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Copyright: Continental Market, inc. - Todos los derechos reservados Prohibida la modificación, copia, reproducción, publicación o extracción de texto bajo ningún medio, cualquiera sea el objetivo o finalidad

Consigue hacer mucho mas en mucho menos tiempo...! Un especialista en administración organizativa empresarial nos revela...

84 trucos y consejos que te ayudarán a: · estimular y ampliar tu productividad · hacer las tareas mas divertidas · superar tus objetivos · vencer las demoras y pérdidas de tiempo

Copyright © - Continental Market inc. Todos los derechos reservados Autora: Lic. Celia Beatriz Savaris - [email protected] Según las leyes internacionales vigentes, está terminantemente prohibida la modificación, copia, reproducción, edición o transmisión del todo o parte de este documento, en forma gráfica, electrónica, digital, mecánica o sonora, sin el correspondiente permiso de su editorial o autora. Este manual y todos los que integran el "Curso Completo de Comercio Electrónico, Marketing y Promoción Web" SOLO puede ser comercializado por REVENDEDORES AUTORIZADOS UNICAMENTE por la AUTORA.

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factores mentales:

1- aceptar la idea que nunca habrá demasiado tiempo para hacer todo lo que uno quiere.

Es por eso que es muy necesario trabajar en las cosas que son realmente importantes. Si estas siempre enfocado en lo importante, habrás conseguido dar lo mejor de ti tanto en los negocios como en la vida personal, ya que habrás contribuido usando tu tiempo sabiamente.

2- establece un estado de ánimo relajado.

Mantente calmo y enfocado en lo que tienes que hacer. Ignora todo lo demás. Demasiado stress adicional puede hacerte engorroso el trabajo. Tu estado mental es algo que puedes controlar. No dejes que las presiones exteriores te atrapen. Comprende qué es lo que debes hacer y hazlo en una forma calma, relajada y con seguridad.

3- no trates de ser perfeccionista

es fácil caer en la trampa de querer hacer las cosas siempre un poco mejor. Pero casi siempre los resultados de ese esfuerzo adicional, son muy inferiores a lo que esperábamos, si tenemos en cuenta, además, del stress que nos quedó encima por ese esfuerzo adicional.

4- si tus ingresos son pocos, aprende a aceptarlos como algo natural

no te hace nada bien (ni a titi ni a tu negocio) herirte a titi mismo. Cuando el dinero que ingresa o las ventas no son las esperadas, necesitas detenerte y enfocarte nuevamente. No insistas en reprocharte errores pasados, simplemente acéptalos como algo natural. Luego, regresa al trabajo.

5- convierte a tu lugar de trabajo como un lugar de ‘productividad’

condiciona tus ideas para reconocer que esa oficina es un área donde las cosas salen hechas. Hazlo con convencimiento y pronto te encontrarás terminando cada una de las tareas, tareas, cualquiera sea. Encuentra otro lugar dentro o fuera de ese espacio para otras actividades, eventos o acciones. Mantiene siempre tu lugar de trabajo reservado para las actividades de alta performance.

Consejos para el planeamiento

6- prepara una lista con todas las tareas que necesitas hacer

tu lista de tareas debe incluir todo lo que te viene a la mente. La idea es tenerlo todo reflejado en un papel. No las edites en la computadora ni te detengas a pensar en cada una en particular. Tan sola escribe la lista hasta que ya no te quede nada por hacer.

7- prioriza tu lista acorde a la importancia de cada item

la mejor forma de hacer esto es categorizando cada ítem en tres grandes secciones: A) crucial y urgente, B) importante pero no tan urgente y C) ni importante ni urgente. Las que estén en el grupo A son las mas importantes y urgentes y por supuesto son prioridad 1. tomarte un tiempo al principio para priorizar las tareas te ayudará a ir realizando una tarea tras otra SIN parar ni detenerte mientras estés trabajando.

8- determinando las tareas

determina cuales son las tareas que tienen prioridad uno, simplemente escuchando tu voz interior. A menudo te dirá cuales tareas debes dejar a un costado y a veces hasta te sugerirá que las arrojes a la basura.

9- borra de tu lista de tareas, t areas, todas aquellas que no son realmente importantes.

Pregúntate a ti mismo, “qué pasaría si arrojo esta tarea a un cajón o a la basura?” si puedes aceptar la respuesta positiva, hazlo de inmediato.

10- retrasa las tareas que no son urgentes a favor de aquellas que apremian

no todo es necesario hacerlo ya mismo. A veces los proveedores, los clientes, etc, tienen también su propia lista de prioridades y sus proyectos para el día que empieza. Otra vez, pospone lo innecesario y realiza solo aquello de real importancia.

11- desarrolla el hábito de hacer un bosquejo en un papel de tu planificación para así poder culminar las tareas, grandes y pequeñas.

El grado del éxito disfrutado por algunos puede estar directamente atribuido a la planificación que hacen de sus vidas. Figuradamente, primero dibuja el mapa y luego emprende la marcha. Simple, pero muy efectivo.

12- ten en cuenta el tiempo invertido para llevar a cabo cada una de las tareas de la lista.

Toma en cuenta el tiempo requerido para viajar, dar instrucciones previas, planificar, etc. No olvides considerar la pérdida de tiempo productivo que te llevan estas tareas.

13- detente y piensa lo que planeas hacer.

¿Cómo podría ser hecho mas efectivamente? Tómate unos pocos minutos para hacer un bosquejo, agendarlo y racionalizar tu plan. Un bosquejo sencillo puede ahorrarte muchas horas de indecisión durante el día.

14- fíjate metas y objetivos y mantenlos frente a ti

conoce por qué te estás esforzando... para que... Anota tus objetivos en tu planificador diario y revísalo a menudo. Se realista al momento de estipular los tiempos para cada tarea y objetivo.

15- crea un organigrama para cada proyecto grande

y al tope de ese organigrama, los objetivos o tareas que deben ser cumplidos. Cada trabajo puede ser repartido en diferentes pasos o acciones individuales con fechas límites para cada una de dichas tareas. tareas. La idea de un organigrama es muy útil a la hora de ‘partir’ una tarea en tareas mas pequeñas donde cada paso siguiente será mas importante que el que terminamos de cumplir. Un organigrama es el camino que te lleva directamente a cumplir tus objetivos.

16- planea cada hora de tu día laboral.

Usa bloques de tiempo para estructurar y acomodar la planificación diaria. Dale a cada tarea el tiempo suficiente para que pueda ser cumplida. Dedica cada porción del día para manejar cada tarea de prioridad. Si terminas tu tarea mas temprano, temprano, muévete rápido a la tarea siguiente. Toma ventaja en las primeras horas del día que es cuando el cuerpo tiene mayores energías y que es también cuando realizas aquellas tareas prioritarias. Cuanto mas a menudo utilices la técnica de asignar bloques de tiempo a las tareas, podrás aprovechar mejor los tiempos y aprenderás a asignarle el tiempo exacto a cada tarea en particular.

17- prepárate muy bien, de antemano, para cada entrevista

establece un propósito preciso para cada entrevista. Haz que la gente tome

conciencia que tu agenda es muy ajustada para que se enfoquen directamente en lo que necesitan y no se pierda el tiempo ni se atrasen otras tareas. De esta forma, la gente también contribuirá, de alguna forma, en tu planeamiento diario. Antes que la entrevista concluya sabrás cual es el paso siguiente. Y.. por supuesto demuéstrales tu agradecimiento por haber concluido la entrevista en el tiempo asignado.

18- mantener la concentración

aún si tienes 101 proyectos por delante, debes priorizar para maximizar tus esfuerzos. Habrá gran cantidad de distracciones que te tentarán, cantidad de cosas interesantes para hacer, lugares donde visitar, gente con quien charlar, etc. Simplemente puedes pasar tu tiempo como te plazca, pero si quieres lograr tus objetivos y metas, deberás mantenerte concentrado en lo que realmente es importante.

19- al final del día, invierte 10 minutos de tu tiempo t iempo planificando para el día siguiente

genera una nueva lista y sus prioridades con un día de antelación. Esto te ahorrará preciosos minutos en la mañana. Podrás dedicarte directamente a las tareas sin necesidad de realizar listas ni planeamiento alguno. Usando esta estrategia, te dará la plena seguridad que siempre estarás trabajando en las tareas mas importantes.

20- determina el tiempo apropiado requerido por cada tarea para ser cumplida ininterrumpidamente, ininterrumpidamente, teniendo todo al alcance de la mano

cuando, simplemente estas en el medio de las tareas, tratando de cumplirlas sin ninguna interrupción para que, de esta forma, el organigrama pueda completarse mas rápidamente.

21- ‘partir’ los objetivos en tareas básicas sencillas

No importa si las metas y objetivos son grandes o pequeños. Cada mata parece estar muy lejos del alcance o de lo soñado. Hasta que lo ‘partes’ o repartes en diferentes ‘trozos’. El sistema mas sencillo es dividir esa meta u objetivo en diferentes pasos que pueden agilizar la tarea y además puede empezar a realizarse de inmediato. Si no lo haces, te llevará mucho mas tiempo alcanzar dichos objetivos y hasta pueden llegar a convertirse en un sueño.

22- ponle un determinado horario y lapso de tiempo a cada trabajo.

Simplemente debes hacerlo al principio... luego podrás olvidarte de la presión que significa el tiempo que pudiera llevarte. Organizando los tiempos, te ayudará a saber cuando tendrás el trabajo realizado.

23- determina los pasos a seguir antes de proceder

tómate unos minutos para hacer un bosquejo del proyecto o trabajo. Realiza paso por paso y no comiences el siguiente si no has terminado terminado el anterior. Planifica abosulatemente todo. Un par de minutos de planificación puede ahorrarte un par de horas de desconcentración al momento de trabajar. Una buena planificación es el mapa del camino que te llevará directamente y sin interrupciones al final de la meta.

24- crea un archivo para anotar las fechas u horarios topes para cada tarea.

Tienes que saber y tener siempre en cuenta en que punto del trabajo te encuentras. Conoce cada paso y cuando es conveniente que sea realizado. El propósito de este tipo tipo de archivo (comunmente llamado ‘deadline’) es que te ayude a organizarte en lo que a horarios respecta. El solo hecho de tener un plazo tope o un límite para realizar algo, crea una especie de aceleración a la hora de realizar cada paso.

25- espera lo inesperado

tienes que considerar las demoras si parte del trabajo depende de terceras personas. Si incluyes esas demoras dentro de los tiempos que programaste, te sentirás menos frustrado y aún podrás cumplir con los ‘deadlines’ que mencioné en el punto anterior. Algunas demoras pueden como por ejemplo ‘ir al banco’, esperar para ser atendido por el contador, llamadas telefónicas, etc.

26- considera que el lugar de trabajo t rabajo tenga mejoras pequeñas día tras día.

Concéntrate en mejoras pequeñas pero productivas. Toma la decisión de aumentar la producción que el personal de la empresa realiza cada día. Puedes realizar algunos cambios que incrementen esa producción que, aunque sea pequeña, puede representar un gran beneficio al final del camino. Por ejemplo, organizar los horarios de almuerzo, los refrigerios, dar puntaje por asistencia perfecta y llegada / salida a horario, etc.

27- prepara un plan de negocios detallado para los proyectos grandes

crea un organigrama con horarios y direccionamientos claros para cada paso del proyecto en general. Hazlo lo mas claro y conciso posible si estás planeando dar a hacer algunas tareas a terceras personas. Si la ayuda está disponible, puedes contar con mas tiempo disponible. Si vas a realizar todo el trabajo tu solo, ten en cuenta que no debes detenerte bajo ningún concepto y eso solo es posible si estás organizado.

28- date tiempo para aquellas demoras o retrasos que son inevitables

ten en cuenta un atraso del 10 o el 15% cuando preparas un organigrama de actividades diarias. De esta forma serás mas efectivo y te evitará mucho stress.

Secretos para organizarse

29- ordena y organiza tu oficina para que brinde el rinda al máximo

suficiente luz natural (si es posible), espacio suficiente en escritorios (ni mucho ni poco), sillas confortables, muebles para archivar, y en fin, todo aquello que creas necesario para que sea cómodo y práctico

30- pon cada cosa en su lugar

al fin de cada día, limpia tu escritorio de papeles y devuelve cada cosa a su lugar, cada documento y cada cada archivo en el lugar que corresponda. De esta forma, cada cosa estará donde tiene que estar cuando al día siguiente tengas que volver a tu trabajo.

31- haz incapié en lo básico antes de comenzar cada proyecto

antes de comenzar, provéete de todo el material necesario de antemano. Reúne todo el material que necesites antes de comenzar para que puedas trabajar sin interrupciones y sin demoras que solo lograrán que te desconcentres de lo mas importante.

32- evita la tentación de apilar papeles en tu escritorio

archívalos donde correspondan para que sepas exactamente donde están al momento de necesitarlos. Minimiza el número de veces que un papel ‘pasa por tus manos’ innecesariamente.

33- capitaliza todos los recursos valiosos y ponlos frente a ti.

Una agenda electrónica que posea características como: contactos, teléfonos, planning, memos, organigrama y calculadora es la herramienta fundamental y puede hacerte ahorrar mucho tiempo al momento de estar realizando los trabajos. También podríamos tener en cuenta las Páginas Amarillas, oficinas del gobierno y conexión permanente a Internet.

Tener un comienzo bien pensado

34- crea la lista de tareas para el día siguiente.

La mayoría de nosotros somos mas ‘improductivos’ al final del día. Y... asumiendo que las tareas importantes ya fueron cumplidas, es tiempo de prepararse para el día siguiente. Toma tu planificador diario y escribe la lista de la jornada. Si algo quedó pendiente en el día de hoy, debes incluirlo para mañana. De esta forma, consigues tener un archivo permanente de todos los eventos y trabajos que realizaste. Tener esta lista preparada de antemano, te ayudará también a preparar tu mente y encarar mejor las tareas.

35- es imprescindible comenzar con el escritorio limpio cada mañana

quita todo resto de trabajo antes de retirarte de la oficina. Los primeros días será un trabajo algo desagradable, pero después se convertirá en hábito. Si no lo haces, tu estado de ánimo se caerá cuando llegues a la oficina y veas montañas de papeles y cosas pendientes que te distraerán de las obligaciones que tienes que cumplir.

36- haz las peores cosas primero

cuando tienes que encarar una lista de tareas desagradables o pesadas, toma la más repulsiva y hazla primero. Después de eso, todo lo que venga será como una brisa suave y estarás imbatible para el resto del día

37- comienza de inmediato

“hacerlo ya mismo” esa es la frase frase clave. Si no tienes la decisión de comenzar las tareas ya mismo, jamás las terminarás. Si esperas que estén dadas todas las condiciones, entonces no podrás empezar jamás. Aunque las cosas se compliquen, haz algo todos los días para poder alcanzar las metas mas rápido. Hazlo ya mismo!

38- se puntual

adquiere la puntualidad como un hábito. De esta forma te habrás ganado el 97% de la confianza de tus clientes o de quienes te rodean. Ser puntual te hace ver bien frente a los demás, ahorrarás tiempo y también dinero. También significa que respetas el tiempo de los demás. Llegar a tiempo facilita la relación con las demás personas y te permite estar relajado, mentalmente preparado o simplemente podrás revisar los trabajos antes de las entregas o las entrevistas.

39- date la ventaja de comenzar el día una hora antes

levántate con una hora de anticipación que lo acostumbrado y aprovecha esa hora en algo productivo. Inténtalo duante un mes y te sorprenderás de los resultados... de lo que esa horita puede hacerte ganar, tanto en lo personal como en lo laboral.

40- comienza cada tarea con una nota positiva

intenta hacer algo importante al comenzar cada nueva tarea y sentirás una especie de satisfacción que puede hacerte sobrellevar el día con menos ‘carga’. Inténtalo siempre con proyectos simples y sencillos que deben estar al principio de la lista de tareas diarias. Para aquellos proyectos que sean mas complicados, convendrá hacer algún planeamiento.

maximiza las ideas productivas:

41- desígnale a cada tarea (por mas sencilla que fuese) el horario y lapso de tiempo mas adecuado.

Las tareas mas importantes son aquellas que tienen el mayor valor para llegar a la meta. Constantemente debes preguntarte: ‘cuál es el mejor uso que le puedo dar a mi tiempo en este preciso momento?’ luego... haz lo que creas que es lo mas productivo, pero nunca te vayas fuera de la lista de trabajos que le asignaste a ese día

42- apégate a tu trabajo!

Debes mantenerte concentrado en un solo ítem a la vez, sin que se te olvide la meta o el objetivo final

43- luego, ve al item o tarea siguiente en importantancia

dedícale el 100% de tu atención a la tarea que estás realizando hasta que la finalices. Cuando la hayas terminado o hayas llegado tan lejos como sea posible, busca el item siguiente de tu lista. Simplemente una a una... préstale atención a cada tarea en particular al momento que la estás haciendo.

44- haz solamente aquello que solo tu puedes realizar

delega, contrata o compra el resto. Esta es una forma de ayudar en tu negocio aunque no lo creas. Resulta muy efectiva. Haz solo aquellos trabajos en los que tu participación es irreemplazable... aquellas en las que tu eres el mejor. Utiliza tu tiempo y tu experiencia efectivamente. Estudia cada tarea , determina cuales son las que tu debes realizar, aquellas a las que solo tu debes prestarle atención especial y delega el resto de los trabajos a terceras personas.

45- transforma el tiempo de descanso en una actividad productiva

determina cuales son los tiempos de mayor rendimiento de tu persona y haz en ese lapso de tiempo tu mayor esfuerzo y la mayor cantidad de trabajo posible. Utiliza esas horas del día de menor productividad y rendimiento para devolver llamados telefónicos, leer correspondencia, enviar faxes, hacer citas y controlar el trabajo de empleados. El secreto es saber distinguir cual es el horario en el que eres mas productivo y utiliza ese tiempo para las tareas importantes o pesadas.

46- utiliza la computadora eficientemente

adquiere el hábito de escribir cosas una vez y luego editarlas si fuera necesario. Evita por todos los medios de escribir o tomar notas en papeles escritos a mano que luego deben ser transcriptos a la computadora. Aprende a usar bases de datos, planificadores de proyectos, hojas de cálculo, programas contables, o cualquier otro software que ‘encaje’ en las necesidades de tu negocio.

47- economiza tu tiempo

cumple con tus tareas con el menor desperdicio de tiempo posible. La menor

cantidad de pasos que requiera una tarea, agiliza enormemente el trabajo cuando digo ‘economizar’ me refiero a quitar o descartar todas aquellas tareas rutinarias que no son productivas y que representan muchos minutos a lo largo del día. Evita aquellos pasos innecesarios y duplica tu trabajo.

48- intercala aquellas tareas largas para evitar el desgaste y el aburrimiento

en vez de llevar a cabo dos proyectos de 4 horas cada uno, uno detrás del otro, lo que debes hacer es intercalar en el medio alguna tarea corta (de 30 minutos por ejemplo). Esfuérzate en mezclar tareas pesadas con livianas, así como también las desagradables de las placenteras. De esta forma te sentirás menos agotado al final del día.

49- desafíate a ti mismo para poder culminar las tareas antes del tiempo estipulado en tu organizador.

Constantemente busca mejores y mas rápidas formas de hacer las cosas. Asimismo, date algún premio en recompensa por ser mas productivo.

50- esfuérzate por mejorar o perfeccionarte

pequeñas mejoras en los esfuerzos puede resulta en una enorme diferencia al final del proyecto. Todo lo que debes hacer es tratar de siempre sobrepasarse de los límites promedio hasta lograr estar en +5%.

51- desarrolla una meta en tu vida

 jamás dejes para mañana lo que puedes hacer hoy. Continúa cada día con paso firme y son retrasos y habrás construido mas en 10 años que lo que la mayoría de las personas logra a lo largo de su vida. Empieza a ponerlo en práctica ya mismo y pronto sentirás la placentera sensación del cumplimiento. Como utilices tu tiempo, determina la calidad de vida que tendrás mas adelante.

52- decide que es la cosa que mas deseas cumplir

cual ítem en tu lista de objetivos es la mas importante para ti en este preciso momento. Esa es la cosa en la que verdaderamente debes enfocarte. Trata de cumplir o satisfacerte en eso antes que nada. Puedes lograr, cumplir u obtener cualquier cosa que te propongas... pero solo puedes realizar una cosa a la vez.

53- cumple con cada objetivo yendo por el camino correcto

a medida que vas consiguiendo o logrando una cosa tras otra, incrementas también tu potencial para lograr cosas mayores. “El éxito procrea mas éxito”. Cada tarea culminada con éxito, alimenta tu autoestima y la confianza en ti mismo. Y del mismo modo, te da mas fuerzas y seguridad para enfrentar las tareas por venir. Haz una cosa a la vez, y cuando la termines, empieza de inmediato con la siguiente.

54- transforma a las actividades diarias esenciales en hábitos poderosos

un hábito es algo que se hace automáticamente, sin consultarlo con el la conciencia ni el subconsciente. Todos tenemos tareas que son desagradables, pesadas, rutinarias o aburridas... pero que son necesarias! Una vez vez que estas tareas se convierten en hábitos, es mucho mas fácil de sobrellevar y realizar. Simplemente no tienes que estar lamentándote cada vez que las tengas que realizar. Debes tomarlas con naturalidad. NO tienes que detenerte a pensar en ello... ese es el secreto.

55- cambia los viejos hábitos que derrochan horas de tu tiempo en algo productivo.

Decide convertirte en la persona que mejor administra su tiempo... y empieza ya mismo! Los demás notarán tu habilidad para realizar las tareas sin esforzarte demasiado. Estarás mejor considerado y serás mejor visto, además de tener mas tiempo libre para disfrutar de las cosas que te agradan.

56- imagina que cuentas solo con medio día para completar el trabajo de todo un día

que harías? Que debe hacerse primero? Que trabajos pueden ser delegados a otras personas? Cuales pueden aplazarse para mas tarde? Cuando de repente, cuentas con menos tiempo para realizar las tareas, estás forzado a hacer un

planeamiento mas sofisticado y eficiente.

Tácticas, técnicas, pasos a seguir

57- elimina por completo las interrupciones personales personales

cuando estás concentrado en tu trabajo lo último que quisieras es ser detenido por interrupciones innecesarias. Los grandes logros se consiguen cuando puedes concentrarte y entrar “en ritmo” con tus tareas y avanzar derecho y sin pausa hacia el objetivo final. Las interrupciones pueden dificultar y hasta impedir el éxito. No dejes que te pase a ti. Controla estas situaciones poniendo señales o cartelitos en las puertas, utilizando contestadores automáticos, apagando el teléfono celular, etc. Si puedes hacerlo, busca un lugar de trabajo donde nadie pueda molestarte o encontrarte. O ajusta tus horarios para darle a las personas un momento para poder ubicarte.

58- aprende a decir ‘NO” a aquellas tareas que son poco productivas

aprende a diferenciar entre lo que es conveniente y lo que no lo es. Todas aquellas tareas que no son productivas DEBEN ser delegadas a empleados o a terceras personas contratadas. De este modo, el tiempo que le dediques al trabajo diario será exclusivamente para aquellas tareas que son importantes y productivas para tu empresa.

59- elimina todos aquellos viajes innecesarios

ten en cuenta todas las ventajas que nos da la tecnología hoy en día. Siempre que te sea posible, utiliza el teléfono, el fax o el e-mail para encargarse de las cosas importantes de todos los días. Evita las visitas a otras personas, asi como también que te entrevisten en tu oficina. Tenlo siempre en cuenta y te ahorrarás muchísimo tiempo

60- expresa tus pensamientos en una grabadora de cassette

y luego utiliza un software de reconocimiento de voz para que escriba tus palabras en un formato adecuado. Esta es una buena forma de tener tener siempre presente tus ideas, sin tener que estar escribiendo a cada rato. Para muchísima gente, el escribir y transcribir es una tarea repetida y rutinaria, pero el ‘hablar’ es sencillo. Es sencillo tomar nota de esta forma, a no ser que sea para dar un discurso. La mayoría de los casos y las situaciones, la mejor forma de hacerlo es en forma personal, hablándose a si mismo.

61- pon en práctica insertar horas de cierre y/o límites de tiempo diarios

te guste o no, imponer plazos de tiempo incrementan la productividad. Cuanto mas nos vamos acercando al a hora límite, mas presión ejercemos para cumplir con los objetivos. Y hacemos lo que sea necesario para cumplir. Establece una serie de límites o topes a nivel mensual, semanal y hasta diario

62- levántate de la silla cuando atiendas o utilices el teléfono

el levantarte te ayudará a ‘librarte’ de esa llamada mas rápido y por lo tanto no dejará de ser una llamada productiva. Es muy común, relajarse y ponerse cómodo cuando se dialoga por teléfono y eso acarrea una desconcentración y una charla algo mas larga, seguramente

63- agrupa pequeñas tareas relacionadas y realízalas al mismo tiempo

regresa todos los llamados telefónicos en un mismo momento del día, preferiblemente después de que hayas culminado tus tareas mas importantes. Llevar a cabo varias tareas al mismo tiempo es relativamente fácil, siempre y cuando lo hayas planificado de antemano. También podrías agrupar todas las tareas bancarias y de correo, actualizar archivos, responder correo electrónico. Planifica cada uno de estos grupos de tareas para que no tengas que perder tiempo durante el día organizándote y luego volviendo a concentrarte en tus tareas importantes.

64- procede eficientemente con las entrevistas y reuniones

hazle saber a la otra parte el horario exacto del inicio de la reunión. Legado el momento, cierra la puerta antes de comenzar la charla. No te sientas obligado a dar un resumen de lo hablado a aquellas personas que llegaron tarde (en el caso que fueran mas de dos las personas asistentes) adquiere sostiene una determinada conducta con las entrevistas, especialmente en lo que respecta a horarios. La gente pronto entenderá tu forma de actuar y lo que significan el tiempo y los negocios para ti. Una forma de hacerles saber a las otras personas que deben respetar los horarios es estipular horas no exactas, por ejemplo, de 1:50 a 3:25 hs. Esto les advierte de inmediato cual es tu conducta.

65- desafíate a ti mismo

siempre trata de romper tus propios records. Enfoca tu atención en encontrar las mejores y mas eficientes formas de hacer lo mismo en el menor tiempo. Hazlo como un juego y lograrás que hasta las tareas mas rutinarias y molestas se conviertan en algo divertido y agradable.

66- comienza tu lista de tareas en una sola hoja de papel, vacía y grande.

Escribe absolutamente todo, sin importar el orden en que deberán hacerse. Luego de hacerlo, identifica las tareas mediante tres diferentes colores, según su importancia. Una vez que las tengas subrayadas con colores, te será mucho mas fácil identificarlas de un simple vistazo.

67- agrupa todos los expedientes, historiales y registros en una sola lista y en un solo organizador

preferiblemente, la lista de tareas debe ser parte del organizador diario. Mantiene las anotaciones y apuntes donde corresponda y evita por todos los medios llenar el escritorio con papelitos sueltos, o notas o sobres. Usa tu organizador para tener allí todo lo que necesites y que sea indispensable para las tareas del día. Utilizar mas de una lista es improductivo y además corres el riesgo de extraviar cosas mientras transfieres datos de una hoja a otra.

68- haz copias de seguridad de tus archivos, tus deberes y obligaciones

si confías ciegamente en el disco duro de tu computadora, tarde o temprano experimentarás una frustración que tirará por el suelo todos tus esfuerzos, tus tareas y tus metas. Las computadoras pueden dejar de funcionar... y de hecho lo hacen. Si todo lo que tienes, todo tu tu negocio y tu trabajo están ahí dentro, debes hacer copias de seguridad periódicamente. Copia tus archivos importantes en discos compactos, disquettes o simplemente imprímelos.

69- otorga incentivos para provocar mayores esfuerzos

prométete a ti mismo y a tu equipo algo que realmente de placer o anime para aquellos que logren sus metas a tiempo. De esta forma, habrá algo mas por que luchar y hacer los trabajos a tiempo.

70- comienza por algún lugar que no sea el principio

algunas veces es mejor comenzar por determinado punto dentro de un proyecto. Tratar de llevar a cabo un proyecto de principio a fin y con todo el ‘protocolo’ que has aprendido en la escuela, puede ser improductivo. Si el principio te causa o tiene alguna dificultad, déjalo de lado y haz alguna tarea que puedas comenzar ya mismo. Toma el paso mas sencillo y hazlo primero. Luego continúa con el siguiente ‘mas fácil’.

71- crea formularios para evitar el desgaste de energías creativas

diseña y ten siempre a mano aquellos documentos que pueden ser usados en aplicaciones similares una y otra otra vez. Por ejemplo, encabezados de Fax, formularios para agendar citas, cuestionarios, facturas, recibos, encabezados de cartas, etc

72- establece un sistema de legajos, fichas y archivos eficiente y práctico

nada es mas frustrante que saber que tienes los materiales que necesitas pero no los puedes hallar. Una de las formas mas prácticas para archivar es crear una página con un índice y ubicarla adherida al cajón cajón o gaveta correspondiente. Las categorías deberían estar separadas en distintas gavetas (por ejemplo clientes, proveedores, empleados, etc) y... a medida que se van agregando archivos, se los debe anotar en esa página indexada. Guarda todo en su correspondiente lugar y estará allí la próxima vez que lo necesites.

73- toma decisiones rápida y firmemente

las personas que suelen tener “su vida resuelta” comparten la misma característica: toman decisiones rápidamente y la sostienen firmemente. No pierdas ni malgastes tu tiempo deliberando. Analiza la situación lo mejor que puedas y toma una decisión. No todas las decisiones pueden tomarse a la ligera, pero si se pueden tomar decisiones a diario, por mas pequeñas que sean, se lo debe tomar como un hábito

74- minimiza el tiempo que te lleva preparar las contestaciones y respuestas

aprende a utilizar el teléfono para dar respuestas eficientemente. Siempre que te sea posible utiliza el teléfono para responder correspondencia. Las cartas y los faxes no tienen porque ser contestados de la misma forma. Un simple llamado telefónico puede hacer esa tarea en una fracción del tiempo que llevaría escribir, ensobrar y enviar una carta

75- haz ejercicios físicos regularmente

trata a tu cuerpo como si fuera una máquina que necesita mantenimiento y operarás mas eficientemente, por períodos de tiempo mas largos. Cualquier tipo de ejercicio físico o deporte puede hacerte sentir mas mas animoso y ‘vivo’. Tómate un descanso después de cada actividad para revitalizar y confortar al cuerpo.

76- aprende lectura veloz

hay algunos cursos y libros disponibles que pueden ayudarte en esto. Es sorprendente notar como en muy poco tiempo se puede duplicar la velocidad de lectura con la ayuda de algunas técnicas e ideas sencillas. Hay algunos cursos que ofrecen triplicar esa velocidad, pero no son recomendables en este caso, porque requieren de una practica constante. Simplemente duplicando la velocidad de lectura, ahorrarás muchísimo tiempo... tiempo valioso para las tareas importantes

77- crea o utiliza un sistema de agendas que te recuerde permanentemente, tareas, citas, eventos, fechas especiales y límites horarios.

Se trata de pequeños recordatorios que pueden ir adheridos al mismo organizador o planificador diario. Prepararlo de antemano, te dará la posibilidad de conocer y prepararte para las situaciones que se van sucediendo a lo largo del día.

78- monitorea tus tiempos durante una semana

toma nota de lo que hiciste cada hora, a cada minuto. Al finalizar la semana, revísalo. Totaliza las horas que trabajaste trabajaste y en que las utilizaste. Si honestamente separaste los minutos productivos de aquellos que no lo fueron, podrás encontrar la forma de mejorar y coordinar mejor los tiempos.

Derrotando las demoras

79- evalúa las tareas tareas que estás evitando evitando

que es lo que te está impidiendo que comiences esta tarea? A menudo alguna tarea parece agobiante. La forma de solucionar solucionar esto es ‘partirla’ en pequeños pedazos. Dividir una tarea en ‘sub-componentes’ que son mas fáciles y rápidos para hacer. Al dividirla parece mas fácil y deja de ser un ‘monstruo’ en nuestro escritorio. Una vez que tengas definidas las diferentes partes, comienza a realizarlas una a una, no importa el orden.

80- mide las consecuencias

la pregunta es: “que es lo que podría pasar si no culmino esta tarea?” Contrariamente... “cuál es el mejor resultado que podría obtener si lo termino a tiempo?” contesta honestamente esas dos preguntas y obtendrás la respuesta sobre que hace

81- piensa antes de actuar

si tienes dificultad para comenzar, tómate 5 minutos para pensar. Esfuérzate y analiza cuales son los motivos por el que estás demorando esa tarea. Luego encara el problema y confronta os miedos y las trabas tomando alguna acción positiva.

82- escucha las excusas que tu mismo estás usando

generalmente ponemos excusas para aplazar ciertos trabajos a favor de otros. Siempre vuelve o préstale tu atención a aquella tarea tarea que es mas importante. Es muy común caer en la propia trampa de trabajar intensamente sobre un trabajo para evitar aquella tarea que realmente es necesaria y urgente. Trata de ser siempre sincero contigo mismo y ajusta el camino de tus acciones toda vez que lo creas necesario.

83- reorganiza o reencuadra las tareas desagradables para hacerlas mas tolerables y placenteras.

Ninguna cosa es buena o mala, agradable o desagradable por si misma. Es lo que pensamos de esa cosa lo que la hace parecer así. Nada es placentero o desagradable hasta que nosotros decidimos que lo sea. como decidas ver o interpretar a una tarea, puede hacer una gran diferencia a la hora de querer realizarla. Tienes que ver las cosas positivamente y de esta forma te será mucho mas fácil trabajar. Una vez que logres hacerlo a diario, habrás vencido al principal motivo de las demoras.

84- ataca el problema como si fueras un ‘maestro’ en realizar objetivos

piensa en alguien que conozcas cuyo talento y logros te impresiones. Ahora, supone que eres esa persona. Pregúntate cómo encararía esa persona el problema que tu tienes. Qué acciones tomaría? Qué harían para poder realizar esa tarea? Luego prepárate un bosquejo sobre cómo esa ‘persona de éxito’ llevaría a cabo ese trabajo si fuera suyo. Paso seguido, sigue ejecuta el plan.

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