LA TIENDA
La “Tiend “Tiendita ita”” es una organi organiza zació ciónn comerc comercial ial dedic dedicada ada a la come comercia rcializ lizaci ación ón de productos alimenticios. La “Tiendita” está ubicada en un barrio popular de Ibagué desde desde el año 199 19900 y su client clientela ela potenc potencial ial es de aprox aproxim imada adamen mente te 500 clien clientes tes,, representados en los vecinos de los barrios aledaños, quienes se caracterizan por su compra diaria; clientes de otros municipios y empresas que compran al por mayor con una periodicidad semanal. Para surtirse, la tienda tiene 30 proveedores a los que se les realiza compra con una periodicidad quincenal. En la actualidad, actualidad, la tienda tiene un volumen volumen de 600 600 transacciones transacciones de ventas ventas diarias con un promedio de de 6 productos productos por venta, venta, lo que representa representa 3600 transacciones transacciones diarias de salida salida a aplicar aplicar en el sistema de inventario inventario y un total total 108.000 transacci transacciones ones al mes. Además, el número de compras a proveedores es de 30 compras cada 15 días, lo que representa 60 compras al mes con un promedio de 15 productos por compra para un total de 900 transacc transaccione ioness de entrada entrada en el mes y un promedio promedio de 30 transaccion transacciones es diarias a aplicar en el sistema de inventario. ALCANCE Ante An te el volu volume menn de trans transac acci cion ones es diar diaria iass a proc proces esar ar con con el fin de actu actual aliz izar ar el inventario, el dueño de la tienda está interesado en modernizar su negocio con cambios estructurales en su modelo de negocio y en la tecnología de soporte a sus procesos críticos. críticos. A continua continuación ción se expone expone la estructura estructura funciona funcionall y los requerimie requerimientos ntos de tecnología de la información definidos por el dueño:
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Se implementará una sección sección de atención atención al cliente que tendrá como funciones funciones principales el registrar y actualizar la información de los clientes; comunicar a los clientes, las promociones y eventos de la tienda; atender las solicitudes de los clientes en cuanto a peticiones, quejas, reclamos y devoluciones. Esta sección será atendida por dos funcionarias que contarán con dos estaciones de trabajo conectadas al servidor principal de la tienda.
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Para el soporte de las ventas se emplearán 5 puntos de ventas. En estos puntos, los cajeros registrarán las ventas a los clientes y los abonos que hagan los clientes a las comprar que realizaron a crédito.
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Para la aplicación de las transacciones diarias de inventario, el registro de productos y la generación de los informes resúmenes de venta y saldos de almacén, se dispondrá de una estación de trabajo operada por un funcionario de la sección de Bodega.
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Se implementará una oficina de atención al proveedor que tendrá como funciones principales el registrar y actualizar la información de los proveedores; registrar las compras a los proveedores; registrar las devoluciones; registrar los pagos a los proveedores y generar los listados resúmenes de compra. Esta sección será atendida por dos funcionarias que contarán con dos estaciones de trabajo conectadas al servidor principal de la tienda.
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La sección de Contabilidad deberá generar cada día la información relativa al estado de la cartera de los clientes o cuentas por cobrar y el de cuentas por pagar a proveedores.
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Para efecto de control de los puntos de ventas, se realizarán aperturas de caja, entregas parciales de dinero y cierres de caja con participación del supervisor de turno y el cajero responsable. Estos procesos se registrarán en el terminal de venta
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES DETALLADOS
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Registro de cliente El registro de clientes se realizará utilizando una de las
cuatro formas
establecidas para afiliación de clientes. Los datos de afiliación que se requieren son los siguientes: Nombres, apellidos, género, tipo de documento de identificación, número de la identificación, dirección de la residencia u oficina, municipio de la dirección y teléfonos. Internamente se llevará una clasificación de los clientes en cuanto al tipo de cliente (Cliente que se le puede fiar o cliente que debe pagar al contado o puede pagar credicontado) y se llevará un saldo a cargo del cliente que representará el total de la deuda del cliente. A continuación se enuncian las formas.de registro de clientes. •
Registro desde la WEB La tienda dispondrá de una página Web a través de la cual una persona puede solicitar afiliación a la tienda y diligenciar un formulario electrónico.
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Registro desde Línea Nacional Gratuita El cliente se puede comunicar a través de una Línea Nacional Gratuita que será atendida por un funcionario de la sección Atención al Cliente que recepcionará y registrará en el sistema los datos del cliente.
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Registro Personal El cliente puede acercarse a la sección de Atención al Cliente y solicitar su afiliación de forma personal. El cliente diligenciará un formato de afiliación y un funcionario de la sección registrará en el sistema los datos del cliente.
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Registro a través de volantes de afiliación
Se distribuirán volantes de afiliación en los barrios aledaños, los cuales pueden ser diligenciados y entregados en la sección de Atención al Cliente donde un funcionario registrará los datos de los clientes.
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Registro de Proveedores El registro de proveedores se realizará de forma directa en la sección de Atención a Proveedores. Los proveedores diligenciaran un formato de solicitud de registro en el que se especificaran datos como: Nombre o razón social, dirección, municipio, teléfonos, tipo de proveedor (Natural o Jurídico), Nit, Rut, representante legal y tipos de productos ofrecidos. Estos datos serán registrados en el sistema por un funcionario de la sección de Atención al Proveedor.
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Registro de Productos Los productos se registrarán en sección de Bodega donde un funcionario con base en un catálogo de productos proporcionado por los proveedores, iniciará el registro del producto especificando datos como código del producto o referencia, nombre del producto, descripción, saldo en existencia, unidad de medida, valor última compra, valor última venta y el tipo de artículo al que pertenece.
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Apertura de caja En este proceso se dará inicio a una caja financiera. Los datos que se registrarán serán los siguientes: número de la caja física, código del supervisor, código del cajero, valor de la base en efectivo con que se inicia la caja. El sistema deberá asignar de forma automática la fecha y hora del inicio de la caja, y un consecutivo de caja que cada día se iniciará con el número uno (1) y se irá incrementado cada vez que se inicia una caja financiera durante el mismo día en la misma caja física.
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Registro de ventas Este proceso se inicia cuando el cliente llega a la caja con los productos y el funcionario cajero registrará cada uno de los productos vendidos y el sistema totalizará la venta y registrará el pago con el fin de generar un comprobante de
venta que será entregado al cliente. Desde este proceso, si el cliente desea afiliarse, se puede invocar el proceso de registrar cliente utilizando la forma de Registro Personal. El cajero al inicio de la venta solicitará datos como código de afiliación y tipo de compra (Contado o crédito) y utilizará el lector de código de barra para registrar cada producto vendido y el sistema desplegará la información básica del producto como nombre y el valor de la venta correspondiente al item o detalle de venta. Cuando el cajero le indique al sistema el fin de la venta, el sistema calculará y desplegará el total de la venta. El cliente puede optar por realizar el pago en efectivo, tarjeta débito, tarjeta crédito, o cheque previamente visado por la oficina de atención al cliente. Para el pago en efectivo el cajero registrará el monto del pago y el sistema validará y calculará el cambio si es del caso. Para pagos con tarjeta débito y tarjeta crédito el sistema contará con el accesorio de datáfono con el fin de comunicarse con el sistema financiero y recibir la autorización de la transacción. El sistema generará un comprobante de venta detallando en la cabecera el número del comprobante, la fecha y hora de la venta . Además, por cada detalle o línea de venta informará del código del artículo, nombre del artículo, cantidad vendida, unidad, valor unitario de venta y valor total del detalle o línea de venta. Al final del comprobante de venta se informará del total de la compra, la forma de pago y en el caso de pago en efectivo indicará el monto del pago y el valor del cambio si lo hubiese. Además se informará el nombre del funcionario cajero que registró la venta de los artículos.
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Registro de compras Este proceso se inicia cuando los proveedores llegan con sus furgones ofreciendo los productos que ellos suministran. Un funcionario de la sección de atención al Proveedor le comunica al proveedor los artículos y cantidades necesitadas. Una vez que el funcionario recepciona a satisfacción los artículos entregados por el proveedor se procede a registrarlos en el sistema indicando lo
siguiente: código del artículo, cantidad, unidad y valor de compra por cada artículo. El sistema generará un comprobante de compra detallando en la cabecera el número del comprobante, la fecha de compra y los datos del proveedor como: Nit, Nombre o Razón Social, Dirección y Municipio. Además, por cada detalle o línea de compra informará del código del artículo, nombre del artículo, cantidad comprada, unidad, valor unitario de compra y valor total del detalle o línea de compra. Al final del comprobante de compra se informará del total de la compra y el nombre del funcionario que realizó la recepción de los artículos.
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Abonos de los clientes Los clientes clasificados con la posibilidad de otorgarle créditos, realizarán sus abonos en los terminales de punto de ventas o cajas. El abono lo registrará el cajero indicándole al sistema el número de identificación del cliente y el sistema desplegará las ventas a cargo del cliente, indicando fecha y total de cada una. El cliente indicará el valor del abono y la forma de pago (efectivo, tarjeta o cheque). El sistema generará un comprobante de abono indicando fecha, hora, caja física, nombre cajero, número y valor de cada venta abonada, total del abono y forma de pago. Como política del negocio se aceptan abonos completos por facturas. No se aceptan abonos parciales a una factura. En un abono se puede abonar a una o mas facturas.
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Entregas parciales de dinero Los funcionarios cajeros harán al supervisor la solicitud de entrega parcial de dinero. El cajero ingresará al sistema su identificación y el valor del dinero entregado al supervisor, el supervisor ingresará su identificación y el sitema generará un comprobante de entrega parcial de dinero informando el número de la caja financiera, la caja física, la fecha y hora de entrega del dinero, el nombre del cajero, el nombre del supervisor y el valor entregado.
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Pago a Proveedores
El pago a los proveedores se realizará quince días después de realizada la compra y la forma de pago se hace a través de cheques. Un funcionario de la sección de Atención al Proveedor registrará en el sistema el pago al proveedor indicando la identificación del proveedor, el valor del pago, los números de las comprobantes de compra que se pagan, el número del cheque, el nombre del banco y número de la cuenta.. El sistema generará un comprobante de pago informando en la cabecera del comprobante los siguientes datos: número del comprobante, fecha y hora del pago, Nit del Proveedor, Nombre del Proveedor y Valor del Pago. En el cuerpo del comprobante se relacionan los números de los comprobantes de compra pagados y el valor de cada comprobante. Al final del comprobante se indicará el número del cheque, el nombre del Banco y el número de la cuenta giradora.
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Cierre de caja Este proceso se inicia cuando el cajero le solicita al sistema el cierre de caja. El sistema en primer lugar actualiza la caja con la fecha y hora de cierre y realizará las sumas de las ventas clasificadas por la forma de pago: efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito y cheque. Luego calculará el total de dinero entregado de acuerdo con los comprobantes de entregas parciales de dinero emitidos desde la fecha y hora de inicio de la caja. El sistema generará un informe de cuadre de caja indicando lo siguiente: •
Valor total de ventas en efectivo y número de registros de ventas.
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Valor total de dinero entregado de forma parcial y número de entregas.
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Valor total del dinero que debe de estar en la caja.
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Valor total de los comprobantes de pagos con tarjetas que deben estar firmados en la caja y el número de pagos recibidos con tarjetas.
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Valor total de los cheques recibidos en la caja y el número de pagos recibidos con cheques.
Una vez realizado el arqueo de la caja, el supervisor ingresará su identificación y registrará los valores recepcionados al cajero y ,si es del caso, registrará las diferencias y observaciones a que hubiere lugar.
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Actualizar inventario El inventario se actualizará en lote o batch después de la hora de cierre de ventas. Un funcionario de la sección de Bodega le indicará al sistema el periodo (fecha de inicio y fecha final) de actualización para que el sistema seleccione las transacciones de ventas y compras correspondientes, y además actualice los saldos de inventarios de cada artículo referenciado en las transacciones. Además actualizará el estado de cada transacción pasándolo de pendiente a aplicada.
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Generar informes de ventas El sistema generará un informe resumen clasificado por artículo indicando el nombre del artículo, la cantidad vendida en la fecha o periodo y el valor total de venta por artículo. El sistema generará un informe resumen clasificado por tipo de articulo indicando el nombre del tipo de artículo y el valor total de venta por tipo de artículo. El sistema generará un informe de resumen de venta clasificado por cliente, indicando la identificación del cliente, el nombre del cliente y el valor total vendido al cliente.
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Generar informes de saldos de Productos El sistema generará un informe de saldos de inventario a la fecha de forma detallada por cada artículo. El informe indicará el código del artículo, nombre del artículo, cantidad o saldo en existencia, unidad de medida y valor de la existencia de acuerdo con el valor de la última compra.
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Generar informes de compras El sistema generará un informe resumen clasificado por artículo indicando el nombre del artículo, la cantidad comprada en la fecha o periodo y el valor total de compra por artículo. El sistema generará un informe resumen clasificado por tipo de articulo indicando el nombre del tipo de artículo y el valor total de compra por tipo de artículo.
El sistema generará un informe de resumen de compra clasificado por proveedor, indicando la identificación del proveedor, el nombre del proveedor y el valor total comprado al proveedor.
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Generar informe de cuentas por cobrar El sistema generará un informe diario de los saldos a cargo de los clientes indicando fecha de corte, nombre del cliente y valor del saldo a cargo del cliente. El sistema generará un informe resumen semanal indicando el valor de la cartera por edades de 15 días, 30 días, 60 días y más de 60 días.
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Generar informes de cuentas por pagar El sistema generará un informe semanal indicando de forma detallada por proveedor los siguientes datos: el nombre del proveedor, el número y valor de los comprobantes de compra adeudados y la fecha de vencimiento de pago. Al final informará del valor adeudado al proveedor y un gran total del valor de la deuda a todos los proveedores.
ESTRATEGIA DE DESARROLLO Se plantea utilizar una estrategia de desarrollo incremental teniendo en uenta que el sistema involucra subsistemas tales como: Venta, Compra, Inventario, caja, Cuentas por cobrar , Cuentas por pagar. El proceso crítico es el de Registro de Ventas por su alto volumen de transacciones, pero para tener actualizado el inventario se hace necesario implementar los procesos de registro de venta, registro de compra y actualizar el inventario. Para el registro de venta y Compras es prerrequisito implementar los procesos de Registro de cliente, Registro de Proveedor y Registro de producto.
En el primer ciclo de desarrollo se desea implementar los siguientes procesos: Registro de cliente, registro de artículo, registro de venta e informes de venta. En el segundo ciclo de desarrollo se implementará registro de proveedores, registro de compra e informes de compra En el tercer ciclo se implementarán los procesos de actualizar inventarios e informes de saldos de productos En el cuarto ciclo se implementarán los procesos de abonos de los clientes, pagos a proveedores, informe de cuentas por cobrar e informes de cuentas por pagar En el quinto
REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES
CASOS DE USO
MODELO DEL NEGOCIO
DIAGRAMAS DE SECUENCIA DEL SISTEMA
MODELO LÓGICO DE DATO
