GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR GUÍA DE APRENDIZAJE
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE
Denominación del Programa de Formación: ASISTENCIA ADMINISTRATIVA Código del Programa de Formación: 1366545 Nombre del Proyecto: FORTALECER LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LAS EMPRESA U ORGANIZACIONES APLICANDO LOS PROTOCOLOS DE GESTIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL, DOCUMENTAL, TECNOLOGÍAS Y NORMATIVIDAD VIGENTES EN EL MUNICIPIO DE DABEIBA DA BEIBA Fase del Proyecto: EJECUCION Actividad de Proyecto: REALIZAR EL MONTAJE DEL EVENTO DE LA ACTIVIDAD COMERCIAL O EMPRESARIAL Competencia: ORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES EMPRESARIALES, TENIENDO ENCUENTA EL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento, de acuerdo con el propósito, objetivo, plan, protocolo, los medios de divulgación y las políticas de la organización. Divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, protocolo y las normas de la organización. Realizar eventos en la unidad administrativa teniendo en cuenta el tipo de evento, la conformación de comités, la coordinación de las diferentes actividades, y las políticas institucionales. Duración de la Guía: 9 sesiones sesiones - 45 horas.
2. PRESENTACION Sánchez (2010) afirma: “evento” esta palabra, si bien puede ser cuestionada por los académicos, ya es
reconocida aun internacionalmente al aplicársela a la realización de diversas reuniones públicas y privadas. Curiosamente, aunque “evento” o “contingencia” se refieran a “cosas que puedan suc eder o no”, en la práctica se trata sobre cosas que sí tienen que ocurrir, y para las que se trabaja procurando que
transcurran con toda seguridad y organizadamente. Algunos confunden a este concepto solamente con fiestas o reuniones sociales. Pero en momentos de crisis económica mundial, vale la pena aclarar que los “eventos” no se refieren solamente a celebraciones frívolas, sino que muchas veces alcanzan magnitud de
fenómeno social, como pueden serlo las Olimpíadas, el festejo dentro de la familia del primer año. (p. 12) Estimado aprendiz lo invito a participar activamente en las actividades de la presente guía, para el logro de los resultados propuestos en la identificación de la guía, éxitos!
GFPI-F-019 V3
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3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 3.1 ACTIVIDAD DE REFLEXION INICAL Actividad de aprendizaje: Identificar los saberes previos de los aprendices sobre el concepto de evento, tipos de eventos e importancia de los eventos. Estrategia didáctica: Solución de interrogantes, foro de discusión, ensayo Los aprendices participan en el foro de discusión sobre “Eventos”, respondiendo a los siguientes interrogantes: ¿Qué entiende por evento?, ¿Qué entiende por evento empresarial?, ¿Qué clase de eventos conoce? Debe crear su secuencia y comentar la participación de mínimo dos (2) compañeros, recuerde que tanto la participación como los aportes deben ser elocuentes y respetuosos, el foro estará habilitado a partir del día 14 de septiembre desde las 2:00 pm hasta las 12: 30 pm del mismo día. La ruta para participar en el foro es la siguiente: ingresar a la plataforma Blackboard, luego ingresar a foros de discusión, foro de discusión sobre eventos, crear secuencia, asunto: participación foro “nombre del aprendiz”, responder los interrogantes, enviar.
Una vez que usted estimado aprendiz haya hecho su participación en el foro de discusión, deberá realizar un ensayo argumentativo sobre el término evento, objetivos de un evento e importancia de los eventos. Para el desarrollo de esta actividad se recomienda al aprendiz consultar la base de datos de la Biblioteca Sena, y se sugiere la base de datos e-libro. Usted podrá consultar sobre el tema en los siguientes libros:
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Procedimiento de Desarrollo Curricular GUÍA DE APRENDIZAJE “Como organizar eventos con éxito”, por Jimena Sánchez Rosario, “Organización de reuniones y eventos”,
por Montedeoca López, Remedios 2013, entre otros. Indicaciones para presentar el ensayo: Este ensayo se realizara en parejas por lo tanto debe escoger un compañero de trabajo, el documento debe ser mínimo de 600 palabras, debe hacerse aplicando las normas APA, para la cual en la carpeta de material de apoyo encontrara un instructivo “ Formato_APA_ENSAYO”, y llevará como título “Los eventos y su importancia”. Esta evidencia deben subirla a la plataforma Blackboard en la siguiente ruta: Actividades
del proyecto – Fase de Ejecución – Actividad: realizar el montaje del evento de la actividad comercial o empresarial – Competencia: organizar eventos – Ensayo “los Eventos y su importancia”, esta evidencia está habilitada para subirla a la plataforma desde el 14 de septiembre a las 14:00 y solo hasta el día 15 de septiembre a las 23: 59 pm. Pasos para consultar en la biblioteca SENA:
Materiales y recursos didácticos: Guía de aprendizaje, computador, libros de la base de datos Biblioteca Sena. Duración: 5 horas.
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Procedimiento de Desarrollo Curricular GUÍA DE APRENDIZAJE 3.2 ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACION Actividad de aprendizaje 1: Identificar los saberes de los aprendices sobre el presupuesto de un evento a partir de experiencias previas Estrategia didáctica: situación problemica, mesa redonda. Los aprendices leerán la siguiente situación y resolverán los siguientes interrogantes, basándose en experiencias previas o su punto de vista ante la situación. Las respuesta a los interrogante serán socializadas en una mesa redonda. Diego y Alberto tienen encomendada la organización, de modo conjunto, de una entrega de premios. Llegado al punto del establecimiento del presupuesto cada uno de ellos tiene un punto de vista:
Diego considera que el presupuesto debe adaptarse a la entrega de premios. Para Alberto es la entrega de premios la que debe adaptarse al presupuesto. Alberto defiende su postura mediante la argumentación de que en la empresa hay unos presupuestos fijos destinados a la organización de eventos y por ello será la entrega de premios (evento) la que deba adaptarse al presupuesto. Según usted, ¿está en lo cierto? ¿Quién tiene razón?
Montedeoca López, Remedios. Organización de reuniones y eventos (UFO0325). Málaga, ES: IC Editorial, 2013. ProQuest ebrary. Web. 19 September 2017.
Actividad de aprendizaje 2: conceptos de protocolo Los aprendices en equipo colaborativo analizan el documento “MEMORIAS_PROTOCOLO_Y_ORGANIZACION_DE_EVENTOS de la página 1 a la 56, el cual se encuentra en la plataforma por la ruta: Proyecto Formativo - Fase Ejecución – Competencia Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales – Resultado Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento – Material de apoyo. Posteriormente cada equipo realizan un esquema creativo como por ejemplo mapa mental, mapa conceptual, con imágenes alusivos al tema asignado por el instructor, para su socialización al grupo. Para la actividad los aprendices deben traer un pliego de papel periódico por equipo, marcadores de color, tijeras, revistas o periódicos, pegante, cinta adhesiva. Los temas se asignan por número de página del documento en PDF a los equipos así: 1. 2. 3. 4.
Páginas 1 a 12 Páginas 13 a 23 Páginas 24 a 32 Páginas 33 a 42
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Procedimiento de Desarrollo Curricular GUÍA DE APRENDIZAJE 5. Páginas 43 a 49 6. Páginas 50 a 56 Actividad de aprendizaje 3: tipos de eventos Los aprendices en equipos colaborativos analizan y consultan la definición de cada uno de los tipos de eventos de la siguiente lista. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
Sociales Culturales, académicos o formativos deportivos Congresos Conferencias Visitas empresariales Inauguraciones Aniversarios Entregas de premios Asambleas Conferencias Exhibiciones comerciales Ferias Junta de accionistas.
3.3 ACTIVIDAD DE APROPIACION DEL CONOCIMIENTO Actividad de aprendizaje 1: Reconocer los diferentes tipos de eventos y su desarrollo en el ámbito empresarial. Los aprendices conformaran seis (6) grupos de trabajo y deberán leer el documento Tipos de Eventos, el cual se encuentra en la siguiente ruta: Actividades del proyecto – Fase de Ejecución – Actividad: realizar el montaje del evento de la actividad comercial o empresarial – Competencia: organizar eventos – carpeta material de apoyo, a cada grupo le será asignado un tipo de evento, deben estudiar el tema para socializarlo con sus compañeros además deberán presentar un ejemplo del tipo de evento asignado. Los temas serán asignados de la siguiente forma: 1. Grupo 1: Congresos y conferencias 2. Grupo 2: Visitas guiadas. Visitas de delegaciones extranjeras. Visitas de otras empresas o instituciones 3. Grupo 3: Inauguraciones y aniversarios 4. Grupo 4: Entregas de premios 5. Grupo 5: Asambleas 6. Grupo 6: Conferencias
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Procedimiento de Desarrollo Curricular GUÍA DE APRENDIZAJE Después de la socialización de cada uno de los grupos los aprendices deberán las siguientes preguntas: 1. ¿Qué son los eventos y para que se celebran? 2. ¿Diferencia entre inauguración y aniversario? 3. ¿Señalar si se puede afirmar que siempre que se consiga una victoria laboral hay que celebrar una entrega de premios. Razonar la respuesta? 4. ¿Cuál es la diferencia entre una feria y una exposición? Duración de la actividad: 5 horas Materiales: guía de aprendizaje, computador, video beam, marcadores, documento Tipos de Eventos Actividad de aprendizaje 2: Reconocer e implementar la creación de comités y subcomités para la organización de un evento. Estrategia didáctica: Trabajo colaborativo, taller Los aprendices en equipos colaborativos estudiaran el documento “Comités de Eventos” el cual se encuentra en la plataforma en la siguiente ruta: Actividades del proyecto – Fase de Ejecución – Actividad: realizar el montaje del evento de la actividad comercial o empresarial – Competencia: organizar eventos – carpeta material de apoyo – documento “Comités de Eventos”. Posteriormente los equipos colaborativos deberán resolver el taller “Comités para eventos” donde deben realizar el manual de funciones para el evento “Sustentación Proyecto Formativo” en este manual se debe plasmar los subcomités necesarios para la organización del evento, así como su objetivo, funciones, e importancia, esta evidencia se debe subir a la plataforma en la siguiente ruta: Actividades del proyecto – Fase de Ejecución – Actividad: realizar el montaje del evento de la actividad comercial o empresarial – Competencia: organizar eventos – taller “Comités para eventos”. Duración de la actividad: 5 horas Materiales: guía de aprendizaje, computador, marcadores, documento “Comités de Eventos” . 3.4 ACTIVIDAD DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO. Actividad de aprendizaje: Realizar la planificación de un evento Los aprendices en equipos colaborativos estudiaran el documento “Planificación de Eventos” el cual se
encuentra en la plataforma en la siguiente ruta: Actividades del proyecto – Fase de Ejecución – Actividad: realizar el montaje del evento de la actividad comercial o empresarial – Competencia: organizar eventos – carpeta material de apoyo. Posteriormente los equipos colaborativos deberán realizar la planificación del evento “Sustentación Proyecto Formativo”, teniendo en cuenta cada una de las etapas del proceso de planificación: previsión, planeación, organización, integración, dirección y control.
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Procedimiento de Desarrollo Curricular GUÍA DE APRENDIZAJE Esta evidencia se debe subir a la plataforma en la siguiente ruta: Actividades del proyecto – Fase de Ejecución – Actividad: realizar el montaje del evento de la actividad comercial o empresarial – Competencia: organizar eventos – Planificación del Evento. Duración de la actividad: 5 horas Materiales: guía de aprendizaje, computador, marcadores, documento “Planificación de Eventos” . 4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Aprendizaje
Evidencias de Conocimiento:
Criterios de Evaluación
Identificar los diferentes tipos de eventos y sus etapas.
Exposición sobre los tipos de eventos y su desarrollo en el Interpretar los conceptos básicos para estructurar un ámbito empresarial. evento.
Evidencias de Desempeño: Definición de comités y subcomités para la planificación del evento.
Técnicas e Instrumentos de Evaluación
Aplicar las directrices para la organización de eventos en la Unidad Administrativa Conformar el comité organizador y otros comités de acuerdo con el tipo de evento.
Rubrica para exposición
Taller Comité para eventos Lista de chequeo
Coordinar las actividades de los diferentes comités.
Evidencias de Producto: Taller final, presentación de la planificación del evento
Identificar los soportes técnicos, tecnológicos y de las Tecnologías de la Información y la Comunicación TIC. Recopilar la información relacionada con el tipo de evento. Seleccionar el medio de divulgación del evento. Cotizar los requerimientos del evento, ajustándose al presupuesto asignado. Realizar la divulgación del evento.
Taller planificación del evento Lista de chequeo
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5. GLOSARIO DE TERMINOS ASAMBLEA: Reunión formal y reglamentaria de una institución. Debe poseer fecha fijada, temario, labrado de actas y quórum para funcionar. Generalmente son anuales y su objetivo es fijar políticas de acción y renovar autoridades. CENA/COMIDA DE EMPRESA: Se trata generalmente de celebraciones oficiales organizadas por una empresa u organización para celebrar los logros de la organización e impulsar la moral de los empleados y miembros. Dependiendo del tamaño de la organización, estas cenas pueden ser una pequeña reunión en un restaurante local o llevado a cabo en un gran salón de banquetes de un hotel. CÓCTEL: Se utiliza en inauguraciones, clausuras o antes o después de r euniones. COLOQUIO: Un coloquio se puede describir como un evento académico. Los participantes suelen ser expertos en un campo determinado y se reúnen informalmente para presentar e intercambiar nuevas ideas. En la reunión se pueden exponer uno o varios temas. CÓNCLAVE: Cónclaves son las reuniones llevadas a cabo en secreto. En general, los cónclaves se utilizan para describir las reuniones "a puerta cerrada" entre las personas que tienen un cierto nivel de poder o influencia. Uno de los más famosos cónclaves es el cónclave papal, donde los cardenales se reúnen para elegir a un nuevo Papa. CONFERENCIA: Aunque las “convenciones” y "conferencias" son términos que se utilizan indistintamente, la definición estándar de una conferencia es una reunión de una duración inferior a una convención y diseñado para alcanzar un objetivo específico. CONGRESO: Aunque la mayoría de personas en general asocia la palabra "Congreso" con la rama legislativa del gobierno, el congreso puede ser también un gran grupo de personas que se reúnen de forma regular, a menudo para tomar decisiones a través de un proceso de debate y votación. CONVENCIÓN: Una convención es un gran encuentro de personas con un interés común (por lo general profesional). Estos acontecimientos son a menudo recurrentes, y por lo general están programados a una hora específica cada año. Habitualmente asisten empleados y directivos de la empresa para el intercambio de ideas y opiniones para la generación de negocios. Suelen participar ponentes reconocidos y tienen una duración de entre 3 y 5 días. CREATIVIDAD: Es la competencia que el líder posee referida a la diversidad de ideas y soluciones ingeniosas que contribuyen a mejorar procesos, resolver problemas y cumplir con los objetivos empresariales, utilizando y enriqueciendo la información para generar ideas no convencionales que rompan paradigmas.
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Procedimiento de Desarrollo Curricular GUÍA DE APRENDIZAJE CURSO: El curso es una reunión con un programa determinado que se repetirá tantas veces como se realice el curso. Son de corta duración. CHARLA: Se trata de una reunión informal de varias personas. Pueden ser temáticas o impartidas por un experto. DESAYUNOS O TÉ: Se utilizan con el propósito de realizar reuniones de trabajo o simplemente sociales. EVENTO INTERNACIONAL: De acuerdo con la definición estándar, un evento internacional es cualquier evento donde el 15% o más de los participantes vienen de fuera del país donde se celebra el evento. EVENTO POLÍTICO: Este tipo de eventos se organizan para dar a conocer o recaudar fondos para un candidato o una causa particular. EVENTO SOCIAL: Es una gran reunión organizada para celebrar acontecimientos importantes de la vida y ceremonias religiosas. Eventos sociales comunes: aniversarios, bodas, cumpleaños, jubilaciones…
EXPOSICIÓN: Exhibición pública de arte, servicios, materiales, etc. Se necesitan varios expositores. No se permite la venta. FERIAS: Las ferias comerciales son una oportunidad para que las empresas exhiban algunos de sus productos más recientes y prototipos que desena lanzar. En este caso sí que se permite la venta. FORO: Reunión libre de expresión de ideas con presencia de un coordinador. GALA: Una gala es una reunión de personas (normalmente con cena incluida) a gran escala que a menudo incluye entretenimiento y/o entrega de premios después de la cena. JORNADAS: Son reuniones de trabajo, de investigación, estudio y/o informativas para resolver un problema planteado ante un auditorio. Las conclusiones son publicadas con posterioridad. JUNTA DE ACCIONISTAS: Es una cita anual y es donde se presentan los resultados del ejercicios y se discute sobre la marcha de la empresa. Acuden los socios, personas o entidades con participaciones. Se toman decisiones estratégicas y financieras. MESA REDONDA: Es una reunión formada por un número limitado de técnicos y participantes que intercambian experiencias y conocimientos sobre un tema determinado. Se utiliza esta técnica cuando se desea dar a conocer a un público determinado los puntos de vista divergentes o incluso contradictorios de varios especialistas sobre un determinado tema o asunto. RUEDA DE PRENSA: Las ruedas de prensa son a menudo organizadas por los protagonistas de las noticias para anunciar, responder o promocionar algo. SEMINARIOS: Son encuentros organizados para informar a un grupo de personas sobre un tema específico, o para enseñar una habilidad específica. Oradores expertos y profesores suelen ser invitados a hablar sobre temas específicos. Suelen ser intensivos.
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SESIÓN DE TRABAJO: Son reuniones (talleres, seminarios o presentaciones) destinados a pequeños grupos. SESIÓN PLENARIA: Es una gran reunión abierta a todas las personas que asisten a un evento. Estas sesiones suelen dar inicio a una gran conferencia o convención posterior. SIMPOSIO: Son reuniones organizadas para que los expertos en un campo determinado puedan encontrarse, presentar trabajos y debatir temas y tendencias o hacer recomendaciones para un determinado curso de acción. TALLER: Los términos "taller" y "seminario" se utilizan indistintamente. Si bien ambos son eventos enfocados a la educación, los talleres suelen ser más prácticos. Normalmente los participantes actúan bajo la coordinación de otra persona. TOMAR DECISIONES: Es la competencia del líder que comprende la capacidad de juicio, el diagnóstico de una situación específica, la identificación del propósito de la decisión, la priorización de alternativas, la evaluación del objetivo y sus consecuencias y el discernimiento de la solución efectiva a un problema. TRABAJO EN EQUIPO: Es la competencia que posee el líder para reconocer e identificar las habilidades y fortalezas de los miembros del equipo optimizando resultados y logrando un rendimiento excepcional con compromiso y confianza mutua 6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS
Jijena Sánchez, Rosario. Cómo organizar eventos con éxito. Buenos Aires, AR: Ugerman Editor, 2010. ProQuest ebrary. Web. 21 September 2017.
Montedeoca López, Remedios. Organización de reuniones y eventos (UFO0325). Málaga, ES: IC Editorial, 2013. ProQuest ebrary. Web. 19 September 2 017.
Soria Ibáñez, María del Mar. Organización de eventos de marketing y comunicación (UF2396). Madrid, ES: Editorial CEP, S.L., 2015. ProQuest ebrary. Web. 21 September 2017.
Jijena Sanchez, Rosario. Eventos: cómo organizarlos con éxito. Buenos Aires, ARGENTINA: Editorial Nobuko, 2003. ProQuest ebrary. Web. 21 September 2017.
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Procedimiento de Desarrollo Curricular GUÍA DE APRENDIZAJE 7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Autor (es)
Nombre
Cargo
Liseth Santander
Instructor
Dependencia
Fecha Septiembre de 2017
8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)
Nombre Autor (es)
Cargo
Dependencia
Fecha Razón del Cambio
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA Procedimiento de Desarrollo Curricular GUÍA DE APRENDIZAJE ANEXOS
1. RUBRICA SOBRE LA EXPOSICION SOBRE LOS TIPOS DE EVENTOS SEGÚN SU AMBITO EXPOSICION
CUMPLE (1 punto)
El grupo evidencia claridad y confianza al expresar sus conocimientos, demostrando dominio del tema Es muy notorio el trabajo en equipo realizado por todos los integrantes. Presenta una exposición organizada, siguiendo el orden lógico. Demuestra un volumen elevado de la voz, adecuado para el resto de sus compañeros Su postura es adecuada para la presentación, demostrando seguridad, establece contacto visual permanentemente con sus compañeros. Utiliza material didáctico que facilite su presentación. TOTAL
CUMPLE PARCIALMENTE
NO CUMPLE
(0,5 puntos)
(0 puntos)
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2. LISTA DE CHEQUEO EVIDENCIAS “TALLER COMITÉS DE EVENTOS” N°
INDICADORES / FACTORES A EVALUAR
CUMPLE SI
1.
Define evento y comprende su objetivo o finalidad.
2.
Comprende la importancia de la creación de un comité y subcomités necesarios para la organización de un evento.
3.
Propone la creación de subcomités para la planeación del evento.
4.
Define, objetivo y actividades para cada subcomité.
5.
Enuncia la importancia de subcomité que propone crear.
cada
NO
OBSERVACINES
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3. LISTA DE CHEQUEO EVIDENCIAS “TALLER PLANIFICACION DEL EVENTO” N°
INDICADORES / FACTORES A EVALUAR
CUMPLE SI
1.
Reconoce la importancia de la planificación de un evento.
2.
Define el objetivo del evento a realizar.
3.
Comprende el proceso de planificación y sus etapas.
4.
Propone programa o plan de trabajo en la etapa de planeación
5.
Realiza el presupuesto necesario para realizar el evento
6.
Define con claridad cómo se llevara a cabo el evento, jerarquías, responsabilidades, autoridad y funciones
OBSERVACINES
NO
GFPI-F-019 V3
