Donaldo Negrete Activ4 ActaInicio Vf

Acta Ac ta d e con c on stit st ituc uc ió n del d el p ro yecto yec to DESARROLLO DE UNA APLICACIÓN A PLICACIÓN MÓVIL PARA L A GESTIÓN Y SEGUIM SEGUIMIENTO IENTO DE LOS L OS ESTUDIANTES ESTUDIANTES (AGSE) Fecha: 01/09/2018

INSTITUCIO INSTI TUCION N EDUCATIVA ISLA DE LOS MILAGROS MIL AGROS

Realizado Re alizado por: DONALDO ANTONIO NEGRETE TORRES

San Sa n Bernardo B ernardo del Viento - Córd oba, 2018 2018

Acta de constitución del proyecto

GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA EDUCATIVA

DATOS DE CONTROL DEL DOCUMENTO DOCUMENTO Fecha Fecha

Versión Versión

01/09/2018

II

Descrip Descrip ción Acta de Iniciación de un proyecto

Autor Donaldo Negrete

1. Descripc Descripc ión del del Proyecto

La Institución Educativa Isla de los Milagros, se encuentra ubicada en el municipio de San Bernardo del Viento-Córdoba, en el corregimiento de Tinajones de Compostela, presta los servicios educativos desde grado cero hasta grado undécimo; la comunidad se dedica a la pesca y a pequeños cultivos de arroz, teniendo un nivel escolar bajo y muchas familias disfuncionales, debido debido a la emigración de los padres de familias hacia las grandes capitales como Bogotá y Medellín, en busca de empleo. El desarrollo de una aplicación móvil para la gestión y seguimiento de los estudiantes (AGSE), es un proyecto que se realiza con el objetivo que los docentes tengan una herramienta tecnológica a la mano, para llevar el seguimiento de los estudiantes que tienen a su cargo en la dirección de grupo, las tareas que se podrán realizar con la aplicación móvil AGSE son las siguientes: •

Gestión del observador observador del estudiante estudiante..

•

Gestión de notas por periodo por estudiante.

•

Seguimiento Seguimiento de asistencia a clases.

•

Gestión de tareas extracurriculares. extracurriculares.

•

Gráficos comparativos comparativos por periodo.

Con todas estas tareas de forma sistematizada y a la mano, el docente podrá llevar un registro completo y eficiente de cada uno de los estudiantes a su cargo, logrando tomar las medidas correspondientes para mejorar el rendimiento académico y disciplinario, obteniendo mejores resultados en el proceso enseñanza - aprendizaje. La creación de una aplicación propia de la institución motivara y acercara a los docentes en el uso de las TIC, mejorando la percepción que muchos tienen sobre su utilización en el ámbito escolar. Existen muchas aplicaciones para gestión y seguimiento de estudiantes, la mayoría hechas en el extranjero, donde se utilizan otro tipo de formatos, además, pero que tienen Acta de constitución del proyecto


en común la gestión en notas y asistencia, otra característica es que, para utilizar los mejores recursos, hay que pagar; dentro de estas aplicaciones encontramos principalmente principalmente las siguientes: Tabla 1. Aplicaciones para para gestión y seguimiento seguimiento de estudiantes.

aplicación

Característica Característ ica

Additio

capacidad de llevar un 3.99 registro

valor

de

notas

enlace https://www.additioapp.com/es/

de euros/año

nuestros estudiantes de forma muy visual, intuitiva y práctica. Profesor

y un recurso de soporte a la 0.99

ayudante

http://www.teacheraidepro.com/

tarea del docente sencillo dólares/mes pero funcional, para llevar un

registro

de

notas,

asistencia, lugares donde se sienta cada uno Cuaderno

permitir

llevar

horarios, 4.99 euros

del profesor

alumnos, asistencia, así

https://apps4edu.org/es/

como por supuesto registro de notas de todos los estudiantes. iDoceo

es un cuaderno de notas 11,99 dólares

https://www.idoceo.es/index.php/es/

para el docente en el que almacenar

toda

la

información relativa a las clases: materias, periodos escolares o planificación de clases, así como por supuesto

sobre

los

alumnos. Acta de constitución del proyecto


2. Objetivos del pro yecto a realizar Tabla 2. Objetivos del proyecto.

Desarrollar una aplicación móvil para la gestión y seguimiento de Objetivo general

los estudiantes.

Objetivos Objetivos específicos específicos

•

Analizar la información y requerimientos requerimiento s del proyecto.

•

Diseñar las estructuras e interfaces graficas.

•

Desarrollar la aplicación. aplicación.

•

Probar la aplicación.

•

Implementar y poner en marcha la aplicación.

•

Verificar los resultados.

•

Acta de inicio. Fase 1

•

Documentos e informes de los análisis efectuados. Fase 2

•

Informe del proceso de diseño. Fase 3

Entregables

•

Informe de resultados del del diseño de la app Fase 4

•

Entrega de la aplicación. Fase 5

•

Entrega de la aplicación a satisfacción. satisfacci ón. Fase 6

•

Informe de valoración de resultados.

Metas Metas insti tucio nales nales Gestionar los recursos necesarios para favorecer el proceso de aprendizaje de los estudiantes de la institución. Objetivos institucionales Políticas de calidad que apoya el el proyecto Nombrar y poner a funcionar a los directores de grupo. Objetivos específicos •

•

Utilizar las nuevas tecnologías en el proceso de aprendizaje de los estudiantes para favorecer sus conocimientos y habilidades.



3. Finalidad Finalidad y justificación del proyecto. 3.1. 3.1. Oportunidades de negocio que jus tifiquen el pro yecto

El uso de una aplicación que este siempre a la mano del docente para la gestión y seguimiento de los estudiantes, facilitara el diligenciamiento de formularios, los cuales son requisito institucional y que muchas veces no son diligenciados en tiempo real por lo engorroso del papeleo y carpetas que se utilizan, perdiendo así la capacidad de llevar un detallado seguimiento del estudiante, que sirve para tomar decisiones que lo favorezcan en su rendimiento rendimiento académico y disciplinario. Si el proyecto es realizado, a mediano plazo se tendrá una aplicación la cual puede ser compartida por medio de la secretaria de educación municipal hacia otras instituciones con las siguientes siguientes ventajas para los docentes e instituciones educativas educativas ✓ ✓ ✓ ✓

Seguimiento Seguimiento eficiente de los estudiantes estudiantes por parte de los docentes. docentes. Bases de datos datos actualizadas actualizadas para la la gestión y seguimiento. seguimiento. información oportuna para toma de decisiones. decisiones . Motivación a docentes docentes para utilizar utilizar las TIC como herramienta herramienta de trabajo. trabajo.

Con la realización del proyecto a largo plazo, se tendrá la capacidad de adaptarse a los formatos utilizados en las diferentes instituciones departamentales, sirviendo como ventana para publicitar la institución educativa isla de los milagros y para mostrar el proyecto como un proyecto de innovación en gestión educativa. Aunque existen muchas aplicaciones en el mercado la ventaja de AGSE es que estará adaptado a los formatos institucionales y a la legislación educativa colombiana. colombiana.



4. Cronograma Tabla 3. Cronograma del Proyecto AGSE

Cronograma realizado con el software SMARTSHEET.



4.1. 4.1. Hitos Hito s 1 Tabla 4. Hitos del proyecto proyecto AGSE

Tabla realizada con el software SMARTSHEET

4.2. 4.2. Criterio s de aceptación Tabla 5. Criterios de aceptación.

Entregables •

Documentos e informes de los

Criterios Crit erios de aceptación ✓

Documento donde se informa de los análisis realizados para

análisis efectuados.

obtener los requerimientos del proyecto. ✓

Documentos en los que se sustentan los análisis realizados.

•

Informe del proceso de diseño.

✓

Documento con algoritmo de la aplicación.

✓

Informe con el diseño de la interface grafica de la aplicación.

•

Informe de resultados del diseño

✓

Registro como desarrollador: desarrollador : usuario y clave.

de la app ✓

Informe de base de datos y tipo de seguridad que utiliza la aplicación.

•

Entrega de la aplicación.

✓

Código fuente de la aplicación.

1 Actividades de duración cero, por ejm. Terminación fase, entrega documentación, etc. Acta de constitución del proyecto GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA EDUCATIVA

Aplicación

✓

•

Entrega de la aplicación a

✓

Acta de entrega de aplicación.

✓

Aplicación montada en una tienda app.

satisfacción.

•

Informe de resultados.

valoración

de

✓

Acta de recibo a satisfacción.

✓

Informe de docentes capacitados en el uso de la aplicación AGSE.

✓

Encuesta de satisfacción en usuarios finales (Docentes)

✓


Valoración de resultados.


4.3. 4.3. Definici ón detallada d el alcanc e (EDT (EDT o WBS) Tabla 6. EDT del proyecto AGSE.



4.4. 4.4. Organigr ama del proyect o, lis tado de tareas Tabla 7. Organigrama del proyecto AGSE.

Organigrama elaborado con el software SMARTSHEET.



4.5. 4.5. Recur Recur sos Tabla 8. Recursos del proyecto AGSE AGSE

Recursos

Descripción

Líder Líder o pro motor del proyecto : Es quien elabora y presenta la propuesta y ejecuta el proyecto.

Proveedor

I.E Isla de los Milagros.

Rector Rector de la Institución Educativa Isla Isla de los I.E Isla de los Milagros. Milagros : Es la persona que en primera instancia aprueba el proyecto.

Equipo del proyecto

I.E Isla de los encargados Milagros. Equipo de progr amación amación : Son los encargados de recopilar la información, programar la aplicación AGSE y montarla en la play store. Ingeniero de sistema, profesional independiente. I.E Isla de los Comité de las TIC TIC de la ins titució titu ción: n: encargado de supervisar el avance de las fases Milagros. del proyecto. Docentes de la Inst Instituc ituc ión Educ ativa Isla Isla de los Milagros: son los usuarios finales de la aplicación AGSE •

Equipamiento, Hardware •

•

computadores Computador personal : computadores de la institución, van a utilizarse, para conectarse a internet en búsqueda de información, para trabajar en app inventor en el desarrollo de la aplicación y para realizar los distintos informes que se necesitan presentar en el desarrollo del proyecto. Smartphone Smartphone Androi d : teléfonos inteligentes con software Android que servirán para verificar la programación de la aplicación. Impresora: para imprimir informes y


I.E Isla de los Milagros.

I.E Isla de los Milagros

Teléfonos personales de los realizadores realizadores del proyecto I.E isla de los


actas •

•

Modem Modem con conexión a internet: va a servir para servir para buscar información y trabajar en la plataforma de app inventor. App Ap p in i n ven tor to r : software libre para desarrollar desarrollar aplicaciones móviles en el sistema operativo Android.

Milagros. Une-Edatel es la empresa que tiene señal en la institución educativa Isla de los Milagros. Google labs

Software

Formación

Google

Play Play stor e: plataforma de distribución digital de aplicaciones basadas en el sistema operativo Android. Docentes con conocimientos conocimientos en programación programación en app inventor.

I.E Isla de los milagros.

Ingeniero de sistema, Consultor experto en programación programación en app móviles

Profesional independiente.

•

5. Influenci as de los Interesados. Interesados. Tabla 9. Influencias de los interesados.

Interesado Interesado Cliente: Docentes de la Institución Educativa Isla de los Milagros.

Requerimientos Requerimientos exigidos •

•

•

•

Patrocinador: institución Educativa Isla de los Milagros.

• •

• •


Ser Docente nombrado de la institución Educativa Isla de los Milagros. Tener un teléfono inteligente con sistema operativo Android. Asistir a capacitaciones de uso de la aplicación AGSE. Acta de compromiso de uso de la aplicación AGSE.

Aprobación por consejo directivo del proyecto. Asignación de las partidas presupuestales presupuestales como lo establece el proyecto. Revisión de avance del proyecto. Reglamentación Reglamentaci ón para el uso de la aplicación por parte de todos los docentes.


6. Organizaciones Organizaciones funcionales funcionales y su participación. participación. 6.1. 6.1. Definició Definició n y descripció n de ro les de los i nvolucr ados Tabla 10. Rol de los involucrados involucrados

Rol Patrocinador 2 Líder Líder func ional 3 Usuarios Finales 4

Nombre / Cargo Cargo Institución Educativa isla de los Milagros Docente del Área de Tecnología e informática. Docentes de la Institución Educativa Isla de los Milagros

Coordinador o director Docente de matemáticas con conocimientos en desarrollo del proyecto 5 de aplicaciones móviles.

7. Asuncio nes o supuestos. •

la búsqueda de información debe ser minuciosa, para estructurar estructu rar los requerimientos requerimientos que necesita el proyecto AGSE. El diseño de la aplicación debe realizarse de tal manera que sea amigable con el usuario y de uso intuitivo. intuitivo.

•

La Programación de la aplicación tiene que ser de una forma tal que el software pueda ser entendido por cualquier programador.

•

Se debe estar inscrito en la plataforma para desarrolladores de app inventor.

•

Inscribirse en la plataforma de distribución distribución de aplicaciones aplicaciones play store. store.

•

Los docentes docentes deben deben ser ser capacitados capacitados en en el uso de la aplicación aplicación AGSE. AGSE.

•

Los docentes docentes deben estar dispuestos a usar la aplicación aplicación AGSE.

•

El rector recibe a satisfacción la aplicación.

8. Restricciones

2 Área

o persona que proporciona los recursos financieros, monetarios o en especie, para la realización del proyecto. a quien se le entregará el producto resultante del proyecto (cliente), él está involucrado en las actividades de monitoreo y control y en las decisiones sobre el proyecto.

3 Persona

4Área, persona o grupo de persona que utilizaran el producto resultante del proyecto para ejercer sus funciones (académicas o laborales). 5Designado como el responsable por las actividades y resultados del proyecto



•

•

• •

La información encontrada no brinda el criterio suficiente para asignar los requerimientos de la aplicación. El diseño de la aplicación es complicado complicado y de difícil uso, generando generando desmotivación desmotivación en el uso por parte de los docentes. Los docentes docentes no asisten a las capacitaciones capacitaciones en el uso de la aplicación. aplicación. Los docentes docentes no usan la la aplicación aplicación AGSE, para sus actividades actividades diarias. diarias.

9. Presupuesto Tabla 11. Presupuesto del proyecto AGSE.

Ítem

Descr Descr ipci ón

Cantid Cantid ad

Tiempo (meses) 3

Valor unitario $ 1.500.000

4.500.000

0

0

60.000

240.000

70.000

70.000

10.000

30.000

70.000

280.000

Desarrollador de 1 la aplicación por 3 meses Recursos Docentes con 2 4 humanos conocimiento en aplicaciones móviles Conexión a 1 4 Internet por 4 Recursos meses Tecnológicos Inscripción en la 1 1 console play store Materiales Papelería hojas 3 1 para de impresión impresión (resmas de papel) Tinta para 4 1 impresión Total, gasto del pro yecto Cinco millones mil lones ciento veinte mil

pesos

Total $

5.12 5.120. 0.000 000

10. 10. Análisis de riesgos

Por ser un proyecto donde las fases son secuenciales, el riesgo está en el incumplimiento incumplimiento en las actividades y entrega de cualquiera de las fases del proyecto. •

Fase 1: Analizar la información y requerimientos del proyecto.

•

Fase 2: Diseñar las estructuras e interfaces graficas.

•

Fase 3: Desarrollar la aplicación.



•

Fase 4: Probar la aplicación.

•

Fase 5: Implementar y poner en marcha la aplicación.

•

Fase 6: Verificar los resultados.

En este proyecto la fase 3 y 4 son las de mayor complejidad pues es la creación del algoritmo y la prueba de la aplicación. Para evitar el riesgo de incumplimiento de cada una de las fases del proyecto, se debe tener en cuenta los siguientes criterios: •

supervisión constante po porr parte del director del proyecto y del equipo de gestión TIC de la institución.

•

Cumplimiento Cumplimient o en las fechas de los entregables por parte del equipo del proyecto.

•

Revisión de los entregables de forma inmediata para ver si están de acuerdo con lo esperado en cada fase.

•

Realizar planes de contingencia para cada fase.

11. 11. Requisito Requisito s para la aprobación del pr oyecto

Para la aprobación del proyecto se necesita que se cumplan los siguientes ítems: • • •

Aplicación Aplicaci ón funcional montada en la play store a nombre de la institución educativa. Acta de capacitación y listas de asiste asistencia ncia de los docentes docentes de la institución. institución. Informe final de los resultados resultados del del proyecto.

Docente Arelis Munera Valencia. Líder funcional


Docente Donaldo Negrete Torres. Coordinador del proyecto


Donaldo Negrete Activ4 ActaInicio Vf

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