Contabilidad Mercantil
Todos los comerciantes están obligados a mantener un sistema de contabilidad de acuerdo con las disposiciones del propio Código de Comercio. El comerciante esta obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podrá llevarse mediante los instrumentos, recurso y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características características particulares del negocio negoc io 1.
Necesidad
de la Contabilidad Mercantil
La contabilidad mercantil es necesaria: a. Para que el comerciante conozca en cada instante la situación activa y pasiva de su comercio. b. Para conocer e grado de exigibilidad de s pasivo y el grado de disponibilidad de su activo. c. Par conocer los resultados anuales de su explotación (ganancias y perdidas) d. Para que sirva como medio de prueba. Según lo previsto e el articulo 124 ordinal 5 del Código de Comercio que establece que las obligaciones mercantiles y su liberación pueden ser probadas con los libros mercantiles delas partes contratantes. e. La contabilidad interesa desde el aspecto fiscal. De acuerdo con las reglas del control fiscal, los contribuyentes están obligados a llevar de forma ordenada os libros y registros que determinen las leyes pertinentes, de manera que constituyan medios integrados de control y comprobación de todos sus bienes, relacionados o no con el enriquecimiento que el contribuyente declara. 2.
Libros Obligatorios o necesarios
De acuerdo con el art. 32 de Código de Comercio, los comerciantes tienen la obligación de llevar: a. Libro Diario: En este libro los comerciantes deben asentar día por día, sus operaciones mercantiles expresando claramente: acreedor y deudor de cada transacción, pueden resumir mensualmente los totales de esas operaciones, siempre que conserven los documento s que permitan comprobarlas. Los comerciantes por menor, cumplirán con la obligación con solo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas a contado, y detalladamente las que se hiciesen a crédito. b. Libro Mayor: agrupa de forma sistemática los asientos que se realizan en el libro diario. c. Libro de Inventarios: al inicio y final de cada año fiscal, en este libro el comerciante debe hacer una descripción estimatoria de todos sus bienes,
tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, estén o no vinculados al comercio. El inventario debe cerrarse con el balance de ganancias y pérdidas, demostrándose tales con evidencia y verdad. Y se hará mención expresa de las fianzas otorgadas así como las obligaciones contraídas bajo condición suspensiva. Son obligatorios para las Sociedades anónimas y sociedad de responsabilidad limitada: a. Libro de Accionistas b. Libro de Actas de Asambleas c. Libro de actas de la junta de administradores Por su parte las Bolsas de valores además de los tres libros anteriormente mencionados deberán llevar un Libro diario de Actas Los corredores en cumplimiento del art. 72 del Código de Comercio deberán llevar: 1º Un libro en el cual anotará, aun con lápiz, en el momento de su ajuste, todas las operaciones hechas por su mediación, con breve indicación del objeto y condiciones esenciales. 2º Un registro foliado, firmado y visado de la manera prescrita en el artículo 33, en el cual anotará con entera precisión, diariamente, sin abreviaciones, todas las condiciones de las ventas, compras, seguros y, en general, de todas las negociaciones y operaciones en que intervenga. Según lo dispuesto en e art. 84 del Código de Comercio los Venduteros deberán por s parte llevar los siguientes libros: 1º Diario de entradas: asentarán, por orden riguroso de fechas, las mercancías u otros objetos que recibieren, señalando su cantidad, peso o medida, los bultos de que consten, sus marcas y señales, el nombre y apellido de la persona que los ha entregado y de aquella por cuya cuenta deben ser vendidas y su precio. 2º Diario de salidas: anotarán específicamente los objetos vendidos, por orden y cuenta de quien lo han sido, el nombre y apellido del comprador y el precio. 3º Libro de cuentas corrientes: llevarán la cuenta corriente con cada uno de sus comitentes, con referencia a los libros de entrada y salida.
3.
Libros Auxiliares o Facultativos
Son todos aquellos libros de contabilidad llevados por el comerciante si lo cree conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones; pero para ser aprovechados en juicio, deben cumplir con las formalidades exigidas en el articulo 33 del Código de Comercio, es decir, deben ser presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. 4.
equisitos R equisitos
de los Libros de Contabilidad
a. Los comerciantes deben llevar s contabilidad co ntabilidad e idioma castellano b. Los libros obligatorios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente legalizados, es decir, presentados ante el registrador mercantil de la jurisdicción. En cuanto a los libros de contabilidad prescritos a las sociedades anónimas y de responsabilidad limitada la ley no exige que estos sean registrad sin embargo l costumbre mercantil lo ha venido determinando de esa forma. c. El libro diario debe levarse con asientos día a día o por medio de resúmenes mensuales, conservando los comprobantes. d. El libro mayor reseña todas las operaciones realizadas repartidas en cuentas distintas y en orden metódico. e. El comerciante ha de abstenerse de realizar los siguientes actos: i. Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas ii. Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos iii. Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaturas iv. Borrar los asientos o parte de ellos ellos v. Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura, mutilar alguna parte de los libros vi. Los errores u omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvaran en otro distin d istinto, to, en la fecha en que se notare not are la falta vii. Lleva dos o más juegos de libros para una misma contabilidad, con asientos diferentes.
5.
Valor
Probatorio de los libros de Comercio
Según el art. 38 de Código Código de Comercio, ³Los libros llevados llevados con arreglo a los artículos anteriores podrán hacer prueba entre comerciantes. Respecto a otra persona que no fuere comerciante, los asientos de los libro solo harán fe contra su dueño; pero la otra parte no podrá aceptar lo favorable sin admitir también lo adverso que ellos ellos contengan´ co ntengan´ (Principio de Indivisibilidad de la Prueba)
Del presente artículo vale destacar lo siguiente. a. El legislador concede a los libros de comercio una eficacia probatoria especial a favor del co merciante que los lleva b. Todos los libros de comerciantes hacen prueba contra quien los lleva. Se consideran una confesión extrajudicial escrita y así lo ratifica la doctrina nacional atribuyéndole a los libros mercantiles naturaleza confesorio. c. La prueba que se deriva de los libros de comercio a favor de quien lo lleva es diversa según el contendor sea o no comerciante
6.
De
la Exhibición y de la Comunicación de los libros de comercio
Son medios de prueba específicos del derecho mercantil relacionados con la prueba de obligaciones mercantiles. Ambas figuras tienen en común que constituyen formas de examen de los libros de comercio y se diferencian por la forma en que el examen se realiza y por las situaciones en que cada una de ellas procede. a. Características de la Comunicación: o manifestación y examen general de los libros de contabilidad es admisible en los juicios universales, de la siguiente manera: i. En el juicio de sucesión universal, la prueba la pueden pedir tanto los legatarios particulares como los herederos ii. En los juicios relativos a comunidades de bienes, sociedades legales, pueden pedirla el cónyuge, los herederos del comerciante y, también los concubinos, en el sentido del art. 767 del Cód. Civil (Presunción de Comunidad) iii. En los juicios de liquidación de sociedades, los socios con derecho a cuota de liquidación iv. En los procedimientos de quiebra qu iebra o atraso, el sindico y los acreedores del fallido
b. Características de la Exhibición: se fundamenta en el art. 42 de Código de Comercio que señala que en el curso de una causa el juez puede ordenar, aun de oficio, la presentación de los libros de comercio, solo para el examen y compulsa de lo que tenga relación en la cuestión que se ventila, lo cual deberá designarse previa y determinadamente; per no podrá obligarse a un comerciante a trasladar sus libros fuera de su oficina mercantil, pudiendo comisionarse el examen a un juez del lugar donde se llevaren los libros.
7. Medio Probatorio El único medo probatorio conducente para lleva a cabo la exhibición de los libros y hacer e examen y compulsa de los mismos, es la experticia. Que se hará con la intervención de peritos. Estos deberán ser uno o tres expertos, los que procurarán la conciliación, y si no la lograren darán su informe sobre los puntos que se les hayan sometido. 8.
De
la Exhibición de la Contabilidad por parte de personas extrañas a la causa
A raíz de una decisión dictada por la Sala Constitucional del TSJ se señalo lo siguiente: a. La legislación mercantil no impide que la contabilidad de personas extrañas a una causa pueda ser objeto de prueba. Esto con fundamento en el principio de la obtención judicial coactiva de los medios de prueba, del cual no escapan los terceros que posean material probatorio. b. El art 42 de código de comercio prevé el preciso examen y compulsa en el curso de una causa sin restringir el mismo a las partes del proceso donde se somete, sean partes o terceros. Por otra parte el Código de Procedimiento Civil se permite la solicitud a terceros de exhibición de documentos y los libros lo son. c. El examen general de los libros de comercio, no se refiere a una inspección judicial, sino a un medio de prueba típico del derecho mercantil, unico para consultar los libros de comercio. d. La parte que este interesada e traer como elemento de prueba un asiento que consta en algún libro de un comerciante sea parte o tercero, debe indicar con precisión lo que se pretende probar y e libro donde consta el hecho y materia de litigio e. E estos casos no es procedente la solicitud de una inspección inspección judicial
9. Privacidad de la Contabilidad Mercantil y la Correspondencia (Excepciones) La privacidad de la contabilidad mercantil y de la correspondencia en general esta garantizados por el art. 40 del Código de Comercio al señalar que no se podrá hacer pesquisa de oficio por el Tribunal ni autoridad alguna, para inquirir si los comerciantes llevan o no libros o si estos están o no arreglados a las prescripciones de dicho código. Si embargo tal privacidad tiene ciertas excepciones, excepc iones, así tenemos: a. El Código de Procedimiento civil e su art. 433 Autoriza al juez a requerir informes sobre hechos litigiosos que conste en documentos, libros, archivos u otros papeles que se hallen en oficinas publicas, bancos, asociaciones gremiales, sociedades civiles o mercantiles, aunque estas no sean partes e el juicio
b. El propio Código de Procedimiento Civil en los art. 437 y 689, admite la exhibición cuando se encuentren documentos relativos al juicio en poder de terceros. c. Como órganos de control de las sociedades mercantiles se permite a los comisarios de conocer los asientos contables. Estos tienen un ilimitado derecho de inspección y vigilancia sobre todas las operaciones de la sociedad. d. El inspector del trabajo puede exigir, a favor de los trabajadores, la presentación de libros, registros u otros documentos requeridos por la ley e. La administración tributaria dispone de amplias facultades de fiscalización y determinación para comprobar y exigir el cumplimiento de las obligaciones tributarias, pudiendo exigir a los contribuyentes, responsables y terceros la exhibición de su contabilidad y demás documentos relacionado con su actividad. f. El acreedor hipotecario tiene e derecho de inspeccionar y fiscalizar en cualquier momento los documentos do cumentos y libros relativos a la actividad mercantil del establecimiento gravado