Guía de Aprendizaje: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales
Fecha: 26_03_2012 Versión 5 Página 1 de 4
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE APRENDIZAJE Nombre del Programa de Formación: Técnico Asistencia Administrativa
No. Ficha en Sofía:
Nombre del Proyecto: Fase del Proyecto:
Entregable de Fase: Informe de la planeación, ejecución y evaluación de un evento
Competencias a Desarrollar 210601002. Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa Resultados de Aprendizaje Tiempo Esti Estima mado do de 21060100201 Realizar eventos en la Unidad Administrativa teniendo en cuenta el tipo de Ejecución:120 evento, la conformación de comités, la coordinación de las diferentes actividades, y las horas políticas institucionales. 21060100202 Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del evento, de acuerdo con el prop propós ósito ito,, objeti objetivo vo,, plan, plan, proto protoco colo, lo, los medio medioss de divulg divulgac ación ión y las polít política icass de la organización. 21060100203 21060100203 Divulgar el evento teniendo en cuenta el medio, el protocolo protocolo y las normas de la organización. 2. INTRODUCCIÓN La organización de eventos como herramienta de comunicación organizacional ha experimentado un importante desarrollo desarrollo en los últimos años. La saturación de algunos medios y la pérdida de eficacia de las formas tradicionales de publicidad, han llevado a las empresas a buscar nuevas formas para relacionarse relacionarse con su público. Por esta razón los eventos han demostrado ser una herramienta estratégica de comunicación empresarial, que consigue impactos directos y efectivos con su público objetivo. La organización de eventos es una herramienta de comunicación de marketing capaz de aportar valor a las marcas a partir de la relación experiencial con el cliente. El desa desarr rroll ollo o de esta esta guía guía perm permiti itirá rá al apren aprendiz diz,, compr compren ende derr los cono conocim cimien iento toss para para la aplic aplicac ación ión de los procedimientos, enfocados a la planeación, ejecución y evaluación de eventos, así como las normas de gestión de la calidad vigentes para el desarrollo de los mismos.
3. ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE
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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: Para desarrollar la actividad, debes estudiar los materiales de apoyo y seguir las siguientes instrucciones: Motivación e identificación de saberes previos para la organización de eventos: Lectura de una noticia o artículo sobre el éxito en la organización de eventos. Preguntas del docente a los aprendices sobre: interés por aprender sobre organización de eventos, experiencias en organización de eventos empresariales, eventos en que le gustaría participar, relación de los conocimientos teóricos y de las herramientas necesarias para organizar un evento con el perfil y ocupación del Asistente Administrativo, incidencia en la fidelidad y satisfacción del cliente a partir de los resultados de la evaluación de un evento empresarial. • •
Contextualizamos la organización de eventos De manera grupal realizar lectura a los documentos de estudio, facilitados por el instructor: Norma Técnica Sectorial NTS-OPC 001. Operación de Congresos, Ferias y Convenciones. Requisitos de Servicio NCL 21060102. Promover eventos que promueven las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa Decreto 770 de 1982. Reglamento de Protocolo y Ceremonial de la Presidencia de la República Realizar intercambio de conocimientos entre aprendices a través de la técnica de la Rejilla Elaborar mapa conceptual en Cmap Tools de los conocimientos adquiridos y preparar para socializar en encuentro grupal. •
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Consultar Consultar de manera manera individual la Clasificación Clasificación de los Protocolos Protocolos y elaborar elaborar cuadro comparativo comparativo a partir partir aspec aspectos tos como: como: conce concept pto, o, objet objetivo ivos, s, públi público cos, s, tipos tipos de actos actos,, ejemp ejemplos los de event eventos os nacio naciona nales les e internacionales, socializar mediante la técnica de los carteles. Realizar un ensayo de 2 páginas (letra arial 12, espaciado sencillo) para uno de los siguientes: Relación entre la organización de eventos (el protocolo) protocolo) y su difusión general general (la comunicación), comunicación), los eventos como estrategia para promover la imagen e identidad corporativa, etiqueta social y etiqueta empresarial, artes aplicadas a eventos (ambientación (elementos como: flores, dibujos, fotos, plantas escenográficas, como para tener un contacto práctico, sensorial y creativo con la ambientación), maquillaje, aplicaciones de sonido y música, estrategias para la comunicación y difusión de eventos En equipo colaborativo: a partir del contenido de los documentos ya estudiados, consulta en la pagina web: http://protocolo.org,, http://asociacioncolombianadeprotocolo.blogspot.com/ y otras fuentes de información, http://protocolo.org elaborar Cuestionario Cultura General de Eventos, el cual deberá estar conformado por 15 preguntas que integre los contenidos de conocimiento y de proceso de la competencia: Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariale empresariales, s, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa, según el programa programa de formación. Reali Realiza zarr socia socializ lizac ación ión a partir partir de dinám dinámica icass grup grupale aless como como:: loter lotería ía,, sopa sopa de letras letras,, punt puntos os clave clave,, cuestionario general, entre otras.
Aprendemos organizando, viendo y participando en eventos empresariales En equipos colaborativos: evidenciar el logro de los resultados de aprendizaje de la competencia Organizar eventos mediante práctica en la: planeación, desarrollo y evaluación de un evento real o simulado de tipo: académico, político, deportivo, cultural, empresarial, social y/o religioso. Cada equipo colaborativo deberá asumir un tipo de evento diferente al de los demás. Elaborar y presentar informe administrativo administrativo largo sobre de la planeación, ejecución y evaluación del evento realizado con los respectivos anexos que evidencien el cumplimiento de cada etapa del proceso desde la planeación hasta la evaluación, post-evento y propuestas de mejoramiento. informática, aula aula con mesas mesas polivalentes polivalentes para para trabajo trabajo colaborativo, colaborativo, espacio Ambiente(s) requerido(s): Aula de informática, amplio para el montaje del evento, auditorio, placas deportivas Medios y Recursos requeridos: Medios: Equipo de computo con conectividad, video Beam, Sofía Plus: Sistema Optimizado para el Aprendizaje Activo (Softwar (Software e académico académico del del Sena) •
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4. EVALUACION Evidencias de Aprendizaje
Evidencias de Conocimiento Cuestionario sobre Cultura General Organización de eventos Evaluación escrita: Organización de eventos Evidencias de Desempeño Soci Social aliz izac ació ión n cues cuesti tion onar ario io • Cultura Cultura Genera Generall Organiz Organización ación de Eventos Observación de la participación en la plane planeac ación ión,, ejecu ejecució ción n y evaluación del evento Evidencia de producto
Criterios de Evaluación
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Mapa conceptual contextualizo la organización de eventos Cuadro comparativo: Clasificación de eventos Ensayo Ensayo sobre sobre organiz organizació ación n de eventos Informe de la plan laneació ación n, ejecu ejecució ción n y evalu evaluaci ación ón de un evento realiz lizado ado en grupo colaborativo
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Técnicas e instrumentos de Evaluación Técnica: Preg Pregunt untas as y respuestas, respuestas, técnicas de juego para socializació socialización n grupal Instrumento: Cuestionario
Estructura Estructura eventos menores menores aplicando aplicando las etapa tapas, s, los los conc conce eptos tos bási básico coss y las directrices de la organización. Selecciona los recursos humanos, humanos, técnicos y tecnológicos requeridos para la planeación, coordinación y ejecución del evento. Selecciona los medios técnicos y tecnológicos para la divulgación del evento. Realiza la divulgación del evento, de acuerdo Técnica: Observación con las políticas de la organización Lista a de Cons Conser erva va los los docu docume ment ntos os,, prod produc ucto to del del Instrumento: List cheque ueo: o: plan planea eaci ció ón even evento to,, de acue acuerd rdo o con con el sopo soport rte e y la cheq ejecu ejecució ción n y evalu evaluaci ación ón legislación vigente. Selecciona las propuestas de los de eventos. prov provee eedo dore res, s, teni tenien endo do en cuen cuenta ta los los requerimientos para el evento y cumpliendo Valoración de Técnica: Valoración con el presupuesto asignado. Producto Dete Determ rmin ina a las las medi medida dass de segu seguri rida dad d Lista a de Instrumento: List necesarias para la realización del evento. cheq ch eque ueo o Info In form rme e de la Realiza el evento de acuerdo con lo planeado planeació planeación, n, ejecució ejecución n y y las políticas institucionales
Forma y fecha de entrega de las evidencias:
evaluación de un evento.
Colocar fecha de entrega
5. GLOSARIO Acontecimiento programado programado que responde responde a una finalidad específica, específica, en el cual el sujeto Evento: Acontecimiento fundamental es el hombre y sus relaciones con el medio ambiente. Protocolo: Regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre. 6. FUENTES Norma Técnica Sectorial NTS-OPC 00, ICONTEC NCL 210601002. Promover eventos que promueven las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa Protocolo y etiqueta: http://www.protocolo.org/ Presidencia de la Republica. Decreto 770 de 1982. Reglamento de Protocolo y Ceremonial de la Presidencia de la República. República.http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=40050 Accesado Accesado 30 de julio de 2012. Asociación Colombiana Colombiana de Ceremon Ceremonial ial y Protocolo: Protocolo: Bloger. http://asociacioncolombianadeprotocolo.blogspot.com/ , Accesado, 31 de julio de 2012 7. DOCENTES ASOCIADOS A LA FASE: Nombres Especialidad
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8. Guía elaborada por: Instructores Articulación Educación Media Técnica, Fecha Asistencia Asistencia Administrativa, Administrativa, Centro de Comercio Comercio Guía ajustada por: ELABORÓ
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07
Fecha REVISÓ
APROBÓ
VERSIÓN
FECHA
2012
