Y PREGUNTAS TAS FRECUENTES TES EN AU AUDITO ITORIAS DE SEGU ENTREVISTA
T EM A Implementación de un Sistema de Gestión de S&SO
Existencia de Directrices de SSO (Política de SSO; Programas de Seguridad y Salud Ocupacional anuales, otros) •
Verificar como se establece objetivos de Seguridad y Salud Ocupacional •
Dirección y Gerencia
Verificar asignación de recursos y seguimiento de objetivos e indicadores de gestión •
Estr Estruc uctu tura ra de Segu Seguri rida dad d del del Trab Trabaj ajo, o, Higi Higien ene e Oc Ocup upac acio iona nall y Medic edicin ina a Ocupacional dentro de la Organización Verif erific icar ar con conocim ocimie ien nto acer acerca ca de Demand andas Labo aboral rales en la Just Justic icia ia del Trabajo •
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Revisión Gerencial Existencia de Directrices de SSO (Política de SSO; Programas de Seguridad y Salud Ocupacional anuales, otros) •
Organigrama y relación de actividades y funciones existentes (producción, administrativa, áreas de apoyo, etc..) •
Verif erific icar ar con conocim ocimie ien nto acer acerca ca de Demand andas Labo aboral rales en la Just Justic icia ia del Trabajo •
Verificar si son utilizadas metodologías de Análisis de Riesgo (ART / JSA; APP; APP; HAZPOP; HAZPOP; etc.) •
Analizar Estadísticas Estadísticas e indicadores de accidentes accidentes e incidentes
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Analizar proceso de Investigación de Accidentes e Incidentes Incidentes
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Gestión de Riesgo
Veri Verififica carr regi regist stro ross de comu comuni nica caci ción ón ofic oficia iall de los los Acci Accide dent ntes es de Trab Trabaj ajo o segun Ley 16.744 y D.S 72/132 •
Verificar existencia de Comités Paritarios y su funcionamiento
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Verificar metodología para establecimiento de Mapas de Evacuación y señalizaciones de emergencia •
Verificar existencia de Programa de Higiene Ocupacional e informes para gerencias •
Verificar la metodología utilizada para definir espacios de transito; “Lay Outs”; Señalización; •
Brigada y Plan de respuesta a Emergencias (estructura, entrenamiento, recursos disponibles, necesidades) •
Existencia de Directrices de SSO (Política de SSO; otros) Estructura de Seguridad del Trabajo, Higiene Ocupacional y Medicina Ocupacional adentro de la Organización (Capacitación / especialización y Nlo de miembros del equipo, etc..) • •
Verificar conocimiento acerca de Demandas Laborales por enfermedades profesionales en la Justicia del Trabajo •
Aspectos Ergonómicos (jornadas, turnos y ciclos de trabajo; análisis de Puestos de Trabajo) •
Salud Ocupacional
Analizar sí el Programa de Salud Ocupacional lleva en consideración los resultados del Programa de Higiene Ocupacional •
Verificar se existe equipos de medicion y proceso de calibracion (analizar condiciones de mantenimiento y registros) •
EXÁMENES MÉDICOS X FUNCIÓN
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Preocupacionales
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Periódicos Cambio de función Conocimiento de Directrices de SSO (Política de SSO; otros) y las especificas para área Organigrama y relación de actividades y funciones existentes (producción, administrativa, áreas de apoyo, etc..) • •
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Desarrollo Humano, Capacitación
Analizar proceso de contratación de personal y competencias mínimas necesarias •
Conocimiento de Directrices de SSO (Política de SSO; otros) y las especificas para área •
Identificación de la Legislación Aplicable (elaborado un checklist con las pricipales leyes) •
Consejería Jurídica
Actualización de Legislación (cómo, quién, cuándo, etc.)
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Proceso de comunicación para responsables y Autoridades
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Monitoreo de conformidad legal (cómo, cuándo, quién, etc.)
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Verificar existencia de Demandas Laborales en la Justicia del Trabajo por Accidentes o Enfermedades Profesionales •
Verificar sistemática de aprobación para nuevos productos, insumos (sustancias peligrosas) y para adquisición de equipos o contratación de servicios (adjuntos contractuales de SSO) •
Area
Visitar áreas de Bodegas, Almacienamento de produtos peligrosos y otros •
, Bodegas y Contratación
Verificar exigencia de Hojas de Seguridad y su distribuición para áreas usuarias
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Verificar almacenamiento de EPPs y cumplimiento de legislación sobre el tema •
Organización y participantes de Comités Paritários
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Representante de Trabajadores y Area de Comunicaciones
Respuestas de consultas de trabajadores
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Interacción con Sindicatos
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Analizar programas específicos de mejoramiento de condiciones o de disminución o control de los riesgos •
Area de Producción
Verificar uso de EPPs, entrenamiento, Derecho de Saber
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Verificar las condiciones de trabajo de empleados propios y contratistas
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Analizar programas específicos de mejoramiento de condiciones o de disminución o control de los riesgos •
Area de Mantención, Servicios
Verificar uso de EPPs, entrenamiento, Derecho de Saber
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Trabajadores Propios o Colaboradores
Verificar conocimiento de su entorno de trabajo
IDAD Y SALUD OCUPACIONAL (SYSO) PREGUNTAS FRECUENTES ¿Qué motiva la implementación de un Sistema de Gestión basado en la Especificación OHSAS 18001? ¿Qué consideraciones fueron tom adas en cuenta para establecer la Política y los Compromisos de SSO? ¿Cómo se vincula la implementación del SGS&SO con la gestión del negocio? ¿ Cómo se han establecido los objetivos y metas del SGS&SO, y qué información se toma en consideración para la definición de estos? ¿Cómo se relacionan los objetivos y metas globales con los establecidos en los distintos niveles jerárquicos de la organización? ¿Qué recursos se han asignado para la implemntación de este proyecto? ¿Qué herramienta se utiliza para realizar el seguimiento a los compromisos adquiridos en los objetivos y metas? ¿Con qué frecuencia se realiza este seguimiento? ¿Con qué recursos cuenta la organización, para dar soporte a las áreas operativas en materias de S&SO? ¿Cuál es el nivel de demandas laborales por accidentes o enfermedades profesionales existentes en la organización? ¿Cada cuanto tiempo se revisa el funcionamiento del sistema de gestión y cuáles son los temas que se analizan en esta revisión? ¿Qué consideraciones fueron tom adas en cuenta para establecer la Política y los Compromisos de SSO? ¿Cómo se vincula la implementación del SGS&SO con la gestión del negocio? ¿Qué apoyo y con qué recursos cuenta el área para dar soporte a las áreas operativas en la implem entación y mantención del SGS&SO? ¿Cómo fueron definas las responsabilidades y autoridades al interior de la organización, para la implementación y mantención del SGS&SO? ¿Cuál es el nivel de demandas laborales por accidentes o enfermedades profesionales existentes en la organización? ¿Qué metodología fue utilizada para realizar el levantamiento de peligros, evaluación y control de riesgos? ¿Qué apoyo entregó el área a las áreas para este proceso? Se solicitará estadísticas de incidentes y enfermedades profesionales ¿Cuál es la metodología establecida para realizar la investigación de incidentes? ¿Cómo se organizan los equipos investigadores de incidentes? ¿Cuáles son los plazos definidos para la entrega de estos informes? ¿Cómo se verifica el cumplimiento y la efectividad de las acciones correctivas definidas? ¿Cómo se retroalimenta a la organización de la ocurrencia de estos incidentes? ¿Cómo y en qué tiempo se informa a la autoridad de los incidentes ocurridos? ¿Cuál es la participación de los Comités Paritarios en el SGS&SO?
¿Cómo se destinan los recursos para dar cumplimiento a los acuerdos de los Comités Paritarios? ¿bajo qué consideraciones se han elaborado los planes de evacuación? ¿cuáles son las exigencias definidas para la señalización de emergencias? ¿qué inform ación es analizada para la definición de los program as de higiene ocupacional? ¿a quién se informa los resultados de las mediciones de higiene ambiental? ¿cuál es el apoyo técnico que presta el área de gestión de riesgo, en caso de tener valores que excedan los límites permisibles? ¿ bajo qué criterios se definen los espacios de trabajo? ¿Cuáles son los estándares utilizados por la organización en materia de señalización? ¿ cómo están conformadas las brigadas de emergencia? ¿ cuál es el entrenamiento y competencias mínimas definidas para los integrantes de estas brigadas? ¿ cómo está definido el protocolo de comunicación de la emergencia? ¿ cómo se prueba la efectividad del plan de respuesta a emergencias? ¿ quién analiza los resultados de los simulacros y que acciones se llevan a cabo en caso de no entregar los resultados planificados? ¿Cómo participa el área en el cumplimiento de la Política de SSO? ¿Cuál es la estructura def inida para el área de Salud Ocupacional? ¿Qué competencias se han definido para el personal del área? ¿Cuáles son las responsabilidades definidas para los distintos cargos? ¿Cuáles han sido los casos reconocidos o sancionados por el COMPIN de enfermedades profesionales? ¿cuáles son los tipos de enfermedad profesional mas frecuente? ¿ qué acciones concretas están llevando a cabo para evitar a futuro la repetición de los casos? ¿ respecto al personal ya expuesto, que acciones se han definido como necesarias para amntener bajo control la situación? ¿ Cómo incide la duración de la jornada de trabajo, el sistema de turnos en la seguridad y salud ocupacional del personal? de ser afirmativa la respuesta ¿qué acciones concretas han llevado a cabo resolver este tema? ¿ al realizar un análisis den los últim os accidentes, existe una contribución de estos aspectos para la generación del accidente? ¿ cómo conjunan la productividad con estos otros factores? ¿bajo qué criterios se define el Programa de Salud Ocupacional? ¿cómo se retroalimenta el programa de salud ocupacional con los resultados del programa de hiegiene industrial? ¿quién tiene la responsabilidad de constrastar y analizar esta información? ¿cómo se garantiza el resultado de las mediciones de higiene realizadas? ¿ con que frecuencia se calibran los equipos, y cual fue el criterio para establecer ese intervalo?
¿ Cuáles exámenes médicos se han definido como mínimos para el personal en proceso de contratación? ¿ cómo se rescata la información respecto a dolencias o enfermedades propias del individuo, y cómo se relaciona esta inform ación con las exigencias en el puesto de trabajo? en caso de ser un trabajador con experiencia previa, ¿cómo se rescat la información respecto a los agentes a los cuales ha estado expuesto?
¿cómo contribuye esta área al cumplimiento de la política de SSO? ¿cuál es la estructura organización definida? ¿ cómo se definen las competencias mínimas necesarias a cumplir por el personal que se encuentra en proceso de contratación? ¿ cómo se ha definido el proceso de detección de necesidades de capacitación? ¿ cómo se destinan los recursos necesarios para proporcionar estas capacitaciones? ¿ quién y cómo realiza las coordinaciones para llevar a cabo estos programas de capacitación? ¿cómo contribuye esta área al cumplimiento de la política de SSO? ¿cuál es el mecanismo para identificar la legislación de SSO?
¿existen otros acuerdos suscritos por la organización? ¿Cuáles son los medios comunicación por los cuales se entera de actualización de la legislación? ¿cada cuánto tiempo o bajo que criterios se realiza esta actualización? ¿ cómo se dan a conocer a las áreas estas obligaciones? ¿ qué exigencias de información requieren las autoridades y qué periodicidad se ha establecido? ¿los controles operacionales son los adecuados para dar cum plimiento a esta legislación? ¿ cada cuánto tiempo esta definido el realizar el monitoreo del cumplimiento de esta legislación? ¿ existena actualmente demandas por enfermedades profesionales o accidentes en proceso? ¿cómo las están atendiendo? ¿ se han definido requisitos de SSO, para la compra de insumos , materiales o servicios? ¿ cómo se verifica el cumplimiento de estas exigencias? trabajo en terreno, entrevistas con personal y verificacioón de condiciones de trabajo
¿ el contenido de las hojas de seguridad se ha estándarizado al interior de la organización? ¿ cuál es la distribución de estas hojas de seguridad? ¿ qué exigencias se han definido para la adquisición de EPP? ¿ cómo se verifica el cumplimiento de estas exigencias? ¿ se han definido políticas o directrices de reposición de EPP? ¿ cuál es el esquema de trabajo de los comites paritarios? ¿ cuál es el programa de trabajo elaborado para el comité? ¿ cuál es la frecuencia establecida para las reuniones? ¿ cómo se realiza el seguimiento al cumplimiento de los acuerdos tomados en las reuniones de comité? ¿ qué interacción existe entre los miembros del comité paritario y las necesidades expresadas por los trabajadores en sus lugares de trabajo? ¿ cómo se canalizan estas consultas de los trabajadores y cuales son los medios para dar respuesta a estas inquietudes o consultas? ¿ cómo se relacionan el comité paritario y los sindicatos? ¿ existen programas definidos para el mejoramiento de condiciones de trabajo o conductas? ¿ qué efectividad o mejoramiento de resultados han logrado con estos programas? ¿ qué herramientas se utilizan regularmente, en el proceso de concientización de los trabajadores? ¿ existen rpogramas o rutinas establecidas para la realización de charlas de seguridad? ¿ se han definido criterios respectos a los temas a tratar? ¿ son informados o analizados los incidentes ocurridos en estas reuniones? ¿ cuál fue el grado de participación de los trabajadores en el proceso de identificación de peligros, evaluación y control de riesgos? ¿ cuál es el mecanismo establecido para dar a conocer los peligros, magnitud de riesgos y medidas de control a trabajadores propios y colaboradores? trabajo en terreno, entrevistas con personal y verificacioón de condiciones de trabajo ¿ existen programas definidos para el mejoramiento de condiciones de trabajo o conductas? ¿ qué efectividad o mejoramiento de resultados han logrado con estos programas? ¿ qué herramientas se utilizan regularmente, en el proceso de concientización de los trabajadores? ¿ existen rpogramas o rutinas establecidas para la realización de charlas de seguridad? ¿ se han definido criterios respectos a los temas a tratar? ¿ son informados o analizados los incidentes ocurridos en estas reuniones? ¿ cuál fue el grado de participación de los trabajadores en el proceso de identificación de peligros, evaluación y control de riesgos? ¿ cuál es el mecanismo establecido para dar a conocer los peligros, magnitud de riesgos y medidas de control a trabajadores propios y colaboradores?
¿Exactamente cuales son los peligros presentes en su trabajo y los accidentes que se podrían desencadenar a partir de dichos peligros? ¿Cual es la manera de prevenir que estos accidentes ocurran (Controles ¿Sabe exactamente de que manera puede salir dañado? (concientización) ¿Sabe exactamente que hacer en caso de que ocurra una emergencia? ¿Cual es el grado de conocimiento e interpretación de la política de SSO, y de que manera la implementa en sus actividades diarias?
ITEM 4.2 Política de SSO y/o Compromisos de SSO
PREGUNTAS
Notas Auditor
¿es propiada a la naturaleza de los riesgos de la organización? ¿cumple con los requisitos normativos? ¿Cuál es el plan de difusión definido para dar a conocer los compromisos de SSO? ¿Cu l es el grado de difusi n de estos compromisos?
¿exite procedimiento documentado? 4.3.1 Identificación de Peligros ¿Cómo accesa a este procedimiento? y evaluación de Riesgos ¿cubre todas las actividades (rutinarias y no rutinarias)? ¿existe evidencia de actualización de identificación peligros y evaluación de riesgos? ¿existe categorización de la magnitud de los riesgos evaluados? ¿Qué información se considera para la identificación de peligros de enfermedades profesionales? ¿Dónde se almacenan los registros del proceso de evaluación de riesgos? ¿Cuál es el inventario de riesgos intolerables de las distintas áreas? ¿Cuál es el grado de implementación de las medidas de control definidas para los riesgos intolerables? ¿Cuál fue el grado de participación de los niveles operativos en el proceso de evaluación de riesgos? ¿Cómo se ha considerado la participación de las Empresas Colaboradoras en el proceso? ¿se considera la identificaci n de peligros a la propiedad y los bienes? 4.3.2 Requisitos Legales
4.3.3 4.3.4 4.4.1 Estructura y Responsabilidad
¿existe procedimiento? ¿Cómo accesa a este procedimiento? ¿se identificó la legislación de SSO? ¿está actualizada? ¿los controles operacionales son los adecuados para dar cumplimiento a esta legislación? ¿existen otros acuerdos suscritos por la organización? ¿cómo los están atendiendo? ¿Cuáles son los medios comunicación por los cuales se entera de actualización de la legislación? ¿Cómo se ha considerado la participación de las Empresas Colaboradoras en el proceso? ¿D nde se almacenan los registros del proceso de identificaci n y cumplimiento de la legislación aplicable? Solicitud de los objetivos documentados de SySO del área organizacional que se está auditando. Incumplimientos legales (Dispensa legal). Solicitud de los programas de gestión y de los responsables de SySO para alcanzar los objetivos planteados ¿están definidas, documentadas y comunicadas las responsabilidades y funciones del personal en materia de SSO? ¿Cuál es la Estructura y Responsabilidades definidas en la Gerencia para la Implementación del Sistema de Gestión de SSO? ¿Cuál es el grado de avance obtenido en las distintas Superintendencias o áreas de la gerencia? Registro alta organización.. Existen recursos disponibles como gente, competencias, tiempo Tienen definidos los implementadores y responsabilidades
Documento
Documento, Quien, Como, Cuando.
Programa de gestión, procedimientos operativos.
Existe un programa documentado para asegurar la implementación de los requisitos Existen informes sobre el desempeño del sistema. Fueron informadas las responsabilidades. ¿Cuáles son las mayores dificultades detectadas durante el periodo de implementación? Preguntar directamente a los entrevistados: ¿tiene claro cuales son sus responsabilidades en relación con la SSO?
Nota : en los niveles gerenciales (o responsables por la gestión), se debe demostrar claramente el compromiso con la mejora de la SSO. 4.4.2 Entrenamiento, Concientización y Competencia
Preguntar directamente al entrevistado: ¿cuáles son los peligros asociados a sus tareas? ¿cuáles son los incidentes que se podrían desencadenar? ¿cuáles son los controles que debe aplicar en su proceso para prevenir la ocurrencia del incidente a la seguridad o salud ocupacional? ¿qué pasaría si Ud. se aparta del cumplimiento de dichos controles? (la respuesta deberá ser categórica: me puedo cortar la mano. Saber exactamente de qué manera puede ser dañado, no sólo decir que puede accidentarse) Existe un procedimiento para concientización y entrenamiento competente si o no. El procedimiento cumple con los requisitos de OHSAS
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concientización, hablando con la gente.
Lista Verificación Ohsas 18001
Chequear los procedimientos de entrenamiento
Contempla los responsables 4.4.3. Comunicaciones
Hay que verificar la competencia en terreno (concientización). ¿están definidos formalmente los métodos de comunicación externa/interna? (ver de qué manera se hacen las comunicaciones inter. pertinentes a la SSO, ver la gestión relacionada con los CPHS - la norma exige que los trabajadores estén representados en materias de SSO ) Facilitación de procedimientos de consulta y comunicación. Cual es la información pertinente.
Procedimiento La comunicación se difunde en la organización.
Como están informados los trabajadores Cuales son los acuerdos tomados en SySO relevantes para los trabajadores. De que manera se involucraron los trabajadores en los procedimientos de control de peligros 4.4.4
4.4.5 4.4.6 Control Operacional
Existe un Manual de SySO. Solicitud procedimientos estructurales, documento de control de revisiones, cuales son las operaciones esenciales para el funcionamiento del sistema de SySO, verificación de documentación en áreas según registro actualizado, dentro de su sistema tienen do ¿los controles operacionales son consistentes con la magnitud de los riesgos evaluados ¿éstos se aplican en los procesos, actividades o áreas donde se identificaron los peligros? ¿estos controles están presentes en las actividades realizadas por EE.CC.? (debe evidenciarse el traspaso de las responsabilidades relacionadas con la
Control de la burocracia.
SSO a los subcontratistas: controles operacionales, procedimientos de trabajo, entrenamientos, señalética, mantenciones, etc. )
4.4.7 Emergencias
listado de 4.3.1 Hay control y si es que los hay están documentados Procedimiento para el diseño del sitio de trabajo. ¿existe el procedimiento requerido por la norma? ¿se identificaron las emergencias potenciales? ¿se han probado los procedimientos o planes de emergencia? De no ser posible lo anterior: ¿se han revisado dichos procedimientos? ¿la gente los conoce? ¿los mecanismos de control previstos para actuar en la emergencia han sido verificados, independiente de que no haya ocurrido la emergencia? (extintores válvulas de corte, alarmas, etc.) ¿Cuáles son los mecanismos de selección de los integrantes de las brigadas de emergencias? ¿Cuáles son los entrenamientos y capacitaciones definidos para los integrantes de las brigadas de emergencias? Registros de emergencias reles o simuladas, acciones, evaluación del plan de emergencia, propuesta de acciones de mejora, acciones implementadas. ¿sabe cada persona "exactamente" que debe hacer en una emergencia?
Hay procedimiento de monitoreo y Salud Ocupacional, Solicitud de carta gantt de monitoreo, chequeo de enfermos profesionales, accidentes, incidentes, medidas 4.5.1 correctivas planteadas y medidas correctivas cerradas. Procedimiento de calibración de instrumentos necesarios. Puntos de medición efectivos 4.5.2 La investigación de los accidentes debe apuntar a encontrar la causa raíz con el fin de evitar que esta vuelva a ocurrir. Lo mismo para las No Conformidades relacionadas con la SSO. Registros: Accidentes, Incidentes, descripción causas No Conformidades, Acciones Correctivas, acción propuesta medición la efectividad Preventivas 4.5.3 4.5.4 4.6
Accidentes, incidentes, No Conformidades. Acciones preventivas.
Registros Idem 4.5.2 verificación auditorias anteriores. Procedimientos de auditores, registros de auditorias, chequeo de no conformidades, Auditoria gerencial sobre el Sistema de SySO, para verificar como se encuentra el Acta de reunión de la alta dirección con sistema. compromisos y otros.
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Lista Verificación Ohsas 18001
PREGUNTAS OBLIGATORIAS A HACER A TODOS LOS ENTREVISTADOS 1. Exactamente cuales son los peligros presentes en su trabajo y los accidentes que se podrían desencadenar a partir de dichos peligros. 2. Cual es la manera de prevenir que estos accidentes ocurran (Controles Operacionales) 3. Sabe exactamente de que manera puede salir dañado (concientización) 4. Sabe exactamente que hacer en caso de que ocurra una emergencia. 5. Cual es el grado de conocimiento e interpretación de la política de SSO, y de que manera la implementa en sus actividades diarias
PREGUNTAS OBLIGATORIAS A HACER AL AREA DE SALUD OCUPACIONAL
¿Cuál es la Estructura y Responsabilidades definidas en el área de Salud Ocupacional ?(Capacitación / especialización y Número de miembros del equipo, etc..) ¿están definidas, documentadas y comunicadas las responsabilidades y funciones del personal en materia de SSO? ¿Cuál es el apoyo entregado a las áreas en el proceso de evaluación de riesgos? ¿Cómo se definen qué examenes médicos se realizan al personal y cómo se define la frecuencia de estos?
Preocupacionales Periódicos Cambio de función Examén médico al termino de contrato de trabajo para verificar que no existe enfermedad profesional (buena práctica) Verificar existencia de Demandas Laborales en la Justicia del Trabajo ¿Cómo se gestionan las licencias por Accidentes y Enfermedades ocupacionales? Analizar si el Programa de Salud Ocupacional toma en consideración los resultados del Programa de Higiene Ocupacional ¿Cómo se consideran los Aspectos Ergonómicos (jornadas, turnos y ciclos de trabajo; análisis de Puestos de Trabajo)? ¿Cómo se verifican y validan los equipos de medicion y proceso de calibracion (analizar condiciones de mantenimiento y registros) ? ¿Qué información se toma en consideración para definir el programa de salud ocupacional? ¿Cúal es el programa de salud ocupacional actualmente existente en la División? ¿Cuáles son los grandes inconvenientes que han existido para la implementación de este programa de Salud Ocupacional? ¿Cómo y donde se mantienen los registros de Salud Ocupacional? •
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Lista Verificación Ohsas 18001
