Gestion de Caja

AC805 Gestión de caja mySAP ERP Financials

Fecha Centro de formación Instructores Página Web de formación

Manual del instructor Versión del curso: 2° trimestre 2006 Duración del curso: 3 día(s) Número de material: 50078504 Responsable: Karin Deimel (D034898)

An SAP Compass course - use it to learn, reference it for work

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Sobre este manual La función de este manual es complementar la presentación del instructor de este curso y servir como fuente de referencia. Este manual no está pensado para el estudio autodidacta.

Convenciones tipográficas En esta guía se utilizan las siguientes convenciones tipográficas. Estilo de tipo

Descripción

Texto de ejemplo

Palabras o carácteres que aparecen en la pantalla. Aquí se incluyen nombres de campos, títulos de pantallas, pulsadores así como nombres de menús, vías de acceso y opciones. También se usan como referencia a otra documentación tanto interna (en esta documentación) como externa (en otros lugares, como SAPNet).

Texto de ejemplo

Palabras o frases acentuadas en textos principales, títulos de gráficos y tablas

TEXTO DE EJEMPLO Nombres de elementos en el sistema. Aquí se incluyen nombres de informes, nombres de programas, códigos de transacciones, nombres de tablas y algunas palabras claves de un lenguaje de programación cuando se encuentran en el texto principal, por ejemplo SELECT e INCLUDE. Texto de ejemplo Salida en pantalla. Aquí se incluyen nombres de archivos y directorios y sus vías de acceso, mensajes, nombres de variables y parámetros y párrafos del texto fuente de un programa.

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Texto de ejemplo

Entrada exacta de usuario. Son palabras y carácteres que se introducen en en el sistema exactamente como aparecen en la documentación.

Entrada variable de usuario. Las entradas entre corchetes indican que se deben sustituir estas palabras y carácteres con entradas apropiadas.

© 2007 SAP AG. Reservados todos los derechos.

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Sobre este manual

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Iconos en el texto principal En este manual se utilizan los siguientes iconos. Icono

Significado Para más información, sugerencias o detalles Nota o más explicaciones sobre el punto anterior Excepción o precaución Procedimientos

Indica que el objeto está visualizado en la presentación del instructor.

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Contenido Resumen del curso ...................................................... vii Metas del curso ........................................................vii Objetivos del curso.................................................... viii

Capítulo 1: Gestión de caja/Posición de tesorería ................. 1 Resumen de Gestión de caja.........................................3 Vista de aplicación: Posición de tesorería......................... 13 Customizing: Posición de tesorería ................................ 33

Capítulo 2: Registros manuales individuales ..................... 55 Vista de aplicación: Registros manuales individuales ........... 56 Customizing: Registros manuales individuales ................... 72

Capítulo 3: Presentación de cheques al cobro ................... 85 Vista de aplicación: Presentación de cheques al cobro ......... 87 Customizing: Presentación de cheques al cobro................109

Capítulo 4: Extracto de cuenta manual ............................ 121 Vista de aplicación: Extracto de cuenta manual .................123 Customizing: Extracto de cuenta manual ........................143

Capítulo 5: Extracto de cuenta: Registro electrónico.......... 163 Vista de aplicación: Registro electrónico de extractos de cuenta..............................................................165 Customizing: Registro de extractos de cuenta electrónicos ...187

Capítulo 6: Clearing de cuentas ..................................... 195 Vista de aplicación: Clearing de cuentas .........................196 Clearing de cuentas: Customizing.................................206

Capítulo 7: Previsión de liquidez.................................... 221 Vista de aplicación: Previsión de liquidez ........................222 Previsión de liquidez: Customizing ................................239

Capítulo 8: Reports de verificación, transferencia de datos y reorganización ........................................................... 253 Programas de verificación ..........................................254 Reorganización y transferencia de datos .........................264

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Contenido

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Apéndice 1: Hoja de datos Apéndice 2: Plan de cuentas

......................................... 273 ...................................... 275

Índice....................................................................... 277

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Resumen del curso En este curso se describen las funciones de gestión de caja. En concreto, trata de la supervisión de la liquidez a corto y medio plazo. Este curso no trata de la planificación financiera a largo plazo.

Grupo destino Este curso está dirigido a los siguientes grupos destino: • • •

Integrantes del equipo de proyecto Responsables del sistema Usuarios finales de los departamentos adecuados

Prerrequisitos para el curso Conocimientos necesarios •

Conocimientos prácticos de funciones de gestión financiera de mySAP ERP

Conocimientos recomendados •

AC010 - Gestión financiera y de informes

Detalles de la duración del curso Capítulo 1: Gestión de caja/Posición de tesorería Resumen de Gestión de caja Ejercicio 1: Resumen de Gestión de caja Vista de aplicación: Posición de tesorería Ejercicio 2: Vista de aplicación: Posición de tesorería Customizing: Posición de tesorería Ejercicio 3: Customizing: Posición de tesorería Capítulo 2: Registros manuales individuales Vista de aplicación: Registros manuales individuales Ejercicio 4: Registros manuales individuales Customizing: Registros manuales individuales Ejercicio 5: Customizing: Registros manuales individuales Capítulo 3: Presentación de cheques al cobro Vista de aplicación: Presentación de cheques al cobro

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60 Minutos Minutos 60 Minutos 5 Minutos 60 Minutos Minutos

60 Minutos Minutos 60 Minutos Minutos

90 Minutos

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Resumen del curso

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Ejercicio 6: Presentación de cheques al cobro Customizing: Presentación de cheques al cobro Ejercicio 7: Customizing: Presentación de cheques al cobro Capítulo 4: Extracto de cuenta manual Vista de aplicación: Extracto de cuenta manual Ejercicio 8: Extracto bancario: Entrada manual Customizing: Extracto de cuenta manual Ejercicio 9: Customizing: Extracto de cuenta manual

Minutos 60 Minutos Minutos 70 Minutos Minutos 80 Minutos Minutos

Capítulo 5: Extracto de cuenta: Registro electrónico Vista de aplicación: Registro electrónico de 60 Minutos extractos de cuenta Minutos Ejercicio 10: Extracto electrónico de cuenta Customizing: Registro de extractos de cuenta 90 Minutos electrónicos Capítulo 6: Clearing de cuentas Vista de aplicación: Clearing de cuentas Clearing de cuentas: Customizing Ejercicio 11: Clearing de cuentas

30 Minutos 45 Minutos Minutos

Capítulo 7: Previsión de liquidez Vista de aplicación: Previsión de liquidez Ejercicio 12: Previsión de liquidez Previsión de liquidez: Customizing

40 Minutos Minutos 35 Minutos

Capítulo 8: Reports de verificación, transferencia de datos y reorganización 30 Minutos Programas de verificación Ejercicio 13: Tratamiento bancario ampliado: Minutos Verificación de programas 30 Minutos Reorganización y transferencia de datos

Metas del curso Este curso le permitirá: • •

Comprender cómo y cuándo podrá utilizar las funciones de gestión financiera de mySAP ERP Adquirir conocimientos detallados de seguimiento de liquidez mediante el aprendizaje de las condiciones previas necesarias para estos procesos

Objetivos del curso Al finalizar este curso podrá:

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Resumen del curso

• • • •

Describir cómo y dónde puede utilizarse la función de gestión financiera de mySAP ERP. Crear las estructuras necesarias para la supervisión de la liquidez a corto y medio plazo en su empresa Describir las diferentes opciones disponibles para integrar datos bancarios externos en la gestión de caja Definir las parametrizaciones del sistema necesarias para controlar el procesamiento interno

Información de los componentes de software de SAP La información de este curso se refiere a los siguientes componentes de software de SAP: The instructor should clarify the expectations of the participants and clearly specify the content and scope of the course. For system demonstrations, you can use the exercises and solutions as a guide. The slide texts are highly detailed. For this reason, identical texts in the instructor’s notes will be skipped. Preliminary work before starting the course: • • •

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Create the required number of users using transaction ZUSR. Ensure that the CATT for AC805 has been imported (this creates customer T-F00B00, among other things). Deactivate the lock mechanism in tables using program ZSENQOFF.


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Resumen del curso

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Capítulo 1 Gestión de caja/Posición de tesorería

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This unit introduces you to cash management and also explains some of the terms used. For detailed information on the cash position and liquidity forecast, see the subsequent lessons.

Resumen del capítulo En esta unidad se proporciona un resumen de la gestión de caja y de sus herramientas, es decir, la posición de tesorería y la previsión de liquidez. La posición de tesorería se explica de forma detallada.

Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • • • • • • • •

Explicar la finalidad y el funcionamiento de la posición de tesorería y la previsión de liquidez en Gestión de caja de SAP. Distinguir entre niveles, grupos y cuentas. Reconocer las características concretas de la posición de tesorería. Apartar cuentas bancarias. Acceder a las estructuras de visualización flexibles para la posición de tesorería. Integrar un nuevo banco propio a su sistema de Gestión de caja. Crear y configurar las cuentas de mayor (cuentas bancarias y cuentas bancarias de compensación) necesarias para la Gestión de caja a corto plazo. Crear las estructuras de clasificación utilizadas en la posición de tesorería y asignarles las nuevas cuentas de mayor.

Contenido del capítulo Lección: Resumen de Gestión de caja .........................................3 Ejercicio 1: Resumen de Gestión de caja ..................................9

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Capítulo 1: Gestión de caja/Posición de tesorería

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Lección: Vista de aplicación: Posición de tesorería......................... 13 Demostración: Business Application View: Cash Position............. 15 Demostración: Bank Account Organization.............................. 20 Demostración: Planning Levels ........................................... 21 Demostración: Currency Display .......................................... 24 Ejercicio 2: Vista de aplicación: Posición de tesorería ................. 27 Lección: Customizing: Posición de tesorería ................................ 33 Demostración: Account Groups ........................................... 34 Demostración: Field Status and Value Date ............................. 35 Demostración: Configuring Bank Accounts (G/L Accounts) ........... 37 Demostración: House Banks - Correspondence Banks................ 38 Demostración: Creating a Bank Account in the SAP System ......... 39 Demostración: Planning Levels ........................................... 41 Demostración: Cash Management Account Name ..................... 42 Demostración: Grouping Structure........................................ 44 Demostración: Grouping Structure Maintenance ....................... 46 Ejercicio 3: Customizing: Posición de tesorería ........................ 47

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Lección: 2

Lección: Resumen de Gestión de caja

Resumen de Gestión de caja Duración de la lección: 60 Minutos

Resumen de la lección Esta lección trata sobre los requisitos de Gestión de caja y las dos herramientas de Gestión de caja: la posición de tesorería y la previsión de liquidez.

Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • •

Explicar la finalidad y el funcionamiento de la posición de tesorería y la previsión de liquidez en Gestión de caja de SAP. Distinguir entre niveles, grupos y cuentas.

Explain that this lesson only provides an overview and that more detailed information is provided in subsequent chapters.

Ejemplo empresarial Se ha pedido al equipo de proyecto que defina los requisitos de un nuevo sistema de gestión de caja. El equipo desea averiguar cuáles son las herramientas disponibles para garantizar la liquidez a corto y medio plazo. Ud. forma parte de un equipo de proyecto cuya tarea consiste en facilitar información sobre los movimientos de liquidez a los responsables con poder de decisión de su empresa. Problems and Objectives Explain the problems treasurers have to deal with. • • • • •

Too many bank accounts. The bank sends daily bank statements, which results in errors in value date accounting. Manual entry doubles the workload. How reliable is it? Insufficient information for making planning decisions. Payments are often made when money is available.

Most companies do not have a cash management system that meets their needs. The key tasks of Cash Management include analyzing financial transactions within agreed posting periods and identifying future cash flow trends as accurately as possible so that they can be mapped in financial budgeting.

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SAP Cash Management is designed for these very tasks! Problemas y Objetivos La mayoría de empresas tienen demasiadas cuentas bancarias en demasiados bancos distintos. Esto dificulta el mantenimiento de una visión general de los saldos de cuentas correspondientes. Dado que los bancos envían extractos a diario, la contabilidad por fecha valor a menudo no es precisa. Las empresas no obtienen unos beneficios completos de sus instrumentos de inversión porque no disponen de la información de fecha valor. Los pagos se efectúan a menudo sólo desde una cuenta sin tener en cuenta si ésta contiene fondos suficientes. Las tareas de un sistema de gestión de caja son: • •

Analizar las operaciones financieras con períodos contables acordados. Identificar y reproducir movimientos futuros en la planificación de tesorería de la forma más precisa posible.

Tools in SAP Cash Management The cash position is largely based on bank accounting and the clearing accounts, taking into account the payment advices. With regard to risk management, the short-term view provided by the cash position is a crucial factor in decision making. The liquidity forecast also uses data from the accounts payable and receivable areas, as well as MM and SD.

Gráfico 1: Herramientas de Gestión de caja de SAP

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La Gestión de caja de SAP ofrece las siguientes herramientas, diseñadas para compensar flujos de caja: • •

La posición de tesorería, que ilustra los movimientos de las cuentas bancarias a corto plazo La previsión de liquidez, que también ilustra los movimientos a medio plazo de la contabilidad auxiliar

La posición de tesorería ilustra las tendencias de las cuentas bancarias en los próximos días. La previsión de liquidez, por otra parte, ilustra los cambios de liquidez en las cuentas auxiliares. También se soportan funciones que le permiten obtener información relevante sobre los flujos de pagos previstos. Esta información aparece en forma de registro individual en la posición de tesorería, o como partidas plan en la previsión de liquidez. La planificación de tesorería, que es la vista del flujo de caja a largo plazo (comparación plan/real) a nivel de cuenta de mayor, es un componente del planificador de liquidez y no de Gestión de caja de SAP. Overview of Functions Explain the individual areas.

Gráfico 2: Resumen de actividades

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La gestión de caja de SAP tiene los mismos objetivos que los sistemas de gestión de caja convencionales, principalmente: • •

Garantizar la liquidez de la sociedad de manera que puedan cumplirse las obligaciones de pagos Supervisar los flujos de pagos

La Gestión de caja de SAP utiliza la posición de tesorería para reflejar movimientos en cuentas bancarias, mientras que los movimientos de la contabilidad auxiliar se representan mediante la previsión de liquidez. La previsión de liquidez se basa en los pagos detallados de/a deudores y acreedores, por partidas abiertas. Dado que la planificación para pagos recibidos y efectuados cubre un marco temporal más amplio, la probabilidad de que los pagos tengan lugar en el día indicado es menor que en la posición de tesorería. Concepts in SAP Cash Management Provide a detailed explanation of what planning involves and the terms used: The level shows the source or cause of account transactions (outgoing check, for example). The level groups together all the accounts with the same properties, thereby providing information on the reasons for account transactions. The levels explain opening and closing account balances and can be grouped according to how securely payments are received (for example: payment advice confirmed/unconfirmed). In the cash position, a group contains a number of G/L accounts. In the liquidity forecast, however, master record entries are used to assign vendors and customers to a group that reflects certain features, procedures, or risks.

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Gráfico 3: Conceptos de Gestión de caja de SAP

El formato de la posición de tesorería y la previsión de liquidez está condicionado por dos características: Los dos informes contienen niveles. Éstos proporcionan información de alta calidad sobre las razones comerciales de un movimiento en una cuenta, es decir, explican cómo se obtuvieron el saldo inicial y el final. Por ejemplo, los niveles ofrecen información sobre si un saldo de una cuenta bancaria es el resultado de una contabilización bancaria o de un registro individual introducido manualmente. También pueden clasificarse en función del nivel de seguridad del recibo (por ejemplo, por registro individual confirmado o no confirmado). En la posición de tesorería, las cuentas (bancarias y de compensación bancaria) proporcionan información sobre el saldo actual. La previsión de liquidez contiene grupos en lugar de cuentas. Los acreedores y los deudores se asignan a un grupo de planificación por medio de una entrada en los datos maestros. Cada grupo refleja ciertas características, procedimientos o riesgos. Procedure for Day-to-Day Planning Use practical examples to explain the individual areas. The fund manager has to ensure that the company remains solvent, clear deficits, and invest surpluses profitably.

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Gráfico 4: Procedimiento para la planificación día a día

Las tareas principales del gestor de fondos son: • • •

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Actualizar la liquidez de la sociedad Compensar coberturas insuficientes Invertir los excedentes de forma beneficiosa


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Ejercicio 1: Resumen de Gestión de caja Duración del ejercicio: Minutos

Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Hable sobre las dos herramientas de Gestión de caja: posición de tesorería y previsión de liquidez.

Ejemplo empresarial El departamento técnico explicará cómo utilizar la posición de tesorería y la previsión de liquidez. Deben explicarse los conceptos.

Datos del sistema Sistema: Specify the system to be used for this exercise (for example T10). Mandante: Specify the SAP Client to be used for this exercise. ID de usuario: Specify the user id to be used for this exercise. The standard format for the user id is the course id, followed by the group number (for example AC010-##). Clave de acceso: Specify the password to be used for this exercise. The standard format for the initial password is INIT. CATT: [If a CATT is required, enter the CATT name. Delete this tag if not used.] Parametrizaciones del sistema: Not applicable

Tarea: ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es válida para la previsión de liquidez o la posición de tesorería? 1.

La previsión de liquidez funciona con fechas valor bancarias. Diga si estas afirmaciones son correctas o falsas.

□ □ 2.

Correcto Falso

El marco temporal de la posición de tesorería suele ser de 1 a 2 días. Diga si estas afirmaciones son correctas o falsas.

□ □

Correcto Falso Continúa en la página siguiente

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3.

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El objetivo principal de la posición de tesorería es garantizar la liquidez de la empresa. Diga si estas afirmaciones son correctas o falsas.

□ □

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Correcto Falso


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Solución 1: Resumen de Gestión de caja Tarea: ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es válida para la previsión de liquidez o la posición de tesorería? 1.

La previsión de liquidez funciona con fechas valor bancarias. Respuesta: Falso La posición de tesorería utiliza fechas valor bancarias. La previsión de liquidez, por otra parte, funciona con grupos de deudores y acreedores.

2.

El marco temporal de la posición de tesorería suele ser de 1 a 2 días. Respuesta: Correcto

3.

El objetivo principal de la posición de tesorería es garantizar la liquidez de la empresa. Respuesta: Falso El objetivo principal de la posición de tesorería es facilitar una vista general actual y corregir por fecha valor el desarrollo a corto plazo de sus cuentas bancarias. El objetivo principal de la posición de tesorería, por otra parte, es garantizar la liquidez de empresa.

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Explicar la finalidad y el funcionamiento de la posición de tesorería y la previsión de liquidez en Gestión de caja de SAP. • Distinguir entre niveles, grupos y cuentas.

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Lección: 10

Lección: Vista de aplicación: Posición de tesorería

Vista de aplicación: Posición de tesorería Duración de la lección: 60 Minutos

Resumen de la lección Esta lección trata sobre la aplicación de la posición de tesorería.

Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • • •

Reconocer las características concretas de la posición de tesorería. Apartar cuentas bancarias. Acceder a las estructuras de visualización flexibles para la posición de tesorería.

The following sections contain more detailed information on the cash position.

Ejemplo empresarial En primer lugar, debe crearse un instrumento para obtener información útil acerca de sus cuentas bancarias. Para ello, utilice la posición de tesorería, teniendo en cuenta, en primer lugar, sus propiedades y aspectos de integración concretos. Para poder utilizar la posición de tesorería de manera efectiva, primero debe preparar sus cuentas bancarias de FI según una estructura determinada y configurarlas debidamente. Este capítulo analiza las opciones flexibles de configuración disponibles en la posición de tesorería.

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Features of the Cash Position The instructor will use the elements outlined in the previous section to describe the display and control options available in the cash position as a result of the value date-dependent entry of all payments within a short time horizon. Highlight the main points: • • • • • •

Tool providing information on the current financial situation of the bank accounts. Bank balances, that is, account transactions displayed according to the value date. Liquidity status covering the next few days. Planned incoming and outgoing payments (payment advices, planned items) can be displayed and used for cash management decisions. The display structure can be defined flexibly using "groupings". Parallel management of foreign currencies.

The cash position is the result of the value date-based entry of all the payments within a short time horizon and is based on data from three sources: • • •

FI postings to Cash Management-relevant G/L accounts Manual individual entry Cash flows from Treasury transactions

Gráfico 5: Características de la posición de tesorería

La posición de tesorería es el resultado del registro por fecha valor de todos los pagos en un horizonte temporal determinado.

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Existen tres fuentes de datos para la posición de tesorería: • • •

Contabilizaciones de FI a cuentas de mayor correspondientes a la gestión de caja. Registros individuales registrados manualmente. Flujos de caja procedentes de operaciones empresariales gestionadas con el componente FSCM.

Utilice la clasificación para preparar la visualización. Integrating the Cash Position Explain the procedure for posting the bank statements. Explain how electronic or manual bank statements can be used to display postings in cash management. When doing so, explain the interaction between FI and CM.

Demostración: Business Application View: Cash Position Objetivo Enter two G/L account postings in Company Code AC00: - Cash receipt from customer: Debit 113100 Credit 113109; - An outgoing check by cashing vendor check Debit 113101 Credit 113100. SAP Easy Access → Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Posting → Enter G/L Account Document This simulates the bank postings made with the bank statement. Show the status bar with the individual functions (incomings, payment advices, check) and the path for calling up the cash position tool. The cash position will now be demonstrated in the system. Here, you will take a look at the various selection options for running reports, the various access options via levels or accounts, and the procedure for calling up individual documents.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable

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1.

Call up the cash position program: SAP Easy Access → Accounting → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management→ Cash Management → Information System → Reports for Cash Management → Liquidity Analyses → Cash Position.

2.

Enter company code AC00, grouping ACBANK-IST or ACBANKEN, and display in EUR or use the variant AC805-TFS-Bank. Explain the selection options.

3.

Execute the program.

4.

Now explain what the grouping is, making it clear that it is responsible for the structure.

5.

Select an amount and click Accounts. You can now see the balances summarized in the individual accounts according to the value date.

6.

You can double-click these to call up the "Levels" display. This provides information on what caused the account transactions, that is, whether they result from real bank postings or are just payment advices.

7.

To call up the line item display in FI, double-click this again (or select and click Line Items).

8.

Enter another G/L account posting for cash receipt from customer transfer 113300 to 113309 and display the cash position again (grouping: ACBANKEN). You can now see a further summarization term (new bank).

Gráfico 6: Integración de la posición de tesorería

Una vez contabilizados los extractos de cuenta en Gestión financiera, se pueden visualizar los movimientos de cuenta en la posición de tesorería.

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Los saldos de las cuentas bancarias, que pueden visualizarse mediante la posición de tesorería, forman la base para la planificación de decisiones. Las operaciones de tesorería también pueden visualizarse en la posición de tesorería en determinadas circunstancias. Prerequisite: Bank Account Organization Now outline the prerequisites for bank accounts and explain that it is best to split these accounts: • • • •

Only bank statement postings are posted to the bank account. Set up clearing accounts for the payment types (processing). Set up clearing accounts for risks. Set up clearing accounts for investments.

Only transactions which are active according to the bank statement are posted in the bank current accounts.

Gráfico 7: Organización de cuentas bancarias

La contabilidad bancaria proporciona una cuenta bancaria (real) para cada moneda y, para cada cuenta, cuentas de compensación (cuenta transitoria bancaria) por tipo de tratamiento a nivel inferior. Las cuentas de compensación pueden adaptarse a las necesidades de su negocio.

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Objetivos • • • • • • • •

Las cuentas pueden reconciliarse en cualquier momento La moneda extranjera y la local se gestionan de forma paralela Pueden gestionarse por fecha valor Puede calcularse el interés Es posible analizar las partidas individuales Puede supervisarse un pasivo eventual Las partidas se contabilizan automáticamente mediante operaciones de pago automáticas Desglose automático mediante operaciones bancarias electrónicas

Solamente las operaciones que, de acuerdo con el extracto de cuenta están activas, se contabilizan en las cuentas bancarias (actuales). Prerequisite: Bank Accounting This slide shows the processing sequence: • • •

Post the documents (from payment transactions). Post the bank statements to the bank account and bank clearing account. Call up Cash Management.

Demonstrate report RFSKPL00 too, which you can use to display selected accounts from the chart of accounts.

Gráfico 8: Condiciones previas para la Contabilidad bancaria

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El usuario desea implementar la Gestión de caja de SAP y debe configurar el plan de cuentas. Siempre que sea posible será necesario crear una cuenta de mayor por moneda para cada una de las cuentas activas de las que se disponga en el banco. Además, necesitará crear cuentas bancarias de compensación para cada cuenta bancaria, también según monedas siempre que sea posible. SAP recomienda utilizar la siguiente clasificación: • • • • • • • • •

113100 Banco 1 (cuenta corriente - interna- moneda EUR) 113101 Banco 1 (cheques emitidos) 113102 Banco 1 (transferencia bancaria emitida, interna) 113103 Banco 1 (transferencia bancaria emitida, externa) 113104 Banco 1 (depósito automático) 113105 Banco 1 (otras contabilizaciones internas) : 113108 Banco 1 (cheques recibidos) 113109 Banco 1 (entradas de caja de deudor)

Secuencia de tratamiento 1. 2. 3.

Los pagos se contabilizan contra cuentas de compensación mediante el programa de pagos. Los extractos de cuenta compensan los asientos contra la cuenta bancaria. La Gestión de caja visualiza o supervisa contabilizaciones con la ayuda de varias clasificaciones.

Prerequisite: Bank Accounts The master data for the bank accounts must be defined and configured correctly. • • • •

• •

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To maintain a clear overview from the cash position, you are advised to manage bank accounts according to their value date. Line items are to be displayed. A single planning level is assigned to all bank balance sheet accounts (F0, for example). The bank clearing accounts, however, should be managed according to the local currency so that the open items can be identified more easily during clearing. For this reason, the Open Item Management checkbox is also set. The planning level is also selected according to the type of clearing account.


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Demostración: Bank Account Organization Objetivo Demonstrate how bank accounts are organized in the system.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Use accounts 113100 and 113109 to show how the master data is organized in the general ledger. (SAP Easy Access → Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → Centrally → Change Master Data) 2.

Explain field status group G005.

3.

Show where you can set the field status group in Customizing. (SAP Reference IMG → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Master Data → G/L Accounts → Create Field Status Group

Gráfico 9: Cuentas bancarias

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Las cuentas bancarias deben estar configuradas de manera que las contabilizaciones bancarias se incluyan en la planificación. Si desea derivar el saldo hacia la posición de tesorería, siempre gestionada según la fecha valor, también deberá gestionar las cuentas bancarias (corrientes) según la fecha valor. Los datos se almacenan en la moneda de la cuenta de mayor. Todas las cuentas (corrientes) bancarias deberían estar asignadas a un único nivel de tesorería en el que se representen los extractos de cuentas y, con ellos, el saldo bancario actual. Por otra parte, las cuentas bancarias de compensación deberían gestionarse sobre una base de partidas abiertas. Por ejemplo, pueden clasificarse según el importe de moneda local. Según la clase de cuenta bancaria de compensación, un nivel de tesorería se asigna, por ejemplo, para: • •

113102 - Banco 1 (transferencia bancaria emitida, interna), nivel B2 113109 - Banco 1 (entradas de caja de deudor), nivel B9

Planning Levels The planning level, which is created in Customizing, must be defined in the account master (see above) so that postings to the relevant account can then be identified in the cash position.

Demostración: Planning Levels Objetivo Show where you can set the planning level.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Show where you can set the planning level. (SAP Reference IMG → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Master Records → G/L Accounts → Define Planning Levels)

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Gráfico 10: Niveles de tesorería

Los niveles de tesorería explican los saldos iniciales y finales de una cuenta y proporcionan información acerca de sus causas. Pueden definirse en una tabla Customizing. En el registro maestro de las cuentas bancarias y de compensación debe fijarse el campo Nivel de tesorería como campo obligatorio. Los saldos se visualizan en el nivel adecuado en la posición de tesorería.

Gráfico 11: Posición de tesorería: Visualización

La clasificación se utiliza para definir la visualización de los datos. Determina los niveles y las cuentas que se visualizarán para la posición de tesorería.

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En la pantalla inicial se determinan las opciones de selección para la evaluación de cuentas siguiente: • • • • • • • •

•

Sociedad: cuyos datos bancarios desea visualizar. Posición de tesorería: X visualiza los datos bancarios (cuentas bancarias y cuentas bancarias de compensación). Clasificación: Vista especial para seleccionar las cuentas. Visualizar por: Fecha de inicio (agregada) de la previsión de cuentas. Moneda de tesorería: USD o EUR (según corresponda) Visualizar en: código de moneda que define cómo se convierten los importes (riesgo por cambio de divisas). Incremento: marco temporal de incremento (1-99) en días (D), semanas (S) o meses (M). Clase visualiz.: Además de la visualización agregada, puede llamar entradas y salidas mediante una visualización delta. También puede especificarse los saldos inicial y final en la visualización delta. Escala: Aquí puede especificarse el número de decimales de la visualización.

Lo primero que ve el usuario es una selección parcial que muestra las entradas más importantes. Seleccione Todas las selecciones para visualizar también las otras selecciones. Utilice Variantes.

Gráfico 12: Cuentas y niveles de la posición de tesorería

El concepto de clasificación determina la integración de los datos por parte del sistema.

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La pantalla siguiente tras la pantalla inicial es una pantalla básica cuyo formato está determinado por los conceptos de clasificación y de integración registrados en el Customizing. A partir de este punto, puede ramificarse hacia los niveles, y desde allí hacia las cuentas correspondientes, o viceversa. Aparecerá información diversa según las parametrizaciones. El saldo bancario total se desglosa por: •

•

Grupos (=cuentas) en los que se han realizado contabilizaciones. Se enumeran siempre con su código mnemotécnico de cuenta (Customizing). Si se selecciona el parámetro Cuenta en lugar de denominación de cuenta, se visualizan las cuentas (números de cuenta) en lugar de los códigos mnemotécnicos de las cuentas. Niveles (=motivos) de una operación bancaria o contable.

Puede ramificarse hacia las partidas individuales de FI (descendente). Consejo: Al migrar a 4.5B desde un release anterior, se debe reconstruir completamente la Gestión de caja dado que la lógica de actualización es diferente. En el caso de la cuenta de mayor no siempre se adopta la moneda de la cuenta de mayor; se utiliza la moneda de documento (para las cuentas de mayor gestionadas sobre partidas abiertas) o la moneda de la cuenta de mayor (para otras cuentas de mayor). Para borrar y reconstruir los datos de Gestión de caja, utilice Preparar datos en la nueva transacción FDFD. Véase el último capítulo de la documentación de este curso para los detalles.

Currency Display Explain the different options for setting the currency display.

Demostración: Currency Display Objetivo To call up the currency display in the system.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable

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1.

Post a USD cash receipt for 113150 (CITI-current-USD) to 113159 (CITI cash receipt USD). Demonstrate the effects of the posting and the structure of a currency exposure in CM by choosing the currency USD and the display in USD in the initial screen. Your USD posting is now displayed. You can also demonstrate the different currency displays within the cash position by selecting EUR for the display and pressing the relevant currency button in the grouping display.

Gráfico 13: Visualización de moneda

Los importes registrados se muestran en la moneda especificada por el usuario en el campo Visualizar en. En los campos de moneda se pueden visualizar riesgos por cambio de divisas. Por una parte, puede mostrarse la posición de tesorería partida por las monedas, según si las especificacionesregistradas en la pantalla inicial. Sin embargo, también puede visualizarse el alcance de la exposición a riesgo de la moneda desde la posición de tesorería. La cotización media se utiliza normalmente para la conversión de la moneda de planificación a la moneda de visualización. Si desea utilizar una tasa distinta para la cotización, especifíquelo debidamente en el campo Tipo de cambio .

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Ejercicio 2: Vista de aplicación: Posición de tesorería Duración del ejercicio: 5 Minutos

Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Verificar cuentas de mayor y corregirlas en caso necesario. • Registrar contabilizaciones en cuentas de mayor para hacerlas visibles en la posición de tesorería.

Ejemplo empresarial Para obtener un resumen de la estructura y de las posibilidades de visualización de la posición de tesorería, deberá registrar una cantidad de contabilizaciones en cuentas de mayor. Éstas muestran las contabilizaciones en las cuentas bancarias, que normalmente se crean al leer el extracto de cuenta. No se tendrán en cuenta las contabilizaciones previas.

Datos del sistema Sistema: Specify the system to be used for this exercise (for example T10). Mandante: Specify the SAP Client to be used for this exercise. ID de usuario: Specify the user id to be used for this exercise. The standard format for the user id is the course id, followed by the group number (for example AC010-##). Clave de acceso: Specify the password to be used for this exercise. The standard format for the initial password is INIT. CATT: [If a CATT is required, enter the CATT name. Delete this tag if not used.] Parametrizaciones del sistema: 1.

[Enter all instructions necessary for the maintenance of this exercise.]

Tarea: 1.

Verifique y corrija el contenido de los campos obligatorios para Gestión de caja (por ejemplo, gestión de partidas abiertas, nivel de tesorería) en los maestros de cuentas 113100, 113101, 113108, 113109 y 113200 de su sociedad.

2.

Del extracto de cuenta actual se derivan las siguientes contabilizaciones en cuenta de mayor: Continúa en la página siguiente

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Cheque emitido, acreedor: 30.000, fecha valor: hoy Traslado desde deudor: 50.000, fecha valor: hoy Contabilice en las cuentas de compensación 113101 y 113109 (registros contables: Dr 113101/Cr 113100 y Dr 113100/Cr 113109). 3.

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Verifique las consecuencias de las entradas en la posición de tesorería (clasificación: ACBANK-IST). Esta visualización contiene sólo las cuentas bancarias, sin cuentas de compensación bancaria.


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Solución 2: Vista de aplicación: Posición de tesorería Tarea: 1.

Verifique y corrija el contenido de los campos obligatorios para Gestión de caja (por ejemplo, gestión de partidas abiertas, nivel de tesorería) en los maestros de cuentas 113100, 113101, 113108, 113109 y 113200 de su sociedad. a)

Solución para verificar y corregir los maestros de cuentas 113100, 113101, 113108, 113109, 113200 respecto a los contenidos de campo necesarios para la Gestión de caja. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Datos maestros → Cuentas de mayor → Tratamiento individual → Central. Introduzca el número de cuenta y la sociedad y, a continuación, verifique o modifique los valores. Seleccione Modificar o Visualizar. 113100.

113108, 113200

113101, 113109 AC## En la etiqueta Tipo/Denominación se visualiza la descripción de las cuentas. La cuenta se describe como cuenta de balance. En la etiqueta Datos de control se visualiza, entre otros, la moneda de la cuenta y los datos de gestión financiera obligatorios para la sociedad. Las cuentas bancarias, a diferencia de las cuentas de compensación, no se gestionan sobre la base de una partida abierta. En la etiqueta Entrada/Banco/Inter. se visualiza el nivel de tesorería y la asignación de Banco propio e ID de cuenta. Cuenta 113...

.100

.101

.108

.109

.200

Visualización partidas ind.

X

X

X

X

X

Gestión partidas abiertas

-

X

X

X

-

Datos de control

Continúa en la página siguiente

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Cuenta 113...

.100

.101

.108

.109

.200

F0

B1

B8

B9

F0

Banco propio

1000

-

-

-

1200

ID de cuenta

1000

-

-

-

1200

Entrada/Banco/Inter. Nivel de tesorería

2.

Del extracto de cuenta actual se derivan las siguientes contabilizaciones en cuenta de mayor: Cheque emitido, acreedor: 30.000, fecha valor: hoy Traslado desde deudor: 50.000, fecha valor: hoy Contabilice en las cuentas de compensación 113101 y 113109 (registros contables: Dr 113101/Cr 113100 y Dr 113100/Cr 113109). a)

Solución para la contabilización en las cuentas de compensación 113101 y 113109 (Dr 113101/Cr 113100 y Dr 113100/Cr 113109). Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Contabilización → Registrar documento de cuenta mayor - (sociedad AC##) (Si resulta necesario, seleccione Cambiar sociedad para modificar la sociedad). Introduzca los datos. Tenga en cuenta la moneda (EUR) y la especificación de fecha valor para las contabilizaciones del Debe y del Haber. Cheque emitido, acreedor:

Transferencia desde deudor:

113101

Debe

30.000 Fecha valor: Hoy

113100

Haber


113100

Cargo


113109

Abono



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3.

Verifique las consecuencias de las entradas en la posición de tesorería (clasificación: ACBANK-IST). Esta visualización contiene sólo las cuentas bancarias, sin cuentas de compensación bancaria. a)

Solución para la verificación de entradas en la posición de tesorería. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Sistema de información → Informes gestión de caja → Análisis liquidez → Posición de tesorería. Introduzca los datos. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Sociedad

AC##

Clasificación

ACBANK-IST

Visualizar por .

Visualizar en

EUR

Seleccione Todas las selecciones. Puede realizar otras selecciones en este punto. Especifique el incremento necesario (por ejemplo, "diario") y seleccione Visualización delta con saldos como clase de visualización, de manera que pueda identificar sus contabilizaciones más fácilmente. Ejecute el programa. En este punto se visualiza sus contabilizaciones en la cuenta bancaria adecuada. Haga doble clic para navegar por la posición de tesorería.

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Reconocer las características concretas de la posición de tesorería. • Apartar cuentas bancarias. • Acceder a las estructuras de visualización flexibles para la posición de tesorería.

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Lección: 24

Lección: Customizing: Posición de tesorería

Customizing: Posición de tesorería Duración de la lección: 60 Minutos

Resumen de la lección Ahora que le hemos presentado la aplicación de la posición de tesorería, esta sección trata del Customizing de la posición de tesorería.


Integrar un nuevo banco propio a su sistema de Gestión de caja. Crear y configurar las cuentas de mayor (cuentas bancarias y cuentas bancarias de compensación) necesarias para la Gestión de caja a corto plazo. Crear las estructuras de clasificación utilizadas en la posición de tesorería y asignarles las nuevas cuentas de mayor.

We will now take a look at the Customizing settings you have to make for the cash position.

Ejemplo empresarial Desea asignar un banco propio en Gestión de caja de SAP, es decir, un banco en el que tiene una cuenta y desde el que desea llamar información de extractos de cuenta. Posiblemente ya creó este banco al implementar Gestión financiera de SAP. Además debe crear las cuentas de mayor correspondientes en el sistema y configurarlas según determinados criterios. Para reproducir estas cuentas en la posición de tesorería, deberá atribuirles una denominación y asignarlas a un concepto de clasificación que sea responsable de la estructura de la posición de tesorería. Account Groups Every G/L account is assigned to an account group. The CASH group is normally used for liquid funds. In a chart of accounts, the account groups can have different field statuses. The field status determines which master data fields can be processed. The following statuses can be specified: OPTIONAL, REQUIRED, and SUPPRESS.

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A field cannot be used for account maintenance until it has been set to either OPTIONAL or REQUIRED.

Demostración: Account Groups Objetivo To call up the account groups in the system.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Using an example, demonstrate the connection with account groups (account 113100). SAP Reference IMG → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Master Data → G/L Accounts → Define Account Groups

Gráfico 14: Grupos de cuentas: Cuentas de mayor

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Cada cuenta de mayor está asignada a un grupo de cuentas. Esto determina la estructura de la pantalla de datos maestros y debe tener el formato del status de campo. Cada grupo de cuentas dentro de un plan de cuentas puede tener diferentes status de campo. Field Status and Value Date To manage bank accounting by value date, you have to enter the value date in all postings to the bank account. For this reason, you have to define a suitable field status group (G005, for example) for the bank account and configure it so that the value date is a required entry field.

Demostración: Field Status and Value Date Objetivo To display the field status and value date settings in the system.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Show where the field status variants for the company code are defined: SAP Reference IMG → Financial Accounting → Financial Accounting Global Settings → Company Code → Check and Supplement Global Parameters 2.

Show the course participants where the field status group is maintained: SAP Reference IMG → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Master Data → G/L Accounts → Create Field Status Group Required entry fields can be selected in the Payment Transactions area. Nota: Example: Default value date (posting date = value date). Recommendation: To make it easier for employees and to avoid the risk of the wrong value date being specified, you are advised to set this so that it is NOT defaulted.

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SAP Reference IMG → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Basic Settings → Define Value Date Default

Gráfico 15: Status de campo y fecha valor (documentos)

El grupo de status de campo es el responsable del formato del documento si se está contabilizando una cuenta en concreto. Por esta razón, debe definir el grupo de status de campo adecuado para la cuenta bancaria. Para gestionar contabilizaciones bancarias por fecha valor, deberá indicar la fecha valor en todas las contabilizaciones de la cuenta bancaria. A continuación puede configurar el grupo de status de campo relevante de tal modo que el campo Fecha valor sea una entrada obligatoria. Puede hacer que el sistema considere automáticamente la fecha del día como fecha valor. Esto facilita las cosas en los cursos de formación y las demostraciones del sistema, pero no en su uso comercial porque surgen errores con demasiada frecuencia. Configuring Bank Accounts (G/L Accounts) A bank account corresponds to a G/L account and must be created as such. You are advised to create an account using a template. Mention the relationship between the field status group and the structure of the company code-dependent screen.

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Demostración: Configuring Bank Accounts (G/L Accounts) Objetivo Demonstrate how the bank accounts are configured in the system.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Create the following bank accounts: • •

113700 - with template 113100 (delete the alternative account number as well as the house bank and account ID from the new master record). 113701 - with template 113101

Enter different names for each account that ideally refer to their company code. SAP Easy Access → Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → Centrally

Gráfico 16: Configuración de la cuenta de balance bancario

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El control de las cuentas bancarias determina la asignación de los movimientos de cuentas en la posición de tesorería: • • • •

Gestión de partidas abiertas en compensación/cuentas transitorias Visualización de partidas individuales en cuentas de balance bancario y cuentas de compensación bancaria Clave de clasificación 005 (importe en moneda local) o 027 (fecha valor) El nivel de tesorería se copia al documento desde el registro maestro, es una característica de asignación y califica el movimiento de cuentas

En la Gestión de caja, la correspondencia con los bancos se dispara mediante los bancos propios y las identificaciones de cuentas (clearing de cuentas). House Banks - Correspondence Banks The house banks are the correspondence banks with whom you are in constant contact. The house banks are defined under the general ledger in the bank accounts area and have usually already been set for the payment transactions.

Demostración: House Banks - Correspondence Banks Objetivo Call up the house banks (correspondence banks) in the system.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Demonstrate the procedure for opening a house bank. SAP Reference IMG: Financial Accounting → Bank Accounting → Bank Accounts → Define House Banks Choose an 8-digit bank key (bank number) and a separate bank ID and name that relates to your company code.

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Gráfico 17: Bancos propios: Bancos corresponsales

Los bancos propios para cada sociedad se almacenan bajo una clave libremente definible (máximo cinco caracteres). Todas las especificaciones de los bancos propios (dirección, datos de control, etc.) se actualizan en el directorio bancario. Bank Accounts All the bank accounts used for processing payments must be defined for the house banks. Mention that accounts in foreign currencies must also be created in the general ledger with the corresponding currency.

Demostración: Creating a Bank Account in the SAP System Objetivo Show how to create a Bank Account in the SAP System

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario:

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Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Demonstrate how to create an external bank account along with a house bank in the system. Choose a 10-digit bank account number and a separate account ID and name that also relates to your company code. Change the master record for your new general ledger account (113700) by entering your new bank details in the "House Bank" and "Account ID" fields. Point out that this entry is required to ensure access to the address data of the house bank for correspondence after cash concentration. No entry is required for 113701 because no external reference exists for this clearing account. SAP Reference IMG → Financial Accounting → Bank Accounting → Bank Accounts → Define House Banks

Gráfico 18: Cuentas bancarias

Para los bancos propios que se han definido se definen las cuentas bancarias asociadas en la sociedad, bajo una ID de cuenta. El número de cuenta externa y su moneda se introducen con el banco, junto con el número de cuenta de mayor relevante, lo que garantiza que las contabilizaciones llegan a las cuentas correctas. Para cada cuenta bancaria se crea un registro maestro de cuenta de mayor. En el registro maestro de cuenta de mayor, es posible introducir la clave del banco propio y la identificación de cuenta, de manera que se tenga acceso desde el libro mayor al almacenamiento de direcciones para el banco propio. Esto es

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necesario para la correspondencia bancaria, por ejemplo, durante el cleaning de cuentas: El sistema determina, mediante los ID de banco y de cuenta, los datos de dirección del directorio bancario. Si se actualizan cuentas en divisas, la clave de moneda en el registro maestro de cuenta de mayor debe ser idéntica a la moneda de la cuenta de divisas. Planning Levels The planning levels, which provide information on the type or cause of an account transaction, can be defined as required. They dictate the structure of the cash position and liquidity forecast. Only defined planning levels can be entered in the G/L accounts. The source symbol controls whether a level appears in the cash position or liquidity forecast.

Demostración: Planning Levels Objetivo Display planning levels in the system.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Show where the source symbols are defined: SAP Reference IMG → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Basic Settings → Define Source Symbols If Cash Position is selected, the symbols are included in the cash position. 2.

Show where the levels are defined: SAP Reference IMG → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Master Records → G/L Accounts → Define Planning Levels

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Gráfico 19: Niveles de tesorería

Defina un nivel de tesorería en el registro maestro de la cuenta de mayor, de modo que las contabilizaciones a esta cuenta puedan visualizarse en la posición de tesorería. Los niveles de tesorería informan sobre la clase y la causa de un movimiento de cuenta. Se pueden definir libremente. El indicador de origen verifica que los datos del nivel especificado están autorizados en la posición de tesorería. El símbolo fuente BNK sirve para definir que los niveles de tesorería que se le han asignado se visualizan en la posición de tesorería y no en la previsión de liquidez. Se puede definir nuevos niveles de tesorería marcando y copiando las entradas estándar o indicando un nivel completamente nuevo. Cash Management Account Name The cash management account name can be used to create account names. This tool should be used particularly if more than one company code is managed. It is also required for cash concentration and for creating payment advices.

Demostración: Cash Management Account Name Objetivo Display the settings for the cash management account name in the system.

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Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Demonstrate how the cash management account name is maintained for the new accounts (113700 and 113701): SAP Reference IMG → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Structuring → Define Cash Management Account Name

Gráfico 20: Código nemotécnico de la cuenta

En la Gestión de caja, el nombre de la cuenta de gestión de caja es una denominación nemotécnica que sustituye al número de cuenta. El nombre de cuenta es único en cada sociedad. Dentro de la Gestión de caja, se permite diferenciar entre los mismos números de cuentas en sociedades diferentes. La denominación mnemotécnica de la cuenta se utiliza en todas las operaciones e informes (por ejemplo, la posición de tesorería) en lugar del número de cuenta. La posición de tesorería incluye un nuevo parámetro: Cuenta en lugar de denominación de cuenta. Al seleccionarlo, el sistema visualiza las cuentas (números de cuenta) en lugar de los códigos mnemotécnicos de cuenta. Es aconsejable utilizar códigos mnemotécnicos de cuenta si se realiza la planificación en varias sociedades. Deben introducirse cuando se trabaja con registros individuales manuales o con clearing de cuentas.

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Grouping: Setup The grouping function is used to group together different accounts. In this course, you will be using the following groups in the cash position: • •

ACBANKEN – All bank accounts (including clearing accounts) ACBANK-IST – Only effective actual values in the bank accounts

The following groups are also used for the liquidity forecast: • •

ACPERSONEN – Subledger accounts ACGESAMT – All transactions

The cash position is created on the basis of the grouping!

Demostración: Grouping Structure Objetivo Demonstrate how groupings are maintained in the system.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Show the path for customizing the grouping, enter the new bank accounts in the ACBANKEN grouping (113700 and 113701) or ACBANK-IST (113700 only): SAP Reference IMG → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Structuring → Groupings → Maintain Structure Alongside the structure, the headers can be maintained separately. The Summarization Account field can be used when several identical accounts exist for one bank (account A, account B, and so on) if they are to be displayed together. Now enter a posting for incoming check 113701 to 113700 and check the cash position.

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Gráfico 21: Estructura de clasificación

Las clasificaciones se utilizan para combinar cuentas y asignarles conceptos de integración. Los saldos se pueden visualizar por cada cuenta o de modo acumulado. La visualización puede restringirse a una sociedad concreta y plan de cuentas. Los criterios de agrupación se pueden definir libremente. Esto significa que puede adaptarse la visualización de la posición de tesorería a sus necesidades concretas. Los niveles seleccionados aparecen en la visualización. El tipo indica si se visualiza los niveles (N) o los grupos (G). En cada clasificación, debe configurarse al menos una partida de la clase N y una de la clase G. La selección determina los niveles (2 dígitos) o grupos (10 dígitos) que se agrupan. Es posible configurar máscaras o máscaras parciales para valores individuales. Los grupos deben tener 10 caracteres, añadiendo ceros a la izquierda si fuera necesario. El concepto de integración determina si se visualizará el valor individual o el valor acumulado. Cuando se crean nuevos registros de clasificación deben definirse títulos nuevos. Grouping: Functions The levels are predefined (2 digits) and correspond to the planning levels. The designation "++" signifies a masking and denotes all levels (for the group). The group is a grouping of accounts. The groups ACBANKEN and ACBANK-IST are mainly used in cash management. Bank accounts can, where required, be masked (+ = placeholder). In this way, the account numbers are structured in the same way. Partially-masked entries only work, however, if they begin from the far right.

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Demostración: Grouping Structure Maintenance Objetivo Demonstrate how the grouping structure is maintained in the system.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Call up the table for changing the grouping: SAP Reference IMG → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Structuring → Groupings → Maintain Structure

Gráfico 22: Función de clasificación

Mediante criterios de clasificación se agrupan cuentas y se visualizan de manera acumulada o como valores individuales. Los enmascaramientos parciales son posibles en cualquier momento. Al definir clasificaciones para el clearing de cuentas puede introducir una cuenta de integración y una sociedad de integración.

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Ejercicio 3: Customizing: Posición de tesorería Duración del ejercicio: Minutos

Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Crear un nuevo banco propio. • Crear las cuentas de mayor adjuntas y sus códigos nemotécnicos de cuenta. • Añadir las nuevas cuentas de mayor a sus clasificaciones.

Ejemplo empresarial A continuación desea instalar un banco propio en el sistema. Un banco propio es un banco en el que se dispone de una cuenta de terceros para la que se recibe datos bancarios externos (por ejemplo, vía extracto bancario electrónico). Normalmente, los bancos propios se crean como parte del proyecto FI. No obstante, puede que se vea obligado a integrar bancos propios nuevos tras la entrada en productivo. Ha registrado nuevos datos bancarios para su sociedad (banco propio GR##, ID cuenta CURR). Utilice este banco para tratar operaciones en curso y verifique los pagos.


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Tarea: Cree las cuentas de mayor que necesitará más tarde e integre su banco propio. 1.

Decide reservar las cuentas 11##00 y 11##01 para este banco. Cree las cuentas de mayor adecuadas, teniendo en cuenta 113100 y 113101 como guía. Verifique y modifique los campos relevantes para la Gestión de caja en la cuenta corriente (ID bancaria: GR##, ID de cuenta: CURR). Borre los números de cuenta alternativos.

2.

Añada los datos bancarios en los bancos propios de su sociedad (ID bancario: GR##, ID de cuenta: CURR) con las entradas existentes como base. Tenga en cuenta que también debe especificar la cuenta de mayor 11##00 al crear la cuenta asociada.

3.

Añada las cuentas bancarias nuevas (para su sociedad) a los códigos nemotécnicos de cuenta.

4.

Añada sus cuentas a las clasificaciones ACBANKEN y ACBANK-IST, utilizando las entradas existentes como base.

5.

El primer extracto de cuenta para su nueva cuenta muestra un cargo para un cheque emitido. Contabilice esta operación (11##01/11##00).

6.

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Llame sus nuevas cuentas en la posición de tesorería. Seleccione la clasificación ACBANK-IST y, a continuación, ACBANKEN.


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Solución 3: Customizing: Posición de tesorería Tarea: Cree las cuentas de mayor que necesitará más tarde e integre su banco propio. 1.

Decide reservar las cuentas 11##00 y 11##01 para este banco. Cree las cuentas de mayor adecuadas, teniendo en cuenta 113100 y 113101 como guía. Verifique y modifique los campos relevantes para la Gestión de caja en la cuenta corriente (ID bancaria: GR##, ID de cuenta: CURR). Borre los números de cuenta alternativos. a)

Solución para la creación de nuevas cuentas de mayor. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Datos maestros → Cuentas de mayor → Tratamiento individual → Central. Cree de forma centralizada: La cuenta de balance bancario 11##00 en su sociedad (con la cuenta de referencia 113100) La cuenta de compensación bancaria 11##01 en su sociedad (con la cuenta de referencia 113101) Ahora introduzca los datos (11##00, por ejemplo) y seleccione Con modelo. Utilice como modelo las cuentas 113100 y 113101. Modifique la denominación a Banco GR##, por ejemplo. En Datos de control, borre el Número alternativo de cuenta y verifique las entradas de gestión de cuentas. En Banco, modifique la ID de banco propio y la ID de cuenta para la cuenta actual y verifique las entradas del Nivel de tesorería. Puede introducir su identificación de banco propio (GR##) y de cuenta (CURR) en este punto, aunque aún no los haya definido. Para omitir el mensaje de advertencia, pulse Intro.


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2.

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Añada los datos bancarios en los bancos propios de su sociedad (ID bancario: GR##, ID de cuenta: CURR) con las entradas existentes como base. Tenga en cuenta que también debe especificar la cuenta de mayor 11##00 al crear la cuenta asociada. a)

Solución para añadir un nuevo banco propio (ID bancaria: GR##) y datos bancarios nuevos (ID de cuenta: CURR). Seleccione IMG referencia SAP → Gestión financiera → Contab.bancaria → Cuentas bancarias → Definir bancos propios. Introduzca AC## como sociedad. Introduzca los datos. Seleccione Entradas nuevas. Introduzca el banco propio GR##, el país del banco DE y, a continuación, una clave bancaria de 8 dígitos. Cree los datos de dirección. Si el directorio del banco en Gestión financiera ya ha sido importado y se registra un número bancario existente, el sistema registra la dirección relevante automáticamente. Seleccione Grabar. Haga doble clic en Cuentas bancarias. Seleccione Entradas nuevas para introducir la cuenta bancaria. Seleccione la identificación de cuenta CURR como cuenta bancaria asociada, introduzca un número de cuenta de 6 dígitos, la moneda EUR y la cuenta de mayor 11##00 que acaba de crear. Seleccione Grabar.

3.

Añada las cuentas bancarias nuevas (para su sociedad) a los códigos nemotécnicos de cuenta. a)

Solución para añadir las nuevas cuentas bancarias a los códigos nemotécnicos de cuenta. Seleccione IMG referencia SAP → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management→ Gestión de caja → Estructuración →Definir código nemotécnico de cuenta. Introduzca AC## como sociedad. Añada un nuevo código nemotécnico de cuenta (##CURR para 11##00 y ##check para 11##01, por ejemplo) a las nuevas cuentas de la sociedad y una descripción. Seleccione Grabar.


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4.

Añada sus cuentas a las clasificaciones ACBANKEN y ACBANK-IST, utilizando las entradas existentes como base. a)

Solución para añadir sus cuentas a las clasificaciones ACBANKEN y ACBANK-IST. Seleccione IMG referencia SAP → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management→ Gestión de caja → Clasificaciones → Actualizar estructura. A continuación añada las cuentas nuevas a las clasificaciones (ACBANKEN: 11##00, 11##01 y ACBANK-IST: 11##00). Utilice para ello las funciones de copia. Seleccione, por ejemplo, ##Bank, como concepto de integración. No olvide los ceros iniciales para la cuenta de mayor. Seleccione Grabar.

5.

El primer extracto de cuenta para su nueva cuenta muestra un cargo para un cheque emitido. Contabilice esta operación (11##01/11##00). a)

Solución para la contabilización de la operación (11##01/11##00). Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor →Contabilización → Registrar documento de cuenta mayor . Introduzca AC## como sociedad. Introduzca los datos (11##01/11##00). Debe para un cheque emitido

6.

11##01

Debe

20.000

Fecha valor: Hoy

11##00

Haber

20.000

Fecha valor: Hoy

Llame sus nuevas cuentas en la posición de tesorería. Seleccione la clasificación ACBANK-IST y, a continuación, ACBANKEN. a)

Solución para la visualización de los datos en la posición de tesorería. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Sistema de información → Informes gestión de caja → Análisis liquidez → Posición de tesorería. Introduzca sus selecciones (ACBANK-IST y ACBANKEN).

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Integrar un nuevo banco propio a su sistema de Gestión de caja. • Crear y configurar las cuentas de mayor (cuentas bancarias y cuentas bancarias de compensación) necesarias para la Gestión de caja a corto plazo. • Crear las estructuras de clasificación utilizadas en la posición de tesorería y asignarles las nuevas cuentas de mayor.

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Resumen del capítulo

Resumen del capítulo Ahora podrá: • Explicar la finalidad y el funcionamiento de la posición de tesorería y la previsión de liquidez en Gestión de caja de SAP. • Distinguir entre niveles, grupos y cuentas. • Reconocer las características concretas de la posición de tesorería. • Apartar cuentas bancarias. • Acceder a las estructuras de visualización flexibles para la posición de tesorería. • Integrar un nuevo banco propio a su sistema de Gestión de caja. • Crear y configurar las cuentas de mayor (cuentas bancarias y cuentas bancarias de compensación) necesarias para la Gestión de caja a corto plazo. • Crear las estructuras de clasificación utilizadas en la posición de tesorería y asignarles las nuevas cuentas de mayor.

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Capítulo 2 Registros manuales individuales

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Postings that have been made to the bank balance sheet accounts (and, in some cases, the bank clearing accounts) can be displayed in the cash position. But how do you deal with phone calls from your banker notifying you of incoming or outgoing payments with today’s value date? These transactions can be mapped using manual memo records.

Resumen del capítulo Este capítulo trata sobre los registros manuales individuales y las parametrizaciones de Customizing necesarias.

Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • • • • • •

Reproducir flujos de pagos planificados en cuentas bancarias. Cómo pueden tratarse y visualizarse avisos de pago. Importar registros individuales externos de un fichero al Sistema SAP. Definir clases de documento de tesorería y asignar los niveles adecuados Asignar clases de archivo a las clases de documento de tesorería individuales Utilizar el campo para el vencimiento automático

Contenido del capítulo Lección: Vista de aplicación: Registros manuales individuales ........... 56 Demostración: Creating Manual Memo Records........................ 57 Demostración: Changing Memo Records Using Lists .................. 59 Ejercicio 4: Registros manuales individuales ............................ 65 Lección: Customizing: Registros manuales individuales ................... 72 Demostración: Defining Planning Types ................................. 73 Ejercicio 5: Customizing: Registros manuales individuales ........... 77

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Capítulo 2: Registros manuales individuales

Lección: 40

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Vista de aplicación: Registros manuales individuales Duración de la lección: 60 Minutos

Resumen de la lección Esta lección trata sobre la aplicación de los registros manuales individuales.


Reproducir flujos de pagos planificados en cuentas bancarias. Cómo pueden tratarse y visualizarse avisos de pago. Importar registros individuales externos de un fichero al Sistema SAP.

Your banker calls to tell you that he has just received a credit memo of over 1 million EUR with today’s value date. You want to show this in the cash position.

Ejemplo empresarial Después de haber aprendido a reproducir contabilizaciones bancarias reales en la planificación, desea saber cómo pueden visualizarse en las cuentas bancarias las entradas y salidas de pagos planificadas que no resulten de contabilizaciones bancarias reales. También desea averiguar cómo se tratan los registros individuales introducidos y cómo puede llamarse una lista de algunos o de todos los registros individuales. Manual Planning Explain the purpose of memo records: Memo records are notified incoming and outgoing payments that do not trigger actual postings in the CM system. In addition to displaying liquidity information available in the system, memo records provide additional, manually-entered planning information for a range of different purposes.

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Lección: Vista de aplicación: Registros manuales individuales

Gráfico 23: Planificación manual

Los registros individuales manuales pueden utilizarse para incluir información suplementaria (es decir, suplementaria a la información de liquidez del sistema) en la planificación a corto plazo. Esta información adicional implica la emisión y el recibo de pagos que no promueven contabilizaciones reales en la Gestión de caja. Creating Memo Records Ensure that the participants fully understand the importance of the planning type characteristic. It determines: • • •

The classification characteristic and, in turn, the level of detailing for the memo records (advice confirmed/advice unconfirmed) The level at which the memo record appears in the cash position. What details (such as, expiration date) can be entered

For outgoing payments, a minus sign must be entered after the amount!

Demostración: Creating Manual Memo Records Objetivo Demonstrate the procedure for creating manual memo records in the system.

Datos del sistema Sistema:

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Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Create a payment advice that has been confirmed. • • • • •

Planning type: BV Value date: Today Cash management account name: DBGIRO Amount: 10,000 (followed by minus sign, if required) Characteristic: Rent for ...

SAP Easy Access → Accounting → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Incomings → Memo Record → Create Check your cash position.

Gráfico 24: Creación de registros individuales

Los registros individuales de gestión de caja pueden introducirse como registros individuales o mediante el registro rápido. El proceso de registro consta de tres pasos: 1. 2. 3.

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Datos de tesorería (fecha, cuenta - código nemotécnico de cuenta, fecha de vencimiento si se requiere) Datos sobre el importe (moneda, tipo de cambio, tipo de cotización, etc.) Información adicional (asignación, características, descripción, etc.)


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La clase de documento de tesorería determina, a través del Customizing, el nivel de entrada, la pantalla y el vencimiento. La fecha de vencimiento muestra durante cuánto tiempo se incluirá el aviso de pago en la planificación. Sólo deberían ser modificables en casos excepcionales, como el aviso de pago de clearing. También es posible definir las características libremente. Le ayudarán a identificar registros rápidamente. La clase de operación agiliza la comparación de avisos de pago y extractos de cuenta. La clase de tesorería es una característica de clasificación única, introducida en todos los registros individuales manuales. Controla el nivel al que se envía un registro individual. Es posible seleccionar tanto un tipo de cambio como un tipo de cotización. Si no se realiza ninguna especificación, el sistema utiliza una cotización media. Puede utilizarse el control de selección de campos para mostrar u ocultar el campo de tipo de cambio. No olvide introducir un signo - para los avisos de pago emitidos. Changing Memo Records Using Lists Memo records that have been entered can be edited (changed). The memo record can be converted once the final posting has been made, that is, it is archived and no longer taken into account during planning. By selecting the archive class, you can display archived documents again. These items can be reactivated and taken into account by reconverting them.

Demostración: Changing Memo Records Using Lists Objetivo Demonstrate how to change memo records using lists in the system.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Create further memo records. For example, change the value date, delete a memo record, convert a selection of memo records, reactivate them, and look at how this affects the cash position.

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SAP Easy Access → Accounting → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Incomings → Memo Record → Change Using List Consejo: Explain that archived memo records no longer appear in the cash position.

Gráfico 25: Modificación de registros individuales mediante listas

Los avisos de pago a tratar pueden modificarse, archivarse o reactivarse (=convertirse). Una amplia gama de opciones de selección facilita la búsqueda selectiva de avisos de pago. En la planificación ya no se incluyen los avisos de pago archivados. La clase de documento de tesorería (p. ej., AsC) determina el archivo (p. ej., A) en el que se almacenó el aviso de pago (Customizing). La clase de archivo puede definirse libremente en el Customizing de la Gestión de caja. Las diferentes clases se diferencian por su tiempo de permanencia. Normalmente, un archivo es suficiente. El tiempo de permanencia indica cuántos meses permanece un registro de datos en el sistema antes de que pueda borrarse por motivos de reorganización. Consejo: Si se modifica la clase de documento de tesorería, el sistema crea un nuevo registro individual y archiva el original.

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Loading External Memo Records The Load Memo Records from File program in TR-CM imports memo records that were created in an external system and then creates them in the SAP system. The data can be stored on the application or the presentation server. The memo records are supplied to the FDES_IMPORT structure. You can generate this as a template using the Create Structure for External Advices function. Archived memo records are also displayed with the appropriate archive class. To import payment advice data to the SAP system, you simply have to specify the file name and format. SAP Easy Access → Accounting → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Incomings → Memo Record → Import from File SAP Easy Access → Accounting → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Tools → Create Structure for External Advices

Gráfico 26: Carga de registros individuales externos

Se accede al programa Cargar registros individuales al archivo al seleccionar Gestión de caja→ Entradas → Registro individual→ Cargar del fichero. Este programa importa datos de avisos de pagos creados en un sistema externo para el sistema SAP y escribe allí registros nuevos para el mismo. Los datos pueden almacenarse en el servidor de aplicación o en el servidor de presentación.

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Los avisos de pagos provienen de la estructura FDES_IMPORT. Puede generar esta estructura como modelo utilizando la función Crear estructura para avisos externos. (En la aplicación, seleccione Gestión de caja → Herramientas → Crear estructura para avisos externos.) Se soportan los formatos de archivo siguientes: XLS (Excel), CSV, TXT, ASCII. Si utiliza el formato de fichero de Microsoft Excel, este programa debe estar instalado en el servidor de presentación. Para importar datos de avisos al Sistema SAP, debe especificar sólo el nombre de archivo y el formato. Consejo: En el caso de la cuenta bancaria, debe introducir el número de cuenta , no el código nemotécnico de cuenta.

Payment Advice Journal Memo records that have been entered can be printed out as journals. You can make various selections here. If a memo record has been changed, the name of the last person who changed it is displayed. Demonstrate this in the system too. SAP Easy Access → Accounting → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Information System → Reports for Cash Management → Payment Advice Journal → Planned Item Journal Archived memo records are also displayed with the appropriate archiving category.

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Gráfico 27: Diario de avisos de pago

En el diario de avisos, el sistema edita los avisos de pago en listas según los criterios de selección especificados. Puede imprimirse el diario. A diferencia de lo que ocurre en el pool de trabajo, los registros activos y archivados pueden visualizarse en una lista individual. El programa se ha convertido al SAP List Viewer. Puede configurar la lista de salida para que se adapte a sus necesidades específicas. Al hacerlo, puede utilizar las siguientes funciones de SAP List Viewer: • • • •

Mostrar u ocultar columnas Modificar columnas Determinar criterios de clasificación Insertar o eliminar totales intermedios

Es posible grabar la variante de visualización de lista actual. Podrá utilizarlo otra vez la próxima vez que utilice este programa.

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Ejercicio 4: Registros manuales individuales Duración del ejercicio: Minutos

Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Registrar entradas y salidas de pagos notificadas manualmente de manera que sean visibles en la posición de tesorería • Tratar, archivar y seleccionar avisos de pago.

Ejemplo empresarial No sólo desea visualizar en la posición de tesorería las contabilizaciones bancarias reales, sino también los datos planificados. Por lo tanto, si en el transcurso del día recibe una llamada de su banco comunicándole que hoy ha entrado un importe de caja elevado, podrá registrar esta operación en forma de aviso de pago aunque aún no haya tenido lugar ninguna contabilización en cuenta de mayor.



Tarea: En esta sección se ofrece una descripción más detallada sobre el uso de los registros individuales. 1.

A las 10:15, recibe una llamada de su banco (##CURR), que le informa que han recibido 250.000 EUR con hoy como fecha valor. Utilice la clase de documento de tesorería adecuada (BV) para tratar esta información. Continúa en la página siguiente

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Al poco tiempo, recibe una llamada del departamento interno de patentes para comunicarle que una comisión de patente de 500.000 EUR vence como muy tarde mañana. Planifique este importe en su cuenta DBGIRO. 2.

Verifique sus entradas en la posición de tesorería (clasificación: ACBANKEN).

3.

Desea archivar un registro individual. Llame una lista de las entradas (Tratar registro individual mediante lista). Archive un registro manual individual y analice cómo afecta a la posición de tesorería. Ahora desea llamar sólo este registro archivado (Tratar registro individual mediante lista, clase de archivo A).

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4.

Reactive el registro y verifique las incidencias en la posición de tesorería.

5.

Desea tratar/modificar un registro individual. Por ejemplo, modifique la fecha valor/ fecha de planificación para una fecha en el futuro y verifique sus entradas otra vez en la posición de tesorería.


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Solución 4: Registros manuales individuales Tarea: En esta sección se ofrece una descripción más detallada sobre el uso de los registros individuales. 1.

A las 10:15, recibe una llamada de su banco (##CURR), que le informa que han recibido 250.000 EUR con hoy como fecha valor. Utilice la clase de documento de tesorería adecuada (BV) para tratar esta información. Al poco tiempo, recibe una llamada del departamento interno de patentes para comunicarle que una comisión de patente de 500.000 EUR vence como muy tarde mañana. Planifique este importe en su cuenta DBGIRO. a)

Solución para la creación de registros manuales individuales. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Entradas → Registro individual → Crear. Introduzca BV (avisos confirmados) como clase de documento de tesorería y seleccione Intro o Entrada individual. Seleccione la fecha actual o fecha del día siguiente como fecha valor. Introduzca el código nemotécnico de cuenta y un importe. Atención: Recuerde utilizar signos negativos cuando resulte necesario. Desde la posición de tesorería también puede crear un registro individual: Seleccione Entorno → Crear registro individual o Registro individual. Introduzca los valores siguientes: Entrada de fondos

BV Fecha valor: Hoy

250.000

##CURR

Salida de fondos

BV Fecha valor: Mañana

500.000 -

DBGIRO


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2.

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Verifique sus entradas en la posición de tesorería (clasificación: ACBANKEN). a)

Solución para la verificación de entradas en la posición de tesorería (clasificación: “ACBANKEN”). Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Sistema de información → Informes gestión de caja → Análisis liquidez → Posición de tesorería. Clasificación: “ACBANKEN”

3.

Desea archivar un registro individual. Llame una lista de las entradas (Tratar registro individual mediante lista). Archive un registro manual individual y analice cómo afecta a la posición de tesorería. Ahora desea llamar sólo este registro archivado (Tratar registro individual mediante lista, clase de archivo A). a)

Solución para el archivo de un registro individual. Visualizar las entradas en forma de lista: Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Entradas → Registro individual → Modificar con lista. Introduzca la sociedad y ejecute el programa. A continuación seleccione el aviso de pago a archivar y pulse Convertir. Tenga en cuenta el mensaje que le informa acerca del archivo de un registro individual. Visualización del registro archivado: Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Entradas → Registro individual → Modificar con lista. Introduzca la sociedad y la clase de archivo A, a continuación ejecute el programa.


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4.

Reactive el registro y verifique las incidencias en la posición de tesorería. a)

Solución para la reactivación de registros manuales individuales Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Entradas → Registro individual → Modificar con lista. Introduzca la sociedad y la clase de archivo A, a continuación ejecute el programa. A continuación seleccione el aviso de pago que desea reactivar y pulse Traslado de cuenta. Tenga en cuenta el mensaje que le informa acerca de la reactivación de un registro individual. Visualización de los efectos en la posición de tesorería: Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Sistema de información → Informes gestión de caja → Análisis liquidez → Posición de tesorería.


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5.

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Desea tratar/modificar un registro individual. Por ejemplo, modifique la fecha valor/ fecha de planificación para una fecha en el futuro y verifique sus entradas otra vez en la posición de tesorería. a)

Solución para la edición/modificación de registros individuales. Modificación de datos: Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Entradas → Registro individual → Modificar con lista. Introduzca la sociedad y ejecute el programa. Seleccione y marque el aviso de pago necesario. Seleccione Visualizar registro individual (F2) y, a continuación, Modificar registro individual (F6). Introduzca y grabe los datos nuevos (F11). Visualizar el registro modificado: Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Entradas → Registro individual → Modificar con lista. A continuación, introduzca el rango de datos necesario (Fecha valor de ... a ...) y ejecute el programa de nuevo. Visualización de los efectos en la posición de tesorería: Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Sistema de información → Informes gestión de caja → Análisis liquidez → Posición de tesorería.

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Reproducir flujos de pagos planificados en cuentas bancarias. • Cómo pueden tratarse y visualizarse avisos de pago. • Importar registros individuales externos de un fichero al Sistema SAP.

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Lección: 51

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Customizing: Registros manuales individuales Duración de la lección: 60 Minutos

Resumen de la lección Ahora que se ha explicado la función de los registros manuales individuales en la aplicación, esta lección trata del Customizing.


Definir clases de documento de tesorería y asignar los niveles adecuados Asignar clases de archivo a las clases de documento de tesorería individuales Utilizar el campo para el vencimiento automático

Now we will take a look at the Customizing settings available for manual memo records.

Ejemplo empresarial Antes de poder trabajar con avisos de pago manuales, deben realizarse determinadas parametrizaciones en el Customizing. Al crear clases de documentos de tesorería que identifican los avisos de pago individuales, se realizan varias asignaciones simultáneas. Planning Types Planning types are similar to document types. They are assigned a freely-definable, two-digit description and act as classification characteristic for the memo records. Explain that a planning type is assigned to a level. If you choose a 1:1 relationship between the planning type and planning level, the level can be used to identify the payment advice type. Payment advice types that are rarely used can be subsumed to a different level. The archiving category can be used to define how long expired documents are to be stored in the selected archive. If the "Automatic expiration" checkbox is set, the documents are archived (stored) automatically; if an archive has not been defined, the document is deleted in the next reorganization. Archived documents are not deleted until the archive duration has expired. A number range must be defined for each planning type.

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Lección: Customizing: Registros manuales individuales

The field status bar enables you to activate fields to be maintained or define required entries. Explain the field status bar in more detail.

Demostración: Defining Planning Types Objetivo Demonstrate the procedure for defining planning types in Customizing.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not required 1. Create a new planning level (CA = Confirmed Advice). To do so, you may have to copy the BV level. Then copy planning type BV to create a new planning type (CA = Confirmed Advice). In this way, you do not have to configure the field status. For demonstration purposes, however, you could adjust/change this. SAP Reference IMG → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Structuring → Manual Planning → Defining Planning Types Create a new payment advice with your planning type and then check your cash position.

Gráfico 28: Clases de documentos de tesorería

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La clase de documento de tesorería o el aviso de pago pueden definirse libremente. Esto determina otras características de los registros individuales (nivel, clase de archivo, posiblemente también vencimiento, rango de números y selección de campo). Es la característica de clasificación más importante. Es posible utilizar diferentes clases de documentos de tesorería para indicar la probabilidad de aparición de las operaciones. El nivel le permite realizar un análisis cualitativo del valor de una partida plan. Debería existir una relación 1:1 con la clase de documento de tesorería, de manera que la clase de registro individual esté compensada. La clase de archivo determina el tiempo de permanencia de una partida planificada manualmente en el archivo antes de su reorganización/eliminación. El indicador Vencimiento automático determina si los registros manuales de una clase de documento de tesorería vencen automáticamente ("X") al alcanzar la fecha de vencimiento. También se debe definir el intervalo de números con anterioridad. El rango de números controla la asignación de números para registros individuales. La barra de selección de campos se utiliza para controlar los campos que están listos para la entrada. Archive: Retention Period Archive: Automatic Expiration - Examples Explain that a retention period (in months) can be created for the various archiving categories (if more than one is used). Different archiving categories are possible though not recommended because this makes it more difficult to locate documents. Once the retention period has elapsed, the archived record is deleted in the next reorganization along with the expired payment advices (if the expiration date has been reached).

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Gráfico 29: Tiempo de permanencia del archivo

La clase de archivo puede definirse libremente en el Customizing. El tiempo de permanencia se indica en meses. Los registros individuales que han permanecido en el archivo superando el tiempo de permanencia se eliminan durante la siguiente ejecución de reorganización. Normalmente, un archivo es suficiente.

Gráfico 30: Ejemplos

1) El aviso de pago puede archivarse manualmente o puede reorganizarse cuando haya transcurrido la duración del archivo (es el escenario más habitual). 2) El aviso de pago ya no se incluye en la posición de tesorería cuando la fecha CPU es posterior a la fecha de vencimiento. Puede archivarse manualmente o reorganizarse: - Después de llegar a la fecha de vencimiento - Después de vencer la duración del archivo 3) La reorganización no es posible; se efectúa después de llegar a la fecha de vencimiento.

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Ejercicio 5: Customizing: Registros manuales individuales Duración del ejercicio: Minutos

Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Configurar la nueva clase de tesorería

Ejemplo empresarial Las clases de documento de tesorería proporcionadas por SAP no cubren todas sus necesidades. Por este motivo, desea crear una nueva clase de documento de tesorería.



Tarea: 1.

Cree un nuevo nivel de tesorería (registro individual GR##) para la posición de tesorería y una nueva clase de documento de tesorería (registro individual GR##) (## = su número de PC/grupo). Los grupos 01 a 09 utilizan los nombres W1 a W9 para su nivel de tesorería y clase de documento de tesorería. Es decir, el grupo 01 utiliza el nombre W1, etc.


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Los grupos 10 a 19 utilizan los nombres X0 a X9 para su nivel de tesorería y clase de documento de tesorería. Es decir, el grupo 10 utiliza el nombre X0, etc. Los grupos 20 a 29 utilizan los nombres Y0 a Y9 para su nivel de tesorería y clase de documento de tesorería. Es decir, el grupo 20 utiliza el nombre Y0, etc. Los grupos 30 a 39 utilizan los nombres Z0 a Z9 para su nivel de tesorería y clase de documento de tesorería. Sólo debería ser posible una ejecución de archivo (sin vencimiento automático.) Utilice la clase de archivo A. Debe poder introducir texto en el campo de texto (status de campo). La asignación de números para el registro manual individual debería ser automática (asignación del número interno con intervalo de 1.000.000.000 a 2.000.000.000) 2.

Hacia las 10:15 recibe la llamada de un cliente comunicándole que ha autorizado un pago de 1.000.000 a su cuenta bancaria (11##00) y que está a la espera de recibir un abono el día siguiente. Registre este registro individual con la nueva clase de documento de tesorería.

3.

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Visualice este trabajo de planificación en la posición de tesorería (clasificación: ACBANKEN).


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Solución 5: Customizing: Registros manuales individuales Tarea: 1.

Cree un nuevo nivel de tesorería (registro individual GR##) para la posición de tesorería y una nueva clase de documento de tesorería (registro individual GR##) (## = su número de PC/grupo). Los grupos 01 a 09 utilizan los nombres W1 a W9 para su nivel de tesorería y clase de documento de tesorería. Es decir, el grupo 01 utiliza el nombre W1, etc. Los grupos 10 a 19 utilizan los nombres X0 a X9 para su nivel de tesorería y clase de documento de tesorería. Es decir, el grupo 10 utiliza el nombre X0, etc. Los grupos 20 a 29 utilizan los nombres Y0 a Y9 para su nivel de tesorería y clase de documento de tesorería. Es decir, el grupo 20 utiliza el nombre Y0, etc. Los grupos 30 a 39 utilizan los nombres Z0 a Z9 para su nivel de tesorería y clase de documento de tesorería. Sólo debería ser posible una ejecución de archivo (sin vencimiento automático.) Utilice la clase de archivo A. Debe poder introducir texto en el campo de texto (status de campo).


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La asignación de números para el registro manual individual debería ser automática (asignación del número interno con intervalo de 1.000.000.000 a 2.000.000.000) a)

Solución para la creación de un nuevo nivel de tesorería y clase de documento de tesorería Definir nivel de tesorería: Seleccione IMG referencia SAP → Financial Supply Chain Management → Gestión de caja y liquidez → Gestión de caja → Datos maestros → Cuentas de mayor → Definir niveles de tesorería. Copie o introduzca los datos nuevos. Seleccione el nivel según se especifica en las instrucciones del ejercicio y el nombre registro individual GR##. Utilice el símbolo de origen BNK (contabilidad bancaria). Definir clase de documento de tesorería: Seleccione IMG referencia SAP → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management→ Gestión de caja → Estructuración → Planificación manual → Definir clases de documentos de tesorería. Copie o introduzca los datos nuevos. Para la clase de documento de tesorería, seleccione la misma denominación del nivel de tesorería (consulte las instrucciones del ejercicio). El registro individual sólo debe archivarse (no marque un vencimiento automático). Introduzca la clase de archivo A y el rango de números 01. Puede usar el rango de número 01. La Definición de status de campo puede utilizarse para fijar el status de visualización de los campos de entrada individuales (por ejemplo, fijar el texto en "Entrada obligatoria"). Tenga en cuenta que cuando el sistema copia las clases de documento de tesorería existentes, también copia su status de campo. Si selecciona Entradas nuevas, deberá fijar el status de campo completo desde cero.

2.

Hacia las 10:15 recibe la llamada de un cliente comunicándole que ha autorizado un pago de 1.000.000 a su cuenta bancaria (11##00) y que está a la espera de recibir un abono el día siguiente.


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Registre este registro individual con la nueva clase de documento de tesorería. a)

Solución para el registro de un registro individual. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Entradas → Registro individual → Crear. Introduzca los datos (denominación de cuenta de gestión de caja: ejemplo 01GIRO; su nueva clase de documento de tesorería consulte el ejercicio (parte 1), fecha valor mañana). Desde la posición de tesorería también puede crear un registro individual.

3.

Visualice este trabajo de planificación en la posición de tesorería (clasificación: ACBANKEN). a)

Solución para la visualización de los datos en la posición de tesorería. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Sistema de información → Informes gestión de caja → Análisis liquidez → Posición de tesorería.

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Definir clases de documento de tesorería y asignar los niveles adecuados • Asignar clases de archivo a las clases de documento de tesorería individuales • Utilizar el campo para el vencimiento automático

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Resumen del capítulo Ahora podrá: • Reproducir flujos de pagos planificados en cuentas bancarias. • Cómo pueden tratarse y visualizarse avisos de pago. • Importar registros individuales externos de un fichero al Sistema SAP. • Definir clases de documento de tesorería y asignar los niveles adecuados • Asignar clases de archivo a las clases de documento de tesorería individuales • Utilizar el campo para el vencimiento automático

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Capítulo 3 Presentación de cheques al cobro

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The cash position cannot be properly interpreted until the check deposit and, in turn, the planned incoming payments appear in the cash position. For this reason, the check deposit procedure should be carried out quickly to ensure successful cash management.

Resumen del capítulo Este capítulo trata sobre el procedimiento de presentación de cheques al cobro y las actividades de Customizing necesarias.

Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • • • • • •

Explicar el procedimiento técnico para la presentación de cheques al cobro Registrar cheques e imprimir la lista de cheques presentados al cobro. Crear y ejecutar juegos de datos batch input Tratar posteriormente las contabilizaciones (juegos de datos con errores). Realizar las parametrizaciones del Customizing necesarias para el registro y contabilización de operaciones de presentación de cheques al cobro. Crear variantes de pantalla.

Contenido del capítulo Lección: Vista de aplicación: Presentación de cheques al cobro ......... 87 Demostración: Demonstration: Check Deposit.......................... 88 Demostración: Entry Screen I ............................................. 91 Demostración: Entry Screen II............................................. 93 Demostración: Demonstration: Check Deposit List .................... 95 Demostración: Entry Screen II............................................. 96 Demostración: Generating Postings / Running Sessions .............. 98 Ejercicio 6: Presentación de cheques al cobro .........................101 Lección: Customizing: Presentación de cheques al cobro................109

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Capítulo 3: Presentación de cheques al cobro

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Demostración: Creating Screen Variants................................ 112 Ejercicio 7: Customizing: Presentación de cheques al cobro ........ 115

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Lección: 64

Lección: Vista de aplicación: Presentación de cheques al cobro

Vista de aplicación: Presentación de cheques al cobro Duración de la lección: 90 Minutos

Resumen de la lección Esta lección trata sobre el procedimiento de presentación de cheques al cobro.

Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • • • •

Explicar el procedimiento técnico para la presentación de cheques al cobro Registrar cheques e imprimir la lista de cheques presentados al cobro. Crear y ejecutar juegos de datos batch input Tratar posteriormente las contabilizaciones (juegos de datos con errores).

The check deposit procedure is often very time consuming for the customer. This section describes the fast entry procedure.

Ejemplo empresarial Se presenta al cobro una serie de cheques en su empresa, que deben compensarse en la entrada en contabilidad de deudores. El usuario decide trabajar con la herramienta de presentación de cheques al cobro de manera que las partidas abiertas en deudores se compensen inmediatamente. Check Deposit: Procedure Explain that the manual check deposit procedure is a fast entry tool that reduces the time and effort involved in processing checks manually. • • •

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You do not have to enter entire posting records. You only have to enter the checks received. Not only does the system then post to the bank and customer accounts automatically, but it also carries out payment clearing.


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Highlight the significant potential for rationalization this provides and then demonstrate the general procedure: •

•

•

Checks are imported to the SAP system and are initially stored in a bank data buffer. The incoming checks can be entered manually or automatically. If they are entered manually, a special input screen is used. Automatic entry will not be discussed in detail here. Basically, the reading device enters the data in a predefined screen. The screens are then processed further. The remaining procedure is the same as that for depositing checks manually. The data in the bank data buffer can be prepared, changed, or deleted. Posting runs are then executed (directly or via batch input sessions) to generate lists (check deposit list, for example) and documents for general ledger and subledger accounting.

Demostración: Demonstration: Check Deposit Objetivo Demonstrate the check deposit procedure in the system.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Call up the master data for customer T-F00B00 and explain the individual screens. SAP Easy Access → Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Master Records → Display Now call up the master data for G/L account 800200 (revenues). SAP Easy Access → Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → Centrally Enter three customer invoices (6,000, 9,000, 11,000) with the document date -11 days and the posting date -10 days (T-F00B00 to 800200 (revenues)). Note the document numbers. Open items have now been generated in the customer account. Call up the account balances/items and explain the individual documents.

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SAP Easy Access → Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Invoice

Gráfico 31: Presentación de cheques al cobro: Procedimiento

Puede utilizarse la función de presentación de cheques al cobro en Gestión de caja de SAP para registrar los cheques recibidos por la empresa. La presentación manual de cheques al cobro es una “herramienta de entrada rápida” que reduce considerablemente el trabajo manual que implica la entrada de cheques. Sólo se registran los cheques recibidos, pero no los registros de contabilizaciones. El sistema realiza automáticamente las contabilizaciones en la cuenta bancaria de compensación y en la cuenta de deudor junto con la compensación de pagos. A continuación dispone de dos opciones: • •

Contabilización inmediata Crear y, a continuación, ejecutar un juego de datos batch input

El tratamiento posterior también es diferente en función de la opción que seleccione. Al finalizar el registro de los cheques, hay funciones adicionales disponibles para poderlos tratar posteriormente. Por ejemplo, es posible imprimir una lista de presentación de cheques al cobro y presentarla en el banco junto con los cheques. La lista de presentación de cheques al cobro está escrita, pero no contabilizada, después de grabar los cheques en la base de datos. Pueden realizarse cambios en la lista mientras ésta mantenga el status actual. Cuando se ha iniciado el proceso de contabilización ya no es posible realizar modificaciones.

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Account Assignment Standard account assignment involves the incoming checks account and, in some cases, check clearing accounts too. If general ledger accounting and accounts receivable accounting are carried out by different people, the check clearing account can be postprocessed by accounts receivable accounting, and the incoming checks account can be postprocessed by general ledger accounting. Otherwise, an incoming check account is sufficient. Explain which postings are generated. The second postings are generated on the following day by the bank statement. Explain that if the SAP check deposit function is not used, the bank statement includes general ledger accounting and subledger accounting.

Gráfico 32: Imputación

Procedimiento: 1. 2.

3. 4.

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Registrar cheques. Recuerde que debe incluir información para compensaciones. Crear un juego de datos batch input Ejecutar el modo libro auxiliar. Contabilizaciones en cuentas bancarias de compensación (cheques entrantes) y a la contabilidad auxiliar (compensación de deudor). Imprima la lista de presentación de cheques al cobro y preséntela en el banco junto con los cheques. Importe el extracto de cuenta: contabilizaciones bancarias (compensando las cuentas de compensación si es necesario).


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Check Deposit Transaction: Entry Screen I Now explain the procedure for entering incoming checks in the SAP system. This slide shows that users can generate their own entry screens using variants. The start variant can be used to choose the layout of the following entry screen. This screen only appears when the program is started for the first time and can, if required, be switched to a different variant later on by means of settings/specifications.

Demostración: Entry Screen I Objetivo Show the entry screen.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable Not applicable 1.

Call up the initial screen and explain the individual input fields. SAP Easy Access → Accounting → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Incomings → Manual Check Deposit → Enter or SAP Easy Access → Accounting → Financial Accounting → Banks → Incomings → Check Deposit → Manual Entry Explain that the Internal Bank Determination setting means that the internal abbreviation (house bank ID, account ID) has to be entered rather than the external bank number with the bank account number. Depending on what you are used to, you can make the preferred setting. Enter the data: • • •

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Internal bank determination Start variant : SAP01 Processing type: 1 (batch input)


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Gráfico 33: Presentación de cheques al cobro: Pantalla de entrada I

Esta pantalla aparece la primera vez que se introduce un extracto de cuenta. A continuación, estipule la variante de imputación. Esta es la variante de inicio y determina los campos que se visualizan cuando se introducen cheques realmente. La variante de imputación puede modificarse en cualquier momento a lo largo del tratamiento. La variante de inicio especifica la variante de imputación para las contabilizaciones individuales. Puede utilizarse el Customizing para crear pantallas de entrada (variantes) propias. Si se selecciona la determinación de bancos interna, el sistema identifica el banco mediante la denominación interna en lugar del código bancario y número de cuenta externo. Puede utilizarse cualquiera de los dos, en función de las preferencias de la empresa. Los IDs de matchcode "D" así como el contenido de los campos Matchcode de deudores en la pantalla siguiente crean el matchcode de las cuentas de deudor buscadas por el sistema (determinación de cuentas para la compensación de pago). Otra clase de tratamiento determina si las contabilizaciones del juego de datos batch input se realizan online o como job de fondo. Transferir fecha valor: La fecha valor de entrada de cheque se copia en las contabilizaciones. Especifique una identificación de formulario si desea utilizar un formulario que difiera del formulario estándar para la lista de cheques presentados al cobro. Check Deposit Transaction: Entry Screen II In this screen, you can define the general check deposit data (company code, date, currency, posting data).

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Explain the different fields. Group is a freely-definable term (short symbols, for example) for identifying the list. Transaction 0002 is defined in Customizing and controls posting. Point out that only one transaction is sufficient because all the checks are posted in the same way. Posting Date and Value Date are required entry fields. The value date corresponds with the expected credit memo.

Demostración: Entry Screen II Objetivo Demonstrate the check deposit procedure in the system.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Call up the initial screen and explain the different fields. SAP Easy Access → Accounting → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Incomings → Manual Check Deposit → Enter or SAP Easy Access → Accounting → Financial Accounting → Banks → Incomings → Check Deposit → Manual Entry Enter the following data: • • • • • • • •

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Company code: AC00 House bank ID: 1000 Account ID: 1000 Group: Freely definable Transaction: 0002 Posting date / Value date: Today Currency: EUR Subledger Session: Nebu00


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Gráfico 34: Operación de cobro de cheques: Pantalla de entrada II

Indique los datos siguientes en la pantalla inicial: Grupo: Este indicador se utiliza para diferenciar entre listas de cheques presentados para su cobro. Por ejemplo, pueden combinarse cheques entrantes dentro de las agrupaciones por banco propio. El grupo es un concepto a elegir libremente para diferenciar entre las distintas listas de cheques presentados al cobro (básicamente, un “nombre” para la lista de cheques presentados al cobro), por cuenta bancaria, nombre de la persona que efectuó el registro, hora. Operación: La operación controla la contabilización. Las reglas se introducen cuando el sistema se ha adaptado a las necesidades específicas del cliente. Fecha de contabilización: Introduzca la fecha de los documentos que se contabilizarán. Fecha valor: Introduzca la fecha prevista en el extracto de cuenta (puede transferirse a los documentos que se contabilizarán). Nota: Debido a los distintos métodos de asignación de fecha valor, es preciso crear una lista propia por moneda (o por fecha valor). Check Deposit List Explain that the screen for entering check data in accordance with the selected variant is now displayed. This data is used for posting as well as locating and clearing the open items. Explain that up to 99 documents can be entered by double-clicking a document number field.

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Demostración: Demonstration: Check Deposit List Objetivo Demonstrate how to create a check deposit list in the system.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Enter two checks to pay your three invoices. Two invoices are paid with the first check. SAP Easy Access → Accounting → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Incomings → Manual Check Deposit → Enter Enter the following data: Check 1: • • •

Amount: 15,000 EUR Check no. 123 Double-click the document number. Enter the numbers of the first two invoices posted in the Doc. no. field.

Check 2: • • •

Amount: 11,000 EUR Check no. 124 Issuer: AC805

This is all the information you need to clear the open customer invoices.

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Gráfico 35: Lista de cheques presentados al cobro

Las variantes de imputación (variantes iniciales) determinan los campos que se visualizan durante la entrada. En la imagen de entrada aparecen diferentes campos de imputación en función de las variantes de imputación que se estén utilizando. Entre otras cosas, el número de campos de imputación de una variante regula si hay 1, 2 o 3 líneas disponibles para cada registro individual. Defina las variantes del Customizing y podrá modificarlas en cualquier momento durante el tratamiento. Si se utilizan más campos de imputación de los que están disponibles en la variante actual, se mostrará en un campo adicional. Por ejemplo, es posible registrar varios números de documento y diferentes importes de factura para un registro individual. Esto resulta útil si un deudor utiliza un cheque para compensar varias facturas. Un campo de imputación para el que se ha indicado más de un valor quedará resaltado en la visualización. Check Deposit Transaction: Printing and Overview You can use this slide to explain how the data is processed further.

Demostración: Entry Screen II Objetivo Show the entry screen in the system.

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Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Once you have entered your data, save the list. You can still change or add further information to the list if required. You can use the Individual List and Totals List buttons to call up and print out the list. When you save the list again, it is posted / batch input sessions are created. SAP Easy Access → Accounting → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Incomings → Manual Check Deposit → Enter

Gráfico 36: Cobro de cheques: Impresión y resumen

La lista de cheques presentados al cobro puede imprimirse directamente desde la pantalla de entrada. También puede imprimirse una lista de totales que cubra varios cheques presentados al cobro. La opción Imprimir permite visualizar el formulario para su impresión.

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Puede utilizarse el resumen para obtener una visión general de sus cheques presentados al cobro. Contiene los datos siguientes: • • • • • •

Fecha introducida Introducidos por Nombre de grupo Sociedad y moneda Importe total Status de tratamiento

Pueden observarse los progresos de la contabilización de cheques presentados al cobro mediante el status de tratamiento.. Si se han realizado tanto las contabilizaciones como las contabilizaciones de compensación, el status será Contabilización completa. El status de contabilización incompleto aparecerá sólo si se han realizado las contabilizaciones de cuenta bancaria. Si no ha tenido lugar ninguna contabilización, el status será Creado. Generating Postings Explain the various steps involved in posting. Sessions that cannot be processed because clearing information is missing must be postprocessed.

Demostración: Generating Postings / Running Sessions Objetivo Demonstrate how to generate postings and run the session.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Run the batch input session and explain the individual steps in the system. Run session Nebu00 and follow the clearing process. If necessary, deactivate the cash discount because the customer pays the invoices in full. System → Services → Batch Input → Sessions Finally, call up the cleared customer items in FI.

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You can see the transactions in the liquidity forecast or the cash position. When the bank statement arrives, the incoming check account is cleared and posted to the bank account.

Gráfico 37: Creación de contabilizaciones

Las contabilizaciones pueden generarse automáticamente o mediante juegos de datos batch input. La opción Contabilizar crea inmediatamente los juegos de datos batch input con las contabilizaciones para las cuentas de una contabilidad auxiliar. Puede ejecutar los juegos de datos por separado o en bloque, online o en proceso de fondo (batch). El log muestra la estadística del tratamiento así como posibles operaciones erróneas. Las operaciones incorrectas, que no se han tratado debido a una información para compensaciones inadecuada, deben tratarse posteriormente. Si se utilizan juegos de datos batch input, deberá volverlas a ejecutar de forma online. Si se utilizan contabilizaciones inmediatas, deberá tratar posteriormente los avisos de pago.

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Ejercicio 6: Presentación de cheques al cobro Duración del ejercicio: Minutos

Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Registrar una lista presentación de cheques al cobro en el sistema y contabilizarla.

Ejemplo empresarial Su empresa tiene un volumen elevado de cheques recibidos. Por este motivo, ha decidido trabajar con la función de presentación de cheques al cobro manual.



Tarea: Contabilice las siguientes operaciones 1.

Contabilice una factura emitida: Fecha de facturación: -11 días Fecha de contabilización: -10 días Cliente: T-F00B00 Importe: 10.000,IVA repercutido: 10% - Formación (1O) Continúa en la página siguiente

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Condiciones de pago: a pagar de inmediato sin reducción (ZB00) Utilice la cuenta 800200 (ingresos, por ejemplo, sin transferencia a CO-PA) para la contabilización de contrapartida. Consejo: Apunte el número de documento. 2.

El deudor paga con cheque (10.000) y especifica el número de documento. Seleccione la variante de entrada SAP01 y ejecute otros tratamientos en una sesión de batch input (creación online). Registre este cheque para su cuenta corriente mediante la Determ.bcos.interna (ID bancaria 1000, ID de cuenta 1000). Grupo: Nombre propio Fecha de contabilización: Hoy Fecha valor: Mañana Nombre del juego de datos: NEBU## Seleccione la operación 0002 Presentación de cheques al cobro directa. Especifique también el número de documento.

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3.

Cree el modo para la contabilidad auxiliar.

4.

Llame la presentación preliminar de la lista de cheques presentados al cobro (dispositivo de salida LP01).

5.

Ejecute el juego de datos batch input para actualizarlo.

6.

Verifique las operaciones en la cuenta de deudores T-F00B00 o las cuentas bancarias. Apunte el número de documento en la cuenta 113108.

7.

Observe cómo esto afecta a la posición de tesorería (clasificación: ACBANKEN).


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Solución 6: Presentación de cheques al cobro Tarea: Contabilice las siguientes operaciones 1.

Contabilice una factura emitida: Fecha de facturación: -11 días Fecha de contabilización: -10 días Cliente: T-F00B00 Importe: 10.000,IVA repercutido: 10% - Formación (1O) Condiciones de pago: a pagar de inmediato sin reducción (ZB00) Utilice la cuenta 800200 (ingresos, por ejemplo, sin transferencia a CO-PA) para la contabilización de contrapartida. Consejo: Apunte el número de documento. a)

Solución para la contabilización de una factura emitida. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Contabilización → Factura → Sociedad: AC##. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Deudor

T-F00B00

Fecha de la factura

<-11 días>

Fecha contabilización

-10 días

Importe

10.000 EUR

IVA repercutido

10% - Formación (1O)

Calcular impuestos

Fije el indicador

Condiciones de pago

a pagar de inmediato sin reducción (ZB00)

Cuenta mayor

800200

Importe

10.000 EUR Continúa en la página siguiente

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2.

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El deudor paga con cheque (10.000) y especifica el número de documento. Seleccione la variante de entrada SAP01 y ejecute otros tratamientos en una sesión de batch input (creación online). Registre este cheque para su cuenta corriente mediante la Determ.bcos.interna (ID bancaria 1000, ID de cuenta 1000). Grupo: Nombre propio Fecha de contabilización: Hoy Fecha valor: Mañana Nombre del juego de datos: NEBU## Seleccione la operación 0002 Presentación de cheques al cobro directa.


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Especifique también el número de documento. a)

Solución para el registro de una lista de cheques presentados al cobro. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Entradas → Present.cheq.man.→ Registrar. Introduzca los datos. Luego seleccione el número de documento y/o el nombre de deudor AC805 para compensar la partida abierta. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Determ.bcos.interna

Fije el indicador

Variante de inicio

SAP01

Clase tratam.post.

1- como batch input

Sociedad

AC##

Banco propio

1000

ID de cuenta

1000

Grupo

Operación

0002 (presentación de cheques al cobro en cuenta)


Fecha valor

Moneda

EUR

NomJDatosContabAux

NEBU##

Importe

10.000,-

Nº cheque

123

Librador

AC805

Número de documento

La grabación de la lista crea la lista de cheques presentados al cobro. Éstos se pueden modificar o añadir a la lista libremente.


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3.

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Cree el modo para la contabilidad auxiliar. a)

Solución para la creación de los juegos de datos. Véase el acceso vía menús de la solución 1-2. . . La grabación de la lista por segunda vez crea el modo auxiliar NEBU##. O bien, seleccione el siguiente menú: Seleccione Operación de cobro de cheque → Contabilizar → Lista individual.

4.

Llame la presentación preliminar de la lista de cheques presentados al cobro (dispositivo de salida LP01). a)

Solución para la visualización de la lista de cheques presentados al cobro. Véase el acceso vía menús de la solución 1-2. . . Seleccione → Operación de cobro de cheque → Imprimir listas individuales (dispositivo de salida LP01) → Presentación preliminar.

5.

Ejecute el juego de datos batch input para actualizarlo. a)

Solución para la actualización de los juegos de datos. Seleccione Sistema → Servicios → Batch Input → Juegos de datos → NEBU## - Seleccionar juego de datos → Procesar → Procesar en primer plano. Los 10.000 EUR están contabilizados en la cuenta bancaria de compensación 113108 (cheque recibido), en el deudor T-F00B00, que se compensa al mismo tiempo.


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6.

Verifique las operaciones en la cuenta de deudores T-F00B00 o las cuentas bancarias. Apunte el número de documento en la cuenta 113108. a)

Solución para verificar las operaciones en la cuenta de deudores T-TF00B00 o la cuenta bancaria. Cuenta deudor Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Cuenta → Visualizar/modificar partidas individuales. Introduzca el número de cuenta. Seleccione Partidas compensadas Fecha de compensación: Hoy. Cuenta de mayor Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Cuenta → Visualizar/modificar partidas individuales. Introduzca el número de cuenta 113108. Seleccione Partidas abiertas - Abiertas en fecha clave: Hoy.

7.

Observe cómo esto afecta a la posición de tesorería (clasificación: ACBANKEN). a)

Solución para la verificación de las consecuencias en la posición de tesorería (clasificación: ACBANKEN). Consejo: Véanse los ejercicios previos.

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Explicar el procedimiento técnico para la presentación de cheques al cobro • Registrar cheques e imprimir la lista de cheques presentados al cobro. • Crear y ejecutar juegos de datos batch input • Tratar posteriormente las contabilizaciones (juegos de datos con errores).

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Lección: 79

Lección: Customizing: Presentación de cheques al cobro

Customizing: Presentación de cheques al cobro Duración de la lección: 60 Minutos

Resumen de la lección Esta lección trata sobre el Customizing del procedimiento de presentación de cheques al cobro.


Realizar las parametrizaciones del Customizing necesarias para el registro y contabilización de operaciones de presentación de cheques al cobro. Crear variantes de pantalla.

This section looks at the Customizing settings for the check deposit procedure.

Ejemplo empresarial Tras haber decidido utilizar la función de presentación de cheques al cobro en su empresa, es preciso efectuar las parametrizaciones del sistema necesarias. Customizing Process – Transactions / Posting Rules In the first step, you have to define the posting rules (internal transaction). Rules 0003 and 0004 can be used for depositing checks. SAP Reference IMG → Financial Accounting → Bank Accounting → Business Transactions → Check Deposit → Define Posting Keys and Posting Rules for Check Deposit In the second step, external business transactions (0002, for example) are assigned to these “internal transactions”. SAP Reference IMG → Financial Accounting → Bank Accounting → Business Transactions → Check Deposit → Create and Assign Business Transactions In the third step, the posting rules and posting keys are assigned to these business transactions.

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Gráfico 38: Proceso del Customizing – Operaciones / Reglas de contabilización

En el primer paso se definen las reglas de contabilización (operaciones internas). Las reglas de contabilización representan las operaciones de contabilización típicas de la presentación de cheques al cobro. La asignación de una regla de contabilización a una operación utilizada en la aplicación también posibilita la actualización de la operación para la presentación de cheques al cobro. La denominación de la operación puede definirse libremente. La denominación de la operación se define en el campo Operación de la imagen inicial de la presentación de cheques al cobro. Fecha valor de operación: Denominación de la regla que determina la fecha valor desde la fecha de contabilización (p. ej., fecha de contabilización + 2 días). La regla se define con las condiciones bancarias. La utilización de reglas de contabilización tiene efecto en la determinación de cuentas. El sistema utiliza la operación interna para determinar la información necesaria para la contabilización (claves de contabilización, cuentas, clase de documento, etc.). Las partidas de extractos de cuenta seleccionadas para compensación pueden contabilizarse en cuenta. Esto puede suponer una ventaja si se ha identificado el deudor de la compensación original y el pago puede contabilizarse en el libro de deudor para su posterior compensación. Además, se puede acceder a las cuentas bancarias de compensación dentro del sistema para la contabilización de cuentas.

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Posting / Account Determination Explain this slide directly on the screen. Explain the individual fields. SAP Reference IMG → Financial Accounting → Bank Accounting → Business Transactions → Check Deposit → Define Posting Keys and Posting Rules for Check Deposit See the subheaders on the left-hand side of the screen. The first screen shows the posting procedure for the different posting rules. Account symbols are entered instead of the actual accounts. The advantage of account symbols is that only one posting rule needs to be defined for each business transaction when different charts of accounts are used. To call up a list of symbols, click Symbols. Further symbols can be created if required. To call up the account assignment, click Accounts and enter chart of accounts INT. Remind the participants why the last two digits of the account number for each account usage must be identical. The accounts can be called up in the same way via the masking.

Gráfico 39: Determinación de cuentas y contabilizaciones

Este gráfico muestra un ejemplo en el que, por razones organizativas, las contabilizaciones bancarias y auxiliares deberán generarse cuando se presente un cheque para el cobro.

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Según si una operación de contabilización afecta solamente a la contabilidad del libro mayor o si afecta tanto a la cuenta de mayor y a la auxiliar, indique reglas de contabilización para una o para dos áreas de contabilización. El área de contabilización determina si las partidas se contabilizan en el libro mayor/contabilidad bancaria y/o en el libro auxiliar (= 2). La clase de contabilización controla la actualización de datos. La clase de contabilización determina la regla de contabilización (p. ej., contabilización de libro mayor, auxiliar con o sin compensación). Mediante los símbolos de cuenta (p.ej., CHEQUE RECIBIDO) se localizan las cuentas de mayor. Las entradas con máscaras parciales se refieren a las cuentas de compensación que pertenecen a la cuenta de mayor. El sistema utiliza la entrada en el campo Moneda para emitir cheques en moneda extranjera a la cuenta de moneda extranjera deseada. Seleccione el indicador de compresión para que los cheques se contabilicen como un total y no de forma individual. Una cuenta o clave de contabilización aún está libre en el área de contabilización 2 (contabilidad auxiliar). Los datos necesarios en este punto para las contabilizaciones de compensación se toman de la información de verificación (librador, número de documento, etc.). Creating Screen Variants It is essential that you maintain the right fields when entering checks. The entry screen may have to be adapted to the information normally supplied by the customer. Further screens can be defined in addition to the standard screens.

Demostración: Creating Screen Variants Objetivo Demonstrate how to create screen variants in the system.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not required

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1.

SAP Reference IMG → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Business Transactions → Settings for Check Deposits → Define Variants for Check Deposits Choose Create and assign a variant name. Select the field sequence. Consejo: Whenever possible, only create one-line entry fields because two-line entry fields can be confusing.

Gráfico 40: Creación de variantes de entrada

Es posible crear variantes de imputación propias para la presentación de cheques al cobro, y adaptar de este modo la disposición y/o marcado de campos de imputación a sus necesidades específicas. El estándar suministrado contiene una variante que no se puede modificar. Si no se desea trabajar con la variante estándar, ésta puede desactivarse. Las variantes nuevas deben activarse una vez creadas. Los campos relevantes para el registro de cheques se seleccionan en la secuencia deseada para su visualización en pantalla. Para ello, sitúe el cursor en un campo posible y marque el campo mediante el menú o haciendo doble clic.

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Ejercicio 7: Customizing: Presentación de cheques al cobro Duración del ejercicio: Minutos

Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Configurar su propia variante de inicio. • Crear más cuentas bancarias de compensación.

Ejemplo empresarial Desea crear una variante propia para complementar la variante estándar suministrada por SAP. Esto le permitirá especificar información adicional al registrar una lista de cheques presentados para el cobro.



Tarea: En su proyecto desea crear una nueva variante para introducir la lista de cheques presentados al cobro. 1.

Añada una nueva variante, GR##, a las variantes de inicio. Esta variante contendrá los campos Número del cheque de 3 dígitos, Clave bancaria de 8 dígitos, Número de cuenta bancaria, Número de deudor y Número de documento de referencia. Cree únicamente una partida con campos de entrada de datos. Recuerde que debe activar la variante nueva. Continúa en la página siguiente

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2.

Utilice la nueva variante para visualizar un resumen de los cheques ya presentados al cobro.

3.

Añada las siguientes cuentas de compensación a los nuevos datos bancarios de 11##00: 11##05, 11##08 y 11##09. Utilice las cuentas 113105, 113108 y 113109 como modelos.


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Solución 7: Customizing: Presentación de cheques al cobro Tarea: En su proyecto desea crear una nueva variante para introducir la lista de cheques presentados al cobro. 1.

Añada una nueva variante, GR##, a las variantes de inicio. Esta variante contendrá los campos Número del cheque de 3 dígitos, Clave bancaria de 8 dígitos, Número de cuenta bancaria, Número de deudor y Número de documento de referencia. Cree únicamente una partida con campos de entrada de datos. Recuerde que debe activar la variante nueva. a)

Solución para añadir una variante nueva a las variantes de inicio. Seleccione IMG referencia SAP → Gestión financiera → Contab.bancaria → Operaciones contables → Presentación de cheques al cobro → Definir variantes para presentación de cheques al cobro. Seleccione Crear e introduzca el nombre de su nueva variante. Cree únicamente una partida con campos de entrada de datos. Haga doble clic en los siguientes campos de la lista de tareas. • • • • •

Nº de cheque de 3 dígitos Clave bancaria de 8 dígitos Número de cuenta bancaria Número de deudor Nº docum. de referencia

Grabe y active la variante nueva. Si el sistema lo requiere, cree una nueva orden de Customizing.


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2.

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Utilice la nueva variante para visualizar un resumen de los cheques ya presentados al cobro. a)

Solución para la utilización de la nueva variante para visualizar un resumen de los cheques ya presentados al cobro. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Entradas → Presentación cheques manual → Registrar. Seleccione Resumen y haga clic sobre la cuenta bancaria para la que ha registrado la lista de cheques presentados. Marque la lista y seleccione Trasladar. Para llamar la pantalla de selección de variantes, elija Parametrizaciones – Especificaciones. Seleccione la nueva variante como variante de inicio y confírmela. Pulse Intro para proceder a la lista de cheques presentados al cobro y visualice la estructura controlada por la variante nueva.

3.

Añada las siguientes cuentas de compensación a los nuevos datos bancarios de 11##00: 11##05, 11##08 y 11##09. Utilice las cuentas 113105, 113108 y 113109 como modelos. a)

Solución para agregar las cuentas de compensación 11##05, 11##08 y 11##09. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Datos maestros → Cuentas de mayor → Tratamiento individual → Central. Utilice como modelo las cuentas 113105, 113108 y 113109.

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Realizar las parametrizaciones del Customizing necesarias para el registro y contabilización de operaciones de presentación de cheques al cobro. • Crear variantes de pantalla.

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Resumen del capítulo Ahora podrá: • Explicar el procedimiento técnico para la presentación de cheques al cobro • Registrar cheques e imprimir la lista de cheques presentados al cobro. • Crear y ejecutar juegos de datos batch input • Tratar posteriormente las contabilizaciones (juegos de datos con errores). • Realizar las parametrizaciones del Customizing necesarias para el registro y contabilización de operaciones de presentación de cheques al cobro. • Crear variantes de pantalla.

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Capítulo 4 Extracto de cuenta manual

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To provide a clear overview of the cash position, it is important that bank statement information is posted. The fast entry method is recommended if you have a high number of bank statement items. This is described in this section.

Resumen del capítulo Este capítulo trata sobre las funciones del extracto de cuenta manual.

Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • • • •

•

•

Conocer el proceso técnico para registrar extractos de cuenta manualmente. Registrar extractos de cuenta manualmente. Efectuar contabilizaciones y tratarlas posteriormente (juegos de datos batch input). Efectuar las parametrizaciones del Customizing necesarias para el registro manual de extractos de cuenta, así como para el registro y actualización de las operaciones asociadas a ésta. Especificar operaciones de extracto de cuenta para contabilizaciones estándar y definir las reglas de contabilización y determinación de cuentas correspondientes Configurar símbolos de cuentas y asignar números de cuenta

Contenido del capítulo Lección: Vista de aplicación: Extracto de cuenta manual .................123 Demostración: Entering the Data Required for Demonstrating the Bank Statement....................................................................123 Demostración: Entering Bank Statements .............................125 Ejercicio 8: Extracto bancario: Entrada manual ........................133 Lección: Customizing: Extracto de cuenta manual ........................143 Demostración: Manual Bank Statement: Customizing ................147

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Capítulo 4: Extracto de cuenta manual

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Ejercicio 9: Customizing: Extracto de cuenta manual .................149

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Lección: 90

Lección: Vista de aplicación: Extracto de cuenta manual

Vista de aplicación: Extracto de cuenta manual Duración de la lección: 70 Minutos

Resumen de la lección Esta lección trata sobre la aplicación del extracto de cuenta manual.


Conocer el proceso técnico para registrar extractos de cuenta manualmente. Registrar extractos de cuenta manualmente. Efectuar contabilizaciones y tratarlas posteriormente (juegos de datos batch input).

Results that can be utilized for Cash Management in the cash position are not available until the bank statement data has been posted in the system.

Ejemplo empresarial Algunos bancos envían los extractos de cuenta a su empresa por correo postal. Ahora desea familiarizarse con las opciones y el procedimiento para introducir estos extractos bancarios manualmente. ¿Cómo y bajo qué condiciones puede realizarse el tratamiento posterior de los extractos bancarios registrados manualmente? Manual Bank Statement: Procedure The procedure for manual bank statements is similar to the check deposit procedure. The manual bank statement is used when it is not worth using an electronic bank statement because it does not contain many transactions, for example.

Demostración: Entering the Data Required for Demonstrating the Bank Statement Objetivo Create the data required for demonstrating the procedure for entering the manual bank statement.

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Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not required 1. Call up the master record for vendor T-F00B00. SAP Easy Access → Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable → Master Records Data → Display In addition, take a look at the master data for G/L account 400020 (material consumption). SAP Easy Access → Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → Centrally Create an incoming vendor invoice for 300,000 (debit T-F00B00 and credit 400020), value date -7 days, tax 1l. Change the payment details to ZB00. Simulate a check payment (113101 to T-F00B00) for 300,000, value date -6 days, and display the open item. In this case, the bank statement only involves G/L accounting. In addition, enter an outgoing customer invoice (T-F00B00 to 800200, 200,000, tax AN, value date -7 days, ZB00). Make a note of the document number for the outgoing invoice and display the open item. In this case, the bank statement involves both G/L and subledger accounting.

Gráfico 41: Extracto de cuenta manual: Procedimiento

El proceso de imputación para el extracto bancario es el mismo que para la presentación de cheques al cobro.

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El extracto bancario manual es una herramienta de entrada rápida que reduce considerablemente el trabajo manual que implica el tratamiento de extractos de cuenta. Sólo es necesario introducir las partidas de los extractos de cuenta y no los registros contables completos. El sistema realiza automáticamente las contabilizaciones en la cuenta bancaria, en la cuenta bancaria de compensación y en la cuenta bancaria de deudor junto con la compensación de pagos. A continuación dispone de dos opciones: • •

Contabilización inmediata Cree un juego de datos batch input y, a continuación, ejecútelo.

El tratamiento posterior también es diferente en función de la opción que seleccione. El extracto de cuenta manual está escrito, pero no contabilizado, después de grabar las verificaciones en la base de datos. Pueden realizarse modificaciones en el extracto de cuenta mientras éste mantenga el status actual. Cuando se ha iniciado el proceso de contabilización ya no es posible realizar modificaciones. Entering the Bank Statement Explain the different fields. Mention that the procedure is virtually identical to that for depositing checks. In this case, however, payment advices can be read and compared. Matchcodes can also be entered to find customers and vendors. Demonstrate how these are used later. You can reconfigure the variants at any time during processing here too.

Demostración: Entering Bank Statements Objetivo Demonstrate how bank statements are entered in the system.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not required 1. SAP Easy Access → Accounting → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Incomings → Manual Bank Statement → Enter

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or SAP Easy Access → Accounting → Financial Accounting → Banks → Incomings → Bank Statement → Manual Entry Enter the following data: •

• •

External Bank Determination; Bank Routing Number 20050000; Account ID 12345600; Statement Number: 1; Statement Date: today; Beginning Balance: 0; Ending Balance: –100,000; Sessions BABU 00 and NEBU00 Transaction: 001; Value Date: today; Amount: –300,000; document number from the check payment; Transaction: 051; Value Date: yesterday; Amount: 200,000; CUST MC AC205.

Save your entries.

Gráfico 42: Registrar extracto de cuenta

Esta pantalla aparece la primera vez que se introduce un extracto de cuenta. A continuación, estipule la variante de imputación. La variante de inicio determina los campos que se visualizarán al introducir el extracto de cuenta. La variante de imputación puede modificarse en cualquier momento a lo largo del tratamiento. La variante de inicio especifica la variante de imputación para las contabilizaciones individuales. Puede utilizarse el Customizing para crear pantallas de entrada (variantes) propias. Si se selecciona la determinación de bancos interna, el sistema identifica el banco mediante la denominación interna en lugar del código bancario y número de cuenta externo. Puede utilizarse cualquiera de los dos, en función de las preferencias de la empresa.

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Los IDs de matchcode D y K, así como el contenido de los campos Matchcode de deudores y Matchcode de acreedores de la pantalla siguiente componen el matchcode de la cuenta de deudor/acreedor que busca el sistema (determinación de cuentas para la compensación de pago). Otra clase de tratamiento determina si las contabilizaciones del juego de datos batch input se realizan online o como job de fondo. Transferir fecha valor: La fecha valor del extracto bancario se copia en las contabilizaciones si se ha seleccionado previamente. Processing the Bank Statement (1): Bank and Payment Advices Explain the different ways in which the bank statement can be organized. Two bank accounting variants are available. Variant 1 You enter all the subledger clearings along with the bank statement. Variant 2 When you enter the bank statement, you only post to the clearing accounts; the documents are posted in the user departments. Variant 1:If just one posting is made, account information (document number, and so on) must be available. You also have to enter the customer view when entering the data. Variant 2: The advantage of this variant is that the data is quickly made available for the cash position. When you enter the data, you do not initially have to worry about customer clearing. Accounts Receivable is responsible for customer clearing. The functions are carried out separately. You then have to maintain clearing accounts, which results in two postings. Explain the individual input options and mention the clearing options for existing payment advices. SAP Easy Access → Accounting → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Incomings → Manual Bank Statement → Enter You can refer to Unit 8 (checking reports).

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Gráfico 43: Tratamiento del extracto de cuenta (1): Banco y avisos de pago

Indique los datos siguientes en la imagen inicial: ID banco propio/ID cuenta: Aquí puede introducir la ID del banco propio y la ID de cuenta (para Determinación interna de bancos) o el código bancario y el número de cuenta externo (para Determinación externa de bancos). Número y fecha del extracto Determinación de vías de pago: Como parte del registro de extractos, los avisos de pagos introducidos en la Gestión de caja mediante registros individuales pueden copiarse en el extracto de cuenta de forma automática. Esto los compensa. Existen varios criterios de selección disponibles para tal efecto. Por ejemplo, es posible seleccionar todos los avisos de pagos indicados en un período de planificación concreto o como una fecha de extracto de cuenta concreta. En Otros tratamientos, puede introducir nombres del juego de datos si trabaja con juegos de datos batch input. También puede restringir el tratamiento a las contabilizaciones bancarias (esto mejora el rendimiento en las contabilizaciones online). Processing the Bank Statement (2): Bank Document / Selection This slide shows you how the data is entered. Demonstrate how, unlike the check deposit procedure, the transactions are not entered until this step because the different posting transactions for each item are used as a basis.

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Gráfico 44: Tratamiento del extracto de cuenta (2): Documento bancario y selección

Utilice la operación para controlar la clase de contabilización bancaria que se está tratando, por ejemplo, abono, giro telegráfico o pago por cheque. Las clases de operación que necesita se definen en el Customizing. Seleccione los documentos individuales de la contabilidad auxiliar realizada siguiendo determinados criterios (p. ej., el número de documento) o a través del matchcode (determinación de cuentas) así como de la información complementaria (determinación de documentos), p. ej., importe, asignación, fecha de contabilización o fecha del documento. Los campos de selección requeridos dependen de la variante de imputación y del algoritmo de interpretación. Pueden seleccionarse registros individuales en función del extracto de cuenta de la imagen inicial mediante varias características. Éstas aparecen por defecto en las imágenes detalladas para el registro de operaciones. Los registros individuales que no concuerden con los extractos de cuenta bancaria pueden borrarse como parte del tratamiento de la pantalla de entrada. Si se introducen por error saldos iniciales o finales incorrectos, podrá corregirlos en la pantalla de entrada. Para ello, seleccione Pasar a → Control de modificaciones. Processing the Bank Statement (3): Further Processing You can still process the bank statement before you actually post it. You can also set a deletion indicator. The bank statement number is checked to prevent double postings.

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When using planning types for processing, you can process planned payment advices. You can use the settings to enter further specifications/variants.

Gráfico 45: Tratamiento del extracto de cuenta (3): Tratamiento posterior

Puede visualizar, modificar y eliminar extractos de cuenta antes de contabilizarlos. Es posible contabilizar los extractos de cuenta separadamente o contabilizar todos los extractos de cuenta en el modo de trabajo actual. La opción Contabilizar crea juegos de datos batch input necesarios para las contabilizaciones de cuentas bancarias y de cuentas auxiliares o bien las contabiliza inmediatamente. La verificación del número de extracto de cuenta garantiza que las contabilizaciones no puedan realizarse dos veces. El sistema genera un log de contabilización y muestra el nombre del juego de datos si es necesario. El Resumen puede utilizarse para obtener un resumen de todos los extractos de cuenta. El status de tratamiento muestra el nivel que ha alcanzado la contabilización del extracto de cuenta bancaria. Para el próximo día, seleccione Extracto nuevo. Examples of posting manual bank statements Provide a detailed explanation of the examples.

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Gráfico 46: Ejemplo: Contabilización manual de extracto de cuenta 1


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Ejercicio 8: Extracto bancario: Entrada manual Duración del ejercicio: Minutos

Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Contabilizar facturas recibidas y emitidas. • Registrar y contabilizar un extracto de cuenta manual.

Ejemplo empresarial Algunas empresas envían los extractos de cuenta a su empresa por correo postal. Ahora desea familiarizarse con las opciones y el procedimiento para introducir estos extractos bancarios manualmente.



Tarea: Contabilice la siguiente operación. 1.

Contabilice una factura recibida de 500.000 EUR. Acreedor: T-F00B00 Cuenta mayor : 400020 Fecha de factura/contabilización: Hace 7 días Condiciones de pago: ZB00 IVA soportado: 10% Continúa en la página siguiente

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2.

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Pague esta factura con un cheque emitido. Cuenta bancaria: 113101 Fecha de factura/contabilización: Hace 6 días Apunte el número de documento. (______________). Esto compensa la cuenta de acreedor.

3.

Contabilice las siguientes operaciones. Factura emitida 590.300 EUR Cliente: T-F00B00 Cuenta de mayor : 800200 Fecha de factura/contabilización: Hace 7 días Condiciones de pago: ZB00 IVA repercutido: 10%

4.

El banco 113100 le envía el extracto de cuenta siguiente: Datos bancarios externos: Código bancario: 20050000 Cta.bancaria: 111111## (## = núm. grupo) Número de extracto de cuenta: 1 Fecha de extracto de cuenta: Hoy Saldo inicial: 0,Saldo final: 100.000,Registre este extracto. No lo contabilice todavía. Tenga en cuenta los posibles avisos de pago (patente). Véase la posición del extracto de cuenta 1 (operación 001). Utilice la variante 1010 para la imputación.


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Nº

Operación

Fecha valor

Destino de utilización

Importe

D/H

1

001

Fecha de hoy

Cheque emitido para número documento…….. (número de documento de 1-2)

- 500.000 (no olvide el signo -)

D

2

070

Día an- Abono de la terior presentación de cheques al cobro

9.700,-

H

3

051

Día an- Traslado a deudor terior T-F00B00

590.300,-

H

Utilice los siguientes nombres del juego de datos: BABU## para contabilizaciones bancarias y NEBU## para contabilizaciones auxiliares. 5.

Desea realizar más modificaciones en el extracto de cuenta. Visualice un resumen de los extractos de cuenta registrados. Seleccione el extracto y modifique su fecha valor de fecha de al .

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6.

Contabilice el extracto de cuenta mediante la creación de juegos de datos y su ejecución en primer plano. Contabilice primero el juego de datos de contabilidad bancaria y, a continuación, el juego de datos de las contabilizaciones auxiliares.

7.

Verifique la posición de tesorería. ¿Todavía se visualiza el registro individual manual en la clasificación ACBANK-IST?


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Solución 8: Extracto bancario: Entrada manual Tarea: Contabilice la siguiente operación. 1.

Contabilice una factura recibida de 500.000 EUR. Acreedor: T-F00B00 Cuenta mayor : 400020 Fecha de factura/contabilización: Hace 7 días Condiciones de pago: ZB00 IVA soportado: 10% a)

Solución para la contabilización de la factura recibida. Seleccione SAP Easy Access: Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Entrada de documento → Factura - Sociedad AC##. Introduzca los datos. Si resulta necesario, deje las condiciones de pago en Pago de ZB00.

2.

Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Acreedor

T-F00B00

Fecha de la factura

<7 días>


<-7 días>

Importe

500.000 EUR

IVA soportado

1l (10% formación)

Calcular impuestos

Fije el indicador

Condiciones de pago

ZB00 (sin descuento por pronto pago)

Cuenta de mayor

400020

Importe

500.000 EUR

Pague esta factura con un cheque emitido. Cuenta bancaria: 113101 Fecha de factura/contabilización: Hace 6 días Continúa en la página siguiente

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Apunte el número de documento. (______________). Esto compensa la cuenta de acreedor. a)

Solución para el pago de la factura con un cheque emitido. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Entrada de documento → Pago efectuado → Contabilizar Introduzca los datos. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fecha de documento

<6 días>


<-6 días>

Cta.bancaria

113101

Importe

500.000 EUR

Fecha valor

<-6 días>

Acreedor

T-F00B00

Al grabar los datos se crea la partida abierta para este acreedor. 3.

Contabilice las siguientes operaciones. Factura emitida 590.300 EUR Cliente: T-F00B00 Cuenta de mayor : 800200 Fecha de factura/contabilización: Hace 7 días Condiciones de pago: ZB00


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IVA repercutido: 10% a)

Contabilice una factura emitida. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Entrada de documento → Factura. Introduzca los datos. Modifique las condiciones de pago de la etiqueta Pago a ZB00.

4.


Valores

Deudor

T-F00B00

Fecha factura

<-7 días>


<-7 días>

Importe

590.300 EUR

IVA repercutido

1O (10% formación)

Calcular impuestos

Fije el indicador

Condiciones de pago

ZB00 (sin descuento por pronto pago)

Cuenta de mayor

800200

Importe

590.300 EUR

El banco 113100 le envía el extracto de cuenta siguiente: Datos bancarios externos: Código bancario: 20050000 Cta.bancaria: 111111## (## = núm. grupo) Número de extracto de cuenta: 1 Fecha de extracto de cuenta: Hoy Saldo inicial: 0,Saldo final: 100.000,Registre este extracto. No lo contabilice todavía. Tenga en cuenta los posibles avisos de pago (patente). Véase la posición del extracto de cuenta 1 (operación 001). Utilice la variante 1010 para la imputación.


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Nº

Operación

Fecha valor

Destino de utilización

Importe

D/H

1

001

Fecha de hoy

Cheque emitido para número documento…….. (número de documento de 1-2)

- 500.000 (no olvide el signo -)

D

2

070

Día an- Abono de la terior presentación de cheques al cobro

9.700,-

H

3

051

Día an- Traslado a deudor terior T-F00B00

590.300,-

H

Utilice los siguientes nombres del juego de datos: BABU## para contabilizaciones bancarias y NEBU## para contabilizaciones auxiliares. a)

Introduzca un extracto de cuenta. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Entradas → Extracto cuenta man.→ Registrar. Introduzca los datos. No olvide el signo – para los cheques emitidos. Para el cheque emitido, se deberá introducir también el número de documento; para la transferencia recibida, introduzca el matchcode de deudor. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Determ.bcos.interna

No fijar el indicador

Leer avisos info tes.

Fije el indicador

Variante de inicio

1010(extracto de cuenta manual)

Clase de tratamiento:

1- como batch input

Clave de banco

20050000

Cta.bancaria

111111##

Moneda

EUR

Número de extracto

1

Fecha del extracto


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Valores

Saldo inicial

0

Saldo final

100.000


Clase doc.tesorería

BV

J.datos apuntes bc

BABU##

NomJDatosContabAux

NEBU##

La tabla siguiente muestra tres posiciones del extracto de cuenta. Nº

Operación

Fecha valor

Importe

Nº Doc.

Deudor

1

001

hoy

500.000 - Núm. doc. de cheque emitido

2

070

Día anterior

9.700

-

3

051

Día anterior

590.300

T-F00B00

Información de la posición 1: Si ha seleccionado un registro individual manual, añada el número de operación (001) e introduzca el número de documento de la Tarea 1 (el sistema propone los datos restantes). Grabar. 5.

Desea realizar más modificaciones en el extracto de cuenta. Visualice un resumen de los extractos de cuenta registrados. Seleccione el extracto y modifique su fecha valor de fecha de al . a)

Modifique el extracto de cuenta. (como en el ejercicio anterior) En el resumen del extracto de cuenta, coloque el cursor en el extracto, haga doble clic y seleccione Trasladar. Seleccione Intro. Introduzca las modificaciones. Grabar.


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6.

Contabilice el extracto de cuenta mediante la creación de juegos de datos y su ejecución en primer plano. Contabilice primero el juego de datos de contabilidad bancaria y, a continuación, el juego de datos de las contabilizaciones auxiliares. a)

Contabilice su extracto de cuenta. (como en el ejercicio anterior) En el resumen del extracto de cuenta, coloque el cursor en el extracto. Haga doble clic y seleccione Trasladar. SeleccioneExtracto de cuenta → Contabilizar → Extractos individuales para contabilizar los extractos o crear los juegos de datos. Para ejecutar los juegos de datos, seleccione Sistema → Servicios → Batch Input → Juegos de datos. Seleccione un juego de datos y a continuación Procesar → Procesar juegos de datos.

7.

Verifique la posición de tesorería. ¿Todavía se visualiza el registro individual manual en la clasificación ACBANK-IST? a)

Verifique la posición de tesorería. (como en el ejercicio anterior) Si selecciona el registro individual manual en la pantalla para introducir extractos bancarios y lo contabiliza con el extracto bancario, el registro individual manual de la comisión de patente (BV) no se visualiza en la clasificación ACBANK-IST. (El registro individual manual se ha archivado automáticamente y se encuentra en la clase de archivo A).

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Conocer el proceso técnico para registrar extractos de cuenta manualmente. • Registrar extractos de cuenta manualmente. • Efectuar contabilizaciones y tratarlas posteriormente (juegos de datos batch input).

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Lección: 107

Lección: Customizing: Extracto de cuenta manual

Customizing: Extracto de cuenta manual Duración de la lección: 80 Minutos

Resumen de la lección Esta lección trata del Customizing del extracto de cuenta manual.

Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: •

•

•

Efectuar las parametrizaciones del Customizing necesarias para el registro manual de extractos de cuenta, así como para el registro y actualización de las operaciones asociadas a ésta. Especificar operaciones de extracto de cuenta para contabilizaciones estándar y definir las reglas de contabilización y determinación de cuentas correspondientes Configurar símbolos de cuentas y asignar números de cuenta

This lesson takes an in-depth look at Customizing for manual bank statements.

Ejemplo empresarial Una vez se ha decidido el uso del registro manual del extracto de cuenta, es necesario aprender la manera de utilizar las parametrizaciones del Customizing necesarias para regular las contabilizaciones correctamente. Posting Rules and Transactions As in the check deposit transaction, the posting rules (internal transactions) also have to be defined here. SAP Reference IMG → Financial Accounting → Bank Accounting → Business Transactions → Payment Transactions → Manual Bank Statement → Define Posting Keys and Posting Rules for Manual Bank Statement → Create Account Symbols → Assign Accounts to Account Symbols → Define posting rules. In a second step, assign business transactions to these posting rules in such a way that different business transactions can relate to one posting rule. Call up the posting rules (internal transactions).

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Demonstrate how to assign the business transactions.

Gráfico 49: Reglas de contabilización y operaciones

El primer paso consiste en definir las reglas de contabilización (operaciones internas). Las reglas de contabilización representan las operaciones de contabilización típicas del extracto de cuenta. La asignación de una regla de contabilización a una operación permite utilizar la operación en el extracto de cuenta. La denominación de la operación puede definirse libremente. YLa denominación de la operación debe especificarse en el campo Operación de la pantalla detallada del extracto de cuenta. Puede utilizar la lista estándar de códigos de operación para los bancos alemanes como guía. La utilización de reglas de contabilización tiene efecto en la determinación de cuentas. El sistema utiliza la operación interna para determinar la información necesaria para la contabilización (claves de contabilización, cuentas, clase de documento, etc.). Las modificaciones de cuenta pueden emplearse para enviar contabilizaciones a cuentas que no pertenecen a la imputación estándar. El algoritmo de interpretación determina los campos que se valoran en la operación de compensación o en la determinación de documentos. Posting Details Determining accounts from house bank data Posting rule and account determination Posting rules are then assigned to the transactions. The first screen shows the posting procedure for the different posting rules.

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Account symbols are also used here so that identical postings at different banks do not need to be entered separately in the table. To call up the symbol list, click Creat Account Symbols. Further symbols can be created if required. To call up the account assignment, click Assign Accounts to Account Symbols and enter chart of accounts INT. The G/L account is determined by assigning the house bank to the G/L account. If the Bank Determination (internal) flag is selected, you only need to enter the bank designation to match the right bank account with the right G/L account. The masking is used to assign the corresponding clearing accounts.

Gráfico 50: Datos de contabilización

Las operaciones internas se utilizan para determinar las reglas de contabilización y la información necesarias (claves de contabilización, cuentas, etc.). El sistema utiliza el área de contabilización para determinar si las partidas deberían contabilizarse en el libro mayor (1) o en el libro auxiliar (2). La clase de contabilización controla la actualización de datos. Las cuentas se parametrizan con sus símbolos de cuenta. Los símbolos de cuenta se utilizan para determinar el número de cuenta que debe utilizarse. La ventaja consiste en que no se necesitan entradas nuevas en tabla para las contabilizaciones de una misma clase realizadas en diferentes bancos. Una cuenta o clave de contabilización aún está libre en el área de contabilización 2 (contabilidad auxiliar). Los datos necesarios en este punto para la contabilización de compensación se toman de la información de verificación (librador, número de documento, etc.).

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Las partidas de extractos de cuenta seleccionadas para compensación pueden contabilizarse en cuenta. Esto puede suponer una ventaja si se ha identificado el deudor de la compensación original y el pago puede contabilizarse en el libro de deudor para su posterior compensación. Además, se puede acceder a las cuentas bancarias de compensación dentro del sistema para la contabilización de cuentas. Se puede aplicar el mismo principio para las contabilizaciones de compensación del libro mayor.

Gráfico 51: Determinación de cuentas a partir de datos del banco propio

Reglas de determinación de cuentas 1. 2. 3. 4. 5.

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El símbolo de cuenta determina la cuenta de mayor en la que se realizan las contabilizaciones. La cuenta de mayor viene determinada por el uso del número de cuenta de mayor asignado a una identificación de cuenta (enmascaramiento completo). Las entradas con máscaras parciales se refieren a las cuentas de compensación que pertenecen a la cuenta de mayor. El sistema utiliza la entrada en el campo Moneda para emitir cheques en moneda extranjera a la cuenta de moneda extranjera deseada. Las entradas en la columna Modificación de cuentaa son personalizables. El exit de deudor las requiere para operaciones contables específicas de empresa (por ejemplo, la clasificación de movimientos en cuenta por persona responsable, pagos recibidos/emitidos, selección por número de nota de entrega).


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Gráfico 52: Regla de contabilización y determinación de cuentas

El gráfico anterior muestra ejemplos de algunas entradas en la tabla Customizing.

Demostración: Manual Bank Statement: Customizing Objetivo Demonstrate how to customize the manual bank statement in the system.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not required 1. • •

Create a new key for a posting rule (2005 (0005 already exists)). Assign this to transaction 2005 Cash Check AC00.

NOTE: When carrying out this demonstration, use the detailed solutions in the exercises as a guide.

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Ejercicio 9: Customizing: Extracto de cuenta manual Duración del ejercicio: Minutos

Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Efectuar todas las parametrizaciones del Customizing hasta la determinación de cuentas.

Ejemplo empresarial Se introducen todas las parametrizaciones del Customizing para un ejemplo de extracto de cuenta.



Tarea: Efectúe las siguientes parametrizaciones del Customizing. 1.

Defina una clave para la regla de contabilización ##05 (## = su número de grupo) para la nota de cargo de cheque GR##.

2.

Asigne la regla de contabilización ##05 a la operación externa ##05 – Presentación de cheques al cobro de acreedores GR##.

3.

Defina la determinación de cuentas para la regla de contabilización ##05. → En primer lugar cree símbolos de cuenta:


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##BANCO

Cuenta bancaria GR##

##CHEQUE EMITIDO.

Cheque emitido GR##

Grabe las entradas. Asigne las cuentas del plan de cuentas INT a los símbolos de cuenta. Utilice las herramientas disponibles para el enmascaramiento parcial y completo. ##-BANCO

+

+

++++++++++

##CHEQUE EMITIDO.

+

+

+++++++++1

Grabe las entradas. En este momento se pueden definir esquemas de contabilización para la regla de contabilización xx05 (sólo necesaria para el área de contabilización 1 – contabilidad bancaria). No es necesario definir una clave de contabilización en la contabilización en el Debe (CHEQUE EMITIDO). Especifique la clave de contabilización 50 en la contabilización en el Haber (##BANCO). Se trata de un documento de cuenta de mayor que deberá compensar el saldo en la cuenta de mayor. 4.

Contabilice una factura recibida por un importe de 22.000 EUR. Acreedor: T-F00B00 Cuenta de mayor : 400020 Fecha de factura/contabilización: Hace 7 días Condiciones de pago: ZB00 IVA soportado: 10%

5.

Pague esta factura por cheque emitido: Cuenta bancaria: 11##01 11##01 Fecha de validez de contabilización/documento: Hace 6 días Apunte el número de documento. (______________).

6.

Introduzca un extracto manual para el banco GR## CURR. Si ya ha introducido un extracto para su banco, seleccione el pulsador Resumen y el sistema le propondrá un Nuevo extracto. El sistema propone automáticamente los datos bancarios, el número de extracto nuevo, la fecha de extracto y el saldo inicial. Continúa en la página siguiente

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Todavía no debe haber introducido ningún extracto de cuenta. Por consiguiente, éste es el primer extracto. Modifique las especificaciones a Determinación interna de bancos. Introduzca los datos restantes, como el nuevo saldo final, la fecha de contabilización (hoy) y, en su caso, los nombres del juego de datos. Introduzca la operación que acaba de crear. El acreedor cobra el cheque: signo menos

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7.

Contabilice el extracto de cuenta y procese el juego de datos batch input.

8.

Visualice la partida de acreedor T-F00B00 y la partida de mayor 11##01. ¿Se han compensado las partidas?


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Solución 9: Customizing: Extracto de cuenta manual Tarea: Efectúe las siguientes parametrizaciones del Customizing. 1.

Defina una clave para la regla de contabilización ##05 (## = su número de grupo) para la nota de cargo de cheque GR##. a)

Solución para la definición de una clave para la regla de contabilización ##05. Seleccione IMG referencia SAP → Gestión financiera → Contab.bancaria → Operaciones contables → Pagos → Extracto de cuenta manual → Definir claves de contabilización y reglas de contabilización para el extracto de cuenta manual, plan de cuentas (INT) → Crear claves para reglas de contabilización. Haga doble clic en esta opción. Seleccione Entradas nuevas. Introduzca los datos (##05 – “nota de cargo de cheque GR##”) y grábelos. Regla de contabilización

Texto

##05

Nota de cargo de cheque GR##

Seleccione Grabar.


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2.

Asigne la regla de contabilización ##05 a la operación externa ##05 – Presentación de cheques al cobro de acreedores GR##. a)

Solución para la asignación de la regla de contabilización a la operación externa ##05. Seleccione IMG referencia SAP → Gestión financiera → Contab.bancaria → Operaciones contables → Pagos → Extracto de cuenta manual → Crear y asignar operaciones comerciales. A continuación, introduzca los datos (Operación: ##05; +-: -; Regla de contabilización: ##05; Texto: Cobro cheque de acreedores GR##). Operación

+/-

Regla de contabilización

##05

-

##55

Texto

Cobro cheque de acreedores GR##

Seleccione Grabar. 3.

Defina la determinación de cuentas para la regla de contabilización ##05. → En primer lugar cree símbolos de cuenta: ##BANCO


##CHEQUE EMITIDO.

Cheque emitido GR##

Grabe las entradas. Asigne las cuentas del plan de cuentas INT a los símbolos de cuenta. Utilice las herramientas disponibles para el enmascaramiento parcial y completo. ##-BANCO

+

+

++++++++++

##CHEQUE EMITIDO.

+

+

+++++++++1

Grabe las entradas. En este momento se pueden definir esquemas de contabilización para la regla de contabilización xx05 (sólo necesaria para el área de contabilización 1 – contabilidad bancaria). No es necesario definir una clave de contabilización en la contabilización en el Debe (CHEQUE EMITIDO). Continúa en la página siguiente

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Especifique la clave de contabilización 50 en la contabilización en el Haber (##BANCO). Se trata de un documento de cuenta de mayor que deberá compensar el saldo en la cuenta de mayor. a)

Solución para la definición de una nueva regla de contabilización. Seleccione IMG referencia SAP → Gestión financiera → Contab.bancaria → Operaciones contables → Pagos → Extracto de cuenta manual → Definir claves de contabilización y reglas de contabilización para el extracto de cuenta manual, plan de cuentas (INT) . Deben efectuarse varios pasos en el Customizing. Introduzca los datos. Cree símbolos de cuenta. Seleccione Entradas nuevas. Cuenta

Texto

##-BANCO


##CHEQUE EMITIDO.

Cheque emitido GR##

Grabe las entradas. Asigne cuentas a los símbolos de cuenta (plan de cuentas: INT). Utilice el equipo para el enmascaramiento parcial y total. Seleccione Entradas nuevas. Símbolo de cuenta

Mod.cta.

Moneda

Cuenta mayor

##-BANCO

+

+

++++++++++

##CHEQUE EMITIDO.

+

+

+++++++++1

Grabe las entradas. Definir reglas contabilización. Seleccione Entradas nuevas. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Regla de contabilización

##05

Área de contabilización

1 (contabilidad bancaria) Continúa en la página siguiente

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Valores

Clave de contabilización Debe

Vacío

Símbolo de cuenta

##CHEQUE EMITIDO.

Clave de contabilización HABER

50

Símbolo de cuenta

##-BANCO

Clase de documento

SA

Clase de contabilización

4 (compensar cuenta de mayor DEBE)

Grabe las entradas. 4.

Contabilice una factura recibida por un importe de 22.000 EUR. Acreedor: T-F00B00 Cuenta de mayor : 400020 Fecha de factura/contabilización: Hace 7 días Condiciones de pago: ZB00


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IVA soportado: 10% a)

Solución para la contabilización de la factura recibida. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Contabilización → Factura. Introduzca los datos. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Acreedor

T-F00B00

Factura/Fecha contabilización

<7 días atrás>

Importe

22.000

Moneda

EUR

Calcular impuestos

X

Indicador de impuestos

1l

Condiciones de pago (etiqueta Pago)

ZB00

Cuenta de mayor

400020

Importe

*

Indicador de impuestos

1l


Pague esta factura por cheque emitido: Cuenta bancaria: 11##01 11##01 Fecha de validez de contabilización/documento: Hace 6 días


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Apunte el número de documento. (______________). a)

Solución para el pago de la factura con un cheque emitido. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Entrada de documento → Pago efectuado → Contabilizar Introduzca los datos. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Fecha de documento/Fecha de contabilización

<6 días atrás>

Sociedad

AC##

Datos bancarios Cuenta

11##01

Importe

22.000

Fecha valor

<6 días atrás>

Selección de partidas abiertas Cuenta

T-F00B00

Clase de cuenta

K

Seleccione Tratar partidas abiertas. Active la partida abierta de 22.000 EUR (si todavía no se ha activado); para ello, haga doble clic en la partida. Seleccione Contabilizar. Anote el número de documento (_ _ _ _ _ _ _). 6.

Introduzca un extracto manual para el banco GR## CURR. Si ya ha introducido un extracto para su banco, seleccione el pulsador Resumen y el sistema le propondrá un Nuevo extracto. El sistema propone automáticamente los datos bancarios, el número de extracto nuevo, la fecha de extracto y el saldo inicial. Todavía no debe haber introducido ningún extracto de cuenta. Por consiguiente, éste es el primer extracto. Modifique las especificaciones a Determinación interna de bancos. Introduzca los datos restantes, como el nuevo saldo final, la fecha de contabilización (hoy) y, en su caso, los nombres del juego de datos. Introduzca la operación que acaba de crear. Continúa en la página siguiente

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El acreedor cobra el cheque: signo menos a)

Solución para la introducción del extracto de cuenta manual. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Bancos → Entradas → Extracto de cuenta → Registrar manualmente. Introduzca los datos. Asegúrese de introducir el extracto de cuenta para su banco. Modifique las especificaciones a Determinación interna de bancos. Seleccione Parametrizaciones → Especificaciones. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Determ.bcos.interna

X

Variante de inicio

1010 (el extracto de cuenta manual es estándar)

Clase tratam.post.

1 (batch input)

Seleccione Intro. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Sociedad

AC##

Banco propio

GR##

ID de cuenta

CURR

Número de extracto

1

Fecha del extracto

Saldo inicial

0

Saldo final

22.000 -


J.datos apuntes bc

Banco-##

NomJDatosContabAux

Vacío

Seleccione Intro.


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Valores

Operación

##05

Fecha valor

Importe

22.000 -

Número de documento


Contabilice el extracto de cuenta y procese el juego de datos batch input. a)

Solución para la contabilización del extracto de cuenta manual. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Bancos → Entradas → Extracto de cuenta → Registrar manualmente. Seleccione Resumen. Seleccione el banco y el extracto de cuenta correctos. Seleccione Trasladar. Contabilice el extracto (haga clic en el icono de disco). Ejecute el juego de datos. Seleccione Sistema → Servicios → Batch Input → Juegos de datos. Seleccione el juego de datos BANK-## y ejecútelo (pulse “Ejecutar”). Ejecútelo en modo visible.

8.

Visualice la partida de acreedor T-F00B00 y la partida de mayor 11##01. ¿Se han compensado las partidas? a)

Solución para la visualización de la partida de acreedor T-F00B00 y la partida de mayor 11##01. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Cuenta → Visualizar/modificar partidas individuales. Acreedor: T-F00B00 Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Cuenta → Visualizar/modificar partidas individuales. Cuenta de mayor :

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11##01


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Resumen de la lección Ahora podrá: • Efectuar las parametrizaciones del Customizing necesarias para el registro manual de extractos de cuenta, así como para el registro y actualización de las operaciones asociadas a ésta. • Especificar operaciones de extracto de cuenta para contabilizaciones estándar y definir las reglas de contabilización y determinación de cuentas correspondientes • Configurar símbolos de cuentas y asignar números de cuenta

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Resumen del capítulo Ahora podrá: • Conocer el proceso técnico para registrar extractos de cuenta manualmente. • Registrar extractos de cuenta manualmente. • Efectuar contabilizaciones y tratarlas posteriormente (juegos de datos batch input). • Efectuar las parametrizaciones del Customizing necesarias para el registro manual de extractos de cuenta, así como para el registro y actualización de las operaciones asociadas a ésta. • Especificar operaciones de extracto de cuenta para contabilizaciones estándar y definir las reglas de contabilización y determinación de cuentas correspondientes • Configurar símbolos de cuentas y asignar números de cuenta

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Capítulo 5 Extracto de cuenta: Registro electrónico

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The quickest method of posting bank statement information is to enter it electronically.

Resumen del capítulo Este capítulo trata sobre el procedimiento para procesar extractos de cuenta de forma electrónica.

Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • • • •

•

Importar datos de extractos de cuenta de manera electrónica Explicar las diversas opciones de contabilización y el tratamiento posterior asociado Gestionar las operaciones para la compensación de partidas abiertas (determinación de documentos). Comprender la relación entre las operaciones externas (códigos de operaciones - BTC) y las internas (reglas de contabilización y determinación de cuentas), así como explicar los procedimientos de contabilización relacionados Explicar la forma en que se interpreta el destino de utilización y las opciones que existen para compensar partidas abiertas

Contenido del capítulo Lección: Vista de aplicación: Registro electrónico de extractos de cuenta ............................................................................165 Demostración: Generating Test Data - Electronic Bank Statement..172 Demostración: Importing Test Data - Electronic Bank Statement....173

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Capítulo 5: Extracto de cuenta: Registro electrónico

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Ejercicio 10: Extracto electrónico de cuenta ............................179 Lección: Customizing: Registro de extractos de cuenta electrónicos ...187

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Lección: 124

Lección: Vista de aplicación: Registro electrónico de extractos de cuenta

Vista de aplicación: Registro electrónico de extractos de cuenta Duración de la lección: 60 Minutos

Resumen de la lección Esta lección trata sobre las funciones para registrar extractos de cuenta de forma electrónica.


Importar datos de extractos de cuenta de manera electrónica Explicar las diversas opciones de contabilización y el tratamiento posterior asociado Gestionar las operaciones para la compensación de partidas abiertas (determinación de documentos).

A test program (RFEBKATX) is available for demonstrating the electronic bank statement.

Ejemplo empresarial El usuario utiliza un software bancario cada mañana para acceder por vía electrónica a los extractos de cuenta de uno o más de sus bancos propios. Ahora desea familiarizarse con las opciones y el procedimiento para importar de manera electrónica dichos extractos a la Gestión de caja de SAP. ¿Cómo identifica el sistema las partidas abiertas? ¿De qué forma se pueden tratar posteriormente los extractos de cuenta? Electronic Bank Statement: Features First provide some general information: •

• •

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A transfer program (MultiCash, for example) is required for transferring data from the bank to the customer. This generates two files: AUSZUG.TXT (statement file) and UMSATZ.TXT (line item file). These files can be imported to the SAP system for further processing. The note to payee fields have to be interpreted so that the open items can be cleared. At this point, explain the standard algorithm 001 and how company-specific user exits can be added to the SAP algorithms.


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Use the online documentation to provide a detailed explanation of the process. • • • •

Import: Mention that several procedures can be used and that they can be set when you call up the import report. You can either run batch input sessions or post immediately. Bank accounting / subledger accounting can be carried out separately or at the same time. Posting rules are freely definable and configured in Customizing.

To identify open items, clearing transactions have to be interpreted. El tratamiento de extracto de cuenta electrónico en la Gestión de caja SAP se basa en el formato MultiCash. A pesar de que el sistema soporta otros formatos, como SWIFT MT940 o BAI, se aconseja el uso de MultiCash.

Gráfico 53: Extracto de cuenta electrónico: Características (1)

El sistema utiliza los datos bancarios para crear dos ficheros (STATE.TXT y ITEM.TXT) que se importan al Sistema SAP, donde se añadirán otros datos. El sistema busca los códigos de las operaciones (BTC) y otras informaciones relevantes a la contabilización. Al igual que en los otros objetos de la Gestión de caja, se puede trabajar con juegos de datos batch input o realizar contabilizaciones de inmediato. Las actividades de tratamiento posterior se distinguen del mismo modo.

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Gráfico 54: Extracto de cuenta electrónico: Características (2)

En caso de que se desee emplear claves de moneda alternativas (como en el formato CSB43 en España), se asignará una clase de moneda con la clase de operación a la cuenta del banco propio en el Customizing del extracto de cuenta electrónico. Las clases de moneda se utilizan para formar pares a partir de las claves de moneda alternativas proporcionadas en el extracto de cuenta y de las utilizadas en el sistema (por ejemplo, de acuerdo con la norma ISO). Los campos de destino de utilización en el extracto de cuenta electrónico contienen información relevante a la compensación de partidas abiertas. IEn caso de que los algoritmos proporcionados por el sistema no sean suficientes, es posible programar un exit de usuario de acuerdo con las necesidades de cada empresa. No hay que olvidar que todas las modificaciones efectuadas en exits de usuario son responsabilidad exclusiva del usuario. Al importar un extracto de cuenta electrónico, el sistema identifica en éste las operaciones y determina la forma en que se contabilizan. La información más importante para esto suele encontrarse mediante el uso del número de documento o el número de factura, que aparece en el extracto de cuenta "destino de utilización". Se pueden imprimir listas desde el Sistema SAP.

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Electronic Bank Statement: Various Formats Supported Bank statements are supplied in different formats depending on the country. You can select the required format. In certain countries, the statements first have to be converted to MultiCash format. The imported bank statements are transferred from the data medium to the buffer and processed by interpreting the user exit. Different, area-specific batch input sessions can be generated from one bank statement.

Gráfico 55: Extracto electrónico de cuenta: Soporte de diversos formatos

El Sistema SAP puede leer algunos formatos directamente. El Sistema SAP también cuenta con algunos programas de conversión que se utilizan para convertir los diversos formatos a MultiCash. Asimismo, es posible utilizar el software MultiCash del banco propio para convertir ciertos formatos (tales como SWIFT MT940) a MultiCash. El resto del procesamiento es idéntico al de la presentación de cheques al cobro y el extracto de cuenta manual. El sistema proporciona la ampliación siguiente para el “extracto de cuenta electrónico”: FEB00001, utilizado para analizar cada operación en las cuentas del banco propio por información para compensaciones (por ejemplo, el número de documento), modificar la regla de contabilización, actuar sobre la determinación de cuentas mediante la modificación de cuentas, distribuir contabilizaciones entre juegos de datos batch input distintos.

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Generating Test Data – RFEBKATX Program RFEBKATX is designed to help you with the customizing settings needed when you implement the electronic bank statement. It will also give you a feel for the options available in the electronic bank statement. You can use this program to create open items in a company code and the relevant bank statement files for a house bank account in this company code. You can do this directly with the RFEBKA00 import program, thereby testing your settings in customizing and the general function for RFEBKA00.

Gráfico 56: Generación de datos del test: RFEBKATX

El programa RFEBKATX está ideado como ayuda para efectuar las parametrizaciones de Customizing necesarias para implementar el extracto de cuenta electrónico. Además, indica las opciones disponibles en el extracto de cuenta electrónico. El extracto de cuenta electrónico se utiliza, entre otras cosas, para asignar de manera automática entradas y salidas de pagos a cuentas de bancos propios cuando éstas se refieren a partidas ya contabilizadas en cuentas de deudor/acreedor/compensación del sistema y, si hace falta, compensarlas. La experiencia demuestra que son dos los obstáculos principales que surgen durante la implementación, especialmente en el Customizing: Resulta muy complicado crear los campos de extracto de cuenta STATE.TXT e ITEM.TXT. Muchos de los errores de implementación son el resultado de la creación incorrecta de estos ficheros. Asimismo, resulta complejo el uso de los ficheros reales del banco porque éstos son muy extensos.

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Las partidas abiertas que se deben localizar y compensar mediante el extracto de cuenta deben contabilizarse, normalmente, de manera manual junto con la información para compensaciones correcta. Este programa puede utilizarse para crear tanto partidas abiertas en una sociedad como los ficheros de extracto de cuenta correspondientes para una cuenta de banco propio de esta sociedad. Para hacerlo, se puede utilizar directamente el programa de importación RFEBKA00 y, de este modo, se verifican las parametrizaciones del Customizing y la función general de RFEBKA00. Importing Bank Statement Data The transfer program generates two files for further processing (STATE.TXT and ITEM.TXT) from the bank data. For the import, enter the format, along with the two file names, and stipulate the type of further processing. The system then automatically makes the postings to the bank account, bank clearing account, customer account, and, if required, vendor account, along with the payment clearing. You have two options here: • •

Immediate posting Create a batch input session, then run it.

Choose whether you want to search by document or reference number. This, in turn, activates the interpretation algorithm. Consejo: Use variants.

Gráfico 57: Importación de datos de extractos de cuenta

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En Alemania se accede a los datos de los extractos de cuenta por medio del Estándar de comunicación bancaria (BCS), definido por los bancos. El programa de transferencia (por ejemplo, MultiCash) utiliza los datos del banco para crear dos archivos para el tratamiento posterior: STATE.TXT y ITEM.TXT. Para la entrada de datos, se debe introducir el formato junto con los dos nombres de los ficheros y definir la clase para el tratamiento posterior. El sistema realiza automáticamente las contabilizaciones en la cuenta bancaria, en la cuenta bancaria de compensación, en la cuenta bancaria de deudor y, si procede, en la cuenta bancaria de acreedor, junto con la compensación de pagos. A continuación dispone de dos opciones: 1. 2.

Contabilización inmediata Cree un juego de datos batch input y, a continuación, ejecútelo.

Realice la selección de búsqueda por documento o número de referencia. Active también el algoritmo de interpretación. Trabajo con variantes. MultiCash Files Explain how the files are structured. The format is the same for all financial institutions. Two files are created, STATE.TXT and ITEM.TXT. STATE.TXT contains bank statement header information and ITEM.TXT contains the transaction information. Using this format, several bank statements can be imported simultaneously, even if they are from different financial institutions. Look at the individual file components, highlighting in particular the field with the business transaction code.

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Gráfico 58: Ficheros MultiCash

El formato MultiCash se crea mediante el uso del software BCS (Estándar de comunicación bancaria) y los datos provienen de los extractos de cuenta (generalmente SWIFT MT940). Esto significa que el formato es idéntico para todas las instituciones financieras, por lo tanto, las verificaciones (mediante un programa de hoja de cálculo o de tratamiento de textos) resultan sencillas. Se crean dos ficheros: STATE.TXT e ITEM.TXT. STATE.TXT contiene información de cabecera sobre el extracto de cuenta e ITEM.TXT contiene la información de la operación. Mediante el uso de este formato, se pueden importar de manera simultánea varios extractos de cuenta, incluso si éstos provienen de distintas instituciones financieras. El software BCS suele incluirse en MultiCash. No obstante, muchas instituciones de crédito lo denominan de forma diferente (Cotel: Commerzbank, Dretec: Dresdner Bank, ELKO: Sparkassen). Si el programa BCS se obtiene de Deutsche Bank, debe instalarse el programa db-direct.

Demostración: Generating Test Data - Electronic Bank Statement Objetivo Demonstrate the electronic bank statement in the system.

Datos del sistema Sistema: Mandante:

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ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not required 1. Run the RFEBKATX program. This program imports sample data to the system and generates a STATE.TXT and ITEM.TXT file. This simulates the procedure for calling up the bank statement from the bank using banking software. Use variant AC805: • • • • • • • • • • • • •

Format M – MultiCash Statement file: state00.txt Line item file: item00.txt Company code: AC00 House bank (short key): 1000 Account (short key): 1000 Statement date: Today Invoice date: Today 10 days Set the checkbox for displaying all the posting screens Postings go to Customer T-F00B00 No. of customer invoices: 1 First amount: 1000 Set the checkbox for generating open items for clearing accounts

Electronic Bank Statement: Printout Use the screens to explain these slides.

Demostración: Importing Test Data - Electronic Bank Statement Objetivo This section describes the procedure for importing test data.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not required

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1.

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Call up the electronic bank statement: SAP Easy Access → Accounting → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Incomings → Electronic Bank Statement → Import If necessary, call up the procedure that is valid for your country (RFEBKA00, for example). If you want to import data, set the Import Data checkbox. If you do not set this checkbox, no data can be imported. Set the Workstation Upload checkbox if the file is located on the PC. Use variant AC805 here too. Explain the input screen. Now carry out the example that has been prepared and generate a batch input file. Explain how to print out the bank statement.

El extracto de cuenta se puede imprimir y archivar de manera retrospectiva.

Gráfico 59: Extracto electrónico de cuenta: Impresión

SAP R/3 Enterprise dispone de varias funciones nuevas de tratamiento posterior. La transacción de tratamiento posterior se denomina FEBA hasta el release 4.6. A partir de SAP R/3 Enterprise, se denomina FEBAN.

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Electronic Bank Statement: Postprocessing If a bank statement that has not been posted directly has not been processed completely, it has to be postprocessed. Choose the following path: SAP Easy Access → Accounting → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Incomings → Electronic Bank Statement → Postprocessing To postprocess the bank statement, you have to maintain the fields at the top of the screen. If a session has not been processed completely, however, it is filed under Sessions with Errors and must be checked and processed further. Use the detailed notes as a guide.

Explain that the postprocessing transaction in R/3 Enterprise is now very different and takes into account customer requirements for processing bank statement data.

En SAP R/3 Enterprise, la transacción de tratamiento posterior FEBA se ha revisado y ha sido sustituida por la transacción FEBAN. Con FEBAN, las partidas del extracto que el extracto de cuenta electrónico no ha contabilizado automáticamente pueden seleccionarse y corregirse con mucha más rapidez.

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Gráfico 60: Extracto de cuenta electrónico: Tratamiento posterior con FEBAN (a partir de SAP R/3 Enterprise)

Las funciones de filtro, búsqueda y clasificación de SAP List Viewer le permiten visualizar y tratar partidas de extractos de cuenta de la forma que se adapte mejor a sus necesidades. Por ejemplo, puede contabilizar varias partidas a la vez automáticamente con sólo pulsar un botón. Si resulta necesario, el destino de utilización, que contiene información importante para contabilizar partidas de extractos de cuenta automáticamente, puede visualizarse en una ventana independiente mientras se visualizan las pantallas de contabilización.

Gráfico 61: Pantalla: Tratamiento posterior de extractos de cuenta con FEBAN

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En caso de que se opte por la contabilización inmediata, debe realizarse un tratamiento posterior mediante la transacción dada. Puede observarse los progresos de los traslados mediante el status de tratamiento.. Si se han realizado tanto las contabilizaciones como las contabilizaciones de compensación, el status será Contabilización completa. El status de “contabilización incompleta” aparecerá sólo si se han realizado las contabilizaciones de cuenta bancaria. Si no ha tenido lugar ninguna contabilización, el status será Creado. En caso de que las partidas abiertas no se puedan compensar mediante el extracto de cuenta electrónico, se deben crear avisos de pago. Cuando el tratamiento posterior no se ha efectuado de manera correcta, se crean contabilizaciones en cuenta. Dicho de otra forma, el extracto de cuenta electrónico genera sus propios avisos de pago para las contabilizaciones de compensación que han dado error en el área del libro auxiliar. Si el algoritmo de interpretación ha identificado las partidas abiertas por compensar, el sistema determina el intermediario financiero a partir del documento correspondiente, siempre que éste no se haya determinado ya mediante los datos bancarios. Si no se identifica ningún intermediario financiero, se introduce una estrella (“*”). En tal caso, el primer paso del tratamiento posterior consistirá en la asignación del aviso de pago al intermediario financiero correspondiente (mediante el pulsador Tratar aviso de pago). El aviso de pago no puede tratarse posteriormente a no ser que se asigne un intermediario en el nivel de cabecera. En el primer paso del tratamiento posterior, seleccione Contabilizar. Los avisos de pago deben haberse tratado previamente a fin de evitar las contabilizaciones en cuenta. Las contabilizaciones en cuenta únicamente pueden cancelarse si los avisos de pago se eliminan de la contabilización. Con este fin, se debe fijar el modo (F6) Visualizar todas las pantallas y eliminar el aviso de pago de la selección de cuentas.. Las partidas de extractos de cuenta seleccionadas para compensación pueden contabilizarse En cuenta. Esto puede suponer una ventaja si se ha identificado el deudor de la compensación original y el pago puede contabilizarse en el libro de deudor para su posterior compensación. Además, se puede acceder a las cuentas bancarias de compensación dentro del sistema para la contabilización de cuentas.

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Ejercicio 10: Extracto electrónico de cuenta Duración del ejercicio: Minutos

Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Importar datos de extractos de cuenta de manera electrónica. • Explicar las diversas opciones de contabilización y el tratamiento posterior asociado. • Explicar y ejecutar las transacciones para compensar partidas abiertas (determinación de documentos).

Ejemplo empresarial El usuario utiliza un software bancario cada mañana para acceder por vía electrónica a los extractos de cuenta de uno o más de sus bancos propios. Ahora desea familiarizarse con las opciones y el procedimiento para importar de manera electrónica dichos extractos a la Gestión de caja de SAP.


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Tarea: Cree datos del test para el extracto de cuenta electrónico y, después, importe el extracto de cuenta. 1.

Utilice el programa RFEBKATX para crear los datos del test y los ficheros STATE##.TXT e ITEM##.TXT. Este programa puede llamarse mediante la transacción SE38 o mediante la selección de Sistema → Servicios → Informes . Denomine a los ficheros que se crearán STATE##.TXT e ITEM##.TXT (## = su número de grupo). Utilice las cuentas con ID de banco 1000 e ID de cuenta 1000 como cuentas de compensación bancarias. Seleccione la fecha actual como fecha de extracto de cuenta y la fecha actual menos 10 días como fecha de factura. Llame las pantallas de contabilización en caso necesario. Nota: Puede usar la variante AC805. Corrija los valores según corresponda (por ejemplo, la sociedad). Cree una o varias partidas abiertas para el deudor T-F00B00 y cree también partidas abiertas para las cuentas de compensación. Ejecute el programa.

2.

Verifique el log del programa RFEBKATX. Consejo: ¿Se han efectuado las contabilizaciones de la cuenta auxiliar y de la cuenta de mayor? ¿Se han creado los campos del extracto de cuenta? ¿Existe información sobre el extracto?

3.

Importe los ficheros. Seleccione Contabilización inmediata y fije el rango de números para los números de documento de 1800000000 a 1809999999. Consejo: Puede usar la variante AC805. Corrija los valores según corresponda (por ejemplo, la sociedad). Imprima el extracto de cuenta, el log de contabilización y las estadísticas. Ejecute el programa.

4.

Verifique el log de contabilización, las estadísticas de tratamiento y el extracto de cuenta.

5.

A continuación, verifique si se han realizado todas las contabilizaciones o si se requiere algún tipo de tratamiento posterior. Continúa en la página siguiente

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Seleccione el extracto de cuenta. Si aparece una X roja, debe efectuar el tratamiento posterior. Seleccione la partida para la que debe efectuarse tratamiento posterior. En este momento, se visualizará toda la información necesaria para efectuar el tratamiento posterior. Contabilice el documento. Se verifica que el deudor ha pagado sin deducir el descuento, a pesar de que tenía el derecho de hacerlo. Deduzca el importe del descuento y prosiga con la contabilización. El marcador de verificación verde y el número de documento indican que la contabilización y la compensación de partidas abiertas se han realizado con éxito.

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Solución 10: Extracto electrónico de cuenta Tarea: Cree datos del test para el extracto de cuenta electrónico y, después, importe el extracto de cuenta. 1.

Utilice el programa RFEBKATX para crear los datos del test y los ficheros STATE##.TXT e ITEM##.TXT. Este programa puede llamarse mediante la transacción SE38 o mediante la selección de Sistema → Servicios → Informes . Denomine a los ficheros que se crearán STATE##.TXT e ITEM##.TXT (## = su número de grupo). Utilice las cuentas con ID de banco 1000 e ID de cuenta 1000 como cuentas de compensación bancarias. Seleccione la fecha actual como fecha de extracto de cuenta y la fecha actual menos 10 días como fecha de factura. Llame las pantallas de contabilización en caso necesario. Nota: Puede usar la variante AC805. Corrija los valores según corresponda (por ejemplo, la sociedad). Cree una o varias partidas abiertas para el deudor T-F00B00 y cree también partidas abiertas para las cuentas de compensación.


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Ejecute el programa. a)

Cree los datos del test y los ficheros STATE##.TXT e ITEM##.TXT Seleccione Sistema → Servicios → Informes. Introduzca el programa RFEBKATX. Introduzca los valores siguientes: Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Formato

M (MultiCash)

Fichero del extracto

state##.txt

Fichero de partidas individuales

item##.txt

Sociedad

AC##

Banco propio (clave breve)

1000

Cuenta (clave breve)

1000

Fecha del extracto

Fecha de la factura

-10 días

Modo de contabilización

Fije el indicador (según resulte necesario)

Contabilizaciones en el deudor…

T-F00B00

Primer importe

1000,-

Crear partidas abiertas en cuentas de compensación

Fije el indicador

Ejecute el programa. El sistema creará contabilizaciones y ficheros de extractos de cuenta. 2.

Verifique el log del programa RFEBKATX. Consejo: ¿Se han efectuado las contabilizaciones de la cuenta auxiliar y de la cuenta de mayor? ¿Se han creado los campos del extracto de cuenta? ¿Existe información sobre el extracto? a)

Verifique el log. Una vez ejecutado el programa, el sistema visualiza el informe generado por el programa.

3.

Importe los ficheros.


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Seleccione Contabilización inmediata y fije el rango de números para los números de documento de 1800000000 a 1809999999. Consejo: Puede usar la variante AC805. Corrija los valores según corresponda (por ejemplo, la sociedad). Imprima el extracto de cuenta, el log de contabilización y las estadísticas. Ejecute el programa. a)

Importe los ficheros del extracto de cuenta. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Bancos → Entradas → Extracto de cuenta electrónico→ Importar. Introduzca los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos Valores Datos de importación

Fije el indicador

Formato

M (MultiCash)

Fichero del extracto

STATE##.txt

Fichero de partidas individuales

ITEM##.txt

Upload de la estación de trabajo

Fije el indicador

Contabilizar inmediatamente

Fije el indicador

Rango de números BELNR

1800000000 1809999999

Imprimir extracto de cuenta

Fije el indicador

Imprimir log de contabilización

Fije el indicador

Imprimir estadística

Fije el indicador

Ejecute el programa. Los ficheros se importan y se actualizan de inmediato. 4.

Verifique el log de contabilización, las estadísticas de tratamiento y el extracto de cuenta. a)

Verifique el log de contabilización, las estadísticas de tratamiento y el extracto de cuenta. Una vez ejecutado el programa, el sistema visualiza el informe generado por el programa.

5.

A continuación, verifique si se han realizado todas las contabilizaciones o si se requiere algún tipo de tratamiento posterior. Continúa en la página siguiente

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Seleccione el extracto de cuenta. Si aparece una X roja, debe efectuar el tratamiento posterior. Seleccione la partida para la que debe efectuarse tratamiento posterior. En este momento, se visualizará toda la información necesaria para efectuar el tratamiento posterior. Contabilice el documento. Se verifica que el deudor ha pagado sin deducir el descuento, a pesar de que tenía el derecho de hacerlo. Deduzca el importe del descuento y prosiga con la contabilización. El marcador de verificación verde y el número de documento indican que la contabilización y la compensación de partidas abiertas se han realizado con éxito. a)

Efectúe el tratamiento posterior de la cuenta de mayor. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Bancos → Entradas → Extracto de cuenta → Tratar posteriormente. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Sociedad

AC##

Banco propio

1000

ID de cuenta

1000

Fecha del extracto

Seleccione Ejecutar. Se visualiza la pantalla Tratar extracto de cuenta. Haga doble clic en la partida para la que desea efectuar el tratamiento posterior. En este momento se visualizará toda la información necesaria para efectuar el tratamiento posterior. Contabilice el documento. Se verifica que el deudor ha pagado sin deducir el descuento, a pesar de que tenía el derecho de hacerlo. Deduzca el importe del descuento y prosiga con la contabilización. El marcador de verificación verde y el número de documento indican que la contabilización y la compensación de partidas abiertas se han realizado con éxito.

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Importar datos de extractos de cuenta de manera electrónica • Explicar las diversas opciones de contabilización y el tratamiento posterior asociado • Gestionar las operaciones para la compensación de partidas abiertas (determinación de documentos).

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Lección: 142

Lección: Customizing: Registro de extractos de cuenta electrónicos

Customizing: Registro de extractos de cuenta electrónicos Duración de la lección: 90 Minutos

Resumen de la lección Esta lección trata sobre el Customizing del registro y la contabilización de extractos de cuenta electrónicos.

Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: •

•

Comprender la relación entre las operaciones externas (códigos de operaciones - BTC) y las internas (reglas de contabilización y determinación de cuentas), así como explicar los procedimientos de contabilización relacionados Explicar la forma en que se interpreta el destino de utilización y las opciones que existen para compensar partidas abiertas

This section will not look at the Customizing settings required here since these have already been explained for the check deposit procedure and manual bank statement. Instead, it looks at some of the special features of the electronic bank statement.

Ejemplo empresarial Desea obtener más información sobre las parametrizaciones del sistema necesarias para utilizar el extracto de cuenta electrónico en Gestión de caja de SAP. Tiene diversos bancos propios que utilizan el mismo código de operación (BTC) y desea configurar las parametrizaciones del Customizing para estos bancos una sola vez. Desea asignar diferentes métodos para interpretar el destino de utilización a las operaciones individuales en sus bancos propios. Transactions Account Determination One feature that is unique to the electronic bank statement as opposed to the check deposit transaction or manual bank statement is the method for defining transaction types and assigning banks to them. This enables you to define the posting rules just once (depending on the transaction type) for several banks that all use the same external transactions (BTC). BTC is the business transaction code (external business transaction).

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SAP Reference IMG → Financial Accounting → Bank Accounting → Business Transactions → Payment Transactions → Electronic Bank Statement → Make Global Settings for the Electronic Bank Statement. The bank key and bank account numbers must be assigned to one transaction. You have to create the posting rules (internal transactions). In the next step, you assign the external transactions (transaction key in accordance with the external statement) to the posting rules (internal transactions). You can also specify an interpretation algorithm. You have to define and adapt the posting rules accordingly for posting. If you do not do this, the account is determined in the same way as for the manual bank statement.

Gráfico 62: Operaciones

El usuario utiliza el Customizing para garantizar que todas las operaciones que le comunica el banco mediante el extracto de cuenta electrónico se contabilizan correctamente. Los tipos de operación se asignan con el fin de combinar aquellos bancos que cuentan con códigos de operaciones externas idénticos. Se crean claves para las reglas de contabilización. Las reglas de contabilización representan las operaciones de contabilización típicas del extracto de cuenta. A continuación, y en función de los tipos de operación, se asignan las operaciones (BTC) a dichas reglas de contabilización. Es precisamente esta asignación la que posibilita la grabación de datos. No obstante, en caso de que el banco proporcione un código de operaciones externas desconocido, el programa de importación se

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detiene y se visualizará un mensaje de error. En este punto, se puede utilizar el término NO ASIGNADO como operación externa. No será necesario ejecutar la importación de nuevo. La contabilización debe realizarse en una cuenta colectiva separada, que será tratada posteriormente por el contable. Además, se aconseja que el usuario introduzca el nuevo código de operaciones externas en el Customizing, en caso de que suceda de nuevo. La utilización de reglas de contabilización tiene efecto en la determinación de cuentas. El sistema utiliza la operación interna para determinar la información necesaria para la contabilización (claves de contabilización, cuentas, clase de documento). Las modificaciones de cuenta pueden emplearse para enviar contabilizaciones a cuentas que no pertenecen a la imputación estándar.

Gráfico 63: Determinación de cuentas

Las operaciones internas se utilizan para determinar las reglas de contabilización y la información necesarias (claves de contabilización, cuentas, etc.). El sistema utiliza el área de contabilización para determinar si las partidas deberían contabilizarse en el libro mayor (1) o en el libro auxiliar (2). La clase de contabilización controla la actualización de datos. La clase de contabilización determina la regla de contabilización (p. ej., contabilización de material, contabilización de terceros). Las cuentas se parametrizan con sus símbolos de cuenta. Los símbolos de cuenta se utilizan para determinar el número de cuenta que debe utilizarse. La ventaja consiste en que no se necesitan entradas nuevas en tabla para las contabilizaciones de una misma clase realizadas en diferentes bancos. Una clave de contabilización o una cuenta permanece libre para las contabilizaciones de compensación. Los datos necesarios en este punto para las contabilizaciones de compensación se toman de la información de verificación (librador, número de documento, etc.).

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Las partidas de extractos de cuenta seleccionadas para compensación pueden contabilizarse En cuenta. Esto puede suponer una ventaja si se ha identificado el deudor de la compensación original y el pago puede contabilizarse en el libro de deudor para su posterior compensación. Además, se puede acceder a las cuentas bancarias de compensación dentro del sistema para la contabilización de cuentas. Interpretation Algorithm To enable items to be cleared in the subledger, the customer must be assigned and certain search criteria fulfilled. Either the document number or reference number must be stated in the customer item. If only the amount can be interpreted electronically, it must be possible to find the customer number using the payment details. For vendor clearing, you only need the document number or amount because, with vendor checks, the outgoing check account can be accessed. Under Define Program and Variant Selection, you can select which program is to be displayed when the electronic bank statement is started (to reduce the risk of errors).

Gráfico 64: Algoritmo de interpretación

Durante la importación del extracto de cuenta electrónico, el sistema identifica las operaciones mediante las parametrizaciones efectuadas por el usuario previamente y determina así la forma en que se debe contabilizar cada operación. El sistema localiza la información más importante para el proceso de compensación (por ejemplo, las partidas abiertas de deudor se compensan con las entradas de caja) mediante el número de documento o el número del documento de referencia en la línea del destino de utilización del extracto de cuenta. En algunas ocasiones, la información del campo del destino de utilización es incompleta. Es posible, por ejemplo, que falten los primeros dígitos del número de documento. En tales casos, el algoritmo de interpretación no puede hacer nada.

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No puede encontrar los números de documento correspondientes en el sistema y, por lo tanto, el importe no se puede contabilizar. A continuación, las operaciones deben tratarse posteriormente de forma manual. La cuota de resultado en la búsqueda del número de documento se puede aumentar definiendo modelos de los números de documento. El sistema realizará la búsqueda utilizando estos "strings de búsqueda" antes de que lo haga el algoritmo de interpretación. Other settings for the Electronic Bank Statement You can also demonstrate how to use search strings in electronic bank statements. → Define Search String for Electronic Bank Statement

You can also demonstrate how the enhancements for the electronic bank statement are developed. → Develop Enhancements for Electronic Bank Statement

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Discusión con moderador Follow-up activities.

Preguntas para la discusión Utilice las siguientes preguntas para que los participantes del curso tomen parte en la discusión. También puede utilizar sus propias preguntas. What information do the house banks require before creating an electronic bank statement? What Customizing activities do you have to carry out to create an electronic bank statement?

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Comprender la relación entre las operaciones externas (códigos de operaciones - BTC) y las internas (reglas de contabilización y determinación de cuentas), así como explicar los procedimientos de contabilización relacionados • Explicar la forma en que se interpreta el destino de utilización y las opciones que existen para compensar partidas abiertas

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Resumen del capítulo Ahora podrá: • Importar datos de extractos de cuenta de manera electrónica • Explicar las diversas opciones de contabilización y el tratamiento posterior asociado • Gestionar las operaciones para la compensación de partidas abiertas (determinación de documentos). • Comprender la relación entre las operaciones externas (códigos de operaciones - BTC) y las internas (reglas de contabilización y determinación de cuentas), así como explicar los procedimientos de contabilización relacionados • Explicar la forma en que se interpreta el destino de utilización y las opciones que existen para compensar partidas abiertas

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Capítulo 6 Clearing de cuentas

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If accounts are concentrated within a company, for example, this data is very important for cash management and must be taken into account in the cash position.

Resumen del capítulo Este capítulo trata sobre el clearing de cuentas en la aplicación y el customizing.

Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • • • • •

Crear y tratar propuestas de clearing Imprimir y enviar correspondencia de clearing Gestionar las operaciones de contabilización utilizadas en el clearing de cuentas Especificar los datos prefijados del clearing en el Customizing. Efectuar clearing de cuentas.

Contenido del capítulo Lección: Vista de aplicación: Clearing de cuentas .........................196 Demostración: Cash Concentration......................................199 Demostración: Cash Concentration: Posting ...........................200 Lección: Clearing de cuentas: Customizing.................................206 Demostración: Customizing: Cash Concentration .....................208 Demostración: Optional: Correspondence/Forms .....................209 Ejercicio 11: Clearing de cuentas ........................................213

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Capítulo 6: Clearing de cuentas

Lección: 150

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Vista de aplicación: Clearing de cuentas Duración de la lección: 30 Minutos

Resumen de la lección Esta lección trata sobre las aplicaciones de clearing de cuentas.


Crear y tratar propuestas de clearing Imprimir y enviar correspondencia de clearing Gestionar las operaciones de contabilización utilizadas en el clearing de cuentas

Cash concentration is initiated by the company itself. (In contrast, pooling contracts are agreed with the bank with the result that the cash transfers are initiated by the bank.)

Ejemplo empresarial Desea unir diariamente hacia el mediodía sus diferentes saldos de cuentas bancarias en una cuenta de destino para conseguir una visión general unívoca de su liquidez. Después de haber informado por teléfono a los bancos escogidos, imprima desde el sistema sus formularios de correspondencia eventualmente revisados, para enviárselos adicionalmente a los bancos. Después deberá precontabilizar la propuesta de clearing para que al día siguiente se puedan efectuar las contabilizaciones bancarias en las cuentas corrientes mediante el extracto de cuenta. Cash Concentration: Overview Explain that this function concentrates individual account balances on one target account. Negative balances are always filled by the target account (programming). With cash concentration, transfers to fixed-term deposits can also be initiated. The bank is normally informed of planned values by telephone and the paper documents are either faxed or sent by post, or paid by means of a payment program. El clearing de cuentas implica el traslado de los saldos de diversas cuentas bancarias a una cuenta de destino, manteniendo definidos los saldos en las cuentas de origen. El sistema crea una propuesta de clearing a partir de la clasificación. La propuesta contiene el saldo al finalizar el día y el resultado plan, es decir, los

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Lección: Vista de aplicación: Clearing de cuentas

posibles traslados de cuentas. La propuesta de clearing se puede modificar en cualquier momento del proceso. El resultado se imprime en forma de órdenes de pago a los bancos. Asimismo, se crean notas de pago. Éstas son necesarias para el nuevo saldo bancario con fecha valor.

Gráfico 65: Clearing de cuentas: Resumen

La clasificación contiene únicamente los costes que se incluirán en el clearing de cuentas. Es posible definir clasificaciones distintas en aquellos casos en que el procedimiento de clasificación sea distinto. El usuario dispone de la opción de efectuar un clearing de saldos para varias sociedades simultáneamente. Para hacerlo, se utiliza un pool de trabajo que combina varias sociedades. El clearing de cuentas puede iniciarse como un programa de informes, lo que significa que pueden utilizarse variantes. Cash Concentration: Report Once postings have been made and/or bank sessions for the statements have been run and postprocessed, the accounts are concentrated. Emphasize that payment advices must also be taken into account. This slide displays the entries required for creating a proposal. The calculated amounts can be changed or rounded up/down. When you save the data, payment advices are generated. These appear in the cash position. These are normally assigned planning type CL.

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Gráfico 66: Clearing de cuentas: Informe

El procedimiento para ejecutar el programa de informes es el siguiente: • • •

• • •

Introduzca la sociedad , o bien, en caso de realizar un clearing de cuentas para más una sociedad, el pool de trabajo. En el campo Fecha plan , introduzca la fecha plan límite en la que se desea realizar el clearing de saldos. Introduzca un criterio de agrupación en el campo Agrupación, que le permitirá seleccionar cuentas concretas para el clearing (por ejemplo, ACBANK-IST). Introduzca el código nemotécnico de cuenta en el que se hará el clearing de los importes (por ejemplo, DBGIRO), junto con la sociedad de destino. Si procede, utilice el campo Saldo mínimo para determinar el saldo mínimo que debe poseer una cuenta antes de que ésta se seleccione para el clearing. En el campo Clase de documento de tesorería, introduzca una clase de documento asignado al clearing de cuentas.

El importe previsto es el total de los saldos finales de la Gestión de caja menos cualquier saldo mínimo definido aplicable. Este no puede ser el caso de la cuenta de destino porque ésta no debe contar con un saldo negativo. Los importes pueden tratarse. Note that you have to define your new house bank and the accompanying account in Customizing for cash concentration if you want to use them for cash concentration.

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Demostración: Cash Concentration Objetivo Demonstrate the cash concentration procedure in the system.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Starting concentration • •

2.

Start cash concentration. SAP Easy Access → Accounting → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Planning → Cash Concentration → Create • Start this for company code AC00. • Planned amounts up to today. • Grouping ACBANK-IST: Only real bank accounts are used (no settlement accounts, or only settlement accounts that will definitely appear on tomorrow’s bank statement). • Currency: EUR • Target account: DBGIRO (can also be from an external company code). • Important: Use the internal name of the target account. • Concentration results in payment advices that usually have the name CL. These are then cleared with tomorrow’s bank statement. Processing the concentration proposal •

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In the following screen, you can process the concentration proposal: round up/round down amounts, add/delete proposed accounts, adjust amounts/values.


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3.

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Creating payment advices •

Generate the activated payment advices. SAP Easy Access → Accounting → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Planning → Cash Concentration → Print Confirmations

•

The payment advices can also be printed (simulation).

In the following section, point out that cross-company-code cash concentration can also be carried out. In particular, explain the Worklist field and, if necessary, create one (company codes). Then simulate across-the-board concentration. Do not save the data because this will clear the participants’ accounts. Point out that when you carry out cross-company code concentration, cross-company code transactions have to be prepared in FI.

Cash Concentration: Posting Processes Process 1 is generated by the concentration; process 2 is generated when the bank statement is posted. The CL payment advices are archived automatically once the bank statement has been posted.

Demostración: Cash Concentration: Posting Objetivo Demonstrate the cash concentration procedure in the system.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Confirm the payment advices that you have created so that you can send them to the bank. Carry out the postings and explain the bank balances in FI.

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SAP Easy Access → Accounting → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Planning → Cash Concentration → Post Una vez tratada la propuesta del clearing, es posible crear dos avisos de pago para cada orden de pago. Uno de los avisos es para la cuenta emisora y el otro para la receptora.

Gráfico 67: Clearing de cuentas: Operaciones de contabilización

La confirmación de que se han creado los avisos aparece en una ventana adicional. El sistema informa al usuario de que los avisos se han creado y éste regresa a la imagen inicial. Gracias al programa de pagos, es posible contabilizar avisos de pagos creados durante el clearing en las cuentas correspondientes. El programa crea un juego de datos batch input para las contabilizaciones y archiva los avisos de pago. La condición previa para efectuar la contabilización es que la cuenta a contabilizar debe estar registrada en la tabla Customizing (vías de pago y saldos mínimos). Las contabilizaciones se pueden simular primero. La simulación no crea un juego de datos batch input para las contabilizaciones ni tampoco archiva los avisos de pago. No obstante, emite la lista. Los extractos de la cuenta en cuestión llegan al día siguiente y compensan las contabilizaciones preliminares en las cuentas de compensación correspondientes.

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Cash Concentration and the Payment Program Cash concentration can also be used in conjunction with the payment program for payment requests. In this way, the payment media are sent directly to the bank. Payment requests can be generated from concentration payment advices. These are documents used to create payment media. They are normally generated automatically when transactions due are posted and then paid separately or jointly using F111 (the payment program for payment requests).

Gráfico 68: Clearing de cuentas y programa de pagos

Las órdenes de pago son documentos utilizados para crear medios de pago. Normalmente, se crean de manera automática cuando se contabilizan las operaciones vencidas. Posteriormente se gestionan (de manera individual o conjunta) mediante el F111, el programa de pagos para órdenes de pago. Payment Program Parameters Field selection control enables you to regulate which input parameter fields are shown or hidden. In Customizing for Bank Accounting, you can stipulate which of the following fields should appear and be ready for input when you enter payment parameters: • • • • •

Vendor accounts Customer accounts G/L accounts Created on Origin

You can use the origin indicator to determine for which application payments are to be generated. In newer releases, you can select the relevant fields using “dynamic selections“.” ”

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Gráfico 69: Parámetros del programa de pagos

El control de selección de campos permite regular los campos de parámetros de entrada que se visualizan o se ocultan. En el Customizing de la contabilidad bancaria puede utilizar las parametrizaciones globales para estipular cuáles de los siguientes campos deben aparecer y estar listos para la entrada al registrar parámetros de pago: • • • • •

Cuentas de acreedor Cuentas de deudor Cuentas de mayor Fecha de creación Origen

El indicador Origen se puede utilizar para establecer la aplicación para la que se crearán los pagos. TR-CM-BT para traslado de cuenta bancaria.

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Discusión con moderador Take an in-depth look at the material covered in this lesson.

Preguntas para la discusión Utilice las siguientes preguntas para que los participantes del curso tomen parte en la discusión. También puede utilizar sus propias preguntas. What is the procedure for cash concentration?

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Crear y tratar propuestas de clearing • Imprimir y enviar correspondencia de clearing • Gestionar las operaciones de contabilización utilizadas en el clearing de cuentas

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Lección: 157

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Clearing de cuentas: Customizing Duración de la lección: 45 Minutos

Resumen de la lección Trata sobre el Customizing para el clearing de cuentas.


Especificar los datos prefijados del clearing en el Customizing. Efectuar clearing de cuentas.

To include a bank account in cash concentration, you have to make certain settings in Customizing.

Ejemplo empresarial Cuando se efectúa el clearing de cuentas deberán conservarse los saldos mínimos en las cuentas. Esto debe especificarse en el Customizing. Además, deberá definir la cuenta de compensación para la contabilización de la propuesta de clearing. Cash Concentration – Specifications For concentration, you have to enter certain basic data. All bank accounts included in the cash concentration have to be entered in the payment method table. You can enter a minimum amount and planning minimum for each account. You can use the interim account to specify a certain payment method for planning. This takes precedence over the target account, in other words, the payment method is routed via a specific account. This is used when payments are to be concealed (via an account at the state central bank, for example).

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Lección: Clearing de cuentas: Customizing

Gráfico 70: Especificaciones del clearing

Para poder utilizar el clearing de cuentas, primero se debe indicar algunas parametrizaciones del Customizing. Se debe introducir una cuenta de compensación a la que se realizarán las contabilizaciones durante el clearing de cuentas. Pueden existir cuentas de compensación independientes para las contabilizaciones del Debe y el Haber que se producen al contabilizar avisos de pago del clearing de cuentas (no se requieren al crear órdenes de pago). Es posible realizar el clearing de importes mediante el movimiento entre bancos utilizando una cuenta transitoria. Los importes no pasan, en ese caso, directamente a la cuenta de destino, sino a la cuenta colectiva. Se trasladan, pues, desde ésta a la cuenta de destino. Esto significa que nadie podrá utilizar el aviso de pago y la orden de pago adjunta para rastrear la cuenta a la que se han contabilizado finalmente los importes. Los importes de las cuentas se definen al configurar el sistema. Si se modifican los saldos mínimos o los saldos plan y las tolerancias al efectuar el clearing de cuentas, se pueden modificar los saldos finales de las cuentas. Si el saldo de una cuenta se encuentra dentro de los límites de tolerancia, no se realiza ninguna transferencia. Además, pueden definirse importes de los avisos de pago para cada cuenta. En la aplicación, se puede especificar una imagen inicial de importe mínimo de aviso de pago para clearing de cuentas. Esto se aplica a todas las cuentas del clearing.

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Concentration – Sample Settings Explain the various ways in which concentration can be carried out. Mention that the procedures are very flexible.

Gráfico 71: Clearing: Ejemplos de configuración

Ejemplo 1: Clearing dentro de una sociedad Ejemplo 2: Clearing para un grupo Ejemplo 3: Clearing dentro de una sociedad, utilizando una cuenta colectiva

Demostración: Customizing: Cash Concentration Objetivo Demonstrate Customizing for cash concentration.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not required 1. Enter the payment methods and minimum amounts for your new house banks.

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SAP Reference IMG → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Business Transactions → Cash Concentration → Define Intermediate Account, Clearing Account and Amounts

Cash Concentration - Correspondence Standard forms are available for confirmations. These forms are defined in SAPscript and can be adapted as required. Show where the correspondence forms are stored. SAP Reference IMG → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Business Transactions → Cash Concentration → Specify Forms Concentration confirmation: Address/account number When you print the form, the addresses, bank number, and account numbers are taken from the master data. Remember that the entries in the master record for the bank account play an important role here because they establish the connection with the address data.

Demostración: Optional: Correspondence/Forms Objetivo

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not required 1. If required, show the path for adapting the forms. SAP Easy Access → Tools → Print Form → SAPscript → Form F_FDIS_BC_AVIS

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Gráfico 72: Clearing de cuentas: Correspondencia

El sistema crea automáticamente confirmaciones para las órdenes de pago emitidas. Para ello, deberá crearse un formulario adecuado que se asignará al programa. El receptor del pago puede imprimirse en el formulario. Esto resulta especialmente importante en el caso de los avisos de pago que cubren más de una sociedad. Las confirmaciones pueden crearse para el banco tras haber confirmado que los avisos de pago han sido creados. Concentration confirmation: Address/account number When you start printing the form, the addresses, bank number, and account numbers are taken from the master data. Remember that the entries in the master record for the bank account play an important role here and establish the connection with the address data store.

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Gráfico 73: Confirmación de clearing: Dirección y número de cuenta

El banco propio y la clave bancaria de los datos maestros de cuentas bancarias para determinar la clave bancaria, el número de cuenta bancaria y la dirección adjunta. Field Selection Control in the Payment Program In Customizing for bank accounting, you can use the global settings to stipulate which of the following fields should appear and be ready for input when you enter payment parameters: • • • • •

Vendor accounts Customer accounts G/L accounts Created on Origin

If you do not want to set any restrictions and always want to pay all items that are due, do not select any of these fields.

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En el Customizing de la contabilidad bancaria puede utilizar las parametrizaciones globales para estipular cuáles de los siguientes campos deben aparecer y estar listos para entrada al registrar parámetros de pago: • • • • •

Cuentas de acreedor Cuentas de deudor Cuentas de mayor Fecha de creación Origen

Si no desea fijar restricciones y desea pagar siempre las partidas vencidas, no marque ninguno de estos campos. Utilice las parametrizaciones Customizing para el indicador de origen para controlar lo siguiente durante el tratamiento de las operaciones de pago: •

•

•

Si el programa de pagos debería comprobar los importes previstos. Si se fija este indicador, el programa no comprueba los importes previstos para las órdenes de pago. Si debe utilizarse la determinación de cuentas en la aplicación o en el programa de pagos para determinar la cuenta bancaria de compensación para pagos. Si no se fija este indicador, la función de determinación de cuentas del programa se utiliza para determinar la cuenta bancaria de compensación. Debe ignorarse el resultado de la determinación de cuentas de la aplicación. Si las características ya definidas para un origen deben utilizarse cuando las órdenes de pagos se compensan con diferentes orígenes. Si se fija este indicador, el programa de pagos utiliza las características para estos orígenes al compensar órdenes de pagos con diferentes orígenes.

Los orígenes cuyas órdenes de pagos están imputadas entre sí deben asignarse mutuamente. Realice esto en el Customizing para la contabilidad bancaria.

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Ejercicio 11: Clearing de cuentas Duración del ejercicio: Minutos

Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Crear una cuenta bancaria de compensación para el clearing de cuentas y completar la tabla de la vía de pago en el Customizing • Crear una propuesta de clearing de cuentas • Imprimir la propuesta de clearing de cuentas • Contabilizar la propuesta de clearing de cuentas

Ejemplo empresarial Ha decidido hacer un clearing de los saldos diarios de cuentas de sus diferentes cuentas bancarias en una cuenta de destino. En este punto indique las parametrizaciones del sistema necesarias y efectúe un clearing de cuentas. A continuación, imprima la propuesta de clearing de cuentas para poder enviarla a los bancos cuyas cuentas desee compensar. Acto seguido, contabilice la propuesta mediante las cuentas bancarias de compensación y compárelas con las del extracto de cuenta del día siguiente.


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Tarea: Desea poder incluir su nueva cuenta en el clearing de cuentas y, a continuación, efectuar el clearing de cuentas. 1.

En la IMG de referencia de SAP, añada los nuevos datos bancarios (11##00) a la tabla de clearing de cuentas. No realice el clearing de cuentas mediante una cuenta provisional. Introduzca el saldo planeado/mínimo planeado (1.000/100) y la cuenta de compensación (11##05) en la que se realizarán las contabilizaciones cuando las órdenes de pago creadas durante el clearing de cuentas bancarias se conviertan en documentos financieros. Si aún no se ha creado la cuenta 11##05, proceda ahora a su creación.

2.

Una vez tratadas todas las operaciones de gestión de caja, será preciso decidir lo que se debe hacer con los saldos bancarios. Decide trasladar los saldos bancarios a la cuenta DRGIRO (113200). Desea realizar la transferencia únicamente en unidades de millar enteras (grupo ACBANK-IST, clase de aviso: CL). Recuerde que debe introducir el código nemotécnico de cuenta y no el número de cuenta de mayor.

3.

Cree las confirmaciones correspondientes para los bancos (simúlelas en su pantalla).

4.

Ahora desea crear contabilizaciones FI a partir de los avisos de pago de clearing. A continuación contabilice las notas del clearing para su sociedad, teniendo en cuenta las cuentas a las que se contabilizan (+++++5). Ejecute el juego de datos batch input.

5.

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Asigne las cuentas 11##00 y 11##05 a la clasificación ACCLEARING. Visualice la posición de tesorería (clasificación: ACCLEARING). Las contabilizaciones de clearing se hallan en el nivel B5.


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Solución 11: Clearing de cuentas Tarea: Desea poder incluir su nueva cuenta en el clearing de cuentas y, a continuación, efectuar el clearing de cuentas. 1.

En la IMG de referencia de SAP, añada los nuevos datos bancarios (11##00) a la tabla de clearing de cuentas. No realice el clearing de cuentas mediante una cuenta provisional. Introduzca el saldo planeado/mínimo planeado (1.000/100) y la cuenta de compensación (11##05) en la que se realizarán las contabilizaciones cuando las órdenes de pago creadas durante el clearing de cuentas bancarias se conviertan en documentos financieros. Si aún no se ha creado la cuenta 11##05, proceda ahora a su creación. a)

Solución para la introducción completa de datos en la tabla de pagos. Customizing: Tesorería IMG referencia SAP → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Operaciones contables → Clearing de cuentas →Especificar cuenta de vía de pago, cuentas de compensación e importes Copie una entrada o introduzca sus datos. Seleccione Entradas nuevas. Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Sociedad

AC##

Cta.bancaria

11##00

Saldo plan/Mínimo previsto

1000/ 100

Cuenta de compensación Debe/Haber

11##05

La cuenta de compensación bancaria se crea en el componente de aplicación FI. 2.

Una vez tratadas todas las operaciones de gestión de caja, será preciso decidir lo que se debe hacer con los saldos bancarios. Decide trasladar los saldos bancarios a la cuenta DRGIRO (113200). Desea realizar la transferencia


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únicamente en unidades de millar enteras (grupo ACBANK-IST, clase de aviso: CL). Recuerde que debe introducir el código nemotécnico de cuenta y no el número de cuenta de mayor. a)

Solución: Clearing de cuentas Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Planificación → Clearing de cuentas → Crear . Indique sus selecciones (incluidas la clasificación ACBANK-IST, la cuenta de destino DRCURRENT, la sociedad de destino e información detallada sobre avisos de pago). Nombre de campo o tipo de datos

Valores

Sociedad

AC##

Clasificación

ACBANK-IST

Moneda

EUR

Saldo mínimo

Su opción

Ind.cuenta destino

DRGIRO

Sociedad destino

AC##

Clase doc.tesorería

CL

Moneda planif.

EUR

Seleccione Ejecutar. Grabe los avisos de pago (icono de disco). (Confirme que desea crear los avisos de pago; para ello, seleccione Sí). Puede visualizar los nuevos avisos de pago de clearing en la posición de tesorería. 3.

Cree las confirmaciones correspondientes para los bancos (simúlelas en su pantalla). a)

Solución para la creación de la confirmación para los bancos. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Planificación → Clearing de cuentas → Imprimir confirmaciones. Introduzca AC## como sociedad.

4.

Ahora desea crear contabilizaciones FI a partir de los avisos de pago de clearing.


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A continuación contabilice las notas del clearing para su sociedad, teniendo en cuenta las cuentas a las que se contabilizan (+++++5). Ejecute el juego de datos batch input. a)

Solución para la contabilización de los avisos de pago de clearing en la sociedad. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Planificación → Clearing de cuentas → Contabilizar. (Recordar el indicador de ejecución de test). Introduzca AC## como sociedad. El sistema crea un juego de datos batch input Seleccione Sistema → Servicios → Batch Input → Juegos de datos → (Seleccione el juego de datos y ejecútelo en modo visible).

5.

Asigne las cuentas 11##00 y 11##05 a la clasificación ACCLEARING. Visualice la posición de tesorería (clasificación: ACCLEARING). Las contabilizaciones de clearing se hallan en el nivel B5. a)

Solución para la visualización de los datos en la posición de tesorería. Véanse las soluciones anteriores.

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Especificar los datos prefijados del clearing en el Customizing. • Efectuar clearing de cuentas.

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Resumen del capítulo Ahora podrá: • Crear y tratar propuestas de clearing • Imprimir y enviar correspondencia de clearing • Gestionar las operaciones de contabilización utilizadas en el clearing de cuentas • Especificar los datos prefijados del clearing en el Customizing. • Efectuar clearing de cuentas.

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Capítulo 7 Previsión de liquidez

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This section looks at the liquidity forecast, which is another important cash management tool.

Resumen del capítulo Este capítulo analiza de forma detallada la previsión de liquidez.

Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • • • • • • • •

Poder explicar las características de la actividad y los aspectos de la integración de la planificación a medio plazo. Conocer el significado de los grupos de tesorería. Configurar cuentas de terceros. Realizar el control de selección de campos de las cuentas de terceros Configurar y llamar las posibilidades de visualización de los apuntes estadísticos Configurar el control de dynpros para la entrada de documentos Garantizar la integración de operaciones en cuentas de mayor especiales. Garantizar la integración de datos de MM/SD y Tesorería.

Contenido del capítulo Lección: Vista de aplicación: Previsión de liquidez ........................222 Demostración: Liquidity Forecast ........................................224 Demostración: Planning Groups .........................................225 Demostración: Payment History - Planning Date ......................227 Demostración: Payment Block Function ................................229 Ejercicio 12: Previsión de liquidez .......................................233 Lección: Previsión de liquidez: Customizing ................................239

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Capítulo 7: Previsión de liquidez

Lección: 170

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Vista de aplicación: Previsión de liquidez Duración de la lección: 40 Minutos

Resumen de la lección Esta lección trata sobre las aplicaciones de la previsión de liquidez.


Poder explicar las características de la actividad y los aspectos de la integración de la planificación a medio plazo. Conocer el significado de los grupos de tesorería. Configurar cuentas de terceros.

The liquidity forecast is very similar to the cash position. For this reason, this section will only look at the features that are unique to the liquidity forecast.

Ejemplo empresarial Después de obtener una amplia visión sobre el desarrollo de las cuentas bancarias y las cuentas bancarias de compensación, así como de las parametrizaciones del sistema necesarias para ello, a continuación le interesará saber también el modo de obtener una vista a medio plazo de las cuentas auxiliares. Features of the Liquidity Forecast Explain the individual points. In particular, point out that MM purchase orders and SD sales orders are taken into account in the payment history. La posición de tesorería muestra el modo en que se producirán movimientos en las cuentas bancarias en los días siguientes. Mientras, la previsión de liquidez ilustra las modificaciones de la liquidez en la contabilidad auxiliar. También se soportan funciones que pueden utilizarse para obtener información relevante a las previsiones de flujos de pagos. Esta información aparece como partidas plan en la previsión de liquidez.

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Lección: Vista de aplicación: Previsión de liquidez

Gráfico 74: Características de la previsión de liquidez

La información se basa en los pagos detallados de/a deudores y acreedores, por partidas abiertas. Dado que la planificación para pagos recibidos y efectuados cubre un marco temporal más amplio, la probabilidad de que los pagos tengan lugar en el día indicado es menor que en la posición de tesorería. Los siguientes son ejemplos de orígenes de información de planificación para la previsión de liquidez: • •

Créditos y comprometidos como pagos previstos Sueldos planificados y pagos de salario

Como en el caso de la posición de tesorería, es necesario efectuar clasificaciones para fijar la estructura de la previsión de liquidez. El criterio de agrupación se utiliza para combinar determinados niveles y grupos de tesorería con el propósito de visualizarlos. Integration: Liquidity Forecast Explain account determination keys for cash management: • •

Incoming and outgoing payments in the subledger accounts. Planned incoming and outgoing payments (wage and salary payments, for example).

Check whether a cash management group has been entered in the master data for the customer to whom you want to make the postings. When postings are made to accounts receivable and accounts payable accounting, the planning data is automatically updated. Demonstrate this in the system.

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Demostración: Liquidity Forecast Objetivo Show the liquidity forecast in the system.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Call up Cash Management. SAP Easy Access → Accounting → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Information System → Reports for Cash Management → Liquidity Analyses → Liquidity Forecast Choose the grouping ACPERSONEN and explain why data may not be available. Post an invoice to customer T-F00B00 for 150,000 EUR. Call up Cash Management again and explain the result (14 days with a 3% cash discount).

Gráfico 75: Integración: Previsión de liquidez

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Prerequisite I – Planning Groups Like vendors, customers are divided into planning groups. These groups are freely definable and are also known as risk groups. Relevant criteria include geography, creditworthiness, customer group (segment), and so on. A planning group such as this always corresponds to a particular level and provides information on the type of account transaction.

Demostración: Planning Groups Objetivo Demonstrate planning groups in the system.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Call up the liquidity forecast again and explain the input options. Compare these with those available for the cash position. Use groupings ACPERSONEN and ACGESAMT. Up to 4.6C, you could call up the information system by double-clicking the relevant option in the liquidity forecast. Before you can view the current data in the customer information system, you have to update it. The batch run may take a while. As of SAP R/3 Enterprise, you can call up the document item by double-clicking it. Los deudores, como los acreedores, se dividen en grupos de tesorería.

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Gráfico 76: Condición previa I: Grupos de tesorería

Puede definir libremente los criterios que se utilizarán (pagador neto, pagador de riesgo, en función de la ubicación geográfica). Los niveles informan sobre la clase del movimiento de cuenta. Prerequisites II: Account Master Record The planning group must be entered in the cash management field in the account master record for the customer or vendor. You can only enter one group in each master record. Point out that “E” for receipts (customers) and “A” for expenditure (vendors) are set as standard. Debe introducir un grupo de tesorería definido en el registro maestro para que el sistema transfiera datos entre las cuentas de deudor/acreedor y la previsión de liquidez.

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Gráfico 77: Condiciones previas II: Maestro de cuentas

Demostración: Payment History - Planning Date Objetivo Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Call up the master record for customer T-F00B00 and ensure that the system is set to record the payment history and that cash management group E6 has been set. If not, make the relevant settings. When an incoming payment is received, the payment history is recorded and the expected incoming payment determined. If this indicator is not set or the payment history is not recorded, cash discount deadline 1 (in 14 days) is used. Call up the payment history in the account analysis. No payment history has been recorded. Post a customer invoice for EUR 100,000 with today’s value date (ZB01) with account 800200. Post the incoming payment of EUR 98,000 with a value date in 20 days with account 113109. Call up the liquidity forecast again (grouping: ACGESAMT). Explain the result.

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Call up the payment history again. The 6-day arrears has now been recorded. Which expected incoming payment does the system use for the next invoice? Post an outgoing invoice again and then call up the liquidity forecast. The incoming payment is now not expected for another 20 days.

Gráfico 78: Historial de pagos: Fecha de tesorería

El sistema tiene en cuenta el historial de pagos de deudores (descuento) en el momento de determinar la fecha de tesorería si se selecciona el campo Recon.historial de pagos en el registro maestro de deudor. Se consideran los tres últimos períodos de pago (historial de pagos a corto plazo). El cálculo se compensa en función del importe. Puede rastrearse el historial de pagos como parte del análisis de cuentas. La previsión de liquidez incluye un parámetro nuevo para tener en cuenta las fechas de pago y selecciones para las fechas de pago de deudores y acreedores. Puede utilizarlos para cambiar la visualización de la previsión de liquidez de forma que los importes no se visualicen en la fecha de tesorería relevante, sino en la fecha de pago. Si se ramifica de la previsión de liquidez a las partidas individuales, el sistema tiene en cuenta la visualización modificada. Esto significa que se visualizan las partidas individuales asignadas a la fecha de pago relevante. Para aprovechar esta característica nueva, debe actualizar la tabla relevante en el Customizing. Vea la Ayuda F1 del parámetro, las selecciones y los campos de visualización para obtener más información.

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Integration: Payment Block Payment blocks automatically adjust the planning data. The value of a document that has been blocked is moved from the accounting level to a special blocked level that depends on the blocking indicator. A payment block in the master record does not apply to documents that have already been posted, that is, although the documents are blocked for payment, they cannot be recognized as such in the liquidity forecast.

Demostración: Payment Block Function Objetivo Demonstrate payment blocks in the system.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. Post an invoice. Call up the liquidity forecast. Block the invoice (change the document). Call up the liquidity forecast again.

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Gráfico 79: Integración: Bloqueo de pago

En esta opción de menú, es posible definir la asignación para los niveles bloqueados de los niveles de la previsión de liquidez. Si a continuación se efectúa una contabilización con pagos bloqueados, el sistema utiliza el nivel bloqueado en lugar del nivel estándar para el grupo de tesorería en cuestión. El bloqueo de pagos sobre los importes visualizados en la previsión de liquidez es entonces claramente identificable. Integration: Special Transactions It is easier to monitor scheduled special G/L transactions in Cash Management than in Accounting. Special G/L transactions are displayed in planning using a level defined in Customizing. Explain that this deactivates the reconciliation accounts. The standard system only contains down payment requests and a function for monitoring bill of exchange liabilities.

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Gráfico 80: Integración de operaciones especiales

Las partidas individuales resultantes de las operaciones especiales se transfieren a un nivel especial. Resulta más sencillo controlar operaciones de cuenta de mayor especiales en la Gestión de caja que en Finanzas. Esto compensa la cuenta de acreedor. Utilice niveles que empiecen por “F”, ya que se trata de contabilizaciones FI. Resulta una buena idea utilizar el indicador de cuenta de mayor especial como segunda letra. (Ejemplo: “FF” para solicitud de anticipos).

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Ejercicio 12: Previsión de liquidez Duración del ejercicio: Minutos

Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Introducir facturas emitidas y recibidas para poder visualizarlas en la previsión de liquidez. • Garantizar que el historial de pagos de deudores se ha registrado correctamente

Ejemplo empresarial Desea utilizar la previsión de liquidez para obtener un resumen de la liquidez a medio plazo. Deberían incluirse tanto las cuentas bancarias como las auxiliares. Desea reproducir las facturas emitidas y recibidas en la previsión de liquidez. Asimismo, desea registrare el historial de pagos de deudores para tener en cuenta las incidencias en la previsión de liquidez producidas en las operaciones siguientes.



Tarea: Lleve a cabo las siguientes tareas. 1.

Contabilice la siguiente factura emitida (fecha de documento: Hoy): Cliente: T-F00B00, importe: 10.000, IVA repercutido: 1O, calcular impuesto, condiciones de pago: ZB01 Contabilización de contrapartida: Cuenta 800200 Continúa en la página siguiente

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Contabilice la siguiente factura recibida (fecha de documento: Hoy): Acreedor: T-F00B00, importe: 10.000, IVA repercutido: 1l, calcular impuesto. Contabilización de contrapartida: Cuenta 400020 2.

Verifique las entradas mediante la visualización de la gestión de caja a medio plazo, previsión de liquidez (clasificación: ACPERSONEN/ACGESAMT).

3.

Cree el deudor T-F00B## en su sociedad (AC##) (deudor de referencia: T-F00B00). Asigne el grupo de tesorería E2 a este deudor y fije la casilla de selección Grabar historial de pagos.

4.

Utilice el análisis de cuentas para visualizar las partidas individuales de las cuentas de deudor T-F00B00 y T-F00B##. A continuación, seleccione Pasar a para acceder al análisis del historial de pagos. Contabilice la siguiente factura emitida (fecha de documento: Hoy): Cliente: T-F00B##, importe: 50.000, IVA repercutido: 1O, condiciones de pago: ZB01. Contabilización de contrapartida: Cuenta 800200 Utilice el análisis de cuentas de nuevo para visualizar las partidas individuales para la cuenta de deudor T-F00B##. El análisis del historial de pagos (a través de Pasar a) todavía esta vacío porque no se ha recibido ningún pago. Visualice la previsión de liquidez (incremento en días, clasificación: ACGESAMT). La factura se planifica para 14 días desde la fecha actual. El deudor ha realizado el pago. Contabilice el pago recibido con fechas de contabilización, de documento y de valor antes de 20 días (cuenta bancaria 113102, importe 49.000 - deudor T-F00B##). El sistema visualiza ahora el historial de pagos del deudor T-F00B##. Si ahora contabiliza otra factura emitida (fecha de documento: “hoy”), ¿qué fecha de tesorería aparecerá?

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Solución 12: Previsión de liquidez Tarea: Lleve a cabo las siguientes tareas. 1.

Contabilice la siguiente factura emitida (fecha de documento: Hoy): Cliente: T-F00B00, importe: 10.000, IVA repercutido: 1O, calcular impuesto, condiciones de pago: ZB01 Contabilización de contrapartida: Cuenta 800200 Contabilice la siguiente factura recibida (fecha de documento: Hoy): Acreedor: T-F00B00, importe: 10.000, IVA repercutido: 1l, calcular impuesto. Contabilización de contrapartida: Cuenta 400020 a)

Solución para la contabilización de las facturas. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Deudores/Acreedores → Entrada de documentos → Factura. Introduzca los datos.

2.

Verifique las entradas mediante la visualización de la gestión de caja a medio plazo, previsión de liquidez (clasificación: ACPERSONEN/ACGESAMT). a)

Solución para la verificación de las entradas en la previsión de liquidez. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Sistema de información → Informes gestión de caja → Análisis liquidez → Previsión de liquidez. Introduzca sus selecciones. Observe que un historial de pagos ya se ha registrado en su deudor T-F00B00.

3.

Cree el deudor T-F00B## en su sociedad (AC##) (deudor de referencia: T-F00B00).


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Asigne el grupo de tesorería E2 a este deudor y fije la casilla de selección Grabar historial de pagos. a)

Seleccionar SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Datos maestros → Crear. Cliente: T-F00B## Sociedad: Su sociedad (AC##) Cliente modelo: T-F00A00 Sociedad modelo: AC## Dirección: Indique la dirección relevante Concepto de búsqueda: AC805 Datos de la sociedad (Gestión financiera): Grupo de tesorería: E2 Datos de la sociedad - Operaciones contables Historial de pago: Fije la casilla de selección. Seleccione Grabar.

4.

Utilice el análisis de cuentas para visualizar las partidas individuales de las cuentas de deudor T-F00B00 y T-F00B##. A continuación, seleccione Pasar a para acceder al análisis del historial de pagos. Contabilice la siguiente factura emitida (fecha de documento: Hoy): Cliente: T-F00B##, importe: 50.000, IVA repercutido: 1O, condiciones de pago: ZB01. Contabilización de contrapartida: Cuenta 800200 Utilice el análisis de cuentas de nuevo para visualizar las partidas individuales para la cuenta de deudor T-F00B##. El análisis del historial de pagos (a través de Pasar a) todavía esta vacío porque no se ha recibido ningún pago. Visualice la previsión de liquidez (incremento en días, clasificación: ACGESAMT). La factura se planifica para 14 días desde la fecha actual. El deudor ha realizado el pago. Contabilice el pago recibido con fechas de contabilización, de documento y de valor antes de 20 días (cuenta bancaria 113102, importe 49.000 - deudor T-F00B##). El sistema visualiza ahora el historial de pagos del deudor T-F00B##. Continúa en la página siguiente

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Si ahora contabiliza otra factura emitida (fecha de documento: “hoy”), ¿qué fecha de tesorería aparecerá? a)

Solución para el análisis del historial de pagos. Análisis de cuentas: Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Cuenta → Análisis. Introduzca los datos y seleccione Intro. A continuación, seleccione Pasar a para llamar al historial de pagos. Un historial de pagos ya ha sido registrado en el deudor T-F00B00, pero todavía no para T-F00B## . Modificar datos maestros: Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Modificar datos maestros. Introduzca los datos (grupo de tesorería E2) y seleccione Grabar historial de pagos. Factura emitida: Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Entrada de documento → Factura. Introduzca los datos. Análisis de cuentas: Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Cuenta → Análisis. Introduzca los datos y seleccione Intro. A continuación, seleccione Pasar a para llamar al historial de pagos. Previsión de liquidez: Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Sistema de información → Informes gestión de caja → Análisis liquidez → Previsión de liquidez. Introduzca la selección (incremento en días). Entrada de pagos: Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Entrada de documentos → Cobros. Tenga en cuenta la última fecha determinada mediante el historial de pagos.

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Poder explicar las características de la actividad y los aspectos de la integración de la planificación a medio plazo. • Conocer el significado de los grupos de tesorería. • Configurar cuentas de terceros.

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Lección: 183

Lección: Previsión de liquidez: Customizing

Previsión de liquidez: Customizing Duración de la lección: 35 Minutos

Resumen de la lección Esta lección trata sobre el Customizing de la previsión de liquidez.

Objetivos de la lección Al finalizar esta lección podrá: • • • • •

Realizar el control de selección de campos de las cuentas de terceros Configurar y llamar las posibilidades de visualización de los apuntes estadísticos Configurar el control de dynpros para la entrada de documentos Garantizar la integración de operaciones en cuentas de mayor especiales. Garantizar la integración de datos de MM/SD y Tesorería.

This section shows you how to customize the liquidity forecast.

Ejemplo empresarial Antes de activar la previsión de liquidez, deberán realizarse varias parametrizaciones Customizing. Se analiza cómo se visualizarán en la previsión de liquidez las partidas bloqueadas y las operaciones en cuentas de mayor especiales y cómo se visualizarán los datos de Logística y Gestión de riesgos en la previsión de liquidez y la posición de tesorería. Master Data: Subledger Accounts Explain how the master data in the subledger accounts controls whether or not the required Cash Management Group and Payment History Record checkboxes, for example, are set. You can make the changes directly in Customizing for Cash Management without choosing the corresponding Accounting/Purchasing/Sales paths. Show the path and connections: SAP Reference IMG → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Master Data → Subledger Accounts → …

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Gráfico 81: Datos maestros: Cuentas de terceros

En determinadas pantallas puede controlarse el status de campo directamente en la Gestión de caja IMG. Esto puede hacerse en diferentes niveles: • •

Para todos los deudores y acreedores de un grupo de cuentas o sociedad. Para todos los deudores y acreedores que se crean o modifican en la contabilidad (ventas, central).

Planning Data: Screen Control The cash management group can be assigned to the levels as required. Show where the planning levels are defined: SAP Reference IMG → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Master Data → Subledger Accounts → Define Planning Levels They are defined in the same table as the standard planning levels. To define the planning groups for the subledger accounts, choose the following menu path: SAP Reference IMG → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Master Data → Subledger Accounts → Define Planning Level Groups In this table, you can select the SCn (screen control) field. When posting or changing documents, you can control the cash management group and, if necessary, enter a group that differs from the standard setting.

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Gráfico 82: Datos de tesorería: Control de dynpros

Los grupos de tesorería diferencian los deudores y acreedores en función de determinadas propiedades (deudor en Francia), tipo de historial (pagador de descuento por pronto pago) o riesgos (calificación de solvencia). Se pueden definir libremente y se entran en el campo Grupo de tesorería del registro maestro de deudores o de acreedores. Si se selecciona la opción Control de dynpros (CtrlImg), los campos Fecha de tesorería y Nivel de tesorería estarán preparados para la entrada cuando se registren o modifiquen documentos. Los valores por defecto del sistema para estos campos pueden sobrescribirse. Blocked Documents Documents that are blocked for payment can be displayed at a separate level. This occurs as standard. Once unblocked, the document is automatically moved back to the standard level. Show the path for making the settings: SAP Reference IMG → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Structuring → Maintain Blocked Levels

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Gráfico 83: Documentos bloqueados

Los niveles bloqueados o los indicadores de bloqueo pueden imputarse en los niveles estándar. El sistema asigna entonces el importe al nivel bloqueado cuando la contabilización se efectúa con un bloqueo de pagos. Si el documento está desbloqueado, el importe se trasladará al nivel estándar. Integration: Special General Ledger Special G/L transactions can be displayed as separate levels. One level is provided for down payment requests and another for bill of exchange receivables. Additional levels can be created. Show the path for making the settings: SAP Reference IMG → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Structuring → Special G/L Transaction Levels To save time, do not go into any more detail.

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Gráfico 84: Integración: Libro mayor especial (LME)

Las contabilizaciones de cuentas de mayor especiales pueden visualizarse y supervisarse en un nivel especial de la previsión de liquidez. El sistema estándar ya tiene dos niveles definidos: • •

Solicitud de anticipo (FF) Efecto en cartera (FW)

Observe el pago recibido en la cuenta bancaria de compensación de la posición de tesorería. El importe descontado del efecto se visualiza en esta cuenta hasta que se haya borrado el comprometido. Integration: Orders and purchase orders SD orders and MM purchase orders can also be displayed in the liquidity forecast. The following conditions must be fulfilled: Both the cash management and MM and SD update function must be activated. SAP Reference IMG → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Tools → Define Production Startup You have to maintain the planning levels for the subledger accounts (customers/vendors, including source). SAP Reference IMG → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Master Data → Subledger Accounts → Define Planning Levels

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You have to maintain the planning levels for Logistics (MM/SD). SAP Reference IMG → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Structuring → Define Planning Levels for Logistics The subledger account levels are assigned to the Logistics level. A special source indicator is used here. This indicator originates from Logistics. You then have to assign this internal indicator to the level. SAP Reference IMG → Treasury → Cash Management → Structuring → Define Planning Levels for Logistics

Gráfico 85: Integración de órdenes y pedidos

Procedimiento: 1. Actualizar los indicadores de origen (MMF, SDF) 2. Actualizar niveles de tesorería (M1, M2, M3, S2) 3. Actualizar los niveles de Logística (M1, etc.) 4. Activar la Gestión de caja 5. Activar las funciones de actualización de MM y SD

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Gráfico 86: Integración de órdenes y pedidos

Los pedidos (MM) y las órdenes (SD) se visualizan en niveles especiales de Tesorería Estos niveles pueden definirse libremente. Requieren un símbolo de origen especial (opcional). El código interno especificado integra las órdenes y los pedidos, las solicitudes de pedido y los planes de entregas en la Gestión de caja. Las operaciones de agencia desde Logística (facturas de acreedor, listas de facturas, solicitudes de pago) también pueden registrarse en la previsión de liquidez.

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Gráfico 87: Integración con otros procesos de SAP

Selection of Financial Instruments This slide shows the main products that can be modeled using SAP Treasury Management. Tell the participants that unfortunately you will not be able to look at all of the financial instruments during this course.

Gráfico 88: Selección de instrumentos financieros

El mercado de dinero o las operaciones de moneda extranjera a corto plazo constituyen una de las maneras de tratar faltas o excesos de liquidez. Para medio y largo plazo, las inversiones y préstamos están representados por valores y préstamos. Los derivados, por otra parte, constituyen un medio para garantizar intereses y riesgos por cambio de divisas.

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There will be no special system demonstration for funds transactions.

Gráfico 89: Trading: Creación de depósito a plazo fijo

La actualización de la Gestión de caja distingue entre dos casos: •

Opción 1 (previsión de liquidez): Si no se han actualizado los datos de pago en las operaciones, es decir, si no se conocen las cuentas bancarias, el flujo de caja para una cuenta bancaria o cuenta bancaria de compensación no podrá visualizarse. Para garantizar que el flujo de caja aparece en Gestión de caja, se visualiza el importe de las cuentas auxiliares. A continuación, el sistema define el grupo de tesorería especificado en el registro maestro para el intermediario financiero.

•

Opción 2 (posición de tesorería): Si no se han especificado los datos de pago en la operación, es decir, si se conocen las cuentas bancarias, el flujo de caja para la cuenta bancaria o cuenta bancaria de compensación relevante aparecerá en CM en el nivel asignado.

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Gráfico 90: Contabilización mediante cuentas bancarias de compensación (interacción de Gestión de riesgos/Gestión de caja)

El esquema ilustra el modo en que debería funcionar el tratamiento de forma ideal, mostrando el modo en que suelen funcionar conjuntamente la Gestión de tesorería y la Gestión de caja y el modo en que se efectúa la contabilización de la Contabilidad financiera. Normalmente el intermediario financiero (banco) es el que lanza los pagos y posteriormente los trata en la Gestión de Caja mediante el extracto de cuenta electrónico. Posting using bank clearing accounts Transfer to Financial Accounting – Logical Process The instructor will now look at how transactions are mapped in Cash Management. How they are mapped depends on how the products have been assigned to the different cash management levels, which have to be defined beforehand. Explain that the assignments are made in Customizing under "Product Types". This section focuses on the interplay between the individual transactions (trading, processing, accounting) in Treasury Management and how this affects Cash Management. Consejo: Posting transactions results in changes in Cash Management (level switch to B5). The system takes this level from the master data in general ledger account 113105.

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Gráfico 91: Transferencia a Gestión financiera: Proceso lógico

Cada una de las actividades de una operación se visualiza automáticamente en la Gestión de caja. Si lo estipula, cada una de ellas puede visualizarse y analizarse en un nivel específico. Los flujos de caja como resultado de operaciones serán visibles en la Gestión de caja inmediatamente, independientemente de si ya se han contabilizado o no. Pueden utilizarse en la planificación. Utilice el Customizing para actualizar los niveles de tesorería para cuentas de mayor y/o cuentas auxiliares en los que deberán visualizarse las clases de producto y las operaciones relevantes. Ejemplo: • • •

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Dinero a plazo cerrado: nivel TB - depósito a plazo fijo Operación de divisas contabilizada: nivel B5 - cuenta bancaria de compensación Cuando se ha recibido el extracto de cuenta: nivel F0 - cuenta bancaria


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Discusión con moderador Follow-up activities.

Preguntas para la discusión Utilice las siguientes preguntas para que los participantes del curso tomen parte en la discusión. También puede utilizar sus propias preguntas. What is the purpose of the liquidity forecast?

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Realizar el control de selección de campos de las cuentas de terceros • Configurar y llamar las posibilidades de visualización de los apuntes estadísticos • Configurar el control de dynpros para la entrada de documentos • Garantizar la integración de operaciones en cuentas de mayor especiales. • Garantizar la integración de datos de MM/SD y Tesorería.

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Resumen del capítulo Ahora podrá: • Poder explicar las características de la actividad y los aspectos de la integración de la planificación a medio plazo. • Conocer el significado de los grupos de tesorería. • Configurar cuentas de terceros. • Realizar el control de selección de campos de las cuentas de terceros • Configurar y llamar las posibilidades de visualización de los apuntes estadísticos • Configurar el control de dynpros para la entrada de documentos • Garantizar la integración de operaciones en cuentas de mayor especiales. • Garantizar la integración de datos de MM/SD y Tesorería.

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Capítulo 8 Reports de verificación, transferencia de datos y reorganización

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This chapter looks at some important checking reports, as well as data transfer and reorganization.

Resumen del capítulo Este capítulo trata sobre algunos reports de verificación importantes, así como sobre la transferencia de datos y la reorganización en la gestión de caja.

Objetivos del capítulo Al finalizar este capítulo podrá: • •

• • •

Manejar las diversas herramientas de control de la Gestión de caja SAP para que los datos se gestionen correctamente en el sistema Explicar la manera en que se determina la duración de la gestión de cobro de cheques a acreedores y la forma en que éstos se trasladan al registro maestro del acreedor Activar la Gestión de caja Transferir datos desde sistemas antiguos o precedentes Diferenciar entre las distintas operaciones de reorganización

Contenido del capítulo Lección: Programas de verificación ..........................................254 Demostración: Comparing Payment Advices...........................255 Ejercicio 13: Tratamiento bancario ampliado: Verificación de programas ...................................................................261 Lección: Reorganización y transferencia de datos .........................264

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Capítulo 8: Reports de verificación, transferencia de datos y reorganización

Lección: 194

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Programas de verificación Duración de la lección: 30 Minutos

Resumen de la lección Esta lección trata sobre algunos programas importantes de verificación.


Manejar las diversas herramientas de control de la Gestión de caja SAP para que los datos se gestionen correctamente en el sistema Explicar la manera en que se determina la duración de la gestión de cobro de cheques a acreedores y la forma en que éstos se trasladan al registro maestro del acreedor

Certain checking programs are required, while others are optional.

Ejemplo empresarial Para que el sistema no tenga los flujos de pagos por duplicado, desea efectuar diariamente una comparación entre las contabilizaciones de extractos y los avisos de pago. Además, se desea controlar las fechas valor establecidas por el banco. Al definir el período de vencimiento de los cheques de acreedor, se puede actualizar el programa de pagos y el registro maestro de acreedor, de modo que éstos se pueden utilizar para la planificación de operaciones posteriores. Comparing Payment Advices with the Bank Statement/Account If bank statement postings are entered after payment advices, planning data might be duplicated in the cash position. To prevent this, payment advices cleared by actual postings can be recognized and automatically archived using the RFFDIS45 program. Remember that a payment advice can be compared even when you enter the manual bank statement. Explain the procedure.

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Lección: Programas de verificación

Demostración: Comparing Payment Advices Objetivo Demonstrate how to compare payment advices.

Datos del sistema Sistema: Mandante: ID de usuario: Clave de acceso: Parametrizaciones del sistema: Not applicable 1. • • • •

Create three payment advices (UA): one for DRCURR and two DBGIRO. Enter a manual bank statement for 1000/1000 and search for the payment advices (UA). Only the two advices for DBGIRO are located and archived; the DRCURR payment advices remain in the cash position. Now execute a payment advice comparison program. Make the selection in such a way that the DRCURR payment advice is displayed.

SAP Easy Access → Accounting → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Cash Management → Checking → Comparing Payment Advices

Gráfico 92: Comparación de avisos de pago con el extracto bancario o de cuenta

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Los registros individuales que ya no son válidos pueden archivarse con la ayuda del informe de comparación. La comparación de los avisos de pago selecciona los pagos del período plan deseado y los compara con las contabilizaciones bancarias. Si se trabaja con el extracto de cuenta electrónico y con registros individuales manuales, es imprescindible ejecutar la comparación de avisos de pago. •

Con cuenta La opción Con cuenta permite comparar manual o automáticamente los registros individuales con las contabilizaciones en cuenta.

•

Con extracto de cuenta La opción Con extracto de cuenta permite comparar manual o automáticamente los registros individuales con la información de la memoria de datos bancarios. También pueden seleccionarse registros individuales archivados.

Los registros individuales compensados por contabilizaciones bancarias se pueden archivar manual o automáticamente. Los pagos archivados ya no están activos, es decir, ya no se visualizan en la posición de tesorería. Esto evita que la misma posición aparezca por duplicado en la planificación. En la comparación manual, las contabilizaciones y los avisos aparecen en una lista ordenados de manera ascendente y por importe. En ambos programas, la conversión de los avisos de pago en la moneda de cuenta relevante puede realizarse mediante el parámetro adecuado. Esto significa que los avisos de pago introducidos en monedas distintas de la moneda de la cuenta pueden compensarse automáticamente en la cuenta bancaria o el extracto de cuenta bancaria y, si es necesario, archivarse. Comparing Value Dates In the check deposit transaction, you enter the expected value date of the credit memo when entering the individual checks. This value date is a general specification for the bank; it is rarely observed. You can use the program to check whether the correct value date has been credited to the check deposit transaction. Any deviations are listed. Provide a theoretical explanation of the procedure.

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Gráfico 93: Comparación de fechas valor

La comparación de fecha valor se utiliza para comparar la fecha valor plan/acordada (por ejemplo, de la presentación de cheques al cobro o contabilización preliminar) con la fecha valor contabilizada por el banco en el extracto de cuenta. El programa busca las contabilizaciones de cuentas de balance relacionadas con todas las posiciones compensadas en una cuenta bancaria de compensación. En caso de que existan desviaciones, el programa configurará una lista con ambas contabilizaciones. Si una contabilización posee más de una posición de compensación, el programa tomará la primera que encuentre. Si se desea visualizar todas las desviaciones relacionadas con una cuenta bancaria, se debe crear una variante que contenga todas las cuentas de compensación bancarias correspondientes en la selección de la cuenta de mayor. Cashed Checks Analysis: G/L Account / Vendor Explain how the outgoing check payment works. The payment program is used for this purpose. A check is issued here, provided that this payment method is permitted. With a check payment, an expected time until the check is paid (days until value date) is determined and defined in Customizing for the payment program. The posting is made from the vendor to the outgoing check clearing account. This account is cleared when the payment is received. Outgoing check clearing account / bank. The RFSRUE00 program can be used to determine the average period outstanding of the checks for each bank account (outgoing check clearing account). Only the number and the days are counted; no amount-based weighting is carried out. Determining this period outstanding enables you to adapt the payment program manually. With RFSRUE10, the average Rücklaufzeit is calculated for each vendor. At the same time, a batch input session is generated that updates the date to the value date in the vendor master record.

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SAP Easy Access → Accounting → Financial Accounting → Vendors → Master Data → Display Payment transactions tab page (company code) – cashed checks duration Explain how the program works.

Gráfico 94: Análisis de la gestión bancaria de cobro de cheques: Cuenta de mayor y acreedor

Se puede determinar la duración media de la gestión de cobro de cheques para cada cuenta de cheques emitidos y, utilizando dicha cuenta, para cada acreedor. Existe un programa disponible con este fin: El programa establece los siguientes datos: • • •

Duración media de la gestión de cobro de cheques presentados al cobro Duración media de la gestión de cobro de cheques abiertos Número e importe total de todos los cheques pendientes de cobro

La duración media de la gestión de cobro de cheques siempre se calcula en función del importe. Si se selecciona más de una cuenta de cheques emitidos, también se establece la duración media de la gestión de cobro de cheques de todos los bancos. Para comparar la duración de la gestión de cobro de diferentes importes, el sistema puede clasificar los cheques por importe. Si se desea derivar la fecha de flujo de caja correspondiente a la posición de tesorería en función de la duración de gestión calculada, el usuario deberá fijar los días hasta la fecha valor en el programa de pagos. Este número se añade a la fecha de contabilización. Los fondos salientes aparecen en la posición de tesorería como la fecha valor resultante del cálculo.

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El programa utiliza también las cuentas de cheques emitidos para calcular la desviación media entre la fecha de presentación de cheques al cobro y la fecha de contabilización para cada acreedor. También se dispone de la opción de crear un juego de datos batch input con los valores calculados para cada acreedor. Si estos valores difieren de la entrada en el registro maestro, el campo del registro maestro Dur.gest.cobro cheq. se actualiza de forma correspondiente.

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Ejercicio 13: Tratamiento bancario ampliado: Verificación de programas Duración del ejercicio: Minutos

Objetivos de los ejercicios Al finalizar este ejercicio podrá: • Compensar avisos de pago

Ejemplo empresarial Para asegurar que el sistema no tenga los flujos de pago por duplicado, deberá efectuarse regularmente una comparación de avisos de pago tras contabilizar el extracto de cuenta.



Tarea: Para evitar que las operaciones se visualicen dos veces, deben verificarse los avisos de pago disponibles. 1.

Una vez contabilizado el extracto de cuenta, es preciso archivar los avisos de pago correspondientes. Cree, si procede, más de un aviso de pago. Inicie la comparación de avisos de pago entre las cuentas bancarias incluidas en su sociedad y tenga en cuenta las limitaciones de la planificación o las fechas de contabilización. Archive manualmente los avisos de pago que ya no necesita.

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Solución 13: Tratamiento bancario ampliado: Verificación de programas Tarea: Para evitar que las operaciones se visualicen dos veces, deben verificarse los avisos de pago disponibles. 1.

Una vez contabilizado el extracto de cuenta, es preciso archivar los avisos de pago correspondientes. Cree, si procede, más de un aviso de pago. Inicie la comparación de avisos de pago entre las cuentas bancarias incluidas en su sociedad y tenga en cuenta las limitaciones de la planificación o las fechas de contabilización. Archive manualmente los avisos de pago que ya no necesita. a)

Solución para comparación de avisos de pago. Seleccione SAP Easy Access → Finanzas → Financial Supply Chain Management → Cash and Liquidity Management → Gestión de caja → Control → Compensar avisos → Con cuenta. Introduzca los datos y ejecute el programa.

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Valores

Plan de cuentas:

INT

Cuentas de mayor

113100 - 119999

Sociedad

AC##

Partidas abiertas en fecha clave


Fecha tesorería


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Resumen de la lección Ahora podrá: • Manejar las diversas herramientas de control de la Gestión de caja SAP para que los datos se gestionen correctamente en el sistema • Explicar la manera en que se determina la duración de la gestión de cobro de cheques a acreedores y la forma en que éstos se trasladan al registro maestro del acreedor

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Lección: 202

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Reorganización y transferencia de datos Duración de la lección: 30 Minutos

Resumen de la lección Este capítulo trata sobre el procedimiento de transferencia de datos y reorganización.


Activar la Gestión de caja Transferir datos desde sistemas antiguos o precedentes Diferenciar entre las distintas operaciones de reorganización

The participants will understand the benefits of transaction FDFD.

Ejemplo empresarial Ya ha realizado todas las parametrizaciones del sistema y ahora desea reproducir las operaciones de Gestión financiera y Logística (MM/SD) en la Gestión de caja. ¿Cuáles son las parametrizaciones necesarias para ello y cómo se efectúa la transferencia de datos? Desea reorganizar la base de datos cada cierto tiempo, lo que implica borrar datos antiguos o vencidos y crear registros de totales.

Gráfico 95: Soporte de implementación

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Lección: Reorganización y transferencia de datos

Implementation Support This new function, which can be accessed using FDFD, makes it easier for you to implement Cash Management and use it productively. The following activities, which are described on the slide, are now quicker and easier to implement: Use the detailed notes for this. Esta función facilita la implementación de la Gestión de caja y su utilización productiva. Las actividades siguientes son ahora más fáciles y rápidas de implementar: La mayoría de pasos de importación para la activación de la Gestión de caja en una sociedad aparecen ahora en una sola vista. La activación de la Gestión de caja para cada sociedad implica ahora la selección de un solo indicador. El sistema almacena los datos relevantes en los datos maestros de deudores/acreedores. Esto se efectúa automáticamente en función de los criterios de selección y las prioridades definidas por el usuario. No es necesario abandonar esta pantalla para introducir las parametrizaciones necesarias. Para garantizar que todos los grupos de Gestión de caja se introducen en todos los datos maestros, deberá especificar al menos un perfil (con la prioridad más baja posible) que concilie a un deudor/acreedor si no es posible con ningún otro perfil. Utilice la imagen inicial FDFD para acceder a los programas individuales que fijan las cifras de la Gestión de caja y planifíquelas para su ejecución en proceso de fondo. Esto significa que no es necesario un conocimiento detallado de los programas de configuración en los componentes SAP. Observe que cada programa de configuración empieza con el borrado de todos los datos de Gestión de caja. Si existen datos de tesorería manual, el sistema le preguntará sobre ello separadamente, porque esos datos no necesitan ser modificados o borrados. El sistema también ofrece soporte para la limpieza de errores en los datos y la reorganización de datos de la Gestión de caja en los datos maestros. Data Setup: Accounts With/Without Open Items Cash Management data should be set up in a batch run to improve system performance. The data can be transferred online in test mode and should be heavily restricted. You can transfer data from customer or vendor accounts without making any restrictions. The system proposes the minimum selections (fiscal year, reporting period, value date) for transferring accounts that are not managed on an open item basis. These minimum selections are required for summarizing the account balances and can be overwritten.

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Gráfico 96: Preparar datos: Cuentas con/sin partidas abiertas

Los datos de Gestión de caja deben prepararse por batch input, ya que esto mejora el rendimiento del sistema. La transferencia de datos puede simularse online. Al hacerlo, efectúe tantas selecciones como le sea posible. Es posible transferir datos desde cuentas de deudores o acreedores sin efectuar más especificaciones (sólo en proceso de fondo). El sistema propone las selecciones mínimas (campos: Fecha valor y Documentos actualizados de) para transferir cuentas sin partidas abiertas (residentes). Estas selecciones mínimas son necesarias para la integración de saldos de cuentas y pueden sobrescribirse. Al migrar desde 4.5B a un release anterior, se debe reconstruir completamente la gestión de caja dado que la lógica de actualización es diferente. En el caso de la cuenta de mayor no siempre se adopta la moneda de la cuenta de mayor; se utiliza la moneda de documento (para las cuentas de mayor gestionadas sobre partidas abiertas) o la moneda de la cuenta de mayor (para otras cuentas de mayor). Para borrar y reconstruir los datos de Gestión de caja, utilice Preparar datos en la nueva transacción FDFD. No es necesario modificar o borrar los registros individuales introducidos manualmente. La función Preparar datos en la operación FDFD visualiza una consulta de seguridad acerca del borrado irreversible de los registros de datos. Responda “No”. Sin embrago, el resto de datos de Gestión de caja deben reconstruirse. De lo contrario, los valores del sistema serán incorrectos.

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Data Reconciliation The system includes a data reconciliation function that can be scheduled from transaction FDFD as a batch job. This program compares the totals records from tables FDSR and FDSB with the corresponding memo records from the applications or from the FI accounting documents.

Gráfico 97: Reconciliación de datos

El sistema incluye una función de reconciliación de datos que puede planificarse desde la operación FDFD como job de fondo. Este programa compara los registros totales de las tablas FDSR y FDSB con los registros individuales correspondientes desde las aplicaciones o desde los documentos de la contabilidad FI. Si se han reorganizado la gestión de caja y la previsión, deberá especificar los datos de integración especificados en la última ejecución de reorganización (programa RFFDIS00). Si la reconciliación no encuentra errores, no habrá salida del sistema. No obstante, donde existan diferencias entre los registros totales y los registros individuales, los registros totales se destacarán en la visualización y estarán seguidos de una lista de registros individuales relevantes. Salir de este programa puede ayudar a minimizar cualquier inconsistencia de datos y la necesidad de reconstruir datos. Si los datos de la gestión de caja no son consistentes con los datos reales, es posible utilizar la función Corr.datos en la operación FDFD para corregir los datos, evitando así la necesidad de una reconstrucción completa de los datos. Según cuál haya sido la causa del error, será posible restringir la reconstrucción a determinadas áreas. Si resulta necesaria una reconstrucción completa, no obstante, utilice la función Preparar datos en la operación FDFD para tal efecto.

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Reorganization Tables in Cash Management must be reorganized on a regular basis to increase memory and improve access times. To find out more about what the program can do, see the notes.

Gráfico 98: Reorganización

Las tablas de Gestión de caja deben reorganizarse regularmente para incrementar memoria y para mejorar los tiempos de acceso. El programa de reorganización: • • • •

• •

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Borra registros de totales vencidos, ignora los registros bloqueados, Integra los registros de totales en la fecha de integración (si la fecha valor es anterior a (<) la fecha de integración) Borra registros individuales (si la fecha de vencimiento del registro individual es anterior a la fecha de vencimiento especificada para la ejecución de reorganización) Borra registros individuales archivados después del vencimiento del tiempo de retención Enumera todos los registros de totales y registros individuales (si se selecciona esta opción).


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Discusión con moderador An in-depth look at the material covered during this lesson.

Preguntas para la discusión Utilice las siguientes preguntas para que los participantes del curso tomen parte en la discusión. También puede utilizar sus propias preguntas. Which transaction is to be used to set up data?

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Resumen de la lección Ahora podrá: • Activar la Gestión de caja • Transferir datos desde sistemas antiguos o precedentes • Diferenciar entre las distintas operaciones de reorganización

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Resumen del capítulo Ahora podrá: • Manejar las diversas herramientas de control de la Gestión de caja SAP para que los datos se gestionen correctamente en el sistema • Explicar la manera en que se determina la duración de la gestión de cobro de cheques a acreedores y la forma en que éstos se trasladan al registro maestro del acreedor • Activar la Gestión de caja • Transferir datos desde sistemas antiguos o precedentes • Diferenciar entre las distintas operaciones de reorganización

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Resumen del curso

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Resumen del curso Ahora podrá: • • • •

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Describir cómo y dónde puede utilizarse la función de gestión financiera de mySAP ERP. Crear las estructuras necesarias para la supervisión de la liquidez a corto y medio plazo en su empresa Describir las diferentes opciones disponibles para integrar datos bancarios externos en la gestión de caja Definir las parametrizaciones del sistema necesarias para controlar el procesamiento interno


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Apéndice 1 Hoja de datos

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Tipo de datos

Datos en el sistema de formación

Sociedades

AC00 a AC20

Cuentas de mayor

113100, 113101, 113102, 113105, 113108, 113109, 113200, 800200, 400020,

Deudores

T-F00B00

Acreedores

T-F00B00

Clasificaciones

ACBANKEN, ACBANK-IST, ACPERSONEN, ACGESAMT, ACCLEARING


273

Apéndice 1: Hoja de datos

274


AC805

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Apéndice 2 Plan de cuentas

Gráfico 99: Plan de cuentas (1)

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275

Apéndice 2: Plan de cuentas

AC805



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Índice A Activación de la gestión de caja, 265 Algoritmo de interpretación, 190 Área de contabilización, 112, 145 Aviso de pago de clearing, 201 Aviso de pago: Extracto de cuenta, 128 Avisos de pago externos, 62

B Banco propio, 33, 128 Bloqueo de pago, 230, 242

C Cl.operación, 129 Clase archivo, 74 Clase de aviso de pago, 74 Clase de contabilización, 145 Clase de tratamiento:, 127 Clase doc.tesorería, 59, 72 Clasificación, 15, 22, 45, 223 Clearing de cuentas, 196 Código mnemotécnico de la cuenta, 24 Códigos de operaciones, 187 Comparación de avisos, 256 Comparación de fechas valor, 257 Concepto de integración, 45 Configuración de cuentas bancarias, 21 Contabilidad auxiliar, 222 Control de la gestión bancaria de cobro de cheques, 258 Cuenta destino, 196

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Cuenta mayor, 19 Cuentas, 22 Cuentas bancarias, 13 Cuentas de compensación, 17 Cuentas de compensación: Clearing de cuentas, 207 Cuentas transitorias bancarias, 17

D Denominación de la operación, 144 Destino de utilización, 176 Determinación de bancos, 126 Determinación de cuentas, 111 Determinación de cuentas para extracto bancario, 146 Determinación de cuentas: Extracto bancario, 147 Diario de avisos de pago, 63

E En cuenta, 110, 146, 177 Entrada rápida, 113 Entradas y salidas de pagos notificadas, 57 Extracto de cuenta, 123 Extracto de cuenta: Registro manual, 123

F Fecha valor, 36 Flujo de caja, 5 Flujos de pagos previstos, 222

G Grupo de cuentas, 35 Grupo de status de campo, 36 Grupo de tesorería, 7, 241


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Índice

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Grupos, 7 Grupos de tesorería, 225

Propuestas de clearing, 196

H

Registros individuales de gestión de caja, 58 Registros individuales externos, 62 Registros manuales individuales, 57 Regla de contabilización, 188 Reglas de contabilización, 110, 144

Historial de pagos, 228

I Indicador de origen, 42 Integración: Cuentas de mayor especiales (CME), 231

L Libro mayor especial, 243 Lista de cheques presentados al cobro, 89, 97

M Moneda, 25 Moneda tesorería, 25

N Nivel, 22, 74 Nivel de tesorería, 22, 42 Niveles, 7

O Operación, 129 Operaciones especiales, 231 Órdenes (SD), 245 Organización de cuentas bancarias, 17

P Pedidos (MM), 245 Plan de cuentas:, 19 Planificación a corto plazo, 57 Planificación de tesorería, 5 Planificación día a día, 8 Posición de tesorería, 5, 13 Preparación de datos, 265 Presentación de cheques al cobro, 87 Previsión de liquidez, 5, 222, 239

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R

S Símbolo de cuenta, 145 Software bancario, 165 Status campo, 36 String de búsqueda, 191

T Tareas de un gestor de fondos, 8 Tareas de un sistema de gestión de caja, 4 Texto contabilidad, 187 Tiempo de permanencia, 60 Tiempo de permanencia del archivo, 75 Tipo de operación, 188 Transacción de tratamiento posterior: Extracto de cuenta electrónico, 175 Tratamiento de extracto de cuenta electrónico, 166

V Variante de imputación, 92, 96, 113, 126 Variante de inicio, 92, 96, 126 Variante estándar, 113 Visualización de moneda, 25


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Gestion de Caja

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