13
LAPORAN OBSERVASI
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
WAROENG SPESIAL SAMBAL "SS"
TUGAS PRAKTIKUM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Instruktur: Nabella Duta Nusa, SE, Ak., CA.
Anggota Kelompok:
Dinda Orieama Yoga Pratica 344910
Fatonah Nur Hidayah 344921
Rina Kusumawati 344938
Wahyu Dewi Purnamasari 344945
Dewi Marhaeningsih 350583
Nur Fitriyani 350587
Program Diploma Ekonomika dan Bisnis Sekolah Vokasi
Universitas Gadjah Mada
2014
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan rahmat dan karunia-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan Laporan Observasi Sistem Informasi Akuntansi Waroeng Spesial Sambal "SS". Penulisan Laporan ini dilakukan dalam rangka untuk memenuhi tugas Praktikum SIA pada tahun 2014. Kami menyadari bahwa sangat sulit untuk menyelesaikan Laporan ini tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, baik bantuan moriil maupun materiil. Dari masa perkuliahan sampai pada penyusunan Laporan ini. Oleh karena itu, kami ucapkan terima kasih kepada:
Nabella Duta Nusa, SE, Ak., CA., selaku Instruktur yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran untuk mengarahkan kami dalam penyusunan Laporan ini.
Cristianto, selaku staf Direktur Waroeng Spesial Sambal "SS" yang telah memberikan izin kepada Kami untuk melakukan observasi terhadap Waroeng "SS" yang berkaitan dengan Sistem Informasi Akuntansi.
Nungki, selaku staf bagian humas Waroeng "SS" yang menjembatani Kami dalam observasi.
Manajer Keuangan Waroeng "SS" beserta jajarannya yang telah memberikan informasi Sistem Informasi Akuntansi kepada Kami.
Keluarga, teman dan semua pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu per satu.
Kami berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang tercantum diatas. Kami menyadari akan kekurangsempurnaan Laporan Observasi ini. Oleh karena itu, Kami sangat mengharapkan kritik dan saran demi kesempurnaan penulisan selanjutnya. Akhir kata, semoga Laporan Observasi ini membawa manfaat bagi pengembangan ilmu pengetahuan.
Yogyakarta, Oktober 2014
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ii
DAFTAR ISI iii
BAB I PENDAHULUAN 4
1.1 Latar Belakang 4
1.2 Tujuan Penulisan Laporan 5
1.3 Manfaat Penulisan Laporan 5
BAB II PEMBAHASAN 7
2.1 Profil Umum Perusahaan 7
2.2 Lingkup Bisnis 8
2.3 Struktur Organisasi 11
Bagan 1. Struktur Organisasi Waroeng "SS" 11
Bagan 2. Struktur Bagian Keuangan Waroeng "SS" 12
2.4 Pengendalian Internal Perusahaan 12
2.5 Flowchart 18
Flowchart 1. Order Barang ke Gudang Harian 20
BAB III PENUTUP 24
3.1 Kesimpulan 24
3.2 Rekomendasi Perbaikan 24
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Sistem adalah sekelompok unsur yang berhubungan satu dengan lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu yang biasanya dibuat untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau rutin terjadi. Informasi adalah data berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan sebagai dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Sehingga Sistem Informasi adalah suatu kegiatan yang terorganisir mengumpulkan, memasukkan, dan memproses data, mengendalikan dan menghasilkan informasi dengan berbasis proses manual atau komputer untuk mencapai sasaran dan tujuan organisasi.
Sementara pengertian akuntansi yaitu aktivitas jasa yang menghasilkan informasi yang digunakan oleh pihak-pihak di dalam perusahaan (manajemen) dan berbagai pihak di luar perusahaan (pemegang saham, pemeriksa pajak, investor, kreditor) yang mempunyai kepentingan terhadap kegiatan usaha tersebut (AICPA). Sehingga Sistem Informasi Akuntansi adalah sekumpulan perangkat sistem yang berfungsi untuk mencatat data transaksi, mengolah data, dan menyajikan informasi akuntansi kepada pihak internal (manajemen) dan pihak eksternal (pembeli, pemasok, pemerintah, kreditur,dll) dalam bentuk laporan keuangan.
Manfaat Sistem Informasi Akuntansi (SIA) bagi perusahaan yaitu sebagai pengolah transaksi dan pengolah informasi. Dengan SIA, maka suatu perusahaan dapat lebih dipermudah dalam menyajikan data keuangan terkait. Selain mempunyai manfaat, SIA juga mempunyai kendala dalam penerapannya antara lain kemungkinan adanya malware , hacker, cracker dan pencurian data keuangan secara terkomputerisasi, kesulitan dalam pemahaman internal control baik agar dapat merencanakan audit dan menentukan sikap, timing dan perluasan pengujian keuangan yang akan dilakukan, keuangan yang diproses secara terkomputerisasi begitu lumrah dan meminimalkan bukti fisik transaksi ke dalam bukan fisik atau software, dan memerlukan kecerdasan dan pemahaman tingkat mahir dalam pengoperasian software terkait seperti Lotus, Zahir, MYOB, Open Office calc, Omega Accounting, Seventhsoft, atupun Fina.
Waroeng Spesial Sambal "SS" merupakan salah satu warung makan yang membutuhkan Sistem Informasi Akuntansi untuk mempermudah didalam menyajikan data keuangan terkait seluruh transaksi dalam pengoperasiannya. Banyaknya transaksi yang dilakukan waroeng "SS" didalam kesehariannya menggerakkan kami untuk mengetahui lebih jauh tentang Sistem Informasi Akuntansi di waroeng "SS". Berbagai tahapan observasi telah kami lakukan dan akhirnya tersusunlah Laporan Observasi Sistem Informasi Akuntansi Waroeng Spesial Sambal "SS".
Tujuan Penulisan Laporan
Laporan Observasi Sistem Informasi Akuntansi Waroeng Spesial Sambal "SS" bertujuan untuk :
Mengetahui seberapa baik Waroeng Spesial Sambal "SS" menerapkan Sistem Informasi Akuntansi di dalam usahanya.
Sebagai syarat dalam memenuhi tugas Praktikum SIA pada tahun 2014.
Manfaat Penulisan Laporan
Didalam penulisan Laporan Observasi Sistem Informasi Akuntansi Waroeng Spesial Sambal "SS" diharapkan dapat memberi manfaat antara lain :
Akademisi
Menambah wawasan tentang Sistem Informasi Akuntansi.
Mendorong mahasiswa untuk lebih kritis didalam menghadapi perkembangan Sistem khusunya Sistem Informasi Akuntansi.
Pemilik usaha
Sebagai tolok ukur bagi pemilik usaha mengenai Sistem Informasi Akuntansi yang selama ini sudah mereka terapkan.
BAB II
PEMBAHASAN
Profil Umum Perusahaan
Waroeng Spesial Sambal "SS" dibuka pada 20 Agustus 2002. Waroeng "SS" didirikan oleh bapak Yoyok Hery Wahyono alumni teknik kimia UGM. Dengan modal awal Rp9.000.000,- dan jumlah karyawan 4 orang, didirikanlah Waroeng "SS" pertama kali disebelah barat Grha Sabha Pramana (GSP) dengan bentuk hanya warung kaki lima dan kini diberi nama waroeng "SS" Perjuangan.
Alasan bapak Yoyok Hery Wahyono memilih membuka warung ini karena kegemaran beliau terhadap dunia masak terutama sambal. Dan karena kesukaannya terhadap kuliner sambal, bapak Yoyok Hery Wahyono sejauh ini telah mencetuskan 27 macam sambal dan memberi nama warungnya "Waroeng Spesial Sambal". Pemilihan lokasi awal/pertama kali waroeng "SS" didirikan adalah disebelah barat GSP karena paling dekat dengan kontrakan bapak Yoyok semasa kuliah dulu.
Visi dari Waroeng "SS" adalah Mensejahterakan keluarga "SS" baik dalam lingkup internal maupun eksternal (karyawan, supplier, pelanggan, dll).
Contoh dalam pencapaian visi misalnya mensejahterakan karyawan yaitu dengan tetap menjaga nominal jumlah gaji para karyawan (bahkan menambah) walaupun "SS" sedang rugi dalam penjualannya, memberikan beasiswa kepada karyawan "SS" bahkan sampai S2, memberikan biaya pendidikan sampai anak kedua selama wajib belajar. Mensejahterakan supplier yaitu dengan menjaga harga bahan pokok agar supplier tetap dapat untung, mensejahterakan pelanggan yaitu dengan cara tetap menjaga harga/harga tidak akan naik walaupun harga bahan baku naik hal ini bisa dilakukan karena "SS" sangat menjunjung tinggi nilai efisiensi.
Dalam rangka mensejahterakan masyarakat sekitar yang kurang mampu, "SS" menerapkan program dana social yang diperoleh dari pemotongan sebesar 1% gaji seluruh pegawai. Dana yang terkumpul diberikan dalam bentuk modal usaha produktif sebesar Rp 300.000,- dalam sebulan. sebagai contoh "SS" memeberikan modal usaha produktif berupa bibit cabai yang kemudian hasil panen dari pemeliharaan tersebut dapat dijual kembali ke "SS" ataupun tidak.
Lingkup Bisnis
Sampai saat ini waroeng "SS" sudah memiliki 60 cabang. Sistem pembukaan cabang ada 2 macam yaitu kemitraan & franchise.
Kemitraan Usaha adalah jalinan kerjasama usaha yang saling menguntungkan antara pengusaha kecil dengan pengusaha menengah/besar (Perusahaan Mitra) disertai dengan pembinaan dan pengembangan oleh pengusaha besar, sehingga saling memerlukan, menguntungkan dan memperkuat.
Kemitraan usaha akan menghasilkan efisiensi dan sinergi sumber daya yang dimiliki oleh pihak-pihak yang bermitra dan karenanya menguntungkan semua pihak yang bermitra.Kemitraan juga memperkuat mekanisme pasar dan persaingan usaha yang efisien dan produktif. Bagi usaha kecil kemitraan jelas menguntungkan karena dapat turut mengambil manfaat dari pasar, modal, teknologi, manajemen, dan kewirausahaan yang dikuasai oleh usaha besar. Usaha besar juga dapat mengambil keuntungan dari keluwesan dan kelincahan usaha kecil. Kemitraan hanya dapat berlangsung secara efektif dan berkesinambungan jika kemitraan dijalankan dalam kerangka berfikir pembangunan ekonomi, dan bukan semata-mata konsep sosial yang dilandasi motif belas kasihan atau kedermawanan.
Kemitraan yang dijalankan oleh Waroeng "SS" yaitu dengan cara menanam modal paling sedikit 200 juta. Semakin banyak jumlah modal yang ditanamkan maka prosentase kepemilikan semakin besar, jadi semakin banyak laba yang didapat oleh pihak penanam modal karena pihak penanam modal hanya menanamkan modal sedangkan seluruh kegiatan operasional dijalankan oleh pihak "SS".
Franchise adalah duplikasi bisnis yang telah sukses, sehingga bagi mereka yang akan membeli bisnis franchise tidak perlu lagi bersusah payah menjalankan bisnis ini dari awal dan tidak perlu harus jatuh bangun untuk memulai bisnis ini. Mereka hanya menjalankan sistem yang telah berjalan (tinggal start up) dan langsung meneruskan bisnis yang memang telah teruji keberhasilannya.
Jika kita membuka usaha yang baru kita akan banyak menemui banyak kendala dan mengalami jatuh bangun yang harus dihadapi baik bagaimana kita memperkenalkan merk kita , bagaimana memperkenalkan produk yang kita pasarkan, dan bagaimana membangun jaringan yang kuat maupun melatih sumber daya manusianya.
Pengertian franchise harus benar-benar dipahami secara menyeluruh. Keunggulan berbisnis franchise dilihat dari dua sisi yang berbeda, yaitu dari sisi sebagai franchisee atau orang yang membeli bisnis franchise dan sisi franchisor . Sebagai franchise untuk memulai bisnisnya hanya tinggal start up atau tanpa bersusah payah merintis dari awal karena mulai dari mereknya. Produk yang dijual dan sistemnya sudah dikerjakan oleh franchisornya. Jika kita membangun bisnis biasa atau yang bukan franchise tentunya kita akan mengalami jatuh bangun terlebih dahulu bagaimana membuat merk yang menjual, bagaimana kita membuat produk yang disukai atau punya nilai jual yang tinggi, bagaimana mempromosikan produk yang kita jual, bagaimana membuat konsep booth atau gerai kita agar menarik , bagaimana melatih atau merekrut SDM yang terampil tentunya semua itu sudah dipersiapkan oleh franchisor sebagai pemilik dari bisnis yang dijual kepada kita
Dari sisi franchisor keunggulan bisnis franchise merupakan sarana pengembangan bisnis yang tidak memerlukan modal besar,tentunya jika kita membuat jaringan atau gerai sendiri tentu memerlukan modal yang tidak sedikit, keunggulan franchise juga sebagai cara yang efektif sebagai mekanisme penetrasi pasar sehingga semakin banyak jumlah franchisee-nya akan semakin kuat jaringan bisnis yang dimiliki oleh si franchisor-nya.
Pengertian franchise harus terlebih dahulu dipahami oleh calon franchisor dan franchisee secara menyeluruh. Dengan memahami bisnis franchise secara menyeluruh, diharapkan bisnis franchise masing-masing akan menjadi lebih baik.
Sistem Franchise yang dijalankan oleh Waroeng "SS" yaitu dengan pembelian royalty fee di depan. Saat ini hanya ada 4 cabang "SS" yang didirikan dengan sistem franchise (waralaba) yaitu di Depok (gabungan antara Depok 1 dan 2), Muntilan, Pati, Temanggung.
Penyusunan pembukaan cabang baru di rencanakan dalam rapat program kerja. Rapat program kerja dilaksanakan awal tahun dan pertengahan semester merencanakan program kerja per semester. Di akhir tahun ada rapat akhir tahun.
Waroeng "SS" sudah memiliki Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) yang disimpan di kantor pusat. Didalam mencari perizinan, Waroeng "SS" normalnya mengeluarkan uang sebesar Rp750.000,- akan tetapi tidak semua area mendapatkan perizinan dengan mudah dan murah. Salah satu contohnya di daerah Ungaran, Semarang, Waroeng "SS" menghabiskan biaya senilai Rp25.000.000,- untuk memperoleh perizinan dari pemerintah.
Struktur Organisasi
Struktur Organisasi Waroeng "SS"
Struktur Bagian Keuangan Waroeng "SS"
Pengendalian Internal Perusahaan
Pengendalian internal adalah suatu proses yang dilaksanakan oleh dewan direksi, manajemen, dan personel lainnya dalam suatu entitas, yang dirancang untuk menyediaan keyakinan yang memadai berkenaan dengan pencapaian tujuan dalam kategori keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, efektifitas dan efisiensi operasi. Adapun komponen pengendalian internal adalah sebagai berikut:
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian adalah suasana dari suatu organisasi yang mempeharuhi kesadaran akan pengendalian dari orang-orangnya dengan kata lain lingkungan pengendalian merupakan pondasi dari semua komponen pengendalian intern lainnya yang menyediakan disiplin dan struktur. (AU 319.25)
Faktor pembentuk lingkungan pengendalian yaitu:
Integritas dan nilai etika
Bagian dari bisnis seperti karyawan, pelanggan, pemasok, dan masyarakat umum menginginkan peningkatan standar yang tinggi dari integritas dan nilai etika sebagai bagian dari manajer bisnis. Dalam rangka menekankan pentingnya integritas dan nilai etika di antara semua personel dalam organisasi, CEO dan anggota manajemen puncak lainnya harus:
Menetapkan suasana melalui contoh mendemonstrasikan integritas dan mempraktikkan standar yang tinggi dari perilaku etis. Di Waroeng SS sendiri menerapkan konsep etika disiplin yang tinggi namun tetap menjunjung tinggi sikap kekeluargaan. Contohnya jika ada karyawan yang bertindak curang maka segera diberi peringatan, jika sudah berlebihan maka dikeluarkan.
Mengkomunikasikan kepada semua karyawan, baik secara verbal maupun melalui pernyataan kebijakan tertulis dan kode etik perilaku, bahwa hal yang sama diharapkan dari mereka, bahwa setiap karyawan memiliki tanggungjawab untuk melaporkan pelanggaran yang ia ketahui atau yang mungkin akan terjadi kepada tingkat yang lebih tinggi dalam organisasi, dan bahwa pelanggaran akan dikenai sanksi. Sehingga untuk menghindari terjadinya pelanggaran, pihak Waroeng SS mengkomunikasikan kebijakannya kepada karyawan dan jika ada pelanggaran, maka harus dilaporkan.
Memberikan bimbingan moral kepada karyawan yang memiliki latar belakang moral yang kurang baik yang telah mengakibatkan mereka tidak mempedulikan mana yang baik dan yang buruk. Meskipun dalam perekruitan karyawan cukup selektif, tak jarang ada karyawan yang kompeten namun memiliki latar belakang yang kurang baik, maka pihak Waroeng SS memberikan bimbingan moral kepada karyawan tersebut agar memiliki jiwa yang kompeten pula.
Mengurangi atau menghilangkan insentif dan godaan yang dapat mengarahkan individu untuk melakukan tindakan yang tidak jujur melawan hokum, atau tidak etis. Misalnya risiko dalam berhubungan dengan pemasok, Waroeng SS menerapkan penggunaan nota supplier saat pembelian bahan baku agar tidak ada tindak kecurangan dari karyawan maupun insentif yang diberikan kepada karyawan.
Komitmen terhadap Kompetensi
Untuk melaksanakan tujuan entitas, personel pada setiap tingkatan dalam organisasi harus memiliki pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif dan efisien. Komitmen tehadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen mengenai pengetahuan dan keahlian yang diperlukan, dan bauran dari intelegensi, pelatihan, dan pengalaman yang diperlukan untuk mengembangkan kompetensi tersebut. Di dalam mengikuti perkembangan teknologi informasi, Waroeng SS juga memberikan pelatihan yang sesuai dengan kompetensi karyawannya yang diharapkan dapat sesuai dengan yang diharapkan.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi berkontribusi terhadap kemampuan suatu entitas untuk memenuhi tujuan dengan menyediakan kerangka kerja menyeluruh atas perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan pemantauan aktivitas suatu entitas. Di dalam Waroeng "SS", struktur organisasi sudah baik karena terdapat pemisahan tugas dan wewenang pada setiap bagiannya. Hal ini terlihat pada bagan struktur organisasi poin 2.3.
Kebijakan dan Praktek Sumber Daya Manusia
Waroeng "SS" melakukan perekrutan pegawai baru yang dilaksanakan oleh bagian SDM. Selain itu bagian SDM juga mengevaluasi kinerja karyawannya yang kemudian melaporkan hasil evaluasinya kepada direktur utama. Kinerja karyawan yang buruk akan diberi surat peringatan (SP) dan kinerja karyawan yang baik akan diberi penghargaan.
Penilaian Risiko
Penilaian risiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis, dan pengelolaan risiko suatu entitas yang relevan dengan penyusunan lapran keuangan yang disajikan secara wajar sesuai dengan PABU (AU 319.28).
Risiko-risiko yang mungkin terjadi dalam pengoperasian Waroeng "SS" Antara lain:
Tindak kecurangan Antara pemasok dengan bagian pengadaan mengenai pengadaan bahan baku.
Manipulasi data keuangan dalam hal pencatatan penerimaan dan pengeluaran.
Ketidaksesuaian bahan baku yang diterima dari bagian gudang untuk proses produksi.
Kesulitan dalam memprediksi kenaikan bahan baku.
Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan bahwa perintah manajemen telah dilaksanakan, membantu memastikan bahwa tindakan yang diperlukan berkenaan dengan risiko telah diambil untuk pencapaian tujuan entitas serta memiliki berbagai tujuan dan diaplikasikan pada bergabai tingkatan organisasional dan fungsional (AU 319.32).
Adapun aktivitas pengendalian yang dilakukan terhadap penilaian risiko diatas adalah sebagai berikut:
Untuk mengatasi tindak kecurangan antara pemasok dengan bagian pengadaan bahan baku, pihak "SS" mewajibkan pemasok untuk memiliki nota penjualan.
Agar tidak terjadi manipulasi data keuangan, pihak manajemen "SS" menerapkan pemisahan tugas Antara bagian akuntansi biaya, penganggaran dan pelaporan serta bagian keuangan.
Untuk mengatasi ketidaksesuaian bahan baku yang diterima, kepala outlet membuat formulir rencana penjualan harian, bagian produksi membuat formulir kebutuhan bahan baku berdasarkan formulir stock barang bagian dapur, bagian pergudangan membuat formulir pengeluaran barang, dimana keseluruhan formulirnya harus diverifikasi terlebih dahulu oleh bagian keuangan sebelum barang/bahan baku dikeluarkan dari gudang.
Kenaikan bahan baku yang tidak dapat diprediksi menjadikan pihak Waroeng "SS" bertindak lebih efisien didalam menggunakan bahan baku. Efisiensi dimulai dari hal-hal yang kecil.
Informasi dan Komunikasi
Sistem informasi dan komunikasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, yang memasukkan sistem akuntansi, terdiri dari metode-metode dan catatan-catatan yang diciptakan untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, menganalisis, mengklasifikasi, mencatatan dan melaporkan transaksi-transaksi, entitas dan untuk memelihara akuntabilitas dari aktiva-aktiva dan kewajiban-kewajiban yang berhubungan. Komunikasi melibatkan penyediaan suatu pemahaman yang jelas mengenai peran dan tanggungjawab individu berkenaan dengan pengendalian internal atas laporan keuangan (AU 319.34)
Dari penjelasan mengenai penilaian risiko dan aktivitas pengendalian diatas dan ditelusuri dengan:
Nota penjualan dari pemasok.
Melalui laporan keuangan yang dibuat dengan software akuntansi Zahir.
Database formulir rencana penjualan harian dan database formulir kebutuhan bahan baku.
Pemantauan
Pemantauan adalah suatu proses yang menilai kualitas kinerja pengendalian intern pada suatu waktu yang melibatkan penilaian rancangan dan pengoperasian pengendalian dengan dasar waktu dan mengambil tindakan perbaikan jika diperlukan. (AU 319.38)
Direktur utama Waroeng "SS" dapat melakukan pemantauan atas kinerja karyawan outlet dan kekeliruan pembayaran atau kesalahan serupa melalui komplain dari pelanggan. Pemantauan pengadaan bahan baku berdasarkan pengaduan dari bagian pengadaan maupun dari pemasok itu sendiri.
Staff akuntansi melakukan pemantauan terhadap risiko teknologi informasi dengan dasar berkelanjutan.
Flowchart
Flowchart adalah gambar yang menggunakan lambang-lambang baku untuk menggambarkan sistem atau proses. Flowchart memiliki beberapa lambang yang sudah biasa digunakan dalam pengembangan sistem, baik dalam sistem manual maupun komputerisasian.
Flowchart pada awalnya digunakan untuk aplikasi pemrograman komputer, karena pada waktu itu menggunakan komputer masih sangat mahal, sehingga untuk menyusun program computer harus dibuat logika programnya dengan memanfaatkan flowchart. Pada tahun 1980-an berkembang teknik pemprograman terstruktur dan perancangan terstruktur, bermunculanlah berbagai variasi flowchart, termasuk muncul data flow diagaram.
Ada beberapa jenis flowchart diantaranya:
Bagan alir sistem (systems flowchart)
Sistem flowchart dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem. Bagan alir sistem digambang dengan menggunakan simbol-simbol yang tampak pada Flowchart Order Barang ke Gudang Harian Waroeng "SS"
Bagan alir dokumen (document flowchart)
Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
Bagan alir skematik (schematic flowchart)
Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-simbol bagan alir. Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya.
Bagan alir program (program flowchart)
Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem.
Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program (program logic flowchart) dan bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flowchart). Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer secara logika. Bagan alat- logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem.
Bagan alir proses (process flowchart)
Bagan alir proses (process flowchart) merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur.
Berikut ini merupakan Flowchart Order Barang ke Gudang Harian milik Waroeng "SS":
Order Barang ke Gudang Harian
Waroeng "SS" melakukan transaksi order barang ke gudang. Adapun daftar kegiatan (operation list) pada bagian atau fungsi terkait sebagai berikut:
Kepala Outlet
Menulis secara manual dan menginput formulir rencana penjualan harian kedalam computer.
Menyimpan secara permanen di dalam disk magnetis yang dipergunakan untuk file utama dan database dengan nama cost price.
Menyerahkan database rencana penjualan ke bagian produksi untuk dijadikan acuan anggaran bahan baku database formulir kebutuhan harian.
Menyerahkan database cost price ke bagian keuangan untuk diverifikasi.
Bagian Produksi (secara terpisah)
Terdiri dari bagian dapur 1 dan dapur 2, membuat formulir laporan stock dapur 1 dan formulir laporan stock dapur 2 secara manual dan diinput ke computer. Kedua formulir tersebut saling terintegrasi.
Bagian Produksi
Menulis secara manual dan menginput formulir laporan harian produksi kedalam komputer.
Menyimpan secara permanen didalam disc magnetis yang dipergunakan untuk file utama dan database dengan nama formulir kebutuhan harian.
Menerima database rencana penjualan dari bagian kepala outlet sebagai acuan dalam membuat database formulir kebutuhan harian.
Menulis secara manual dan menginput formulir laporan harian produksi sesuai dengan formulir laporan stock dapur 1 dan 2 kedalam komputer.
Menyerahkan database formulir kebutuhan harian yang telah dikoreksi ke bagian keuangan untuk diverifikasi.
Bagian Pergudangan
Membuat formulir pengeluaran barang sudah termasuk order gudang dan ceklist serah terima berdasarkan database yang diterima dari bagian produksi.
Menyerahkan formulir pengeluaran barang ke bagian keuangan untuk diverifikasi.
Setelah mendapatkan verifikasi dari bagian keuangan, bagian pergudangan mengirim barang-barang ke bagian produksi.
Bagian Keuangan
Menerima database cost price dari kepala outlet, database formulir kebutuhan harian dari bagian produksi, dan formulir penerimaan barang untuk diverifikasi
Menyerahkan hasil verifikasi ke bagian produksi sebagai tanda telah disetujui dan siap produksi.
Adapun detail dari simbol bagan alir sistem tersebut adalah sebagai berikut:
Entitas :
Kepala Outlet
Bagian Produksi :
Dapur 1
Dapur 2
Bagian Pergudangan
Bagian Keuanagan
Dokumen :
Formulir rencana penjualan harian
Formulir laporan stock dapur 1 dan dapur 2
Formulir laporan harian produksi
Formulir pengeluaran barang
Tempat penyimpanan :
File cost price
File Kebutuhan harian
Hasil analisis dari flowchart order barang ke gudang harian Waroeng "SS" menunjukkan bahwa struktur tersebut baik, karena semua kegiatan sudah terorganisir. Terbukti dengan adanya integrasi antara kepala outlet, produksi, pergudangan, dengan bagian keuangan mengenai data bahan baku harian yang dibutuhkan untuk produksi. Kepala outlet membuat perencanaan penjualan harian yang diserahkan ke bagian produksi sebagai dasar untuk membuat formulir kebutuhan harian kemudian bagian pergudangan membuat formulir pengeluaran barang atas formulir kebutuhan harian yang sebelumnya ketiga formulir diverifikasi terlebih dahulu oleh bagian keuangan.
BAB III
PENUTUP
Kesimpulan
Berdasarkan hasil observasi sistem informasi akuntansi waroeng spesial sambal "SS" yang kami lakukan maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
Waroeng Spesial Sambal "SS" merupakan salah satu warung makan yang membutuhkan Sistem Informasi Akuntansi untuk mempermudah didalam menyajikan data keuangan terkait seluruh transaksi dalam pengoperasiannya.
Waroeng "SS" yang dirintis pada tanggal 20 Agustus 2002 oleh bapak Yoyok Hery Wahyono telah berkembang pesat kini memiliki 60 cabang dengan sistem pembukaan cabang ada 2 macam yaitu kemitraan & franchise.
Pengendalian Internal yang dilakukan oleh Waroeng "SS" baik, karena sistem yang diterapkan telah sesuai dengan perencanaan. Pemantauan yang begitu ketat serta efisiensi yang dimulai dari hal-hal kecil.
Struktur order barang ke gudang harian Waroeng "SS" baik, karena semua kegiatan sudah terorganisir.
Rekomendasi Perbaikan
Dilihat dari sistem informasi akuntansi Waroeng "SS" tidak perlu adanya rekomendasi perbaikan, karena sistem yang digunakan sudah terorganisir dengan baik.
Dari segi pelayanan tiap outlet perlu memperluas tempat supaya pelayanan bisa optimal dalam artian konsumen tidak terlalu lama menunggu untuk mendapatkan tempat.
4
23
7
6
4
iii
