Comptabilite Sage Ligne30

COMPTABILITE SAGE LIGNE 30

Date : 25/09/2006 Auteur : Pascal VIGUIER Réf. : SAGE092006

SOMMAIRE

SOMMAIRE.................................................................................................................................. 1 1.

MENU FICHIER..................................................................................................................... 3 1.1 AUTORISATION D’ACCES............................................................................................. 3 1.2 A PROPOS DE VOTRE SOCIETE ........................................................................................ 4 1.2.1 Onglet Identification................................................................................................. 4 1.2.2 Onglet INITIALISATION........................................................................................... 4 1.2.3 Onglet PARAMETRES ............................................................................................ 5 1.2.4 Onglet ajustement lettrage....................................................................................... 5 1.2.4.1 1.2.4.2

2.

Client..............................................................................................................................................................................5 fournisseur.....................................................................................................................................................................6

MENU STRUCTURE ............................................................................................................. 6 2.1 PLAN COMPTABLE ....................................................................................................... 6 2.1.1 Paramétrage d’un compte........................................................................................ 6 2.1.2 Cas particulier des comptes chèques en attente et cartes bancaires en attente........... 6 2.1.3 Impression du plan comptable.................................................................................. 6 2.2 PLAN TIERS.................................................................................................................. 6 2.2.1 Identification ........................................................................................................... 6 2.2.2 Mode de règlement (onglet complément).................................................................. 6 2.2.3 Saisie du RIB.......................................................................................................... 6 2.2.4 Impression du plan tiers........................................................................................... 6 2.3 TAUX DE TAXES ........................................................................................................... 6 2.4 CODES JOURNAUX ...................................................................................................... 6 2.5 BANQUES..................................................................................................................... 6 2.5.1 Identification ........................................................................................................... 6 2.5.2 RIB ........................................................................................................................ 6

3.

MENU TRAI TEMENT ............................................................................................................ 6 3.1 SAISIE DES ECRITURES – JOURNAUX DE SAISIE ........................................................ 6 3.2 SAISIE DES ACHATS..................................................................................................... 6 3.3 MODELES DE SAISIE .................................................................................................... 6 3.3.1 Création d’un modèle .............................................................................................. 6 3.3.2 Duplication d’un modèle .......................................................................................... 6 3.3.3 Utilisation du modèle dans le journal de saisie .......................................................... 6 3.4 SAISIE DANS LE JOURNAL DE BANQUE ....................................................................... 6 3.4.1 Affichage des soldes en saisie................................................................................. 6 3.4.2 Lettrage du compte lors de la saisie du règlement..................................................... 6 3.5 INTERROGATION DES COMPTES................................................................................. 6 3.5.1 Lettrage automatique .............................................................................................. 6 3.5.2 Lettrage manuel...................................................................................................... 6 3.5.3 Pré lettrage d’un compte.......................................................................................... 6 3.5.4 Délettrage :............................................................................................................. 6 3.5.5 Edition d’un extrait de compte.................................................................................. 6 3.6 RAPPROCHEMENT BANCAIRE MANUEL ...................................................................... 6 3.6.1 Rapprochement bancaire......................................................................................... 6 3.6.2 Annulation d’u n rapprochement bancaire.................................................................. 6 3.6.3 Mise en place du rapprochement bancaire................................................................ 6 3.7 RELANCES CLIENTS..................................................................................................... 6 3.8 CLOTURE DES JOURNAUX ET DE L’EXERCICE............................................................ 6 3.8.1 Clôture des journaux............................................................................................... 6 3.8.2 Clôture de l’exercice................................................................................................ 6 3.9 CREATION D’UN NOUVEL EXERCICE ...................................................................................... 6 3.10 M ISE A JOUR DES A-NOUVEAUX ........................................................................................... 6 3.11 S ELECTION D’UN EXERCICE COMPTABLE ............................................................................... 6


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4.

MENU ETAT ......................................................................................................................... 6 4.1 DECLARATION DE TAXES............................................................................................. 6 4.1.1 Paramétrage de l’é dition :........................................................................................ 6 4.1.2 Présentation de l’édition .......................................................................................... 6 4.2 CAS PARTICULIER DE L’ EDITION DU GRAND LIVRE GENERAL ...................................................... 6 4.3 E DITION DU GRAND LIVRE ET DE LA BALANCE TIERS ................................................................ 6 4.4 BALANCE AGEE ................................................................................................................. 6 4.4.1 Paramétrage de base.............................................................................................. 6 4.5 E DITION DU CONTROLE DE CAISSE ....................................................................................... 6

5.

SUPPRESSION ET ARCHIVAGE DU PREMIER EXERCICE................................................... 6 5.1 5.2

S UPPRESSION ET ARCHIVAGE ............................................................................................. 6 OUVERTURE D’UN DOSSIER ARCHIVE ................................................................................... 6


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1. MENU FICHI ER 1.1 AUTORISATION D’ACCES Créer un utilisateur avec les mêmes droits que l’administrateur.

Saisir le nouvel utilisateur et le mot de passe.

Interdit en suppression Interdit en écriture Interdit en lecture Pour valider taper sur la touche Entrée


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1.2 A PROPOS DE VOTRE SOCIETE

1.2.1 ONGL ET IDENTIFICATION Remplir les coordonnées de a société qui seront imprimé dans divers documents.

1.2.2 ONGL ET INITIALISATION Vérifier les dates d’exercice


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1.2.3 ONGL ET PARAM ETRES Paramétrage du report à nouveau

1.2.4 ONGL ET AJUST EM ENT L ETTRAGE

1.2.4.1

CLIENT Paramétrage de l’écriture comptable d’écart de règlement avec le seuil maximum de l’automatisation


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1.2.4.2

FOURNISSEUR Paramétrage de l’écriture comptable d’écart de règlement avec le seuil maximum de l’automatisation


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2. MENU STRUCTURE 2.1 PLAN COMPTABLE

Pour atteindre un compte, taper rapidement la racine du compte, exemple 607, le curseur de la souris se positionnera directement sur le premier compte commençant par 607. Comptes détails : comptes sur lesquels sont saisies les écritures Comptes totalisateurs : classe et sous classe. Per met lors des éditions du grand livre et de la balance (option à l’édition) d’éditer les sous totaux (la saisie sera interdite sur ce type de comptes). Création d’un compte comptable


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2.1.1 PARAM ETRAGE D’UN COMPTE

Visualisation d’un graphique.

Interrogation et lettrage

Détail pour les comptes 401, 411 et 511, aucun pour les comptes 6 et 7, solde pour les autres comptes. Reprend les 15 premiers caract. Permet de faire un classement par ordre alphabétique. A renseigner pour les comptes 6 et 7. A créer auparavant dans menu : Structure – Taux de taxes. Per met de regrouper ce compte en édition du Grand livre et balance si la case Regroupement des écritures est cochée dans menu Etat / Grand livre : à l’édition il y aura une seule ligne de totalisation par mois. Oblige la saisie d’une section analytique à condition que saisie analytique soit également cochée dans le journal Case à cocher pour les comptes 401,411 et 511 Case à cocher pour les comptes 401, 411 et 511 Case à cocher pour les comptes collectifs 401 et 411

2.1.2 CAS PARTICULIER DES COMPTES CHEQUES EN ATT ENT E ET CART ES BANCAIRES EN ATT ENT E


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2.1.3 IMPRESSION DU PLAN COMPTABL E A partir du plan comptable

Rechercher

2.2 PLAN TIERS Les clients et les fournisseurs seront créés de préférence dans le DMS. Avec le lien ODBC les modifications (nom, prénom adresses téléphone et fax) apportées sur la fiche tiers du DMS seront reporté sur la fiche tiers sage. Les RIB clients et fournisseurs seront renseigné dans sage.


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2.2.1 IDENTIFICATION

Adresse à laquelle seront envoyé certaine édition par mail (extrait tiers)


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2.2.2 MODE DE REGL EM ENT (ONGL ET COMPLEM ENT) Le mode de règlement permettra une saisie rapide de l’écriture comptable en particulier dans les modèle de saisie.

Cette option rend possible le lettrage automatique des écritures sur le compte en question (lorsque vous en ferez la demande).

un type, sélectionné à partir d'une zone à liste déroulante : pourcentage, équilibre, m ontant ; une valeur : pourcentage ou montant suivant la sélection précédente ;

jour net : à partir de la date d'écriture ; fin de mois civil : à partir de la date de fin de mois réel (28, 29, 30 ou 31) correspondant à la date d'écriture ; fin de m ois : à partir de la date d'écriture, après application du nombre de jours, la date d'échéance correspond à la date de fin de mois (si pas de jour de tombée).

vide : le programme calcule la date de tombée en fonction du nombre de jours et de la condition, un jour précis saisi manuellement, jusqu'à 6 jours séparés par des virgules : jj,jj,jj,jj,jj,jj. mode de règlement


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2.2.3 SAISIE DU RIB La saisie du RIB per mettra d’effectuer des virement magnétiques pour les fournisseurs et des LCR magnétique avec lettre traite pour les clients.

Saisir les données et taper sur la touche Entrée pour valider les informations.

2.2.4 IMPRESSION DU PLAN TIERS A partir du plan tiers

Rechercher

Pour les comptes clients CLI00000 et CLIZZZZZ Pour les comptes fournisseurs F000000000 et FZZZZZZZZ


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2.3 TAUX DE TAXES Assure le lien entre le compte de charge (6) ou produit (7) et le compte de TVA (4457 pour la TVA collectée et 4456 pour la TVA déductible).

Pour les comptes exonérés de TVA, créer un code taxe à 0 qui servira à la préparation de la déclaration de TVA (ainsi la base Exo apparaîtra dans la déclaration).

Compte général correspondant

de

TVA

Taux de TVA

Les comptes généraux rattachés s’afficheront dans ce cadre


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Après la création des codes, il faut retourner sur le plan comptable pour renseigner le code taxe sur chacun des comptes 6 et 7.

2.4 CODES JOURNAUX Les journaux proviennent de la migration DMS

Pour créer un code journal

Achats Ventes Trésorerie : (Banques, CCP, Chèques en attente, Cartes bancaires en attente et Caisse) Général : (OD, A nouveaux, Cessions internes). Situation, il per met de saisir des écritures comptables de situation pour un arrêté comptable inter médiaire. Si besoin le créer dans Sage ;

Pour les journaux de ventes, cessions internes et reprises, ne pas modifier car les n° de COMPTABILITE SAGE LIGNE 30

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pièces sont donnés par le DMS. Mensuelle : les n° de pièces se réinitialisent tous les mois ; Continue par journal : les n° de pièces se réinitialisent à chaque début d’exercice (conseillé). Cocher pour les journaux dont on désire saisir une répartition analytique.

uniquement pour les journaux de type trésorerie Compte général de banque ou caisse Cocher pour éviter les écritures centralisé ceci facilitera le rapprochement bancaire. Trésorerie pour un rapprochement sur le compte de banque

2.5 BANQUES Les banques permettront les remises en banque dans Moyens de paiement.

Pour créer une nouvelle banque


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2.5.1 IDENTIFICATION

Le code abrégé obligatoires.

et

l’intitulé

sont

2.5.2 RIB

Saisie de l’abrégé et du RIB, ne pas oublier le code journal associé à la banque. Valider par la touche Entrée.


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3. MENU TRAITEMENT 3.1 SAISIE DES ECRITURES – JOURNAUX DE SAISIE La saisie des écritures est identique dans les deux menus, seule la façon d’y accéder est différente. •

Saisie des écritures :

Sélectionner le code journal et la période •

Journaux de saisie

Faire défiler la liste, sélectionner le journal et la période puis double clic sur le journal à saisir. Journal non imprimé Ecritures présentes dans le journal COMPTABILITE SAGE LIGNE 30

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3.2 SAISIE DES ACHATS

Rajouter la colonne code taxe sur le journal d’achats et de ventes et la déplacer complètement a droite. Clic droit dans la fenêtre : Personnaliser la liste, sélection code taxe et clic sur Ajouter. Pour se déplacer d’une colonne à l’autre : Touche TABULATION «

» pour changer de zone

Touche ENT REE « » pour valider la ligne.

Jour de la période (date d’écriture) Le n° de pièce est géré par Sage Dans cette colonne, on peut saisir le n° de facture fournisseur. Attention la référence ne s’édite pas dans le journal, grand livre et balance en ligne 30 (les éditions sont paramétrable en ligne 100). N° Compte général et N° Compte tiers, à la saisie du compte tiers ne pas renseigner la colonne n° compte général. La recherche du tiers peut se faire en saisissant les premiers caractères de la raison sociale et en appuyant sur la touche Cliquer sur l’intitulé du compte pour obtenir le nom du fournisseur.

Le mode de règlement et la date d’échéance provienne de la fiche tiers si ils sont renseignés. Saisir le montant et appuyer sur la touche Entrée. COMPTABILITE SAGE LIGNE 30

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3.3 MODELES DE SAISIE Pour les achats, il est vivement recommandé de créer des modèles de saisie qui facilitent la saisie des factures.


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3.3.1 CREATION D’UN MODEL E Pour créer un nouveau modèle Exemple location

Exemple achats m atériel avec frais port

Type de journal correspondant au modèle Code journal auquel sera rattaché le modèle. Explication des différents symboles : Saisie manuelle ( Répéter (

)

Calculer (

)

)

Fonction (reprend ici le libellé tiers saisie en ligne 1) Equilibre : on saisit le débit HT, la TVA est calculée, le crédit TTC équilibrera la pièce comptable (

).


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3.3.2 DUPLICATION D’UN MODEL E

Renommer le modèle et modifier les lignes. Fer mer la fenêtre avec la croix pour l’enregistrer. 3.3.3 UTILISATION DU MODEL E DANS L E JOURNAL DE SAISIE

Valider par la touche Entrée.


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3.4 SAISIE DANS LE JOURNAL DE BANQUE 3.4.1 AFFICHAGE DES SOLDES EN SAISIE

Cocher les cases


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3.4.2 LETTRAGE DU COMPTE L ORS DE LA SAISIE DU REGL EM ENT

Se positionner sur l’écriture du tiers et cliquer sur l’icône Un fenêtre s’ouvre dans laquelle apparaîtront les écritures non lettrées

Pour lettrer plusieurs factures pour un seul règlement, Il suffit de sélectionner les lignes (touche CTRL appuyé). . Et S’il y a un écart (qui est défini dans le A propos), ne pas oublier de cocher. Une écriture d’écart sera générée dans le journal des OD.


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3.5 INTERROGATION DES COMPTES •

Interrogation et lettrage pour les comptes généraux

•

Interrogation tiers pour les clients et fournisseurs.

Sur ces deux menus, possibilité de lettrer automatiquement ou manuellement et d’éditer des extraits de comptes.


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permet de revenir à la fiche du compte général ou tiers pour en modifier le paramétrage..

Par défaut, affiche les écritures non lettrées. permet d’affiner les critères de recherche (période, code journal, date échéance, montant,…). 3.5.1 LETTRAGE AUTOMATIQUE

Montant, n° de pièce ou n° de facture. Le seul à utiliser est montant (sauf après migration : référence). de Un à Neuf (Nombre de factures pour x règlements) attention plus la puissance est haute, plus le traitement est long. seul les tiers soldés seront lettrés. les tiers dont le solde est inférieur ou égal au maximum paramétré dans l’ajustement lettrage seront lettrés. 3.5.2 LETTRAGE MANUEL

Sélectionner les lignes à lettrer (touche CTRL appuyée).


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Si un déséquilibre se présente dans le solde lettrage , le menu suivant apparaît :

3.5.3 PRE L ETTRAGE D’UN COMPT E

Le pré-lettrage (les lettres sont en minuscule) per met d’affecter des acomptes à une ou plusieurs factures. Procédé de la même façon que le lettrage manuel. 3.5.4 DEL ETT RAGE :

Sélectionner les écritures lettrées et saisir la lettre à supprimer et cliquer sur la corbeille dans la barre d’outils ou clic droit et supprimer.

ATTENTION : Ne jamais utiliser le bouton Délettrer dans la fenêtre de lettrage automatique.Tout le compte sera délettré et pas seulement l’écriture sélectionnée. Aucune confirm ation dem andée.


ne

vous

sera

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3.5.5 EDITION D’UN EXT RAIT DE COMPTE

Par défaut, Ecritures non lettrées , si l’on sélectionne Ecritures lettrées, il est possible de sélectionner un lettrage particulier. Situation du compte a une date donnée.

Décocher de préférence. envoie de l’extrait par mail. Sélection du modèle d’édition

Répertoire h:\sage\société\Documents comptables\Extraits Extrait général base à utiliser en Interrogation et lettrage, Extrait tiers base en Interrogation Tiers. Ces modèles sont modifiables dans le menu Fichier – Mise en page.


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3.6 RAPPROCHEMENT BANCAIRE MANUEL ⌧ seules les écritures saisie dans le journal de banque apparaîtra dans le rapprochement bancaire.

Il permet le pointage entre les écritures comptables et les opérations bancaires sur le relevé de banque.

Touche Entrée pour valider la saisie. Date rapprochement à une date donnée.

de

rapprochement,

per mettra

de

rééditer

un

Touche Entrée pour valider la saisie. Par défaut, les écritures non rapprochées sont affichées.

Le montant su Solde relevé correspond au montant du relevé bancaire.


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3.6.1 RAPPROCHEM ENT BANCAIRE

Sélectionner les lignes à rapprocher (touche CTRL appuyé) et de pièce saisi précédemment, dans la colonne « pièce trésorerie».

, le logiciel inscrit le n°

Edite l’état de rapprochement 3.6.2 ANNULATION D’UN RAPPROCHEM ENT BANCAIRE n° de pièce à annulé et touche Entrée pour valider la saisie. Sélectionner une ou plusieurs écritures rapprochées, clic droit pour afficher le menu et clic gauche sur ‘supprimer les éléments sélectionnés. Les écritures peuvent être trié par pièce de trésorerie. 3.6.3 MISE EN PLACE DU RAPPROCHEMENT BANCAIRE Au début de la mise en place du dossier, le solde du relevé est différent du solde bancaire. L’écart correspond aux règlements saisis en comptabilité sur l’exercice N -1, non enregistrés dans la banque. Pour régular iser, il faut saisir le détail des opérations non pointées dans le journal de banque au premier jour de l’exercice et en contrepartie saisir dans le journal d’OD la même opération en sens inverse. Ex : le solde de relevé dans Sage est de 11467.16 alors qu’au 31/12 le relevé bancaire est de 12000. L’écart correspond à un chèque de 500 € et de 32.84 €. Passer une écriture dans le journal de banque : Libellé 471 (Commencer par saisir le 47XXXXX)

Débit

Ecritures non rapprochées exercice N-1

Crédit 532.84

512

500.00

512

32.84


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Passer une autre écriture dans le journal d’OD Libellé 512

Débit

Ecritures non rapprochées exercice N-1

471

Crédit 532.84

532.84

3.7 RELANCES CLIENTS Avant d’effectuer une relance, lettrer les comptes client.

Date limite d’échéance sur écritures à prendre en compte.

les

Imprime les lettres de relance, le modèle d’édition sera à rechercher dans le répertoire h:\sage\société\Documents comptable\Règlements rappels. Le niveau de relance s’incrémentera.


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3.8 CLOTURE DES JOURNAUX ET DE L’EXERCICE 3.8.1 CLOTURE DES JOURNAUX Une sauvegarde est recommandée avant de lancer cette opération. Une copie du fichier société.mae dans le répertoire h:\sage\société suffit.

La clôturer les journaux nécessite une édition de ceux ci.

Sélectionner tous les journaux (clic droit pour afficher le menu et clic gauche sur sélectionner tout), et cliquer sur les opérations à effectuer. Edition des journaux s’ils ne sont pas édités. A cliquer en premier, sinon pas d’activation possible du bouton ‘clôture’. Clôture partielle : fige les écritures dans le journal mais n’interdit pas la saisie de nouvelles pièces comptables dans ce journal. Cette clôture ne suffit pas pour clôturer l’exercice. Clôture totale : fige les écritures dans le journal et empêche toutes saisies nouvelles dans ce journal.

Lance la clôture. La clôture des journaux est définitive.


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3.8.2 CLOTURE DE L’EXERCICE

ATTENTION : cette opération est irréversible.


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3.9 CREATION D’UN NOUVEL EXERCICE

Avant la création, Menu Fenêtre et décocher le mode assistant

Vérifier les dates de début et de fin d’exercice . Les reports à nouveau provisoires seront générés. Ne pas oublier de bien paramétrer dans les comptes si le report est Aucun, Solde ou Détail (voir le chapitre plan comptable).


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3.10 MISE A JOUR DES A-NOUVEAUX Les reports à nouveau pourront être générés plusieurs fois dans le nouvel exercic e en recommençant l’opération du paragraphe précédent à partir de l’exercice comptable précédent.

3.11 SELECTION D’UN EXERCICE COMPTABLE


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4. MENU ETAT 4.1 DECLARATION DE TAXES La déclaration de TVA permet d’éditer les bases taxables. Cette édition sera correcte si les taux de TVA sont créés et tous les comptes de charges et produits sont rattachés aux différents taux de TVA.


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4.1.1 PARAM ETRAGE DE L’EDITION :

Choisir le modèle ‘Déclaration de taxe CA3’ Double clic sur la ligne => ouverture de la fenêtre « rubrique…. »

Lignes à contrôler :


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4.1.2 PRESENTATION DE L’EDITION

Base taxable HT

Base de chacun des comptes rattachés au différents taux de TVA

Taxes brute

Calcul du montant de la TVA par rapport à la base taxable HT

Solde du compte

Solde du compte de TVA dans la comptabilité sur la période sélectionnée

Ecart

Ecart entre le solde TVA et la taxe brute (ne devrait correspondre qu’aux seuls écarts d’arrondi)

Lors de l’édition de l’état préparatoire de TVA, répondre Non à la question « Voulez-vous mettre à jour les écritures de taxes ? »

4.2 CAS PARTICULIER DE L’EDITION DU GRAND LIVRE GENERAL


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choix

des

écritures à éditer. affiche des critères de sélection plus approfondis. le regroupent prendra en compte les comptes généraux qui auront cette option (voir chapitre 2.1.1).

4.3 EDITION DU GRAND LIVRE ET DE LA BALANCE TIERS

4.4 BALANCE AGEE


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4.4.1 PARAM ETRAGE DE BASE

Date écritures ou échéance

Paramétrage des délais des écritures échues

4.5 EDITION DU CONTROLE DE CAISSE


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5. SUPPRESSION ET ARCHIVAGE DU PREMI ER EX ERCICE Pour ouvrir un 4ème exercice, un archivage sera nécessaire. Le dossier archivé pourra être lu par le logiciel comptable afin de consulter ou éditer les données. Cet exercice doit être clôturé au préalable.

5.1 SUPPRESSION ET ARCHIVAGE


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Décocher la case

5.2 OUVERTURE D’UN DOSSIER ARCHIVE Fer mer le dossier en cours

Ouverture du dossier

Sélectionner un dossier archivé


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