Daftar Isi Bab 1 Pendahuluan ..........………………………………………………………1 Bab 2 Isi…………………………………………...………………………………2 3.1
Pengertian………………………………………………………...2
3.2
Istilah SOP………………...……………………………………...2
3.3
Tujuan…………….….…………………………………………...2
3.4
Manfaat…………………………………………………………...3
3.5
Prinsip-prinsip protap…………………………………………...3
3.6
Tahap-tahap Penyusunan Protap……………………….………3
3.7
Bentuk SOP.....................................................................................5
3.8
Format Sop Rumah Sakit………………………………………..7
3.9
Jenis dan ruang lingkup SOP Rumah Sakit……………………7
3.10
Pengaruh Sop Rumah Sakit……………………………………..8
3.11
Langkah - langkah dalam Penyusunan SOP…………………………9
3.12
Evaluasi………………………………………………………………..13
3.13
Perubahan Atau Revisi……………………………………………...…13
Daftar Pustaka………………………………………………………………………….16
Bab 1 Pendahuluan Peningkatan kinerja pelayanan kesehatan telah menjadi tema utama di seluruh dunia. Dengan tema ini, organisasi pelayanan kesehatan dan kelompok profesional
kesehatan
sebagai
pemberi
pelayanan
harus
menampilkan
akontabilitas sosial mereka dalam memberikan pelayanan yang mutakhir kepada konsumen yang berdasarkan standar profesionalisme, sehingga diharapkan dapat memenuhi harapan masyarakat.
Sebagai konsekuensinya peningkatan kinerja
memerlukan persyaratan yang diterapkan dalam melaksanakan pekerjaan yang berdasarkan standar tertulis. Dalam pelayanan kesehatan, standar sangat membantu tenaga medis juga tenaga Rumah Sakit untuk mencapai asuhan yang berkualitas, sehingga para tenaga medis dan tenaga rumah sakit harus berpikir realistis tentang pentingnya evaluasi sistematis terhadap semua aspek asuhan yang berkualitas tinggi. Namun keberhasilan dalam mengimplementasikan standar sangat tergantung pada individutenaga medis dan tenaga rumah sakit itu sendiri, usaha bersama dari semua staf dalam suatu organisasi, disamping partisipasi dari seluruh anggota profesi. Sehingga Standar sangat diperlukan dalam pelayanan kesehatan. Standar sangat membantu tenaga medis dan tenaga rumah sakit untuk mencapai asuhan yang berkualitas.
2
BAB 2 ISI Standar Operating Procedure (SOP)
3.1
Pengertian : 1. Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. 2. Protap merupakan tatacara atau tahapan yang harus dilalui dalam suatu proses kerja tertentu, yang dapat diterima oleh seorang yang berwenang atau yang bertanggung jawab untuk mempertahankan tingkat penampilan atau kondisi tertentu sehingga suatu kegiatan dapat diselesaikan secara efektif dan efisien. (Depkes RI, 1995) 3. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dialui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu. (KARS, 2000)
3.2
Istilah SOP : 1. Standard operating procedure (SOP) 2. Standar Prosedur Operasional (SPO) 3. Prosedur tetap (Protap) 4. Prosedur kerja 5. Prosedur tindakan 6. Prosedur penatalaksanaan 7. Petunjuk pelaksanaan 8. Petunjuk teknis
3.3
Tujuan : 1. Agar petugas menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas atau tim dalam organisasi atau unit. 2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
3
3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas terkait. 4. Melindungi organisasi dan staf dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya. 5. Untuk menghindari
kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan
inefisiensi 3.4
Manfaat : 1. Memperlancar tugas petugas atau tim. 2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan. 3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak. 4. Mengarahkan petugas untuk sama-sama disiplin dalam bekerja 5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
3.5
Prinsip-prinsip protap : 1. Harus ada pada setiap kegiatan pelayanan. 2. Bisa berubah sesuai dengan perubahan standar profesi atau perkembangan iptek serta peraturan yang berlaku. 3. Memuat segala indikasi dan syarat-syarat yang harus dipenuhi pada setiap upaya,
disamping tahapan-tahapan yang harus dilalui setiap kegiatan
pelayanan. 4. Harus didokumentasikan. 3.6
Tahap-tahap Penyusunan Protap : 1. Merumuskan tujuan protap -
Menentukan judul
2. Menentukan kebijakan-kebijakan yang berkaitan dengan protap : -
Menterjemahkan policy/kebijakan/ketentuan-ketentuan/peraturanperaturan kebijakan berguna untuk : a. Terjaminnya suatu kegiatan b. Membuat standar kinerja c. Menyelesaikan suatu konflik dalam tim kerja 4
3. Membuat aliran proses -
Bentuk bagan-bagan yang menggambarkan proses atau urutan jalannya suatu produk/tatacara yang mencatat segala peristiwa; a. Memberi
gambaran
lengkap
tentang
apa
yang
dilaksanakan b. Membantu setiap pelaksanaan untuk memahami peran dan fungsinya dengan pihak lain. -
Syarat suatu bagan harus dibuat atas dasar pengamatan langsung, tidak boleh dibuat atas dasar apa yang diingat serta disusun dalam “Flow of Work” Teknik membuat pertanyaan-pertanyaan dasar : a. Tujuan : Apa sebenarnya yang dikerjakan dan mengapa ? b. Tempat : Dimana saja dilakukan dan mengapa ? c. Urutan : Kapan dilakukan dan mengapa waktu itu ? d. Petugas : Siapa yang melakukan dan mengapa oleh dia ? e. Cara : Metoda apa yang dipakai dan mengapa dengan caa itu ?
Menyusun prosedur atau pelaksanaan kegiata secara jelas, runtut dan tertulis. Prosedur atau pelaksanaan disusun berdasarkan atas hasil pertanyaan-pertanyaan tersebut diatas (flow of work) yang menggambarkan suatu unit kegiatan yang terbagi habis sehingga tercapai kepuasan kerja dan tercapainya tujuan.
5
3.7
Bentuk SOP :
Bentuk SOP ada 4 yaitu : Simple Steps : tidak mengandung banyak hal rinci. Biasanya SOP ini digunakan untuk
prosedur
kerja
yang
kurang
dari
10
langkah.
1. Hierarchical Steps : Pemakai format SOP ini bisa memilih langkah yang ingin mereka lakukan, pemula bisa mempelajari detail dari laangkah yang akan membantu mereka mempelajari prosedur.
6
2. Graphic Procedures : Grafik ini membagi proses yang panjang menjadi beberapa sub proses. Para pekerja bisa memperlajari beberapa proses singkat yang lebih mudah daripada prosedur panjang. Biasanya, format SOP ini disertai dengan diagram atau gambar. Digunakan jika proses yang ditulis lebih dari 10 langkah.
3. Flow Chart : Merupakan grafik sederhana yang menjelaskan langkah – langkah proses dalam pembuatan keputusan. Flowchart menggunakan simbol – simbol yang mempresentasikan suatu tindakan.
7
3.8
Format Sop Rumah Sakit 1.Sesuai dengan lampiran SE dari Direktur Pelayanan Medik Spesialistik YM. 00.02.2.2.837 tertanggal 1 Juni 2001, perihal bentuk SOP 2.Mulai diberlakukan Januari 2002 3.Format ini dapat diberi tambahan (judul) materi sesuai dng ketentuan yg berlaku di RS yang bersangkutan, kebutuhan RS, & atau standar profesi terkait
3.9
Jenis dan ruang lingkup SOP Rumah Sakit: 1. SOP pelayanan profesi : dalam hal ini terdapat dua kelompok. a. SOP untuk aspek keilmuan adalah SOP mengenai proses kerja untuk diagnostik dan terapi, meliputi : •
Pelayanan medis, meliputi : Komite medik / SMF, Rawat Inap, Rawat Jalan, Pelayanan Gawat Darurat, ICCU/ICU, Kamar Bedah dsb. Contoh : SOP untuk Diagnostik/terapi 8
•
Pelayanan penunjang, meliputi : Laboratorium, Radiologi, Rehabilitasi medis, Farmasi,dsb. Contoh : SOP pemeriksaan (teknis) Laboratorium
•
Pelayanan
keperawatan.
Contoh :
SOP/Standar
asuhan
Keperawatan, SOP persiapan pasien Operasi b. SOP untuk aspek manajerial adalah SOP mengenai proses kerja yang menunjang SOP keilmuan dan pelayanan pasien non-keilmuan. Contoh : Prosedur Dokter Jaga Ruangan, Prosedur Konsultasi Medis 2. SOP administrasi mengatur tata cara kegiatan dalam organisasi termasuk hubungan antar unit kerja dan kegiatan – kegiatan non medis. SOP administrasi mencakup: a. Perencanaan program/kegiatan b. Keuangan c. Perlengkapan d. Kepegawaian e. Pelaporan Contoh : Prosedur Pendaftaran Pasien 3.10
Pengaruh Sop Rumah Sakit Dalam Kepmenkes No. 004 tahun 2003 tentang kebijakan dan strategi
desentralisasi bidang kesehatan disebutkan salah satu tujuan strategis adalah upaya penataan manajemen kesehatan di era desentralisasi. Salah satu langkah kunci dalam tujuan tersebut adalah mengembangkan sub sistem pemeliharaan dan optimalisasi pemanfaatan sarana dan alat kesehatan. Dan dalam langkah kunci 28 Kepmenkes tersebut di atas dinyatakan bahwa keberhasilan penyelenggaraan pelayanan kesehatan di rumah sakit atau fasilitas pelayanan dapat tercapai bila tersedia biaya operasional dan pemeliharaan sarana dan alat kesehatan yang memadai dan untuk itu haruslah disusun petunjuk teknis dan standart operational procedure (SOP) tentang pemeliharaan dan
9
optimalisasi pemanfaatan sarana rumah sakit dan alat kesehatan. (Depkes RI, 2003) Peningkatan efisiensi dan efektifitas tersebut dapat dilakukan dengan beberapa cara antara lain adanya suatu guideline atau Standart Operational Procedure (SOP) misalnya, dalam hal
pemeliharan dan pemanfaatan sarana
kesehatan dan alat kesehatan, kalibrasi dan pemeliharaan rutin, pelatihan tehnisi dan operator alat, sosialisasi SOP pada seluruh unit pemakai sarana dan alat kesehatan di rumah sakit yang bersangkutan serta tersedianya suku cadang. Perencanaan pengadaan sarana dan alat kesehatan yang matang sesuai kebutuhan baik dari sisi provider maupun konsumen akan meningkatkan pemanfaatan secara optimal. Sebaliknya, jika tata laksana rumah sakit tidak sesuai dengan standart yang telah ditetapkan, akan mengakibatkan kerugian yang besar pada pasien, pengunjung, bahkan pihak rumah sakit. 3.11
Langkah - langkah dalam Penyusunan SOP
A. Penulisan SOP Dalam pembuatan SOP perlu adanya langkah – langkah dalam menyusun SOP tersebut, agar tidak rancu dan jelas. Standart Operating Procedure (SOP) dapat dikatakan baik jika semua yang tertulis di dalamya dapat dibaca dan dimengerti oleh setiap orang yang menggunakannya. Oleh sebab itu diperlukan suatu cara yang benar dalam pembuatan Standart Operating Procedure. Berikut cara efektif dalam membuat Standart Operating Procedur: 1. Menuliskan setiap tahapan proses pada suatu prosedure dalam kalimat yang pendek. Kalimat yang panjang lebih susah dimengerti. 2. Menuliskan setiap tahapan proses pada susatu prosedure dalam bentuk kalimat perintah. Kalimat perintah menunjukkan langsung apa yang harus dilakukan. 3. Mengkomunikasikan dengan jelas setiap kata yang digunakan pada suatu prosedure.
10
4. Menggunakan istilah – istilah atau singkatan yang memang sudah umum digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Pembuatan Standart Operating Procedure harus dengan format yang konsisten dan sehingga pihak yang menggunakan menjadi terbiasa dan mudah memahami Standart Operating Procedure yang dimaksud. Berikut susunan isi Standart Operating Procedure (Tricker, 2005): 1. Lembar Data Dokumen (Document Data Sheet) Berisi tentang semua informasi yang mewakili dokumen itu sendiri antara lain nama dokumen, siapa yamg membuat, kapan dokumen disetujui, siapa yang menyetujui, ringkasan dari isi dokumen, dll. 2. Tujuan dan Ruang Lingkup Berisi tentang penjelasan tujuan dibuatnya dan alasan mengapa prosedur tersebut dibutuhkan serta penjelasan batasan-batasan dan area pembahasan prosedur yang dibuat. 3. Prosedur Prosedur merupakan bagian utama dari dokumen. Prosedur yang dibuat merupakan gambaran dari suatu yang menjelaskan dengan detail setiap urutan prosesnya. Form yang digunakan pada suatu proses juga dijelaskan.
4. Tugas dan Tanggung Jawab Berisi tentang tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak yang terkait dalam suatu proses. Sebelum pembuatan SOP ada beberapa hal yang harus dipriotaskan dalam penyusunan SOP tersebut, serta melakukan pilihan-pilihan proses kerja, perlu dikaji isu-isu sbb:
11
1. Bagaimana dampak yang timbul, positif atau negatif terhadap pelayanan pasien. 2. Bagaimana dampak terciptanya masalah pada staf/petugas. 3. Apakah proses kerja tersebut menciptakan limbah, masalahwaktu, keperluan peralatan baru, pengulangan pekerjaan. 4. Dampakdampak spesifik lainnya untuk Rumah Sakit. Maka dari hal-hal tersebut dapat dipilih SOP yang ditentukan dengan skala prioritas. B. Prinsip dalam penulisan SOP 1. Tetapkan, telaah kebijakan yang mendasari suatu prosedur/proses kerja. 2. Pertimbangkan prosedur merupakan suatu prosedur menyeluruh atau terdiri dari kumpulan beberapa prosedur yang lebih kecil (terutama bila prosedur tersebut cukup panjang, dipecah-pecah, misalnya: Tahap Persiapan, Tahan Kegiatan Awal, Tahap Akhir, Tahap Evaluasi, dsb). 3. Kapan SOP dibuat, sedapatnya sebelum sesuatu proses kerja baru dilaksanakan. 4. Cari literatur dan informasi lain yang terkait yang mendukung prosedur tersebut. 5. Cari masukan dari staf/petugas terkait agar tidak bersifat terlalu otoriter 6. Tetapkan prosedur tersebut adalah wajib atau sebagai pedoman. Bila wajib, harus jelas bahwa SOP tersebut harus dilaksanakan dengan tidak ada langkah-langkah lain. Kalau sebagai pedoman, maka ada peluang untuk langkah alternatif sebagian atau seluruh bagian. 7. Tetapkan hasil (outcome) yang diharapkan. 8. Tuliskan fasilitas yang diperlukan. 9. Tetapkan siapa yang berwenang melaksanakan prosedur tersebut. 12
10. Langkah-langkah disusun berdasarkan logika, untuk menyelesaikan proses kerja secara efektif, efisien, dan aman. 11. Agar dibuat sistem penomoran SOP yang terorganisir dan independen. 12. Sosialisasikan SOP 13. Revisi SOP dilakukan sesuai kebutuhan perkembangan: ilmu, informasi lain, perubahan unit/struktur.
C. Siapa yang seharusnya menulis SOP Seorang atau kelompok pembuat SOP hendaklah mempunyai tingkat pengetahuan lebih akurat dan pernah mengalami perkerjaan tersebut. Seperti petugas yang akan melaksanakan proses kerja, petugas yang akan melaksanakan pemeliharaan alat yang digunakan dalam proses kerja tersebut, penulis yang sudah biasa menulis SOP, petugas Kesehatan Lingkungan / K3 / Infeksi Nosokomial. Seandainya Pembuat SOP dekat dengan pekerjaan, uraian prosedur akan lebih komunikatif, efisien, efektif dan sesuai dengan kebutuhan kerja. Banyak prosedur tidak dirancang dan tidak dikembangkan secara akurat dan ilmiah. Metode pengujian dapat dipakai antara lain, metode standard ISO; dan dari beberapa operasi standar ISO dapat dipakai dalam pembuatan SOP. D. SOP merupakan produk Hukum SOP harus diyakini sebagai persetujuan yang dibuat lembaga pemerintahan dalam Aturan, Surat keputusan, Memo yang secara juridis syah. Dengan kata lain suatu SOP yang hendak dipakai harus terlibih dulu dibuat SKnya. Ini penting, karena SOP merupakan suatu produk hukum, atau paling tidak merupakan Juknis dalam internal lembaga tersebut. Pengingkaran terhadap SOP dapat merupakan pelanggaran hukum dan dapat dituntut secara hukum, untuk menilai pengingkaran perlu menusuri atau mengidentifikasi pelaksanaan SOP dan pembuktiannya, umpamanya: seorang Polisi detasemen 88 menembak mati seorang teroris, tanpa ada peringatan, ini merupakan kesalahan prosedur,
13
Polisi dapat dituntut secara hukum; Seorang mahasiswa riset melaksanakan pengambilan data tanpa persetujuan pembimbing skripsi, juga merupakan pelanggaran prosedur, dan dapat diberi sanksi. 3.12
Evaluasi
•
Tujuan : membudayakan internal audit
•
Evaluasi dilaksanakan o berkala, maksimal 3 th sekali o sesuai kebutuhan dalam melaksanakan SOP tersebut
•
Tetapkan pelaksana evaluasi
•
Buat protap tata cara evaluasi SOP
•
Kembangkan format/check list evaluasi
•
Hasil evaluasi
3.13
Perubahan Atau Revisi Yang dimaksud dengan revisi adalah kegiatan atau usaha untuk
memperbaiki suatu SOP, yang perlu diperbaiki isinya baik sebagian maupun seluruh isi SOP. Revisi perlu dilakukan bila : Prosedur kerja/urutan kerja tidak sesuai lagi dengan keadaan yang ada. adanya perkembangan ilmu & teknologi adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru O Pergantian direktur SOP tidak perlu direvisi 3.14
Cara Pengisian SOP
14
Berikut ini adalah Format SOP KARS. Lihat juga format SOP agar lebih paham,
a.
langkah-langkahnya
pengisian
SOP
adalah
sebagai
berikut:
Kotak heading.
15
1. Heading & kotaknya dicetak pada setiap halaman 2. Kotak Rumah Sakit diberi nama & logo Rumah Sakit (bila Rumah Sakit mempunyai logo) 3. Judul SOP : diberi judul/nama SOP sesuai proses kerjanya, misal : Konsultasi medis, Biopsi ginjal, Persiapan pasien operasi, konsultasi medis di UGD, rujukan dan pindah rawat, dan lainnya. 4. No. Dokumen : diisi sesuai dengan ketentuan penomoran yang berlaku di RS tersebut. Hal ini diperlukan agar sisteatis dan keseragaman. 5. No. revisi : diisi dengan status revisi, bisa menggunakan huruf atau angka. Contoh penggunaan huruf : dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi I diberi huruf B,dan seterusnya; Contoh penggunaan angka : untuk dokumen baru diberi nomor 00, dokumen revisi pertama diberi angka 01, dst 6. Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman utk SOP tsb. Misal SOP dengan 5 halaman à halaman peratma : 1/5; halaman kedua 2/5,dst 7. Prosedur tetap diberi penamaan sesuai ketentaun (istilah) yg digunakan RS, misalnya Prosedur, Prosedur tetap, Petunjuk pelaksanaan, prosedur kerja,dsb 8. Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai dengan tanggal terbitnya yg harus sesuai dengan tanggal diberlakukannya SOP tersebut 9. Ditetapkan Direktur : diberi tanda tangan Direktur dan nama jelas 10. Kotak heading pada halaman-halaman berikutnya dapat hanya memuat : kotak nama RS, judul SOP, No dokumen, No revisi & halaman
16
a. Isi SOP 1. Pengertian : berisi penjelasan & atau definisi tentang istilah yg mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian 2. Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : “Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……………..” 3. Kebijakan : berisi kebijakan (RS dan atau bidang/departemen) yg menjadi dasar & garis besar dibuatnya SOP tsb. Dapat berisi (terkait dengan) bbrp kebijakan yg mendasari SOP tsb. Dapat juga terjadi satu kebijakan menjadi dasar bbrp SOP, sehingga tercantum dlm bbrp SOP yg “dipayungi” 4. Prosedur: bagian ini mrpk bagian utama yg menguraikan langkah-2 kegiatan utk menyele-saikan proses kerja ttt, & staf/petugas yg berwe nang. Didalamnya dpt dicantumkan alat/formulir/fasilitas yg digunakan, waktu, frekuensi dalam proses kerja yg digunakan. Bila memungkinkan, diuraikan secara lengkap unsur-2 yg menyang-kut : SIAPA, DIMANA, KAPAN & BAGAIMANA (Who, what, where, when, how) 5.
Unit terkait: berisi unit-unit yg terkait & atau prosedur terkait dalam proses kerja tsb
17
DAFTAR PUSTAKA kmpk ugm Januari 2003. Development of clinical performence management system http://www.p3skk.litbang.depkes.go.id/ringkasan9.htm
http://digilib.petra.ac.id/viewer.php? page=1&submit.x=0&submit.y=0&qual=high&fname=/jiunkpe/s1/tmi/2008/jiunk pe-ns-s1-2008-25404075-9881-standard_operating-chapter2.pdf http://www.google.co.id/url?sa=t&rct=j&q=guide%20to%20writing %20sop&source=web&cd=1&ved=0CBgQFjAA&url=http%3A%2F %2Fwww.epa.gov%2Fquality%2Fqs-docs%2Fg6final.pdf&ei=lTXLTpfnK4TMrQeTqNTkDA&usg=AFQjCNGCbwY0Qz6K92J_ 0N7N9WCWlfKhsg&cad=rja
18
