Komunikasi Efektif.doc

Pendahuluan sumberbelajar.belajar sumberbelajar.belajar.kemdikbud.go.id/. .kemdikbud.go.id/. PENGANTAR

Kemampuan Kemampua n berko berkomunik munikasi asi seca secara ra efek efektif tif pent penting ing diku dikuasai asai kare karena na peranannya yang sangat vital dalam hubungan antarmanusia. Dalam pergaulan pergaula n sehari-hari kita sering menemukan bahwa kemampuan berkomunikasii dapat memperlancar atau sebalikny berkomunikas sebaliknyaa dapat pula menghambat hubungan itu. Dalam kehidupan pekerjaan, kemampuan berkomunikasii seseorang akan sangat menunjang keberhasilan dalam berkomunikas memapak karier karier.. Itu sebabnya, dalam Diklat Prajabatan peserta perlu dibekali dengan teknik berkomunikasi yang efektif. Dalam Dala m du duaa da dasa sawa wars rsaa te tera rakh khir ir ki kita ta me meny nyak aksi sika kan n pe perk rkem emba bang ngan an teknologi yang sedemikian pesat dan berpengaruh pada segala aspek kehidupan manusia. alah satu hal yang berkembang sangat pesat dan menj me njad adii pe pemi micu cu da dari ri pe perk rkem emba bang ngan an ya yang ng ad adaa ad adal alah ah te tekn knol olog ogii inform inf ormas asii dan ko komun munika ikasi si.. Dal Dalam am per perke kem-b m-bang angan an ter terakh akhir ir ket ketika ika dunia informasi menjadi sangat penting dalam aspek kehidupan, maka tekn te knol olog ogii ko komu muni nika kasi si pu pun n ak akhi hirn rnya ya ti tida dak k da dapa patt di dita tawa warr la lagi gi da dan n menjadi bagian yang sangat penting dalam kehidupan manusia. !etode, fasilitas, dan perangkat komunikasi juga sudah sedemikian berkembang dengan dengan sangat pesat pesat sehingga dunia sekarang seolah seolah tidak lagi berbatas negara. Kita sekarang dapat berhubungan satu-sama lain dengan begitu mudah dan cepatnya dengan orang atau lembaga lain di berbagai penjuru dunia. Dengan keadaan seperti ini diperlukan pengetahuan dan kemampuan tersendiri agar tidak ketingg ketinggalan alan dalam pemanfaatan teknologi teknologi komunikasi. komunikasi. elain ela in pe perl rlun unya ya pe pema maha hama man n ya yang ng le lebi bih h ba baik ik da dala lam m pe peng nggu guna naan an teknologi komunikasi, kita harus tidak boleh melupakan hal paling dasar das ar bah bahwa wa ko komun munika ikasi si pad padaa da dasar sarnya nya pro prose sess pen penya yampa mpaian ian dan penerimaan pesan atau informasi. Kita juga perlu menyadari bahwa pesan atau informasi itu dapat dilakukan siapa saja, kapan saja, di mana saja, dan dengan sarana apa saja. Dengan kemajuan teknologi yang semakin canggih dewasa ini, kita dapat berkomunikasi dengan siapa saja dengan sedemikian mudahnya mudahnya dan juga tampaknya semakin murah.

KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

1

Perlu Perl u dic icaamk mkan an ba bahw hwaa ba bany nyak ak te terj rjad adii ke kesa sala lahp hpah aham am-a -an n ya yang ng berakibat sangat fatal dalam hubungan antarmanusia dan bahkan antark ant arkelo elompo mpok k et etnis nis dan ant antarb arbang angsa sa kar karen enaa mis misko komun munika ikasi si ata atau u keku ke kura rang ng-m -mam ampu puan an be berk rko omu muni nika kasi si.. It Itu u seb ebab abny nyaa ke kema mamp mpua uan n berkomunikasii menjadi sangat penting dalam pergaulan antarmanusia. berkomunikas antarmanusia. Kita juga harus mampu memahami komunikasi yang telah kita warisi sejak sej ak lah lahir ir di dun dunia, ia, ya yakni kni kom komuni unika kasi si no non-v n-verb erbal al,, men menden dengar garkan kan "menyimak#, dan berkomunikasi secara respektif. emuanya adalah kemampuan yang diharapkan menjadi aset $nda setelah memperlajari konsep dan teknik berkomunikasi secara efektif..

TUJUAN PEMBELAJARAN etela ete lah h me meng ngik ikut utii pe pemb mbel elaj ajar aran an in inii pe pese sert rtaa dih ihar arap apk kan da dapa patt berkomunikasii dengan baik sebagai bagian dari kemampuan penting berkomunikas untu un tuk k be berk rkin iner erja ja da dala lam m or orga gani nisa sasi si.. e eca cara ra le lebi bih h sp spes esif ifik ik pe pese sert rtaa diharapkan dapat% menjelaskan pengertian dan makna komunikasi yang



efektif mene me nera rapk pkan an pr prin insi sip p ko komu muni nika kasi si ve verb rbal al da dan n no nonn-



verbal  

menerapkan prinsip pendengar yang baik, dan menerapkan prinsip teknik komunikasi yang respektif.

CAKUPAN CAKUP AN BUKU INI

&uku ini dibagi dalam lima bab dan setiap bab merupakan satu pokok bahasan. Keseluruhan bahan pembelajara pembelajaran n ini diharapkan dapat digunakan dalam sembilan "'# jam pembelajaran dengan lama waktu masing-masing () menit. Bab 1 berisi uraian tentang hakikat komunikasi. *ujuan *ujuan bab ini adalah untuk membekali peserta dengan pemahaman mengenai pengertian, unsur uns ur-un -unsur sur,, jen jenisis-jen jenis is dan kla klasi sifik fikasi asi kom komun unika ikasi, si, man manfaa faatt da dan n kendala komunikasi, serta komunikasi yang efektif. Bab 2 menguraikan tentang komunikasi verbal. Dalam bab ini dibahas mengenai pengertian komunikasi verbal, hal-hal yang perlu disimak ketika berbicara dengan orang lain, deposito yang perlu $nda lakukan ke da dala lam m re reke keni ning ng em emos osi, i, da dan n ak akhi hirn rny ya di dike kete teng ngah ahka kan n ka kaid idah ah komunikasi.


2

Perlu Perl u dic icaamk mkan an ba bahw hwaa ba bany nyak ak te terj rjad adii ke kesa sala lahp hpah aham am-a -an n ya yang ng berakibat sangat fatal dalam hubungan antarmanusia dan bahkan antark ant arkelo elompo mpok k et etnis nis dan ant antarb arbang angsa sa kar karen enaa mis misko komun munika ikasi si ata atau u keku ke kura rang ng-m -mam ampu puan an be berk rko omu muni nika kasi si.. It Itu u seb ebab abny nyaa ke kema mamp mpua uan n berkomunikasii menjadi sangat penting dalam pergaulan antarmanusia. berkomunikas antarmanusia. Kita juga harus mampu memahami komunikasi yang telah kita warisi sejak sej ak lah lahir ir di dun dunia, ia, ya yakni kni kom komuni unika kasi si no non-v n-verb erbal al,, men menden dengar garkan kan "menyimak#, dan berkomunikasi secara respektif. emuanya adalah kemampuan yang diharapkan menjadi aset $nda setelah memperlajari konsep dan teknik berkomunikasi secara efektif..

TUJUAN PEMBELAJARAN etela ete lah h me meng ngik ikut utii pe pemb mbel elaj ajar aran an in inii pe pese sert rtaa dih ihar arap apk kan da dapa patt berkomunikasii dengan baik sebagai bagian dari kemampuan penting berkomunikas untu un tuk k be berk rkin iner erja ja da dala lam m or orga gani nisa sasi si.. e eca cara ra le lebi bih h sp spes esif ifik ik pe pese sert rtaa diharapkan dapat% menjelaskan pengertian dan makna komunikasi yang



efektif mene me nera rapk pkan an pr prin insi sip p ko komu muni nika kasi si ve verb rbal al da dan n no nonn-



verbal  

menerapkan prinsip pendengar yang baik, dan menerapkan prinsip teknik komunikasi yang respektif.

CAKUPAN CAKUP AN BUKU INI

&uku ini dibagi dalam lima bab dan setiap bab merupakan satu pokok bahasan. Keseluruhan bahan pembelajara pembelajaran n ini diharapkan dapat digunakan dalam sembilan "'# jam pembelajaran dengan lama waktu masing-masing () menit. Bab 1 berisi uraian tentang hakikat komunikasi. *ujuan *ujuan bab ini adalah untuk membekali peserta dengan pemahaman mengenai pengertian, unsur uns ur-un -unsur sur,, jen jenisis-jen jenis is dan kla klasi sifik fikasi asi kom komun unika ikasi, si, man manfaa faatt da dan n kendala komunikasi, serta komunikasi yang efektif. Bab 2 menguraikan tentang komunikasi verbal. Dalam bab ini dibahas mengenai pengertian komunikasi verbal, hal-hal yang perlu disimak ketika berbicara dengan orang lain, deposito yang perlu $nda lakukan ke da dala lam m re reke keni ning ng em emos osi, i, da dan n ak akhi hirn rny ya di dike kete teng ngah ahka kan n ka kaid idah ah komunikasi.


2

Bab 3 membahas komunikasi non-verbal. Dalam bab ini diuraikan sejumlah gerak tubuh yang perlu diperhatikan ketika berkomunikasi, seperti kontak mata, ekspresi wajah, gerak tangan, dan konsep ruang pribadi. +al-hal yang sifatnya non-verbal ini seolah tidak penting padahal besarnya besarnya pengaruhnya pengaruhnya dalam praktik komunikasi komunikasi.. Bab 4 membahas tentang mendengarkan secara aktif, yang laim juga disebut sebagai menyimak. Pertama diuraikan mengenai pengertian mendengar aktif dan selanjutnya diuraikan cara untuk menyimak atau mendengar aktif. Bab 5 atau bab terak terakhir hir memb membahas ahas tent tentang ang komu komunikas nikasii resp respekti ektif. f. Komun Ko munika ikasi si res respek pektif tif ber berka kait itan an den dengan gan upa upaya ya unt untuk uk mem memban bangun gun hubungan yang baik atas dasar saling menghormati. Dalam bab ini akan ak an di diba baha hass pr prin insi sipp-pr prin insi sip p da dan n te tekn knik ik be berk rkom omun unik ikas asii se seca cara ra respektif.


3

Bab 1 Hakka! K"#unka$ PENGANTAR

Kemampuan Kemampua n berk berkomun omunikas ikasii pada dasar dasarnya nya meru merupakan pakan komp kompeten etensi si paling penting dalam hidup kita. Kita menghabisk menghabiskan an sebagian besar waktu sejak bangun di pagi hari untuk berkomunikasi. Itu sebabnya kita merasa bahwa komunikasi sama mudahnya seperti kita menghela napas. nap as. Ko Komun munika ikasi si ki kita ta ang anggap gap se sebag bagai ai ha hall yan yang g oto otomat matis is ter terjad jadii begitu saja, sehingga kita tidak memiliki kesadaran untuk melakukan melak ukannya nya deng dengan an efek efektif. tif. !isa !isalnya lnya,, kita jaran jarang g seca secara ra khus khusus us belajar bagaimana cara menulis, membaca dengan cepat, berbicara secara efektif, atau kita bahkan tidak merasa perlu menjadi pendengar yang yan g bai baik. k. Pad Padaha ahal, l, se semua mua ke kemam mampua puan n it itu u pen pentin ting g art artiny inyaa dal dalam am interaksi kita sebagai mahluk sosial. etelah etela h mem mempe pelaj lajari ari bab ini $nd $ndaa di dihar harapk apkan an dap dapat at men menjel jelask askan an pengertian komunikasi dengan berbagai aspeknya sehingga kemampuan kema mpuan $nda $nda berk berkomun omunikas ikasii akan sema semakin kin baik baik.. Perta Pertama-ta ma-tama ma akan aka n dib dibaha ahass hak hakika ikatt ko komun munika ikasi. si. Ke Kemud mudian ian dil dilanj anjutk utkan an den dengan gan uraian tentang unsur-unsur dan jenis-jenis komunikasi. Dalam bab ini akan dibahas manfaat komunikasi dan kendala dalam berkomunikasi. $khirnya $kh irnya akan dike dikemukak mukakan an ciri ciri-cir -cirii komu komunik nikasi asi yan yang g efek efektif tif dan tida ti dak k ef efek ekti tif. f. e emu muaa ur urai aian an di dira rang ngka kaik ikan an se seca cara ra je jela lass se sehi hing ngga ga membentuk pemahaman yang utuh. !ateri !ate ri ke kegi giat atan an be bela laja jarr ko komu muni nika kasi si da dala lam m &a &ab b in inii ti tida dak k ha hany nyaa memb me mbah ahas as ha haki kika katt ko komu muni nika kasi si seb ebag agai ai te teor ori, i, me mela lain inka kan n le lebi bih h ditujukan untuk memahami implementasi pengetahuan berkomunikasi berkomunikasi dalam melaksanakan tugas sebagai abdi negara. !eskipun demikian, adaa ba ad baik ikny nyaa di dike kemu muka kaka kan n pe peng nger erti tian an ko komu muni nika kasi si da dari ri be berb rbag agai ai pendapat yang telah berkembang selama ini untuk mendapat pemahaman yang lebih lebih baik. PENGERTIAN K%MUNIKA&I


4

Kita sering beranggapan bahwa kita dapat berkomunikasi dengan baik hanya karena kita memiliki semua sarana melakukan hal itu. !isalnya, kita merasa punya sarana alamiah yang diberi *uhan berupa mulut untuk berbicara, telinga untuk mendengan, atau mata untuk melihat. $tau kita merasa memiliki sarana artifisial berupa teknologi untuk menyampaikan pesaninformasi kepada orang lain. Kita akan mengetahui kemampuan berkomunikasi dengan baik bukan sekadar memiliki semua fasilitas komunikasi, betapapun canggihnya sarana itu. Istilah komunikasi berasal dari kata atin, communicatio dan bersumber dari kata communis yang berarti sama' !aksud sama di sini maksudnya adalah sama makna. $da pendapat yang menyatakan bahwa komunikasi adalah seluruh proses yang diperlukan untuk memahami pikiran yang disampaikan orang lain. Pendapat lain mengemukakan bahwa komunikasi adalah proses untuk memadukan ingatan atau pikiran. $khirnya ada juga yang berujar bahwa cara terbaik untuk menggambarkan komunikasi adalah dengan menjawab pertanyaan siapa mengatakan apa; dengan saluran apa; kepada siapa; dengan pengaruh bagaimana. &erdasarkan uraian definisi yang telah berkembang selama ini, kita dapat menyimpulkan bahwa komunikasi pada dasarnya adalah suatu proses, yaitu proses "kegiatan# penyampaian pesaninformasi dari seseorang " pengirim# kepada orang lain " penerima# dengan menggunakan caratekniksarana penyampaian pesaninformasi tertentu. Komunikasi yang efektif hanya terjadi jika pesaninformasi yang disampaikan telah diterima dan dipahami sesuai dengan yang diinginkan pengirim pesaninformasi. /anti kita akan mengetahui pentingnya balikan dalam proses komunikasi. &ahkan dapat dikemukakan bahwa tanpa balikan, komunikasi bukanlah suatu proses. Konsep komunikasi dapat juga ditelaah dari gagasan mengenai kesalingtergantungan "interdependency# yang menjelaskan hubungan antarmanusia. 0nsur yang paling penting dalam komunikasi bukan sekadar pada apa yang kita tulis atau kita katakan, tetapi pada karakter kita dan bagaimana kita menyampaikan pesan kepada penerima pesan. Ketergantungan kita satu sama lain, sangat dipengaruhi oleh komunikasi. PR%&E& (AN UN&UR)UN&UR K%MUNIKA&I


5

eperti yang telah dikemukakan komunikasi adalah suatu proses "kegiatan# penyampaian pesaninformasi dari seseorang " sender # kepada orang lain "receiver # dengan menggunakan caratekniksarana penyampaian pesaninformasi tertentu. Pada awalnya proses itu berlangsung sangat sederhana. Dimulai dengan sejumlah ide atau gagasan yang abstrak dalam pikiran seseorang untuk mencari data atau menyampaikan pesaninformasi yang kemudian dikemas menjadi sebentuk pesan yang kemudian disampaikan secara langsung maupun tidak langsung menggunakan bahasa berbentuk kode visual, kode suara, atau kode tulisan. elanjutnya pesaninformasi itu diterima oleh penerima pesaninformasi yang kemudian menafsirkannya dan selanjutnya mengirimkan balikan. Proses sederhana ini dapat dilihat dalam peraga berikut.

&erdasarkan uraian tersebut kita dapat mengidentifikasi lima komponen atau unsur penting dalam komunikasi yang harus kita perhatikan. Kelima komponen itu adalah sebagai berikut.


6

1. 2. 3. (. ).

Pengirim pesan Pesan yang dikirimkan 4ara mengirimkan pesan Penerima pesan &alikan atau feedback .

JENI& (AN KLA&I*IKA&I K%MUNIKA&I

Dalam ilmu komunikasi dikenal beberapa jenis komunikasi sebagai berikut. Menu+u! $,a! k"#unka$ dibedakan antara komunikasi pribadi dan komunikasi umum. Menu+u! -u#lah .an/ be+k"#unka$ dibedakan antara komunikasi perseorangan dan komunikasi kelompok Menu+u! 0a+a en.a#aan dibedakan antara komunikasi lisan "langsung dan tidak langsung dan komunikasi tulisan "dalam bentuk gambar, surat, blanko, dan naskah # Menu+u! #ak$ud k"#unka$ dibedakan antara memberi perintah, ceramah, memberi nasihat, saran, pidato, dan wawancara Menu+u! kelan/$un/ann.a dibedakan antara komunikasi langsung dan komunikasi tidak langsung. Menu+u! e+laku dibedakan antara komunikasi formal dan komunikasi informal Menu+u! +uan/ ln/ku dibedakan antara komunikasi internal dan komunikasi eksternal. (a+ $e/ ,"+#al !dakn.a k"#unka$ . Dari segi ini terdapat Komunikasi formal, komunikasi non-formal, dan komunikasi informal. Komunikasi formal adalah komunikasi resmi, atau disebut juga komunikasi kedinasan, karena dilakukan di dalam atau antarlembaga lembaga formal melalui jalur lini komando berdasasarkan struktur organisasi. Komunikasi non-formal adalah komunikasi yang tidak resmi, yang kemungkinan masih berhubungan dengan pekerjaan sekalipun tidak resmi. Komunikasi ini, sekalipun masih berkaitan dengan pekerjaan, tetapi tidak formal. Para aktor berperan dalam kapasitas keorganisasi, tetapi berlangsung dalam suasana non-formal. $khirnya komunikasi informal atau gosif adalah komunikasi di antara orang-orang yang bekerja dalam suatu


7

organisasi, tetapi tidak terstruktur dalam tatanan organisasi formal. Komunikasi ini lebih bersifat pribadi 5ungsi komunikasi informal selain untuk memelihara hubungan sosial dalam dan antarkelompok informal, juga dapat berfungsi sebagai katup pelepasan keluhan tentang apa saja. elain itu, komunikasi juga dapat ditinjau dari cara berbicara. Dalam komunikasi ini dapat diidentifikasi beberapa jenis sebagai berikut. (a+ $e/ -a+ak Komunikasi berbicara langsung dan berbicara tidak langsung. (a+ $e/ $a+ana$alu+an #eda .an/ d/unakan Komunikasi berbicara dapat melalui surat, telepon "66 dan I#, melalui radio, televisi, posel "pos elektrik# melalui internet, sandi, short message system "sms#, dan lain-lain (a+ $e/ !u-uan Komunikasi berbicara dalam berbagai bentuk pertemuan, apakah seminar, semiloka, diskusi panel, rapat kerja, santiaji, kampanye, konferensi, pelatihan "sebagai pelatih atau peserta pelatihan#, wawancara, dan lain-lain. Dari segi tujuan ini dapat dibedakan adanya pemberian informasi, pengumpulan informasi, pengambilan keputusan, pemecahan masalah, dan penjualan informasi. (a+ $e/ kedna$an Komunikasi yang membicara-kan soal kedinasan "antara sesama rekan kerja, dengan atasan, atau dengan bawahan# (a+ $e/ baha$a .an/ d/unakan Komunikasi dengan berbicara melalui bahasa lisandengan ucapan kata-kata atau kalimat yang diutarakan dan diperjelas dengan tinggi rendahnya nada suara. (a+ $e/ laan be+b0a+a Komunikasi dengan berbicara satu orang dengan satu orang lainnya atau satu orang dengan banyak orang. (a+ $e/ he+a+k Dari segi hierarki kita mengenal komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, dan komunikasi horiontal. Komunikasi ke bawah adalah komunikasi yang turun dari satu level ke level yang lebih rendah. Komunikasi ke atas adalah komunikasi bawahan dengan atasan. Komunikasi horiontal atau komunikasi lateral, yaitu komunikasi di antara teman sekerja atau komunikasi yang terjadi di antara bagiandivisi, pimpinan dengan pimpinan, bawahan dengan bawahan, sesama orang tua, atau sesama anak muda.


8

MAN*AAT K%MUNIKA&I

!anusia adalah mahluk sosial dan menjadi seperti itu karena kita berkomunikasi satu sama lain. !eskipun kebisaan berkomunikasi adalah bakat alami, tetapi kemampuan berkomunikasi dengan baik telah terbukti dapat mengangkat harkat dan martabat seseorang. 7rang yang prestasi akademiknya tidak begitu menonjol, tetapi mampu bekomunikasi dengan baik, kemungkinan besar lebih berhasil membina hubungan yang baik di tempat kerja. &erkomunikasi dengan baik sama halnya dengan menjual gagasan dengan baik. Komunikasi membuat manusia dapat menyampaikan isi hatinya dan menjalin komunikasi perasaan. *idak dapat dibayangkan apa jadinya jika manusia tidak dapat berkomunikasi. &etapapun cerdasnya seseorang secara intelektual, jika ia tidak mampu mengomunikasikannya, maka kecerdasannya itu akan sia sia. Kecerdasan 8instein tidak akan ada manfaatnya jika ia tidak mengomunikasikan temuan-temuannya. ama halnya dengan sebuah produk yang sebenarnya sangat bagus, yang tidak akan terjual tanpa dikomunikasikan dengan baik "dipasarkan#. Demikian juga halnya, karier seseorang tidak akan berkembang dalam organisasi, publik atau swasta, tanpa berbekal kemampuan berkomunikasi. $pakah $nda sedang mempersiapkan presentasi, laporan kepada atasan, pengarahan kepada bawahan, atau melatih sebuah tim kerja9 kemampuan $nda berkomunikasi akan menentukan keberhasilan $nda dalam semua kegiatan itu. Pegawai yang tidak terlalu pintar, tetapi dapat berkomunikasi dengan baik, kemungkinan besar akan memiliki karier lebih baik dibandingkan dengan mitranya yang sangat pintar tetapi tidak dapat berkomunikasi dengan efektif. Dengan demikian, komunikasi adalah inti interaksi sosial, baik di dalam maupun di luar organisasi, dan produktivitas interaksi itu hanya akan tercapai jika pihak-pihak yang berinteraksi dapat berkomunikasi dengan baik. KEN(ALA (AN KELANCARAN BERK%MUNIKA&I Kendala Be+k"#unka$


9

Dalam praktik berkomunikasi biasanya seseorang akan menghadapi berbagai macam hambatan yang jika tidak dapat ditanggulangi secara tepat akan membuat proses komunikasi menjadi sia-sia karena pesan tidak tersampaikan dengan tepat. Pesan yang dikirimkan terkendala oleh apa yang disebut dengan distorsi "penyimpangan atau gangguan#. Dari sudut pengirim pesan distorsi ketidakmampuannya dalam hal-hal berikut. 







dapat

terjadi

karena

&erkomunikasi dengan bahasa yang tidak tepat. eorang pedagang makanan yang hanya lulusan !P tentunya akan kesulitan memahami pembicaraan seorang sarjana teknik yang menggunakan jargon "istilah khusus# tekniknya. *idak memahami fokus pembicaraan yang ingin didengar. ekelompok remaja !$ kemungkinan besar tidak tertarik pada pembicaraan mengenai cara merawat kulit di usia senja yang disampaikan seorang ibu rumah tangga. *idak memahami latar belakang sosial para pendengarnya. ekelompok petani di desa tentunya tidak mengerti dan tidak tertarik pada pembicaraan seorang pialang mengenai perdagangan saham. *idak memahami nilai-nilai yang diyakini pendengar. !isalnya, sangat sulit mengubah persepsi seseorang atau sekelompok orang mengenai kebiasaan atau tradisi tertentu walaupun didukung "bukti-bukti dan alasan yang kuat dan benar.”

Perspektif seseorang atas apa yang didengar, dilihat, atau dipahami terbentuk oleh latar belakang budaya, keluarga, pendidikan, dan pengalaman pribadinya. 7leh karena itu, sangat bijak jika seorang dapat mengomunikasikan pikirannya dengan baik "benar dan tepat# dengan fleksibilitas yang tinggi "kemampuan yang sangat luwes# sesuai takaran yang proporsional "sesuai pada orang lain dan sesuai dengan diri sendiri#. Kelan0a+an Be+k"#unka$ Kelancaran berkomunikasi bagi setiap orang berbeda-beda. +al ini dipengaruhi oleh berbagai faktor seperti pengetahun, pengalaman, kecerdasan, psikologis, dan biologis. Penjelasannya dapat diuraikan sebagai berikut. *ak!"+ en/e!ahuan. !akin luas pengetahuan yang dimiliki seseorang, maka makin banyak perbendaharaan kata yang dapat memberikan dorongan bagi yang bersangkutan untuk berbicara lebih


10

lancar. 7rang yang berpenge-tahuan luas akan dengan mudah menemukan hal-hal yang pantas dibincangkan. *ak!"+ en/ala#an. !akin banyak pengalaman yang dimiliki seseorang, makin terbiasa ia menghadapi sesuatu. 7rang yang sering menghadapi sekelompok orang atau berbicara di muka umum, akan lancar berbicara dalam keadaan apapun dan dengan siapapun, dibandingkan dengan orang yang belum berpengalaman dalam hal itu, jarang, atau tidak pernah berorganisasi. *ak!"+ ke0e+da$an. Kecerdasan seseorang sangat memengaruhi kemampuan menyam-paikan pikiran atau perasaan. 5aktor intelegensi yang rendah, biasanya memengaruhi seseorang dalam berbicara. +al ini umumnya karena kurang memiliki kekayaan perbendaharaan kata dan bahasa yang baik. 4ara berbicaranya terputus:putus, bahkan antara kata yang satu dengan lainnya tidak atau kurang berhubungan. *ak!"+ $k"l"/$. !ereka yang pemalu atau kurang PD, berbicara dengan penuh keraguan atau bisa jadi gagap karena tidak biasa berbicara dengan orang lain atau kurang bergaul. Dapat terjadi orangorang yang tingkat percaya dirinya sangat rendah sama sekali tidak mampu mengucap sepatah kata pun, seolah-olah lidahnya kelu. ebaliknya terjadi dengan orang yang tingkat percaya dirinnya tinggi dan gampang bergaul yang dengan mudah berbicara tanpa ragu-ragu. *ak!"+ b"l"/$. Keadaan organ berbicara dapat menimbulkan berbagai kelainan seperti yang berikut. 



ulit mengucapkan kata desis, karena ada kelainan pada rahang, bibir, atau gigi. &erbicara tidak jelas, yang disebabkan oleh bibir "sumbing# atau rahang lidah tidak aktif.

K%MUNIKA&I ANG E*EKTI*

Komunikasi yang efektif terjadi jika terwujud kesamaan makna atas pesaninformasi di antara pihak-pihak yang terlibat dalam suatu proses komunikasi.Kaidah ini berlaku dalam semua bentuk atau jenis komunikasi. C+)0+ K"#unka$ .an/ E,ek!,


11

angsung ke inti persoalan, tidak ragu menyampaikan



pesan. 

  

 







$sertif, yang artinya tegas sekalipun jauh dari kesan keras atau mendikte. &ersahabat. Isi pesan jelas dan mudah dipahami. *erbuka, tidak ada pesan dan makna yang tersem bunyi. Dapat berlangsung secara lisan atau tulisan.. Dua arah "seimbang antara berbicara dan mendengarkan#. ;esponsif "memperhatikan keperluan dan pandang-an orang lain#. /yambung "menafsirkan pesan dan kebutuhan orang lain dengan tepat#. 6ujur dalam pengungkapan gagasan, perasaan, atau kebutuhan yang sesungguhnya.

C+)0+ k"#unka$ .an/ Tdak E,ek!, 



















*idak langsung "bertele-tele#, tidak mengatakan maksud dan tujuan secara jelas. Pasif "malu-malu, tertutup#. $ntagonistis "marah-marah, agresif, atau bernada kebencian#. Kabur "pesan atau maksud yang disampaikan tidak jelas dan memerlukan penafsiran#. *idak terbuka "maksud yang sesungguhnya tidak pernah diungkapkan secara terus terang#. *idak secara lisan "pesan disampaikan melalui bahasa tubuh, bukan dengan kata-kata#. atu arah "lebih banyak berbicara daripada mendengarkan#. *idak responsif "sedikitatau tidak ada minat terhadap pandangan atau kepentingan orang lain#. *idak nyambung "tanggapan dan kebutuhan orang lain disalahartikan atau disalahtafsirkan#. *idak jujur "perasaan, gagasan, atau keputusan diungkapkan dengan berbohong#.

RANGKUMAN


12

Dalam &ab ini telah dibahas hal-hal berikut. 1. Komunikasi memainkan peran penting dalam interaksi manusia. !anusi adalah mahluk sosial dan menjadi mahluk seperti itu karena adanya komunikasi. 2. Komunikasi pada hakikatnya adalah proses penyempaian pesan dari pengirim kepada penerima pesan dengan menggunakan caracara tertentu. 3. Pesaninformasi disampaikan melalui suatu media atau saluran baik secara langsung "tatap muka# maupun tidak langsung. (. Komunikasi yang efektif terjadi jika baik pengirim atau penerima memiliki persepsi yang sama atau pesaninformasi tersebut. ). Penerima pesaninformasi memberikan balikan atau tanggapan atas pesan yang dikirimkan kepadanya9 apakah ia memahami pesan informasi yang dimaksud oleh pengirim atau tidak. <. &alikan adalah salah satu unsur komunikasi yang penting. $danya balikan membuat komunikasi menjadi suatu proses. =. 6enis komunikasi dapat diklasifikasikan menurut sifat komunikasi, jumlah orang yang berkomunikasi, cara penyampaian, tujuan, langsung dan tidak langsung, perilaku, dan ruang lingkup. >. Kelancaran berkomunikasi lisan dipengaruhi oleh faktor pengetahuan, pengalaman, kecerdasan, psikologis, dan biologis. '. 4iri-ciri komunikasi yang efektif antara lain langsung ke inti persoalan, tidak ragu menyampaikan pesan, asertif dan tidak mendikte, bersahabat, isi pesn jelas dan mudah dipahami, tidak ada pesan dan makna yang tersembunyi, dan dua arah. 4iri-ciri komunikasi yang tidak efektif dapat dikatakan kebalikan dari semua ciri komunikasi yang efektif. LATIHAN

1. Komunikasi merupakan kebutuhan umat manusia. 6elaskan makna pernyataan tersebut. 2. 6elaskan faktor-faktor yang memengaruhi keefek-tifan komunikasi 3. 6elaskan ciri ciri komunikasi yang efektif (. 6elaskan sedikitnya lima hal yang menghambat terjadinya komunikasi yang efektif ). 6elaskan manfaat komunikasi dalam suatu organisasi. <. 6elaskan mengapa tanpa balikan, komunikasi tidak dapat dikatakan sebagai proses. =. !enurut pendapat audara kenapa dikatakan tidak ada putus komunikasi. $pa peran komunikasi non-verbal dalam hal ini?


13

>. 0raikan pengalaman audara ketika berkomuni-kasi secara efektif dan tidak efektif. '. Dalam pengalaman audara, jelaskan peranan jalur komunikasi informal dalam organisasi audara.

Bab 2 K"#unka$ e+bal PENGANTAR

Komunikasi verbal sangat penting dalam interaksi manusia. Dapat dikatakan hampir semua interaksi dilakukan secara verbal, apakah secara langsung "tatap muka# atau tidak langsung, seperti pembicaraan melalui telepon. $da komunikasi verbal yang dilakukan secara spontan, seperti ketika kita bertemu seseorang apakah dikenal atau tidak di tempat tertentu. $da pula komunikasi verbal yang direncanakan, seperti ketika kita berencana mengutarakan maksud tertentu yang penting kepada seseorang. $papun situasi yang $nda hadapi, $nda ingin komunikasi verbal $nda berlangsung dengan baik. $papun bentuk komunikasi yang kita lakukan, semuanya berpotensi terkendala oleh hambatan tertentu. &egitu juga halnya dengan komunikasi verbal yang dilakukan. Pesan yang kita sampaikan kemungkinan tidak dipahami dengan baik. $tau andaipun dipahami tetapi menimbulkan reaksi "balikan# yang tidak kita harapkan. Itu sebabnya kita perlu menghindari hal-hal yang dapat menghambat komunikasi kita. Dalam &ab ini, $nda akan mempelajari komunikasi verbal sebagai inti komunikasi. $nda akan lebih memahami bagaimana melakukan komunikasi verbal untuk menghasilkan komunikasi yang efektif. Pertama, memualai percakapan dengan menyampai-kan pesan. Kedua, mengendalikan kualitas suara ketika berbicara.


14

etelah mempelajari bahasan ini $nda diharapkan dapat memahami aspek-aspek yang terkandung dalam komunikasi verbal. Dengan pemahaman yang lebih baik, komunikasi $nda secara verbal akan membuahkan hal-hal yang produktif. MEMAHAMI K%MUNIKA&I ERBAL

Kepribadian seseorang tampak ketika dalam suatu pertemuan ia mampu menempatkan diri dalam kelompok, memperkenalkan diri, dan kemudian memulai pembicaraan atau melibatkan diri dalam suatu percakapan. !ungkin $nda pernah mengalami suatu suasana yang kurang nyaman ketika menghadiri suatu pertemuan, dan tidak seorang pun yang hadir yang $nda kenal. Keadaan seperti itu tentu tidak $nda harapkan, tetapi hal ini sering dan kemungkinan akan terus kita hadapi. &ab ini dapat membantu $nda menghilangkan ketidaknyamanan tersebut dan membuat $nda percaya diri, karena $nda akan mampu melakukan percakapan dengan nyaman dan dapat dipahami orang lain. Pertanyaannya adalah apa yang harus $nda perhatikan? Kual!a$ &ua+a

Pertama-tama adalah nada suara ketika berbicara. Kesan pertama lawan bicara biasanya muncul pada saat $nda menyampaikan pesan pertama dengan cara berjabat tangan, memperkenalkan diri, dan menatap lawan bicara. 4ara berbicara mengonotasikan perasaan atau nilai tentang apa yang hendak dikatakan seseorang. /ada suara yang tegas menunjukkan kondisi stabil dan tenang, sebaliknya nada suara yang monoton, sumbang, dan bernada sangat tinggi mencerminkan kondisi pembicara yang kurang nyaman, dan dapat dikonotasikan oleh pendengarnya sebagai suatu ketidaknyamanan. 7leh sebab itu, berbicaralah dengan tenang dan hindari suara yang terlalu cepat atau terlalu lambat. 0capan yang jelas disertai tatapan mata yang ramah akan menimbulkan respek positif dari lawan bicara. +indari suara sengau atau suara hidung "kecuali terpaksa karena kondisi biologis# dan berlatihlah mendengarkan suara $nda sendiri melalui perekam suara. angat baik apabila berlatih berbicara dengan mulut dibuka wajar serta intonasi dan kecepatan yang sedang. Pen.a#aan Pe$an


15

0nsur yang paling penting dalam komunikasi bukan sekedar pada apa yang kita tulis atau kita katakan, tetapi pada karakter kita dan bagaimana kita menyampaikan pesan kepada penerima pesan. Dalam konteks ini terdapat apa yang diacu sebagai konsep kesalingtergantungan (interdependency# untuk menjelaskan hubungan antarmanusia. 6ika kata-kata ataupun tulisan kita dibangun dari teknik hubungan manusia yang dangkal "etika kepribadian# dan bukan dari diri kita yang paling dalam "etika karakter#, maka orang lain akan melihat atau membaca sikap kita. 7leh karena itu, syarat utama dalam komunikasi efektif adalah karakter yang kokoh yang dibangun dari fondasi integritas pribadi yang kuat. Dalam melakukan komunikasi verbal, kita dapat menggunakan analogi sistem dari cara bekerjanya sebuah bank. 6ika kita mendepositokan kepercayaan kita, ini akan tergambar dalam perasaan aman yang kita miliki ketika kita berhubungan dengan orang lain. 6ika saya membuat deposito di dalam rekening bank emosi dengan $nda melalui integritas, yaitu sopan santun, kebaikan hati, kejujuran, dan memenuhi setiap komitmen saya, berarti saya menambah cadangan kepercayaan $nda terhadap saya. Kepercayaan $nda menjadi lebih tinggi, dan dalam kondisi tertentu, jika seandainya saya melakukan kesalahan berkomunikasi, $nda masih dapat memahami dan memaafkan saya, karena anda mempercayai saya. Ketika kepercayaan semakin tinggi, komunikasi pun akan mudah, cepat, dan efektif. $da beberapa deposito utama yang dapat menambah rekening bank emosi dalam hubungan kita dengan orang lain. 1.

Be+u$aha bena+)bena+ #e#aha# "+an/ lan . Ini adalah dasar dari apa yang disebut komunikasi empatik. Ketika kita berkomunikasi dengan orang lain, kita biasanya berkomunikasi dalam salah satu dari lima perilaku berikut. 

 



Kita mungkin mengabaikan orang itu dan tidak ingin memba-ngun hubungan yang baik. Kita mungkin berpura-pura. Kita mungkin secara selektif berkomunikasi pada saat kita memerlukannya Kita membangun komunikasi yang atentif "penuh perhatian# tetapi tidak benar-benar berasal dari dalam diri kita.


16



&entuk komunikasi tertinggi adalah komunikasi empatik, yaitu melakukan komunikasi untuk terlebih dahulu mengerti orang lain--memahami karakter dan maksudtujuan atau peran orang lain. 0ntuk itu sangat ditekankan pentingnya memelihara sopan santun dalam suatu hubungan komunikasi verbal.

2.

Me#enuh k"#!#en a!au -an-. +al ini laiknya deposito besar. $papun yang telah disepakati ketika berkomunikasi jangan sekali kali diingkari. !elanggar janji adalah seumpama penarikan deposito yang besar. Men-ela$kan ha+aan. +ampir semua kesulitan dalam 3. hubungan komunikasi berakar di dalam harapan yang bertentangan atau berbeda dari kenyataan.. +arapan harus dinyatakan secara eksplisit oleh pihak-pihak yang berkomunikasi.

(.

Me#n!a #aa, den/an !ulu$. !eminta maaflah dengan tulus ketika $nda membuat kekeliruan dalam pernyataan, tidak menepati janji, atau menyebabkan orang lain salah persepsi. $rtinya, tunjukkanlah integritas pribadi. Integritas pribadi menghasilkan kepercayaan dan merupakan dasar dari banyak jenis deposito yang berbeda. Integritas merupakan dasar utama dalam membangun komunikasi yang efektif. +al ini karena idak ada persahabatan atau kerja tim tanpa adanya kepercayaan, dan tidak pula akan ada kepercayaan tanpa ada integritas. Integritas mencakup hal-hal yang lebih dari sekadar kejujuran. Kejujuran mengatakan kebenaran atau menyesuaikan kata-kata kita dengan realitas. Integritas adalah menyesuaikan realitas dengan kata-kata kita. Integritas bersifat aktif, sedangkan kejujuran bersifat pasif.

KAI(AH K%MUNIKA&I ANG E*EKTI*

etelah kita memiliki fondasi utama dalam membangun komunikasi yang efektif umumnya, maka hal berikut adalah kita perlu memperhatikan lima kaidah komunikasi yang efektif yang telah dikembangkan dan dirangkum dalam satu kata yang mencerminkan esensi dari komunikasi itu sendiri, yaitu REACH, yang secara harfiah berarti menjangkau, mencapai, merengkuh, atau meraih. esungguhnya komunikasi pada dasarnya adalah upaya bagaimana kita meraih perhatian, kasih sayang, minat, kepedulian, simpati, tanggapan, atau respon positif dari orang lain. Perhatikan kaidah


17

komunikasi berikut yang akan memengaruhi $nda berkomunkasi dan pada gilirannya karier $nda dalam organisasi. Kadah 1 % Respect 6h"+#a!7

Kaidah pertama dalam mengembangkan komunikasi yang efektif adalah sikap menghargai setiap individu yang menjadi sasaran pesan yang kita sampaikan. ;asa hormat dan saling menghargai merupakan kaidah pertama dalam kita berkomunikasi dengan orang lain. Perlu diingat bahwa pada prinsipnya manusia ingin dihargai dan dianggap penting. 6ika kita bahkan harus mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaaan seseorang. 6ika kita membangun komunikasi dengan rasa dan sikap saling menghargai dan menghormati, maka kita dapat membangun kerja sama yang menghasilkan sinergi yang akan meningkatkan efektifitas kinerja kita, baik sebagai individu maupun secara keseluruhan sebagai sebuah tim. &ahkan menurut mahaguru komunikasi Dale 4arnegie, rahasia terbesar yang merupakan salah satu prinsip dasar dalam berurusan dengan manusia adalah dengan memberikan penghargaan yang jujur dan tulus. eorang ahli psikologi lain yang sangat terkenal @illiam 6ames juga mengatakan bahwa Aprinsip paling dalam pada sifat dasar manusia adalah kebutuhan untuk dihargai.A 4arnegie mengatakan ini sebagai suatu kebutuhan "bukan harapan ataupun keinginan yang bisa ditunda atau tidak harus dipenuhi# yang harus dipenuhi. Ini adalah suatu rasa lapar manusia yang tak terperikan. ebih jauh 4arnegie mengatakan bahwa setiap individu yang dapat memuaskan kelaparan hati ini akan menggenggam orang dalam telapak tangannya. 4harles chwab, salah satu orang pertama dalam sejarah perusahaan $merika yang mendapat gaji lebih dari satu juta dolar setahun, mengatakan bahwa aset paling besar yang dia miliki adalah kemampuannya dalam membangkitkan antusiasme pada orang lain. 4ara untuk membangkitkan antusiasme dan mendorong orang lain melakukan hal-hal terbaik adalah dengan memberi penghargaan yang tulus. Kadah 2 8 Empathy 6e#a!7

8mpati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. alah satu prasyarat


18

utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti orang lain. &ahkan kemampuan untuk mendengarkan telah diidentifikasi sebagai salah satu dari tujuh kebiasaan manusia yang sangat efektif, yaitu kebiasaan untuk mengerti terlebih dahulu, baru dimengerti. Inilah yang disebutnya dengan komunikasi empatik. Dengan memahami dan mendengar orang lain terlebih dahulu, kita dapat membangun keterbukaan dan kepercayaan yang kita perlukan dalam membangun kerja sama atau sinergi dengan orang lain. ;asa empati akan membuat kita dapat menyampaikan pesan dengan cara dan sikap yang akan memudahkan orang menerima pesan kita. Itu sebabnya dalam bidang pemasaran memahami perilaku konsumen merupakan keharusan. Dengan memahami perilaku konsumen, maka kita dapat bersikap empati dengan apa yang menjadi kebutuhan, keinginan, minat, harapan, dan kesenangan konsumen. Demikian halnya dengan bentuk komunikasi lainnya, misalnya komunikasi dalam membangun kerja sama tim. Kita perlu saling memahami dan mengerti keberadaan orang lain dalam tim kita. ;asa empati akan menimbulkan hormat, dan rasa hormat ini akan membangun kepercayaan yang merupakan unsur utama dalam membangun kerja tim. 7leh sebab itu, sebelum kita membangun komunikasi atau mengirimkan pesan, kita perlu memahami dengan empati calon penerima pesan kita. Dengan cara ini, pesan kita dapat diharapkan akan sampai tanpa ada halangan psikologis atau penolakan dari penerima. 8mpati bisa juga berarti kemampuan untuk mendengar dan bersikap perseptif atau siap menerima masukan ataupun balikan apapun dengan sikap yang positif. &anyak sekali dari kita yang tidak mau mendengarkan saran, apalagi kritik dari orang lain. Padahal esensi dari komunikasi adalah proses dua arah. Komunikasi satu arah tidak akan efektif manakala tidak ada balikan yang merupakan arus balik dari penerima pesan. 7leh karena itu, dalam kegiatan komunikasi pemasaran, misalnya, diperlukan kemampuan untuk mendengar dan menangkap balikan dari audiens atau penerima pesan. Kadah 38 Audible 6daa! dden/a+ dan daha#7

!akna dari audible antara lain dapat didengarkan atau dimengerti dengan baik. 6ika empati berarti kita harus mendengar terlebih dahulu ataupun mampu menerima balikan dengan baik, maka audible berarti


19

pesan yang kita sampaikan dapat diterima oleh penerima pesan. Kaidah ini mengatakan bahwa pesan harus disampaikan melalui saluran tertentu sehingga dapat diterima dengan baik oleh penerima pesan. Kaidah ini mengacu pada kemampuan kita untuk menggunakan berbagai cara atau alat bantu audio-visual yang akan membantu kita agar pesan yang kita sampaikan dapat diterima dengan baik. Dalam komunikasi pribadi hal ini berarti bahwa pesan disampaikan dengan cara atau sikap yang dapat diterima oleh penerima pesan. Kadah 48 Clear 6-ela$7

elain bahwa pesan harus dapat dimengerti dengan baik, maka kaidah keempat yang terkait dengan itu adalah kejelasan dari pesan itu sendiri. +al ini agar tidak menimbulkan tafsiran yang berlainan. Kaidah paling utama dalam menyiapkan korespondensi di setiap tingkat pemerintahan adalah kejelasan pesan. *idak boleh terjadi multi tafsir. Kesalahan penafsiran pesan dapat menimbulkan berbagai dampak yang tidak sederhana. Kejelasan dapat pula berarti keterbukaan. Dalam berkomunikasi kita perlu mengembangkan sikap terbuka "tidak ada yang ditutupi atau disembunyikan#, sehingga dapat menimbulkan rasa percaya dari penerima pesan. *anpa keterbukaan akan timbul sikap saling curiga dan pada gilirannya akan menurunkan semangat dan antusiasme kelompok atau tim kita. Kadah 58 Humble 6+endah ha!7

Kaidah kelima dalam membangun komunikasi yang efektif adalah sikap rendah hati. ikap ini terkait dengan kaidah pertama untuk membangun rasa menghargai orang lain, yang biasanya didasari oleh sikap rendah hati yang kita miliki. ikap rendah hati pada intinya antara lain sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong, dan tidak memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar. Karakter $nda dapat diindikasikan dari cara $nda memperlakukan orang yang $nda pandang tidak bermanfaat bagi $nda atau orangorang yang tidak berdaya. &erkomunikasi dengan seseorang dapat mencirikan karakter $nda itu dan sayangnya hal ini sangat sukar diubah, kecuali $nda benar-benar bertekad mengubahnya. Dengan


20

kata lain, hindari sikap tinggi hati yang mengesankan $nda angkuh. &erfokuslah pada orang yang kita ajak berbicara. +indari kesan terlalu memonopoli pembicaraan dengan hal-hal yang penting bagi diri $nda sendiri. 6angan lupa, orang sangat suka diperhatikan karena dengan demikian mereka merasa dihargai. 6ika komunikasi yang kita bangun didasarkan pada lima kaidah pokok komunikasi yang efektif ini, maka kita dapat menjadi seorang komunikator yang andal. Pada gilirannya hal itu dapat membangun jaringan hubungan dengan orang lain yang penuh dengan penghargaan Inilah yang dapat membangun hubungan jangka panjang yang saling menguntungkan dan saling menguatkan. RANGKUMAN 1. Komunikasi verbal sangat penting dalam interaksi manusia. +ampir semua interaksi dilakukan secara verbal, apakah secara langsung "tatap muka# atau tidak langsung. 2. $da dua hal penting ketika kita berkomunikasi secara verbal Pertama $nda perlu memperhatikan tekanan suara dan penyampaian pesan itu sendiri. 3. Dalam melakukan komunikasi verbal, kita bisa menggunakan analogi sistem dari cara bekerjanya sebuah bank. $da beberapa deposito utama yang dapat menambah rekening bank emosi dalam hubungan kita dengan orang lain, yaitu berusaha benar-benar mengerti orang lain, membangun komunikasi yang atentif !emenuhi komitmen atau janji, menjelaskan harapan, dan meminta maaf dengan tulus

(. Perlu diperhatikan lima kaidah komunikasi yang efektif yang dirangkum dan mencerminkan esensi dari komunikasi itu sendiri, yaitu REACH, yang secara harfiah berarti menjangkau, mencapai, merengkuh, atau meraih. Kelima kaidah itu adalah respect "hormat#, emphaty "empati#, audible "dapat didengar dan dipahami#, clear "jelas#, dan humble "hendah hati#. LATIHAN

1. 6elaskan empat tingkah manusia dalam berkomuni-kasi verbal. 2. 6elaskan cara menunjukkan integritas pribadi dalam berkomunikasi.


21

3. 0raikan makna yang terkandung dalam kaidah komunikasi yang efektif yang disingkat ;8$4+. (. 6elaskan pernyataan bahwa menunjukkan karakter kita.

cara

kita

berkomuni-kasi

). 0raikan pengalaman audara ketika berkomuni-kasi dengan orang lain yang menurut $nda tinggi hati dan $nda tidak dapat mengelak dari situasi itu. &agaimana reaksi $nda? $pa yang $nda lakukan?

Bab 3 K"#unka$ N"n)e+bal PENGANTAR

*elah dikemukakan bahwa sebagai makluk sosial komunikasi merupakan hal yang paling vital dalam interaksi antarmanusia. 6uga telah dikemukakan bahwa komunikasi dapat kita pandang sebagai berbagi pikiran atau informasi. egala bentuk aktivitas yang dilakukan oleh seseorang dengan tujuan menyampaikan pesannya pada orang lain dan pesan itu diterima sesuai dengan makna yang kita maksudkannya merupakan tujuan komunikasi. 6ika pesan yang kita maksudkan tersebut tidak sesuai dengan penangkapan lawan bicara kita, maka terjadilah apa yang disebut dengan mis-komunikasi. 7leh sebab itu, komunikasi yang efektif membutuhkan kejernihan dan kelengkapan pesan, ekspresi wajah, kontak mata, postur tubuh, dan penampilan fisik yang konsisten satu sama lain.

Orang-orang sering mengomunikasikan perasaan mereka dengan isyarat non-verbal Kita cenderung menyampaikan isyarat tentang perasaan kita dengan hal-hal yang kita lakukan bukan dengan kata-kata. Ini disebut sebagai komunikasi nonverbal. Anda akan lebih efektif berkomunikasi jika memahami komunikasi nonverbal yang sering diungkapkan melalui bahasa simbol seperti tanda petunjuk, tanda larangan, suara


22

bel atau lonceng, dan simbol status. Atau yang disampaikan melalui bahasa tubuh seperti ekspresi wajah, gerak-gerik, dan berbagai isyarat lainnya. etelah mempelajari &ab ini $nda diharapkan dapat memahami komunikasi non-verbal secara efektif dan mempraktikkan pemahaman $nda itu dengan sebaik-baiknya. Kemampuan $nda berkomunikasi akan sangat terkendala jika tidak memahami isyarat non-verbal. I&ARAT N%N)ERBAL

Komunikasi nonverbal dalam organisasi dapat dilihat dengan banyak cara. erhatikan beberapa contoh berikut.

• Waktu. !alah satu cara untuk mengetahui penting tidaknya seseorang dalam situasi tertentu adalah dengan melihat berapa lama ia harus menunggu orang lain. "ika Anda disuruh menunggu agak lama, Anda mungkin tidak dipandang sangat penting. • Ruang. ada waktu kita memasuki ruang kerja seseorang, kita menerima isyarat tentang siapa dan seberapa penting orang bersangkutan. Kantor pribadi, meja besar, panel kayu, lukisan indah, atau sekretaris pribadi--semuanya menunjukkan kadar penting seseorang. #anya dengan melihat seseorang • Pakaian. berpakaian kita $dapat$ menggolongkan orang itu. Apakah pakaiannya menunjukkan ia pimpinan atau karyawan biasa%

• Tampilan fsik . anjang rambut, postur tubuh, dan tampilan lainnya mengirim isyarat &apakah salah atau benar' tentang kepribadian, status, dan bahkan mungkin kecenderungan kepemihakan kepada organisasi politik tertentu. • Gelar atau pekerjaan . (eaksi kita terhadap seseorang dapat sangat dipengaruhi oleh gelar atau jabatan yang mereka miliki. )isalnya, doktor, dokter, pengacara, akuntan, anggota *(*, camat, petani, atau tukang sapu. KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

23

MEMAKNAI K%MUNIKA&I N%N)ERBAL

&agaimana membangun sebuah komunikasi efektif tidak terlepas dari kemampuan seseorang memahami isyarat non-verbal. &erikut beberapa hal yang sebaiknya dipertimbangkan untuk memahami komunikasi non-verbal. K"n!ak Ma!a

+al pertama yang dilakukan seorang pembicara yang baik adalah menatap lawan bicara dan mengambil jeda untuk memulai sebuah pembicaraan. Ini merupakan salah satu cara yang membantu untuk menciptakan kesan baik pada lawan bicara. /amun, ada kalanya lawan bicara $nda tak melakukan kontak mata, sehingga $nda merasa diabaikan. $sumsi $nda ini mungkin benar, tetapi $nda perlu menggali penyebab yang sesungguhnya.Kemungkinan seseorang tidak melakukan kontak mata dengan lawan bicara adalah disebabkan rasa malu, rasa bersalah, merasa takut, atau merasa tidak suka berbicara dengan lawan bicaranya. &eberapa kemungkinan ini harus dipikirkan secara arif agar tidak menimbulkan kesalahpahaman dengan lawan bicara $nda. Ek$+e$ 9a-ah

@ajah merupakan cermin kepribadian seseorang. 8kspresi wajah mengungkapkan pikiran yang sedang melintas pada diri seseorang. ebagai contoh% sebuah senyum mengungkap keramahtamahan dan kasih-sayang9 !engangkat alis mata menunjukan ekpresi heran. !engernyitkan dahi menunjukkan kesan takut atau gelisah. emua emosi dan berbagai macam tingkah manusia diekspresikan dalam emosi yang berbeda yang tergambar di wajah. 6adi, saat melakukan komunikasi perhatikanlah ekspresi lawan bicara $nda. !eskipun kadang kadang terjadi manipulasi terhadap ekspressi wajah, tetapi secara keseluruhan dapat dikenali apakah seseorang memang menunjukkan sikap positif terhadap $nda atau tidak. Be+-aba!an Tan/an

&erjabatan tangan atau bersalaman sudah merupakan kebiasaan untuk menghormat, baik bagi laki-laki maupun perempuan.0lurkan tangan $nda dengan cepat, ayunkan dengan pasti, dan genggaman tangan


24

cukup keras, tetapi tidak boleh terlalu keras sehingga menyakitkan. Ini menunjukkan rasa percaya diri dan keyakinan $nda. $yunan tangan dan jabatan tangan yang hangat merupakan komunikasi verbal yang mudah ditangkap. Baha$a Tubuh

etiap gerak-gerik tubuh saat berbicara mesti dikoordinasikan dan konsisten dengan isi pesan $nda. !isalnya, akan terlihat aneh jika $nda menceritakan peristiwa menyedihkan dengan tertawa-tawa. $tau sebaliknya. Berak tubuh $nda dapat menjadi pelengkap efektif yang dapat ditangkap secara visual daripada secara verbal. ebagai contoh, menundukkan kepala menunjukkan penyelesaian pernyataan dan mengangkat kepala menunjukkan akhir pertanyaan. *erlalu sering menggerakan bagian tubuh mengungkapkan sedang bergegas atau kebingungan. &ahasa tubuh yang kita perlihatkan dapat menimbulkan persepsi yang tepat dan dapat juga keliru. Ini terjadi jika yang bahasa tubuh itu tidak menunjukkan isyarat yang sudah laim. Di sinilah arti penting konsistensi pesan kita dengan isyarat tubuh yang kita peragakan. &erikut ini adalah contoh bahasa tubuh yang laim dikenal sebagai makna tindakan atau sikap seseorang. $nda perlu mempelajarinya untuk membantu $nda memahami komunikasi non-verbal dari orang yang sedang $nda hadapi. N"

Baha$a Tubuh

N"

Makna

1

&erdiri tegap dan lurus

1

Ekstrovert , memandang diri sehat

2.

&erdiri seperti kecapekan dengan kepala menunduk

2

Introvert, tidak merasa nyaman dengan situasi

3

!enggunakan gerakan badan secara bebas

3

*erbuka, berpandangan maju dan luas, percaya kepada diri sendiri

(.

!enggunakan gerakan badan secara terbatas

(

!alu, tidak mampu memiliki kepastian dan sifat tertutup

)

*etap menyendri dan menjaga jarak

)

4enderung penyendiri, mungkin karena malu atau tertekan.

<

4ondong ke arah posisi yang dapat didekati, sedikit maju

<

Ingin meninggalkan tempatnya dan sikap diikut sertakan dalam percakapan

=

Duduk gelisah, sering melihat ke arah jam

=

Ingin mengakhiri percakapan, ada acara yang mendesak harus dilakukan


25

N"

>

Baha$a Tubuh

N"

!enunduk sambil menjawab pertanyaan, tidak melakukan kontak mata

>

Makna

Kesal, atau malu, bisa juga karena tidak berani

Ruan/ +bad

$nda sedang bertamu ataupun sedang berada di ruang pribadi pimpinan. Kedatangan $nda ke situ tentulah dengan maksud tertentu. Dalam hal ini, $nda perlu memperhatikan beberapa isyarat yang tampak di ruang pribadinya. 





Pandangan lepas ke arah dua sisi luar gedung. $nda kemungkinan menghadapi adalah seorang pengambil keputusan. ebih baik bertanya apakah kedatangan $nda mengganggu konsentrasinya atau tidak. $nda harus pandai-pandai menyesuaikan waktu agar tidak membosankan atau malahan $nda ditolak untuk berbicara.. ebuah ruang kantor yang penuh dengan piala atau sertifikat yang terpajang di tembok mengisyaratkan bahwa yang bersangkutan sangat bangga dengan hal-hal yang telah dicapainya. Dia ingin mendapatkan perhatian $nda. 7leh karena itu, berilah respon positif. $nda dapat memberikan komentar kekaguman $nda atau mengajukan pertanyaan mengenai hal itu. eorang atasan yang duduk bersandar di kursinya dengan kaki menjulur ke depan dan kedua tangannya di atas paha. Ini dapat dimaknai sebagai petunjuk bahwa yang bersangkutan sedang santai atau sedang merasa gembira.

Dengan benar-benar memperhatikan isyarat komunikasi non-verbal $nda dapat meningkatkan efektivitas komunikasi $nda. Dengan cara ini $nda dapat memutuskan untuk mengutarakan maksud $nda pada saat yang tepat. /amun, Anda juga harus hati-hati karena

komunikasi non-verbal sering digunakan untuk mengelabui. !eseorang yang tampak berpakaian rapi yang duduk di sebelah Anda di atas bus, belum tentu beritikad baik dengan isi kantung Anda. Atau seorang wanita muda berdandan rapi dengan seragam sekolahnya, belum tentu pelajar sungguhan. )asih banyak contoh lain dan Anda sendiri mungkin pernah mengalami langsung atau mendengar kejadian konyol KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

26

tentang penipuan nonverbal seperti ini.

yang

memanfaatkan

isyarat

RANGKUMAN

1. Komunikasi yang efektif membutuhkan kejernihan pesan, kelengkapan pesan, ekspresi wajah, kontak mata, postur tubuh, dan penampilan fisik secara eksternal yang konsisten satu sama lain. 2. Anda

akan lebih efektif jika Anda memahami komunikasi non-verbal yang sering diungkapkan melalui bahasa simbol seperti tanda petunjuk, tanda larangan, suara bel atau lonceng, dan simbol status. Atau yang disampaikan melalui bahasa tubuh seperti ekspresi wajah, gerak-gerik, dan berbagai isyarat lainnya.

3. Komunikasi nonverbal dalam organisasi dapat dilihat dengan banyak cara. &eberapa contohnya adalah waktu, ruang, pakaian, penampilan fisik, gelar akademik, atau profesipekerjaan. (. membangun komunikasi yang efektif tidak terlepas dari kemampuan seseorang memahami isyarat non-verbal. Isyarat itu antara lain kontak mata, ekspresi wajah, jabatan tangan, bahasa tubuh, dan ruang pribadi.

LATIHAN

1. 6elaskan pengertian komunikasi non-verbal menurut pemahaman $nda dan dengan kata-kata $nda sendiri. 2. 6elaskan beberapa isyarat non-verbal dalam berkomunikasi. 3. 6elaskan bagaimanan pemahaman komunikasi non-verbal dapat meningkatkan kemampuan $nda berkomunikasi. (. &agaimana cara $nda mengomunikasikan keadaan yang sedang sibuk, bila menghadapi seorang tamu yang $nda hormati. ). 6ika $nda mendatangi atasan, mengetuk pintu, dan $nda dipersilakan masuk. Pada saat itu $nda melihat atasan $nda mendatangi $nda dan tidak mempersilakan $nda duduk. $pa kesan yang mungkin $nda tangkap?


27

Bab 4 Menden/a+ Ak!, PENGANTAR

*uhan memberi kita dua telinga dan hanya satu mulut. Itu saja sebenarnya telah merupakan isyarat yang jelas bahwa kita seharusnya lebih banyak mendengar ketimbang berbicara. /amun, dalam kenyataan keadaanya tidak seperti itu. +ampir semua orang ingin didengar dan jarang yang benar-benar ingin mendengarkan. Perhatikan keadaan di sekeliling $nda. Kebanyakan orang tampak


28

seperti berebut kesempatan untuk berbicara dan mereka sangat senang jika orang lain mendengarkan mereka. !ereka merasa tidak dihormati jika $nda menafikan pembicaraan mereka. Kenyataan itu saja sebenarnya dapat $nda manfaatkan untuk kepentingan $nda membangun hubungan yang baik dengan orang lain. +al ini bukan pekerjaan gampang karena $nda sendiri pun mungkin memiliki kecenderungan serupa. $nda ingin lebih sering didengar ketimbang mendengarkan orang lain. 6ika $nda punya kebiasaan seperti ini, sebaiknya $nda mulai lebih menahan diri untuk tidak banyak bicara, tetapi lebih banyak menyimak dengan baik. etelah mempelajari bahasan ini $nda diharapkan dapat menyadari pentingnya kemampuan mendengarkan secara aktif dalam meningkatkan efektivitas $nda berkomunikasi. Dalam &ab ini akan dibahas pengertian mendengar aktif dan betapa pentingnya menjadi seorang pendengar yang baik. Dalam komunikasi tatap muka komunikasi berlangsung secara dialogis sehingga terjadi kontak pribadi. Karena situasinya tatap muka, komunikasi ini dianggap paling efektif untuk mengubah sikap, pendapat, dan perilaku seseorang. elanjutnya akan dibahas cara menjadi pendengar yang baik. Ini berkenaan dengan cara memberikan perhatian dan minat, memahami, evaluasi, dan reaksi. PENGERTIAN MEN(ENGAR AKTI*

!endengar aktif adalah upaya sungguh-sungguh dan tulus untuk dapat memahami informasi yang diperlukan. !endengar aktif diperlukan dalam komunikasi antarpribadi dalam pelaksanaan tugas sehari hari. Ini dilakukan dengan memusatkan perhatian pada pembicaraan seseorang untuk dapat menangkap kandungan makna pembicaraan. !endengar aktif sangat berbeda dari mendengar biasa. $nda dapat membaca koran dan pada saat yang sama mendengarkan berita di televisi. *idak seluruh isi berita itu dapat $nda tangkap dan pahami. $tau $nda juga mungkin sering bekerja sambil mendengarkan musik meskipun $nda tidak sungguh-sungguh menyimak musik yang $nda dengar. $nda mendengarkan berita radio tentang terjadinya kebakaran, banjir lumpur, gempa, atau tsunami tanpa benar-benar menyimaknya. $kan lain halnya apabila yang menjadi korban bencana itu terdapat anggota keluarga $nda. etiap ada berita itu, dengan sengaja dan penuh rasa ingin tahu $nda menyimak setiap kalimat atau bahkan mungkin setiap kata dari penyiar. Inilah contoh perbedaan antara


29

mendengar dan menyimak. !endengarkan secara aktif adalah menyimak. $nda memusatkan perhatian untuk dapat memaknai dengan benar pesaninformasi yang disampaikan. HAMBATAN (AN MAN*AAT MEN(ENGAR AKTI* Ha#ba!an Menden/a+ Ak!,

!endengar aktif memberi makna pada bunyi yang ditangkap yang merupakan jembatan untuk sampai pada pengertian. $da beberapa hambatan dalam mendengarkan aktif yang kadang-kadang timbul dari situasi berikut. 





Ha#ba!an da+ d+ $end+. 7rang cenderung merasa harus membela diri. !isalnya, seorang pengantar surat melaporkan sikap satpam yang kurang sopan terhadap dirinya. $nda merasa tuduhan itu salah dan bahkan balik menyalahkan kurir tersebut yang masuk ke kantor $nda tanpa membawa identitas diri. ikap defensif "membela diri# cenderung menghambat kita untuk mendengar aktif. Pe+$e$ k!a !e+hada $e$e"+an/. $pabila seseorang berbicara dengan nada suara tinggi, kita dapat menafsirkan ia sedang marah-marah. Kita kemudian akan merasa tidak simpatik terhadapnya dan menganggap orang tersebut sedang bermasalah. /amun, $nda perlu hati-hati karena orang-orang dari daerah tertentu kemung-kinan biasa berbicara dengan nada tinggi. Pe$an .an/ !e+lalu an-an/ a!au !e+lalu $n/ka! . Pesan yang terlalu panjang cenderung menjadi tidak fokus atas halhal yang hendak disampaikan. Kita lebih terpancing oleh begitu banyak masalah yang disampaikan daripada memaknai inti gagasan yang akan disampaikan. /amun, pesan yang terlalu singkat juga sering menghambat upaya untuk menafsirkan.

Man,aa! Menden/a+ Ak!,

&eberapa manfaat dari mendengar aktif adalah sebagai berikut. 



!endengar aktif dapat meningkatkan pengetahuan, karena dengan memahami masalah akan terbuka kemungkinan pemecahan masalah. !engurangi salah paham. 6ika $nda menahan diri untuk tidak segera menyela pembicaraan, $nda kemungkinan


30





akan dapat memahami orang yang berbicara dengan $nda. $nda perlu dan bahkan harus membuang kebiasaan mengambil kesimpulan tergesa-gesa sebelum melakukan sesuatu. !eningkatkan pencapaian tujuan karena $nda dapat memahami masalah dengan mendengar aktif. Pendalaman hubungan. +ubungan $nda dengan orang lain akan semakin akrab karena tumbuh perasaan positif di antara kedua pihak.

MENJA(I PEN(ENGAR AKTI*

*ujuh puluh persen kegiatan $nda ketika tidak tidur adalah berkomunikasi. Komunikasi pada dasarnya terdiri atas empat kegiatan yaitu (2 persen mendengarkan9 32 persen berbicara9 1) persen membaca, dan 11 persen menulis. Dengan demikian, mendengarkan merupakan sebagian terbesar dari kegiatan komunikasi. *entu saja pembagian persentase itu sifatnya generalisasi yang mungkin tidak berlaku bagi semua orang. $da orang yang justru lebih banyak berbicara ketimbang kegiatan komunikasi lainnya, dan seterusnya. Dalam proses komunikasi dikenal kegiatan kontak pribadi yang berlangsung secara dialogis. Kawan atau lawan bicara dapat menatap dan mengetahui kondisi fisik dan mental $nda sepenuhnya. uasana lingkungan komunikasi pada saat terjadi komunikasi juga tidak dapat disembunyikan. $nda dapat memberikan tanggapan secara langsung terhadap hal-hal yang dikemukakan oleh kawan bicara $nda. Kemampuan pengirim pesan menafsirkan pesannya dan situasi komunikasi yang kondusif "nyaman, menyenangkan, atau menantang# menjadi prasyarat dalam komunikasi antarpribadi. A&eri kesempatan bagi orang lain untuk lebih banyak berbicara,A demikian salah satu prinsip berkomunikasi yang baik. $nda sudah tahu bahwa mendengarkan orang lain dengan baik "menyimak# menunjukkan bahwa $nda menghormati orang itu. &agi orang itu, hal ini merupakan penghargaan yang tidak ternilai artinya. Petunjuk di bawah ini dapat membantu $nda untuk menjadi pendengar yang baik. Me#be+kan Pe+ha!an dan Mna!

angat penting artinya menaruh perhatian penuh terhadap orang yang sedang berbicara pada $nda. !endengarkan secara aktif bukan


31

sekadar mendengar, melainkan menyimak dengan benar. 7rang yang menyimak duduk dengan badan tegak, tidak membuat gerakan apapun yang dapat mengganggu lawan bicaranya. Dia memandang lurus orang yang berbicara dan tampak mendengarkan sungguh-sungguh. Dia mendengarkan dengan pikirannya, dan dengan penuh perhatian memikirkan apa yang dikemukakan si pembicara. !enunjukkan minat, sebagaimana dengan semua prinsip lain dalam hubungan manusia, sangat menentukan suasana pembicaraan. !endengarkan sama pentingnya dengan kehidupan rumah tangga dan dunia bisnis. *idak hanya tokoh penting yang sangat suka pada pendengar yang baik, tetapi orang biasapun demikian halnya. &ersikap empatik dan simpatik akan mendorong mereka mengemukakan hal hal yang diinginkan. 6adilah pembimbing dan mengajak orang untuk berbicara tentang kepentingan mereka. iapa tahu $nda juga dapat memetik pelajaran dari pengalaman orang tersebut. &anyak orang mendatangi dokter untuk berkonsultasi, padahal yang sesungguhnya mereka butuhkan adalah seorang pendengar yang baik. 0ntuk menunjukkan minat kepada orang yang berbicara kepada $nda, tataplah mata orang itu. $pabila $nda sering menoleh ke kiri, ke kanan, atau ke arah lain, itu bermakna bahwa $nda sesungguhnya tidak tertarik kepada pembicaraannya. Dalam hal demikian, si pembicara akan memperhatikannya dan mungkin dia akan merasa tersinggung. $kibatnya, $nda telah menanamkan kesan buruk tentang diri $nda dalam pikiran orang itu. Ini tentulah bukan deposito yang baik dalam upaya $nda membina hubungan. Me#aha#

Kebanyakan orang mendengarkan bukan dengan maksud untuk memahami. !ereka mendengarkan dengan tujuan untuk memberi jawaban segera. !emahami berarti memberikan makna terhadap maksud orang yang berbicara. !endengarkan dengan tujuan memahami berarti benar-benar menyimak untuk dapat mengerti, sehingga dapat memberi penghargaan dann membesarkan hati pembicara. 4ara ini mengungkapkan perhatian dan penerimaan kita serta memperteguh kembali rasa berharga yang dimiliki seseorang. Pekerjaan psikiater menuntutnya untuk mendengarkan dengan sungguh-sungguh. Perhatikan bahwa para psikiater umumnya sangat ramah, tidak banyak menggerakkan tubuh, dan sedikit sekali KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

32

berbicara. !ereka umumnya bertanya sedikit dan membiarkan klien mereka berbicara panjang lebar dan pada saat yang sama mendengarkan dengan sungguh-sungguh sambil menuliskan catatan tertentu. Para psikiater umumnya sangat memahami apa yang diungkapkan lawan bicaranya. $nda tidak perlu menjadi psikiater untuk menjadi penyimak agar dapat memahami orang lain. Dorong diri $nda untuk lebih banyak mendengar ketimbang berbicara. Paling tidak beri waktu rehat bagi kedua belah bibir $nda untuk dapat lebih banyak tersenyum tanpa harus membuka mulut. &ila $nda ingin menjadi seorang pimpinan yang baik, jadilah pendengar yang sungguh memahami orang lain ketika orang itu berbicara. $pabila dalam suatu ruang rapat atau ketika $nda duduk berhadapan dengan pimpinan, akan sangat baik jika $nda membuat catatan tentang semua arahan yang diberikan pimpinan atau peserta rapat yang $nda pimpin. Pimpinan yang baik akan mengatakan pada awal pertemuan topik apa yang akan dibicarakan dan pada akhirnya akan meringkas apa yang telah dikatakan. $da kalanya topik pembicaraan kurang dipahami peserta, sehingga tidak ada salahnya untuk memperjelasya kembali. $jukan pertanyaan yang dengan perasaan senang akan dijawab. !emahami berarti dapat menangkap makna yang dikomunikasikan orang lain dalam pembicaraannya dengan $nda. Dorong mereka agar berbicara tentang diri mereka dan keberhasilan yang mereka capai. Ingatlah bahwa orang-orang jauh lebih tertarik dengan diri mereka sendiri dan dengan keinginan atau masalah mereka dibandingkan dengan minat mereka terhadap $nda dan masalah $nda. &agi orang yang bisulnya hampir meletus, rasa sakitnya lebih berarti baginya daripada luapan lumpur panas di Porong, atau gunung !erapi yang sedang menumpahkan lahar panas. Be+eak$

$pabila dalam suatu diskusi seseorang memberi $nda kesempatan untuk bertanya atau memberikan pendapat $nda, berhentilah sesaat untuk memikirkan tanggapan $nda. &ersiaplah memberi tanggapan secara verbal. &erilah reaksi dengan senyum, anggukan tanda setuju, atau isyarat apapun asalkan wajar untuk menunjukkan perhatian atas apa yang sedang dikatakan. &eberapa tanggapan yang biasa cepat diberikan adalah !aya dapat mengerti baha itu penting” KOMUNIKASI EFEKTIF PRAJABATAN GOLONGAN III

33

#ami akan memikirkannya lebih lanjut” !aya sependapat dengan $nda ”#ami akan mendiskusikannya dengan pimpinan 6angan memotong atau menyela pembicaraan. Ini bukan cara sopan untuk menunjukkan bahwa $nda aktif mendengarkan. *erutama bagi orang yang gaya bicaranya lamban, 6angan sekali-kali memotong pembicaraan. $kan lebih bijaksana apabila $nda sabar mendengarkan semua yang ingin disampaikannya. &erikut ini adalah beberapa cara spesifik yang dapat $nda praktikkan untuk mendengar aktif. C 













&erhenti berbicara. $nda tidak dapat menyimak dan berbicara sekaligus. 6angan tergesa-gesa menilai isi pembicaraan. +indari pemberian Abumbu bumbu pada isi pembicaran orang lain. 6angan mencampurkan gagasan kita ke dalam gagasan pembicara. &eri kesempatan orang lain untuk berbicara, biarkan orang itu sampai selesai berbicara. 6angan menolak, membela diri, atau berdebat. 6angan menghindar dari pembicaraan, berusahalah membangun rumah pengertian. +indari adanya kecurigaan terhadap apa yang akan dibicarakan orang lain. Kalau $nda sudah mendengar perkataan kawan bicara, nilailah apa yang $nda dengar dengan mencari apa yang positif dari yang diungkapkannya. 6angan berdiam diri yang membuat suasana menjadi tidak bermakna. 6angan terlalu memperhatikan sikap dan penampilan pembicara, lebih bailk perhatikan isi pembicaraan. 6angan bersifat munafik karena sifat munafik akan berpengaruh terhadap penghargaan $nda atas isi pembicaraan. 4obalah mengerti dasar yang digunakan orang untuk berbicara. &arangkali dalam percakapan tersebut ada hal hal yang tidak $nda setujui, tetapi berusahalah untuk menghindari perdebatan. Ingatlah slogan apabila di antara dua orang selalu tidak setuju, salah satu dari mereka tidak perlu.A Kalau ada beberapa hal yang belum $nda pikirkan sebelumnya, $nda harus


34

bersyukur karena $nda telah diberitahu. !ungkin ketidaksetujuan ini merupakan kesempatan bagi $nda untuk dikoreksi sebelum $nda membuat kesalahan. &erjanjilah untuk memikirkan gagasan kawan bicara dan pelajari gagasan itu dengan seksama, dan sedapat mungkin laksanakan dengan sungguh-sungguh. Kawan bicara $nda mungkin benar. 6auh lebih mudah pada tahap ini untuk memikirkan pandangan mereka dibandingkan jika $nda maju dengan cepat dan berada pada situasi di mana kawan bicara $nda dapat mengatakan kami sudah berusaha menyampaikan pada $nda, tetapi $nda tidak mau mendengarkan.A aringlah butir-butir yang paling penting dan mulailah merumus-kan tanggapan $nda. ;umuskan kembali isi pembicaraan:hal-hal yang dikemukakan dan harapan pembicara &erterima kasihlah kepada kawan bicara $nda dengan tulus untuk semua hal yang mereka katakan. C &erhenti berbicara. Ini yang pertama dan yang terakhir karena semua petunjuk lainnya bergantung pada kemampuan $nda untuk tutup mulut dan menyimak dengan sungguh-sungguh. 





RANGKUMAN

1.

+ampir semua orang ingin didengar dan jarang yang benar benar ingin mendengarkan. 6ika $nda punya kebiasaan seperti ini, sebaiknya $nda mulai lebih menahan diri untuk tidak banyak bicara, tetapi lebih banyak menyimak dengan baik. 2. !endengar aktif adalah upaya sungguh-sungguh dan tulus untuk dapat memahami informasi yang diperlukan. !endengarkan secara aktif adalah menyimak. $nda memusatkan perhatian untuk dapat memaknai dengan benar pesaninformasi yang disampaikan. 3. *erdapat beberapa hambatan dalam mendengarkan aktif yang kadang-kadang timbul dari situasi berikut% hambatan dari diri sendiri, persepsi kita terhadap orang lain, pesan yang disampaikan terlalu panjang atau terlalu singkat. (. !anfaat mendengar aktif antara lain menngkatkan pengetahuan, mengurangi salah paham, memperbesar kemungkinan pencapaian tujuan, dan lebih mengakrabkan hubungan. 0ntuk menjadi pendengar yang baik $nda perlu memberikan perhatian, menunjukkan minat, berusaha memahami, dan bereaksi.


35

).

4ara-cara spesifik yang dapat dipraktikkan untuk menjadi pendengar aktif adalah sebagai berikut. 6angan tergesa-gesa menilai isi pembicaraan +indari pemberian Abumbu bumbu pada isi pembicaran orang lain. &eri kesempatan orang lain untuk berbicara. 6angan menghindar dari pembicaraan. +indari adanya kecurigaan terhadap apa yang akan dibicarakan orang lain. 6angan terlalu memperhatikan sikap dan penampilan pembicara. 4obalah mengerti dasar yang digunakan orang untuk berbicara. &erjanjilah untuk memikirkan gagasan kawan bicara dan pelajari gagasan itu dengan seksama, dan sedapat mungkin laksanakan dengan sungguh-sungguh. aringlah butir-butir yang paling penting dan mulailah merumuskan tanggapan $nda. &erterima kasihlah kepada kawan bicara $nda dengan tulus.  

  











LATIHAN

1. 6elaskan pernyataan bahwa memberikan perhatian dan memahami dapat memberikan kepuasn kepada orang yang berbicara dengan kita. 2. 6elaskan perbedaan antara mendengar dan memahami dalam komunikasi antarpribadi. 3. 6elaskan beberapa contoh yang menggambarkan bahwa seseorang tidak mendengar dengan baik. (. 6ika dalam suatu situasi, orang yang $nda ajak berbicara tidak menyimak $nda, $pa yang dapat $nda lakukan untuk membuat ia menyimak $nda? ). 6elaskan cara-cara spesifik yang dapat $nda praktikkan untuk dapat menjadi pendengar yang baik.


36

Bab 5 K"#unka$ Re$ek!, PENGANTAR


37

Pembahasan materi &ab ini adalah pokok bahasan yang terakhir dalam buku ini. $nda akan memperoleh pengetahuan tentang unsur-unsur yang diperlukan dalam komunikasi respektif. 0tamanya yang terkait dengan pelaksanaan tugas-tugas keseharian sebagai pegawai negeri sipil. Perlu diingatkan kembali bahwa komunikasi sangat penting dalam interaksi sosial. Kompetensi $nda dalam berkomunikasi akan sangat membantu perkembangan karier $nda dalam pekerjaan. &etapapun cerdasnya $nda, jika tidak dapat berkomunikasi dengan baik, maka akan sukar bagi $nda untuk dapat berharap bahwa perkembangan karier $nda akan berjalan lancar. &ab ini tdak membahas teori komunikasi dalam artian akademik, tetapi lebih ditekankan dalam kaitannya dengan praktik. 7leh sebab itu, selain membahas uraian tentang prinsip-prinsip komunikasi respektif, bab ini juga menerangkan cara efektif menyusun dan membalas surat dinas, alat-alat tulis yang dipakai, salam pembuka kalimat surat, dan pengertian singkatan ;EP. Dengan menyelesaikan &ab ini $nda diharapkan dapat membekali diri dengan pengetahuan praktis untuk menjadi seorang komunikator yang mampu melakukan komunikasi respektif dengan baik. PRIN&IP)PRIN&IP K%MUNIKA&I RE&PEKTI*

Para pimpinan, bawahan, dan komunikator lainnya dapat menciptakan komunikasi respektif untuk membangun suasana yang saling mendukung. $nda dapat menciptakan suasana seperti itu berdasarkan prinsip-prinsip berikut. P+a$an/ka P"$!,

ebih baik menguraikan keadaan yang apa adanya daripada mengevaluasi berita atau pesan untuk mencari-cari kelemahan orang lain. !emberi informasi dan bertanya tentang informasi lebih baik daripada sekadar menghargai atau memuji, membenarkan pendapat, atau menyatakan secara tidak langsung bahwa penerima seharusnya tidak mengubah pesan. Be+"+en!a$ Pada &"lu$


38

&erorientasi pada pemecahan masalah dengan cara berkolaborasi dalam menggali masalah bersama yang dihadapi jauh lebih baik daripada mencoba mengawasi atau mengontrol pendengar atau dengan membesar-besarkan sikap komunikator. Be+$ka Ju-u+

Bunakan spontanitas, kejujuran, dan nyatakan maksud sesungguhnya daripada secara ambisius memakai strategi yang melibatkan orang lain untuk memanipulasi demi mencapai maksud-maksud pribadi. E#a!

*unjukkan empati dan gunakan perasaan dalam mendengarkan daripada memperlihatkan ketidakseriusan atau bersikap netral. !erasakan apa yang orang lain rasakan adalah lebih baik daripada melebih-lebihkan apa yang disampaikan pendengar. &erikan isyarat bahwa $nda adalah bagian dari hubungan, tidak hanya mendominasi hubungan. &a#akan

0tarakan dengan sopan bila orang lain mencoba memaksakan gagasannya. $nda tidak harus mengikuti apa yang dikemukakan, tetapi utarakan dengan sopan ketidaksetujuan $nda. !ereka tidak akan mencari jawaban kalau mereka sudah mengetahuinya. +al yang sama berlaku sebaliknya. 6ika $nda memiliki gagasan, sebaiknya $nda menyampaikannnya dengan cara-cara yang dapat diterima orang lain. 6ika ada penolakan, berusahalah untuk memahami penolakan itu ketimbang menyalahkan orang lain karena tidak memahami gagasan $nda. HAL)HAL ANG PATUT (IPERHATIKAN Men0a!a!

Dalam melaksanakan tugas sehari hari kadang-kadang ada waktu santai, di mana pikiran kita dapat rehat sejenak. Dalam kondisi seperti ini kita hendaknya dapat mengingat dengan membuat catatan. Pikiran kita tidak akan berfungsi baik bila beban kerja terlalu banyak, apalagi lelah. 7leh sebab itu, sebaiknya $nda menggunakan catatan atau merekamnya dengan alat perekam agar tidak ada informasi.jadwal


39

atau aktivitas yang yang terlupakan. 6angan hanya mengandalkan ingatan, jika $nda tidak ingin mendapat julukan pelupaA atau lebih parah ApikunA atau linglung.A &u+a! (na$

$da hal penting yang seringkali diabaikan terkait dengan hubungan antarinstansi. Ini berkenaan dengan menulis surat kepada orang-orang penting untuk mengucapkan terima kasih kepada mereka tentang sesuatu. Pada hari-hari penuh kesibukan, tindakan ini sering terlupakan. !enyisihkan waktu untuk menulis sepucuk surat semacam itu akan diingat di belakang hari jika $nda memerlukan sesuatu dari mereka dalam urusan pekerjaan $nda. +al ini tampak sepele, padahal sangat bermakna. Ala! Tul$

Pilihlah alat-alat tulis yang menunjukkan institusi tempat kerja $nda. ekarang banyak jenis kertas dalam berbagai warna dan ukuranbentuk yang dapat $nda pilih menunjukkan identitas, sehingga memperkaya perbendaharaan alat-alat tulis $nda. $pabila memilih alat tulis, pilihlah kertas kualitas yang baik dan desain grafis yang dapat mencerminkan sesuatu yang hendak $nda promosikan. Pertimbangkan huruf yang hendak dipakai. 4iri khas perbendaharaan alat tulis meliputi yang berikut ini. Kertas cetak dengan logo instansi, berukuran legal



atau letter 







Kartu-kartu bisnis untuk melengkapi kepala surat Kertas memo cetak Kertas cetak monogram yang tidak bersifat resmi atau kartu-kartu tunggal sesuai ukuran amplopnya !tick notes dalam berbagai ukuran dan warna.

Menul$ &u+a!

+endaklah singkat dan jelas. +indarkan kata-kata berlebihan. *ulis dalam bahasa modern, bukan bahasa formal seperti yang dilakukan organisasi di masa lalu. Pesan singkat, akurat, dan informatif boleh dilakukan dengan tulisan tangan, ataupun menggunakan mesin ketik, atau komputer. Dewasa ini, sudah mulai adanya kebiasaan yang mulai


40

laim untuk mengirim pesan singkat melalui !. &ahkan di kalangan para pejabat di instansi pemerintah. ekalipun demikian, ! bukan surat resmi karena surat resmi harus memenuhi standar yang ditetapkan. &ala# Pe#buka Kal#a! &u+a! dan Tanda Tan/an Penu!u &u+a!

aimnya membuat surat untuk pimpinan selalu didahului dengan salam, seperti Fang *erhormat &apakIbu $nu. Kalau $nda menulis tidak terlalu resmi dan $nda sudah mengenalnya sejak lama boleh menggunakanmenyebut nama kecil. /amun, hal ini tidak pernah berlaku untuk surat dinas yang bersifat resmi, betapapun akrabnya $nda dengan pejabat tertentu. 6ika $nda sungkan untuk hanya menyebut namanya $nda dapat menyebutkan gelar akademis, misalnya% Fang *erhormat Prof. Dr Bentang Bumilang, !$, PhD, ;ektor 0/*0!0 "0niversitas *ugu !uda# emarang. 6ika surat tersebut ditujukan kepada perempuan orang asing, jangan lupa memastikan sebutan yang paling cocok buat yang bersangkutan, apakah !rsA !issA !adamA atau !s "jika $nda tidak yakin status pernikahannya#. Di Indonesia, ini sama halnya dengan sebutan ibu yang laim ditujukan kepada perempuan yang belum atau sudah menikah. $khiri surat $nda dengan kata penutup. !isalnya, $tas perhatian &apakIbuaudara, saya ucapkan terima kasih. 6ika surat ditulis dalam bahas Inggris, cukup dengan sincerely, atau best regard . &lakan Men-aab

;EP adalah singkatan dari bahasa Prancis responde s%il vous plait , yang artinya silakan menjawab. $pabila $nda melihat ada singkatan ini, jawablah dengan telepon atau dengan surat dalam waktu secepatnya untuk menyatakan apakah $nda akan hadir atau tidak. RANGKUMAN

G1. Komunikasi respektif pada dasarnya adalah komunikasi yang dibangun dalam suasana kondusif, di mana pihak-pihak yang berkomunikasi berbagi pesan dalam keadaan yang nyaman.


41

2.

0ntuk membangunan komunikasi respektif, $nda perlu memahami prinsip-prinsipnya. Prinsip-prinsip komunikasi respektif antara lain adalah berprasangka baik atau berpikir positif, berorientasi pada solusi, bersikap jujur, dan menunjukkan empati.

3.

!embangun komunikasi respektif juga memerlukan perhatian pada hal-hal yang tampak kecil atau sepele, tetapi cukup menentukan. !isalnya, $nda perlu memerhatikan bentuk surat yang $nda tulis, menyusun kalimat yang sopan tetapi tidak kuno, dan mengirimkannya pada saat yang tepat.

(.

$nda diingatkan untuk menyimpan catatan yang sewaktuwaktu dapat $nda rujuk untuk kepentingan komunikasi $nda. $nda juga perlu memperhatikan cara penulisan nama atau gelar seseorang dalam surat $nda. elain itu, $nda juga perlu mengenal istilah ;EP singkatan dalam &ahasa Prancis yang artinya silakan menjawab.

LATIHAN

1.

6elaskan pengertian komunikasi respektif.

2.

$pa saja prinsip yang perlu diperhatikan dalam upaya membangun komunikasi respektif?

3.

$pa saja yang perlu $nda perhatikan dalam menulis surat dinas?

(.

6ika $nda menenrima surat dengan catatan ;EP di bawahnya, apa yang harus $nda lakukan?

).

usunlah sebuah surat dinas yang harus ditandatangi atasan $nda kepada seorang direktur di lingkungan instansi $nda. *opiknya bisa apa saja tetapi masih berkaitan dengan urusan dinas.


42

(a,!a+ Pu$!aka 7nong 0chjana, &lmu #omunikasi', ; 8!$6$ ; 7D$K$;F$, &$/D0/B , 1'>( P! !arpaung, ommunicative English, $/, 2HH2 & . oewito, )ateri #uliah #epala sekolah, $ksek *arakanita,1''= &ahan ajar *iklat manajemen kekepala sekolahan, $/ 2HH< oina Perangin-angin, +ubungan )asyarakat , alolo, &andung, 2HH1 meltereonard, )anagerial ommunication, !4 Braw +ill, 1''(


43

Komunikasi Efektif.doc

Recommend Documents