TECNOLOGÍA Y CALIDAD
Merma en la impresión... control o descontrol Diana L. Valdés Mier
Cómo manejar eficientemente sus recursos en el proceso de impresión cuando se incrementan merma y desperdicio. En el Censo Económico de 2004 –aún no se tienen los resultados preliminares del censo realizado en 2009– se identificaron 14,521 unidades económicas en el subsector de Impresión e Industrias Conexas. De acuerdo con la información de la tabla 1, estas empresas tenían en el año 2003 Activos Fijos Totales por 14,935.887 millones y laboraban en ellas un total de 105,946 personas; el total de las remuneraciones alcanzó los 5,132.062 millones de pesos y alcanzaron un Valor Censal Bruto de 11,813.165 millones de pesos. Se trata de un sector muy competido, en el que cualquier error puede resultar fatal para la empresa. Si usted compite en este subsector de la manufactura, sin duda se pregunta cómo manejar eficientemente sus recursos en el proceso de impresión, cuando ve que se incrementan las tarimas de merma y desperdicio. Sabemos que en esta industria el presupuesto de la orden de
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e d e s a l c y a m a r b u s , a m a r r o p s a x e n o C s a i r t s u d n I e n ó i 3 s 0 e r 0 p 2 m o I c i 1 r x o a t é l M b c a e . s T b d u a s d l i v e i t d c s a a c i m ó n o c e s e d a d i n u s a l e d s e l a p i c n i r p s a c i t s í r e t c a r a C
i t c A s e s j o i d o l v F a t o T
7 8 8 , 5 3 9 , 4 1
7 8 8 , 5 3 9 , 4 1
0 9 7 , 4 0 5 , 4 1
4 9 0 , 5 5 6 , 3
6 9 6 , 9 4 8 , 0 1
7 9 0 , 1 3 4
7 9 0 , 1 3 4
2 4 3 , 8 7 8
2 4 3 , 8 7 8
9 8 5 , 1 5 8
3 2 2 , 7 9 1
6 6 3 , 4 5 6
3 5 7 , 6 2
3 5 7 , 6 2
5 6 1 , 3 1 8 , 1 1
5 6 1 , 3 1 8 , 1 1
5 8 5 , 5 0 3 , 1 1
9 3 2 , 4 6 4 , 3
6 4 3 , 1 4 8 , 7
0 8 5 , 7 0 5
0 8 5 , 7 0 5
4 7 1 , 1 8 4 , 6 1
4 7 1 , 1 8 4 , 6 1
6 9 4 , 1 2 9 , 5 1
9 7 7 , 5 0 3 , 4
7 1 7 , 5 1 6 , 1 1
8 7 6 , 9 5 5
8 7 6 , 9 5 5
F
9 3 3 , 4 9 2 , 8 2
9 3 3 , 4 9 2 , 8 2
1 8 0 , 7 2 2 , 7 2
8 1 0 , 0 7 7 , 7
3 6 0 , 7 5 4 , 9 1
8 5 2 , 7 6 0 , 1
8 5 2 , 7 6 0 , 1
E
2 6 0 , 2 3 1 , 5
2 6 0 , 2 3 1 , 5
2 3 9 , 4 6 8 , 4
9 6 4 , 1 6 3 , 1
3 6 4 , 3 0 5 , 3
0 3 1 , 7 6 2
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D
8 6 0 , 8
8 6 0 , 8
4 0 7 , 7
9 2 7 , 3
5 7 9 , 3
4 6 3
4 6 3
- o u d m a e r R e n
C
2 2 1 , 8 7
2 2 1 , 8 7
9 8 5 , 3 7
1 7 8 , 7 1
8 1 7 , 5 5
3 3 5 , 4
3 3 5 , 4
l a t o T
B
8 7 8 , 7 9
8 7 8 , 7 9
2 7 5 , 2 9
3 2 8 , 8 1
9 4 7 , 3 7
6 0 3 , 5
6 0 3 , 5
D + B = A
6 4 9 , 5 0 1
6 4 9 , 5 0 1
6 7 2 , 0 0 1
2 5 5 , 2 2
4 2 7 , 7 7
0 7 6 , 5
0 7 6 , 5
1 2 5 , 4 1
1 2 5 , 4 1
5 4 9 , 3 1
6 2 8
9 1 1 , 3 1
6 7 5
6 7 5
e r p m s I a 3 i r 2 t 3 s r u o d t n c I e e s b n ó u i S s
e n ó i s s a e r x p e n m o I C 1 s 3 a 2 i r 3 t a s u m d a n R I
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marzo • abril 2010
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Es necesario diferenciar entre
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merma y desperdicio.
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impresión lleva implícita la merma requerida para el ajuste de color; sin embargo, cómo controlar que no esté fuera del estándar, cómo evitar el des perdicio por errores previsibles, cómo evitar el mal uso de la venta de merma. Por lo que, la pregunta fundamental a la que daremos respuesta en este artículo es: La merma, ¿es resultado de un control o causa descontrol en su empresa?
m
m
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Aquel que trabaja o visita una planta o taller de im presión, siempre se encontrará inmerso entre tarimas de pliegos por procesar, producto terminado como revistas, libros, folletos, entre otros, así como de tarimas de merma o desperdicio, grandes bolsas de viruta de refinado que llegan a agobiar, sobre todo cuando pensamos en su valor comercial. Aunque la merma se vende, a veces no sabemos si la estamos vendiendo para que otras imprentas puedan llevar a cabo productos con los que nos hacen la competencia, como he llegado a conocer algunos casos.
m m
m
Establecer y verificar estándares (en kg de merma). Presupuestar la compra de papel y otros insumos (que incluya la merma). Establecer procesos de mejora continua (en ajuste, suministro de máquina). Toma de decisiones tecnológicas (cambiar maquinaria, mantenimiento, papel). Elegir mejor proveedor de papel y/o insumos (mejor calidad que a horre desperdicios). Establecer un plan de mantenimiento (con un programa definido que evite imprevistos, errores y desperdicios). Establecer programas de capacitación y/o adiestramiento (que mejore el proceso de producción y el uso eficiente de los insumos). No incurrir en desperdicios (por errores previsibles). Lograr ahorros anuales importantes (sólo se logra al cuantificar merma). Evitar robo o mal uso del papel (manteniendo al día inventario físico y resguardo adecuado del papel).
Bajo esta perspectiva, primero, es necesario diferenciar entre merma y desperdicio; para el Diccionario de la Lengua Española, la merma es “la porción de algo que se consume naturalmente o se sustrae”, mientras que el desperdicio, para esta misma fuente, tiene dos acepciones: un “mal aprovechamiento de alguna cosa” y “residuo, basura, restos que no se pueden aprovechar”. En el caso de la imprenta, la diferencia es evidente: la merma es inherente al proceso de impresión para el ajuste de color y el desperdicio se refiere al exceso de impresión que deriva en un indicador de que algo se hizo mal, lo cual se puede modificar para solucionar o mejorar un lote de producción.
Existen varias razones por las que debe controlarse la merma en la impresión, a saber:
Sin embargo, lo primero que toda empresa requiere es asegurarse de que cuenta con un estándar de merma adecuado; en el caso de la imprenta se requiere contar con ese estándar para el tipo de máquina que maneje su empresa y el cual puede encontrar en las especificaciones de la máquina o bien puede obtenerlo a par tir de los registros de producción en un periodo de tiempo determinado. En este ejemplo resaltan varios aspectos: – –
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La merma es diferente para trabajos de 2 tintas (interiores) que los de 4 tintas (portada). Los pliegos de merma pueden variar en función del tipo de tecnología.
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Veamos el siguiente ejemplo1 en una impresión Tiro solicitado de 10,000 ejemplares revista
c.
Características de 48 páginas interiores (blanco y impresión negro) más portada (cuatro colores). Papel
Ahora bien, ¿qué pasaría si en el proceso de producción de la empresa de nuestro ejemplo no cuentan con el estándar de merma, ni con procesos de control a fin de estar en condiciones de verificar, orden por orden, que se estén llevando a cabo procesos eficientes? ¿Si hubieran utilizado 750 kg en lugar de 702 kg para los interiores y para la portada 350 kg en lugar de 318 kg? El total de pliegos que se habrían obtenido sería de 30,000 necesarios, 2,000 de merma y 2,189 de desperdicio, una cifra incluso superior a la de merma. El total de pliegos para portada serían: 2,500 necesarios, 4,500 de merma y 705 de desperdicio.
Interiores, diario de 45 gr por 84 cm de ancho; y portada, couché de 90 gr por 87 cm de ancho. Considerando 16 páginas por pliego, en las dos caras, requerimos imprimir 3 pliegos más un pliego de portada.
Pliegos necesarios 30,000 de interiores más 2,500 para el tiro (cuatro portadas por pliego) para las portadas. Presupuesto papel
de 658 kilos para interiores y 114 kg para portadas. Datos obtenidos con base en fórmula de máquina de 58 cm de ancho por pliego. Sin embargo, conociendo que tenemos que hacer ajuste de color en la máquina y mientras, el papel sigue corriendo, nuestra merma sería la siguiente en una máquina que no está a la vanguardia.
Pliegos de merma
Si el costo por kg de papel diario fuera $10.00 y el de couché $15.00, en esa orden de producción se hubieran perdido sólo por el desperdicio $480.00 de papel diario (48 kg por 10 pesos) más $480.00 de papel couché (32 kg por 15 pesos). A estos 960 pesos habría que agregar el costo de tintas, químicos, luz, gas, mano de obra e indirectos.
Interiores 2,000 y para portada 4,500.
Ahora, atendamos los problemas que se derivaron del desperdicio; existen varias causas que he observado en mi experiencia profesional, entre otras, puedo señalar:
Presupuesto total Interiores 658 + 44 = 702 kg y para de papel portada 114 + 204 = 318 kg
„
–
ahorrar no sólo de los desperdicios, sino de los reprocesos, horas extras, conflictos con el cliente que llevan a sanciones económicas, entre otros. Identificar en el proceso de producción el punto en que la merma deja de serlo para convertirse en desperdicio.
Se puede llegar al desperdicio en el trabajo como se ve en las portadas.
„ „
De esta experiencia habría que pensar, si se tratara de cualquier otra empresa, en que es importante analizar:
„
„
a.
En qué parte del proceso de un producto se deriva qué cantidad de merma. b. Qué merma genera la tecnología con la que cuento, esto podría ayudar a determinar la conveniencia de mejorar los equipos y financiarlo con lo que podría
„
„ „ „
Dado que el cálculo específico de los requerimientos de papel no es motivo de este tema, no se detalla cómo se llega a los resultados; sin embargo, puede resultar también un ejercicio interesante para quienes están interesados en laborar en es ta área. 1
„ „ „
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No se realizó adecuadamente el prearreglo (todo lo necesario antes de la producción). Errores en el ajuste de color. Papel defectuoso, con demasiada humedad, resequedad, ondulación. Bobina con algún corte en la cara, que rompe el papel al girar. Bobina golpeada que desperdicia al inicio de la producción. Placas con errores o problemas por mal uso o defectuosas. Demasiado calor en el secado. Problemas de doblez. Papel demasiado tenso. Desconocimiento técnico. Falta de mantenimiento. Tecnología obsoleta.
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Analizar qué merma genera la tecnología que usamos, nos podría ayudar a determinar la conveniencia de mejorar equipos.
Para esto, es conveniente desarrollar sistemas de control de la producción que lleven a la empresa a conocer ampliamente el día a día del taller no sólo de impresión, sino de toda actividad productiva.
Cada uno de estos problemas puede llevar a una empresa, independientemente de su giro, a investigar las causas, que se pueden encontrar en: la falta de capacitación y la evaluación de tecnología; la revisión de los contratos con los proveedores; el control en el almacén; el manejo de los inventarios, el tipo de mantenimiento; la revisión de los procesos y las políticas d e producción.
Considero que contar con estándares y controles acordes a sus condiciones tecnológicas, permite que la empresa pueda:
Las empresas que participan en el subsector de la impresión, sobre todo las pequeñas y medianas, manejan todos los días la programación de merma; sin embargo, algunas lo hacen sin un estándar específico para el tipo de máquina, tecnología y estado físico; el trabajo lo realizan de manera intuitiva a partir de supuestos o según su experiencia, que no es equivocado pero no necesariamente lleva a la eficiencia, pues va generando otra serie de problemas, como tolerar la permanencia de personal que genera conflictos y se niega a capacitar a otros traba jadores, y es el único que maneja el proceso con la menor merma.
a. Presupuestar mejor su merma. b. Conocer si se incurre en desperdicio y cuáles son sus causas. c. Comparar la merma real con la merma presupuestada. d. Cotejar merma real contra merma pesada y vendida. e. Calcular desperdicio por refinado de productos (viruta). f. Diferenciar la composición de la merma real. g. Cotejar merma real contra facturación por merma. h. Controlar venta de merma.
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Con relación al inciso f, es conveniente aclarar que cuando se habla de composición de la merma real, se hace referencia a que la merma no sólo se compone del pliego necesario para el ajus te de color, como se refleja en el presupuesto de la orden de producción, sino que, adicionalmente, incluye la “funda” de la bobina (cartón que protege al papel), el “cono” de la bobina (el eje para enrollar el papel) y la “capa” de papel que se quita por estar maltratada la bobina, lo que, de acuerdo a mi experiencia, se puede evitar, revisando minuciosamente las bobinas o cuidándolas al descargar, acomodar, entregar o montar las mismas y, por último, el desperdicio del pliego impreso.
portadas; todo esto debe pesarse y registrarse ya que forma parte del total de papel utilizado.
Un rubro adicional que también provoca que la merma se convierta en desperdicio, es la etapa de encuadernación (sea con grapa o goma) o en el envío a barniz de las
➭
Con relación al inciso g, habría que agregar que debe cotejarse siempre que la facturación de merma sea la registrada por procesos de producción y que no se esté vendiendo papel adicional o, si es así, revisar la causa del desperdicio para justificar su salida. Respecto al inciso h, es preciso agregar que la venta de merma en la industria de impresión debe cuidarse por las siguientes razones, entre otras:
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Establecer políticas para el cuidado ➭
del ambiente a partir del manejo correcto de los desperdicios.
Presupuestar y programar la venta para que forme parte del flujo de efec tivo. Cuidar los intereses del cliente, vigilando que no se haga mal uso de ella, para lo cual deberá destruirse con cortes o manchas previamente a su venta. Apilarla adecuadamente para pesarla para registros y venta. Venderla a molinos de papel que cuiden el medio ambiente, separando previamente tintas y químicos, responsablemente.
Podemos concluir que es muy importante cuidar la merma; para ello, se debe establecer un Sistema de Control Interno de Producción que permita conocer los elementos que abarca, de acuerdo a la orden de producción, de tal forma que se puedan controlar factores como presupuesto y uso de insumos, merma programada y real, tipos de insumos utilizados, procesos por cliente, inventarios de insumos por cliente (si ellos lo entregan), rendimientos, costos y facturación. Un elemento adicional para asegurar el sistema de control así como el proceso de producción es el establecimiento de políticas ya que, sin ellas, ningún sistema funciona en la práctica y es un elemento que generalmente está ausente en las organizaciones. Una muestra es el cuidado del ambiente a partir del manejo correcto de los desperdicios, el registro de los insumos utilizados en cada etapa del proceso y un lugar específico para registro y venta de merma y desperdicio.
Mtra. Diana L. Valdés Mier
Academia de Teorías de la Organización y Administración Facultad de Contaduría y Administración Universidad Nacional Autónoma de México México, D.F., C.P. 04510 Gerente de Control Interno en Rae Impresiones S.A. de C.V.
[email protected]
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