ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR E INVENTARIOS
La administración de las cuentas por cobrar forma parte de la administración financiera del capital de trabajo, que tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa para a maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo óptimo de variables tales como políticas de crédito comercial concedido a clientes y estrategia de cobros. Generalmente en la empresa la inversión en cuentas por cobrar representa una inversión muy importante ya que representan aplicaciones de recursos que se transformaran en efectivo para terminar el ciclo financiero a corto plazo. IMPORTANCIA DE LAS CUENTAS POR COBRAR E INVENTARIOS:
Las cuentas por cobrar constituyen uno de los conceptos ms importantes del activo circulante. La importancia est relacionada directamente con el giro del negocio y la competencia. Las cuentas por cobrar representan una inversión muy importante para la empresa. !na de las medidas para conocer la inversión que se tiene en cuentas por cobrar es la relación de la inversión al capital de trabajo y al activo circulante, y se obtienen a través de las pruebas de liquidez. NECESIDADES DE INFORMACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR:
!na buena administración requiere de información al día sobre los saldos de los clientes y deudores. "or lo tanto, el administrador tiene un reto muy grande para controlar que las operaciones sean captadas y registradas veraz y correctamente. Las cuentas que estn al corriente corriente no requieren requieren de administrac administración, ión, las que tienen alg#n problema por falta de pago, exceso de deuda sobre el límite de crédito aprobado, devoluciones del correo de estados de cuenta por direcciones erróneas o por cambio de domicilio del cliente, c$eques devueltos por los bancos de pagos efectuados por clientes, etc. etc.,, debe deben n ser ser aten atendi dido doss inme inmedia diata tame ment nte e para para cons conser erva varr una una sana sana cart carter era. a. La administrac administración ión cuando tiene tiene una información información que le permita tomar tomar decisiones decisiones firmes y giles, obtiene una confianza capaz de impulsar al cliente a aumentar sus consumos. EL NIVEL DE LA INVERSIÓN EN LAS CUENTAS POR COBRAR:
%ependiendo del giro del negocio y la competencia se otorga el crédito a los clientes, el cual representa el tiempo que transcurre entre la fec$a de la venta y la fec$a en que se cobra, o se recibe en efectivo el importe de la venta. "or lo tanto, las ventas ventas a crédito se transforma transforman n en cuentas por cobrar represent representando ando generalmente generalmente en la empresa empresa una importante importante inversión inversión del activo activo circulante. circulante. La inversión inversión se determina por el volumen de las ventas a crédito y por el promedio de días que transcurren entre las fec$as de venta y la cobranza. &l promedio de cobranzas se obtiene tomando como base el resultado de la razón cuentas por cobrar a ventas multiplicado por los días del a'o para obtener los días de crédito. %e cualquier manera, los días cartera pueden relacionarse con los plazos que la empresa ofrece y de esta manera calificar la inversión en cuentas por cobrar. &l promedio de los días que transcurren entre las fec$as de venta y la cobranza dependen de las
condiciones económicas y de factores controlables conocidos como variables de las políticas de crédito. LAS POLÍTICAS DE CRÉDITO:
%eben tener como objetivo elevar al mximo el rendimiento sobre la inversión. "ara evaluar el crédito, los administradores deben considerar la solvencia moral del acreditado, la capacidad financiera de pago, las garantías específicas y las condiciones generales de la economía o del mercado en que opera. &xisten agencias de información de crédito y una fuente alterna de información son las centrales de tarjetas de crédito. La administración de cuentas por cobrar tiene que fijar políticas, tales como( reducir al mximo la inversión de cuentas por cobrar en días cartera, administrar el crédito, evaluar el crédito en forma objetiva, mantener la inversión en cuentas por cobrar al corriente y vigilar la exposición de las cuentas por cobrar ante la inflación y devaluación de la moneda. Las variables de las políticas de crédito son las condiciones de crédito, el periodo del crédito, los descuentos por pronto pago anticipado y las políticas de cobro. VIGILANCIA SOBRE LOS SALDOS PENDIENTES DE COBRO:
&l departamento de crédito tiene a su cargo el vigilar y supervisar las cuentas de los clientes para que las facturas sean presentadas en su oportunidad para su cobro, y es gestionar con base en las políticas de crédito el cobro de las cuentas de los clientes que estn vencidas. La administración de la cobranza se realiza a través de un informe conocido como anlisis de antig)edad de saldos en el que aparecen todas las cuentas a cobrar. *sta contiene nombre y n#mero de cliente, saldo de la cuenta, suma de todas las facturas que estn dentro de los términos del crédito, importe vencido desde + $asta +- días. &stos listados tienen una presentación $orizontal y al final se tienen los totales por cada columna y se puede conocer con toda precisión el estado de la cartera de los clientes. !na prctica necesaria y muy importante es comunicarles mensualmente a los clientes el estado de su cuenta con fines de información y para que concilien su importe con su contabilidad y se mantenga una cartera al corriente con información oportuna y veraz.
EFECTOS DE LA INFLACIÓN Y DEVALUACIÓN SOBRE LAS CUENTAS POR COBRAR:
Las cuentas por cobrar son activos monetarios porque representan un determinado n#mero de unidades monetarias por cobrar, por lo que son susceptibles a modificar su monto y por lo tanto no pueden corregirse ya que su importe permanece siempre determinado por la cantidad de unidades que representan. &n época de inflación alta que puede considerarse de ms de un dígito, debe reconocerse la pérdida que se produce en las cuentas por cobrar al perder su poder de compra por ser activos monetarios. &n caso de una devaluación de la moneda que representa el reconocimiento oficial de la inflación con relación a una moneda extranjera, cambia el monto a cobrar en pesos de las cuentas por cobrar en moneda extranjera y debe reconocerse la utilidad generada por el tipo de cambio nuevo. !na buena administración en épocas de inflación y devaluación debe medir la exposición de la empresa en forma continua para minimizar sus efectos. ROTACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR:
La rotación de cuenta por cobrar, es el anlisis que realizan los gerentes de finanzas para saber cul es tiempo que se tarda en recupera las ventas a crédito. La fórmula para realizar el clculo es la siguiente( entas anuales a crédito promedio de la cuenta por cobrar
&jemplo( entas netas a crédito / 0-,---.-"romedio de la cuentas por cobrar / 1,---.-La rotación de la cuenta por cobrar sería( 2otación cuentas por cobrar / 0-,---.-- 3 1,---.-- / 4 meses 5omo resultado tenemos que el n#mero de veces que las cuentas por cobrar rotan en el a'o es de 4 meses, a$ora para determinar la cantidad de días que se tarda en recuperar las cuentas por cobrar de pues de realizada la venta, debemos dividir los día del a'o 671-8, entre el resultado obtenido 64 meses8, veamos( %ías en el a'o / 712otación de cuentas por cobrar / 4 meses 71- 3 4 / 90 &ntonces como resultado tenemos que 90 días, es el tiempo que se tarda en recupera la mercancía vendida a crédito. ROTACIÓN DE INVENTARIOS
La rotación de :nventarios es el indicador que permite saber el n#mero de veces en que el inventario es realizado en un periodo determinado. "ermite identificar cuantas veces el inventario se convierte en dinero o en cuentas por cobrar 6se $a vendido8. ;ormula( 5oste de mercaderías vendidas promedio de inventarios &jemplo( 5osto de mercaderías a'o -+0 / 1-<---,--"romedio de inventarios a'o -+0 / +-<---,--1-,---,---./// 1 +-,---,---.&sto quiere decir, que la rotación del inventario durante el -+0, fue de 1 veces, o dic$o de otra forma( los inventarios se vendieron o rotaron cada dos meses 6+318. Las mercancías permanecieron meses en el almacén antes de ser vendidas. IMPORTANCIA DEL NIVEL DE ROTACIÓN:
La rotación de inventarios determina el tiempo que tarda en realizarse el inventario, es decir, en venderse. &ntre ms alta sea la rotación significa que el las mercancías permanecen menos tiempo en el almacén, lo que es consecuencia de una buena administración y gestión de los inventarios. RATIOS DE GESTIÓN O EFICIENCIA:
Los índices de gestión permiten evaluar los efectos de las decisiones y de las políticas seguidas por la empresa en la utilización de sus recursos respecto a cobros, pagos, inventarios y activos. &stos índices eval#an el nivel de actividad y la eficacia con la cual ésta $a utilizado sus recursos disponibles, a partir del clculo de rotaciones de determinas partidas del balance durante el a'o, de la estructura de las inversiones y del peso relativo de los diversos componentes del gasto sobre los ingresos que genera la empresa a través de las ventas. ROTACIÓN DE CARTERA:
&s el indicador de eficiencia que muestra la forma como se est recuperando la cartera, de acuerdo con las políticas de crédito de la empresa, se expresa en veces.
=e puede partir del periodo promedio de cobro, entendido como la cantidad promedio de tiempo que se requiere para recuperar las cuentas por cobrar, calculada de la siguiente manera(
& periodo promedio de cobro significativo solo en relación con condiciones de crédito de la empresa, pudiendo expresarse también(
CASO PRÁCTICO
&l precio de venta del producto es de +-.-- por unidad, de los cuales 4.-- son costos variables. %ado que la empresa est trabajando por debajo de su capacidad total, no se va a incurrir en costos fijos adicionales en caso de un incremento de la demanda y las cuentas por cobrar. >ctualmente, las ventas a crédito anuales son de .9 ?illones La empresa puede decidir liberar $asta meses el período promedio de cobranza para los nuevos clientes. @o se espera que los clientes actuales modifiquen sus $bitos de pago y contin#en pagando en un mes. =e espera que este relajamiento en las normas de crédito produzca un incremento en las ventas de un 0A, $asta llegar a los 7 ?illones anuales, lo cual representa 1-.--unidades adicionales. &l costo de oportunidad de soportar cuentas por cobrar adicionales es de -A antes de impuestos. Por lo tanto:
&n primer lugar cuantificaremos la rentabilidad por las ventas nuevas, es decir la cantidad de unidades adicionales multiplicada por la 5ontribución ?arginal 6"B58. &sto es( +. 2entabilidad de ventas adicionales / 65?8 x 1-.---unidades / +-.--- soles Luego debemos establecer cul es la inversión adicional que deber realizar la empresa por las cuentas por cobrar adicionales. "ara ello primero debemos obtener el monto de cuentas por cobrar adicionales que deber soportar. &sto es 1--.---.B anuales de ventas adicionales, a 1- días significan +--.--- de cuentas por cobrar adicionales 61--.--- C 1- 3 71-8. . :nversión en cuentas por cobrar adicionales
/-.4- 658 x +--.--- / 4-.---
"or #ltimo sabemos que el costo de oportunidad de esta inversión es de un -A( 7. 2endimiento requerido sobre :nv. >dicional
/.- x 4-.---./ +1.---.
5oncluimos pues que sería conveniente flexibilizar los términos de crédito a 1- días para las ventas adicionales dado que la rentabilidad de las ventas adicionales es mayor que el rendimiento de la inversión por el costo de oportunidad.
5D@5L!=:E@ &l administrador financiero debe tener presente y analizar en forma concreta las características y peculiaridades de su empresa, para poder determinar los rendimientos necesarios a implementar para la administración de las cuentas por cobrar, con la finalidad de fijar las políticas de crédito y cobranza para optimizar la operación.
F:FL:DG2>;> ?D2&@D Hernndez Ioaquín >., et. al. , La >dministración ;inanciera del 5apital de Jrabajo, ?éxico( +KK, &d. :.?.5.". Iames 5. an Horne. >%?:@:=J2>5:E@ ;:@>@5:&2>. 5apítulo +9. %écima edición. &ditorial "earson &ducación.
