Alisson Informe Prácticas

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PRIVADO BITEC “

SECRETARIADO SECRETARIADO EJECUTIVO INFORME DE PRÁCTICAS PREPROFESIONALES ALUMNA: Meza León Alisson Estefanny JEFE DE PRÁCTICAS: VANESSA FLORES ARELLANO

2017

”

INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PRIVADO “BITEC”

INDICE Introducción ................................................................................ 4 CAPITULO I

ANTECEDENTES GENERALES

1.- DATOS GENERALES DEL PRACTICANTE 1.1. Apellidos y Nombres del practicante .............................. 6 1.2. Área Académica .............................................................. 6 1.3. Domicilio ........................................................................ 6 1.4. Documento .................................................................... 6 1.5. Número Telefónico ......................................................... 6 2.- DATOS GENERALES DE LA EMPRESA 2.1. Razón Social de la Empresa ............................................ 6 2.2. RUC ................................................................................ 7 2.3. Ubicación ....................................................................... 7 2.4. Teléfono de la Empresa .................................................. 7 2.5. Página Web .................................................................... 7 2.6. Actividades de la Empresa .............................................. 7 2.7. Lugar de Práctica ............................................................ 7 2.8. Ejecución de la Práctica .................................................. 7 2.9. Inicio y Término de la Práctica ........................................ 8 2.10. Total de Horas Acumuladas .......................................... 8 2.11. Descripción de la Práctica ............................................. 8 2.12. Cargo de Desempeño ................................................... 8 2.13. Reseña Histórica ........................................................... 8 INFORME DE PRÁCTICAS PRE- PROFESIONALES ALISSON ESTEFANNY MEZA LEÓN 1


3.- DATOS DE LA AUTORIDAD DE LA EMPRESA 3.1. Nombres y Apellidos ....................................................... 9 3.2. Cargo .............................................................................. 9 CAPITULO II

ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

1.- Funciones y Objetivos de la Empresa ................................... 11 2.- Funciones Generales ............................................................ 11 3.- Organigrama de la Empresa ................................................. 14 CAPITULO III

PRÁCTICAS REALIZADAS

1.- DESCRIPCIÓN DE LA PRÁCTICA 1.1. Registro de Documentos ..............................................16 1.2. Escaneo de Documentos ...............................................17 1.3. Actualización y cancelación de Estados de Cuenta ........17 1.4. Liquidación de Facturas .................................................17 1.5. Enviar Reporte de los Gastos a Contabilidad .................18 1.6. Cancelación de Guías de Servicio ..................................18 2.- EQUIPOS Y MATERIALES 2.1. Equipos .........................................................................18 2.1.1. Mobiliario .............................................................18 2.2. Materiales ....................................................................19 2.2.1. De Escritorio ..........................................................19 INFORME DE PRÁCTICAS PRE- PROFESIONALES ALISSON ESTEFANNY MEZA LEÓN 2


CAPITULO IV

DATOS DE RESULTADO

1.- Logros .................................................................................. 21 2.- Deficiencias .......................................................................... 21 CAPITULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

1.- Conclusiones ........................................................................ 23 2.- Recomendaciones ................................................................ 23 CAPITULO VI Anexo

ANEXOS

.................................................................................... 25

INFORME DE PRÁCTICAS PRE- PROFESIONALES ALISSON ESTEFANNY MEZA LEÓN 3


INTRODUCCIÓN El presente informe de prácticas preprofesionales en la especialidad de secretariado ejecutivo fueron realizados en la empresa LUGUENSI E.I.R.L que se encuentra ubicado en avenida Los Pescadores manzana K lote 4 -27 de Octubre – Chimbote- Perú. Las prácticas se realizaron en la oficinas de dicha empresa consistiendo en Registros de Documentos y Apoyo a la Secretaria de Gerencia. El informe contiene el desarrollo íntegro y descriptivo de las funciones realizadas a lo largo de las prácticas, mencionando datos referentes de la Empresa Luguensi. El objetivo de este informe es dar a conocer en forma detallada todas las actividades realizadas en dicha empresa. Tenemos que tener en cuenta que estas prácticas son de gran ayuda para el estudiante, que al terminar sus años de estudio profesional tendrá el conocimiento para desempeñarse como secretaria en entidades públicas o privadas mostrando eficiencia, destreza y creatividad.



CAPÍTULO I ANTECEDENTES GENERALES INFORME DE PRÁCTICAS PRE- PROFESIONALES ALISSON ESTEFANNY MEZA LEÓN 5


1.- DATOS GENERALES DEL PRACTICANTE 1.1. Apellidos y Nombres del practicante Meza León Alisson Estefanny

1.2. Área Académica Secretariado Ejecutivo

1.3. Domicilio AA.HH Solivin Mz. K LT. 11

1.5. Documento DNI N° 73344694

1.6. Número Telefónico 980078368

2.- DATOS GENERALES DE LA EMPRESA 2.1. Razón Social de la Empresa LUGUENSI E.I.R.L



2.2. RUC 20114385981

2.3. Ubicación Av. Los Pescadores Mz. K Lt. 4 -27 de Octubre - Chimbote

2.4. Teléfono de la Empresa 043- 350758

2.5. Página Web www.luguensi.com

2.6. Actividades de la Empresa Construcción, modificación y reparación de embarcaciones de acero naval, madera y fibras de vidrio.

2.7. Lugar de Práctica Oficina (Asistente de secretaria de gerencia).

2.8. Ejecución de la Práctica Fue desarrollado en su totalidad en forma práctica y dinámica en la oficina como asistente de secretaria: Registrando documentos, liquidando facturas y guías de servicio, escaneos de documentos, actualización de estados de cuenta. Entregar las facturas de todos los pagos y gastos a la oficina de Contabilidad.



2.9. Inicio y Término de la Práctica INICIO TERMINO

23 de septiembre del 2016 30 de diciembre del 2016

2.10. Total de Horas Acumuladas 320 horas.

2.11. Descripción de la Práctica Las prácticas fueron desarrolladas en: Registro de Documentos Escaneo de Documentos Actualización de Estados de Cuenta Liquidaciones de Facturas Enviar Reporte de los Gastos a Contabilidad Cancelación de Guías de Servicio

2.12. Cargo de Desempeño Asistente de secretaria de gerencia.

2.13. Reseña Histórica El Astillero LUGUENSI E.I.R.L., fue fundado por su propietario Luis Guillermo Enríquez Silva pero el actual Gerente General es el Sr. Luis Guillermo Enríquez Tejada. La Empresa Luguensi es una empresa peruana privada, con más de 30 años al servicio de Chimbote y del país, líder en el sector naval dedicado a la construcción, reparación, modificación y mantenimiento de embarcaciones de acero naval, madera y fibras de vidrio. INFORME DE PRÁCTICAS PRE- PROFESIONALES ALISSON ESTEFANNY MEZA LEÓN 8


RUBRO:

Astilleros (Sector Industrial: Naval y Pesquero)

RUC:

20114385981

CROQUIS DE LA UBICACIÓN

3.- DATOS DE LA AUTORIDAD DE LA EMPRESA 3.1. Nombres y Apellidos Luis Guillermo Enríquez Tejada.

3.2. Cargo Gerente General. INFORME DE PRÁCTICAS PRE- PROFESIONALES ALISSON ESTEFANNY MEZA LEÓN 9


CAPÍTULO II ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA



1.- Funciones y Objetivos de la Empresa a) Funciones de la Empresa: VISIÓN



Ser una de las mejores empresas en el rubro, reconocida por su compromiso con la seguridad, calidad y cuidado del medioambiente.

MISIÓN 

Somos una empresa dedicada a la construcción, reparación y mantenimiento de embarcaciones de acero naval y madera.



Contamos con un equipo

de trabajadores profesionales, técnicos y

operarios altamente capacitados, orientados a la mejora continua.

VALORES Integridad



Ética



Compromiso



Responsabilidad





Mejora Continua

2.- Funciones Generales Registrar guías de servicio (energía, maquinaria, arenado, maestranza) nota de venta de almacenamiento de embarcaciones pesqueras. INFORME DE PRÁCTICAS PRE- PROFESIONALES ALISSON ESTEFANNY MEZA LEÓN 11


FUNCIONES: a) Liquidación de facturas de clientes. b) Elaboración del Reporte mensual de capitanía. c) Registro de guías de maquinarias de clientes varios. d) Actualizar estado de cuenta de embarcaciones pesqueras. e) Escaneos de documentos. f) Liquidación de embarcaciones pesqueras (salida). g) Elaboración del control de orden de compra.

POLITICAS DE CALIDAD, SEGURIDAD Y SALUD, MEDIOAMBIENTE LUGUENSI asume el compromiso de dar fiel cumplimiento a la Normativa legal aplicable. Asimismo expone a continuación sus Políticas:

CALIDAD (Quality) 

Satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes y construir una buena relación a través del logro de nuestro compromiso de calidad.



La mejora continua de nuestros Servicios, a fin de asegurar su evolución.


INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PRIVADO “BITEC” SEGURIDAD Y SALUD (Health & Safety) Promover una cultura de prevención.



Proteger la vida y salud de nuestros colaboradores mediante la



Identificación y control de riesgos, asociando nuestros procesos y procedimientos con las buenas prácticas. Capacitar, afianzar y comprometer a los trabajadores con los temas de



Seguridad y Salud en el Trabajo.

MEDIOAMBIENTE (Environment) 

Se compromete a preservar y cuidar el Medioambiente en el que opera.



Promover una cultura de protección del Medioambiente, minimizando los impactos que puedan afectarlo.

POLITICAS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO



Proteger la vida y salud de nuestros trabajadores, constituye nuestro valor más importante.



Promover una Cultura de prevención, mediante la identificación, evaluación y control de riesgos.



Asegurar condiciones de trabajo seguras, a fin de prevenir accidentes de trabajo y enfermedades ocupacionales.



Cumplir con la Normativa legal aplicable y con otros requisitos que la organización suscriba para nuestro sistema de gestión. Garantizar la participación activa y consulta de todas las instancias en relación a nuestro sistema de Gestión de Seguridad y Salud.





Capacitar y proporcionar una formación adecuada que permita involucrar al personal en la Mejora Continua de nuestro SGSST.



3.- Organigrama

GERENCIA

ASESORIA LEGAL EXT. SECRETARIA DE GERENCIA

ADMINISTRACIÓN

LOGÍSTICA

PRODUCCIÓN

DPTO DE OPERACIONES

TALENTO HUMANO

COMPRAS, ALMACEN Y TRANSP.

CONTABILIDAD EXT.

MANTENIMIENTO



CAPÍTULO III PRÁCTICAS REALIZADAS INFORME DE PRÁCTICAS PRE- PROFESIONALES ALISSON ESTEFANNY MEZA LEÓN 15


1.- DESCRIPCIÓN DE LA PRÁCTICA 1.1. Registro de Documentos Los documentos que se registran son: 



El cuaderno de maquinarias: en ella se registra la entrada y salida de las grúas que brindan servicio a otras empresas. Esta información también se registra en Excel para luego enviarlo a gerencia. Guías de Servicio: 1. Maquinarias: consiste en registrar las horas de trabajo que realizan las grúas en distintas empresas. 2. Energía: se registran los gastos de energía que las embarcaciones consumen para ser reparadas. 3. Arenado: se registra en Excel de acuerdo al consumo que realizan las embarcaciones. 4. Maestranza: se registra las cuentas en Excel.





Orden de despacho: consiste en registrar la venta de hielo que se realizan durante el día en la planta de hielo que también pertenece a Luguensi. Nota de venta: en ella se registra las ventas del almacén que se encuentra dentro de la empresa.

Todos los registros se realizan en Excel para facilitar la cancelación. INFORME DE PRÁCTICAS PRE- PROFESIONALES ALISSON ESTEFANNY MEZA LEÓN 16


1.2. Escaneo de Documentos Se escanea cuando las facturas ya están canceladas para poder transferirlos a contabilidad o a otras oficinas.

1.3. Actualización y cancelación de Estados de Cuenta Todas las mañanas se actualizan las cuentas de los distintos bancos con los que la empresa trabaja. Al culminar la actualización de la cuenta, se actualiza también las chequeras el cual sirve para el movimiento de dinero. Cada fin de mes se entrega los giros de dinero realizado durante ese periodo, el cual se cancela y se envía a gerencia para lograr la aprobación de los gastos o pagos realizados mediante los estados de cuenta. Cuando obtenemos la aprobación de gerencia el documento firmado pasa a ser entregado a contabilidad para realizar el balance de todo el año. 1.4. Liquidación de Facturas La cancelación de las facturas se realiza cuando el departamento de administración envía los reportes que permiten proceder en la cancelación. De una vez cancelados las facturas se entregan a contabilidad para ser registrados y ser archivados. INFORME DE PRÁCTICAS PRE- PROFESIONALES ALISSON ESTEFANNY MEZA LEÓN 17


1.5. Enviar Reporte de los Gastos a Contabilidad Los gastos internos que la empresa realiza se registran en cuaderno para presentar a gerencia y se entregan a contabilidad para que descuenten el monto que se ha utilizado. Estos gastos se realizan en la compra de materiales para la oficina, en reparación de cómputos o en la renovación de las licencias de las grúas y renovación de los mobiliarios. 1.6. Cancelación de Guías de Servicio Las guías de servicio se cancelan de acuerdo a los estados de cuenta de las embarcaciones, estos estados nos entrega administración con ello podemos cancelar y permitir la salida de las embarcaciones que ya están reparadas. Cuando las guías ya están canceladas se escanean y se realiza un hipervínculo para que sea prueba de la cancelación. 2.- EQUIPOS Y MATERIALES 2.1. Equipos 2.1.1. Mobiliario:    

Escritorio. Silla. Archivadores. Fotocopiadora.


INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÓGICO PRIVADO “BITEC”  

Kit de cómputo. Laptop. 2.2. Materiales



2.2.1. De Escritorio: Hojas bond (A4, oficio), folder manila, sobres, micas.



Hojas membretadas de las distintas empresas con las que trabajan.



Lápiz, lapicero, perforador, engrapador, cinta adhesiva, quita grapas, sellos, tijeras, gomas, reglas.



CAPÍTULO IV DATOS DE LOS RESULTADOS INFORME DE PRÁCTICAS PRE- PROFESIONALES ALISSON ESTEFANNY MEZA LEÓN 20


1.- LOGROS  Obtener

nuevos conocimientos.  Aprender a cancelar facturas.  Crear un ambiente laboral en donde todos muestren sus ideas, sugerencias, consolidando un trabajo en equipo.  Mayor dominio de las aplicaciones de la computadora.  Realizar actualizaciones de estados bancarios de la empresa.  Crear un ambiente sano y amigable.  Contar con personas que me inculcaron nuevos conocimientos.  Responsabilidad, seriedad y puntualidad en el centro de trabajo.  Rapidez en al digitación de los documentos.  Mejora en el desenvolvimiento con los trabajadores, siguiendo un plan de operatividad acorde con las exigencias de la empresa.  Conocimiento de los diferentes archivos que se realizan.  Desarrollos de trabajos en documentación y procesos administrativos.  Brindar una mejor atención al cliente.  Apoyar a un compañero si se encuentra mal de salud u otros casos. 2.- DEFICIENCIAS Mal estado en que se encontraban los mobiliarios por la antigüedad.  Confusión de facturas externas con internas.  Deficiencia de algunos equipos.  Mala cobertura. 



CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES



1.- CONCLUSIONES El presente informe fue realizado siguiendo los criterios y procedimiento establecidos por el instituto para dejar una constancia de haber realizado las prácticas profesionales, las cuales son de suma importancia para la obtención del título.  El

mayor obstáculo de un practicante, es el superar la timidez frente a la función que uno desempeña.  Las dudas que se nos presentan debemos analizarla y luego consultarlo hasta resolverlo.  Se obtuvo nuevos conocimientos, experiencias nuevas que serán un impulso para proyectarse a ser cada vez más competente en el campo laboral.

2.- RECOMENDACIONES

2.1. A LA EMPRESA LUGUENSI



Brindar oportunidades a los jóvenes que desarrollarse en los distintos campos laborales.

necesitan



Las coberturas de internet deben ser repotenciados.



Cambiar los mobiliarios antiguos.



Debería tener un auditorio para la realización de las charlas.



Capacitación constante a todos sus personales.



CAPÍTULO VI ANEXOS




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