SISTEM INFORMASI PEMIJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU PERPUSTAKAAN SMP NEGERI 25 BEKASI 1
2
Annisa Rahayunita , Titik Misriati 1 2
Jurusan Manajemen Informatika, AMIK BSI, Jl. Cut Mutia Bekasi
[email protected] Jurusan Manajemen Informatika, AMIK BSI, Jl. Cut Mutia Bekasi
ABSTRAKSI
Perkembangan teknologi tinggi menyebabkan kebutuhan informasi secara cepat, tepat dan akurat semakin dibutuhkan dalam bisnis world.In tugas akhir ini , penulis mengambil alat tulis dari pengamatan di SMP Negeri 25 Jakarta . Dimana SMP Ne geri 25 Bekasi adalah salah satu sekolah yang telah terakreditasi begitu baik . SMP 25 Bekasi sangat membutuhkan sebuah program untuk mendukung aplikasi manajemen data. Untuk itulah penulis mencoba untuk membuat Desain Tugas Akhir dan Pengembalian Pinjaman Buku Program Di Perpustakaan SMP 25 , Bekasi , yang hingga sistem kini belum computerized.Computerized adalah solusi terbaik untuk memecahkan masalah yang ada , serta komputerisasi sistem dapat mencapai kegiatan yang efektif dan efisien dalam mendukung activities.In tugas akhir ini , penulis menggunakan metode pengolahan data langsung . Proses ini sangat berguna karena dapat menentukan data siswa perpustakaan untuk meminjam dan mengembalikan buku . Oleh karena itu sistem komputerisasi lebih baik daripada sistem manual untuk berjalan lebih efektif dan efisien sertalebih menguntungkan daripada sistem sebelumnya. Kata kunci : Program Desain , Pinjaman Program dan Pengembalian Buku Perpustakaan SMP Negeri 25 Bekasi
ABSTRACT
Higher technological developments led to the need for information quickly, precisely and accurately increasingly needed in the business world.In this final project, the author took writing materials from observations at SMP Negeri 25 Jakarta. Where SMP Negeri 25 Bekasi is one of the schools that have been accredited so good. Junior High School 25 Bekasi greatly in need of a program to support the data management application. To which the author tries to make the Final Project Design and Refund Loan Program Books In Library Junior High School 25, Bekasi, which until now has not been computerized.Computerized system is the best solution to solve the existing problems, as well as the computerized system can achieve an effective and efficient activities in supporting activities.In this final project, the author uses direct data processing methods. This process is very useful because it can determine which student data library to borrow and return books. Therefore the computerized system is better than manual systems to run more effectively and efficiently as well as more favorable than the previous system. Keywords Keywords:: Program D esign, Pr ogram L oan and Retur Retur n L ibr ary Books On SMP N egeri geri 25 Bekas Bekasii
I.
PENDAHULUAN
Teknologi informasi dan komunikasi telah berkembang sangat pesat dan memberikan pengaruh dan manfaat yang besar dalam masyarakat di dunia.Begitu pula denganIndonesia yang tidak kalanya dengan usaha di dunia-dunia lain, maka untuk menunjang suatu usaha sangat diperlukan sistem komputerisasi . Karena pada saat ini teknologi adalah nomor satu untuk menjalankan suatu usaha maka sistem komputerisasi adalah salah satu penunjang keberhasilan suatu usaha . Penggunaan komputerisaasi sekarang ini semakin dirasakan manfaatnya dalam menyelesaikan pekerjaan rutin sehari-hari yang ditandai dengan semakin banyaknya pemakain komputer seperti terlihat dalam bidang pendidikan, keuangan, perdagangan, jasa pos, riset, telekomunikasi, dan bidang-bidang jasa yang lain. Dengan system komputerisasi segala jenis pekerjaan dapat dikerjakan dengan cepat dan canggih, dalam suatu perusahaan yang besar dan maju. Sistem komputerisasi merupakan suatu bagian yang tidak dapat ditinggalkan. Saat ini computer memegang pe ra nan na n pe nt in g untu un tu k meng me ng ha si lk an informasi yang lebih tepat, cepat, akurat dan teliti. SMP Negeri 25 Bekasi belum menggunakan sistem komputerisasi pada pengelolaan perpustakaan, baik dari data buku, anggota maupun proses peminjaman dan pengembalian buku. Untuk menunjang perkembangan teknologi dalam komputerisasi di sekolah terutama pada bagian perpustakaan, perpustakaan, oleh karena itu penulis memilih judul “Perancangan Program Peminjaman dan Pengembalian Buku Pada Perpustakaan SMP Negeri 25 Bekasi.” II. a.
b.
KAJIAN LITERATUR Sistem menurut Andri Kristanto (2008:1) adalah Sistem merupakan jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. tertentu . Informasi Menurut Sutarman (2009 : 14) “Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si
c.
d.
e.
f.
g.
h.
penerima. Sebagai contoh, apabila kita memasukkan jumlah gaji dengan jumlah jam bekerja, kita akan mendapatkan informasi yang berguna. Dengan kata lain, informasi datang dari data yang akan diproses. Sistem Informasi Menurut Agus Mulyanto (2009:31), “sistem informasi terdiri dari lima sumber daya yang dikenal sebagai komponen sistem informasi. Kelima sumber daya tersebut adalah manusia, hardware, software, software, data, dan jaringan. Kelima komponen tersebut memainkan peranan yang sangat penting dalam suatu sistem informasi. Namun dalam kenyataannya, tidak semua sistem informasi mencakup kelima komponen tersebut”. tersebut”. Program menurut Mustakini (2005a:22) adalah “kegiatan – kegiatan prinsip yang telah ditentukan untuk dilaksanakan oleh organisasi dengan maksud untuk menerapkan strategi – strategi yang telah disusun”. Microsoft Visual Basi 6.0 Definisi visual basic menurut Andi sunyoto (2007 : 1), Visual Basic 6.0 merupakan salah satu software pembuat program aplikasi yang sangat handal . Microsoft Access Database Menurut Mesran (2009:141) “ Database adalah kumpulan data yang terdiri atas satu atau lebih tabel yang terintegrasi satu sama lain, di mana setiap pemakai (user) diberi wewenang untuk dapat mengakses (mengubah, menghapus, menganalisis, menambah, memperbaiki) data dalam tabel-tabel tabel-tabel tersebut”. tersebut”. Normalisasi menurut Kadir (2008:10) adalah “suatu “sua tu proses untuk mengubah suatu tabel yang memiliki masalah tertentu kedalam dua buah tabel atau lebih yang tidak lagi memiliki masalah tersebut, masalah disini seperti kerangkapan data (redudancy)”. (redudancy)”. Flowchart Menurut Jerry Fitz Gerald dalam Mustakini (2005c:795) mengemukakan bahwa “bagan alir ( flowchart ) adalah
bagan (chart ) yang menunjukkan alir ( flow) flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika”. logika ”.
i.
HIPO ( Hierarchy Hierarchy Process Output )
plus
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 1.
Tinjauan Kasus Proses kegiatan peminjaman dan pengembalian buku pada perpustakaan SMP Negeri 25 Bekasi yaitu:
a.
Proses Pendaftaran Anggota Pada proses ini setiap siswa yang ingin mendaftar diberikan form untuk diisi oleh siswa tersebut berupa data diri, kemudian form isian tersebut diserahkan kepada petugas agar diinput dan dapat dicetak kartu anggota barunya. Proses Input Proses Input Data Data Buku Pada proses ini dilakukan pencatatan mengenai data buku yang terdiri dari kode buku, nama buku, jenis, jumlah dan nomor rak buku yang dilakukan oleh petugas per pustakaan. Selain itu juga bisa mencari data buku untuk memudahkan anggota perpustakaan berdasarkan katalog buku, agar anggota dapat memilih buku yang akan mereka pinjam. Proses input Transaksi Peminjaman Buku Perpustakaan Proses input dilakukan setiap terjadi peminjaman buku secara langsung. Proses peminjaman buku dit entukan syarat-syarat yang antara lain jika ingin meminjam buku, siswa wajib membawa kartu anggota perpustakan, dan untuk maksimal peminjaman yaitu tiga buku. Proses input Transaksi Pengembalian Buku Perpustakaan Selanjutnya untuk proses pengembalian buku, siswa wajib membawa struk peminjaman buku dimana pada struk tersebut tertera waktu kembali buku pinjam tersebut. Jika buku dikembalikan lebih dari tiga hari yang ditentukan, maka anggota tersebut dikenakan denda dimana telat perhari dari pengembalian buku dikenakan seribu rupiah. Spesifikasi Rancangan Program Dalam spesifikasi program ini, penulis menjelaskan tentang spesifikasi bentuk masukan dan keluaran yang digunakan dalam rancangan program.
Input-
Menurut Al Fatta (2007:147) “HIPO (Hierarchy plus Input-ProcessOutput) merupakan tehnik untuk mendokumentasikan pengembangan suatu sistem yang dikembangkandan didukung oleh IBM.”
a.
III. METODE PENELITIAN
Dalam rangka pengumpulan data yang diperlukan dalam penulisan Tugas Akhir ini menggunakan beberapa metode, diantaranya adalah : a.
Metode Observasi Melakukan pengamatan dan mengikuti cara peminjaman dan pengembalian buku secara langsung yang dilakukan pada perpustakaan SMP Negeri 25 Bekasi untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan penulis tugas akhir.
b.
c.
Metode Wawancara Dalam hal melakukan teknik wawancara ini penulis melakukan tanya jawab secara langsung yang dapat menunjang dalam pemberian data-data yang penulis butuhkan dalam penulisan tugas akhir ini pada bagian kehumasan juga petugas perpustakaan dan penanggung jawabnya.
c.
b.
d.
Metode Studi Pustaka Metode pustaka ini dilakukan penulis dengan cara mengumpulkan data-data dari beberapa buku atau literature yang mendukung dalam penulisan tugas akhir ini, guna memperoleh gambaran mengenai materi yang akan dijadikan bahan penelitian.
2.
Bentuk Normal Ketiga (3 NF (3 NF / Third Normal Form) Form)
Gambar 1. Normalisasi Bentuk Normal Ketiga 3.
Spesifikasi File Spesifikasi file merupakan penjelasan mengenai bentuk-bentuk file database yang digunakan untuk pengolahan proses sistem berjalan, dalam file tersebut terdapat tabel-tabel yang menunjukan relasi antar tabel. tabel. Spesifikasi file file yang digunakan dalam perancangan Program peminjaman dan pengembalian buku pada perpustakaan SMP Negeri 25 Bekasi adalah:
Panjang Record Panjang Record : 61 Karakter Kunci Field Kunci Field : kd_user Software : Micrososft Access 2003
Office
a.
Spesifikasi File Spesifikasi File Pengguna Nama Database : perpustakaan.mdb Nama Tabel : File Pengguna File Pengguna Akronim : pengguna Fungsi : Untuk menyimpan identitas identitas data karyawan Tipe : File : File Master Organisasi File Organisasi File : Index Sequential Akses File Akses File : Random Media : Hard Disk
No.
Elemen Data
Akronim
Tipe
Panjang
Keterangan
Primary Key
1
Kode User
kd_user
Text
6
2
Nama User
nm_user
Text
25
3
Password
Password
Text
10
4
Bagian
Bagian
Text
20
Gambar 2. Spesifikasi File Pengguna
b.
No
Spesifikasi File Spesifikasi File Anggota Anggota Nama Database Nama File Nama File Akronim Fungsi File Fungsi File Tipe File Tipe File Organisasi File Organisasi File Akses File Akses File Media Panjang Record Panjang Record Kunci Field Kunci Field Software
Elemen Data
: : : : : : : : : : :
perpustakaan.mdb File Anggota File Anggota anggota Untuk menyimpan data anggota File Master Index Sequential Random Hard Disk 109 Karakter id_anggota Micrososft Office Access 2003
Akronim
Tipe
Panjang
Keterangan
Primary Key
1
Identitas Anggota
id_anggota
Text
9
2
Nama Anggota
nm_ anggota
Text
50
3
Alamat Anggota
almt_anggota
Text
50
4
Telepon Anggota
telp_anggota
Number
Long Integer
Gambar 3. Spesifikasi File Data Anggota 4. Spesifikasi Kode pengkodean yang ada pada program ini sebagai berikut: a. Kode Pengguna Kode pengguna dimiliki oleh setiap pengguna pada awal input data pengguna
Contoh Kode Pengguna:
terdiri dari 3 huruf dan 3 digit angka. Adapun struktur kodenya adalah sebagai berikut :
P
G
N
0
0
1
Nomor urut
Akronim
Keterangan: PGN : Akronim buat kode pengguna 001 : Nomor urut Gambar 4. Spesifikasi Kode Pengguna b. Kode Buku Kode buku dimiliki oleh setiap buku pada awal input data buku terdiri dari 3 huruf
dan 3 digit angka. Adapun struktur kodenya adalah sebagai berikut : Contoh Kode Buku :
B
K
U
0
0
1
Nomor urut
Akronim Keterangan : BKU : Akronim buat kode buku 001 : Nomor urut
Gambar 5. Spesifikasi Kode Buku
c.
Kode Transaksi Peminjaman Buku Kode peminjaman dimiliki oleh setiap transaksi peminjaman buku pada awal input data transaksi peminjaman buku terdiri dari 3 huruf dan 9 digit angka.
P
J
M
2
0
Adapun struktur kodenya adalah sebagai berikut : Contoh Kode Transaksi Peminjaman :
1
3
0
6
0
0
Keterangan : PJM : Akronim untuk transaksi peminjaman 2013 : Tahun transaksi 06 : Bulan transaksi 001 : Nomor urut Gambar 6. Spesifikasi Kode Transaksi Peminjaman
1
5.
Flowchart Flowchart Login
lowchart Login Gambar 7. F lowchart
6. HIPO (H ierarchy I nput Proses Proses Output) 0 Login
0.0 Menu Utama
1.0
2.0
3.0
4.0
Master
Transaksi
Laporan
File
1.0
2.0
3.0
4.0
1.1
2.1
3.1
4.1
Buku
Peminjaman
Cetak Kartu
Logout
1.0
2.0
3.0
0
1.2
2.2
3.2
4.2
Anggota
Pengembalian
Buku
Exit
1.0
2.0
3.0
1.3
3.3
Pengguna
Anggota
1.0
3.0
3.4 Peminjaman 3.0
3.5 Pengembalian 3.0
Gambar 8. HIPO (H ierarchy I nput Proses Proses Output)
7.
a.
Tampilan Program Form Login form login digunakan oleh user untuk mengisi user name dan password:
. Gambar 12. Tampilan Peminjaman Buku
Gambar 9. Tampilan Login
b.
Form Menu Utama Pada halaman ini pengguna bisa memilih form lainnya seperti form Master, Transaksi, Laporan, File.
Transaksi
e. Form Cetak Kartu Anggota Pada halaman ini pengguna dapat mencetak kartu anggota bagi siswa yang sudah mendaftar dengan cara mencari data sesuai ID maupun Nama anggota.
Gambar 13. Tampilan Tampilan Cetak Kartu Anggota Gambar 10. Tampilan Menu Utama
c.
Form Data Buku Pada form ini pengguna dapat menginput data buku maupun mencari data buku
f. Form Laporan Peminjaman Pada halaman ini pengguna dapat mencetak laporan peminjaman sesuai dengan kurun waktu yang dibutuhkan baik laporan harian maupun laporan bulanan.
Gambar 11. Tampilan Data Buku
d.
Form Transaksi Peminjaman Buku Pada halaman ini pengguna pengguna dapat data peminjaman mulai dari data anggota yang akan meminjam buku, buku yang di pinjam.
Gambar 15. Peminjaman Buku
Tampilan
Laporan
V.
PENUTUP
1. a.
Kesimpulan Perancangan program peminjaman dan pengembalian buku pada perpustakaan SMP Negeri 25 Bekasi dapat berjalan lancar jika sistemnya sudah terkomputerisasi. Dengan adanya program aplikasi komputer maka akan mempermudah pemecahan suatu masalah atau pelaksanaan suatu pekerjaan menjadi lebih cepat dan efisien. Kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penanganan data-data peminjaman dan penembalian buku menjadi l ebih kecil bila dibandingkan dengan penanganan secara manual. Proses penyimpanan data akan lebih rapih dan aman karena disimpan kedalam file file dikomputer file dikomputer yang sewaktu-waktu dapat dilihat maupun dicetak sesuai kebutuhan.
b.
c.
d.
2.
DAFTAR PUSTAKA Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Sutarman. 2009.Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Jakarta: Bumi Aksara Aksara
Alfatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. Kadir, Abdul. 2008. Belajar Database Menggunakan MySQL.Yogyakarta: Andi Offset. Kristanto, Andri. 2008. Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Gava Media. Mesran. 2009. Visual Basic. Basic. Jakarta: Mitra Wacana Media Mulyanto,Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. Mustakini, Jogiyanto H. 2005. Analisa dan Disain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Microsoft SQL. Yogyakarta : Andi Offset
