro de Compras • Registro de Ventas

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Atención. En todos los casos, las anotaciones en los libros de contabilidad deberán estar sustentadas con los comprobantes de pago que la SUNAT reconoce y autoriza, según el régimen al que pertenece el contribuyente.

CONTENIDO DE LOS LIBROS Y REGISTROS CONTABLES Como empresario, debo conocer el contenido de los libros contables. En las páginas que vienen a continuación, se entrega una síntesis muy breve: 1. Libro de Actas En este libro, deben constar todos los actos societarios que emanen de los acuerdos de juntas generales de socios y, en su caso, de los directores. 2. Libro de Inventario y Balances Contiene la información detallada del activo, pasivo y patrimonio del negocio, tanto al inicio de las operaciones como al final de cada periodo y los estados financieros: Balance General, y Estado de Ganancias y Pérdidas. ¿Qué es el Activo? Es el conjunto de los bienes con los que cuenta el negocio, como son dinero, valores crediticios, efectos por cobrar, bienes muebles e inmuebles, mercaderías y efectos de todas clases, registrados a su valor real. ¿Qué es el Pasivo? Comprende las deudas y toda clase de obligaciones pendientes. ¿Qué es el Patrimonio? Es la diferencia entre el activo y el pasivo, que viene a ser el capital con el que inicio mis operaciones. El Libro de Inventarios y Balances centraliza la información obtenida del Mayor, y permite conocer la situación financiera del negocio. 3. Libro Diario Acumula los movimientos, transacción por transacción, en forma cronológica, día por día cargando o abonando las cuentas que intervienen en cada una de las transacciones. 4. Libro Mayor En este libro, se traslada cada asiento de diario por orden riguroso de fechas y se agrupa los cargos y abonos efectuados en cada cuenta individual, independiente de la transacción de la que provienen. El detalle se agrupa de acuerdo con un plan de cuentas general que permite obtener información para la elaboración de un balance de comprobación, con el cual se puede estructurar los estados financieros básicos. 5. Registro de Inventarios Permanente en Unidades Físicas (Kárdex Físico)

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS Por medio de este registro, controlo tanto el ingreso como las salidas de mercaderías. Esto me permite determinar la existencia real en el almacén del negocio. 6. Libro Caja y Bancos Este libro debe contener el registro de los ingresos y salidas de efectivo, tanto en caja del negocio o en las cuentas bancarias. En la Figura 5, se muestra un ejemplo de movimiento para un mes. 7. Libro de planilla de remuneraciones (sueldos y salarios) Este libro contiene el registro de los trabajadores: su fecha de ingreso, el monto de su remuneración, el número de días y horas trabajadas, así como cualquier otro concepto remunerativo, además de los aportes y descuentos que corresponden de acuerdo a ley. 8. Libro de Retenciones Contiene el registro de los servicios prestados a la empresa por trabajadores de forma independiente con indicación de las retenciones que se les ha efectuado por impuestos. 9. Registro de Compras Contiene el registro de todas las adquisiciones realizadas, tanto de bienes como de servicios de acuerdo con el giro de mi negocio. Todos los movimientos deben estar sustentados con los comprobantes permitidos por la administración tributaria. 10. Registro de Ventas Es un libro auxiliar que centra la información referida a las operaciones de ventas realizadas por la empresa, registradas en forma cronológica, comprobante por comprobante.

2.2. TRÁMITES ESPECIALES El siguiente trámite a realizar será obtener la AUTORIZACIÓN o REGISTRO ESPECIAL según el sector en el cual se desempeñará la empresa, ya que, de acuerdo con la naturaleza de la actividad empresarial, se requiere del cumplimiento de algunos requisitos indispensables. Los trámites especiales son permisos o requisitos que pide la autoridad competente, según el área de especialización del negocio a constituirse, para garantizar que las prácticas sean compatibles con el interés colectivo y la calidad de vida ciudadana. Para ese fin, si mis actividades están relacionadas con la salud, salud ambiental, educación, alimentación, agricultura, comercio exterior, turismo, explotación minera, uso de la energía, seguridad, propiedad intelectual, entre otras áreas, debo observar ciertas normas. Para tramitar estos registros y/o autorizaciones sectoriales, se debe dirigir a las CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS oficinas que sean competentes. Entre las principales oficinas que autorizan trámites dada su especificación, tenemos las siguientes: 2.2.1. DIGESA (Dirección General de Salud Ambiental) Registro sanitario de alimentos, juguetes y útiles de escritorio, empresas comercializadoras de residuos sólidos

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2.2.2. MINCETUR Hoteles, casinos, restaurantes, agencias de viajes y turismo

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2.2.3.

Ministerio de Agricultura

Para empresas de procesamiento de flora y fauna silvestre y/o beneficios de ganado y aves

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS 2.2.4.

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Ministerio de Educación Academias, centros educativos, CEOS

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS 2.2.5. Ministerio de Energía y Minas Grifos, empresas mineras artesanales

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2.2.6. Ministerio de Trabajo Agencias de empleo, empresas de intermediación laboral

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2.2.7.

DIGEMID (Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas )

Establecimientos farmacéuticos, químicos farmacéuticos

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2.3. SISTEMA CONCURSAL Y LEY GENERAL DE SOCIEDADES 2.3.1. Ley Concursal El objetivo del Sistema Concursal es la permanencia de la unidad productiva, la protección del crédito y el patrimonio de la empresa. Los agentes del mercado procurarán una asignación eficiente de sus recursos durante los procedimientos concursales orientando sus esfuerzos a conseguir el máximo valor del patrimonio en crisis. Los procedimientos concursales tienen por finalidad propiciar un ambiente idóneo para la negociación entre los acreedores y el deudor sometido a concurso, que les permita llegar a un acuerdo de reestructuración o, en su defecto, a la salida ordenada del mercado, bajo reducidos costos de transacción. CARACTERÍSTICAS PERUANO CIBERTEC

QUE

FUNDAMENTAN

EL

RÉGIMEN

CONCURSAL

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS a) LA PREVENCION DE LAS SITUACIONES DE CRISIS La prevención de la crisis es menos costosa y más eficiente que el tratamiento de esta una vez que se ha presentado. Se crean instrumentos legales orientados a prevenir situaciones de insolvencia (imposibilidad de pago). Se incrementan las posibilidades de reflotamiento de empresas viables. b) LA CONSERVACION DE LAS EMPRESAS VIABLES Si la empresa en crisis es conservada, todos los intereses en juego (de trabajadores, de acreedores, etc.) se podrán ver satisfechos en mayor medida. La conservación de la empresa favorece el pago de los créditos y la conservación de puestos de trabajo. La conservación de la empresa favorece la competencia en el mercado interno. c) LA CONSERVACION DE LAS EMPRESAS VIABLES Se evita la "canibalización" del patrimonio de empresas en crisis. Se prefiere la reestructuración de empresas viables. Sin embargo, también se prevén mecanismos orientados a reducir los costos de la liquidación de empresas que no hayan demostrado su viabilidad. d) RECONOCER LOS LEGITIMOS INTERESES DE LOS ACREEDORES EN EL DESTINO DE LAS EMPRESAS Mayor interés de los acreedores en lo que sucede con la empresa que los propios accionistas. Su "inversión" es mayor que la de los propios accionistas. Se ubica a los acreedores en la posibilidad de adoptar, colectivamente, la decisión más eficiente para sus intereses. La JUNTA DE ACREEDORES se constituye en el gran protagonista del proceso. Sustituye a la Junta de Accionistas o Socios. e) GENERAR UN AMBIENTE FAVORABLE DE NEGOCIACIÓN Al evitar la "canibalización" del patrimonio del deudor, se incentiva a los acreedores a negociar en junta. Se convoca a todos los acreedores a fin de que registren los montos de su acreencia ante una sola autoridad. Se busca garantizar que los acreedores cuenten con información mínima que les permita adoptar una decisión eficiente. Los acuerdos adoptados por la mayoría obligan a todos (ficción de "unanimidad"). Se introducen mecanismos de protección del acreedor minoritario, otorgándole mayores facultades de fiscalización a la autoridad.

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS En el país, existe un régimen concursal de disolución y liquidación de empresas, al amparo de la Ley General del Sistema Concursal, Ley Nº 27809, aplicable particularmente a empresas, personas naturales o personas jurídicas que no realicen actividad empresarial, declaradas insolventes conforme a la mencionada ley. Vemos, pues, que este régimen especial se aplica únicamente a aquellas empresas (sociedades o EIRL) que hayan sido sometidas a concurso de acreedores por la autoridad administrativa correspondiente (Comisión de Procedimientos Concursales del INDECOPI), por tener deudas impagas y vencidas en más de treinta (30) días, superiores a cincuenta (50) Unidades Impositivas Tributaria (UIT); porque sus pérdidas acumuladas sean mayores al tercio del capital social pagado, deducidas las reservas, o que el total de sus obligaciones se encuentren impagas por más de treinta (30) días calendarios. Al amparo de esta ley, la atribución de acordar la disolución de la empresa la tiene la Junta de Acreedores conformada para tal fin. Para la adopción del acuerdo de disolución de la Junta de Acreedores se requiere, en primera convocatoria, el voto de acreedores que representen créditos por un importe superior al 66.6.% del monto total de los créditos reconocidos por la Comisión de Procedimientos Concursales; en segunda o tercera convocatoria, el acuerdo de disolución se adoptará con el voto favorable de acreedores representantes de un importe superior al 66.6% del total de los créditos asistentes. Al involucrar la disolución y liquidación concursal, la salida del mercado de la empresa insolvente, a través de la realización del patrimonio y de los activos de la empresa, la Junta de Acreedores deberá de celebrar un Convenio de Liquidación, nombrando al liquidador que se encargará de su ejecución, quien deberá cumplir con el pago de los adeudos, reconocidos en el proceso de declaratoria de insolvencia, respetando el orden de prelación de créditos. La Ley General del Sistema Concursal establece, pues, que los acreedores serán pagados conforme al siguiente orden de prelación: 1. Las obligaciones laborales, incluyendo los créditos por aportes impagos al Sistema Privado de Pensiones 2. Las deudas por alimentos, hasta por el monto de una (1) UIT 3. Los créditos respaldados con garantías reales o embargos 4. Los créditos de origen tributarios del Estado 5. Los demás créditos según su antigüedad Si el liquidador, luego de efectuar los pagos a los acreedores en el orden señalado, comprueba la extinción del patrimonio de la empresa quedando aún acreedores pendientes de pago, deberá solicitar ante el juez especializado en lo comercial la declaración judicial de quiebra de la empresa concursada. Presentada la demanda de quiebra, el juez, dentro de los treinta (30) días hábiles y previa verificación de la extinción del patrimonio, sin más trámite declarará la quiebra, la extinción de la empresa y la incobrabilidad de sus deudas.

2.3.2. Ley General de Sociedades 2.3.2.1. Disolución CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS Causas La sociedad se disuelve por las siguientes causas: 1. Vencimiento del plazo de duración, que opera de pleno derecho, salvo si previamente se aprueba e inscribe la prórroga en el registro; 2. Conclusión de su objeto, no realización de su objeto durante un período prolongado o imposibilidad manifiesta de realizarlo; 3. Continuada inactividad de la junta general; 4. Pérdidas que reduzcan el patrimonio neto a cantidad inferior a la tercera parte del capital pagado, salvo que sean resarcidas o que el capital pagado sea aumentado o reducido en cuantía suficiente; 5. Acuerdo de la junta de acreedores, adoptado de conformidad con la ley de la materia, o quiebra; 6. Falta de pluralidad de socios si en el término de seis meses dicha pluralidad no es reconstituida; 7. Resolución adoptada por la Corte Suprema, conforme al Artículo 410; 8. Acuerdo de la junta general sin mediar causa legal o estatutaria; y, 9. Cualquier otra causa establecida en la ley o prevista en el pacto social, en el estatuto o en convenio de los socios registrado ante la sociedad. Convocatoria En los casos previstos en los artículos anteriores, el directorio, o cuando este no exista cualquier socio, administrador o gerente, convoca para que en un plazo máximo de treinta días se realice una junta general, a fin de adoptar el acuerdo de disolución o las medidas que correspondan. Cualquier socio, director o gerente puede requerir al directorio para que convoque a la junta general si, a su juicio, existe alguna de las causales de disolución establecidas en la ley. De no efectuarse la convocatoria, ella se hará por el juez del domicilio social. Si la junta general no se reúne o si reunida no adopta el acuerdo de disolución o las medidas que correspondan, cualquier socio, administrador, director o el gerente puede solicitar al juez del domicilio social que declare la disolución de la sociedad. Cuando se recurra al juez, la solicitud se tramita conforme a las normas del proceso sumarísimo 2.3.2.2.

Liquidación

Disposiciones Disuelta la sociedad, se inicia el proceso de liquidación. La sociedad disuelta conserva su personalidad jurídica mientras dura el proceso de liquidación y hasta que se inscriba la extinción en el registro. Durante la liquidación, la sociedad debe añadir a su razón social o denominación la expresión "en liquidación" en todos sus documentos y correspondencia.

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS Desde el acuerdo de disolución, cesa la representación de los directores, administradores, gerentes y representantes en general, asumiendo los liquidadores las funciones que les corresponden conforme a ley, al estatuto, al pacto social, a los convenios entre accionistas inscritos ante la sociedad y a los acuerdos de la junta general. Sin embargo, si fueran requeridas para ello por los liquidadores, las referidas personas están obligadas a proporcionar las informaciones y documentación que sean necesarias para facilitar las operaciones de liquidación. Durante la liquidación, se aplican las disposiciones relativas a las juntas generales, pudiendo los socios o accionistas adoptar los acuerdos que estimen convenientes. Liquidadores La junta general, los socios o, en su caso, el juez designa a los liquidadores y, en su caso, a sus respectivos suplentes al declarar la disolución, salvo que el estatuto, el pacto social o los convenios entre accionistas inscritos ante la sociedad hubiesen hecho la designación o que la ley disponga otra cosa. El número de liquidadores debe ser impar. Si los liquidadores designados no asumen el cargo en el plazo de cinco días contados desde la comunicación de la designación y no existen suplentes, cualquier director o gerente convoca a la junta general a fin de que designe a los sustitutos. El cargo de liquidador es remunerado, salvo que el estatuto, el pacto social o el acuerdo de la junta general dispongan lo contrario. Los liquidadores pueden ser personas naturales o jurídicas. En este último caso, esta debe nombrar a la persona natural que la representará, la misma que queda sujeta a las responsabilidades que se establecen en esta ley para el gerente de la sociedad anónima, sin perjuicio de la que corresponda a los administradores de la entidad liquidadora y a esta. Las limitaciones legales y estatutarias para el nombramiento de los liquidadores, la vacancia del cargo y su responsabilidad se rigen, en cuanto sea aplicable, por las normas que regulan a los directores y al gerente de la sociedad anónima. Los socios que representen la décima parte del capital social tienen derecho a designar un representante que vigile las operaciones de liquidación. El sindicato de obligacionistas puede designar un representante con la atribución prevista en el párrafo anterior. Funciones Corresponde a los liquidadores la representación de la sociedad en liquidación y su administración para liquidarla, con las facultades, atribuciones y responsabilidades que establezcan la ley, el estatuto, el pacto social, los convenios entre accionistas inscritos ante la sociedad y los acuerdos de la junta general. Por el solo hecho del nombramiento de los liquidadores, estos ejercen la representación procesal de la sociedad, con las facultades generales y especiales previstas por las normas procesales pertinentes; en su caso, se aplican las estipulaciones en contrario o las limitaciones impuestas por el estatuto, el pacto CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS social, los convenios entre accionistas inscritos ante la sociedad y los acuerdos de la junta general. Para el ejercicio de la representación procesal, basta la presentación de copia certificada del documento donde conste el nombramiento. Adicionalmente, corresponde a los liquidadores: 1. Formular el inventario, estados financieros y demás cuentas al día en que se inicie la liquidación; 2. Los liquidadores tienen la facultad de requerir la participación de los directores o administradores cesantes para que colaboren en la formulación de esos documentos; 3. Llevar y custodiar los libros y correspondencia de la sociedad en liquidación y entregarlos a la persona que habrá de conservarlos luego de la extinción de la sociedad; 4. Velar por la integridad del patrimonio de la sociedad; 5. Realizar las operaciones pendientes y las nuevas que sean necesarias para la liquidación de la sociedad; 6. Transferir a título oneroso los bienes sociales; 7. Exigir el pago de los créditos y dividendos pasivos existentes al momento de iniciarse la liquidación. También, pueden exigir el pago de otros dividendos pasivos correspondientes a aumentos de capital social acordados por la junta general con posterioridad a la declaratoria de disolución, en la cuantía que sea suficiente para satisfacer los créditos y obligaciones frente a terceros; 8. Concertar transacciones y asumir compromisos y obligaciones que sean convenientes al proceso de liquidación; 9. Pagar a los acreedores y a los socios; y, 10. Convocar a la junta general cuando lo consideren necesario para el proceso de liquidación, así como en las oportunidades señaladas en la ley, el estatuto, el pacto social, los convenios entre accionistas inscritos ante la sociedad o por disposición de la junta general. Término La función de los liquidadores termina: 1. Por haberse realizado la liquidación; 2. Por remoción acordada por la junta general o por renuncia. Para que la remoción o la renuncia surta efecto, conjuntamente con ella debe designarse nuevos liquidadores; y,

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS 3. Por resolución judicial emitida a solicitud de socios que, mediando justa causa, representen por lo menos la quinta parte del capital social. La solicitud se sustanciará conforme al trámite del proceso sumarísimo. La responsabilidad de los liquidadores caduca a los dos años desde la terminación del cargo o desde el día en que se inscribe la extinción de la sociedad en el registro. 2.3.2.3.

Extinción

Una vez efectuada la distribución del haber social, la extinción de la sociedad se inscribe en el registro. La solicitud se presenta mediante recurso firmado por el o los liquidadores, indicando la forma cómo se ha dividido el haber social, la distribución del remanente y las consignaciones efectuadas y se acompaña la constancia de haberse publicado el aviso a que se refiere el artículo 419. Al inscribir la extinción, se debe indicar el nombre y domicilio de la persona encargada de la custodia de los libros y documentos de la sociedad. Si algún liquidador se niega a firmar el recurso, no obstante haber sido requerido, o se encuentra impedido de hacerlo, la solicitud se presenta por los demás liquidadores acompañando copia del requerimiento con la debida constancia de su recepción. Responsabilidad Después de la extinción de la sociedad colectiva, los acreedores de esta que no hayan sido pagados pueden hacer valer sus créditos frente a los socios. Sin perjuicio del derecho frente a los socios colectivos previsto en el párrafo anterior, los acreedores de la sociedad anónima y los de la sociedad en comandita simple y en comandita por acciones, que no hayan sido pagados, no obstante la liquidación de dichas sociedades, podrán hacer valer sus créditos frente a los socios o accionistas, hasta por el monto de la suma recibida por estos como consecuencia de la liquidación. Los acreedores pueden hacer valer sus créditos frente a los liquidadores después de la extinción de la sociedad si la falta de pago se ha debido a culpa de estos. Las acciones se tramitarán por el proceso de conocimiento. Las pretensiones de los acreedores a que se refiere el presente artículo caducan a los dos años de la inscripción de la extinción.

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Resumen A) Pasos para la constitución de una empresa unipersonal Se constituye gestionando personalmente la siguiente documentación: 1) Tramitar el registro único del contribuyentes ( RUC ) en la SUNAT . (Incluye selección de régimen tributario y solicitud de emisión de tickets, boletas y/o facturas. 2) Inscribir a los trabajadores en ESSALUD . 3) Solicitar permiso, autorización o registro especial ante el ministerio respectivo en caso lo requiera su actividad económica. 4) Obtener la autorización del Libro de Planillas ante el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo. 5) Tramitar la licencia municipal de funcionamiento ante el municipio donde estará ubicado tu negocio 6) Legalizar los libros contables ante notario público. (Dependiendo del tipo de régimen tributario) B) Pasos para la Constitución de una Empresa con Personería Jurídica 1. Elaborar la minuta de constitución 2. Escritura pública 3. Inscripción en los Registros Públicos 4. Tramitar el Registro único del Contribuyente (RUC) en la SUNAT. (Incluye selección de régimen tributario y solicitud de emisión de tickets, boletas y/o facturas 5. Inscribir a los trabajadores en ESSALUD 6. Solicitar permiso, autorización o registro especial ante el ministerio respectivo en caso lo requiera su actividad económica 7. Obtener la autorización del Libro de Planillas ante el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo 8. Tramitar la licencia municipal de funcionamiento ante el municipio donde estará ubicado tu negocio. 9. Legalizar los libros contables ante notario público. (Dependiendo del tipo de régimen tributario).

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Actividades Modelo de Constitución de una EIRL (PARA TRABAJAR EN EL AULA) MODELO DE MINUTA DE CONSTITUCION DE EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA E.I.R.L MINUTA Señor Notario Público de esta Capital doctor....................................... Sírvase usted extender, en su Registro de Escrituras Públicas una de Constitución de Pequeña Empresa Individual de Responsabilidad Limitada, que otorga la señora..........................., identifica con DNI Nº..................., casada con............................, domiciliada en....................................., en los términos siguientes: Primero.- Las otorgantes se comprometen a constituir una Empresa Individual de Responsabilidad Limitada al amparo del Decreto ley Nº 21621, sus modificatorias y complementarias, para dedicarse al comercio, la que se denominará................................. Segundo.- Intervienen en el otorgamiento de este instrumento el esposo de la otorgante señor............................, para prestar su expresa conformidad en virtud de lo establecido en el Artículo 173º del Código Procesal Civil. Tercero.- La Empresa................................, se regirá por los siguientes: ESTATUTO CAPÍTULO PRIMERO DETERMINACIÓN, OBJETO, DURACIÓN Y DOMICILIO DE LA EMPRESA Artículo Primero.- La denominación de la Empresa que por esta escritura se constituye es........................, cuya Titular es la señora........................... Artículo Segundo.- El objeto de la Empresa es............................. Artículo Tercero.- La Empresa tendrá una duración indeterminada. Con las limitaciones que señala la Ley e iniciará una duración indeterminada, con las limitaciones que señala la Ley e iniciará sus actividades al inscribirse en el Registro Mercantil esta Escritura, los actos y contratos celebrados en su nombre antes de que aquella se inscriba en los Registro Públicos será reconocidos como válidos y ratificados al adquirir la Empresa su personalidad jurídica plena. Artículo Cuarto.- El domicilio de la Empresa se fija en la ciudad de............................, pudiendo establecer sucursales en cualquier lugar del país. CAPÍTULO SEGUNDO DEL CAPITAL DE LA EMPRESA, DE LOS EFECTOS DEL APORTE Y DE LA RESPONSABILIDAD DEL TITULAR Artículo Quinto.- el capital de la Empresa es de S/. ............(..........00/100 nuevos soles) totalmente pagado y aportado por el titular en efectivo. Artículo Sexto.- Dicha suma de dinero queda, en consecuencia, transferida a favor de la Empresa en forma definitiva, como capital de la misma, desde la fecha de otorgamiento de este instrumento la Empresa reconoce a favor de ................................ El derecho sobre ese dinero y los beneficios netos que se obtendrán en los ejercicios sucesivos. Artículo Sétimo.- La responsabilidad del Titular queda limitada exclusivamente al capital aportado a la Empresa. El titular responderá personalmente ante los acreedores de la Empresa con sus demás bines, propios o comunes, sino en los casos que determinan la Ley. CAPÍTULO TERCERO DE LOS ÓRGANOS DE LA EMPRESA Artículo Octavo.- Son órganos de la Empresa: El Titular; CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS b) La Gerencia Artículo noveno.- El titular es el órgano máximo de la Empresa y tiene a su cargo la decisión sobre los bines y actividades de ésta. Corresponde al titular: Aprobar o desaprobar las cuentas y el balance general de cada ejercicio; Disponer la aplicación de los beneficios netos luego de efectuar la cobertura de la participación de los trabajadores y de las reservas y provisiones legales; Designar y sustituir Gerente Apoderados, así como los liquidadores, otorgándoles los poderes requeridos para el cumplimiento de sus funciones; Modificar la Escritura de Constitución de la Empresa, aumentar el capital reducirlo, transportar, funcionar, disolver y liquidar la Empresa; Decidir sobre los demás asuntos que requiera el interés de la Empresa o que la Ley señale. Artículo Décimo.- El titular responderá personalmente ante terceros en forma limitada: a) Cuando no se designe al representante legal de la Empresa; b) Si hubiera efectuado retiros del patrimonio de la Empresa o no correspondan a beneficios debidamente comprobados, c) Si producida un pérdida del cincuenta por ciento o más del capital y transcurrido un ejercicio económico persistiera tal situación sin haberse compensado el desmedro, y no se hubiera dispuesto la reducción del capital o la disolución de la Empresa. Artículo Undécimo.- La Gerencia es el órgano administrativo de la Empresa y tiene la representación legal de la misma. Gerencia será desempeñada por una persona natural o por varias con capacidad para contratar, las que se señalaran por el Titular, quien les conferirá los mandatos, generales o especiales, que estimaré convenientes. Artículo Duodécimo.- El cargo de Gerente es personal e indelegable y de duración indeterminada, el nombramiento puede ser revocado en cualquier momento por el directorio. El cargo concluye, además por renuncia, por muerte, por enfermedad que lo imposibilite para ejercerlo y por incapacidad civil del Gerente. Artículo Decimos Tercero.- Corresponde al Gerente: Organizar el régimen interno de la Empresa contratando al personal necesario, fijándose sus remuneraciones y dar por terminado sus servicios; Realizar los actos y celebrar los contratos que fueran necesarios para el cumplimiento de los fines de la Empresa; Representar a la Empresa, judicialmente y extrajudicialmente; Velar por la existencia, regularidad y veracidad de los libros y registros contables, formulando en su oportunidad las cuentas y el balance general. e) Dar cuenta al Titular, periódicamente de la marcha de la Empresa. Ejercer las demás atribuciones que le señalen la Ley o le confiere el Titular. Artículo Décimo Cuarto.- El Gerente responderá personalmente ante el Titular y ante terceros por los daños y perjuicios que ocasione por el incumplimiento de sus deberes; siendo particularmente responsable por la conservación de los bienes de la Empresa consignados en los inventarios, así como los fondos de la misma y en general, del patrimonio de la Empresa, así como por ejemplo indebido de los recursos de la Empresa en negocios distintos a su objeto. El Titular será solidariamente responsable por el gerente por los actos infractorios de la Ley que practique este y que constan de Acta, si no lo impugna judicialmente. Dentro de los quince días de asentada el Acta, salvo que acredite no haber podido conocerlos en su oportunidad. Las acciones de responsabilidad contra el Gerente prescriben a los dos años a partir de la comisión del acto que les dio lugar. Artículo Décimo Quinto.- Las decisiones del titular referentes a los asuntos que se indicada en el Artículo 9º y el 13º de estos Estatutos y a las demás que sea necesario dejar constancia, se asentarán en un libro de Actas legalizado conforme a Ley. En cada acto se anotará el lugar, la fecha y hora en que asienta el Acta tiene fuerza legal desde el momento de suscripción.

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS Artículo Decimos Sexto.- El nombramiento y remoción del Gerente y demás apoderados se hará por el Titular por Acta en la que constarán las facultades que se le confieren. Copia legalizada notarialmente de dicha Acta servirá para él titulo para su inscripción en el registro Mercantil conforme al Artículo 46º de Decreto Ley Nº 21621. CAPÍTULO CUARTO DE LA MODIFICACIÓN DE LA ESCRITURA DE CONSTITUCIÓN Y DEL AUMENTO Y REDUCCIÓN DEL CAPITAL Artículo Décimo Séptimo- En cualquier tiempo puede el Titular modificar los términos de la escritura de constitución de la Empresa aumentar o reducir el capital, siguiendo en cada caso los procedimientos establecidos por Decreto Ley Nº21621 CAPÍTULO QUINTO DEL BALANCE Y DISTRIBUCIÓN DE LOS BENEFICIOS Artículo Décimo Octavo.- Dentro del plazo máximo de 80 días contados a partir de la fecha de cierre del ejercicio económico anual, el gerente deberá presentar al Titular al Balance General y las cuentas, no importa la liberación y el descargo del Gerente por la responsabilidad que pudiera corresponderle. Artículo Décimo Noveno.- Determinamos los beneficios netos se procederá al cálculo de la repartición de utilidades conforme a Ley Artículo Vigésimo.- Cuando la Empresa obtenga beneficios líquidos superiores al 7% de su capital, deberá de traer de ellos un 10% para formar el fondo de reserva legal hasta alcanzar la quinta parte del capital de la Empresa. Artículo Vigésimo Primero.- El Titular tiene el derecho, luego de efectuadas las deducciones indicadas en las cláusulas que anteceden a percibir los beneficios obtenidos, siempre que el valor del patrimonio de la Empresa no resulte inferior al capital. CAPÍTULO SEXTO DE LA TRANSFORMACIÓN, FUSIÓN, DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA EMPRESA Artículo Vigésimo Segundo.- La transformación de la Empresa a otro tipo de sociedad puede ser acordada por el titular, con arreglo a las disposiciones legales vigentes. Artículo Vigésimo Tercero.- La fusión de la empresa con otra se efectuará con arreglo a las disposiciones de Ley. La fusión y disolución se hará constar por escritura pública que se inscribirá en el registro. Artículo Vigésimo Cuarto.- La disolución de la Empresa procede: a) Por voluntad del titular, con arreglo a los trámites Ley; b) Por conclusión a su objeto o imposibilidad sobreviviente de realizarlo; c) Por fusión en los casos señalados por la Ley; d) Por muerte del Titular; e) Por quiebra de la Empresa; f) Por producirse pérdidas que reduzcan el patrimonio de la Empresa en más del 50% si transcurrido un ejercicio económico no se hubiere compensando de desmedro, o reducido el capital; g) Por resolución judicial, en los casos señalados por la Ley. Artículo Vigésimo Quinto.- El cargo de liquidador puede ser asumido por el Titular, el Gerente u otra persona que designe el titular o el Juez, en su caso. El cargo de liquidado r puede ser renovado en cualquier momento por el Titular o por el Juez, en su caso. El liquidador ceñirá su actuación a las disposiciones establecidas en la Ley de la materia Artículo Vigésimo Sexto.- Liquidada la Empresa y pagados los acreedores de aquella, el titular tiene derecho al remitente de la liquidación, así como a los libros y documentos de la Empresa, por el término de 5 años, bajo su responsabilidad. CAPÍTULO SÉPTIMO DISPOSICIONES TRANSITORIAS Primera.- De conformidad con el Artículo 48º del Decreto de Ley Nº21621 se designa como primer Gerente a la Señora......................., quien en su condición de titular asume el

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS cargo de "Titular Gerente" de la Empresa con las atribuciones señaladas en los Estatutos y en la Ley. Segunda.- La Empresa.....................................E.I.R.L, otorga poder a favor de la señora.......................quien en su condición de Titular asume el cargo de "Titular Gerente" de la Empresa, con las atribuciones señaladas en los Estatutos y en la Ley. Tercera.- La Empresa...................................E.I.R.L, otorga poder a favor de.............................................. para que a sola firma, ejercite las siguientes facultades: a) Representar a la Empresa ante toda clase de entidades y personas de los sectores públicos y no públicos nacional o extranjero, suscribiendo bajo el sello de la Empresa toda clase de comunicaciones, solicitudes, recursos o correspondencia, presentando propuestas, cotizaciones y proforma en licitaciones, invitaciones o concursos de precios; b) Representar a la Empresa ante toda clase de autoridades, ya sean administrativas, políticas, judiciales o municipales, pudiendo presentar en nombre de ella toda clase de solicitudes, recursos y reclamaciones. c) Representar a la Empresa de toda clase de procedimientos judiciales y administrativos, juntas de acreedores, quiebras, liquidaciones extrajudiciales, con las facultades generales del mandato y todas las especiales del Artículo 10º del Código Procesal Civil, especialmente para contestar demandas, celebrar transacciones, prestar confesión, reconocimiento de documentos, otorgar poderes para pleitos y revocarlos y representar a la Empresa en procedimientos laborales. d) En el orden comercial solicitar la apertura y en el cierre de cuentas corrientes, girar cheques sobre fondos propios o en sobregiro, endosar suscribir vales y pagarés y descontarlos, solicitar sobregiros, solicitar contratos de préstamos, créditos o avances de cuentas corrientes con o sin garantía, pactando las condiciones, solicitar fianza, afianzar y prestar aval para operaciones a nombre de la Empresa, contratar seguros y endosar pólizas, comprar y vender muebles, cobrar y otorgar cancelaciones y recibos. Usted Señor notario agregará las demás formalidades de Ley cuidando de insertar en el cuerpo de la escritura pública la resolución que autoriza la constitución de la Empresa, y pasará partes al Registro Mercantil de Lima, para su inscripción conforme a Ley. Lima,......................de..............................del........................

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UNIDAD

3 ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS LOGRO DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE Al término de la unidad, los alumnos se encontrarán en la capacidad de organizar empresas, teniendo en cuenta la planificación, dirección y control de la empresa fin de lograr una adecuada gestión empresarial.

TEMARIO 3.1 Tema 6: Conceptos generales sobre organización empresarial Concepto. Elementos. Principios. Importancia. Proceso de organización. 3.2 Tema 7: Planeamiento empresarial Concepto. Tipos. Principios. Etapas. Elementos. Importancia. Planeamiento estratégico y operativo 3.3 Tema 8: Organización empresarial Funciones de los líderes de la organización empresarial. Instrumentos: Manuales, Estatuto, Reglamentos, Organigramas. Organigramas: importancia y usos, técnicas para elaboración de organigramas. 3.4 Tema 9: Dirección empresarial Liderazgo. Toma de decisiones empresariales y manejo de conflictos. 3.5 Tema 10: Control empresarial Concepto. Tipos de control. Técnicas. Diseño de sistemas de control.

ACTIVIDADES PROPUESTAS -

Se desarrollará un caso práctico sobre toma de decisiones empresariales y manejo de conflictos. Caso práctico sobre liderar o gerenciar

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3.1

CONCEPTOS GENERALES SOBRE ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

3.1.1 CONCEPTO Organizar es conjugar los medios a disposición (hombre-técnica capital y otros recursos) para alcanzar la producción. En una forma más práctica, implica la implementación de una estructura de funciones, vía la determinación de las actividades requeridas para alcanzar las metas de una empresa y de cada una de sus partes. Este agrupamiento de actividades y su asignación respectiva a uno de los miembros de la empresa, la delegación de autoridad para ejecutarlas, la provisión de los medios para la coordinación horizontal y vertical, de las relaciones de información y de autoridad dentro de la estructura orgánica, constituye la función de organización. La organización es el proceso que se sigue para establecer los usos adecuados de todos los recursos del sistema administrativo. Es el proceso por medio del cual se logra dotar: - La estructura orgánica y el organigrama - La categorización de los puestos de trabajo - El recurso humano necesario - Los medios y equipos necesarios - La elaboración de los instrumentos organizativos - El área geográfica o los locales en donde debe funcionar la empresa - La implementación de los aparatos y herramientas de seguridad Una organización debe estar estructurada de tal forma que las personas puedan llevar a cabo sus labores eficientemente. La organización debe estar proyectada de tal manera que cada uno sepa quién va a hacer qué y eliminar obstáculos en la ejecución de las actividades, causados por la confusión e incertidumbre y para permitir un flujo de comunicaciones en el sentido vertical y horizontal.

3.1.2

ELEMENTOS a) El objetivo Toda empresa u organización busca siempre un objetivo, sea este social, económico o financiero; el objetivo a lograr debe ser claro, preciso y conciso. b) La base legal Está constituido por el conjunto de normas legales, que hacen posible que la empresa formalmente funcione. Ejemplo: -

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Ley de la micro y pequeña empresa. Ley 28015 Ley de la empresa individual de responsabilidad limitada. Ley 21621 Ley general de sociedades. Ley 26887 CARRERAS TÉCNICAS

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c)

Los recursos Son los fundamentales que necesita la empresa para el logro de sus objetivos. La cantidad debe estar en relación con las posibilidades y necesidades de la organización, pero cuidando que no exista ni en exceso ni en defecto. Los principales recursos que necesita la empresa son los siguientes: -

d)

Recurso humano Recurso económico Recurso financiero Recurso material Recurso tecnológico Recursos de información Etc.

La estructura orgánica Cuando hablamos de estructura organizativa, nos referimos a la estructura de la organización formal y no de la informal; por ejemplo, la estructura del estado peruano.

PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

REPUBLICA

PODER LEGISLATIVO

PODER EJECUTIVO

PODER JUDICIAL

CONGRESO

MINISTERIOS

CORTE SUPREMA

Está constituida por los distintos órganos y unidades administrativas que se han establecido en la organización. Constituye el ―cuerpo óseo‖ de la empresa y deben establecerse de acuerdo a las necesidades, tamaño, giro u otra característica especial de la organización. Para su establecimiento, hay principios esenciales que se deben tener en consideración: a. Determinación del trabajo que debe realizar para alcanzar los objetivos b. Delegación de autoridad y responsabilidad para evitar la excesiva centralización de mando c. Niveles jerárquicos d. Nivel de coordinación e. Comunicación entre los diferentes puestos o cargos dentro de cada unidad administrativa para facilitar el trabajo en equipo y hacerlo más rentable f. Control del recurso humano g. Etc. e)

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Los procesos Conjunto de procedimientos que debe realizarse para ejecutar las CARRERAS TÉCNICAS

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS operaciones y/o actividades de la empresa. Para la producción de bienes, debe seguirse un proceso; para la venta, de igual manera; para la compras, etc. f) La infraestructura física Está referida a las áreas y/o ambientes físicos donde la empresa deba de funcionar.

3.1.3

PRINCIPIOS Los principios de una organización deben reflejar las características propias de cada empresa y estar en concordancia con los objetivos, políticas y estrategias de la misma. Sin embargo, algunos principios son de aplicación general y sirven de punto de partida para el análisis de una organización específica. Estos son: a.- Principio de la división del trabajo. Se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general. b.- Principio del objetivo. Toda organización y sus componentes deben orientarse a alcanzar determinados objetivos y metas preestablecidas. c.- Principio de coordinación. En toda organización, debe haber unidad de criterio y, por ende, unidad de esfuerzo. d.- Principio de autoridad-responsabilidad. En toda organización, debe existir una clara línea de autoridad, que se extienda hacia cada uno de los escalones subordinados, y cada trabajador debe ser responsable del cumplimiento de las funciones asignadas. e.- Principio de racionalidad. La organización debe mejorar, pero teniendo en cuenta el empleo racional de los recursos disponibles. f.- Principio de la participación. La organización debe garantizar, en su estructura interna, las formas y mecanismos pertinentes para desarrollar la participación de sus trabajadores. g.- Principio de flexibilidad. Para que alcance sus objetivos y metas, frente a situaciones cambiantes.

3.1.4

IMPORTANCIA La organización promueve la colaboración y negociación entre los individuos en

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS un grupo y mejora así la efectividad y la eficiencia de las comunicaciones en la empresa. Al mismo tiempo, la función organizadora crea áreas definidas de autoridad y responsabilidad en una empresa, mejorando así el desarrollo de todas las actividades que se necesitan para alcanzar los objetivos y metas propuestas.

De una u otra manera, la mayoría de las personas han sido miembros de una "organización", equipos, clases, grupos sociales, culturales, etc. En resumen, podemos sintetizar la importancia de la organización en lo siguiente: • Es de carácter continuo (expansión, contracción, nuevos productos). • Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos. • Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con el mínimo de esfuerzos. • Evita lentitud e ineficiencia. • Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

3.1.5

PROCESO DE ORGANIZACIÓN a)

División del trabajo: Dividir la carga de trabajo entera en tareas que puedan ser ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personas o grupos. Esto se conoce como la división del trabajo. Se refiere a descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean responsables de una serie limitada de actividades, en lugar de tareas en general. Todas las tareas de la organización desde la producción hasta la administración se pueden subdividir. La división del trabajo crea tareas simplificadas que se pueden aprender a realizar con relativa velocidad; por consiguiente, fomenta la especialización, pues cada persona se convierte en experta en cierto trabajo. Además, como crea una serie de trabajo, las personas pueden elegir puestos, o puedan ser asignadas a aquellas, que se ciñan a sus talentos e intereses.

b)

Departamentalización: Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, la agrupación de empleados y tareas se

suele

conocer como

departamentalización. CIBERTEC

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la

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS Se refiere a agrupar en departamentos aquellas actividades de trabajo que son similares o tiene una relación lógica. Para ello, se elabora un organigrama donde, mediante cuadros, se representan los diferentes departamentos

que

integran

la

organización.

Por

ejemplo,

los

colaboradores se pueden agrupar en departamentos de compras, departamento de producción, etc. La departamentalización es el resultado de las decisiones que toman los gerentes en cuanto a las actividades laborales. Una vez que han sido divididas, las tareas se pueden relacionar en grupos "parecidos". Como se puede suponer, existen muchas variedades de trabajos y departamentos en las organizaciones; y los trabajos y departamentos de una organización serán diferentes a las de otras. c)

Jerarquía: Especificar quién depende de quién en la organización. Esta vinculación

de

los

departamentos

produce

una

jerarquía

de

la

organización. Desde los primeros días de la industrialización, los gerentes se preocupan por la cantidad de personas y departamentos que podrían manejar con eficacia. Esta interrogante pertenece al tramo de control administrativo (con frecuencia llamado tramo de control o tramo administrativo) cuando se ha dividido el trabajo. Creados departamentos y elegido el tramo de control, los gerentes pueden seleccionar una cadena de mando, es decir, un plan que especifique quién depende de quién. Estas líneas de dependencia son características fundamentales de cualquier organigrama para representar la jerarquía que es plan que especifica quién controla a quién en una organización.

GERENTE

JEFE SUPERVISOR

CAPATAZ

OBRERO

OOOO

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111

ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS d)

Coordinación: Establecer mecanismos para integrar las actividades de los departamentos en un todo congruente y para vigilar la eficacia de dicha integración. Este proceso se conoce con el nombre de coordinación. Consiste en integrar las actividades de departamentos interdependientes a efecto de perseguir las metas de organización con eficiencia. Sin coordinación, los miembros de la organización perderían de vista sus papeles dentro de la misma y enfrentarían la tentación de perseguir los intereses de los departamentos, a expensas de las metas de la organización. Un grado importante de organización con toda posibilidad beneficiará un trabajo que no es rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual los factores del ambiente están cambiando y existe mucha interdependencia.

3.2

PLANEAMIENTO EMPRESARIAL

3.2.1 CONCEPTO Muchos son los problemas de organización, interna y externa, a los que se enfrentan las empresas tanto las grandes como las pequeñas. Uno de ellos es el de medir la rentabilidad de un departamento, una campaña de ventas, etc. Una posible solución para conseguir obtener una evaluación más sencilla de la rentabilidad puede ser trabajar con planificación de presupuestos. De esta forma no solo se logra flexibilidad y rapidez a la hora de la toma de decisiones, sino que también se descarga a los escalones de la jerarquía más altos de tener que aprobar las posibles acciones, algo aún muy común en las PYMES. La planificación empresarial implica articular lo que se quiere conseguir y cómo se va a conseguir, utilizando una jerarquía de planes, medidas e informes que abarcan, desde objetivos generales, específicos y estratégicos, hasta planes tácticos que abarquen todos los niveles de la organización. Esta planificación se apoya en el

compromiso de todas las personas pertenecientes al entorno

organizacional. La planificación de una estrategia empresarial depende de muchos factores. El estudio de la política a tomar debe ser estudiado, proyectado, planeado y a menudo perfeccionado. Para ello, es necesario tener a mano innumerables datos y números que expongan la realidad de la empresa en todos sus ámbitos. La planificación es el proceso por el que se diseñan planes económicos en la empresa, y consiste en adecuar los medios o recursos empleados para alcanzar CIBERTEC

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112

ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS los fines establecidos en el futuro. Este proceso viene influido por los objetivos a alcanzar y es global, por lo que debe considerar simultáneamente todas las funciones, secciones y actividades de la unidad económica. Implica un sistema de decisiones interdependientes y debe tener en cuenta el tipo de organización y cultura de la empresa. La planificación es una palabra que da idea de cómo organizar una actividad cualquiera. Después del análisis de varios enfoques que recoge la literatura, puede plantearse, en su sentido más general, que es un proceso, es la preparación de un conjunto de decisiones, es una acción con respecto a la actividad en el futuro, basado en la investigación, reflexión y pensamientos sistemáticos. Y que por tanto representa una fase del proceso general de dirección, pues este es un proceso en el que siempre están presentes cuatro elementos independientemente de la actividad que se trata, a saber: la organización, la planificación, la dirección y el control. En la actualidad, los cambios continuos generados por factores sociales, políticos, climáticos, económicos, tecnológicos, generan un entorno turbulento donde la planificación se dificulta y se acortan los plazos de la misma, y obligan a las organizaciones a revisar y redefinir sus planes en forma sistemática y permanente. 3.2.2 TIPOS Es importante que todas las organizaciones cuenten con dos tipos de planificación: la planificación estratégica y la planificación operativa. a) Planeamiento estratégico La planificación estratégica es la que nos ayuda a determinar los planes más importantes a seguir en el largo plazo. Nos ayuda a prever posibles amenazas y aprovechar oportunidades que se presenten al exterior de la empresa y a determinar los puntos fuertes y los débiles que hay al interior de la empresa.

b) Planeamiento operativo Esta consiste en determinar los planes de una manera más específica, para lograr concretar la planificación estratégica. Aquí se involucran los administradores de nivel medio, y se analizan los planes de mediano y corto plazo. Dentro de este tipo de planes se encuentran el procedimiento, los programas, los presupuestos y las reglas. En nuestro proyecto, que CIBERTEC

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113

ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS utilizamos como apoyo para el tema de planificación en la empresa, se encontraban presentes los cuatro. Escogimos tres, los cuales se definen a continuación. Luego, se analiza uno en mayor profundidad. 3.2.3 PRINCIPIOS La planificación empresarial es fundamental si desea que su empresa sobreviva y prospere. Esta permitirá una adecuada administración, además de proporcionar una guía de actuación frente a eventos determinados. Una adecuada planificación se debe elaborar bajo los siguientes principios:

1. La planificación empresarial debe basarse en información real y oportuna. Es necesario recopilar la información que le permitirá identificar las prioridades y tomar decisiones. Esta información puede incluir datos demográficos, estudios de mercado, información del mercado de trabajo, inteligencia competitiva, etc. 2. La planificación empresarial debe ser basado en la acción. Las metas son cosas buenas y esenciales, pero más aún, se necesita un plan de acciones para logar lo objetivos. 3. La planificación empresarial debe identificar los riesgos y desafíos. Una planificación de negocio de éxito necesita evaluar los riesgos potenciales que puede sufrir el negocio, pero también requiere la elaboración de cómo mitigarlos. 4. La planificación empresarial tiene que ser ética. Las metas pueden ser buenas. Por lo tanto, sus estrategias para conseguirlas también deben encaminarse por un camino ético, donde se refuerce la justa competencia y esté apoyada en valores. 5. La planificación de negocios deben ser medida y evaluada. Se necesita evaluar los resultados conseguidos con la planificación, incluso si no ha traído buenos resultados. 3.2.4 ETAPAS Todo proceso de planificación determina ocho etapas: 1. Diagnóstico de la situación.

Deberemos llevar a cabo un exhaustivo

análisis interno de la empresa y externo de su entorno para diagnosticar la situación actual en la que se encuentra.

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114

ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS 2. Fijación de objetivos. Deberemos determinar tanto los objetivos principales

como los secundarios y cuantificarlos. Los objetivos deben ser coherentes, medibles en el tiempo, alcanzables, aceptados por todos los implicados, flexibles a cambios del entorno, jerarquizados y fáciles de comprender. 3. Establecimiento de premisas. Establecer una serie de suposiciones lógicas

sobre la situación de la empresa, tanto a nivel interno como externo. Se trata de hacer una previsión sobre lo que ocurrirá con aquellas variables no controlables por la empresa y, que de alguna forma, pueden afectar a la consecución de los objetivos. La finalidad es tener preparadas todas las alternativas posibles. 4. Determinación de líneas de acción.

Deberemos pensar también en las

estrategias. Determinaremos las vías de actuación principales y alternativas que consideremos óptimas para alcanzar los objetivos fijados. 5. Evaluación de las líneas de acción. Deberemos analizar las fortalezas y las

debilidades de cada una de las estrategias identificadas para saber con qué contamos y qué debemos tener en cuenta. 6. Elección de una línea de acción. Deberemos elegir el conjunto de

estrategias y alternativas que nos proporcionen mayores garantías de éxito. 7. Elaboración de planes derivados. Deberemos desarrollar una serie de

planes anexos que sustenten el plan general y que regulen las diferentes acciones por grupos de actividad. 8. Presupuesto. Deberemos cuantificar el plan en unidades monetarias.

A lo largo de todo el proceso, el compromiso del factor humano es clave. Deben establecerse enlaces y relaciones multidireccionales y, sobre todo, introducirse una cultura corporativa (fuertes valores asumidos por el equipo humano) que permitan superar los recelos, tensiones y fricciones. La secuencia indicada exigirá, así mismo, retroalimentaciones, de manera que sea posible alcanzar una planificación flexible y adaptativa. Además, requerirá determinar la forma de evaluación (control de la ejecución, el estudio de las modificaciones que pudieran producirse y, en su caso, la revisión de los planes). 3.2.5 ELEMENTOS

En el proceso de planificación, intervienen una serie de elementos y variables, cuya conceptualización es necesaria.

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS 1. Misión o propósito. El propósito explica la finalidad socioeconómica básica de una actividad. Formular la misión de la organización es identificar la función que cumple en la sociedad y su carácter y filosofía básicos, lo que posee la virtud de poder articular los objetivos y valores que contribuyen a su logro, así como mantener la integridad y unificación de la organización.

2. Objetivos o metas. Son fines concretos, generalmente cuantificables y con un horizonte temporal determinado, hacia los cuales se dirige la actividad de una organización. Los objetivos, a su vez, se desglosan en subobjetivos o metas para cada unidad, departamento o nivel organizativo de la empresa.

3. Estrategias. Es un proyecto unitario, general e integrado, que conecta a la empresa con el entorno y con el futuro, y que tiene por finalidad el garantizar la consecución de los propósitos de la empresa. Por tanto, la estrategia denota un programa general de acción y un despliegue implícito de empeños y recursos para alcanzar metas amplias.

4. Políticas. Son guías generales para tomar decisiones. Son líneas que orientan el pensamiento y la acción. Persiguen que exista cierta consistencia en las decisiones que se toman en los diversos ámbitos de actividad de la empresa.

5. Procedimientos. Es una secuencia cronológica de acciones. Son guías de acción que detallan la forma exacta en que una actividad ha de desarrollarse.

6. Reglas. Son instrucciones taxativas que ordenan que se siga o no un determinado curso de acción o una acción específica. Las reglas normalizan la actuación de los individuos, constituyendo así un mecanismo de coordinación indispensable para la organización. 7. Programas. Es un plan específico, en el que se concretan metas, políticas, procedimientos y reglas, así como todo aquel conjunto de elementos que son necesarios para seguir un curso de acción determinado, tendente a lograr los objetivos específicos.

8. Presupuestos. Es la expresión, en términos numéricos, generalmente monetarios, de un plan o de un programa. Representan el máximo grado de CIBERTEC

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116

ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS concreción que pueden alcanzar los planes, ya que cuantifican los resultados esperados. También, aportan rigor a la planificación, al permitir un

mejor conocimiento

de los recursos disponibles y facilitar el

establecimiento de prioridades entre los cursos de acción posibles.

3.2.6 IMPORTANCIA La planificación aparece como el instrumento fundamental de la dirección empresarial, al abordar y responder a cuestiones tales como la filosofía; el propósito; la línea de actuación y los objetivos a conseguir; las políticas de investigación y desarrollo, de tecnología o de producción; los productos a elaborar o los modos en que se estará presente; la forma de competir; los canales de distribución; los recursos y cuantas cuestiones sean relevantes para la empresa. Sea cual sea el tamaño de una empresa, la planeación es fundamental para el éxito de esta debido a las siguientes razones:

 Proporciona una dirección y sentido de desempeño, al coordinar las distintas

unidades de la empresa hacia un fin concreto.  Puede ayudar mejor a lograr aumentar el éxito: teóricamente, las amenazas

pueden neutralizarse y las oportunidades potenciarse.  Facilita la adaptación al entorno y al cambio.  Contribuye a mejorar los resultados de otras tareas directivas.  Sirve de base para las demás funciones. La planeación sirve como base

paras las demás funciones administrativas (organización, coordinación y control), sirve para organizar recursos, sirve para coordinar tareas o actividades, y sirve para controlar y evaluar resultados (al permitir comparar los resultados obtenidos con los planificados).  Reduce la incertidumbre y minimiza los riesgos. La planeación permite

reducir la incertidumbre y minimizar los riesgos, al analizar la situación actual, los posibles sucesos futuros, proponer objetivos y trazar cursos de acción.

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117

ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS  Genera compromiso y motivación. La planeación genera el compromiso y

la identificación de los miembros de la empresa con los objetivos y, por tanto, los motiva en su consecución. 3.2.7 PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO Y OPERATIVO El planeamiento estratégico brinda la perspectiva de largo plazo para la gestión de los negocios, el lugar donde queremos estar en el futuro. El planeamiento operativo da lugar al rendimiento, a la medida cuantificable del éxito alcanzado. Aunque estos dos componentes se yuxtaponen, cada uno de ellos requiere un nivel distinto de enfoque por parte de los ejecutivos que participan en el proceso.

El planeamiento estratégico es un proceso que en la práctica debe mantenerse unido al equipo administrativo para traducir la visión, misión y estrategias en resultados tangibles. Así, permite ahorrar el valioso tiempo administrativo, reducir los conflictos y fomentar la participación y compromiso con los esfuerzos requeridos para hacer realidad el futuro que desea. La planificación operativa involucra la implementación de planes de actuación ante los escenarios marco planteados.

Algo que resultará obvio cuando se procede con ambos procesos es que se trata de un procedimiento iterativo (de repetición) y no de uno lineal; conforme se pone en práctica, puede notarse que es preferible y hasta indispensable remitirse a decisiones anteriores, incluso algunas que formaban parte de la misma base o punto de partida y revaluarlas a la luz de las nuevas circunstancias y nunca estático. Se requiere estar preparado para modificar los planes y posiblemente cambiar de dirección cuando las circunstancias lo ameriten.

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Variantes

Plan estratégico

Plan Operativo

Periodo

Largo plazo mayor o igual a 5 años

Mediano plazo 2 a 3 años. Y corto plazo 1 año

Responde a

¿Qué queremos ser? ¿Cómo lo haremos? (largo plazo)

¿Qué? ¿Cómo? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Quién? y ¿Con qué? (corto plazo)

Énfasis

Búsqueda permanente para desarrollar la organización en el tiempo

En los aspectos ejecutivos y operativos (Día a día)

Alcance

A nivel de toda la organización

A nivel de unidades y divisiones

Relación

Lineamientos generales de la organización

Disgregación de Plan Estratégico en objetivos, programas y actividades menores

Incluye

Visión, Misión, Valores corporativos, Objetivos y Estrategias corporativas

Objetivos indicadores de gestión, programas, actividades, cronogramas, responsables y presupuestos.

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118


3.3

ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

3.3.1 FUNCIONES DE LOS LÍDERES DE LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL Gerente General Está facultado para tomar decisiones de la empresa, referente a contratos, costos, aspectos financieros y el funcionamiento general de la empresa en proyección al futuro. Particularmente se encarga de: 

Representar legalmente a la organización



El cumplimiento de la legislación, estatutos y acuerdos tomados



Regularización de las existencias de bienes consignados en los inventarios



Tomar decisiones inmediatas en la función administrativa de la empresa



Firmar y autorizar pagar a los trabajadores cuando el caso lo requiera



Reunirse mensualmente con los directivos

Jefe del Área de Contabilidad Tiene como primordial misión elaborar los costos diarios de la producción y la mano de obra directa. El jefe de contabilidad se encarga de:  Planificar, organizar, dirigir y controlar el buen funcionamiento del sistema de

contabilidad  Preparar los datos necesarios para la planificación y control de la empresa  Liquidar y registrar los sueldos y salarios, descuentos, retenciones y ajustes;

de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Jefe del Área de Producción Es el responsable directo de la producción, teniendo a su cargo el área de control de calidad. Específicamente, el jefe de producción tiene como tarea:  Controlar la programación de las actividades productivas  Reducir el costo de la producción al mínimo posible  Efectuar y fomentar relaciones óptimas

Jefe del Área de Ventas Se encarga de establecer la política de comercialización del producto final (al contado o al crédito), las zonas donde entrará el producto, en qué porcentajes de la producción final. Además de estas funciones, el jefe de ventas tiene como objetivos:

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS  La rápida recuperación de crédito (si existiera), y mantenimiento de la

liquidez necesaria para el proceso productivo  Capacitar a los vendedores y orientarlos en seguridad, rotación del producto

y cobro inmediato Jefe del Área de Compras Se encarga de comprar lo necesario según la demanda del producto y requerimientos de producción Al mismo tiempo, el Jefe de Compras tiene como labores fundamentales:  Asegurar la rapidez en la entrega, calidad del producto y seguridad en el

transporte  Identificación de proveedores específicos, de tal manera que sean

convertidos en clientes seguros y obtener beneficios futuros, como descuentos, abastecimiento oportuno, etc.  Realizar compras al por mayor y menor en un plazo no mayor de 30 días ni

menor de 15, según las necesidades de la empresa 3.3.2 INSTRUMENTOS Los instrumentos, en general, con los que debe contar la empresa son los siguientes: - Estatuto - Reglamento de organización y funciones - Manual de organización y funciones - El organigrama - Manual de procedimientos - Clasificador de cargos - Reglamento interno de trabajo - Cuadro de asignación de personal - Otros reglamentos o Reglamento Único de Adquisiciones o Reglamento de Licitaciones o Reglamentos de Contratos o Reglamento de Préstamo o Reglamento de Seguridad Otros Manuales - Manual de Comunicaciones Escritas - Manual de Catálogo de bienes - Manual de Políticas CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS Entre los principales instrumentos con los que cuenta todo tipo de empresa, tenemos los siguientes: ESTATUTO Es el primer documento normativo administrativo, el mismo que da origen a su constitución y funcionamiento legal de la empresa. Contiene las normas básicas, en cuanto a su constitución, organización asociativa y empresarial así como el sistema de gestión. El estatuto debe estar registrado en los Registros Públicos mediante una escritura pública, extendida por un notario. CONTENIDO Capítulo l.

Antecedentes y Constitución

Capitulo II. De la Naturaleza: Denominación, Objeto, Responsabilidad. Duración y Domicilio Capítulo III. Régimen Económico. Capital Social, Situación de los aportes y/o acciones Capítulo IV. Régimen Administrativo. De los órganos de la empresa Capítulo V. Del Balance y Distribución de Utilidades Capítulo VI. De la Liquidación y Disolución de la Empresa Capitulo VIl. Disposiciones Transitorias REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Es un documento técnico organizativo, que tiene como finalidad dar formalidad legal a la estructura, tanto de la parte asociativa como empresarial y, de esta manera, facilitar el entendimiento del rol de la empresa y la responsabilidad de quienes la conducen y de quienes ejecutan tareas. Este reglamento se deriva de los estatutos y está en función del tipo de actividades de la empresa y de la forma en que esta desarrolla su actividad. EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Los Manuales de Organización y Funciones son documentos operativos que detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinación y tareas de las diferentes unidades orgánicas de una institución, en estrecha relación con el Reglamento de Organización y Funciones. Así mismo, establece los cargos y requisitos para ocuparlos por las personas dentro de la estructura orgánica.

OBJETIVOS DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS a.

Indicar las funciones básicas de cada unidad orgánica, delimitando la

naturaleza y amplitud del trabajo b.

Determinar la ubicación y las tareas específicas que cumplirán los cargos,

dentro de la institución c.

Precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas

de la dependencia d.

Proporcionar información a los funcionarios y trabajadores sobre sus

funciones, ubicación dentro de la estructura general de la empresa, de las interrelaciones formales y funcionales (de autoridad, responsabilidad y de coordinación) e.

Sirve

como

instrumento

básico

para

la

racionalización

de

los

procedimientos administrativos, en concordancia con la Ley de Simplificación Administrativa. ESQUEMA DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES TÍTULO I GENERALIDADES 1. FINALIDAD DEL MANUAL Especificar lo que se pretende lograr a través de la aplicación de las normas que contiene el manual. 2. BASE LEGAL Señalar las normas legales que aprueban los documentos de organización y gestión. 3. ALCANCE Determinar el ámbito sobre el cual tiene jurisdicción orgánica el Manual. 4. APROBACIÓN Especificar el nivel y clase de dispositivo legal que aprueba y pone en vigencia el manual. TÍTULO II DEL DISEÑO ORGÁNICO FUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO Describir las funciones generales que le compete desarrollar al órgano, como parte integrante de la organización institucional. ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL ÓRGANO Señalar la distribución de las unidades orgánicas que comprende la institución, en orden decreciente, desde el más alto nivel de decisión hasta el último escalón organizativo: CIBERTEC

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122

ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS ●

De alta dirección

●

De dirección

●

De consulta

●

De línea

●

De apoyo

●

De asesoría

●

De control

●

De descentralización

RELACIÓN JERÁRQUICA DE UNIDADES ORGÁNICAS Precisar niveles de Autoridad, Grados de Responsabilidad y de Líneas de Coordinación. ORGANIGRAMA DE LA INSTITUCIÓN Establecer el diseño gráfico de la estructura orgánica de la empresa. CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE CARGOS POR ÓRGANOS Consignar la relación de cargos, precisando su nomenclatura, estructural y clasificada. TÍTULO III DEL MANUAL FUNCIONES GENERALES DEL ÓRGANO Describir las funciones generales del órgano FUNCIONES ESPECÍFICAS DE LOS CARGOS Determinar las funciones específicas de los cargos, observando el siguiente esquema: -

Denominación del cargo

-

Naturaleza del cargo ( función resumen)

-

Funciones específicas del cargo

-

Línea de dependencia de los cargos

-

Grado de responsabilidad

-

Canales de coordinación

-

Requisitos mínimos de los cargos

** Conocimiento y/o Instrucción ** Experiencia laboral ** Cualidades 3.3.3 ORGANIGRAMAS

Es la representación gráfica de la estructura formal que ha adoptado la CIBERTEC

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123

ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS organización. Es por lo tanto la representación de la forma en que están dispuestas y relacionadas sus partes: a. Las principales unidades orgánicas b. La división de las funciones c. Los niveles jerárquicos d. Las líneas de autoridad y responsabilidad e. Los canales formales de comunicación

Importancia y usos Los organigramas tienen una gran importancia pues dan a conocer el sitio o lugar que le corresponde a cada persona dentro de la organización. Por esta razón, toda empresa, por grande o pequeña que sea, requiere de organigramas, a fin de que los directivos y los trabajadores en general sepan la posición que ocupan y la relación que tienen con el resto de la estructura. Los organigramas son usados también como elementos de comunicación y análisis. En la comunicación, se utilizan para lo siguiente:  Representar las diferentes unidades que constituyen la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.  Informar la posición relativa que ocupan los miembros de la organización.  Proveer un cuadro global de la estructura empresarial.  Facilitar a tos nuevos empleados el contacto con la estructura misma.  Facilitar la comprensión de futuras posiciones para ascensos y promociones.  Informar a terceros de cómo se encuentra estructurada la empresa.  Muestra una representación de la división de trabajo, indicando: - Los cargos existentes en la compañía - Cómo estos cargos se agrupan en unidades administrativas - Cómo la autoridad se le asigna a los mismos Técnicas para elaboración de organigramas

Para la elaboración de un organigrama, debe tenerse en cuenta algunos aspectos o criterios técnicos que son necesarios conocerlos para su correcta diagramación. Estos aspectos son simbología, equilibrio, simplicidad, estética, etc. He aquí algunas normas:

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS 1. Las unidades

administrativas de una empresa o institución se deben

representar a través de un rectángulo, ya que permite darle mejor simetría y estética al organigrama. 2. Utilizar las líneas sólidas para representar la

autoridad, y las líneas

punteadas y/o intermitente para representar la coordinación. 3. El rectángulo correspondiente al nivel más alto debe ser de tamaño mayor que los demás o por lo menos igual, pero nunca menor. 4. La subjefatura tiene dos formas de representarlas: a.

Subjefatura centralizada, es decir, que esta no tiene funciones propias y que trabaja sobre la base de directivas de su jefe y se representa así: JEFE SUBJEFE

b.

La subjefatura descentralizada, cuando el subjefe tiene funciones propias, establecidas por los reglamentos. JEFE

SUBJEFE

5. Las unidades de gobierno tienen la máxima autoridad orgánica cuyos miembros son los propietarios de la

empresa. Siempre encabezan los

órganos de la empresa a graficarse. 6. Las unidades subordinadas se representan mediante una línea vertical, que sale del lado inferior de la unidad de mayor jerarquía. 7. Las unidades asesoras o consultoras se representan por líneas horizontales, ubicándose generalmente en el lado izquierdo de la unidad de dirección. Estas

deben

estar

constituidas

por

personal

especializado

en

determinadas áreas del conocimiento siendo sus funciones las de aconsejar, recomendar, señalar o sugerir alternativas de solución a los problemas presentados en la

organización.

Así mismo, las unidades de control: auditoría interna, oficina de control, inspectoría deben ir ubicadas en lado izquierdo de los órganos de Alta Dirección. CIBERTEC

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125


8. Las unidades administrativas operativas o de apoyo se representan mediante líneas verticales de dependencia y,

generalmente, van hacia el lado

derecho de las unidades de dirección. 9. Las unidades de línea o ejecutivos se representan mediante rectángulos, unidos por una línea vertical procedente de las unidades de dirección.

GERENTE

LOGÍSTICA

PRODUCCIÓN

MARKETING

FINANZAS

Para graficar las unidades de línea, hay que tener en cuenta que estas representan la naturaleza misma de la organización. Su existencia estará dada en razón directa de los objetivos de la organización. 10. La coordinación entre las unidades administrativas se expresan mediante líneas intermitentes. 11. Las unidades administrativas descentralizadas se representan mediante una línea puente o pasarela administrativa. Las unidades administrativas descentralizadas y al mismo tiempo desconcentradas se representan de la igual forma, con una línea puente. 12. Las unidades administrativas ejecutivas o de línea deben ubicarse en línea vertical y no como órganos auxiliares.

GERENTE GENERAL GGENERAL

SUB GERENTE GENERAL GGENERAL

GERENTE LOGÍSTICA

GERENTE PRODUCCIÓN

GERENTE MARKETING

GERENTE FINANZAS

LOGISTICA

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13. Debe tenerse en cuenta que para gráfica los órganos y unidades administrativas deben irse ubicando desde las unidades de alta dirección, dirección, consultivos, de control, asesoramiento hasta las unidades descentralizadas, para darle una mejor presentación y estética a los organigramas. 14. Lógicamente, existen más recomendaciones específicas de acuerdo con la necesidad de cada organigrama, pero como es necesario resumirlas, las más importantes son las siguientes :

a. En la parte superior del gráfico, se escribe el nombre de la empresa y el tipo de organigrama. b. No usar dobles líneas para representar a la línea de auditoria. c. Las líneas de autoridad o de mando principal deben diferenciarse de las otras con mayor espesor. d. Debe ubicarse el año en que fue aprobado el organigrama. e. Un rectángulo nunca deberá ser atravesado por líneas. f. Las unidades del mismo nivel jerárquico deberán estar en la misma línea. g. En ningún caso, deberán usarse líneas curva.

A continuación, un breve resumen de las conexiones a utilizar al momento de elaborar un organigrama:

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Ejemplo:

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TITULAR GERENTE

EIRL “CALIDAD TOTAL”

ASESOR FINANCIERO

SECRETARIA

ORGANIGRAMA FUNCIONAL

JEFE COMPRAS

JEFE PRODUCCIÓN

JEFE MARKETING

JEFE CONTABILIDAD

ADMINISTRADOR AGENCIA

3.4. DIRECCIÓN EMPRESARIAL 3.4.1. LIDERAZGO Es el conjunto de capacidades que un individuo tiene para influir en la forma de ser de las personas o en un grupo de personas determinado, haciendo que este equipo trabaje con entusiasmo, en el logro de metas y objetivos. También, se entiende como la capacidad de tomar la iniciativa, gestionar, convocar, promover, incentivar, motivar y evaluar a un grupo o equipo. En la administración de empresas, el liderazgo es el ejercicio de la actividad ejecutiva en un proyecto, de forma eficaz y eficiente, sea este personal, gerencial o institucional (dentro del proceso administrativo de la organización). Según el Diccionario de la Lengua Española (1986) y el Diccionario de Ciencias de la Conducta (1956), se define, entre definiciones, así: "El liderazgo es un intento de influencia interpersonal, dirigido través del proceso de comunicación, al logro de una o varias metas u objetivos‖. CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS El liderazgo entraña una distribución desigual del poder. Los miembros del grupo no carecen de poder; dan forma a las actividades del grupo de distintas maneras. Aunque, por regla general, el líder tendrá la última palabra, ya que su labor o función están estrechamente relacionadas a la toma de decisiones y manejo de conflictos, por el rol que desempeña. La propia definición de liderazgo enumera ya varias características:

1. Capacidad de comunicarse. La comunicación es en dos sentidos. Debe expresar claramente sus ideas y sus instrucciones, y lograr que su gente las escuche y las entienda. También, debe saber "escuchar" y considerar lo que el grupo al que dirige le expresa. 2. Inteligencia emocional. Salovey y Mayer (1990) definieron inicialmente la Inteligencia Emocional como ―la habilidad para manejar los sentimientos y emociones propios y de los demás, de discriminar entre ellos y utilizar esta información para guiar el pensamiento y la acción‖. Los sentimientos mueven a la gente. Sin inteligencia emocional no se puede ser líder. 3. Capacidad de establecer metas y objetivos. Para dirigir un grupo, hay que saber a dónde llevarlo. Sin una meta clara, ningún esfuerzo será suficiente. Las metas deben ser congruentes con las capacidades del grupo. De nada sirve establecer objetivos que no se pueden cumplir. 4. Capacidad de planeación. Una vez establecida la meta, es necesario hacer un plan para llegar a ella. En ese plan, se deben definir las acciones que se deben cumplir, el momento en que se deben realizar, las personas encargadas de ellas, los recursos necesarios, etc. 5. Un líder conoce sus fortalezas y las aprovecha al máximo. Por supuesto, también sabe cuáles son sus debilidades y busca subsanarlas. 6. Un líder crece y hace crecer a su gente. Para crecer, no se aferra a su puesto y actividades actuales. Siempre ve hacia arriba. Para crecer, enseña a su gente, delega funciones y crea oportunidades para todos. 7. Tiene carisma. Carisma es el don de atraer y caer bien, llamar la atención y ser agradable a los ojos de las personas. Para adquirir carisma, basta con interesarse por la gente y demostrar verdadero interés en ella; en realidad, en el carisma está la excelencia. Se alimenta con excelencia, porque es lo más alejado que hay del egoísmo. Cuando un líder pone toda su atención en practicar los hábitos de la excelencia, el carisma llega y como una avalancha cae un torrente sobre el líder.

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS 8. Es innovador. Siempre buscará nuevas y mejores maneras de hacer las cosas. Esta característica es importante ante un mundo que avanza rápidamente, con tecnología cambiante y ampliamente competido. 9. Un líder es responsable. Sabe que su liderazgo le da poder y utiliza ese poder en beneficio de todos. 10. Un líder está informado. Se ha hecho evidente que en ninguna compañía puede sobrevivir sin líderes que entiendan o sepan cómo se maneja la información. Un líder debe saber cómo se procesa la información, interpretarla inteligentemente y utilizarla en la forma más moderna y creativa. 3.4.2. TOMA DE DECISIONES EMPRESARIALES Y MANEJO DE CONFLICTOS

Es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las opciones o formas para resolver diferentes situaciones de la vida en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial (utilizando metodologías cuantitativas que brinda la administración). La toma de decisiones consiste, básicamente, en elegir una opción entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema actual o potencial (aun cuando no se evidencie un conflicto latente).

La toma de decisiones a nivel individual se caracteriza por el hecho de que una persona haga uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una solución a un problema que se le presente en la vida; es decir, si una persona tiene un problema, deberá ser capaz de resolverlo individualmente tomando decisiones con ese específico motivo.

En la toma de decisiones, importa la elección de un camino a seguir, por lo que en un estado anterior deben evaluarse alternativas de acción. Si estas últimas no están presentes, no existirá decisión.

Para tomar una decisión, cualquiera que sea su naturaleza, es necesario conocer, comprender, analizar un problema, para así poder darle solución. En algunos casos, por ser tan simples y cotidianos, este proceso se realiza de forma implícita y se soluciona muy rápidamente, pero existen otros casos en los cuales las consecuencias de una mala o buena elección pueden tener CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS repercusiones en la vida y si es en un contexto laboral en el éxito o fracaso de la organización, para los cuales es necesario realizar un proceso más estructurado que puede dar más seguridad e información para resolver el problema. PROCESO PARA LA TOMA DE DECISIONES  Identificar y analizar el problema. Esta etapa consiste en comprender la

condición del momento de visualizar la condición deseada, es decir, encontrar el problema y reconocer que se debe tomar una decisión para llegar a la solución de este. El problema puede ser actual, porque existe una brecha entre la condición presente real y la deseada, o potencial, porque se estima que dicha brecha existirá en el futuro. En la identificación del problema, es necesario tener una visión clara y objetiva, y tener bien claro el término alteridad, es decir, escuchar las ideologías de los demás para así poder formular una posible solución colectiva. Para ello, es imprescindible la formulación de la pregunta inicial, pues constituye el punto de partida de toda decisión.  Identificar los criterios de decisión y ponderarlos. Consiste en

identificar aquellos aspectos que son relevantes al momento de tomar la decisión, es decir, aquellas pautas de las cuales depende la decisión que se tome. La ponderación es asignar un valor relativo a la importancia que tiene cada criterio en la decisión que se tome, ya que todos son importantes pero no de igual forma. Muchas veces, la identificación de los criterios no se realiza en forma consciente previa a las siguientes etapas, sino que las decisiones se toman sin explicitar los mismos, a partir de la experiencia personal de los tomadores de decisiones.  Definir la prioridad para atender el problema. La definición de la

prioridad se basa en el impacto y en la urgencia que se tiene para atender y resolver el problema. Esto es, el impacto describe el potencial al cual se encuentra vulnerable, y la urgencia muestra el tiempo disponible que se cuenta para evitar o al menos reducir este impacto. CIBERTEC

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 Generar las opciones de solución. Consiste en desarrollar distintas

posibles soluciones al problema. Si bien no resulta posible en la mayoría de los casos conocer todos los posibles caminos que se pueden tomar para solucionar el problema, cuantas más opciones se tengan va a ser mucho más probable encontrar una que resulte satisfactoria. De todos modos, el desarrollo de un número exagerado de opciones puede tornar la elección sumamente dificultosa y, por ello, tampoco es necesariamente favorable continuar desarrollando opciones en forma indefinida. Existen diferentes técnicas para potenciar la creatividad, tales como la lluvia de ideas, las relaciones forzadas, etcétera.  Evaluar las opciones. Consiste en hacer un estudio detallado de cada

una de las posibles soluciones que se generaron para el problema, es decir, mirar sus ventajas y desventajas, de forma individual con respecto a los criterios de decisión, y una con respecto a la otra, asignándoles un valor ponderado. Como se explicó antes según los contextos en los cuales se tome la decisión, esta evaluación va a ser más o menos exacta. Existen herramientas en particular para la administración de empresas para evaluar diferentes opciones, que se conocen como métodos cuantitativos.  Elección de la mejor opción. En este paso, se escoge la opción que

según la evaluación va a obtener mejores resultados para el problema. Existen técnicas (por ejemplo, análisis jerárquico de la decisión) que nos ayudan a valorar múltiples criterios. Los siguientes términos pueden ayudar a tomar la decisión según el resultado que se busque:  Maximizar: Tomar la mejor decisión posible.  Satisfacer: Elegir la primera opción que sea mínimamente aceptable

satisfaciendo de esta forma una meta u objetivo buscado.  Optimizar: La que genere el mejor equilibrio posible entre distintas

metas.

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS  Aplicación de la decisión. Poner en marcha la decisión tomada para así

poder evaluar si la decisión fue o no acertada. La implementación probablemente derive en la toma de nuevas decisiones, de menor importancia.  Evaluación de los resultados. Después de poner en marcha la decisión,

es necesario evaluar si se solucionó o no el problema, es decir, si la decisión está teniendo el resultado esperado o no. Si el resultado no es el que se esperaba, se debe mirar si es porque debe darse un poco más de tiempo para obtener los resultados o si definitivamente la decisión no fue la acertada. En este caso, se debe iniciar el proceso de nuevo para hallar una nueva decisión. El nuevo proceso que se inicie en caso de que la solución haya sido errónea, contará con más información y se tendrá conocimiento de los errores cometidos en el primer intento. MANEJO DE CONFLICTOS

Los conflictos son inherentes a toda organización y/o grupo y se presentan debido a las discrepancias, desacuerdo u oposición entre dos o más partes. Una situación en la que dos o más partes perciben que tienen intereses divergentes, lo que determina actitudes y opiniones diferentes, derivando en un enfrentamiento. Por extensión, es una construcción social, propia del ser humano, con posibilidades de ser conducida, transformada y superada por las mismas partes, con o sin ayuda de terceros.

Desde la parte laboral, los conflictos pueden suscitarse entre trabajadores y jefes, trabajadores y trabajadores o entre los mismos jefes.

A fin de manejar un conflicto, existen varios pasos a seguir: a) Conocimiento (saber escuchar) En esta etapa, las partes toman conocimiento de la confrontación, que es uno de los primeros indicios de existencia del conflicto. Se reconocen necesidades o valores incompatibles a través de un posicionamiento. Hay una alta energía emocional en esta etapa: miedo, agresión o ataque o una reacción de autodefensa. CIBERTEC

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b) Diagnóstico En esta etapa, se evalúa si el conflicto es de necesidades o valores. Si el conflicto tiene consecuencias concretas y tangibles para las partes, es decir, si afecta el tiempo, dinero, los recursos, entonces es de necesidades. Si ataca el respeto, la imagen profesional, el estatus o los intangibles, es un conflicto sobre valores. c) Reducción Esta etapa envuelve la reducción del nivel de energía emocional y la comprensión de las diferencias. Incluye un compromiso de ambas partes para acordar reducir las conductas y actitudes negativas de uno hacia el otro. Consiste en explorar las diferencias y generar respeto mutuo. d) Solución Esta etapa comprende la visualización de las alternativas de soluciones al conflicto y el establecimiento de acuerdos sobre los cursos de acción posibles, que satisfagan los intereses de ambas partes.

3.5. CONTROL EMPRESARIAL 3.5.1. CONCEPTO El control puede definirse como la evaluación de la acción, para detectar posibles desvíos respecto de lo planeado, desvíos que serán corregidos mediante la utilización de un sistema determinado cuando excedan los límites admitidos. También, puede definirse como la regulación de actividades de acuerdo con los requisitos de los planes. El control es la función de observar, verificar, analizar, inspeccionar, supervisar, fiscalizar, para comparar, evaluar, calificar, concluir, operar y recomendar las diferentes acciones, medidas correctivas y de sanción para que las actividades se efectúen en forma normal y el personal cumpla con sus deberes de función sujetándose a las normas, reglamentos y leyes . El control es permanente y vigente. Las oficinas programan acciones de control CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS de acuerdo con las necesidades de la organización. El objetivo fundamental es asegurar el cumplimiento de los objetivos básicos de la organización. Lo que requiere tener conocimiento de las acciones que se ejecutan, la correlación existente entre estas acciones respecto al objetivo y la eliminación de los obstáculos que puedan trabar el logro de las metas establecidas, ayuda a que se respeten las leyes y regulaciones de los entes encargados y reduce el riesgo de pérdidas inesperadas o de daño a la reputación de la empresa. 3.5.2. ELEMENTOS

De los conceptos anteriores, surge que podemos concebir al control como parte de un todo, o como un subsistema dentro de un sistema mayor, superando al concepto clásico, estático, como una etapa más dentro del proceso administrativo típico de Planificar, Administrar y Controlar.

Esta concepción del control que lo ubica como un subsistema dentro del sistema administrativo total de la organización, nos permite analizar los elementos que componen este subsistema de la siguiente manera: 1) Una característica o atributo o condición a controlar. (Norma, Plan, Conducta) Un sistema "anda bien" cuando cumple sus objetivos. Para poder controlarlo, hay que seleccionar, de la totalidad de operaciones que se desarrollan dentro del sistema, aquellas más relevantes, cuya medida da la pauta del funcionamiento total del sistema.

2)

Un mecanismo o sistema sensor, que sea capaz de medir, a intervalos determinados, el atributo bajo control. El desarrollo de técnicas de control consiste, fundamentalmente, en diseñar estos instrumentos de medición y su colocación dentro del sistema, de manera tal que el consumo de energías para el control sea lo más bajo posible. Por ejemplo, el diseño de un buen plan de cuentas y su correcta utilización serán fundamentales para el éxito del sistema de control contable.

3)

Una red de comunicación que vincula al instrumento de control con el grupo de control. Siendo el control información para evaluar y corregir, es fundamental que en el diseño de la red de comunicación se tengan presentes los dos principales problemas que se presentan: la longitud y el

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS ritmo del flujo de la información. La rapidez que el conocimiento de la información requiera se puede ver afectada por una excesiva amplitud y bifurcaciones en el sistema de comunicaciones internas dentro de la organización. El respeto a las líneas jerárquicas, la inexistencia de cronogramas que obliguen al cumplimiento de plazos, etc. son problemas que se presentan. Por otra parte, la corriente de información para control no es continua sino alternada, en plazos que el analista de sistemas de control debe establecer con sumo cuidado para que la información necesaria para la toma de decisiones correctivas se pueda tomar dentro de límites tolerables. 4)

Una Unidad de Control para que compare lo planeado con lo ejecutado, detectando la magnitud y el sentido de los desvíos. La determinación de las causas y la adopción de las medidas correctivas son actividades de los centros de planeamiento y dirección, no del centro de control. Algunos sistemas de control incorporan un instrumento corrector para que el sistema vuelva al equilibrio planeado. Esto se denomina sistema de control automático u homoestático; por ejemplo, el termostato en un sistema de control y regulación de temperatura. En Administración, casi todos los sistemas de control presentan la fase de Retroalimentación, es decir que la información genera modificaciones en los subsistemas de Planeamiento o de Dirección, previa intervención humana.

3.5.3. TIPOS DE CONTROL El ámbito de discrecionalidad dentro del cual se mueven las acciones de control guarda relación funcional con la ubicación del sujeto de control dentro de la organización y las características de la información a recibir. En función de ello, se pueden distinguir tres tipos de control: 1) El Control simple o interno: que se establece creando pautas de organización para que, en forma conjunta con la ejecución del trabajo operativo de las unidades de organización, se establezcan controles por oposición de intereses y se creen registros o archivos susceptibles de ser controlados. Este tipo de control se establece sobre las operaciones rutinarias y se localiza en los niveles inferiores de la pirámide cargos-funciones. CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS Dentro de este tipo de control simple, se ubican las "Normas de Control Interno", que son las reglas prescritas por la organización tendientes a preservar su patrimonio mediante una adecuada vigilancia de sus bienes y la regulación de las actividades a que se dedica. La implantación de un "Sistema de Control Interno" en una organización requiere la aplicación de tres tipos de normas, a saber: e) El Control por "Oposición de Intereses". Para ello, se distribuye la responsabilidad de un proceso total, en tramos, de forma tal que, al culminar un tramo, cesa la responsabilidad del que entrega y comienza la del que recibe. Por ejemplo, en la rendición de un cobrador o cajero a la tesorería, el control funciona por oposición de intereses, ya que el tesorero no firmará un recibo por mayores valores de los que recibe ni el cobrador aceptará un recibo por menor valor de lo que entrega. f) El Control por "Procesos" en puntos específicos de la tarea total. Se trata de asegurar el cumplimiento de las normas de procedimiento para cumplir un determinado trabajo a través del control por la vía jerárquica. Por ejemplo, se da en el control que ejerce un supervisor, visando y rubricando los comprobantes generados por sus subordinados. c)

Las

"Normas

de

Procedimientos"

detalladas

para

ejecutar

determinadas tareas, que precisan las maneras de realizar la tarea en sí, como los comprobantes, registros y archivos donde deben quedar asentadas las formalidades inherentes al procedimiento previsto. Las Normas de Procedimiento se pueden implantar tanto para la tarea de subordinados como de supervisores que actúan dentro del "Núcleo Operativo". Su propósito es crear una estructura completa de normas que dificulte la actuación dolosa o negligente, o si ellas ocurren, que quede constancia de las mismas. La ―Auditoría‖ tradicional se encarga de evaluar el control interno de una organización a través de los "Cuestionarios de Control Interno" que forman parte de los "Manuales de Auditoría". Una vez evaluada la eficacia de los métodos y procedimientos actuales, debe redactarse o modificarse si ya existiera, el "Manual de Control Interno", que es el instrumento que reúne todas las reglas que deben respetarse para que se encuentren adecuadamente preservados los bienes de una organización. CIBERTEC

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2) El Control operativo o por realimentación u homeostático: se caracteriza por la existencia de pautas o metas dentro de las cuales el sistema debe funcionar. Al apartarse de ellas, se determina una acción correctiva para que el proceso vuelva a desarrollarse dentro de los límites de tolerancia fijados. Este

tipo

es

realizado

por

la

gerencia

media

o

las jefaturas

departamentales que se ubican a continuación de los niveles superiores de la organización. 3) El Control Superior o Gerencial: cuya característica saliente es que no está sujeto a pautas preestablecidas, sino que, como consecuencia de la información recibida, se van tomando las decisiones que fijan las políticas o futuros cursos de acción. Sin embargo, puede establecerse un Sistema de Control Superior, previendo un esquema de información dirigida a la Dirección Superior de la organización con el propósito de permitirle evaluar la marcha y el desarrollo de los programas y políticas en vigencia. La estructuración de un sistema de este tipo se logra sobre la base de un "Manual de Control Superior", que debe reunir en un solo cuerpo orgánico: a) Los cuadros, gráficos y demás instrumentos informativos que fueran diseñados para la organización b) La designación de responsables de reunir y presentar la información en tiempo y forma, así como la debida especificación de las tareas o funciones para lograrlo c) El cronograma de preparación, presentación y circulación de todos los instrumentos informativos que forman el "Manual" Toda la información a incluir debe ser completa y clara, pero a la vez sintética, para simplificar el análisis y comprensión de los datos. Para lograrlo, se la clasifica separándola en categorías o posiciones, dividiendo la actividad de la organización en áreas definidas, para cada una de las cuales se selecciona un conjunto de datos que resulten indicadores de la marcha de cada una de esas áreas o sectores de la organización. Las posiciones o categorías en que se divide a una empresa son cinco: a) Posición Comercial: Aquí se incluirán los cuadros, gráficos, etc. que contengan la información referente a las ventas, en unidades físicas y CIBERTEC

valores

monetarios,

como

así

también

los

costos

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de

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS comercialización. b) Posición Operativa: Incluye los datos vinculados a la actividad industrial, comercial o de servicios medidos a través de las compras, eficiencia productiva, personal y costos de operación. c) Posición Económica: Se refiere a la situación en cuanto a ganancias y pérdidas, índices de rotación y evolución y determinación de nivel mínimo de actividad, estados de resultados mensuales, anuales, de costos y utilidades por rubros, etc. d) Posición Financiera: Se incluirán aquí los datos referidos a las disponibilidades monetarias, origen y aplicación de fondos y los índices de liquidez y endeudamiento, presupuestos de caja para distintos períodos, etc.

e) Posición Patrimonial: Comprende la información referida a los activos y pasivos de la Organización, los índices de solvencia, inmovilización, balances de períodos intermedios, etc. Finalmente, hay que destacar que dentro de cualquier organización existen unidades que se dedican a controlar, es decir, son predominantemente receptoras de información para ejecutar el control, mientras que hay otras que son predominantemente emisoras de información para control. 3.5.4. TÉCNICAS CONTROL

Generalmente, todas las técnicas que existen para ayudar al administrador en la labor de control son ante todo instrumentos de planeación, dado que el objeto de control es hacer que los planes tengan éxito. Para ello, debe necesariamente reflejarlos y estar precedidos por ellos.

Algunos de los muchos instrumentos o herramientas caen dentro del campo de lo tradicional, en tanto que otros son el resultado de los últimos estudios orientados a proporcionar nuevas herramientas de planeación y control más modernas y eficientes.

Una técnica de control es un procedimiento que representa información de la organización de una manera tal que permita desarrollar e implementar una estrategia adecuada señalando los puntos fuertes y débiles de la unidad o unidades en las cuales se basa. CIBERTEC

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Las más utilizadas son los presupuestos, el análisis de datos estadísticos, las auditorías, el control de calidad, la observación personal, control de pérdidas y ganancias, etc. Menos frecuentes (especialmente en la pequeña y mediana empresa), pero también valiosas de utilizar son la investigación de operaciones y el análisis de redes de tiempo y eventos más conocidas como PERT.

A continuación, veremos algunos aspectos fundamentales de las herramientas de uso común por parte de los administradores para el desarrollo de su labor de control. A) LOS PRESUPUESTOS

Esta es quizá una de las técnicas más tradicionales para efectos de control ya que se utiliza de una forma amplia y permanente en diversas organizaciones. También, es cierto que algunas veces se ha supuesto que la presupuestación es el dispositivo para lograr el control. Sin embargo, muchos dispositivos no presupuestarios resultan también esenciales. La presupuestación es la elaboración de planes en términos numéricos para determinado periodo futuro. Como tales, los presupuestos son presentaciones anticipadas de los resultados que se esperan en términos financieros (como en los presupuestos de ingresos y gastos, y de capital) o en términos no financieros (como en presupuestos de mano de obra directa, de materiales, de volumen físico de ventas o de unidades de producción). Por ejemplo, algunas veces se ha dicho que los presupuestos financieros representan la ―dolarización‖ de planes.

Como tal, son planteamientos anticipados que monetarizan los planes a fin de utilizar inteligentemente los fondos sobre la base de lo que se puede necesitar y asignar para lograr las metas deseadas. Empero, muchas veces no se comprende cómo ni por qué los presupuestos deben basarse en los planes. De hecho, algunas empresas, y en especial las empresas no lucrativas, elaboran presupuestos sin conocer los planes. Pero cuando lo hacen, el dinero asignado a pago de sueldos, a espacio para oficinas y equipo y para otras erogaciones, se convierte en asuntos de negociaciones entre una alta autoridad y los gerentes de una CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS empresa. El resultado común es que los fondos no se asignan en forma conveniente sobre la base de lo que se necesita para lograr las metas deseadas.

Al establecer planes en términos de números y al clasificarlos en partes que se asemejan a las de una organización, los presupuestos correlacionan la planeación y permiten delegar autoridad sin perder control. En otras palabras, al reducir los planes a números definidos, se impone cierta clase de orden que permite a los administradores observar con claridad qué capital gastará quién y dónde, y qué gastos, ingresos o unidades físicas de entrada o salida implicarán los planes. Luego de determinar todos estos aspectos, el administrador puede con mayor libertad delegar autoridad para cumplir el plan dentro de los límites de presupuesto. Además, para que un presupuesto sea útil para un administrador de cualquier nivel, debe reflejar el patrón de organización. B) DATOS ESTADÍSTICOS

Los análisis estadísticos de innumerables aspectos de una operación y la clara presentación de datos estadísticos, ya sea de naturaleza histórica o de pronósticos, son importantes para el control. Su objeto es mostrar tendencias a fin de que el administrador pueda extrapolar y estimar los rumbos que siguen los sucesos más importantes. Es probable que sea válido decir que la mayoría de los administradores comprenden mejor los datos estadísticos cuando se les presentan en forma de diagrama, puesto que no es fácil observar tendencias y relaciones (exceptuando el caso de contadores y personas acostumbradas a la estadística) en las hojas tabulares de los impresos de computadora. C) LAS AUDITORÍAS Tradicionalmente, la auditoria era definida como el ―examen hecho por una persona o firma de auditores‖ para proporcionar información sobre el desenvolvimiento y situación de la empresa a otra u otras personas o entidades oficiales, y su propósito final era el de detectar fraudes o fallas y hacer las recomendaciones para prevenirlas. Actualmente, el término

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS auditoría se puede relacionar con el control y aplicarlo en forma amplia para hacer alusión a diferentes situaciones:

1. Evaluar el entorno en que se desenvuelven las organizaciones, en especial su papel social y económico.

2. Evaluar la misión, objetivos, estrategias, políticas y programas establecidos por la administración y la habilidad para aplicar el proceso administrativo.

3. Evaluar los planes de desarrollo a nivel de empresa y a nivel macroeconómico.

4. Determinar la eficiencia con que se están desarrollando las operaciones de la empresa con el fin de detectar fallas y proponer recomendaciones.

5. Evaluar la productividad y economicidad en la empresa.

6. Evaluar los procedimientos de administración de personal.

7. Expresar el examen de registros financieros, los cuales, al ser amparados por el dictamen que emite el auditor independiente, pueden servir de base a socios, accionistas, gobierno y público en general para saber la situación de una entidad económica, y con base a ello tomar decisiones más acertadas.

8. Determinar la confiabilidad de los datos contables e informes obtenidos a través del procesamiento electrónico de datos. 9. Evaluar el papel de mercadeo, calidad, presupuestos.

10. Evaluar la gestión del personal operativo, etc. Si bien es cierto que antiguamente auditar significaba ―escuchar‖, y posteriormente examinar unos registros financieros, también hoy se deberá aceptar que su concepto es muy amplio, ya que implica un proceso de investigación y evaluación, con el objeto de determinar las CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS causas y los efectos que producen diversos factores, tanto externos como internos, que inciden ya en la administración y en las operaciones productivas, y que se reflejan en la situación general de la empresa. Solo así, y con los resultados obtenidos, se podrá informar y proponer soluciones correctivas cuando fuere necesario.

D) LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

Toda evaluación es un proceso para estimular o juzgar el valor, la excelencia y las cualidades de alguna persona. Los objetivos fundamentales de la evaluación de desempeño son los siguientes: - Permitir condiciones de medición del potencial y la capacidad humana en el sentido de determinar su pleno uso - Permitir el tratamiento de los recursos humanos como un elemento básico de la empresa y cuyo rendimiento puede incrementarse indefinidamente, dependiendo de la forma de la administración - Dar oportunidades de crecimiento y condiciones de efectiva participación a todos los miembros de la organización teniendo en cuenta, por una parte, los objetivos de la empresa y, por otra, los objetivos individuales. 3.5.5. DISEÑO DE SISTEMAS DE CONTROL

Los gerentes enfrentan una serie de retos para diseñar sistemas de control, que ofrezcan retroinformación en forma oportuna y barata, que sea aceptable para los miembros de la organización. La mayor parte de estos retos tienen su origen en las decisiones en cuanto a qué se debe de controlar y con qué frecuencia se debe de medir el avance. Tratar de controlar demasiados elementos de las operaciones, de manera demasiado estricta, puede enojar y desmoralizar a los empleados, frustrar a sus gerentes y desperdiciar valioso tiempo, energía y dinero.

El diseño de los sistemas de control cobra importancia en los últimos años por las pérdidas significativas que se pueden evitar de haberse mantenido o implementado un sistema efectivo de controles internos.

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS Un sistema de control es de aplicación para cualquier empresa y contiene lo siguiente: a) Establecer objetivos y estándares de desempeño

Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúe el control. Los estándares representan el estado de ejecución deseado. Los estándares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, preferentemente, deben abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados. b) Evaluar desempeño actual (Retroalimentación)

Es básica en el proceso de control ya que, a través de la retroalimentacion, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. De la calidad de la información dependerá el grado con el que se retroalimente el sistema. c) Comparar el desempeño actual con los objetivos estándares

Al hacer esta comparación es hacia la excepción a la que debe de dirigirse la atención administrativa. El gerente no necesita preocuparse por las situaciones en donde el desempeño es igual o se aproxima mucho a los resultados esperados. Además, la concentración en las excepciones requiere de menos trabajo, ya que, por lo general, el número de partidas o elementos que tienen variaciones de importancia es pequeño comparado con el total. Esto nos lleva al principio administrativo de excepción: ―El control se facilita concentrándose en las excepciones, o variaciones notables, del resultado esperado o estándar.‖

Por ello, este principio

viene a ser importante dentro del control, significando que gran parte de los esfuerzos de control están dirigidos a los casos excepcionales, los que requieren acción remediadora. d) Establecer la acción correctiva necesaria

La utilidad concreta y tangible del control está en la acción correctiva para CIBERTEC

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ORGANIZACIÓN Y CONTITUCIÓN DE EMPRESAS integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomar acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no bastante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un sistema o una causa. La corrección de la desviación debe de ir acompañada por una responsabilidad fija e individual. La acción remediadora es preferible a la acción correctiva; este último paso en el proceso de control implica más que buscar dificultades y corregirlas, busca la verdadera causa de la dificultad y hacer esfuerzos para eliminar la fuente de la discrepancia. En esta forma, se obtiene una genuina ayuda y cooperación, además de una actitud favorable hacia el control; y esto es de especial importancia.

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Resumen 1. La organización empresarial promueve la colaboración y negociación entre los individuos en un grupo y mejora así la efectividad y la eficiencia de las comunicaciones en la empresa y, al mismo tiempo, la función organizadora crea áreas definidas de autoridad y responsabilidad en una empresa, mejorando así el desarrollo de todas las actividades que se necesitan para alcanzar los objetivos y metas propuestas. 2. El organigrama juega un rol importante dentro de la organización empresarial, ya que establece las funciones, deberes, rutas de comunicación, secuencias de acciones y autoridades de las empresas. Se utiliza cuando se tienen diversos objetivos a alcanzar y personalizarse en función a las distintas estrategias. 3. En la planificación empresarial, se debe tener en cuenta los recursos disponibles, es decir, considerar la problemática de la capacidad, de forma que se elaboren planes y programas factibles. La planificación debe ser revisada constantemente, ya que puede verse afectada por factores endógenos (internos) y por factores exógenos (externos) a la empresa. 4. El control empresarial es la función de observar, verificar, analizar, inspeccionar, supervisar, fiscalizar, para comparar, evaluar, calificar, concluir, operar y recomendar las diferentes acciones ,medidas correctivas y de sanción para que las actividades se efectúen en forma normal y el personal cumpla con sus deberes de función sujetándose a las normas, reglamentos y leyes.

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Manual 2015 I 05 Organización y Constitución de Empresas 1622

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