INTRODUCCIÓN La importancia de tener un buen sistema buen sistema de control de control interno en las organizaciones, las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia la eficiencia y la productividad la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. el mercado. Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, sus operaciones, conducirá conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión. su gestión. Por consiguiente, el control interno comprende el plan el plan de organización de organización en todos los procedimientos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos, sus activos, verificar verificar su exactitud y confiabilidad conf iabilidad de los datos los datos contables, así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia. la gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una conforman una empresa son importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de la organización.
1.-
El cajero o cajera en un establecimiento comercial es una persona
responsable de sumar la cantidad debida por una compra, cargar al consumidor esa cantidad y después, recoger el pago por las mercancías o servicios proporcionados. El cajero debe recepcionar, entregar y custodiar dinero en efectivo, cheques, giros y demás documentos de valor, a fin de lograr la recaudación de ingresos a la institución y la cancelación de pagos que correspondan a través de caja, conforme al rubro de cada empresa.
Funciones, actividades y/o tareas 1. Recibe y entrega cheques, dinero en efectivo, depósitos bancarios y otros documentos de valor. 2. Registra directamente operando una computadora o caja los movimientos de entrada
y
salida de dinero. 3. Realiza arqueos de caja. 4. Suministra a su superior los movimientos diarios de caja. 5. Sellar, estampar recibos de ingresos por caja, planillas y otros documentos. 6. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la empresa. 7. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. 8. Realiza cualquier otra tarea a fin que le sea asignada. Responsabilidad Materiales: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y medianamente complejos, siendo de su responsabilidad directa. Dinero: Es responsable directo de dinero en efectivo, cheques y otros documentos de valor. Información confidencial:
Maneja
en
forma
directa
un
grado
de
confidencialidad
bajo.
Toma de decisiones: Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo. Supervisión: El cargo recibe supervisión general de manera directa y constante. Relaciones internas y externas Relaciones internas: El cargo mantiene relaciones continuas con sus superiores y sus pares a fin de ejecutar
lo
relativo
al
área, exigiéndose para ello una normal habilidad para trabajar en equipo y recibir y seguir instrucciones. externas: El cargo mantiene relaciones continuas con público en general, a fin de ejecutar lo relativo
al
área,
exigiéndose para ello una normal habilidad en atención al cliente, recepción de quejas
o
críticas,
manejo de conflictos y tomas de decisiones que no superen sus funciones específicas. Condiciones ambientales y riesgos del trabajo Ambiente de trabajo: El cargo se ubica en un sitio cerrado, normalmente en cubículos. Riesgo: El cargo está sometido al riesgo de la pérdida de dinero, ya sea por dar mal un vuelto,
por
cobrar
mal alguna mercadería y en caso de bancos que reciban mal un depósito o paguen mal
un
cheque,
o
que
realicen
un
registro
de
transacción
de
forma
incorrecta.
Esfuerzo: Al estar manejando valores de la empresa el cajero requiere de mucha atención y la
mayor
parte
del
horario laboral lo realiza sentado, no pudiendo abandonar la caja sin antes avisar a su
superior,
dejando constancia del hecho. Perfil para el cargo Educación:Bachiller, curso de contabilidad general, cursos para cajeros. Experiencia:Conforme a lo solicitado por cada empresa, hay algunas que no requieren
experiencia
previa en el cargo. Conocimientos, habilidades y destrezas Conocimientos en: Contabilidad general. Técnicas para el manejo de máquina registradora, sumadora y calculadora. Procedimientos de caja. Programas de computación aplicables en caja. Habilidad para: Tratar
en
forma
cortés
y
Realizar Realizar
efectiva
con
el
público
en
cálculos arqueos
diarios
de
de
dinero
general.
aritméticos. movimiento
de
caja.
y
rapidez.
Destrezas en: El
conteo
El
manejo
y
cambio de
microcomputador,
con
exactitud
registradora
y
Adiestramiento
calculadora. requerido:
Atención al público. Técnicas
actualizadas
de
manejo
Entrenamiento en el sistema de su unidad.
y
control
de
caja.
Control interno Es un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de Proteger
los
activos,
Verificar
la
exactitud
y
confiabilidad
de
la información financiera y Promover la eficiencia de las operaciones.
El control interno se clasifica en: Control interno administrativo y Control interno contable.
Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.
Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.
Todo sistema de control interno debe contener las siguiente características:
Organización
de
manera
tal
que
se
pueda
diferenciar
la autoridad y
la responsabilidad relativas a las actividades de la empresa.
Autorización y registro operacional de manera que sea de la atribución del departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control
Eficiencia para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude. Control Interno del Efectivo. Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:
División del trabajo
Delegación de autoridad
Asignación de responsabilidades
Promoción de personal eficiente
Identificación del personal con las políticas de la Empresa.
El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o e n forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por:
Efectivo en caja
Cuentas bancarias Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.
La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías:
Operaciones en el mostrador (ventas)
Ingresos ejecutados por cobradores
Remesas por correos
Podemos establecer que el área de efectivo comprende:
Caja y Banco La caja se divide en dos:
Caja chica
Caja general
La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requieren uso de un cheque.
El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:
Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.
Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación.
Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.
La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor d e la persona responsable del mismo.
El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.
Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado. La Caja General Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.
El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, cor responde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deberá cancelar contra la de "Pérdidas y Ganancias". La Conciliación Bancaria Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa.. Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones:
Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.
Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado.
Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.
Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa
Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación
Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones, impuestos, etc.
Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto
Errores u omisiones por parte de los Bancos Los inventarios. Los inventarios constituyen las partidas del activo corriente que están listas para la venta. Mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas. El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un departamento de compras, que deberá gestionar las compras de los inventarios siguiendo el proceso de compras.
Existen varios métodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son: PEPS (Primero en Entrar Primero en Salir) UEPS (Ultimo en Entrar Primero en Salir)
Método PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancías. Establece que la primera mercancía que se compra es la primera en venderse o salir.
Método UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las últimas mercancías que se comprar son las que primero se venden o salen.
Entre las medidas de control interno tenemos:
Hacer conteos físicos periódicamente.
Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos.
Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.
Proteger los inventarios con una póliza de seguro.
Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.
Control Interno de las Inversiones
Los certificados de acciones deben ser guardados por una persona independiente o el banco.
El registro debe estar al día, cotejado periódicamente con los certificados de acciones.
Llevar cuenta y razón de los ingresos provenientes de este concepto.
Las transacciones de valores deben se autorizadas por el Consejo Administrativo.
Las transacciones efectuadas por el custodio requieren la autorización de cuando menos dos funcionarios. Control Interno de las Cuentas por Cobrar El total de las cuentas individuales de ser conciliado periódicamente con la cuenta control en el mayor general. La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente por un Empleado. Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores. Se debe contar con la aprobación de específica del funcionario para: 1. Otorgar descuentos especiales 2. Pagar saldos acreedores Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de: 1. Todas las funciones de efectivo. 2. Verificación de facturas y Notas de créditos. 3. Pases a cuentas control. 4. Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos. Control Interno de Documentos por Cobrar Estos documentos deben ser aprobados por un funcionario capaz, antes de aceptarlos, variarlos, renovarlos o darlos de baja. Estos documentos deben ser registrados detalladamente. Conciliar, cuando menos una vez< al mes, el auxiliar con la cuenta control. Registrar el descuento de documentos.
Revisar periódicamente los pagos vencidos. El control interno sobre las cuentas por cobrar se ve fortalecido por una división de funciones, de manera que los diferentes departamentos o individuos son responsables por:
Control de los pedidos de los clientes
La aprobación del crédito
La entrega de mercancía
La función del despacho
La función de facturación
La verificación de la factura
El manejo de cuentas control
El manejo de los libros mayores de los clientes
La aprobación de las devoluciones y las rebajas en ventas
la autorización de castigos en cuentas incobrables Control Interno Propiedad Planta y Equipos Uso de un archivo maestro para los activos fijos individuales. Controles físicos adecuados sobre activos que puedan moverse con facilidad. Asignación de números de identificación a cada activo de planta. Conteo periódico de los activos fijos y su conciliación con el departamento de contabilidad. Verificar si los equipos de recientes adquisición sustituyen activos existentes. Analizar los ingresos provenientes de la eliminación de activos e ingresos misceláneos para detectar recibos de venta de activos. Control Interno de Cuentas por Pagar y documentos por pagar
Deben segregarse las funciones de recepción de productos o mercancías, de las de autorización de pagos y emisión de cheques.
Deben archivarse, en expedientes de pago por cada proveedor, los documentos relativos a cada operación: el original de la factura (que debe cancelarse, con el cuño de pagado, al efectuarse su liquidación), una copia del informe de recepción y el cheque pagado o la referencia a su fecha, numero e importe.
Las cuentas por pagar deben controlarse por sub-mayores, habilitados por suministradores, y en cada uno, por cada recepción, y cada pago efectuado.
Las cuentas por pagar deben analizarse por rangos de edades, a fin de tener conocimiento actualizado de las envejecidas y proceder a activar su pago. Control Interno de Capital Personal independiente debe llevar los registros de los títulos. Conciliar periódicamente el registro de acciones con la cuenta de control. Efectuar pagos de dividendos a través de una cuenta bancaria especial.
QUÉ
ES
LA
CONTOMETRIA
La contrometria viene a ser la forma de digitar expresamente los números de manera ordenada conforme al teclado numérico. Es el arte el cual mediante un entrenamiento técnico y adecuado, nos hace conocer la operatividad de los diferentes equipos que se utilizan en la actividad económica contable
y
financiera, así como en otras actividades en general, para realizar cálculos de tipo matemático.
Su
importancia radica en que con la utilización de este tipo de equipos se eleva el factor de productividad de una empresa en función de las horas/hombre utilizadas y que facilita
la
solución
ante problemas de tipo matemático en un tiempo más corto. Realizando un análisis retrospectivo en lo que respecta a estos equipos, se sabe que
lo
primero que utilizo el hombre para contar fueron sus dedos, método que por evolución
dio
origen
al sistema de numeración decimal. No fueron los árabes ni los hindúes los que inventaron
dicho
sistema, sino lo que hicieron los hindúes fue inventar el sistema de representación escrita
que
es
utilizado hasta la actualidad y que nos llego a través de los árabes así como los métodos
para
realizar las cuatro operaciones con símbolos. Uno de los primeros equipos que apareció fue el ABACO, el cual viene a ser la evolución natural de lo antes mencionado y estaba conformado por un tablero de arena en el que
se
hacían
surcos para colocar unas piedrecillas llamadas CALCULUS (de este latín proviene la
palabra
CALCULO), siendo cada columna del abaco la representación de: Las unidades, decenas,
centenas,
unidades de millar, decenas de millar, centenas de millar, unidades de millón, etc., etc., estableciéndose por lo tanto que en un abaco los números eran representados físicamente
en
base
10. Cuando aparecieron las primeras calculadoras mecánicas, electrónicas, se dictaban en las academias más prestigiosas el curso de "Contometría", este curso consistía en teclear los números de manera adecuada tratando de hacerlo lo más rápido posible, esto era de mucho interés aprender sobre todo para aquellos que se estaban iniciando en la carrera de contabilidad. El concepto de calculadora es mucho más amplio de aquel al que estamos acostumbrados, siendo esta un dispositivo que tiene un repertorio fijo de operaciones que realiza una
a
una
por
indicación de quien opere en ella y por operación no solo se entiende a la suma, resta, multiplicación y división sino también cosas tan variadas como el cálculo de una integral
definida,
el cálculo de la posición de un astro, y otros. Existen dos tipos de calculadoras, las cuales son: La Calculadora Digital y la Calculadora Analógica. La Calculadora Digital es la que representa los números cifra a cifra y realiza operaciones complejas a partir de operaciones sencillas sobre dichas cifras. Hasta hace pocas décadas
se
le
atribuía al filosofo y matemático francés Blaise Pascal la primacía en la invención
de
la
calculadora
digital, siendo construida su primer prototipo en 1642 cuando este solo tenía 19 años,
siendo
la
motivación de su invento la de aliviar el trabajo de su padre el cual trabajaba como recaudador
de
impuestos y por su mismo trabajo tenía que realizar extensas operaciones de sumas y restas. Pero ciertamente no fue Pascal el inventor de la calculadora ya que Leonardo DVinci entre los años de 1452 y 1519 inventó una sumadora de 7 cifras que fue reconstruida en 1967.
En
el
año
de 1889 el francés León Bolee construyó una calculadora capaz de realizar multiplicaciones
por
tabla y no por sumas sucesivas, y finalmente tenemos los derivados de la calculadora
digital
inventado por Norte Americanos, así por ejemplo la calculadora con impresora, la máquina
de
contabilidad, la caja registradora, hasta llegar a la tecnología japonesa quien revoluciona
el
mercado de estos equipos con las calculadoras científicas que llegan hasta intercomunicarse
con
las PCs.
La calculadora Analógica, es la que representa los números de forma continua y realiza
las
operaciones por analogía con una Ley Física, así por ejemplo se desea multiplicar los
números
5
y
7 aplicando la Ley de Ohm es decir haciendo pasar una cor riente de 5 amperios por una
resistencia
7 ohmios y como resultado se mide con un voltímetro y nos da 35 voltios.
CALCULADORAS ELECTRÓNICAS Con el avance tecnológico aparecen estos equipos que difieren de los anteriores en cuanto
a
su estructura e incluso a su funcionamiento , ya que a nivel interno y de su teclado estos
funcionan
con circuitos electrónicos interconectados y la impresión está supeditada a un pequeño
motor
que
una vez que recibe la señal de impresión hace trabajar a un conjunto de discos de bakelita
en
los
cuales tiene diagramados los números del o hasta el 9 en cada uno, así como la simbología
de
las
operaciones a realizar. Así mismo aparece como elemento adicional la pantalla o visor,
el
cual
nene a ser la graficación de los números que se ingresan mediante el teclado, así como
sus
resultados. En estos equipos no solo se realizan las cuatro operaciones, también aparecen operaciones complementarias como el cálculo de porcentajes, raíz cuadrada, utilización
de
memorias independientes y acumulativas y otras que por artificio se hallan. En estos equipos existen limitaciones las cuales básicamente dependen de su capacidad numérica (tal
es
el
caso
de
las calculadoras de 10,12 y 14 dígitos de capacidad) y operacional (enmarcada dentro
de
las
cuatro
operaciones y otras complementarias).
ANTES DE EMPEZAR TEN EN CUENTA LO SIGUIENTE 1. Busca un escritorio adecuado, esto incluye el asiento, que sea cómo y en el cual tu puedas sentirte bien.
2. Tus manos deberán estar en las teclas guías. (son las que se encuentran en medio). 3. Trata de no mirar el teclado. 4. Puedes utilizar un tutor de aprendizaje para empezar o simplemente practica las lecciones que más adelante te haremos llegar. 5. Cada vez que practiques trata de hacerlo memorizando las letras en don de están ubicada y coloca bien la posición de tus manos. 6. Ejercita tus manos abriéndolas y cerrándolas. Haz este ejercicio por lo menos 3 minutos diariamente, para
que
tus
manos
sean
más
flexibles.
7. Práctica por lo menos 1/2 hora diaria y va aumentando hasta 1 hora diaria. Mientras
más
práctica
más
rápido
dominarás
el
teclado.
9. No te acerques demasiado al monitor conserva la respectiva distancia. 10. Haz tus prácticas cuando te encuentres relajado y tranquilo y con ánimos de aprender. Otra recomendación nuca te des por vencido, hay veces parece que no podemos pero con un pco de esfuerzo de nuestra parte lo logramos.
Los
pasos
para
el
conteo
son
los
siguientes:
1) Estirar el billete. Nunca se debe contar la plata doblada por la mitad, ya que induce
errores.
2) Cuidar lo ergonométrico: el brazo no debe estar en alto al pasar los billetes porque no sólo produce dolor tensional sino que además, se pierde visualización del billete. 3) Si se es diestro: se debe colocar la mano izquierda en el medio del billete, para que permita la visualización de aproximadamente 50% del papel. Al revés si es zurdo. ?Hay que recordar que cuando uno cuenta los billetes no sólo cuida los aspectos cuantitativos, sino también mira la calidad. Si se pone la mano muy en el borde, no se puede detectar rápido un billete raro, pegado con cinta scotch. Si se coloca muy hacia la izquierda, los billetes se tuercen y se tarda tiempo?, dijo Cavallaro. 4) Con la otra mano, se debe mojar el dedo índice y en el extremo derecho superior del billete, empujarlo con ayuda del pulgar. El resto de los dedo s, debe estar retraído y
flojo
hacia
la
palma
de
la
mano.
5) Para pasar cada billete, se debe ?caminarlo? entre los dedos índice y mayor sucesivamente. El meñique, anular y pulgar de esa mano, deben estar retraídos y en
contacto
entre
sí,
contra
el
billete.
Por último, Cavallaro destacó que si se descubre un billete ?raro? al tacto o porque se vio alguna diferencia de color o injerto, se debe separar para analizar luego, por caso, con luz UV. ?En el caso de la cinta scotch hay que fijarse muy bien en la numeración, porque con un mismo billete pueden hacerse varios?, advirtió. En relación con la cantidad de billetes que deben contarse por vez, (en el caso de comerciantes, bancarios o por caso, en la compra de una casa) destacó que debe contarse como mucho por fajo, que incluye un total de 100 billetes.
CONCLUSIONES l control interno en una entidad está orientado a prevenir o detectar errores e irregularidades, las diferencias entre estos dos es la intencionalidad del hecho; el término error se refiere a omisiones no intencionales, y el término irregular se refiere a errores intencionales. Lo cierto es que los controles internos deben brindar una confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los mismos. Con respecto a las irregularidades, el sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificación, fraude o colusión, y aunque posiblemente los montos no sean significativos o relevantes con respecto a los estados financier os, es importante que estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la correcta conducción del negocio
http://www.monografias.com/trabajos10/banu/banu.shtml http://instituciones.sld.cu/ucmh/files/2012/01/MANUAL-SUBSISTEMA-DECAJA-y-BANCO.pdf http://www.snj.gov.py/archivos/documentos/CAJERO_7977qk0s.pdf https://lucesitamaria262.blogspot.pe/2014/08/que-es-la-contometria-lacontrometria.html https://www.clubensayos.com/Ciencia/CONTOMETRIA/2404604.html https://lucesitamaria262.blogspot.pe/2014/01/introduccion.html http://www.monografias.com/trabajos37/controles-internos/controlesinternos2.shtml
